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Prezado Expositor,
Este Manual/Regulamento é parte integrante do seu Contrato de Locação de Estande na XX JABRO – JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015.
A partir de agora este Manual/Regulamento é a sua principal ferramenta de trabalho, pois estabelece os direitos e deveres da PROMOTORA/ORGANIZADORA, do Expositor e de seus contratados durante sua permanência no Espaço APCD.
Nele estão contidas normas e orientações técnicas e operacionais relativas aos períodos de montagem, realização e desmontagem que devem ser respeitadas pela empresa Expositora, seus funcionários e/ ou empresas contratadas.
É muito importante que todas as empresas Expositoras transmitam a seus prestadores de serviços o conteúdo deste Manual/Regulamento, para um entendimento adequado de sua participação no evento.
Os formulários que compõem este Manual/Regulamento estão identificados por assunto e deverão ser entregues impreterivelmente nos prazos indicados.
Solicitamos sua especial atenção ao Cronograma, pois o cumprimento rígido dos prazos e horários é fundamental para atingir da melhor forma o objetivo do evento e a necessidade dos Expositores.
A Promotora reserva-se o direito de alterar, reformular e ou criar regras ou normas, a qualquer momento, que sejam necessárias para o bom andamento do evento como um todo.
A COMISSÃO ORGANIZADORA deseja bom trabalho e bons negócios na XX JABRO – JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015.
Maria Lucia Barbosa Freire – Presidente da ABRO.Marlene Fenyo de Matos Pereira – Presidente da XX JABRO – Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica 2015.Israel Chilvarquer – Coordenador Científico da XX JABRO.Adriano Albano Forghieri – Presidente da APCD.
São Paulo, Maio de 2015.
Realização Apoio
Realização Apoio
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Cronograma de horários de montagem, realização e desmontagem ......................................................... 05
Endereços, telefones e e-mails importantes ................................................................................................. 06
Check-list de providências preparatórias ..................................................................................................... 07
Direção e Responsabilidade .......................................................................................................................... 08
Participação .................................................................................................................................................. 08
Ocupação da área locada ............................................................................................................................ 09
Pagamentos em atraso ................................................................................................................................. 09
Infraestrutura ................................................................................................................................................ 09
Limpeza ......................................................................................................................................................... 10
Segurança ..................................................................................................................................................... 10
Posto Médico e Pronto Atendimento ........................................................................................................... 10
Sanitários para expositores e participantes .................................................................................................. 10
Serviços de Infraestrutura ............................................................................................................................ 11
Seguros ......................................................................................................................................................... 11
Despacho aduaneiro e transitário / Exposição de produtos importados ..................................................... 11
Brindes ......................................................................................................................................................... 12
Hospedagem e Viagens ................................................................................................................................ 13
Normas de Montagem ................................................................................................................................. 13
Altura máxima, recuos correspondentes a vizinhos e ruas .......................................................................... 13
Montagem básica ......................................................................................................................................... 13
Decoração dos Estandes .............................................................................................................................. 15
Prazos de montagem/ Entrada de mercadorias ........................................................................................... 16
Termino da montagem .................................................................................................................................. 16
Trajes de trabalho - EPI ................................................................................................................................. 16
Realização do evento .................................................................................................................................... 17
Participação e acesso .................................................................................................................................... 17
Substituição de equipamentos expostos/Operação do estande .................................................................. 17
Limite de operação/Distribuição promocional .............................................................................................. 18
Som e música ambiente/Ecad ....................................................................................................................... 18
Demonstração equipamentos ...................................................................................................................... 19
Responsabilidade sobre vendas e resultados ............................................................................................... 19
Entrada e saída de mercadorias .................................................................................................................... 19
Intransferibilidade .......................................................................................................................................... 20
Desmontagem .............................................................................................................................................. 20
Normas de segurança .................................................................................................................................. 20
Emissão de documentos fiscais para locomoção de mercadorias ................................................................ 22
Distribuição de prêmios e sorteios ................................................................................................................ 25
Sugestões e Reclamações ............................................................................................................................. 26
ÍNDICE
Realização Apoio
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CRONOGRAMA DE MONTAGEM, REALIZAÇÃO E DESMONTAGEM DO XX JABRO – JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015
OCORRÊNCIA DATA INÍCIO TÉRMINO
PRAZO FINAL PARA ENVIO DOS FORMULÁRIOS 01/09/2015 PRAZO FINAL PARA ENVIO DO PROJETO DO ESTANDE 01/09/2015
INÍCIO DA MONTAGEM (MONTADORA OFICIAL) 26/10/2015 8h 20h
FINAL DA MONTAGEM 27/10/2015 8h 20hEntrada de mercadorias, decoração e detalhamento final da montagem.
