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Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de
Documentos: Atividades-Meio
Plano de Classificação e Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Tabela de Temporalidade de
Documentos: AtividadesDocumentos: Atividades--MeioMeio
ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo –– SAESPSAESP
Novembro 2004Novembro 2004
TreinamentoTreinamentoTreinamento
Arquivo do Estado de São PauloArquivo do Estado de São PauloArquivo do Estado de São Paulo
Direção: Dr. Fausto Couto Sobrinho
Divisão da Secretaria de Estado da Cultura
Órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP
Responsável pela Política de Gestão Documental no Estado
Poder Público e o Patrimônio DocumentalPoder Público e o Poder Público e o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental
“Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem”CONSTITUIÇÃO FEDERAL DE 1988, Art. 216, § 2.º
Poder Público e o Patrimônio DocumentalPoder Público e o Poder Público e o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivo, como instrumento de apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.
Lei Federal de Arquivos n.º 8.159/91, art. 1.º
Decreto Federal 4.073/2002Decreto Federal 4.073/2002
Regulamentou a Lei Federal de Arquivos com a finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados bem como exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo
Poder Público e o Patrimônio DocumentalPoder Público e o Poder Público e o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental
Decreto Federal 4.073/2002Decreto Federal 4.073/2002Atribui a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas às – Secretarias– Fundações– Autarquias– Empresas de economia mista– Entidades privadas encarregadas pela gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades– Instituições de caráter público– Organizações sociais – Agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função
Poder Público e o Patrimônio DocumentalPoder Público e o Poder Público e o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental
Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público é considerada crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação:
Lei federal n.º 9.605/98, art. 62
Decreto federal n.º 3.179/99, art. 49
Código Penal, no art. 305
Crimes contra o Patrimônio DocumentalCrimes contra o Crimes contra o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental
O Poder Público Estadual e o Patrimônio DocumentalO Poder Público Estadual e o O Poder Público Estadual e o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental
Preocupação com patrimônio arquivísticoDestruição indiscriminada de documentos públicosPrejuízos irrecuperáveis à Administração e àHistória
Sistema de Arquivos do Estado de SSistema de Arquivos do Estado de Sãão Paulo o Paulo SAESPSAESP
Decreto n. 22.789/84Decreto n. 22.789/84
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESPSistema de Arquivos do Estado de Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo São Paulo -- SAESPSAESP
Implantação de política arquivística no Estado de São Paulo
Normas e procedimentos de gestão documental e organização de arquivos
FINALIDADESFINALIDADESProteger e preservar documentos do Poder Público EstadualHarmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos Facilitar o acesso e divulgar o patrimônio arquivístico público paulista
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESPSistema de Arquivos do Estado de Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo São Paulo -- SAESPSAESP
Coordenação: Ieda Pimenta BernardesCoordenação: Ieda Pimenta Bernardes
Equipe técnicaEquipe técnica
Camila Brandi de SouzaEliana Martinelli Hilda DelatorreLuciana Pontes Rodrigues de Lima IchikavaMarcelo Carlos Cunha BreganholaSimone Lucena Cordeiro
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESPSistema de Arquivos do Estado de Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo São Paulo -- SAESPSAESP
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESPSistema de Arquivos do Estado de Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo São Paulo -- SAESPSAESP
Implantação de Política arquivístca
Normas e procedimentos de gestão de documentose organização de arquivos
Projeto Um Sistema de Gestão Documental para o Estado de São Paulo
Decreto 48.897/2004Decreto 48.897/2004Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo e dáprovidências correlatas.
Decreto 48.898/2004Decreto 48.898/2004Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio e dáprovidências correlatas.
