103526001 Processo de Movimentacao de Caixa

PROCESSO DE MOVIMENTAÇÃO DE CAIXA

Operador de Caixa

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Processo de Movimentação de Caixa Operador de Caixa

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ..................................................................................................................... 03 1 A ATIVIDADE DE OPERADOR DE CAIXA ............................................................................ 03

1.1 AS FUNÇÕES DO OPERADOR DE CAIXA ...................................................................... 05

1.2 REQUISITOS BÁSICOS PARA UM OPERADOR DE CAIXA ........................................... 05

1.3 EXERCÍCIO DE PASSAGEM ........................................................................................... 07

2 ABRINDO E FECHANDO O CAIXA ....................................................................................... 08

2.1 ABRINDO O CAIXA ......................................................................................................... 08

2.2 REGISTRANDO A MERCADORIA .................................................................................. 08

2.3 FORMAS DE RECEBIMENTO ........................................................................................ 09

2.4 OPERAÇÕES FRAUDULENTAS .................................................................................... 20

2.5 CANCELAMENTO DE OPERAÇÕES DO EQUIPAMENTO EMISSOR DE CUPOM FISCAL ................................................................................................................................................ 23

2.6 EMITINDO COMPROVANTES FISCAIS E NÃO FISCAIS .............................................. 24

2.7 FECHANDO O CAIXA ..................................................................................................... 24

2.8 ATIVIDADE DE PASSAGEM ........................................................................................... 26

3 A RELAÇÃO DO CAIXA COM OS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ............................ 27

3.1 O CAIXA, A TESOURARIA E A CONTABILIDADE .......................................................... 27

3.2 REGIMES CONTÁBEIS .................................................................................................. 30

3.3 A ESTRUTURA CONTÁBIL ............................................................................................. 32

3.4 DOCUMENTOS FISCAIS ............................................................................................... 36

3.5 ATIVIDADE DE PASSAGEM ........................................................................................... 48

4 EQUIPAMENTO EMISSOR DE CUPOM FISCAL .............................................................. 49

4.1 DA OBRIGATORIEDADE DO USO DE EQUIPAMENTO EMISSOR DE C.F ................... 49

4.2 DA DISPENSA DO USO DE EQUIPAMENTO EMISSOR DE C. F ................................... 50

4.3 PROBLEMAS TÉCNICOS COM O EQUIPAMENTO EMISSOR DE C. F ......................... 51

4.4 APLICATIVO PAF-ECF .................................................................................................... 51

4.5 ATIVIDADE DE PASSAGEM............................................................................................. 54

RECAPITULANDO..................................................................................................................... 54 REFERÊNCIAS ......................................................................................................................... 55

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APRESENTAÇÃO

A função de operador de caixa é muito importante em uma empresa. O operador de caixa pode ser comparado ao engenheiro de uma obra ou ao professor de uma escola. Os operadores de caixa são pessoas-chave dentro de suas empresas porque se relacionam constantemente com os clientes e com o dinheiro da empresa. Sendo assim, devem ser pessoas que tenham facilidade para lidar com o público, organizados e, principalmente, serem de confiança.

A Unidade Curricular de Processo de Movimentação de Caixa abordará como esse profissional atua em todos os aspectos da sua função, desde os procedimentos para abrir e fechar o caixa até os cuidados com o local de trabalho e o trato com o cliente.

Bom estudo!

1 A ATIVIDADE DE OPERADOR DE CAIXA

O operador de caixa é o profissional responsável pelo recebimento dos recursos que entram na empresa (dinheiro, cheques, recebimentos em cartão, convênios, etc.), atendimento ao cliente, emissão de documentos fiscais, entre outras atividades. Também é conhecido como operador de checkout, operador de ponto-de-venda (PDV) ou, apenas, “caixa”.

Esse profissional também atende aos clientes, que são as pessoas que trazem os recursos para pagar os produtos e serviços por elas consumidos, os salários dos funcionários, os impostos, os fornecedores e todos os gastos da empresa.

A atividade do operador de caixa não é uma atividade isolada em uma empresa. O operador de caixa, do início ao fim de suas atividades diárias, mantém contato permanente com terceiros, que necessitam da organização do seu trabalho para que o resultado das atividades da empresa seja obtido da melhor forma possível. A Figura 1 ilustra o processo de comunicação entre operador de caixa e tesouraria.

Figura 1: Processo de Comunicação entre o operador e tesouraria

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Todos os dias, a tesouraria faz a intermediação entre os operadores de caixa e a contabilidade, filtrando e organizando dados para que sejam registrados durante o mês os resultados globais da empresa, como demonstrativos de resultados (receita e despesa), balanço patrimonial (ativo e passivo) e o fluxo de caixa (recebimentos e pagamentos).

O local de trabalho do operador de caixa normalmente é a saída do estabelecimento por ser, o pagamento, a última etapa do processo de compra. Nesse espaço, o operador de caixa terá contato com equipamentos como computadores, caixa registradora, balcões, esteiras automáticas, impressoras fiscais, impressão de cheques, scanners (fixo ou móvel) para a leitura do código de barras, balanças eletrônicas, máquinas para a utilização de cartões, no-breaks (utilizados para momentos de falta de energia), dentre outros.

Esses equipamentos devem ser conservados e utilizados corretamente seguindo as orientações do manual de operações do equipamento, orientações fiscais e orientações contábeis. Quando o operador de caixa não souber fazer alguma operação, deve solicitar a ajuda de alguém capacitado para fazê-la.Vejamos um exemplo: as impressoras dos caixas necessitam de papel; por isso, é necessário aprender a fazer a reposição quando for norma da empresa, para fazê-lo de forma correta sem danificar o equipamento.

A impressora fiscal é um equipamento muito importante no posto de trabalho. É ela que registra todas as transações e comprova a geração de impostos para o governo. A impressora fiscal é lacrada pela fiscalização da Secretaria Estadual da Fazenda (SEF) e esse lacre não deve ser removido ou danificado de forma alguma, podendo a empresa ser penalizada pela fiscalização da Secretaria Estadual da Fazenda caso isso venha a ocorrer.

Obs.: Em caso de rompimento do lacre por algum motivo, chame o seu superior e solicite que imediatamente seja feito um boletim de ocorrência, para evitar problemas com as autoridades fiscais.

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1.1 AS FUNÇÕES DO OPERADOR DE CAIXA

O operador de caixa tem uma das funções mais importantes em uma empresa. Vejamos abaixo as atribuições do operador de caixa:

► Abrir o caixa.

► Registrar o valor de todas as mercadorias ou serviços que são comercializados na empresa de forma correta (função muito importante).

► Emitir o cupom fiscal e os comprovantes de pagamento, como cartões de crédito, débito e ticket e entregar uma via ao cliente.

► Zelar pela manutenção dos equipamentos e do mobiliário (balcão, esteiras, lixeiras, etc.).

► Controlar e organizar o fluxo de dinheiro e documentos em seu caixa (muito importante).

