Post on 28-Jan-2019
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
SIGED - Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos
MANUAL DO USUÁRIO – Módulo de Arquivos
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 2
O objetivo deste
Manual é permitir
a reunião de
informações
dispostas de forma
sistematizada, criteriosa e
segmentada que
atue como
instrumento
gerencial
facilitando a
compreensão das
funcionalidades do
sistema SIGED –
MAPA.
Índice
1 - Introdução ............................................................................................................... 3
1.2 - ESCOPO DESTE MANUAL ....................................................................................... 3 1.3 - PÚBLICO ALVO....................................................................................................... 3 1.4 - VISÃO GERAL ........................................................................................................ 3
2 – Módulo de Arquivos ............................................................................................ 4 2.1 – ARQUIVO CENTRAL ............................................................................................... 6 2.2 – ARQUIVO SETORIAL .............................................................................................. 7 2.3 – CAIXA ................................................................................................................... 8 2.3.1 – Navegando na funcionalidade Alterar .......................................................................... 9 2.3.2 - Navegando na funcionalidade Comentar.................................................................... 10 2.3.3 - Navegando na funcionalidade Criar Caixa ................................................................. 12 2.3.4 - Navegando na funcionalidade Etiquetas .................................................................... 14 2.3.5 - Navegando na funcionalidade Excluir ......................................................................... 16 2.3.6 - Navegando na funcionalidade Receber ...................................................................... 17 2.3.7 - Navegando na funcionalidade Remanejamento......................................................... 18 2.4 - DESARQUIVAR ..................................................................................................... 20 2.4.1 - Navegando na funcionalidade Desarquivamento ....................................................... 21 2.4.2 - Navegando na funcionalidade Lista de Solicitações .................................................. 23 2.4.3 - Navegando na funcionalidade Solicitação de Desarquivamento .............................. 24 2.5 - LISTAGEM ............................................................................................................ 26 2.5.1 – Navegando no Listagem de Eliminação ..................................................................... 26 2.5.1 - a) Ação Nova Listagem ................................................................................................ 27 2.5.1 - b) Ação Alterar .............................................................................................................. 28 2.5.1 - c) Ação Excluir .............................................................................................................. 29 2.5.1 - d) Ação Visualizar ........................................................................................................ 29 2.5.2 - Navegando na funcionalidade Fechar Lista ............................................................... 30 2.5.3 - Navegando na funcionalidade Listagem de Recolhimento ........................................ 35 2.5.3 – a) Ação Nova Listagem ............................................................................................... 36 2.5.3 – b) Ação Alterar ............................................................................................................. 38 2.5.3 – c) Ação Descrição ....................................................................................................... 39 2.5.3 – d) Ação Excluir ............................................................................................................. 40 2.5.4 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada ................................................... 41 2.5.4 – a) AçãoVisualizar ......................................................................................................... 45 2.6 – PESQUISA ........................................................................................................... 46 2.6.1 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada ................................................... 46 2.6.2 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples ...................................................... 47 2.7 - RELATÓRIOS ........................................................................................................ 49 2.8 - TRANSFERÊNCIA .................................................................................................. 50 2.8.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Transferências ........................................... 50 2.8.2 - Navegando na funcionalidade Guia de Transferências ............................................. 52 2.8.3 - Navegando na funcionalidade Lista de Transferências ............................................. 53 2.8.4 - Navegando na funcionalidade Transferir .................................................................... 54
3 - Fechamento ............................................................................................................ 55
Índice
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 3
1 - INTRODUÇÃO
Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos – SIGED, Módulo de Arquivos quanto a sua operacionalização. Este manual apresenta os
procedimentos que se adotados permitirão a utilização plena do SIGED na Instituição. Com este enfoque de
uso, foi definido que este instrumento sistêmico desponta como um facilitador para a gerência e controle dos documentos, oferecendo um acompanhamento efetivo dos documentos no âmbito da Instituição.
Para facilitar a interação sistema-usuário, este manual demonstra a composição das funcionalidades e
ações do Módulo de Arquivos, a facilidade da navegabilidade e usabilidade, tudo isso, através das descrições
sucintas dos resultados que serão alcançados com os procedimentos adotados. Este manual, também não deixa de preocupar-se com a constante evolução pelo uso, uma vez que os sistemas modernos buscam a qualidade, a
produtividade e o melhor desempenho, gerando a mesma qualidade e produtividade para os setores da
Instituição.
O modelo de sistema ora apresentado permite que a Instituição caminhe por uma linha de
desenvolvimento e crescimento, que de acordo com as necessidades do administrador moderno, disponibilize
um suporte informacional de caráter tático e operacional para as tomadas de decisão.
1.2 - ESCOPO DESTE MANUAL
Este manual é composto e direcionado para os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos – SIGED, Módulo de Arquivos.
