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Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciaiswith Business Contact ManagerFevereiro de 2006

Conteúdo

Visão Geral sobre o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais..............................................................................1

Organize Suas Informações sobre Clientes em Apenas um Local..................................2Gerencie Atividades de Vendas............................................................................................3Crie e Controle Atividades de Marketing.............................................................................4Centralize Informações do Projeto........................................................................................5

Gerencie todas as Suas Informações de Clientes em Apenas um Local............6Organize e Gerencie Contatos no Outlook...................................................................6Vincule Comunicações aos Registros de seu Cliente.................................................8Personalize suas Informações........................................................................................9Integre Informações Financeiras e de Clientes.........................................................10

Melhore a Segurança com o Acesso Multi-usuário..........................................................11Acesse Informações de Clientes em Qualquer Local.......................................................13Importe Informações de Contato........................................................................................13Prepare sua Empresa para o Crescimento........................................................................13Faça a Integração com Aplicativos de Terceiros..............................................................14

Gerencie e Preveja Oportunidades de Vendas..........................................................15Controle Condutas e Oportunidades de Vendas em Apenas um Local........................15Obtenha uma Visualização em Painéis de Suas Fontes de Informação de Vendas...17Gere Relatórios Padrões e Personalizados........................................................................18Converta Oportunidades em Cotações, Pedidos ou Faturas..........................................19

Crie e Controle Atividades de Marketing.....................................................................20Crie Listas Específicas de Mensagens para Marketing Impresso para Envio por E-mail....................................................................................................................................... 20Personalize Suas Comunicações.........................................................................................22Acompanhe as Campanhas de Marketing.........................................................................23Avalie seus Esforços de Marketing.....................................................................................23

Gerencie Informações Relacionadas ao Projeto em Apenas um Local.............25Acompanhe Todas as Informações do Projeto em Um Único Local..............................25Compartilhe Facilmente Suas Informações de Projeto...................................................27Simplifique Tarefas de um Projeto......................................................................................27

Resumo...................................................................................................................................... 29Recursos.................................................................................................................................... 30Requisitos de Sistema..............................................................................................................31

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Visão Geral sobre o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais

Pequenas empresas enfrentam muitos dos mesmos desafios enfrentados por grandes empresas, mas com a disponibilidade de muito menos recursos. A competição é acirrada, o tempo é sempre curto e as verbas limitadas sempre atrapalham as capacidades de marketing. Um dos aspectos mais desafiadores de conduzir um negócio é desenvolver uma base de cliente – e depois mantê-la. As empresas precisam ser capazes de atender às solicitações dos clientes, gerenciar relações com os clientes e seguir condutas de vendas. E, para isso, é preciso que haja uma solução de gerenciamento de contatos eficiente e fácil de ser utilizada. Embora existam muitas soluções de software de CRM - gerenciamento de relacionamento de clientes (Customer Relationship Management), a maioria delas adapta-se às necessidades de empresas maiores e exige um grande investimento com capital e treinamento de funcionários. Essas soluções não se integram muito bem com outros aplicativos tipicamente encontrados em empresas menores. Para serem eficientes, as pequenas empresas precisam de uma solução de gerenciamento de contatos que tenha um preço atrativo, possa integrar-se com seus outros aplicativos e permita que os funcionários da empresa aprendam facilmente a utilizá-la, sem que seja necessário um treinamento extensivo. O Microsoft® Office Outlook® 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais é exatamente esta solução. Combinando recursos gerenciamento de contatos robusto com o cliente de mensagens e colaboração Microsoft Office Outlook 2007, as pequenas empresas podem facilmente centralizar informações de contatos, utilizando a interface de usuário do Outlook, com a qual muitos já estão familiarizados.

O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais integra novas capacidade de relatório e controle com o Microsoft Office Outlook 2007 a fim de ajudar as empresas a gerenciar mais facilmente as oportunidades e as condutas de vendas por todo o processo de vendas e a servir seus clientes após a venda. Agora, as pequenas empresas podem gerenciar atividades de campanhas de marketing internamente. O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais fornece ferramentas eficientes para criar listas específicas de mensagens, personalizar e

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distribuir materiais de marketing impressos ou a serem enviados por e-mail e controlar resultados. Além disso, o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais fornece ferramentas para a centralização de informações de projetos e a realização de tarefas relacionadas a projetos.

