Post on 07-Nov-2018
1. GESTÃO DA ROTINA NA VISÃO DE PROCESSOSEntenda o que é e como a Gestão de Rotina pode ser aplicada em um processo na visão de BPM
2. ATIVAR: PRIMEIRO PASSO PARA SAIR DA INÉRCIADelimite o escopo de processos os quais você deseja trabalhar a gestão da rotina
3. INAUGURAR: TESTANDO NA PRÁTICA O MÉTODO GERENCIALMergulhe nos processos definidos como escopo, trace metas e rode um primeiro ciclo de melhoria
4. GERENCIAR: MÃO NA MASSA PARA MELHORAR E MANTERPromova ritos periódicos de gestão, combine planos de ação, faça a aferição das metas pactuadas, padronize e treine pessoas
Melhoria incremental com definição de uma nova meta
Performance
Tempo
Do
Act
Check
Std
SDCA
Do
Act
Check
Plan SDCA
SDCAControle de padrões de
processo a partir de meta já estabelecida
PDCA
A função do PDCA é identificar, implantar e acompanhar iniciativas de melhoria contínua. Por isso, ele estáposicionado na parte íngreme do gráfico (performance aumentando ao logo do tempo). Por outro lado, a função do SDCA é
manter a melhoria implantada. Por isso, ele é localizado na parte plana do gráfico (performance mantida ao longo dotempo).
SDCA
FinanceiraLogísticaCompras
Bem entregue ou serviço prestado (resultado para solicitante) e pagamento
realizado (resultado para fornecedor)
Demanda do solicitante por um determinado produto ou serviço
Processo: Adquirir Bens e Serviços
Requisitar Bem ou Serviço
Comprar Bem ou Serviço
Receber Bem ou Serviço
Pagar Fornecedor
Adquirir Bens e Serviços
Solicitante
o Maior facilidade de Controle e Gestãoo Envolve menos choques políticoso Decisões tomadas mais rapidamente
o Melhorias de baixo valor agregado ao clienteo Aumento de duplicação de esforço o Menor visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces
o Melhorias de alto valor agregado ao clienteo Redução de duplicação de esforço o Maior visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces
o Menor facilidade de Controle e Gestãoo Envolve mais choques políticoso Decisões tomadas mais lentamente
GESTÃO DO DIA A DIA NO PROCESSO “AQUISIÇÃO DE BENS ESERVIÇOS”: Gerir o processo DA necessidade de compraidentificada ATÉ o produto ou serviço ser entregue e pago.
GESTÃO DO DIA A DIA NA ÁREA DE “COMPRAS”: Gerir oprocesso DA solicitação de compras recebida ATÉ a negociaçãoefetuada.
UMA ABORDAGEM PARA A MELHORIA CONTÍNUA
UM MODELO MENTAL PARA PRATICAR A MELHORIA
PORQUE A MELHORIA TEM PRESSA
OLHANDO PARA A ROTINA DO PROCESSO PONTA A PONTA
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Como desdobrar as prioridadesestratégicas para os processos?
Como transformar dados brutos em inteligência em processos?
Como promover transformações disruptivase saltos de desempenho em processos?
Como garantir a sustentação e melhoria contínua dos processos?
Como firmar mecanismos de governança para perenizar a transformação na organização?
Como vamos batizar esta nova abordagem?
Qual o DNA que direcionanossa atuação?
Quais disciplinas de gestão nos inspiram?
