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ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
Proposto por:Proposto por:Proposto por:Proposto por:
Chefe do Serviço de Malotes (SEMAL)
Analisado por:Analisado por:Analisado por:Analisado por:
Diretor do Departamento de Infraestrutura Operacional (DEIOP)
Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:
Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG)
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 1111 de de de de 15151515
1111 OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para o recebimento, conferência,
encaminhamento e controle do recebimento de correspondências agrupadas
(malote), originárias das unidades organizacionais (UO) prestadoras de jurisdição e
administrativas do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), do
Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Comunicação
e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/DEGEA) e de outros Órgãos de Jurisdição
(Superior Tribunal de Justiça - STJ, Supremo Tribunal Federal - STF, Tribunal Regional
Federal - TRF e Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo - TJESP).
2222 CAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIA
Esta Rotina Administrativa se aplica ao Serviço de Malotes da Diretoria-Geral de
Logística (DGLOG/SEMAL) e provê orientações aos servidores das demais UO do PJERJ,
passando a vigorar a partir de 14/11/2014.
3333 DEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕES
TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO
Etiqueta com Código de Barras
Etiqueta com representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos. A decodificação (leitura) dos dados é realizada pelo leitor ótico.
Correspondências Agrupadas
Reunião, em volume, de objetos da mesma ou de diversas naturezas, quando pelo menos um deles, for sujeito ao monopólio postal, remetidos a pessoas jurídicas de direito público ou privado e/ou suas agências, filiais ou representantes. (Lei nº 6.538, art. 47).
Expediente Qualquer documento protocolizado, cadastrado e sem capa.
Malote Sacas destinadas ao encaminhamento de correspondências agrupadas, que acondicionam peso de até 14,300 Kg (quatorze quilos e trezentos gramas).
Sistema de Controle de Malote (SISCOMA)
Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos.
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 2222 de de de de 15151515
TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO
Leitor ótico Dispositivo usado para identificar o número do envelope pela leitura do código de barras, impresso no mesmo.
Triagem Separar expedientes de acordo com seus remetentes e destinatários, e classificação por entrância e comarcas.
4444 REFEREFEREFEREFERÊNCIASRÊNCIASRÊNCIASRÊNCIAS
• Consolidação Normativa da Corregedoria-Geral de Justiça;
• Lei 6.538, de 22/06/1978 - Dispõe sobre os Serviços Postais;
• Ato Executivo TJ nº 4191, de 08/09/2009 - Resolve que as unidades de primeira e
segunda instância do Poder Judiciário, assim como as unidades administrativas
que dispõem do Sistema Informatizado de Encaminhamento e Recebimento de
Expedientes via malote - SISCOMA, devem movimentar seus expedientes pelo
referido sistema, vedado o encaminhamento de forma manual.
5555 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAISRAIS
FUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE
Diretor da Divisão de Movimentação de Expedientes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DIMEX)
• Supervisionar a tramitação de correspondências e malotes no âmbito do Poder Judiciário Estadual e nacional (malotes para Brasília-DF e São Paulo-SP).
Chefe do Serviço de Malotes da Diretoria-Geral de Logística
(DGLOG/SEMAL)
• Coordenar o recebimento e entrega de malotes;
• elaborar análise crítica e estatística do serviço de malote.
Equipe do Serviço de Malotes da Diretoria-Geral de Logística
(DGLOG/SEMAL)
• Receber, conferir, separar e classificar os expedientes remetidos/recebidos de forma manual e/ou por sistema, das UO, através do malote e, nesse caso, controlar o recebimento on-line;
• centralizar e rastrear a movimentação dos expedientes via malotes, entre as unidades organizacionais prestadoras de jurisdição e administrativas do PJERJ e, em âmbito nacional, para o STJ e STF, além do TJESP. Em grau de recurso, enviar para o TRF (2ª Região);
• encaminhar os processos desarquivados pelo
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 3333 de de de de 15151515
FUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE
DEGEA, às UO do PJERJ;
• movimentar os expedientes, diariamente, com carro próprio do TJERJ, entre as regionais da Capital (rotas 1 e 2), Niterói e São Gonçalo (rota 3) e Baixada (rota 4).
6666 CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS
6.16.16.16.1 O horário de funcionamento do SEMAL é das 8h às 19h.
6.26.26.26.2 Diariamente, SEMAL entrega os malotes aos Fóruns Regionais (rotas 1 e 2 ), Fóruns
de Niterói e São Gonçalo (rota 3) e Fóruns da Baixada (rota 4) bem como coleta as
sacas destinadas à Comarca da Capital e às Comarcas do Interior.
