Gestão de Eventos e Cerimonial

Marco Antonio Delgado

Profissional de Comunicação

marcodelgado@uol.com.br

Gestão de Eventos e Cerimonial

Conceitos

Evento é um conceito de domínio amplo.

De cursos e palestras até shows, jogos e

competições esportivas, exposições, festivais, festas,

mostras de arte, etc...

As corporações adotam eventos como elementos

fundamentais em suas estratégias de marketing e de

promoção de imagem.

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Conceitos

Técnicas de Comunicação Dirigida que permitem uma comunicação direta entre uma organização e seu público de interesse.

É o chamado “olho no olho”, “corpo a corpo”, téte a téte” da organização com o cliente.

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Importância

“O homem moderno vive uma época de

empobrecimento emocional coletivo” (David Konstan, chefe do departamento de Letras Clássicas da Brown University – EUA)

Participar de eventos pode nos fazer sair um pouco desta sociedade individualista e interagir com o meio.

Eventos aproximam as pessoas, promovem o diálogo, criam emoções e sentimentos, marcam presença.

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Motivações

Visam à divulgação ou à manutenção de um clima de entendimento;

Servem para dar início a novos contatos entre pessoas e/ou organizações;

Meios pelos quais a organização pode projetar sua imagem de forma favorável.

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Evento Institucional

Visa criar ou firmar o conceito e a imagem da empresa, por meio de acontecimentos que enalteçam a associação. Exemplo: outorga de títulos e medalhas, solenidades de posse.

Dica: Pesquisar tudo sobre o que queremos realizar e de posse dos dados necessários dar plena viabilidade ao evento.

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TIPOS de EVENTOS

Reunião – caracteriza-se como alicerce de todos os tipos de evento. Encontro entre duas ou mais pessoas, com o objetivo de discutir; debater e solucionar questões sobre determinado tema, relacionado a sua áreas de atividade. Cabe à reunião, planejamento minucioso para otimização de resultados.

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Requisitos essenciais ao seu sucesso:

Convite com horário de início e término;

Confirmação de presença;

Coordenador;

Pauta pré-estabelecida e divulgada;

Esquema de participação;

Infraestrutura logística: local, equipamentos e material de apoio;

Infraestrutura de pessoa; recepcionistas, operadores de equipam., tradutores, etc...

Relatório final.

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TIPOS de EVENTOS

Assembleia – reunião da qual participam delegações representantes de grupos, estados, países etc. Sua principal característica é debater assuntos de grande interesse e as conclusões são submetidas à votação que devem ser seguidas por todos.

Conferência – caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo (geral, técnico ou científico) por autoridade ou especialista em determinado assunto para um grande número de pessoas.

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TIPOS de EVENTOS

Congresso – reunião promovida por entidade e/ou instituição associativa para debater assuntos de interesse de determinado ramo profissional, como médicos, professores etc. As sessões de trabalho podem ser divididas em: mesa-redonda, painel, palestra, debate e simpósio. Duração de vários dias.

Convenção – reunião promovida por empresas, setores industriais, comerciais e partidos políticos. Podem ser realizadas também para congraçamento e comemoração. Caráter interno.

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TIPOS de EVENTOS

Encontro – reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas antagônicos, necessitando de um coordenador para resumir e apresentar as conclusões finais.

Debate: evento caracterizado pela discussão entre dois ou mais oradores, cada um defendendo seu ponto de vista. Existe a necessidade de um moderador.

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TIPOS de EVENTOS

Feira – exposição para um grande público com estrutura de stands. Objetiva a exposição e a venda direta de produtos e/ou serviços.

Fórum – reunião conduzida por um moderador com objetivo de formar opinião pública sobre determinado assunto. Normalmente com duração de um dia.

Workshop – reuniões de pessoas que tenham os mesmos interesses, no qual o palestrante é um especialista e estimula os participantes a transformar a teoria em prática. Oficinas.

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TIPOS de EVENTOS

Seminário – Apresentação de um assunto por uma ou mais pessoas para uma platéia que tenha algum conhecimento e interesse pelo assunto. Todos participam, discutindo e obtendo conclusões sobre tema. Tem geralmente duração de um dia.

Simpósio – reunião que possui como característica apresentar alto nível de qualidade (geral) e contar com a participação de renomados especialistas. De um a três dias.

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TIPOS de EVENTOS

Cerimônia – é o conjunto de procedimentos formais de civilidade, de deferência entre as partes ou participantes de um evento. As cerimônias são atos frequentemente utilizados no contexto de um evento, é uma etapa da programação do evento, como abertura, encerramento ou outro momento.

Solenidade – é o conjunto de procedimentos que exige mais formalidade, rigor na precedência e no receptivo. As solenidades são atos formais pré-estabelecidos, em comemoração de uma data, de um aniversário ou acontecimento relevante.

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TIPOS de EVENTOS

Aula Inaugural: Apresentação de um especialista no meio acadêmico e/ou educacional geralmente no início do ano ou do semestre letivo. Utiliza a informalidade.

