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julho/2012julho/2012

PATRIMÔNIO PÚBLICO:PATRIMÔNIO PÚBLICO: Gestão do Patrimônio Gestão do Patrimônio Mobiliário.Mobiliário.

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►► Lei nº 4.320/64 (ART. 94 à 106)Lei nº 4.320/64 (ART. 94 à 106)►► Lei nº 8.666/93 (ART. 17)Lei nº 8.666/93 (ART. 17)

►► Lei nº 8.429/92 (ART. 5º À 9º)Lei nº 8.429/92 (ART. 5º À 9º)

►► Lei nº 10.406/2002 (ART. 98 à 103)Lei nº 10.406/2002 (ART. 98 à 103)

►► RES 1366/2011 CFC

►► RES 1367/2011 CFC

►► RES 1137/2011 CFC

►► IN 001/2011 – SEFAZ

► ► NBCASP - STNNBCASP - STN

►► TCE/PE; TCE/SC

Legislação

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O QUE É PATRIMÔNIO PÚBLICO?

É o conjunto de direitos e bens, tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos, formados, produzidos, recebidos, mantidos ou utilizados pelas entidades do setor público, que seja portador ou represente um fluxo de benefícios, presente ou futuro, inerente à prestação de serviços públicos ou à exploração econômica por entidades do setor público e suas obrigações.

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QUAL A ESTRUTURAÇÃO CONTÁBIL?

►► Ativos: recursos controlados pela entidade e que resultem benefícios econômicos futuros ou potencial de serviços;

►► Passivos: são obrigações presentes da entidade, que resultem em saídas de recursos capazes de gerar benefícios econômicos ou potencial de serviços;

►► Patrimônio Líquido é a diferença entre o ativo e o passivo.

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Qual é a classificação dos elementos patrimoniais?Ativo circulante: caixas, bancos, estoques, Ativo circulante: caixas, bancos, estoques,

realizável a curto prazorealizável a curto prazo

Ativo não circulante: Imóveis, bens móveis.Ativo não circulante: Imóveis, bens móveis.

Esses bens recebem conceituação, Esses bens recebem conceituação, classificação e destinação legal para sua classificação e destinação legal para sua correta administração, utilização e correta administração, utilização e alienação.alienação.

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O QUE SÃO BENS PÚBLICOS?

São as coisas materiais ou imateriais que possuem valor econômico, que pode ser avaliado em dinheiro, que satisfaça as necessidades públicas, pertencentes às pessoas jurídicas de direito público, políticas, a União, aos Estados e Municípios

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Classificação legal dos Bens públicos:

Sob o ponto de vista legal, os bens públicos podem ser:

Bens públicos de uso comum do povo (domínio do povo): aqueles destinados ao uso público. Não compõem o patrimônio (ativo permanente), logo, NÃO são contabilizados, nem podem ser alienados;são impenhoráveis e imprescritíveis; o uso pode ser oneroso ou gratuito. Ex: Ruas, praças, calçadas.(ainda está sendo estudado).

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... Classificação legal dos Bens públicos:

Bens públicos de uso especial: são utilizados pelo próprio poder público, constituindo-se por imóveis destinado à execução dos serviços públicos. SÃO contabilizados e integram ao patrimônio, podem ser alienados, desde que tenha lei específica. Ex: Escolas e demais repartições públicas.

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... Classificação legal dos Bens públicos:

Bens públicos dominicais: são bens móveis e imóveis que integram o patrimônio do ente e não possuem uma destinação específica, podendo ser utilizado para qualquer fim, inclusive na obtenção de rendas. Ex. imóveis não utilizados, terras devolutas, bens móveis inservíveis.

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Para fins de registros contábeis, COMO SE CLASSIFICAM OS BENS PÚBLICOS?

MÓVEISMÓVEIS – podem ser transportados sem – podem ser transportados sem perda de forma e valorperda de forma e valor ;

IMÓVEISIMÓVEIS – não podem ser transportados; – não podem ser transportados; INTANGÍVEIS INTANGÍVEIS – não possuem estrutura – não possuem estrutura

física;física; SEMOVENTESSEMOVENTES – aqueles que se movem – aqueles que se movem

(animais)(animais)

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O que são bens móveis?

São todos os bens que por sua própria natureza, características de duração e valor, devam ser controlados fisicamente e incorporados ao patrimônio da Instituição.

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Como se classificam os bens móveis?

Os bens móveis são classificados em: Material de Consumo - pelo uso contínuo

perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;

Material Permanente - pelo uso contínuo não perde a sua identidade física, e /ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

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Como distinguir material Como distinguir material permanente e de consumo?permanente e de consumo?

