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Diagnóstico ao Edifício do Arquivo Municipal Edição: 1/07 Data: 07/12/07 Autor: SAM
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Índice
Introdução pág. 3
1. O Arquivo Municipal da Lourinhã: Visão, Missão e Valores pág. 4
2. Localização e factores ambientais exógenos pág. 6
3. Caracterização do actual edifício: configuração interna do espaço pág. 6
3.1 Deficiências ergonómicas pág. 8
3.2 Agentes de deterioração identificados pág. 10
3.3 Capacidade de armazenamento pág. 12
3.3.1 Volume total da documentação existente pág. 13
3.3.2 Previsão do crescimento anual pág. 13
4. Propostas de intervenção e medidas de prevenção em curso pág. 15
4.1 Subsídios para um projecto de construção de um novo edifício pág. 19
Conclusão pág. 22
Bibliografia pág. 23
Anexos pág. 25
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Introdução
Considerando que a missão dos arquivistas se prende de uma forma geral com
«gestão de documentação/informação», e, particularmente, com a preservação dos
seus suportes, de modo a que a integridade física dos documentos bem como o seu
estatuto de singularidade documental sejam inequivocamente garantidos, importa,
pois, reflectir sobre as condições ambientais, físicas e estruturais dos espaços
destinados a cumprir a função de “última” morada dos documentos: os edifícios .
O presente texto visa apresentar um diagnóstico efectuado ao edifício no qual
se encontra o Arquivo Municipal da Lourinhã, caracterizando-se as actuais condições
físicas de instalação dos documentos num espaço inicialmente destinado a cumprir
uma dupla função: 1) depósito do fundo documental da Câmara Municipal da Lourinhã;
e, 2) espaço de tratamento técnico e administrativo do respectivo sector.
Expõe-se uma visão global da documentação que nele se integra bem como
em relação aquela que anualmente é produzida e, consequentemente, transferida dos
demais serviços para o Arquivo Municipal.
Num primeiro plano, é esboçada uma caracterização geral da sua localização e
da especificidade dos factores externos a ela associados (i.e. do espaço envolvente)
os quais terão que ser tomados em consideração para efeitos de gestão e
conservação técnica de documentos em meios adversos.
Em segundo lugar, em virtude de um levantamento exaustivo e particularmente
descritivo do referido edifício, procurar-se-á penetrar no seu interior através do
presente texto vislumbrando-se os perigos (in-)visíveis que colocam em causa a
integridade física dos documentos ali depositados; e, perscrutando-se os diversos
constrangimentos ergonómicos com que se deparam os funcionários que ali operam
numa não rara e ingrata tentativa de ajustamento quotidiano à sinuosidade da
configuração física do respectivo espaço. Não descurando o facto de que se trata de
um edifício de habitação com dois apartamentos (1.º e 2.º andar) que, obviamente,
não foi projectado para efeitos de Arquivo.
Num terceiro plano, apresentam-se algumas medidas de intervenção e
prevenção em curso, e, subsequentemente, um conjunto de sugestões que poderão
materializar-se como soluções técnicas para obviar as diversas dificuldades que
decorrem das características naturais do meio envolvente (factores exógenos ao
edifício), bem como das condições de acondicionamento nas áreas de depósito do
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Arquivo, numa lógica de «conservação preventiva»; com o intuito de que as mesmas
sejam tomadas em consideração no projecto de construção de um futuro edifício
dimensionado para aquele fim.
Tendo em conta que o presente texto visa sistematizar um conjunto de
informações dispersas directamente relacionadas com uma realidade tão específica,
optou-se por não se saturar o seu teor com especulações teóricas e/ou divagações
académicas assinaladas com citações bibliográficas “irrefutáveis”, privilegiando-se
antes a ilustração de todos os factos e fenómenos observados através de imagens
captadas para o efeito. Não obstante, todas as obras de referência encontram-se
patenteadas em anexo.
1. O Arquivo Municipal da Lourinhã: Visão, Missão e Valores
O Arquivo Municipal da Lourinhã, entendido estruturalmente de acordo com o
seu enquadramento orgânico-funcional, é um dos sectores da Câmara Municipal da
Lourinhã (CMLNH) com atribuições nas áreas de apoio técnico e administrativo, na
dependência directa da Divisão Administrativa (DA).
Ao Arquivo compete, no plano técnico-administrativo, a coordenação de
todas as acções e tarefas adstritas à gestão corrente e intermédia da documentação
geral, bem como, no plano cultural, garantir a defesa e salvaguarda do espólio,
colecções e demais documentos com valor histórico e patrimonial da CMLNH e de
outros organismos, pessoas ou serviços existentes no concelho.
A Visão do Arquivo Municipal da Lourinhã é implementar as melhores
práticas de gestão documental integrada, num esforço de melhoria contínua,
orientadas para o cidadão, com vista à satisfação de todas as suas expectativas de
qualidade, com objectivos de eficácia e eficiência.
A sua principal Missão é prestar serviços de gestão documental,
organizando/conservando os diversos fundos documentais e fornecendo, em tempo
útil, a documentação/informação aos utentes internos e externos da CMLNH.