Aula Magna: Apresentação de um especialista de renome no meio acadêmico e/ou educacional. Necessário protocolo, pois é um acontecimento formal.

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TIPOS de EVENTOS

Eventos especiais – são eventos utilizados para captação de recursos – como bingos, leilões, campanhas, caminhadas e outros.

Vernissage: Exposição de produtos pela primeira vez ao público com o objetivo de expor e vender. Pode reunir vários artistas e é servido coquetel.

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Coquetel Caracteriza-se pela reunião de pessoas

com o objetivo de confraternização, motivadas pela comemoração de um acontecimento.

Evento coloquial e de curta duração.

Caracteriza-se por 4Ss:

Surgir, Saudar, Sorrir e Sumir.

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Importância para a Instituição

Eventos posicionam-se como o segundo item de investimento do plano de comunicação de uma empresa.

Projetam-se como estratégia visando aproximação com o público a um custo menor quando comparado com as verbas necessárias à produção de comerciais e anúncios publicitários.

Outras Opções:

Feira do Livro: Intensa programação com lançamentos de livros, exibição de filmes e documentários, peças teatrais, seminários e encontros, além de contação de histórias, exposições de artes visuais, homenagens a grandes escritores, recitais e palestras. Festival de Música: Shows musicais com estilos diversos. Entrada franca.

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Importância do Layout / Imagem

Cerimonial

É um conjunto de atos formais, fundamentais ao ordenamento da existência social das pessoas. Nasceu da conveniência de organizar as relações sociais mediante normas de bom senso, baseadas na civilidade.

Estabelece procedimentos condizentes com a cultura e hábitos locais, utilizando a linguagem protocolar e os recursos técnicos necessários à execução de eventos.

Cerimonial em Eventos

Protocolo - é o conjunto de procedimentos formais ou regras que regem o Cerimonial e devem ser aplicadas nas solenidades públicas e privadas, respeitando-se as normas de conduta e a linguagem protocolar, segundo a ordem de hierarquia e privilégios.

Precedência – é o instrumento pelo qual se estabelece (Decreto 70.274 de 09/03/72) a estrutura máxima do Estado, determinando a ordem hierárquica de disposição das autoridades federais, estaduais e municipais, em eventos/solenidades. É o agente facilitador de ordenamento da hierarquia.

Precedência

Nos Eventos nacionais com a presença de autoridades dos três poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário) deve-se obedecer ao estabelecido no Decreto, ou seja:

- primeiro as autoridades federais;

- Autoridades estaduais;

- Autoridades municipais e

- Empresas privadas.

Orientações gerais sobre aplicação de Precedência:

Estado/Instituição Critério

ONU/OEA -ordem alfabética

Países estrangeiros -ordem alfabética

Dos estados -data de criação

Nos municípios -número de habitantes

Dos ministérios -data de criação

Área Militar -antiguidade/hierarquia

Empresas privadas -data de criação,ou ordem alfabética

Ordem da sequência dos procedimentos de uma cerimônia

1. Composição de Mesa Principal – a ordem de chamada dos membros da mesa é sempre do menor (grau/posto) para o maior (na precedência).

2. Nominata – é a citação dos nomes/títulos/cargos dos membros que compõem a mesa, é sempre do maior (grau/posto) para o menor.

3. Discurso – a ordem dos discursos ou falas é sempre do menor para o maior.

Composição de Mesa

Autoridade Maior = preside (1) (centro)

Homenageado = lugar de honra (2) (direita)

Anfitrião ou 3ª autoridade = a esquerda de quem preside (3)

Dúvida cruel: Como ter a presença do Reitor sempre?

Os Símbolos Nacionais

De acordo com a Lei 5.700, de 1º de setembro de 1971, são eles:

- A Bandeira Nacional;

- O Hino Nacional;

- As Armas Nacionais e o

- Selo Nacional

Dispositivos

No Dispositivo País, Estado, Município e Instituição, olhando de frente temos:

Linha imaginária e país a dir, estado a esq, município, segunda a dir e instituição segunda a esq, ao lado de estado.

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PLANEJAMENTO - Pré-Evento:

É o estabelecimento das características gerais, é o primeiro esforço organizacional que engloba todas as etapas de preparação do evento, a saber:

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PLANEJAMENTO - Pré-Evento:

definição - tema central;

objetivo – o que se pretende (institucional ou promocional)

tipo, data e local;

classificação ou perfil (político/social);

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PLANEJAMENTO - Pré-Evento:

público-alvo

(quantitativo/qualitativo, interno/misto/externo);

formato ideal (programação e roteiro);

infra-estrutura e logística;

recursos financeiros;

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PLANEJAMENTO - Pré-Evento:

cronograma de execução.

programação social e cultural;

estratégias de comunicação e divulgação;

os parceiros e os patrocinadores.