► Liberar o estacionamento para o cliente quando for necessário. Quando o estacionamento do estabelecimento é controlado eletronicamente por meio de cancelas automáticas com emissão de ticket de estacionamento ou cartão magnético, o operador de caixa deve realizar a operação de liberação ou cobrança após o encerramento da venda, de acordo com as normas da empresa.

► Ajudar o cliente a empacotar as compras durante o fechamento da venda, mesmo que tal função seja desenvolvida por outro colaborador.

► Realizar, no fim da jornada de trabalho, o fechamento do caixa

1.2 REQUISITOS BÁSICOS PARA UM OPERADOR DE CAIXA

São necessários para o desenvolvimento da atividade de operador de caixa alguns requisitos básicos:

► Atenção

► Organização

► Concentração

► Capacidade de raciocínio lógico

Embora esses requisitos sejam importantes para o desenvolvimento de qualquer atividade profissional, em se tratando do operador de caixa, devem ser potencializados em razão do fluxo de valores e de documentos que transitam pelo seu local de trabalho. Vejamos tais requisitos em detalhes:

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Atenção

A atividade de operador de caixa exige total atenção, para evitar graves prejuízos à empresa e aos clientes. O registro das mercadorias deve ser exato. Atualmente, o código de barras na embalagem dos produtos facilita o registro; contudo, a atenção para não haver produtos não registrados ou registrados em duplicidade deve ser elevada. A atenção na execução da atividade de operador de caixa garante o crescimento e credibilidade da empresa seus clientes, eficiente reposição de mercadorias pelo setor de estoques, e para a sua própria segurança. Trabalhando com atenção, o operador de caixa evita que pessoas mal-intencionadas aproveitem de situações de distração para atividades ilícitas, que podem prejudicar o operador e a empresa.

Organização

O operador de caixa deve zelar pela organização não só do seu posto de trabalho, como também da organização do troco, recebimentos, sejam eles em dinheiro, cheques, cartões de débito ou crédito, ticket (Alimentação ou Restaurante) em papel ou eletrônico e convênios com outras empresas.

Ao iniciar suas atividades, o operador de caixa deve conferir o fundo de caixa que é o valor destinado ao troco. O operador deve ficar atento para a reposição do troco, antes de ele acabar, pois, se isso acontecer, pode gerar uma demora no atendimento ao cliente.

Observe algumas dicas sobre organização:

► Reponha o troco sempre que necessário.

► Guarde imediatamente todo o valor recebido, separando notas e moedas por valor evitando-se assim a entrega de troco errado.

► Organize os comprovantes de recebimento (via da empresa) dos cartões de débito e crédito para não perdê-los.

► Anote todas as saídas de dinheiro de caixa; dependendo das normas da empresa e de segurança, o operador de caixa não deve ficar com grandes somas em dinheiro e cheques durante todo o período de trabalho.

► Realize uma operação denominada de “sangria”, que é a entrega de valores excedentes aos limites orientados pela empresa ao setor Financeiro/Tesouraria, diminuindo o risco de perdas de dinheiro da empresa por motivos de assaltos ou furtos.

► Mantenha os comprovantes de cartões separados e presos por clips ou elásticos facilitando a conferência na hora do fechamento do seu caixa.

► Acompanhe a contagem dos valores recolhidos ao Financeiro/Tesouraria; nessa conferência, podem aparecer faltas ou sobras no saldo de seu caixa.

Obs.: As faltas e sobras de valores irão influenciar na avaliação do seu desempenho funcional. As faltas de valores deverão ser ressarcidas pelo operador de caixa à empresa.

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Concentração e Agilidade

A concentração e Agilidade no ambiente do caixa favorece o atendimento ao cliente evitando falhas na comunicação com o cliente, erros de registro de produtos ou equívocos no processo de pagamento como operações com cartões e o troco para os recebimentos em dinheiro.

Por exemplo:

O operador pergunta ao cliente a forma de pagamento: - Cartão de débito ou cartão de crédito?

O cliente responde:

- Débito.

O operador informa ao sistema :

Crédito.

A operação não se realiza, ou realiza mas com a forma de pagamento errada, devendo ser estornada, o que causa uma demora e um desconforto ao cliente.

Capacidade de raciocínio lógico

A capacidade de raciocínio lógico facilita ao operador nas atividades com valores a receber, conferência de troco, agilizando o atendimento aos clientes, conferência da abertura e fechamento de caixa por parte da tesouraria.

1.3 EXERCÍCIO DE PASSAGEM (Unidade 1)

Considerando as várias funções de um operador de caixa em uma empresa, algumas delas realmente são muito importantes que esse profissional tenha um pouco mais de atenção para evitar problemas para ele, bem como para a sua empresa. Baseando-se na informação anterior, coloque (V) para verdadeiro ou (F) para falso nas declarações a respeito das funções do operador de caixa a a seguir:

a. ( ) Limpar adequadamente o seu ambiente de trabalho.

b. ( ) Registrar devidamente as mercadorias dos clientes.

c. ( ) Emitir os comprovantes fiscais e dos cartões de crédito ou débito.

d. ( ) Perguntar se o clientenecessita de comprovante de compra para apresentar no estacionamento.

e. ( ) Ajudar o cliente a empacotar as compras durante o fechamento da venda.

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f. ( ) Chegar no horário de trabalho para iniciar as suas atividades.

g. ( ) Controlar e organizar o fluxo de dinheiro e documentos em seu caixa.

2 ABRINDO E FECHANDO O CAIXA

Nesta Unidade de Estudo, o operador de caixa terá conhecimento dos procedimentos que lhe permitirão abrir o seu caixa, registrar uma mercadoria, receber pagamentos e conferir notas e cheques, fazer estornos, emitir documentos fiscais e fechá-los, emitindo os relatórios necessários para que a sua atividade fique completa no fim do dia.

Como citado no capítulo anterior, as atividades a seguir farão parte da rotina de um operador de caixa; portanto, ter cuidado com cada um delas evitará prejuízos para o seu cliente, para o colaborador, bem como para a empresa onde trabalha.

2.1 ABRINDO O CAIXA

Ao iniciar o dia, o operador de caixa, que utiliza o equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), deverá realizar o procedimento chamado “leitura X”. Tal leitura consiste em um relatório que apresenta todos os valores dos contadores do ECF até o momento da emissão. Pode ser tirado a qualquer momento, salvo quando o equipamento fiscal acha-se com outro cupom ou relatório aberto. No início de cada expediente diário ou, no caso de funcionamento contínuo do estabelecimento, depois da emissão do documento Redução Z, deverá ser emitido o documento Leitura X de todos os ECF do estabelecimento instalados no recinto de atendimento ao público, independentemente da utilização ou não do equipamento no dia. O referido documento deve ser mantido junto ao equipamento respectivo até o encerramento do expediente, para exibição ao fisco (SEFAZ, 2011).