O principal critério para classificar se o bem é O principal critério para classificar se o bem é classificado como permanente é o da classificado como permanente é o da durabilidade,durabilidade, deve ser superior a dois anos. Porém existem outros deve ser superior a dois anos. Porém existem outros critérios que devem ser observados para classificar um critérios que devem ser observados para classificar um bem como material de consumo, são eles:bem como material de consumo, são eles:

Critério da FragilidadeCritério da Fragilidade - Se sua estrutura for  - Se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;funcionalidade;

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Critérios de classificação bens como material de consumo:

Critério da PerecibilidadeCritério da Perecibilidade - Se está sujeito a  - Se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perca sua característica pelo uso deteriora ou perca sua característica pelo uso normal;normal;

Critério da IncorporabilidadeCritério da Incorporabilidade - Se está  - Se está destinado à incorporação a outro bem, e não destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das pode ser retirado sem prejuízo das características do principal;características do principal;

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Critérios de classificação bens como material de consumo:

Critério da TransformabilidadeCritério da Transformabilidade - Se foi  - Se foi adquirido para fins de transformação;adquirido para fins de transformação;

Critério da FinalidadeCritério da Finalidade - Se o material  - Se o material adquirido para consumo imediato ou para adquirido para consumo imediato ou para distribuição gratuita.distribuição gratuita.

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O QUE É O SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL?

GESTÃO é conjunto de processos, metodologias e metas para o correto controle e administração do patrimônio.

SISTEMA DE GESTÃO são os processos de controle patrimonial de forma sistêmica com vistas à integração dos vários departamentos da entidade.

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Dificuldade na implantação e implementação do Sistema de Gestão: Inexistência de respaldo das autoridades

superiores; Descaso para com as etapas de

movimentação; Inexistência de Manual de Gestão

Patrimonial contendo as rotinas e procedimentos relativos ao controle dos bens;

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Dificuldade na implantação e implementação do Sistema de Gestão: Inexistência de comprometimento por parte

dos envolvidos; Inexistência de processos para instrução e

divulgação dos procedimentos relacionados aos bens;

aumenta a burocracia; permite a melhoria na qualidade das

informações dos bens;

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Benefício com a implantação e

implementação do Sistema de Gestão:

maior confiabilidade das informações;Integração de todas as unidades da entidade;Auxilio na realização dos procedimentos de inventário;permite ao responsável pela guarda dos bens, dimensionar a quantidade de bens sob sua responsabilidade e sua representação financeira.

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Para o sucesso do Sistema de Gestão Patrimonial deve:

1ª o Gestor Patrimonial deverá ser um profissional capacitado, interessado, responsável e com conhecimento dos principais pontos da legislação que regulamenta sua respectiva a área de atuação;2º respaldo das autoridades superiores;3º conscientização dos usuários em geral.

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O que é o Controle Patrimonial?

O controle patrimonial é uma atividade administrativa que visa à preservação e defesa dos bens patrimoniais de uma organização, em caráter permanente, a fim de acompanhar a posição físico-financeira do ativo imobilizado de cada unidade administrativa, voltando-se especialmente à verificação da localização, do estado de conservação, da utilização, dos prazos de garantia e manutenção.

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Organização do Controle Patrimonial:

Às atividades de controle compreendem: tombamento e carga; registro de bens; guarda dos bens; movimentação de bens; preservação dos bens; baixa dos bens; incorporação e; inventário de bens móveis.

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...Organização do Controle Patrimonial

Importante: os processos referentes às aquisições, movimentações e baixa dos respectivos bens, devem ser encaminhados para o setor competente, para que este proceda, os registros pertinentes, de forma analítica por unidade administrativa, demonstrando a descrição do bem, a data e o valor de aquisição ou custo de fabricação, o número do processo, o documento fiscal e empenho que o originou, além de outras informações julgadas necessárias.

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...Organização do Controle Patrimonial

Todos os bens móveis a serem incorporados ao patrimônio devem ser objetos de registro e, devem ser recebidos e aceitos pelo gestor patrimonial.

A aceitação do bem se dará no respectivo documentos e, poderá ser provisória ou definitiva.

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Como será a ACEITAÇÃO e RECEBIMENTO do bem?

O bem permanente será recebido através de:

Compra; Cessão; Doação; Permuta; Transferência; Produção interna.

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Quais os documentos aceitos no recebimento?

Os documentos hábeis para recebimento de um bem são:

Notas Fiscais; Faturas; Termo de Doação, Cessão ou Permuta; Nota de Transferência; Guia de Produção.

