AS MELHORES PRÁTICAS

PARA UMA GESTÃO

EFICIENTE DE BPO.

Paulo Sérgio Carneiro

Apresentar uma

gestão eficiente da

informação por

meio de uma

moderna e inovadora

tecnologia.

OBJETIVO

Se trata de uma tecnologia que

provê meios de facilmente

armazenar, localizar e

recuperar informações

existentes em documentos e

dados eletrônicos, durante

todo o seu “Ciclo de Vida”.

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Muitas são as

formas de entradas

e controles de

documentos num

ambiente de ECM.

PARA GERENCIAR TODA ESTA GAMA DE DADOS SÃO NECESSÁRIAS DIVERSAS TECNOLOGIAS:

1

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DOCUMENT IMAGING

DOCUMENT MANAGEMENT

EDMS

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IMAGE ENABLE

ERM / COLD

FORMS PROCESSING

7 WORKFLOW

DOCUMENT IMAGING

Automatizar o arquivo ativo da empresa;

Facilitar o cadastro de muitos documentos;

Responsável pela conversão de documento físico para digital;

Arquivamento e recuperação de documentos.

DOCUMENT MANAGEMENT

Gerenciamento de documentos nos diversos suportes/formatos;

Permite que você controle seu documento desde o momento de

sua criação até o seu respectivo descarte;

É uma maneira muito interessante de racionalizar trabalho e

aumentar a produtividade da equipe.

EDMS - Engineering Document Management System

Sistema de gerenciamento de documentos técnicos é aplicável;

Manipulação de desenhos de grandes dimensões;

Possui recursos para comparar versões de documentos CAD;

Visualização de arquivos híbridos (CAD+raster);

Visualização e impressão de CAD com mais recursos;

Fazer referências entre diferentes documentos;

Criar remessas de documentos para serem enviadas a empreiteiras ou outras

empresas que manipulam projetos.

IMAGE ENABLE

Disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual

ele faça parte.

Especificação de produtos/serviços em módulos de compra de sistemas

integrados de gestão;

Notas fiscais em sistemas de contabilidade;

Desenhos em sistemas de manutenção e planejamento;

Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM;

Documentos de um processo numa operação de workflow.

ERM - Enterprise Report Management

COLD: Computer Output to Laser Disk ou Computer On-Line Data

Gerenciamento Corporativo de Relatórios;

Os relatórios são preparados e indexados de forma

a ter uma aparência agradável e natural ao usuário

que fará a consulta.

FORMS PROCESSING

Tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários de

maneira automática por meio de padrões de reconhecimento

como OCR, ICR, código de barras, marcas, etc.

O objetivo normalmente é minimizar a grande aplicação de

recursos em indexação e obtenção de dados que

tradicionalmente seria feita por digitadores.

WORKFLOW

Gerenciamento de fluxos de trabalho;

Ferramenta que tem por finalidade automatizar

processos, racionalizando-os e aumentando a produtividade por

meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia;

Ao implantar um workflow é necessário termos associada a ele uma

ferramenta de ECM que dê o suporte documental necessário ao

processo.

OUTRAS TECNOLOGIAS E FUNCIONALIDADES DO ECM

Software - Sistema

Gerenciador

Scanners

Meio de

Armazenamento

Browsing

Content

Security

ImpressorasSearch

Web Content

Management

O SOFTWARE

É o cérebro de toda operação! O software é quem vai gerenciar todos os

documentos que estão no sistema.

O software tem que ser flexível para que o usuário crie a aplicação que quiser

sem depender do fornecedor.

É muito importante que a empresa a qual

adquirir os serviços de ECM faça a opção

por um software que use padrões de

gravação de mercado, pois se um dia

quiser migrar estas informações para outro

sistema isto será possível.

VANTAGENS E BENEFÍCIOS

Localização Imediata de documentos;

Redução drástica de espaço físico para guarda de documentos;

Acesso de vários usuários ao mesmo documento simultaneamente;

Redução de custo com correios e malotes;

Composição do histórico documental completo;

Eliminação de re-arquivamento do documento e do custo desta atividade;

Disponibilização do documento em rede;

Melhor atendimento ao cliente (o ECM propicia respostas precisas e

imediatas);

Recuperação da empresa após sinistros e desastres;

Redução de custos com cópias;

Controle absoluto dos processos de negócios;

Eliminação de fraudes, extravio ou falsificação de documentos;

Gerenciamento automatizado de processos, minimizando a utilização

dos recursos humanos e aumentando a produtividade;

Grande melhoria no processo de tomada de decisões;

Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos;

Integração com outros sistemas e tecnologias;

Total segurança.

Jurídico

Recursos Humanos

Câmbio

Crédito

Documentação Societária

Cartão de Assinatura

Contratos

Seguros

Sistemas

Engenharia

Compras

Relatórios

Notas Fiscais

Exemplos de Aplicabilidade:

BPO

Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização de um

processo de negócio de uma organização, que normalmente

não faz parte de seu core business.

1. Estrutura Física;

2. Estrutura de Contingência;

3. Visitar o Fornecedor;

4. Validar informações financeiras;

5. Tem experiência no processo?

6. Falar com clientes;

7. Atendimento em momentos de crise;

8. Forma de Contratação dos colaboradores;

9. SLA - Service-level agreement muito bem definido;

10. Existem processos e políticas definidas e com evidencias;

11. Relatórios Gerencias On Line da prestação de serviço;

12. Quantidade de processos trabalhistas?

13. Percentual de cliente x faturamento?

EXCELÊNCIA NA QUALIDADE

A nossa empresa trabalha continuamente com o cliente para

identificar os meios de oferecer-lhe o melhor serviço, com

tecnologia, qualidade, segurança e compromisso.