2.2 REGISTRANDO A MERCADORIA

Ao receber o cliente em seu caixa, o operador fará o registro das mercadorias ou pagamento de documentos por meio do código de barras (Figura 2). A informatização dos processos de venda exigiu das empresas a elaboração de um código digital para facilitar o registro dos produtos e documentos.

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Figura 2 – Código de BarraFonte - Acessoeponto 2011

O setor varejista, principalmente os supermercados, foi o grande responsável pela implantação da tecnologia do código de barras. Um menor índice de erros e maior agilidade no momento do registro das vendas e documentos foram decisivos para a utilização dessa tecnologia. O processo de implantação da citada tecnologia ocorreu em virtude da pressão por parte do setor, pois toda a cadeia produtiva deveria se adequar para utilizá-la. Os fornecedores de produtos deveriam codificar suas mercadorias no novo sistema, as empresas de balanças deveriam criar meios para gerar o código em etiquetas para os produtos fracionados, as empresas de leitores investiriam em tecnologia para leitores cada vez mais precisos e confiáveis, ou seja, houve uma revolução em vários setores da economia.

Figura 3 – Código de Barras bidimensional

Hoje vemos uma ampla aplicação para o código de barras: uma simples etiqueta na embalagem dos produtos em um supermercado ou loja, separação de correspondências, leitura de documentos para a compensação bancária, separação e verificação de autenticidade de cheques, controle de acesso e registro de ponto, conferência de autenticidade de notas fiscais eletrônicas, etc. Outras tecnologias de registro poderão vir, mas dificilmente apresentarão o mesmo custo benefício do código de barras.

2.3 FORMAS DE RECEBIMENTO

Depois de registrar todas as mercadorias do cliente é importante perguntar a ele:

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► Se ainda deseja mais alguma coisa;

► Se encontrou tudo que precisava;

► A forma de pagamento: No que se refere à forma de pagamento se o cliente for optar por pagar com cartão deve ser questionado se é na forma de débito ou de crédito. É preciso prestar bastante atenção à resposta do cliente, pois se o operador de caixa não entender o que o cliente respondeu, o mesmo terá que fazê-lo novamente o que as vezes cria constrangimentos entre as partes.

2.3.1 Recebendo dinheiro

Para o recebimento em dinheiro, também é essencial tomar cuidados muito importantes:

a. Organize as cédulas e moedas por seu valor; isso evita o erro na hora de passar o troco para o cliente. Nunca abandone seu posto de trabalho sem ter certeza de que a caixa registradora esteja fechada; verifique se os dispositivos de segurança do caixa funcionam corretamente.

b. Evite ficar com grandes somas em dinheiro no caixa. Solicite ao responsável para realizar a “sangria” daqueles valores em excesso, permanecendo no caixa apenas os valores para o troco. Essa atitude dificulta a ação de bandidos, garantindo a segurança de todos dentro da empresa.

Atenção: O operador de caixa não deve receber valores em moeda estrangeira, apenas as casas de câmbio e instituições financeiras estão autorizadas a executar esse tipo de operação.

Para maior segurança na hora do recebimento em dinheiro, seguem as instruções fornecidas pelo Banco Central do Brasil para verificar se uma cédula é verdadeira.

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Cédulas da primeira família

1. Marca d´água:

Segure a cédula contra a luz, olhando para o lado que contém a numeração. Observe na área clara, do lado esquerdo, a marca d´água em tons que variam do claro ao escuro. As cédulas de R$ 50,00 apresentam, como marca d´água, a figura da República.

2. Fibras coloridas:

Pequenos fios espalhados no papel nas cores, vermelha, azul e verde podem ser vistos em ambos os lados, ao longo de toda a cédula.

3. Impressões em alto-relevo:

As figuras da República e da onça pintada, as legendas “BANCO CENTRAL DO BRASIL” e “CINQUENTA REAIS”, a tarja contendo a palavra “REAIS” e os números indicativos do valor da cédula (50) possuem alto-relevo e podem ser sentidos com os dedos.

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4. Fundos especiais:

Os fundos especiais são formados por linhas retas e sinuosas, extremamente finas, que dão colorido a toda a cédula.

5. Microimpressões:

Ao utilizar uma lente, notaremos a presença de pequeníssimas letras “B” e “C”, na faixa clara junto à efígie (frente) e no interior do número 50 (frente e verso).

6. Registro coincidente:

Olhando a nota contra a luz, o desenho das Armas Nacionais impresso em um lado deve se ajustar exatamente ao desenho semelhante que se encontra no outro lado da cédula.

7. Fio de segurança:

Fio vertical de cor escura embutido no papel, mais facilmente visível com a nota contra a luz, com propriedades magnéticas, que servem para leitura por equipamento eletrônico de seleção e contagem.

8. Numeração:

São as letras e os números que identificam a cédula. Não podem existir duas cédulas de mesma numeração.

9. Imagem latente:

No canto inferior esquerdo, colocando a nota na altura dos olhos, na posição horizontal e sob luz natural abundante: ficarão visíveis as letras, “B” e “C.

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10. Marca tátil:

São marcas impressas em relevo para auxiliar os deficientes visuais a identificar a cédula. Cada cédula tem marcas próprias, e as cédulas de R$ 50,00 apresentam como marca tátil três elipses (duas na linha superior e uma na linha inferior).

11. Fibras luminescentes:

Pequenos fios espalhados no papel que se tornam visíveis, na cor lilás, quando expostos à luz ultravioleta. São encontrados nos dois lados da cédula.

12. Microchancelas:

São as duas assinaturas – uma do Ministro da Fazenda, outra do Presidente do Banco Central do Brasil – que conferem à cédula o seu valor legal.

Fonte: Banco Central do Brasil, 2011

Cédulas da segunda família

As cédulas da segunda família do real entraram em vigor a partir de janeiro de 2011 e circularão em paralelo às notas da primeira família até que o volume total de notas seja totalmente substituído no mercado.

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A partir de agora, os itens de segurança serão demonstrados na nota de cinquenta reais, conforme figura a seguir.

1. Quebra-cabeça

O número cinquenta tem partes complementares na frente e no verso da nota. Ao segurar contra a luz, é possível ver o número cinquenta completo.

2. Fio de Segurança

No local indicado, passa um fio escuro, que serve para leitura por equipamentos de contagem de dinheiro.

3. Impressão em alto relevo

Na parte indicada, é possível sentir com o tato que a tinta é mais grossa do que no restante da cédula.

4. Marca d’água

Ao segurar a nota contra a luz, é possível ver uma figura sombreada da onça pintada.

5. Faixa holográfica

A tarja metálica tem imagens com características que simulam movimento de alternância de cores conforme o ângulo observado.

6. Microimpressões

Com ajuda de uma lente de aumento, é possível ver em partes da frente da nota as legendas “50 reais” em alguns lugares do verso números “50”.

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7. Elementos fluorescentes

Na frente e no verso da nota, é possível ver imagens e fibras quando iluminadas com luz ultravioleta.

8. Número escondido

Ao colocar a nota deitada na altura dos olhos, sob a luz, você verá o número 50 na frente e no verso da cédula.

