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Bolet im Informat ivo nº 04 – CGDOc
C E N T R O D E G E S T Ã O D O C U M E N TA L - R U A Á L VA R E S M A C I E L , N º 5 8 , S A N TA E F I G Ê N I A – B H T E C E P 3 0 1 5 0 – 2 5 0 - T E L : ( 0 3 1 ) 3 3 0 7 - 0 4 1 5 / e - m a i l : : c g d o c @ p m m g . g o v . b r
B O L E T I M I N F O R M A T I V O
C e n t r o d e G e s t ã o D o c u m e n t a l
Edição nº. IV Agosto 2013
Este boletim informativo vai ao
encontro de uma crescente demanda de
informações e orientações a respeito dos
procedimentos da gestão documental,
sobre a classificação e a avaliação de
documentos, sobre as legislações, a
criação, os objetivos e as atribuições da
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD-LAI).
É de grande relevância que
gestores e autoridades detentores de
acervos documentais públicos, entendam
a sua responsabilidade de implementar a
gestão arquivística em suas Unidades.
Dessa forma garante-se a preservação
desses acervos e principalmente o seu
acesso pleno à sociedade. O CGDoc
pretende responder às principais
perguntas que chegam à Seção de
Orientações Técnicas e assim, contribuir
para a formação e para a sensibilização
dos militares. A fim de que esses possam
proceder à gestão documental na Polícia
Militar de Minas Gerais e
fundamentalmente, cumprir o que é
previsto na Lei de Acesso à Informação
Pública.
Quais os primeiros atos legais
destinados a regulamentar e a
normatizar uma política nacional de
arquivos?
Os documentos da Polícia Militar
são patrimônio público, tanto no sentido
administrativo quanto do ponto de vista
cultural. É dever das instituições
públicas zelar por esse patrimônio e
propiciar o seu acesso, assegurando o
direito à informação, garantido pela
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Constituição Federal. A Constituição
Federal de 1988, no art. 216, § 2º,
determina que cabe à administração
pública, na forma da lei, tanto a gestão
da documentação governamental quanto
as providências para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem. O
comando constitucional foi em parte
regrado pela Lei Federal nº 8.159/1991 e
de acordo com a referida lei, constituem
deveres do Poder Público, a gestão
documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à
cultura e ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e de
informação.
O que é a Lei de Acesso?
A Lei Federal 12.527, também
conhecida como Lei de Acesso à
Informação, foi criada em 18 de
novembro de 2011 e tem por finalidade
regular o acesso a informações previsto
no inciso XXXIII do art. 5º e no inciso II
do § 3o do art. 37 e no § 2º do art. 216
da Constituição Federal. Destina-se, a
observância “da publicidade como
preceito geral e do sigilo como exceção.”
Existe em Minas Gerais alguma
regulamentação criada no mesmo
sentido?
Em Minas Gerais, foi criado o
Decreto Estadual 45.969, de 24 de maio
de 2012, com a finalidade de regular o
acesso à informação no âmbito do Poder
Executivo. Tal medida somente é
necessária para dar operacionalidade à
Lei 12.527/2011 em cada
instrumentalidade pública, para que
futuramente ninguém possa argumentar,
em caso de negativa ao acesso à
informação, que deixou de cumprir a Lei
por ausência de regulamentação.
O que regulamenta a CPAD?
Segundo o Decreto Estadual
40.186 de 22 de dezembro de 1998 em
seu Art. 5O os dirigentes de órgão ou
entidade do Poder Executivo deverão
constituir, no prazo de sessenta (60) dias
contados da publicação deste Decreto,
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos de Arquivo (CPAD). Essa
comissão terá a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de análise,
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avaliação e seleção dos documentos
produzidos e acumulados no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a
identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação
daqueles destituídos de valor probatório
e informativo.
Também a Lei Estadual 19.420,
de 11 de janeiro de 2011, artigo 12,
prescreve que “serão constituídas
comissões de avaliação de documentos
de arquivo em cada unidade
administrativa dos órgãos e dos Poderes
do Estado, nas entidades por ele
constituídas, bem como nas entidades
privadas prestadoras de serviço público.
Sob a coordenação da instituição
arquivística pública responsável, as
comissões trabalharão com o objetivo de
selecionar os documentos de guarda
permanente e os que, destituídos de
valores probatório e informativo, deverão
ser eliminados.”
O Parágrafo único da lei que diz
que “as comissões a que se refere o caput
deste artigo elaborarão os instrumentos
técnicos de gestão de documentos, os
quais serão submetidos à aprovação das
instituições arquivísticas competentes.”
O que é CPAD-LAI? E quais suas
atribuições?
