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PORTARIA CG/ADG Nº 54 DE 29 DE NOVEMBRO DE 2004
Dispõe sobre a instrução processual e procedimentos inerentes à apresentação à
Auditoria Geral da Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifado nos órgãos
da Administração Direta Municipal, e à certificação do exercício-base 2004.
O AUDITOR GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas
atribuições legais e,
Considerando que o Art 42, da Lei n.º 289, de 25 de novembro de 1981, dispõe que o
processo de Prestação de Contas será instruído com a documentação determinada pelo
Controle Interno;
Resolve:
Art. 1º - Estabelecer que os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis
por Almoxarifados referentes ao exercício - base 2004, nos órgãos da
Administração Direta Municipal, deverão conter, necessariamente nessa ordem,
os seguintes documentos:
o I - Cópia (s) do (s) ato (s) de designação do (s) responsável (eis) pelo
almoxarifado no exercício;
o II - Termo de Transferência de Responsabilidade assinado pelos
servidores, caso tenha ocorrido mudança do responsável durante o
exercício sob análise;
o III - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2004, contendo a
codificação, a discriminação dos materiais estocados, com indicação da
unidade de medida, a quantidade de material existente para cada item,
custo médio unitário, valor total de cada item e valor total do estoque;
este documento deverá estar devidamente assinado pelo responsável pelo
almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato;
o IV - Demonstrativo da Movimentação de Estoque Anual - DMA,
referente ao período a que se refere a Prestação de Contas, conforme
modelo apresentado no Anexo I, devidamente preenchido pelo
responsável pelo almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato,
tanto para material de consumo, como para material permanente, se
houver;
o V - Questionário de controle referente às rotinas do almoxarifado e seu
respectivo funcionamento, apresentado no Anexo II, devidamente
preenchido pelo responsável pelo almoxarifado, seguindo as instruções
do Anexo III, e ratificado pelo seu superior imediato;
o VI - Formulário de Follow-Up - Providências para Sanar as Fragilidades
- devidamente preenchido e assinado pelo responsável do Almoxarifado
e pelo titular da unidade, conforme modelo apresentado no Anexo IV,
segundo as instruções do Anexo V, contendo as informações atualizadas
referentes às ações adotadas pelo órgão/unidade para as fragilidades
apontadas no relatório de auditoria emitido para a análise da Prestação de
Contas do exercício anterior, caso o Certificado de Auditoria não tenha
sido classificado na Modalidade Pleno, e de outros relatórios e
documentos emitidos no decorrer do exercício, se houver.
o Parágrafo Único - As informações constantes no Questionário de
Controle Interno e no Formulário de Follow-up estarão, a qualquer
tempo, sujeitas às verificações pela Auditoria Geral e serão consideradas
para efeito de certificação.
Art. 2º - Estarão dispensados de inclusão no processo de prestação de contas dos
documentos citados nos incisos V e VI do artigo anterior, as unidades que sejam
selecionadas pela Auditoria Geral para realização de inspeção física com a
finalidade de certificação do exercício-base 2004, já que as informações
constantes nos referidos documentos serão obtidas no momento da inspeção.
o Parágrafo Único - Se durante a inspeção física referida no caput deste
artigo a Unidade não apresentar a relação de Inventário realizado em
31/12/2004, deverão ser incluídos no processo de prestação de contas os
documentos referidos nos incisos V e VI do artigo anterior.
Art. 3º - A realização de Inventário Físico pela Unidade na data-base 31 de
dezembro de 2004 é condição essencial para a avaliação da Auditoria Geral.
o Parágrafo único - A não realização do Inventário Físico ensejará a
emissão, pela Auditoria Geral, de certificado de auditoria na modalidade
abstenção de opinião.
