Post on 01-Dec-2018
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Hermes Pardini
Manual da Qualidade para Fornecedores
Elaborador por: Instituto Hermes Pardini Gerência de Supply Chain - NTO- Vespasiano -MG
01/09/2017
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Sumário
Introdução ................................................................................................................................................. 3
Objetivo .............................................................................................................................................. 3
Missão, Visão e Valores............................................................................................................................. 4
1. Qualificação e Avaliação de Fornecedores ........................................................................................... 5
1.1. Qualificação de Fornecedores: ................................................................................................... 6
2. Avaliação de Fornecedores ................................................................................................................... 7
a)Critério de Definição dos Fornecedores a serem Avaliados: .......................................................... 7
b)Requisitos e Critérios para Avaliação de Fornecedores: ................................................................ 7
c) Sistema de Pontuação e Qualificação: ......................................................................................... 11
d) Divulgação dos Resultados: ......................................................................................................... 12
3. Condições Gerais de Fornecimento .................................................................................................... 12
4. Política de Compras ............................................................................................................................. 13
5. Melhorias Contínuas ........................................................................................................................... 13
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INTRODUÇÃO
Este Manual foi desenvolvido pelo grupo Hermes Pardini com a finalidade de orientar todos os
seus fornecedores quanto aos requisitos mínimos necessários para o fornecimento de itens
e/ou serviços.
Pode ser um importante canal entre o Hermes Pardini e seus Fornecedores. Este manual
deverá ser utilizado por todas as empresas que desejam fazer ou já fazem parte do grupo de
fornecedores regulares do grupo Hermes Pardini.
Neste Manual está descrito a sistemática de Qualificação e Avaliação de Fornecedores, as
condições gerais de fornecimento e os métodos utilizados para monitoramento do
desempenho de cada fornecedor.
O grupo Hermes Pardini tem como objetivo principal de qualidade, garantir a satisfação
permanente de seus clientes, e por este motivo, desejamos que os nossos fornecedores
busquem constantemente a melhoria contínua para atender e exercer as expectativas e
requisitos deste Manual.
OBJETIVO
O objetivo principal deste Manual é definir e regulamentar os requisitos para o fornecimento
de produtos e serviço ao grupo Hermes Pardini.
Ele tem por objetivo orientá-los sobre as principais diretrizes que norteiam a relação entre o
grupo Hermes Pardini e seus fornecedores. Para nós, essa parceria é fundamental, pois é
também através dela que podemos cumprir nossa missão de assegurar confiança, precisão e
rapidez no auxílio diagnóstico e no cuidado com a saúde.
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MISSÃO, VISÃO E VALORES
MISSÃO
Assegurar confiança, precisão e rapidez no auxílio diagnóstico e no cuidado com a saúde.
VISÃO
Tornar-se uma escolha inequívoca para clientes e profissionais de saúde em apoio diagnóstico.
VALORES
Bom humor Respeito nos relacionamentos Aprendizado em equipe Sustentabilidade Integridade Lealdade
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1. QUALIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES
O grupo Hermes Pardini reserva-se o direito de selecionar, qualificar, avaliar e reavaliar seus
fornecedores de produtos e serviços dentro de procedimentos claros e padronizados.
1.1: Qualificação de Fornecedores
A qualificação de fornecedores será realizada para os fornecedores novos (contingência,
compra spot ou contratado) e aqueles selecionados para avaliação anual de fornecedores.
Os fornecedores do Hermes Pardini serão segregados por tipo, tais como:
Fornecedores Nacionais de Insumos e Reagentes,
Fornecedores Nacionais de Materiais em geral, e,
Fornecedor Prestador de Serviço Pessoa Jurídica, de acordo com sua categoria.
Os fornecedores deverão apresentar as seguintes informações e documentos:
Fornecedores de Insumos e Reagentes
Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrada
Cópia eletrônica do Alvará de Funcionamento/licença de operação expedido pela ANVISA, AFE (se
aplicável a sua área de atuação);
Cópia do cartão de CNPJ;
Certidão negativa de Falência/Concordata;
Certidão negativa de Títulos e Protestos;
Certidão negativa da Justiça do Trabalho;
Certidão negativa das Receitas Federal, Estadual e Municipal;
Certificado de responsável técnico (se aplicável a sua área de atuação);
Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade
Social, Saúde e Segurança), se existentes;
Outras certificações pertinentes ao produto comercializado pela empresa (Ex.: ISO 17025).