Moedas utilizadas no Brasil

No Brasil, utilizamos as moedas para fracionar o Real, o que facilita o pagamento de mercadorias e serviços com valores abaixo de uma unidade monetária (R$ 1,00 real). São de grande importância para compor o troco nos caixas de qualquer estabelecimento comercial. Alguns tipos de moedas são escassos; por ter seu valor de face reduzido, são abandonadas em cofrinhos das crianças, perdendo a sua função principal – facilitar o troco –. Por esse motivo, devemos incentivar o pagamento por moedas nos caixas.

Alguns estabelecimentos oferecem descontos a seus clientes para o pagamento das mercadorias em moedas; isso facilita a formação do fundo de caixa para os operadores de caixa e favorece a circulação da moeda metálica.

A cédula de um real (R$ 1,00) foi totalmente substituída pela moeda de um real (R$ 1,00) por motivo do alto custo e da pouca durabilidade; portanto, não pode mais ser aceita nas transações comerciais.

Evite oferecer balas ou doces para compensar a falta de moedas para o troco em seu caixa.

Conheça os tipos de moedas utilizados no Brasil:

1 centavo: R$ 0,01

Anverso: Efígie de Pedro Álvares Cabral – navegador português que, em 22 de abril de 1500, descobriu o Brasil –, ladeada por uma nau, simbolizando as navegações portuguesas

Reverso: À esquerda, linhas diagonais de fundo dão destaque ao dístico correspondente ao valor facial, seguido dos dísticos “centavo” e o correspondente ao ano de cunhagem.

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5 centavos: R$ 0,05Anverso: Efígie de Joaquim José da Silva Xavier (1746-1792), que, condenado à forca em decorrência de sua participação no movimento pela independência, denominado Inconfidência Mineira, é hoje reverenciado como herói e patrono cívico da nação brasileira. Sua imagem está ladeada pelo dístico “Brasil” e por motivos alusivos à Inconfidência Mineira – o triângulo da bandeira dos inconfidentes, sobreposto por pássaro que representa a liberdade e a paz.Reverso: À esquerda, linhas diagonais de fundo dão destaque ao dístico correspondente ao valor facial, seguido dos dísticos “centavos” e o correspondente ao ano de cunhagem.

10 centavos: R$ 0,10Anverso: Efígie de D. Pedro I – proclamador da Independência e primeiro imperador do Brasil –, ladeada pelo dístico “Brasil” e por cena alusiva à proclamação da independência política do país, ocorrida em 7 de setembro de 1822, em São Paulo, às margens do ribeirão Ipiranga.

Reverso: À esquerda, linhas diagonais de fundo dão destaque ao dístico correspondente ao valor facial, seguido dos dísticos “centavos” e o correspondente ao ano de cunhagem.

25 centavos: R$ 0,25Anverso: Efígie de Manuel Deodoro da Fonseca (1827-1892), – proclamador da República e primeiro presidente constitucional do Brasil republicano –, ladeada pelas Armas Nacionais e pelo dístico “Brasil”.

Reverso: À esquerda, linhas diagonais de fundo dão destaque ao dístico correspondente ao valor facial, seguido dos dísticos “centavos” e o correspondente ao ano de cunhagem

50 centavos: R$ 0,50Anverso: Efígie de José Maria da Silva Paranhos Júnior (1845-1912), Barão do Rio Branco – estadista, diplomata e historiador brasileiro, considerado o símbolo da diplomacia do Brasil –, ladeada pelo dístico “Brasil” e por cena alusiva à dinamização da política externa brasileira no início da República e à consolidação dos limites territoriais com vários países.Reverso: À esquerda, linhas diagonais de fundo dão destaque ao dístico correspondente ao valor facial, seguido dos dísticos “centavos” e o correspondente ao ano de cunhagem.

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Um real: R$ 1,00Anverso: Efígie da República à direita do núcleo prateado (disco interno) e transpassando para o anel dourado (disco externo); assim posicionada, constitui um dos elementos de segurança da moeda de maior denominação. No anel dourado, referência às raízes étnicas brasileiras, representada pelo grafismo encontrado em cerâmicas indígenas de origem marajoara, e a legenda “Brasil”.Reverso: No anel dourado, a repetição do grafismo indígena marajoara. No núcleo prateado, esfera sobreposta por uma faixa de júbilo, que, com a constelação do Cruzeiro do Sul, faz alusão ao Pavilhão Nacional, e os dísticos correspondentes ao valor facial e ao ano de cunhagem

2.3.2 Recebendo Cheques

O que é o cheque?

O cheque é uma ordem de pagamento à vista. Em alguns casos, também é utilizado como garantia para o recebimento (cheque caução), ou utilizado para parcelamento de dívidas ou compras (cheque pré-datado).

É muito importante seguir as normas da empresa para o recebimento de cheques. Os cuidados no recebimento do cheques têm a finalidade de diminuir a incidência de cheques mal preenchidos, roubados, sem fundos, etc. Em caso de dúvidas, solicite a ajuda de seu superior.

Ao receber um cheque, algumas orientações devem ser seguidas. Veja as orientações abaixo:

Orientação A

► Verificar se o cheque está devidamente preenchido e assinado.

Orientação B

► Se não possui rasuras.

Orientação C

► Solicitar ao cliente documento de identificação com foto.

Orientação D

► Verificar se os números do cheque no campo numérico na 1ª linha conferem com os números impressos em caracteres magnéticos.

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Orientação E

► Verificar a data do cheque (cheques sem a data e acima de R$ 100,00) que não estejam nominais ou rasurados podem ser devolvidos pelo banco.

Orientação F

► Evite receber cheques de terceiros.

Orientação G

► Caso o cliente peça troco para o cheque, o que não é usual, consultar seu superior.

Orientação H

► Verificar se a impressão do nome, CPF, RG e outras informações têm o mesmo caractere.

Orientação I

► Se for efetuar algum cadastro no verso do cheque, faça em uma das pontas, o meio do cheque é utilizado para os carimbos do banco.

Tipos e motivos de devolução de cheques

Os cheques podem ser devolvidos por motivos diversos. Esses motivos são identificados, no momento da devolução, por alíneas. Veja nas tableas abaixo as alíneas e seus significados.