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Sugestão para organizar o sistema de patrimônio:

a) Normatização: estabelecer normas específicas para padronização, especificação, codificação, classificação, etc.

Vantagens: Elimina dúvidas com relação a critérios individuais

ou aleatórios; Elimina barreiras de comunicação; Economiza tempo; Diminui possibilidade de repetição de tarefas;

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Sugestão para organizar o sistema de patrimônio:

b) Especificação: descrição minunciosa, que permita a identificação e as características do bem. A especificação poderá conter:

Unidade de medida; Formato do material; Dimensões; Durabilidade; Etc.

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Sugestão para organizar o sistema de patrimônio:

c) Padronização: Imposição de uso.Uniformizar tamanhos, qualidades e desempenhos, fixando uma disciplina em relação aos bens usuais.

Vantagens: Elimina variedades desnecessárias; Maior economicidade; Otimiza tempo.

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Sugestão para organizar o sistema de patrimônio:

d) Classificação: ordená-los segundo critérios preestabelecidos, agrupá-los conforme as características semelhantes ou não, sem ocasionar confusão ou dispersão.

Para a classificação, deverá ser observado o emprego do bem: consumo, permanente e equipamentos e instalações.

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Sugestão para organizar o sistema de patrimônio: Exemplos de grupos:

CLASSE GRUPO DE MATERIAIS PERMANENTES:

01 Móveis e Utensílios de Escritório: mesas, cadeiras, poltronas, arquivos de aço, etc.

02 Móveis e Utensílios Odont.,Méd.,Hosp.e Laboratoriais: mesas cirúrgicas, etc.

03 Móveis de Copa, Cozinha e Dormitórios: armários, mesa de cozinha, cama, etc.

04 Móveis Escolares e Didáticos: carteira, cadeira, quadro negro, etc.

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Sugestão para organizar o sistema de patrimônio:

e) Codificação: consiste no processo de numeração do bem, dando um registro seqüenciado único para o mesmo.

01 – grupo (bem permanente)01.01 – classe (Móveis utensílios de escritório)01.01.01 detalhamento (mesa retangular de

escritório, medindo 1,50x1,20)

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Sugestão para organizar o sistema de patrimônio:

Após a definição desta codificação, o bem deverá ser incorporado à relação geral de bens do órgão, com a posterior destinação à unidade setorial detentora de sua guarda.

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É o registro efetivo dos bens permanentes no Sistema de Gestão Patrimonial. Os registros deverão ser analíticos de todos os bens de caráter permanente a serem incorporados, com elementos e características de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda.

O registro patrimonial tem sua correspondência direta no balanço financeiro da entidade

O QUE É E COMO SE DÁ O REGISTRO PATRIMONIAL E A CARGA PATRIMONIAL?

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...COMO SE DÁ O REGISTRO PATRIMONIAL E A CARGA PATRIMONIAL?

IDENTIFICAÇÃO (Numero seqüencial em plaquetas, etiquetas, carimbos ou relação);

TERMO DE RESPONSABILIDADE – Documento que consolida a carga patrimonial e efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatário;

CONTROLE FÍSICO – Lançamento em sistema próprio (Manual ou Eletrônico) das características própria do bem;

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Observações importantes:

Para fixar a plaqueta de identificação devem ser observados alguns aspectos, tais como:

local de fácil visualização para efeito de identificação;

evitar fixar em áreas que possam curvar ou dobrar a placa de identificação;

evitar fixar em áreas removíveis; Limpar a área onde será fixada a placa;

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Observações importantes – fixar a plaqueta:

evitar fixar plaquetas em áreas que não ofereçam boa aderência;

evitar áreas que possam acarretar a deterioração da plaqueta;

não fixar a placa de identificação por apenas uma das extremidades;

adotar preferencialmente e sempre que possível um padrão.

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Observações importantes: Os bens móveis cuja identificação seja

impossível ou inconveniente em face de suas características físicas serão tombados sem a fixação da plaqueta, devendo ser afixada em controle a parte, como por exemplo, máquinas fotográficas, celulares, entre outros.

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Alguns exemplos de identificação

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Alguns exemplos de identificação

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Alguns exemplos de identificação

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O que é a carga patrimonial?

corresponde à totalidade dos bens moveis permanentes destinados a cada unidade administrativa e será atribuída mediante Termo de Responsabilidade, é a responsabilidade do titular da Unidade administrativa, no qual o bem está localizado, a guarda, utilização e manutenção do mesmo.

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Como e quando ocorre a DELEGAÇÃO E A RESPONSABILIDADE PELOS BENS?

