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Dimensionamento da Força de Trabalho no Setor Público: Desafios e Modelos

Fabio Cammarota

Maio / 2014

• A diversidade de perfis e ambientes de trabalho

• A insuficiência de métodos e de padronização

• Experiências de campo - entidades públicas (processos e práticas)

• Oportunidades e cuidados para o dimensionamento

• Os cuidados técnicos necessários à customização

Dimensionamento da Força de Trabalho/ Fórum RH 2014

• A diversidade

• A insuficiência de métodos

• Experiências de campo

• Oportunidades e cuidados

• Os cuidados técnicos

1. Breve Alinhamento Conceitual

2. Gestão para Resultados, Modelagem Organizacional e o DFT

3. Algumas Experiências - Instituto Publix

4. Dificuldades, Cuidados e Oportunidades

Programa

DFT Breve Alinhamento Conceitual

Dimensionar é planejar as necessidades de

recursos humanos a longo/médio/curto

prazos para atender às exigências e aos

objetivos do órgão, entidade ou empresa*

* Conceituação Instituto Publix

Estimar o quadro ideal de pessoal de uma

organização, de uma área ou que efetuam

determinado processo de trabalho, incluindo

a definição das competências requeridas de

forma a contribuir para o alcance das metas e

o sucesso organizacional*

* Conceituação Instituto Publix

DFT / Inercial • “Automático” • Vacâncias previsíveis no período

DFT / Projeção Ideal • Perspectivas futuras • Comparativos (benchmarking)

Possíveis

Tecnologias

• Algoritmos Matemáticos

• Tempos e Movimentos

• Mapeamento de Processos

• Analise Quali X Quanti

• Referências Consagradas

• etc

4. VISITA IN LOCO

1. MOBILIZAÇÃO

2. INFORMAÇÕES

5. EXECUÇÃO

DO DFT 3. DEFINIÇÃO DO MÉTODO

Lançamento do Projeto

Quantitativas & Qualitativas

Contextualização Cálculos e Oportunidades

Compartilhada

Considera a Cultura, Maturidade e Prontidão

DFT Projeto Genérico de Implementação

Quadro

Identificação

de Gargalos

Adequação

da estrutura

Alinhamento

estratégico

Alcance

das metas

Encadeamento Lógico

Quadro

Identificação

de Gargalos

Adequação

da estrutura

Alinhamento

estratégico

Alcance

das metas

Encadeamento Lógico

Gestão Matricial para Resultados®

DFT E a Gestão para Resultados

Gestão Matricial para Resultados®

Alinhamento de

Pessoas:

Prontidão

Quantitativa e

Qualitativa

DFT E a Gestão para Resultados

DFT E a Modelagem Organizacional

Elementos da Arquitetura

Organizacional Impactam

Decisivamente as

Premissas e os

Parâmetros do DFT

Estratégia (Gestão para Resultados)

Modelagem

Organizacional DFT

Princípio da

Congruência* Nadler, Tushman

Quanto maior o grau de congruência ou alinhamento dos

vários componentes da arquitetura organizacional, maior é o desempenho da organização

DFT + Gestão para Resultados +

Modelagem Organizacional

Dimensionamento da Força de Trabalho

Parâmetros e

Referências

Consagrados

Oportunidades Analise

Contextual

Parâmetros e Referências Consagrados

• MS/ANVISA - RDC Nº 7 2010

• MS PORTARIAS:

Nº 1.101/02 2002

Nº 3.432/98

Nº 1.016/93

• RESOLUÇÃO COFEN Nº293/2004

• CFM - RESOLUÇÃO nº 1.363/93

• CFM - RESOLUÇÃO CFM nº 1451/95

Área Fórmula de Cálculo

Assistencial

Ambulatório: N° de médicos = (n° de consultas-dia x hora-assistencial x dias da semana)

/ jornada semanal

Pronto socorro: N° de médicos = (n° de consultas-dia x horas-assistencial x 7 dias x IST)

/ Jornada semanal

Enfermaria: N° de médicos = (n° de leitos x hora-assistencial x n° de turnos plantão /

jornada semanal

Apoio Diagnóstico e Terapêutico

Raio X: N° médicos radiologistas = (n° de exames-dia x hora-assistencial x dias da

semana) / jornada semanal

Endoscopia Digestiva: N° médicos = (n° de exames-dia x hora-assistencial x dias da