Alínea Descrição

11 Cheque sem fundo (1ª apresentação)

12 Cheque sem fundo (2ª apresentação)

13 Conta encerrada

20 Folha de cheque cancelada por solicitação do correntista

21 Contraordem (ou revogação) ou oposição (ou sustação) do pagamento pelo emitente

22 Divergência ou insuficiência de assinatura

23 Cheques emitidos por entidades e órgãos de administração pública federal direta e indireta, em desacordo com requisitos constantes do artigo 74, parágrafo 2º do Decreto-Lei 200, de 25 de fevereiro de 1967

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24 Bloqueio judicial ou determinação do Banco Central do Brasil

25 Cancelamento do talonário pelo banco sacado

26 Inoperância temporária de transporte

27 Feriado Municipal não previsto

28 Contraordem, ou oposição ao pagamento, ocasionada por furto ou roubo.

29 Cheque bloqueado por falta de confirmação do recebimento do talonário pelo correntista

Cheque com irregularidade

Alínea Descrição

30 Furto ou roubo de malotes (pagamento monetário inválido)

31 Erro formal de preenchimento (sem data de emissão, com mês grafado numericamente, ausência de assinatura, não registro do valor por extenso)

32 Ausência ou irregularidade na aplicação do carimbo de compensação

33 Divergência de endosso

34 Cheque apresentado por estabelecimento bancário não indicado no cruzamento em preto, sem o endosso-mandato.

35 Cheque fraudado, ou emitido sem prévio controle ou responsabilidade do estabelecimento bancário (cheque universal) ou, ainda, com adulteração da praça sacada, ou rasura no preenchimento

36 Cheque emitido com mais de um endosso (Lei 9.311/96)

37 Inconsistência de dados (para CEL)

Apresentação Indevida

Alínea Descrição

40 Moeda inválida

41 Cheque apresentado a banco que não sacado.

42 Cheque não compensável na seção ou sistema de compensação em que apresentado e o recibo

bancário trocado.

43 Cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 24, 31 e 34, não passível de

representação em virtude de persistir o motivo da devolução

44 Cheque prescrito

45 Cheque emitido por entidade obrigada a realizar a movimentação e utilização de recursos financeiros

do Tesouro Nacional mediante ordem bancária

46 Cheque correspondente à “CR” não entregue no prazo estabelecido

47 “CR” comunicado de remessa com ausência ou erros nos dados

48 Cheque emitido de valor superior a R$ 100,00, sem identificação do beneficiário.

49 Remessa nula – caracterizada pela representação de cheque devolvido anteriormente pelos motivos

12, 13,14 25, 35, 43, 44, 45 e 48

51 Divergência no valor recebido

52 Recebimento efetuado fora do prazo

53 Apresentação indevida

55 Ausência ou irregularidade de autenticação mecânica

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56 Transferência insuficiente para a finalidade indicada

57 Divergência na indicação da agência destinatária de número de conta ou do favorecido

58 Documento não comparável para crédito conta poupança

59 Transferência internacional de recursos em moeda nacional, emitida sem consignar, de forma clara e

destacada, a expressão “transferência internacional em reais”

60 Padrão monetário não definido

61 Documento não compensável, podendo sua devolução ocorrer em qualquer tempo

62 Doc “D” com divergência na identificação do nº do CNPJ/CPF ou sem identificação do tipo de

conta debitada ou creditada (Obs.: aplica-se ao documento de transferência DOC “D” os motivos de

devolução 57 e 58 já existentes)

63 Registro inconsistente

64 Arquivo lógico não processado ou processado parcialmente

2.3.3 Recebendo cartões de Crédito, Débito e Convênios

O que é um cartão eletrônico de débito, crédito ou convênio?

Cartão eletrônico de débito, crédito ou convênio é uma forma de pagamento que não envolve dinheiro em “espécie”, ou seja, a transferência do dinheiro do cliente para a empresa acontece sob a forma de uma transação eletrônica entre o banco de quem paga e o banco de quem recebe. No débito, acontece de forma à vista, no crédito a prazo e, no convênio, o desconto é na folha de pagamento do funcionário.

O operador de caixa trabalhará com vários tipos de recebimento, como cartões de crédito, débito, tickets, cheques e dinheiro. Alguns cuidados devem ser tomados no recebimento dos recursos, não só para garantir a segurança do operador de caixa e da empresa como também a segurança do cliente. Portanto, ao receber um cartão eletrônico algumas orientações devem ser seguidas, tais como:

► Mesmo com a digitação de senhas, é importante a conferência do cartão com um documento de identidade com foto. Isso garante a utilização correta do cartão, evitando pessoas mal-intencionadas a utilizarem cartões de terceiros sem seu consentimento.

► Verificar se o documento de identificação entregue com o cartão confere com a pessoa que o está entregando (conferir o nome e a foto).

2.4 OPERAÇÕES FRAUDULENTAS

Toda operação que visa tirar proveito ou vantagens ilícitas é caracterizada como fraude. As fraudes envolvendo cheques e dinheiro falsificado está crescendo a cada dia, por isso é muito importante

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realizar alguns procedimentos de segurança. Segurança não somente para a empresa, mas também para o cliente idôneo e para o sistema financeiro.

As cédulas do real possuem vários indicadores de autenticidade, e que são muito difíceis de ser reproduzidos em sua totalidade em uma cédula falsa. Os cheques possuem itens de segurança que também devem ser observados. Sendo assim, é muito importante ressaltar ao consumidor de forma clara, ampla e objetiva a informação que os procedimentos de segurança têm o objetivo de proteger pessoas idôneas como ele.

Alguns procedimentos de segurança são visuais, como a conferência dos itens de segurança do cheque, outros comportamentais, que também devem ser observados com muita atenção. Veja as orientações a seguir:

Orientação A

► Siga sempre as instruções da empresa para o recebimento de cheques.

Orientação B

► Consulte o cheque nos serviços de proteção, isso é de extrema importância.

Orientação C

► Verifique o campo magnético do cheque que se encontra impresso abaixo nos cheques. Essas informações são mais difíceis de adulterar (campo CMC-7). A análise cruzada desses campos com os dados numéricos no topo do cheque facilita a identificação de cheques falsificados.

Orientação D

► Solicite ao cliente o documento de identidade e o cartão do banco, verificando os dados da conta e os documentos do cliente. Confira principalmente a foto no documento; em caso de dúvidas na assinatura do cheque, solicite ao cliente a assinar o verso. Confira com a assinatura no documento de identidade.

Orientação E

► Verifique o preenchimento do cheque, observando os valores numéricos e valores por extenso, data e local e a assinatura do cheque.

Orientação F

► O endereço residencial e número de telefone fixo também são muito importantes. Hoje em dia, as pessoas são orientadas a não escrever dados pessoais nos cheques, por isso faz-se necessário o cadastro prévio do cliente, agilizando, dessa forma, o pagamento no seu caixa.

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Orientação G

► Evite aceitar cheques previamente preenchidos, cheques de terceiros, cheques com valor maior do que ao da compra; também procure não trocá-los por dinheiro, seguindo sempre as normas de segurança da empresa para essa situação.

Orientação H

► Para verificar a clonagem de cheques, observe-os contra a luz. Com esse procedimento, percebe-se a interrupção ou descontinuidade da linha vertical de segurança (chamada de linha louca ou de segurança), podemos perceber também se existem colagens e sobreposições.

Orientação I

► Verifique os caracteres. Estes devem ser homogêneos em todo o cheque. Raspe discretamente os dados referentes ao nome, CPF, nº do cheque e mês/ano da abertura de conta. Algum número brilhante no CPF, em caso de cheques falsos será possível o reconhecimento.

