Post on 12-Oct-2018
Grupo Educacional Acesso 2
Prezado Atendente de Secretaria,
Apresentamos a seguir o Manual de Conduta do Setor de Atendimento,
que representa, juntamente com o Manual do aluno, o instrumento de
compreensão do funcionamento do Curso e Colégio Acesso.
Consulte-o sempre.
Grupo Educacional Acesso.
Grupo Educacional Acesso 3
SUMÁRIO
1. RELACIONAMENTO E FUNÇÃO 04
2. POSTURA DE TRABALHO 10
3. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS 12
3.1. MATRÍCULA / REMATRÍCULA 12
3.2. FLUXOGRAMA DE MATRÍCULAS 17
3.3. MATRÍCULA E REMATRÍCULA NO PORTAL 17
3.3.1. INTENÇÃO DE MATRÍCULA NOVA 17
3.3.2. REMATRÍCULA 18
3.3.3. NO SISTEMA WAE 19
3.4. SISTEMA WAE PASSO A PASSO 19
3.5. TURMAS PARA 2016 54
3.6. TABELA DE PREÇOS 2016 54
3.7. REGRAS DE REQUERIMENTOS 54
3.8. MODELOS DE DOCUMENTOS 56
a. Protocolo de Solicitação de Documentos – Financeiro 56
b. Protocolo de Solicitação de Documentos – Secretaria 56
c. Lista de Doc.de Matrícula Alunos, Pais ou Responsáveis 57
d. Informativo de senhas de acesso aos Portais 58
e. Pedido de Cancelamento 58
f. Requerimento de Transferência 59
g. Termo Aditivo de Contrato 60
h. Ficha de Cadastro Ensino Fundamental e Médio 62
i. Ficha de Cadastro Terceirão / Extensivo / Semi / Super 64
j. Modelo de Histórico Escolar de Ensino Médio 65
k. Modelo de Histórico Escolar de Ensino Fundamental 66
l. Requerimento de Matrícula EF e Médio 67
m. Requerimento de Matrícula EXT, SEMI, SUPER e OUTROS 67
n. Envelope de Matrícula 68
o. Lista de Interessados na Matrícula 69
p. Lista de Material Escolar 70
q. Lista de Uniformes 72
4. ACESSO REPRESENTAÇÕES – MATRIAL DIDÁTICO 2017 73
5. PROCEDIMENTOS DE CAIXA 83
6. CONTATOS 103
Grupo Educacional Acesso 4
1. RELACIONAMENTO E FUNÇÃO
O Setor de Atendimento é considerado o cartão de visitas da empresa, por
isso faz-se necessário dar atenção a pequenos gestos para o bom
andamento do setor.
O papel do Atendente de Secretaria, dentro da organização, é de
desenvolver um trabalho eficaz que contribua para o fluxo produtivo dos
clientes internos (colaboradores do Grupo Acesso) e externos (público em
geral). Para isso, é necessário que haja sintonia entre ambos e pró-
atividade do atendente. É importante que o atendente tenha clareza das
suas atividades, deveres, direitos, rotinas, responsabilidades, limites
de autonomia e expectativas da sua liderança. Precisa estar atento ao
planejamento diário e controle das providências a serem tomadas. Poderá
dar sugestões à chefia que contribuam para o aumento da eficácia do
trabalho.
Comunicação:
Toda a comunicação feita, com qualquer setor, seja por telefone ou por e-
mail, deverá ser OBRIGATORIAMENTE registrada em relatório diário,
revisado e validado pelo Supervisor de Atendimento (quando houver) ou
Diretor da Sede, que deverá ter ciência de todos os procedimentos
envolvendo sua Sede.
Subordinação:
Sua subordinação direta é para com o seu Supervisor de Atendimento
(quando houver) ou Diretor da Sede em que o Atendente de Secretaria
está lotado, porém, algumas atividades operacionais estão ligadas a
outros setores conforme abaixo, lembrando que nem todas as Sedes
realizam as atividades listadas, porém o Atendente de Secretaria é
qualificado para realiza-las. Esta definição e distribuição é de
responsabilidade do Diretor de cada Sede:
Grupo Educacional Acesso 5
Atividades Operacionais:
SEDE DO GRUPO ACESSO A QUE PERTENCE - O Supervisor de
Atendimento (quando houver) ou Diretor da Sede vai ser seu responsável
por todas as atividades, porém, estará diretamente e exclusivamente
ligado em questões de escala de trabalho, local de atividade, solicitações
referentes a horários, férias, folgas etc. Lembrando que mesmo em sedes
onde haja Supervisor, a definição final sobre estes assuntos é do Diretor.
Sendo seu apoio para todas as dúvidas relacionadas a estes assuntos. Suas
funções, diretamente ligadas a este setor são:
a. Tabular informações de frequência escolar;
b. Entrar em contato com os pais ou responsáveis dos alunos
ausentes, saber se estão cientes da falta e/ou informá-los da
ocorrência, repassando a informação ao pedagógico;
c. Receber e encaminhar imediatamente ao pedagógico os
atestados e declarações apresentadas pelos alunos, pais ou
responsáveis;
d. Agendar Pais e Responsáveis com a Orientação Pedagógica;
e. Recepcionar os pais, confirmar agendamento e encaminhá-
los para o setor pedagógico;
f. Preencher adequadamente requerimento de solicitação de
2ª chamada de provas e encaminhar ao setor responsável;
g. Confirmar com pais ou responsáveis motivos de atrasos e
saídas antecipadas, para emitir requerimento a ser validado
pela equipe pedagógica e registrar a ocorrência no sistema
da escola, na ausência do pedagógico;
h. Em casos de solicitações de descontos, verificar a adequação
da solicitação na Política de Descontos, conferir a
documentação comprobatória e, a seguir, após deferimento
do Diretor da Sede, protocolar o desconto, emitir aditivo de
contrato, lançando as informações no sistema;
i. Organizar documentos conforme procedimentos pré-
estabelecidos;
j. Entregar revistas, apostilas e informativos para os alunos,
professores e funcionários, conforme calendário;
Grupo Educacional Acesso 6
k. Atender ao público em geral
i. Atender e encaminhar professores, alunos, pais,
responsáveis e a comunidade ao setor solicitado.
ii. Atender e encaminhar ligações (sempre no máximo
até o terceiro toque);
iii. Em momentos de atendimento constante, ao atender
o telefone, solicitar nome e contato de quem está
ligando e informar que irá retornar o mais breve
possível, explicando a urgência;
l. Dar suporte a outras áreas em necessidades temporárias.