Eletrocardiograma: N° técnicos= (n° exames-dia x hora assistencial x dias da semana) /

jornada semanal

N° médicos hemoterapêutas = (n° transfusões-dia x hora assistencial x dias da semana) /

jornada semanal

Apoio Técnico

Psicologia Hospitalar: N° psicólogos = (n° consultas-dia x hora-assistencial x dias da

Serviço Social: N° assistentes sociais = (n° atendimentos-dia x hora-assistencial x dias

da semana) / jornada semanal

Serviço de Arquivo Médico: N° pessoal apoio administrativo = [(n° pacientes-dia

hospitalar + n° pacientes-dia ambulatorial) x hora-técnica x dias da semana] / jornada

semanal

Administrativa

N° motoristas = (n° ambulâncias x n° horas disponíveis das ambulâncias x dias da

Lavanderia: N° oficiais de serviço de manutenção = (Kg de roupa-dia x 0,2) / 60

Parâmetros e Referências Consagrados

INDÍCE DE SEGURANÇA TÉCNICO

Acrescido ao quantitativo dimensionado visando a corrigir as lacunas provenientes

das ausências regulamentadas ou não

• Taxa de absenteísmo por faltas: 4,5%

• Taxa de absenteísmo por licença - maternidade: 0,8%

• Taxa de absenteísmo por férias e feriados: 12,7%

• Taxa de absenteísmo para educação continuada: 2,0%

• Licença-prêmio: 5,0%

IST Global = 1,30%

1. Reunião de abertura do trabalho

2. Visita guiada

3. Levantamento e análise dos indicadores hospitalares

4. Levantamento e análise dos indicadores da força de trabalho

5. Análise comparativa: FT dimensionada e FT real

6. Calibração, Apresentação e Relatório final

Analise Contextual

HOSPITAL

CORPO CLÍNICO CORPO DE

ENFERMAGEM SADT ADMINISTRATIVO

ENSINO & PESQUISA

Lógica de Abrangência

Hospital Regional de

Tucuruí

Hospital Regional de

Conceição do

Araguaia

Hospital Regional

de Salinópolis

Hospital Regional

de Cametá

Atividade Tipo Dim. (a) Real (b)* Diferença

(a – b)

Equipe Médica 109 115 -6

Equipe de Enfermagem

Enfermeiros 75 89 -14

Técnicos de

Enfermagem 288 339 -51

Diagnóstico

Terapêutico 72 30 42

Apoio Técnico 79 53 26

Exemplificação de Resultados

Equipe Enfermagem

Outros Equipe Médica Equipe Apoio

Composição da força de trabalho segmentada por equipe de atendimento

• Divergências entre o

banco de dados Nível

Central e Unidade

386; 74%

110; 21%

22; 4% 6; 1%

Composição da força de trabalho segmentada por vínculo empregatício

EFETIVO

TERCEIRIZADO

CONTRATO TEMPORARIO

NAO ESTAVEL

• Grande quantidade de

colaboradores

terceirizados

• Elevada média

de idade para

colaboradores 17% 19%

47% 47%

32% 32% 28%

25% 20%

8% 9% 6%

0% 0% 0%

Equipe Apoio Equipe Enfermagem Outros Equipe Médica

Distribuição percentual da força de trabalho segmentada por faixas de idade

De 19 a 30 anos De 31 a 40 anos De 41 a 50 anos

De 51 a 60 anos Mais de 61 anos (vazio)

Readequação da Força Revisão dos Métodos e

Processos Acordos Tácitos

Plantões Extras para Complemento de

Remuneração

Fragilidade dos Vínculos Trabalhistas

Fragilidade nos Sistemas de Controles

Gerenciais

Principais Desafios

Dimensionamento da Força de Trabalho

Caso 1 - Área Administrativa

• Dificuldades

• Modelo

• Resultados

Caso 2 - Área Finalística

• Dificuldades

• Modelo

• Resultados

Área Administrativa

Método: identificação dos produtos gerados em cada posto de trabalho e o

respectivo tempo gasto na realização destes produtos.