Fornecedores de Materiais em geral
• Cópia eletrônica do Alvará/Licença de operação expedido pela prefeitura;
• Cópia eletrônica do Alvará de Funcionamento/licença de operação expedido pela ANVISA,
AFE, quando aplicável a sua área de atuação;
• Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrada;
• Cópia do cartão de CNPJ;
• Certidão negativa de Falência/Concordata;
• Certidão negativa de Títulos e Protestos;
• Certidão negativa da Justiça do Trabalho;
• Certidão negativa das Receitas Federal, Estadual e Municipal;
• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade
Social, Saúde e Segurança), se existentes.
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Prestador de Serviço P.J – todos fornecedores
• Cópia eletrônica do Alvará/Licença de operação expedido pela prefeitura;
• Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrada
• Cópia do cartão de CNPJ;
• Certidão negativa de Falência/Concordata;
• Certidão negativa da Justiça do Trabalho;
• Certidão negativa das Receitas Federal, Estadual e Municipal;
• Certificações, políticas ou Sistemas de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Responsabilidade
Social, Saúde e Segurança), se existentes.
Prestador de serviços de tratamento de Resíduos (além dos documentos aplicados
para todos os fornecedores prestadores de serviços)
Licença de Transporte com Condicionantes
Licença de Incineração com Condicionantes
Licença de Autoclave com Condicionantes
Licença de aterro classe I com Condicionantes
Licença de aterro classe II com Condicionantes
Licença de transporte da SLU para resíduos comuns e infectantes
Cadastro técnico federal IBAMA
Registro de responsabilidade técnica
Contrato com empresa de destinação final
Plano de contingência/emergência
AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros
Certificado de licença de funcionamento e registro cadastral - PF
Prestador de serviços de controle de pragas (além dos documentos aplicados para
todos os fornecedores prestadores de serviços)
Licença junto autoridade sanitária/órgão ambiental
Responsável técnico - Registro no conselho Registro de treinamento dos aplicadores Registros dos produtos utilizados junto ao Ministério da Saúde Licença de funcionamento expedida pelo Município Licença Ambiental acompanhada de suas condicionantes Cadastro Técnico Estadual emitido pelo FEAM Cadastro técnico Federal emitido pelo IBAMA
Prestador de serviços de transporte de funcionários (além dos documentos
aplicados para todos os fornecedores prestadores de serviços)
Plano de Manutenção Preventiva da Frota
Habilitação/Direção defensiva dos motoristas
Registro de inspeções da frota
Teste de opacidade (fumaça preta) caso a frota for a diesel
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Licença de transporte
Prestador de serviços de manutenção e monitoramento de ar condicionado (além
dos documentos aplicados para todos os fornecedores prestadores de serviços)
PMOC - Plano de manutenção e Operação e Controle de sistemas de Climatização Responsável Técnico - Engenheiro Mecânico Cadastro no IBAMA Registros dos produtos utilizados junto ao Ministério da Saúde
2. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES
Todos os fornecedores estratégicos deverão ser avaliados com frequência anual pelo setor de
Suprimentos do Hermes Pardini.
a) Critério de Definição dos Fornecedores a serem avaliados:
Fornecedores classificados como “A” da curva ABC de Fornecedores e fornecedores de
insumos e serviços críticos indicados pelos usuários ou pelo setor de suprimentos do Hermes
Pardini.
b) Requisitos e Critérios para Avaliação de Fornecedores:
I. Documentação
O fornecedor deve apresentar as informações e documentos para homologação e cadastro,
conforme item “1.1” Qualificação de Fornecedores deste Manual. Essas informações serão
também utilizadas para sua avaliação.
Os documentos serão solicitados aos fornecedores anualmente, e sempre que ocorrer a
expiração de algum deles, conforme fluxo abaixo:
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Caso o fornecedor não encaminhe os documentos nos prazos solicitados, caberá a liderança
da área de compras definir o procedimento a ser tomado, dentre eles: emissão de registro de
não conformidade ao fornecedor, descredenciamento do fornecedor, solicitação de reunião
presencial com a alta gerência ou alta diretoria do fornecedor, dentre outras ações
pertinentes.
II. Indicadores de Desempenho
i. Qualidade:
O fator qualidade deverá ser avaliado de acordo com o desempenho do fornecedor em
cumprir os requisitos e especificações do produto/serviço fornecido, conforme exigido pelo
grupo Hermes Pardini.
