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GEN IGE 010
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DESMOBILIZAÇÃO DE OPERAÇÕES
Este documento pertence a Guimar Engenharia Ltda., não sendo permitida sua reprodução, total ou parcial, sem autorização formal.
Revisão Data. Conteúdo Elaborado por
A 20/03/2015 Emissão inicial José Neville Júnior / Roberto
Couto
00 02/06/2015 Aprovado
Sumário
1. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO ........................................................................................................... 3
2. REFERÊNCIA NORMATIVA ............................................................................................................................. 3
3. TERMOS E DEFINIÇÕES .................................................................................................................................. 3
4. CRONOGRAMA ................................................................................................................................................. 3
5. MONITORAMENTO E CONTROLE .................................................................................................................. 4
5.1. Encerramento da operação ................................................................................................................ 4
5.1.1. Realizar reunião de encerramento da operação ................................................................... 4
5.1.2. Obter Termo Encerramento Contratual ................................................................................. 4
5.1.3. Solicitar baixa da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) junto ao CREA ............... 4
5.1.4. Desativar o Centro de Resultado da operação no SGE ....................................................... 4
5.1.5. Realizar o Seminário de Lições Aprendidas e emitir o relatório ........................................... 4
5.1.6. Emitir o Relatório de Lições Aprendidas ............................................................................... 5
5.1.7. Encerrar ou transferir os Planos de Ação pertinentes à operação ....................................... 5
5.1.8. Extinguir da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) ..................................... 5
5.2. Faturamento ........................................................................................................................................ 5
5.2.1. Liquidar as pendencias de medição ...................................................................................... 5
5.2.2. Liquidar as pendencias de faturamento / Emissão de Notas de Débito ............................... 5
5.2.3. Liquidar as pendencias de recebimento ................................................................................ 5
5.2.4. Obter a Certidão Negativa de Débito – CND – da Fazenda Municipal ................................. 5
5.2.5. Emitir o Relatório Controle Gerencial de Custos por Centro de Apuração ........................... 6
5.3. Fornecedores ...................................................................................................................................... 6
5.3.1. Levantar os fornecedores da operação ................................................................................. 6
5.3.2. Comunicar aos fornecedores sobre o encerramento de seus contratos .............................. 6
5.3.3. Eliminar as eventuais pendencias de pagamento à fornecedores ........................................ 6
5.3.4. Emitir o Termo de Encerramento de contrato com fornecedores ......................................... 6
5.4. Caixa de obra ou Caixa Pequeno ....................................................................................................... 6
5.5. Colaboradores e Parceiros ................................................................................................................. 7
5.5.1. Elaborar o Plano de Desmobilização de Pessoal ................................................................. 7
5.5.2. Preparar e enviar a documentação dos colaboradores e parceiros ..................................... 7
5.5.3. Realizar o processo de desmobilização ou de transferencia ................................................ 7
5.5.4. Emitir PPP's - Perfil Profissiográfico Previdenciário .............................................................. 7
5.5.5. Agendar a homologação dos empregados celetistas ........................................................... 7
5.5.6. Atendimento aos empregados afastados pelo INSS............................................................. 8
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5.5.7. Fazer a homologação dos empregados e parceiros ............................................................. 8
5.5.8. Atualizar o CNC e o SAD ...................................................................................................... 8
5.6. Instalações temporárias ...................................................................................................................... 8
5.7. Providencias legais / baixa na filial ..................................................................................................... 8