1.3 - PÚBLICO ALVO
Este documento é destinado aos multiplicadores de informação, ou seja, aos Usuários do sistema na Instituição.
1.4 - VISÃO GERAL
O Módulo de Arquivos do Sistema SIGED visa o gerenciamento sistêmico das informações dos
Documentos existente no MAPA.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 4
2 – MÓDULO DE ARQUIVOS
Ao selecionar o módulo ARQUIVOS o sistema apresenta um menu destacado com todas as funcionalidades do módulo.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 5
SUBMENU FUNCIONALDIADES DESCRIÇÃO
Arquivo Central Altera as informações e conteúdo de uma caixa arquivada na
Unidade e no Arquivo Central.
Arquivo Setorial
Lista os processos e documentos arquivados na unidade do usuário.
Caixa
Alterar A funcionalidade Alterar Caixa permite ao usuário alterar uma série
de informações referentes à Caixa.
Comentar Inclui um comentário através da utilização de um campo texto.
Criar Caixa Função de criar caixa no sistema e adicionar números de documentos
ou processos.
Etiquetas A função gera automaticamente uma etiqueta com os dados da caixa
criada.
Excluir Apaga do sistema o conteúdo de uma Caixa, o número da caixa
excluída poderá ser reutilizado.
Receber Permite o usuário receber documentos avulsos ou caixas.
Remanejamento Possibilita a transferência de conteúdos de caixas
Desarquivar
Desarquivamento Possibilita o desarquivamento de processo, documentos ou caixas que estejam no Arquivo Geral.
Lista de
Solicitações Permite a visualização das solicitações feitas pelo usuário.
Solicitação de
Desarquivamento
Permite que um usuário solicite um documento, processo ou caixa
que estejam no Arquivo Central.
Listagem
Listagens de
Eliminação
Permite a visualização dos documentos e caixas que estão listados
para serem eliminados.
Listagens de
Recolhimento
Permite a visualização dos documentos e caixas que estão listados
para serem recolhidos ao Arquivo Central.
Pesquisa Pesquisa Avançada
Permite a localização de todos os documentos que se encontram no
arquivo setorial da unidade do usuário.
Pesquisa Simples Permite a pesquisa pelo número da caixa.
Transferência
Cancelar
Transferência
Permite o cancelamento de uma transferência de uma Caixa ou de
um avulso já realizada e ainda não recebida pelo Arquivo Central
Guia de
Transferência Permiti emitir a guia de transferência.
Lista de
Transferência
Permite a visualização das caixas que estão listadas para serem
transferidos para o Arquivo Central
Transferir Transfere caixas e avulsos de uma Unidade para o Arquivo Central
da Instituição
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 6
2.1 – ARQUIVO CENTRAL
A funcionalidade ARQUIVO CENTRAL disponibiliza todas as caixas arquivadas no Arquivo Central da Instituição. O usuário somente poderá ver os documentos da sua unidade.
Procedimentos:
Selecione a função ARQUIVO CENTRAL e todas as caixas arquivadas na unidade de lotação do usuário serão disponibilizadas.
No campo CÓDIGO DA CAIXA selecione a opção VISUALIZAR que será disponibilizada a seguinte tela com as
informações referentes a caixa.
Apresenta as informações de: Código da caixa, Unidade Atual, Datas-Limite, Unidade de origem, Assunto e
dados dos documentos contidos na caixa.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 7
2.2 – ARQUIVO SETORIAL
A funcionalidade Arquivo Setorial disponibiliza todos os documentos e processos arquivados na Unidade em
que o usuário está lotado
Procedimentos:
Ao selecionar a funcionalidade Arquivo Setorial o sistema apresenta a tela a seguir com os documentos
arquivados e disponibiliza ao usuário as seguintes ações: DESARQUIVAR, EMPRESTAR e VISUALIZAR.
Para acessar uma das Ações posicione o cursor sobre a ação desejada e acione o botão esquerdo do mouse, o
sistema disponibiliza as informações referentes à ação escolhida.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 8
2.3 – CAIXA
O submenu CAIXA é composto por varias funcionalidades: Alterar, Comentar, Criar Caixa, Etiquetas,
Excluir, Receber e Remanejamento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 9
2.3.1 – Navegando na funcionalidade Alterar
A funcionalidade Alterar Caixa permite ao usuário alterar uma série de informações referentes à Caixa. As
informações são atualizadas através de preenchimento de campos ou seleção de opções em caixas de listagem
Procedimento:
Para alterar uma Caixa, selecione a funcionalidade Alterar, digite o número e acione o botão PESQUISAR.
O sistema pesquisa o número da caixa e disponibiliza o formulário a seguir, com os dados da caixa arquivada,
já preenchidos e prontos para alteração.
Ao preencher e escolher as mudanças necessárias o usuário precisa acionar o botão SALVAR para atualizar as
informações.