Este documento fornece uma visão geral sobre os benefícios obtidos com o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais. Além disso, são mostradas algumas situações em que o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais está em ação, fornecendo exemplos de como alguns de seus recursos podem ser utilizados.

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Visão GeralAaron Con é proprietário da Contoso Landscaping, uma empresa de design de paisagem comercial e residencial há 20 anos. A Contoso Landscaping começou sendo uma empresa de apenas um funcionário, mas, hoje, Aaron emprega um quadro completo de funcionários, incluindo sua equipe de design, dois gerentes contábeis e um gerente geral. Aaron supervisiona os processos de vendas e marketing para a empresa. Ele e sua equipe contam com o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais para consolidar suas informações sobre clientes, obter ajuda na previsão e no gerenciamento de oportunidades de vendas, controlar projetos de marketing e monitorar resultados.

Organize Suas Informações sobre Clientes em Apenas um Local

Utilize o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais para consolidar suas informações de contatos e clientes e simplificar o gerenciamento de informações de clientes.

Consolide informações de contatos e clientes. Obtenha acesso a todas as informações relacionadas a cada contato, incluindo mensagens de e-mail, chamadas telefônicas, compromissos, tarefas, anotações e documentos – a partir de um único local.


Personalize informações de contato e clientes. Capture as informações mais relevantes para os seus processos de negócios e de vendas.

Compartilhe informações de clientes com seus colegas de trabalho. Forneça acesso à rede com proteção de senha e compartilhe informações utilizando recursos de multi-usuário mais seguros.

Permaneça conectado quando estiver fora do escritório. Quando você estiver fora do trabalho, será possível trabalhar offline em seu laptop ou Pocket PC—e depois sincronizar as informações quando você retornar.

Visualize o histórico financeiro do cliente de imediato. Quando você estiver utilizando o Microsoft Office Small Business Accounting, você conseguirá visualizar todo o histórico de comunicação e financeiro do cliente no Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais.

Simplifique o processo de faturamento. Quando você utilizar o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais com o Office Small Business Accounting 2006, será possível controlar o tempo pagável em seu calendário do Outlook e depois convertê-lo em faturas.

Faça a integração com aplicativos personalizados. Com o SDK (software development kit), desenvolvedores e consultores de tecnologia conseguem personalizar o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais de forma que ele se integre com outros aplicativos de linha comercial.

Gerencie Atividades de VendasAcompanhe condutas e oportunidades de vendas e controle atividades por todo o processo de vendas:

Gerencie suas condutas e atividades de vendas em apenas um local. Informações de contato, fontes de condutas, histórico de comunicações, documentos, compromissos e tarefas são coletados e gerenciados no ambiente familiar do Outlook.

Gerencie oportunidades de vendas. Controle e monitore oportunidades de acordo com o tipo, estágio de vendas, produtos e serviços oferecidos, quantidade projetada de vendas e probabilidade de fechamento. Depois, atribua facilmente condutas a seus funcionários.


Identifique suas melhores oportunidades. Obtenha uma visão de suas melhores oportunidades de vendas, controlando prospectos e clientes a partir do contato inicial, até o fechamento e também após a venda.

Converta oportunidades de vendas em cotações, pedidos e faturas. Quando utilizado com o Office Small Business Accounting 2006, o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais pode tornar, automaticamente, oportunidades em cotações, pedidos e faturas.

Faça a previsão das vendas e priorize tarefas. O novo painel de informações fornece uma visualização personalizável da fonte de informações de vendas de sua empresa de forma que você possa prever as vendas e priorizar as atividades.

Analise seus dados. Escolha a partir de uma variedade de relatórios de clientes, prospectos e oportunidades com capacidades avançadas para obter ajuda na classificação e filtragem de informações. Você pode ir mais além para obter mais detalhes e exportar o que encontrou para o software de planilhas Microsoft Office Excel® 2007 e fazer uma análise mais aprofundada.

Crie e Controle Atividades de MarketingAs ferramentas de fácil utilização ajudam você a criar e distribuir comunicações de marketing personalizadas e depois monitorar os resultados internamente.

Obtenha orientações passo a passo para criar suas campanhas. Novos guias conduzem você por todo o processo de desenvolvimento de atividades de campanhas de marketing.