O Arquivo Municipal da Lourinhã pauta-se por uma cultura organizacional
inspirada por um conjunto de Valores partilhados por todos os funcionários da
autarquia, nomeadamente:
a) Ética;
b) Segurança;
c) Profissionalismo e Responsabilidade;
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d) Qualidade;
e) Cooperação Mútua;
f) Inovação, Proficiência e Proactividade.
Ao Arquivo compete:
a) A gestão integrada da documentação dos diferentes órgãos e serviços da
CMLNH, independentemente da sua data, formato e suporte material;
b) A recolha e tratamento dos arquivos e espólios documentais pertencentes
a outras entidades com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e/ou
informativo, desde que solicitado para esses efeitos;
c) O apoio técnico no âmbito da arquivística àquelas entidades, nas diversas
matérias que se prendem com a criação, organização, gestão,
preservação e acesso aos seus arquivos, quando solicitado para esses
efeitos;
d) O fornecimento aos utentes de certidões e reproduções dos documentos à
sua guarda, salvo quando estiver em causa o direito de acesso às
informações neles contidas ou a sua preservação, nos termos da lei;
e) A promoção do conhecimento dos acervos documentais, quer dos
arquivos próprios, quer dos existentes no concelho, através do seu
recenseamento e da elaboração dos respectivos guias, inventários e
catálogos;
f) A divulgação e a difusão de todo o património documental do concelho da
Lourinhã, tanto a nível nacional como internacional;
g) A implementação de processos e procedimentos de modernização
administrativa;
h) A elaboração de Planos de Classificação, Manuais de Procedimentos e
Manuais de Gestão da Qualidade, tendo em vista a gestão da mudança;
i) A promoção da transferência regular da documentação dos diversos
serviços da CMLNH para o Arquivo;
j) A elaboração de propostas de Autos de Eliminação de documentação, de
acordo com as determinações legais, e após o cumprimento dos prazos
fixados na lei.
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Em suma, este conjunto de competências bem como de outras atribuições e
procedimentos técnicos/operativos encontram-se formalmente definidos no
Regulamento do Arquivo Municipal da Lourinhã.
2. Localização e factores ambientais exógenos
Geograficamente, a Lourinhã encontra-se junto à orla costeira do litoral oeste,
e, com efeito, os níveis de salinidade e de humidade são inequívoca e naturalmente
elevados. Os ventos norte e oeste, são os mais fortes e abundantes, o que significa
que a veiculação de humidade e, concomitantemente, de partículas areníferas ,
constituem factores abrasivos a considerar. A prevenção contra este tipo de poluentes
reveste-se de particular importância face a um edifício sem condições de isolamento
e/ou de calafetagem. A não ser assim, será como “viver numa casa sem tecto” e num
ambiente particularmente hostil para efeitos de conservação documental.
Uma vez que os referidos factores provêm do meio físico em que se encontra o
edifício em apreço – como características naturais da própria região – sublinhe-se a
urgência de implementação de medidas de prevenção.
Quanto à sua localização, o Arquivo Municipal encontra-se numa zona
relativamente movimentada da vila. Considerando, por outro lado, a ausência de um
espaço de estacionamento para cargas e descargas, e, tendo em conta o facto de a
largura da estrada de acesso ao respectivo edifício ser particularmente estreita e de
sentido único, importa pois referir que as operações de transferência de
documentação para o Arquivo se executam de uma forma não raro embaraçosa.
3. Caracterização do actual edifício: configuração interna do espaço
O edifício no qual se encontra presentemente o Sector de Arquivo Municipal da
CMLNH opera em três frentes:
1) Depósito do fundo documental;
2) Espaço de tratamento técnico/arquivístico;
3) Espaço cultural de acolhimento e apoio à investigação.
Todavia, trata-se de uma estrutura originalmente edificada para fins de
habitação, com 1.º e 2.º andares, que, ipso facto, apresenta características que
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obviamente não são as mais apropriadas para servir de arquivo e “depósito” de
documentos – embora, ironicamente, o mesmo tenha sido projectado como anexo da
antiga Caixa Geral de “Depósitos” da Lourinhã, com o objectivo de servir de
apartamentos de residência familiar para os respectivos directores daquela entidade.
O espaço que em seguida se descreve apresenta diversos óbices decorrentes
da sua própria natureza doméstica que se impõem como inevitáveis constrangimentos
de ordem física: dificuldades de acesso, mobilidade, preservação e organização
funcional no e do próprio arquivo.
Ambos os apartamentos possuem o mesmo número de “aposentos” e
respectivas “dependências”, a saber:
• Duas casas de banho;
• Uma cozinha;
• Uma marquise;
• Três quartos;
• Uma despensa de arrumos;
• Um salão amplo dividido (opcionalmente) em três espaços por duas
portas de correr em madeira.