Art. 4º - Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por
Almoxarifados deverão ser encaminhados à Auditoria Geral até o dia 31 de
janeiro de 2005.
o Parágrafo Único - Os processos citados no caput deste artigo deverão
ser tramitados através do código do SICOP 13003100 -
CG/AUDITORIA/GERAL e entregues diretamente no endereço situado
na Rua Afonso Cavalcanti Nº 455 SALA 1429 Bloco I - Cidade Nova.
Art. 5º - Todos os anexos constantes desta portaria - devidamente preenchidos -
deverão ser encaminhados à Auditoria Geral em meio magnético (modo somente
leitura para fins de arquivamento) - por meio do endereço eletrônico
auditoriacertifica.cgm@pcrj.rj.gov.br - concomitantemente ao envio dos
processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados, no
prazo do artigo anterior.
Art. 6º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação revogadas as
disposições em contrário, em especial a Portaria CG/ADG nº 046 de 26 de
janeiro de 2004.
MÁRCIA ANDRÉA P. S. TEIXEIRA DA SILVA
Auditora Geral
Matr. nº 11/156.220-6 CRC/RJ 55.588-0
ANEXO I
ALMOXARIFADO – DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL – DMA
PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2004 ÓRGÃO: ________________________________________________________ UNIDADE: ______________________________________________________ CÓDIGO:___________ SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2003: R$ ____________________ ENTRADAS (R$) SAÍDAS (R$) SALDO (R$) JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO Saldo final do estoque em 31/12/2004 - R$ ________________________
DECLARAÇÃO Declaramos que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor, estando à disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do Município para consulta.
Rio de Janeiro, de de 200X.
RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO
SUPERIOR IMEDIATO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO
Nome: Nome: Cargo: Cargo: Matrícula: Matrícula:
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO AUDITORIA GERAL
ANEXO II
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE UNIDADE: RESPONSAVEL PELO ALMOXARIFADO:
Atendido ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE Sim (1)
Não (2)
N/A (3)
1) Existe o ato de designação do responsável pelo Material em Almoxarifado?
2) Existe Termo de Transferência de Responsabilidade sobre o material em Almoxarifado, caso tenha ocorrido mudança de responsável durante o exercício?
3) O almoxarife possui o 2º grau completo? 4) O almoxarife realizou algum curso sobre controle e organização de materiais para exercer esta função?
5) O acesso ao Almoxarifado é restrito ao pessoal que trabalha no mesmo?
6) Foi realizado inventário físico com base na posição do último dia de funcionamento de 2004?
7) São escrituradas fichas de estoque com o objetivo de registrar todas as entradas e saídas de estoque?
8) Todas as entradas e as saídas de materiais ocorridas até 31/12, foram registradas nas fichas de estoque, considerando a data efetiva da entrada e da saída?
9) As entradas e saídas são registradas nas fichas de estoque nas datas de recebimento ou entrega, preferencialmente logo após ocorrer a respectiva movimentação?
10) As entradas e saídas ocorridas no Almoxarifado após 31/12/2004 foram registradas como 2005 e desconsideradas no Inventário Geral?
11) As quantidades dos materiais informadas na Relação de Inventário são iguais àquelas constantes das fichas de estoque dos materiais respectivos?
12) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado, caso existam, foram desconsiderados no registro de fichas de estoque e no Inventário Geral?
13) Os materiais são mensurados pelo seu preço médio ponderado, conforme definido no Parágrafo 1º do Artigo 9º da Resolução CGM n.º 365 de 27/12/2001?
14) As entradas de materiais são feitas mediante a apresentação de documentação comprobatória? (Notas Fiscais, Documento de Movimentação de Material).
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO AUDITORIA GERAL
Atendido
15) As saídas de materiais são feitas mediante a emissão de documentação comprobatória(Requisições de Material, Documentos de Movimentação de Material)?
16) A documentação comprobatória das entradas de materiais está devidamente arquivada, observando a ordem cronológica?
17) As notas fiscais referentes à entrada de materiais são atestadas cumprindo o disposto nos decretos 22.230/02 e 23.149/03?