Comercialize mais eficientemente com comunicações personalizadas. Crie listas de e-mail direcionadas a um alvo específico, filtrando dados de prospectos e de clientes. Depois, utilize o recurso aprimorado de mala direta com o Microsoft Office Publisher 2007, Microsoft Office Word 2007 e HTML.

Controle a atividade de campanha de marketing por cliente. Cada campanha de marketing enviada por você para seus contatos é automaticamente incluída no histórico de comunicações desses contatos.

Mensure o sucesso de sua campanha. O novo recurso de controle Campanha de Marketing ajuda você a determinar o sucesso de toda a sua campanha, de forma que você possa planejar suas atividades para o futuro.


Centralize Informações do ProjetoNovas capacidades ajudam você a gerenciar tarefas e informações relacionadas ao projeto em um único local e compartilhar essas informações com outras pessoas na empresa.

Controle, visualize e acesse atividades e tarefas do projeto em um único local. O novo recurso Projetos Comerciais encontrado no Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais centraliza todas as suas informações do projeto, incluindo atividades, mensagens de e-mail, reuniões, anotações e anexos.

Atribua tarefas de projeto a outras pessoas. Com o novo recurso Tarefas do Projeto, você pode atribuir tarefas a outras pessoas e transferir, automaticamente, as informações referentes à tarefa para suas listas de tarefas, para a Barra de Tarefas Pendentes do Outlook e para os lembretes do Outlook.


Gerencie todas as Suas Informações de Clientes em Apenas um Local Os dados do cliente podem estar localizados em diversos locais – desde arquivos e anotações em papel até em formatos eletrônicos, como mensagens de e-mail, documentos, planilhas e bancos de dados. Esses diferentes formatos podem acarretar entradas duplicadas, informações digitadas incorretamente e processos de sincronização confusos.

O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais utiliza uma abordagem única quanto ao armazenamento de informações de clientes. Primeiro, é fácil acessar, pois tudo é armazenado em um único local. Em segundo lugar, essas informações estão todas localizadas em um ambiente que você já conhece e utiliza – o Outlook.

Organize e Gerencie Contatos no Outlook

Todas as informações de contato aparecem na interface de usuário do Outlook, a qual já é conhecida por muitas pessoas. Por esse motivo, exige-se pouquíssimo treinamento para utilizar o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais. Organizar contatos é muito simples. É possível separar contatos pessoais e comerciais em diferentes catálogos de endereços. Cada cliente pode ser identificado como sendo uma Conta ou um Contato Comercial. Além disso, é possível criar suas próprias categorias quando houver essa necessidade.


Figura 1: Visualizando informações de contatos comerciais

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Visualização consolidada dos contatosAaron e seus funcionários tinham o hábito de armazenar informações de contatos e clientes em catálogos de endereço separados no Outlook e mantinham documentos separados relacionados aos clientes no Excel e no Word, como também em arquivos escritos à mão. Devido a isso, eles sempre perdiam muito tempo procurando informações de contatos e clientes. Agora, eles armazenam tudo no Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais, e Aaron não perde mais tempo procurando informações, além de não precisar mais se preocupar com entradas duplicadas ou informações que não tenham sido sincronizadas.


Vincule Comunicações aos Registros de seu Cliente

O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais vincula, automaticamente, mensagens de e-mail de entrada e saída, anotações, compromissos e tarefas ao registro do contato apropriado. Por exemplo, se um de seus clientes enviar uma mensagem de e-mail a você, essa mensagem será vinculada automaticamente ao registro do contato. Desta forma, você terá em mãos um controle abrangente de e-mails sempre que for necessário, sem a necessidade de procurar por mensagens específicas.

Além de controlar mensagens de e-mail, você pode utilizar o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais para associar registros de chamadas telefônicas, arquivos do sistema Microsoft Office, documentos digitalizados e materiais enviados por fax a seus registros de contato. Ao trabalhar com um documento do Word ou uma planilha do Excel, você poderá associar esses itens, automaticamente, a um Contato Comercial ou a uma Conta de forma que eles sejam exibidos no histórico de comunicação.

