Post on 29-Nov-2018
ETAPA: PRÉ-GED – TEMPORALIDADE E CLASSIFICAÇÃO
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Apresentar:
Etapas e Fases na Implantação de Projetos de GED.
Estudos de caso em Gestão de Projetos de GED.
Ganhos na implantação de um Projeto de GED
ETAPA:
GED AUTOMAÇÃO
ETAPA:
ROI – Retorno
sobre
Investimento
ETAPA:
PRÉ-GED TRATAMENTO
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Ofi
cin
a d
e G
ED
O que devo fazer para que o Projeto
de GED / ECM ou BPM tenham
sucesso?
ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS.
“Não se gerencia o que não se mede, não
se mede o que não se define, não se define
o que não se entende, ou seja, não há
sucesso no que não se gerencia”.
Adaptado de W. Edwards Deming
Ofi
cin
a d
e G
ED
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1 - Sempre farás um diagnostico e um
Planejamento.
2 - Definirás a Política e Diretrizes em
primeiro lugar
3 - Aplicarás a Tabela de Temporalidade
antes de qualquer automação,
4 - Sempre constituirás uma Equipe
multidisciplinar.
5 - Nunca desprezarás a legislação local,
nacional e ou internacional
Ofi
cin
a d
e G
ED
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6 - Jamais permitirás a sedução por qualquer
tecnologia sem estudo ou prova de conceito.
7 - Nunca em hipótese alguma chamarás o “Arquivo
de Morto”.
8 - Não permitirás a confusão entre conceitos
como organização com arrumação ou mesmo
ERP – GED – ECM – BPM – BI – Colaboração com
SIGAD
9 - Nunca começarás um Projeto sem conhecer as
necessidades do usuário e a cultura
da empresa ou instituição
10 - Sempre amarás o que faz e sempre farás o que
ama!!!!!
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O
fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
Ciclo de Vida dos Documentos – Tabela
de Temporalidade
Metodologia de análise e definição do
tempo de permanência
do documento e da informação na
corporação
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Passos para Elaboração da Tabela Documental
Primeiro
Segundo
Terceiro Quarto Quinto
Sexto
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fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
Age sobre o acervo documental evitando seu
crescimento desordenado e principalmente
ERROS NO DESCARTE
Observação: quando do prazo para descarte,
retornar a área produtora da informação para
verificar se os documentos podem ser
eliminados e colher assinatura para descarte.
CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA
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DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS. O
fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
Verificação de processos na justiça;
Verificação junto a Entidades de Classe e
Regulamentação:
CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC –
Contabilidade etc;
ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia,
Aneel – Energia etc;
Bancen – Instituições Financeiras.
Educação – Órgãos Educacionais, Municipais
etc.
Empresas de capital estrangeiro
Tabela de Temporalidade - Consulta
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fici
na
de
GED
TC
/GA
DI
Tabela de Temporalidade - Expurgo
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TTDTTD
TVDTVD TRDTRD
TAD
TMS
Matriz de Temporalidade Documental
Tecnologia + Metodologia
Tipos de
Tabelas de
Temporalidade.
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TTDTTD
Tabela que controla o acervo
com fundamentação jurídica.
Tabela de Temporalidade Documental
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TVDTVD
Tabela de Validação Documental
Tabela que controla o acervo
sem fundamentação jurídica.
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TAD
TMS
Tabela de Atualização Digital
Tabela de Mídia e Suporte
Tabela que controla o acervo
digital e mantém a atualização
do Hardware e do software.
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TRDTRD
Tabela de Responsabilidade Documental
Tabela que controla o
responsável por uma espécie
documental.
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Mídia :
Digital, Analógico
Temporalidade :
TTD, TVD, TRD
Funcionalidade :
Comunicação, registro,
Decisão (parecer e versão ).
Escalabilidade :
Operacional, Corporativo, Estratégico
Armazenamento :
Operacional,
Setorial e Inativo
Workflow :
Estruturado, Não Estruturado
Acessibilidade :
Administrativo, Técnico e Normativo
Indexação :
Gênero, Espécie
Matriz de Classificação Documental
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Ciclo de Arquivamento
Arquivo Operacional
Arquivo Setorial
Compartilhado
Arquivo Central
Quando a informação é gerada tende a 100 % de utilização.
Q uando a informação é arquivada no Arquivo Central o acesso tende a diminuir.
DOCUMENTO
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DOCUMENTO
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