14

1. INTRODUÇÃO

A proposta deste trabalho visa identificar como é a rotina do arquivo

corrente na Secretaria de Graduação de um Centro Universitário, bem como

se existe algum tipo de padrão de acordo com a Arquivística (técnica de

classificação, organização, guarda, conservação e localização dos

documentos)1; ou se os métodos utilizados são meramente empíricos. O foco

do estudo é a otimização na localização dos documentos arquivados por meio

de consultas de forma dinâmicas.

Percebe-se que, embora o montante de documentos nas

organizações tenha crescido a partir do século XIX e aumentado

consideravelmente a partir da segunda metade do século XX, os documentos

e arquivos não recebem a importância devida, surgindo ainda nos dias de

hoje massas acumuladas e precários mecanismos de controle.

1.1. CARACTERIZAÇÃO DO AMBIENTE 1.1.1. O CENTRO UNIVERSITÁRIO XY

O Centro Universitário XY está situado na Cidade de Campinas SP e

existe há mais de 50 anos. É uma das Instituições de Ensino Superior mais

antiga do Brasil. Apesar de ser uma organização pública, possuí autonomia

didático-científica, administrativa, financeira e disciplinar.

Hoje, é responsável por 15% de toda pesquisa desenvolvida no meio

universitário do país.

1.1.2. A SECRETARIA DE GRADUAÇÃO

A Secretaria de Graduação é composta por três funcionários,

sendo a Coordenadora - Docente com título de Doutor e duas secretárias.

Com relação à Secretaria de Graduação do Centro Universitário XY, acredita-

se, assim como acontece na maioria das organizações públicas e privadas, 1 PRADO, Heloísa A. A técnica de arquivar. São Paulo: Editora Polígono, 1970. p. 11-

15.

15

que não exista um sistema, técnica ou método advindo da Arquivística,

norteado por critérios científicos, tendo como consequência a dificuldade na

localização dos documentos solicitados para consultas na tomada de

decisões. Na prática são meios de controle de arquivos correntes empíricos,

utilizados de forma intuitiva e sem qualquer mecanismo de análise

documental ou de classificação metodológica, não apresentando um processo

aderente à Arquivística, fugindo ao padrão.

1.2. OBJETIVO GERAL

Tornar a rotina arquivística mais prática e funcional de forma que

atenda às necessidades de controle e guarda, com foco na localização dos

documentos, primando pela conservação documental de forma padronizada,

sistematizada e de fácil compreensão aos usuários, priorizando a otimização

na localização dos documentos quando solicitados.

Avaliar a classificação e organização dos documentos do

arquivo corrente na Secretaria de Graduação do Centro Universitário XY,

implantando, se necessário, um plano de arquivo corrente baseado nos

princípios científicos da Arquivística, contemplando a classificação, a

organização e o arquivamento, estabelecendo padrão e visando a

compreensão do sistema pelos usuários de qualquer outra secretaria da

Universidade, facilitando o arquivamento, a destinação e principalmente

dinamizando/otimizando as consultas.

1.2.1. OBJETIVO ESPECÍFICO

● Verificar se existe alguma técnica empregada no arquivo corrente da

Secretaria de Graduação no Centro Universitário XY;

● Implantar plano de arquivo baseado nos princípios científicos da

Arquivística, contemplando a classificação, a organização e o

arquivamento dos documentos, objetivando a otimização na

16

localização dos documentos no arquivo corrente da unidade com maior

eficácia e precisão nas consultas.

1.3. JUSTIFICATIVA

Este estudo pretende, baseado nos princípios científicos provenientes

da Arquivística, otimizar a localização dos documentos, por meio da

implantação de um plano de arquivo, desde a classificação documental até o

arquivamento, buscando otimizar de forma eficaz e dinâmica a localização

dos documentos solicitados para o auxilio na tomada de decisões, tornando

as consultas precisas e rápidas.

Para que uma consulta de documentos seja eficaz, previamente deve

haver uma classificação correta e coerente dos documentos, bem como o

arquivamento devido de acordo com um método ou sistema estabelecido e

controlado, mantendo a organização e não criando exceções às regras.

1.4. PROBLEMÁTICA

Verificou-se que não havia um plano de arquivo2 e o emprego de um

método/sistema de acordo com os princípios científicos da Arquivística,

acarretando maior dificuldade na localização dos documentos no arquivo

corrente da Secretaria de Graduação do Centro Universitário XY, quando da

necessidade de consulta aos documentos arquivados, tornando-se imprecisa

e ineficiente.

Baseado nos princípios, métodos e técnicas da Arquivística, a

implantação de um plano de arquivo (que contempla a classificação, a

organização e o arquivamento) resolveria a dificuldade na localização dos

documentos arquivados no arquivo corrente da unidade de trabalho?

