2º ENCONTRO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO Centro de Gestão de Documentos

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO

PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO

POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS

22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

NORMAS

DIRETRIZES

MÉTODOS

PROCEDIMENTOS FÁCIL ACESSO

PRESERVAÇÃO

GESTÃO

CADA

PROTOCOLO

ARQUIVO

SIC

INTEGRANTES:

POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS

INSTRUMENTOS DA GESTÃO DOCUMENTAL

22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

TABELA DE TEMPORALIDADE

SISTEMA INFORMATIZADO MANUAL DE

NORMAS E PROCEDIMENTOS

DOCUMENTOS PÚBLICOS

Centro de Gestão de Documentos

Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público são considerados crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação.

Constituição Federal de 1988, artigo 216, §1º

Lei federal 9.605/1998, artigo 62, inciso II

Decreto federal 3.179/1999, artigo 49, inciso II

Código Penal, artigo 305

DECRETO Nº 60.334/2014

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS 22/10/2014

NORMAS E PROCEDIMENTOS

NORMAS São os requisitos a

serem observados no desempenho das

atividades (o que fazer?)

PROCEDIMENTOS São os atos a serem

praticados, as ações a serem implementadas para a execução das

atividades (como fazer?)

OBJETIVO DO MANUAL

PATRONIZAÇÃO DAS ROTINAS

UNIFORMIZAÇÃO DE CONCEITOS

INTEGRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

UNIFORMIZAÇÃO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL

CONTROLE DOS DOCUMENTOS

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

RESPONSABILIDADES DAS UNIDADES COM

ATRIBUIÇÃO DE PROTOCOLO

PRODUÇÃO DISTRIBUIÇÃO RECEPÇÃO

CONTROLE

DOCUMENTOS DE ARQUIVO

PRODUZIDOS

RECEBIDOS

ACUMULADOS

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS PÚBLICOS

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS PÚBLICOS SUPORTE

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

RECEBIMENTO PÚBLICO INTERNO

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

RECEBIMENTO PUBLICO EXTERNO

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

MENSAGEIROS CORREIOS

RECEBIMENTO ROTINA

ENCAMINHAR OS DOCUMENTOS (REGISTRO / DESTINATÁRIO)

RECEBER, RECUSAR OU DEVOLVER OS DOCUMENTOS

ABRIR OS DOCUMENTOS

IDENTIFICAR OS DOCUMENTOS SIGILOSOS

CONFERIR OS DOCUMENTOS E AS RELAÇÕES DE REMESSA

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

TERMO DE INDICAÇÃO DE IRREGULARIDADE

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

REGISTRO

É A INSERÇÃO SISTEMÁTICA E PADRONIZADA DOS DOCUMENTOS

PRODUZIDOS, RECEBIDOS OU ACUMULADOS EM SISTEMA

INFORMATIZADO.

COM O OBJETIVO DE INDICAR SUA EXISTÊNCIA OFICIAL, CONTROLAR O SEU TRÂMITE E A SUA LOCALIZAÇÃO, DESDE

A SUA PRODUÇÃO OU RECEBIMENTO ATÉ A SUA DESTINAÇÃO FINAL:

ELIMINAÇÃO OU GUARDA PERMANENTE

DOCUMENTOS PRODUZIDOS PARA SEREM JUNTADOS A DOCUMENTOS COMPOSTOS

(PROCESSO, EXPEDIENTE, DISSIÊS E

PRONTUÁRIOS) NÃO DEVERÃO RECEBER NÚMERO DE PROTOCOLO.