5.8. Ministério do Trabalho e Emprego ...................................................................................................... 8
5.8.1. Comunicar à Vara do Trabalho local o encerramento da operação ..................................... 8
5.8.2. Acompanhar as pendências de processos trabalhistas ........................................................ 8
5.9. Documentação .................................................................................................................................... 8
5.9.1. Enviar a documentação técnico / administrativo para o Cliente ........................................... 8
5.9.2. Selecionar a documentação a ser enviada para a Sede ...................................................... 9
5.9.3. Acondicionar a documentação impressa selecionada e enviar para a Sede ..................... 10
5.9.4. Inserir / atualizar os documentos eletrônicos no portal da operação .................................. 10
5.10. Materiais e equipamentos ................................................................................................................. 10
5.10.1. Definir o destino de materiais e equipamentos de nossa propriedade ............................... 10
5.10.2. Descartar materiais inservíveis ........................................................................................... 10
5.10.3. Movimentação de materiais e equipamentos ...................................................................... 11
5.10.4. Relacionar todos os materiais e equipamentos de propriedade do cliente e transferi-los .. 11
5.10.5. Formatar estações de trabalho e outros dispositivos .......................................................... 11
5.11. Atestados tecnicos ............................................................................................................................ 11
5.12. Garantias ........................................................................................................................................... 11
5.13. Comunicação .................................................................................................................................... 11
6. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................. 12
7. ANEXO I – MODELO DE CRONOGRAMA DE DESMOBILIZAÇÃO ............................................................. 12
8. ANEXO II – ESTRUTURA DE ARQUIVOS DOS PORTAIS DAS OPERAÇÕES .......................................... 13
Prefácio
Parte do Sistema Jacobs Guimar de Gerenciamento, esta instrução define as rotinas a serem empregadas para a
desmobilização de operações.
Introdução
Tendo em vista a temporalidade das operações da Jacobs Guimar, é fundamental que você esteja atento aos
aspectos formais do encerramento das operações, visto que não dispomos de recursos locais para as
providências que se façam necessárias após a desmobilização de equipe da operação.
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1. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
Essa instrução visa definir como deve ser feito o planejamento, a execução e o controle das providências
necessárias ao encerramento das nossas operações sob os aspectos materiais ou humanos, financeiros e legais.
Utilize-a somente como suporte ao entendimento da rede de planejamento da desmobilização de operações
disponível no Informativo/Modelos e padrões/20 – Modelo de planejamento de desmobilização de operações.
2. REFERÊNCIA NORMATIVA
GEN NCI 001 – Comunicação e informática,
GEN PCI 004 – Banco de dados do
empreendimento,
GEN PGE 002 – Avaliação de satisfação de
clientes – serviços de consultoria,
GEN PAD 001 – Gestão dos bens
controláveis,
GEN PCI 004 – Banco de dados do
empreendimento,
GEN IRH 003 – Desmobilização de pessoal,
GEN IRH 005 – Apoio administrativo e
logístico nas operações
GEN IGE 007 – Lições aprendidas.
3. TERMOS E DEFINIÇÕES
O Informativo mencionado ao longo deste documento é encontrado em www.jacobsguimar.com/Informativo. A
terminologia utilizada neste documento está disponível na seção Glossário do Informativo.
4. CRONOGRAMA
O cronograma de desmobilização conterá todas as tarefas relevantes à desmobilização/encerramento da
operação. O modelo editável está disponível no Informativo / Modelos e Padrões / 21 - Planejamento de
desmobilização de operações.
As premissas para a operacionalização do cronograma modelo são:
Quando faltar dez por cento do prazo total previsto do empreendimento (ou dois meses antes do término
contratual, o que for menor), o Gerente do Contrato realiza reunião formal com a equipe chave da operação
para elaborar o Cronograma de Desmobilização sob sua responsabilidade e liderança, utilizando os passos
desta instrução,
A duração e a responsabilidade de cada atividade do cronograma são reavaliadas em função das
peculiaridades do contrato, usando como base o modelo já mencionado,
As atualizações do cronograma são feitas semanalmente, solicitando a cada responsável o status do
andamento das tarefas sob sua responsabilidade,
Após atualizado, o cronograma, é enviado a todos os envolvidos para conhecimento e providências, em
particular o Gerente de Controle de Projetos na Sede.
