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UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE INFORMÁTICA

GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO

Estudo de ViabilidadeSistema de Gestão do Orçamento da UFPE

Grupo:Alan José Moura Filho (ajmsf)

Cyrus Dias da Silva (cds)

Marcelo Costa Melo de Andrade (mcma)

Reynaldo Fabrinny Tiburcio (rfrt)

Histórico de alterações do documento

Data Versão Descrição Autor

08/09/2009 1.0 Elaboração da versão inicial do documento (1.0) O Grupo

Conteúdo1. Motivação...................................................................................................................5

2. Problema....................................................................................................................5

3. Soluções.....................................................................................................................6

3.1. Alternativa 1: Contratação de novos funcionários..............................................6

3.2. Alternativa 2: Módulo do SIG@.........................................................................6

3.3. Alternativa 3: Intranet.........................................................................................7

3.4. Alternativa 4: Sistema Desktop..........................................................................7

4. Estudo da Viabilidade Operacional............................................................................7

5. Estudo da Viabilidade Técnica...................................................................................8



5.3. Alternativa 3: Intranet.........................................................................................9

5.4. Alternativa 4: Sistema Desktop..........................................................................9

5.5. Conclusões..........................................................................................................9

6. Estudo da Viabilidade de Cronograma......................................................................9



6.3. Alternativa 3: Intranet.......................................................................................10

6.4. Alternativa 4: Sistema Desktop........................................................................10

6.5. Conclusões........................................................................................................10

7. Estudo da Viabilidade Econômica...........................................................................10

7.1. Alternativa 1 : Contratação de novos funcionários..........................................10

7.2. Alternativa 2: Módulo do SIG@.......................................................................11

7.3. Alternativa 3: Intranet.......................................................................................11

7.4. Alternativa 4: Sistema Desktop........................................................................12

7.5. Conclusões........................................................................................................12

8. Análise Final das Alternativas.................................................................................12

9. Considerações Finais................................................................................................13

Apêndice A - Sobre a UFPE............................................................................................13

Apêndice B - Sobre Coleta de Informações....................................................................15

Apêndice C - Sobre as Portarias......................................................................................15

Apêndice D - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Econômica................................16

Alternativa 1: Contratação de novos funcionários......................................................16

Alternativa 2: Módulo do SIG@.................................................................................17

Alternativa 3: Intranet..................................................................................................21

Alternativa 4: Sistema Desktop...................................................................................24

Apêndice E - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Operacional..............................27

Alternativa 1: Contratação de novos funcionários......................................................27

Alternativa 2: Módulo do SIG@.................................................................................27

Alternativa 3: Intranet..................................................................................................28

Alternativa 4: Sistema desktop....................................................................................29

1. Motivação A gestão e operação do planejamento orçamentário de uma instituição pública

como a Universidade Federal de Pernambuco é uma tarefa complexa e dispendiosa. Manter a consistência de informações e a eficiência nos processos que envolvem a liberação de verba para os projetos fins da universidade são fatores de grande interesse por parte de toda a sociedade. É com a finalidade de aperfeiçoar e dar suporte aos principais processos do planejamento orçamentário da UFPE que algumas soluções são propostas neste documento.

2. Problema

O projeto proposto foi baseado na gestão orçamentária da Universidade Federal de Pernambuco e nos documentos gerados pela Diretoria de Orçamentos e Finanças em geral.

A gestão do orçamento da universidade se dá principalmente por emissão de portarias. Uma portaria é um documento institucional que representa uma quantidade de verba reservada a qualquer projeto de qualquer departamento subordinado a universidade. A função de uma portaria é reservar uma parcela da verba anual da instituição aos seus projetos, já que a liberação de verba de uma instituição pública requer processos licitatórios que podem tomar tempo.

A atividade de gerir o orçamento é, atualmente, feita por cerca de 10 funcionários da Diretoria de Orçamentos e finanças. A emissão de uma portaria se dá pela impressão de arquivos em formato DOC seguindo um padrão por todos os funcionários. O armazenamento é parcialmente digitalizado, pois parte das portarias emitidas estão armazenadas em arquivos em formato DOC nas máquinas do Departamento enquanto outra grande parte ainda é armazenada em ficheiros de papel. Outro detalhe é que não há informação centralizada, visto que as portarias digitalizadas são armazenadas da mesma forma que as em papel, separadas em pastas e especificadas pelo nome do arquivo. A atividade de buscar uma portaria já emitida é manual tanto em ficheiros quanto pelo computador.

A manipulação de planilhas e geração de relatórios também são detalhes importantes. Existem diversas planilhas armazenadas nos computadores do Departamento que representam diferentes visões dos mesmos dados. Vários dados necessários para a emissão de uma nova portaria, em geral, estão presentes em alguma dessas planilhas as quais precisam ser atualizadas a cada emissão de uma nova portaria. Por não haver centralização de dados, as planilhas sofrem de problemas como desatualização e inconsistência. Pela grande quantidade de planilhas a serem atualizadas constantemente, existe um funcionário cuja única funcionalidade é a de atualizar as planilhas, o que cria um gargalo em momentos de grande carga de trabalho.

