Post on 06-Jun-2015
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Universidade Federal do Pampa
Relações Públicas – Ênfase em produção cultural
Planejamento e organização de Eventos – Profa. Elisa Lübeck Terra
Acadêmicas: Bruna Karina Gonçalves
Damaris Ignácio Silva
Ivana Cavalcante Saraiva
Roteiro Básico de
Planejamento de Eventos
Roteiro básico
O roteiro de um evento deve abranger desde seu planejamento até seus relatório final.
Para ficar mais fácil a sua construção, o mesmo pode ser dividido em 4 partes.
1 Parte - Planejamento
O planejamento deve ser feito de preferência por escrito e constantemente atualizado, para que todos os trabalhos possam ser acompanhados pelos organizadores, colaboradores, patrocinadores e contratantes.
1 Parte - Planejamento
• Identificação: dados do contratante;
• Tipo: a primeira coisa que deve ser definida é o que vai ser feito, qual o tipo de evento que se pretende organizar, se será uma festa, palestra, seminário, congresso, concurso, competição, torneio, etc.;
• Tema: a escolha da temática é necessária para que se consiga atrair a atenção e influenciar na decisão de participação do Público Alvo;
1 Parte - Planejamento
• Denominação: a escolha de um bom nome para o evento colabora para o seu sucesso;
• Objetivo: deve ser definido claramente o que se pretende atingir com a realização do evento;
• Justificativa: a definição da justificativa é necessária para que se possa entender o por que se fazer o evento, ou seja, entender melhor as razões da realização do evento;
1 Parte - Planejamento
• Público-alvo: a definição do Público Alvo do evento é de vital importância para o sucesso do empreendimento, pois irá direcionar a forma que será feita a sua divulgação, ou seja, é necessário identificar, qualificar, quantificar, localizar todos a serem envolvidos;
• Programação : a elaboração do programa do evento consiste em se determinar as atividades que serão desenvolvidas, com seus respectivos horários de início e término;
1 Parte - Planejamento
• Local e datas: a escolha do local que vai abrigar o evento é fundamental para seu sucesso;
• Parceiros: A definição de quem poderá ser parceiro ou possíveis patrocinadores delimita os contatos iniciais a serem realizados, tanto em busca de recursos financeiros e divulgação, quanto em relação aos convidados que irão abrilhantar o evento;
1 Parte - Planejamento
• Detalhamento: o detalhamento consiste em esmiuçar cada atividade citada;
• Divulgação: esta é a parte de maior importância para sucesso de um evento;
• Materiais: devem ser definidos os materiais a serem utilizados ou distribuídos no evento:
1 Parte - Planejamento
• Apoio: devem ser definidos os serviços de apoio que serão necessários ao evento;
2 Parte - Preparação
• Aprovação dos produtos e serviços para fornecimento dos insumos necessários;
• Coleta de propostas e levantamento de custos;
• Contatar parceiros e patrocinadores para obtenção dos recursos necessários;
3 Parte - Execução
• Convidar/confirmar palestrantes, autoridades e convidados;
• Contratar Decoração;
• Contratar Divulgação;
• Captação das inscrições e confirmações de presença.
3 Parte - Execução
• Contratação dos produtos e serviços necessários;
• Contratação e reserva do espaço físico, onde se realizará o evento;
• Confirmação com os fornecedores, um a um, ao aproximar-se da data do evento;
3 Parte - Execução
• Acompanhamento da montagem, superação dos imprevistos (falta de pontos de energia elétrica, pontos com disponibilidade inferior a necessária, etc.).
4 Parte - Relatório
É nesse momento que será mensurado quais foram os resultados do evento, eles podem ser: financeiros, nível de satisfação do público, etc.;
No relatório deve conter todos os dados do evento, assim como modelos de peças gráficas utilizadas, recebidos de fornecedores, pesquisa de opinião, etc., e deve terminar com as considerações finais sobre o evento.
Colocando
em prática!
• A sala será dividia em dois grupos;
• Cada um estará organizando um diferente evento;
• Em uma caixa localizada no centro da sala estão os itens necessários para a montagem do roteiro de cada evento;
• Só pode ser pega uma peça por vez;
• E só um membro de cada grupo por vez, pode se dirigir a caixa;
Obrigada pela
atenção!