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Caso o Gerente do Contrato tenha sido desmobilizado e não tenha sido formalmente nomeado o seu substituto, o
Gerente do Empreendimento ou o Gerente de Apoio Técnico assume todas as obrigações previstas para o
Gerente do Contrato
5. MONITORAMENTO E CONTROLE
A responsabilidade por customizar e monitorar / atualizar semanalmente o cronograma é do Gerente do Contrato
com a assessoria / participação do Gerente de Controle de Projetos.
Em relação às atividades do cronograma modelo:
5.1. Encerramento da operação
5.1.1. Realizar reunião de encerramento da operação
Reunião convocada pelo Gerente do Contrato ou seu preposto com a presença obrigatória de:
Gerente de Controle de Projetos,
Gerente do Empreendimento ou Gerente de
Apoio Técnico,
Gerencia de Administração de Pessoal,
Gerente de Finanças,
Gerente de Suprimentos,
Gerente da Tecnologia da Informação,
Administração da Sede
5.1.2. Obter Termo Encerramento Contratual
Atividade é de responsabilidade do Gerente do Empreendimento ou Gerente de Apoio Técnico. O modelo está
disponível no Informativo, seção Modelos e Padrões/01 - Formulários padronizados / Outros / TEC – Termo de
Encerramento Contratual.
É condição para execução desta atividade que a última Avaliação de Desempenho já tenha sido obtida (GEN PGE
002 – Avaliação de satisfação de clientes – serviços de consultoria).
5.1.3. Solicitar baixa da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) junto ao CREA
Atividade cuja responsabilidade é da Coordenação da Administração da Sede.
5.1.4. Desativar o Centro de Resultado da operação no SGE
Quando não mais for prevista a alocação de custos e receitas no Centro de Resultados, o Gerente de Controle de
Projetos desativa-o no Sistema de Gestão Corporativa (SGE).
5.1.5. Realizar o Seminário de Lições Aprendidas e emitir o relatório
O Gerente do Contrato promove a realização de seminário para o registro das lições aprendidas da operação e
coordena todas as ações posteriores até a emissão do relatório final. A instrução GEN IGE 007 – Lições
aprendidas, define como é conduzida a análise post-mortem e registradas as lições aprendidas.
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5.1.6. Emitir o Relatório de Lições Aprendidas
O relatório é encaminhando ao RD para aprovação e disponibilização no Sistema de Controle de Documentos
(SCD).
5.1.7. Encerrar ou transferir os Planos de Ação pertinentes à operação
O Gerente do Contrato cuidará para que os responsáveis pelos Planos de Ação vinculados à operação concluam
as atividades pertinentes a estes planos.
Cabe ainda ao Gerente do Contrato indicar ao RD o colaborador que substituirá o responsável desmobilizado.
5.1.8. Extinguir da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)
Nas operações em que haja CIPA constituída, o Gerente do Contrato promovera reunião da Comissão com o
objetivo de registrar em ata, assinada por todos os integrantes, o encerramento da CIPA por motivo do término do
contrato e, se for o caso, do estabelecimento.
5.2. Faturamento
5.2.1. Liquidar as pendencias de medição
O Gerente do Contrato:
Emitirá as medições pendentes,
Obterá a aprovação do cliente nas que ainda não haviam sido aprovadas e nas recém emitidas.
5.2.2. Liquidar as pendencias de faturamento / Emissão de Notas de Débito
Emitir todas as faturas relativas a medições ou despesas reembolsáveis no Nota Fiscal pendentes, bem como
emitir e obter o aceite em todas as Notas de Débito relativas a despesas reembolsáveis através de Notas de
Débito.
A liquidação destas pendencias é executada pela Gerencia do Empreendimento / Apoio e monitorada pela
Gerencia Financeira.
5.2.3. Liquidar as pendencias de recebimento
O Gerente do Empreendimento / Gerente de Apoio Técnico é o responsável por todas as atividades que estejam
dificultando o recebimento de notas fiscais / faturas e de Notas de Débito emitidas para pagamento pelo cliente
e/ou terceiros.