Orientação J

► Desconfie de borrões e manchas nas folhas do cheque, por isso não aceite cheques com rasuras.

Orientação L

► Cheques amarelados, envelhecidos podem ser cheques de contas inativas.

As impressoras ou copiadoras dificilmente reproduzem alguns detalhes do cheque com fidelidade; por essa razão fique atento aos detalhes da folha de cheque. O cuidado com esses detalhes deve ser redobrado nos momentos de movimento alto ou datas festivas, pois o fluxo é muito grande, sendo o momento ideal para os golpistas agirem. Faça todas as conferencias necessárias; em caso de dúvida, chame seu supervisor ou superior, não entregando o produto até a conclusão de todas as análises orientadas pela empresa.

Os fraudadores também apresentam características comportamentais que os identificam. Dessa maneira, o operador deve sutilmente desconfiar de alguns comportamentos. Clique na animação abaixo para saber quais são.

► Não anotar o valor do cheque em seu canhoto.

► Realizar diversas compras em curto espaço de tempo.

► Preferir produtos de alto valor e fácil revenda.

► Adquirir grandes quantidades do mesmo produto sem testá-lo ou experimentá-lo.

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► Sair na hora da consulta de seus dados.

► Despresar descontos ou abatimentos.

Desde 1984 os documentos de identidade civil são padronizados no Brasil e tem sua emissão feita por computador. O espelho de fundo é verde com bordas trabalhadas em verde-claro e verde escuro; todas as letras são impressas em maiúsculas; foto colorida ou em preto e branco com o tamanho de 3X4, alguns possuem dados como o CPF/PIS/PASEP ou da certidão de nascimento, número do posto de identificação, reproduzido em forma de carimbo.

► Nunca aceite cópia de documentos, mesmo autenticada; as cópias facilitam a falsificação desses documentos.

► Compare alguns itens como: data de emissão e o estado de plastificação, documentos muito novos, com data de emissão muito antigas, data de nascimento com a data de emissão do documento, foto recente em um documento antigo com características de envelhecimento e ao passar o dedo sobre a foto facilita a percepção de sobreposição, verifique ainda a perfuração na foto, que normalmente tem a sigla do órgão e estado emissor do documento.

► Evite julgar as pessoas por sua aparência, pois os fraudadores não têm idade nem aparência definidas.

2.5 CANCELAMENTO DE OPERAÇÕES DO ECF

O operador de caixa poderá realizar operações de cancelamento de documentos gerados pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Normalmente, para esse tipo de operação, é solicitada ajuda do superior ou fiscal de caixa.

Para que o cancelamento de um cupom fiscal ocorra, é necessário fazer o cancelamento do item. Esse cancelamento pode ocorrer para qualquer item impresso no documento ou limitar-se ao último item.

A operação de cancelamento de um cupom fiscal só poderá ocorrer logo após o fechamento da venda. Caso outra venda já tenha sido aberta ou outras vendas tenham sido realizadas posteriormente, esse cancelamento não poderá ser realizado pelo próprio Operador de Caixa. O operador deve encaminhar o cliente ao setor de atendimento para a realização do cancelamento.

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2.6 EMITINDO COMPROVANTES FISCAIS E NÃO FISCAIS

Os comprovantes de venda podem ser de ordem fiscal e não fiscal. Os comprovantes fiscais são documentos que incidem impostos sobre a venda e os comprovantes não fiscais não têm incidência de impostos.

2.6.1 Comprovante Fiscal

É o documento que o cliente levará com ele para comprovar que adquiriu um produto ou um serviço dentro de um estabelecimento comercial. Esse comprovante é emitido no fim de todo o processo da venda (registro da mercadoria e recebimento), quando o operador emite uma via para o cliente e outra para o estabelecimento.

2.6.2 Comprovantes não Fiscais

Os comprovantes não fiscais são cupons sobre os quais não incidem imposto. Podem ser de três tipos:

► Não vinculados (recebimentos de contas de água, luz, telefone, entrada e/ou saída de dinheiro).

► Vinculados a pagamentos (ex.: comprovantes não fiscais vinculados a cupons igualmente não fiscais, para estorno de meio de pagamento).

► Vinculados a cupons (ex.: comprovante de Crédito ou Débito).

O tempo total de emissão de um comprovante vinculado é limitado em dois minutos. Se constar no Cupom Fiscal a indicação do adquirente da mercadoria com o CNPJ ou CPF, o comprovante acobertará as operações de entrega em domicílio realizadas por terceiros.

2.7 FECHANDO O CAIXA

Ao terminar o dia, o operador de caixa, que utiliza o ECF, deverá realizar o procedimento chamado “Redução Z”, que é emitido no fechamento diário em cada ECF em uso e enviado à Contabilidade mensalmente. Esse procedimento mostra o conteúdo dos contadores e acumuladores depois de todas as operações diárias. Ao ser emitido, a memória fiscal é atualizada e os totalizadores diários são zerados. Depois da Redução Z, não é permitida fazer uma “venda” no dia corrente.

Caso não tenha sido emitida a Redução Z no fim do dia, o ECF dá uma tolerância de duas horas, após as 24 horas do corrente dia, para possibilitar o fechamento do dia. Depois dessas duas horas de tolerância, não será permitido venda. O cupom de Redução Z deve ser mantido à disposição do fisco por cinco anos.

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A Redução Z representa os valores dos acumuladores armazenados na Memória de Trabalho no momento de sua emissão, devendo ser possível sua emissão ainda que não haja valor acumulado no totalizador de Venda Bruta Diária. A emissão da Redução Z está condicionada à gravação dos dados pertinentes no dispositivo de armazenamento da Memória Fiscal antes de sua emissão. É com base nas Reduções Z emitidas pelo ECF que as operações ou prestações deverão ser registradas, diariamente, em Mapa Resumo ECF (SEFAZ, 2011).

A função principal do operador de caixa consiste em registrar as entradas e saídas (troco) de valores do caixa. No fim do dia de trabalho, ele efetuará o fechamento de seu caixa isto é, comprovantes de cartões de débito e crédito, tickets, comprovantes de “sangrias” ao longo do dia, cheques e os valores dinheiro devem conferir com vendas efetuadas.

Normalmente, o operador de caixa confere com a bobina da máquina registradora, que, além de ser um registro contábil, é também um documento fiscal;em consequência, deve-se seguir a rotina determinada para sua abertura no início do dia e seu encerramento no fim do dia de trabalho.

É importante que o operador de caixa diferencie alguns conceitos tais como fundo de caixa ou troco e saídas de caixa. Vejamos abaixo:

Fundo de caixa ou troco é o valor disponibilizado pela empresa no início das atividades do operador de caixa para dar o troco aos clientes, para o pagamento em dinheiro. Caso o cliente peça troco em operações com cartões ou cheques, consulte seu superior sobre as normas da empresa para tal situação.

