Post on 25-Jun-2015
FLUXOGRAMAS
Introdução
Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:
........
Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a
tecnologia de informação utilizada.
Importância da Análise de Processos
CONCEITO
Fluxograma é: Técnica de representação gráfica
que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.
ASPECTOS PRINCIPAIS
Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos
aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise.
VANTAGENS Aumenta a competência e influência de
quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como
outros usam determinada saída. Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de informações
e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos
DESVANTAGENS
Apresentam dificuldades no desenho e alterações; Depuração e testes não são fáceis, em geral; Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem
colocados nos fluxogramas
Análise pelo Fluxograma
O que é feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-
la? Como a fase está sendo executada?
TIPOS DE FLUXOGRAMA
FLUXOGRAMA VERTICAL
É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.
Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:
TIPOS DE FLUXOGRAMA Consiste em poder ser impresso como
formulário padronizado;
Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos;
Maior clareza de apresentação; e
Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.
Ex. de Fluxograma Vertical
Operação ou análise Cliente:
Execução ou conferência Processo:
Demora Atual ( ) ou Proposta ( )
Arquivo Provisório Estudado por:
Arquivo Definitivo
Transporte Data:
Nº
123456789
1011
Símbolos
Símbolos
FLUXOGRAMA VERTICAL
Totais
UnidadeOrganizacional
Descrição
Fluxograma Vertical
Símbolo Significado Verbos Mais Usuais
OperaçãoExecutar, criar, produzir, copiar, publicar, inse-rir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pôr/colo- car, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preen- cher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc.
TransporteRemeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc.
ArquivoArquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc.
Espera Esperar, aguardar, demorar, receber etc.
ControleAprovar, inspecionar, controlar, assinar, verifi-car, examinar, analisar etc.
D
Ideal para pequenas tarefas
TIPOS DE FLUXOGRAMA
......... a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.
FluxogramaSimbologia
Inicio ou FimInicio ou Fim Atividade ou Atividade ou açãoação Verificação ou Verificação ou
decisãodecisão
ConectorConectorDocumentoDocumento
Linha do Linha do fluxofluxo
SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS
Sentido circulação
Doc/Infor. Orais
Conector de Rotina
ConferênciaDemora ou atraso
DecisãoArquivo
ConectorMaterial
Informação oral
Inutilização ou destruição de dcs.
DocumentoTerminal
SIGNIFICADOSÍMBOLOSIGNIFICADOSÍMBOLO
Exemplo...
Projeto:Fluxo Completo e Integrações das Marcas
Elaborado por: Joabi CaladoEfetuada por: Joabi Calado / Duarte Salvador RosaData: 3/10/2004Última atualização: 12/4/2008Atualizado por: Joabi Calado
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POR QUE FLUXOGRAMAS ?
A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.
POR QUE FLUXOGRAMAS ?
Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.
Conclusão
Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.
Conclusão
.................A maior parte das companhias falha em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.