03- MANUAIS

10- MANUAIS ADMINISTRATIVOS10.1- Conceito e importncia.

Manuais so documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas reas de atividade, sendo, portanto, um timo instrumento de racionalizao de mtodos, de aperfeioamento de sistema de comunicaes, favorecendo a integrao dos diversos subsistemas organizacionais, quando elaborados cuidadosamente com base na realidade da cultura organizacional.

Os manuais so instrumentos de gerncia, de relativa durao, reunidos dentro de uma capa caracterstica, de fcil identificao, classificados, providos de ndices organizados a fim de tornar mximo seu valor como obra de referncia. A relativa durao dos documentos inseridos nos manuais no os torna eternos muito pelo contrrio devendo, portanto, ser encarados como um instrumento executivo-normativo, cuja utilidade para a organizao est na razo direta de sua flexibilidade e rapidez em se adaptar s mudanas processadas em quaisquer das matrias que os integram.

Normalmente um manual constitudo de diversos tomos, segundo os subsistemas integrantes da empresa. Estes tomos compem-se de normas, instrues, rotinas e outros instrumentos complementares como quadros, tabelas, fluxogramas, catlogos, listas etc.

10.2- Vantagens do uso de manuais administrativos- importante e constante fonte de informaes sobre os trabalhos na empresa;

- facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funes administrativas;

- possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionrios da empresa;

- so um instrumento efetivo de consulta, orientao e treinamento na empresa;- representam uma restrio para a improvisao inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;- ajudam a fixar critrios e padres, alm de uniformizarem a terminologia tcnica bsica do processo administrativo;

- representam um legado histrico da evoluo administrativa da empresa; e- aumentam a predisposio do pessoal para assumir responsabilidades, visto que aquilo que dever ser feito est claramente estabelecido por escrito.

10.3- Desvantagens do uso de manuais administrativos- constituem um ponto de partida, mas no a soluo para todos os problemas administrativos que podem ocorrer na empresa;- sua preparao, quando mal feita ou pouco cuidadosa, traz, paralelamente, srios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operaes dos vrios rgos da empresa;

- custos de preparao e de atualizao podem ser elevados, dentro de uma relao custos versus benefcios identificada pela empresas;

- incluem, somente, os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais que esto presentes em qualquer processo;- diminuem a incidncia de julgamento pessoal, limitando a iniciativa e a criatividade individuais;

- seu uso pode ficar prejudicado e difcil devido a uma redao pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada; e- quando muito sintticos, tornam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de tornarem obsoletos diante de pequenas mudanas.10.4- Requisitos bsicos de utilizao de manuais administrativosCom base na analise das vantagens e desvantagens da utilizao dos manuais, pode-se deduzir que alguns dos requisitos aos quais eles devem atender so:- necessidade real e efetiva da empresa;

- diagramao estruturada e adequada para suas finalidades;

- redao simples, curta, eficiente, clara e inteligvel, com bom ndice ou sumrio;

- instrues autnticas, necessrias e suficientes;

- distribuio a todos os funcionrios que dele necessitam;

- racional, adequada e aprimorada utilizao pelos usurios dos sistemas abordados no manual;

- um processo contnuo de reviso, centralizao e distribuio; e- adequada flexibilidade

10.5- Composio dos manuais

As grandes empresas possuem, via de regra, diversos tipos de manuais, cada um com seus objetivos e contedos especficos e distribudos de acordo com o interesse da empresa.

Segundo o Manual de Organizao do Management Center do Brasil, o manual, seja qual for o seu campo de abrangncia, deve ter a seguinte composio grfica:

- um formato cmodo que facilite o seu manuseio e a sua guarda;

- os tomos devem ser separados por um colecionador com as folhas soltas o que facilita a sua consulta e a substituio das folhas modificadas;

- incluso de ndice geral e guias de cartolina com os ttulos dos assuntos, para facilitar a sua localizao;

- deve ser estudado criteriosamente o pblico a quem se destina, evitando-se o desperdcio na sua reproduo e distribuio.

Nas empresas denominadas de pequeno porte, sua aplicao no to necessria, uma vez que as informaes se processam mais diretamente em funo de seu dimensionamento estrutural organizativo e sem trazer problemas aos seus dirigentes. Nessa empresas, as atividades afetas a cada funcionrio no se restringem a determinada funo. Assim, pode tornar-se difcil e at mesmo desaconselhvel para o andamento do trabalho fix-las atravs de um manual.

10.6- Tipos de manuais administrativos10.6.1 - Manual de Organizao Tem por finalidade, enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relaes entre os diferentes departamentos ou unidades organizacionais da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa.

Pode-se afirmar que toda empresa, independentemente de seu tamanho, deve ter um manual de organizao; salvo algumas microempresas que podem ter uma situao em que a falta desse manual no venha afetar sua eficincia, eficcia e efetividade. - ContedoPrincipais aspectos que devem fazer parte integrante do manual de organizao so:

- estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa;

- organograma geral e organogramas parciais, por grande rea ou diviso da empresa;

- relao das funes principais a serem executadas pelas unidades organizacionais;

- relaes de linha e assessoria;

- nveis hierrquicos e amplitude de controle;

- grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar;

- aspectos de centralizao e descentralizao; e

- interao com o sistema de comunicaes, informaes e decises.

10.6.2 Manual de Normas e Procedimentos

Tm como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas.- ContedoNormas: a indicao de quem executa ou pode executar pessoa ou unidade organizacional os diversos trabalhos do processo administrativo.

Procedimentos: a indicao de como so executados os trabalhos dentro do processo administrativo.Formulrios: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos descritos.

Anexos: podem conter tabelas, figuras e reprodues.