2 P. 18 apud. CONTINOLO, 1975, p. 26.

17

1.5. HIPÓTESE DA SOLUÇÃO

Identificou-se que o processo de arquivamento é feito de forma

intuitiva e culturalmente empírica, sem qualquer critério científico, em parte

por despreparo dos arquivistas, que se trata, muitas vezes, de profissional

concursado sem área específica de atuação, que poderia ser destinado a

qualquer unidade ou função dentro da Universidade, não apresentando o

perfil necessário ao arquivista.

Espera-se com a implantação do plano de arquivo – que contempla a

classificação, a organização e o arquivamento dos documentos de acordo

com a adoção de método e/ou sistema científico baseado nos princípios da

Arquivística, que a dificuldade na localização dos documentos do arquivo

corrente da unidade de trabalho seja mais eficaz e dinâmico, otimizando as

consultas para a tomada de decisões, permitindo que qualquer colaborador

possa manipulá-lo e compreender o sistema, uma vez que não é incomum o

remanejamento de funcionários entre unidades.

Supõe-se que há a necessidade primária de reestruturação de todo o

sistema de classificação e arquivamento, o que será feito de acordo com as

práticas e métodos baseados na Arquivística, excluindo qualquer forma de

empirismo.

18

2. REVISÃO DA LITERATURA

Rodrigues (2006, apud SOUSA, 2003)aponta problemas relacionados

aos arquivos correntes na Administração Pública Brasileira com referência à

classificação e a falta de metodologia, destacando que nos arquivos dos

setores de trabalho há arquivos correntes não orgânicos (que não deveriam

estar sob a guarda daquele departamento, uma vez que aquele não foi a

unidade geradora), intermediários, permanentes e até aqueles que

alcançaram o tempo de eliminação, todos misturados, sem que haja qualquer

tipo de avaliação ou aplicação de tabelas de temporalidade ou a destinação

devida. O autor complementa: “(...) a organização, quando existe,

fundamenta-se no empirismo e na improvisação.”. Segundo o autor supra, há

nos setores de trabalho massas acumuladas de documentos e abandono, que

são transferidas a outros suportes – microfilmagem, digitalização, sem

qualquer critério.

Rodrigues (2006) sustenta que a Arquivologia possui recursos teóricos

relevantes que podem servir de base para a elaboração de uma metodologia

de classificação de documentos arquivísticos, possibilitando o fácil acesso à

informação no documento, quanto ao seu conjunto, forma, estrutura e

produtor, bem como ao contexto de sua gênese.

2.1. O DOCUMENTO

Os registros da atividade humana, definidos como o conjunto de

informações e seu suporte, são denominados documento, descreve Tessitore

(2003, p. 11). Quanto ao suporte (forma), podem apresentar-se como:

manuscritos, livros, artefatos, registros audiovisuais, eletrônicos, etc.

(CASTRO, 2008, p. 25).

De acordo com Bellotto (2002, p. 33) o documento é reconhecido por

sua proveniência, categoria, espécie e tipo e sua essência consiste em

determinar, provar e a cumprir algo determinado.

19

2.1.1. A DIPLOMÁTICA E A TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Também denominada Diplomática Contemporânea. (BELLOTTO, 2002,

p. 10 apud DELMAS, 1998).

Esta disciplina surgiu da necessidade da apuração, em relação à

autenticidade documental, ainda na Era medieval. O objetivo de seus estudos

está voltado à Arquivística ementar, referente à espécie documental e seus

aspectos formais, tanto quanto à produção, quanto aos seus efeitos.

(BELLOTTO, 2002, p. 17 apud CARUCCI, 1987). Tem como finalidade

identificar, avaliar e demonstrar a sua real natureza na relação entre os

documentos, seu criador e o conteúdo. (BELLOTTO, 2002, p. 17 apud

DURANTI, 1995). “O documento diplomático é o registro legitimado do ato

administrativo ou jurídico, consequência, por sua vez, do fato administrativo

ou jurídico.”. O ato jurídico tem como finalidade adquirir, resguardar, transferir,

modificar ou extinguir direitos. Ainda de acordo com Bellotto (2003, p. 17): “o

fato administrativo é toda realização material da administração, resultante do

fato que o determina.”. (BELLOTO, 2002, p. 17 apud MEIRELES, 1989).

Bellotto (2003, p. 18) conclui, portanto que: “(...) o objeto da Diplomática é a

estrutura formal do documento.”.

A tipologia estuda a Diplomática e os conjuntos orgânicos dos

documentos que compõem a mesma série documental, correspondentes à

mesma atividade. Seu objeto consiste no tipo documental, compreendido

como: “(...) a configuração que assume a espécie documental de acordo com

a atividade que a gerou.”. (BELLOTTO, 2002, p. 19).