Na sequência do processo de mudança das antigas instalações1 e
subsequente transferência do depósito do arquivo da CMLNH, decidiu-se concentrar o
respectivo espólio no edifício em apreço. Esta opção coaduna-se com o paradigma de
«gestão documental integrada»2 privilegiado pela equipa técnica do Arquivo,
destinando-se cerca de 90% do espaço útil do mesmo edifício para fins de depósito. O
que, na prática, significa que todos os compartimentos dos referidos apartamentos –
com excepção das casas de banho e marquises – servem de áreas de depósito,
guarnecidas com estantes metálicas mais (ou menos) ajustadas às medidas de cada
divisão da “casa”, incluindo os corredores centrais de acesso aos “quartos”.
1 O espaço que servia de depósito de documentos do arquivo municipal da Lourinhã localizava-se num edifício no qual operavam outros serviços camarários e respectivos equipamentos, designadamente, o Sector de Metrologia, a Divisão de Obras Municipais e a Divisão de Serviços Urbanos e Meio Ambiente. Quanto às suas características físicas/estruturais, será fácil imaginar que não seriam igualmente as mais apropriadas para os fins que serviam. Este edificado foi entretanto demolido para dar lugar ao novo Centro de Saúde da Lourinhã. 2 Em termos conceptuais, a «gestão documental integrada», pressupõe outros aspectos técnicos e metodológicos que não interessa aqui desenvolver.
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3.1 Deficiências ergonómicas
O chão é revestido com tacos de
madeira que se apresentam literalmente
descolados do próprio piso em muitas das
referidas divisões, pelo que se o apelida
de “autêntico soalho flutuante!”. Não
obstante o sentido de humor dos
funcionários face às condições físicas nas
quais operam, importa sublinhar que este
facto já deu origem a alguns acidentes de trabalho no decurso das suas tarefas de
rotina. Felizmente, sem gravidade de
cuidado.
O chão das casas-de-banho, da
cozinha e da marquise é revestido com
mosaicos. Todas as divisões, bem como a
entrada do edifício e de cada um dos
apartamentos, possuem portas de madeira (sem qualquer tipo de isolamento) que as
separam das escadas interiores de
acesso e dos corredores de circulação
interna. Cada um dos “quartos” dispõe de
janelas de alumínio que apresentam
diversas frestas na sua caixilharia, e,
portadas de madeira extremamente
degradadas que possibilitam a entrada de
poeiras e de outro tipo de agentes de
deterioração. As paredes interiores das
divisões são rugosas face à tinta de areia
que as cobre, e cuja composição química
se desconhece, mas que, muito
provavelmente, não será a mais adequada
para fins de revestimento de espaços de
depósito de arquivo.
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Tendo em conta alguns dos aspectos aflorados relativamente à configuração
interna do espaço físico, constata-se desde logo que existe um conjunto de lacunas e
deficiências estruturais internas que, por ausência de melhores soluções ergonómicas
alternativas, não têm sido colmatadas.
Por conseguinte, afigura-se considera-lo como um espaço pouco recomendável
para efeitos de preservação da integridade física dos documentos que nele são
tratados e, simultaneamente, disponibilizados para consulta.
Em primeiro lugar, importa assinalar que a existência de diversas frestas e
fissuras observadas em várias janelas e portas de acesso às áreas de depósito,
representam uma entrada livre, favorável e iminentemente “convidativa” para diversos
tipos de agentes biológicos e micro-orgânicos3; os quais se afiguram como factores
passíveis de desencadear um processo de degradação progressiva e “silenciosa” do
espólio existente.
Por outro lado, e considerando a proximidade costeira/marítima, num edifício
nestas condições, é extremamente difícil manter uma estabilidade ambiental interna
em termos de controlo rigoroso da humidade e temperatura.
Em segundo lugar, o facto de grande parte dos revestimentos internos do
edifício serem de madeira oferece igualmente uma dupla hipótese: a) combustível
(em caso de incêndio!); e, b) “ gastronómica” para os já referenciados agentes
bibliófagos – nomeadamente os que vulgo se identificam como o caruncho da madeira
da ordem Coleóptera; o mosquito da ordem Himenoptera; e as térmites da ordem
Isoptera; os quais, por acréscimo, podem estender o seu deleite à “sobremesa
documental “ contígua.
3 Poeiras, humidade, temperatura, salinidade, agentes bibliófagos, luminosidade natural, etc.
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3.2 Agentes de deterioração identificados
Os agentes biológicos que, infelizmente, apenas foi possível observar a olho nu
e de uma forma fugaz4, foram os denominados peixe-da-prata, a traça, a barata, e o
caruncho, em virtude de alguns indícios da sua acção materializada em buracos e
galerias de secção oval, e, galerias labirínticas identificadas num armário de madeira
que, nas anteriores instalações, continha, entre outros documentos, «livros de registo
de operações de tesouraria» os quais apresentavam as mesmas características de
deterioração nas lombadas5 das respectivas encadernações.
As espécies de caruncho estudadas em Portugal6 foram já localizadas em
diversas regiões do território nacional7, e, para além da sua dieta se constituir
essencialmente pelos “pratos” e “entradas” supra descriminados, o ambiente térmico
favorável para a sua reprodução exige uma temperatura acima dos 18º.
