Documentação e Arquivo

Professor – Francisco Carlos

Conceito

Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas” (Paes, 1986, p. 4).

Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizado ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por seus sucessores para efeitos futuros”. (Sólon Buck -arquivista dos EUA).

Finalidade principal

Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/ pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da História.

Funções básicas

Guarda

Conservação

Disponibilizar e

Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos mesmos.

Classificação do Arquivo Quanto a Idade

Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com freqüência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário.

Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com mais tanta freqüência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.

OBS: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentos deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos).

Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide esquema mnemônico no 2, abaixo):

Corrente tramita (consulta freqüente)Intermediário transitoriedade (consulta não-frequente)Permanente preservados sempre (matéria-prima da história)

Classificação Quanto a Extensão

Arquivos correntes – devem estar localizados junto aos órgãos produtores(nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos (os administradores).

Arquivos intermediários – devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata.

Arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.

Transferência e recolhimento Quando um documento passa do arquivo

corrente para o intermediário, dizemos que houve uma transferência de documentos.

Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos

Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou centrais (continuação da idade corrente) 5 a 10 anos- Intermediários 20 anos permanentes - a tempo de existência do documento, e não de sua guarda)25 ou 30 anos, a contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite.

Valoração dos documentos

Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação.

Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação.

Arquivo corrente – valor primário Arquivo intermediário – valor primário Arquivo permanente – valor secundário

Classificação dos arquivosQuanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em:PúblicosPrivados

Exemplos de arquivos públicos:Arquivo Nacional (Federal);Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.

Exemplos de arquivos privados:Arquivos pessoaisArquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.)Arquivos comerciais de empresas), entre outros.

Entidades mantenedoras

Toda organização possui suas próprias características. De acordo com elas, os arquivos gerado podem ser:

Públicos – em âmbitos Federal, estadual ou Municipal.

Institucionais – escolas, igrejas, associações, entidades sem fins lucrativos;

Comerciais – corporações, firmas;

Familiares ou Pessoais.

Extensão de sua atuação (abrangência)

Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores; descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos setoriais podem descartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual.

Centrais ou gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma instituição.

Arquivos especais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos.

Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.

Especializados – custodiam documentos procedentes da Natureza dos documentos

experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como “arquivos técnicos”.

Exs: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares etc.

Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os

seus diversos suportes: Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.

Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.

Exemplos: mapas, plantas e perfis.

Iconográficos – documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras

(litografias), cartazes, cartões postais, estampas, fiapositivos (slides), partituras.

Filmográficos – documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. Sonoros – documentos com registros fonográficos. Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.

Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.

Informático – documentos ligados ao computador. Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.

Classificação dos documentos

Introdução

Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificá-los de acordo com:

O gênero;

A espécie;

A natureza do assunto.

Tipos de arquivamento

Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico – mapas, plantas).

Obs: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.

Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso. São mais econômicos e ocupam menor espaço.

Natureza do assunto

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:

Ostendivos ou ordinários – qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição).

Sigilosos – tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.

Fases básicasProdução – Os documentos são criados em razão

das atividades especificas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a ser manusseado, facilitando o controle da massa documental.

Utilização – Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

Destinação de documentos – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados

CorrespondênciasDefinição De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a

comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida 9ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

Protocolo Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de

protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo:

Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registros, distribuição e movimentação dos documentos e curso.

Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. Livro de registro de documento recebidos e/ou expedidos.

O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: Recebimento e classificação; Registro e movimentação.

Gestão de documentos Definição De acordo com o art. 3º da no Lei 8.159/1991, gestão de

documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, viando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto,ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “correntes e intermediária”.

Objetivo Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração,

manutenção e destinação de documentos (de forma racional, econômica).

Princípios arquivísticos Além do princípio da Proveniência, existem outros

princípios da Arquivologia. Destacaremos, de forma resumida, os mais importantes, que são:

Princípio da organicidade –as relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais.

Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção.

Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devm ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não-autorizada ou acréscimo indevido.

Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.

Instrumentos de pesquisaGuia Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização

dos fundos integrantes do acervo de um arquivo permanente. È o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia da aos pesquisadores uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos.

Inventário As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas

divisões são identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico).

O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve ser o 1º instrumento a ser criado para os fundos dos arquivos e provados. O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.

Arranjo Na organização de “ arquivos permanentes”,

significa ordenar os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries.

As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras compreendem a análise documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras.

O princípio a proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é considerado a base da arquivística).

Fundo

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.Um fundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade.

Catálogo Criado segundo um critério temático, cronológico,

onomástico ou geográfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analítica.

Repertório Descreve, detalhadamente, documentos previamente

selecionados, pertecente a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou não de documento específico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério cronológico.

Conservação e restauração de documentos Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada.Principais operações de conservação Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras. Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê-los é a fumigação. Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada. Alisamento – documentos são passado a ferro. Restauração – são determinados procedimentos para recuperar documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses profissionais).

Método de restauração– Banho de gelatina – documento é mergulhado em

cola específica, aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fundos e dos insetos;

– Tecido – usa-se pasta de amido;– Silking – tecido mais consistente (musseline de

seda), de alto custo;– Laminação – folha de papel de seda e outra de

acetato de celulose– Laminação manual – acetato de celulose em contato

com a acetona;

- Encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento

Métodos de ArquivamentoDivisãoClasses Os métodos de arquivamento são divididos em duas

grandes classes:BásicosPadronizados

BásicosPodemos dividir os métodos básicos em:Alfabético (principal elemento a ser considerado em um

documento: nome)Geográfico (principal elemento: local ou procedência)Numérico (principal elemento: número)Ideográfico (principal elemento: assunto)

Os métodos Ideograficos podem ser:

Alfabético (enciclopédico/dicionário)

Numérico (duplex/decimal/unitermo ou indexação coordenada)

Os métodos numéricos podem ser:

Simples; Cronológico; Dígito-terminal

Sistemas Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois

grandes sistemas. Direto IndiretoSistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda

do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.

Exs: métodos alfabéticos e geográfico.Sistema indireto Para recuperar o documento é necessário recorrer a um

índice alfabético remissivo ou a um determinado código. Exs;Método numérico e variadex

Métodos básicos

Alfabético É o mais simples e prático, desde que o elemento

principalconsiderado seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as “regras de alfabetação”.

Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo,sistema direto e de fácil implantação.

Desantagem: Erros mais constantes de arquivamento. O elemento principal para a recuperação da informação é o

local ou procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta.

Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar. Desvantagem: Uso de duas classificação: local e nome do

correspondente.

Numérico

Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético remissivo – busca primária da informação -, a fim de localizá-lo.

Vantagem: erros reduzidos de arquivamento.Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices.Numérico simples: prático, não requer qualquer planejamento

inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá o no da pasta + um no seqüencial (ordem de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Tal método aplica-se com freqüência nos arquivos especiais e especializados.

Numérico cronomógico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Neste método, cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica.

Numérico dígito-terminal: O número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda.

Ex: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples) Transformando para o método digito-terminal: 98-30-21, sendo: 21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta)

IdeográficoMétodos básicos ideográficos (por assunto):

- Dicionário - Duplex

- Alfabético - Enciclopédico

- Numérico - Decimal e Unitermo

Variadex

É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.

Soundex

Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se pela semelhança da pronúncia apesar de a grafia ser diferente.