Post on 20-Jan-2019
INSTITUTO PEDAGÓGICO DE MINAS GERAIS
CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO BIBLIOTECONOMIA Coordenação Pedagógica – IPEMIG
FUNDAMENTOS DA CLASSIFICAÇÃO BIBLIOGRÁFICA
BELO HORIZONTE
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INTRODUÇÃO
Essa apostila pretende abordar os principais estudos, que serviram de
embasamento teórico para grandes autores, na área da classificação, o que
resultou nas mais diversas contribuições.
Grandes nomes da classificação como Brown, Bliss, Ranganathan e
Dewey foram de suma importância e colaboração para as classificações mais
utilizadas em nossos dias, como a da Library of Congress, Classificação
Decimal de Dewey (CDD) e a Classificação Decimal Universal (CDU).
Para se acompanhar a evolução e o surgimento das novas ciências e
tecnologias, faz-se necessário uma boa classificação para uma posterior
indexação e finalmente uma representação a altura do assunto proposto no
material classificado, para que ele seja facilmente encontrado tanto pelo
profissional da informação como pelo usuário, e para este objetivo ser
alcançado gradativamente Brown, Bliss, Ranganathan, Dewey, Otlet, La
Fontaine e tantos outros deram a sua importante contribuição.
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O QUE É CLASSIFICAÇÃO?
http://deconceptos.com/wp-content/uploads/2009/05/bibliografia-300x261.gif
Classificação, num conceito geral, é o ato de classificar; separar por
semelhanças ou diferenças; dividir. As classificações podem ser definidas a
nível social, filosóficas e bibliográficas.
Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas
semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos
primordiais nos cuidados da documentação. Sua classificação se materializa a
partir de um plano que deve ter como características a simplicidade, a
flexibilidade e fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo
sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma
das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui
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procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e
agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por
servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:
a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe
corresponderão.
b) Codificação - Consiste na atribuição do código correspondente ao
assunto de que trata o documento.
Rotinas correspondentes às operações de classificação, segundo o
CONARQ:
1. Receber o documento para classificação.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s),
de acordo com seu conteúdo.
3. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de
arquivo, utilizando o incide, quando necessário.
4. Anotar o código na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. (Ao
final desta aula você terá acesso ao modelo de folha de referência).
IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s)
deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).
Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da
seguinte maneira:
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Por seus mantenedores.
a) Públicos - federal, estadual e municipal.
b) Institucionais - instituições educacionais, igrejas, corporações não
lucrativas, sociedades e associações.
c) Comerciais - empresas, corporações e companhias.
d) Famílias ou pessoais.
Atente para os estágios de evolução dos arquivos, o que chamamos de
Teoria das Três Idades, a seguir.
a) Arquivos de primeira idade ou corrente.
b) Arquivos de segunda idade ou intermediário.
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.
A classificação social é aquela intrínseca ao ser humano, fazendo parte
de sua natureza. É algo que constitui a personalidade de uma pessoa, atuando
diariamente para a organização mental dela. Por isso, elas podem classificar
apenas o que lhe interessam.
A classificação filosófica é uma classificação mais elaborada e sofisticada,
voltada para a definição e hierarquização do conhecimento humano.
Já a classificação bibliográfica se preocupa com a organização e a
disposição física de documentos, visando com isso, a sua recuperação. Busca
ordenar, para arquivar e ter acesso ao documento em estantes ou nos
arquivos. “Todas as teorias da classificação bibliográfica buscam promover
uma classificação sistemática, lógica que reflita crítica e sistematicamente
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sobre os elementos de ligação que servem para a reunião de conceitos”
(ARAÚJO, 2006, p.122).
CURIOSIDADE:
O que são documentos correntes?
- são aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram
arquivados, mas são objetos de consultas frequentes. Podem ser conservados
no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas, ou do
órgão, que o criaram.
O que são documentos intermediários?
- são aqueles que não são mais de uso corrente, mas que por razões de
interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à
instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo
intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do organismo
produtor e da instituição arquivística.
O que são documentos permanentes?
- são aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao cumprimento
das atividades da administração. Devem ser conservados nas instituições
arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.
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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PELA SUA NATUREZA
http://www.tfarma.it/images/r_Bibliografia.png
a) Arquivo especial - Detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes
de documentos resultantes da experiência humana em algum campo
específico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos,
CD's, recortes de jornais, disquetes, CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de
documentos na sua grande maioria frágeis deve-se ter maior cuidado com a
conservação e preservação, não somente no aspecto de armazenagem, mas
também em seu registro, acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - Detém sob sua custódia documentos
resultantes da experiência humana num campo específico, independente da
forma física que seus documentos apresentem.
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Pelo Gênero
a) Escritos ou textuais.
b) Cartográfico (perfis/mapas).
c) Iconográficos (imagem estática/cartazes).
d) Filmográficos (filmes).
e) Sonoros; (CDs, Fita Cassete).
f) Micrográficos (microfilme).
g) Informáticos.
Pela Natureza do assunto
a) Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a
administração.
b) Sigilosos – documentos de conhecimento, custódia e divulgação
restrita.
Podemos classificar os documentos em quatro graus:
a) Ultrassecreto - Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram
excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da
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política governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como:
negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra, descobertas
e experimentos científicos de valor excepcional, informações sobre política
estrangeira de alto nível. São documentos oriundos da Presidência e
Ministérios (PAES, 2005, p. 30).
b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau
de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de
pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São
documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e
medidas governamentais, os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que,
sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam
de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, planos
ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em
técnicas ou materiais já existentes, dados de elevado interesse sob aspectos
físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros
e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos
importantes que não tenham recebido classificação inferior (PAES, 2005, p.
30).
c) Confidencial - A classificação de confidencial é dada aos assuntos que,
embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa
não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços
administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os
referentes à pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deva ser mantido
por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre e atividade de
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pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofrequência de
importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas,
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas
importantes para a segurança nacional (PAES, 2005, p. 30).
d) Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos que não
devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação,
entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens
de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações
importantes (PAES, 2005, p. 30).
ARQUIVAMENTO
http://www.tudouberaba.com.br/wp-content/themes/tura/txtcats/servicos/img/arquivos-
empresas.jpg
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado,
obedecendo às seguintes operações:
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a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)
mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e
se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um
mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento,
minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados
adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos
referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código
formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores
plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu
conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou
lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os
dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em
caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser
arquivados vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse,
diminuindo, assim, o número de pastas.
Exemplo:
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL
061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO
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– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a
cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos
justificar e desde que relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso,
ordenados alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta
suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase
deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá
ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado
posteriormente.
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
http://papouniv.com.br/wp-content/uploads/2013/08/como-organizar-documentos-papeis.jpg
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo
assunto);
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2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente,
sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim
sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a
ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando
dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não
exista, manter uma única cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com
prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora
inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível
às pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas,
em caixas apropriadas, procedendo ao registro em uma única folha de
referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente,
repetindo a operação sempre que chegar um novo número.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando
processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do
recibo de empréstimo, no qual são registradas informações sobre processos,
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dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do
servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do
documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo
para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de
uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua
transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a
localização do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de empréstimo é
preenchido em duas vias, sendo:
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado,
devendo ser eliminada quando da devolução do documento;
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e
cobrança, quando vencido o prazo de devolução.
FOLHA DE REFERÊNCIA
FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I)
. ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA
Via UMA
Formato A-4
Utilização ANVERSO
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. INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:
- CÓDIGO DO ASSUNTO: indicar o código de classificação referente ao
assunto sob o qual a folha de referência estará arquivada, e que corresponde
realmente ao assunto secundário do documento.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do
documento.
- DADOS DO DOCUMENTO:
. NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver,
indicar s.n.
. DATA: indicar a data do documento.
. ESPÉCIE: indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando,
relatório, aviso ou outra.
. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do
documento, ou seja, do órgão onde foi assinado o documento.
. DESTINATÁRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento.
- VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o
documento está arquivado.
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MODELO 1 - FOLHA DE REFERÊNCIA
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RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II)
. ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA
Via DUAS
Formato 11 x 15,5cm
Utilização ANVERSO
. INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:
- CLASSIFICAÇÃO: indicar o código de classificação referente ao assunto do
documento a ser emprestado.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do
documento.
- REQUISITADO POR: indicar o nome do órgão/unidade administrativa e do
servidor responsável pela solicitação.
- DATA: indicar a data do empréstimo.
- ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do servidor do arquivo que
está efetuando o empréstimo e a assinatura deste.
- RECEBIDO POR: indicar o nome completo do servidor que está recebendo o
documento e a assinatura deste.
- DEVOLVIDO EM: indicar a data da devolução do documento.
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MODELO 2 – RECIBO DE EMPRÉSTIMO
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JAMES DUFF BROWN E SUA
INFLUÊNCIA NA BIBLIOTECONOMIA
http://2.bp.blogspot.com/_GHICqwAbdGA/SrlazZX5HwI/AAAAAAAAASI/Mj2rSfFZwLw/s4
00/dewey.jpg
James Duff Brown nasceu em Edimburgo, na Escócia, concluiu seus
estudos com doze ou treze anos, após sua formação dedicou sua vida a leitura,
particularmente em biblioteconomia, música e literatura. Trabalhou para vários
editores e livrarias de bibliotecas, logo começou a trabalhar como assistente na
Biblioteca Mitchaell Glasgow. Depois se mudou para Londres para trabalhar na
Biblioteca Pública Clerkernwell. Ele criou dois sistemas de classificação que
não servia para coleções grandes, por serem muito rígido: “Quinn-Brown
Classification” e “Adjustable Classification”.
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Posteriormente idealizou um sistema de classificação intitulado de
“Subject Classification” que teve sua primeira publicação em 1906 considerada,
na época, um bom sistema de classificação, sendo usado em muitas
bibliotecas inglesas por vários anos, na qual introduziu o livre acesso às
estantes. (BARBOSA, 1969).
Na época o bibliotecário Brown chegou a ser reconhecido como Dewey
da Inglaterra, pois tinha energia surpreendente, mostrava-se comprometido, e
interessado em todos os aspectos da biblioteca e da biblioteconomia, foi um
dos primeiros a escrever livros sobre biblioteconomia e o criador do único
sistema de classificação do país.
A partir desta posição, foi reconhecido e prestigiado no mundo das
bibliotecas e da biblioteconomia, pois no final do século XIX e no início do XX
na Inglaterra, deu contribuição muito importante para a área da
biblioteconomia.
http://www.febab.org.br/livros_febab/CDD_livro.jpg
De acordo com o que foi explanado acima, percebemos que James Duff
Brown se destacou por ter elaborado o sistema de classificação, “Sbject
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Classification” (Classificação de Assunto), no qual trouxe o desenvolvimento na
biblioteconomia dando subsídio para a evolução de outros sistemas.
A CONTRIBUIÇÃO DE BLISS PARA A
CLASSIFICAÇÃO
http://mlb-s1-p.mlstatic.com/13469-MLB20077993708_042014-Y.jpg
Conhecida também como Classificação Bibliográfica, a classificação de
Bliss teve como criador o bibliotecário do College of City of New York, Henry
Evelyn Bliss.
Antes de publicar o seu sistema de classificação, Bliss havia publicado
outras obras, a saber: “[...] a) Organization of knowledge, 1927; b) Organization
of knowledge in libraries and the subject approach to books, 1933, 2. ed. em
1939; c) A system of bibliographic classification, 1935, 2. ed. em 1936”
(BARBOSA, 1969, p. 145).
Seu sistema foi apontado como um dos melhores desenvolvimentos de
classes encontrado em classificações bibliográficas.
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Uma de suas principais características é a possibilidade de classificações
alternativas.
Seu sistema é dividido em quatro grandes classes: Filosofia; Ciência;
História; Tecnologia e Arte.
As obras gerais dos outros sistemas são chamadas por Bliss de Classes
numéricas anteriores.
Em suma, a classificação de Bliss dá liberdade ao classificador porém,
infelizmente, seu sistema não apresenta explicações nem exemplos de sua
aplicação, tornando-o de difícil aprendizado.