No final de cada ano é o momento do fechamento de contas da universidade onde todos os gastos são contabilizados a fim de verificar se o gasto excedeu ou não a verba estipulada para o ano. Em geral são dois meses (novembro e dezembro) de muito trabalho para encontrar e contabilizar todas as portarias emitidas afim de que os valores das portarias correspondam com os valores que realmente foram gastos. A inconsistência dos dados é comum e muitas vezes a soma de todas as portarias não corresponde com o que foi liberado da reserva de verba permitindo brechas para o desvio de dinheiro.

É constatável que os principais problemas apresentados pelo atual processo de gestão orçamentária são:

Ineficiência em emitir novas portarias.

Descentralização e inconsistência dos dados.

Desatualização de planilhas e relatórios.

Gargalo em meses de prestação de contas.

Baixa confiabilidade.

Concluímos que uma solução para os problemas apresentados é de muita importância tanto para a universidade quanto para toda a sociedade que contribui com impostos.

3. Soluções O estudo das alternativas foi baseado nos problemas principais apresentados no

tópico 2. Todas as alternativas possibilitam melhorias na eficiência do processo e redução de dados desatualizados e inconsistentes.

3.1. Alternativa 1: Contratação de novos funcionários

A primeira alternativa seria a contratação de novos funcionários para aumentar a eficiência e produtividade do modelo atual de gestão. Os novos funcionários seriam alocados estrategicamente para impedir gargalos em tempos de prestação de contas além de auxiliar na atualização de planilhas e emissão de novas portarias. O processo de planejamento orçamentário seria mais eficiente em curto prazo.

3.2. Alternativa 2: Módulo do SIG@

A segunda alternativa seria a implantação de um novo módulo ao SIG@ (ver apêndice B) que suprisse todas as necessidades de gestão orçamentária apresentadas no tópico 2. O novo módulo seria acessível aos funcionários da Diretoria de Orçamentos e Finanças 24h por dia e conteria todos os dados das antigas portarias emitidas, além de auxiliar na emissão de novas portarias, geração de planilhas automáticas e relatórios gerenciais. Por ser um sistema Web, seu acesso seria disponibilizado a qualquer dispositivo que possua acesso a Internet.

3.3. Alternativa 3: Intranet

A terceira alternativa seria a implantação de um sistema de informação em uma intranet (aproximadamente 10 estações de trabalho ligadas a um servidor) que suprisse todas as necessidades de gestão orçamentária apresentadas no tópico 2. O sistema seria acessível aos funcionários da Diretoria de Orçamentos e Finanças 24h por dia e conteria todos os dados das antigas portarias emitidas, além de auxiliar na emissão de novas portarias, geração de planilhas automáticas e relatórios gerenciais. A grande vantagem da intranet seria a sua segurança, visto que apenas os computadores conectados e registrados na rede teriam acesso ao sistema.

3.4. Alternativa 4: Sistema DesktopA quarta alternativa seria a implantação de um pequeno sistema desktop em uma

maquina no Departamento de Orçamento e Finanças da Reitoria. O pequeno sistema possuiria a responsabilidade de, em curto prazo, organizar e armazenar de forma centralizada todos os dados das antigas portarias além de permitir consultas mais complexas. Outra responsabilidade seria auxiliar na emissão de novas portarias, geração de planilhas automáticas e relatórios gerenciais.

4. Estudo da Viabilidade Operacional Neste tópico são apresentados os resultados obtidos pelo estudo comparativo

entre as alternativas propostas no que diz respeito à viabilidade operacional. No processo de análise foi considerada a estrutura PIECE e a satisfação do usuário final. Um estudo mais detalhado sobre a viabilidade operacional de cada alternativa pode ser encontrado no Apêndice E.

A primeira alternativa apresentou bom resultado em relação à posição do usuário final, enquanto que a segunda alternativa apresentou ótimos resultados em Performance, Informação, Economia, Eficiência e Usuário Final. A terceira alternativa apresentou ótimo desempenho em Performance, Informação, Controle e Eficiência e a quarta apresentou melhores resultados em Informação e Controle.

Os resultados apresentados acima podem ser resumidos na tabela abaixo:

Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Alternativa 4

Performance 3 4 4 2

Informação 1 4 4 4

Economia 1 4 3 2

Controle 1 3 4 4

Eficiência 3 4 4 2

Serviços 1 3 3 3

Usuário Final 4 4 2 2

Legenda: 1 - Péssimo 2 - Fraco 3 - Razoável 4 – Excelente.

Como a Alternativa 2 apresentou o melhor resultado da viabilidade operacional, a sua nota é 10. Então, proporcionalmente, a alternativa 3 recebe a nota 9, a alternativa 4 recebe a nota 7 e a alternativa 1 recebe a nota 5.

5. Estudo da Viabilidade Técnica É determinante para a decisão de implantar uma nova solução fazer uma análise

técnica das alternativas possíveis. Levando em consideração as tecnologias que forem necessárias para o desenvolvimento das soluções propostas, bem como os recursos técnicos envolvidos, cada alternativa foi examinada em termos de praticidade e disponibilidade.


