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8/8/2019 Gestão de Projectos: Breve síntese para uma gestão eficaz
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Rede de Bibliotecas Escolares
2010
Gestão de ProjectosBreve síntese para uma gestão eficaz
antónio nogueira
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Gestão de Projectos
Breve síntese para uma gestão eficaz
Fases Procedimentos Notas
1. Identificar o Problema • Identificar anecessidade de umnovo produto ouserviço;
• Identificação do que sepretende fazer;
• Clarificar a natureza dainovação necessária;
• Identificar as pessoas eorganizaçõesinteressadas;
• Identificarintervenientes – chave;
• Preparar concepção deobjectivos;
• Identificar os passos daacção (actividades);
• Perspectivar os efeitosdo novo produto ouserviço
Elaborar Ficha deProjecto (anexos)
1- Verificar se oproblema já está aser combatido doutraforma;
2- Elencar eventuaisdificuldades deresolução doproblema;
3- Verificar o consensoda equipa
2. Objectivos • Definir aondequeremos chegar;
• Elaborar uma lista detodos os objectivospor ordem hierárquica;
• Verificar se osobjectivos ajudam asatisfazer asnecessidades;
1- Tentar antecipar osefeitos sobre aspessoas eorganizações;
2- Os objectivos devemser únicos,mensuráveis,alcançáveis, realistas,com prazosdefinidos;
3-
Os recursosdisponibilizados sãosuficientes paraconcretizar oProjecto?
3. Plano de Trabalho • Identificar umasequência das tarefas;
• Esclarecer acontribuição que seespera de cada pessoanos vários momentos
de execução doprojecto;
- Construção de umatabela de actividadese tarefas (anexos)
1- Calcular o número dehoras necessáriopara desenvolver
cada actividade etarefas;
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• Fornecer um quadropara a calendarizaçãodas acções, afectaçãode recursos financeirose distribuição de
equipamento;
2- Identificar marcos deresolução doprojecto;
3- Procederregularmente a uma
auto-avaliação doProjecto.4- Calcular tempo para
actividades dedivulgação;
5- Atender àflexibilidade dosresultados,sequência deactividades, pessoal erecursos.
4. Indicadores (medidas quepermitem avaliar os resultados daexecução do projecto)
• Verificar a lista deobjectivos acordada;
• Acrescer uma lista deactividades e marcosplaneados;
• Seleccionar um grupode indicadores tendoem vista os resultadosa alcançar;
• Assegurar-se de que
cada participante estáfamiliarizado com osobjectivos do plano econhece osindicadores e metasdefinidos
1- MedidasQuantitativas: factose números sobremontantesenvolvidos, custospor pessoa/hora,percentagens dedesistências, etc.
2- Medidasqualitativas:
Opiniões e atitudes,percentagem desatisfação declientes, consensoalcançado pelaspessoas envolvidas,etc.
3- Os indicadoresajudam a medir aqualidade dotrabalho
empreendido;5. Produtos • Fornecer modelos eferramentasnecessárias àimplementação doProjecto;
• Testar a eficácia dosprodutos;
• Promover osresultados alcançadosno projecto e
estimular acompreensão e o
1- Cuidar aapresentação dosprodutos, tendo emconta que estescontribuem parauma maiorvisibilidade doProjecto
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interesse nos produtosconcebidos;
6. Implementação/Desenvolvimento • Criar instrumentos quepermitam recolherinformação necessária
a fim de valorar cadaum dos indicadoresseleccionados;
• Medir os progressosregistados em relaçãoaos objectivosdefinidos;
• Verificar se o grau deeficácia e eficiênciados diferentesintervenientes,
nomeadamente osparceiros do projecto;
• Acautelar-se de que osdiferentesintervenientes noprojecto se mantêminformados acerca dosprogressos do mesmo;
• Guardar os diversostipos de registos;
1- Elaborar uma Fichade Planificação do
Trabalho comindicadores, marcose metas a alcançar
7. Promover Produtos • Certificar-se do modocomo vai serapresentado o produto(composição,linguagem,apresentação gráfica eilustração);
• Verificar a melhorforma de promover osprodutos
1- Envolver os parceirosna divulgação dosprodutos concebidos;
8. Mainstreaming (comercialização)
(Impacto/Adopção deprocedimentos inovadores)
• Medir os impactos e a
mudança de atitudes ecomportamentos daspessoas envolvidas noprojecto;
• Elaborar uma lista dosresultados do projecto;
• Elaborar uma lista dasorganizações e actores
– chave;
• Organizarconferências,
workshops, etc. parapromover a utilização
1- Preparar um
calendário com odesenvolvimento doscontactos dasorganizações eactores-chave
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mais ampla dosresultados do projecto
9. Avaliação e Relatórios • Elaborar um relatóriosobre o modelo,implementação e grau
de sucesso doprojecto, tendo emconta os respectivosindicadores eobjectivos;
• Juntar produtos eestudos de caso deforma a documentaras realizações práticas;
• Referir osensinamentos obtidos
através dasdificuldades e aaquisição de novasideias para posterioresinovações.