LIMPEZA GERAL 27/10/2015 20h 21h
REALIZAÇÃO DA FEIRA 28/10/2015 a 30/10/2015 11h 21h
REALIZAÇÃO DA FEIRA 31/10/2015 8h 15h
ÁREA DE ALIMENTAÇÃO CONFORME HORÁRIO DE REALIZAÇÃO DA FEIRA
DESMONTAGEM (EXPOSITOR) 31/10/2015 15h 23hRetirada de equipamentos portáteis e de valor para Expositores (Computador, Tv, Frigobar, Etc)
DESMONTAGEM (MONTADORA OFICIAL) 01/11/2015 8h 20h
Realização Apoio
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PROMOTOR RESPONSÁVEL:
ORGANIZAÇÃO:
LOCAL DO EVENTO:
COORDENAÇÃO OPERACIONAL / MONTADORA OFICIAL:
ABRO - Associação Brasileira de RadiologiaRua Barão da Lagoa Dourada, 237 sala 15 – CEP: 28035-211Campos dos Goytacazes/RJ E-mail: abro@abro.org.brSite: www.abro.org.br
Decofe – Departamento de Congressos e Feiras da APCDRua Voluntários da Pátria, 547 – CEP: 02011-000 – São Paulo – SP Tel: (55 11) 2223-2521/2223-2516 - Fax: (55 11) 2221-3810 Diretor do Departamento: Pedro Antonio FernandesCoordenação Executiva: Elizabeth P. CallegariSite: www.apcd.org.brE-mail: comercial.decofe@apcdcentral.com.br
Espaço APCD (Ginásio de Esportes / Teatro APCD) APCD - CentralRua Voluntários da Pátria, 547 – CEP: 02011-000 – São Paulo – SPTel.: (55 11) 2223-2521/2223-2516 - Fax: (55 11) 2221-3810CNPJ: 47.331.822/0001-19 – I.E.: IsentoHome page: www.apcd.org.br
ARQUITRAMA FEIRAS E EXPOSIÇÕES LTDARua: Domingos Paiva, 84 – CEP: 03043-070 - São Paulo / SPTel.: (55 11) 3207-4233 / Fax.: (55 11) 3277-0303Home Page: www.arquitrama.com.brE-mail: arquitrama@arquitrama.com.br
Realização Apoio
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CHECK-LIST DE PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS
Leia atentamente este Manual/Regulamento do Evento;
Definição dos produtos e/ ou serviços a serem expostos;
Regularização dos produtos na ANVISA;
Definição de ações de promoção e divulgação da participação;
Preparação do banco de dados e remessa aos principais clientes;
Seguro do estande, pessoal em serviço, produtos e equipamentos expostos;
Materiais de divulgação e de promoção dos produtos e/ ou serviços;
Preenchimento e envio dos FORMULÁRIOS (crachás, energia elétrica, limpeza, etc.);
Contratação de serviços para importação temporária – despacho aduaneiro (estrangeiros);
Seleção e treinamento de pessoal de atendimento no estande;
Hospedagem – Reservas de hotel (Informações e reservas com o Departamento. de Turismo da APCD);
Recolhimento de direitos autorais – ECAD, se utilizar som no estande;
Contratação de serviços para o estande – Limpeza, buffet, etc. (atenção aos crachás);
Emissão de Nota Fiscal de simples remessa de produtos e equipamentos.
Realização Apoio
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DIREÇÃO E RESPONSABILIDADE
A XX JABRO – JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015 tem como única responsável por sua manutenção, administração e custos a ABRO - Associação Brasi-leira de Radiologia Odontológica, que tem seu suporte financeiro na locação de espaços, serviços aos seus Expositores, Participantes e Programação Científica.
Para efeito deste Manual/Regulamento doravante as denominações serão:DIREÇÃO = PROMOTORA/LOCADORAEXPOSITORES = EXPOSITOR/LOCATÁRIOCONGRESSISTAS E VISITANTES = PARTICIPANTEORGANIZADORA = APCD - Associação Paulista de Cirurgiões-Dentistas
Este Manual/Regulamento é parte integrante do Contrato de Locação e as normas e critérios nele con-tidos, são de observância obrigatória. A ORGANIZADORA se reserva o direito de resolver, sempre que necessário, as dúvidas oriundas deste Manual/Regulamento.
O expositor deve estar apto a comprovar o cumprimento de todas as normas e obrigações previstas na legislação (tributária, Receita Federal, segurança, Vigilância Sanitária, trabalhista, etc.) relativas à sua participação no evento.A fiscalização é exercida por representantes das três esferas de governo mencionadas, não cabendo à ORGANIZADORA qualquer responsabilidade ou interferência nesta atuação.
PARTICIPAÇÃO
Áreas da Exposição: O Espaço APCD será dividido em áreas de exposição promocional, área de alimentação, área de conveniência, prestadores de serviços, locais reservados à Administração, além de vias de circulação.
Montagem (montadora oficial): As áreas locadas serão entregues aos Expositores com sua me-tragem e localização demarcadas no dia 26/10/2015, às 8h, para a montagem e a decoração dos estandes até as 20h do dia 27/10/2015, impreterivelmente. (Deverão ser cumpridas as Normas de Edificação determinadas pelo Regulamento Único de Montagem de Estandes do Evento).
Desmontagem (expositor): Inicia-se no dia 31/10/2015, às 15h, e deverá ser encerrada sem qualquer concessão às 23h. É de responsabilidade do Expositor a remoção de todo o entulho e materiais decorrentes da desmontagem. O não cumprimento destes prazos sujeitará o faltoso à multa de 5% do valor do Contrato.
Realização Apoio
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OCUPAÇÃO DA ÁREA LOCADA
PAGAMENTOS EM ATRASO
A área locada será liberada para o Expositor desde que não haja pendências financeiras com a ORGANIZADORA e/ou tenham sido atendidas todas as solicitações contidas neste Manual/Regulamento. A área locada não ocupada até 12 horas, antes do início do período de realização, poderá ser relocada e remanejada a critério único e exclusivo da PROMOTORA/ ORGANIZADORA não cabendo ao Expositor qualquer reclamação.
Os EXPOSITORES que estiverem com seus pagamentos em atraso deverão saldar seus com-promissos com a ORGANIZADORA, sejam esses referentes a parcelas contratuais e/ ou taxas de instalações e serviços para obterem liberação do espaço locado e recebimento de crachás. Reiteramos que a participação no evento está vinculada à comprovação dos pagamentos.
INFRAESTRUTURA
ATENDIMENTO E CREDENCIAMENTO DE EXPOSITORES E PRESTADORES DE SERVIÇOS.
ESTES SERVIÇOS ESTARÃO EM FUNCIONAMENTO NOS SEGUINTES HORÁRIOS:
MONTAGEM:
ÁREA DE ALIMENTAÇÃO:
DESMONTAGEM (expositor):
PROGRAMAÇÃO CIENTÍFICA:
REALIZAÇÃO DA FEIRA COMERCIAL: 26/10 - das 8h às 20h – Montadora Oficial27/10 - das 8h às 20h - Expositor
31/10 - das 15h às 23h.
de 28/10 a 31/10 conforme horário da feira comercial.
28/10 - das 11h às 21h. 29/10 - das 11h às 21h.30/10 - das 11h às 21h.31/10 - das 8h às 15h.
28/10 - das 13h às 18h.29/10 - das 13h às 20h. 30/10 - das 13h às 20h.31/10 - das 9h às 12h.
Realização Apoio
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LIMPEZA GERAL DO EVENTO
LIMPEZA DO ESTANDE
A ORGANIZADORA se encarregará da limpeza geral das áreas comuns da exposição, ou seja, áreas de circulação, administração, sanitários, em hórarios compativéis com a tabela acima.
Durante o evento, a limpeza das áreas internas dos estandes é de responsabilidade do EXPOSI-TOR e deverá ser realizada por seus funcionários ou empresa oficial do evento em horários compa-tíveis com a tabela acima. Somente poderão ser utilizados funcionários próprios ou empresa oficial se forem devidamente credenciados pela ORGANIZADORA.
EMPRESA OFICIAL - FORMULÁRIO n.º 02 - até 01/09/2015
Em hipótese alguma, os resíduos oriundos da limpeza dos estandes poderão ser jogados nas áreas comuns ou de circulação, ficando o EXPOSITOR sujeito a penalidades: advertência por escrito; e na reincidência multa de 5% do valor do contrato.Os detritos de cada estande somente poderão ser colocados nas vias de circulação após o encer-ramento das atividades de cada dia, desde que, devidamente, acondicionados em sacos plásticos.
SEGURANÇA GERAL DO EVENTO
O serviço de segurança será mantido 24 horas pela ORGANIZADORA, durante o período de mon-tagem, realização e desmontagem do evento, atuando nas portarias, em áreas de circulação e áreas comuns do evento.
POSTO MÉDICO E PRONTO ATENDIMENTO
O serviço de pronto-socorro estará em operação em datas e horários compatíveis com os períodos de montagem, realização e desmontagem estipulados neste Manual/Regulamento.
SANITÁRIOS PARA EXPOSITORES E PARTICIPANTES
Durante os períodos de montagem, realização e desmontagem estarão em funcionamento, sanitá-rios masculino, feminino e para portadores de necessidades especiais.
Realização Apoio
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SERVIÇOS DE INFRAESTRUTURA
Estarão em operação em horários compatíveis durante o período de montagem, realização e des-montagem os seguintes serviços: • Iluminação geral do Espaço APCD; • Instalações elétricas; • Montadora oficial.
SEGUROS
Os Expositores são os únicos responsáveis por qualquer lesão sofrida por seus funcionários e/ ou participantes durante a permanência em seu estande, bem como danos a bens pessoais ou mate-riais de qualquer natureza, causados por roubo, incêndio, explosão, infiltrações de água, umidade, acidentes e outras causas de qualquer origem e fonte. Os Expositores também são responsáveis por lesões ocorridas dentro ou fora de seus estandes causadas por seus funcionários e/ ou prepostos, e/ ou danos a quaisquer bens materiais sob a sua responsabilidade.
A PROMOTORA/ORGANIZADORA recomendam ao Expositor a contratação de seguros especí-ficos de RISCOS DIVERSOS – RD e RESPONSABILIDADE CIVIL – RC, que ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem e desmontagem do estande e durante o período de realização do evento. Na ausência de apólice ou insuficiência dessas na cobertura dos riscos acima, caberá ao Expositor indenizar e recompor todos os danos perante a PROMOTORA/ORGANIZADORA, o Espaço APCD e/ ou a Terceiros, independentemente de tais danos serem permanentes ou temporários.
DESPACHO ADUANEIRO E TRANSITÁRIO / EXPOSIÇÃO DE PRODUTOS IMPORTADOS
Poderão ser demonstrados produtos importados pelos respectivos fabricantes, importadores e representantes dos mesmos, conforme normas do evento, respeitando as legislações alfandegária e fazendária correspondentes, bem como as Normas da Vigilância Sanitária. Os Expositores deve-rão cumprir as exigências obrigatórias impostas pelo MINISTÉRIO DA FAZENDA e ANVISA, que coordena e autoriza as IMPORTAÇÕES DESTINADAS ÀS FEIRAS E EXPOSIÇÕES.
Realização Apoio
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É IMPORTANTE ressaltar que o não cumprimento das exigências da legislação alfandegária, fa-zendária e da Vigilância Sanitária (ANVISA) acarretará impedimento do ingresso das mercadorias no país e consequentemente exposição na feira, ao mesmo tempo em que a PROMOTORA não assumirá qualquer responsabilidade pela não liberação das cargas destinadas ao evento.
A fim de facilitar a tramitação, é recomendado ao Expositor contratar empresa especializada que fique responsável pelo despacho, desembaraço aduaneiro, importação temporária de mercadorias e equipamentos e/ ou trânsito de mercadorias para o evento.
Mais informações:
MINISTÉRIO DA FAZENDA / RECEITA FEDERAL
Esplanada dos Ministérios - Bloco PCEP: 70048-900 – Brasília - DF PABX: (61) 3412-2000/3412-3000 Fax:(61) 3226-9084Home page: www.fazenda.gov.brE-mail: ouvidormf@fazenda.gov.br
BRINDES
O Expositor poderá, exclusivamente, dentro de seu estande, distribuir brindes a todos os PARTI-CIPANTES, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ ou respectivos produtos. Esta promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a evitar a formação de filas ou aglomerações. A PROMOTORA/ORGANIZADORA poderão sustar qualquer promoção que, a seu critério, venha a prejudicar a Feira, o acesso e a visitação a qualquer estande e/ ou área de livre circulação do público. É obrigatório o pagamento de taxa municipal para este fim. Expositores que não respeitarem esta determinação terão seus materiais recolhidos ao De-partamento Operacional, e poderão ser retirados pelo Expositor no encerramento do período de realização do evento.
Realização Apoio
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HOSPEDAGEM E VIAGENS
Para reserva de hotel e pacotes promocionais para o evento, contatar o Departamento de Turismo da APCD:
DETUR - Departamento de Turismo da APCD
Fone: (11) 2223-2317 / 2318 / 2327 / 2385 / 2386Fax: (11) 2221-1883Home Page: www.apcd.org.br
E-mail: grupos1.turismo@apcdcentral.com.br / coord.turismo@apcdcentral.com.brO Departamento de Turismo também tem condições especiais de negociações com hotéis para coquetéis e jantares das empresas EXPOSITORAS.
NORMAS DE MONTAGEM
Somente será permitida a contratação da montadora oficial do evento “Arquitrama Feiras e Expo-sições” para a execução de complementos da montagem básica, bem como para a elaboração e execução de projetos especiais.
ALTURA MÁXIMA, RECUOS CORRESPONDENTES A VIZINHOS E RUAS
A altura máxima permitida, não poderá ultrapassar 3,30 metros de altura para estandes com mon-tagem básica, e 4,40 metros de altura para estandes com projetos especiais, não havendo neces-sidade de recuos aos vizinhos e ruas.
MONTAGEM BÁSICA
O padrão mínimo de montagem seguirá obrigatoriamente a seguir descrito:
• Piso: Será revestido com carpete forração na cor cinza, não sendo possível nesse local, instalação de pontos de água ou ar comprimido fornecidos pela APCD.
• Paredes/ divisórias: As paredes divisórias deverão ser feitas com painéis TS estrutural, formicalizados na cor branca, com 3,30 metros de altura, sendo montados em perfis e travessas de alumínio em sistema modular.
Realização Apoio
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• Testeira/ identificação: Placa curva na medida 2,20m x 0,70m, com aplicação do nome do expositor em letra helvética em vinil adesivo na cor preto. O número de identificação do estande deverá estar colocado no canto inferior direito da testeira. O nome fantasia ou produto, escolhido pelo Expositor, deverá ser centralizado.
• Iluminação: A iluminação geral dos estandes básicos deverá ser feita através da instalação de spot-lights, Compatalux K de 60 watts, montados sobre arandelas de alumínio, sendo 01 para cada 3m².
• Pontos de energia elétrica: Uma tomada monofásica de 220 volts, para cada estande, e só será permitida a utilização de cabos revestidos PP como fiação, conforme normas do UBRAFE/SINDIPROM.
• Modificações na montagem básica: A montagem básica poderá ser alterada para padrões superiores. As modificações deverão ser previamente submetidas e analisadas pela COORDENAÇÃO OPERACIONAL.
• Móveis: À montagem básica serão acrescidas 01 mesa com tampo de vidro incolor ou MDF padrão marfim e 02 cadeiras estofadas e 01 balcão.
Realização Apoio
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INSTALAÇÕES ELÉTRICASÉ obrigatória a utilização de cabo não propagador de chamas e com dupla isolação mecânica (tipo PP). Em caso de dúvida consultar a NBR 5410. Todo estande deverá obrigatoriamente ser aterrado.
ÁREAS DE LIVRE CIRCULAÇÃO
Não é permitida a utilização das áreas de circulação ou áreas de estandes vizinhos para a colocação de materiais e produtos a serem instalados nos estandes. Não é permitida a colocação de caixas e/ ou qual-quer tipo de material nas vias de circulação.Toda a operação de montagem deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites da área locada.
AR CONDICIONADO
Não será permitida a instalação de aparelho de ar-condicionado.
UTILIZAÇÃO DO ESPAÇO APCD
O piso do Espaço APCD não pode ser demarcado, furado ou pintado.É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou produtos expostos nas es-truturas e/ ou paredes do Espaço APCD sem prévia autorização escrita da ORGANIZADORA do evento.Não será permitida a utilização das áreas de circulação ou áreas de estandes vizinhos para a colocação de materiais e produtos a serem instalados nos estandes.
DECORAÇÃO DOS ESTANDES
O Expositor deverá contratar os serviços de decoração de seu estande somente com a montadora oficial do evento, respeitando as seguintes Normas de Decoração: • Todo sistema de comunicação visual para orientação dos participantes nas áreas comuns, será feito exclusivamente pela ORGANIZADORA que tem a liberdade de comercializá-la a seu exclusivo critério; • Jardins, flores e plantas ornamentais só serão permitidos em recipientes que não contenham terra solta, areia ou pedras, devendo o EXPOSITOR, após a desmontagem do seu estande, providenciar sua remoção; • Não serão permitidos estandes com piso superior ou mezanino;
Realização Apoio
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PERÍODO DE MONTAGEM E DESMONTAGEM
DATA INÍCIO TÉRMINOINÍCIO DA MONTAGEM (Montadora Oficial) 26 de outubro 8h 20h FINAL DA MONTAGEM 27 de outubro 8h 20hEntrada de mercadorias, decoração e detalhamento final da montagem
LIMPEZA GERAL 27 de outubro 20h 21h
TÉRMINO DA MONTAGEM – DECORAÇÃO FINAL – LIMPEZA DO ESTANDE
Os trabalhos de montagem dos estandes deverão ser impreterivelmente encerrados às 20h do dia 27 de outubro. A partir desta data e horário, a ORGANIZADORA se encarregará da limpeza nas áreas de circu-lação comum, cabendo ao Expositor a limpeza de seu estande.
TRAJES DE TRABALHO – E.P.I.
Não será permitido acesso de pessoal trajando chinelos, calção de banho ou sem camisa.Será permitido o uso de bermuda, porém sempre acompanhado de sapato, bota ou tênis.
Por medida de segurança, é recomendada a utilização de uniforme ou camiseta, identificando a monta-dora e expositor a quem o funcionário pertence, não sendo permitido o acesso de qualquer pessoa sem a utilização de umas dessas opções (inclusive o crachá de identificação).
É obrigação e responsabilidade da empresa montadora e/ ou terceirizadas da montadora oficial a utiliza-ção de E.P.I. – Equipamentos de Proteção Individual.
ENTRADA DE MERCADORIAS
Toda mercadoria terá livre entrada no Espaço APCD.Recomendamos ao Expositor sempre manter pessoal responsável junto aos seus produtos e/ou mercadorias.
A PROMOTORA/ORGANIZADORA não são responsáveis por qualquer dano, avaria, prejuízo ou furto dos produtos, materiais ou equipamentos expostos ou utilizados pela empresa Expo-sitora em sua área ou estande.É de responsabilidade exclusiva do Expositor, cumprir e fazer cumprir toda e qualquer exigên-cia legal relativa ao procedimento de remessa de mercadorias, produtos e/ ou utensílios.“Observe e respeite as determinações legais referentes ao IPI e ICMS”.
Realização Apoio
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REALIZAÇÃO DO EVENTO
Período e horário de realização da feira comercial:28/10 - das 11h às 21h.29/10 - das 11h ás 21h.30/10 - das 11h ás 21h.31/10 - das 8h às 15h.
ACESSO DE PESSOAL CREDENCIADO – PERÍODO DE REALIZAÇÃO
Crachá de Expositor _____________________ das 8h às 21h. Crachá de Visitante ______________________ horário de abertura da Feira Comercial
Atenção: Verifique a real necessidade de cada categoria de crachá, uma vez que os horários de acesso aqui estabelecidos (portanto, de prévio conhecimento de cada Expositor), não serão alterados sob qualquer pretexto e/ ou justificativa.
PARTICIPAÇÃO E ACESSO
Os PARTICIPANTES inscritos na XX Jabro – Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica terão acesso às dependências da Exposição durante o seu período de funciona-mento, conforme horário da feira comercial.O estande deverá ser franqueado livremente aos PARTICIPANTES, exclusivamente, de 28/10 a 31/10/2015, não sendo permitido ao Expositor a venda de ingressos sob qualquer pretexto ou forma (verifique tabela de crachás/ horários de acesso).O acesso à área de Exposição não será permitido fora do horário de funcionamento estabeleci-do. (Apenas Expositores e seus funcionários, pessoal de limpeza, segurança, todos portadores de identificação apropriada receberão autorização para ingressar pelo Portão Principal confor-me tabela de crachás/horários de acesso).
SUBSTITUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS EXPOSTOS
Os equipamentos que necessitem ser substituídos ou retirados do local devem estar devidamente autorizados pela ORGANIZADORA que, a seu critério, poderá ou não atender a esta solicitação.
OPERAÇÃO DO ESTANDE
Deverá estar sempre presente pelo menos um funcionário do Expositor, 30 minutos antes da abertura da feira e 30 minutos depois do horário de fechamento, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos.
Realização Apoio
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LIMITE DE OPERAÇÃO
É vedado ao Expositor manter pessoal fora dos limites do estande em operação de venda ou distribuição de folhetos, brindes, etc. Na primeira ocorrência, será advertido por escrito. Na reincidência, o material será recolhido ao Departamento de Segurança do evento e somente será devolvido após o evento. No caso de nova infração com a distribuição de outro material, o expositor será multado no valor correspondente a 5% do contrato de locação.
DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL
Será permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos, exclusivamente, no inte-rior do estande, reservando-se a PROMOTORA/ORGANIZADORA o direito de fazer cessar a distri-buição sempre que estiver ocasionando tumulto, aglomerações ou distúrbios coletivos.As vias de circulação da feira são de uso comum, não sendo permitida a distribuição de ingressos, panfletos, bem como a colocação de faixas, painéis ou outras peças promocionais, sob pena de advertência e demais ações previstas no Contrato de Locação de estandes.
SOM E MÚSICA AMBIENTE
Todo som produzido no estande por audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro equipa-mento não deverá exceder o volume de 60 decibéis. É expressamente proibido o uso de amplifi-cadores de som para mensagens de venda de seus produtos expostos ou outras promoções.Caso o Expositor não observe esta norma, será efetuada a medição do nível de ruído através de decibelímetro e, constatado o excesso do volume, a ORGANIZADORA primeiramente aplicará advertência por escrito, e na reincidência, multa de 10% do valor do contrato de locação.
ECAD – DIREITOS AUTORAIS
De acordo com a Lei n.º 9610/98 que regulamenta os Direitos Autorais, a empresa Expositora que utilizar música ambiente em seu estande, mesmo através de AM/FM, deverá recolher taxa específica através de Guia própria, fornecida pelo ECAD. O Expositor deverá manter o comprovante de reco-lhimento em seu estande durante todo o período do evento e apresentá-lo em caso de fiscalização.Nota: Esta taxa deverá ser quitada até 72 horas antes do início do evento.Informações:ECAD – ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃOAvenida Paulista, 171 - 3º andar – 01311-000 – São Paulo/SP.Tel: (11) 3287-6722 Fax: (11) 3285-6790Internet: www.ecad.org.brE-mail: eventossp@ecad.org.br / ecadsp@ecad.org.br
Realização Apoio
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DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
A ORGANIZADORA poderá suspender a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor ou determinar período para demonstração de qualquer equipamento que, a seu critério, possa apresentar risco às pessoas, produtos, estruturas e elementos de estandes ou que produzam alto nível de ruído ou vibração que possam perturbar as operações de estandes vizinhos ou do próprio Espaço APCD. É expressamente proibida a emissão de radiações ionizantes e DEMONSTRAÇÕES CLÍNICAS DE QUALQUER NATUREZA EM SERES HUMANOS. O Expositor que descumprir esta determinação será obrigado a cessar esta atividade imediatamente, ficando sujeito à penalidade de multa de 10% do valor do contrato de locação.
RESPONSABILIDADE SOBRE VENDAS / RESULTADOS
A PROMOTORA/ORGANIZADORA não têm responsabilidade pela realização de negócios entre Ex-positores e PARTICIPANTES.
A responsabilidade da PROMOTORA/ORGANIZADORA restringe-se à organização, promoção e di-vulgação do evento junto a Classe Odontológica Nacional.
ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS E/ OU PRODUTOS
Todas as mercadorias e materiais de propriedade dos Expositores colocadas nos estandes são de sua inteira responsabilidade.