Determine qual será o escopo de atuação da gestão da rotina de processos
Defina periodicidade, instrumentos, formato e envolvidos dos ritos de gestão
Estabeleça quais serão os indicadores de processos e método utilizado
Nomeie e forme o dono do processos e demais atores chave
ATIVAR
Planeje quais ações serão implantadas durante o Ciclo do Processo
Acompanhe e apoie a correção de impedimentos e riscos durante a implantação das intervenções
Padronize normativos e regras após implantação e treine os atores envolvidos
Faça uma reflexão e consolide as lições aprendidas do Ciclo do Processo
Compreenda o comportamento e as características do processo
Promova a ideação e catalogue melhorias e ações de manutenção
Estabeleça a meta do processo a partir do indicador
Identifique pontos de ajuste para correção e melhoria do Ciclo do Processo
[ativar] Primeiro passo para sair da inércia
[inaugurar] Testando na prática o método gerencial
[gerenciar] Mão na massa para melhorar e manter
Determine qual será o escopo de atuação da gestão da rotina de processos
Defina periodicidade, instrumentos, formato e envolvidos dos ritos de gestão
Estabeleça quais serão os indicadores de processos e método utilizado
Nomeie e forme o dono do processos e demais atores chave
ATIVAR
Planeje quais ações serão implantadas durante o Ciclo do Processo
Acompanhe e apoie a correção de impedimentos e riscos durante a implantação das intervenções
Padronize normativos e regras após implantação e treine os atores envolvidos
Faça uma reflexão e consolide as lições aprendidas do Ciclo do Processo
Compreenda o comportamento e as características do processo
Promova a ideação e catalogue melhorias e ações de manutenção
Estabeleça a meta do processo a partir do indicador
Identifique pontos de ajuste para correção e melhoria do Ciclo do Processo
O objetivo da etapa ATIVAR é nosprepararmos para a implantação da Gestãoda Rotina nos Processos. É preciso definirquais serão os processos críticos que serãoalvo da Gestão da Rotina, quais serão osindicadores utilizados, como seráoperacionalizado o CICLO de melhoria doprocesso, em que definimos, o rito degestão, os atores envolvidos e quem será odono do processo.
FinanceiraLogísticaCompras
Bem entregue ou serviço prestado (resultado para solicitante) e pagamento
realizado (resultado para fornecedor)
Demanda do solicitante por um determinado produto ou serviço
Processo: Adquirir Bens e Serviços
Requisitar Bem ou Serviço
Comprar Bem ou Serviço
Receber Bem ou Serviço
Pagar Fornecedor
Adquirir Bens e Serviços
Solicitante
1. Definir os envolvidosOs principais atores do processo definidos na atividade dedefinição do escopo de atuação da Gestão da Rotina, precisamser identificados e convidados para um debate. Cerca de 2h deduração pode ser o suficiente.
2. Apresentar o processoApresente rapidamente o escopo do processo alvo da Gestãoda Rotina, os atores envolvidos, o resultados e entregasesperadas pelo processo. Todos presentes precisam ter avisão ponta a ponta, se ainda não possuírem.
3. Identificar pontos críticos paramensuraçãoPara cada tipo de processo, diferentes tipos deindicadores podem ser indicados.
4. Construção da ficha do indicadorDefinir informações mais práticas para que o indicador possa sair dopapel periodicamente. Para apoiar essa definição, utilizamos aferramenta FICHA DO INDICADOR.
DEFINIÇÃO DO INDICADOR FÓRMULA
PERIODICIDADE UNIDADE POLARIDADE RESPONSÁVEL COLETA
FICHA DO INDICADOR
FILTROS PROCEDIMENTO DE COLETA
NOME
Indica o número de dias em média que a empresa leva desde a solicitação de compras aberta até pedido de compras recebido.
T_COMPRAS = ∑ (tempo total do processo de compras) / Quantidade de pedidos de compras emitidos
Mensal Dias Quanto menor melhor Carlos Silva
• Por etapa do processo de "Realizar Compras"• Por modalidade de compra
Extração de log do Sistema XYZ e consolidar na Planilha ABC.
TEMPO DE COMPRA
Determine qual será o escopo de atuação da gestão da rotina de processos
Defina periodicidade, instrumentos, formato e envolvidos dos ritos de gestão
Estabeleça quais serão os indicadores de processos e método utilizado
Nomeie e forme o dono do processos e demais atores chave
ATIVAR
Planeje quais ações serão implantadas durante o Ciclo do Processo
Acompanhe e apoie a correção de impedimentos e riscos durante a implantação das intervenções
Padronize normativos e regras após implantação e treine os atores envolvidos
Faça uma reflexão e consolide as lições aprendidas do Ciclo do Processo
Compreenda o comportamento e as características do processo
Promova a ideação e catalogue melhorias e ações de manutenção
Estabeleça a meta do processo a partir do indicador
Identifique pontos de ajuste para correção e melhoria do Ciclo do Processo
O objetivo é experimentarmos o que foidefinido na etapa Ativar e aprendermoscom nossos erros. A ideia é conhecer oprocesso antes de iniciarmos a Gestão daRotina de fato, definindo uma meta para oseu desempenho, e compondo umaAGENDA de melhorias, que serãodesdobradas ao longo do tempo nosCICLOS de melhoria do processo.