6.36.36.36.3 O Manual para Expedição e Recebimento de Malotes, que orienta os usuários sobre
como realizar as tarefas, está disponível na intranet, no caminho: Institucional→
Sistema Integrado de Gestão → Documentação do SIGA → Rotinas Administrativas
→ DGLOG → MAN-DGLOG-024-01.
6.46.46.46.4 O Manual do Usuário do Sistema de Controle de Malote que orienta os usuários das
unidades sobre como utilizar o sistema, está disponível na intranet, no caminho:
Serviços → Manuais dos Sistemas de Informática → SISCOMA – Sistema de Malote.
6.56.56.56.5 O Serviço de Malote recebe e envia expedientes acondicionados, de forma
agrupada, em sacas de malotes, integrando as unidades organizacionais judiciais e
administrativas do Tribunal de Justiça do RJ (TJERJ) ao Tribunal de Justiça do Estado
de São Paulo (TJESP), centralizadas pela capital São Paulo; bem como realiza o
encaminhamento de feitos da 3ª Vice-Presidência aos Tribunais Superiores em
Brasília; envia os recursos para o TRF (2ª Região) e, ainda, encaminha os processos
desarquivados pelo DEGEA às UO do PJERJ.
6.66.66.66.6 O processo de trabalho de movimentação de malotes tem início quando a equipe
recebe dos Correios as sacas de malote lacradas, os maços de processos do Arquivo
Central e as sacas de malote, através do carro para atendimento exclusivo às
regionais da capital e de modo inverso. E se finaliza com o fechamento da sacas,
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 4444 de de de de 15151515
contendo os expedientes recebidos no dia, sendo após entregue aos correios,
mediante recibo.
6.6.16.6.16.6.16.6.1 Todos os malotes são pesados diariamente quando chegam ao SEMAL e também
quando saem para seus destinos.
6.6.26.6.26.6.26.6.2 As balanças utilizadas para a realização das pesagens são de propriedade da
empresa contratada (contrato 003/1274/2011 com validade até 30/11/2015) para
a locação das mesmas, sendo dela também a responsabilidade de mantê-las em
perfeitas condições de funcionamento, calibradas e aferidas.
6.6.36.6.36.6.36.6.3 Através do Formulário Tabela de Verificação Preventiva Mensal da Calibração das
Balanças (FRM-DGLOG-024-04) é realizado, mensalmente, o controle de
verificação da calibração.
6.6.46.6.46.6.46.6.4 Os contatos com a empresa para a solicitação de atendimentos são feito por
telefone e/ou e-mail e registrados na planilha de Controle das Solicitações
Destinadas à Empresa Contratada para a Locação das Balanças (FRM-DGLOG-024-
05).
6.6.56.6.56.6.56.6.5 Os certificados de Conformidade/Calibração das balanças encontram-se
arquivados em pasta própria com a mesma identificação (Certificados de
Conformidade/Calibração das balanças), cujo código de registro é o 0-3-6-1c.
6.76.76.76.7 Os expedientes que se destinam às UO administrativas do TJ são entregues pelo
serviço de malote à mensageria, além dos processos de comunicação entre as
comarcas e os remetidos pelos Tribunais Superiores TRF e TJESP.
6.7.16.7.16.7.16.7.1 Da mesma forma os expedientes recebidos são separados para o trabalho dos
respectivos grupos:
1. Comarca da capital;
2. Outras comarcas;
3. Regionais (rotas 1 e 2 ),Niterói e São Gonçalo (rota 3) e Baixada (rota 4);
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Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 5555 de de de de 15151515
4. Arquivos: Central, Itaipava e Rio Bonito;
5. Tribunais.
6.86.86.86.8 Os envelopes recebidos pelo SEMAL com inconsistências são devolvidos à origem,
com preenchimento do Controle de Devolução de Documentos (FRM-DGLOG-059-
10).
6.96.96.96.9 Todas as unidades organizacionais judiciais de 1ª Instância e 2ª Instância estão
integradas ao SISCOMA.
6.106.106.106.10 As unidades organizacionais integradas ao SISCOMA devem acessar o Manual do
SISCOMA, semanalmente, a fim de obterem informações atualizadas sobre a
utilização do sistema.
6.116.116.116.11 Para os processos e expedientes recebidos do STJ, STF, TRF e TJSP, são criados
envelopes no SISCOMA para envio aos respectivos destinos.
6.126.126.126.12 Na falta de sacas para o envio de todo o expediente diário é mantido um
determinado número de sacas extras que ficam acauteladas no SEMAL para serem
colocadas no percurso, quando necessário.