5.2.4. Obter a Certidão Negativa de Débito – CND – da Fazenda Municipal
Nos municípios em que o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) está ativo e / ou haja apenas inscrição
municipal, a existência de pleitos junto a prefeitura terá que ser verificada através de processo administrativo. Esta
providencia é fundamental e se materializa na obtenção da Certidão Negativa de Débito nos moldes da legislação
a prefeitura local.
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5.2.5. Emitir o Relatório Controle Gerencial de Custos por Centro de Apuração
Não mais havendo custos e receitas a serem debitados / creditados ao Centro de Resultado, é emitido o relatório
Controle Gerencial de Custos por Centro de Apuração – GEN SGE 039. Os resultados constantes deste relatório
servirão de base para a obtenção dos indicadores finais do desempenho econômico financeiro do contrato.
5.3. Fornecedores
5.3.1. Levantar os fornecedores da operação
A Gerencia dos Suprimentos elabora, a pedido do Gerente do Contrato, a lista das empresas que forneceram bens
e serviços durante a vida da operação. Esta lista é enviada ao Gerente do Contrato.
5.3.2. Comunicar aos fornecedores sobre o encerramento de seus contratos
Todos os fornecedores da operação, independentemente de terem ou não contrato vigendo, serão informados do
encerramento da operação pelo recebimento de carta, na qual aporão o “nada consta”. O modelo da carta está
disponível no Informativo/Modelos e padrões/01 - Formulários padronizados/Outros/NCF – Carta de Nada Consta
a Fornecedor.
Independentemente desta providencia, o Gerente de Suprimentos terá que ser informado da necessidade de
encerrar os contratos firmados com fornecedores em função da existência da operação (republicas, residências,
veículos, fornecimento de alimentos, transporte etc.).
5.3.3. Eliminar as eventuais pendencias de pagamento à fornecedores
Cabe ao Gerente do Contrato eliminar eventuais pendencias de pagamento a fornecedores devolvendo, se for o
caso, bens que se encontram sob custódia. Entende-se como fornecedores as empresas de locação de veículos,
os proprietários de imóveis alugados em função da operação, os fornecedores de alimentação etc.
Faz parte desta atividade a desmobilização de moradias (republicas e residências) de acordo com o previsto na
instrução GEN IRH 005 – Apoio administrativo e logístico nas operações.
5.3.4. Emitir o Termo de Encerramento de contrato com fornecedores
A Gerencia de Suprimentos na Sede emitirá os Termos de Encerramento dos Contratos e providenciará, com o
apoio da operação, a assinatura pelos fornecedores.
5.4. Caixa de obra ou Caixa Pequeno
A Gerencia Financeira na Sede é informada pelo Gerente do Contrato ou de seu preposto da data do término
operacional da operação, a partir da qual não mais haverá movimentação na conta bancária aberta com a
finalidade de suprir o Caixa Pequeno. Nesta data, a Gerencia Financeira fará a conciliação da conta, tomando as
providencias cabíveis e encerrando a conta bancária.
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5.5. Colaboradores e Parceiros
5.5.1. Elaborar o Plano de Desmobilização de Pessoal
Não esqueça. Estamos lidando com pessoas. O Plano de Desmobilização de Pessoal é a etapa mais delicada do
processo de encerramento de uma operação. Converse com cada colaborador sobre a data que está planejando
para que ele cumpra o Aviso Prévio Trabalhado. Faça isto com antecedência.
Avalie cuidadosamente cada colaborador. Cabe à Gerencia de Recursos Humanos procurar aproveitar os que
ajudaram a nossa Empresa.
5.5.2. Preparar e enviar a documentação dos colaboradores e parceiros
Cabe ao Gerente do Contrato com o apoio administrativo preparar e enviar tempestivamente os documentos de
desmobilização dos colaboradores para a Gerencia de Recursos Humanos conforme GEN IRH 003 –
Desmobilização de Pessoal.