Relativamente ao peixe-da-prata, da ordem dos Tisanuros, somente as
espécies que pertencem à família dos lepismas, particularmente, o Lepisma
Saccharina, são extremamente adversos para os documentos de arquivo, na medida
em que o seu “menu” preferido integra a cola, a celulose e o amido, passível de ser
“servido” nas encadernações que aqueles adoram devorar à superfície, deixando a
sua marca com contornos irregulares e lacunas superficiais nos cantos dos papéis
carcomidos. Os estragos que provocam em documentos e livros em suporte de papel
podem ser massivos, causando perdas físicas documentais extremamente
significativas. O seu desenvolvimento é particularmente comum em habitações com
pouca luminosidade e/ou em locais pouco mexidos, em rodapés, pavimentos de
madeira e alcatifa. As fêmeas põem uma média de 50 ovos que brotam em ambientes
húmidos com temperaturas que podem variar entre os 22 e 32 º. Os estudos
desenvolvidos sobre esta espécie em Portugal indicam alguns dos locais onde os
respectivos agentes e a sua acção já foram identificados: Lisboa, Figueira da Foz,
Leiria, Bragança e Castelo de Vide – o que não significa que não possam surgir
4 Tendo em conta que, inadvertidamente, nesses instantes não tínhamos a câmara fotográfica à mão... 5 Por razões de segurança e prevenção esta documentação foi imediatamente isolada de modo a não contaminar o restante acervo. E, juntamente com outras séries e subséries documentais desprovidas de qualquer valor histórico/administrativo, a íntegra do acervo foi alvo de um processo de avaliação e selecção documental que, com o parecer técnico favorável do IAN/TT, culminou na elaboração de dois Autos de Eliminação documental. 6 O Anobium punctatum Deg., o Nicobium casteneum Oliv. e o Stegobium paniceum L. 7 Vila Real, Viseu, Mafra, Viana do Castelo, Lisboa, Porto, Braga, Figueira da Foz, Leiria, Castelo de Vide, Lamego, Évora e Bragança.
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noutros sítios. No edifício em análise apenas foi possível constatar a sua existência
através da observação de alguns espécimes já sem vida, mas ainda sem dados que
nos permitam determinar com exactidão os vestígios característicos de uma acção
massiva sobre os documentos ali existentes.
Apesar de o Arquivo Municipal da Lourinhã não possuir tipos documentais em
suporte de pergaminho, cabedal ou couro – particularmente apetecíveis para algumas
espécies de insectos – observou-se porém a presença de uma espécie que, pelo seu
aspecto fisionómico e forma de voar, especula-se serem traças. E, portanto, não há
sinais da sua acção no acervo documental existente, mas apenas da sua aparente
existência.
Por outro lado, existe uma diferente tipologia de agentes de deterioração que,
uma vez mais, face às deficiências estruturais do próprio edifício, foi possível detectar.
Desta vez, sentindo, cheirando e observando a sua acção através de certos sinais que
recorrentemente permitem entrever uma espécie de modificação ambiental no interior
das próprias áreas de depósito: os «agentes de deterioração físico-química».
A luz , como se sabe, produz um efeito de «deterioração fotoquímica» em
diversos objectos e materiais a ela mais ou menos sensíveis.
Considerando que a totalidade da documentação existente no Arquivo
Municipal da Lourinhã se apresenta em suporte de papel, importa assinalar aqui as
dificuldades persistentes face à tentativa de obviar a incidência da luz natural nas
áreas de depósito do edifício em apreço.
Tal como foi anteriormente referido no que concerne ao estado de conservação
em que se encontram as portadas de madeira da fachada exterior do edifício, e que
correspondem às diversas janelas das áreas de depósito do mesmo, acresce que as
mesmas não são herméticas mas antes constituídas por ripas paralelas dispostas de
forma oblíqua, não garantindo, portanto, uma protecção total face à luz natural
proveniente do exterior.
Considerando que o constituinte de base do papel é a celulose e que a mesma,
sob o efeito de reacções fotoquímicas desencadeadas pelo contacto com o calor e a
humidade, poderá «hidrolisar-se», não será estranho observar-se que alguns dos
documentos existentes no Arquivo Municipal revelem já uma tonalidade amarelecida
denotando uma perda progressiva da pigmentação do traçado da tinta, e,
apresentando-se, também, algo quebradiços.
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No que concerne à temperatura e humidade , tendo em conta a correlação
físico-química entre ambos os factores, e atendendo ao facto de que o edifício se situa
numa zona costeira, aquilo que se sente e observa a este respeito revela-se desde
logo ao nível dos nossos próprios e naturais indicadores biológicos; e, também, face à
existência de manchas de tonalidade escura concentradas na superfície de algumas
das paredes interiores.
Com efeito, considera-se que se os elevados índices de humidade e variação
térmica no seio do edifício em análise afectam a estabilidade orgânica/biológica dos
próprios funcionários, logo, colocarão seriamente em causa a integridade física dos
documentos ali depositados.
Para além da perda progressiva de elasticidade/maleabilidade e resistência
garantida pela coesão das fibras celulósicas, um dos efeitos que poderá ocorrer em
função de um ambiente não controlado em termos de humidade e temperatura será a
emergência de esporos de cogumelos e de reprodução de bactérias constantemente
presentes em suspensão na atmosfera, que, por conseguinte, contribuirão para a
degradação massiva do papel.