REGISTRO

REGISTRO

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REGISTRO ROTINA

DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS

ATRIBUIR NÚMERO DE REGISTRO AO DOCUMENTO

CADASTRAR O DOCUMENTO

PESQUISAR ANTECEDENTES

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

AUTUAÇÃO DE PROCESSO

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PREVISTO NO PLANO DE

CLASSIFICAÇÃO

COMPETÊNCIA: UNIDADE COM

ATRIBUIÇÃO DE PROTOCOLO

COMPETÊNCIA: AUTORIDADES

ATÉ DIRETOR DE SERVIÇO

TRATAR DE UM ÚNICO ASSUNTO

AUTUAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

AUTUAÇÃO DE PROCESSO

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AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA

ACOMPANHAR PROCESSOS

REAUTUAÇÃO DE PROCESSOS

FORMAÇÃO DE MAIS DE UM PROCESSO SOBRE O MESMO

ASSUNTO E INTERESSADO

AUTUAÇÃO PROVISÓRIA

NÃO SERÃO PERMITIDOS

ENCAMINHAMENTO

DECISÃO

MANIFESTAÇÃO

PROCESSO

Centro de Gestão de Documentos

É UMA SEQUÊNCIA DE OPERAÇÕES TÉCNICAS QUE TEM POR FINALIDADE DAR FORMA PROCESSUAL AO CONJUNTO DE

DOCUMENTOS ACUMULADOS NO DECORRER DE UMA AÇÃO ADMINISTRATIVA

VISANDO:

TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

FOLHA LÍDER

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NUMERAÇÃO DAS FOLHAS

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ESPAÇOS EM BRANCO

Centro de Gestão de Documentos

CÓPIAS: autenticadas ou certificadas “Confere com o original” (Decreto nº 52.658/2008)

TRILHO PLÁSTICO - visando a preservação dos documentos (Instrução Normativa APE/SAESP nº 2/2010)

CAPA: Capa com visor não receberá numeração – A folha líder será considerada a folha nº 1.

AUTUAÇÃO DE PROCESSO

ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES

Centro de Gestão de Documentos

É O PROCEDIMENTO DE DESDOBRAR DOCUMENTOS VOLUMOSOS, EM TANTOS VOLUMES QUANTOS

NECESSÁRIOS, COM O OBJETIVO DE FACILITAR O SEU MANUSEIO.

QUANTIDADE Limite de 200 folhas por volume

RESPONSABILIDADE Unidades com atribuição de protocolo

QUAIS: Documentos pertencentes ao próprio órgão/entidade

OBSERVAÇÃO OS VOLUMES DEVEM TRAMITAR JUNTOS

ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES

Centro de Gestão de Documentos

TERMO DE ENCERRAMENTO DE

VOLUME FOLHA LIDER TERMO DE ABERTURA

DE VOLUME

Centro de Gestão de Documentos

ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES

TRAMITAÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

TRAMITAÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

COM CAPA OU FOLHA LÍDER DILACERADAS

FOLHAS SEM NUMERAÇÃO E RIBRICA

FOLHAS SEM INUTILIZAR OS ESPAÇO EM BRANCO

SEM ENCAMINHAMENTO (DESPACHO/INFORMAÇÃO)

VOLUMES COM MAIS DE 200 FOLHAS

DESACOMPANHADO DE TODOS OS SEUS VOLUME

SEM TRAMITAÇÃO

NÃO PODERÃO TRAMITAR, PROCESSOS:

TRAMITAÇÃO ROTINA

TRAMITAR O DOCUMENTO

EMITIR RELAÇÃO DE REMESSA

CONFERIR A NUMERAÇÃO DE FOLHAS E A INUTILIZAÇÃO DE

ESPAÇOS EM BRANCO

CONFERIR O DESPACHO / INSTRUÇÃO

ROTINA NA UNIDADE EMISSORA

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

ATESTAR O RECEBIMENTO DO DOCUMENTO

CONFERIR O DOCUMENTO E SUA RESPECTIVA RELAÇÃO

DE REMESSA

ROTINA NA UNIDADE RECEPTORA

O RECEBIMENTO NO SISTEMA INFORMATIZADO DEVE SER

REALIZADO NO ATO DO RECEBIMENTO DO DOCUMENTO

EXPEDIÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

EXPEDIÇÃO

EXPEDIÇÃO ROTINA

EXPEDIR O DOCUMENTO

ACONDICIONAR O DOCUMENTO

EMITIR RELAÇÃO DE REMESSA

PROVIDENCIR CÓPIA DO DOCUMENTO

REGISTRAR A EXPEDIÇÃO

CONFERIR O REGISTRO DO DOCUMENTO

ROTINA NA UNIDADE EMISSORA

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

DEVOLVER A RELAÇÃO DE REMESSA A UNIDADE EMISSORA

EXPEDIR O DOCUMENTO (MENSAGEIRO / CORREIOS)