6.136.136.136.13 A cada dois meses, independente de solicitação, SEMAL encaminha a todas as
comarcas, através do SISCOMA, quantidade suficiente de lacre, conforme número
disponível de sacas para remessa à Capital.
6.13.16.13.16.13.16.13.1 A quantidade suficiente de lacres é calculada, tomando por base a metade do
número de sacas de cada comarca multiplicada pelo número de dias úteis no
bimestre.
6.146.146.146.14 Registra, diariamente, no sistema, a entrada e saída das sacas na Relação de
Malotes (FRM-DGLOG-024-01).
6.156.156.156.15 Em caso de extravio, a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT) comunica,
oficialmente, o fato ao SEMAL que, de imediato, toma as seguintes providências:
a) comunica às UO originárias dos expedientes;
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Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 6666 de de de de 15151515
b) comunica à Diretoria-Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial (DGFAJ);
c) comunica à DIMEX para as providências pertinentes;
d) solicita a reposição imediata das sacas;
e) solicita o pagamento de indenização, conforme contrato em vigor;
f) procede ao cancelamento dos malotes extraviados.
6.166.166.166.16 Em caso de roubo de malote, além de todas as providências nos casos de extravio,
acima discriminadas, a ECT encaminha de forma oficial, ao SEMAL, o Registro de
Ocorrência Policial.
7777 ABRIR MALOTE ABRIR MALOTE ABRIR MALOTE ABRIR MALOTE
7.17.17.17.1 Diariamente, o SEMAL recebe os malotes encaminhados:
ViaViaViaVia ECTECTECTECT
• pelas unidades organizacionais judiciais e administrativas do PJERJ;
• pelo STF;
• pelo STJ;
• pelo TRF (2ª Região);
• pela Comarca de São Paulo.
ViaViaViaVia carro do TJ carro do TJ carro do TJ carro do TJ
• pelas Regionais da Capital;
• pela Baixada; • pelas Comarcas de Niterói e São Gonçalo;
• pelo Serviço de Mensageria da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMSG).
7.27.27.27.2 Acondiciona as sacas no espaço reservado e identificado para este fim.
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Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 7777 de de de de 15151515
7.37.37.37.3 Para cada uma das sacas de malote, o SEMAL executa o procedimento que se
segue:
7.3.17.3.17.3.17.3.1 Confere o percurso, o visor que é identificado por tarja colorida, realiza a troca
imediatamente de destino e confere as condições (integridade) da saca de malote,
sendo que nas sacas pertencentes as ROTAS realizadas pelo TJRJ, os visores não
necessitam ser invertidos.
7.3.1.17.3.1.17.3.1.17.3.1.1 Caso seja constatado que a saca se encontra em condição inadequada para uso,
procede à troca imediatamente.
7.3.27.3.27.3.27.3.2 Pesa a saca, com a finalidade de conferir se está dentro do padrão contratual (até
14,300 kg cada uma). Caso haja excedente de peso, nas sacas entregues pela
ECT, analisa o motivo e necessidade de comunicar o fato ao remetente.
7.3.37.3.37.3.37.3.3 Quanto às sacas que circulam por meio das rotas cumpridas diretamente pelo
TJRJ, é efetuada somente a pesagem.
7.3.47.3.47.3.47.3.4 Registra o número do malote e peso no FRM-DGLOG-024-01 (ECT e rotas pelo TJRJ)
e inicia a abertura, rompendo o lacre e invertendo o visor (somente ECT), para
retorno ao destinatário.
7.47.47.47.4 Abre o malote e faz a leitura ótica de cada envelope, conferindo com a respectiva
guia.
7.4.17.4.17.4.17.4.1 Caso haja divergência, aguarda a abertura de todas as sacas.
7.4.27.4.27.4.27.4.2 Caso o expediente não seja encontrado, solicita ao remetente cancelamento do
item na guia de malote.
7.57.57.57.5 Estando tudo correto, recebe a guia e realiza a triagem, separando os expedientes
em lotes destinados ao Fórum Central e às Comarcas do Interior.
7.67.67.67.6 Após, separa, em cada lote, os expedientes com código de barras (SISCOMA).
7.77.77.77.7 Encaminha os expedientes de cada lote aos responsáveis das equipes do trabalho.
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
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Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 8888 de de de de 15151515
Tratamento dos expedientes Tratamento dos expedientes Tratamento dos expedientes Tratamento dos expedientes destinados ao Fórum Central destinados ao Fórum Central destinados ao Fórum Central destinados ao Fórum Central ---- CapitalCapitalCapitalCapital
7.87.87.87.8 Equipe do SEMAL gera guia de integração para os expedientes, recebidos via
SISCOMA.
