51

6 SECRETARIA VI Patrimônio

Peças Anatômicas

Planejamento Anual de Despesas

Processos

6 SECRETARIA VII Reserva de salas

Vagas Remanescentes

7 EVENTOS I Avaliação do Curso

Avaliação: 1ª Semana de Estágio

7 EVENTOS II Semana de Discussões

Semana de Negócios

Semana de Pesquisas

8 FORMULÁRIOS Diversos

Fichas de Cadastros (diversas)

52

Rótulos das gavetas das pastas suspensas e pastas do arquivo

1) Coordenação / Comissão / Curso

2) Alunos / Funcionários

3) Programas

4) Orientações

5) Secretaria

6) Secretaria II

53

7) Eventos

8) Formulários

Fonte: SETA (2013)

e) A elaboração da planilha: “HistoricodeAçoes.xls”, anexada como

primeira página de cada subgrupo (pasta) possibilitou ao usuário

a descrição manual das ações tomadas em relação aquela

pasta, semelhante a um relatório do documentos arquivados e

ações tomadas em relação aquele tema, permitindo um

panorama/relatório sintético do desdobramentos.

54

Tabela 4. Implantação da planilha “HistoricodeAcoes.xls”

Data Ação

Fonte: SETA (2013)

55

5. CONCLUSÃO

O estudo apresentado procurou otimizar a localização dos documentos

do arquivo corrente na Secretaria de Graduação do Centro Universitário XY,

adotando plano de arquivo baseado nos princípios científicos da Arquivística,

tornando as consultas eficazes e dinâmicas, auxiliando na tomada de decisão

e conservação documental.

O método de classificação baseado na Arquivística foi estabelecido de

acordo com grupos de atividades (macro grupos) e subgrupos relacionados

às atividades. A criação de pastas semelhantes a dossiês permitiu a

composição de um histórico das ações tomadas do início ao final do

processo. Foram eliminadas diversas pastas que não tinham relação com os

grupos e que, portanto, não faziam parte de um sistema de classificação pré-

estabelecido. Utilizando a classificação coerente com o assunto e seus

desdobramentos, tornou-se mais fácil o arquivamento e a compreensão do

conjunto de documentos, tendo como consequência um arquivo corrente

devidamente organizado, contemplando a localização de todos os

documentos sobre os assuntos (temas), por meio de consultas eficazes e

dinâmicas, uma vez que cada documento está em seu devido lugar, de

acordo com o grupo e subgrupo a que pertencem, pré-estabelecidos na

classificação documental.

A elaboração e utilização da planilha: “HistoricodeAcoes.xls” -

implementada no sentido de sintetizar os desdobramentos sobre o assunto na

pasta (subgrupo) em que os documentos foram arquivados permitiu ao

usuário, que à consulta, ter um panorama prévio dos documentos e dos

desdobramentos que irá verificar naquele conjunto.

Conclui-se, portanto, que a aplicação do plano de arquivo descrito

neste estudo funcionou adequadamente para a Secretaria de Graduação o

Centro Universitário XY, atingindo o objetivo proposto: otimizar a localização

dos documentos do arquivo corrente.

56

6. REFERÊNCIAS

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO: REFERÊNCIA E ELABORAÇÃO. RIO DE JANEIRO, 2002. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6024: INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO: NUMERAÇÃO PROGRESSIVA DAS SEÇÕES DE UM

DOCUMENTO: APRESENTAÇÃO. RIO DE JANEIRO, 2012.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6027: INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO: SUMÁRIO: APRESENTAÇÃO. RIO DE JANEIRO, 2002.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6028: INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO: RESUMO: APRESENTAÇÃO. RIO DE JANEIRO, 2003.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 10520: INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO: CITAÇÕES EM DOCUMENTOS: APRESENTAÇÃO. RIO

DE JANEIRO, 2002.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 12225: INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO: LOMBADA: APRESENTAÇÃO. RIO DE JANEIRO, 2004.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 14724: INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO: TRABALHOS ACADÊMICOS: APRESENTAÇÃO. RIO DE

JANEIRO, 2011. BELLOTTO, Heloísa L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado; Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, 2002. CASTILHO, Ataliba T. de. (org.). A sistematização de arquivos públicos. Campinas, SP: Editora da UNICAMP, 1991. CASTRO, Astréa M. e.; CASTRO, Andresa M. e.; GASPARIAN, Danuza M. C. Arquivos: físicos e digitais. Brasília: Thesaurus, 2007. CASTRO, Celso. Pesquisando em arquivos. Rio de Janeiro: Jorge Zahar Ed., 2008. CONTINOLO, Giusepe. Como organizar o arquivo: guia prático para a classificação de documentos e fichas e para a organização dos serviços de arquivo. Lisboa, Portugal: Editorial Pórtico Lda, 1975; Brasil: Livraria Martins Fontes Editora Ltda, 1975. Título original: “Come organizzare L’Archivio”. Milão Itália: Franco Angeli Editore, 1975.

57

GORBEA, Josefina Q. de.; GARCIA-DIAZ, Eva S. de.; VELA, Olga M. de. Sistemas de arquivos e controle de documentos. Ed. 2. São Paulo: Atlas, 1973. PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. Ed. 3ª. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. PRADO, Heloísa A. A técnica de arquivar. São Paulo: Editora Polígono, 1970. RONDINELLI, Rosely C. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeira: Editora FGV, 2002. SANTOS, Vanderlei B. dos.; INNARELLI, Humberto C.; SOUSA, Renato T. B. de. (org.). Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. Distrito Federal: SENAC, 2007. SCHELLENBERG, Theodore, R.; RODRIGUES, Leda B. (trad.). A avaliação dos documentos modernos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1959. SCHELLENBERG, Theodore, R.; SOARES, Nilza T. (trad.). Arquivos modernos: princípios e técnicas. Ed. 2ª. Rio de Janeiro: Editora da Fundação Getúlio Vargas, 1974. SETA, Renata A. C. Quadros 1 à 9 (Fotografias): Arquivo corrente da Secretaria de Graduação do Centro Universitário XY. Campinas SP: 2013. SETA, Renata A. C. Tabelas 1 e 4: Arquivo corrente da Secretaria de Graduação do Centro Universitário XY. Campinas SP: 2013. TESSITORE, Viviane. Como implantar centros de documentação. São Paulo: Arquivo do Estado; Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, 2003

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6.1 WEB SITE

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