Normal

8 horas por dia

1760 horas 5 dias por semana

4 semanas por mês

11 meses por ano

Sobrecarga

8 horas por dia

2340 horas 6 dias por semana

4 semanas por mês

12 meses por ano

1 - Total de horas de trabalho no ano por empregado (normal)

2 - Total de horas possíveis de se trabalhar no ano por empregado (sobrecarga)

POSTO DE TRABALHO: TURNO: 8 HORAS

UNIDADE:

EMPREGO:

H OR A S/ D IA H OR A S/ M ÊS H OR A S/ A N ON º

EM P R EGA D OS

H OR A S/ A N O -

H OR A S/ A N O/ EM P R EGA D O -

DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO

PR OC ESSOS P R OD UT OSC OM P LEXID A D E (*) -

1, 2 o u 3

QUA N T ID A D E

COM PLEXIDADE 1 : EXPERIÊNCIA NÍVEL BÁSICO / simples execução

COM PLEXIDADE 2: EXPERIÊNCIA NÍVEL INTERM EDIÁRIO/ execução + análise (processo conhecido)

COM PLEXIDADE 3: EXPERIÊNCIA NÍVEL SÊNIOR (realiza análise + escolhe métodos + execução)

H OR A S/

co nversão

3 - Total de horas realmente necessárias para a realização de

trabalhos no ano por empregado

POSTO DE TRABALHO: CARGOS E SALÁRIOS – ANALISTA TURNO: 8 HORAS

UNIDADE: USRH – Unidade Serviços Recursos Humanos HORAS/ ANO: 1760

EMPREGO: ADMINISTRADOR/ ANALISTA RH/ ANALISTA PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

H OR A S/

EM P R EGA D OS

HORAS/ ANO

conversão

SUBSÍDIOS PARA RECLAMATÓRIAS TRABALHISTAS – USJU 2 ou 3 18 4 3 respostas/mês 216

CÁLCULO REINTEGRAÇÃO 3 0,5 4 média 1 implant./mês 6

RELATÓRIOS/ INFORMAÇÕES P/ UNIDADES E EMPREGADOS 2 20 4 240

CONFECÇÃO DE DECLARAÇÕES 2 10 4 5 declarações/mês 120

IMPLANTAÇÃO EQUIPARAÇÕES SALARIAIS 2 1 4 média 1 implant./mês 12

ANÁLISE E PARECER DE PROVÁVEIS PARADIGMAS EM MOVIMENTAÇÕES 3 12 4 15'/cada - 50/mês 144

IMPLANTAÇÃO NO SISTEMA DE AQLS (2 SISTEMAS: GRH + FATOR) 2 8 4 10'/ cada - 50/mês 96

CONFECÇÃO E CONTROLE DE ART CARGO/ FUNÇÃO 1 7 4 30'/cada - média 10/mês 84

IMPLANTAÇÃO NO SISTEMA DE RESOLUÇÕES DE DIRETORIA 2 15 4 média 70/mês - 15'/cada 180

RELATÓRIOS PARA DECISÕES GERENCIAIS 3 330 4 50% tempo/mês 3960

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 3 8 4 1 dia/ ano 8

SIMULAÇÕES REIVINDICAÇÕES, ACTS/ PPR 3 80 4 2semanas/ano 80

REALIZAÇÃO DE PESQUISA SALARIAL 3 840 4 1/ano 840

PARTICIPAÇÃO DE PESQUISA SALARIAL EXTERNA 3 200 4 5 pesquisas/ano / 5 dias cada 200

PROCESSOS/ APRESENTAÇÕES PARA DECISÕES DE DIRETORIA 3 30 4 15% tempo/mês 360

REVISÃO PROCESSO AVALIAÇÃO DESEMPENHO 3 240 4 2 semanas/ano 240

IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DESEMPENHO 3 80 4 2 semanas/ano 80

TREINAMENTO PARA MULTIPLICADORES/ EMPREGADOS 2 360 4 3 semanas treinamento/ pessoa 360

CONTROLE/ SUPORTE PROCESSO AVALIAÇÃO DESEMPENHO 2 220 4 suporte 1/2 dia - 2 meses 220

PROGRESSÃO SALARIAL 3 80 4 2 semanas/ano 80

ADEQUAÇÕES NO PLANO DE CARREIRAS/ REVISÃO 3 440 42 meses/ pessoas/

revisão a cada 3 anos440

GESTÃO DO PLANO DE CARGOS (Implantação e Manutenção) 3 1420 4Implantação-6 meses

Manut.-1mês/ano1420

PROMOÇÕES VERTICAIS 3 220 4 1mês/ano - 3 pessoas 220

REMUNERAÇÃO VARIÁVEL (acompanhamento trimestral - indicadores e metas) 3 220 4 220