7.97.97.97.9 Agrupa-os em amarrados e os encaminha ao SEMSG.
Tratamento dosTratamento dosTratamento dosTratamento dos expedientes destinados às Comarcas do Interiorexpedientes destinados às Comarcas do Interiorexpedientes destinados às Comarcas do Interiorexpedientes destinados às Comarcas do Interior,,,, Fóruns RegionaisFóruns RegionaisFóruns RegionaisFóruns Regionais, , , ,
Tribunais Superiores e TRFTribunais Superiores e TRFTribunais Superiores e TRFTribunais Superiores e TRF
7.107.107.107.10 Equipe do SEMAL coloca os expedientes, recebidos via SISCOMA, no local de
triagem.
7.117.117.117.11 Verifica se os expedientes possuem vício de endereçamento.
7.11.17.11.17.11.17.11.1 Em caso positivo, devolve o expediente e a guia à UO, informando o motivo da
recusa.
7.127.127.127.12 Não havendo, coloca-os no local de triagem.
8888 FECHAR MALOTEFECHAR MALOTEFECHAR MALOTEFECHAR MALOTE
8.18.18.18.1 A equipe do SEMAL responsável pela preparação para encaminhamento retira, uma
a uma, as sacas do local de triagem.
8.28.28.28.2 Revisa o posicionamento do visor, que deve estar com o endereçamento do
respectivo destinatário à mostra. Corrige, em caso de erro, o posicionamento do
visor, identificado por tarja colorida no destino Tribunal.
8.38.38.38.3 Revisa o destinatário e prepara o ensacamento.
8.3.18.3.18.3.18.3.1 Caso o expediente esteja endereçado à outra unidade organizacional, coloca no
local apropriado.
8.48.48.48.4 Faz a triagem para separar expediente com código de barras (SISCOMA).
8.58.58.58.5 Encaminha os expedientes com código de barras para a equipe responsável pelo
registro e encaminhamento via sistema.
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 9999 de de de de 15151515
Procedimento Procedimento Procedimento Procedimento de envio de expedientede envio de expedientede envio de expedientede envio de expediente via SISCOMAvia SISCOMAvia SISCOMAvia SISCOMA
8.68.68.68.6 A equipe do SEMAL, responsável pelo encaminhamento dos expedientes com
código de barras, lança no sistema o código da unidade organizacional (o sistema
abre relação com todos os expedientes do destino).
8.78.78.78.7 Identifica cada expediente pela leitura dos envelopes, com o leitor ótico e caso não
faça a leitura, digita os números do código dos expedientes.
8.88.88.88.8 Caso a relação de expedientes esteja completa, lança no sistema o número da saca
do malote, para vincular aos expedientes que são imediatamente ensacados.
8.8.18.8.18.8.18.8.1 Se a relação não estiver completa, aguarda a localização do expediente com o
sistema “aberto”, fechando o envio a partir da localização do expediente faltante.
8.98.98.98.9 Terminado o registro no sistema de todos os expedientes de uma mesma unidade
organizacional, a equipe do SEMAL amarra, grampeia e ensaca, preferencialmente,
o lote de até 50 expedientes ou até o limite de 14,300 kg.
8.108.108.108.10 Encaminha o malote para o local apropriado e realiza a pesagem.
8.118.118.118.11 Verifica se as sacas obedecem ao limite estabelecido de 14,300 kg.
8.11.18.11.18.11.18.11.1 Caso ultrapassem o limite, divide em outro malote.
8.128.128.128.12 Preenche o Recibo dos Malotes Encaminhados à ECT (FRM-DGLOG-024-02) e fecha
o malote com lacre.
8.138.138.138.13 Acondiciona malote em local apropriado e disponibiliza para retirada pelo preposto
da ECT, mediante assinatura no FRM-DGLOG-024-02.
9999 RECEBER PROCESSOS DERECEBER PROCESSOS DERECEBER PROCESSOS DERECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEASARQUIVADOS DO DEGEASARQUIVADOS DO DEGEASARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COME ENVIAR PARA AS COME ENVIAR PARA AS COME ENVIAR PARA AS COMARCASARCASARCASARCAS
9.19.19.19.1 SEMAL recebe, via carro do DEGEA, processos desarquivados do Arquivo Central,
acondicionados em maços.
9.29.29.29.2 Realiza pesagem dos maços.
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 10101010 de de de de 15151515
9.39.39.39.3 Efetua o recebimento no SISCOMA, confere e classifica de acordo com o
destinatário.
9.49.49.49.4 Distribui para as equipes responsáveis pela remessa.
9.59.59.59.5 Cada equipe separa os processos por unidade organizacional, lançando seu
respectivo código no SISCOMA.