SECRETARIA GERAL DO GRUPO ACESSO - A Coordenadora da Secretaria
vai ser a responsável por todos os procedimentos escolares,
documentação e assuntos financeiros de matrícula, sendo seu apoio para
dúvidas pertinentes a estes assuntos. Ela também é a responsável pela
finalização do seu treinamento para a função e de atualizações em suas
rotinas de secretaria, sempre que necessárias. Suas funções, diretamente
ligadas a este setor são:
a. Recepcionar e entregar documentos a alunos, pais e
responsáveis;
b. Efetivar todos os procedimentos relacionados às
Matrículas:
i. Rematrículas;
ii. Cancelamentos de matrículas no sistema acadêmico,
por desistência ou falha no processo;
iii. Vagas;
iv. Período Integral;
v. Tabela de preços;
vi. Contratos;
vii. Cadastros;
viii. Eventos e atividades extracurriculares.
c. Preencher e encaminhar Requerimentos e Protocolos;
Grupo Educacional Acesso 7
d. Colocar em edital as informações do PEACE – Projeto
Educacional Acesso e, posteriormente, seus resultados
(nunca poderão ser informados por telefone);
e. Atender ocorrências de funcionamento de registro das
Catracas;
f. Protocolar e encaminhar Cancelamentos de cursos livres
ou atividades extracurriculares;
g. Protocolar e encaminhar Transferências (cancelamentos
de cursos regulares) sempre para a Secretaria Geral;
h. Solicitar documentos via requerimento, quando feitos
por pais, alunos ou responsáveis, validando as
informações com os setores de origem;
i. Protocolar, conferir e encaminhar Pedidos de Segunda
via de Documentos;
j. Encaminhar ao setor responsável todas as exceções em
matrículas e aguardar retorno;
k. Protocolar solicitações de formulários ou material de
matrícula;
l. Protocolar solicitações de carteirinhas, 1ª via, 2ª via;
m. Receber e encaminhar malotes por motoboy, por e-mail,
Dropbox, ou outro formato, diariamente, conforme
padrão estabelecido;
n. Protocolar solicitações de mudanças de turma, turno ou
sedes, conferindo a documentação necessária e em caso
de falta solicitar à Secretaria Geral;
o. Fotografar alunos, organizar arquivos e encaminhar para
a Secretaria Geral para emissão de carteirinha –
obedecendo o padrão de envio estabelecido;
p. Toda e qualquer solicitação à Secretaria Geral, registrar o
pedido por e-mail: secretaria@cursoacesso.com.br
COORDENAÇÃO DE ATENDIMENTO DO GRUPO ACESSO - A Coordenação
de Atendimento vai a responsável pelo seu treinamento inicial e
constante, na padronização do atendimento, todo o atendimento que não
é operacional. Suas tarefas, diretamente ligadas a estes setores são:
Grupo Educacional Acesso 8
a. Realizar atendimento (balcão, telefone, e-mail) aos pais,
alunos e demais colaboradores do Grupo;
b. Registrar e encaminhar críticas, sugestões, reclamações,
para a Coordenação e Ouvidoria;
c. Organizar e preencher listagens de interessados em
matrículas, enviando para a Coordenação sempre que foram
incrementadas;
LOJA MATERIAL DIDÁTICO DO GRUPO ACESSO - O Coordenador da Loja
Virtual é o responsável por todos os processos de Material Didático do
Grupo Acesso. Suas tarefas, diretamente ligadas a este setor são:
a. Seguir os procedimentos de controle de vendas, pedidos,
estoque e entrega do Material Didático dos alunos de sua
Sede;
b. Informar exceções no processo de aquisição do Material
Didático – este Setor irá oferecer esclarecimentos,
informações, orientações e tratamento de qualquer assunto
referente a diferentes processos de venda de material
didático.
SETOR ADMINISTRATIVO FINANCEIRO – será responsável em todas as
tarefas relacionadas a Movimentação e Fechamento de Caixa e Cobranças.
Suas tarefas, diretamente ligadas a estes setores são:
a. Abrir, Movimentar e Fechar o Caixa da Sede;
b. Comunicar ao Setor Administrativo Financeiro qualquer não
conformidade nos procedimentos de Caixa, sempre com a
ciência do Diretor da Sede – por e-mail, com cópia para o
Diretor e/ou para quem este orientar;
c. Receber os valores referentes a multas, inscrições,
matrícula, segunda via de carteirinha, fotocopias,
registrando as operações e prestando contas a Supervisora
de Atendimento ou Diretor e Setor Financeiro, sempre
registrando por e-mail, com cópia para o Diretor e/ou para
quem este orientar;
Grupo Educacional Acesso 9
d. Solicitar emissão de boletos, quando solicitados por pais,
alunos ou responsáveis, validando as informações com os
setores de origem;
e. Enviar ao Setor Administrativo e Financeiro o protocolo,
termo aditivo e documentos comprobatórios das
solicitações de desconto na Sede;
f. Receber mensalidades ou negociações dos pais, alunos ou
responsáveis na Sede somente com autorização do Setor
Administrativo e Financeiro;
g. Protocolar solicitações financeiras tais como Declaração
Financeira, Mudança de Vencimento, etc, conforme padrão
pré-estabelecido;
h. Em casos de dúvidas dos pais, alunos ou responsáveis, que
não possam ser esclarecidas com o conhecimento até o
momento, as mesmas deverão ser solucionadas ligando o
Atendente diretamente para o Financeiro. Nunca passar o
telefone do Financeiro para os pais em casos como estes.