Após a inauguração da exposição, a entrada de mercadorias ou volumes, somente será permitida, diariamente, no horário das 8h às 9h.
Nenhum equipamento ou produto em exposição poderá sair do Espaço APCD durante o período de funcionamento da feira. Em casos especiais, a ORGANIZADORA poderá autorizar a substituição de produtos ou equipamentos que apresentem defeitos por outros de iguais características, lembrando que esta operação só poderá ser realizada dentro do horário de manutenção e correrá por conta e risco do Expositor.
Obs.: É obrigatória a emissão de Nota Fiscal da venda dos produtos. Cada um dos itens expostos e/ ou comercializados deve estar registrado na ANVISA.
Realização Apoio
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INTRANSFERIBILIDADE
O Expositor não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade com relação à PROMOTORA, nem sublocar total ou parcialmente a área que lhe foi locada (Cláusula 15ª do Contrato de Locação). A desistência da participação, a qualquer tempo, obedecerá ao disposto na Cláusula 8ª e Parágrafos do Contrato de Locação.
Para cada área locada deverá existir uma única identificação principal (testeira) devendo ser a mesma constante do Contrato de Locação. Demais materiais promocionais com identificação de fornece-dores e produtos deverão, obrigatoriamente, ficar no interior do estande e de maneira secundária à identificação principal. A PROMOTORA, através de sua equipe operacional, poderá fiscalizar a qual-quer tempo o fiel cumprimento desta determinação.
DESMONTAGEM
É de responsabilidade do Expositor ou montador contratado desmontar seu estande e retirar produ-tos e equipamentos expostos nos prazos e condições aqui estipulados.
DATA INÍCIO TÉRMINODESMONTAGEM (Expositor) 31/10/2015 15h 23hRetirada de equipamentos portáteis e de valor para expositores (computador, tv, frigobar, etc).
DESMONTAGEM 01/11/2015 8h 20h
NORMAS DE SEGURANÇA
TODAS AS PESSOAS QUE SE ENCONTRAREM NAS DEPENDÊNCIAS DO ESPAÇO APCD DEVE-RÃO MANTER SUA CREDENCIAL EM LOCAL VISÍVEL.
MENORES DE IDADE
Não será permitida a entrada de menores de 16 anos durante o período de montagem e desmonta-gem, mesmo que acompanhados de seus responsáveis.Os Expositores que contratarem menores de idade para seus estandes deverão apresentar uma li-cença específica do juizado de Menores.
OPERAÇÃO DE MATERIAIS
Todo trabalho com graxa, tinta, material corrosivo, pó, líquido, produto químico e etc., será vedado dentro do Espaço APCD.
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GLP, COMBUSTÍVEIS E EXPLOSIVOS
É proibida a utilização de qualquer explosivo, gazes não liquefeitos, tóxicos e combustíveis ou botijões de gás GLP.
EXTINTORES DE INCÊNDIO
Todo Expositor está obrigado a manter um extintor em seu estande. Este deve estar devidamente posicionado, identificado e sinalizado, obedecendo às normas de técnicas do Corpo de Bombeiros.
Aconselhamos a instalação/utilização de extintores de CO2 e/ ou pó químico, de acordo com produ-tos expostos e materiais utilizados na montagem de seu estande.
Por determinação do CONTRU, todo material inflamável utilizado na montagem de estandes, a exemplo de pisos, paredes e cobertura de madeira, carpetes, fibras naturais, papel e cartonados, tecidos de algodão e de fibras sintéticas, utilizados na decoração do estande, etc., devem receber aplicação de Solução de Retardamento de Chama (ignífugo). A ORGANIZADORA tem o direito de exigir da montadora, a apresentação de certificado ou atestado de aplicação, expedido pela empre-sa que aplicou o produto.
MOTORES DE COMBUSTÃO
É terminantemente proibido o funcionamento de motores de combustão interna no interior do Espaço APCD.
OPERAÇÃO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
Não será permitida a exposição e/ ou operação de máquinas e equipamentos que não possuam sistema de exaustão ou que produzam som (ruído) superior a 60 decibéis.
BALÕES PROMOCIONAIS, BLIMPS E BEXIGAS DE GÁS
Não será permitida a colocação de balões promocionais, dirigíveis ou qualquer outro meio de divul-gação que possam se desprender e ficar alojado no teto do Espaço APCD.
CARGA, DESCARGA E MANUSEIO DE MÁQUINAS E/ OU EQUIPAMENTOS
Toda e qualquer carga, descarga e/ ou manuseio de equipamentos no interior do Espaço APCD é de inteira responsabilidade da empresa Expositora.
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EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCIAIS PARA LOCOMOÇÃO DE MERCADORIAS
Para esclarecimentos sobre este item, sugerimos que o Expositor entre em contato com o seu contador e verifique a documentação exigida de acordo com a lesgislação pertinente a seu Estado de origem.
TAXA DE LICENÇA PARA LOCALIZAÇÃO, FUNCIONAMENTO E INSTALAÇÃO
A Prefeitura Municipal de São Paulo cobra, de cada Expositor, os tributos que são obrigatórios:
• TFE (Cód.34932) – Taxa de fiscalização de estabelecimento. Taxa cobrada pela instalação do estande.
• TFA (Cód.90042) – Taxa de fiscalização de Anúncios. Para propagandas fixas como: testeiras, logotipos, banners dentro e fora dos estandes. • TFA (Cód.97110) – Taxa de fiscalização de Anúncios. Para distribuição de brindes, folhetos, folders, catálogos.
Para facilitar a apresentação das GUIAS referentes ao pagamento destas taxas a Prefeitura de São Paulo solicitará à Promotora o comprovante destas taxas referente a todos os Expo-sitores em um único DARM apenas relacionando o Nome e estande do Expositor em uma folha anexa.
A ORGANIZADORA enviará para cada Expositor um boleto no valor correspondente, cujo vencimento dar-se-á em 01/09/2015.
DELEGACIA REGIONAL DO TRABALHO – DRT/SP - FISCALIZAÇÃO DO MINISTÉRIO DE TRABALHO / CONTRATAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA
O Ministério do Trabalho, no sentido de normatizar as diferentes formas de contratação de mão de obra, tem realizado diligências com equipe de fiscais no recinto de realização da feira para a orientação e fiscalização e eventual autuação de infrações.
Providências necessárias para a contratação de mão de obra temporária, bem como, os docu-mentos trabalhistas que devem permanecer no seu estande para apresentação à fiscalização.
Procedimentos Legais - contratação de “recepcionistas, garçons, guardas de estande, limpado-res, montadores de estande e empregados de empresas de prestação de serviços a terceiros”:
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A contratação direta de mão de obra deve obedecer ao disposto no Artigo 443, parágrafos 1º e 2º , letras A e B da Consolidação das Leis do Trabalho, que regula a contratação de mão de obra temporária.
Os documentos que devem permanecer no seu estande à disposição da fiscalização trabalhista são os seguintes:
1. Funcionários da empresa Expositora:- Segunda via da Ficha de Registro de empregados;- Cartão de Ponto.
2. Funcionários de empresas de prestação de serviços à terceiros:- Contrato de prestação de serviços;- Segunda via da Ficha de Registro de empregados ou cartão de identificação tipo crachá contendo nome completo, função, data de admissão e no do PIS/PASEP;- Cartão de ponto.
3. Trabalhadores temporários:- Contrato de trabalho temporário firmado com a empresa;- Relação dos trabalhadores que prestam serviços nessa condição;- Cartão de ponto;- Registro no Ministério do Trabalho.
4. Autônomos:- Cópia da inscrição do autônomo junto à Prefeitura e ao INSS.
NOTA: As empresas e os representantes comerciais devem ter consigo documentos ineren-tes à sua profissão e respectiva atuação dentro ao evento.
É DE EXCLUSIVA E ÚNICA RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR O CUMPRIMENTO INTEGRAL DAS LEIS E NORMAS LEGAIS FEDERAIS, ESTADUAIS E MUNICIPAIS VIGENTES, SENDO QUE A FISCALIZAÇÃO E EVENTUAL AUTUAÇÃO INDEPENDEM DA PROMOTORA.
Mais informações:SECRETÁRIA DE INSPEÇÃO DO TRABALHOEsplanada dos Ministérios - Bloco FCEP: 70059-900 - Brasília – DF.Tel: (61) 3317-6000/ 3317-6174/ 3317-6273Fax: (61) 3226-9353Home Page: www.mte.gov.br
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VIGILÂNCIA SANITÁRIA - ANVISA
Conforme consta no item II da Cláusula 12ª do seu Contrato de Locação e Patrocínio:
“Cláusula 12ª, Item II - A Locatária/Patrocinadora poderá expor, demonstrar, tirar pedidos e vender seus produtos, serviços e outros, ficando sob sua responsabilidade o cumprimento da legislação tributária e fiscal federal, estadual e municipal.”
O Expositor está ciente da obrigatoriedade de providenciar registro de seus produtos odon-tológicos, nacionais e importados, junto à Vigilância Sanitária e aprovação dos mesmos pelo órgão competente do Ministério da Saúde (Lei Federal nº 6.360/76, do Decreto Federal 79.094/77, o qual foi revogado, estando em vigor o Decreto Federal n° 8077/13 e da Lei Estadual 10.083/98 e da Lei Municipal nº 13.725/04 e Portaria Municipal nº 2755/12)
O Expositor deverá enviar à Organizadora e à ANVISA, através de correio eletrônico, cópia dos documentos acima previstos, sob pena de não o fazendo, ser impedida de montar o estande na exposição.
É de exclusiva e única responsabilidade do Expositor o cumprimento de todas as normas es-tabelecidas pelos órgãos de fiscalização, bem como, pela obrigatoriedade de apresentação da documentação relativa à autorização de funcionamento, licença de funcionamento e/ou cadastro municipal de vigilância sanitária.
O Expositor deverá obrigatoriamente manter em seu poder, no estande, durante o período da exposição toda a documentação que comprove sua situação regular perante os órgãos competentes. A Promotora e a Organizadora poderão solicitar a apresentação dos respecti-vos comprovantes e documentos mencionados nesta cláusula.
O não cumprimento desta cláusula acarretará ao Expositor a imediata suspensão de sua par-ticipação no Evento, sem prejuízo de perdas e danos a que der causa.
Caso a Promotora ou Organizadora venha a ser responsabilizada por descumprimento de legislação, por culpa do Expositor, fica desde já acordado que esta responderá por even-tuais prejuízos que a Promotora ou Organizadora venha a suportar.
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Mais informações:AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIADepartamento de Fiscalização de SaúdeSGAN Quadra 601 lotes O/P - Asa Norte. Tel: (55 61) 3325-4811/ 3325-4812Fax: (55 61) 3322.2182Home page: www.saude.gov.brE-mail: divisa@saude.df.gov.br
CENTRO DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA ESTADUAL Av. Dr. Arnaldo, 351/ anexo 3 - Cerqueira CésarCEP: 01246-901 - São Paulo-SPTel.: (11) 3066-8000E-mail: cvs@cvs.saude.sp.gov.br / secretarias@cvs.saude.sp.gov.br COVISA
COORDENAÇÃO DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA MUNICIPAL DE SÃO PAULO
Rua Santa Isabel, 181 Vila BuarqueCEP: 01221-010 - São Paulo-SPTel.: (11) 3397-8278 / 3397-8279 / 3397-8280E-mail: smscovisaprodutos@prefeitura.sp.gov.br
Enfatizamos a OBRIGATORIEDADE de obtenção prévia na ANVISA de Licença para exposi-ção temporária de produtos sem regularidade sanitária, conforme Resolução RDC nº 13 de 27/01/2004 - ANVISA. Ressaltamos ainda que no §1º do item 9.1 - Vigilância Sanitária - AN-VISA consta o Decreto Federal 79.094/77, o qual foi revogado, estando em vigor o Decreto Federal n° 8077/13. Cabe ainda ressaltar que a exposição de produtos nacionais ainda sem regularidade sanitária também dependerá de documento emitido pela ANVISA autorizando sua demonstração temporária.
DISTRIBUIÇÃO DE PRÊMIOS E SORTEIOS
A emissão das autorizações e a fiscalização das atividades relativas à distribuição gratuita de prêmios efetuada mediante sorteios, vales brindes, concursos ou operações assemelhadas é de competência da Caixa Econômica Federal (Lei n.º 5.768 de 20.12.1971).O pedido de autorização deve ser formulado à CEPCO da CEF, nos seguintes endereços:
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CEF – CAIXA ECONÔMICA FEDERAL
CN Promoções ComerciaisSetor de Edifícios PúblicosNorte - SEPN, 512, Conjunto C, TérreoCentro Empresarial José Alencar Gomes da SilvaCEP 70.760-500 Brasília/DFE-mail: cepco@caixa.gov.br
A autorização deverá ser concedida especificamente para o evento em questão no caso con-creto a XX Jabro – Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica 2015 - APCD.A autorização deverá ser apresentada à ORGANIZADORA antes da data do início do evento.O material promocional (folhetos, cartazes, etc) que faça menção ao sorteio, concurso ou operação assemelhada deverá conter obrigatoriamente o número da autorização.O pedido de autorização deve ser protocolado no prazo mínimo de 40 (quarenta) dias antes da data de início da promoção comercial.
SUGESTÕES E RECLAMAÇÕES
Eventuais sugestões ou reclamações a respeito de atividades relacionadas ao evento, somente serão aceitas se formuladas por escrito e devidamente identificadas, e deverão ser entregues durante a realização do evento no CAEX.
FORMULÁRIOS – DESCRITIVO PARA PREENCHIMENTO
Anexo ao presente Manual/Regulamento, o Expositor encontrará os FORMULÁRIOS para a solicitação e envio de dados adiante mencionados.O não cumprimento das DATAS LIMITES ou de outras instruções aqui constantes isenta a ORGANIZADORA de qualquer responsabilidade pelo atendimento e por prejuízos ou problemas que possam advir para o Expositor.
Reiteramos que solicitações fora do prazo terão atendimento de acordo com ordem crono-lógica de chegada ao CAEX (Credenciamento e Atendimento ao Expositor), sem direito de reclamações quanto às filas e exigências adicionais.
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FORMULÁRIO N.º 01 CRACHÁS PARA EXPOSITOR
O preenchimento deste FORMULÁRIO possibilitará ao Expositor o recebimento de crachás para acesso ao Espaço APCD para uso da diretoria, gerências, funcionários e seus prestado-res de serviço (recepcionista, buffet, garçom, fotógrafo, etc.), em serviço no estande.
Para obter crachás são obrigatórios o nome dos funcionários e o cargo, obedecida à tabela abaixo:
Área do Estande Número de Crachás Até 15 m² 10 A partir de 16 m² 15
IMPORTANTE:
- Crachás de qualquer natureza solicitados posteriormente às datas estabelecidas ficam sujeitos às condições operacionais para sua emissão. O Expositor se compromete a não solicitar e não fornecer crachás para cirurgiões dentistas, acadêmicos e/ouprofissionais afins, exceto para aqueles que possam comprovar vínculo empregatício com a Empresa;- A identificação será obrigatória a qualquer profissional que esteja trabalhando no estan-de durante o período do evento (fiscalização DRT);- Os crachás de EXPOSITOR não dão acesso às atividades científicas do evento.- Estes crachás são pessoais e intransferíveis, e expedidos pela ORGANIZADORA, que caso comprove a utilização indevida, fará a apreensão dos mesmos, neste caso, não será emitida 2ª via;- A PROMOTORA e a ORGANIZADORA se reservam o direito de a qualquer momento, solicitar documento de identidade ao portador do crachá;- A emissão de 2ª via de crachá quando viável terá custo de R$ 50,00
DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 01: 01/09/2015.
FORMULÁRIO N.º 02 – SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO DE LIMPEZA DO ESTANDE (EMPRESA OFICIAL)
Para a solicitação de LIMPEZA do estande durante o evento pela empresa oficial, preencha o FORMULÀRIO n.º 02.
DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 02: 01/09/2015.
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FORMULÁRIO N.º 03 – SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA ADICIONAL
Instalações de Luz e ForçaPara instalação de pontos extras de luz e energia elétrica deverá ser feita solicitação através do FORMULÁRIO, sendo que os encargos serão cobrados pela ORGANIZADORA.
Taxa de Energia ElétricaA taxa de energia elétrica devida pelo EXPOSITOR à ORGANIZADORA compreende:Energia instalada por sua solicitação ou o mínimo de 0,1 KVA por m2 de estande.
Cálculo do Consumo de Energia ElétricaPara calcular o número de KVA necessários para o seu estande, some os watts indicados nas lâmpadas e equipamentos a serem utilizados. Neste Manual há uma relação/ tabela de con-sumo previsível.
Cada 1000 watts = 1 KVA.Será obrigatoriamente cobrado o mínimo de 0,1 KVA por m² alocado, cujo total está incluído na planilha de custos de locação da área, o excedente será cobrado através do formulário nº 03.
Caso o prazo para o envio dos respectivos FORMULÁRIOS não seja respeitado, a ORGA-NIZADORA não se responsabilizará por qualquer pedido de energia elétrica adicional, ficando o EXPOSITOR limitado à energia e força básicas, instaladas de acordo com o contrato.
IMPORTANTE: Durante o evento será realizada aferição de consumo de energia elétrica por empresa em cada estande e, caso o EXPOSITOR tenha ultrapassado o consumo solicitado, será emitido automaticamente Termo de Compromisso e fatura de débito para a Empresa no valor correspondente ao consumo excedente apurado.Obs.: O EXPOSITOR se compromete a aceitar o termo mediante comprovada a utilização.
DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 03: 01/09/2015.