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Estrutura e Administração de Processos – EAP

Texto 2

Profa. Maria Cristina Pavan de Moraes

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Entendendo as organizaçõesDe acordo com Caravantes et al (2005, p.221) as organizações “[...] para desempenhar suas funções necessitam: de objetivos claros, para não perder seu rumo; de recursos humanos competentes e motivados, para materializar esses objetivos; de informações precisas e que circulem (...); de políticas que funcionem como parâmetros orientadores e facilitadores da consecução dos objetivos; de estratégias que determinem como operar para viabilizá-los; operar com a noção de futuro, pois todas as organizações funcionam em certo ambiente temporal e devem balancear as noções de curto, médio e longo prazo (...)

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(...)de uma noção sistêmica que permitam que elas sejam

gerenciadas a partir de uma ótica mais globalista, evitando que as concepções das unidades isoladas prevaleçam sobre a visão do todo; e, finalmente, de uma estrutura, que é a roupagem final mais adequada – e possível – de que se reveste a organização para garantir a consecução de seus objetivos”.

Esses são os oito critérios considerados pelos autores como relevantes para que as organizações possam analisar, comparar e compreender sua atuação, pautadas pelas abordagens da Qualidade Total e Reengenharia.

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Objetivo:

os objetivos devem ser claros e desafiantes e todas as organizações devem ter como objetivo dar o máximo de prosperidade e retorno ao(s) seu(s) proprietário(s), sócios ou acionistas e também aos seus empregados. “Os objetivos são a base para o trabalho e para as tarefas” e podem ser considerados como “unificador do sistema cooperativo”.

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Recursos Humanos / MotivaçãoCompreender as relações e o comportamento humano

são determinantes para que os gerentes consigam alcançar altos níveis de desempenho e resultados. “Uma organização é um sistema de comportamentos sociais interligados de muitas pessoas, denominadas participantes, que por meio do recebimento de incentivos fazem contribuições à organização” (Caravantes et al, 2005, p.222). Na medida em que as organizações ficam mais complexas, os recursos humanos assumem uma responsabilidade maior.

Maslow desenvolveu uma teoria em que afirma que [...] o homem é motivado por necessidades organizadas em uma hierarquia de relativa prepotência; isso significa que uma necessidade de ordem superior surge somente quando a de ordem inferior for relativamente satisfeita” (Caravantes et al, 2005,p.223)

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dinheiro, salário

Plano de saúde, seguro de vida, aposentadoria

Estar no mesmo barco, equipe

Prestígio e poder

Competência e realização, trabalhar no problema e fazer acontecer

HIERARQUIA DAS NECESSIDADES - MASLOW

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ComunicaçãoDo latim “comunicare” significa “pôr em comum”.

Deve ocupar lugar de destaque nas organizações, afinal, falha de comunicação pode gerar desperdício, retrabalho, insatisfação e desmotivação. Havendo um objetivo ou propósito, é preciso comunicá-lo com clareza, precisão e correção para que seja compreendido por todos os envolvidos a fim de melhor realizar a ação.

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O PROCESSO DA COMUNICAÇÃO

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EstratégiasÉ o meio pelo qual as organizações alcançam

seus objetivos, sendo responsável pela construção de planos de ação alinhados aos objetivos. Em geral, são decisões que norteiam os caminhos que serão seguidos pela organização e também criam mecanismos que regulamentam as ações. Drucker (apud Caravantes et al, 2005, p.227) afirma que “a base de uma estratégia é a conversão de ‘o que é nossa organização’ em comprometimento operacional significativo – o que faz com que seja possível trabalhar em uma missão ou propósito”.

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PolíticasEm geral, são consideradas como guias ou códigos

para o desenvolvimento de uma ação, ou ainda, direcionadores para a tomada de decisão.

“A política delimita; ela é o guia que responderá a milhares de perguntas que poderão surgir no desenvolvimento de um negócio” (Caravantes et al, 2005, p.228).

São abstrações ou generalizações sobre o comportamento da organização, envolvendo todos os níveis da estrutura organizacional e, por isso, a decisão por essa ou aquela política só acontece depois de muito estudo e debate entre os gestores e seu staff e, são próprias de cada organização, ou seja, não existem ‘políticas prontas’.

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Noção TemporalAs decisões organizacionais decorrem em conformidade

com o objetivo e metas e o tempo está diretamente ligado a esses prazos, pois elas poderão acontecer no curto, médio ou longo prazos.

Para os estudiosos das teorias da administração, o futuro é construído pela organização, com base no conhecimento e percepção do presente e a visão de futuro (oportunidades) e, então, se constrói alternativas, cabendo aos gestores decidir-se sobre a melhor delas. “Noção temporal é o ato em que a gerência integra presente e futuro. É a análise do passado que permite a correção do curso futuro, por meio do que fazemos no presente. Nesse sentido, o futuro é hoje” (Caravantes et al, 2005, p.229)

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Noção Sistêmica“Sistema é qualquer entidade, conceitual ou

física, composta de partes inter-relacionadas, interatuantes ou interdependentes, com um objetivo” (Caravantes et al, 2005, p.230)

As organizações dependem de recursos humanos, materiais, financeiros etc, para realizarem suas atividades e todos esses elementos precisam estar concatenados para que os resultados sejam otimizados e os objetivos alcançado. Portanto, olhar para a organização como um sistema aberto que influencia ou sofre influência do ambiente (interno e externo) é fator determinante para o sucesso.