Figura 2: Gerenciando informações relacionadas a um contato


Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Histórico centralizado de comunicaçõesAaron costumava perder muito tempo procurando por mensagens antigas de e-mail e analisando documentos na rede. Agora, ele possui, em um único local, um registro completo das comunicações de sua empresa com cada contato e cliente. Por exemplo, ele pode abrir um registro de contato e rapidamente visualizar a data da última comunicação por e-mail e verificar se os planos mais recentes foram criados e enviados por e-mail.

Personalize suas Informações

Com o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais, você pode criar novos campos e categorias que auxiliem a adaptar as informações de contato e de clientes a suas necessidades comerciais específicas. É possível adicionar novos campos ou alterar as opções em um menu de opções. Por exemplo, você pode desejar diferenciar entre dois tipos de clientes, como atacado e varejo. Não importa a forma com que o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais é configurado, todas as informações são sincronizadas e aparecem em todas as telas. Em função disso, você consegue organizar-se mais e trabalhar de uma forma mais eficiente.


Figura 3: Personalizando grupos de contato

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Campos personalizadosOs clientes da Contoso são agrupados em duas categorias: residencial e comercial. Aaron e sua equipe configuraram o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais para exibir esses dois grupos. Sempre que alguém entra com um novo contato, ele ou ela também preenche um campo que exibe a qual grupo o contato pertence. Depois, sempre que Aaron abrir um registro de contato, ele saberá rapidamente a qual grupo ele pertence e notificará o gerente de contas apropriado quanto às alterações.

Integre Informações Financeiras e de Clientes

Ao utilizar o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em conjunto com o Office Small Business Accounting 2006, os dados que entrarem em ambos os aplicativos fluirão automaticamente de um para o outro, de forma que você sempre obtenha uma imagem financeira completa de seu cliente no Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais. É possível acessar o histórico financeiro do cliente, incluindo as vendas totais e as contas a receber, cotações individuais, pedidos, faturas e pagamentos.

Acompanhar as horas a serem pagas pode ser um processo que exige muito tempo e também não muito preciso – e até mesmo tedioso quando é preciso consolidar essas horas e enviar uma fatura. Quando utilizado com o Office Small Business Accounting 2006, o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais o ajuda a acompanhar o tempo pagável e os compromissos diretamente a partir de compromissos, logs de telefone e tarefas de projeto. Basta marcar um compromisso do calendário como pagável. Com isso, você poderá consolidar facilmente seus faturamentos de clientes no Office Small Business Accounting e criar uma fatura.


Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Horas pagáveisO Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais mudou a forma com que os funcionários da Contoso controlam as horas pagáveis. Antigamente, as horas de cada designer eram listadas em planilhas separadas para cada semana. Esse processo consumia muitas horas de Darren Parker, o gerente geral da Contoso, para compilar todos os dados em uma planilha organizada por projeto. Agora, ele e os outros designers agendam reuniões com clientes e projetam as horas no Outlook, marcando o tempo como pagável, e essas informações são automaticamente compiladas. Depois, Darren utiliza o Office Small Business Accounting 2006 para gerar uma fatura de forma rápida e fácil.

Melhore a Segurança com o Acesso Multi-usuárioMuitas pessoas diferentes podem precisar acessar informações para realizarem seus trabalhos. Se você atualmente armazena essas informações em um documento ou planilha em seu disco rígido – ou se você for a única pessoa que possui acesso a um aplicativo de gerenciamento de clientes específicos – obter informações pode ser uma tarefa difícil.

Muitas empresas pequenas não possuem pessoas da área de TI para configurar aplicativos multi-usuário que exigem capacidades de servidor. Devido a esse fato, você pode não possuir os processos suficientes para compartilhar informações.

O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais facilita o trabalho em rede, mesmo que você não possua um servidor. Com camadas de proteção de senha, você pode determinar quem em sua empresa deverá ter acesso a seus dados de cliente e de prospectos.


Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Acesso multi-usuárioNa função de gerente geral, Darren é o primeiro ponto de contato para as chamadas de clientes. Utilizando o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais, ele pode agora fornecer um serviço ao cliente mais eficiente. Por exemplo, os clientes podem ligar, solicitando cópias de seus planos de projeto. Darren simplesmente abre o campo de contato do cliente, e todos os documentos relacionados a esse cliente em particular aparecem automaticamente. Depois, ele pode enviar esses planos por e-mail, sem ter de procurar em outros aplicativos ou esperar que o designer de paisagem forneça os documentos. Ele pode até mesmo registrar a chamada para que a conversa fique disponível para referências futuras. Com isso, Darren é mais eficiente, e o cliente acaba sendo atendido com um serviço de ótima qualidade.