A sigla CPAD-LAI significa
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos. A sigla LAI (Lei de Acesso à
Informação) foi acrescentada pela PMMG
para não ser confundida com Comissão
de Processo Administrativo Disciplinar. A
CPAD-LAI foi regulamentada através da
Resolução nº 4246, de 09 de abril de
2013, que criou a Comissão e as
Subcomissões Permanentes de Avaliação
de Documentos e conforme previsto em
seu artigo 2º e incisos:
“Compete à CPAD-LAI e
SubCPAD-LAI, além das determinações
constantes do Decreto Estadual nº
40.186/1998:
I – Orientar e realizar o processo
de análise, avaliação e seleção dos
documentos produzidos e acumulados
no arquivo das diversas Unidades da
Polícia Militar, tendo em vista a
identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação
daqueles destituídos de valor probatório
e informativo;
II – Propor métodos de
arquivamento voltados ao melhor
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aproveitamento do espaço físico
disponível nas Unidades;
III – Submeter-se às instruções de
procedimentos expedidas pelo Conselho
Estadual de Arquivos (CEA), nos termos
do Decreto Estadual nº 40.186/1998,
adequadas às diversas categorias de
documentos sob análise.”
O que é CPADS-LAI?
As CPADS-LAI são as Comissões
Permanentes de Avaliação de
Documentos Sigilosos, a sigla LAI (Lei de
Acesso à Informação) foi acrescentada
pela PMMG para não ser confundido com
Comissão de Processo Administrativo
Disciplinar Sumário.
Qual o instrumento legal regula a
criação da CPADS-LAI? Qual sua
finalidade?
O art. 34 do Decreto Federal nº
7724/2012 traz que “os órgãos e
entidades poderão constituir Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos
Sigilosos - CPADS, com as seguintes
atribuições:
I - opinar sobre a informação
produzida no âmbito de sua atuação para
fins de classificação em qualquer grau de
sigilo;
II - assessorar a autoridade
classificadora ou a autoridade
hierarquicamente superior quanto à
desclassificação, reclassificação ou
reavaliação de informação classificada em
qualquer grau de sigilo;
III - propor o destino final das
informações desclassificadas, indicando
os documentos para guarda permanente,
observado o disposto na Lei no 8.159, de
8 de janeiro de 1991; e
IV - subsidiar a elaboração do rol
anual de informações desclassificadas e
documentos classificados em cada grau
de sigilo, a ser disponibilizado na
Internet.”
O que vem a ser valor probatório e
informativo?
São valores secundários dos
documentos, ou seja, remetem ao uso
para outros fins que não aqueles para os
quais os documentos foram criados.
O valor probatório diz respeito às
provas de como está organizado uma
Instituição, seus modos de ação, suas
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políticas ao tratar de toda espécie de
questões, seus procedimentos, suas
realizações em geral. São documentos
que contribuem no processo político-
decisório e como precedentes para
diretrizes e procedimentos.
O valor informativo diz respeito
às informações essenciais sobre matérias
com que a organização lida, para fins de
pesquisa, de estudos e de valor histórico.
A qual instituição arquivística a PMMG
está subordinada?
PMMG, bem como todos os órgãos
do Poder Executivo, está subordinada ao
Arquivo Público Mineiro que é uma
superintendência da Secretaria Estadual
de Cultura. Sendo o Arquivo Público
Mineiro responsável por planejar e
coordenar o recolhimento de documentos
produzidos e acumulados pelo Poder
Executivo de Minas Gerais.
O que é Gestão de Documentos?
A Constituição Federal de 1988,
no art. 216, § 2º, determina que “cabe à
administração pública, na forma da lei,
tanto a gestão da documentação
governamental quanto as providências
para franquear sua consulta a quantos
dela necessitem.” O que é determinado
pela Constituição Federal foi regrado
pela Lei nº 8.159/1991, que diz em seu
texto que, “constituem deveres do Poder
Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à
cultura e ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.”
Conforme a Lei Estadual nº
19.420, de 11 de janeiro de 2011, que
estabelece a política estadual de
arquivos, em seu artigo 5º, “considera-se
gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas
relativas à produção, à classificação, à
tramitação, ao uso, à avaliação e ao
arquivamento de documentos, em fase
corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou a seu recolhimento para
guarda permanente.”
A gestão documental tem por
objetivo assegurar, de forma eficiente, a
produção, a administração, a
manutenção e a destinação dos
documentos; garantir que a informação
governamental esteja disponível quando
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e onde seja necessária ao governo e aos
cidadãos; assegurar a eliminação dos
documentos que não tenham valor
administrativo, fiscal, legal ou para
pesquisa científica.
É necessária uma nova gestão
documental na Unidade em que sirvo,
principalmente com o advento da Lei
Federal 12.527/2011?
A informação disponível ao
público é muitas vezes, o resultado de
um processo que reúne operações de
produção, de tramitação, de uso, de
avaliação e de arquivamento de
documentos. Para tanto, programas de
gestão precisam ser implementados e
aprimorados, pois, a gestão documental
auxilia na qualidade e agilidade do
franqueamento do acesso às informações
pelas instituições públicas.
Posso dar acesso a documentos
pessoais de militares/civis de minha
Unidade, caso seja consultado com
base na Lei Federal 12.527/2011?