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Estrutura“De toda a atividade organizada, surgem dois

requisitos fundamentais: a divisão do trabalho em várias tarefas a serem executadas e a coordenação dessas tarefas a fim de finalizar a atividade.

A estrutura está diretamente relacionado ao tamanho da organização.

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• A VISÃO SISTÊMICA DAS ORGANIZAÇÕES

1-Tarefas e operações2-Atribuições, responsabilidades e prerrogativas3-Autoridade e delegação de autoridade4-Ordem5-Delegação e autoridade6-Autoridade hierárquica7-Visão sistêmica da empresa8-A Organização como Sistema Sociotécnico Aberto9-Funções de uma empresa

Os slides de nr. 14 até 27 foram elaborados por Meireles (2008) com base em Simerai (1970).

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TAREFAS E OPERAÇÕES

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Exemplo de tarefas

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TAREFAS CONVERGENTES

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TAREFAS CONVERGENTES

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Tarefas convergentes

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ATRIBUIÇÕES, RESPONSABILIDADES E PRERROGATIVAS

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ATRIBUIÇÕES E PAPEL

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AUTORIDADE E ORDENS

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EXEMPLO DE ORDEM

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DELEGAÇÃO E AUTORIDADE

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AUTORIDADE HIERÁRQUICA

Fim dos slides do Meireles

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SISTEMAConjunto de elementos ou partes, dinamicamente

inter-relacionados e interdependentes, que formam uma atividade à partir de dados, energia e matéria, que possuam um objetivo comum e tem como propósito fornecer informações, energia e matéria.

(ex. automóvel é um sistema composto de várias partes com objetivo de transportar. Caso o subsistema motor não funcione, o sistema automóvel, como um todo, não funciona)

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Organização como um sistema social cooperativo

Interação entre duas ou mais pessoas

Desejo e disposição para a cooperação (decisão pessoal decorrente das vantagens oferecidas)

Finalidade de alcançar um objetivo comum.

Gerente

Alcance de objetivos Organizacionais

(Lucro, produtividade,crescimento da empresa, redução de custos)

Alcance de objetivos Individuais

(promoção pessoal, carreira, salário, benefícios, segurança, prestígio)

EFICÁCIA

EFICIÊNCIA

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De acordo com Chiavenato:

• Características dos sistemas.– Propósito ou objetivo.– Globalismo ou totalidade.

• Tipos de sistemas.– Quanto à sua constituição: concretos ou físicos (‘hardware’, coisas

reais, máquinas, etc) ou abstratos (‘software’ são conceituais: conceitos, filosofia, planos, idéias, etc.)

– Quanto à sua natureza: fechados (não sofrem influência do ambiente externo, ou seja, operam com pequeno intercâmbio com ambiente, tem comportamento determinístico e programado, sistema mecânico). ou abertos (trocam matéria e energia regularmente com o ambiente, são adaptativos e vivem num contínuo processo de aprendizagem e de auto-organização)

• Parâmetros dos sistemas.– Entrada ou insumo (input).– Saída, produto ou resultado (output).– Processamento ou processador (throughput).– Retroação ou retroalimentação (feedback, compara a saída com um

padrão previamente estabelecido e visa manter o desempenho)– Ambiente.

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Fonte: Meireles, 2008

32Fonte: Slide disponibilizado pela Editora Pearson

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• Entropia: é a tendência que os sistemas apresentam para sua desintegração, sua desordem ou, mais diretamente falando, para a sua morte.

• Homeostase: é o equilíbrio que a organização deve buscar, para evitar ou se contrapor à entropia. A homeostase não é um processo automático: deve ser buscada pela organização, de maneira adequada aos seus objetivos.

• Retroalimentação : é a capacidade de reajustar a conduta do sistema quanto ao desempenho  já ocorrido, graças à condição do sistema aberto poder interagir com o se ambiente.

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Alguns termos relativos a sistemasPropósitoUm sistema tem um propósito quando é capaz de perseguir diferentes

objetivos, de acordo com o estado inicial e o ambiente, mas esses objetivos possuem um conjunto de propriedades comuns, que caracterizam o propósito.

Valor Um sistema é proposital quando é capaz de escolher entre diferentes

propósitos. Um sistema proposital apresenta vontade. Os parâmetros que determinam a escolha entre propósitos alternativos constituem os valores.

ProcessoUm processo é um conjunto de comportamentos que constituem um sistema

e que perseguem uma determinada meta. Processo de produção é um processo cuja meta é um determinado produto. Analisar organizações e negócios como processos é uma maneira de destacar seus aspectos dinâmicos e procurar maneiras de melhorar seu desempenho Processo é um conjunto de atividades relacionadas entre si que, juntas, transformam um conjunto de entradas de um sistema em saídas

Veja outros termos....