Regra Geral: a delegação de poderes se dará por ato específico da autoridade competente.

Se tratando dos bens móveis, a delegação de poderes se dá mediante a assinatura do Termo de Responsabilidade Patrimonial, documento este, que deve relacionar os bens componentes da carga setorial de uma determinada unidade administrativa ou centro de custos, sendo o mesmo assinado pelo responsável da unidade, respondendo este diretamente pela utilização e conservação de cada um dos itens constantes.

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Termo de Responsabilidade Patrimonial:

O Termo de Responsabilidade deve ser emitido sempre que ocorrer:

Tombamento de bens; Mudança de responsável pela guarda de

bens; Mudança de localização de bens; e Renovação anual.

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A responsabilidade do detentor da carga (signatário do TR):

Assumir a responsabilidade pelos bens que estão destinados ao seu uso ou do setor que está sob sua chefia ou direção.

Comunicar ao setor responsável pela GESTÃO PATRIMONIAL qualquer movimentação interna ou externa dos bens sob a sua responsabilidade.

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...responsabilidade do detentor da carga (signatário do TR):

Comunicar, imediatamente, ao Gestor Patrimonial, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

Nos impedimentos legais temporários (férias, licenças, afastamentos, etc.), informar ao responsável pela GESTÃO PATRIMONIAL o nome do seu substituto para que a ele seja atribuída à responsabilidade provisória pela guarda do bem.

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Da responsabilidade direta do gestor patrimonial:

Coordenar e supervisionar o registro para controle do patrimônio móvel, bem como, os serviços de recebimento, conferência, guarda e distribuição de bens permanente reutilizáveis;

Respeitar as regras da contabilidade pública de forma a possibilitar a administração dos bens permanentes durante toda sua vida útil;

Orientar os procedimentos quanto ao registro, controle e zelo pelo bem público, observando-se a legislação pertinente;

Orientar o procedimento quanto ao recolhimento e baixa dos bens inservíveis;

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Da responsabilidade indireta do gestor patrimonial Distribuir os equipamentos adquiridos e/ou

recebidos; Efetuar auditorias/inspeções patrimoniais

dos bens móveis de caráter permanente; Emitir relatórios apontando para a alienação

de bens; Instituir e coordenar rotinas de manutenção

e recuperação de bens móveis

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Da responsabilidade indireta do gestor patrimonial:tombamento

Efetuar a identificação patrimonial, através de plaquetas, nos bens móveis de caráter permanente;

Extrair, conferir e encaminhar relatórios aos órgãos pertinentes, comunicando toda e qualquer alteração no sistema patrimonial para o correspondente registro contábil;

Extrair, encaminhar e controlar os Termos de Responsabilidade dos bens móveis de todas as unidades, quando houver alteração ou sempre que necessário;

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Da responsabilidade indireta do gestor patrimonial: tombamento

Encaminhar os inventários de bens móveis das unidades;

Registrar as transferências de bens nos respectivos centros de custos quando ocorrer mudança física dos mesmos;

Instruir processos de baixa dos bens móveis; Providenciar a doação e/ ou propor a alienação dos

bens baixados por inservibilidade, bem como acompanhar a retirada desses bens.

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IMPORTANTE:alterar detentor da carga

Sempre que um servidor, detentor da carga ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em caso de força maior, quando:

a) Impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou

b) Não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou instituída Comissão Especial pelo dirigente do Departamento de Administração de Unidade equivalente, nos casos de carga mais vultuosa, para conferência e passagem do material.

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...alterar detentor da carga

Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome do seu substituto ao setor de controle de material permanente.

A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

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Da responsabilidade do usuário:

Qualquer servidor pode ser responsabilizado pelo desaparecimento de bem que lhe tenha sido confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer bem, esteja ou não sob sua guarda:

Dolo: Vontade de produzir o resultado; Culpa: Negligência, imprudência ou

imperícia.

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Da responsabilidade do usuário:

zelar, guarda, conservar e dedicar cuidado com bens que compõem o acero patrimonial;

utilizar de forma adequada os bens;

informar qualquer movimentação ou irregularidade com o bem;

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... responsabilidade do usuário:

Adotar e propor à chefia providências que preservem a segurança e conservação dos bens;

Auxiliar os agentes formalmente responsáveis, no controle dos bens.

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Sugestão:

Os servidores temporários, tais como: professores visitantes, substitutos, estagiários,contratados e outros, não poderão ter sob sua guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por eles utilizados serão de responsabilidade da chefia da unidade, não estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o bem público.