Em suma, todos os agentes de deterioração identificados, biológicos e físico-
químicos, tanto nas anteriores instalações como no actual edifício do Arquivo
Municipal da Lourinhã, traduzem bem a urgência de medidas de intervenção – em
certos casos “cirúrgicas” – na expectativa de que as mesmas não se reduzam a meros
projectos de “fundo documental de gaveta”.
3.3 Capacidade de armazenamento
Um outro aspecto que preocupa igualmente a equipa técnica do Sector de
Arquivo concerne às evidentes limitações que o edifício oferece em termos de
«capacidade de armazenamento» e espaço útil para fins de depósito, face ao
progressivo crescimento do fundo documental da CMLNH.
Para o efeito foi efectuado um levantamento métrico total das áreas de
depósito, descriminando-se nas tabelas seguintes o volume existente das principais
séries de documentais, bem como uma correspondente previsão do seu crescimento
anual.
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3.3.1 Volume total de documentação existente
Série/subsérie documental Totais em metros lineares
Proc.s Obras Particulares com Licenciamento 232
Proc.s Obras Particulares sem Licenciamento 68
Proc.s Obras Públicas/municipais (processos de concursos de obras adjudicadas e obras não-adjudicadas)
79
Proc.s de Funcionários e documentação associada 19
Documentos de despesa: contabilidade e tesouraria 246
Correspondência recebida/expedida 88
Diversos 180
Volume total do Fundo 912
Capacidade total de armazenamento 1.200 m
Área total dos 2 apartamentos em metros quadrados m ² 145 m ²
3.3.2 Previsão do crescimento anual
Crescimento anual Totais em metros lineares
Proc.s Obras Particulares com Licenciamento e sem Licenciamento
58
Proc.s Obras Públicas/municipais (processos de concursos de obras adjudicadas e obras não-adjudicadas)
30
Proc.s de Funcionários e documentação associada 3
Documentos de despesa: contabilidade e tesouraria 5
Correspondência recebida/expedida 5
Diversos 15
Total 116
Capacidade total de crescimento 288
Termo previsto para a lotação dos depósitos 2008
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Os dados supra derivam de um cálculo efectuado em Outubro de 2005, tendo
como base o volume de acumulação anual de documentos enviados para o Arquivo
por referência aos anos mais recentes.
Apesar da «capacidade total de armazenamento» ser ainda superior ao
«volume total do Fundo documental», o facto da documentação se encontrar seriada,
i.e., organizada por séries e subséries, obsta a possibilidade de algumas das áreas
de depósito acolherem mais documentos já a partir d e 2008.
Tal como se pode observar em ambas as tabelas, existem determinadas séries
que pela sua natureza e complexidade burocrática subjacente apresentam um maior
volume documental, quer em relação ao espaço físico que ocupam, quer em termos
de taxa anual de crescimento. Destacam-se a este propósito, os Processos de Obras
Particulares, bem como os Processos de Obras Públicas/Municipais – associando-se a
esta série toda a documentação conexa derivada dos processos de concursos de
projectos de obras adjudicadas e de obras não-adjudicadas.
Face a este cenário, as séries que transitaram das antigas instalações bem
como todos os processos que têm sido transferidos anualmente para o edifício em
apreço foram desde logo distribuídos em função da sua taxa anual de crescimento.
Importa também relembrar que não tendo sido um espaço originalmente
projectado para efeitos de Arquivo, presume-se que a estrutura do edificado aqui
reflectido não terá sido preparada para suportar o peso de um depósito de
documentos com evidentes “problemas de obesidade documental” – i.e. com uma
tendência “patológica” para aumentar.
Apesar de terem sido já concretizados dois Autos de Eliminação documental
que contribuíram significativamente para a redução do volume total do acervo, o
aumento da produção de informação em suporte de papel é uma realidade muitas
vezes difícil de contornar. Para este facto influem, entre outros aspectos, o aumento
do número de funcionários nas organizações dos dias de hoje, os contactos
interinstitucionais inerentes às suas actividades, o acesso ao conhecimento e à
escolarização a par da expansão da cultura escrita, bem como a quantidade de
serviços prestados às populações. Se considerarmos que todos estes factores se
materializam muitas vezes em documentos de arquivo não raro duplicados, será óbvio
o paralelismo de causa-efeito que se estabelece entre aqueles e a quantidade de
documentação acumulada nos arquivos do presente.
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Acrescem ainda os constrangimentos legais existentes em termos de prazos
para a eliminação de determinadas séries documentais8, bem como produção de
legislação sobre a permanência e conservação de certos documentos e registos em
suporte digital, certificação de entidades e assinaturas digitais.
4. Propostas de intervenção e medidas de prevenção em curso
Tendo em conta a localização geográfica do edifício em análise, um dos
problemas centrais que desde logo se procurou minimizar foi a questão da humidade
pelo que, inicialmente, se propôs a aquisição de dois desumidificadores – um para
cada apartamento.