18) As requisições de materiais são numeradas seqüencialmente? 19) As requisições são preenchidas pelos órgãos requisitantes? 20) O recebimento dos materiais pelo requisitante é evidenciado na requisição?
21) As requisições de materiais são arquivadas em ordem cronológica? 22) O Almoxarife possui a listagem dos servidores autorizados a requisitar material, constando as respectivas assinaturas?
23) O almoxarife utiliza essa listagem para checar a autorização nas requisições que lhe são apresentadas?
24) O Almoxarifado informa aos setores competentes, com antecedência, a necessidade da compra dos materiais?
25) Existe controle do prazo de validade dos materiais? 26) Materiais que não são utilizados por mais de 6 meses são identificados e reavaliada a necessidade de manutenção dos mesmos em estoque?
27) Os materiais possuem código de classificação específico, a fim de facilitar o seu controle e localização?
28) O controle do estoque é realizado através do Sistema de Informações Gerenciais de Material - SIGMA?
29) Os materiais recebidos no Almoxarifado são conferidos com os dados da nota fiscal e do pedido (empenho, contrato e etc)?
30) Existem equipamentos específicos para a conferência de materiais cuja unidade de medida os requeiram? Exemplo: balança, quando a unidade medida for quilo?
31) O estado de conservação das dependências e instalações do Almoxarifado são satisfatórias de forma que não existam, por exemplo: infiltrações de águas pluviais, afundamento do solo, furos no telhado, iluminação e ventilação inadequadas e área de circulação interna insatisfatória?
32) As condições de armazenagens específicas, necessárias para determinados materiais, como refrigeração, por exemplo, estão sendo seguidas?
33) Os materiais inflamáveis ou perigosos estão armazenados no Almoxarifado em local segregado dos demais (caso existam)?
34) Os materiais de uso controlado, estão armazenados no Almoxarifado em local segregado dos demais (caso existam)?
35) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado estão segregados dos demais (caso existam)?
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO AUDITORIA GERAL
Atendido
36) Os Materiais obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora da validade foram segregados dos demais materiais (caso existam)?
37) Foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa dos itens obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora da validade, conforme §1º do Art.13 da resolução CGM n.º 365/01 (caso existam)?
38) Os materiais de terceiros, em poder do almoxarifado, estão suportados por documentação comprobatória hábil que garanta a propriedade por outra unidade (caso existam)?
39) Existem extintores de incêndio nas modalidades requeridas, classes A, B e C?
40) As cargas dos extintores estão no prazo de validade? 41)O (s) servidor (es) que trabalham no Almoxarifado são treinados quanto ao manuseio dos extintores?
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO AUDITORIA GERAL
(4)
Nº DA PERGUNTA
JUSTIFICATIVA APRESENTADA PARA O NÃO ATENDIMENTO DOS PROCEDIMENTOS/ROTINAS OU SE FOR NÃO APLICÁVEL.
DECLARAÇÃO (5) Declaramos que as informações acima são fidedignas e representam os procedimentos adotados na gestão do almoxarifado. Declaramos também estarmos cientes de que essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral.
Rio de Janeiro, de de 200X.
RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO
SUPERIOR IMEDIATO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO
Nome: Nome: Cargo: Cargo: Matrícula: Matrícula:
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO AUDITORIA GERAL
ANEXO III
PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO DE CONTROLE - ALMOXARIFADO 1) OBJETIVO DO QUESTIONÁRIO
Avaliar o nível de controle adotado nas rotinas operacionais e cumprimento da legislação pertinente pelos almoxarifados pertencentes a estrutura e/ou subordinados à Administração Pública Municipal, tendo como base as respostas oferecidas no Questionário, assegurada a veracidade dessas informações. 2) PROCEDIMENTOS PARA O PREENCHIMENTO 2.1) Deverão ser apresentadas respostas para cada uma das perguntas constantes do questionário, através da marcação de um x no campo respectivo referente às seguintes categorias: SIM – O procedimento é utilizado na administração do almoxarifado ou atende ao requisito
legal (1). NÃO – O procedimento não é utilizado na administração do almoxarifado ou não atende ao
requisito legal (2). NÃO APLICÁVEL – Este dispositivo legal não se aplica ao almoxarifado (3). Exemplos: Deve ser assinalada essa coluna quando não existirem no almoxarifado materiais: de terceiros (item 12, 35 e 38), inflamáveis (item 33) e obsoletos (item 36 e 37). 2.2) As respostas devem ser baseadas em verificações físicas das rotinas em análise, ou seja, o responsável pelo preenchimento deve assegurar-se objetivamente dos processos adotados na unidade para responder às questões, consultando os documentos respectivos e inspecionando os materiais. 3) Sempre que forem assinaladas as respostas NÃO e NÃO APLICÁVEL, deverá ser
preenchido o quadro (4), contendo as justificativas pelo não atendimento ou não aplicabilidade.
4) O questionário será respondido e assinado pelo responsável pelo almoxarifado e aprovado
e assinado, também, pelo seu superior imediato (5).
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIOAUDITORIA GERAL
Ação
Tipo (3) N.º (4) Seção (5) N.º (6) Título (7) Descrição (8) I A S AF D
TOTAIS Total de Respostas 0 0 0 0
Percentual deRespostas - - -
Tipo (3) N.º (4) Seção (5) I A S
Rio de Janeiro, de de
Fragilidade
A - Não implementada - em andamento
AF- Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao que originou a fragilidade.
Legenda campo 10- StatusI - Implementada
D - Dependentes de outras entidades - Quando todas as providências no âmbito do órgão/entidade foram tomadas, mas, para sanar efetivamente a fragilidade, é necessária ação de um órgão externo.
Assunto (12)
ANEXO IV
Órgão/entidade(1):Exercício em exame (2):
Status (10)Justificativa para a não implementação
(11)Mês da
implementação (9)
Relatório
Assinatura do Responsável pelo Almoxarifado Assinatura do Titular da Unidade
AçãoDescrição (8)
Mês da implementação (9)
Status (10)Justificativa para a não implementação (11)
S - Não implementada - sem providências
Declaramos que as informações acima são exatas e representam os procedimentos adotados para sanar as fragilidades expressas nos relatórios de auditoria. Declaramos também estarmos cientes de que essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral e que serão consideradas para efeitos de certificação da prestação de contas referentes ao exercício-base 2004.
DECLARAÇÃO (13)
FOLLOW-UP - PROVIDÊNCIAS PARA SANAR AS FRAGILIDADES
Relatório
SITUAÇÕES APONTADAS NOS PARECERES
Campos 1 a 7 - preenchidos pela Auditoria Geral:
(1) O órgão/entidade a que se refere o exame;
(2) O ano correspondente ao exercício em exame (xxxx);
(3) O tipo do relatório (Relatório da Auditoria Geral-RAG, Relatório de Auditoria Interna-RAI, Parecer da Auditoria Geral-PAG,Parecer da Auditoria Interna-PAI);
(4) O número do relatório (nº/ANO);
(5) A seção do relatório na qual foi registrada a fragilidade/assunto;
(6) O número da fragilidade apontada no relatório de auditoria;
(7) Descrição do título da fragilidade.
Campo 8 - situações de preenchimento:
a) pela Auditoria Geral em caso de encaminhamento, pelo órgão/entidade, do Plano de Ação;
b) pelo órgão/entidade em caso de não encaminhamento do Plano de Ação ou de seu preenchimentoincompleto e nas Situações Apontadas nos Pareceres.
Descrição das providências adotadas e/ou previstas pelo órgão/entidade para sanar as fragilidades. Quando se tratar de descrição extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita em anexo,devendo constar nesse campo a referência ao anexo.