1- Registar êxitos edificuldades duranteo desenvolvimento
do projecto;2- Identificar factoresexternos que tenhamobstaculizado oresultado doprojecto;
3- Reunir evidênciasque comprovem osresultados dotrabalhoimplementado.
Anexos:1- Ficha de Projecto;2- Ficha de reunião;3- Tabela de planificação de actividades + tarefas;4- Ficha de actividade/tarefa (exemplo);5- Avaliação de Projectos (lista de acções/procedimentos)
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ANEXOS
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Ficha de Projecto
1. Objectivos
2. Promotores/Pessoas Responsáveis/Parceiros
3. Recursos Financeiros
4. Equipa do Projecto
Nome Função Anos deExperiência
Área deConhecimento
Responsabilidade
5. Produtos/Resultados
Resultados Indicadores Metas
6. Destinatários:
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Ficha de Reunião
Data: Local:
Promotor:
Participantes:
1. Ordem de Trabalhos:
Assunto Tempo Participante Documentação Prévia
Avaliação da reunião Coordenador
Decisões tomadas:
Responsável: ___________________________
Secretário: _____________________________
Reunião convocada no dia ______/_______/_______
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Planificação de Actividades
Actividades Tarefas Data Indicadores Metas
Gestão deAvaliação do
Projecto(concepção,execução,pessoas,imoacto)
Produção1 (Concepção,Teste, validaçãoe Design eComunicação)
1 Mainstreaming- produto a ser apresentado
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Ficha de Actividade/Tarefa
Actividade:
Data: Local:
Descrição daTarefa
Responsável
Participantes
Recursosmateriais
RecursosFinanceiros
Intervenientes(parceiros)
Indicadores
Metas (ImpactosEsperados)
Avaliação
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Avaliação de Projectos
(aspectos a considerar para uma gestão eficaz)
Concepção Execução/realização Pessoas Impacto
• Os objectivos são
coerentes epertinentes;
• O projecto foibemorçamentado;
• O tempo éadequado;
• A competênciada equipa éadequada;
• A ordem dasactividades etarefas épertinente;
• As actividadesrespondem àsnecessidades dosdestinatários;
• Foram incluídosmecanismoseficazes oueficientes deavaliação econtrolo;
• Existiu umcorrectoenvolvimentodos parceiros;
• Foi previsto umimpacto desustentabilidadedo Projecto;
• Foramconsideradaspossíveisalterações decontexto;
• A composição daequipa éadequada;
• Foi definida amonitorização doProjecto (quemfaz e quando)
• Os prazos estão a
ser cumpridos(eficácia);
• As actividadesforam realizadassegundo oplaneado;
• Previram-seocorrênciasextraordinárias;
• Foramconcretizados os
produtosintermédios;
• Verificou-se aqualidade dosprodutosintermédios;
• As metas foramatingidas;
• As verbas foramatribuídas;
• A qualidade dosimpactos foimedida (grau desatisfação)
• O nível de
desempenho dosdiferentesmembros daequipa;
• Qualidade departicipação;
• Fluxo informal dainformação;
• Reforço positivoao trabalho doscolegas;
• Pontualidade;
• Participação nasreuniões eactividades;
• Qualidade doscontributos;
• Contributosadicionais(pertinentes);
• Contributos paraa avaliação(entrega dosindicadores emetas);
• Tempo deresposta àssolicitações;
• Liderançaefectiva doProjecto(participação,memorandos eactas, etc);
• Grau deconhecimentoentre as tarefas;
• Existência detarefaspartilhadas;
• Conhecimento econcordânciacom indicadores
e metas;• Critérios para a
• Avaliação dos
produtosformais;
• Os produtostransformaram-se em práticas;
• Houve algumreconhecimento;
• Houve algumainovação noProjecto: equipa,clientes,
parceiros;• Outros
resultadosesperados;
• Novasaprendizagensresultantes dagestão doprojecto, dasparcerias e dastarefas
executadas
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definição daequipa;
• As alterações àequipa foram
justificadas;
• Grau desatisfação:projecto,coordenação,liderança
Instrumentos de Avaliação:
• Caixas de Sugestões;
• Questionários (1 página)
• Entrevistas
Tratamento da Informação:
• Relatórios aprovados por todos (avaliação dos indicadores e metas, tempo necessárioà realização das actividades)
Implementação das Melhorias:
• Novos planos de acção com indicação de indicadores e metas