Adquiridos os referidos aparelhos, foram os mesmos colocados junto às janelas
das áreas de depósito que contêm documentação de maior valor histórico/patrimonial,
no sentido de procurar estabilizar os níveis de humidade entre 40 e 55%, tal como
sugerem as normas para o efeito.
Todavia, face à configuração interna dos apartamentos a eficácia daqueles
aparelhos nunca iria surtir os efeitos desejados em termos de alcance e estabilização
da área total do edifício. Deste modo, foram posteriormente adquiridos mais quatro
desumidificadores, distribuindo-se os mesmos por espaços intermédios, tendo ficado
quatro divisões, correspondentes a dois “quartos” de cada uma das áreas de depósito
(A1 e A2), sem aparelho permanente.
O tipo de desumidificadores escolhido possui um dispositivo de regulação
digital que também permite fornecer informações acerca da temperatura do local em
que o mesmo aparelho se encontra a funcionar. Pese embora a estabilização total seja
difícil – se não mesmo impossível – alcançar face à ausência de um sistema de
ventilação integrado, e pelo facto de os desumidificadores adquiridos serem de cariz
“doméstico”.
Deste modo, e sem grandes surpresas, aquilo que se constatou logo na
primeira utilização destes equipamentos foram os elevados níveis de humidade
existentes: 80% de humidade relativa persistente nas primeiras duas semanas.
Contudo, com a ininterrupta utilização dos mesmos foi possível reduzir-se
paulatinamente a humidade relativa para uma média de valores que oscila hoje entre
45% e os 55%, mas apenas em três das cinco divisões das referidas A1 e A2 em que
os mesmos se encontram a operar.
8 Vide Portaria 412 de 17 de Abril de 2001, I SRIE-B.
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Se inicialmente se optou por “roda-los de quarto em quarto” com o intuito de
tentar desumidificar diferentes divisões das áreas de depósito, posteriormente
verificou-se que aquele não será um método muito eficaz, pois obtendo-se uma
estabilização relativa num determinado espaço a mesma fica imediatamente em
“xeque” a partir do momento em que os aparelhos são mudados de sítio, tendo em
conta a capacidade de alcance dos mesmos.
Por conseguinte, foram posteriormente adquiridos mais cinco
desumidificadores no sentido de se procurar a estabilização e controlo da variação de
humidade com resultados mais satisfatórios.
Todavia, uma das dificuldades que subsiste diz respeito à deficiente ventilação
do próprio edifício face à ausência de um sistema apropriado para colmatar esta
lacuna, a qual, do ponto de vista estrutural, não ocorreria se estivéssemos num edifício
projectado para servir de arquivo com “A”.
Numa múltipla tentativa de, por um lado, garantir uma melhor circulação de ar
e acesso aos documentos; obter mais espaço para integração de novos módulos de
estantes; ganhar mais mobilidade no seio das próprias instalações; e, por outro lado,
no sentido de evitar o excesso de revestimentos em madeira9 pelos inconvenientes e
perigos já abordados, decidiu-se, retirar todas as portas de madeira existentes, com
excepção das portas das cozinhas, casas-de-banho e marquises.
9 Reitere-se a tentativa de procurar minimizar os potenciais perigos inerentes à existência de materiais combustíveis, como é o caso da madeira.
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Uma outra medida adoptada,
prende-se com a rotina de limpeza
tradicionalmente praticada em todas as
áreas do edifício. O chão era lavado com
uma esfregona embebida em diversos
produtos de limpeza aromáticos diluídos
num balde de água. Ora, se uma das
primeiras medidas foi justamente a
implementação de aparelhos de controlo e absorção do excesso de humidade
existente, não faria muito sentido manter aquela rotina de limpeza na medida em que a
primeira é precisamente a antítese da
última. Pelo que, se propôs que a limpeza
de todas as áreas de depósito10 se fizesse
exclusivamente através de aspiração.
Nesse sentido, foi adquirido um
aspirador com depósito de água e filtro
integrados de modo a que as poeiras bem
como todo o lixo aspirado ficassem
imediatamente retidos nesse mesmo recipiente.
A proposta de aquisição de estantes
metálicas com bastidores suplementares
para todos os níveis de prateleiras, de modo
a evitar que as unidades de instalação dos
documentos ficassem em contacto directo
com a parede, impôs-se como uma medida
igualmente pertinente a adoptar, tendo em
conta o estado em que se encontram as
paredes e o soalho do respectivo edifício. As
prateleiras inferiores foram colocadas a uma
distância superior a 10 cm do chão e ligeiramente acima dos rodapés (em madeira),
face ao risco de inundações e/ou de eventuais ataques de térmites e/ou do caruncho.
10 As quais, sublinhe-se, são precisamente aquelas em que o chão é totalmente revestido com tacos de madeira (soltos).
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Relativamente à protecção do
edifício face à entrada de poeiras e de
alguns dos agentes de deterioração
aflorados no decurso do presente
(con-)texto, procedeu-se ao fechamento
permanente das portadas exteriores de
madeira por forma a reduzir a incidência
directa de luz natural nas áreas de depósito,
minimizando-se assim os previsíveis efeitos
de degradação fotoquímica sobre os documentos. No mesmo sentido, foram
calafetados os fumeiros das chaminés
das cozinhas, nas quais tinham sido
observados dejectos de pássaros bem
como um destes espécimes morto e em
avançado estado de decomposição junto
a algumas unidades documentais.