CLASSIFICAÇÃO DE RANGANATHAN
http://www.icarlibrary.nic.in/Images/ranganathan3.gif
O mais atual sistema de classificação foi criado pelo indiano Shiyali
Ramanrita Ranganathan. Nascido em 1892, Ranganathan estudou na Hind
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High School, em Shiali, e conseguiu a graduação em matemática no Christian
College, da Universidade de Madras.
Com a sua nomeação, em 1924, de bilbiotecário da Madras University
Library, Ranganathan começou a desencadear um profundo interesse na área
de Biblioteconomia, principalmente por classificações e administração de
bibliotecas, passando então a estudar na School of Librarianship, da
Universidade de Londres.
Seguindo conselhos de Berwick Sayers, “Ranganathan dedicou-se à
leitura de obras de Biblioteconomia, estagiou na Croydon Public Libraries e
visitou diversas bibliotecas da Grã-Bretanha”(PIEDADE, 1977, p.156).
A partir desta divergência, Ranganathan idealizou um sistema de
classificação analítico-sintético, o qual motivou profunda mudança nos estudos
teóricos de classificação. A necessidade de criar um novo sistema, surgiu dos
estudos dos sistemas até então existentes, observando suas aplicabilidades
em várias bibliotecas e verificando as limitações de cada um quanto à
abrangência de todos os aspectos de um assunto.
O seu sistema, considerado bem mais elástico que os demais, adotou “o
uso dos dois pontos (:) como símbolo para correlacionar ideias diferentes”
(BARBOSA, 1969, p. 165). Daí sua nomeação, Colon Classification ou
Classificação dos Dois Pontos.
Em 1925, ao voltar da Índia, aplicou seu novo sistema de classificação na
Universidade de Madras. Reconheceu que Bliss teria influenciado nas suas
teorias de classificação.
A numeração do capítulo foi feita de forma paralela, sempre com o
capítulo seguinte retomando o anterior.
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A primeira edição da Colon Classification data de 1933, seguindo com
edições revisadas e acrescentadas até 1960.
Sua estrutura está dividida em 41 classes principais (main classes). A
notação é mista, utilizando algarismos arábicos, letras maiúsculas e
minúsculas, letras gregas e sinais gráficos, além de indicadores especiais de
faceta. Ela é totalmente expressiva, hierárquica e altamente mnemônica. “É o
único esquema com uma série completa de regras explícitas”( LANGRIDGE,
1977, p. 91). As tabelas auxiliares são divididas em subdivisões geográficas,
políticas, orientadas, fisiográficas, cronológicas, por línguas e comuns.
Ranganathan reconhece cinco tipos de relacionamento entre assuntos:
1.General; 2.Bias; 3.Comparacion; 4.Difference; 5.Influencing.
Sua empregabilidade atual é em bibliotecas da Índia, porém exercendo
forte influência sobre estudiosos e autores de classificações nos atuais
estudos.
O que pode ser destacado, é que este sistema é pioneiro da classificação
moderna e ainda o único esquema geral completamente facetado, além de ser
único quanto à coerência e sistematização. Ele certamente exercerá a mais
forte atração naquele que procura a perfeição.
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LIBRARY OF CONGRESS
http://blogs.loc.gov/catbird/files/2012/07/mrr.jpg
Criada em fins do século XIX, mais exatamente em 24 de abril de 1800, a
Library of Congress, ou Biblioteca do Congresso (Estados Unidos - EUA), foi
inaugurada com uma coleção de 3.000 volumes. Os livros, que antes eram
ordenados por tamanho, em 1892 já estavam divididos em 18 classes,
baseadas nas classificações de Francis Bacon, com adaptação de Diderot e
d’Alembert. Em 1815 fora adquirida a coleção de Thomas Jefferson,
constituindo assim, a nova biblioteca.
Após a mudança de prédio, em 1897, os bibliotecários, sentiram a
necessidade de criar um novo sistema de classificação, que comportasse o
crescente acervo.
Designados por John Russel Young, então diretor da entidade, James
Hanson e Charles Martel tomaram por guia a Classificação Expansiva de
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Cutter, “introduzindo grandes modificações, especialmente quanto a notação.”
(PIEDADE, 1977, p.118). A partir deste planejamento em linhas gerais, cada
classe foi entregue a diversos especialistas, derivando daí, as pequenas
diferenças que ocorrem de uma classe para outra.
As classes são publicadas independentemente umas das outras, e cada
uma tem seu próprio índice, sofrendo revisões e acréscimos, conforme a
expansão do acervo, publicadas quadrimestralmente no L.C. Classification:
Addition and changes.
Em sua estrutura a ordem alfabética é frequentemente utilizada. Na
notação, a classificação é mista, contendo letras maiúsculas, e algarismos
arábicos, de 1 a 9.999, precedidos por um ponto, chamada de números-de-
Cutter, por ser semelhante as conhecidas Author marks, projetadas por Cutter.
A Classificação da Library of Congress baseou-se em 21 classes
principais, representadas de A-Z, exceto pelas letras I, O, N, X e Y, deixadas
para futuras expansões, sendo igualmente adotada por diversas bibliotecas dos
EUA e no mundo.
O sistema da Biblioteca do Congresso tem a flexibilidade para classificar
qualquer tipo de material, é muito detalhado, bastante enumerativo, porém
recorrente à síntese, quando aplicada suas inúmeras tabelas auxiliares. É um
esquema prático, para aqueles que acreditam em soluções simples.
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CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY
http://linux2.fbi.fh-koeln.de/DDC/DDCde/dewey.bmp
Sendo muito utilizada em todo o mundo e especialmente em bibliotecas
públicas, CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY foi criada pelo bibliotecário
Melvil Dewey e teve sua primeira edição publicada em 1876.
Idealizando um sistema de classificação baseado no uso de números em
ordem decimal e influenciado pelo sistema de W. T. Harris, Dewey criou o seu
próprio sistema.
Em 1976, anonimamente, foi publicada a 1. Edição de Dewey, sob o título
A classificação and subject índex for cataloging and arranging the books and
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pamphlets of a library. Só depois da 16. Edição é que o nome de Dewey
passou a fazer parte integrante do título (BARBOSA, 1969, p. 199).
A expansão de seu sistema se deu pela facilidade de memorização e da
fácil localização dos livros.
O Instituto Internacional de Bibliografia, atualmente conhecido por
Federação Internacional de Documentação, tomou por base a CDD para criar
seu sistema de organização conhecido hoje como Classificação Decimal
Universal ou CDU.
De acordo com Barbosa “a responsabilidade editorial do sistema de
Dewey está hoje a cargo de um comitê misto”. Este Comitê tem a
responsabilidade de dar continuidade e ser íntegro a numeração estabelecida
pelo idealizador do sistema.
Com as Ciências e as Tecnologias em constante mudança e com o
surgimento de novas ciências, o Comitê responsável pela CDD entra num
dilema: continuar com a integridade ao sistema ou acompanhar a evolução das
ciências a cada edição reformulada.
O dilema está, conforme citado por Barbosa, em: [...] se um sistema não
evolui em terminologia e expansão de assuntos, torna-se, com o passar do
tempo, obsoleto e é logo abandonado; se, por outro lado, quer seguir à risca
essa mesma evolução, motiva uma eterna reclassificação das coleções,
implicando em desperdício de tempo, pessoal e material, o que acaba,
também, por levá-lo ao abandono. Portanto, para serem íntegros com a ideia
de Dewey, e não estagnarem na corrente do tempo, os editores da CDD
tentam se adequar a essas duas questões, dando primazia a integridade.
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Quem também se utilizou da CDD para suas fichas impressas foi a Library
of Congress. A CDD tem por base a seguinte estrutura: As classes principais
correspondem a grosso modo, às disciplinas fundamentais do conhecimento, a
saber: 100 Filosofia, 200 Religião, 300 Ciências Sociais, 500 Ciência, 600
Tecnologia, 700/800 Artes, 900 História (400 Filologia não representa uma
disciplina fundamental). A ordem parece não apresentar qualquer princípio
(LANGRIDGE, 1977, p. 84). Para representar uma classe principal são
necessários três algarismos. Quando os grandes campos do conhecimento não
são subdivididos, a notação é preenchida com um ou dois zeros.
http://www.web2learning.net/wp-content/uploads//2012/08/callno3.gif
Exceto por obras gerais e ficção, as obras são classificadas
principalmente por assunto, com extensões para relações entre assuntos, local,
época ou tipo de material, produzindo números de classificação de no mínimo
três dígitos e de tamanho máximo indeterminado, com um ponto decimal antes
do quarto dígito.
Como qualquer sistema de classificação, a CDD tem seus pontos
negativos e positivos. Para tanto, aqui, vale salientar apenas os pontos
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positivos, como sua grande flexibilidade, o sistema de Dewey é altamente
memorizável e sempre atualizado por novas edições ou por suplementos.
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL
(CDU)
http://1.bp.blogspot.com/_Od8cDT3ZrHM/S8ztzzY_X4I/AAAAAAAAGzs/iatKQIf29uI/s160
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A Classificação Decimal Universal surgiu no inicio do ano 1892. Foi criada
pelo advogado belga Paul Otlet (1868-1944) e o professor Henri La Fontaine
(1853-1843). Ambos tinham um interesse em comum, pois compreendendo a
necessidade de melhorar a organização para o controle da bibliografia,
fundaram Office International de Bibliographie, com a finalidade de organizar
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uma bibliografia universal que foi intitulada de Repertoire Bibliographique
universal. (PIEDADE, 1977).
Essa classificação tinha seu controle por assunto, para atender melhor as
necessidades dos pesquisadores. Na Europa o catálogo era em forma de livro
ordenado segundo um sistema de classificação, a ampliação da bibliografia em
ficha significou uma inovação para os europeus.
No ano de 1895, foi realizada a primeira Conferência Internacional
Bibliográfica em Bruxelas. Nessa conferência foi criado o Instituto Internacional
de Bibliografia (IIB), contando com a presença de nomes ilustres da bibliografia
Internacional. (BARBOSA, 1969).
Otlet e La Fotaine converteram o repertório recortando as referências do
Cataloguo of Prinded Books do British Museum e montando-os em fichas, mas
como precisavam de um sistema metódico para ordenação de fichas, utilizaram
a Classificação Decimal de Dewey como subsídio para elaboração e ordenação
da Classificação Decimal Universal, que antes era conhecida como
Classificação de Bruxelas. Em 1905 foi publicada a primeira edição do novo
sistema que vem passando por transformações e expansão a cada edição
lançada, comprovando-se que hoje, é um sistema de classificação utilizado em
várias bibliotecas no mundo.
Nesse contexto, percebe-se que a CDU foi originada da Classificação de
Dewey, e, segundo Sales (apud PIEDADE, 2008) [...] um sistema hierárquico,
com base filosófica, mas que devido ao emprego de sinais gráficos, esboça
uma tentativa de classificação em facetas, que surge conscientemente apenas
com a Classificação de Dois Pontos de Ranganathan. A maior articulação
veiculada por meio de dispositivos sintagmáticos para traduzir linguagem
32
natural por meio de notações, fez com que a CDU se tornasse o primeiro
sistema de classificação a viabilizar a síntese de dois ou mais assuntos. Com
suas divisões de classes principais e subdivisões derivadas da CDD, a CDU
avança a Classificação preconizada por Dewey ao adotar em suas notações
sistemas semióticos que cumprem funções distintas de relacionamento entre
os assuntos. As notações da CDU podem ser formadas por números, letras,
símbolos gregos, marcas de pontuação, ou ainda a combinação de todos.
http://3.bp.blogspot.com/_yPds3G7vs94/SUgSSBog7nI/AAAAAAAAAPg/pyCnsne7O14/s
320/armario2.jpg
Pode-se concluir com o exposto que, a CDU utiliza diversas maneiras de
sintetizar os assuntos que serão organizados, dessa maneira fica mais fácil os
usuários encontrarem as informações desejadas. Com a CDD as facetas são
em menor número, não são utilizadas a junção de letras, números e símbolos.
Esse é um fator que pode dificultar o acesso à informação.
33
GESTÃO DE ESTOQUES
INFORMACIONAIS
“Qualquer que seja a sua forma externa a essência de uma biblioteca é
uma coleção de materiais organizados para uso” (McGarry, 1999, p.111).