É possível fazer a inserção de outras informações como: inserir outros protocolos, excluir os protocolos
inseridos, alterar o assunto, transferir a caixa ao Arquivo Geral, fazer comentário, emprestar, ou voltar.
Ao acionar o botão VOLTAR o sistema retorna para a listagem do Arquivo Setorial
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 10
2.3.2 - Navegando na funcionalidade Comentar
A funcionalidade COMENTAR permite que o usuário inclua comentários referentes a uma caixa.
Procedimento:
Selecione a funcionalidade Comentar, informe o número da Caixa e acione o botão
PESQUISAR.
Como resultado da pesquisa o sistema retorna o formulário abaixa para preencher, digitado o
comentário acione o botão COMENTAR:
No campo Comentário digite o texto do comentário e acione o botão COMENTAR.
Feito o comentário, fica registrado como na tela abaixo.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 11
Caso precise fazer a exclusão do comentário, marque a caixa da coluna SELECIONAR na e acione o botão EXCLUIR.
O sistema ainda disponibiliza os links para ATUALIZAR o documento ou voltar para a LISTA de documentos na carga do usuário.
Obs. Os comentários só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 12
2.3.3 - Navegando na funcionalidade Criar Caixa
A funcionalidade Criar Caixa permite a criação de caixa e a inclusão de documento ou processo que se encontra no
Arquivo Setorial da Unidade em que o usuário está lotado. Assim que acionar o botão CRIAR CAIXA, o sistema
apresenta o formulário a seguir.
Procedimentos:
Preencha ou selecione os dados referentes aos Números de Protocolo a adicionar, a Unidade de Origem do documento/processo, Descrição de Caixa, se já quer transferir para o Arquivo Central no formulário e acione o
botão INCLUIR ou VOLTAR.
Selecione e preencha os campos:
CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO
DATAS - LIMITE
Elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do
período de uma unidade de descrição.
NÚMERO DA CAIXA
Numeração ou código usado para localização da unidade de arquivamento.
UNIDADE
Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado.
CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA
Escolha a classificação do documento entre os códigos da relação.
ASSUNTO
Dados e informações sobre o documento pesquisado.
NUP
Número do processo, quando for o caso.
Para adicionar os NUPs, acione o botão com o “+” em números adicionais e selecione os números
desejados e acione o botão INCLUIR REGISTROS.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 13
Após o preenchimento correto dos campos, acione o botão INCLUIR e o sistema disponibilizará a seguinte
mensagem.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 14
2.3.4 - Navegando na funcionalidade Etiquetas
A funcionalidade ETIQUETAS permite que o usuário imprima etiqueta(s) de acordo com a sua necessidade.
Procedimento:
Ao selecionar a funcionalidade Etiqueta o sistema apresenta a tela de pesquisar a seguir
Digite o número da caixa acione o botão PESQUISAR
Após fazer a pesquisa o sistema retorna com o formulário abaixo para ser preenchido os campos: Quantidade de
etiquetas; a Parti da Posição; Tipo de Etiqueta – Arquivo ou Espelho de Caixa e Configuração das Etiquetas.
Preenchidos os campos acione o botão GERAR.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 15
CONFIGURAÇÃO DE ETIQUETAS
LINHAS e COLUNAS Defina quantidade de linhas e colunas da folha de etiquetas que serão impressas.
MARGENS SUPERIOR e LATERAL
Defina as dimensões para impressão SEPARADOR HORIZONTAL e VERTICAL
ALTURA, LARGURA e LARGURA DA TABELA DE ETIQUETAS
ALINHAMENTO VERTICAL DA ETIQUETA
Defina qual o tipo de alinhamento mais adequado.
IMPRIMIR BORDAS Selecione sim ou não para a impressão da bordas.
QUANTIDADE DE ETIQUETAS Informe a quantidade de etiquetas que deseja imprimir.
A PARTIR DA POSIÇÃO
Informe de qual a coluna da folha de etiquetas deverá ser utilizada.
TIPO D ETIQUETAS Defina qual o tipo / formato da etiquetas.
Acione o botão GERAR que a (s) etiqueta (s) será (ão) impressa(s).
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 16
2.3.5 - Navegando na funcionalidade Excluir
A funcionalidade EXCLUIR permite que o registro de uma caixa seja eliminado. (somente o Arquivo Central tem acesso a essa funcionalidade).
Procedimento:
Para Excluir uma Caixa, selecione a funcionalidade Excluir, digite o número desejado acione o botão
PESQUISAR.
O sistema pesquisa o número da caixa e disponibilizando-a como na tela abaixo, com o número da caixa e os
campos para preenchimento ou seleção, é obrigatório o preencher o campo Motivo da Exclusão e acione o
botão EXCLUIR.
Caso existam mais caixas para serem excluídas, acione o botão que o sistema abrirá a tela abaixo:
Preencha o campo com o número da caixa adicional que deseja EXCLUIR, acione o botão ADICIONAR,
que as caixas com seus respectivos números serão listados.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 17
2.3.6 - Navegando na funcionalidade Receber
A funcionalidade RECEBER permite que o usuário receba caixas ou processos e documentos transferidos para o arquivo.
Procedimento:
O sistema apresenta a seguinte tela, selecione o tipo de item que deseja receber, caixa ou item avulso, processo ou documento, digite o número e clique no botão pesquisar.
A seguir o sistema disponibiliza a lista de caixas ou avulsos movimentados e ainda não recebidos.
As opções para receber ou recusar a transferência são as seguintes:
Informe o número do avulso ou caixa que você deseja receber e acione o botão RECEBER /
RECUSAR.
Ou marque somente as Caixas ou avulsos que você deseja receber ou recusar e acione o botão RECEBER / RECUSAR.
O sistema retira da lista imediatamente a caixa ou o avulso recebido para arquivamento, a caixa fica na Lista de
Transferência e o avulso na listagem do Arquivo Setorial.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 18
2.3.7 - Navegando na funcionalidade Remanejamento
A funcionalidade Remanejamento permite a reorganização do conteúdo (documento ou processo) de uma caixa
para outra caixa.
Procedimento:
Selecione a funcionalidade Remanejamento, o sistema disponibilizará a tela a seguir.
Na janela da esquerda digite o numero de uma caixa, acione o botão PESQUISAR. Na janela direita digite o
outro número da caixa e selecione PESQUISAR. O sistema disponibiliza a caixa a seguir.
Selecione qual documento deve ser remanejado para qual caixa e acione uma dos botões do centro, este
botão coloca os registros selecionados na janela da esquerda para a da direita, o botão coloca os registros da janela direita para a da esquerda.
Ao finalizar o Arranjo, acione o botão SALVAR. Ficando a caixa como na tela abaixo.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 19
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 20
2.4 - DESARQUIVAR
O submenu DESARQUIVAR é composto por varias funcionalidades: Desarquivamento, Lista de Solicitações
e Solicitação de Desarquivamento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 21
2.4.1 - Navegando na funcionalidade Desarquivamento
A funcionalidade permite o desarquivar de uma Caixa que está arquivada no Arquivo Central (funcionalidade
disponibilizada para o Arquivo Central).
Procedimento:
Selecione a funcionalidade Desarquivar, informe o número da caixa e acione o botão PESQUISAR.
O sistema disponibiliza o formulário a seguir, selecione a Unidade para onde a caixa está sendo desarquivada e
o prazo para retorno e acione o botão DESARQUIVAR.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 22
DESCRIÇÃO DOS CAMPOS DE DESARQUIVAMENTO
CÓDIGOS DE CAIXAS ADICIONAIS Deverá ser preenchido quando os documentos pesquisados se encontrarem
arquivados em mais de uma unidade de arquivamento, ou seja, caixa.
DESARQUIVADO PARA UNIDADE Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado.
PESSOA Área administrativa ou técnica em que o usuário que solicita o(s) documento (s)
encontra-se alocado.
PRAZO PARA RETORNO Tempo estimado para a devolução do (s) documento(s) para o arquivo ou unidade de
origem.
DATA PREVISTA Para a devolução do(s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem.
OBSERVAÇÕES Dados e informações adicionais, se for necessário.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 23
2.4.2 - Navegando na funcionalidade Lista de Solicitações
A funcionalidade permite o desarquivar de uma Caixa que está arquivada no Arquivo Central (funcionalidade
disponibilizada para o Arquivo Central).
Procedimento:
Selecione a funcionalidade Desarquivar, informe o número da caixa e acione o botão PESQUISAR.
O sistema disponibiliza o formulário a seguir, selecione a Unidade para onde a caixa está sendo desarquivada e o prazo para retorno e acione o botão DESARQUIVAR.
CÓDIGOS DE CAIXAS ADICIONAIS Deverá ser preenchido quando os documentos pesquisados se encontrarem
arquivados em mais de uma unidade de arquivamento, ou seja, caixa.
DESARQUIVADO PARA UNIDADE Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado.
PESSOA Área administrativa ou técnica em que o usuário que solicita o(s) documento (s)
encontra-se alocado.
PRAZO PARA RETORNO Tempo estimado para a devolução do (s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem.
DATA PREVISTA Para a devolução do(s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem.
OBSERVAÇÕES Dados e informações adicionais, se for necessário.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 24
2.4.3 - Navegando na funcionalidade Solicitação de Desarquivamento
A funcionalidade SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO permite ao usuário pedir que um documento ou caixa seja desarquivado.
Procedimento:
Ao selecionar a funcionalidade aparecerá uma tela de pesquisa onde irá informa se deseja desarquivar um
documento, processo ou caixa. Após está informação digite o número que deseja desarquivar e clique no
botão pesquisar
O sistema apresenta a seguinte tela:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 25
CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO RELATÓRIO DE SOLICTAÇÕES
SOLICITAÇÃO Funcionário cadastrado na unidade administrativa e/ou técnica.
DATA DA SOLICITAÇÃO Registro da data da solicitação dos documentos, caixa ou processo.
SOLICITANTE Dado já inserido no sistema.
NUP Número do processo, quando for o caso.
ESPÉCIE
De documento, selecionar conforme as opções:
IDENTIFICAÇÃO Refere-se ao número do documento seguido da sigla da unidade produtora.
ANO Da produção e/ou recebimento do documento.
ASSUNTO Informação de assunto tratado no documento solicitado.
INTERESSADO Pessoa (s) com interesse na solicitação do documento sem ser o solicitante.
SOLICITAÇÃO Tipo, já consta no formulário.
NECESSIDADE Se o documento deverá ser desarquivado e/ou emprestada em via original ou cópia
ou em formato digital.
PRAZO PARA DEVOLUÇÃO Delimitação de tempo (dias) que o documento poderá ficar sob a responsabilidade
do usuário.
Após o preenchimento dos campos, acione o botão INCLUIR.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 26
2.5 - LISTAGEM
A funcionalidade Listagem é composta pelas funcionalidades: Listagem de Eliminação e Listagem de
Recolhimento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades
2.5.1 – Navegando no Listagem de Eliminação
A funcionalidade LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO permite gerenciar as listas contendo caixas para eliminação,
nessa funcionalidade também é possível consultar, visualizar, alterar, criar nova lista, visualizar etc.
Procedimento:
Selecione a função LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO que o sistema disponibilizará a seguinte imagem:
CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO
NOVA LISTAGEM Permite registrar uma nova listagem para registrar as caixas contendo documentos/processos para
eliminação.
ANO Selecione para filtrar pelo ano de criação da Listagem.
SITUAÇÃO
Filtro que possibilita verificar em qual situação que se encontra listagem de eliminação. Selecione
dentre as opções:
PESQUISAR Campo que possibilita pesquisar uma listagem pelo seu número de registro ou pelo campo de
descrição.
NÚMERO DA
LISTAGEM/AÇÃOE Neste campo são disponibilizadas as seguintes opções: , selecione a ação
necessária e proceda conforme indicado pelo sistema.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 27
2.5.1 - a) Ação Nova Listagem
Funcionalidade onde é possível criar no sistema uma nova listagem de documentos para a eliminação.
Procedimentos:
Ao selecionar a funcionalidade o sistema disponibiliza o formulário conforme imagem abaixo. Preencha e
selecione os campos obrigatórios.
Para inserir o(s) protocolo(s) do(s) documentos/processos, acione o botão , em seguida o sistema abrirá uma nova janela com os registros arquivados (ver descrição abaixo).
Abaixo janela para seleção do(s) códigos(s) da(s) caixa(s) desejado(s), para isso marque o(s) itens na
coluna da esquerda e em seguida acione o botão INCLUIR REGISTROS
Preenchidos todos os campos obrigatórios acione o botão INCLUIR, o sistema emitirá a mensagem a seguir
informando a inclusão da nova listagem e o seu número:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 28
2.5.1 - b) Ação Alterar
Procedimentos:
Permite alterar os dados de uma listagem. Conforme imagem abaixo, os campos do formulário ficam
abertos para as modificações necessárias. Após realizar as alterações acione o botão SALVAR.
Após realizar a alteração o sistema emite mensagem conforme imagem abaixo:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 29
2.5.1 - c) Ação Excluir
Procedimentos:
Para realizar a exclusão de uma listagem é necessário retirar todos os registros de documentos/processo
nela associados. Após retirar todos os registros, acione o botão EXCLUIR, conforme imagem abaixo:
Após realizar a exclusão o sistema emite mensagem conforme imagem abaixo:
2.5.1 - d) Ação Visualizar
Nessa funcionalidade é possível visualizar a listagem de eliminação, preenchida e pronta para e impressão.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 30
2.5.2 - Navegando na funcionalidade Fechar Lista Para ter a aprovação de eliminar uma relação de documentos/processos é necessário “fechar” a listagem, para
isso siga os procedimentos abaixo.
Procedimentos:
Selecione no menu AÇÃO a opção FECHAR LISTA, conforme a imagem abaixo:
Depois de selecionada a opção, o sistema disponibiliza o formulário abaixo. Para ter a lista fechada acione o botão CONFIRMAR.
Acionado o botão CONFIRMAR o sistema necessita de uma segunda confirmação, conforme a imagem
abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.
Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 31
Após realizar o fechamento da listagem, o sistema disponibiliza uma nova ação, conforme imagem abaixo, selecione o item ENVIAR ARQUIVO NACIONAL, para caracterizar o envio formal ao Arquivo Nacional
da listagem para aprovação.
Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR:
O sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar
acione o botão Cancelar.
Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir:
Após disponibilizar a listagem para envio ao Arquivo Nacional, o sistema disponibiliza a ação
CONFIRMAR APROVAÇÃO para as listagens aprovadas para eliminação.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 32
Selecionada essa opção, o sistema remete para o formulário (ver imagem abaixo), onde deve-se acionar o
botão CONFIRMAR para informa a aprovação e que a relação dos documentos tanto físicos quanto digitais
podem ser eliminados.
Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR o sistema ainda necessita de uma segunda
confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.
Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir:
Após a confirmação da aprovação, a listagem pode ser eliminada via sistema, para isso selecione a opção
ELIMINAÇÃO DEFINITIVA no menu da listagem (ver imagem abaixo):
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 33
Após selecionar a opção ELIMINAÇÃO DEFINITIVA, acionado o botão CONFIRMAR:
O sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar
acione o botão Cancelar.
Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir:
Essa é a ultima ação a ser feita com uma listagem de eliminação. Deve-se observar que os registros da
listagem foram eliminados do sistema.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 34
Após conferência das informações apresentadas pelo sistema, acione o botão CANCELAR
GUIA.
O sistema emite a seguinte mensagem de confirmação do cancelamento da guia:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 35
2.5.3 - Navegando na funcionalidade Listagem de Recolhimento
A funcionalidade LISTAGEM DE RECOLHIMENTO permite gerenciar a relação de listas com caixas de
documentos/processos que estão aguardando o recolhimento ao ARQUIVO CENTRAL.
Procedimento:
Selecione a função LISTAGEM DE RECOLHIMENTO que o sistema disponibilizará a seguinte tela:
CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO
LISTAGEM DE RECOLHIMENTO
NOVA LISTAGEM Permite registrar uma nova listagem para registrar as caixas contendo
documentos/processos para recolhimento.
ANO Selecione para filtrar pelo ano de criação da Listagem de recolhimento
SITUAÇÃO
Deve-se observar que na listagem o sistema disponibiliza um filtro de nome
SITUAÇÃO, nele é possível filtrar as listagens conforme a situação de andamento.
PESQUISAR Campo que possibilita pesquisar uma listagem pelo seu número de registro ou pelo
campo de descrição.
NÚMERO DA LISTAGEM
Neste campo são disponibilizadas as seguintes opções: , selecione a
ação necessária e proceda conforme indicado pelo sistema.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 36
2.5.3 – a) Ação Nova Listagem
Funcionalidade onde é possível criar no sistema uma nova listagem de documentos/processos para recolhimento
ao Arquivo Nacional.
Procedimentos:
Ao selecionar a funcionalidade o sistema disponibiliza o formulário conforme imagem abaixo. Preencha e
selecione os campos obrigatórios.
Para inserir o(s) protocolo(s) do(s) documentos/processos, acione o botão , em seguida o sistema abrirá
uma nova janela com os registros arquivados (ver descrição abaixo).
CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO
LISTAGEM DE RECOLHIMENTO
NÚMERO Número de identificação do registro da listagem.
SITUAÇÃO Campo que se verificar o status da listagem.
LISTAGEM DE
RECOLHIMENTO
Campo onde se informa o nome da listagem.
TIPO DE SUPORTE Indica qual o tipo de suporte dos documentos/processos acondicionados para o
recolhimento.
TIPO DA EMBALAGEM
USADA NO TRANSPORTE
Modelo de caixa ou outro tipo de embalagem utiliza para o transporte.
NÚMERO DA EMBALAGEM
USADA NO TRANSPORTE
Código/número atribuído a embalagem para controle.
TIPO DA UNIDADE DE
ACONDICIONAMENTO
Caixa, pasta, envelope, entre outros tipos.
NÚMERO DA UNIDADE DE
ACONDICIONAMENTO
Código/número atribuído a unidade de acondicionamento para rastreamento e
localização dos documentos/processos.
NÚMEROS DE PROTOCOLO Campo onde se inseri os registros de documentos/processos à listagem de
recolhimento.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 37
Abaixo, janela para seleção do(s) registro(s) desejado(s), para isso marque o(s) item(ns) na coluna da esquerda e em seguida acione o botão INCLUIR REGISTROS.
Preenchidos todos os campos obrigatórios acione o botão INCLUIR, o sistema emitirá a mensagem a seguir
informando a inclusão da nova listagem e o seu número:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 38
2.5.3 – b) Ação Alterar
Permite realizar modificações nas dados de cadastro de uma listagem de recolhimento
Procedimentos:
Permite alterar os dados de uma listagem. Conforme imagem abaixo, os campos do formulário ficam
abertos para as modificações necessárias. Após realizar as modificações necessárias acione o botão
SALVAR.