5.5.3. Realizar o processo de desmobilização ou de transferencia
O Gerente do Contrato com o apoio administrativo faz a entrega formal das cartas de Aviso Prévio aos
colaboradores (ver instrução GEN IRH 003, item 5.1.2) e parceiros que serão dispensados.
Para os colaboradores e parceiros que serão transferidos, informar o procedimento a ser adotado.
Em ambos os casos, procede ao total desligamento pela emissão da Guia de Quitação, quitação local e envio do
processo para a Gerencia de Recursos Humanos. Especial atenção tem que ser dada ao disposto na GEN IRH
005 – Apoio administrativo e logístico nas operações, principalmente no que toca a entrega de bens e outros itens
(moradias p.e.).
5.5.4. Emitir PPP's - Perfil Profissiográfico Previdenciário
A Gerencia de Recursos Humanos com o apoio do órgão de SMS da Sede providencia a emissão do PPP do
colaborador a ser desmobilizado.
Este documento estará disponível no dia e local da homologação do colaborador.
5.5.5. Agendar a homologação dos empregados celetistas
Cabe à Gerencia de Recursos Humanos, com o apoio da operação, agendar a homologação do colaborador
frentes aos órgãos pertinentes. Como homologação entende-se todas as providencias pertinentes, dentre elas a
entrega de todos os documentos ao colaborador, efetivação do pagamento, baixa na carteira de trabalho por
procurador habilitado etc.
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5.5.6. Atendimento aos empregados afastados pelo INSS
O Gerente do Contrato intercede junto a Gerencia de Recursos Humanos para que envie correspondência aos
empregados em gozo de benefícios, informando os procedimentos que deverão seguir após encerramento da
operação.
5.5.7. Fazer a homologação dos empregados e parceiros
Cabe à Gerencia de Recursos Humanos, com o apoio da operação, efetuar a homologação agendada por agente
credenciado.
5.5.8. Atualizar o CNC e o SAD
A Gerencia de Controle de Projetos atualiza o Cadastro de Novos Contratos (CNC) e o Sistema de Administração
de Pessoal (SAD)
5.6. Instalações temporárias
O aproveitamento ou não de instalações temporárias depende do resultado da equação custo x benefício. Cabe
ao Gerente do Contrato relacionar as instalações, equipamentos e materiais disponíveis e consultar o Gerente de
Suprimentos sobre o destino que deve ser dado a cada item.
5.7. Providencias legais / baixa na filial
Todas as atividades realizadas com esta finalidade são promovidas pela Gerencia Financeira e somente serão
executadas caso fique decidido pela Diretoria a baixa na filial da cidade onde foi executado o contrato que se
encerra.
5.8. Ministério do Trabalho e Emprego
5.8.1. Comunicar à Vara do Trabalho local o encerramento da operação
Se não houver mais operação na região, a Gerencia de Recursos Humanos comunica, através de carta à Vara de
Trabalho local, o encerramento das operações na região, solicitando que futuras correspondências sejam
enviadas à Sede.
5.8.2. Acompanhar as pendências de processos trabalhistas
A Gerencia de Recursos Humanos envia carta protocolada à Junta de Conciliação e Julgamento local
comunicando o encerramento da operação e informando que a Sede é o novo local para envio de notificações.
5.9. Documentação
5.9.1. Enviar a documentação técnico / administrativo para o Cliente
Com exceção dos nossos documentos internos, o contratante / cliente é o proprietário dos dados gerados / obtidos
durante a implantação do empreendimento.
Independentemente de consulta prévia ao contratante / cliente, toda a documentação técnico / administrativa
obtida em nome ou por sua conta será entregue e protocolada através de documento formal (carta encaminhando
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relação de todos os documentos originais e / ou arquivos eletrônicos gravados em CD, exceto aqueles contidos no
data book - procedimento GEN PPJ 002 – Emissão e tramitação de documentos técnicos).