O não cumprimento aos requisitos e/ou especificações serão registrados como não
conformidades do fornecedor (RNC-F). As ocorrências serão utilizadas como critério para a
avaliação do quesito qualidade para os fornecedores, conforme metodologia abaixo:
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Com base nestes critérios, é aplicada a fórmula abaixo a fim de se obter a pontuação
parcial do fornecedor no quesito qualidade:
A partir do resultado desta equação, será aplicado ainda um fator redutor na nota do
quesito, com base no número de RNC-F´s (Registros de Não Conformidade) registradas
aos fornecedores, conforme abaixo:
Critérios – Divergência de NF´s em
relação ao Pedido de Compras
Incidência Peso/FATOR
Entre 0 e 5 *2
Entre 6 e 10 *3
Entre 11 e 15 *4
Entre 16 e 20 *5
Maior que 20 *6
Critérios
RNC-F
Incidência Penalidade
1 RNC 10% Da nota parcial
2 RNC´s 20% Da nota parcial
3 RNC´s 30% Da nota parcial
4 RNC´s 40% Da nota parcial
5 ou mais RNC´s 50% Da nota parcial
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O resultado final obtido será a nota do quesito QUALIDADE atribuída ao fornecedor
avaliado.
Para os fornecedores prestadores de serviços, o critério Qualidade será pontuado através
de formulário específico diretamente pelo responsável da área do Hermes Pardini que
recebe os serviços.
Os dados com a pontuação obtida nesse critério serão compilados pelo setor de compras
para finalização da avaliação.
ii. Relacionamento
O fator “relacionamento” é de responsabilidade do comprador do Hermes Pardini. A
relação de fornecedores classificados como “ A” na curva ABC de fornecedores será
divulgada, e um formulário específico com os critérios de relacionamento será preenchido.
Para os fornecedores prestadores de serviços, o formulário de Avaliação de Fornecedor -
Critério Relacionamento será preenchido pelo responsável da área que recebe os serviços.
Os critérios avaliados neste formulário são os que seguem:
ATENDIMENTO COMERCIAL
ATENDIMENTO PÓS VENDAS
FLEXIBILIDADE EM NEGOCIAÇÕES
ÉTICA E COMPLIANCE
FLEXIBILIDADE EM ATENDIMENTO DE URGÊNCIAS
TRATAMENTO DE NÃO CONFORMIDADES
FATURAMENTO EM CONFORMIDADE AO PEDIDO DE COMPRAS
Os dados com a pontuação obtida nesse critério serão compilados para finalização da
avaliação
iii. Prazo de Entrega:
O prazo de entrega será avaliado mediante o atendimento de cada pedido de compra
emitido pelo grupo Hermes Pardini ao fornecedor. O prazo de entrega considerado
será aquele informado em nosso pedido de compra com margem de 4 dias úteis. No
caso de compras onde o transporte seja por conta do fornecedor (modalidades CIF,
DDP ou similares), a data de entrega considerada será aquela do recebimento em
nosso almoxarifado. No caso de transporte contratado pelo Hermes Pardini
(modalidades FOB ou similares), a data de entrega considerada será aquela informada
pelo fornecedor como disponível para retirada em seu almoxarifado ou, no caso de não
informado, aquela da data de saída de sua Nota Fiscal.
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NOTA: Para as Lojas e setores produtivos do Hermes Pardini, a avaliação de fornecedores de
serviço de Assistência Técnica em equipamentos/instrumentos e garantia da qualidade é
realizada pelo setor de Controle de Produção, em formulário especifico.
c) Sistema de Pontuação e Qualificação:
O sistema de pontuação é baseado no atendimento aos requisitos apresentados neste
manual conforme Tabela 1 a seguir:
Tabela 1. Sistema de Pontuação para Avaliação de Fornecedores
Requisitos Pontos Critério Frequência de
Avaliação
Documentação
Ficha Cadastral 0,10 1 Anual
Requisitos
Legais 0,20 1 Anual
Certidões 0,60 1 Anual
Certificados 0,60 2 Anual
Indicadores de
Desempenho
Qualidade 3,0 3 Anual
Relacionamento 3,0 4 Anual
Prazo de
Entrega 2,5 5 Anual
TOTAL 10,0
Critérios:
1. Pontuação total para aqueles que apresentarem todas as informações e pontuação
proporcional pelo número de documentos apresentados em relação ao total solicitado;
2. Total de pelo menos 01 certificado. Nula quando não apresentar nenhum certificado;
3. Pontuação conforme especificado no item “ i” deste manual.
4. Pontuação com base em planilha específica de avaliação do critério “relacionamento”;
5. Pontuação proporcional a ser calculada pelo número de pedidos recebidos no prazo,
considerando a tolerância pelo número total de pedidos requisitados.