Grupo Educacional Acesso 10
2. POSTURA DE TRABALHO
Para o cumprimento de sua função, o Atendente de Secretaria deve:
Ser educado e cordial;
Ser pontual;
Utilizar seu Crachá de Identificação;
Manter a organização no local de trabalho;
Usar sempre o uniforme completo;
Cuidar com a aparência;
Para as mulheres: Estar maquiada, porém uma maquiagem
adequada ao ambiente e ao horário de trabalho;
Para os homens: Manter a barba feita ou aparada;
Cuidar com a linguagem (evitar gírias) ao conversar com pais,
alunos e/ou atender ao telefone;
Ao atender ao telefone sempre utilizar: Curso e Colégio Acesso
(sua Sede), informar seu nome e complementar com Bom dia, boa
tarde, boa noite;
Anotar os recados e passar para o responsável o mais breve
possível (seguindo as regras da sua Unidade Acesso);
Perguntar sempre o nome de quem está ligando, principalmente,
se já for pai ou aluno da escola;
Se precisar passar ligação e a pessoa não estiver na sala anotar o
nome, telefone e assunto (inclui-se aqui: nome do responsável e
do aluno, turma e matrícula) e informar que a pessoa retornará a
ligação em breve (sempre verificar se o retorno ocorreu em no
máximo 24 horas do recebimento da ligação);
Sempre retornar a ligação no prazo máximo de prazo de 24horas;
Sempre se levantar ao iniciar um atendimento no balcão;
Passar informações corretas para os pais e alunos, no caso de
dúvidas sempre perguntar;
Manter-se informado em relação às atividades do Grupo Acesso –
neste caso, as informações poderão ser extraídas também do site,
dos editais nas sedes, Intranet (Portal do Colaborador) e Secretaria
Geral;
Estar atento ao realizar qualquer trabalho para evitar erros;
Grupo Educacional Acesso 11
Utilizar a internet apenas para fins de trabalho
Seguir as normas.
E, para manter uma boa postura de trabalho, o Atendente de Secretaria
deve evitar:
Fazer uso de alimentos no Setor de Atendimento;
Utilizar equipamentos eletrônicos e/ou celulares particulares
durante seu turno;
Deixar o Setor de Atendimento sozinho;
Comentar assuntos da escola com pessoas de fora;
Utilizar o telefone (fixo e celular) da escola para assuntos
particulares, salvo autorização da Direção;
Emprestar o telefone da escola para alunos fazerem ligações sem
autorização da Direção, especialmente em horário de aula;
Guardar pertences de alunos;
Receber entregas para alunos;
Divulgar contatos de professores ou colaboradores e do
financeiro;
Interromper aula para dar recados, retirar alunos, etc. Nestes
casos sempre solicitar ao Pedagógico;
Deixar o computador do Atendimento com seu Login e Senha
quando não estiver presente;
Passar contatos ou telefones diretamente para os pais, tentar
resolver as situações de atendimento internamente e dar a
devolutiva para os pais, alunos ou responsáveis;
Fofocas e gargalhadas;
Faltas, atrasos e saídas antecipadas sem justificativa.
Observação: O Atendente de Secretaria, conforme informado no ato de
contratação e, em razão ao funcionamento de curso Pré-vestibular na
Instituição, trabalhará aos sábados, feriados e, eventualmente, aos
domingos em cumprimento de sua carga horária.
Grupo Educacional Acesso 12
3. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
3.1. REMATRÍCULA/MATRÍCULA
Para que a efetivação das rematrículas/matrículas seja concluída sem
problemas, faz-se necessário que o Atendente de Secretaria observe
alguns requisitos:
Em caso de rematrícula, verificar se a documentação está completa junto à Secretaria Geral, bem como se não existem restrições de cunho financeiro.
a) Havendo restrições financeiras e sendo informado pelo responsável que a situação já foi regularizada, solicitar os comprovantes de pagamento e encaminhar para o setor de Cobrança para que seja realizado o desbloqueio;
b) Se a documentação estiver incompleta, a matrícula só poderá ser feita após a apresentação dos documentos faltantes e do desbloqueio da matrícula no sistema pela SecretariaGeral. (neste caso sempre devolver o envelope para o responsável), é terminantemente PROIBIDORETER envelope de alunos matriculados ou pré-matriculados;
c) Diariamente, receber e encaminhar malotes referente matrículas, conforme procedimentos pré-estabelecidos.
Em caso de matrícula nova, os documentos necessários são obrigatórios:
Para o 1° Ano do Ensino Fundamental:
• Na data de nascimento – o aluno deve completar 6 anos durante o
ano para o qual pretende se matricular;
• Obrigatoriamente exigir a carteira de vacinação atualizada do aluno
- a falta da carteira de vacinação não impede que o (a) pai /mãe faça a
matricula, porém deixar ciente que será necessário à entrega da mesma
antes o início das aulas (a carteira é exigida para alunos até 10 anos –
1°ao 5° ano);
• Documentação:
- Do aluno:
Grupo Educacional Acesso 13
Certidão de nascimento do aluno;
RG (caso o aluno tenha);
CPF(caso o aluno tenha);
1 foto 3x4, caso o aluno não esteja presente na matrícula;
Carteira de Vacinação.
- Do Responsável:
CPF;
RG;
Comprovante de Residência atualizado(obrigatório).
Não tem necessidade de declaração de Transferência e
declaração de Regularidade Financeira, a não ser que o aluno seja
repetente.
• A avaliação do Acesso é efetuada por meio de conceito. (os alunos
serão avaliados por meio de Parecer Descritivo, sendo que no boletim
será convertido para nota).
Do 2° a 5° Ano do Ensino Fundamental:
• Exigir sempre a carteira de vacinação atualizada do aluno - a falta da carteira de
vacinação não impede que o (a) pai /mãe faça a matricula, porém deixar ciente que será
necessário à entrega da mesma antes o início das aulas (a carteira é exigida para alunos
até 10 anos – 1°ao 5° ano);
• Documentação:
- Do aluno:
Certidão de nascimento do aluno;
RG (caso o aluno tenha);
CPF(caso o aluno tenha);
1 foto 3x4, caso o aluno não esteja presente na matrícula;
Declaração de Transferência;
Carteira de Vacinação.