10.6.3 - Manual de Polticas e Diretrizes

Uma poltica ou diretriz pode ser definida como um parmetro para a tomada de deciso. Esse manual deve conter a descrio detalhada e completa das polticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionrios da empresa, no processo de tomada de decises que levam aos objetivos estabelecidos.

- ContedoO contedo bsico so as polticas dos vrios nveis e reas da empresa, tais como:

- polticas de marketing;

- polticas de tecnologia;

- polticas de logstica;

- polticas de recursos humanos;

- polticas de produo; e

- polticas de finanas.10.6.4 Manual de PadresDetermina quais so as especificaes pr-determinadas e que dizem respeito aos diferentes tipos padres para as funes, tais como: compras, controle de qualidade, planejamento de produtos etc.10.6.5- Manual de Instrues Especializadas

Agrupa normas e instrues de aplicaes especficas a determinado tipo de atividade ou tarefa. A representao deste tipo de manual recomendvel quando o nmero de funcionrios que iro utiliz-lo suficientemente grande para justificar sua preparao.

Contedo:

- objetivos bsicos;- informaes sobre cargos/funes;- relao das tarefas bsicas;- interao das tarefas bsicas com as tarefas de outros cargos/funes da empresa; e- instrues para execuo e avaliao das tarefas.10.6.6- Manual de Finalidade Mltipla

O manual de finalidade mltipla tem como objetivo, informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa e servir como base de treinamento e avaliao dos planos organizacional e tcnico da empresa.10.6.7- Manual de Formulrios

Ele um instrumento por demais til quando da criao ou modificao de um sistema de trabalho administrativo e muito na instruo de novos formulrios, alteraes de layout e fluxo de formulrios.

Visto que nenhum formulrio pode ser considerado como um documento isolado, mas sim um elo na cadeia de informaes da empresa, e, tal como, um meio de comunicao, sua utilizao constante fator preponderante de sucesso para sua utilizao.

10.6.8- Manual do Empregado

Mais utilizado nas mdias e grandes empresas pelos seus nveis intermedirios e inferiores. Para maior motivao deve ter boa diagramao e redao.

Contedo: - atividades da empresa; - breve resumo histrico da empresa; - objetivos gerais perseguidos pela alta administrao;- explicao do sistema de autoridades; - regime de incentivos;- direitos e obrigaes do empregado, de forma geral;

- regime de sanes; - normas de comportamento bsico e de cumprimento obrigatrio para todo o pessoal; e

- servios que a empresa proporciona a seus funcionrios.

10.7 - Estrutura de um manual

Um manual pode ser elaborado da forma mais complexa a mais simplificada possvel, dependendo, claro, da necessidade da empresa. O manual deve conter as seguintes partes bsicas:

- ndice numrico ou sumrio: o ndice bsico com indicao do assunto e do nmero da

pgina;

- apresentao: nessa parte enfocado seu objetivo;

- instrues para uso: deve ser suficientemente clara e objetiva, para facilitar seu pelos vrios funcionrios envolvidos no processo;

- contedo bsico: a parte mais extensa do manual e que possui todo contedo principal;- apndice: nessa parte, normalmente, so colocados formulrios, fluxogramas, organogramas, grficos, exemplos etc.;

- glossrio: uma espcie de dicionrio de termos tcnicos, que serve para homogeneizar a conceituao dos termos tcnicos utilizados no manual;

- ndice temtico: o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localizao ao longo das pginas do manual; e

- bibliografia: a lista de referncias bibliogrficas citadas no texto.10.8- Distribuio e acompanhamento dos manuais

As cpias do manual devem ser feita de forma adequada, evitando-se desperdcio e gastos inteis, bem como a falta do manual. Recomenda-se que as cpias do manual sejam distribudas aos chefes responsveis pelas reas envolvidas com o processo. Os chefes, por sua vez, devero providenciar o acesso de seus subordinados ao manual.O acompanhamento visa verificar a eficincia e a eficcia do manual, se esto sendo utilizados adequadamente e se esto sendo devidamente atualizados e validados. O processo de acompanhamento, para ter maior validade, deve ser feito de forma sistemtica e contnua.

10.9- Atualizao dos manuaisA dinmica da empresa pode impor alteraes em seu contexto. Assim, as alteraes devem ocorrer por meio de:- reviso: a reviso uma nova impresso das folhas corrigidas. Nesse caso, as folhas revistas substituem as de nmero correspondente nas publicaes existentes.

- reemisso: uma nova edio completa do corpo do manual e/ou dos elementos adicionais, que substitui a publicao original e inclui todas as revises. A reemisso deve ocorrer sempre que as revises afetarem mais de 2/3 da publicao anterior.

- cancelamento: o cancelamento de um manual ou parte dele pode ocorrer com a publicao da folha de cancelamento.

10.10 Manuais eletrnicos

A Tecnologia da Informao (TI), mais especificamente a Informtica oferece vrias opes que permitem a elaborao e a implantao dos manuais da empresa por meio dos recursos on-line da TI.

Manual eletrnico , portanto, o que elaborado e disponibilizado aos usurios por meio de redes de computadores existentes nas empresas.Bibliografia 1 - OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, Organizao e Mtodos: Uma abordagem gerencial. 19 ed. So Paulo, Atlas, 2010. 484p2 - CURY, Antnio. Organizao e Mtodos: Uma Viso Holstica. 7. ed. So Paulo, Atlas, 2000. 592p. 3 - DASCENO, Luiz Carlos M. Organizao, Sistemas e Mtodos: Anlise, Redesenho e Informatizao de Processos Administrativos. So Paulo, Atlas, 2001. 222p.

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