Campos 9 e 10 - situações de preenchimento:a) pela Auditoria Geral, em caso de realização de exame de auditoria no exercício, no qual foi constatado que afragilidade foi sanada, sendo assinalado o "Status I".Nesse caso, a linha relativa à fragilidade estará sombreada e os Campos 9 e 10 não poderão ser editados peloórgão/entidade;
b) pelo órgão/entidade, quando não tenha ocorrido exame de auditoria no exercício, ou quando, na hipótese desua ocorrência, não tenha sido evidenciado que a fragilidade foi sanada:
(9) Informar o mês efetivo da implementação da ação proposta;
(10) Este campo tem como objetivo demonstrar as providências adotadas para sanar as fragilidades apontadas pela AuditoriaGeral. Poderão ocorrer as seguintes situações, que deverão ser assinaladascom um "X", de acordo com o "status" em quese encontram:
I - Implementada - quando a ação já foi implementada pelo órgão/entidade e a fragilidade reportada foi sanada;
A - Em Andamento - quando as providências para implementaçãodas ações já tenham sido iniciadas, mas a fragilidadereportada ainda não foi sanada;S - Sem Providências - quando não tenham sido adotadas providências para sanar a fragilidade reportada;
AF - Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao que originou a fragilidade;
D - Dependentede outras entidades - quando todas as providênciasno âmbito do órgão/entidadeforam tomadas,mas, parasanar efetivamente a fragilidade, é necessária ação de um órgão externo.
Campo 11- preenchido pelo órgão/entidade:
(11)Neste campo deverá constar a justificativa apresentada pelo órgão para a não solução do problema detectado.Quando se tratar de justificativa extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita emanexo, devendo constar nesse campo a referência ao anexo.
Campo 12- preenchido pela Auditoria Geral:
Descrição do assunto reportado nos pareceres emitidos pela Auditoria Geral.
Campo 13 - preenchido pelo órgão/entidade:
(13) Assinatura do responsável pelo almoxarifadoe titular da Unidade comprometendo-secom a exatidão das informações porele inseridas e registrando a sua ciência quanto aos procedimentos de auditoria que poderão ser adotados.
ANEXO V
Instruções para o preenchimento do Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades
ANEXO I
ALMOXARIFADO – DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL – DMA
PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2004
ÓRGÃO: ________________________________________________________
UNIDADE: ______________________________________________________ CÓDIGO:___________
SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2003: R$ ____________________
ENTRADAS (R$) SAÍDAS (R$) SALDO (R$)
JANEIRO
FEVEREIRO
MARÇO
ABRIL
MAIO
JUNHO
JULHO
AGOSTO
SETEMBRO
OUTUBRO
NOVEMBRO
DEZEMBRO
Saldo final do estoque em 31/12/2004 - R$ ________________________
DECLARAÇÃO
Declaramos que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e
documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor, estando à
disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do Município para
consulta.
Rio de Janeiro, de de 200X.
RESPONSÁVEL PELO
ALMOXARIFADO
SUPERIOR IMEDIATO DO
RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO
Nome: Nome:
Cargo: Cargo:
Matrícula: Matrícula:
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
AUDITORIA GERAL
ANEXO II
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
UNIDADE:
RESPONSAVEL PELO ALMOXARIFADO:
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE Atendido
Sim
(1)
Não
(2)
N/A
(3)
1) Existe o ato de designação do responsável pelo Material em
Almoxarifado?
2) Existe Termo de Transferência de Responsabilidade sobre o material
em Almoxarifado, caso tenha ocorrido mudança de responsável durante o
exercício?
3) O almoxarife possui o 2º grau completo?
4) O almoxarife realizou algum curso sobre controle e organização de
materiais para exercer esta função?
5) O acesso ao Almoxarifado é restrito ao pessoal que trabalha no
mesmo?
6) Foi realizado inventário físico com base na posição do último dia de
funcionamento de 2004?
7) São escrituradas fichas de estoque com o objetivo de registrar todas as
entradas e saídas de estoque?