A despeito de não se verificarem
sinais que indiciem a acção de uma eventual peste bibliófaga desencadeada por
alguns dos agentes identificados no item 3.2 do presente, propõe-se desde já a
aquisição de «armadilhas» próprias para a
captura dos respectivos espécimes, como
medida cautelar.
A higienização regular das áreas de
depósito, em termos de limpeza das
estantes e depuração dos documentos11,
bem como a substituição de uma grande
quantidade de caixas e capas de
processos12 a par da extracção de elementos acessórios aos documentos,
nomeadamente, clipes e agrafos13, representam um pequeno conjunto de medidas
profiláticas que importa também aqui salientar.
11 Esta operação é cumprida com o recurso a trinchas de cerda de pelo macio ref.ª 360, especificamente adquiridas para o efeito, de modo a não danificar os documentos e a sua pigmentação. 12 Relativamente a esta operação foram contabilizados 790 capas e 948 caixas substituídas entre Outubro de 2006 e Setembro de 2007. Não esquecendo que anteriormente a este registo foram substituídas uma grande quantidade de unidades de instalação não quantificadas.
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Atendendo ao facto de os materiais existentes serem naturalmente inflamáveis
e susceptíveis de alimentar um imprevisível incêndio, foi apresentada uma proposta14
de cooperação entre o Sector de Arquivo Municipal e os Bombeiros Voluntários da
Lourinhã, com o intuito de se desenvolver um «Sistema de Segurança» para o edifício
em apreço. Esta medida reveste-se de particular urgência tendo em conta as
características estruturais do próprio edifício e a sinuosidade inerente à sua
configuração interna.
No sentido de procurar contornar as limitações físicas de armazenamento
afloradas no item 3.3 do presente texto, foi apresentada uma solução15 “provisória”
que passa pela extensão das áreas de depósito do Arquivo Municipal a um
compartimento do piso térreo pertencente ao respectivo edifício.
Em suma, apesar dos diversos obstáculos e constrangimentos ergonómicos
expostos, a equipa do Arquivo Municipal da Lourinhã revela uma forte dedicação e
empenho que se exprime na qualidade de resposta dos serviços prestados. Sublinhe-
se o rigor, zelo e celeridade quer em relação aos serviços de pesquisa,
atendimento/consulta e empréstimo de documentos, quer em termos de controlo e
manutenção de muitas das medidas de «conservação preventiva» supra referidas.
Destaque-se, ainda, a este propósito, a preciosa colaboração da solícita funcionária da
CMLNH que, semanalmente, garante a limpeza e higienização geral do edifício em
apreço, com iniludível profissionalismo – Lúcia Carolina Henriques Alfaiate.
4.1 Subsídios para um projecto de construção de um novo edifício
Uma das hipóteses ideais para resolver a maior parte, se não mesmo a
totalidade, das deficiências estruturais/ergonómicas do edificado em análise passa
pela construção de um novo edifício destinado a cumprir exclusivamente a função de
Arquivo Municipal, tendo em conta as especificidades inerentes às suas funções.
Pois, se, por um lado, se pretende dignificar a sua missão de conservação e
gestão documental, por outro, ambiciona-se dar visibilidade e promover a sua vertente
cultural que se traduzirá na divulgação dos seus “tesouros” – não esquecendo,
13 Face ao efeito de degradação provocado pela ferruginosidade associada aos mesmos, propôs-se também a todos os serviços a substituição dos primeiros por congéneres plastificados, desde a fase de arquivo corrente, i.e., no início da tramitação dos processos. 14 Vide cópia da Informação 157/2006, em anexo. 15 Vide cópia (sem despacho) da Informação 93/2007, em anexo.
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também, que o actual edifício apresenta já evidentes limitações em termos de
capacidade de depósito e mobilidade no seu interior.
A possibilidade de apresentação de uma candidatura ao Programa de Apoio à
Rede de Arquivos Municipais (PARAM), o qual financiaria o projecto de construção de
um novo edifício em 50% foi, todavia, frustrada pela resposta do organismo
responsável pela avaliação e acompanhamento daquele tipo de projectos16.
Não obstante, poder-se-á procurar outras hipóteses de financiamento para o
ambicionado projecto, pelo que se sugere que o Gabinete de Fundos Estruturais e
Actividades Económicas da CMLNH faculte o seu apoio nesta matéria.
Por antecipação, elaborou-se um conjunto de tópicos que se convencionou
denominar por «Critérios técnicos/arquivísticos para a concepção das futuras
instalações do Arquivo Municipal da Lourinhã», com base na bibliografia consultada
para o presente trabalho.
A este propósito, recorde-se que, em Abril de 2005 foram efectuados alguns
contactos com um gabinete de projectos exterior à instituição, integrando-se desde
logo o responsável técnico pelo Arquivo o qual, na primeira e única reunião cumprida
para o efeito (2005-04-19), apresentou um dossier temático sobre «Construção de
Edifícios para Arquivos»17.