A contratação de mais funcionários automaticamente não exige aquisição de novas tecnologias, no entanto é uma solução de implantação prática porque não possui contraste de técnicas com o que está sendo utilizado atualmente, tornando o processo de implantação bem mais fácil. Essa alternativa também possui boa disponibilidade, o que torna a alternativa viável.


A implantação de um novo módulo ao SIG@ aproveita a estrutura e a madureza do sistema já existente. Toda a parte de recursos físicos como computadores, energia, entre outros, além do software pode ser reutilizado para acelerar o desenvolvimento da alternativa em questão. Como tecnologias já utilizadas no SIG@ que fazem parte do reuso temos Java, SQL para o banco de dados e JSP/JSF para fornecer o serviço via web. Como são tecnologias já consolidadas no contexto, a solução é considerada viável do ponto de vista técnico.


Para essa alternativa faz-se necessário a obtenção de novos computadores, para formarem uma intranet em que circulem os documentos envolvidos. O sistema seria feito em Java ou C++, porque são linguagens flexíveis e que possuem excelente aceitação. Para manter a segurança e consistência dessa documentação que reside dentro desse setor, uma cópia de segurança dos documentos gerados pelo sistema seria automaticamente enviada para o mailbox dos 10 funcionários da Diretoria, dessa maneira minimizando o risco de documentos corrompidos. Essa alternativa também é considerada tecnicamente viável, pois as tecnologias usadas já são consolidadas no mercado.

5.4. Alternativa 4: Sistema Desktop

Para a criação do sistema desktop para a Diretoria de Orçamentos e Finanças é necessário utilizar uma API que se relacione com o processo existente, que envolve os

softwares Microsoft Office Word, pela emissão de portarias e o Microsoft Office Excel, para a geração automática de planilhas. Java possui esses features além de ser consolidada no mercado, tornando-se a escolha para desenvolver esse sistema.

5.5. Conclusões

Como nenhuma das alternativas possui um nível de complexidade técnico alto, utilizando tecnologias já conhecidas foram atribuídas, através dos critérios praticidade e disponibilidade, as notas 10, 8, 7, e 9 respectivamente às Alternativas 1, 2, 3 e 4.

6. Estudo da Viabilidade de Cronograma Como o projeto está focado em resolver os problemas de um processo já

existente os prazos dos cronogramas foram considerados desejáveis (não-obrigatórios).


Para o cronograma da alternativa 1 levamos em consideração uma estimativa de 6 meses para a seleção dos novos funcionários (devido ao processo interno da universidade), acrescido de mais 1 mês de treinamento, dessa maneira temos um total de 7 meses para a solução ser efetivada.


O cronograma da Alternativa 2 estabelece um prazo um pouco mais atraente do que a alternativa 1. As contratações dos estagiários e do analista responsável estão estimadas em 1 mês, não sendo necessário tempo para treinamento. Em adição, mais 4 meses divididos dessa forma: os 3 primeiros meses ficam para desenvolvimento da solução, enquanto o último fica para configuração e teste. O tempo para desenvolvimento desta alternativa totaliza em 5 meses.


De maneira semelhante à alternativa 3 a estimativa é de 5 meses: 1 mês para contratações, 3 meses para desenvolvimento e 1 para configuração e teste.

6.4. Alternativa 4: Sistema Desktop

Como não há necessidade de treinamento de pessoal nessa solução ficam estabelecidos 3 meses para desenvolvimento do sistema desktop, mais 1 mês para configuração e teste da solução implantada.

6.5. Conclusões

Analisando as alternativas de acordo com o critério de tempo de implantação, temos que as soluções 1, 2, 3, e 4 acima possuem respectivamente as notas 6, 8, 8, e 10.

7. Estudo da Viabilidade Econômica A análise a seguir apresenta um estudo sobre a viabilidade econômica das

alternativas propostas pelo projeto.

7.1. Alternativa 1 : Contratação de novos funcionários

Custos envolvidos:

Lançamento de edital para contratação de funcionários (5). Custos com a realização das provas.

Custo com o treinamento dos novos efetivados

Salários dos novos funcionários

Benefícios

Aumento de produtividade (diminuição no tempo para emissão de portarias e prestação de contas no fim do ano) em curto prazo.

Conclusão

Como a alternativa representa um novo custo (salário do novo servidor) de tempo indefinido e maior do que os benefícios tangíveis, foi considerada a menos viável economicamente com nota 3,0.


Custos envolvidos:

Custos com equipamento aos servidores. Custo com desenvolvimento (Estagiários, Analista, material de escritório, etc.)

Custo adicionado de energia e água.

Manutenção do sistema.

Benefícios:

Aumento de produtividade

Redução de horas extras

Redução da quantidade de servidores encarregados da gestão orçamentária

Fim da inconsistência e desatualização dos portarias

Conclusão:

A alternativa apresentou um ótimo custo-benefício e um payback de apenas 1,22 anos. Recebe nota 10,0 em viabilidade econômica.


Custos Envolvidos:

Novos equipamentos aos funcionários Compra de hardware especializado para servidor para a intranet

Manutenção das novas máquinas

Custo com desenvolvimento (Estagiários, Analista, material de escritório, etc.)

Custo adicionado de energia, água e telefone para a equipe.

