Organização de Eventos e suas características básicas

CBC - 2016

Por: Paulo Erkeys

Olá, eu sou PENN - Paulo Erkeys!

Mestre em Reiki, terapeuta holístico, e tenho feito a

consultoria e assessoria técnica do ‘Instituto Ladainha’

desde 1992, ainda então ‘Associação de Capoeira

Fama’, cujo carro chefe era o projeto social chamado

‘Iniciar Capoeira’. Criamos juntos também, nos anos 90,

o projeto ‘Estação Três’, que hoje todos vocês

conhecem como o ‘Projeto da Capoterapia’.

Paulo Erkeys de Nóbrega Neto

Encontro de hoje!

Neste nosso pequeno encontro de hoje, vamos falar um pouco

sobre eventos, suas estruturas organizacionais e as características

básicas que são necessárias na hora de se pensar algo do gênero.

Como aqui é uma organização do terceiro setor, irei me ater ao

presente segmento.

E para começar esta nossa conversa de hoje, que será bem

curta, pelo fato da agenda de vocês está meio apertada, vamos

iniciar com a seguinte pergunta:

Você sabe a diferença dos tipos de eventos?

Este evento em que você se encontra participando, ao qual foi

dado o nome de ‘Conferência’, sendo que, possivelmente, já

esteja acostumado com o nome, seria mesmo esta a sua

classificação correta? Bem, vamos tentar descobrir daqui pra

frente.

Ter seu evento classificado corretamente facilitará de forma

profissional e inteligente a compreensão das pessoas, atraindo

o público correto, e terá maior abrangência na hora de

divulgar, sobretudo na mídia eletrônica como a internet.

Há centenas de classificações para eventos. Para cada “tipo”

existe um formato, estrutura e especificação que corresponde à

tipologia.

As pessoas ou profissionais que lidam com algum tipo de evento

precisam ler mais, pesquisar ou contar com o auxílio de alguém

com experiências na hora de formatar um planejamento,

inclusive se preparar para fazer uma determinada apresentação

atendendo a um convite, por exemplo.

Ao pesquisar tipologias de eventos encontraremos infinitas

possibilidades. Muitos “tipos” são semelhantes em seu

formato e constituição, fazendo com que pertençam a um

mesmo grupo, como eventos sociais, religiosos, profissionais

etc. A partir de um briefing você irá classificar o seu evento e

direcioná-lo para o foco correto. Veja alguns exemplos:

Eventos Sociais: Sem carácter comercial.

Almoço banquete;

Café da manhã;

Chás;

Coquetel;

Festas ao ar livre;

Festas beneficentes;

Festa de debutante;

Jantar banquete;

Noivados;

Open House;

..etc.

Eventos Profissionais: De caráter comercial,

geralmente promovidos por empresas, ou entidades.

Coffee break;

Desfiles;

Leilões;

Visitas institucionais;

Condecorações;

...etc.

Eventos Oficiais: Cerimonial sempre com base em normas de precedência.

Homenagens e premiações;

Inaugurações;

Assinaturas;

Celebração de convênios;

Posses;

..etc.

Eventos Técnicos-Científicos: Eventos ligados a

áreas específicas.

Ciclo de palestras;

Conferências;

Simpósios;

Seminários;

Congressos;

Fórum;

Mesa redonda;

Painel;

Reunião;

Workshop;

Convenção;

Feira;

..etc.

Eventos Artísticos

Exposição;

Mostra;

Vernissages;

Show;

Recital;

Sarau;

Peça Teatral;

Opera;

Concerto sinfônico;

..etc.

Eventos Socioculturais

Concursos;

Entrevistas coletivas;

Formaturas;

Autógrafos (manhã, tarde, noite);

Torneios;

...etc.

Eventos Religiosos

Batizados;

Casamentos;

Conclaves;

Primeira comunhão;

Missa;

Culto;

Ritual;

...etc.

Eventos Digitais

Palestras online;

Workshop online;

Vídeo/áudio conferência;

Cursos a distância (online);

Cursos semipresenciais;

Webnário;

...etc.

De volta ao assunto

Classificações:

Enfim, vocês viram o quanto é

grande o universo das

definições para um evento.

Portanto, vamos retomar ao

tema de classificação, e fazer

algumas e breves definições

dos tipos de eventos mais

comuns, especialmente dentro

do terceiro setor.

