DEFESDEFESmelhorando a gestão e os resultados

Gestão da Informação

Gestão dos Convênios e Ações Nacionais

Formulários e Instrumentos de Gestão

Gestão de Fluxos

PagamentoAlteração de PTProrrogação de OfícioVisitas TécnicasAnálise de Execução física do Objeto

1. Compartilhar informações e dados

Pastas compartilhadas em Rubi/DEFES

Rubi/DEFES

Convênios Modelos(despachos, notas

técnicas, apresentações, apenas um de

cada)

Manuais(alteração de PT,

licitação, prestação de contas, etc.)

Leis(PI 127,

8666, etc.)

Gestão da Informação

Informações gerenciais

(planilha endereços,

dados, agendas)

Convênios

Regras de organização e nomenclatura das pastas

Nome da entidade – objeto – n° SICONV(ex. Palmas – bancos comunitários - 748278 Palmas – banco dendê - 718181)

Projeto Básico (.doc, .pdf, etc, se mais de uma versão, colocar data)

Alteração de PT(formulário, notas técnicas)

Despachos(envio pra pagamento,

prorroga ofício, ofícios, etc.)

Relatórios(semestral, de visita – data

no nome do arquivo)

Gestão da Informação

Ações NacionaisMinuta (.doc, .pdf, etc)

Gestão da Informação

DEFES

2. Ampliação dos canais de comunicação com os parceiros

convenentes

proponentes

movimento

sociedade

parlamentares

Comunicados DEFES

e-mails personalizados

press release

SENAES Acontece

portal MTE

Gestão dos Convênios e Ações Nacionais

1. Especialização das atividades (núcleos)

Gestão e acompanhamentoApoio e suporte

Análise e Alteração de PTNotas Técnicas

Visitas de monitoramentoOrientação em geralAnálise de projetos

Análise execução física

Envio para pagamentoProrrogação de ofício

Verificação documentalAtualização de dadosDespachos em geral

Emissão de passagensOperação do SICONV

Coordenação

Análise e Alteração de PTNotas Técnicas

Orientação estratégicaElaboração de chamadas

Análise de projetosAnálise de resultados

e cumprimento do objetoTermos de cooperação

Articulações Institucionais

2. Melhoria dos instrumentos de gestão

Gestão de Convênios

Formulário de ajuste de PT

Relatório de acompanhamento(inf. Consolidadas pelo gabinete)

Perguntas frequentes Tabela de referênciade preços

Relatório de visita

3. Sala de situação

Gestão de Fluxos

Cronograma de reuniões semanais

Reuniões de troca com encaminhamentos

Identificação de problemas comuns e construção coletiva das soluções

Fluxo dos processosPagamento

1. Núcleo de Apoio controla os cronogramas de desembolso

2. Com antecedência de um mês, Núcleo de Apoio envia comunicado à convenente para que providencie: a) prestação de contas da parcela anterior, b) extrato da conta bancária

3. Núcleo de Apoio verifica documentação recebida. Núcleo de acompanhamentoanalisa execução física do objeto e elabora parecer técnico.

4. Núcleo de Apoio faz o despacho e encaminha para pagamento.

Fluxo dos processosAlteração de PT

1. Convenente solicita por email alteração de PT através do preenchimento do formulário

2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão analisa e orienta processo de preenchimento do formulário

2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão elabora parecer técnico aprovando alteração

4. Núcleo de Apoio faz o procedimento de alteração de PT no SICONV

Fluxo dos processosProrrogação de Ofício

2. Núcleo de Apoio, após receber o processo de volta de um pagamento, realiza as contas do atraso, se houve, e elabora despacho para prorrogação de ofício

1. Núcleo de Apoio realiza levantamento de todos os processos para identificar os atrasos e efetuar as prorrogações de ofício

Fluxo dos processosVisitas Técnicas

1. Núcleo de Apoio prepara formulários de visita com inserção das metas e etapas dos projetos, preenchendo etapas já verificadas em visitas anteriores

2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão agenda a visita com o convenente e envia previamente o formulário para que o proponente possa preparar as informações com antecedência.

3. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão realiza a visita técnica ao proponente e preenche todo o formulário de visita

4. Núcleo de Gestão realiza reunião com técnico que visitou ou discute o relatório elaborado para analisar o andamento do convênio e da política

Fluxo dos processosAnálise de relatórios semestrais e prestação de contas (execução do objeto)

1. Núcleo de Apoio avisa, com um mês de antecedência, o prazo para envio do relatório semestral ou da prestação de contas por parte do convenente.

2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão analisa o relatório e emite parecer técnico