8) Todas as entradas e as saídas de materiais ocorridas até 31/12, foram
registradas nas fichas de estoque, considerando a data efetiva da entrada
e da saída?
9) As entradas e saídas são registradas nas fichas de estoque nas datas de
recebimento ou entrega, preferencialmente logo após ocorrer a respectiva
movimentação?
10) As entradas e saídas ocorridas no Almoxarifado após 31/12/2004
foram registradas como 2005 e desconsideradas no Inventário Geral?
11) As quantidades dos materiais informadas na Relação de Inventário
são iguais àquelas constantes das fichas de estoque dos materiais
respectivos?
12) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado, caso existam,
foram desconsiderados no registro de fichas de estoque e no Inventário
Geral?
13) Os materiais são mensurados pelo seu preço médio ponderado,
conforme definido no Parágrafo 1º do Artigo 9º da Resolução CGM n.º
365 de 27/12/2001?
14) As entradas de materiais são feitas mediante a apresentação de
documentação comprobatória? (Notas Fiscais, Documento de
Movimentação de Material).
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
AUDITORIA GERAL
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE Atendido
15) As saídas de materiais são feitas mediante a emissão de
documentação comprobatória(Requisições de Material, Documentos de
Movimentação de Material)?
16) A documentação comprobatória das entradas de materiais está
devidamente arquivada, observando a ordem cronológica?
17) As notas fiscais referentes à entrada de materiais são atestadas
cumprindo o disposto nos decretos 22.230/02 e 23.149/03?
18) As requisições de materiais são numeradas seqüencialmente?
19) As requisições são preenchidas pelos órgãos requisitantes?
20) O recebimento dos materiais pelo requisitante é evidenciado na
requisição?
21) As requisições de materiais são arquivadas em ordem cronológica?
22) O Almoxarife possui a listagem dos servidores autorizados a
requisitar material, constando as respectivas assinaturas?
23) O almoxarife utiliza essa listagem para checar a autorização nas
requisições que lhe são apresentadas?
24) O Almoxarifado informa aos setores competentes, com antecedência,
a necessidade da compra dos materiais?
25) Existe controle do prazo de validade dos materiais?
26) Materiais que não são utilizados por mais de 6 meses são
identificados e reavaliada a necessidade de manutenção dos mesmos em
estoque?
27) Os materiais possuem código de classificação específico, a fim de
facilitar o seu controle e localização?
28) O controle do estoque é realizado através do Sistema de Informações
Gerenciais de Material - SIGMA?
29) Os materiais recebidos no Almoxarifado são conferidos com os
dados da nota fiscal e do pedido (empenho, contrato e etc)?
30) Existem equipamentos específicos para a conferência de materiais
cuja unidade de medida os requeiram? Exemplo: balança, quando a
unidade medida for quilo?
31) O estado de conservação das dependências e instalações do
Almoxarifado são satisfatórias de forma que não existam, por exemplo:
infiltrações de águas pluviais, afundamento do solo, furos no telhado,
iluminação e ventilação inadequadas e área de circulação interna
insatisfatória?
32) As condições de armazenagens específicas, necessárias para
determinados materiais, como refrigeração, por exemplo, estão sendo
seguidas?
33) Os materiais inflamáveis ou perigosos estão armazenados no
Almoxarifado em local segregado dos demais (caso existam)?
34) Os materiais de uso controlado, estão armazenados no Almoxarifado
em local segregado dos demais (caso existam)?
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
AUDITORIA GERAL
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE Atendido
35) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado estão
segregados dos demais (caso existam)?
36) Os Materiais obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora
da validade foram segregados dos demais materiais (caso existam)?
37) Foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa dos itens
obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora da validade,
conforme §1º do Art.13 da resolução CGM n.º 365/01 (caso existam)?
38) Os materiais de terceiros, em poder do almoxarifado, estão
suportados por documentação comprobatória hábil que garanta a
propriedade por outra unidade (caso existam)?