Evento palestras

O palestrante se propõe ou concorda em levar aos ouvintes o seu

conhecimento, a sua experiência ou o seu entendimento sobre determinado

assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao tempo de duração e a

participação do público. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60

minutos (depende da abrangência do assunto e da disponibilidade das pessoas),

com ou sem perguntas durante a exposição. O comum é que perguntas

ocorram após o término da palestra. Eu particularmente, tenho adotado esta

dinâmica de trabalho; apresento as instruções sobre os temas e subtemas, e

depois abro para o bate-papo, uma espécie de Faq, perguntas e respostas.

Ciclo de palestras

Consiste em uma sequência de palestras. Poderá referir-se a um

mesmo assunto (abordado sob vários pontos de vista ou

tópicos) ou sobre assuntos diferentes dentro de um mesmo

contexto.

Conferências

Diz a literatura de alguns autores que se trata de um formato de

reunião extremamente formal (diferente da palestra), na qual um

grande especialista desenvolve um tema e, ao final, responde a

perguntas. Um pouco parecido com a metodologia que venho

adotando em pequenas palestras. Entretanto, discordo da

necessidade extrema das formalidades, e nem da obrigatoriedade

de ser apresentada por uma pessoa catedrática em alguma

especialização.

Mesa Redonda

Utiliza-se essa caraterística de eventos para esclarecer, discutir

e trocar ideias sobre um determinado assunto. Os debatedores

têm, em geral, 20 minutos para expor seus pontos de vista. É

necessário um coordenador para presidir a mesa redonda e

dirigir as atividades (tempo de exposição, perguntas e

conclusões).

Seminário

Alguns livros destacam, que é uma reunião de especialistas. Os

participantes têm prévio conhecimento do que será tratado.

Divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão.

Entretanto, eu particularmente tenho participado de seminários

no segmento holístico e espiritualista durante 20 anos, e esses

eventos também tem formatos de cursos, pois há toda uma

estruturação teórica e conclui-se com algum tipo de iniciação.

Colóquio

Um nome bem clássico e meio esquisito quase não se houve falar

por aí. Esse é um tipo de evento em que o objetivo é discutir e tomar

decisões sobre um determinado assunto. Após a exposição de um

tema, a plateia é dividida em grupos de debate. Ao final, o resultado

das discussões de cada grupo é apresentado para apreciação e

votação de todos.

Fórum

Exclusivo para pessoas que dominem um tema. Nele, o participante poderá

debater suas ideias com outros participantes. Um mediador organiza os

participantes e direciona-os na busca do consenso, além de registrar os

principais pontos levantados. Eu coloquei esses dois temas na sequência,

porque eles são muito parecidos. Portanto, entendo que terminou nos

tempos de hoje, aquilo que seria um colóquio no passado, fundindo-se

com o formato de Fórum. Todos os Fóruns que já participei sua

metodologia tem sido identificada em duas características:

Colóquio=Fórum.

Congresso

Promovido para apreciação, estudos ou debates sobre algum

ramo de conhecimento de determinada classe (estudantes,

professores, profissionais). Em geral, engloba outros eventos:

mesas-redondas, palestras, reunião de grupos de trabalhos, dentre

outros, em sua própria estrutura de programação. Portanto, ele

pode ser formado por um aglomerado de outros eventos com

natureza mais técnicas.

Convenção

Reunião de categorias profissionais pela qual se busca a

integração da classe e a discussão de: procedimentos, realidade

profissional, legislações da área, dentre outros. Ex.: Convenção

de Capoterapeutas para definir novos parâmetros, regras e

procedimentos, etc.

Encontro

Objetiva-se, basicamente, apresentar trabalhos e estudos

feitos em determinada área.

Exposição

Consiste em divulgar um trabalho, como por exemplo, um

vernissage, uma série de carros antigos, etc.

Feiras

Utiliza a estrutura de estandes voltados a um grande público.

Tem por objetivo a exposição e a venda imediata de produtos

e/ou serviços.

Cursos

Consiste no detalhamento de determinado assunto ou

conjunto de temas com o foco na teoria, ou seja, "ensinar a

fazer". Ex.: Curso de Especialização em Práticas Laborais.

Oficinas

Assemelha-se a um curso. Contudo, seu foco é na prática do

conteúdo ensinado. Possui duas etapas: a primeira fase é

expositiva e, na segunda parte, os participantes testam os

conhecimentos obtidos. Ex.: Oficina de instrumento de

percussão.