Manutenção do sistema

Beneficio:

Aumento de produtividade Redução de horas extras

Redução da quantidade de servidores encarregados da gestão orçamentária


Conclusão:

A alternativa apresentou um ótimo custo-benefício e um payback de apenas 1,47 anos, porém, se comparada a Alternativa 2, a Alternativa 3 se mostrou um pouco menos econômica o que diminuiu a sua nota para 9,0.

7.4. Alternativa 4: Sistema DesktopCustos Envolvidos:

Compra de máquina desktop Manutenção da nova máquina

Custo com desenvolvimento (Estagiários, Analista, material de escritório, etc.)

Custo adicionado de energia, água e telefone para a equipe.

Manutenção do sistema

Beneficio:

Aumento de produtividade Redução de horas extras


Conclusão:

O custo geral de desenvolvimento da alternativa 4 se mostrou bem menor em relação às outras alternativas, porém, como seus benefícios tangíveis não incluíram a redução de um funcionário, o tempo de payback foi contabilizado em 4,53 anos. Dessa forma a nota para a viabilidade econômica da Alternativa 4 foi 7,0.

7.5. Conclusões

A melhor alternativa de acordo com o estudo de viabilidade econômica foi a Alternativa 2, pois apresentou o menor tempo de payback e os melhores benefícios tangíveis e intangíveis. Para um maior detalhamento, consultar o Apêndice D.

8. Análise Final das AlternativasSegue abaixo a matriz de análise de viabilidade do projeto:

Viabilidade Peso Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Alternativa 4

Operacional 40% 5 10 9 7

Técnica 10% 10 8 7 9

Cronograma 10% 6 8 8 10

Econômica 40% 3 10 9 7

TOTAL 100% 4,8 9,6 8,7 7,5

A análise de Viabilidade Técnica recebeu um peso de 10%, uma vez que todas as alternativas contam com a utilização de tecnologias existentes e usadas amplamente no mercado.

O peso de 10% atribuído à análise da Viabilidade de Cronograma justifica-se no fato que não há nenhum “deadline” envolvido na implantação do sistema, isto é, o prazo é desejável, mas não é obrigatório. A nota 10 foi dada à alternativa com menor prazo de implantação

A análise de Viabilidade Operacional, junto com a análise de Viabilidade Econômica foram consideradas os principais critérios da matriz, pois analisam com mais detalhes os impactos da implantação do sistema nos seus principais objetivos.

9. Considerações FinaisAtravés do estudo de viabilidade resumido na matriz de análise de viabilidade

apresentada no tópico 8, concluímos que a melhor alternativa para solucionar os problemas apresentados no tópico 2 é a alternativa 2 (Módulo do SIG@).

As vantagens oferecidas pela alternativa superaram suas principais desvantagens além de oferecer ótimos resultados Operacional e Econômico.

Vale ressaltar que solucionar os problemas de inconsistência e pouca confiabilidade no processo de gestão do orçamento público de uma universidade Federal é de grande importância para toda a sociedade.

Apêndice A - Sobre a UFPE A Universidade Federal de Pernambuco é composta por 3 campus: Campus Vitória, Campus Caruaru e Campus Recife. O Campus de Recife está localizado no bairro Cidade Universitária, zona Oeste do Recife. A sua área é de 149 hectares, na qual estão distribuídos nove dos centros acadêmicos. Também estão situados no campus o Centro de Convenções, a Concha Acústica, o Colégio de Aplicação e sete dos oito órgãos suplementares (Editora Universitária, Hospital das Clínicas, Laboratório de Imunopatologia Keizo Asami - Lika, Núcleo de Tecnologia da Informação, Núcleo de Educação Física e Desportos e Prefeitura). No centro do Recife e bairros próximos, estão localizados a Faculdade de Direito (Centro de Ciências Jurídicas), a antiga Escola de Engenharia, o Departamento Cultural, o Núcleo de TV e Rádios Universitárias e o Memorial da Medicina.

A Administração da UFPE é exercida pela Reitoria em parceria com o Conselho Universitário, grupo formado por outros dois conselhos específicos, o de Administração e o Coordenador de Ensino, Pesquisa e Extensão. A Reitoria é o órgão que coordena, planeja e supervisiona as atividades da instituição. É constituída pelo Gabinete do Reitor e por cinco Pró-Reitorias: para Assuntos Acadêmicos (Proacad), para Assuntos de Pesquisa e Pós-Graduação (Propesq), de Extensão (Proext), de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan) e de Gestão de Pessoas e Qualidade de Vida (Progepe).

A Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (PROPLAN) é responsável pela Planejamento, gestão e operação do orçamento da universidade em geral. Sua divisão em departamentos e diretoria pode ser visto no Organograma abaixo:

Imagem 1: Organograma da PROPLAN

O Pró-Reitor de Orçamentos e Finanças e a Coordenadoria de Orçamentos e Finanças resumem os principais cargos de gestão orçamentária estudadas neste projeto.

O SIG@ é o sistema de informação usado pela Universidade para auxiliar no gerenciamento de informações e de processos. Cada funcionário da UFPE possui uma visão diferente dos dados no SIG@ dependendo do seu cargo e função a exercer pelo sistema. É um sistema considerado estável, que já possui alguns anos de uso e com grande facilidade de expansão.