Acesse Informações de Clientes em Qualquer Local Com o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais, você pode ficar fora do escritório com tranqüilidade, sabendo que possui acesso a suas informações de contato mais importantes mesmo estando offline. É possível visualizar e inserir informações para todos os recursos do Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais a partir de seu notebook ou Pocket PC estando fora do escritório e depois sincronizar os dados quando você retornar a ele.

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Acesso remotoOs designers de paisagem passam muito tempo em campo. Todos eles possuem notebooks, nos quais estão armazenadas as informações de seus clientes. Assim, eles possuem as informações de contato e um histórico completo de comunicações, de forma que seja possível retornar as ligações quando tiverem um tempo livre para isso. Ao retornarem ao escritório, eles sincronizam as informações a fim de fazer a atualização dessas informações.

Importe Informações de ContatoE se as informações de seu cliente estiverem atualmente armazenadas em um outro aplicativo? Migrar informações de contato para um novo sistema pode ser um processo exaustivo. O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais facilita esse processo. Se você estiver utilizando o Word, Excel, Access ou outro software, como o ACT!, as ferramentas de importação ajudarão você a migrar rapidamente suas informações para o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais.

Prepare sua Empresa para o CrescimentoPara a maioria das pequenas empresas, uma solução de desktop que auxilie no gerenciamento de contatos de clientes é suficiente – por enquanto. Conforme sua empresa vai crescendo, você pode precisar atualizar para uma solução de CRM - gerenciamento de relacionamento de clientes (Customer Relationship Management). O


Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais é a solução ideal, pois ele fornece um caminho de atualização claro para o Microsoft Business Solutions CRM. O Microsoft CRM é uma solução de gerenciamento de relacionamento de clientes baseada em servidor, personalizável e com muitos recursos que ajuda grandes redes de usuários a visualizar, atualizar e compartilhar informações completas de clientes entre equipes e departamentos.

Faça a Integração com Aplicativos de TerceirosUm dos maiores desafios enfrentados por pequenas empresas com aplicativos de negócios personalizados é sincronizar os dados a partir desses aplicativos com seu software de gerenciamento de contatos. A maioria das empresas acaba digitando novamente as informações – um processo que consome muito tempo e dificulta a produção de informações consistentes.

O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais oferece um SDK - kit de desenvolvimento de software (Software Development Kit) de forma que desenvolvedores e consultores de tecnologia possam integrar suas soluções de gerenciamento de contatos com aplicativos específicos de indústria. Você também pode trabalhar diretamente com consultores de TI para personalizar o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais de acordo com suas necessidades específicas.


Gerencie e Preveja Oportunidades de Vendas Da mesma forma com que ocorre com as informações de contato, as condutas e oportunidades de vendas podem estar em muitos locais, como programas software, documentos impressos, arquivos em papel e anotações escritas à mão. Como resultado disso, as pessoas sempre gastam muito tempo procurando informações nessas diferentes fontes para obter uma idéia sobre como estão os negócios, hoje e também como estarão no futuro. Com o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais, você pode gerenciar todas as suas condutas e oportunidades de vendas em apenas um local e obter uma visualização consolidada de sua fonte de informações de vendas.

Controle Condutas e Oportunidades de Vendas em Apenas um Local

Controle todas as informações relacionadas às condutas e oportunidades de vendas em apenas um local, incluindo informações de contato, histórico de comunicações, documentos, fontes de condutas, produtos e serviços oferecidos, projeções de cada venda e a probabilidade de fechamento da venda. Você pode visualizar todas as suas condutas e oportunidades de forma a determinar a probabilidade de cada uma delas. Em função disso, você obtém uma visualização precisa de sua fonte de informações de vendas, podendo determinar o seu fluxo de caixa para os próximos meses. Além disso, você pode re-atribuir condutas.