- Do Responsável: CPF;
RG;
Grupo Educacional Acesso 14
Declaração de Regularidade Financeira (para alunos oriundos de
escola PARTICULAR);
Comprovante de Residência atualizado(obrigatório).
Do 6° a 8° Ano do Ensino Fundamental:
• Documentação:
- Do aluno:
Certidão de nascimento do aluno;
RG (caso o aluno tenha);
CPF(caso o aluno tenha);
1 foto 3x4, caso o aluno não esteja presente na matrícula;
Declaração de Transferência.
- Do Responsável:
CPF;
RG;
Declaração de Regularidade Financeira (para alunos oriundos de
escola PARTICULAR);
Comprovante de Residência atualizado(obrigatório).
Do 9° Ano do Ensino Fundamentale da 1ª a 3ª Série do Ensino
Médio:
• Documentação:
- Do aluno:
Certidão de nascimento do aluno;
RG (obrigatório);
CPF(caso o aluno tenha);
1 foto 3x4, caso o aluno não esteja presente na matrícula;
Declaração de Transferência.
- Do Responsável:
CPF;
RG;
Declaração de Regularidade Financeira (para alunos oriundos de
escola PARTICULAR);
Grupo Educacional Acesso 15
Comprovante de Residência atualizado(obrigatório).
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
Para os alunos presentes, tirar a foto com câmera digital, conforme instruções abaixo:
Local: fundo branco
Distância para enquadrar do busto para cima
Proibido tirar fotos do aluno com óculos em geral, boné, chapéu,
adereços exagerados no cabelo, roupas de time e fotos de perfil.
Para todos os alunos que não estiverem presentes no ato da matrícula será exigida a apresentação de foto 3x4 atualizada (obrigatório);
Ao iniciar o cadastro do aluno, proceder com consulta ao sistema para evitar que seja gerado número de matrícula em duplicidade;
Verificar se todos os documentos foram preenchidos e assinados corretamente;
Sempre se ater ao plano de pagamento vigente na época da rematrícula/matrícula. Exemplo: {(Anuidade – Antecipação) ÷ Plano de Pagamento Vigente = valor da mensalidade};
Caso o aluno tenha descontos (verificar tabela, convênios ou autorização da Direção), efetuar o lançamento no contrato, conforme padrão pré-estabelecido;
Nunca se esquecer de anotar os Logins e Senhas do Portal do Aluno e do Portal do Pai;
Informar aos pais e responsáveis que a Declaração de IR estará disponível no Portal do Pai;
Solicitações de liberação de planos anteriores de pagamento só serão EXCLUSIVAMENTE autorizadas pelo Setor Financeiro. Nestes casos um
Grupo Educacional Acesso 16
e-mail de solicitação deverá ser encaminhado para o Setor Financeiro pelo Diretor da Sede;
Caso a solicitação de liberação de plano seja urgente, e ocorra fora do horário de atendimento do Setor Financeiro, os padrões pré-estabelecidos deverão ser utilizados;
Sempre observar as datas limite para todas as solicitações Pagamentos de mensalidades em atraso poderão ser pagas na sede, mediante contato com o Setor de Cobrança, por telefone e com registro do ocorrido por e-mail.
Caso o pai/responsável tenha interesse em outra Sede do Grupo Acesso
passar as informações (valores, turmas, turnos, horários, telefone,
endereço) e, se necessário entrar em contato com a Secretaria Geral tão
para verificar se há vaga na série/ano pretendido e efetuar a matrícula.
EVITAR ENCAMINHAR O PAI/RESPONSÁVEL PARA OUTRA SEDE SEM O
DEVIDO ATENDIMENTO!
Em suma, fazer todo o processo com MUITA ATENÇÃO, observando todas
as orientações, bem como toda a documentação exigida.
Grupo Educacional Acesso 17
3.2. FLUXOGRAMA DE MATRÍCULAS
DISPONÍVEL NA INTRANET
3.3. MATRICULA E REMATRÍCULA NO PORTAL - SITE
3.3.1. INTENÇÃO DE MATRÍCULA NOVA
A matrícula Nova deverá ser iniciada no sitewww.cursoacesso.com.br, no link “Intenção
de Matrículas” seguindo as instruções:
Preencher os dados cadastrais;
Selecionar a sede, série/ano e turno da intenção de matrícula;
Imprimiro número inscrição da intenção de matrícula.
Importante: Não serão garantidas vagas apenas por meio da intenção de matrículas. A
matrícula deverá ser concluída presencialmente na sede em que o aluno irá estudar.
PASSO 1:
Acesso Online Clique no link: Acesso online, no topo direito
da página do site. Clique em Intenção de Matrícula
PASSO 2: Identificação
Preencha os campos com as informações pessoais do aluno e do responsável.
PASSO 3: Informações
Finalize o preenchimento dos dados cadastrais e em seguida informe o curso, sede e turno pretendido para a matrícula.
Grupo Educacional Acesso 18
PASSO 4:
Questionário
Responda o questionário informativo nesta etapa.
PASSO 5: Finalização
A sua intenção de matrícula foi concluída.
1.1. Para efetivação da matrícula, faz-se
necessário que os pais ou
responsável, acompanhado pelo
aluno, dirijam-se à sede pretendida.
3.3.2. REMATRÍCULA
PASSO 1:
Acesso Online Clique no link: Acesso online, no topo direito
da página do site. Entre com o login e senha do pai e/ou
responsável.
PASSO 2: Confirmação de Rematrícula
Clique na opção “Acadêmico” e em seguida “Confirmação de Matrícula”, visualize as
orientações iniciais. Em seguida clique em “Confirmar Matrícula”.
PASSO 3:
Confirmação Financeira Visualização do contrato e boleto
Grupo Educacional Acesso 19
PASSO 4: Contrato
Leia o contrato e clique em aceitar no final.