Hoje, no mundo moderno, onde a gestão da informação1 é uma das principais
atividades do profissional da informação, o seu papel social, conforme sugerido
por Barretto (1999) é também o de gerenciar estoques da informação, para
uso. A disseminação é a segunda vertente da preservação, para preservar é
preciso dar a conhecer e efetivar a sua utilização.
Antes da era digital as coleções e o acesso à elas desenvolviam-se de
forma isolada. Na nova era, esse desenvolvimento será coordenado, haverá
também a necessidade de fazer hiperligações para mapear os recursos
informacionais de outras bibliotecas que possam complementar as falhas e
atender a todas as necessidades de uso (Cunha, 1999, p.259)
Os fundamentos da ciência da biblioteca, a Biblioteconomia, baseiam-se
na disponibilização de acervos de documentos para uso, e podem ser
resumidos como se segue:
que a biblioteca existe principalmente para tornar possível o uso,
por um dado público, de suas coleções de documentos;
que os conhecimentos contidos nos documentos e mantidos nas
bibliotecas devem ser transferidos;
1 Gestão da informação – planejamento, condução e avaliação dos processos de utilização dos recursos de
informação necessários para incrementar a efetividade da organização. A criação da informação,
aquisição, armazenamento, análise e uso provêm a base intelectual que apoia o crescimento e
desenvolvimento da organização inteligente (Choo, 1998, p.198)
34
que a função social da biblioteca enquanto uma instituição social
está, principalmente, em ser a interface, ou a mediadora entre indivíduos e
o conhecimento que eles necessitam (Miksa, 1991; Oliveira, 1998).
As Diretrizes para promoção de Redes de Conteúdos Informacionais
destacam os seguintes pontos relacionados ao acesso informacional:
1. Viabilizar o acesso às fontes de conhecimento, informações e
dados produzidos/registrados pelo Governo, pela Sociedade e pelos
indivíduos que constituem a nação brasileira;
2. Criar canais próprios para os deficientes físicos, analfabetos e
cidadãos de menor poder aquisitivo, para prover a justiça nas oportunidades
de acesso à informação;
3. Promover o acesso à produção artística, cultural e científica
produzidas por nossas instituições, seja mediante a oferta de
metodologias/tecnologias para sua organização seja mediante o
financiamento de projetos prioritários.
O Programa Sociedade da Informação do Brasil tem dentre os seus
objetivos qualitativos globais - o de Educação para a Sociedade da Informação.
Este objetivo desafia o desenvolvimento de um programa de treinamento e
formação para o mundo virtual, desde a preparação de especialistas em
Tecnologias da Informação para projeto, construção, instalação, operação e
manutenção de sistemas e serviços digitais em rede até a popularização em
massa dos elementos essenciais da Sociedade da Informação, essencial para
o acesso de todos ao mundo informatizado e conectado.
35
REFERÊNCIAS
ARAÚJO, Carlos Alberto Ávila. Fundamentos teóricos da classificação.
Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da
Informação, Florianópolis, n. 22, p.117-139, 2006. Semestral.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário de termos arquivísticos:
subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: O Arquivo,
1999. 75 f. mimeografadas.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 9578 Arquivos:
terminologia. Rio de Janeiro, 1986. 7 f.
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionário brasileiro de
terminologia arquivística: contribuição para o estabelecimento de uma
terminologia arquivística em língua portuguesa. São Paulo: CENADEM,
1990. 163 p.
36
BARBOSA, Alice Príncipe. Teoria e prática dos sistemas de classificação
bibliográfica. Rio de Janeiro: Instituto Brasileiro de Bibliografia e
Documentação, 1969.
CAMPOS, Ana Maria V. C. e INDOLFO, Ana Celeste. Proposta metodológica
para avaliação de grandes volumes documentais acumulados. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 1990. 19 f. datilografadas.
CASTRO, Astréa de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN,
Danuza de Moraes e Castro. Arquivística = técnica, arquivologia = ciência.
Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico, 1988. 361 p.
LANGRIDGE, Derek. Classificação: abordagem para estudantes de
biblioteconomia. Rio de Janeiro: Interciência, 1977.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Fundação
Getúlio Vargas, 1986. 162 p.
PIEDADE, Maria Antonieta Requião. Introdução à teoria da classificação.
Rio de Janeiro: Interciência, 1977.
SALES, Rodrigues de. Tesauro e ontologias sob a luz da teoria
comunicativa da terminologia. 2008. 210 f. Dissertação (Mestrado em ciência
da informação) – Universidade Federal de Santa Catarina, Departamento de
Ciência da informação e documentação, Florianópolis, 2008.
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ANEXO I – TEXTO PARA LEITURA
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO
DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES E SUBFUNÇÕES
01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)
Esta função compreende as diretrizes e regulamentação interna, o funcionamento, a criação e as ações de planejamento e controle que possibilitam o andamento das rotinas administrativas dos diferentes órgãos, definindo as regras jurídico-administrativas da organização estatal e estratégias para assegurar a defesa dos direitos de usuários do serviço público.
01.01 Ordenamento jurídico (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao cumprimento das determinações de caráter de direito administrativo organizatório que estabelecem as relações entre os órgãos, as funções e os agentes que irão desempenhá-las. Abrange as atividades de elaboração de atos administrativos, formalização de acordos bilaterais, habilitação jurídica e regulamentação fiscal dos órgãos, entidades e empresas, acompanhamento de ações judiciais, elaboração de pareceres, uniformização da jurisprudência administrativa e assessoramento técnico-legislativo.
01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à elaboração, com bases técnicas, de planos e diretrizes, permitindo o desenvolvimento de programas de governo com fins específicos, abrangendo também o acompanhamento sistemático e o controle da execução daqueles planos e diretrizes, bem como, ações que assegurem a qualidade e a produtividade na prestação dos serviços públicos e a defesa dos direitos de seus usuários.
01.03 Apoio à administração pública (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao agendamento e acompanhamento de compromissos oficiais, assim como à publicidade de atos oficiais no Diário Oficial e o controle da redação, do envio e da publicação.
02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)
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Esta função compreende o conjunto de procedimentos destinados a difundir informações sobre as políticas e sobre o funcionamento dos órgãos, de modo a torná-las claras e compreensíveis para diferentes públicos, internos e externos, além de definir estratégias de governo para estabelecer relações inter-institucionais.
02.01 Assessoria de imprensa (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao acompanhamento das relações entre os órgãos governamentais e a imprensa escrita, falada e televisiva, por meio da redação, seleção e distribuição de press releases e de notícias, organização de entrevistas, elaboração de normas de redação e de declarações a serem divulgadas, bem como da cobertura dos eventos ou solenidades oficiais.
02.02 Cerimonial e relações públicas (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao conjunto de formalidades que devem ser obedecidas nas cerimônias oficiais, incluindo-se pessoal a ser convocado, normas para a execução de atos e serviços e todo o atendimento consular, além dos parâmetros de governo para o estabelecimento de relações institucionais.
02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à organização de eventos tais como congressos, cursos, seminários, simpósios, encontros, feiras e exposições, bem como solenidades e recepções oficiais.
02.04 Propaganda e marketing (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao planejamento, criação e execução de atividades de propaganda e campanhas de publicidade, bem como à promoção de ações governamentais relativas à divulgação de determinados serviços públicos.
02.05 Produção editorial (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à edição de publicações oficiais ou de publicações editadas por órgãos públicos em parceria com outras entidades.
03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
Esta função corresponde a coordenação das ações de recrutamento, seleção, desenvolvimento e capacitação, avaliação e acompanhamento da vida funcional dos funcionários ou servidores encarregados da execução de serviços públicos ou de natureza pública, dentro das hierarquias funcionais e dos regimes jurídicos aos quais se submetem.
03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à elaboração de manuais de procedimentos, realização de estudos e pesquisas relativos aos padrões de lotação, de adequação dos quadros de pessoal, de planos de salários e programas de regimes de trabalho e da classificação e cadastro de cargos e funções.
03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à coordenação dos processos seletivos, concursos públicos, capacitação e qualificação dos funcionários e servidores públicos ou dos candidatos a cargos e funções nos diferentes órgãos.
03.03 Expediente de pessoal (SUBFUNÇÃO)
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Esta subfunção refere-se à elaboração de atos administrativos relativos à vida funcional, às atividades de avaliação de desempenho, de elaboração de expedientes para concessão de vantagens e benefícios e aos procedimentos para apuração e aplicação de punição disciplinar.
03.04 Controle de freqüência (SUBFUNÇÃO) Esta subfunção refere-se ao registro da freqüência, à concessão de
horário de estudante e horário especial, à apuração do tempo de serviço para aposentadoria e expedição de certidões para comprovação de direitos.
03.05 Pagamento de pessoal (SUBFUNÇÃO) Esta subfunção refere-se à elaboração dos expedientes necessários ao
processamento da folha de pagamento e ao controle efetivo do pagamento. 03.06 Segurança e medicina do trabalho (SUBFUNÇÃO) Esta subfunção refere-se às atividades relativas à avaliação da saúde do
funcionário ou servidor, registro de ocorrências médicas, medicina do trabalho e prevenção de acidentes do trabalho.
03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades de promoção da qualidade de vida dos funcionários ou servidores, atendimento de suas necessidades básicas e de seus familiares.
03.08 Coordenação de atividades de convivência infantil (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades de atendimento e assistência às crianças, filhos e dependentes de funcionários ou servidores, nos Centros de Convivência Infantil.
04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)
Esta função corresponde à administração de bens móveis e imóveis do Estado, compreendendo sua aquisição, controle, uso, alienação e inutilização, assim como a contratação e administração de serviços, nas mais diversas modalidades, previstas em legislação específica.
04.01 Controle de compras, serviços e obras (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à administração das diferentes modalidades de aquisição de material de consumo ou permanente, seja por compra direta, adiantamento, licitação (concorrência, convite, tomada de preço), seja por doação, empréstimo, leasing ou permuta. Compreende também a administração das contratações de serviços e obras públicas por concorrência, por convite, por tomada de preços e as relações com os prestadores de serviços e fornecedores.
04.02 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às ações de registro, defesa, acompanhamento da utilização e arrolamento das baixas para inutilização ou alienação de bens patrimoniais do Estado em suas diferentes modalidades (doação, cessão, transferência, permuta).
04.03 Controle de almoxarifado (SUBFUNÇÃO)
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Esta subfunção refere-se às ações de recebimento, formação, distribuição e controle de estoque de material de consumo e permanente dos órgãos públicos, incluindo previsão de consumo.
04.04 Controle do patrimônio imobiliário (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às ações de aquisição de bens imóveis, nas mais diversas modalidades (compra, permuta, doação, dação em pagamento, desapropriação, adjudicação em execução de sentença, reintegração de posse, transferência, usucapião), bem como do cadastramento, conservação, alienação, locação e administração dos próprios do Estado.
04.05 Controle de transportes internos (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às ações relativas à fixação da frota, aquisição, registro, regularização, manutenção, abastecimento, controle do uso, da movimentação e da guarda de veículos oficiais, em convênio ou locados.
05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)
Esta função compreende o cumprimento das diretrizes da política orçamentária e financeira por meio do planejamento orçamentário e da execução orçamentária e financeira no que se refere ao controle da execução, distribuição de recursos e alterações orçamentárias, até o pagamento de despesas e a prestação de contas.
05.01 Planejamento orçamentário (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se à fixação das diretrizes e formulação de propostas orçamentárias por meio da elaboração, consolidação e formalização de projetos de lei.
05.02 Execução orçamentária e financeira (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades de distribuição, acompanhamento, reserva de recursos, adiantamento de despesas, prestação de contas, pagamento de despesas, operações de crédito e pagamento da dívida pública, abrangendo todo o controle da contabilidade dos órgãos públicos da Administração Estadual.
06 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES (FUNÇÃO)
Esta função refere-se às políticas arquivísticas do órgão e aos procedimentos relativos à comunicação externa e interna, aos serviços de protocolo, arquivo e acesso aos documentos, bem como ao controle de acervos. Abrange, ainda, as ações de incorporação e utilização de tecnologias da informação.
06.01 Comunicação administrativa (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se às atividades relativas ao recebimento, registro, classificação, arquivamento, avaliação e descrição de documentos, assim como ao controle dos acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico.