Apêndice B - Sobre Coleta de Informações O primeiro passo na coleta de informações foi marcar uma reunião com a Analista de Sistemas Shirley Jacinto que lidera um projeto que visa solucionar problemas semelhantes aos estudados nesse documento. Junto à sua equipe de desenvolvimento, uma série de entrevistas aconteceu a fim de esclarecer muitas das duvidas sobre o tema.

As principais dúvidas apresentadas foram:

Qual a origem da verba fornecida a Universidade?

Como se dá a distribuição da verba entre os órgãos internos da UFPE?

Quantos funcionários estão encarregados do planejamento orçamentário?

Quais os principais documentos utilizados no processo de distribuição de verba?

Existe alguma informatização do processo em geral?

Além das entrevistas outra importante fonte de informação foi o estudo das Portarias Orçamentárias e das Planilhas de dados usadas pelos funcionários da Reitoria (ver apêndice C). Analisamos os dados contidos nas Portarias e como é feita a emissão de uma nova Portaria.

Todos os funcionários entrevistados podem ser contatados pelo telefone (81) 2126-8684, referente ao do departamento de desenvolvimento do NTI (Núcleo de Tecnologia da Informação).

Apêndice C - Sobre as PortariasAs portarias são os principais documentos utilizados no processo de gestão

orçamentária. Ela representa uma quantidade de verba reservada a qualquer projeto de qualquer departamento subordinado a universidade e é composta por códigos que informam a natureza da despesa e receita, além da fonte do recurso, do valor, da Ação e Programa Governamental e de detalhes de como será gasto o valor da portaria. Os códigos que especificam a natureza da despesa e a fonte de recurso são detalhados anualmente pelo Governo Federal e não entram no escopo deste projeto.

Outra importante fonte de informação foi o estudo das Planilhas de dados usadas pelos funcionários encarregados de emitir Portarias. Foi possível ter acesso a cerca de dez planilhas que apresentavam visões diferentes dos mesmos dados e que possuem muita importância em todo o processo de gestão do orçamento.

Abaixo segue um exemplo de uma Portaria:

Apêndice D - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Econômica

Nessa sessão será apresentado o estudo econômico feito com as quatro alternativas apresentadas previamente. Ao final de cada alternativa mostraremos o processo que usamos para decidir quanto cada alternativa é viável. Para isso as classificamos numa escala entre 0 e 10.

Decidimos expressar todos os valores na moeda local, no caso o Real (R$) e, quando for necessário, foi aplicada uma taxa de desconto de 4,2% para corrigir os valores em uma seqüência de tempo. Este valor foi escolhido por ser a estimativa para a taxa de inflação de 2009

Alternativa 1: Contratação de novos funcionários

Investimentos

Os investimentos necessários para a operacionalização dessa alternativa consistem na compra de um novo equipamento e na aplicação de um processo seletivo para a contratação de mais um servidor.

ITEM Qtd Valor Unitário (R$) TOTAL

CPU 1 700,00 700,00

Monitor “LCD 15” 1 300,00 300,00

Processo Seletivo 1 5000,00 5000,00

TOTAL ----------------- ----------------- 6.000,00

Período de desenvolvimento

Não há custos com período de desenvolvimento por não se tratar de uma solução que envolva sistemas de informação.

Custos após o período de desenvolvimento

Os custos relativos a este período compreendem as despesas com treinamento do servidor.

ITEM Valor (R$)

Treinamento 200,00

Custo total

Abaixo, especificamos o custo total incluindo as despesas salariais do novo servidor junto com o treinamento e os custos de investimento. Foi considerado que o processo seletivo ocupou os 6 primeiros meses do primeiro ano não contabilizando o salário do servidor. O salário foi aproximado em R$3.000,00.

1º Ano 24.200,00

2º Ano 36.000,00

3º Ano 36.000,00

4º Ano 36.000,00

5º Ano 36.000,00

Total 168.200,00

Benefícios

Como benefícios intangíveis, a solução proposta apresenta melhoria na eficiência do processo de gestão do orçamento em geral. Mais portarias serão emitidas e a prestação de contas será executada em menor tempo, porém, o problema da inconsistência de dados continuaria o mesmo.

Quanto aos benefícios tangíveis, esta alternativa diminui em certa parte a necessidade de horas extras nos meses de prestação de conta.

Aproximando o salário de um servidor em R$3.000,00, o valor da hora extra seria R$37,50. Em meses de prestação de conta é contabilizado em média 100 horas extras. Estimando que o total de horas extras fosse reduzido pela metade, a quantidade mensal de horas extras seria de 4,16 horas, o equivalente a R$156,00.

Como em um ano a economiza feita pelas horas extras resulta em R$1.875,00 e as despesas salariais com o novo servidor contabilizam R$36.000,00, não haverá momento em que os benefícios tangíveis sobrepõem os custos da alternativa 1.

Devido aos problemas apresentados acima, a Alternativa 1 recebe nota 3,0 no quesito Viabilidade Econômica.