Figura 4: Visualizando registros de oportunidades de negócios

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Fonte de informações de vendasGerenciar as oportunidades de vendas da Contoso Landscaping é bem mais fácil do que já foi antes. Depois que Aaron insere as informações de contato, ele pode inserir a fonte de conduta, a quantidade projetada de venda e até mesmo a probabilidade de fechamento da venda. Depois, ele consegue visualizar suas condutas de vendas de diversas formas, avaliar o valor de sua fonte de informações de vendas e projetar seu fluxo de caixa para os próximos meses. Além disso, ele consegue visualizar todas as condutas de vendas existentes na empresa ou visualizá-las de acordo com a conta. Toda vez que ele entra em contato com suas chances de venda, ele registra isso em seus perfis e agenda uma ligação de acompanhamento. O resultado disso é que Aaron pode gerenciar e fechar vendas de forma mais pró-ativa do que antes.


Obtenha uma Visualização em Painéis de Suas Fontes de Informação de Vendas

Geralmente, pode ser um desafio obter uma visualização imediata completa das informações de vendas e condutas – mas esses dados são importantíssimos para planejar e priorizar as atividades de vendas. O novo painel de informações é um recurso totalmente personalizável que fornece uma visualização instantânea das métricas de vendas importantes para que você possa priorizar suas tarefas.

Figura 5: Utilizando o painel para uma visualização instantânea das métricas de negócios

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: PainelAaron utiliza regularmente o painel para obter uma visualização instantânea das fontes de informações de venda de forma que ele possa prever a probabilidade de fechamento de cada venda. Com isso, ele obtém uma rápida visualização da quantidade de negócios que a empresa terá durante os próximos 3 a 6 meses, podendo priorizar seus recursos de acordo com essas informações.


Gere Relatórios Padrões e PersonalizadosTradicionalmente, é difícil para empresas menores analisar dados de clientes de forma eficiente devido às opções de relatório limitadas. Além disso, poucas dessas opções limitadas podem ser facilmente personalizadas. O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais oferece novas capacidades de relatórios com filtros que ajudam você a classificar os dados com base nos critérios mais importantes para seus negócios. Escolha a partir de uma seleção completa de relatórios de clientes e prospectos e depois utilize os recursos avançados de personalização para adaptar esses relatórios de acordo com suas necessidades. Você pode ir mais além para mais detalhes e exportar relatórios para o Excel a fim de obter uma melhor análise. Além disso, você sempre pode salvar seus relatórios personalizados para uma futura utilização. Os relatórios ferramentas que auxiliam você na definição de novas atividades. Por exemplo, você pode executar um relatório que procure por contatos de acordo com um determinado critério e utilizá-lo como a base para uma nova campanha de marketing.

Figura 6: Filtrando relatórios de negócios para o Excel


Figura 7: Visualizando e analisando relatórios no Excel

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: RelatóriosSe Aaron precisar de informações mais detalhadas e de relatórios avançados, ele conseguirá exportar dados para o Excel a fim de obter uma análise mais aprofundada. Com a utilização do Excel, ele consegue separar e filtrar dados para gerar os relatórios detalhados dos quais ele necessita.

Converta Oportunidades em Cotações, Pedidos ou FaturasAo ser utilizado com o Office Small Business Accounting, o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais ajuda você a tornar oportunidades de vendas em cotações, pedidos ou faturas com a realização de apenas algumas etapas —sem a necessidade de transferir dados de um aplicativo para outro. Assim, todos os seus dados de contato serão automaticamente integrados com o Office Small Business Accounting.


Crie e Controle Atividades de MarketingO Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais fornece um guia fácil de ser utilizado que conduz você por todo o processo de criação de campanhas de marketing, incluindo a compilação de sua lista de e-mails, a distribuição de materiais e o controle de seus resultados.

Figura 8: Utilizando o guia composto por 4 etapas para criar campanhas de marketing

Crie Listas Específicas de Mensagens para Marketing Impresso para Envio por E-mail

Não é mais necessário classificar todas as suas listas diferentes de contato apenas para criar uma mensagem de e-mail. O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais consolida todos os seus contatos em apenas um local, facilitando a


criação de listas de mensagens por meio da filtragem de dados de cliente e de prospectos nas listas específicas para campanhas de marketing impressas e a serem enviadas por e-mail.

Figura 9: Filtrando listas de contato para criar listas de mensagens personalizadas


Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Listas de mensagensAaron também gerencia o marketing da Contoso Landscaping por meio do Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais. Ele costumava passar horas compilando e verificando diversas vezes suas listas a fim de enviar e-mails durante o período de alguns meses. Agora, ele filtra os dados de clientes e prospectos em diferentes listas e envia e-mails muito bem direcionados a grupos menores todo mês.