06.02 Gestão de tecnologia da informação (SUBFUNÇÃO)
Esta subfunção refere-se ao controle da implantação, funcionamento e manutenção dos sistemas informatizados e dos equipamentos eletrônicos, bem
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como às atividades de desenvolvimento de programas de computador e de vistoria e proteção à integridade dos documentos eletrônicos.
07 GESTÃO DE ATIVIDADES COMPLEMENTARES (FUNÇÃO)
Esta função compreende os serviços de recepção e controle de portaria, manutenção e vigilância de edifícios e equipamentos, assim como os serviços de limpeza, de copa, de reprografia, de gráfica e de telecomunicações.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO
Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico
Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos
Documento: 01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, norma, resolução, deliberação, portaria
Atividade: 01.01.02 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos, entidades e empresas
Documentos: 01.01.02.01 Alvará de funcionamento
01.01.02.02 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS – CEI
01.01.02.03 Comprovante de atualização de dados no Cadastro Nacional do Trabalhador - CNT
01.01.02.04 Comprovante de inscrição e de situação cadastral no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ
01.01.02.05 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuinte Mobiliário – CCM
01.01.02.06 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuintes do ICMS
01.01.02.07 Comprovante de inscrição no Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT
01.01.02.08 Comprovante de matrícula na Junta Comercial
01.01.02.09 Processo de cadastramento no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS
Atividade: 01.01.03 Formalização de acordos bilaterais
Documentos: 01.01.03.01 Convênio, termo de cooperação, acordo, protocolo de intenções, termo de parceria
01.01.03.02 Processo de dissídio coletivo de trabalho
Atividade: 01.01.04 Acompanhamento e instrução de ações judiciais e administrativas
Documentos 01.01.04.01 Expediente de acompanhamento de ação judicial
01.01.04.02 Expediente de atendimento de requisições, ordens judiciais ou administrativas
01.01.04.03 Ficha de acompanhamento de ação judicial
01.01.04.04 Livro de controle de ações judiciais
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01.01.04.05 Minutas de petições iniciais
Atividade: 01.01.05 Elaboração de pareceres e uniformização da jurisprudência administrativa
Documentos: 01.01.05.01 Despacho normativo
01.01.05.02 Parecer jurídico
01.01.05.03 Parecer técnico
01.01.05.04 Súmula
Atividade: 01.01.06 Assessoramento técnico-legislativo
Documentos: 01.01.06.01 Leis
01.01.06.02 Livro de mensagens à Assembléia Legislativa
01.01.06.03 Livro de vetos
01.01.06.04 Processo de estudo de projeto de lei
01.01.06.05 Processo de indicação de propostas
01.01.06.06 Processo de projeto de lei
01.01.06.07 Processo de proposta de emenda constitucional
01.01.06.08 Processo de requerimento de esclarecimentos sobre atos administrativos ou normativos
Subfunção: 01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços
Atividade: 01.02.01 Formulação de diretrizes e metas de ação
Documento 01.02.01.01 Plano, programa ou projeto
Atividade: 01.02.02 Execução, acompanhamento e avaliação de atividades
Documentos: 01.02.02.01 Cronograma de atividades
01.02.02.02 Manual técnico, de procedimentos ou do usuário
01.02.02.03 Processo de constituição de comissão, conselho ou grupo de trabalho
01.02.02.04 Processo de prestação de contas anual ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo
01.02.02.05 Proposta técnica
01.02.02.06 Relatório anual de atividades do órgão, entidade ou empresa
01.02.02.07 Relatório de acompanhamento de contrato
01.02.02.08 Relatório de acompanhamento de convênio, termo de cooperação, acordo, protocolo de intenções, termo de parceria
01.02.02.09 Relatório de atividades
01.02.02.10 Relatório de final de mandato - prestação de contas
Atividade: 01.02.03 Defesa dos direitos de usuários do serviço público
Documentos: 01.02.03.01 Carta-resposta
01.02.03.02 Código de ética
01.02.03.03 Expediente de acompanhamento da reclamação ou sugestão
01.02.03.04 Ficha de acompanhamento de reclamações ou sugestões em ordem cronológica
01.02.03.05 Formulário de reclamação ou sugestão sobre serviço público
01.02.03.06 Lista de reclamações contra órgãos públicos
01.02.03.07 Ofício encaminhando reclamações ou sugestões à
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autoridade competente
01.02.03.08 Parecer da Ouvidoria
01.02.03.09 Processo para apuração de denúncias
01.02.03.10 Quadro geral de serviços públicos prestados pelo Estado
01.02.03.11 Relatório de avaliação de serviços públicos
01.02.03.12 Relatório estatístico de reclamações
Subfunção: 01.03 Apoio à administração pública
Atividade: 01.03.01 Controle de compromissos oficiais
Documentos: 01.03.01.01 Agenda de compromissos oficiais
01.03.01.02 Ata de reunião
01.03.01.03 Ata de sessão
01.03.01.04 Carta de representação
01.03.01.05 Cédula de votação de conselheiro
01.03.01.06 Comunicado agendando audiência
01.03.01.07 Convite recebido
01.03.01.08 Mala direta
01.03.01.09 Ofício autorizando funcionário ou servidor a conceder entrevista à imprensa
01.03.01.10 Ofício convocando para reunião
01.03.01.11 Ofício solicitando agendamento de audiência
01.03.01.12 Pauta de compromissos
01.03.01.13 Pauta de reunião
01.03.01.14 Registro de convites recebidos
Atividade: 01.03.02 Publicidade de atos oficiais
Documentos: 01.03.02.01 Formulário de encaminhamento de matéria para publicação no Diário Oficial do Estado
01.03.02.02 Lista de códigos de identificação e autorização
01.03.02.03 Matéria para publicação no Diário Oficial do Estado
Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Subfunção: 02.01 Assessoria de imprensa
Atividade: 02.01.01 Compilação de notícias sobre a administração estadual
Documento: 02.01.01.01 Clipping
Atividade: 02.01.02 Divulgação das ações de governo
Documentos: 02.01.02.01 Artigo, nota e notícia
02.01.02.02 Credencial de jornalista
02.01.02.03 Pauta para a imprensa
02.01.02.04 Release e sinopse
02.01.02.05 Site institucional
Atividade: 02.01.03 Editoração e programação visual
Documento: 02.01.03.01 Modelo de diagramação para matérias de site institucional
Atividade: 02.01.04 Produção de registros de imagem e som
Documentos: 02.01.04.01 Banco de imagem
02.01.04.02 Registro fotográfico
02.01.04.03 Registro sonoro
02.01.04.04 Vídeo institucional
Subfunção: 02.02 Cerimonial e relações públicas
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Atividade: 02.02.01 Elaboração de normas para recepções oficiais
Documento: 02.02.01.01 Normas do Cerimonial Público
Atividade: 02.02.02 Apoio logístico
Documentos: 02.02.02.01 Comunicado de instrução de serviço
02.02.02.02 Memorando solicitando contingente
02.02.02.03 Ofício solicitando ajudantes de ordem
02.02.02.04 Requisição de veículo
Atividade: 02.02.03 Relações institucionais
Documentos: 02.02.03.01 Expediente de indicações políticas
02.02.03.02 Expediente de solicitação de apoio político-financeiro
Atividade: 02.02.04 Redação ou tradução de correspondências e comunicados
Documentos: 02.02.04.01 Comunicado de luto oficial
02.02.04.02 Comunicado sobre a realização de cerimônia oficial
02.02.04.03 Ofício de agradecimento, cumprimento, despedida ou pêsames
02.02.04.04 Ofício encaminhando o programa e o cerimonial da solenidade ou recepção
02.02.04.05 Ofício para autoridade diplomática ou consular
02.02.04.06 Ofício solicitando serviços de tradução
Atividade: 02.02.05 Atendimento consular
Documentos: 02.02.05.01 Cadastro de datas nacionais
02.02.05.02 Cadastro do corpo consular
02.02.05.03 Expediente referente à emissão de identidade consular
02.02.05.04 Ficha de atualização de dados consulares
02.02.05.05 Livro de atas de expedição de identificação consular
02.02.05.06 Processo de designação de autoridade consular
Subfunção: 02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais
Atividade: 02.03.01 Organização de eventos ou cerimônias oficiais
Documentos: 02.03.01.01 Agenda de eventos
02.03.01.02 Cadastro de autoridades estrangeiras recebidas
02.03.01.03 Cadastro de comendas outorgadas
02.03.01.04 Convite de evento organizado por órgão estadual
02.03.01.05 Credencial de evento ou cerimônia oficial
02.03.01.06 Discurso, palestra ou conferência
02.03.01.07 Dossiê de evento
02.03.01.08 Expediente de solenidade rotineira
02.03.01.09 Folheto, catálogo ou cartaz de divulgação de evento
02.03.01.10 Lista de presença em evento
02.03.01.11 Lista de presentes oferecidos e recebidos
02.03.01.12 Livro de assinaturas de autoridades
02.03.01.13 Programa de solenidade, recepção oficial ou evento
02.03.01.14 Relação de convidados para eventos ou solenidades oficiais
Subfunção: 02.04 Propaganda e marketing
Atividade: 02.04.01 Elaboração da identidade visual
Documento: 02.04.01.01 Projeto executivo de identidade visual
Atividade: 02.04.02 Contratação de agências de publicidade
Documentos: 02.04.02.01 Briefing de licitação
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02.04.02.02 Edital para contratação de agência de publicidade
02.04.02.03 Processo de contratação de agência de publicidade
Atividade: 02.04.03 Planejamento e controle de atividades de publicidade
Documentos: 02.04.03.01 Briefing de campanha
02.04.03.02 Cadastro de despesas com comunicação
02.04.03.03 Cadastro dos meios de comunicação
02.04.03.04 Ofício encaminhando o Relatório em ordem cronológica de pagamento
02.04.03.05 Ofício relativo aos serviços de comunicação
02.04.03.06 Pedido de campanha de publicidade
02.04.03.07 Termo de especificação técnica de campanha de publicidade
Atividade: 02.04.04 Análise de propostas de campanhas publicitárias ou de eventos
Documentos: 02.04.04.01 Arte final de peça de campanha publicitária
02.04.04.02 Ofício solicitando aprovação de peças de campanha ou evento
02.04.04.03 Parecer técnico sobre atividades de propaganda e marketing
02.04.04.04 Peça de campanha publicitária
02.04.04.05 Plano de mídia
02.04.04.06 Vídeo de campanha publicitária
Subfunção: 02.05 Produção editorial
Atividade: 02.05.01 Publicação oficial e coedição
Documentos: 02.05.01.01 Livro, periódico, folheto
02.05.01.02 Projeto gráfico
02.05.01.03 Prova do projeto gráfico
Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos
Atividade: 03.01.01 Elaboração de estudos e pesquisas
Documentos: 03.01.01.01 Processo de estudo de política salarial
03.01.01.02 Processo de estudo para aperfeiçoamento de métodos e técnicas de recrutamento e seleção
03.01.01.03 Processo de estudo para classificação de cargos e funções
03.01.01.04 Processo de estudo para definição das exigências, requisitos, interstícios e demais procedimentos aplicáveis ao acesso
03.01.01.05 Processo de estudo para subsidiar as políticas de recrutamento e seleção
03.01.01.06 Processo de estudo sobre a necessidade de cursos
03.01.01.07 Processo de planejamento anual de concursos públicos e seleção
03.01.01.08 Processo de proposta de contratação e qualificação de recursos humanos
03.01.01.09 Processo de proposta de padrão de lotação
46
03.01.01.10 Relatório de pesquisa sobre mercado de trabalho
03.01.01.11 Relatório técnico de dimensionamento do quadro de pessoal
Atividade: 03.01.02 Classificação e cadastramento de cargos e funções
Documentos: 03.01.02.01 Decreto de fixação, extinção ou relotação de postos de trabalho
03.01.02.02 Ficha de cadastro de cargos e funções
03.01.02.03 Organograma funcional
03.01.02.04 Processo de alteração de grade
03.01.02.05 Processo de criação de cargo
03.01.02.06 Processo de extinção de cargo
03.01.02.07 Processo de identificação e classificação de função
03.01.02.08 Processo de transformação de cargo
03.01.02.09 Quadro anual de pessoal, de cargos criados, providos e vagos
03.01.02.10 Quadro de cargos e funções
03.01.02.11 Quadro de classificação de cargos e funções
03.01.02.12 Relatório mensal de cargos e funções