NOME DO PROCESSO DONO DO PROCESSO
dosEXECUTORES SISTEMAS E EQUIPAMENTOS
HEALTH CHECK
dosCLIENTESOBJETIVO INDICADORES REGULADORES
dosINTERFACES
DE ENTRADA
ENTRADAS
ETAPAS
SAÍDAS
INTERFACESDE SAÍDA
RESULTADO (ATÉ)EVENTO INICIAL (DE)
Apresenta problemas e oportunidades críticas que comprometem desempenho final do processo Apresenta problemas e oportunidades incrementais com impacto moderado no desempenho final do processo Não apresenta maiores problemas ou oportunidades que tenham relevância para o desempenho final do processo
Solicitante
Solicitação Preenchida
Planejamento de Compras
Planejar Compras Solicitante
Nota Fiscal Recebida
Processar Fechamento
Contábil
Comprovante de Pagamento
SolicitanteArquivar
Documentos
Contrato Formalizado
Contrato Formalizado
Propostasde Preços
FornecedoresFornecedor Selecionado
Produto ou Serviço Entregue
Fornecedores
Comunicação do Vencedor
ValidaçãoTécnica
Seleção eAprovação
Cotação eNegociação
Monitoramento eRecebimento da Entrega
Formalizaçãodo Contrato
Pagamento aoFornecedor
Demanda por solicitação de compras identificada Pagamento ao fornecedor processado
Adquirir Bens e Serviços Gerente de Compras
Suprir a empresa com a infraestrutura e serviços
necessários para manter seu pleno funcionamento.
▪ Solicitante de Equipamentos
▪ Solicitante de Medicamentos
▪ Solicitante de Serviços Gerais
▪ Tempo de Ciclo do Processo
▪ Ganhos financeiros com a negociação
▪ Perdas financeiras com multas
▪ Manual de Aquisição de Bens e Serviços
▪ Política de Alçada de Aprovação de Compras
▪ Jurídico
▪ Administrativo-Financeiro
▪ Compras
▪ SisCompras – Sistema de Gestão da Compras
▪ SisFin – Sistema de Gestão Financeira
▪ Planilha de Fornecedores
Solicitante
Solicitação monitorada
DURAÇÃO DO SPRINT DO PROCESSO
COLETA DO INDICADOR
DONO DO PROCESSO
Deve haver um conforto dos envolvidossobre o tempo a ser consideradosatisfatório para realizar as ações. Ele nãopode ser muito extenso, mas também nãopode ser curto demais.
Se você é DONO DE PROCESSO na suaorganização faça uma reflexão sobre a suacapacidade de promover o engajamentodos atores envolvidos pra fazer acontecer!
Deve-se garantir que o indicador sejasimples, adequado ao interesse dosenvolvidos na Gestão da Rotina, e viável,considerando a sua mensuraçãooperacional.
O RITO DE GESTÃO
FERRAMENTAS UTILIZADAS
COMUNICAÇÃO
Faça com que o RITO DE GESTÃO seja ummomento para avaliar resultados, gerarideias, pensar diferente e engajar o timeem um propósito!
Deve-se criar um canal aberto decomunicação para que todos se sintamresponsáveis pelo o resultado que estásendo gerado durante a Gestão da Rotina.
Ajustes nos instrumentos utilizados aolongo do Sprint do Processo auxiliam aexecução das atividades e no engajamentoe interesse dos envolvidos em participar ecolaborar para a melhoria do processo.
Determine qual será o escopo de atuação da gestão da rotina de processos
Defina periodicidade, instrumentos, formato e envolvidos dos ritos de gestão
Estabeleça quais serão os indicadores de processos e método utilizado
Nomeie e forme o dono do processos e demais atores chave
ATIVAR
Planeje quais ações serão implantadas durante o Ciclo do Processo
Acompanhe e apoie a correção de impedimentos e riscos durante a implantação das intervenções
Padronize normativos e regras após implantação e treine os atores envolvidos
Faça uma reflexão e consolide as lições aprendidas do Ciclo do Processo
Compreenda o comportamento e as características do processo
Promova a ideação e catalogue melhorias e ações de manutenção
Estabeleça a meta do processo a partir do indicador
Identifique pontos de ajuste para correção e melhoria do Ciclo do Processo
O objetivo da etapa GERENCIAR é materializaros desafios já discutidos e ver quais são asestratégias vencedoras. A cada novo ciclo, serápontuado: a importância dos avançosrealizados no ciclo de melhoria anterior, comoconduzir uma ideação estruturada de ações demudança para preparar planos de ação,implementar as ações, padronizar o processo etreinar os envolvidos.
O RITO é o momento em que os participantes irão seencontrar para alinhar, analisar indicadores, comunicarresultados e discutir mudanças de direção a partir dasinformações apresentadas.