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IMPORTANTE

Toda população possui responsabilidades indireta, em relação ao cuidado com os bens públicos, cabendo a todos zelar, preservar e defender o patrimônio público, inclusive judicialmente, através de Ação Popular, conforme preconiza a Lei 4717/65, bem como, poderá responder pelo crime de improbidade administrativa, conforme a Lei 8.429/92.

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EM QUE CONSISTE A MOVIMENTAÇÃO DE BENS?

Consiste na saída de um bem de seu local de guarda para manutenção ou empréstimo, com ou sem a correspondente troca de responsabilidade, assim, toda alteração de local de um bem móvel, ainda que temporária, deverá ser informada ao Setor responsável pela Gestão Patrimonial, a fim de que sejam realizados os registros pertinentes.

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Movimentação de bens móveis

Distribuição Todo equipamento ou material permanente somente

poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou unidade equivalente

Transferência PROVISÓRIA – ( Manutenção, empréstimo,

licença ou férias do detentor da carga) DEFINITIVA – Para outra Unidade dentro do

mesmo órgão com transferência de carga)

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São exemplos de movimentação de bens: 

empréstimo; transferência de responsabilidade definitiva; transferência para conserto; cessão de uso.

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IMPORTANTE

Para fins de organização e controle, todas as movimentações deverão ser formalizadas, devendo sempre ser comunicado formalmente ao órgão responsável pela gestão dos bem patrimoniais

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O QUE É A BAIXA PATRIMONIAL?

A baixa patrimonial é a exclusão do bem do acervo patrimonial, ou seja, é a retirada definitiva de bem da carga patrimonial do órgão, deve ser formalizada mediante processo administrativo.

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Situação de baixa dos bens móveis:

Alienação – existência de interesse público e à autorização Legislativa, bem como dependerá de avaliação prévia, que será efetuada por comissão de licitação de leilão ou outra modalidade prevista para a Administração Pública.

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Situação de baixa dos bens móveis:

Doação: permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência sócio-econômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação.

Comodato: Consiste na desincorporação de um bem pertencente ao acervo patrimonial da Administração que tenha sido cedido a uma entidade qualquer, sem envolvimento de transação financeira.

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Situação de baixa dos bens móveis:

Permuta: permitida exclusivamente entre órgãos ou entidades da Administração Pública. 

Transferência: É a desincorporação de um bem que tenha sido transferido de uma Unidade Administrativa para outra dentro da mesma esfera de competência da Administração.

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Situação de baixa dos bens móveis:

Perda Total: quando não existem fisicamente por terem sido objeto dos eventos inesperados.Ex: roubo, furto, sinistro de qualquer natureza,etc.

Exclusão de bens no cadastro: A Exclusão definitiva de bens ocorrerá nas seguintes situações: 

Erro no número de tombamento;  Incorporação de bens inexistentes. 

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Alienação de bens móveis: Licitação - quais os procedimentos para o Leilão?

Abertura de processo administrativo para avaliação dos bens inservíveis do órgão, sempre de acordo com as informações do inventário;

Nomeação de comissão para avaliar os bens inservíveis;

A comissão deverá apresenta o resultado mediante relatório, relacionando os bens inservíveis, esclarecendo o motivo, apresentando o preço de avaliação do bem, e sugerindo o leilão;

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Continuação...

O gestor autoriza a abertura de processo de leilão dos bens indicados;

Nomeia-se um leiloeiro oficial ou servidor designado para este fim, que elabora o edital do leilão;

Publica-se o aviso do leilão no mínimo uma única vez no Diário Oficial e em jornal de grande circulação com prazo entre a última publicação e a realização do leilão de no mínimo 15 (quinze) dias;

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Continuação...

O leiloeiro procede a realização do leilão conforme edital;

Faz-se ata da realização do leilão; Comprovar as guias de recolhimento dos

bens leiloados mediante comprovação do pagamento;

Faz-se o termo de entrega dos bens; Encaminha o processo à contabilidade para

baixa definitiva do bem.

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EM QUE CONSISTE A AVALIAÇÃO?

Consiste na atribuição de valor monetário a itens do ativo e do passivo decorrentes de julgamento fundamentado em consenso entre as partes e que traduza, com razoabilidade, a evidenciação dos atos e fatos administrativos, sendo assim, necessária para atualização do valor de um bem para que se tenha o retrato fiel do valor monetário do acervo patrimonial de um órgão.

Os bens móveis são avaliados pelo valor de aquisição.

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Em que consiste a Reavaliação?