Subfunção: 03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos
Atividade: 03.02.01 Recrutamento e seleção
Documentos: 03.02.01.01 Currículo de candidato a emprego público
03.02.01.02 Ficha de inscrição de candidato a emprego público
03.02.01.03 Livro de registro de concurso público
03.02.01.04 Processo de abertura de concurso público para provimento de cargo mediante nomeação
03.02.01.05 Processo de abertura de processo seletivo especial ou concurso interno
03.02.01.06 Processo de abertura de processo seletivo para preenchimento de função-atividade mediante admissão
03.02.01.07 Processo de abertura de processo seletivo para prestação voluntária de serviços
03.02.01.08 Processo de aproveitamento de remanescentes de concurso público
03.02.01.09 Processo referente aos programas de recrutamento e seleção
03.02.01.10 Provas e gabaritos de concurso público ou processo seletivo
03.02.01.11 Relação das admissões por concurso público ou processo seletivo
03.02.01.12 Relação das contratações por tempo determinado
03.02.01.13 Relação de servidores e funcionários cedidos à Organização Social
Atividade: 03.02.02 Capacitação e aperfeiçoamento funcional
Documentos: 03.02.02.01 Atestado de freqüência em curso
03.02.02.02 Cadastro de instrutores e instituições especializadas em ensino e treinamento
03.02.02.03 Calendário de Cursos e Estágios – CCE
03.02.02.04 Cronograma de cursos
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03.02.02.05 Dossiê de curso
03.02.02.06 Plano de atividades de desenvolvimento e capacitação
03.02.02.07 Processo de autorização de curso
03.02.02.08 Processo de capacitação de recursos humanos
03.02.02.09 Processo de concessão de bolsa de estudo
03.02.02.10 Processo de concurso para admissão em cursos da Academia da Polícia Militar
03.02.02.11 Relatório de avaliação de curso de capacitação ou qualificação técnica
03.02.02.12 Relatório de desempenho de participantes de cursos
03.02.02.13 Relatório mensal de custos com cursos
Subfunção: 03.03 Expediente de pessoal
Atividade: 03.03.01 Elaboração e registro de atos relativos à vida funcional
Documentos: 03.03.01.01 Formulário para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED
03.03.01.02 Planilha de progressão funcional
03.03.01.03 Processo de acumulação de cargo ou função-atividade
03.03.01.04 Processo de mobilidade funcional
03.03.01.05 Processo de promoção por bravura
03.03.01.06 Processo de promoção por merecimento ou antiguidade
03.03.01.07 Prontuário do estagiário
03.03.01.08 Prontuário funcional
03.03.01.09 Relatório de movimentação de funcionários
Atividade: 03.03.02 Elaboração de expedientes para posse, preenchimento de função-atividade, provimento de cargo, vacância e substituição
Documentos: 03.03.02.01 Comunicado de falecimento
03.03.02.02 Declaração negativa de admissão de pessoal
03.03.02.03 Livro de posse de servidores
03.03.02.04 Pedido de prorrogação de prazo para o exercício do cargo
03.03.02.05 Pedido de prorrogação de prazo para posse
03.03.02.06 Processo de dispensa de função-atividade
03.03.02.07 Processo de exoneração do cargo
03.03.02.08 Processo de substituição de ocupante de cargo ou função-atividade
03.03.02.09 Processo para preenchimento de função-atividade
03.03.02.10 Processo para provimento de cargo
03.03.02.11 Relação de substituições remuneradas
Atividade: 03.03.03 Elaboração de contratos de trabalho e atos relativos à sua alteração, suspensão e rescisão
Documentos: 03.03.03.01 Aviso prévio
03.03.03.02 Comunicado de dispensa ou desligamento
03.03.03.03 Comunicado de exclusão de pessoal da Frente de Trabalho
03.03.03.04 Contrato individual de trabalho
03.03.03.05 Livro de registro de empregados
03.03.03.06 Pedido de demissão
48
03.03.03.07 Processo de admissão para prestação voluntária de serviços
03.03.03.08 Processo de contratação de estagiário
03.03.03.09 Processo de rescisão de contrato individual de trabalho
03.03.03.10 Recibo de entrega de comunicado de dispensa
03.03.03.11 Recibo de entrega de requerimento do seguro-desemprego
03.03.03.12 Relatório de débito
03.03.03.13 Termo aditivo ao contrato individual de trabalho
03.03.03.14 Termo de rescisão de contrato individual de trabalho
Atividade: 03.03.04 Concessão de direitos, vantagens e benefícios
Documentos: 03.03.04.01 Aviso de férias
03.03.04.02 Escala de férias
03.03.04.03 Escala de licenças-prêmio
03.03.04.04 Pedido de retenção ou suplementação do auxílio-alimentação
03.03.04.05 Processo de afastamentos ou licenças
03.03.04.06 Processo de aposentadoria
03.03.04.07 Processo de aposentadoria e pensão de advogados, economistas e serventuários
03.03.04.08 Processo de complementação de proventos de aposentadoria
03.03.04.09 Processo de complementação do valor da pensão
03.03.04.10 Processo de concessão de direitos e benefícios
03.03.04.11 Processo de concessão e incorporação de vantagens pecuniárias
03.03.04.12 Processo de incorporação de décimos
03.03.04.13 Processo de indeferimento de férias por absoluta necessidade do serviço
03.03.04.14 Processo de pensão mensal ao beneficiário do servidor público estadual
03.03.04.15 Processo de pensão mensal ao beneficiário do servidor público municipal – CASEM
03.03.04.16 Processo de reforma ou transferência para a reserva
03.03.04.17 Quadro demonstrativo de pagamento de férias
03.03.04.18 Recibo de 13.º salário
03.03.04.19 Recibo de abono de férias
03.03.04.20 Recibo de adiantamento de 13.º salário
03.03.04.21 Recibo de entrega de auxílio-alimentação
03.03.04.22 Recibo de entrega de vale-transporte
03.03.04.23 Recibo de gozo de férias
03.03.04.24 Recibo de pagamento de férias
03.03.04.25 Recibo de pagamento de salário-educação
03.03.04.26 Relação de funcionários afastados
03.03.04.27 Relatório de auxílio-alimentação
03.03.04.28 Requerimento para gozo de férias indeferidas
03.03.04.29 Solicitação da 1.ª parcela do 13.º salário
03.03.04.30 Solicitação de abono de férias
Atividade: 03.03.05 Concessão de financiamento aos servidores
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Documentos: 03.03.05.01 Ficha de Informação de Financiamento – FIF
03.03.05.02 Processo de carteira do lazer
03.03.05.03 Processo de concessão de bolsa de estudos reembolsável
03.03.05.04 Processo de financiamento habitacional
03.03.05.05 Processo de repasse de pagamento de seguro habitacional e Fundo de Compensação e Variação Salarial – FCVS
03.03.05.06 Processo de repasse de pagamento do Fundo de Compensação e Variação Salarial – FCVS
03.03.05.07 Relatório do Fundo de Compensação e Variação Salarial – FCVS
Atividade: 03.03.06 Avaliação de desempenho e incentivo funcional
Documentos: 03.03.06.01 Apostila de avaliação de desempenho
03.03.06.02 Ata de reunião dos responsáveis pela avaliação
03.03.06.03 Boletim de desempenho para readaptação funcional
03.03.06.04 Dossiê de avaliação de funcionários demitidos
03.03.06.05 Formulário de avaliação de cursos de formação e aperfeiçoamento funcional
03.03.06.06 Formulário de avaliação de desempenho
03.03.06.07 Formulário de manifestação sobre o cumprimento de metas
03.03.06.08 Plano de desempenho do órgão ou unidade
03.03.06.09 Processo administrativo de avaliação de desempenho e estágio probatório
03.03.06.10 Processo avaliatório para concessão do Prêmio de Incentivo à Produtividade e Qualidade - PIPQ
03.03.06.11 Recibo de entrega do demonstrativo da avaliação de desempenho
03.03.06.12 Relatório dos processos avaliatórios
Atividade: 03.03.07 Contencioso disciplinar
Documentos: 03.03.07.01 Pedido de reconsideração de decisão em processo administrativo
03.03.07.02 Processo administrativo para aplicação de pena disciplinar
03.03.07.03 Processo de pedido de justificação para apuração de irregularidades na conduta de oficiais
03.03.07.04 Processo de perda do posto, da patente e de graduação das praças
03.03.07.05 Processo de revisão de Processo administrativo ou de Processo de sindicância
03.03.07.06 Processo de sindicância para apuração de abandono de cargo
03.03.07.07 Processo de sindicância para apuração de falta disciplinar
Atividade: 03.03.08 Recolhimento de encargos sociais e contribuições
Documentos: 03.03.08.01 Processo de recolhimento de contribuição para o Plano da Seguridade Social
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03.03.08.02 Processo de recolhimento de contribuição sindical
03.03.08.03 Processo de recolhimento do FGTS
03.03.08.04 Processo de recolhimento do PIS/PASEP
03.03.08.05 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
03.03.08.06 Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa
Subfunção: 03.04 Controle de freqüência
Atividade: 03.04.01 Registro de freqüência
Documentos: 03.04.01.01 Atestado de freqüência
03.04.01.02 Banco de horas
03.04.01.03 Boletim de freqüência
03.04.01.04 Comunicado de ocorrências
03.04.01.05 Escala de serviço
03.04.01.06 Ficha de registro de freqüência (modelo 100)
03.04.01.07 Ficha individual de alterações
03.04.01.08 Formulário de justificativa de falta
03.04.01.09 Mapa de freqüência
03.04.01.10 Mapa de horas-extras
03.04.01.11 Pedido de abono de faltas
03.04.01.12 Planilha de controle de horas-extras
03.04.01.13 Processo de concessão de horário de estudante
03.04.01.14 Processo de concessão de horário especial
03.04.01.15 Processo de convocação de prestação de serviço extraordinário e horas-extras
03.04.01.16 Quadro demonstrativo de registro de freqüência
03.04.01.17 Registro de ponto
03.04.01.18 Relação de servidores com ocorrências
Atividade: 03.04.02 Registro de atos de aposentadoria, reforma, pensão e disponibilidade
Documentos: 03.04.02.01 Processo Único de Contagem de Tempo – PUCT
03.04.02.02 Relação de apostilas retificatórias de vantagens decorrentes de decisão judicial
03.04.02.03 Relação de atos concessórios de aposentadoria
03.04.02.04 Relação de atos concessórios de complementação de proventos de aposentadoria
03.04.02.05 Relação de atos concessórios de complementação do valor da pensão
03.04.02.06 Relação de atos concessórios de pensão dos servidores civis e militares
03.04.02.07 Relação de atos concessórios de reforma ou transferência para a reserva
Subfunção: 03.05 Pagamento de pessoal
Atividade: 03.05.01 Elaboração de expedientes para a folha de pagamento
Documentos: 03.05.01.01 Autorização para descontos não previstos em lei
03.05.01.02 Boletim informativo para elaboração da Folha de pagamento
03.05.01.03 Formulário de atualização de dados pessoais e
51
funcionais para a elaboração da Folha de pagamento (via arquivada na Secretaria da Fazenda)
03.05.01.04 Formulário de atualização de dados pessoais e funcionais para a elaboração da Folha de pagamento (via arquivada nas Unidades de Recursos Humanos)
03.05.01.05 Guia de autorização para consignação em Folha de pagamento
03.05.01.06 Informação judicial
03.05.01.07 Processo de auditoria de contratos de consignatárias
03.05.01.08 Processo de cálculo de incorporação de vantagens pecuniárias
03.05.01.09 Processo de cálculo para pagamento de precatório
03.05.01.10 Processo de compensação previdenciária
03.05.01.11 Processo de consolidação de decisões judiciais
03.05.01.12 Processo de desconto de honorário advocatício em Folha de pagamento
03.05.01.13 Processo de diferença de vencimentos
03.05.01.14 Processo de dispensa de reposição de vencimentos
03.05.01.15 Processo de estorno ou reposição
03.05.01.16 Processo de guias de recolhimento de PIS/PASEP
03.05.01.17 Processo de inscrição para consignação em Folha de pagamento
03.05.01.18 Processo de pagamento a quem de direito
03.05.01.19 Processo de pagamento de férias e licença-prêmio em pecúnia
03.05.01.20 Processo de pagamento do salário-maternidade
03.05.01.21 Processo de pedido de ressarcimento do PIS/PASEP
03.05.01.22 Processo de renúncia de proventos
03.05.01.23 Processo de unificação de critérios de pagamento
03.05.01.24 Processo para cancelamento de inscrição no IAMSPE
03.05.01.25 Processo para pagamento de benefício da Lei de Guerra
03.05.01.26 Processo para pagamento de pensão - Segurança Pública
03.05.01.27 Processo para pagamento de pensão alimentícia
03.05.01.28 Processo para pagamento de pensão auxílio-acidente
03.05.01.29 Processo para pagamento de pensão especial
03.05.01.30 Processo para pagamento de pensão especial a participantes da Revolução Constitucionalista de 1932
03.05.01.31 Processo para pagamento de pensão parlamentar
03.05.01.32 Processo relatório de gratificação de Gestão e Controle do Erário Estadual - GECE de Autarquia
03.05.01.33 Processo relatório de gratificação de representação de Autarquia
03.05.01.34 Requerimento de revisão de pagamento
03.05.01.35 Requerimento para pagamento de auxílio-funeral
Atividade: 03.05.02 Elaboração da folha de pagamento
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Documentos: 03.05.02.01 Declaração de encargos de dependentes para fins de Imposto de Renda
03.05.02.02 Extrato do INSS para fins de complementação de aposentadoria
03.05.02.03 Ficha financeira de pagamento de servidores, inativos ou pensionistas
03.05.02.04 Folha de pagamento (via arquivada na Secretaria da Fazenda)
03.05.02.05 Folha de pagamento (via arquivada nas Unidades de Recursos Humanos)
03.05.02.06 Ordem de crédito complementar individual
03.05.02.07 Ordem de crédito das folhas de pagamento
03.05.02.08 Planilha de concessão de décimos incorporados
03.05.02.09 Planilha de concessão de incorporação de gratificação de representação
03.05.02.10 Quadro demonstrativo da Folha de pagamento de Autarquias e Fundações
03.05.02.11 Relação de crédito bancário
03.05.02.12 Relatório anual da Folha de pagamento
03.05.02.13 Relatório com o total de consignação por entidade
03.05.02.14 Relatório com quantidade de holleriths
03.05.02.15 Relatório comparativo da Folha de pagamento
03.05.02.16 Relatório de 1/3 de férias por Secretaria
03.05.02.17 Relatório de auditoria da Folha de pagamento
03.05.02.18 Relatório de auditoria do Sistema de Despesa de Pessoal do Estado - ACCA
03.05.02.19 Relatório de consolidação de despesa da Folha de pagamento - CLD-045
03.05.02.20 Relatório de custeio por entidade consignatória
03.05.02.21 Relatório de histórico funcional
03.05.02.22 Relatório de liberação financeira às Autarquias e Tribunais
03.05.02.23 Relatório de ordens de crédito complementar emitidas mensalmente
03.05.02.24 Relatório de pagamento de pró-labore
03.05.02.25 Relatório de pagamento de substituição de função
03.05.02.26 Relatório de pagamentos não efetuados
03.05.02.27 Relatório de recolhimento de encargos sociais
03.05.02.28 Relatório de retribuição de função de ensino
03.05.02.29 Relatório de vencimentos e descontos
03.05.02.30 Relatório diário de operações realizadas
03.05.02.31 Relatório mensal de 13.º salário
03.05.02.32 Relatório resumido de consolidação de despesa da Folha de pagamento - CLD-60
03.05.02.33 Requerimento de isenção de contribuição previdenciária
Subfunção: 03.06 Segurança e medicina do trabalho
Atividade: 03.06.01 Controle ambiental e preservação da saúde
Documentos: 03.06.01.01 Atestado de origem
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03.06.01.02 Certificado de Aprovação de Instalações - CAI
03.06.01.03 Certificado de Aprovação do Equipamento de Proteção Individual - CAEPI
03.06.01.04 Comunicado de Acidente de Trabalho - CAT
03.06.01.05 Dados Informativos de Acidentes - DIA
03.06.01.06 Declaração das instalações
03.06.01.07 Dossiê de campanha de prevenção
03.06.01.08 Inquérito sanitário de origem
03.06.01.09 Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho - LTCAT
03.06.01.10 Laudo técnico pericial de riscos ambientais
03.06.01.11 Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP
03.06.01.12 Processo de sindicância de acidente de trabalho
03.06.01.13 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO
03.06.01.14 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA
03.06.01.15 Prontuário médico do funcionário ou servidor público
03.06.01.16 Relatório do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO
03.06.01.17 Relatório do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA
Atividade: 03.06.02 Prevenção de acidentes de trabalho
Documentos: 03.06.02.01 Certificado de registro no Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho
03.06.02.02 Dossiê da CIPA por mandato
03.06.02.03 Ficha de controle de inspeção de extintores
03.06.02.04 Ficha de informação para o Ministério do Trabalho - SSMT
03.06.02.05 Lista de presença em reuniões da CIPA
03.06.02.06 Livro de atas da CIPA
03.06.02.07 Livro de inspeção do trabalho
03.06.02.08 Mapa anual de acidentes de trabalho
03.06.02.09 Mapa de riscos
03.06.02.10 Planta de ambientes de trabalho e localização de extintores
03.06.02.11 Processo de constituição de Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA
03.06.02.12 Processo de constituição de Comissão Permanente de Segurança - COPESE
03.06.02.13 Processo de eleição da CIPA
03.06.02.14 Programa bienal de segurança e medicina do trabalho
03.06.02.15 Relatório da Comissão Permanente de Segurança
Subfunção: 03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores
Atividade: 03.07.01 Planejamento e controle de ações sociais
Documentos: 03.07.01.01 Dossiê por programa social de qualidade de vida
03.07.01.02 Processo relativo ao programa social de qualidade de vida
03.07.01.03 Proposta anual de trabalho
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03.07.01.04 Relatório anual de avaliação das atividades de serviço social
Atividade: 03.07.02 Execução e registro de ações sociais
Documentos: 03.07.02.01 Cadastro de funcionários e familiares atendidos
03.07.02.02 Ficha de avaliação sócio-econômica
03.07.02.03 Formulário agendando consulta
03.07.02.04 Formulário de encaminhamento ao IAMSPE
03.07.02.05 Prontuário social
03.07.02.06 Relatório de visita domiciliar
Subfunção: 03.08 Coordenação de atividades de convivência infantil
Atividade: 03.08.01 Controle de ingresso e de freqüência
Documentos: 03.08.01.01 Cadastro de crianças matriculadas e inscritas
03.08.01.02 Ficha de inscrição da criança
03.08.01.03 Ficha de matrícula da criança
03.08.01.04 Ficha de registro mensal de freqüência
03.08.01.05 Livro de matrícula de crianças
03.08.01.06 Prontuário da criança
Atividade: 03.08.02 Realização de atividades recreativas e pedagógicas
Documentos: 03.08.02.01 Lista de freqüência em passeios ou viagens
03.08.02.02 Programa de atividades recreativas e pedagógicas
03.08.02.03 Registro fotográfico de evento infantil
03.08.02.04 Vídeo de evento infantil
Atividade: 03.08.03 Controle da saúde e da alimentação
Documentos: 03.08.03.01 Cardápio semanal
03.08.03.02 Ficha de controle de estoque de alimentos e medicamentos
03.08.03.03 Ficha individual de vacinação
03.08.03.04 Mapa mensal de refeições
03.08.03.05 Planilha de controle de vacinação
03.08.03.06 Relatório de enfermagem
03.08.03.07 Relatório mensal de saúde da criança
Atividade: 03.08.04 Acompanhamento do desenvolvimento da criança
Documentos: 03.08.04.01 Ficha de controle mensal de peso e altura
03.08.04.02 Lista de presença em reuniões de pais
03.08.04.03 Livro de ocorrências com as crianças
03.08.04.04 Planilha anual de controle de pesos e medidas
Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Subfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e obras
Atividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos
Documentos: 04.01.01.01 Contratos
04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos
04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos
04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação
04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos
04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação
04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade
55
Atividade: 04.01.02 Registro de preços
Documentos: 04.01.02.01 Cadastro de registro de preços
04.01.02.02 Processo de registro de preços
Atividade: 04.01.03 Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços
Documentos: 04.01.03.01 Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços
04.01.03.02 Cadastro de serviços terceirizados
04.01.03.03 Processo de registro cadastral
Atividade: 04.01.04 Aquisição de bens materiais e patrimoniais
Documentos: 04.01.04.01 Processo de aquisição de bens de informática e automação
04.01.04.02 Processo de aquisição de material de consumo
04.01.04.03 Processo de aquisição de material permanente
04.01.04.04 Processo de aquisição de semovente
Atividade: 04.01.05 Contratação de serviços e obras
Documentos: 04.01.05.01 Processo de contratação de obra pública
04.01.05.02 Processo de contratação de serviço de informática e automação
04.01.05.03 Processo de contratação de serviço técnico profissional especializado
04.01.05.04 Processo de contratação de serviço técnico profissional generalizado
04.01.05.05 Processo de contratação de serviços comuns
04.01.05.06 Processo de contratação de serviços terceirizados
04.01.05.07 Processo de credenciamento de pessoal
Subfunção: 04.02 Controle de bens patrimoniais
Atividade: 04.02.01 Cadastro e chapeamento de bens patrimoniais
Documentos: 04.02.01.01 Inventário físico de bens patrimoniais
04.02.01.02 Inventário físico-financeiro de bens patrimoniais
04.02.01.03 Livro de controle de chapa patrimonial
Atividade: 04.02.02 Defesa de bens patrimoniais
Documentos: 04.02.02.01 Certificado de garantia
04.02.02.02 Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais
04.02.02.03 Processo de sindicância relativa à defesa de bens patrimoniais
Atividade: 04.02.03 Locação de bens patrimoniais
Documento: 04.02.03.01 Processo de locação de máquinas e equipamentos
Atividade: 04.02.04 Registro da movimentação de bens patrimoniais
Documentos: 04.02.04.01 Comunicado de transferência de bens patrimoniais
04.02.04.02 Processo de alienação de bens patrimoniais
04.02.04.03 Processo de permuta de bens patrimoniais
04.02.04.04 Processo de transferência de bens patrimoniais
04.02.04.05 Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais
Atividade: 04.02.05 Arrolamento e baixa de bens patrimoniais
Documentos: 04.02.05.01 Ata de inutilização de bens
04.02.05.02 Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso
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04.02.05.03 Recibo de doação de remanescentes de inutilização
Subfunção: 04.03 Controle de almoxarifado
Atividade: 04.03.01 Verificação de estoque e distribuição
Documentos: 04.03.01.01 Balancete de material de almoxarifado
04.03.01.02 Balanço de material de almoxarifado
04.03.01.03 Boletim de saída de material
04.03.01.04 Formulário de previsão de consumo de material
04.03.01.05 Formulário de requisição de material
04.03.01.06 Inventário físico de material de almoxarifado
04.03.01.07 Inventário físico-financeiro de material de almoxarifado
04.03.01.08 Lista de material de almoxarifado
04.03.01.09 Nota de fornecimento
04.03.01.10 Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso
Atividade: 04.03.02 Formação de estoque ou reposição de material
Documentos: 04.03.02.01 Comunicado de irregularidades no fornecimento de material
04.03.02.02 Pedido de aquisição de material
Atividade: 04.03.03 Recebimento e conferência
Documentos: 04.03.03.01 Atestado de recebimento de material
04.03.03.02 Nota fiscal (cópia)
04.03.03.03 Processo relativo aos trabalhos de Comissão de Recebimento de Material
Atividade: 04.03.04 Arrolamento e baixa de materiais
Documento: 04.03.04.01 Processo de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso
Subfunção: 04.04 Controle do patrimônio imobiliário
Atividade: 04.04.01 Aquisição de imóveis
Documentos: 04.04.01.01 Escritura de imóveis
04.04.01.02 Planta de imóveis
04.04.01.03 Processo de aquisição de imóvel
Atividade: 04.04.02 Cadastramento de imóveis
Documentos: 04.04.02.01 Cadastro do patrimônio imobiliário
04.04.02.02 Dossiê de imóvel próprio do Estado
Atividade: 04.04.03 Defesa de bens imóveis
Documentos: 04.04.03.01 Processo de contratação de seguro para imóveis
04.04.03.02 Processo de reintegração de posse de imóvel
04.04.03.03 Processo de restauração de imóvel
Atividade: 04.04.04 Vistoria de imóveis
Documentos: 04.04.04.01 Laudo de avaliação de imóvel
04.04.04.02 Relatório de visita de imóvel
04.04.04.03 Termo de inspeção de imóvel
Atividade: 04.04.05 Locação de imóveis
Documentos: 04.04.05.01 Processo de locação de imóvel para o Estado
04.04.05.02 Processo de locação de imóvel próprio do Estado
Atividade: 04.04.06 Alienação de imóveis
Documento: 04.04.06.01 Processo de alienação de imóvel
Atividade: 04.04.07 Administração do uso de imóveis
Documentos: 04.04.07.01 Processo de autorização de uso de imóvel
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04.04.07.02 Processo de cessão de uso de imóvel
04.04.07.03 Processo de concessão de uso de imóvel
04.04.07.04 Processo de empréstimo de imóvel
04.04.07.05 Processo de permissão de uso de imóvel
04.04.07.06 Processo de permuta de imóvel
04.04.07.07 Processo de transferência de imóvel
Atividade: 04.04.08 Elaboração de projetos de edificação
Documentos: 04.04.08.01 Processo de aprovação de edificação
04.04.08.02 Processo de construção de conjuntos habitacionais
Atividade: 04.04.09 Regularização e registro dos imóveis
Documentos: 04.04.09.01 Convenção de condomínio
04.04.09.02 Processo de registro de incorporação imobiliária
04.04.09.03 Processo de registro de loteamento
04.04.09.04 Projeto de edificação
Subfunção: 04.05 Controle de transportes internos
Atividade: 04.05.01 Fixação da frota
Documentos: 04.05.01.01 Decreto relativo à fixação da frota
04.05.01.02 Processo de fixação da frota
04.05.01.03 Proposta de fixação da frota
Atividade: 04.05.02 Aquisição de veículos
Documentos: 04.05.02.01 Ofício solicitando autorização para aquisição de veículo
04.05.02.02 Parecer sobre aquisição de veículo
04.05.02.03 Processo de aquisição de veículo
04.05.02.04 Programa anual de renovação da frota
04.05.02.05 Resolução para incorporação de veículo doado na frota
Atividade: 04.05.03 Locação de veículos
Documentos: 04.05.03.01 Ofício solicitando autorização para locação de veículo
04.05.03.02 Processo de locação de veículo
Atividade: 04.05.04 Classificação e cadastramento de veículos
Documentos: 04.05.04.01 Cadastro de veículos oficiais, em convênio e locados
04.05.04.02 Portaria referente à classificação e enquadramento de veículos
04.05.04.03 Quadro demonstrativo da frota
Atividade: 04.05.05 Contratação de seguro
Documento: 04.05.05.01 Processo de contratação de seguro para veículo oficial
Atividade: 04.05.06 Registro da movimentação de veículos
Documento: 04.05.06.01 Processo de transferência de veículo
Atividade: 04.05.07 Readequação da frota
Documentos: 04.05.07.01 Decreto de remanejamento, ou ampliação, ou redução de frota
04.05.07.02 Processo de remanejamento, ou ampliação, ou redução de vagas na frota
04.05.07.03 Proposta de remanejamento, ou ampliação, ou redução de vagas na frota
Atividade: 04.05.08 Controle da guarda e do uso de veículos
Documentos: 04.05.08.01 Autorização para uso de veículo oficial
04.05.08.02 Boletim de ocorrência com veículo
04.05.08.03 Certificado de registro e licenciamento de veículo oficial
04.05.08.04 Ficha de controle de tráfego de veículos
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04.05.08.05 Normas de serviços de transportes internos
04.05.08.06 Notificação de multa de trânsito
04.05.08.07 Ofício relativo à devolução de veículo oficial
04.05.08.08 Ofício solicitando autorização para inscrição no regime de quilometragem
04.05.08.09 Ordem de serviço para guarda de veículos em outras garagens
04.05.08.10 Planilha de uso de veículo oficial
04.05.08.11 Processo de autorização para funcionário ou servidor dirigir veículo oficial
04.05.08.12 Processo de inscrição de funcionário ou servidor no regime de quilometragem
04.05.08.13 Processo de sindicância de acidente com veículo
04.05.08.14 Processo de sindicância de multa de trânsito
04.05.08.15 Processo relativo ao uso irregular de veículo oficial
04.05.08.16 Registro de ferramentas e acessórios sobressalentes
04.05.08.17 Registro de ocorrência com veículo oficial
04.05.08.18 Termo de inspeção de veículo
Atividade: 04.05.09 Controle do consumo de combustível
Documentos: 04.05.09.01 Formulário de agendamento para uso de veículo oficial
04.05.09.02 Ofício solicitando suplementação de combustível
04.05.09.03 Processo de aquisição de combustível
04.05.09.04 Processo de fixação de cota de combustível
04.05.09.05 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustível
04.05.09.06 Registro de quilometragem e de consumo de combustível
04.05.09.07 Relatório anual de consumo de combustível
04.05.09.08 Relatório semestral de consumo de combustível
Atividade: 04.05.10 Manutenção de veículos
Documentos: 04.05.10.01 Ficha de controle de substituição de peças e acessórios
04.05.10.02 Ofício referente à troca de óleo
04.05.10.03 Ofício referente ao consumo de combustível
04.05.10.04 Ordem de liberação de veículo
04.05.10.05 Ordem de serviço para manutenção ou conserto de veículo
04.05.10.06 Quadro demonstrativo de manutenção de veículo
04.05.10.07 Quadro demonstrativo de quantidade de veículo
04.05.10.08 Quadro demonstrativo mensal de quilometragem percorrida
Atividade: 04.05.11 Arrolamento e baixa de veículos
Documento: 04.05.11.01 Processo de arrolamento de veículos excedentes, inservíveis ou em desuso
Atividade: 04.05.12 Alienação de veículos
Documentos: 04.05.12.01 Processo de alienação de veículo
04.05.12.02 Processo de alienação de veículo por venda direta para as prefeituras
04.05.12.03 Processo de permuta de veículo
Função: 05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
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Subfunção: 05.01 Planejamento orçamentário
Atividade: 05.01.01 Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira
Documentos: 05.01.01.01 Lei de diretrizes orçamentárias
05.01.01.02 Lei do plano plurianual
05.01.01.03 Lei orçamentária anual
Atividade: 05.01.02 Normalização orçamentária
Documentos: 05.01.02.01 Decreto institucional
05.01.02.02 Instruções do Grupo de Pesquisa e Desenvolvimento Orçamentário - GPDO
05.01.02.03 Portaria de classificação da despesa
05.01.02.04 Tabela de classificação funcional
Atividade: 05.01.03 Elaboração de propostas orçamentárias
Documentos: 05.01.03.01 Ofício informando o Valor Referencial de Custeio - VRC
05.01.03.02 Proposta orçamentária das empresas
05.01.03.03 Proposta Orçamentária Setorial - POS
Atividade: 05.01.04 Consolidação e formalização de projetos de lei
Documentos: 05.01.04.01 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias
05.01.04.02 Projeto de lei do plano plurianual
05.01.04.03 Projeto de lei orçamentária anual
Subfunção: 05.02 Execução orçamentária e financeira
Atividade: 05.02.01 Normalização da execução orçamentária e financeira
Documentos: 05.02.01.01 Decreto de execução orçamentária
05.02.01.02 Portaria conjunta de execução orçamentária
Atividade: 05.02.02 Elaboração de alterações orçamentárias
Documentos: 05.02.02.01 Decreto de alteração orçamentária
05.02.02.02 Processo de alteração orçamentária
Atividade: 05.02.03 Distribuição de recursos orçamentários
Documentos: 05.02.03.01 Nota de crédito
05.02.03.02 Nota de dotação
05.02.03.03 Nota de lançamento de quota mensal
Atividade: 05.02.04 Acompanhamento da execução orçamentária e financeira
Documentos: 05.02.04.01 Programação da despesa orçamentária
05.02.04.02 Programação financeira de desembolso
05.02.04.03 Tabela de reprogramação financeira
Atividade: 05.02.05 Reserva de recurso, empenho e liquidação da despesa
Documentos: 05.02.05.01 Nota de empenho
05.02.05.02 Nota de lançamento de liquidação da despesa
05.02.05.03 Nota de reserva
05.02.05.04 Ordem bancária
05.02.05.05 Programação de desembolso
Atividade: 05.02.06 Adiantamento de despesas
Documentos: 05.02.06.01 Balancete de despesas com adiantamento
05.02.06.02 Ficha de controle de adiantamentos
60
05.02.06.03 Processo de adiantamento
05.02.06.04 Recibo de adiantamento
05.02.06.05 Relação de adiantamentos concedidos
Atividade: 05.02.07 Prestação de contas e controle interno
Documentos: 05.02.07.01 Processo de prestação de contas de adiantamento
05.02.07.02 Processo de relatório de auditoria do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo
05.02.07.03 Relatório de gestão fiscal
05.02.07.04 Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle interno para o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo
05.02.07.05 Relatório para consulta das prestações de contas
05.02.07.06 Relatório resumido da execução orçamentária
Atividade: 05.02.08 Pagamento de despesas específicas
Documentos: 05.02.08.01 Planilha de pagamento de diárias e ajuda de custo
05.02.08.02 Processo de empenho para pagamento de pessoal e reflexos
05.02.08.03 Processo de pagamento ao PASEP
05.02.08.04 Processo de pagamento de anuidade de órgãos ou entidades de classe
05.02.08.05 Processo de pagamento de condomínio
05.02.08.06 Processo de pagamento de contas de utilidade pública
05.02.08.07 Processo de pagamento de despesas inscritas em restos a pagar
05.02.08.08 Processo de pagamento de diárias e ajuda de custo
05.02.08.09 Processo de pagamento de FGTS
05.02.08.10 Processo de pagamento de gratificação de representação
05.02.08.11 Processo de pagamento de honorários
05.02.08.12 Processo de pagamento de impostos e taxas
05.02.08.13 Processo de pagamento de indenização
05.02.08.14 Processo de pagamento de INSS
05.02.08.15 Processo de pagamento de multa sobre terrenos e imóveis próprios do Estado
05.02.08.16 Processo de pagamento de precatório
05.02.08.17 Processo de pagamento de restituição
Atividade: 05.02.09 Controle da receita
Documentos: 05.02.09.01 Demonstrativo mensal de arrecadação
05.02.09.02 Processo de aplicação financeira
05.02.09.03 Processo de cobrança da dívida ativa
05.02.09.04 Processo de recebimento de sucumbência judicial
05.02.09.05 Processo de ressarcimento de valores ao Estado
05.02.09.06 Processo de venda de produtos
Atividade: 05.02.10 Operações de crédito e pagamento da dívida pública
Documentos: 05.02.10.01 Balancete do fundo da dívida pública
05.02.10.02 Processo de contratação de financiamentos
05.02.10.03 Processo de pagamento de encargos da dívida
61
05.02.10.04 Processo de pagamento de juros da dívida
05.02.10.05 Processo de pagamento do principal da dívida
05.02.10.06 Relação de empréstimos, financiamentos e operações de crédito
Atividade: 05.02.11 Controle da contabilidade
Documentos: 05.02.11.01 Balancete analítico
05.02.11.02 Balanço financeiro
05.02.11.03 Balanço orçamentário
05.02.11.04 Balanço patrimonial
05.02.11.05 Boletim de caixa e de bancos
05.02.11.06 Extrato bancário
05.02.11.07 Guia de recolhimento de COFINS
05.02.11.08 Guia de recolhimento de contribuição sindical
05.02.11.09 Guia de recolhimento de FGTS
05.02.11.10 Guia de recolhimento de FINSOCIAL
05.02.11.11 Guia de recolhimento de ICMS
05.02.11.12 Guia de recolhimento de Imposto de Renda
05.02.11.13 Guia de recolhimento de INSS
05.02.11.14 Guia de recolhimento do PIS/PASEP
05.02.11.15 Livro de Apuração de Lucro Real - LALUR
05.02.11.16 Livro diário
05.02.11.17 Livro razão
05.02.11.18 Nota fiscal
05.02.11.19 Relação das carteiras de ações
05.02.11.20 Relação de ações negociadas
05.02.11.21 Relatório contábil
05.02.11.22 Relatório das atividades desenvolvidas com exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados
05.02.11.23 Relatório de conciliação bancária
05.02.11.24 Relatório de conciliação contábil
05.02.11.25 Relatório de saldo de contas correntes por Unidade
05.02.11.26 Relatório do ativo imobilizado
05.02.11.27 Relatório em ordem cronológica de pagamentos
Função: 06 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
Subfunção: 06.01 Comunicação administrativa
Atividade: 06.01.01 Normalização das atividades de arquivo
Documentos: 06.01.01.01 Instrução normativa sobre arquivos e documentos
06.01.01.02 Regimento interno
Atividade: 06.01.02 Autuação e protocolo
Documentos: 06.01.02.01 Despacho de devolução à origem
06.01.02.02 Livro de controle interno de documentos