Personalize Suas ComunicaçõesO Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais torna simples a criação de comunicações personalizadas. Basta utilizar as capacidades aprimoradas de Mala Direta para personalizar publicações de marketing criadas no Office Publisher 2007, Office Word 2007, ListBuilder ou em HTML. Com isso, você pode impulsionar a eficiência de seus materiais de marketing em pouquíssimo tempo.

Figura 10: Personalizando seus materiais de marketing no Office Publisher 2007


Acompanhe as Campanhas de MarketingO Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais elimina a necessidade de acompanhar manualmente o envio de cada mensagem de e-mail. Toda peça ou campanha de marketing pode ser vinculada aos seus destinatários. Por esse motivo, é mais fácil avaliar a eficiência de cada campanha.

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Gerenciamento de campanhas de marketingAaron utiliza o Office Publisher 2007 para criar boletins informativos a serem enviados por e-mail que o ajudam a manter-se informado sobre prospectos e clientes. Esses boletins fornecem sugestões de paisagem, de designs recentes de mostruários e apresentam uma oferta especial à qual é possível enviar uma resposta. Aaron utiliza o recurso de mala direta existente no Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais para personalizar os boletins informativos quando ele os enviar. Todo boletim informativo é registrado automaticamente em cada informação de contato do destinatário, e ele consegue acompanhar facilmente a resposta de cada uma de suas publicações e ofertas especiais.

Avalie seus Esforços de MarketingPara tornar o marketing mais barato, você pode utilizar as vantagens dos recursos de acompanhamento de campanhas de marketing encontrados no Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais a fim de obter uma melhor visão de seus esforços de marketing. Primeiro, as mensagens de e-mail enviadas são automaticamente associadas ao histórico de comunicações dos destinatários. Depois, você pode acompanhar as respostas a essas campanhas. Além disso, toda vez que for criada uma nova conduta, será possível registrar sua fonte. Por fim, ao determinar a respostas totais às campanhas, você irá obter uma imagem completa sobre quais campanhas, de fato, funcionam e quais não funcionam. O resultado disso é que você melhora e refina cada campanha de forma que ela cause o impacto máximo.


Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Acompanhamento de campanhas de marketing Aaron avalia regularmente a eficiência de cada campanha. Toda vez que ele envia um boletim informativo, a mensagem é automaticamente incluída no histórico de comunicações do cliente que recebeu o boletim. Quando as respostas às ofertas chegam, ele anexa a cada registro de contato a informação apropriada. Por fim, ele determina qual oferta foi a mais popular. No futuro, ele poderá direcionar ofertas similares a esses clientes.


Gerencie Informações Relacionadas ao Projeto em Apenas um Local

Quando os funcionários não possuem acesso às informações de que precisam, o processo de gerenciar informações e tarefas de projeto pode demorar mais tempo do que o esperado. Ao mesmo tempo, pode ser difícil prosseguir com as tarefas necessárias se as informações estiverem armazenadas em diferentes locais.

O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais reduz a complexidade em lidar com as tarefas associadas a projetos, trabalhos e clientes, dando a você um único local para armazenar todas as tarefas e informações. As novas capacidades aprimoram atividades e comunicações relacionadas a projetos e facilitam a execução de tarefas de projeto.

Acompanhe Todas as Informações do Projeto em Um Único Local

O recurso Projetos Comerciais impulsiona o seu acesso às informações do projeto, permitindo que você trabalhe de maneira mais eficiente. Da mesma forma com que você vincula mensagens de e-mail, anotações, compromissos e tarefas a contatos individuais, você pode vincular esses itens a projetos específicos nos quais você estiver trabalhando. É possível associar mensagens de e-mail, reuniões, documentos, anotações e tarefas a um projeto específico. As informações ficam prontamente disponíveis, sempre que você precisar e da forma com que você precisar delas —e você pode ainda facilmente compartilhá-las com outras pessoas da empresa.


Figura 11: Criando tarefas de projeto

Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Informações de projetos centralizadasA Contoso Landscaping agora possui um repositório de armazenamento centralizado para todas as informações relacionadas aos projetos, pois todas elas estão armazenadas no Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais. Por exemplo, todos os planos de projetos de clientes estão vinculados aos clientes apropriados. Isso aprimorou a forma com que a empresa realiza seus negócios, pois é mais fácil e rápido encontrar as informações relacionadas ao projeto.