39) Existem extintores de incêndio nas modalidades requeridas, classes
A, B e C?
40) As cargas dos extintores estão no prazo de validade?
41)O (s) servidor (es) que trabalham no Almoxarifado são treinados
quanto ao manuseio dos extintores?
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
AUDITORIA GERAL
(4)
Nº DA
PERGUNTA
JUSTIFICATIVA APRESENTADA PARA O NÃO ATENDIMENTO
DOS PROCEDIMENTOS/ROTINAS OU SE FOR NÃO APLICÁVEL.
DECLARAÇÃO (5)
Declaramos que as informações acima são fidedignas e representam os procedimentos
adotados na gestão do almoxarifado. Declaramos também estarmos cientes de que essas
informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral.
Rio de Janeiro, de de 200X.
RESPONSÁVEL PELO
ALMOXARIFADO
SUPERIOR IMEDIATO DO
RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO
Nome: Nome:
Cargo: Cargo:
Matrícula: Matrícula:
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
AUDITORIA GERAL
ANEXO III
PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO DE CONTROLE - ALMOXARIFADO
1) OBJETIVO DO QUESTIONÁRIO Avaliar o nível de controle adotado nas rotinas operacionais e cumprimento da legislação
pertinente pelos almoxarifados pertencentes a estrutura e/ou subordinados à Administração
Pública Municipal, tendo como base as respostas oferecidas no Questionário, assegurada a
veracidade dessas informações.
2) PROCEDIMENTOS PARA O PREENCHIMENTO
2.1) Deverão ser apresentadas respostas para cada uma das perguntas constantes do
questionário, através da marcação de um x no campo respectivo referente às seguintes categorias:
SIM – O procedimento é utilizado na administração do almoxarifado ou atende ao requisito
legal (1).
NÃO – O procedimento não é utilizado na administração do almoxarifado ou não atende ao
requisito legal (2).
NÃO APLICÁVEL – Este dispositivo legal não se aplica ao almoxarifado (3). Exemplos: Deve
ser assinalada essa coluna quando não existirem no almoxarifado materiais: de terceiros (item 12,
35 e 38), inflamáveis (item 33) e obsoletos (item 36 e 37).
2.2) As respostas devem ser baseadas em verificações físicas das rotinas em análise, ou seja, o
responsável pelo preenchimento deve assegurar-se objetivamente dos processos adotados na
unidade para responder às questões, consultando os documentos respectivos e inspecionando os
materiais.
3) Sempre que forem assinaladas as respostas NÃO e NÃO APLICÁVEL, deverá ser
preenchido o quadro (4), contendo as justificativas pelo não atendimento ou não
aplicabilidade.
4) O questionário será respondido e assinado pelo responsável pelo almoxarifado e aprovado
e assinado, também, pelo seu superior imediato (5).
PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
AUDITORIA GERAL
Ação
Tipo (3) N.º (4) Seção (5) N.º (6) Título (7) Descrição (8) I A S AF D
TOTAISTotal de
Respostas0 0 0 0
Percentual de
Respostas - - -
Tipo (3) N.º (4) Seção (5) I A S
DECLARAÇÃO (13)
FOLLOW-UP - PROVIDÊNCIAS PARA SANAR AS FRAGILIDADES
Relatório
SITUAÇÕES APONTADAS NOS PARECERES
Assinatura do Responsável pelo Almoxarifado Assinatura do Titular da Unidade
Ação
Descrição (8)
Mês da
implementação (9)
Status (10)
Justificativa para a não implementação (11)
S - Não implementada - sem providências
Declaramos que as informações acima são exatas e representam os
procedimentos adotados para sanar as fragilidades expressas nos
relatórios de auditoria. Declaramos também estarmos cientes de que
essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral e
que serão consideradas para efeitos de certificação da prestação de
contas referentes ao exercício-base 2004.