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Criatividade

A excelência do acolhimento, o atendimento caloroso e a inovação de serviços compõem forte relevância para a hospitalidade na gestão de eventos, tornando-se diferencial competitivo e gerando resultados de encantamento e satisfação.

Quanto mais talento, criatividade, imaginação, esforço e dedicação de tempo, maior será sua eficiência e eficácia.

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Criatividade

Esta é uma fase que proporciona a criação de etapas diferenciadas que darão maior qualidade e melhor performance ao evento, como:

momento diferenciado na Abertura ou Encerramento incluindo um ato ou fato de relevância;

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Criatividade

destaque e distinção – promovendo a entrega de prêmios, medalhas, comendas e outros;

atividades culturais: show musical, apresentação teatral, cultura popular, folclore;

outras de atividades para descontração dos participantes como ponto de encontro, sala de bate-papo e roda de conversa;

integração dos participantes – feiras, exposições, espaço aberto, sala de vídeo e cinema.

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Estratégia de Captação / Histórico

Para iniciar uma captação de recursos é necessário que se desenvolva um material institucional que apresente de forma clara os objetivos do evento, a programação e as contrapartidas que o apoiador receberia.

Lembre-se de que precisa comunicar o objetivo da captação de recursos de maneira persuasiva.

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Tipos de apoio

Patrocínios – repasse de recursos financeiros, como promoção, normalmente via empresas privadas;

Subvenção: ajuda financeira e/ou concessão (passagem, impressos etc.) por meio de órgãos públicos e governamentais;

Permuta – troca de produtos e serviços (anúncios publicitários, suporte, logística e outros), normalmente via editoras, indústrias, fabricantes e fornecedores;

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Contrapartidas:

Veiculação da logomarca em todo o material impresso do evento; espaço para estande com localização privilegiada; isenção de inscrições; anúncio publicitário; projeção da logomarca e/ou mensagens; apresentação de vídeo institucional; anúncio em jornais e revistas;

Press-Kit; instalação de banners; distribuição de brindes e outras peças; descontos especiais para os clientes; veiculação de publicidade no site e merchandising em geral.

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Organização

Uma arte; Ação que deve ser desenvolvida por profissional, mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação e execução de um projeto visando atingir seu público-alvo, com medidas concretas e resultados projetados.

Cada evento tem suas peculiaridades próprias que devem ser ajustadas aos meios disponíveis.

Nessa fase é fundamental a preparação do check-list, ou seja, o detalhamento das suas necessidades. Considerando as seguintes estruturas:

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Organização

Apoio operacional – a infraestrutura física, espaço adequado, formatos, instalações disponíveis e montagens;

Apoio logístico – os equipamentos audiovisuais, sonorização, projeção, filmagem, tradução, gravação e outros;

Apoio de pessoal – coordenação geral, distribuição de tarefas, treinamento da equipe, responsabilidades de cada um, vestuário e conhecimento geral das etapas do evento.

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Check-List – importância da Comunicação

Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para a realização de um evento. Será por meio do levantamento dessas atividades que você irá compor o seu check-list.

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Check-List/ Produção

Local, período, público-alvo, fluxo de Público

Estacionamento, segurança, limpeza, atendimento médico

Equipamentos, equipes de manutenção

Aspectos Legais, licenças, seguro

Hospedagem, translado, alimentação, coquetéis

Recepção, secretaria

Contratação de pessoal, administração de pessoal

Venda de ingressos, inscrições, credenciamento

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Premissas da divulgação

a) Informar sobre o evento como um todo;

b) Criar a expectativa junto ao público estratégico e demais públicos do evento.

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Meios de divulgação

a) mailing list, produção gráfica (cartaz, folheto, folder, flyer, e outros formatos);

b) peças publicitárias (painel, out-door, back-light, bus-door, totem, etc).

Imprensa e Mídia

a) jornais, revistas, rádios e TV;

b) coletiva de imprensa, press release, mala direta, internet, Redes Sociais, etc.

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Bibliografia básica

Meirelles, Gilda Fleury- Eventos seu negócio, seu sucesso, Editora IBRADEP, 1999

Bettega, Maria Lucia – Eventos e Cerimonial – Simplificando as ações, Editora Educs, 2001

Speers Nelson, Cerimonial de Conduta, Editora independente, 2005

Giacaglia,Maria Cecília - Eventos, como criar, estrutura e captar recursos,Editora Thompson Pioneira, 2002

Melo Neto, Francisco Paulo - Criatividade em eventos, Editora Contexto, 2003 ;

Zanella, Luiz Carlos – Manual de Organização de eventos, planejamento e operacionalização, Editora Atlas.

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Bibliografia complementar

Brennan, Lynne e Block David – Etiqueta, no mundo dos negócios, Editora Siciliano, 1994

Prado, Maria Clara -Gestão Pública Eficiente - impactos econômicos de governos inovadores, Editora Campus, 2007

Matias, Marlene – Organização de Eventos – Procedimentos e Técnicas, Editora Manole, 2007