Compartilhe Facilmente Suas Informações de ProjetoO Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais oferece capacidades multi-usuário de informações de acompanhamento de projeto. Agora, é possível compartilhar facilmente informações pela empresa utilizando capacidades multi-usuário mais seguras. Basta determinar quem deverá ter acesso aos dados relacionados ao projeto.

Simplifique Tarefas de um ProjetoTrabalhar com tarefas de projeto muitas vezes pode ser algo trabalhoso, principalmente quando existe a necessidades de atribuir tarefas a uma outra pessoa. Com o recurso Tarefas do Projeto, você pode atribuir tarefas de projeto de forma rápida e fácil. Essas informações de tarefa são automaticamente transferidas para listas de tarefas individuais e aparecem na Barra de Tarefas Pendentes do Outlook e nos lembretes do Outlook. Dessa forma, fica muito mais fácil acompanhá-las.

Figura 12: Delegando tarefas de projeto


Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais em Ação: Gerenciamento de tarefas de projetoOs dois gerentes contábeis, Sandra Martinez e Michael Holm, alocam trabalho aos arquitetos de paisagem. Para fazer isso, eles atribuem tarefas que são exibidas em Barras de Tarefas Pendentes individuais do Outlook. Por exemplo, depois que Sandra assina o contrato com um novo cliente, ela atribui uma tarefa a um dos arquitetos de paisagem de forma a agendar uma reunião com esse cliente.


Resumo O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais é projetado para fornecer às pequenas empresas – aquelas que possuem menos de 50 funcionários – capacidades potenciais e fáceis de serem utilizadas que auxiliam na centralização de informações de clientes, no gerenciamento de atividades de vendas e de marketing como também no gerenciamento de tarefas.

Tendo disponível uma variedade de recursos novos e aprimorados, você pode agora gerenciar todas as suas informações de contato diretamente a partir da interface familiar do Outlook de forma rápida, fácil e eficiente. Além disso, você pode criar e monitorar campanhas de marketing a fim de avaliar seu sucesso e melhorar o seu planejamento. Também existe a possibilidade de gerenciar suas tarefas relacionadas a projetos mais eficientemente, o que confere a você mais tempo para concentrar-se no gerenciamento e crescimento de seus negócios.

O Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais é facilmente personalizável, por isso, ele pode ser adaptado a fim de atender a suas necessidades específicas. Se você precisa de campos e relatórios personalizados ou necessita integrar-se com um aplicativo exclusivo, o Microsoft Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais fornece uma solução que atende a suas necessidades nos dias de hoje e que poderá crescer conforme o crescimento de sua empresa.


RecursosPara obter mais informações sobre o Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais, por favor, consulte os seguintes recursos:

Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais - Guia Destaques

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/outlookbcm/highlights.mspx

Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos de Comerciais - Guia Nova Interface

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/outlookbcm/newui.mspx

Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais - Por que Atualizar?

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/outlookbcm/why.mspx

Perguntas Freqüentes sobre o Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/outlookbcm/faq.mspx

Visão Geral sobre o Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/outlookbcm/overview.mspx

10 Benefícios Obtidos com o Uso do Office Outlook 2007 com Gerenciador de Contatos Comerciais (Razões para Atualizar)

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/outlookbcm/why.mspx


Requisitos de SistemaPara obter informações sobre os requisitos de sistema, acesse www.microsoft.com/brasil/2007office/beta/sysreq.mspx.

Este documento é anterior ao lançamento do produto para produção, e assim sendo, não podemos garantir que todos os detalhes aqui incluídos sejam exatamente iguais àqueles encontrados no produto distribuído. As informações contidas neste documento representam a visão atual da Microsoft Corporation sobre os assuntos discutidos até a data de publicação. A Microsoft deve reagir às alterações nas condições do Mercado, e assim este documento não deve ser interpretado como um compromisso da Microsoft, e a Microsoft não pode garantir a precisão de qualquer informação aqui apresentada após a data de publicação. As informações representam o produto à época em que este documento foi impresso e devem ser usadas apenas para planejamento. As informações estão sujeitas à alteração a qualquer momento sem notificação prévia.

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