PASSO 5: Boleto Bancário
Imprimir o boleto bancário.
3.3.3. NO SISTEMA WAE
PARA LIBERAR A DE INTENÇÃO DE MATRÍCULA NO SISTEMA IR PARA PROCESSO
SELETIVO → INSCRIÇÃO → CANDIDATOS
Grupo Educacional Acesso 20
INSERIR O NÚMERO DE INSCRIÇÃO NO LOCAL INDICADO → VERIFICAR SE O RESULTADO
CONSTA COMO APROVADO→ VERIFICAR SE A SITUAÇÃO ESTÁ COMO INSCRITO
APÓS IR PARA A ABA ‘OPÇÃO DE CURSO’
Grupo Educacional Acesso 21
VERIFICAR SE HÁ CURSO CADASTRADO E CLICAR NO BOTÃO MATRÍCULA
CLICAR NA OPÇÃO NÃO
Grupo Educacional Acesso 22
ANOTAR O NÚMERO DE MATRÍCULA→ CLICAR EM CONFIRMAR E FECHAR
ATENÇÃO!!! CASO O ALUNO JÁ POSSUA MATRÍCULA NÃO GERAR NOVA MATRÍCULA
Grupo Educacional Acesso 24
PREENCHER A DOCUMENTAÇÃO ENTREGUE → CONFIRMAR E FECHAR
DESCONSIDERAR O REQUERIMENTO DE MATRÍCULA GERADO → IMPRIMIR SOMENTE
APÓS A EFETIVAÇÃO DE MATRÍCULA
Grupo Educacional Acesso 25
CLICAR EM OK
IR PARA ACADÊMICO → ALUNOS → CADASTRO DE ALUNO → ATUALIZAR O CADASTRO E
EFETIVAR A MATRÍCULA NORMALMENTE
Grupo Educacional Acesso 26
3.4. SISTEMA WAE – PASSO A PASSO DA MATRÍCULA
1º passo
No ícone Acadêmico, Matricula > Matricula.
2º passo
Com cursor do mouse, Matricula do Aluno clicar em flecha pra cima ou (F4).
Grupo Educacional Acesso 27
3º passo
4º passo
Selecionar o cursor do mouse na identificação da pessoa teclar (F4)
Grupo Educacional Acesso 28
5º passo
Clicar em cadastrar
6º passo
Obs.: Após preencher todos os dados clicar em documentos.
Grupo Educacional Acesso 29
7º passo
Após preencher todos os dados DOCUMENTOS, clicar em meios de comunicação.
8º passo
Após preencher todos os dados MEIO DE COMUNICAÇÃO, clicar ENDEREÇO.
Grupo Educacional Acesso 30
9º passo
Após preencher todos os dados ENDEREÇOS, clicar em COBRANÇA.
10º passo
Após preencher toda a dada COBRANÇA, clicar em COMERCIAL.
Grupo Educacional Acesso 31
11º passo
Após preencher todo o dado COMERCIAL, clicar em OUTROS DADOS.
12º passo
Após preencher todos os dados
Grupo Educacional Acesso 32
13º passo
Gerou Matricula do ALUNO, próximo passo cadastrar o responsável pelo Aluno.
14º passo
gerou a matricula ALUNO
Grupo Educacional Acesso 33
15º passo
Cadastrar responsável pelo aluno seleciona e clicar em confirmar.
16º passo
Preencha todos os passos vai ao próximo.
Grupo Educacional Acesso 34
17º passo
Documentos preencher todos os campos.
18º passo
Meios de Comunicação, preencher os campos obrigatórios.
Grupo Educacional Acesso 35
19º passo
Endereço, preencher todos os campos obrigatórios.
20º passo
Cobrança, preencher todos os campos obrigatórios.
Grupo Educacional Acesso 36
21º passo
Comercial, preencher todos os campos obrigatórios.
22º passo
Outros Dados, preencher todos os campos obrigatórios.
Grupo Educacional Acesso 37
23º passo
Principal, preencher os dados da mãe do aluno.
24º passo
DOCUMENTAÇÃO, preencher os campos necessários.
Grupo Educacional Acesso 38
25º passo
Meio de Comunicação, preencher os campos.
26º passo
Endereço, preencher os campos
Grupo Educacional Acesso 39
27º passo
Cobrança, preencher se a mãe for à responsável financeira.
28º passo
Comercial, preencher os campos.
Grupo Educacional Acesso 40
29º passo
Outros Dados, preencher os campos.
30º passo
Cadastrar o curso do ALUNO.
Grupo Educacional Acesso 42
33º passo
Verificação de documentação se foi entregue os documentos marque aqui e confirmar.
34º passo
Fazer o mesmo processo da anterior.
Grupo Educacional Acesso 43
35º passo
Clique em incluir disciplina, e na próxima janela FECHAR.
36º passo
Incluiu disciplina, confirma.
Grupo Educacional Acesso 44
37º passo
Após incluir as disciplinas, informe o numero da matricula, carregue os dados com <enter> ou
tab, em segui clique na aba opções conforme print abaixo:
PROCEDIMENTOS PARA IMPRIMIR REQUIREMENTO DE MATRICULA, GERAR CONTRATO,
ABERTURA E FECHAMENTO DE CAIXA, RECEBIMENTOS CAIXA E MOVIMENTAÇÃO DE SAIDA DO
CAIXA.
Grupo Educacional Acesso 45
Para gerar o requerimento de matricula:
Em Acadêmicos >> Matrícula>>Matrícula
Selecione o código da matricula do aluno gere o requerimento, em seguida, clique na aba
Opções, botãoImprimir Requerimento.
PARA GERAÇÃO DE CONTRATO DE MATRICULA
Caminho: FINANCEIRO – CONTRATOS – GERAR CONTRATOS
No campo Selecionar Filtro, escolha a opção Matrícula.
Grupo Educacional Acesso 47
No campo Matrícula selecione o número de matrícula do aluno e clique no botão
Renovar.