A classificação dos fornecedores será realizada de acordo com a Tabela 2 a seguir:
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Tabela 2. Classificação dos Fornecedores
O fornecedor que apresentar performance negativa e recorrente (< 5) poderá perder sua
homologação como fornecedor do Hermes Pardini, podendo ficar suspenso de
comercializar seus produtos ou serviços até que obtenha condições de uma nova
homologação.
Os fornecedores que apresentarem desempenho abaixo de 7 (“Necessita Melhorias” e “
Distante dos Padrões”) serão desenvolvidos através de um plano de ação com
acompanhamento do comprador responsável, para que assim possam se desenvolver e
obter melhor resultado na próxima avaliação.
d) Divulgação dos Resultados:
Os fornecedores avaliados serão informados de sua pontuação, estratificada pelos critérios,
com frequência mínima anual.
3. CONDIÇÕES GERAIS DE FORNECIMENTO
Ao aceitar o Pedido de Compra emitido pelo grupo Hermes Pardini, o fornecedor assume que
atenderá a todas as especificações do produto e as condições gerais de fornecimento.
O fornecedor deve analisar criticamente os requisitos relacionados ao produto, assegurando
que:
a) O fornecedor tem capacidade para atender aos requisitos definidos no Pedido de
Compra, tais como: preço, prazo de entrega, especificação, quantidade e validade do
produto e condições de pagamento;
b) Todos os produtos fornecidos devem ter a garantia da qualidade assegurada dentro
dos padrões de qualidade do mercado;
c) Todos os produtos devem ser entregues nas embalagens originais, acondicionadas
conforme descrito na proposta comercial, obedecendo sempre às normas de controle
de temperatura, transporte e armazenagem, quando aplicável.
d) Os produtos entregues fora das características corretas de embalagens,
armazenamento, transporte, temperatura, lote de fabricação e validade ou caso ocorra
rejeição do produto na avaliação do controle de qualidade o mesmo poderá ser
rejeitado pela área responsável pelo uso do produto, mesmo após o recebimento
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formal, uma vez que determinados pontos falhos como os relacionados acima, não
podem necessariamente ser constatados no ato do recebimento da mercadoria. Nestes
casos será aberto um registro de não conformidade para o fornecedor (RNC-F);
e) As notas fiscais deverão ser emitidas em nome do Hermes Pardini e endereçadas ao
estabelecimento citado no campo LOCAL DE ENTREGA dos pedidos de compra.
f) Todas as notas fiscais eletrônicas devem ser enviadas para o e-mail
nfe.xml@hermespardini.com.br
g) Os Registros de não conformidade de fornecedores (RNC-F´s) abertos serão enviados
aos fornecedores pelo setor de compras do Hermes Pardini. O fornecedor deverá
propor ações corretivas para eliminar a ocorrência. Tais ações devem ser evidenciadas
e repassadas ao comprador para registro e avaliação da eficácia. Os RNC-F’s serão
encerrados apenas quando for constatado que a não conformidade foi sanada.
h) Em situações específicas, poderão ser estudadas alternativas de permutas, caso o
Hermes Pardini e o Fornecedor possuam produtos/serviços de interesse mútuo. Essas
situações serão negociadas e formalizadas através de um contrato de permuta.
4. POLÍTICA DE COMPRAS
1. As cotações de preços obtidas pelas empresas do grupo Hermes Pardini são realizadas
pelo setor de Suprimentos;
2. As negociações com os fornecedores são realizadas mediante a apresentação da melhor
proposta técnica/comercial a qual engloba: qualidade, preço e prazo;
3. Os fornecedores não estão autorizados a fornecer produtos/serviços ao grupo Hermes
Pardini sem que previamente tenha recebido uma ordem de compra;
4. Existindo necessidade de reuniões, visitas técnicas e outras às Unidades do grupo
Hermes Pardini, estas devem ser agendadas diretamente com o setor de Suprimentos.
5. MELHORIA CONTÍNUA
O Fornecedor deve melhorar continuamente seu Sistema de Gestão da Qualidade, através de
objetivos de qualidade, ações corretivas e preventivas, análise de dados, entre outros.
O Fornecedor deverá estabelecer plano de melhoria contínua que possa resultar em um
melhor desempenho em relação aos requisitos do grupo Hermes Pardini tais como: prazo de
entrega, tratamento de não conformidades, qualidade dos produtos/serviços, preços e outros.
As informações sobre as ações corretivas, preventivas e melhorias devem ser compartilhadas
com o grupo Hermes Pardini sempre que solicitadas, ou em auditorias nas instalações do
fornecedor.