A reavaliação consiste na adoção do valor de mercado ou de consenso entre as partes para os bens do ativo, quando esse for superior ao valor liquido contábil.

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Quando e como ocorre a avaliação ou reavaliação?

Durante a elaboração dos inventários, uma das providências será a avaliação dos elementos constituintes do patrimônio, que se dá pelo valor de aquisição, de construção ou de produção para os bens móveis e imóveis ou de produtos industriais.

A reavaliação a técnica; por meio do preço de mercado, fundamentada em pareceres técnicos, no qual a diferença entre o valor originalmente consignado e o valor reavaliado deve ser registrada no patrimônio.

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Situações a serem observadas:

o sistema de patrimônio possui memória sobre o valor original de aquisição do bem, ou seja, seu valor histórico; e

o sistema registra apenas um valor contábil, resultante das sucessivas conversões monetárias.

Na primeira situação, basta atualizar o valor do bem, por um indexador escolhido (exemplo: IGP-M), reavaliando-o automaticamente. Na segunda situação, o que prevalece é uma reavaliação que deverá levar em conta dois fatores: o estado de conservação do bem e seu preço de mercado.

Critérios para avaliação no inventário:

Para fins de inventário, a avaliação deve ser realizada por comissão designada para a avaliação de bens permanentes, constituída por, no mínimo (três) servidores efetivos do órgão, que deverá levar em consideração seu estado de conservação, adotando-se a seguinte classificação:

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...continuação...

ocioso, quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

recuperável, quando sua recuperação for possível e orçar no máximo, a 50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado;

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...continuação.

anti-econômico, quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento

precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

irrecuperável, quando não mais puder ser utilizado para o fim a que destina.

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O QUE É INVENTÁRIO PATRIMONIAL?

É o ato de arrolar e descrever, coordenadamente, todos os bens e valores do Patrimônio, num determinando instante, e possui como finalidade apurar o valor exato e real dos bens e valores do Patrimônio num determinado momento. Visa ainda possibilitar a fiscalização dos seus bens patrimoniais, além de delegar aos agentes a responsabilização pelos respectivos materiais. Trata-se do Trata-se do controle físico.controle físico.

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Objetivo do Inventário físico?

apurar o valor exato e real dos bens e valores do apurar o valor exato e real dos bens e valores do Patrimônio em geral.Patrimônio em geral.

confirmar confirmar a localização e atribuição da carga de cada bem permitindo a atualização dos registros (valores, situação),apurar ocorrências, extravio, dano ou qualquer outra irregularidade.

verificar verificar as necessidades de manutenção e reparo e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis possibilitando maior racionalização e minimização de custos.

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Tipos de Inventário:

Inventário ou inicial: quando criada uma nova unidade gestora;

Inventário eventual: realizado a qualquer tempo, por iniciativa do dirigente da unidade ou por iniciativa do órgão de fiscalização;

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Tipos de Inventário:

Inventário de transferência: quando ocorrer mudança definitiva de titular do órgão ou do detentor de carga patrimonial;

Inventário de extinção ou transformação: quando determinado órgão for extinto ou transformado em outro.

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...continuação:

Inventário anual: OBRIGATÓRIO - ao final de cada exercício por comissão de servidores especialmente para esse fim, e visa comprovar a exatidão dos registros de controle de todo o patrimônio do órgão, demonstrando o acervo de cada detentor de carga de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as variações patrimoniais ocorridas no exercício, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administração Pública.

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Quais as etapas para realização do Inventário físico anual?

Ato de nomeação da Comissão(mínimo 3 Ato de nomeação da Comissão(mínimo 3 servidores, sendo pelo menos 1 efetivo);servidores, sendo pelo menos 1 efetivo);

Levantamento Físico;Levantamento Físico; Arrolamento dos bens e suas respectivas Arrolamento dos bens e suas respectivas

descrições e identificação;descrições e identificação; AvaliaçãoAvaliação Relatório final;Relatório final; Providenciar o lançamento dos dados Providenciar o lançamento dos dados

inventariados no Balanço Patrimonialinventariados no Balanço Patrimonial

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SUGESTÕES: ORIENTAÇÕES DE EXECUÇÃO DO INVENTÁRIO PATRIMONIAL:

Portaria de designação da comissão de inventário;

Estabelece cronograma de atividades; Edita ata de abertura do inventário Levantamento Contábil; Levantamento físico (contagem e

arrolamento); Avaliação

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...continuação:

Registro do patrimônio; Gerar relatórios do Inventário e encaminhar à

autoridade competente; Gerar balancete atualizado e encaminhar ao

setor contábil para seja lançado no Balanço Patrimonial.