Retrospectiva
Avaliação do que foi executado
Direcionamento para o próximo
SPRINT
PAINEL DO PROCESSO
NOME DO PROCESSO
AÇÕES EM ESPERA AÇÕES EM EXECUÇÃO AÇÕES CONCLUÍDAS
DONO DO PROCESSO
INDICADORES ANÁLISE
AÇÃO PRAZO STATUS PROGRESSORESPONSÁVEL
STATUS:
PROGRESSO:
AÇÃO EM DIA AÇÃO PRÓXIMA DO PRAZO AÇÃO EM ATRASO
NÃO INICIADA 25% CONCLUÍDA 50% CONCLUÍDA 75% CONCLUÍDA 100% CONCLUÍDA
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO:
KANBAN DE AÇÕES
Criar no sistema campo follow-up
com fornecedores
Revisar valores orçados para compras do material Y
Avaliar custo-benefício de
importação do produto X
Criar catálogos de
produtos
Atualizar o dados de
fornecedores
CarlosAlberto
Roberto
Duarte
Anderson Vasconcelo
s
Flávio Pereira
CarlosAlberto
10/06
17/06
17/06
24/06
30/06
Elaborar cartilha de compliance
Diminuir complexidade da
workflow de cadastro
Treinar solicitantesdas áreas
Acrescentar orientações de
preenchimento nos campos do sistema
Aquisição debens e serviços
Gerente de Compras
10/06
TEMPO DE COMPRAS (DIAS)
PROCESSO 2
PROCESSO 3
CONHECIMENTO B
PROCESSO 1
CONHECIMENTO C
CONHECIMENTO A
ARQUITETURA DE PROCESSOSEXECUTORES
DO PROCESSO
É no ambiente de aula que você irá ter acesso a todo o conteúdo daquela aulaespecífica selecionada no Painel de Controle.
Esse ambiente é formado por quatro elementos principais:
(2.1) VÍDEO: Cada aula é composta por um vídeo, que dura em torno de 5 a 20minutos. São vídeos bem objetivos, que vão direto ao ponto.
(2.2) SOBRE A AULA: Este é um pequeno resumo sobre a aula. Nele também vocêterá orientações sobre a melhor maneira de absorver o conteúdo exposto, etambém como praticar os objetos de aprendizagem disponibilizados paradownload.
(2.2) DOWNLOADS (Objetos de Aprendizagem): São apresentações, artigos eferramentas disponibilizados como um meio de fixação do aprendizado. Utilize-oscomo fonte de consulta.
(2.3) CHAT: Este é um excelente mecanismo de compartilhamento de experiênciase troca de dúvidas. É importante manter o seu comentário dentro do escopo dediscussão daquela aula. Deixe seu comentário, que outro aluno ou o Professorpoderá respondê-lo! Caso queira debater outros assuntos não pertinentes à aulaem questão, utilize o FÓRUM.
(2.1)
(2.2)
(2.3)
(2.4)
Determine qual será o escopo de atuação da gestão da rotina de processos
Defina periodicidade, instrumentos, formato e envolvidos dos ritos de gestão
Estabeleça quais serão os indicadores de processos e método utilizado
Nomeie e forme o dono do processos e demais atores chave
ATIVAR
Planeje quais ações serão implantadas durante o Ciclo do Processo
Acompanhe e apoie a correção de impedimentos e riscos durante a implantação das intervenções
Faça uma reflexão e consolide as lições aprendidas do Ciclo do Processo
Compreenda o comportamento e as características do processo
Promova a ideação e catalogue melhorias e ações de manutenção
Estabeleça a meta do processo a partir do indicador
Identifique pontos de ajuste para correção e melhoria do Ciclo do Processo
ESTRUTURA DO CURSO
Padronize normativos e regras após implantação e treine os atores envolvidos
MÓDULO 3MÓDULO 2
MÓDULO 4
MÓDULO 1: INTRODUÇÃO
OUTUBRO
05
OUTUBRO
17
OUTUBRO
24
NOVEMBRO
09Rafael Chagas
Fluxos Lúdicos
Raphael Gonçalves
Corporate Venture
Adriana Mota
Abordagem Matricial
Maurício Cardoso
Modelos de Excelência
Representando processos com foco no usuário
Como as grandes empresas estão colaborando com as startups para aumentar sua
capacidade de inovação
Como otimizar despesas corporativas e implementar
uma cultura de produtividade e racionalização na
organização
Garantindo maior eficiência naoperação das organizações