5.9.2. Selecionar a documentação a ser enviada para a Sede
Não transfira informações / documentos inúteis para a Sede. O espaço custa caro.
Todos os documentos vinculados a colaboradores e parceiros já devem ter sido transferidos para a Gerencia de
Recursos Humanos conforme item 4.5.2. Se ainda restou algum material que ainda não tenha sido envidado,
acondiciona-lo ordenadamente em caixas de papelão (Bank box). As caixas deverão ser identificadas e
relacionadas em Guia de Remessa de Documentos (GRD) encaminhada a Gerencia de Recursos Humanos.
Demais documentos em hard copy
Os demais documentos impressos são separados e relacionados sem duplicidade e para cada CONTRATO
assinado pela Jacobs Guimar (com o cliente ou fornecedores de equipamentos, materiais e serviços), a saber:
Por CONTRATO:
01 – CONTRATO / aditamentos e acordos assinados em função do CONTRATO (somente as vias oficiais
assinadas),
02 - Normas e procedimentos operacionais vigente em função do CONTRATO, somente a última revisão,
03 - Correspondência emitida pela operação em função do CONTRATO (somente se controlada e a cópia
da via assinada pelo emitente e com o recebimento pelo destinatário), inclusive eventual Livros de Registro
de Ocorrências ou Diário de Obra emitido pelo Jacobs Guimar,
03 - Correspondência recebida pela operação em função do CONTRATO (cópia da via assinada pelo
emitente), inclusive eventual Livros de Registro de Ocorrências ou Diário de Obra emitido pelo Cliente,
04 – Relação dos documentos recebidos do contratante / cliente em função do CONTRATO (somente
relação emitida pelo emitente e com recebimento atestado pela Jacobs Guimar. O documento pode ter sido
gerado por sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos),
05 – Relação dos documentos emitidos pela Jacobs Guimar em função do CONTRATO (somente relação
emitida pelo emitente e com recebimento atestado pela Jacobs Guimar. O documento pode ter sido gerado
por sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos),
06 – Planejamento e controle do contrato ou documentos sistêmicos de gerenciamento do tempo
pertinentes ao CONTRATO,
07 – Documento de medição pertinentes ao CONTRATO (Boletins de Medição aprovados, cópias de Notas
Fiscais / Faturas e documentos pertinentes),
08 – Tomadas de preço de equipamentos, materiais e serviços efetuadas para aquisição de bens e serviços
em função do CONTRATO,
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09 – Estudos técnicos efetuados em função do CONTRATO,
10 - Relatórios técnicos elaborados em função do CONTRATO, em especial os RELATORIOS DE
DESEMPENHO produzidos pelo contratado,
11 – Documentos contendo “Outros assuntos” pertinentes ao CONTRATO e que sejam relevantes e
passíveis de eventuais demandas futuras.
5.9.3. Acondicionar a documentação impressa selecionada e enviar para a Sede
Os documentos de cada CONTRATO são acondicionados ordenadamente em caixas de papelão (bank box)
identificadas por CONTRATO e pela numeração acima em Guia de Remessa de Documentos (GRD)
encaminhada ao Centro de Documentação da Sede (CEDOC).
Os documentos em duplicidade ou não relacionados deverão ser destruídos, obedecendo às orientações do órgão
de meio ambiente.
5.9.4. Inserir / atualizar os documentos eletrônicos no portal da operação
Documentos gerados pelas operações em meios eletrônicos são arquivados no portal da operação conforme
procedimento GEN PCI 004 – Banco de dados do empreendimento. Guardar documentos eletrônicos em outros
locais é falta grave imputável a quem gravou o arquivo (Norma GEN NCI 001 – Comunicação e informática). Os
colaboradores e parceiros ao serem desmobilizados serão instados a transferir arquivos de documentos
arquivados em note book, pen drive (e/ou similar), microcomputador ou outra mídia eletrônica sob seu controle e
cujo teor se enquadre na tabela do Anexo II para o Portal da Operação organizado segundo a mesma tabela.