ATESTAR O RECEBIMENTO DO DOCUMENTO EM TRÂNSITO

CONFERIR O REGISTRO DO DOCUMENTO

CONFERIR O REMETENTE E DESTINATÁRIO

ROTINA NA UNIDADE COM ATRIBUIÇÃO DE PROTOCOLO

JUNTADA

Centro de Gestão de Documentos

É O PROCEDIMENTO DE INSERÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSO EM DOCUMENTO COMPOSTO QUE DELE FARÁ PARTE INTEGRANTE.

JUNTADA

Centro de Gestão de Documentos

• Conferir a numeração das folhas • Inserir os documentos • Numerar as folhas • Inutilizar os espaços em branco • Registrar o procedimento: no

processo e no sistema informatizado

ROTINA:

JUNTADA

Centro de Gestão de Documentos

DESENTRANHAMENTO

Centro de Gestão de Documentos

É o procedimento que consiste na retirada de um ou mais documentos avulsos de um documentos composto.

Formar novo documento

Eliminar cópias juntadas em duplicidade

Retirar documentos juntados indevidamente

Devolver, para o interessado, via original de documento

DESENTRANHAMENTO

Centro de Gestão de Documentos

• Conferir a solicitação • Retirar os documentos solicitados • Formalizar o desentranhamento • Registrar o desentranhamento • Encaminhar os documentos

desentranhados

ROTINA:

DESENTRANHAMENTO

Centro de Gestão de Documentos

Centro de Gestão de Documentos

APENSAMENTO DESAPENSAMENTO

É o procedimento que consiste em unir documentos, em caráter temporário, quando as informações contidas em um servir de elemento elucidativo ou subsidiário para a instrução de outro ou com vistas à uniformização de tratamento em matérias semelhantes.

APENSAMENTO

Centro de Gestão de Documentos

Quando poderá ocorrer?

Centro de Gestão de Documentos

INCORPORAÇÃO

É o procedimento que consiste em unir, em caráter definitivo, documentos de um mesmo órgão/entidade quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas.

INCORPORAÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

Quando poderá ocorrer?

Centro de Gestão de Documentos

ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO

Centro de Gestão de Documentos

É o ato expresso por meio de despacho de autoridade competente, atestando que todas as decisões e providências esperadas em relação ao objeto do documento tenham sido tomadas e registradas

ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO

Centro de Gestão de Documentos

ROTINA

• Verificar o despacho • Verificar a

regularidade do documento

• Formalizar o encerramento

• Registrar o encerramento

• Cumprir prazos de guarda e destinação final

TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004

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RECONSTITUIÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

É o procedimento administrativo de recompor, com a maior fidelidade possível, um documento extraviado ou deteriorada/danificado que não possa ser restaurado.

RECONSTITUIÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

RECONSTITUIÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

• Comunicar o extravio à autoridade de sua unidade

• Notificar a unidade produtora

• Promover a apuração preliminar

• Providenciar a reconstituição do documento

• Registro do extravio no sistema informatizado

• Providenciar cópias dos documentos extraviados

PROCEDIMENTO

RECONSTITUIÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO

Centro de Gestão de Documentos

É o procedimento de corrigir ou atualizar informações cadastrais de um documento, sempre que houver necessidade.