Saídas de caixa: todos os valores que eventualmente saírem do seu caixa deverão ser registrados como saída de caixa, no momento em que ocorrem; assim, o operador não corre o risco de faltar a informação quando fizer o fechamento. Os tipos de saídas podem ser por motivo de sangria, depósitos bancários, entre outros.

Atenção! A maior dificuldade na hora do fechamento do caixa refere-se a retiradas não anotadas e das quais o operador não se lembra.

Movimento de caixa de um dia

Na Demonstração do Movimento de Caixa Diário deve-se relacionar a movimentação existente, de forma organizada de acordo com a forma de recebimento ou pagamento com a finalidade de facilitar a conferência dos documentos ou corrigir alguma divergência entre o relatório e a documentação do caixa.

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CONTAS MOVIMENTO DIA 01

Saldo Inicial do Dia Troco 500,00

Recebimentos Diversos (cartão, dinheiro, cheque, ticket’s, reforço de troco, etc.)

Total de Entradas ( + ) 2.000,00

Pagamentos Diversos / Sangria (Sangria, Pagamento de contas/ fornecedores,

Total de Saídas ( - ) 1.500,00

Saldo Final do Dia Saldo Final ( = ) 1.000,00

O operador de caixa deve organizar o dinheiro por valores. As notas e moedas também devem ser separadas e suas quantias somadas e registradas no documento de fechamento de caixa. A soma de todas as entradas, menos a soma de todas as saídas, menos o Fundo de Caixa, representa todo o faturamento do caixa naquele dia, que deve conferir com os comprovantes de venda feitos em dinheiro.

Os cheques devem ser separados e somados. Tal soma deve conferir com os comprovantes de venda feitos em cheques.

Os comprovantes dos cartões devem ser separados e somados. Lembre-se de separar entre cartões de crédito e cartões de débito, ou cartões alimentação, pois, para a empresa, o reembolso desses valores possui prazo diferenciado. A soma dos diferentes tipos de cartões deve conferir com os comprovantes de vendas desse tipo.

ATIVIDADE DE PASSAGEM (Unidade 2)

Relacione as atividades com as suas respectivas funções:

O cliente chega e coloca a mercadoria na esteira. A. ( ) Pergunta ao cliente se ele deseja mais alguma coisa.

Depois da venda fechada, o cliente desiste de levar um produto. O que você deve fazer?

B. ( ) Executar o procedimento da redução “Z”.

Você termina de registrar as mercadorias; o que você faz em seguida?

C. ( ) Abrir o caixa executando a leitura “X”.

Quando você fechar o caixa no fim do dia, qual o último procedimento a ser feito?

D. ( ) Cancela o item.

A primeira atividade antes de atender ao cliente é? E. ( ) O pagamento será feito no crédito ou no débito.

Ao registrar uma mercadoria, você percebe que ela foi registrada duas vezes. O que você faz?

F. ( ) Registrar a mercadoria.

Ao receber o pagamento do cliente com cartão, você deve perguntar a ele se:

G. ( ) Cancelar o cupom fiscal.

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3 A RELAÇÃO DO CAIXA COM OS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Neste tópico apresentaremos os conceitos, funções, campo de atuação e finalidade, facilitando o entendimento do operador de caixa e a importância de sua participação nos processos administrativos que utilizam a informação contábil.

A relação entre contabilidade e o caixa é diária, conforme figura a seguir:

3.1 O CAIXA, A TESOURARIA E A CONTABILIDADE

O que é a tesouraria?

A tesouraria é a área da empresa responsável pelas contas a receber e o contas a pagar de uma empresa. Quando o caixa é aberto, no início, a tesouraria envia o saldo inicial do caixa que ficará em poder do operador. Durante o decorrer do dia, as movimentações vão acontecendo, e o caixa vai mudando para que, no fim do dia, no seu fechamento, os valores e a informação em poder do caixa sejam repassados para a tesouraria que repassará a informação do fechamento de todos os caixas do estabelecimento para a contabilidade, conforme exemplo a seguir.

MOVIMENTO DE CAIXA DO DIA 1°/12/2011 – DESTINO DA INFORMAÇÃO E RECURSOS

CONTAS DIA 1° STATUS ORIGEM DESTINO

Saldo Inicial do Dia (troco) 1.000,00 Inicial Tesouraria Caixas

Recebimentos em Dinheiro 22.000,00 Movimento Caixas Tesouraria

Recebimentos em Cheque 11.800,00 Movimento Caixas Tesouraria

Recebimentos em Cartão D 41.200,00 Movimento Caixas Tesouraria

Recebimentos em Cartão C 16.500,00 Movimento Caixas Tesouraria

Recebimentos em Convênio 4.500,00 Movimento Caixas Tesouraria

Recebimentos em Ticket 12.000,00 Movimento Caixas Tesouraria

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Saldo Final do Dia 109.000,00 Saldo Final Caixa Tesouraria

O caixa do dia 1°/12/2011 fechou em R$ 109.000,00, e este valor é enviado para a tesouraria que faz o seu fechamento junto com outros caixas. Parte desse valor, R$ 108.000,00, é depositada em banco, deixando somente o saldo de R$ 1.000,00 para o dia seguinte, conforme exemplo a seguir.

MOVIMENTO DE CAIXA DO DIA 2/12/2011

CONTAS DIA 1° MOVIMENTO

Saldo Inicial do Dia (troco) 1.000,00 Inicial

Recebimentos em Dinheiro 12.000,00 Quando o volume de dinheiro aumenta, a sangria é feita e enviada para a tesouraria.Recebimentos em Cheque 21.800,00

Recebimentos em Cartão Débito 31.200,00

Recebimentos em Cartão Crédito 46.500,00

Recebimentos em Convênio 14.500,00

Recebimentos em Ticket 22.000,00

Saldo Final do Dia 149.000,00 Fechamento

É possível perceber que o valor que abre o caixa todos os dias pela manhã é sempre o mesmo R$ 1.000,00 independentemente do valor que fecha o dia anterior. Esse valor de R$ 1.000,00 será repassado em espécie (cédulas e moedas) ao operador de caixa e servirá de troco nas operações com dinheiro.

O que é a Contabilidade?

Contabilidade é a ciência que controla, interpreta e estuda os fatos ocorridos com o patrimônio das entidades sejam elas empresariais, fundacionais, estatais ou governamentais, com a finalidade de demonstrar e informar sobre a composição, variação e resultado decorrente de sua atividade.

Qual o campo de atuação da Contabilidade?

O campo de atuação da contabilidade é bastante amplo, abrangendo desde as pessoas físicas ou naturais e as pessoas jurídicas de direito privado e pessoas jurídicas de direito público que detenham um Patrimônio.

Quais as principais funções da contabilidade?

São funções da contabilidade: o registro dos fatos contábeis, a organização desses registros, sua demonstração e análise, acompanhando as modificações no patrimônio das empresas, seja ela uma pessoa física representada pelo empresário individual, entidades sem finalidade lucrativa,

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como as fundações e os sindicatos, os governos, representados pela União, Estado, Municípios e Autarquias, entidades com finalidade Lucrativa como as Sociedades Limitadas, as Sociedades Anônimas, as Sociedades de Economia Mista.