5.10. Materiais e equipamentos
5.10.1. Definir o destino de materiais e equipamentos de nossa propriedade
Cabe ao Gerente do Contrato relacionar as instalações, equipamentos e materiais de nossa propriedade
disponíveis / sob guarda dos colaboradores e parceiros e consultar o Gerente de Suprimentos sobre o destino que
deve ser dado a cada item. A lista destes itens é obtida:
Lista de bens controláveis obtida no Sistema de Controle de Bens (GEN PAD 001 – Gestão dos bens
controláveis),
Levantamento físico de materiais e equipamentos não constantes da listagem acima (uniformes, capacetes,
EPI / materiais de segurança etc.).
O Gerente de Suprimentos, juntamente com o apoio de outras gerências da Sede, definirá o destino dos materiais
e equipamentos da operação (transferência, venda ou doação).
5.10.2. Descartar materiais inservíveis
O Gerente do Contrato buscará com o órgão de meio ambiente da Sede orientações sobre o descarte de materiais
inservíveis (uniformes e capacetes já usados etc.) e providenciará o descarte.
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5.10.3. Movimentação de materiais e equipamentos
A Gerencia de Suprimentos com o apoio do Gerente do Empreendimento / Apoio Técnico cuidara para a retirada /
transferência de todos os itens relacionados em 5.10.1, cuidando para que a Gerencia Financeira esteja
devidamente ciente de todos estes movimentos para efetuar o devido registro de ativos, emitindo o(s) Termo(s) de
Responsabilidade para o(s) nome(s) do(s) novo(s) responsável(eis) por alocar os referidos bens em outras
operações, vender ou doar, e se for o caso, descartar.
5.10.4. Relacionar todos os materiais e equipamentos de propriedade do cliente e transferi-los
Materiais e equipamentos podem ter sido por nós adquiridos (em nome do cliente), principalmente sobressalentes,
e que ainda estejam sob a nossa guarda. Estes itens serão formal e cuidadosamente relacionais e entregues ao
cliente mediante recibo.
5.10.5. Formatar estações de trabalho e outros dispositivos
Por diretriz constante de norma e do Código de Conduta, dados pessoais de colaboradores e parceiros e
informações de propriedade de clientes e/ou de parceiros não podem ser divulgados ou transferidos a terceiros.
Cabe ao Gerente do Contrato fazer com que todos os dispositivos de armazenamento (pen drives, dispositivos de
armazenamento avulsos ou em computadores e equipamentos similares) em uso por colaboradores e parceiros
que estão sendo desmobilizados sejam formatados de modo a “apagar” todas as informações nele contidas. Para
realizar esta operação, o Gerente do Contrato ou quem ele indicar deverá contatar a Gerencia de Tecnologia da
Informação na Sede para receber instruções a respeito.
5.11. Atestados tecnicos
Os atestados técnicos são o legado da nossa Empresa. Cuide deles como se fosse o seu currículo.
5.12. Garantias
O Seguro Fiança é determinado em contrato. Ao encerramento do mesmo tanto a baixa da Carta de Fiança
quanto o Seguro Garantia são solicitados ao banco pela Gerencia Financeira.
5.13. Comunicação
A Gerencia de TI é responsável por, dentre outras atividades:
Atualizar acessos a redes e sistemas / portal da operação,
Encerrar serviços de comunicação (linhas telefônicas, links dedicados etc.) e retirar equipamentos de rede
Resgatar licenças de software,
Verificar a retirada da Operação na Lista de Endereços de e-mail.
Por outro lado, a Administração da Sede desmobilizará serviços de malote e/ou similares.
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6. RESPONSABILIDADES
Toda a tarefa tem os seus responsáveis descritos diretamente na coluna “Nome dos Recursos” no cronograma de
desmobilização.