Após realizar a alteração o sistema emite a mensagem, conforme imagem abaixo:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 39
2.5.3 – c) Ação Descrição
Permite realizar a descrição dos documentos/processos inseridos em uma listagem de recolhimento
Procedimentos:
Selecione a opção, o sistema apresenta a seguir um formulário (ver imagem abaixo) para que no campo
DESCRIÇÃO, inserir as informações necessárias, em seguida acione o botão SALVAR.
Após realizar a ação, o sistema emitirá a seguinte mensagem de confirmação:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 40
2.5.3 – d) Ação Excluir
Procedimentos:
Para realizar a exclusão de uma listagem de recolhimento é necessário retirar todos os registros de
documentos/processo nela associados. Após retirar todos os registros, acione o botão EXCLUIR, conforme
imagem abaixo:
Se for acionado o botão excluir sem retirar o(s) registro(s), o sistema emitirá a seguinte mensagem:
Retirado(s) registro(s) associado(s), acione o botão EXCLUIR para efetivar a ação. Após realizar a
exclusão o sistema emite mensagem, conforme imagem abaixo:
O sistema somente permite excluir uma listagem, se ela estiver em situação ABERTA, conforme
mensagem abaixo, o sistema emitirá aviso informa essa condição:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 41
2.5.4 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada
Para ter a aprovação de recolhimento uma relação de documentos/processos é necessário “fechar” a listagem,
para isso siga os procedimentos abaixo.
Procedimentos:
Selecione no menu AÇÃO a opção FECHAR LISTA, conforme a imagem abaixo:
Depois de selecionada a opção, o sistema disponibiliza o formulário abaixo. Para ter a lista fechada acione
o botão CONFIRMAR.
Acionado o botão CONFIRMAR o sistema necessita de uma segunda confirmação, conforme a imagem
abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.
Após a confirmação, o sistema emite a mensagem a seguir:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 42
Após realizar o fechamento da listagem, o sistema disponibiliza uma nova ação, conforme imagem abaixo
selecione o item ENVIAR ARQUIVO NACIONAL, para caracterizar o envio formal ao Arquivo Nacional
da listagem para aprovação.
Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR, para concretizar a ação o sistema necessita de
uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.
Após a confirmação, o sistema emite a mensagem a seguir:
Após disponibilizar a listagem para envio ao Arquivo Nacional, o sistema disponibiliza a ação
CONFIRMAR APROVAÇÃO (ver imagem abaixo) para as listagens aprovadas para Recolhimento.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 43
Selecionada essa opção, o sistema remete para o formulário (ver imagem abaixo), onde deve-se acionar o
botão CONFIRMAR para informa a aprovação e que a relação dos documentos tanto físicos quanto digitais
podem ser eliminados.
Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR o sistema ainda necessita de uma segunda
confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.
Após a confirmação, o sistema emite a mensagem a seguir:
Após a confirmação da aprovação, pode-se informa no sistema que a listagem de documentos/processos
físicos e pelo sistema, serão recolhidos ao Arquivo Nacional, para isso selecione a opção
RECOLHIMENTO DEFINITIVO no menu da listagem (ver imagem abaixo):
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 44
Após selecionar a opção RECOLHIMENTO DEFINITIVO, acione o botão CONFIRMAR para confirma:
O sistema necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar
acione o botão Cancelar.
Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir de confirmação:
Essa é a ultima ação a ser feita com uma listagem de recolhimento.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 45
2.5.4 – a) AçãoVisualizar
Nessa funcionalidade é possível visualizar os dados da listagem de recolhimento, preenchida e pronta para e
impressão.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 46
2.6 – PESQUISA
O submenu Pesquisa é composto pelas funcionalidades: Pesquisa Avançada e Pesquisa Simples. A seguir é
apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades
2.6.1 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada
A funcionalidade „Pesquisa-Avançada‟ permite que o usuário recupere Caixas arquivadas no Arquivo
Central. Os campos disponibilizados para filtrar a consulta são: Data – Limite, data da Criação, Numero da
Caixa, Unidade e Campo Livre.
Procedimento:
Selecione a funcionalidade Pesquisa-Avançada, digite ou selecione os dados da pesquisa nos campos
disponibilizados na tela.
O sistema apresenta uma relação com de caixas que contêm o dado pesquisado.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 47
No campo PROTOCOLO o usuário poderá efetuar as seguintes ações:
Para uma nova pesquisa clique sobre o link, clicar no link
O usuário deve utilizar esta funcionalidade criteriosamente, devido ao grande número de documentos e o
tempo de resposta da pesquisa. A recuperação das informações será efetuada, informando um ou mais campos ao
mesmo tempo e, quanto mais campos estiverem preenchidos, mais preciso será o resultado da pesquisa.
2.6.2 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples
A funcionalidade Pesquisa-Simples permite que o usuário recupere todas as informações de uma Caixa a partir do
seu número.
Procedimento:
Selecione a funcionalidade Pesquisa-Simples, informe o número da Caixa e acione o botão PESQUISAR.
O sistema disponibiliza os dados da Caixa arquivada apenas para consulta. Para ver todas as informações
da Caixa, navegar na página rolando a barra vertical à direita da tela
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 48
Para uma nova pesquisa clique sobre o link, clicar no link .
Também são disponibilizadas no final da página as opções
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 49
2.7 - RELATÓRIOS
A funcionalidade RELATÓRIOS permite ao usuário emitir relatórios com dados e informações referentes ao: atendimento, desarquivamento, não atendimento, produção, prazo de guarda, solicitações de empréstimo/ desarquivamento e transferência.
O sistema apresenta a seguinte tela, clique no link do relatório desejado.
Ao clicar no relatório desejado o sistema disponibiliza o formulário com os campos para serem preenchidos ou selecionados, ao finalizar clicar no botão PESQUISAR.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 50
2.8 - TRANSFERÊNCIA
O submenu Transferência é composto por varias funcionalidades: Cancelar Transferência, Guia de
Transferência, Lista de Transferência e Transferir. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das
funcionalidades
2.8.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Transferências
A funcionalidade Cancelar Transferência de Caixa cancela a movimentação de caixas ou avulsos feita para o
Arquivo Central. Todas as caixas e avulsos movimentados e ainda não recebidos pelo Arquivo Central são
disponibilizados na tela
Procedimento:
Selecione a funcionalidade Cancelar Transferência e a seguir o sistema disponibiliza a tela com a opção
de selecionar o Tipo (avulso ou caixa) após a seleção é disponibilizado a lista de caixa(s) ou avulso(s)
movimentado(s) e ainda não recebido(s). Apresenta três opções para cancelar a transferência:
Digite o número da caixa ou avulso que deseja cancelar a transferência e acione o botão CANCELAR.
Ou marque a caixa para selecionar todas as caixas e acione o botão CANCELAR.
Ou marque somente a caixa ou avulso que deseja cancelar a transferência e acione o botão CANCELAR.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 51
Automaticamente o sistema retorna com o número da caixa para a Lista de Transferência e o Nup do avulso
para a listagem do Arquivo Setorial.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 52
2.8.2 - Navegando na funcionalidade Guia de Transferências
Procedimento:
Após realizar a transferência de documento/processo avulsos ou de caixa(s), acione no menu Guias de
Transferência, o sistema disponibilizará, conforme a imagem abaixo, o seguinte filtro:
Ao selecionar a opção AVULSO, o sistema retornará a seguinte relação dos documento/processo transferido(s) ao Arquivo Central:
Marque o(s) registro(s) a ser(em) transferido(s) e acione o botão IMPRIMIR GUIA:
Como resulto para impressão o sistema retornará a relação dos registros, conforme imagem abaixo:
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 53
2.8.3 - Navegando na funcionalidade Lista de Transferências
A funcionalidade Lista de Transferência disponibiliza uma relação de todas as caixas criadas na Unidade do
usuário.
Procedimento:
Ao selecionar a funcionalidade LISTA DE TRANSFERÊNCIA, o sistema disponibilizará a seguinte tela:
Na coluna CÓDIGO DA CAIXA ao clicar na barra AÇÃO o usuário visualiza as opções disponíveis conforme o seu perfil. Para utilizar uma das opções basta clicar sobre a mesma.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 54
2.8.4 - Navegando na funcionalidade Transferir
A funcionalidade Transferir permite a transferência de uma caixa ou mais ou de um avulso ou mais para o Arquivo
Central.
Procedimento:
Para transferir uma Caixa ou Avulso, selecione a funcionalidade Transferir, selecione o Tipo Avulso ou Caixa.
Digite o número desejado e acione o botão PESQUISAR.
O sistema pesquisa o número da Caixa ou do avulso e disponibiliza-o como na tela abaixo, o campo unidade
apresenta somente às unidades cadastradas como unidade de Arquivo Central. É possível inserir outros
números de caixas acionando o botão NÚMEROS ADICIONAIS. O campo motivo já vem preenchido.
Quando o motivo selecionado for Arquivar, o campo despacho já vem preenchido com a seguinte informação: TRANFERÊNCIA PARA O ARQUIVO CENTRAL.
Para que a Caixa seja movimentada para o Arquivo Central, o usuário deve acionar o botão TRANFERIR.
Realizada a transferência o sistema volta para a tela inicial da funcionalidade TRANSFERIR.
Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0
Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011
Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 55
3 - FECHAMENTO
O presente documento destina-se a orientar os usuários na utilização do Módulo de Arquivos do sistema
SIGED, como também, dotá-los de conhecimentos da navegabilidade, usabilidade e das funcionalidades para a
operacionalização e gerência do mesmo.