Alternativa 2: Módulo do SIG@

Investimentos

Os investimentos necessários para a operacionalização dessa alternativa consistem na compra de novos equipamentos a serem usados pelos servidores. Como o sistema estará hospedado no SIG@ (Sistema de Informação da Universidade), não haverá necessidade de custos adicionais de hospedagem em servidor.


CPU 9 700,00 6.300,00

Monitor “LCD 15” 9 300,00 2.700,00

TOTAL ----------------- ----------------- 9.000,00


As despesas a seguir são relativas ao período de desenvolvimento do sistema (quando o projeto for concluído, novas despesas serão contabilizadas no tópico a seguir).

Despesas Fixas Mensais:


Salário dos estagiários 3 550,00 1.650,00

Salário do Analista 1 1.500,00 1.500,00

Custo adicional de Energia 1 180,00 180,00

Custo adicional de Água 1 50,00 50,00

Material de Limpeza 1 100,00 100,00

Material de Escritório 1 50,00 50,00

TOTAL ---------------------- ---------------------- 3.530,00

As despesas a seguir são relativas a itens que não precisarão ser comprados, mas que serão alocados ao projeto durante sua fase de desenvolvimento. Por exemplo, estamos supondo que a empresa desenvolvedora já possui computadores. Portanto, não incluímos o custo de aquisição de computadores, mas sim o custo do seu uso. Para tanto, usamos a depreciação dos equipamentos usados como o custo de seu uso.

De acordo com a Instrução Normativa SRF nº 162, de 31 de dezembro de 1998, Referência NCM 8471, a taxa de depreciação de computadores é de 20% ao ano. Dessa forma, um computador que custa R$ 1.500,00 tem o custo de uso de R$ 300,00 por ano (20% de R$ 1.500,00), ou R$ 25,00 por mês.

ITEM QTD Valor Unitário (R$) Valor Total (R$)

Computador 4 1500,00 6000,00

TOTAL 6000,00

Custo Anual (20%) 1200,00

Custo Mensal 100,00

Custos Totais no Período de Desenvolvimento:

MES 1 3.630,00

MES 2 3.630,00

MES 3 3.630,00

MES 4 3.630,00

MES 5 3.630,00

TOTAL 18.150,00


Os custos relativos a este período compreendem as despesas com treinamento de servidores e manutenção do sistema.

Manutenção do sistema (Mensal) 80,00

Treinamento 400,00

Custo total

Abaixo, especificamos o custo total do sistema para um período de 5 anos. No primeiro ano além do custo de desenvolvimento também foram incluídos o valor para treinamento dos servidores, o custo de investimento e 7 meses de manutenção. Durante os outros anos há apenas o custo de manutenção do sistema.

1º Ano 28.110,00

2º Ano 960,00

3º Ano 960,00

4º Ano 960,00

5º Ano 960,00

TOTAL 31.950,00

Benefícios

Como benefícios intangíveis, o sistema proposto apresenta melhoria na eficiência do processo de gestão do orçamento em geral. Mais portarias serão emitidas, a prestação de contas será executada em menor tempo e haverá maior confiança sobre o destino da verba.

Quanto aos benefícios tangíveis, esta alternativa diminui a necessidade de horas extras nos meses de prestação de conta, além de reduzir em uma unidade a quantidade de servidores.

Aproximando o salário de um servidor em R$3.000,00, o valor da hora extra seria R$37,50. Em meses de prestação de conta é contabilizado em média 100 horas extras que durante o ano refletem em 8,33 horas mensais, o equivalente a R$312,37.

A tabela abaixo apresenta os valores dos benefícios dos primeiros cinco anos. No primeiro ano, apenas os custos com horas extras dos 7 últimos meses foram abatidos, visto que os 5 primeiros meses são decorrentes do desenvolvimento do sistema.

1º Ano 2.186,59

2º Ano 39.748,44

3º Ano 39.748,44

4º Ano 39.748,44

5º Ano 39.748,44

TOTAL 161.180,35

A tabela abaixo apresenta os valores acumulados dos primeiros cinco anos em relação ao custo-benefício geral da alternativa estudada.

1º Ano 2º Ano 3º Ano 4º Ano 5º Ano

Custos -28.110,00 -29.070,00 -30.030,00 -30.990,00 -31.950,00

Benefícios 2.186,59 41.935,03 81.683,47 121.431,91 161.180,35

TOTAL -25.923,41 12.865,03 51.653,47 90.441,91 129.230,35

Em aproximadamente 1,22 anos o valor do desenvolvimento do sistema é coberto pelos benefícios. Pelo seu ótimo custo-benefício esta alternativa recebe a nota 10,0 no quesito Viabilidade Econômica.

Alternativa 3: Intranet

Investimentos

Os investimentos necessários para a operacionalização dessa alternativa consistem na compra de novos equipamentos a serem usados pelos servidores e o hardware que irá compor a intranet.