SIMULAÇÃO DESIGNAÇÃO GERENCIAL (QUADRO+MINUTA) 2 7 4 média 40/ mês 84

Controle/ conferência mensal - vagas ocupadas e vagas abertas 3 1 4 12

Conferência dados gerenciais para TC - mensal 3 1 4 12

Envio dados gerenciais para TC - semestral 3 4 4 2vez/ano 4

Levantamento novas demandas para Planejamento 3 40 4 média 1h/dia = 20 dias/ 2meses 40

Envio de dados e relatórios para outras entidades (Fundação, Casa Civil,

Unidades)3 8 4 1dia/mês 96

Relatório de custos (envio para Oscar) 3 1 4 1h/mês 12

Relatório de movimentações para Rose- USRH e Januário-USCT 2 0,5 4 30'/ mês 6

Conferência de Movimentações: Sindicatos, Insalubridade, Periculosidade,

Escolaridade,etc3 4 4 4h/ mês 48

Solicitação de implantação manual de posição/ nível/ step 2 0,5 4 30'/ mês 6

Resposta de Ofícios externos (solicitação de vaga, transferência, etc...)

Resposta de Sistemas Corporativos (Ouvidoria)

Conferência SIS/ Balanço Social 3 1 4 1h/mês 12

Conferência nº empregados por carreira para Diretoria 3 1 4 1h/mês 12

Autorização de suprimentos de reintegrados/ mandados de segurança 3 1 4 2 reintegrados/mês 12

Controle aposentados por invalidez 3 1 4 1h/mês 12

Controle Admitidos e Demitidos/ Mês 3 1 4 1h/mês 12

Conferência e assinatura de material do Concurso Público para TC 2 2 4 2h/mês 24

Controle quadro de vagas de aprendizes 3 2 4 2h/mês 24

Conferência de auditoria da folha de pagamento/ mensal 3 2 4 2h/mês 24

Previsão de admissões para ano seguinte para VA, exames (periódicos,

admissionais, demissionais), VT, Kit Natal.3 8 4 8h/ano 8

Orientação à Unidades - assuntos diversos 3 20 4 1h/dia=20h/mês 240

Dimensionamento do Quadro de Pessoal - Implantação 3 1200 4 6 meses 1200

Dimensionamento do Quadro de Pessoal - Manutenção 3 40 4 1semana/mês 480

HORAS/ ANO 11.768,00

Nº EM PREGADOS P/ ATIVIDADES 6,69

20resp/mês - 2h/cada 48040 4

COM PLEXIDADE 1 : EXPERIÊNCIA NÍVEL BÁSICO / simples execução

COM PLEXIDADE 2: EXPERIÊNCIA NÍVEL INTERM EDIÁRIO/ execução + análise (processo conhecido)

COM PLEXIDADE 3: EXPERIÊNCIA NÍVEL SÊNIOR (realiza análise + escolhe métodos + execução)

DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO

C OM P LE

XID A D E

P R OD UT OS

PR OC ES

QUA N T ID A D E

rios (

rios -

.Quadro

Demandas Futuras

Horas/Ano = 11.768 Número De Empregados Necessários = 6,69

+ Demandas Atuais

Área Quantidade Atual Quantidade Proposta

Cargos e Salários 4 6

Concurso 4 6

Medicina no Trabalho 6 7

Segurança no Trabalho 21 43

Serviço Social 9 17

Administração de Pessoal 16 18

Desenvolvimento e Treinamento 58 72

Total 118 157

4. VISITA IN LOCO

1. MOBILIZAÇÃO

2. INFORMAÇÕES

5. EXECUÇÃO

DO DFT 3. DEFINIÇÃO DO MÉTODO

Falta de Comprometimento

Falta de Informações, Confiabilidade

Resistência, Corporativismo

Validação e Extrapolação de Escopo

Desafios “Logísticos”

Inexistência de Parâmetros

DFT Dificuldades, Cuidados e

Oportunidades

Grato, Fabio Cammarota

Referências

• CAMMAROTA, Fabio. Alinhamento da estrutura organizacional: o caso da SANEPAR. CONSAD, 2012

• Polet, R. e Nomden, K. (1996) Employment in the Public Administrations of the EU Member States, European Institute of Public Administration, Maastricht.

• OECD/ PUMA/HRM (2002)7. Highlights of Public Sector Pay and Employment Trends–2002 update. Modernisation Review – The HRM Perspective. Human Resources Management (HRM) Working Party Meeting, OECD Headquarters, Paris, 7-8 October 2002. Disponível em: http://www.olis.oecd.org/olis/2002doc.nsf/LinkTo/PUMA-HRM(2002)7.

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