06.01.02.03 Livro de registro de entrada de documentos avulsos
06.01.02.04 Livro de registro de processos
Atividade: 06.01.03 Classificação de documentos
Documento: 06.01.03.01 Plano de classificação de documentos
Atividade: 06.01.04 Distribuição e acompanhamento do trâmite
Documentos: 06.01.04.01 Ficha de controle da tramitação
06.01.04.02 Relação de remessa de documentos
06.01.04.03 Requisição de processo
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Atividade: 06.01.05 Arquivamento
Documentos: 06.01.05.01 Cadastro de ingresso de documento
06.01.05.02 Relação de recolhimento de documentos
06.01.05.03 Relação de transferência de documentos
Atividade: 06.01.06 Avaliação e destinação de documentos
Documentos: 06.01.06.01 Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo
06.01.06.02 Tabela de temporalidade de documentos
Atividade: 06.01.07 Descrição de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
Documentos: 06.01.07.01 Ficha catalográfica
06.01.07.02 Ficha matriz
06.01.07.03 Guia, inventário, catálogo, índice
06.01.07.04 Relação de documentos e códigos de assuntos
Atividade: 06.01.08 Controle de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
Documentos: 06.01.08.01 Cadastro de usuários
06.01.08.02 Ficha de tombo
06.01.08.03 Formulário de consulta de livros ou documentos
06.01.08.04 Formulário de empréstimo de livros ou documentos
06.01.08.05 Formulário de Empréstimo entre Bibliotecas - EEB
06.01.08.06 Mapa topográfico de arquivo
06.01.08.07 Ofício de transferência de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
06.01.08.08 Ofício relativo à aquisição de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
06.01.08.09 Processo de aquisição de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
06.01.08.10 Processo de empréstimo de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
06.01.08.11 Processo de transferência de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico
06.01.08.12 Quadro de substituição e cancelamento de títulos
06.01.08.13 Relação de obras bibliográficas submetidas à doação
06.01.08.14 Relação de peças do acervo encaminhados à conservação
06.01.08.15 Termo de compromisso de manutenção de sigilo de documentos
06.01.08.16 Termo de doação
Atividade: 06.01.09 Expedição de certidão e transcrição de documentos
Documentos: 06.01.09.01 Cadastro de certidões expedidas
06.01.09.02 Certidão
06.01.09.03 Cópia certificada
Atividade: 06.01.10 Controle de correspondência
Documentos: 06.01.10.01 Circular, aviso, comunicado, memorando, comunicação interna
06.01.10.02 Convite
06.01.10.03 Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-
63
assinado
Subfunção: 06.02 Gestão de tecnologia da informação
Atividade: 06.02.01 Desenvolvimento, implementação e controle de sistemas de informática
Documentos: 06.02.01.01 Base de dados
06.02.01.02 Plano Diretor de Informática
06.02.01.03 Projeto de atualização ou modernização tecnológica
06.02.01.04 Projeto de desenvolvimento de programa de computador
06.02.01.05 Projeto de implantação de rede
06.02.01.06 Projeto de informatização
06.02.01.07 Relatório de acompanhamento de projeto
06.02.01.08 Relatório de desenvolvimento de programa de computador
06.02.01.09 Relatório de estatística de acesso
06.02.01.10 Relatório de resumo de dados
Atividade: 06.02.02 Vistoria e controle da integridade de sistemas de informática
Documentos: 06.02.02.01 Dicionário de dados
06.02.02.02 Relatório técnico de vistoria
06.02.02.03 Termo de concessão e controle de senha de acesso
Atividade: 06.02.03 Manutenção de equipamentos e instalação de programas
Documentos: 06.02.03.01 Cadastro de requisição de serviços
06.02.03.02 Certificado de autenticidade de programa de computador
06.02.03.03 Contrato de licença de uso de programa de computador
06.02.03.04 Ficha de inventário de programa de computador
06.02.03.05 Prospectos e catálogos de equipamentos e de programas de computador
06.02.03.06 Registro de programa de computador
06.02.03.07 Relatório de revisão técnica
06.02.03.08 Relatório geral do equipamento
06.02.03.09 Relatório técnico de serviços
06.02.03.10 Requisição de serviços técnicos
06.02.03.11 Termo de garantia de equipamentos e de programas de computador
Atividade: 06.02.04 Acompanhamento da elaboração e da execução de contratos de informática
Documentos: 06.02.04.01 Ofício comunicando inobservância de contrato
06.02.04.02 Ofício solicitando especificação técnica de equipamentos e de programas de computador
06.02.04.03 Ofício solicitando participação em comissão de licitação
06.02.04.04 Parecer técnico de equipamentos e de programas de informática
Função: 07 GESTÃO DE ATIVIDADES COMPLEMENTARES
Subfunção: 07.00 Não há
Atividade: 07.00.01 Recepção e controle de portaria
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Documentos: 07.00.01.01 Autorização para entrada de funcionário ou servidor fora do horário de expediente
07.00.01.02 Ficha de controle de entrada e saída de funcionários ou servidores
07.00.01.03 Ficha de controle de entrada e saída de veículos
07.00.01.04 Guia de saída e de entrada de material
07.00.01.05 Livro de controle de entrada e saída de visitantes
07.00.01.06 Registro de reclamações ou sugestões
Atividade: 07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e equipamentos
Documentos: 07.00.02.01 Comunicado de apresentação de vigilante
07.00.02.02 Livro de ocorrências relacionadas à segurança
Atividade: 07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das instalações e dos equipamentos
Documentos: 07.00.03.01 Atestado de realização de serviços
07.00.03.02 Memorando solicitando serviços de limpeza e higienização
07.00.03.03 Memorando solicitando serviços de manutenção e conserto
07.00.03.04 Memorando solicitando serviços de vigilância e segurança
07.00.03.05 Ordem de serviço
Atividade: 07.00.04 Execução de serviços de copa
Documento: 07.00.04.01 Memorando solicitando material
Atividade: 07.00.05 Execução de serviços de reprografia
Documentos: 07.00.05.01 Ficha de autorização para cópia
07.00.05.02 Ofício autorizando funcionário ou servidor a assinar requisição de cópia
07.00.05.03 Relatório de quantidade de cópias
07.00.05.04 Requisição de cópia
Atividade: 07.00.06 Execução de serviços de gráfica
Documentos: 07.00.06.01 Autorização para execução de serviços
07.00.06.02 Relatório de serviços solicitados por área
Atividade: 07.00.07 Execução de serviços de telecomunicações
Documentos: 07.00.07.01 Cadastro de pessoal, equipamentos, redes e laboratórios de serviços de telecomunicações
07.00.07.02 Ficha de autorização para ligações telefônicas interurbanas ou para celular
07.00.07.03 Inventário de equipamentos, redes e serviços de telecomunicações
07.00.07.04 Ofício solicitando autorização para execução de serviços de telecomunicações
07.00.07.05 Planilha de controle de ligações telefônicas particulares
07.00.07.06 Processo de autorização para execução de serviços de telecomunicações
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ATIVIDADES DE FIXAÇÃO
1- Sobre o termo classificação, marque a alternativa incorreta:
a) Classificação, num conceito geral, é o ato de classificar; separar por
semelhanças ou diferenças; dividir.
b) As classificações podem ser definidas a nível social, filosóficas,
bibliográficas e documentais.
c) Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas
semelhantes.
d) Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como
características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação e, sobretudo,
deve ser uniforme, mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento
centralizado.
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2- Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma
das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que
inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior
___________e _____________ no gerenciamento e controle das
informações. Complete a frase:
a) Eficiência e agilidade.
b) Controle e rigor.
c) Controle e agilidade.
d) Eficiência e rigor.
3- São rotinas correspondentes às operações de classificação, segundo o
CONARQ:
a) Receber o documento para classificação.
b) Ler o documento, identificando o assunto principal e o (s) secundário(s), de
acordo com seu conteúdo.
c) Localizar o (s) assunto (s) no código de classificação de documentos de
arquivo, utilizando o incide, quando necessário.
d) Todas as respostas estão corretas.
4- É aquela intrínseca ao ser humano, fazendo parte de sua natureza. É algo
que constitui a personalidade de uma pessoa, atuando diariamente para a
organização mental dela. Por isso, elas podem classificar apenas o que lhe
interessam. Estamos nos referindo a:
a) Classificação Documental.
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b) Classificação Filosófica.
c) Classificação social.
d) Classificação Bibliográfica.
5- É uma classificação mais elaborada e sofisticada, voltada para a definição e
hierarquização do conhecimento humano. Esta é a classificação:
a) Classificação Documental.
b) Classificação Filosófica.
c) Classificação social.
d) Classificação Bibliográfica.
6- Preocupa-se com a organização e a disposição física de documentos,
visando com isso, a sua recuperação. Busca ordenar, para arquivar e ter
acesso ao documento em estantes ou nos arquivos. Esta é a classificação:
a) Classificação Documental.
b) Classificação Filosófica.
c) Classificação social.
d) Classificação Bibliográfica.
7- Existem diversos tipos de documentos. Um deles é aquele de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles
não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração.
Devem ser conservados nas instituições arquivísticas, sob a
responsabilidade dos profissionais de arquivo. Estes são os documentos:
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a) Permanentes.
b) Sociais.
c) Duráveis.
d) Nenhuma das respostas.
8- ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta
suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase
deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente
poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado
posteriormente. Esta frase é:
a) Verdadeira.
b) Falsa.
9- Sobre James Duff Brown, marque a alternativa incorreta:
a) Nasceu em Edimburgo, na Escócia, concluiu seus estudos com doze ou
treze anos, após sua formação dedicou sua vida a leitura, particularmente
em biblioteconomia, música e literatura.
b) Trabalhou para vários editores e livrarias de bibliotecas, logo começou a
trabalhar como assistente na Biblioteca Mitchaell Glasgow. Depois se mudou
para Londres para trabalhar na Biblioteca Pública Clerkernwell.
c) Ele criou quatro sistemas de classificação que não servia para coleções
grandes, por serem muito rígido: “Quinn-Brown Classification”, “Adjustable
Classification”, CDU, CDD.
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d) Idealizou um sistema de classificação intitulado de “Subject Classification”
que teve sua primeira publicação em 1906 considerada, na época, um bom
sistema de classificação, sendo usado em muitas bibliotecas inglesas por
vários anos, na qual introduziu o livre acesso às estantes.
10- Sobre a Classificação de Bliss, marque a alternativa incorreta:
a) Conhecida também como Classificação Bibliográfica, a classificação de Bliss
teve como criador o bibliotecário do College of City of New York, Henry
Evelyn Bliss.
b) Antes de publicar o seu sistema de classificação, Bliss havia publicado
outras obras, a saber: “[...] a) Organization of knowledge, 1927; b)
Organization of knowledge in libraries and the subject approach to books,
1933, 2. ed. em 1939; c) A system of bibliographic classification, 1935, 2. ed.
em 1936” (BARBOSA, 1969, p. 145).
c) Seu sistema foi apontado como um dos melhores desenvolvimentos de
classes encontrado em classificações bibliográficas.
d) Começou a desencadear um profundo interesse na área de Biblioteconomia,
principalmente por classificações e administração de bibliotecas, passando
então a estudar na School of Librarianship, da Universidade de Londres.