9.69.69.69.6 Identifica cada expediente pela leitura dos envelopes, com o leitor ótico e caso não
faça a leitura, digita os números do código dos expedientes.
9.79.79.79.7 Caso a relação de expedientes esteja completa, lança no sistema o número da saca
do malote, para vincular aos expedientes que são imediatamente ensacados.
9.7.19.7.19.7.19.7.1 Se a relação não estiver completa, aguarda a localização do expediente com o
sistema “aberto”; fechando o envio a partir da localização do expediente faltante.
9.89.89.89.8 Terminado o registro no sistema de todos os expedientes de uma mesma unidade
organizacional, a equipe do SEMAL amarra, grampeia e ensaca, preferencialmente,
o lote de até 50 expedientes ou até o limite de 14,300kg.
9.99.99.99.9 Realiza a pesagem e verifica se as sacas obedecem ao limite estabelecido de
14,300kg.
9.9.19.9.19.9.19.9.1 Caso ultrapassem o limite, divide em outro malote.
9.109.109.109.10 Imprime relatório de sacas e fecha malote com lacre.
9.119.119.119.11 Acondiciona malote em local apropriado e disponibiliza para retirada pelo preposto
da ECT, mediante assinatura no FRM-DGLOG-024-02.
10101010 INDICADORESINDICADORESINDICADORESINDICADORES
NOMENOMENOMENOME FÓRMULAFÓRMULAFÓRMULAFÓRMULA PPPPERIODICIDADEERIODICIDADEERIODICIDADEERIODICIDADE
Percentual de Peso Recebido
Quantidade de peso recebido/ quantidade de peso total movimentado)* 100
Mensal
Percentual de Peso Expedido
(Quantidade de peso expedido/quantidade de peso movimentado)* 100
Mensal
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 11111111 de de de de 15151515
11111111 GESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROS
11.111.111.111.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu
arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a
seguir:
IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGOCÓDIGOCÓDIGO
CCD*CCD*CCD*CCD* RESPONRESPONRESPONRESPON----SÁVELSÁVELSÁVELSÁVEL
ARMAZEARMAZEARMAZEARMAZE---- NAMENTONAMENTONAMENTONAMENTO
RECUPERECUPERECUPERECUPE---- RAÇÃORAÇÃORAÇÃORAÇÃO
PROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃO RETENÇÃORETENÇÃORETENÇÃORETENÇÃO (ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO
CORRENTECORRENTECORRENTECORRENTE ---- PRAZOPRAZOPRAZOPRAZO DEDEDEDE
GUARDAGUARDAGUARDAGUARDA NANANANA UO**)UO**)UO**)UO**) DISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃO
Relação de Malotes (FRM-DGLOG-024-01)
0-6-2-2 g
DGLOG/ SEMAL
Pasta eletrônica Data
Condições apropriadas
Backup 2 anos
Eliminação na UO
Recibo dos Malotes Encaminhados a ECT (FRM-DGLOG-024-02)
0-6-2-2 g
DGLOG/ SEMAL
Pasta Data Condições apropriadas
2 anos Eliminação na UO
Tabela de Verificação Preventiva Mensal da Calibração das Balanças – FRM-DGLOG-024-04
0-3-6-1c DGLOG/ SEMAL
Pasta Número de
série da balança
Condições apropriadas
2 anos Eliminação
na UO
Controle das Solicitações Destinadas à Empresa Contratada para Locação das Balanças – FRM-DGLOG-024-05
0-3-6-1a DGLOG/ SEMAL
Pasta Número de
série da balança
Condições apropriadas
2 anos Eliminação
na UO
Legenda:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.
Notas:
a) Eliminação na UO – procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.
b) DGCOM /DEGEA – procedimentos - Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os
Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.
c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O
armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e
Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 12121212 de de de de 15151515
12121212 ANEXOSANEXOSANEXOSANEXOS
• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Abrir Malote;
• Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Fechar Malote;
• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Receber Processos Desarquivados do
DEGEA e Enviar para as Comarcas.
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-024 13 13 de 15
AAAANEXO 1 NEXO 1 NEXO 1 NEXO 1 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO ABRIR MALOTESABRIR MALOTESABRIR MALOTESABRIR MALOTES
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-024 13 14 de 15
ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ---- FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO FECHAR MALOTESFECHAR MALOTESFECHAR MALOTESFECHAR MALOTES
ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-024 13 15 de 15
ANEXO 3ANEXO 3ANEXO 3ANEXO 3 ---- FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCASPROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCASPROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCASPROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCAS