Visão Geral - Guia Do Conjunto de Conhecimentos Em Gerenciamento de Projetos

VisãoGeral :Guia do Conjunto de

conhecimentos emGerenciamento de Projetos

SÍNTESE1. O que é um Projeto?

2. Características de um Projeto retiradas da definição.

3. Projeto x Trabalho Funcional

4. O que é Gerenciar Projetos?

5. A Estrutura do Guia PMBOK

6. Visão Geral das 9 áreas de conhecimento (Pontos Importantes)

7. Conhecimentos especializados necessários para o Gerente e suaequipe.

SÍNTESE8. Normas e Regulamentos

9. Ambiente do Projeto

10. Gerenciamento Geral

11. Habilidades Interpessoais

12. Gerenciamento de Projetos

13. Ciclo de Vida do Projeto

14. Partes Interessadas

I - Considerações Gerais

1. O que é um Projeto?

• Esforço de um grupo de pessoas para criar um serviço,produto, atendendo-se em um prazo finito, para se conseguirem etapas progressivas um resultado eficaz.

2. Características de um Projeto retiradas da definição.Resultado exclusivo (único). Elaboração Progressiva.

3. Projeto x Trabalho Funcional

COMUM:• Realizado por gente• Recursos Escassos• POC

PROJETO FUNCIONALFinito InfinitoTemporário Operações Contínuas

e RepetitivasExclusivo

4. O que é Gerenciar Projetos?

• Identificar necessidades do Cliente;

• Estabelecer objetivos claros e alcançáveis;

• Administrar demandas conflitantes: Qualidade, Prazo, Custoe Escopo.

• Atender de forma eficaz as expectativas das diversas partesinteressadas, o que chamamos de restrição tripla (custo,prazo e escopo) incrementadas pela inadequação de qualqueruma das três o que afetará a qualidade.

I - Considerações Gerais5. A Estrutura do Guia PMBOK

Seção I :

Seção II :

Seção III :

• Termos Chave e Visão Geral• Ciclo de Vida e Organização

• Processos de Gerenciamento dosProjetos

• Reúne 9 áreas de conhecimentoIntegração, Escopo do Projeto,Prazo, Custo, Qualidade, RH,Comunicação, Riscos e Aquisições

Três são as seções em que o Guia PMBOK está dividido:

6. Visão Geral das 9 áreas de conhecimento (PontosImportantes)

GERENCIAMENTO DE PROJETOS(Áreas de Conhecimento)

Integração: • Termo de abertura / Escopo• Plano de Execução• Organização e Controle / Mudanças

Escopo: • Descrição• Planejamento e Controle• EAP

Prazo: • Definição e seqüenciamento das atividades• Estimativas de duração• Cronogramas, GANTT e PERT-CPM• Matrizes

Custo: • Planejamento/ Controle• Estimativa• Orçamento• Controle - Curvas

Qualidade: • Planejamento e Controle• Garantia• Rastreabilidade

RecursosHumanos:

• Planejamento/Controle• Organização da Equipe• Desenvolvimento da Equipe

Comunicação: • Planejamento/Controle• Informações• Relatório de desempenho para partes

interessadasRisco: • Planejamento/Controle

• Identificação• Análise Qualitativa/Quantitativa

Aquisição: • Planejamento/Controle• Identificadores de fornecedores e

subcontratados• Encerramento

7. Conhecimentos especializados necessários para oGerente e sua equipe:

• Conhecimentos especializados:

Gerenciamento de Projetos

Habilidades Interpessoais

Gerenciamento Geral

Ambiente do Projeto

Normas e Regulamentos

8. Ambiente do Projeto:• Cultural• Social• Internacional• Político• Físico

9. Normas e Regulamentos

ASPECTOS:

JurídicosTécnicosGovernamentaisTributáriosde SMSLogísticos, Etc.

10. Gerenciamento Geral

• Contabilidade• Aquisições• Vendas & Marketing• Legislação Comercial• Cadeia Logística• Planejamento Estratégico/Tático/Operacional• Estruturas Organizacionais• Administração Pessoal, Tempo, etc.• SMS• TI

11. Habilidades Interpessoais

• Comunicação• Tomada de Decisão• Inovação• Liderança• Delegação• Motivação• Negociação• Administração de Conflitos• Resolução de Problemas

Gerenciamentode Programas

Gerenciamentode Portfólios

Escritórios deProjeto

• Gerenciamento de Programas

É a atuação da equipe, através do gerente do projetopara a efetiva coordenação, planejamento e controledos marcos de um projeto que não podem serconseguidos individualmente, senão através daequipe.

• Gerenciamento de Portfólio

É um conjunto de projetos ou programas para facilitar o eficazgerenciamento e, em conseqüência atender objetivos dosnegócios estratégicos.

Os projetos são divididos em subprojetos que são componentesmais facilmente gerenciáveis.

Estes subprojetos mais fáceis, são exemplificados: Baseados nos Processos; Baseados em Disciplinas (Hidráulica, Estrutura,

Eletricista, etc) Baseados em Tecnologia super especializada.

12. Gerenciamento de Projeto (s)

• Escritórios de Projeto (s)

É unidade organizacional com as seguintes atribuições:

Centraliza projeto (s) Coordena projeto (s)

Os escritórios operam atuando de forma contínua nasseguintes funções compartilhadas:

Treinamento; Software; Procedimentos; Responsabilidade sobre o atingimento dos objetivos; Centro de tomada de decisão; Realocação/ Realocação de pessoal; Centralização de informações; Identificação e amenização de riscos Central de Comunicação; Responsabilidade sobre Orçamento (custo) e Prazo; Relatório de progresso do Projeto; Etc.

Características Principais

• As fases são seqüenciais;• Custos são baixos na fase inicial;• O custo tem Valor Máximo na fase intermediária;• Valores dos custos caem rapidamente na medida que o

projeto é finalizado.• Incertezas são maiores na Fase Inicial.

Fase Inicial Fase Intermediária Fase FinalCelebra-se o Termode Abertura

Plano do Projeto –Qualidade

Aprovação(comissionamento e data)

Identifica o Escopodo Projeto

Base Line p/ Custo ePrazo Entrega

Relatórios do progresso AuditagemAceitação pelo clienteDesenvolvimento

Fatos Marcantes

Correlação com o estudo preliminar

Fases DenominaçãoInicial : Concepção / Definição

Intermediária : Projeto Propriamente DitoDesenvolvimento

Final : Encerramento

14. Partes Interessadas

• Gerente de Projetos• Cliente / Usuário• Organização Executora• Membros da equipe de Projetos• Patrocinador / Proprietário• Influenciadores• Escritório de Projeto• Fornecedores• Comunidade• Instituições Fiscalizadoras

SÍNTESE1. Processos – A Busca da Realização2. Processos – A Busca do Sucesso3. Processos – Os Cinco Grupos4. Processos – O Ciclo PDCA5. Processos – Definição dos Grupos de Processo6. Processos – Relação entre os Processos de Gerenciamento e

os Grupos de Processos de Gerenciamento e asÁreas de Conhecimento

1. Processos – A Busca da Realização

O Gerenciamento de Projetos se realiza, se concretiza, seimplementa através de:

Conhecimento do Projeto; Habilidades Gerais, Pessoais e Técnicas; Ferramentas de Gerenciamento; Técnicas de Administração, e

Participação efetiva da equipe do Projeto com a finalidadeprecípua de atender os requisitos e Escopo do Projeto.

II – Gerenciamento de Projetos - Processos

2. Processos – A Busca do Sucesso

Para o sucesso de um Projeto a equipe de Projeto precisa agirna seguinte direção:

a) Selecionar os processos que serão utilizados em cadafase de Ciclo de Vida;

b) Adaptar planos e especificações do produto paraatender os requisitos do Projeto;

c) Atender necessidades, desejos e expectativas de todasas partes interessadas.

d) Administrar os interesses conflitantes de Escopo,Prazo, Custo, Qualidade, Recursos e Riscos de talforma que promova um Produto ou Serviço deQualidade.

3. Processos – Os Cinco Grupos

Os grupos de Processos de Gerenciamento de Processos são osseguintes:

a) Processos de Iniciação do Projeto;b) Processos de Planejamento;c) Processos de Execução;d) Processos de Monitoramento e Controle;e) Processos de Encerramento.

4. Processos – O Ciclo PDCA

P - PlanD - DoC - CheckA - Act

-Planejar- Fazer- Verificar- Agir

Processo Ciclo PDCAPlanejamento PlanejarExecução FazerMonitoramento& Controle Check & Act

Iniciação &Encerramento -

5. Processos – Definição dos Grupos de Processo

Fases DenominaçãoIniciação Define e autoriza o Projeto.

Planejamento Define os objetivos e estabelece as açõesnecessárias para alcançá-las.

Execução Integra as pessoas/recursos à realização doProjeto.

Monitoramentoe Controle

Mede, avalia e age com ações de manutençãoou corretivas.

Encerramento Formaliza o Resultado, o Produto, o Serviçojunto ao cliente.

6. Processos – Relação entre os Processos deGerenciamento e os Grupos de Processos deGerenciamento e as Áreas de Conhecimento

Processos de Gerenciamento deProjeto

(Áreas de Conhecimento)Grupos de Processos de Gerenciamento de

Projetos

IntegraçãoEscopoPrazoCusto

QualidadeRH

ComunicaçõesRiscos

Aquisições

Iniciação

Planejamento

Execução

Monitoramento e Controle

Encerramento

Grupos de Proc.Conhecimento

Iniciação Planejamento Execução Monitoramento eControle

Encerramento

Integração• Termo de

Abertura• Escopo

Preliminar

• Plano deGerenciamento

• Execução do Projeto • Controle do Projeto• Controle das

Mudanças• Encerrar o

Projeto

Escopo• Planejamento• Definição• Criar EAP

• Verificação doEscopo

• Controle do Escopo

• Definição dasAtividades

• Seqüenciamento• Estimativa de

Recursos, Duração eCronograma

• Controle doCronograma

Custo• Estimativa de

Custos• Orçamento

• Controle de Custos

Qualidade• Planejamento da

Qualidade • Garantia daQualidade

• Controle daQualidade

RH • Planejamento do RH• Contratação/

Mobilização• Desenvolvimento da

Equipe

• Gerenciar a Equipede Projetos

Comunicação • Planejamento daComunicação

• Distribuição dasInformações

• Relatório deDesempenho

• Gerenciamentoparte Interessada

Riscos• Planejamento• Identificação• Análise Qualitativa

e Quantitativa

• Monitoramento eControle de Riscos

Aquisições• Planejamento de

Compras• Aquisições• Contratações

• SelecionarFornecedores eSelecionar Respostas

• Administração doContrato

• Encerramentodo Contrato

SÍNTESE1. Os três principais documentos do Projeto2. Conceitos Básicos3. Relação dos Pontos Principais da Integração4. Desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto5. Declaração do Escopo Preliminar

6. Plano de Gerenciamento

7. Orientação para execução do Projeto

8. Monitoramento e Controle

9. Mudanças

10. Encerramento do Projeto

1. Os três principais documentos do Projeto

III – Gerenciamento de Integração do Projeto

O Que? Termo de Abertura Autoriza a realização doProjeto

Qual? Escopo do ProjetoSinaliza qual o trabalhoserá realizado e quaisprodutos e/ou serviçosprecisam ser realizados

Como? Plano deGerenciamento

Como o trabalho seráproduzido?

2. Conceitos Básicos

No contexto geral a Integração do Projeto consiste em:

Unificar e consolidar ações integradoras que conduzam ao sucessodas partes interessadas;

Como os recurso são escassos, na fase de integração deve-sepontuar quais as áreas prioritárias para se concentrar esforços;

Analisar onde poderão surgir problemas e estabelecer “a priori”,soluções e rotas de alternativas, antes dos problemas se tornaremcríticos;

Abordar todos os processos, criticá-los, analisá-los e antecipar suassoluções (Ver os 6P´s).

3. Relação dos Pontos Principais da Integração

• Termo de Abertura : Autorização formal do Start-up doProjeto

• Declaração do EscopoPreliminar:

Descrição pormenorizada do que sequer (cliente e partes interessadas)(Necessidades e Expectativas).

• Plano deGerenciamento :

Documentação de todas as ações, pordisciplina, dos planos necessários parao Projeto.

• Orientação paraExecução do Projeto :

Obediência aos requisitos do Projeto( Qualidade Total).

• Monitoramento eControle :

Envolve todos os processos com ênfase namedição, avaliação e ação até oencerramento.

• Mudanças :Revisão, aprovação e controle dasmudanças dos vários grupos deProcessos.

• Encerramento :Formalização do encerramento do Projetocom documento de aceitação do cliente epartes interessadas.

3. Relação dos Pontos Principais da Integração

4. Desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto

Um interessado (cliente/patrocinador), emite o Termo deAbertura do Projeto e, conseqüentemente, esta ação acarreta:

Formalização da autorização para se iniciar o Projeto;

Autorização para que o Gerente utilize os recursos nasatividades do Projeto.

Destas duas conseqüências é imperiosa a necessidade de senomear o mais cedo possível , o Gerente do Projeto.

4. Desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto

Informações que o Termo de Abertura deve contemplar:

Requisitos que atendam as necessidades do cliente e partesinteressadas;

Justificativas - Benefícios - Vantagens referentes ao Projeto;

Sumário de: cronogramas, orçamento, retorno sobre o investimento;

Premissas e Restrições: organizacionais, ambientais, internas,externas;

Síntese dos interesses dos clientes, patrocinadores e outras partes;

Fatores ambientais – (Cultura, Clima, Infraestrutura, condições domercado, etc.)

5. Declaração do Escopo Preliminar

É o que a necessariamente precisa ser efetivamente realizado edeve incluir:

Objetivos do Produto ou serviço; Características e Requisitos; Critérios de Aceitação do Projeto; Limites, Restrições e Premissas do Projeto; EAP Inicial; Estimativa de Custo; Organização Inicial do Projeto.

São as ações que precisam ser realizadas para coordenar eintegrar os planos auxiliares em um Plano Geral do Projeto.É a definição como o Projeto será executado, controlado,encerrado e como serão contemplados no âmbito geral asmudanças.

O conjunto de documentos necessários incluem:

Processos de Gerenciamento,Ferramentas e Instrumentos

como: O trabalho será realizado; As mudanças serão monitoradas e controladas; As comunicações serão atendidas; As fases do ciclo de vida serão atendidos; As linhas de base terão seu desempenho assegurado.

7. Orientação para execução do Projeto

São ações pormenorizadas para garantir o que foi definido nadeclaração do Escopo do Projeto e incluem: Listagem das atividades; Utilização criteriosa dos recursos disponibilizados; Treinamento e formação do pessoal do Projeto; Seleção de fornecedores; Gerenciamento dos Riscos; Adaptação às mudanças requeridas; Estabelecimento de canais de comunicação; Relatórios sobre custo/ cronogramas/ Andamento do

Projeto/ Histórico e lições aprendidas.

8. Monitoramento e Controle

O monitoramento e controle deve ser exercido em todo odesenrolar do Projeto, onde são tomadas ações corretivas ouações preventivas. Inclui necessariamente a medição, aavaliação, as ações necessárias e a disseminação dasinformações e estar sempre adequada as seguintescircunstâncias: Comparação entre o real e o Plano; Avaliação para se determinar ações; Acompanhamento das ações preventivas ou corretivas; Manutenção de uma base de informação para alimentar:

Relatórios, Medição de Progresso, Previsões, Atualização dePrazos e Custos.

9. Mudanças

Deve ser realizado desde o início do Projeto até a sua conclusão.É sempre necessário o monitoramento e controle dasmudanças que inclui as seguintes atividades principais:

Identificação das mudanças que venham a ocorrer ouaquelas já ocorridas;

Aprovação através de protocolos próprios das mudanças;

Prever custos, isto é, rever a “Base Line”

9. Mudanças

Uma vez aprovada as mudanças é necessário:

a) Gerenciá-las;

b) Controlar o fatores que porventura sejam as causas damudança;

c) Rever e aprovar ações preventivas e corretivas;

d) Documentá-las

10. Encerramento do Projeto

É o conjunto de ações administrativas, técnicas, contratuais edocumentais, necessárias para formalizar a aceitação doProjeto pelo cliente e partes interessadas.

Encerrar o Projeto envolve: Finalização de todas as atividades; Análise do Projeto relativas ao sucesso ou fracasso e lições

aprendidas; Relatório final do Projeto ou serviço entregue; Documentação de aceitação formal; Arquivos do Projeto e informações históricas.

SÍNTESE1. O que é?2. Processos envolvidos no Escopo do Projeto.3. Verificação e Controle do Escopo.4. Diferenças entre Escopos do Produto ou Serviço e Escopo do Projeto5. Visão Geral – Estudos Principais

6. Planejamento e Definição do Escopo7. EAP – Estrutura Analítica do Projeto8. Verificação Controle do Escopo

1. O que é?

Definição e controle do que existe e que não existe no Projeto,mas que inclua tudo que é necessário para concluir com êxitoo Projeto, de forma a atender eficazmente as necessidades docliente e das partes interessadas.

IV – Escopo do Projeto

2. Processos envolvidos no Escopo do Projeto

a) Planejamento e definição do escopo – documento queevidencie, como o escopo será definido, verificado econtrolado, e a formatação com as variáveis de interesse,para criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

b) Divisão das partes de como será desenvolvido o Projeto deforma a acolher informações analíticas para:

• Seqüenciamento das atividades;

• Definição dos marcos físicos e econômicos;

• Informações detalhadas para levantamento e análise deriscos, perigos e impactos no atendimento da ISO 9001ISO 14001 e OHSAS 18001.

3. Verificação e Controle do Escopo

É a concretização do Escopo do Projeto tendo como referencial oEscopo do Produto ou Serviço, bem como o gerenciamentoque envolve o controle de mudanças do Escopo do Produto.

4. Diferenças entre Escopos do Produto ou Serviço eEscopo do Projeto

• Escopo do Produto/Serviço: são características exclusivasdaquele Produto/Serviço que especificam características doProduto/Serviço para obtenção de resultado requerido pelocliente e partes interessadas.

• Escopo do Projeto: é o que se precisa fazer para atender oescopo do Produto/Serviço especificado.

5. Visão Geral – Estudos Principais

ESCOPODO

PROJETO

ESCOPODO

PROJETO

Planejamento eDefinição doEscopo

EAPEAP

Verificação eControle do

Escopo

Verificação eControle do

Escopo

Ambiente – VerificaçãoTermo de AberturaDeclaração do Escopo PreliminarPlano de GerenciamentoSolicitação de Mudanças

Formação da EAPDicionário da EAPBase LineInclusão de Mudanças

Declaração do EscopoAtendimento das MudançasAções CorretivasReplanejamento

6. Planejamento e Definição do Escopo

Verificação Ambiental: é o levantamento que se faz emrelação ao Escopo do Projeto de forma a considerar tudo quepossa interferir no Escopo do Projeto.

• Caldo cultural do ambiente

• Aspectos mercadológicos

• Aspectos tributários

• Recursos humanos disponíveis

• Instalações, equipamentos e ferramentas disponíveis

• Infraestrutura

Termo de Abertura: é a formalização documental que autorizao Gerente iniciar o Projeto. O Termo de Abertura possibilita:

- Nomeação de um gerente para o Projeto;

- A autorização do gerente consumir recursos;

O Termo de Abertura é a autorização do início de um projeto,tendo como fonte o seguinte:

- Demanda do mercado;

- Necessidade de cursos específicos;

- Solicitação do Cliente;

- Avanço tecnológico;

- Atendimento de requisitos legais;

- Necessidade de caráter social.

6. Planejamento e Definição do EscopoTermo de Abertura:Documento que deve constar pelo menos as seguintes

informações:- Requisitos dos: clientes, patrocinadores, partes

interessadas;- Necessidades específicas do Projeto;- Objetivo do Projeto;- Justificativa do Projeto;- Nome e atribuições dos gerentes nomeados;- Premissas e restrições;- A organização funcional e a ligação com o Projeto;- Sumário do orçamento e o retorno sobre investimentos;- Projetos semelhantes;- Riscos e incertezas.

6. Planejamento e Definição do EscopoDeclaração do Escopo PreliminarDefinir:

- Objetivos do Produto e do Projeto;- Características e requisitos do Projeto/Serviços;- Critérios para aceitação do Produto;- Limites/Restrições/Premissas do Projeto;- EAP Inicial e Marcos dos Cronogramas;- Riscos;- Estimativas de Custos;- Requisitos para Aprovação.

Plano de Gerenciamento do Projeto:

Inclui as ações necessárias para definir, coordenar e integrartodos os planos auxiliares em um Plano de Gerenciamentode Projetos.

6. Planejamento e Definição do EscopoPlano de Gerenciamento do Projeto:

Faz parte destas ações:- Investigar e definir os Processos de Gerenciamentos;- Utilização de ferramentas e técnicas que serão usadas nos

Projetos;- Descrição dos trabalhos para atingimento dos objetivos;- Monitoramento das Mudanças;- Como manter a Base Line Inicial;- As Técnicas de Comunicação;- Revisões, Mudanças e Tomadas de Decisão;- Plano de Gerenciamento de: Escopo, Prazo, Qualidade, RH,

Comunicação, Riscos e Aquisições.

6. Planejamento e Definição do EscopoSolicitação de Mudanças: As solicitações de mudanças após

aprovação podem acarretar significativas alterações:- No Escopo do Projeto;- Na Qualidade, Prazo e Custo;- Nos Procedimentos;- Nos Cronogramas.

A premissa fundamental é a obtenção da documentação eautorização formal da mudança.

As mudanças podem ser feitas como decorrência de contrato oulei ou interesse acordado.

7. EAP – Estrutura Analítica do ProjetoFunções da EAP:- Estabelecer uma hierarquia para as atividades;- Orientar as equipes de trabalho para execução das tarefas e

conseqüentemente atingir objetivos;- Subdividir o Projeto em projetos menores, mais facilmente

gerenciáveis;- Detalhar o Projeto;- Viabilizar a estimativa de custos;- Ajudar a visualizar o Projeto através da decomposição das

tarefas.

7. EAP – Estrutura Analítica do Projeto

Formatação da EAP:

O principal documento é a própria EAP. Não se deve confundira EAP com outras estruturas analíticas. Como por exemplo:

- Organograma (ORG): Simplesmente representaçãohierárquica das atividades;

- Lista de Preços de Materiais (LPM): Simplesmenteapresenta uma tabela hierárquica de montagem, sub-montagem;

- Estrutura Analítica de Riscos (EAR): SimplesmenteHierarquia de Riscos.

Dicionário da EAP:

Em inglês WBS significa: Work Breakdown Structure

É um documento complementar à EAP. São disponibilizadas nodicionário:

- Grupos de Tarefas/Atividades por disciplina;

- Requisitos de Qualidade;

- Procedimentos de Fabricação/Montagem

Base Line – Linha de Base:

A Linha de Base é o referencial inamovível queconstitui, a declaração do escopo, o Dicionário

EAP e a EAP.

Inclusão de Mudanças:

Na criação da EAP podem ser geradas eacrescentadas as mudanças requeridas no

Escopo do Produto ou Serviço.

Definições:

A Verificação é o processo de aceitação formal pelo cliente epartes interessadas.

A Verificação inclui:

- Revisão das Finalizações;

- Documentação necessária;

- No caso de entregas antecipadas deve-se documentar este fato.

Definições:

O Controle do Escopo garante toda a realização inclusiveaquelas referentes as mudanças.

O Controle do Escopo influencia os fatores que provocammudanças.

8. Verificação Controle do Escopo

Declaração do Escopo

Inclui a descrição do Escopo do Projeto e os critérios deaceitação do Projeto.

A Declaração do Escopo, a EAP e o Dicionário da EAP defineclaramente os Escopos do Produto/Serviço e do Projeto.

Atendimento às Mudanças

As Mudanças podem ser originadas através dos Clientes/PartesInteressadas quando do Processo de Verificação de Escopo.Uma vez aprovada a Mudança, esta pode influenciar deforma impactante no Escopo do Projeto, alterando portanto,a Linha de Base (Base Line) do Escopo do Projeto.

Ações Corretivas

Deverá ser organizada quando da ocorrência dos trabalhos e porocasião das mudanças efetuadas da seguinte maneira:

- Estabelecimento acordado com as partes interessadas deum Sistema de Controle;

- Análise da Variação – Medição e Julgamento;

- Ação – Replanejamento adequado;

- Sistema de Gerenciamento de Controle.

8. Verificação Controle do EscopoReplanejamentoO Controle é uma função gerencial que envolve

necessariamente três variáveis importante ao longo doProcesso de Execução:

Medição , Avaliação ou Julgamento e AçãoNa ação exercida, tem-se a necessidade do Replanejamento o

que oferece garantias para confirmação do Escopo do Projetoe que podem exigir alterações no seguinte:- Na EAP;- No Dicionário da EAP;- Na Declaração do Escopo do Projeto;- No Gerenciamento do Escopo do Projeto.

SÍNTESE1. Conceituação

2. Atividades3. Inter-relacionamento das Atividades4. Recursos da Atividade5. Duração da Atividade

6. Cronograma

1. ConceituaçãoO Gerenciamento do Prazo inclui de forma fundamental os

processos necessários que garantam o término do Projeto noprazo acordado. Isto inclui os seguintes tópicos:

- Atividades: é o rol das tarefas que uma vez concluídas nosprazos intermediários garantem o prazo final do Projeto.

- Inter-relacionamento das Atividades: é a identificaçãodo seqüenciamento lógico e técnico entre as atividades;

- Recurso da Atividade: Estimativa do tipo, espécie equantidade de recursos mobilizados para as tarefaselencadas.

V – Prazo do Projeto

1. Conceituação

- Duração da Atividade: Estimativa de tempo necessáriopara cada tarefa elencada.

- Cronograma: é o desenho gráfico necessário para sealocar as atividades, suas interdependências, restrições,caminho crítico de forma que se permita o controle dasvárias etapas do Projeto, inclusive as mudanças.

2. Atividades

É a identificação e documentação de todo o trabalho a serexecutado, isto é, são as tarefas oriundas da EAP(Estrutura Analítica do Projeto). São chamadas tambémde:

“PACOTES DE TRABALHO”

2. Atividades

Nestas atividades (Pacotes de Trabalho) ou conjunto detarefas tem forte influência em sua determinação oseguinte:

Ambiente da Empresa

Temcomo

Produto:

Lista de atividades

A Organização Características dasAtividades

Escopo do Projeto Determinação dos MarcosEAP e seus Dicionários Atendimento às MudançasPlano de Gerenciamento

3. Inter-relacionamento das AtividadesÉ o seqüenciamento das atividades de forma técnica e lógica

para se desenhar o cronograma, levando-se em consideraçãoas relações de precedências adequadas de tal forma quegaranta o Prazo Final do Projeto.

Seqüenciamento dasAtividades

Cronograma

Escopo do Projeto Atividades AtualizadasLista de Atividades/Marcos Atendimento às

MudançasMudanças Aprovadas

ISSOACARRETA:

4. Recursos da AtividadeResumidamente significa quantificar a necessidade de pessoas,

equipamentos, peças, material, etc, que serão usadas equando cada recurso estará disponível para a realização dasAtividades ou Tarefas. O que isto representa; quanto aoconhecimento:

O Ambiente Recursos AlocadosProcessos organizacionais Atualização dos RecursosA lista de Atividades EAR (Est. Anal. de Recurso)Características dasAtividades Calendário (Quando)

Disponibilidade dosRecursos Atendimento às MudançasPlano do Projeto

IstoAcarreta:

5. Duração da Atividade

É um trabalho de natureza humana que leva em consideração oESCOPO e suas dificuldades, os recursos alocados, ocalendário de recursos (quando serão disponibilizados). Cadaatividade pode ser dimensionada pelas seguintes fontes:

- Especialista Técnico;

- Histórico da Atividade (se houver);

- Parâmetros enumerados em books de atividades;

- Estatisticamente – através dos tempos (mais provávelpessimista e otimista).

6. Cronograma

O desenvolvimento do Cronograma é um processo iterativo eressalta para todas as atividades (tarefas) o início e ostérminos de cada uma delas. É um processo que acompanhao Projeto durante todo o ciclo de vida em virtude dasseguintes variáveis:

- Riscos esperados;

- Mudanças diversas.

6. Cronograma

Ferramentas e Técnicas usadas:

- Cronograma PERT;

- PERT-CPM – Caminho Crítico

- Curvas “S”

- Nivelamento de Recursos (Pool de Recursos)

- Software Específicos (Ex. Ms Project)

6. Cronograma

Controle do Cronograma

- Medir, Avaliar, Agir

- Relaciona: Andamento Real x Planejado

Identifica fatores perturbadores

Verificação das Mudanças e Ações

- Emissão de Relatórios de Progresso

- Análise Comparativa: Planejamento x Real

- Medições de Desempenho

2. Estimativa de Custo3. Orçamentação4. Controle de Custos

1. ConceituaçãoÉ um conjunto de medidas tomadas através do Planejamento,

Estimativa, Orçamentação e Controle de Custos que tornepossível a conclusão do Projeto dentro do orçamentoaprovado. Três são os processos que interagem entre si ecom os outros processos:

- Estimativa de Custos: levantamento dos recursos alocadospara as atividades do Projeto.

- Orçamentação: é o estabelecimento da Linha de Baseresultante dos custos estimados das atividades.

- Controle de Custos: verificação e controle dos fatores quecriam as variações de custos e controle das mudanças noorçamento do Projeto.

VI – Custos do Projeto

2. Estimativa de Custo

É uma aproximação por tentativas sucessivas doscustos referentes aos recursos necessários para aconsecução e finalização de cada atividade docronograma.

A Estimativa de Custo inclui:

- Identificação e consideração de diversas alternativas;

- Utilização de uma moeda (euro, dólar, etc) para efeito decomparação;

- Observar no próprio andamento do Projeto a melhoria eexatidão desta estimativa baseada em riqueza maior deinformações.

- Os custos devem ser estimados para todas as contingênciasalém das previsões clássicas de mão-de-obra, materiais,equipamentos, instalações, serviços subcontratados, porexemplo, inflação, riscos prováveis, dificuldades de mão-de-obra, material, etc.

Não esquecer:

A estimativa de custos de cada atividade docronograma é uma Avaliação Quantitativa.

Variáveis que devem ser consideradas para estimativa:

- O Mercado;- Banco de Dados;- Políticas de Estimativas de Custo da Empresa;- Modelos de Estimativas: por analogia, paramétrica,

software;- Informações Históricas;- Arquivo do Projeto com lições aprendidas;- Know-How da Equipe;- EAP e Dicionário do EAP;- Plano do Projeto;- Riscos envolvidos.

3. OrçamentaçãoA Orçamentação envolve o somatório dos custos estimados de

todas as atividades do cronograma, de forma a se estabeleceruma Linha de Base referente aos custos totais, para servirde referência, e se medir o desempenho do Projeto.

São necessários como fonte de dados:- Escopo do Projeto com as restrições de custo;- EAP e seu Dicionário;- Estimativa de Custos por Atividade;- Cronograma e Calendário de Recursos;- Contrato e o Plano de Gerenciamento de Custo.

3. Orçamentação

Como resultados na Orçamentação, são apresentados:- Base Line referente a Custos;- Plano de Gerenciamento e Fluxo de Caixa;- Plano para Gerenciar os Custos;- Plano de Atendimento às Mudanças.

4. Controle de CustosEm que consiste o Controle (medir/avaliar/agir) de Custos em

um Projeto:

Em relaçãoàs

Mudanças

Controle dos fatores responsáveis pela mudança;Garantir o acordo sobre as mudanças;Monitorar e acompanhar as mudanças reais;Garantir a Linha de Base;Impedir mudanças incorretas;Informar aos clientes e partes interessadas.

Em relaçãoaos

Desvios:

Agir antecipadamente para evitar erros que estourem oorçamento;Controlar os custos para se evitar estouros nosfinanciamentos autorizados.

4. Controle de Custos

Como Produto Final um bom Controle Custo deve gerar:

- Atualização das Estimativas de Custos;

- Atualização da Base de Custo;

- Relatórios de Medição de Desempenho;

- Previsão do Término do Contrato;

- Atendimento quanto ao Custo das Mudanças solicitadas;

- Relatório de Ações Preventivas e Corretivas;

- Avaliação do Gerenciamento do Projeto.

SÍNTESE1. Introdução

2. Fontes de referência para atender a Qualidade3. Conceitos Recorrentes

4. Planejamento da Qualidade

5. O que se espera no Planejamento da Qualidade

SÍNTESE

6. Garantia da Qualidade

7. O que se espera conseguir da Garantia da Qualidade

8. O Controle de Qualidade

9. O que se espera conseguir com o Controle de Qualidade

10. Ferramentas que devem ser utilizadas

1. Introdução

São as atividades que pertencem ao Projeto, voltados para adeterminação de responsabilidades e a fixação de objetivosque resultem no atendimento eficaz das Políticas deQualidade do Projeto de forma que as necessidades eexpectativas do cliente e partes interessadas sejamplenamente atendidas.

Processos do Gerenciamento de Qualidade:

- Planejamento da Qualidade;

- Garantia da Qualidade;

- Controle da Qualidade.

VII – Qualidade do Projeto

2. Fontes de referência para atender a Qualidade

- ISO (International Organization for Standardization);

- Abordagem Juran, Deming e outros;

- Qualidade Total;

- Seis Sigmas;

- Análise de Valor;

- Análise de Falhas;

3. Conceitos Recorrentes

- Satisfação do Cliente;

- Prevenção sobre inspeção;

- Auto Controle

- Kaizen (melhoria contínua)

- Ciclo de Deming (PDCA)

4. Planejamento da Qualidade

Inicia-se determinando os padrões de qualidade relevantes parao Projeto, de forma a atender as necessidades do cliente e daspartes interessadas. Isto deve envolver os seguintes aspectos:

- Mudanças que se façam necessárias;

- Ajustes nos custos programados;

- Ajustes nos cronogramas;

- Análise criteriosa de riscos.

5. O que se espera no Planejamento da Qualidade

• Plano de Gerenciamento da Qualidade;

• Indicadores da Qualidade – Exemplos:

- Taxa de Defeitos;

- Taxa de Falhas;

- Aproveitamento de Testes, etc.

• Check List para Qualidade;

• Descrição de Procedimentos.

6. Garantia da Qualidade

É a forma pragmática em que os resultados obrigatoriamenteatenderão os requisitos necessários do Projeto quanto àqualidade negociada e especificada. Para isso é importanteobservar os aspectos de: Melhoria Contínua e AtendimentoCartesiano aos procedimentos estabelecidos.

7. O que se espera conseguir da Garantia da Qualidade:

• Atender qualitativamente as mudanças requeridas;

• Relatar ações necessárias para beneficiar a Qualidade;

• Atualizar o Plano de Gerenciamento do Projeto;

• Estabelecer roteiros e rotinas de exclusivas e intensivasauditorias de qualidade.

É o monitoramento de resultados relativos aos padrõesrelevantes da Qualidade, e ao mesmo tempo o levantamentoe aplicação de ações cujos resultados não sejam compatíveiscom o que se espera da Qualidade do Projeto, acordados como cliente e as partes interessadas.

É necessário para o bom exercício do Controle de Qualidade, oconhecimento de:

• CEP (Controle Estatístico do Processo);• Probabilidades e Amostragem;• Prevenção e Inspeção;• Variáveis Causais e Variáveis Aleatórias;• Conceito de Tolerância;• Causa Comum e Causas Especiais;• Etc.

9. O que se espera conseguir com o Controle deQualidade:

• Medições de CQ;

• Reparos nos defeitos, de preferência “a priori”;

• Atualização do Base Line;

• Ações Corretivas e Preventivas;

• Atendimento às Mudanças;

• Documentação de Lições Aprendidas;• Atualização do Gerenciamento do Projeto.

10. Ferramentas que devem ser utilizadas

• Brainstorming;

• Diagrama de Causa-e-efeito;

• Diagrama de Pareto;• Cartas de Controle;

• Fluxogramas;

• Gráficos Diversos ( Setor, Histograma)

• Diagrama de Dispersão;

• Etc.

2. Planejamento do RH3. Mobilização da Equipe

4. Desenvolvimento da Equipe5. Gerenciamento da Equipe

1. Introdução

São os diversos processos que organizam e administram aEquipe.

A Equipe do Projeto são os responsáveis por:- Planejamento;- Tomadas de Decisão;- Todas as funções gerenciais.

Os membros da Equipe do Projeto, de acordo com a fase do Ciclode Vida, varia em quantidade e característica.

A Equipe do Projeto também chamada o “Pessoal do Projeto” temcomo líder o Gerente de Projeto.

VIII – Recursos Humanos no Projeto

1. IntroduçãoSão responsabilidades pela abordagem do Pessoal do Projeto, os

seguintes processos:- Planejamento de RH:

Identificação e Documentação das Funções;- Mobilização da Equipe:

Obtenção do Pessoal para iniciar e finalizar o Projeto;- Desenvolvimento da Equipe:

Melhora das competências e habilidades;- Gerenciamento da Equipe:

Monitoramento, Feedback, Solução de Problemas eCoordenação das Mudanças.

2. Planejamento do RH

É a Mobilização e Planejamento necessário para determinar:

a) Funções, Responsabilidades e Relações Hierárquicas;

b) Como, Quando e Quem será contratado e/ou mobilizado;

c) Necessidades de Treinamento;

d) Requisitos de Premiação;

e) Problemas de SMS e seus impactos.

O que se pretende conseguir com o Planejamento:

• Determinação de Funções, Autoridade, Responsabilidade e

Competência;

• Organograma do projeto, Descrição de Cargo, Definição de

Horários;

• Recrutamento e Seleção;

• Necessidades de Treinamento;

• Gráficos de Hierarquia x Estrutura Analítica do Projeto;

• Estímulos a Redes de Relacionamento (Networking).

3. Mobilização da Equipe

É o processo de obtenção dos Recursos Humanos necessáriospara iniciar e terminar o Projeto.

Cinco variáveis importantes que precisam ser estudadas paracontratação e mobilização da equipe:

Disponibilidade, Capacidade, Experiência, Interesse e Custo

O que se pretende conseguir com a Mobilização daEquipe:

• Designação de Pessoal para o Projeto;

• Recursos para Mobilização e Negociação;

• Atualização do Plano Gerencial.

4. Desenvolvimento da Equipe

Significa a preocupação de melhorar as competências ehabilidades de pessoal do Projeto com a finalidade deaprimorar o desempenho do Projeto.

Dois pontos importantes para o Desenvolvimento:

- Melhorar a performance;

- Melhorar a auto estima, motivação e trabalho de equipe.

O que se pretende conseguir com o Desenvolvimentoda Equipe:

• Monitorar o desempenho da equipe, com resultados e

indicadores melhores em todo Processo do Projeto;

• Reduzir Taxa de Rotatividade do Pessoal;

• Aumentar a probabilidade de sucesso no Projeto;

• Motivação e interesses mais explícitos.

5. Gerenciamento da Equipe

O que significa resumidamente gerenciar uma equipe?

- Acompanhar o desempenho de cada membro da equipe;

- Solucionar problemas;

- Coordenar eficazmente as mudanças;

- Administrar conflitos;

- Aprender com as lições do dia-a-dia;

- Administrar o tempo;

- Exercer cotidianamente as 9 Funções Gerenciais.

O que espera se conseguir com o Gerenciamento daEquipe:

• Obter resultados eficazes com as Mudanças;

• Quando necessário agir de forma preventiva

(preferencialmente) ou corretiva;

• Documentar as lições aprendidas;

• Atualizar se necessário o Gerenciamento do Projeto.

2. Planejamento3. Distribuição4. Relatório de Desempenho5. Gerenciar as Partes Interessadas

1. Introdução

É a que trata de forma adequada e eficaz as informações queocorrem ao longo do Projeto e garante de maneira corretaos seguintes atributos:

- A Geração da Informação;

- A Coleta, Distribuição, Armazenamento, RecuperaçãoDestinação Final das informações;

Os receptores genuínos da comunicação são os clientes,patrocinadores, partes interessadas e membros da equipe.

IX – Comunicações do Projeto

1. IntroduçãoO Processo Efetivo da Comunicação compreende:• Planejamento: Levantamento das necessidades de

informações e comunicações às partes interessadas;• Distribuição: Fluir com as informações a todas partes

interessadas;• Relatório: Verificação dos resultados da comunicação

através de relatórios, medição e ações preventivas oucorretivas;

• Gerenciar as Partes Interessadas: Gerenciamento dascomunicações para atender requisitos e resolução dosproblemas das partes interessadas.

2. PlanejamentoÉ o levantamento dos receptores da comunicação

determinando em relação à eles os seguintes pontos:Quem precisa?Quando precisarão?Como ela será fornecida?Quem comunicará?

Um fator importante para o sucesso do Projeto éidentificar as necessidades de informação das partesinteressadas, e por outro lado, determinar a formaadequada para se atender estas necessidades.

Da Informação

O que se pretende conseguir com o Planejamento daComunicação:

• Requisitos de comunicação às partes interessadas;• Formato, Conteúdo e Nível de detalhes;• Pessoa que emitirá e pessoa ou pessoas que receberão;• Meio da Transmissão: e-mail, memorando, comunicação

escrita, painéis, etc;• A freqüência da Informação;• Glossário.• As Atualizações.

3. DistribuiçãoConsiste em colocar todas as informações à disposição das partes

interessadas.O que se pretende obter com a Distribuição das Informações?

• Registros dos Projetos: Correspondências,memorandos, Diários;

• Relatórios dos Projetos: Detalhes quantificados equalificados do andamento do Projeto;

• Documentação de Lições: Inclui causa-raiz, correções elições dos problemas e suas soluções;

• Feedback às Partes Interessadas quando solicitado.• Apresentação do Projeto às Partes Interessadas

4. Relatório de Desempenho

Envolve a coleta de dados procedente da linha de base e aDistribuição da Informação sobre o Desempenho àspartes interessadas. É uma síntese da informação doEscopo – Cronograma – Custo – Qualidade – Risco eAquisições.

O que se pretende conseguir com o Relatório deDesempenho:

• O próprio Relatório de Desempenho;

• Previsões;

• Mudanças;

• Ações Corretivas e Preventivas.

No Relatório de Desempenho deve constar:

• Síntese das informações coletadas;

• Informação sobre o progresso e andamento;

• Gráficos de Barra / Análise de Valor / Curva S /

PERT-CPM / Matrizes.

5. Gerenciar as Partes Interessadas

Significa gerenciar as comunicações e resolver junto com aspartes interessadas os problemas surgidos.

Normalmente o Gerente de Projeto é o responsável peloGerenciamento das Partes Interessadas.

O que se pretende obter com o Gerenciamento das PartesInteressadas:

• Resolver os Problemas;

• Atender as Mudanças;

• Estabelecer Ações Preventivas ou Corretivas;

• Atualizar o Gerenciamento do Projeto.

2. Exemplos de Riscos3. Planejamento4. Identificação dos Riscos5. Análise Qualitativa dos Riscos6. Análise Quantitativa dos Riscos7. Planejamento de Respostas a Riscos8. Monitoramento e Controle de Riscos

1. Introdução

São os processos que estudam e tratam da Identificação,Análise, Monitoramento e Planejamento do Gerenciamentodos Riscos em um Projeto. O objetivo final é:

Reduzir os impactos dos eventos negativos, e reforçar

os impactos dos eventos positivos.

X – Riscos do Projeto

1. IntroduçãoOs processos do Gerenciamento de Riscos incluem no estudo e

tratamento, o seguinte:- Planejamento: estratégia de como enfrentar os riscos;- Identificação: Documentação dos prováveis Riscos do

Projeto;- Análise Qualitativa: Determinação prioritária dos riscos

que devam ser abordados com os respectivos impactos;- Análise Quantitativa: Determinação prioritária dos riscos

que devam ser abordados com os respectivos impactos;- Respostas: Criação de rotas alternativas e ações para

minimizar/atenuar os efeitos dos Riscos;- Controle: Follow-up dos Riscos e execução das respostas a

estes riscos.

2. Exemplos de Riscos• Necessidades de Licença Ambiental;• Vários Projetos com simultaneidade de desenvolvimento;• Dificuldade de Recrutamento de Pessoal Especializado;• O ambiente hostil da Organização;• Práticas deficientes na condução do Projeto;• Aquisição de material com longo tempo;• Legislação Governamental;• Aquecimento do mercado concorrente;• Concorrência estrangeira, etc.

3. PlanejamentoPlanejamento bem feito significa antecipar situações de Risco e,

conseqüentemente, aumentar o êxito no enfrentamento desituações futuras de risco, isto é ilustrado com os seguintespensamentos:

“No começo de um Projeto podemos fazer tudo, mas não sabemosnada. No final sabemos tudo, mas não podemos fazer nada.”(Anônimo)

“O futuro não existe, realmente. Ele é criado por nós, no presente.”(Tolstoi – Literato Russo)

“Há três coisas que nunca voltam atrás: A palavra proferida, aflecha desferida e a oportunidade perdida.” (ProvérbioChinês)

Para efeito de atendimento do Projeto cadarisco é classificado em uma Matriz

semelhante a apresentada a seguir e sãotomadas as medidas para estabelecimento

de saídas e soluções.

Matrizes de Escalas de Impacto x Objetivos do ProjetoEscala de

RiscosObjetivos

Muito Baixo0,05

Baixo0,10

Moderado0,20

Alto0,40

Muito Alto0,80

TRIANGULO

PROJETO

CUSTO Aumento nãosignificativo

Aumento deCusto<10%

Aumento deCusto

10% a 20%

Aumento deCusto

20% a 40%

Aumento deCusto>40%

PRAZOAumento nãosignificativo

Aumento deTempo

5% a 10%

Aumento deTempo

10% a 20%

Aumento deTempo>20%

ESCOPODiminuição do

EscopoImperceptível

Áreasmenos

importantesafetadas

Áreasimportantes

afetadasRedução de

EscopoInaceitável

Item Finaldo Escopo

semnenhumaUtilidade

QUALIDADEPiora da

QualidadeImperceptível

Somente asaplicações

maiscríticas são

afetadas

Redução daQualidade exige

aprovação dopatrocinador

Redução daQualidadeInaceitável

Item finalsem

nenhumaFinalidade

O que quer se obter com Planejamento dos Riscos?

• Levantamento dos Riscos;

• Categoria dos Riscos (usa matriz) – Probabilidades e

Impactos dos Riscos;

• Orçamentação;

• Relatório: Documentos que identificam o Gerenciamento dos

Resultados dos Processos. Análise e Acompanhamento;

Ferramentas que podem ser utilizadas para oPlanejamento:

- Brainstorming;

- Matriz de Risco – Probabilidade e Impacto;

- Entrevistas;

- Identificação da Causa-Raiz.

X – Riscos do Projeto4. Identificação dos RiscosSão os riscos que podem afetar o Projeto, e incluem muitas vezes,

as participações dos seguintes agentes:• Gerente de Projeto;• Algum membro da equipe;• Se tiver, a equipe de Gerenciamento de Risco;• Algumas vezes, especialista fora da equipe;• Clientes, usuários, patrocinadores.A Identificação dos Riscos é um processo iterativo porque podem

surgir novos riscos durante todo ciclo de vida do Projeto.

O que quer se obter com a Identificação de Riscos?

• Listagem dos Riscos;

• Lista de respostas e alternativas para cada risco.

• Identificação de causa-raiz por risco.

• Utiliza-se o seguinte:

a) Análise pormenorizada dos pontos fortes, pontos fracos,ameaças e oportunidades.

Modelo SWOT (Strengths – Forças; Weaknesses – Fraquezas;Opportunities – Oportunidades; Threats – Ameaças)

Ambiente InternoExterno

Pontos Fracos Pontos Fortes

Ameaças Sobrevivência ManutençãoOportunidades Crescimento Desenvolvimento

ESTRATÉGIA

b) Técnica Delphi: é um método sistemático baseado naexperiência de vários especialistas de forma a estruturar ofluxo de informações derivadas de perguntas e comentáriosonde se constrói uma Matriz Síntese oriundas do consenso(em anonimato) dos especialistas.

c) Diagramas:

- Causa e Efeito: usa-se para se identificar causas, a técnicados 9M´s: Mão-de-obra, Material, Máquina, Método,Marketing, Money, Management, Medição, Meio-ambiente.

- Fluxograma: Como estão inter-relacionados as diversaspartes de um Sistema.

d) Método Por que? Por que? ..... Por que?

É a exaustão repetida sistematicamente através de 4 a 5 porquêsaté chegar na causa-raiz.

5. Análise Qualitativa dos Riscos

A Análise Qualitativa de Riscos avalia a prioridade dos riscosidentificados quando a probabilidade deles ocorrerem e ocorrespondente impacto nos objetivos do Projeto.

A Análise Qualitativa é rápida, econômica e estabelece conformejá dito para planejamento de resposta a riscos e é a base paraa Análise Quantitativa dos Riscos.

X – Riscos do Projeto5. Análise Qualitativa dos Riscos

Os fundamentos da Análise Qualitativa de Riscos consiste em:

- Entrevistas com especialistas;

- Definição dos níveis de probabilidade;

- Determinação de ações relacionadas aos riscos;

- Prazos que devem ser respeitados.

O que quer se obter com a Análise Qualitativa de Riscos?

• Lista de Prioridades dos riscos do Projeto;

• Riscos agrupados por categorias;

• Lista de riscos que exigem resposta a curto-prazo;

• Lista de riscos para análise e respostas adicionais;

• Lista de riscos com prioridade baixa.

• Tendência de urgência x importância no trato dos riscos.

X – Riscos do Projeto6. Análise Quantitativa dos RiscosÉ decorrente da Lista prioritária oriunda da Análise Qualitativa

dos Riscos. Após a Análise Quantitativa é atribuída umaclassificação numérica aos riscos elencados. Sua finalidade épara se conseguir:

• Quantificar e determinar as probabilidades de risco paraatingir ou não os objetivos do Projeto;

• Em relação aos riscos mais prioritários, determinar aprobabilidade relativa ao risco do Projeto;

• Identificar metas realistas a serem operacionalizadas;• Para resultados incertos, determinar a melhor decisão do

Gerenciamento de Projetos.

O que se pode esperar da Análise Quantitativa de Riscos?

• Análise Probabilístico de Riscos e do Projeto;

• Análise provável dos Custos e Prazos do Projeto;

• Lista priorizada de Riscos Quantificados;

• Tendência dos resultados da Análise Quantitativa de Riscos.

7. Planejamento de Respostas a Riscos

É a criação de rotas alternativas para a solução dos riscos e porconseqüência aumentar a oportunidade e reduzir as ameaçasaos objetivos do Projeto.

Nesta fase são nomeadas uma ou mais pessoas que assumirão aresponsabilidade sobre cada rota aos riscos, acompanhando aimplantação das soluções.

X – Riscos do ProjetoO que se deve conseguir no Planejamento de Respostas a

Riscos?• Registros atualizados dos riscos que incluem:

- Suas causas e como eles afetam os objetivos do Projeto;- Responsáveis pelas respostas;- Análise probabilística;- Estratégia das respostas;- Sistemas e sinais de alerta de ocorrência do risco;- Orçamento e reservas para contingências;

• Plano de Gerenciamento do Projeto (Alternativas)• Acordos contratuais relacionados a riscos.

8. Monitoramento e Controle de Riscos

A identificação das rotas de saída para os riscos, devem serincluídas no Planejamento de Gerenciamento do Projeto,entretanto, este trabalho deve incluir obrigatoriamente ocontínuo e permanente monitoramento das respostas aosriscos.

X – Riscos do Projeto8. Monitoramento e Controle de Riscos

O que é Monitoramento de Riscos?

• Acompanhamento das soluções e rotas que amenizam osriscos;

• Permanecer ativo em todo ciclo de vida do Projeto;

• Manter claramente as Premissas do Projeto;

• Pensar para se contornar os riscos em escolher estratégiasadequadas para cada risco;

• Acompanhar no monitoramento lições aprendidas do Projetoem questão, e em outros Projetos;

X – Riscos do Projeto8. Monitoramento e Controle de Riscos

O que é Monitoramento de Riscos?

• De forma contínua deve ser praticado o monitoramento,inclusive, na busca de prováveis novos riscos. Quando dofollow-up nas respostas (rotas) ao Risco do Projeto;

• É a prática de se prever maiores reservas de contingênciasdos custos quando na presença de Riscos do Projeto;

• Usar análise de tendência quando for o caso, apropriando-sedos dados do Projeto ao longo do ciclo de vida do mesmo.

X – Riscos do ProjetoO que se quer ganhar com o Monitoramento e Controle de

Riscos?• Registro dos Riscos;• Atendimento as solicitações das Mudanças;• Ações corretivas e preventivas (listagem);• Relatório das Lições Apreendidas;• Atualização do Gerenciamento do Projeto.

Quais as ferramentas que devem ser usadas para oMonitoramento e Controle dos Riscos?

• Auditoria de Riscos;

• Análise de tendências de Riscos;

• Medições: Desempenho Técnico

Desempenho Financeiro (Custo)

• Reuniões de Follow-up

• Reavaliação dos Riscos

2. O Contrato3. O Contrato – Outras Características4. Planejar Compras e Aquisições5. Planejar Contratações6. Solicitar Respostas de Fornecedores7. Seleção de Fornecedores8. Administração do Contrato9. Encerramento do Contrato

XI – Gerenciamento de Aquisição para o Projeto

1. Conceituação

Significa a aquisição de Produtos ou Serviços fora da Equipe deProjeto, mas que são necessários para realização do mesmo.

O Gerenciamento de Aquisições pra o Projeto significa:

• Gerenciar os contratos de pedido de compra emitidos pelosmembros da equipe autorizados.

Os processos de Gerenciamento de Aquisições deProdutos ou Serviços incluem:

• Planejar compras e aquisições – determinação do que comprar

ou adquirir e de quando e como fazer isso;

• Planejar contratações – documentação dos requisitos e

especificações dos Produtos e Serviços e determinação de

possíveis fornecedores;

• Solicitar respostas dos fornecedores – informação sobre

cotações, preços, ofertas, propostas, etc;

Os processos de Gerenciamento de Aquisições deProdutos ou Serviços incluem:

• Seleção de fornecedores – análise do que foi oferecido;

• Administração do contrato – gerenciamento do contrato entre

fornecedores e comprador;

• Encerramento do contrato – terminar e liquidar cada

contrato.

XI – Gerenciamento de Aquisição para o Projeto2. O ContratoOs processos de Gerenciamento de Aquisição para o Projeto

incluem obrigatoriamente contratos.Características dos Contratos:

• Documento legal entre comprador e fornecedor;• Documento que gera obrigações do comprador e do

fornecedor;• Obrigação do fornecedor: fornecer produtos e/ou serviços;• Obrigação do comprador: fornecer compensação monetária ou

outra de valor equivalente;• Desacordos podem ser resolvidos em tribunais.

XI – Gerenciamento de Aquisição para o Projeto3. O Contrato – Outras Características

• Matéria prima para aquisições;

• Inclui termos, considerações e condições das partes(fornecedor e comprador);

• Outros nomes: acordo, subcontrato, pedido de compra, ordemde serviço, autorização de fornecimento;

• Na maioria das organizações existem normas e procedimentosinclusive, que atendem a ISO 9001, 14001 e OSHAS 18.001;

• É comum existir pessoas autorizadas para assinar estesdocumentos.

XI – Gerenciamento de Aquisição para o Projeto3. O Contrato – Outras Características

• Na maioria das vezes existe um detalhamento descrevendo osProdutos / Serviços que atenderão as necessidades eexpectativas do Projeto;

• Toda equipe do Projeto deve se esforçar e ajudar paraadequar o contrato às necessidades do Projeto;

• Em Projetos complexos a equipe de Projeto pode buscar aajuda de especialistas nas áreas de contratação, compras elegislação.

XI – Gerenciamento de Aquisição para o Projeto4. Planejar Compras e Aquisições

Responde as alternativas de fazer ou adquirir na fase de ideação.

Esta fase envolve responder as perguntas básicas doPlanejamento:

O que adquirir? Quando adquirir? Por quanto adquirir?Quando adquirir? Como descrever o que se quer? Quais

as condições da compra? Quem é o responsável?

A fase de Planejar Compras e Aquisições inclui a análise deriscos e a decisão de fazer ou comprar.

XI – Gerenciamento de Aquisição para o ProjetoO que se quer obter no Planejamento de Compras e

Aquisições:• Tipos de contratos a serem usados;• Quem estimará preços a serem praticados;• Informação documentada de vários fornecedores;• Restrição e Premissas;• Estabelecimento de preços;• Identificação de seguros;• Métodos de avaliação de fornecedores;• Estabelecimento de procedimento para parcerias;• Desenvolvimento de cronograma.

5. Planejar Contratações

Significa preparar documentos que dêem suporte aos processos:

- Solicitar respostas de fornecedores;

- Selecionar fornecedores.

O que se quer obtém no Planejar Contratações:

• Documentos de aquisição levando-se em consideração:

- Requisitos que facilitem as respostas dos fornecedores e

avaliação equânime;

- Estruturação lógica dos detalhes do que se quer;

- O que usa normalmente: carta-convite, solicitação de

cotação, aviso de oferta (Pregão Eletrônico), licitação.

O que se quer obtém no Planejar Contratações:

• Critérios de Avaliação:

- Preço;

- Custo total pelo ciclo devido;

- Capacidade Técnica;

- Capacidade Financeira;

- Capacidade de Produção

- Referências.

XI – Gerenciamento de Aquisição para o Projeto6. Solicitar Respostas de FornecedoresO que se pretende neste tópico é receber dos fornecedores

respostas adequadas tais como:• Cotações;• Propostas técnicas e comerciais;• Viabilização da realização dos requisitos do Projeto;O que se obtém então, na Solicitação de Respostas aos

Fornecedores é o seguinte:• Estabelecimento da lista de fornecedores qualificados;• Conjunto de documentos requeridos;• Propostas dos fornecedores.

7. Seleção de Fornecedores

É o processo pelo qual através de critérios pré-estabelecidos,seleciona-se um ou mais fornecedores. Critérios que podemser utilizados:

• Preço ou Custo;

• Pesos para Proposta Técnica e peso para Comercial;

• Utilizar-se mais de um fornecedor para atenuar riscos.

7. Seleção de Fornecedores

O que se obtém na Seleção de Fornecedores:

• Seleção final de fornecedor ou fornecedores;

• O Contrato;

• Atendimento as Mudanças;

• Avaliação do Plano de Gerenciamento de Aquisições;

• Disponibilidade de Recursos.

XI – Gerenciamento de Aquisição para o Projeto8. Administração do Contrato

Para o Fornecedor e para o Comprador são semelhantes osobjetivos de forma que se garanta para ambos as cláusulascontratuais e desta maneira ficarem preservados os seusdiretos e obrigações.

Quando houver vários contratos de Projetos maiores, deve-segarantir as interfaces entre os contratos.

Muito Importante: As Equipes de Projeto devem conhecerem cada contrato às implicações legais das açõestomadas durante a administração de qualquercontrato.

Devem ser levado em consideração de forma intensa e extensa osseguintes pontos:

• Orientação a execução do Projeto para autorizar a entrada dacontratada no prazo requerido;

• Relatório de desempenho monitorando, custos, cronograma edesempenho técnico da contratada;

• Realização do Controle de Qualidade e Rastreabilidade;

• Atendimento às mudanças requeridas;

• Monitoramento e Controle de Riscos.

Mais alguns pontos ...

• Monitoramento Financeiro, inclusive com pagamentos aofornecedor;

• Avaliação Técnica do Fornecedor;

• Possibilidades de Aditamentos ao Fornecedor;

• Possibilidade de Rescisão conforme cláusulas estabelecidas noContrato.

O que se obtém na Administração de Contratos:

a) A documentação de contratos que incluem:

Documentação Técnica e Informações sobre o desempenho dostrabalhos, como entregas, relatórios de desempenho dofornecedor, garantias, documentos financeiros, notasfiscais, registro de pagamentos, relatórios de inspeções,etc.

b) Atendimento às mudanças;

c) Ações corretivas e preventivas recomendadas;

O que se obtém na Administração de Contratos:

d) Correspondências

e) Cronogramas e Solicitações de Pagamento;

f) Avaliação de Desempenho do Fornecedor;

g) Avaliação do Plano de Gerenciamento do Projeto

• Gerenciamento de Aquisições

• Gerenciamento de Contratos

8. Encerramento do Contrato

Significa a confirmação de que todo o trabalho e as entregasforam aceitas. Ok do Comprador para o fornecedor.

O Encerramento do Contrato envolve atividadesadministrativas como registros e arquivamento dasinformações para uso no futuro (Data Book).

A Rescisão de Contrato é um tipo de encerramento especialque pode resultar em acordo mútuo ou demanda judicial.

8. Encerramento do Contrato

O que se espera no Encerramento do Contrato:

• Contrato encerrado formalmente

(Documentação);

• Arquivo do Contrato;

• Termo de Aceitação do Contrato;

• Lições Aprendidas ( Documentação )

Visão Geral - Guia Do Conjunto de Conhecimentos Em Gerenciamento de Projetos

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