ANEXO IV
Órgão/entidade(1):
Exercício em exame(2):
Status (10)
Justificativa para a não implementação
(11)
Mês da
implementação (9)
Relatório
Rio de Janeiro, de de
Fragilidade
A - Não implementada - em andamento
AF- Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao
que originou a fragilidade.
Legenda campo 10- Status
I - Implementada
D - Dependentes de outras entidades - Quando todas as providências no âmbito do
órgão/entidade foram tomadas, mas, para sanar efetivamente a fragilidade, é necessária
ação de um órgão externo.
Assunto (12)
1 de 1
Campos 1 a 7 - preenchidos pela Auditoria Geral:
(1) O órgão/entidade a que se refere o exame;
(2) O ano correspondente ao exercício em exame (xxxx);
(3) O tipo do relatório (Relatório da Auditoria Geral-RAG, Relatório de Auditoria Interna-RAI, Parecer da Auditoria Geral-
PAG, Parecer da Auditoria Interna-PAI);
(4) O número do relatório (nº/ANO);
(5) A seção do relatório na qual foi registrada a fragilidade/assunto;
(6) O número da fragilidade apontada no relatório de auditoria;
(7) Descrição do título da fragilidade.
Campo 8 - situações de preenchimento:
a) pela Auditoria Geral em caso de encaminhamento, pelo órgão/entidade, do Plano de Ação;
b) pelo órgão/entidade em caso de não encaminhamento do Plano de Ação ou de seu preenchimento
incompleto e nas Situações Apontadas nos Pareceres.
Descrição das providências adotadas e/ou previstas pelo órgão/entidade para sanar as fragilidades.
Quando se tratar de descrição extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita em
anexo, devendo constar nesse campo a referência ao anexo.
Campos 9 e 10 - situações de preenchimento:
a) pela Auditoria Geral, em caso de realização de exame de auditoria no exercício, no qual foi constatado que a
fragilidade foi sanada, sendo assinalado o "Status I".
Nesse caso, a linha relativa à fragilidade estará sombreada e os Campos 9 e 10 não poderão ser editados pelo
órgão/entidade;
b) pelo órgão/entidade, quando não tenha ocorrido exame de auditoria no exercício, ou quando, na hipótese de
sua ocorrência, não tenha sido evidenciado que a fragilidade foi sanada:
(9) Informar o mês efetivo da implementação da ação proposta;
(10) Este campo tem como objetivo demonstrar as providências adotadas para sanar as fragilidades apontadas pela
Auditoria Geral. Poderão ocorrer as seguintes situações, que deverão ser assinaladas com um "X", de acordo com o
"status" em que se encontram:
I - Implementada - quando a ação já foi implementada pelo órgão/entidade e a fragilidade reportada foi sanada;
A - Em Andamento - quando as providências para implementação das ações já tenham sido iniciadas, mas a
fragilidade reportada ainda não foi sanada;
S - Sem Providências - quando não tenham sido adotadas providências para sanar a fragilidade reportada;
AF - Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao que originou a fragilidade;
D - Dependente de outras entidades - quando todas as providências no âmbito do órgão/entidade foram tomadas,
mas, para sanar efetivamente a fragilidade, é necessária ação de um órgão externo.
Campo 11- preenchido pelo órgão/entidade:
(11)
Neste campo deverá constar a justificativa apresentada pelo órgão para a não solução do problema detectado.
Quando se tratar de justificativa extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita em
anexo, devendo constar nesse campo a referência ao anexo.
Campo 12- preenchido pela Auditoria Geral:
Descrição do assunto reportado nos pareceres emitidos pela Auditoria Geral.
Campo 13 - preenchido pelo órgão/entidade:
(13)Assinatura do responsável pelo almoxarifado e titular da Unidade comprometendo-se com a exatidão das informações
por ele inseridas e registrando a sua ciência quanto aos procedimentos de auditoria que poderão ser adotados.
ANEXO V
Instruções para o preenchimento do Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades