Encontro Internacional de ArquivosÉvora

2014.10.03

A gestão dos sistemas de informação pretéritos (imperfeitos) no ADP do

século XXI

Maria João Pires de Lima

Sumário

1. Arquivo Distrital do Porto: missão e objectivos

2. Gestão dos sistemas de informação pretéritos (imperfeitos)

2.1 Quem somos? Como fazemos?

2.2 Projectos (DigitArq; CRAV; Consultório no Arquivo; Artes Cénicas; Casa da Roda do Porto; SAALN ……)

3. Conclusões

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Arquivo Distrital do Porto

Missão

Contribuir para promover a salvaguarda, valorização e a divulgação do património arquivístico, garante dos direitos do Estado, dos cidadãos e da memória colectiva

VisãoGerir a memória do passado e do presente na construção de um arquivo de excelência

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Arquivo Distrital do Porto

Gerir (organizar, descrever e disponibilizar) sistemas de informação pretéritos (imperfeitos).

Sistemas de informação fechados e abertos(Pretérito imperfeito = ação que iniciou no passado e que ainda não terminou)

Como se posicionou o ADP e com que recursos? Os possíveis………….

Sair da zona de conforto

Adequar as estratégias de gestão aos contextos organizacionais; aos contextos orçamentais; às políticas de arquivo e às necessidades e expectativas dos utilizadores e da sociedade

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Arquivo Distrital do Porto

Racionalizar os recursos; estabelecer parcerias (AAADP; Universidades); captar mecenas; trabalhar em rede “e sobre a rede”

Definir estratégias que lhe permitam a assumpção de uma cultura de mediadores da cidadania

Recorrer a fontes de financiamento (projectos financiados desde o ano de 2001)

Concretizar projectos que possibilitem a aquisição de saber-fazer disponível para ser utilizado por outros arquivos. (CRAV, DigitArq, Consultório..)

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ADP - Quem somos?

Entidade prestadora de serviços

Mudança organizacionalfomento do acesso continuado à informação que custodia melhor difusão informacional

Desmaterialização do front-office e do back-officesimplificação dos processos internos aposta nas TICinteratividade com o utilizador

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ADP - Quem somos?

Promoção da eficácia e da eficiência administrativa/ intervenção na produção documental

Incremento da qualidade de trabalho/inovação dos arquivos enquanto recurso informativo

Política de modernização administrativa/Administração mais confiante e menos controladora

Execução da política arquivística nacional no distrito do Porto

Desenvolvimento da sociedade da informação e do conhecimento

Melhoria da acessibilidade aos conteúdos administrativos e culturais

Salvaguarda, valorização e garantia dos direitos do Estado e dos cidadãos Encontro Internacional de Arquivos

2014.10.03

ADP- Como fazemos?

Novos serviços e novos produtos implementação de novas infra-estruturasnovas modalidades de resposta aos utilizadores

Interacção e proximidade sem percepção da distância

Um arquivo sempre abertoServiço de Referência e Leitura Virtual

Balcão electrónico

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ADP- Como fazemos?

Incremento da qualidade/inovação dos arquivos enquanto recurso informativo

Gestão da mudança risco/desafio

Reorganização de processos de trabalho

Política de modernização administrativa

Qualificação profissional / Desenvolvimento de competências

Saberes-ser e saberes-fazer / Aprendizagens informais

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ADP- Como fazemos?

Projectos

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Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de arquivo 2002/2003

Prémio Fernandes Costa – Agência para a Sociedade do

Conhecimento, IP

Inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da

Informação (2004)

Em Dezembro de 2008, a Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) adopta o DigitArq para toda a rede de arquivos dependentes

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Projeto DigitArq

Aumentar a oferta da capacidade de pesquisa e acessibilidade da informação

Um ponto de partida para a utilização das TIC

Promover o desenvolvimento de uma ferramenta informática de descrição arquivística

Potenciar mudanças organizacionais

Objectivodisponibilizar em linha,local e remotamente,

os conteúdos do Arquivo

prestar serviços de pesquisa remotamente

http://pesquisaeleitura.adporto.pt

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Projecto DigitArq

Arquitectura do conjunto

aplicacional DigitArq

Módulos:• Aquisição e Descrição

Arquivística• Gestão de Objectos

Digitais • Disseminação,

Navegação e Pesquisa• Gestão de Utilizadores e

Gestão da Produtividade

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Projeto DigitArq

repositório de Descrições Arquivísticas

mais de 300 mil registos

descritivos

repositório de Objetos Digitais (OD) gestão integrada da

produção de OD

2 milhões de

imagens

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Objectivo

implementar o balcão

electrónico único Arquivo

pesquisaeleitura@adporto.pt

Em 2013 o nº de transacções /serviços em plataforma electrónica totalizaram cerca de 238.000

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Projecto CRAVCriar portal para Internet

Implementar plataforma de certificação electrónica de documentos

Garantir os requisitos de autenticidade, integridade, não-repúdio e confidencialidade dos dados

Efectuar a pesquisa e visualizar os documentos

Fazer o pedido de consulta, de pesquisa e reservar documentos

Fornecer, remota e localmente, reproduções digitais de documentos certificadas em ambiente electrónico

Efetuar o pagamento por meio electrónico

adequar os instrumentostecnológicos e organizacionais já

existentes aos recursos informativos que custodiae à disponibilização dos seus serviços

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Projecto CRAVIntegrar toda a informação produzida no Serviço de Referência e Leitura pelo utilizador remoto ou presencial

Circular a informação entre os serviços do Arquivo no mesmo ambiente para os diversos intervenientes nos processos

A DGLAB está a proceder ao desenvolvimento/adaptação do CRAV, integrado como mais um módulo do conjunto aplicacional DigitArq

Para ser implementado no Arquivo Nacional, Arquivos Distritais e Centro Português de Fotografia, no ano de 2014

satisfazer os utilizadoresà distância e num menor

tempo possível

Simplificar os processos/redesenhar os circuitos

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Projecto Consultório no Arquivo 2014

Sensibilizar e ajudar a preservar a documentação de arquivo e as memórias

Actividade mensal, gratuita, para apoiar particulares ou entidades colectivas

Consultas nas instalações do ADP, com marcação prévia

Atendimento individualizado com a duração de 30 a 60 minuto

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Análise de documentos ou esclarecimento de

dúvidas pontuais sobre arquivo ou conservação e

restauro

A equipa pode deslocar-se a outra instituição,

excepcionalmente

Questões mais complexas são encaminhadas para o

serviço de consultoria do ADP

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Testemunhos de Emigração entre o Norte de Portugal e Brasil 2014

Higienizar, planificar, consolidar e reacondicionar a série documental “Processos de passaportes” produzidos entre 1905 e 1921

Objetivo de facilitar o acesso à documentação e respetiva descrição ao nível da u.i. (267.000

documentos, que constituem 53.364 processos)

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“Partes da Directora” da casa da Roda do Porto 2013

Assegurar a preservação da totalidade da série documental “Partes da Directora”

Intervenções de conservação e restauro (22.449 documentos, de 6.063 processos e 500 sinais)

Disponibilização para consulta pública do catálogo (6.063 registos) e imagens digitais (7.643)

Realização de um vento público – conferência, vídeo emostra documental

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Valorização e Promoção dos Fundos e Serviço Técnico

do ADP 2013; 2014…

Explorar e divulgar, com periodicidade mensal, um

tema ou um fundo custodiado pelo Arquivo a partir

do ano de 2013

Traduz-se na concepção e produção anual de 12

números de boletins subordinados a diversos temas:(O Arquivo Distrital do Porto; O Acesso aos Arquivos;

50 anos de Ponte da Arrábida; 250 anos daTorre dos Clérigos;

250 anos daTorre dos Clérigos: Nicolau Nasoni; Livraria Lello & irmão;

Incorporações ADP: Listagem atualizada; SOS Arquivos;

Ficheiro Magalhães Basto; 40 anos do 25 de Abril; A I Grande Guerra)

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Documentos das artes Cénicas 2011Conservar e catalogar os documentos (2.000) da colecção

doada

Digitalização de 667 imagens, número representativo

das espécies, acessíveis nem linha

Evento público de lançamento com actividade performativa e mostra documental

Digitalização de fundos documentais 2006-2012 e 2014 (em parceria com a Family Search)

Digitalizar e disponibilizar via Web cerca de dois milhões

de imagens (93,5% dos fundos paroquiais e séries como:

Inquirições de genere; Notas para testamentos; índices

de notas; cadernos de recenseamento militar; e registos de passaportes)

Reactivado em 2014Encontro Internacional de Arquivos

2014.10.03

Recuperação do Núcleo documental do SAAL/Norte 2000 –2001

Recuperar, agregar e disponibilizar o núcleo documental do Serviço de Apoio Ambulatório Local entre 1974 e 1976 que se encontrava disperso e inacessível

Tratamento técnico de 22 arquivos. 14 doados, 3 depositados e os restantes cedidos temporariamente

Descrição de c. 1.200 ui e c. 650 peças desenhadas,projectos de arquitectura das Zonas de Intervenção do SAAL Norte

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Recuperação do Núcleo documental do SAAL/Norte 2000 –2001

Digitalizadas 8.871 imagens (1/4 do total)

Exposição “Uma cidade em r(E)volução:

recuperação do Arquivo SAAL Norte” e

apresentação de um CD multimédia

Colóquio subordinado ao tema

“SAAL/N: Pontes para o presente”

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Arquivo Eça de Queirós 2001

Produção de um CD-ROM “Arquivo Eça de Queirós”

Resultado do tratamento técnico arquivístico nos

núcleos documentais dos arquivos pessoais de Eça

de Queirós e António Eça de Queirós, e de Família de

Eça de Queirós/ Condes de Resende,

custodiados pela Fundação Eça de Queirós, Tormes

Com este produto pretendeu o ADP iniciar novas

formas de apresentação de trabalhos de descrição

arquivística, mais integradas na indústria de conteúdos

e multimédia

Mostra para divulgação de documentos representativos

da vida do escritorEncontro Internacional de Arquivos

2014.10.03

Conclusões

Um novo paradigma de partilha e de relação de parceria

Concertação semântica facilitadora da integração e da interoperabilidade de diversos sistemas

Uma estrutura de informação cada vez mais comum e transversal

Repositórios de informação dinâmicos e fiáveis

Serviços web, just in time e just in case

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Conclusões

Facilitadores do acesso dos investigadores, dos cidadãos e dos agentes económicos à matéria-prima que é a informação original

Sem medo de disponibilizar a informação e os serviços

Sem medo de alterar os procedimentos e a cultura administrativa

Sem medo da transparência

Sem abdicar da exigência de rigor nos procedimentos e nos actos …

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Conclusões

Relevante na implementação de serviços no âmbito do “governo eletrónico”

Continuando a

Alterar o perfil "tecnológico" e "cultural" do funcionamento dos Arquivos… e de toda a Administração

Mas assegurando que

O património arquivístico é garante dos direitos e deveres do Estado, dos cidadãos, das instituições e das empresas

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Arquivo Distrital do Porto

www.adporto.pt

Maria João Pires de Lima mjoao.lima@adporto.pt

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