CPU 9 700,00 6.300,00

Monitor “LCD 15” 9 300,00 2.700,00

Máquina Servidor 1 5.000,00 5.000,00

TOTAL ----------------- ----------------- 14.000,00







Suporte de Redes 1 1.000,00 1.000,00





TOTAL ---------------------- ---------------------- 4.580,00




Computador 4 1500,00 6000,00

TOTAL 6000,00


Custo Mensal 100,00


MES 1 4.680,00

MES 2 4.680,00

MES 3 4.680,00

MES 4 4.680,00

MES 5 4.680,00

TOTAL 23.400,00




Treinamento 400,00

Custo total


1º Ano 38.500,00

2º Ano 1200,00

3º Ano 1200,00

4º Ano 1200,00

5º Ano 1200,00

TOTAL 43.300,00

Benefícios


Quanto aos benefícios tangíveis, esta alternativa diminui a necessidade de horas extras nos meses de prestação de conta, além de reduzir em uma unidade a quantidade de servidores.



1º Ano 2.186,59

2º Ano 39.748,44

3º Ano 39.748,44

4º Ano 39.748,44

5º Ano 39.748,44

TOTAL 161.180,35



Custos -38.500,00 -39.700,00 -40.900,00 -42.100,00 -43.300,00

Benefícios 2.186,59 41.935,03 81.683,47 121.431,91 161.180,35

TOTAL -36.313,41 2.235,03 40.783,47 79.331,91 117.880,35

Em aproximadamente 1,47 anos o valor do desenvolvimento do sistema é coberto pelos benefícios. Apesar de seu ótimo custo-benefício, a alternativa 3 apresentou um resultado menos satisfatório em relação à alternativa 2 e por isso recebe a nota 9,0 no quesito Viabilidade Econômica.

Alternativa 4: Sistema DesktopInvestimentos

Os investimentos necessários para a operacionalização dessa alternativa consistem na compra de uma máquina desktop de boa qualidade.


CPU 1 1000,00 1.000,00

Monitor “LCD 17” 1 400,00 400,00

TOTAL ----------------- ----------------- 1.400,00











TOTAL ---------------------- ---------------------- 2.890,00




Computador 3 1500,00 4.500,00

TOTAL 4.500,00


Custo Mensal 75,00


MES 1 2.965,00

MES 2 2.965,00

MES 3 2.965,00

MES 4 2.965,00

TOTAL 11.860,00




Treinamento 400,00

Custo total


1º Ano 14.140,00

2º Ano 720,00

3º Ano 720,00

4º Ano 720,00

5º Ano 720,00

TOTAL 17.020,00

Benefícios


Quanto aos benefícios tangíveis, esta alternativa diminui a necessidade de horas extras nos meses de prestação de conta.



1º Ano 2.498,96

2º Ano 3.748,44

3º Ano 3.748,44

4º Ano 3.748,44

5º Ano 3.748,44

TOTAL 17.492,72



Custos -14.140,00 -14.860,00 -15.580,00 -16.300,00 -17.020,00

Benefícios 2.498,96 6.247,40 9.995,84 13.744,28 17.492,72

TOTAL -11.641,04 -8.612,60 -5.584,16 -2.555,72 472,72

Em aproximadamente 4,53 anos após o termino do desenvolvimento do sistema o valor dos benefícios cobre o valor dos custos. Esta alternativa apresenta um longo tempo de retorno de investimento e por isso recebe a nota 7,0 no quesito Viabilidade Econômica.

Apêndice E - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Operacional

Para as quatro alternativas propostas serão feitas avaliações detalhadas do ponto de vista operacional, considerando-se a estrutura PIECES.

Alternativa 1: Contratação de novos funcionários

Performance – A vazão será proporcional à quantidade de funcionários contratados gerando e armazenando portarias nas pastas ou consultando portarias já existentes. Logo se têm uma maior vazão que o sistema atual, sendo, portanto satisfatório.

Informação - As informações continuam sendo armazenadas em papéis dentro de pastas, permitindo uma inconsistência de dados, bem como replicação, ou defasagem. Logo esta não é uma alternativa satisfatória nesse ponto.

Economia - Em suma, esta solução é extremamente custosa. A análise econômica completa desta alternativa pode ser visualizada através do seu Estudo de Viabilidade Econômica.

Controle - Por não existir um sistema de armazenamento apropriado das informações, há riscos de fraudes e de inconsistências.

Eficiência - Em curto prazo essa é uma alternativa relativamente viável, pois com um maior número de funcionários se terá um maior volume de trabalho. Mas devido ao fato da solução ainda tratar com criação e armazenamento de portarias em papel, em longo prazo torna-se ineficiente.

Serviços - Para qualquer alteração na forma das portarias, os funcionários deverão ser informados e depois eles irão atualizar todas as portarias já existentes, tomando bastante tempo. Logo essa característica possui uma baixa flexibilidade.

O usuário final, neste caso, não sofrerá com uma mudança brusca no sistema atual, se adaptando rapidamente.

Alternativa 2: Módulo do SIG@

Performance – Quanto à vazão (throughput), o número de portarias geradas e de planilhas editadas será proporcional à quantidade de funcionários acessando o sistema. Em relação ao tempo de resposta, será limitado pela velocidade de conexão à Internet. Portanto são extremamente satisfatórios se considerarmos funcionários competentes e uma boa infra-estrutura.

Informação – As informações estarão localizadas em um banco de dados e, a qualquer alteração feita, será devidamente atualizado. Logo são dados sempre consistentes e de fácil acesso permitindo uma busca e edição efetiva e rápida. Então é uma característica extremamente satisfatória.

Economia – Em resumo, é uma alternativa muito viável. A análise econômica completa desta alternativa pode ser visualizada através do seu Estudo de Viabilidade Econômica.

Controle – Visto que o acesso ao banco de informações será restrito aos membros da Diretoria de Orçamentos e Finanças cadastrados, é um módulo do projeto SIG@ com segurança já desenvolvida e alterações no sistema são registrados, diminui-se o risco de fraudes e também de inconsistências. Porém como tem acesso à internet, sempre estará sujeito a ataques. Logo essa característica é razoável.

Eficiência - Esta alternativa se mostra extremamente eficiente, pois pela Internet têm-se acesso ao banco de dados, permitindo ao usuário tanto criar novas informações como consultar dados pré-existentes com extrema rapidez, sem o tempo adicional de procurar a portaria em determinada pasta, em determinada estante.

Serviços – As dificuldades quanto à flexibilidade e extensibilidade dessa alternativa ocorrem devido a uma eventual alteração do site. Porém essas dificuldades não demandarão muito esforço, pois essa alternativa é um módulo do projeto SIG@, onde questões como segurança, interfaces e usabilidade já estão consolidadas, facilitando o desenvolvimento, operação e manutenção.

O usuário final dessa alternativa deve possuir um conhecimento sobre navegação na Internet como também deve estar familiarizado com o projeto SIG@ (o que realmente já acontece).

Como essa alternativa é um sistema Web, o usuário terá acesso 24 horas ao sistema a partir de qualquer dispositivo que possua conexão à Internet, garantindo uma relativa mobilidade, podendo ser usado em reuniões da Diretoria, não restritas ao ambiente de trabalho atual.

Alternativa 3: Intranet

Performance - Quanto à vazão, assim como na alternativa 2, é proporcional à quantidade de funcionários conectados ao sistema. Com uma velocidade de resposta muito alta, só haveria problemas em momentos em que o servidor estivesse desligado. Essa é uma característica extremamente satisfatória.

Informação - Os dados são armazenados no servidor (host), onde qualquer alteração realizada será observada pelos clientes. Os dados centralizados permitem uma consistência maior, tornando essa característica viável e satisfatória.

Economia - Esta solução é economicamente viável. A análise econômica completa desta alternativa pode ser visualizada através do seu Estudo de Viabilidade Econômica.

Controle - Como o acesso ao servidor se dá apenas pelos membros da Diretoria de Orçamentos e Finanças em uma rede particular, chances de invasão do sistema são menores. Devido também à centralização das informações será menor o risco potencial de fraudes e inconsistências. Com isso é evidente a viabilidade dessa característica.

Eficiência - Com uma rede particular, os funcionários terão acesso rápido e eficiente aos dados já existentes, bem como no armazenamento de novas informações. Porém é necessário frisar que se o servidor cair, os clientes não terão acessos, podendo tornar-se ineficiente nesse caso extremo.

Serviços - O único trabalho necessário a esta alternativa, caso aconteça alterações no sistema, é a modificação do servidor e possivelmente a forma que os clientes se comunicam com o host. Essa alternativa apresenta-se com um grau razoável de flexibilidade e extensibilidade.

Com essa alternativa, o usuário final terá acesso ao sistema 24 horas por dia, porém perde um pouco da mobilidade já que não poderá utilizar dispositivos móveis para acessar o sistema, apenas as máquinas destinadas localizadas no ambiente de trabalho da Diretoria de Orçamentos e Finanças.

Deve-se levar em conta no desenvolvimento uma interface agradável e interessante para o usuário, para poder existir uma menor resistência na implantação desse novo sistema.

Alternativa 4: Sistema desktop

Performance - Quanto ao throughput, será relacionado apenas à produção na máquina em que há o sistema. Nos meses de maior volume haverá um gargalo, atrasando a emissão de portarias. Mesmo com o acesso a informações mais rápido, essa característica ainda é fraca.

Informação - Os dados serão informatizados permitindo fácil acesso e armazenamento, diminuindo inconsistências. Logo essa característica é extremamente satisfatória.

Economia - Esta é uma solução relativamente custosa. A análise econômica completa desta alternativa pode ser visualizada através do seu Estudo de Viabilidade Econômica.

Controle - Assim como na alternativa 3, acesso ao sistema desktop se dá apenas pelos membros da Diretoria de Orçamentos e Finanças, diminuindo chances de invasão do sistema. Novamente, como os dados são centralizados o risco de inconsistências e fraudes é menor. Logo é uma característica satisfatória.

Eficiência - Os funcionários terão acesso às informações centralizadas de forma rápida e segura, porém como já foi dito, nos messes de maior volume de trabalho o sistema se tornará ineficiente devido ao gargalo gerado. Logo essa opção é fraca, sendo pouco satisfatória.

Serviços - O único trabalho necessário a esta alternativa, caso aconteça alterações no sistema é a modificação da interface no sistema desktop.

Novamente será necessário levar-se em consideração no desenvolvimento uma interface agradável e interessante para o usuário final, para que não ocorra uma forte resistência.

€¦ · Web viewA emissão de uma portaria se dá pela impressão de arquivos em formato DOC...

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