O Art. 31 da Lei Federal
12.527/2011 diz que “o tratamento das
informações pessoais deve ser feito de
forma transparente e com respeito à
intimidade, à vida privada, à honra e à
imagem das pessoas, bem como às
liberdades e às garantias individuais.”
Diz o § 1º e incisos: “As informações
pessoais, a que se refere este artigo,
relativas à intimidade, vida privada,
honra e imagem:
I - terão seu acesso restrito,
independentemente de classificação
de sigilo e pelo prazo máximo de 100
(cem) anos a contar da sua data de
produção, a agentes públicos
legalmente autorizados e à pessoa a
que elas se referirem; e
II - poderão ter autorizada sua
divulgação ou acesso por terceiros diante
de previsão legal ou consentimento
expresso da pessoa a que elas se
referirem.”
Como proceder para eliminar
documentos da minha Unidade?
Deve ser observado o previsto na
Lei Estadual 19.420, de 11 de janeiro de
2011, conforme os artigos abaixo
mencionados:
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“Art. 11. São instituições
arquivísticas públicas de Minas Gerais
os arquivos mantidos pelos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário, pelo
Ministério Público e pelo Tribunal de
Contas do Estado.
Art. 12. Serão constituídas
comissões de avaliação de documentos
de arquivo em cada unidade
administrativa dos órgãos e dos
Poderes do Estado, nas entidades por
ele constituídas, bem como nas
entidades privadas prestadoras de
serviço público. Sob a coordenação da
instituição arquivística pública
responsável, as comissões trabalharão
com o objetivo de selecionar os
documentos de guarda permanente e os
que, destituídos de valores probatório e
informativo, deverão ser eliminados.
Parágrafo único. As comissões a
que se refere o caput deste artigo
elaborarão os instrumentos técnicos de
gestão de documentos, os quais serão
submetidos à aprovação das
instituições arquivísticas competentes.
Art. 13. A eliminação de
documentos públicos depende da
aprovação das instituições arquivísticas
públicas a que se refere o art. 11 desta
Lei.
Art. 14. Serão publicados no
órgão oficial do Estado os editais de
eliminação de documentos, com a
divulgação dos prazos decorrentes da
aplicação das tabelas de temporalidade
dos órgãos a que os documentos
pertencem.”
Assim, a eliminação de
documentos, nos órgãos e entidades do
Poder Executivo do Estado de Minas
Gerais, ocorrerá depois de concluído o
processo de classificação e avaliação
conduzido por suas respectivas
Subcomissões Permanentes de
Avaliação de Documentos de Arquivo, e
mediante autorização do Arquivo
Público Mineiro, seguindo o que
determina e oriente a Deliberação nº 04
do Conselho Estadual de Arquivos –
CEA de 17 de dezembro de 1998, que
dispõe sobre procedimentos para
eliminação de documentos de arquivo
no âmbito dos órgãos e entidades
integrantes da Administração Pública
do Estado de Minas Gerais.
A eliminação de documentos
deverá ser efetuada por meio de
fragmentação manual ou mecânica, sob
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a supervisão do servidor responsável
por sua custódia, na presença de duas
testemunhas.
A título de exemplo de prazos de
guarda a ser cumpridos antes do
procedimento de eliminação, citamos a
previsto na Tabela de Temporalidade
regulamentada pelo Decreto Estadual
40187/1998, que trás em seu item
029.11 o assunto: “Controle de
Frequência, Livros, Folhas de Ponto,
Abono de Faltas, Horas Extras, Ponto
Facultativo e Dispensa de Ponto”.
Na PMMG, o que corresponde ao
exemplo citado anteriormente é a
“Escala de Serviço”, com previsão de 05
(cinco) anos na fase corrente, 47
(quarenta e sete) anos na fase
intermediária, perfazendo um total de
52 (cinquenta e dois) anos de guarda.
Existe alguma legislação na
Instituição que trata do assunto
eliminação de documentos?
Sim, os Memorandos Circular nº
93115/2008, nº 92868/2009, que
proíbem a eliminação de documentos
sem prévia avaliação da CPAD e
autorização do Arquivo Público Mineiro
e a devida publicação no Diário Oficial
do Estado das listas dos documentos a
serem eliminados.
EXPEDIENTE
- Chefe do Centro de Gestão Documental:
Ten Cel PM Antônio Fernando Munhoz
- Subchefe do Centro de Gestão Documental:
Maj PM Joedson Flaviano Gomes
- Redação: 2º Ten PM Mary Lúcia de Britto Santos, 2º
Ten PM Marilene Nascente Ferreira, 3º Sgt PM Helder
Ferreira Duarte, 3º Sgt PM Sandro Ricardo Rocha
Ribeiro e FC Vinicius Lopes Faria.
- Diagramação: Subten PM João Carlos Otoni
- Revisão: Profª Cristina Gonçalves F. de Souza Dutra