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESPSistema de Arquivos do Estado de Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo São Paulo -- SAESPSAESP
PRODUTOS GERADOS PELO PROJETOPRODUTOS GERADOS PELO PROJETO
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESPSistema de Arquivos do Estado de Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo São Paulo -- SAESPSAESP
Decreto Estadual nº 48.898/2004
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos
Art. 8.º, do Decreto n.º 48.897/2004
ProduçãoClassificaçãoAvaliaçãoTramitaçãoUsoOrganizaçãoReprodução
Gestão DocumentalGestão DocumentalGestão Documental
ProduçãoClassificaçãoAvaliaçãoTramitaçãoUsoOrganizaçãoReprodução
Gestão DocumentalGestão DocumentalGestão Documental
Um Sistema de Gestão Documental Histórico do ProjetoUm Sistema de Gestão Documental Um Sistema de Gestão Documental Histórico do ProjetoHistórico do Projeto
19991999--20022002
Projeto elaborado pelo SAESP Aprovado e financiado pela FAPESP (Políticas Públicas)Levantamento da produção documental relativa às atividades-meioElaboração do Plano de Classificação e Tabela de TemporalidadePublicação de Proposta TTD no DOE 12/12/2002
20032003Manifestações das CADAs,TCE, PGE e MPInclusões de manifestaçõesVersão final da TTDEncaminhamento para Assessoria Técnica do Governo
20042004Ajustes finais para publicação DecretoPublicação do Decreto 48.897/2004 e do Decreto 48.898/2004Treinamento para aplicação Plano e TTD Atividade-Meio
Um Sistema de Gestão DocumentalHistórico do ProjetoUm Sistema de Gestão DocumentalUm Sistema de Gestão DocumentalHistórico do ProjetoHistórico do Projeto
51 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, instituídas de acordo com o Decreto 29.838/89– Inclusive
Procuradoria Geral do EstadoMinistério Público Estadual
Consultoria de profissionais especializados em Arquivística da USPGrupos auxiliares de trabalhoColaboradores eventuais
Cerca de 800 agentes públicos envolvidos
Um Sistema de Gestão Documental Agentes envolvidos no ProjetoUm Sistema de Gestão Documental Um Sistema de Gestão Documental Agentes envolvidos no ProjetoAgentes envolvidos no Projeto
Visitas técnicas junto a diversos órgãos e entidadesReuniões de trabalho:– Comissões de Avaliação – Procuradoras do Estado – representantes de inúmeros órgãos e entidades
Análise criteriosa dos dados coletadosExperimentação de hipóteses que permitiram o mapeamento da produção documental produzida e acumulada na AdministraçãoExaustiva pesquisa em mais de 250 textos legais (federais, estaduais e municipais)Conceitos adotados:– Consolidados na legislação– Consolidados na Teoria Arquivística
Um Sistema de Gestão Documental Estratégias Um Sistema de Gestão Documental Um Sistema de Gestão Documental Estratégias Estratégias
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADETABELA DE TEMPORALIDADE
AplicaçãoAplicação
ComissComissãão de Avaliao de Avaliaçãção de o de Documentos de ArquivoDocumentos de Arquivo
OrientaOrientaçãção to téécnica da cnica da Equipe SAESPEquipe SAESP
Quem tem competência para orientar a aplicação do Plano e da Tabela?Quem tem competência para orientar a Quem tem competência para orientar a aplicação do Plano e da Tabela?aplicação do Plano e da Tabela?
Aplicar o Plano de Classificação de Documentos
Aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos
PRODUPRODUÇÃÇÃO DOCUMENTAL ATUALO DOCUMENTAL ATUAL++
MASSA DOCUMENTAL ACUMULADAMASSA DOCUMENTAL ACUMULADA
O que deve ser feito?O que deve ser feito?O que deve ser feito?
IMPORTANTEIMPORTANTEIMPORTANTE
É prioritário normalizar e controlar a produção documental atual para que se possa interromper o acúmulo desordenado de documentos
CONHECERCONHECER– Plano de
Classificação– Tabela de
Temporalidade PARAPARA
– identificar os documentos
– identificar as atividades que geraram a produção do documento
Como fazer?Como fazer?Como fazer?
Para que os Para que os servidores possamservidores possam:
– Reconhecerem as atividades que executam cotidianamente
– Estarem aptos a aplicar o Plano e a Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio
Por quê?Por quê?Por quê?
Saneamento bSaneamento báásicosico– Captação de água– Tratamento de água– Distribuição de água– Coleta de esgotos– Afastamento de esgotos– Tratamento de esgotos– Disposição final de
esgotos
Comercializa os serviComercializa os serviççosos
SABESPSABESP
recursoshumanos
funcionamento do órgão
atos administrativos
contratos
Relação comoutras instituições
e órgãos
material de consumo
material permanente distribuir
recursos
manutenção
prestar contas
pagar despesas
vigilância
O que é atividade-meio?O que é atividadeO que é atividade--meio?meio?
Saneamento bSaneamento báásicosico– Captação de água– Tratamento de água– Distribuição de água– Coleta de esgotos– Afastamento de esgotos– Tratamento de esgotos– Disposição final de
esgotos
Comercializa os serviComercializa os serviççosos
SABESPSABESPATIVIDADES ATIVIDADES
MEIOMEIO
ATIVIDADES ATIVIDADES
FIMFIM
O que é atividade-meio?O que é atividadeO que é atividade--meio?meio?
Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos
Plano de ClassificaPlano de Classificaçãção de o de DocumentosDocumentos
Importante instrumento de gestão documental que permite classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual no exercício de suas funções, subfunções e atividades
Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos
Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos
FUNÇÃOFUNÇÃOConjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos
01 Organização Administrativa02 Comunicação Institucional03 Gestão de Recursos Humanos04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais05 Gestão Orçamentária e Financeira06 Gestão de Documentos e Informações07 Gestão de Atividades Complementares
Art. 15, parágrafo único, Decreto 48.897/2004
Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos
SUBFUNÇÃOSUBFUNÇÃOAgrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função
(Art. 16, Decreto 48.897/2004)
02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)02.01 Assessoria de imprensa02.02 Cerimonial e relações públicas02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais
ATIVIDADEATIVIDADEAção, encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função (atividade-meio)
Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos
DOCUMENTODOCUMENTORegistro de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades
Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos
Como aplicar?Como aplicar?
Identificar os tipos documentaisCodificar os tipos documentais
Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos
TIPO DOCUMENTALTIPO DOCUMENTALConfiguração que assume um documento de acordo com a atividade que o gerou
DOCUMENTODOCUMENTO + + AÇÃOAÇÃO + + OBJETOOBJETO
PROCESSO PROCESSO + + AQUISIÇÃO AQUISIÇÃO + + MATERIAL CONSUMOMATERIAL CONSUMO
Plano de Classificação de DocumentosIdentificar o tipo documentalPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosIdentificar o tipo documentalIdentificar o tipo documental
Plano de Classificação de DocumentosCodificar o tipo documentalPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosCodificar o tipo documentalCodificar o tipo documental
04.01.01.01
FUNÇÃOSUBFUNÇÃO
ATIVIDADEDOCUMENTO
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: Referência numérica que associa o documento ao seu contexto de produção e possui os seguintes campos
ÍndiceÍndiceÍndiceInstrumento complementar do Plano de Classificação de Documentos que possibilita a recuperação dos documentos a partir das variantes do seu conteúdo e das modalidades de sua produção
ÍndiceÍndiceÍndice
Expressões adotadas pelo sistema, organizadas em ordem alfabéticaNomeações que ocorrem no quotidiano da administração pública, entre Secretarias com culturas organizacionais diferentes ou entre públicos diferentes. Esta é a função das remissivas incluídas nos índices (USE)
ÍndiceÍndiceÍndice
Contas da Contas da EletropauloEletropauloContas da Contas da EmbratelEmbratelConta de águaConta de água
USE USE Processo Processo de de ppagamentoagamento de contas de de contas de utilidade públicautilidade pública
Aquisição de caféAquisição de caféCompra de papelCompra de papel
USE Processo de USE Processo de aquisição de material de aquisição de material de consumoconsumo
ÍndiceÍndiceÍndice
Sugestão para análise de outras possibilidades, relacionadas à expressão pesquisada, mas que não mantêm com esta uma relação de sinonímia (VER TAMBÉM)
Divulgação das ações de governo VER TAMBVER TAMBÉÉMMPublicidade de atos oficiais
ÍndiceÍndiceÍndice
É apresentado sob forma permutada
ÍndiceÍndiceÍndice
Outra informação que o Índice oferece refere-se a documentos que integram processos, expedientes e prontuários funcionais
AApostila de adicional por tempo de serviço INTEGRA INTEGRA Prontuário funcional
ÍndiceÍndiceÍndice
Liga expressões não adotadas pelo Plano de Classificação às expressões adotadas pelo mesmoPermite a busca de tipos documentais a partir das variantes de seu conteúdo e das modalidades de sua produçãoConfere credibilidade e confiabilidade ao sistema possibilita precisão e agilidade na buscaPermite a padronização da denominação dos documentos
ÍndiceÍndiceÍndice
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
Tabela de Temporalidade de Tabela de Temporalidade de DocumentosDocumentos
Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
PRAZO DE GUARDAPRAZO DE GUARDATempo de permanência de cada documento na Unidade Produtora ouna Unidade com atribuição de arquivo
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
UNIDADE PRODUTORAUNIDADE PRODUTORA(Fase corrente)(Fase corrente)Número de anos em que o documento deve permanecer no arquivo corrente do órgão produtor/acumulador, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido.
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
VIGÊNCIAVIGÊNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção
ATÉ APROVAÇÃO ATÉ APROVAÇÃO DAS CONTASDAS CONTAS
O prazo definido no campo Unidade com Atribuição de Arquivo começa a contar a partir da data de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo
Prazos de guarda na Unidade ProdutoraPrazos de guarda na Unidade ProdutoraPrazos de guarda na Unidade Produtora
UNIDADE COM ATRIBUIUNIDADE COM ATRIBUIÇÕÇÕES DE ARQUIVOES DE ARQUIVO(Fase intermedi(Fase intermediáária)ria)Número de anos em que o documento, após o prazo de guarda na Unidade Produtora, deve ainda permanecer arquivado para eventuais consultas, em decorrência do cumprimento de prazos prescricionais ou precaucionais
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
DESTINADESTINAÇÃÇÃOONesse campo está registrado o resultado da avaliação de cada tipo de documento, a partir da qual se define se o documento deve seguir para:
• Eliminação ou
• Guarda permanente
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
GUARDA PERMANENTEGUARDA PERMANENTEIndica quando os documentos foram considerados de valor permanente, após esgotados os prazos de guarda previstos na Unidade produtora e na Unidade com atribuições de Arquivo
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
ELIMINAÇÃOIndica quando os documentos podem ser eliminados após cumprimento de prazos prescricionais ou precaucionais, por não apresentarem valor que justifique sua guarda definitiva
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
Relação de eliminação de documentosRelação de eliminação de Relação de eliminação de documentosdocumentos
Edital de ciência de eliminação de documentosEdital de ciência de eliminação Edital de ciência de eliminação de documentosde documentos
Termo de eliminação de documentosTermo de eliminação de Termo de eliminação de documentosdocumentos
Eliminação de documentos públicosEliminaEliminaçãção de documentos po de documentos púúblicosblicos
Selecionar amostrasRelação de Eliminação de DocumentosEdital de Ciência de EliminaçãoFragmentar documentosTermo de Eliminação de DocumentosDoar ao Fundo os documentos fragmentados em suporte papel
OBSERVAOBSERVAÇÕÇÕESESNeste campo estão informados os atos legais ou razões de natureza administrativa que fundamentaram, para cada tipo de documento, a indicação dos prazos propostos nos campos anteriores. Consta ainda informações relevantes sobre a natureza do documento, sobre seu conteúdo, esclarecimentos sobre sua produção, guarda ou destinação.
Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
O que fazer com a massa documental
acumulada?
O que fazer com a O que fazer com a massa documental massa documental
acumulada?acumulada?
Aplicar o Plano de Classificação de Documentos
Aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos
PRODUPRODUÇÃÇÃO DOCUMENTAL ATUALO DOCUMENTAL ATUAL++
MASSA DOCUMENTAL ACUMULADAMASSA DOCUMENTAL ACUMULADA
O que fazer com a massa documental acumulada? O que fazer com a massa O que fazer com a massa documental acumulada? documental acumulada?
O que fazer com a massa documental acumulada? O que fazer com a massa O que fazer com a massa documental acumulada? documental acumulada?
Verificar se as caixas estão separadas por funçãoCaso os documentos estejam misturados nas caixas, agrupá-los por funçãoCaso haja algum critério de organização e classificação, é necessário elaborar uma RELAÇÃO DE EQUIVALÊNCIA que possibilita relacionar osdocumentos que estão hoje no Sistema, sem prejuízo às habituais consultas
O que fazer com a massa documental acumulada? O que fazer com a massa O que fazer com a massa documental acumulada? documental acumulada?
Benefícios da Gestão Documental para a Administração Pública do
Estado de São Paulo
Benefícios da Gestão Documental Benefícios da Gestão Documental para a Administração Pública do para a Administração Pública do
Estado de São PauloEstado de São Paulo
Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental
Simplificar e racionalizar os procedimentos de gestão dos documentos e das informações na Administração Estadual
Garantir agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões
Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental
Imprimir maior qualidade e produtividade ao serviço público, tal como previsto no Decreto n.º 40.536, de 12 de dezembro de 1995, que instituiu o Programa Permanente da Qualidade e Produtividade no Serviço Público
Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental
Assegurar condições para o planejamento, o controle e a transparência nas finanças públicas, atendendo aos objetivos da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n.º 101, de 4 de maio de 2000)
Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental
Assegurar o acesso à informação, direito básico do usuário do serviço público, em conformidade com a Constituição Federal, art. 5.º e as disposições da Lei n.º 10.294, de 20 de abril de 1999
Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental
Assegurar o acesso à informação, direito básico do usuário do serviço público, em conformidade com a Constituição Federal, art. 5.º e as disposições da Lei n.º 10.294, de 20 de abril de 1999
Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental
Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental
Racionalizar a guarda de documentos– preservação de documentos que
apresentam valor histórico, informativo ou probatório
– eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valores que justifiquem a sua guarda
– otimização do espaço físico– racionalização de custos
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
SAESPSistema de Arquivos do Estado de São PauloSistema de Arquivos do Estado de São Paulo
SAESPSAESP
Arquivo do EstadoArquivo do EstadoSecretaria de Estado da CulturaSecretaria de Estado da Cultura
Rua Voluntários da Pátria, 596 – 4º andarSantana - São Paulo - SP
CEP 02010-000 - Fonefax (11) 6221-3990
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