Este eBook faz parte do material didático daI Oficina de Planejamento e Projetos dos Diários Associados DF

realizada pela GEPLAN, em Brasília, no ano de 2013.

AULA 4 de 8Tópicos abordados durante esta aula:

I. Gantt, WBS (EAP), Excel, MSProject, MooV, Outros

II. Mapas mentais e projetos

III. Os bastidores dos softwares de gestão de projetos: ofertas comerciais

e sistemas feitos sob medida

“CÉREBRO:UM APARELHOCOM O QUALPENSAMOS

QUE PENSAMOS.”Ambrose Bierce

A principal ferramenta do Gerente de Projetosé sua competência.

Competência é um conjunto de habilidadesque forma um perfil específico.

Ferramenta é um acessório (tecnologia)que auxilia o Homem a fazer algo.

O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas próprias habilidades.

A segunda ferramenta fundamental para gerenciar projetos é o famoso Gráfico de Gantt.

PlanejadoRealizado

Período do Projeto

tempo

metas

Meta 1

Meta 2

Meta 3

Meta 4

Meta 5

Henry Gantt (1861 – 1919) foi engenheiro e consultor industrial nascido em Maryland (EUA).

Foi assistente de Taylor e, como ele, era obcecado pelo aumento da eficiência e da produtividade.

Desenvolveu o Gráfico de Gantt que hoje é ferramenta básica de gerenciamento.

Mas foi um conceito radical, inovador e revolucionário, na época em que foi proposto.

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de visualização do progresso do projeto.

O Gráfico de Gantt é uma vitrine, um mapa panorâmico da situação atual do projeto.

Inicialmente foi utilizado em grandes construções como a Represa Hoover, no Arizona (EUA).

O gráfico sofreu evoluções com o tempo e tornou-se essencial para o gerenciamento de projetos.

O gráfico de Gantt é baseado na unidade básicade medida dos projetos: o tempo.

O gráfico de Gantt basicamente mostra umafoto da situação atual do projeto.

E destaca o que está em dia, o que está atrasadoe o que está adiantado!

O gráfico de Gantt é umaespécie de calendário dinâmico.

No gráfico, o tempo é organizado em umasequência linear de atividades...

...onde a data de hojeé sempre a referência.

O diagrama mostra o que foi planejado e compara com o que foi efetivamente realizado.

PLANEJADO REALIZADO

Com Gantt é possível (pre)ver atrasos e tomar providências (ações preventivas e corretivas).

Todo sistema de gestão de projetosé baseado no Gráfico de Gantt.

O Gantt pode ser feito no excell ou no MSProject: ambos mostram uma panorâmica do projeto.

Todo software de projetos usa o Gantt como ponto de partida e agrega indicadores a ele.

A principal vantagem de fazer umsoftware de projetos sob medida é que...

...ele atende quase que perfeitamentea todas as necessidades dos usuários.

A desvantagem de fazer o próprio SW de projetos é que ele pode acabar virando um Frankenstein.

Comprar um SW pronto pode trazer a ilusão do uso imediato, mas a necessidade do treinamento...

...e a resistência a tudo que é novo e externopode acabar atravancando a implementação.

Com o tempo, um software comprado prontoperde a aderência com as necessidades internas.

E, em geral, tem limites claros e rígidospara customizações e adaptações.

Então, o ideal é construir o SW de projetos de acordo com a maturidade crescente da empresa.

O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.

Projetos são feitos por cabeças pensantes. Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.

E por falar em ferramenta facilitadora, mapa mental é a representação gráfica de uma

ideia.

Mapas mentais são muito úteis na fase de planejamento dos projetos.

Principalmente, quando ainda não está claro“o que será feito”, a partir da ideia inicial.

Ou a qualquer momento, para se ter umapanorâmica memor(iz)ável do projeto.

Com mapas mentais, pode-se limitar o foco de ação e definir mais facilmente escopo e não escopo.

Com mapas mentais, pode-se planejar o conteúdo do projeto para definir metas, posteriormente.

O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.

O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.

De acordo com este fenômeno, estimular a mente sobre um tema, com cores, palavras e imagens...

...pode gerar ideias novas, diferentes e inesperadas relacionadas (in)diretamente com o tema.

A conexão das ideias é pessoal, não é um ato racional e vai depender de muitas coisas:

...da bagagem cultural da pessoa, das suas experiências, da sua formação e educação,...

...do seu grau de conhecimento ou intimidade com o assunto, da qualidade da memória de cada um...

Para fazer um mapa mental, pode-se usar papel em branco e canetinhas coloridas ou um software.

De qualquer forma, uma vez que você tenha um cérebro, você pode escolher outra ferramenta...

...de acordo com suas preferênciase habilidades pessoais.

A principal regra para fazer um mapa mental énão julguar as ideias que surgem. Deixe-as fluir...

Deixe as ideias relativas ao tema central virem para o papel do jeito que elas surgem na sua mente.

Mais tarde, haverá tempo suficiente para julgamento, racionalismo e edição do mapa.

O mapa mental não é um raciocínio linearao qual estamos acostumados.

Ele funciona com base na associação de ideiasque é um fenômeno não-linear da mente humana.

Você pode criar mapas mentais sobrequalquer coisa, sozinho ou em grupo.

Você está pronto para criar um mapa mental,desde o início, agora mesmo?

Comece escrevendo ou desenhando aideia principal no centro da página em branco.

Se não for no centro da página, você corre o riscode fazer algo linear e não um mapa mental.

A partir da ideia central, desenhe braços coloridos onde vc vai colocar as ideias relativas à central.

Cada ideia relativa à ideia central vai em um dos braços coloridos, até esgotarem todas as ideias.

Se os braços não forem coloridos, o mapa vai sair também, mas vai ficar limitado e incompleto...

...porque as cores ajudam seu cérebro a ampliara capacidade de associar as ideias.

Pergunte à ideia central o que ela faz você lembrare anote em um dos braços coloridos. Não Julgue!

Repita este processo para todos os braços coloridos até você sentir que esgotou a primeira rodada.

Você pode repetir essas rodadas de 15 minutos, com intervalos, até sentir que esgotou a

inspiração.

Quando os braços coloridos estiverem completos, pode-se repetir o mesmo processo nos sub-braços.

Somente então, você pode editar,organizar e ordenar as ideias que surgiram.

Quanto mais imagens, em vez de palavras, melhor para o entendimento e a memorização do mapa.

A EAP (ou WBS) é arepresentação gráfica de um projeto.

Ao contrário do mapa mental, a EAP é um estrutura linear que funciona bem para detalhar...

...o objetivo do projeto em metas e as metas em tarefas menores até que o trabalho fique claro.

Método cartesiano: dividir o todo em partes menores, e assim por diante,...

...até que as partes fiquem de um tamanhoperfeitamente executável e controlável.

Então, para fazer a EAP, toma-se o objetivo do projeto que ocupa o primeiro nível da EAP.

Desmembra-se o objetivo em metas que, somadas, dão como resultado o próprio objetivo.

Em seguida, desmembram-se as metas emtarefas menores, facilmente executáveis.

Este sistema cartesiano de desmembramentopode ser feito até o sexto nível, sem susto.

Mas, em geral, basta desmembrar o objetivoem metas e as metas em tarefas (3 níveis).

O importante é lembrar que a soma de todos os elementos do nível de baixo deve ser igual...

...ao elemento do nível exatamente acima,de forma que a soma das partes seja igual ao todo.

EXERCÍCIOS

Mapa Mental 1MODO DE USAR:1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços5. Desenhe mais braços, se precisar6. Repita a operação até esgotar sua inspiração7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas

PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO

Mapa Mental 2MODO DE USAR:1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços5. Desenhe mais braços, se precisar6. Repita a operação até esgotar sua inspiração7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas

PROJETOPROJETO

EAP 1MODO DE USAR:1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas

CORPOHUMANO

EAP 2MODO DE USAR:1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas

ESTÁDIODE

FUTEBOL

MODO DE USAR:1. Faça o mapa mental do seu projeto, conforme as instruções recebidas

durante a aula2. Desenhe ou escreva a ideia central do seu projeto no centro3. Anote ou desenhe nos braços as ideias correlatas que surgirem4. Crie novos braços, se for peciso5. Entregue seu mapa mental na próxima aula.

Tarefa de Casa

Tarefa de CasaMODO DE USAR:1. Faça a EAP do seu projeto, a partir do objetivo2. Coloque as metas no segundo nível e as tarefas no terceiro3. Desenhe mais “post its”, se for o caso, ou use post it de verdade4. Lembre-se de testar se as partes menores, somadas, correspondem à parte

maior logo acima5. Entregue a EAP do seu projeto na próxima aula

FIMPróxima aula: 9/5/2013Conteúdo: Sinopse de projeto: O que é? Para que serve? Como funciona? Elementos, modelos ,exemplos. Elementos da Sinopse: nome do projeto, código, tipo, responsável, contato, escopo enão-escopo, objetivo, produtos/resultados, clientes, justificativa, stakeholders, estratégias,metas, cronograma, equipe, orçamento, etc...