DO INTERESSADO Alteração de nome

Alteração da razão

social

Alteração do nome do órgão/entidade

DA CLASSIFICAÇÃO Constatado erro na

definição da série documental

REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO

Centro de Gestão de Documentos

CONSULTA

PEDIDO DE VISTA

Centro de Gestão de Documentos

CONSULTA É o procedimento de dar acesso dos

documentos públicos aos seus gestores, dirigentes, servidores e cidadãos

PEDIDO DE VISTA É o procedimento de consulta a

documentos realizados pelo interessado ou por advogado legalmente constituído

CONSULTA

PEDIDO DE VISTA

Centro de Gestão de Documentos

PEDIDO DE VISTA

Centro de Gestão de Documentos

• Atestar o recebimento da solicitação de pedido de vista

• Localizar o documento • Encaminhar a solicitação à unidade de

posse do documento • Conceder vistas

- Informar - Acompanhar - Cobrar a reprodução - Providenciar Termo de empréstimo - Informar prazo para devolução

ROTINA

PEDIDO DE VISTA

Centro de Gestão de Documentos

COBRANÇA DE CÓPIAS

Resolução SF Nº 24 DE 26/03/2014

PROCESSO SMA 3901/2014 – NIS 1820511

PRAZOS

Artigo 8º - A instrução de processos relativos às atividades administrativas da Pasta deverá obedecer à legislação aplicável à espécie, em especial a licitatória e a Lei estadual nº 10.177, de 30 de dezembro de 1998, ficando destacados os seguintes prazos: I – para autuação, juntada aos autos de quaisquer elementos, publicação e outras providências de mero expediente: 2 (dois) dias; II – para expedição de notificação ou intimação pessoal: 6 (seis) dias; III – para elaboração e apresentação de informes sem caráter técnico ou jurídico: 7 (sete) dias; IV – para elaboração e apresentação de pareceres ou informes de caráter técnico ou jurídico: 20 (vinte) dias, prorrogáveis por 10 (dez) dias quando a diligência requerer o deslocamento do agente para localidade diversa daquela onde tem sua sede de exercício; V – para decisões no curso do procedimento: 7 (sete) dias; VI – para manifestações do particular ou providências a seu cargo: 7 (sete) dias; VII – para decisão final: 20 (vinte) dias; VIII – para outras providências da Administração: 5 (cinco) dias.

Resolução SMA nº 59, de 15/07/2013 Capítulo V: da Instrução Processual

REATIVAÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

É a retomada da tramitação

de um processo ou expediente, para acolher novas instruções, manifestações ou decisões, quando surgirem novos fatos ou documentos.

RECOMENDAÇÕES DE CONSERVAÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

Reproduzir e Imprimir documentos no modo frente e verso

Móveis de madeira, fórmica ou ferro não são recomendados

Não utilizar caixas ou pastas de papelão

Utilizar cola a base de água para colar os documentos

Utilizar cadarços de algodão para apensar

Utilizar trilhos, grampos ou clipes plásticos

Utilizar capas com visor e substituí-las sempre que necessário

A gestão de documento começa nos protocolos e é uma atividade INDISPENSÁVEL à eficácia da política de gestão documental, pois assegura o efetivo controle dos documentos, desde a sua origem até sua destinação final.

Ao registrar e controlar o trâmite dos documentos públicos, os PROTOCOLO cumprem uma FUNÇÃO ESSENCIAL para garantir a celeridade do PROCESSO DECISÓRIO, bem como para viabilizar a avaliação e controle interno e externo da Administração Pública

A gestão de documentos é uma atividade IMPRESCINDÍVEL para orientar a atuação do gestor público, além de promover a participação e o acesso a registros e informações.

Prof. Ieda Pimenta

Não existe atividade intelectual de sucesso, se não houver, no

mínimo, organização e disciplina

Ricardo Gomes Amorim

OBRIGADA Maria Geruseneide Silva de Jesus

Contatos: mgeruseneide@sp.gov.br

Fone: 3133-3965

apresentação e legislação disponível em: www.ambiente.sp.gov.br/ca

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