Gestão por meio dos 5 sentidos

O básico de forma prática!

Autor: Ivan Luizio Magalhães e-mail: ivan_luizio@ hotmail.com Revisão: 00.00

AGENDA

• INSTRUTOR • SAUDAÇÃO • OBJETIVO • INTRODUÇÃO • 5 SENTIDOS • SEXTO SENTIDO • MÉTODO DE TRABALHO • RECADO FINAL • AGRADECIMENTO • CONTATO • NOTA EXPLICATIVA

INSTRUTOR

Bom dia!

SAUDAÇÃO

Prover um método de trabalho para o dia-a-dia que permita ...

OBJETIVO

• Realizar o trabalho da forma mais

eficiente possível

• Aumentar a qualidade dos bens e

serviços produzidos

• Aumentar a satisfação dos cliente

• Aumentar a geração de valor por

parte da organização

Faça sua escolha ...

VÍDEO 01

Para iniciar, uma reflexão ...

INTRODUÇÃO

“Um Fator Crítico para o

Sucesso em relação aos

objetivos desejados por uma

organização é a habilidade

dos seus líderes de medir o

seu desempenho.”

Ivan Luizio Magalhães

Em matéria de gestão, não há muito espaço para inovar ...

INTRODUÇÃO

• Clientes satisfeitos

• Acionistas satisfeitos

• Empregados satisfeitos

• Sociedade satisfeita

... pois as organizações continuam a buscar a criação de valor por meio de ...

INTRODUÇÃO

Mas qual a definição e a hierarquia entre ...

PERGUNTA

• Economicidade

• Efetividade

• Eficácia

• Eficiência

Fonte: Value Strategic Management (VSM)

Relação entre esforço empregado e rendimento alcançado

EFICIÊNCIA

Relação entre os bens/serviços

gerados por um processo de

negócio e os custos dos insumos

empregados para tal em um

determinado período de tempo.

Fazer mais com menos e sem

desperdício

Capacidade de produzir determinado efeito

EFICÁCIA

Índice de alcance das metas

programadas para os objetivos

de um processo de negócio, em

um determinado período de

tempo, independentemente dos

custos implicados.

Assegurar o nível de serviço

acordado. Fonte: Value Strategic Management (VSM)

Capacidade em atender as necessidades do cliente deixando-o satisfeito

EFETIVIDADE

Relação entre os resultados

alcançados e os objetivos que

motivaram a atuação, ou seja,

relação entre o impacto previsto

e o impacto real de um processo

de negócio do ponto de vista do

cliente.

Satisfação do cliente Fonte: Value Strategic Management (VSM)

Obter mais benefício pelo custo realizado

ECONOMICIDADE

Minimização dos custos dos

recursos utilizados na

consecução de um processo de

negócio, sem comprometimento

dos padrões de qualidade que

assegurar a satisfação do cliente.

Relação custo/benefício

A má execução é a maior causa de falha das estratégias de negócio ...

VÍDEO 02

Qual vem sendo o desempenho da sua organização?

PERGUNTA

• Queda do lucro

• Queda da receita

• Queda da participação de mercado

• Queda da satisfação dos clientes

• Queda da qualidade dos produtos

• Aumento das reclamações

• Etc...

Um paradoxo aparentemente insolúvel ...

CONSTATAÇÃO

Alcançar bons resultados é uma das maiores fontes de motivação humana, entretanto, por que falhamos?

... se os problemas não forem expostos e enfrentados ...

VÍDEO 03

... pelos gestores como oportunidades de desenvolvimento da organização.

CONSTATAÇÃO

“Problema é um resultado indesejável, portanto, gerenciar é resolver problemas.”

Problemas bons e problemas ruins ...

TIPOS DE PROBLEMAS

“Não há caos aéreo. Os problemas ocorrem pelo aumento do fluxo. É a prosperidade do país: mais gente viajando, mais aviões e mais rotas.”

Guido Mantega

Os desafios da gestão da moderna organização mudaram?

PERGUNTA

A vantagem é que agora podemos realizar a gestão em tempo real ...

RESPOSTA

... da criação de valor por meio de métricas e indicadores ...

RESPOSTA

“Só é gerenciado aquilo que se mede.”

Kaoru Ishikawa

... porque não se pode melhorar aquilo que não se mede.

RESPOSTA

“Tenha sempre em mente utilidade daquilo que se mede.”

Com base nos 5 (cinco) sentidos ...

ABORDAGEM

• Audição

• Visão

• Tato

• Paladar

• Fala

Fonte: Business Process Flex (BP Flex)

... e nas 4 (quatro) perspectivas de desempenho.

ABORDAGEM

É importante saber ouvir ...

AUDIÇÃO

• Quais as nossas funções?

• Quais os nossos produtos?

• Qual o atual desempenho da organização?

• Qual a opinião dos clientes da

organização?

• Qual o clima interno da organização?

• Como anda o mercado?

• Como está o desempenho dos

concorrentes?

... para definir o cenário atual ...

MUDANÇA

Estamos onde estamos e somos o que somos por causa dos hábitos de que nos tornamos presos, voluntária ou involuntariamente.

Todos somos criaturas de hábitos!

... para que possamos definir aonde queremos chegar ...

VISÃO

• O que manteremos como está?

• O que necessitamos mudar?

• O que podemos melhorar?

• O que necessitamos fazer que não estamos

fazendo?

• Como queremos ser?

• Quais serão nossos objetivos?

... tendo em mente que é preciso saber antes de agir ...

• O que já funcionou pode não funcionar?

• O que serviu para outras organizações

pode não servir para a nossa?

• Como adaptar à realidade da nossa

organização?