Workshop

Tem em princípio um caráter promocional e comercial. Visa

detalhar um assunto de maneira mais prática. Divide-se em

três momentos: exposição, discussão e conclusão. A questão

da promoção não tem obrigatoriamente uma natureza

comercial ou mercantil, ela pode ser também algo como de

ajuda múltipla e/ou de autoajuda coletiva.

Inauguração

Este é um assunto mais comum, pois se trata do momento

destinado a entregar à sociedade ou a um grupo específico um

novo espaço/local pronto para ser utilizado. Inclui homenagens,

descerramento de placas, corte da fita inaugural, etc.

Mostra

Exposição com caráter itinerante, que percorre vários locais

ou cidades, com o mesmo conteúdo e formato. Objetiva

apenas divulgar um trabalho.

Abertura e

fechamento do

evento:

Na estrutura de um evento

geralmente se coloca

programações artísticas para dar

mais dinamismo ao

acontecimento. Porém, requer

cuidados para não colocar tudo a

perder por causa de uma escolha

infeliz.

Bem, esta foi uma breve apresentação sobre as classificações e

definições para alguns tipos de eventos. Antes de encerrar a

primeira parte deste pequeno Workshop, quero deixar registrado

para vocês um roteiro básico na parte do Planejamento que será

executado em um evento ou eventos.

Se é um evento novo, estude melhor e defina toda a natureza do mesmo

para poder ser apresentado em projeto ou planejamento com:

identificação, apresentação, justificativa, objetivos, público, metas,

programação; após isso, faça a definição dos participantes, a exemplo de

palestrantes, recursos, materiais, equipamentos, locais, datas e custos, etc.

Depois vem divulgações, convites, contratações, liberações, pagamentos

de taxas públicas (quando for o caso). Todas essas providências e o

passo a passo precisam estar previstos num Check list.

Check List para Eventos

Divulgação (Planejamento da divulgação, como será divulgado e os recursos aplicados...)

Programação (Elaboração do prospecto da programação...)

Aspectos legais (Gestão de contratos de fornecedores, quando necessário, acompanhar

processos e contratações...)

Inscrições (Como serão as inscrições, formulários, textos, cronogramas...)

Correspondências (Banco de dados, formulários, textos, etiquetas, envios, confirmações...)

Local (Definições, checagem, contratação, consertos, montagem, de espaços para o

evento...)

Recursos humanos (Coordenadores de área, exemplo: recepção, cerimonial, logística,

profissionais...)

Recursos tecnológicos e audiovisuais (internet, projeção, sonorização, filmagem, fotografia,

iluminação...)

Recursos materiais (Para a cerimônia /cerimonial, credenciamento de participantes e palestrantes,

materiais de escritório/outros...)

Serviços necessários (Transportes, buffet, decoração/cenografia, hospedagem, estantes...)

Divulgação de eventos (Produção e revisão de textos, imagens, sons, impressos, envios, entregas...)

Serviços de alimentação para eventos (Café da manhã, coffee-break, almoço, jantar, coquetel...)

Divisão de equipes para o evento (Coordenação e organização, equipe de credenciamento e atendimento a

participantes, equipe de atendimento e apoio a palestrantes, equipe de cerimonial, equipe de comunicação

e divulgação, secretaria executiva, equipe de tecnologia da informação, equipe de logística, equipe

comercial e contabilidade, equipe de serviços gerais e manutenção, equipe de segurança, equipe de

estacionamento.

Pós evento (Desmontagem, entregas de serviços locados ou emprestados, reunião de equipe para

avaliação e emissão de relatório final, envio de agradecimentos a parceiros, colaboradores e participantes

especiais...).

Concluindo a

primeira parte:

Enfim, aqui eu encerro a primeira

parte de apresentações dos temas

e questões, e abro agora para as

perguntas e respostas, e no final

concluiremos com as

consolidações das ideias.

E, antes da possível primeira pergunta de vocês presentes,

lanço inicialmente a minha para que todos reflitam e

concluam: Em qual natureza se classificaria o evento em que

vocês estão participando? “CBC- Conferência Brasileira de

Capoterapia” é mesmo uma ‘conferência’?

Cidade de Caldas Novas, GO, 07 de novembro de 2016.

Paulo Erkeys.

pauloerkeys@hotmail.com

A vocês presentes nesta sala, e aos que acompanharão

depois neste vídeo, muito obrigado por me ouvirem até

aqui.

CBC - 2016

erkeys

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Referência bibliográfica: Manual de planejamento e organização de eventos UFG (Universidade

Federal de Goiás)