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Fonte: Slide disponibilizado pela Editora Pearson continua...

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(Continuação)

Fonte: Slide disponibilizado pela Editora Pearson

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A ORGANIZAÇÃO E O AMBIENTE

É importante ver a organização como que mergulhada em determinado ambiente. Para que possamos explorar esse conceito, é aconselhável que falemos em dois tipos de ambiente: o geral e o específico (ou de tarefa)

O que chamamos de ambiente geral configura um conjunto de condições que podem eventualmente ter um impacto sobre a organização.

Já o ambiente específico (ou de tarefa) é aquele conjunto de condições que tem um impacto direto e imediato sobre a organização e é o que melhor permite entender as relações organização-ambiente.

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Além de ser considerada um sistema aberto, em interação com o ambiente, a organização pode ser vista como um sistema sociotécnico estruturado. Esse modo de visualizar a organização parece-nos um passo mais significativo para a compreensão do fenômeno organizacional.

O subsistema técnico abrange tarefas a serem implementadas, incluindo o equipamento a ser utilizado, as ferramentas e as técnicas operacionais. No entanto, o subsistema técnico, por si só, não é suficiente para que as tarefas sejam levadas a bom termo. Daí o subsistema social, abrangendo as relações entre as pessoas que executarão a tarefa.

40Fonte: Slide disponibilizado pela Editora Pearson

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As áreas funcionais fim englobam as funções e atividades envolvidas no ciclo de transformação de recursos em produtos e de sua colaboração no mercado.

Pertencem a esta categoria as seguintes área funcionais:• Marketing: é a função relativa à identificação das necessidades

de mercado, bem como à colocação dos produtos e serviços junto aos consumidores.

• Produção: é a função relativa à transformação das matérias primas em produtos e serviços a serem colocados no mercado.

• Administração de materiais: é a função relativa ao suprimento de materiais, serviços e equipamentos, à normatização, armazenamento e movimentação de materiais e equipamentos da empresa.

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As Áreas Funcionais Meio congregam as funções e atividades que proporcionam os meios para que haja a transformação de recursos em produtos e serviços e sua colocação no mercado. Podem ser desse tipo, para uma empresa industrial e comercial qualquer, as seguintes áreas funcionais:

• Administração financeira: é a função relativa ao planejamento, captação, orçamentação e gestão dos recursos financeiros, envolvendo também os registros contábeis das operações realizadas nas empresas.

• Administração de Recursos Humanos: é a função relativa ao atendimento de recursos humanos da empresa, ao planejamento e gestão deste recurso, do seu desenvolvimento, benefícios, obrigações sociais etc.

• Administração de serviços: é a função relativa ao transporte de pessoas, administração dos escritórios, documentação, patrimônio imobiliário da empresa, serviços jurídicos, segurança etc.

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Decomposição das áreas funcionais

É importante lembrar que essas áreas funcionais correspondem a sistemas e não a unidades organizacionais. Portanto, devem ser analisadas principalmente quanto às suas existências e interações dentro de um enfoque sistêmico para identificação dos relatórios, documentos e formulários necessários ao sistema de informações gerenciais.

Cada área funcional é formada por um conjunto de funções mediante as quais a empresa consegue atingir seus objetivos. Por sua vez, em cada função existem grupos de atividades específicas e inter-relacionadas que compõem a sua estruturação. Assim, Materiais caracteriza uma área funcional na qual existe a função Gestão de Materiais e Equipamentos. Uma das atividades por meio da qual esta função é exercida é o controle do estoque.

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As funções e atividades propostas que compõem cada área funcional são descritas a seguir. Este estudo deverá ser adaptado para cada empresa e situação para posterior consolidação.

Área Funcional: Marketing• Pesquisa de mercado• Desenvolvimento conceitual de produtos• Testes de Mercado• Propaganda

Área Funcional: Produção• Fabricação• Qualidade• Manutenção

Área Funcional: Materiais• Planejamento de materiais e equipamentos• Aquisições• Gestão de materiais e equipamentos

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Área Funcional: Administração Financeira• Planejamento de Recursos Financeiros• Captação de Recursos Financeiros• Gestão de Recursos Disponíveis• Seguros• Contábil

Área Funcional: Administração de Recursos Humanos• Suprimento de Quadros• Gestão de Recursos Humanos• Desenvolvimento de Recursos Humanos• Benefícios• Obrigações Sociais

Área Funcional: Administração de Serviços• Transportes• Serviços de apoio• Patrimônio Imobiliário

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BIBLIOGRAFIA:CARAVANTES, G.R.; PANNO, C.C.;

KLOECKNER, M.C. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro: Campus, 2004.

SIMERAI, J.P. A estrutura da empresa. Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico, 1970.

MEIRELES, Manuel. Estrutura e Administração de Processos. Apostilas de aula. Unip, 2008