... ao decidir por algo, vale a pena experimentar ...

PALADAR

• O que faremos?

• Como poderemos experimentar?

• Quais foram os resultados?

• Os resultados foram os esperados?

• Podemos extrapolar os resultados para

toda a organização?

... após decidir é preciso executar ...

• Como fazer?

• Quando fazer?

• Quanto fazer?

• Como avaliar o que está sendo feito?

• Como serão as recompensas?

• O que fazer caso não dê certo?

... e obter o máximo de comprometimento de todos os membros da organização.

SEXTO SENTIDO

• Com os resultados obtidos, aonde

chegaremos?

• Quais os novos problemas que teremos que

enfrentar?

• O caminho escolhido continua válido?

• Quais serão os efeitos das transformações

do mercado?

Apesar do caminho parecer longo, basta iniciar a caminhada ...

CONSTATAÇÃO

... para que os problemas comecem a ser identificados e resolvidos.

CONSTATAÇÃO

A gestão por meio dos 5 sentidos se faz pela aplicação de um método de trabalho ...

MÉTODO DE TRABALHO

... baseado no gerenciamento da rotina por meio da ferramenta PDCA ...

MÉTODO DE TRABALHO

... que permitirá resolver desde pequenos problemas do dia-a-dia ...

MÉTODO DE TRABALHO

... até mesmo transformar a organização ...

MÉTODO DE TRABALHO

... por meio de um plano passo-a-passo (road map) de oportunidades e projetos.

MÉTODO DE TRABALHO

Nivelar o conhecimento

PLANEJAR - NIVELAR

• Reunir a equipe de trabalho

• Explicar a abordagem

• Detalhar a metodologia de

trabalho

• Exemplificar a aplicação

Atribuir as responsabilidades

PLANEJAR - ATRIBUIR

• Explicar os papéis

• Detalhar as tarefas

• Atribuir a responsabilidade

• Definir o líder do trabalho

Descrever o cenário atual

PLANEJAR - DESCREVER

• Obter documentação existente

• Reunir dados e informações

• Descrever o cenário atual

Analisar métricas, indicadores e resultados

PLANEJAR - ANALISAR

• Identificar métricas

• Detalhar indicadores

• Obter resultados

• Analisar os resultados

Validar as metas e objetivos estabelecidos

PLANEJAR - VALIDAR

• Obter metas e objetivos

estabelecidos

• Comparar medidas com as

• Comparar resultados com os

objetivos

Caracterizar o problema

PLANEJAR - CARACTERIZAR

• Detalhar o problema

• Estabelecer os limites do

problema

• Associar Fatores Críticos de

Sucesso

• Comparar com o mercado

• Quantificar “gaps” de

desempenho Fonte: Business Process Flex (BP Flex)

Analisar o problema

PLANEJAR - ANALISAR

• Quantificar “gaps” de

desempenho

• Comparar com o mercado

• Identificar hipóteses de causa

Identificar as causas do problema

PLANEJAR - IDENTIFICAR

• Priorizar hipóteses de causa

• Avaliar hipóteses

• Selecionar a mais provável

Avaliar oportunidades de melhoria

PLANEJAR - AVALIAR

• Avaliar os “gaps” de

desempenho

• Avaliar a evolução do

desempenho

• Identificar oportunidades de

melhoria

Estabelecer o plano de ação

PLANEJAR - ESTABELECER

• Estabelecer prioridades

• Avaliar o retorno das ações

• Alocar recursos

• Fixar prazos

• Atribuir responsáveis

Executar o plano de ação

FAZER - EXECUTAR

• Estabelecer um piloto

• Implementar as ações

definidas

• Verificar a implementação das

ações

• Coletar evidências da

implementação das ações

Medir os resultados

CONTROLAR - MEDIR

• Associar os pontos de controle

• Obter os dados das métricas e

indicadores

Validar os resultados obtidos

CONTROLAR - VALIDAR

• Assegurar o prazo estipulado

para a validação

• Comparar os dados das

métricas e indicadores com as

metas estabelecidas

• Assegurar o controle

estatístico do processo

Eliminar definitivamente as causas

AGIR - ELIMINAR

• Comunicar os resultados do

piloto

• Comunicar as ações a serem

executadas para a

padronização

• Implementar em larga escala

Monitorar o desempenho

AGIR - MONITORAR

• Coletar dados

• Realizar o seguimento das

métricas e indicadores

• Verificar as métricas e

indicadores em relação as

metas estabelecidas

Quantificar os ganhos

AGIR - QUANTIFICAR

• Avaliar as métricas e

indicadores em relação as

metas estabelecidas

• Avaliar os objetivos em relação

aos resultados obtidos

• Avaliar benefícios e malefícios

indiretos

• Quantificar os ganhos Fonte: Business Process Flex (BP Flex)

Revisar os resultados do trabalho

AGIR - REVISAR

• Obter resultados

• Associar os resultados às

melhorias

• Refletir sobre o trabalho

realizado

• Registrar lições aprendidas

• Registrar oportunidades de

melhoria Fonte: Business Process Flex (BP Flex)

Predizer o desempenho

PREDIZER

• Identificar tendências

• Estabelecer correlações

• Avaliar cenários (demanda,

capacidade, resultados)

• Prever anormalidades

• Identificar relações causais

• Guiar a definição de novas

metas Fonte: Business Process Flex (BP Flex)

A apresentação termina aqui, mas a nossa jornada está apenas começando ...

RECADO FINAL

Muito obrigado!

AGRADECIMENTO

CONTATO

NOTA EXPLICATIVA

Gestão por meio dos 5 sentidos - O básico de forma prática

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Gestão por meio dos 5 sentidos - O básico de forma prática

Business

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