Na sequência:
Na coluna Op - digite 1 ao lado do nome do aluno e, em seguida...
Grupo Educacional Acesso 49
Na tela de mensagem clique no botão OK
Retornar para CONTRATOS e clicar na opção CADASTRO CONTRATO
Grupo Educacional Acesso 50
Selecionar o Nº DE CONTRATO e apertar F4
Digitar a matrícula e clicar em RENOVAR
Grupo Educacional Acesso 51
Selecionar o aluno e CONFIRMAR
Clicar TAB até abrir toda a tela e alterar a Situação de PENDENTE para ATIVO e
CONFIRMA
Grupo Educacional Acesso 52
IMPRESSÃO DO BOLETO, REFERENTE A PRIMEIRA PARCELA
O responsável deverá obrigatoriamente levar consigo o boleto para pagamento da
parcela de antecipação, após a realização do processo de matricula.
Caminho: FINANCEIRO – CAIXA – IMPRESSÃO DE 2° VIA DE BOLETO/FICHA CAIXA
No campo aluno digitar o número da matricula e clicar <<ENTER>>, aparecerá as
parcelas em aberto, no campo (Op.) - digitar o nº (1) na parcela a ser impressa e logo
abaixo clicar em (Imprimir boleto).
Grupo Educacional Acesso 53
Em seguida: Clicar em OK.
O boleto aparecerá na tela. Imprimir no ícone da impressora .
*** O pagamento do boleto da primeira parcela, confirma a matricula do aluno.
Grupo Educacional Acesso 54
3.5. TURMAS PARA 2017
DISPONÍVEL NA INTRANET
3.6. TABELAS DE PREÇOS 2017
DISPONÍVEL NA INTRANET
3.7. REGRAS DE REQUERIMENTOS / PROTOCOLOS
Todas as solicitações de documentos/procedimentos serão feitas
mediante o preenchimento de requerimentos ou protocolos, que deverão
ser repassados ao setor responsável pela confecção/realização dos
mesmos, são eles:
a) Requerimento de Transferência – Este requerimento deverá ser
preenchido e assinado pelo pai ou responsável na solicitação de
transferência de Instituição. O atendente deverá verificar se a
documentação do aluno está em dia junto à secretaria, a situação
perante a biblioteca da escola e anotar no requerimento, bem
como recolher declaração de vaga e carteirinha de frequência do
aluno, o não cumprimento de um desses requisitos implica na
retenção da declaração de transferência. Todos os documentos
deverão ser escaneados e encaminhados para a Secretaria Geral
por e-mail após colhida a assinatura da direção e/ou orientação
pedagógica;
b) Requerimento de Cancelamento - Este requerimento deverá ser
preenchido e assinado pelo pai ou responsável na solicitação de
cancelamento do curso. O atendente deverá verificar a situação
perante a biblioteca da escola e anotar no requerimento, bem
como recolher a carteirinha de frequência do aluno, após
encaminhar o requerimento com assinado pela direção para a
Secretaria Geral;
Observações: A situação financeira irregular não impede a
transferência/cancelamento. O cancelamento se aplica apenas para
Grupo Educacional Acesso 55
alunos do Curso Livre, para os de Ensino Regular utilizamos a
transferência.
Tanto em casos de transferências quanto de cancelamentos,
informar sempre ao aluno, pai ou responsável sobre a Multa
Rescisória que será gerada em boleto. Quando houver solicitação
da emissão imediata do boleto, entrar em contato por telefone
com o Setor de Cobrança, sempre registrando o contato por e-
mail.
c) Protocolo de solicitação de troca de data de vencimento - Este
protocolo é feito ao Setor Financeiro e serve para alterar a data de
vencimento e deverá vir acompanhado, obrigatoriamente, de um
comprovante da necessidade, atualizado, que justifique a
solicitação.
d) Protocolo de solicitação de documentos - Este protocolo serve
para a solicitação de documentos ao setor financeiro (declarações
de IR, regularidade financeira), ao setor pedagógico (revisão de
notas) e ao setor de secretaria (declarações diversas, 2ª via de
carteirinha, 2ª chamada – 3ª série do Ensino Médio, Mudança de
turno/sede/turma), por isso os campos impressos devem ser
preenchidos minuciosamente;
e) Requerimento de 2ª chamada – Utilizado para a solicitação de 2ª
chamada de provas do Ensino Fundamental e 1ª e 2ª séries do
Ensino Médio. O atendente deve atentar as informações
solicitadas para que não ocorram erros de aplicação de provas;
f) PEACE – Feito pela Internet na página www.cursoacesso.com.br
No balcão, em casos de dúvida, informar o site e relembrar ao
candidato que no dia do teste ele deverá comparecer no mínimo
15 minutos antes do horário, trazendo: lápis, caneta esferográfica
azul ou preta, borracha, protocolo de inscrição e um documento
de identificação original.
g) Lista de Interessados na Matrícula – O atendente deverá
preencher a planilha com os dados solicitados sempre que efetuar
atendimento com interessados em realizar a matrícula, seja via
telefone, e-mail ou diretamente no balcão do setor de
atendimento, conforme instruções/orientações pré-determinadas
Grupo Educacional Acesso 56
pela Coordenação do Atendimento. Esta lista deverá ir
semanalmente para a Secretaria Geral.