O tipo documental é a forma da espécie documental conforme a

atividade representada, servindo de elemento classificatório e descritivo para

determinada categoria diplomática. (BELLOTTO, 2002, apud VAZQUEZ,

1987). Pode ser compreendido como sendo um adjetivo agregado à espécie

documental, especificando ainda mais o significado do documento. Para

tanto, é necessário o conhecimento das atividades desenvolvidas pela

unidade produtora/acumuladora e as relações orgânicas entre si.

(BELLOTTO, 2002, p. 91-92).

20

2.1.2. ANÁLISE DIPLOMÁTICA

O texto, de acordo com a diplomática, é a comunhão entre três partes

distintas do documento: o protocolo inicial, o texto e o protocolo final.

A composição do protocolo inicial dar-se-a pelos elementos:

a) Titulação: nome da autoridade de quem emana os atos;

b) Endereço/destinação: a quem se destina o ato – individual ou coletivo;

c) Saudação: elemento final do protocolo inicial.

O texto, no qual estão contemplados os elementos de natureza jurídica

do ato e seu objetivo, compõe-se de:

a) Preâmbulo: justificativa da emanação do ato;

b) Notificação: expressão que designa o ato de comunicar algo;

c) Exposição: descrição das causas do ato, fonte de origem e quais os

fatos administrativos (ou de outras ordens) que o tornaram necessários;

d) Dispositivo: iniciado por um verbo de ação, na primeira pessoa,

determina o objetivo do ato, o teor do assunto em si;

e) Sanção: descreve as penalidades no caso do não cumprimento da

ordem/solicitação emanada – não necessariamente aparece em todo

documento;

f) Corroboração ou cláusulas finais: dispõe sobre os meios que

asseguram a execução.

O protocolo final é composto por:

a) Subscrição/assinatura: assinatura do autor ou quem o faça em seu

nome;

b) Datação: devendo haver distinção entre a data tópica – composta pelo

local e a data, e a data cronológica – dia, mês e ano;

c) Precação: reiteração da legalidade do documento por meio da

assinatura de testemunhas, carimbos, chancelas ou selos.

A autora ressalta que nem sempre todas as partes diplomáticas estão

contempladas em todas as espécies, variando de acordo com a natureza

jurídica – que é determinada pelo objetivo do documento.

21

A compreensão da análise diplomática permite a elaboração de

resumos de documentos, sendo pré-requisito para a análise tipológica e fator

de eficiência arquivística no que se refere à avaliação, a classificação e a

descrição documental. (BELLOTTO, 2002, p. 40-43).

2.1.3. ESPÉCIE DOCUMENTAL

Com relação à espécie documental: “(...) é a configuração que assume

um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações

nele contidas.”, revela Bellotto (2002, p. 27 apud BELLOTTO; CAMARGO,

1996). Tal conhecimento é de grande valia para o arquivista, que obterá

melhores resultados em relação à organização dos documentos.

Constitui-se de documentos diplomáticos e não diplomáticos, sendo os

mais comuns na administração: ata, carta, cartão ponto, cartaz, certidão,

certificado, chequem circular, comunicação, comunicado, convênio, convite,

convocação, cronograma, curriculum vitae, declaração, deliberação, diploma,

dissertação, dossiê, edital, ementa, escritura, estatuto, etc. (BELLOTTO,

2002, p. 45-67).

2.2. O ARQUIVO

A Teoria dos Arquivos ou Gestão dos Documentos, do inglês “records

management” surgiu pela necessidade da Administração Pública em gerir a

conservação e o acesso aos documentos de valor histórico de órgãos de

apoio à pesquisa. Os documentos administrativos, à época, eram

considerados de responsabilidade da Administração Pública. (RODRIGUES,

2006, apud JARDIM, 1987, p. 36).

A partir da segunda metade do século XX, na América do Norte,

acontece a reorientação do profissional arquivista, tendo em vista o aumento

do volume da produção documental nas organizações. Com a publicação do

livro: “Arquivos Modernos: princípios e técnicas”, de Theodore R.

Schellenberg, em 1956, abrem-se as discussões em relação aos arquivos

correntes e sua gestão. No âmbito nacional, em 1991, é promulgada a Lei

22

8.159, que trata sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,

estabelecendo competências em relação aos arquivos correntes públicos –

mais especificamente no tocante às instituições arquivísticas. (RODRIGUES,

2006).

Embora a conceituação sobre o que vem a ser o arquivo não seja

definitiva, Rousseau e Couture (1994, p. 284 apud RODRIGUES, 2006) o

define como sendo um conjunto de informações. Rodrigues (2006) define

arquivo como sendo um conjunto de documentos produzidos e recebidos face

às ações predefinidas por entidade coletiva, pessoa ou família – na

concepção “jenkisoniana”.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos, cada arquivo deve

ser analisado, recebendo planejamento e tratamento próprio. (RODRIGUES,

2006).

Segundo a Arquivologia – também conhecida como Arquivística, em:

“Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a

serem observados na produção, organização, guarda, preservação e

preservação utilização dos arquivos.“. (DICIONÁRIO Brasileiro de

Terminologia Arquivística, 2005, p.37)

Basicamente guardar consiste em arquivar. No que se refere ao

arquivo, Prado (1970, p. 11-15) define:

1) Arquivoconomia: consiste nas determinações e conhecimentos para

a guarda, instalação e administração do arquivo;

2) Arquivocologia: termo utilizado para definir o estudo sobre os

arquivos da antiguidade;

3) Arquivística: técnica de classificação, organização, guarda,

conservação e localização dos documentos;

4) Documento: peça escrita ou impressa que oferece prova ou

informação sobre algum assunto;

5) Documentação: pressupõe um conjunto de técnicas para uma

apresentação ordenada da comunicação do conhecimento

registrado, de forma que as informações nos documentos possam

estar acessíveis e sejam úteis.

23

O surgimento da documentação se deu pela disseminação do

conhecimento, registrado, difundindo a literatura publicada, colaborando para

o desenvolvimento cultural e científico. De acordo com a Federação

Internacional de Documentação (FID), o termo documentação reflete:

“coleção e armazenagem, classificação e seleção, disseminação e utilização

de toda a informação”. Prado (1970, p. 15) caracteriza o arquivo como sendo:

“(...) instrumento principal para servir de controle à ação

administrativa de qualquer empresa pública ou privada (...) um

centro ativo de informações.Abriga os documentos resultantes de

uma atividade, os quais são conservados como comprovantes.”.

Quando desorganizados, os arquivos servirão apenas como depósitos

de papéis. Por outro lado, quando bem organizados, adaptado às

necessidades de cada organização, servem como fonte de pesquisa,

auxiliando na tomada de decisões, mostrando o que já foi feito e os resultados

obtidos. (PRADO, 1970, p. 15).

Continolo (1975, p. 15-17) relata que já nas duas décadas anteriores à

publicação de seu título: “Como organizar o arquivo: guia prático para a

classificação de documentos e fichas para a organização dos serviços de

arquivo” (original, publicado em Milão, Itália: “Come organizzare

L’Archivio”),as organizações expandiam-se significativamente, aumento o

ritmo de trabalho e as atividades administrativas. Sob esse novo advento que

surgia com a modernidade, houve a necessidade de gerir toda a produção

dos fatos/atos administrativos e o montante de documentos que se acumulava

nos setores de trabalho. Tornara-se, mais do que nunca, importante “(...) o

tratamento e a manutenção dos documentos que servem de base aos dados

e às informações administrativas (...)”. O autor classifica o arquivo como

sendo:

“(...) o lugar onde são materialmente recolhidos, ordenados,

conservados, consultados e compartimentados os documentos

em que se acham escritos os factos que interessam a empresa (...)

sob o ponto de vista orgânico (...) de notável importância,

transforma-se num dos mais delicados sectores administrativos.”.

24

Quanto ao arquivo, Tessitore (2003, p. 11-12) define como sendo um

“órgão receptor” com documentos acumulados, organicamente, únicos e

seriados, refletindo a trajetória da entidade geradora. É indivisível, pois adquiri

significado somente dentro de um conjunto e possuí finalidades

administrativas.

Castro (2008, p. 17-25) verbaliza: “(...) não se pode – nem se deveria,

caso fosse possível – guardar “tudo”.”. E complementa: “a memória é

seletiva”, envolvendo escolhas, mensurando o que deve ser lembrado e o que

deve ser esquecido, tornando-se impossível e desnecessária a guarda de

todo o passado. Aos documentos de arquivo estão agregados valores de

prova e de informação ou ainda a capacidade de tornar real o passado – valor

emocional. O arquivo é responsável pela guarda documental. Em relação à

instituição de guarda, o autor cita os arquivos, as bibliotecas e os museus.

Arquivar consiste na arte de conservar e guardar, ordenadamente, por

meio de classificação, documentos relacionados à organização (quanto

instituição, seja ela pública ou privada), estando os documentos protegidos

contra a destruição, perda e deterioração, disponíveis para consulta sempre

que necessários à administração. (GORBEA; GARCIA-DIAZ; VELA, 1973, P.

17).

2.2.1. AS FUNÇÕES DO ARQUIVO

De acordo com Continolo (1975, p. 18-19), o arquivo destina-se a

guardar de forma ordenada, os documentos da administração, garantindo-

lhes a conservação em armários, pastas, estantes, etc., servindo como centro

ativo de informações disponíveis à consulta, prestando serviços satisfatórios à

toda empresa com o mínimo de despesas, permitindo o cumprimento das

atividades administrativas.