Faz ata de encerramento; Procedimentos de regularização

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Atribuições da Comissão Inventariante:

Receber a Relação de Bens para Inventário do Exercício 2012 do órgão gestor responsável ;

Distribuir memorando e Relação de Bens para Inventário do respectivo exercício, bem como os formulários de Bens existente e eventualmente de Bens de Particulares para cada local de guarda para verificação, solicitando sua devolução dentro de prazo determinado;

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...continuação:

Conferir se todas as folhas da Relação de Bens para Inventário do respectivo exercício estão assinadas por quem realizou a verificação;

Entregar a Relação de Bens para inventário e os formulários Bens Existentes e Bens de Particulares de cada local de guarda para o Setor de Patrimônio proceder às atualizações no sistema de controle patrimonial;

87

...continuação:

Receber do Setor de Patrimônio os relatórios gerados após as atualizações de todos os locais de guarda.

A comissão ao iniciar suas atividades, deverá lavrar uma ata de abertura;

88

Atividades durante a execução do inventário:

A comissão deve usar o Inventário de bens patrimoniais por centro de custo, recebida para realizar os trabalhos, e nela fazer as alterações julgadas necessárias, conforme segue:

a) O inventário físico dos bens é feito, verificando-se os bens móveis existentes nos locais com respectivo número de patrimônio e descrição, de acordo com o inventário patrimonial;

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...continuação ...

b) Os itens localizados fisicamente e presentes no inventário patrimonial, devidamente identificados pelo número de tombamento devem ser ali marcados como presentes, bem como sua condição de uso e descrição conferida.

c) A descrição dos bens, principalmente os mais antigos, pode e deve ser alterada, quando se encontrar alguma divergência ou até complementada. As alterações devem ser feitas em listagem devidamente assinada pela comissão constando o número de tombamento e sua descrição correta (Ex. cadeira, com rodízios, ou fixa, cor de forração, estofamento etc...);

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...continuação ...

d)d) A solicitação de “upgrade” para equipamentos de informática, deve vir acompanhada do número de tombamento para que sua descrição seja alterada e os valores constantes na Nota Fiscal de compra de material de consumo ou serviço encaminhados ao patrimônio para alterar sua especificação e valor. Se não tiver mais a documentação, informar os dados para alterar as especificações e indicar a época aproximada da alteração.

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...continuação ...

e) Os bens que não possuem número de tombamento, verificar se não caiu a placa, ou o número pintado, foi apagado por ter havido uma reforma no equipamento, como verificar:

Faça uma checagem da listagem, nos bens que não foram encontrados, e verifique se a descrição combina, caso combine solicitar a remarcação dos bens, identificando-os com uma etiqueta ou fita com o número;

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faça uma listagem com os números e faça uma listagem com os números e descrição, solicitando placas para identificar, descrição, solicitando placas para identificar, fazer as placas para serem recoladas.fazer as placas para serem recoladas.

f) f) Os bens fisicamente no local e que não estão na Os bens fisicamente no local e que não estão na listagem, devem ser anotados em listagem a listagem, devem ser anotados em listagem a parte devidamente assinada pela comissão e parte devidamente assinada pela comissão e separados da seguinte forma:separados da seguinte forma:

Bens com número de tombamento e descriçãoBens com número de tombamento e descrição

...continuação ...

93

...continuação ...

Bens sem número de tombamento, descrição, Bens sem número de tombamento, descrição, forma de ingresso na Universidade, condição de forma de ingresso na Universidade, condição de uso, anexando a documentação para uso, anexando a documentação para regularização;regularização;

Bens sem número de tombamento com Bens sem número de tombamento com descrição, condição de uso e sem descrição, condição de uso e sem documentação, informar a forma de ingresso documentação, informar a forma de ingresso justificando a falta da documentação, estimar justificando a falta da documentação, estimar seu valor e solicitar sua incorporação;seu valor e solicitar sua incorporação;

94

...continuação ...

g) g) Os bens que estão na listagem e que não Os bens que estão na listagem e que não estejam no local:estejam no local:

Se transferidos para outro setor, anexar Se transferidos para outro setor, anexar cópia do Termo de Transferência cópia do Termo de Transferência devidamente assinada pelo órgão recebedor devidamente assinada pelo órgão recebedor para alterarmos sua responsabilidade;para alterarmos sua responsabilidade;

Se transferidos para outro setor e sem Se transferidos para outro setor e sem documentação fazer listagem para documentação fazer listagem para solicitarmos conferencia e assinatura do solicitarmos conferencia e assinatura do órgão recebedor;órgão recebedor;

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...continuação ...