3.8. MODELOS DE DOCUMENTOS
Os modelos anexos fazem parte da documentação oficial de todos os
processos de relacionamento com os Alunos Pais e Responsáveis do Grupo
Acesso:
a) Protocolo de Solicitação de Documentos – Financeiro
b) Protocolo de Solicitação de Documentos – Secretaria
Grupo Educacional Acesso 57
c) Lista de Documentos de Matrícula para Alunos, Pais ou Responsáveis
d) Informativo de senhas de acesso aos Portais
Grupo Educacional Acesso 67
l) Requerimento de Matrícula para EF e Médio
m) Requerimento de Matrícula para EXT, SEMI, SUPER e OUTROS
Grupo Educacional Acesso 73
4. ACESSO REPRESENTAÇÕES
MATERIAL DIDÁTICO 2017
PASSO A PASSO - VENDA NA SEDE
ENTRAR NA ÁREA ADMINISTRATIVA DA LOJA VIRTUAL – PAINEL:
WWW.LOJACURSOACESSO.COM.BR/PAINEL
CADA COLABORADOR DEVERÁ ACESSAR COM SEU LOGIN E SENHA;
Grupo Educacional Acesso 74
EM GERENCIAMENTO DE CLIENTES: ATUALIZAR CADASTRO;
SE NECESSÁRIO ALTERAR A LOJA CADASTRADA;
Grupo Educacional Acesso 75
ACESSAR O SITE PARA INICIAR O PROCEDIMENTO DE COMPRA:
WWW.LOJACURSOACESSO.COM.BR/SEDE
CASO NÃO TENHA CADASTRO NA LOJA:
FAZER O CADASTRO COM AS INFORMAÇÕES SOLICITADAS PRESENCIALMENTE AO
CLIENTE OU COM AS INFORMAÇÕES OBTIDAS PELO WAE;
Grupo Educacional Acesso 76
FAZER LOGIN NA LOJA VIRTUAL;
ESCOLHER NA ABA O SEGMENTO DE ESTUDO DO ALUNO;
NO MATERIAL ESCOLHIDO: CLICAR EM COMPRAR;
Grupo Educacional Acesso 78
APARECERÁ A TELA COM AS INFORMAÇÕES DO PEDIDO NO CARRINHO DE COMPRA
E O CONTRATO;
MOSTRAR AO CLIENTE O CONTRATO FÍSICO DISPONÍVEL NO ATENDIMENTO;
CLICAR EM ACEITO: CASO O CLIENTE CONCORDE COM TODAS AS INFORMAÇÕES;
Grupo Educacional Acesso 79
NA SEQUÊNCIA:
CLICAR EM CONTINUAR = CASO QUEIRA FAZER A COMPRA DE OUTRO MATERIAL,
INCLUSIVE PARA ALUNOS DE SEDES DIFERENTES.
OPÇÃO DISPONÍVEL APENAS PARA A VENDA NA SEDE;
CLICAR EM COMPRAR = CASO QUEIRA DAR CONTINUIDADE;
APARECERÁ A TELA COM AS INFORMAÇÕES CADASTRADAS NA LOJA;
APENAS PARA CONFERÊNCIA. NÃO É POSSÍVEL ALTERAR NESTE MOMENTO;
DESCER A PÁGINA E COLOCAR AS INFORMAÇÕES DO ALUNO:
NOME COMPLETO (SEM ABREVIAÇÕES)
NÚMERO DE MATRÍCULA;
CLICAR EM ATUALIZAR ALUNO;
Grupo Educacional Acesso 80
DESCER A PÁGINA E COLOCAR A FORMA DE PAGAMENTO: VENDA NA SEDE;
ESCOLHER AS OPÇÕES DE PAGAMENTO:
BOLETO, DÉBITO, CRÉDITO Á VISTA, CRÉDITO PARCELADO;
COLOCAR AS INFORMAÇÕES SOLICITADAS DO CARTÃO;
NO CAMPO OBSERVAÇÕES:
DESCREVER A SEDE QUE A COMPRA ESTÁ SENDO FEITA;
CASO TENHA FEITA A COMPRA DE DOIS OU MAIS MATERIAIS. DESCREVER A SEDE DE
CADA MATERIAL;
NOME DO COLABORADOR QUE ESTÁ EFETUANDO A COMPRA JUNTO AO CLIENTE;
SE A COMPRA FOR DIVIDIDA: METADE UMA FORMA DE PAGAMENTO, METADE
Grupo Educacional Acesso 81
OUTRA FORMA DE PAGAMENTO. É NECESSÁRIO DESCREVER ESTA AÇÃO;
AO FINALIZAR APARECERÁ A TELA DE FINALIZAÇÃO: COM O STATUS DA COMPRA E
DEMAIS INFORMAÇÕES;
NO CASO DA OPÇÃO DE PAGAMENTO TER SIDO ESCOLHIDA: BOLETO
APARECERÁ O BOLETO NA TELA PARA IMPRESSÃO.
NÃO APARECERÁ A TELA DE FINALIZAÇÃO.
NA TELA DE FINALIZAÇÃO: IMPRIMIR O RECIBO DE COMPRA E VENDA:
O COLABORADOR: CARIMBAR, DATAR, COLOCAR NOME E ASSINAR NAS DUAS VIAS.
ENTREGAR A VIA DE “CIMA” – RECIBO DE COMPRA: PARA O CLIENTE.
Grupo Educacional Acesso 82
FICAR COM A VIA DE “BAIXO” – RECIBO DE VENDA: ENVIAR PARA MARIA RITA;
O RECIBO DE VENDA QUE DEVE FICAR COM O COLABORADOR: ANEXAR O
COMPROVANTE DO CARTÃO;
COLOCAR AS INFORMAÇÕES NA TABELA DE VENDA NA SEDE.
QUANDO O MATERIAL ESTIVER DISPONÍVEL NA SEDE: O RESPONSÁVEL ASSINARÁ A
RETIRADA DO MATERIAL NESTA TABELA;
CASO AINDA NÃO TENHA O MATERIAL NA SEDE: APENAS DESCREVER AS
INFORMAÇÕES SOLICITADAS;
OS RECIBOS DEVERÃO SER ESCANEADOS APÓS CADA VENDA PELO COLABORADOR E
SER ARQUIVADO NO COMPUTADOR, PARA QUE AO FIM DO DIA O ÚLTIMO
COLABORADOR POSSA ENVIAR TODOS JUNTOS POR E-MAIL PARA:
Grupo Educacional Acesso 83
MATERIALDIDATICO@CURSOACESSO.COM.BR
COM CÓPIA PARA O SETOR FINANCEIRO E O DIRETOR DA SEDE:
GIOVANI FINANCEIRO3@CURSOACESSO.COM.BR
DIRETOR DA SEDE
JUNTO COM OS RECIBOS, DEVERÃO SER ESCANEADOS E ENVIADOS DIARIAMENTE:
PROCOLOCO DE REPASSE DE RECIBOS E A TABELA DE VENDA NA SEDE.
ESTES NÃO PRECISÃO SER ENVIADOS OS ORIGINAIS POR MALOTE.
ATENÇÃO
APÓS O ENVIO POR E-MAIL DEVERÁ SER PREPARADO O MALOTE COM OS RECIBOS
ORIGINAIS DE VENDA. DEVERÃO VIR IMEDIATAMENTE AOS CUIDADOS DE: MATERIAL
DIDÁTICO – SEDE ADM.
PARA OS RECIBOS PAGOS EM DINHEIRO (EXCEÇÃO): O MESMO DEVERÁ TAMBÉM SER
ESCANEADO, MAS ENCAMINHADO DENTRO DO MALOTE DO FUNDO FIXO DA SEDE
(RECIBO + DINHEIRO + FORMULÁRIO ESPECÍFICO PREENCHIDO).
OBS: TUDO QUE RELACIONAR O MATERIAL DIDÁTICO OU LOJA VIRTUAL TEM QUE
OBRIGATORIAMENTE PASSAR PRIMEIRO PELO SETOR DE MATERIAL DIDÁTICO PARA
QUE NA SEQUÊNCIA SEJAM DIRECIONADOS AOS DEMAIS SETORES, SE NECESSÁRIO.
COM EXCEÇÃO DO MALOTE DO FUNDO FIXO DA SEDE, QUE DEVERÁ EM TODOS OS
CASOS SER DIRECIONADO AO FINANCEIRO.
5. PROCEDIMENTOS DE CAIXA
Todos os funcionários de atendimento terão um caixa para recebimento
de taxas diversas e mensalidades. É muito importante que os
recebimentos sejam feitos respeitando as orientações repassadas pelo
financeiro e por eventuais treinamentos.
Procedimentos obrigatórios:
Abrir o caixa conforme o fluxo e necessidade, porém, uma vez aberto, todos os demais procedimentos abaixo deverão ser obrigatoriamente cumpridos;
Ao final do dia, o Atendente de Secretaria deverá executar os seguintes procedimentos caso seu Caixa tenha sido aberto:
o Fazer a movimentação do Caixa; o Fechar o Caixa;
Grupo Educacional Acesso 84
o Imprimir 2 vias do relatório; o Anexar todos os comprovantes relatados, inclusive os
canhotos da máquina de cartão; o Coferir o relatório; o Entregar para a Direção mediante protocolo em uma das 2
vias impressas; o Enviar a via assinada e escaneada por e-mail para o Setor
Financeiro no e-mail: financeiro4@cursoacesso.com.br
Todo tipo de problema relacionado ao Caixa deverá ser informado,
imediatamente ao ocorrido, por e-mail e/ou telefone, ao Diretor da Sede e
ao Setor Financeiro no e-mail financeiro4@cursoacesso.com.br para
correção.
MANUAL DE ABERTURA E FECHAMENTO DE CAIXA
Grupo Educacional Acesso 98
Informar as contas conforme abaixo:
1.1.01.016 – Para todas as sedes AB, SF, HA, AT,FG e BQ. 1.1.02.006 – Para a sede Apogeu.
Grupo Educacional Acesso 103
6. CONTATOS
COLABORADOR E-MAIL TELEFONE CONTATO COM O
FINANCEIRO
GABRIELA financeiro4@cursoacesso.com.br 3028-6812 CONTAS A RECEBER
ANDREIA andreia.reis@cursoacesso.com.br 3028-6815 COBRANÇA
HILTON Hilton.sabec@cursoacesso.com.br 3028-6814 GERÊNCIA
E-MAIL TELEFONE DIRETO CONTATO COM A SECRETARIA GERAL
secretaria.dc5@cursoacesso.com.br
secretaria@cursoacesso.com.br
secretaria.dc6@cursoacesso.com.br
secretaria@cursoacesso.com.br
secretaria.dc7@cursoacesso.com.br
secretaria@cursoacesso.com.br
secretaria.dc2@cursoacesso.com.br
secretaria@cursoacesso.com.br
secretaria.dc1@cursoacesso.com.br
secretaria@cursoacesso.com.br
secretaria.dc3@cursoacesso.com.br
secretaria@cursoacesso.com.br
3028-6833 ALTERAÇÃO DE NOTAS, CONSELHO TUTELAR, CARTAS
3028-6836 CARTEIRINHAS, DECLARAÇÕES
TODOS OS E-MAILS, SEM EXCEÇÃO, DEVERÃO SER ENCAMINHADOS COM CÓPIA PARA A PROFESSORA SANDRA
3028-6830
HORÁRIOS DE AULA, LOGIN E SENHA DOS PROFESSORES, BLOQUEIO E
DESBLOQUEIO DE ALUNOS NO SISTEMA, ANÁLISE DE DOCUMENTOS, ATAS,
SITUAÇÕES DE MATRÍCULA (ALTERAÇÕES, CANCELAMENTOS E OUTROS)
3028-6831 MUDANÇAS, REVISÃO DE NOTAS (CARTÕES P2)
3028-6835TRANSFERÊNCIAS, CANCELAMENTOS, DECLARAÇÕES,
SITUAÇÕES DE CATRACA
secretaria@cursoacesso.com.br 3028-6828
ENCAMINHAMENTO DE E-MAILS OFICIAIS COMO: BOLSA FAMÍLIA, CENSO,
PREFEITURA, URBS, SEED, NRE ENTRE OUTROS / CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS
(ENCAMINHAR IMEDIATAMENTE)
3028-68293ª SÉRIE, ANÁLISE DE DOCUMENTOS, ATAS, SITUAÇÕES DE MATRÍCULA
(ALTERAÇÕES, CANCELAMENTOS E OUTROS), PEACE, CONTRATOS DE ESTÁGIO