7. ANEXO I – MODELO DE CRONOGRAMA DE DESMOBILIZAÇÃO
A figura abaixo é meramente ilustrativa. O modelo está disponível no Informativo em local já indicado.
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8. ANEXO II – ESTRUTURA DE ARQUIVOS DOS PORTAIS DAS OPERAÇÕES
Pastas Conteúdo
01-Integração Manual de Coordenação do Empreendimento (MCE), Relatório de Desempenho / Progresso, Data Book.
02-Comunicação
Atas de reunião, mensagens (e-mails) enviados e recebidos que mereçam registro, cartas, memorandos, circulares,
plano de gerenciamento (partes interessadas, comunicação, documentos e registros), apresentações em MS Power
Point, registro de lições aprendidas.
03-Escopo Plano de gerenciamento de escopo, plano diretor do canteiro, escopo detalhado do empreendimento, EAP, dicionário
da EAP, OAE, TSV, TCE, LVS, Punch Lists, contratos, planilhas de pontuação do PDRI, relatório de avaliação do PDRI.
04-Tempo
Plano gerenc. tempo, cronogr. básico e seus desdobr. periódicos, rel. de medição do progresso, estrut. analít.
recursos, calendário recursos, matrizes planejamento (constr, suprim. e engenh.), rel. valor agregado, rel. desemp.
tempo projeção resultados.
05-Custo
Plano de gerenciamento do custo, estimativas de custo, referências e memórias de cálculos utilizados na estimativa,
orçamento (linha de base de custos), plano de contas do empreendimento, relatórios de desempenho de custos com
projeção de resultados, justificativas econômicas, análises de sensibilidade, cronogramas financeiros, fluxos de
caixa.
06-Suprimentos
Plano de gerenciamento de suprimentos, condições gerais de contratação, relatório de desempenho de suprimentos,
contratos e aditamentos em execução e encerrados, boletins de medição e demais documentos pertinentes aos
contratos com fornecedores.
07-Recurso
Plano de gerenciamento dos recursos, planejamento de recursos humanos do empreendimento, planejamento de
equipamentos e instalações temporárias, histogramas de mão de obra e de outros recursos. Todos os demais
formulários (requisições de pessoal - MDP, requisições de treinamento e registros de avaliação de desempenho da
equipe Guimar etc.) são arquivados conforme indicado em 5.6.1.
08-Qualidade
Lista de verificação (LVE), documentos de normatização (procedimentos, instruções operacionais, etc.), relatórios de
inspeção, relatórios de auditorias internas, relatórios de auditorias em fornecedores, certificados de aferição e de
calibração de instrumentos de medição etc.
09-Riscos
Plano de gerenciamento de riscos, ficha de registros dos riscos, lista de riscos de oportunidades, matriz de riscos e
impactos, relatórios de auditoria em riscos, plano de resposta aos riscos, lista de verificação de documentos para o
HAZOP, agendas de reuniões de HAZOP, Identificação de cenários acidentais, Planilha de análise de HAZOP,
Relatório de Análise de Segurança e Operabilidade do Processo.
10-Segurança Plano de gerenciamento da segurança, registros de notificações a terceiros, estatísticas, relatórios de desempenho
da segurança, relatórios de acidentes etc.
11-Meio Ambiente Plano de gerenciamento ambiental, EIA-RIMA, licenças, registros de notificações a terceiros, estatísticas, relatório de
desempenho da gestão ambiental.
12-Documentação de
Engenharia Todos os documentos de engenharia de projeto (no caso de não haver GED).
I-Gestão de Contratos
Documentos pertinentes à gestão do contrato entre a Guimar e o contratante, como contrato e aditamentos,
correspondência entre a Guimar e o contratante, correspondência de e para a Guimar, correspondência com
colaboradores e parceiros, medições para faturamento, formulários internos da Guimar preenchidos (área de
pessoal, suprimentos etc.), PCSMO, PPRA da Guimar e outros documentos somente do interesse da Guimar.