Que tenham sido descartados como inservível Que tenham sido descartados como inservível por desfazimento ou encaminhados a sucata por desfazimento ou encaminhados a sucata em outras ocasiões, cujos documentos não em outras ocasiões, cujos documentos não foram devidamente encaminhados para foram devidamente encaminhados para registro no patrimônio, fazer uma listagem registro no patrimônio, fazer uma listagem contendo número de tombamento, descrição, contendo número de tombamento, descrição, valor constante no inventário patrimonial e valor constante no inventário patrimonial e condição de uso como inservível, condição de uso como inservível, devidamente assinada pela comissão;devidamente assinada pela comissão;

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...continuação ...

h) É necessário que haja uma separação das listagens por chefia responsável, assim, todo o procedimento deve ser feito por departamento ou menor chefia responsável por local:

i) Quanto às carteiras escolares, o ideal é que fiquem alocadas na direção pois podem mudar de sala e criar dificuldades para conferência;

Portaria STN 406/2011

Perguntas e respostasPARTE VI.

97

Quais as normas (resolução, decreto ou lei) que disciplinam a avaliação dos bens patrimoniais?

Os procedimentos quanto à avaliação dos bens das entidades públicas constam do art. 106 da Lei nº 4.320/64, além de serem detalhados na Parte II do Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, que trata dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais, nos tópicos: Mensuração de Ativos e Passivos, Ativo Imobilizado, Intangível, Reavaliação, Redução ao valor recuperável, Depreciação

98

– Qual a classificação do ativo e da despesa com a aquisição de softwares?

Os softwares devem ser tratados como ativos imobilizados ou intangíveis. Critério: qual elemento é mais significativo. Por exemplo, um software de uma máquina ferramenta controlada por computador que não funciona sem esse software específico é parte integrante do referido equipamento, devendo ser tratado como ativo imobilizado.

99

...CONTINUAÇÃO

Isso se aplica ao sistema operacional de um computador. Quando o software não é parte integrante do respectivo hardware, ele deve ser tratado como ativo intangível.

100

IMOBILIZADO X INTAGÍVEL

No ativo imobilizado : os direitos que tenham por objeto bens corpóreos destinados à manutenção das atividades.Ex. software desenvolvido para determinado fim.

 no intangível : os direitos que tenham por objeto bens incorpóreos destinados à anutenção da companhia ou exercidos com essa finalidade. EX.: antivírus.

101

Observando os critérios de depreciação, amortização e exaustão, qual o prazo de vida útil e taxa de depreciação de bens permanentes?

A vida útil é definida em termos da utilidade esperada do ativo para a entidade. A estimativa da vida útil do ativo deve ser feita com base na experiência da entidade com ativos semelhante. A entidade deve utilizar o prazo de vida útil e as taxas anuais de depreciação conforme as peculiaridades de sua gestão.

102

...CONTINUAÇÃO.

Por exemplo, um veículo utilizado que se destina apenas a serviços burocráticos (levar correspondências, transportar servidores para um determinado lugar) pode não ter a mesma vida útil daquele utilizado pela ronda policial, pois a quilometragem entre os dois veículos será muito diferente, o que pode ocasiona vida útil diferenciada.

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104

Exemplos de Documentos: ATA DE ABERTURA; ATA DE ENCERRAMENTO; TERMO DE REGISTRO DE BENS; TERMO DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS; TERMO DE RESPONSABILIDADE; FORMULÁRIO

CODIFICAÇÃO/CLASSIFICAÇÃO; FORMULÁRIO PARA INVENTÁRIO; NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA

CONTROLE PATRIMONIAL.

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Exemplo:Manual das Normas do Controle Patrimonial ( editado pela ANEEL)

OBJETIVO E FUNDAMENTO LEGAL; PRINCIPAIS DEFINIÇÕES CODIFICAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE MATERIAL AQUISIÇÃO DE MATERIAL DO RECEBIMENTO E DA ACEITAÇÃO DO CONTROLE PATRIMONIAL

...continuação

DA DISTRIBUIÇÃO, GUARDA E USO DA MOVIMENTAÇÃO DO DESFAZIMENTO (BAIXA) DAS IRREGULARIDADES DO INVENTÁRIO FÍSICO DAS RESPONSABILIDADES DAS DISPOSIÇÕES FINAIS.

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A melhor ocupação do servidor público é servir ao público.

muito obrigada!!

Patrícia Vieira Martinscontabilidade@amurel.org.br

pericialcontabilidade@gmail.com48 3622 5301/48 9921 9651