A metodologia adoptada representa uma hierarquia esquemática de aspectos
fundamentais que se considera dever serem tomados em linha de conta no diálogo
inicial com projectistas, arquitectos e engenheiros eventualmente incumbidos de levar
a bom porto essa obra por nós “idealizada”18, a saber:
1. Localização – zona húmida
2. Tipo de edifício a construir : adaptado, de raiz, multifuncional, ou exclusivo
para Arquivo (?)
3. Com candidatura ao PARAM: n.a.
16 Vide cópia do Ofício, em anexo. 17 O referido dossier, especificamente elaborado para aquele fim, e, subsequentemente oferecido ao projectista representante daquele gabinete, contém toda a recolha bibliográfica e informação técnica/arquivística aqui desenvolvida, e, considerada útil para estabelecer uma linguagem comum entre arquivistas, desenhadores/projectistas, arquitectos e engenheiros a envolver no potencial projecto. 18 Que, na pior das hipóteses, não passará apenas de um sonho...mas, sem excesso de melancolia pois que o apoio das chefias e a vontade política já se revelaram sensíveis a este mesmo projecto, vislumbrando-se, portanto, uma luz para o fundo do AMLNH...
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4. Factores ambientais externos – ver Normais Climatológicas para a zona.
41. Níveis de humidade e variações de temperatura;
4.2 Salinidade, ventos e poeiras;
4.3 Condições do terreno (leito de Cheia?);
4.4 Em piso térreo ou em pisos superiores – nunca em pisos subterrâneos (?).
5. Estrutura do edifício, materiais e equipamentos
5.1 Paredes espessas (cores claras) e com um bom isolamento térmico;
5.2 Revestimentos internos isentos de composição química poluente e de
fontes de «formaldeído», e, resistentes ao fogo;
5.3 Fachada revestida com substância repelente de água;
5.4 Fundações resistentes à humidade e à invasão de térmitas e fungos;
5.5 O revestimento interior dos pisos deverá ser do tipo cerâmico, para facilitar
a aspiração de poeiras acumuladas e obviar a reprodução de agentes
biológicos de deterioração;
5.6 Evitar extensas superfícies de vidro por causa do efeito de estufa e das
variações climáticas;
5.7 Fachada de entrada, se possível, contra Norte e Oeste para obstar os
ventos marinhos, a humidade/salinidade e poeiras.
6. Configuração interna do edifício
6.1 A(s) área de depósito
- Ampla(s) e isolada(s) dos demais circuitos e áreas de actividades internas do
edifício, i.e. com acesso restrito e independente através de corredores e/ou de
elevadores monta-cargas;
- Localizada num nível inferior, ocupando 60% do total do espaço físico do
edifício;
- Sem janelas – apenas com luminosidade artificial;
- Sistema de climatização/ventilação, que garanta uma HR de 40% - 50%, e
uma temperatura de 18,3º - 21,1º C;
- Portas e corredores de corta-fogo;
- Colectores de drenagem de águas pluviais nas suas imediações.
6.2 Área destinada ao público
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- 25% da superfície edificada, com equipamentos especiais destinados ao
acesso a deficientes motores;
- Balcão de informação e atendimento;
6.3 Serviço de reprodução de documentos;
6.4 Sala de consulta;
6.5 Sala de exposições sem iluminação natural;
6.6 WC´s.
6.7 Áreas de trabalho e tratamento técnico
- 15% da área total do edifício;
- Sala de recepção e triagem, higienização e desinfestação de documentos;
- Sala de registo, digitalização, classificação, catalogação e indexação;
- Sala de reuniões.
Conclusão
Em jeito de conclusão, valerá apenas acrescentar ainda que a despeito das
medidas de intervenção em curso no domínio da «conservação preventiva», é
iniludível a urgência de um novo edifício para o Arquivo Municipal da Lourinhã. Pelo
que se sugere que sejam desde já efectuadas todas as diligências necessárias no
sentido de, por um lado, se proceder à avaliação dos terrenos pertencentes à CMLNH,
potencialmente disponíveis para a execução da obra inerente a este projecto, e, por
outro lado, calcular-se todos os meios técnicos e recursos financeiros necessários a
afectar ao mesmo.
Por fim, aguarda-se que o ambicionado projecto seja formal e politicamente
assumido pelo executivo em funções, sem delongas19, i.e. como item premente e
inadiável das Grandes Opções do Plano. Não esquecendo que o mesmo se deverá
materializar em consonância com os critérios técnicos supra expostos.
19 Tendo em conta que esta constitui apenas uma fase embrionária de um tipo de processos que são tradicionalmente morosos e sujeitos a recorrentes dilações.
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Diagnóstico ao Edifício do Arquivo Municipal Edição: 1/07 Data: 07/12/07 Autor: SAM
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Anexos
1. Proposta de cooperação com os Bombeiros Voluntários da LNH.
(Informação nº 157/2006).
2. Proposta de Ampliação das Áreas de depósito do actual Edifício
(Informação nº 93/2007)
3. Cópia do Ofício enviado ao IAN/TT para candidatura ao PARAM
e da resposta ao mesmo.