Quem são os usuários da Contabilidade?

Vários são os interessados na informação contábil, como os sócios e acionistas das empresas, as pessoas interessadas na rentabilidade e segurança dos investimentos realizados e que, em muitos casos, não participam da direção da empresa, e os funcionários que emitem documentos para a contabilidade diariamente, como pessoas da tesouraria ou caixa e recursos humanos.

Os sócios precisam da informação de forma resumida e clara. Por exemplo: qual a lucratividade da empresa? Já os gestores têm o interesse na informação com uma profundidade maior, com mais detalhes e utilizam as informações com maior frequência para auxiliar a tomada de decisão.

Os bancos e emprestadores de dinheiro têm um nível de exigência equivalente ao nível de informações dos sócios e acionistas, com uma ênfase para os fluxos financeiros, em que a única preocupação é a rentabilidade da empresa, assegurando, assim, seus investimentos.

Os órgãos governamentais e economistas têm duplo interesse nas informações contábeis. Em primeiro plano, está o poder de tributar e arrecadar impostos, taxas e contribuições. Em segundo plano, utiliza as informações de setores da economia para as análises econômicas.

Os funcionários da tesouraria, caixa e recursos humanos têm um papel importante, pois são os responsáveis em alimentar o sistema financeiro e contábil de forma sistematizada e organizada, favorecendo, desse modo, a integridade das informações que servirão de base para o processo de tomada de decisão.

Em muitos casos, as pessoas físicas ou naturais utilizam dos conhecimentos de contabilidade para auxiliar, ordenar, controlar e equilibrar seus orçamentos domésticos.

Por que utilizamos a informação contábil?

Podemos utilizar a informação contábil com a finalidade de controle, verificando, por intermédio dos relatórios contábeis, informações sobre os planos e políticas de gestão, influindo no comportamento e nas ações que a administração deseja para a entidade.

Com a avaliação periódica, os gestores podem verificar a qualidade de produtos e serviços executados, os quais afetam diretamente ou indiretamente nos resultados da empresa.

A informação contábil pode auxiliar no processo de avaliação; contudo, o desempenho humano não poderá ser julgado somente pelos registros contábeis. Podemos, ainda, utilizar a informação

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contábil com a função de planejamento, que é o processo de decidir qual o caminho que a empresa seguirá.

O planejamento empresarial baseado no inter-relacionamento da informação contábil com os planos orçamentário torna-se muito mais eficiente. A informação contábil informa o comportamento da empresa em determinado período, de acordo com a situação:

► Dos resultados do período.

► Dos direitos no curto e longo prazo.

► Dos bens de longo prazo.

► Das obrigações de curto e longo prazo.

► Do patrimônio dos sócios.

3.2 REGIMES CONTÁBEIS

Existem dois regimes contábeis: o Regime de Competência e o de Caixa.

3.2.1 Regime de Competência

O regime de competência é um princípio contábil, que deve ser, na prática, estendido a qualquer alteração patrimonial, independentemente de sua natureza e origem. Sob o método de competência, os efeitos financeiros das transações e eventos são reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos. Ex.: Emissão da nota fiscal de venda de produtos.

O documento contábil que registra o regime de competência da transação é o Demonstrativo dos Resultados do Exercício (DRE), no qual uma empresa demonstra as suas vendas, os seus custos e as suas despesas em determinado período.

DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS – ANO XXX

CONTAS VALORES EM R$

Receita de Vendas 2.000,00

Custos + Despesas 1.800,00

Lucro/Prejuízo Líquido do Exercício 200,00

É no DRE que registramos as receitas e despesas conforme conceitos e exemplos a seguir.

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Receitas

As receitas decorrem da venda de bens e da prestação de serviços. Existem em número menor que as despesas, sendo as mais comuns representadas pelas seguintes contas:

► Aluguéis Ativos.

► Descontos Obtidos.

► Juros Recebidos.

► Receitas de Prestação de Serviços.

► Vendas de Mercadorias.

Os aumentos no Ativo são visualizados no caixa ou banco. Se as receitas forem à vista e em duplicatas a receber de clientes ou cheques pré-datados, se as receitas forem realizadas a prazo.

Despesas

As despesas decorrem do consumo de bens e da utilização de serviços, tais como: energia elétrica, materiais de limpeza, materiais de expediente, telefone.

As despesas, por sua vez, provocam diminuições no Ativo, quando pagas, e aumentos no Passivo, quando realizadas e não pagas. As despesas são registradas pela contabilidade por meio da conta de resultado.

► Água e Esgoto.

► Aluguéis.

► Café e Lanches.

► Fretes e Carretos.

► Impostos.

► Salários.

3.2.2 Regime de caixa

Sob o regime de caixa, os recebimentos e os pagamentos são reconhecidos unicamente quando se recebe ou se paga mediante dinheiro ou equivalente. Ex.: Recebimento de uma venda.

O documento contábil que registra o regime de caixa da transação é o Fluxo de Caixa, no qual uma empresa demonstra os seus recebimentos e pagamentos em determinado período.

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CONTAS JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL

Saldo Inicial 1.000,00 1.200,00 1.400,00 1.600,00

Recebimentos 2.000,00 2.200,00 2.100,00 1.700,00

Pagamentos 1.800,00 2.000,00 1.900,00 2.000,00

Saldo Final 1.200,00 1.400,00 1.600,00 1.300,00

O fluxo de caixa representa, em um determinado período, o saldo do movimento das contas de caixa que estão situadas no ativo circulante, no grupo de contas DISPONIBILIDADES.

Recebimentos

Os recebimentos decorrem dos prazos negociados com os clientes na venda de bens e da prestação de serviços.

► Recebimento de Aluguéis – trinta dias do contrato assinado.

► Recebimento Descontos – quinze dias da venda.

► Recebimento de Juros – último dia útil do mês.

► Recebimento das Receitas de Prestação de Serviços – trinta dias após execução do serviço.

► Recebimento das Vendas de Mercadorias – 30/60/90 dias direto.

Pagamentos

Os pagamentos decorrem dos prazos negociados com os fornecedores de consumo de bens e da utilização de serviços, tais como: energia elétrica, materiais de limpeza, materiais de expediente, telefone.

► Pagamento de Água e Esgoto – trinta dias.

► Pagamento de Aluguéis – trinta dias.

► Pagamento Café e Lanches – à vista.

► Pagamento de Fretes e Carretos – quinze dias.

► Pagamento de Impostos – quinto dia útil do mês seguinte à emissão da nota fiscal.

► Pagamento de Salários – quinto dia útil do mês seguinte.

3.3 A ESTRUTURA CONTÁBIL

Entretanto, para registrar essa informação, é necessário um documento que faça esses registros diariamente, o qual a contabilidade chama de “balanço patrimonial”.

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O balanço patrimonial está dividido em ativo e passivo; no ativo, estão os bens e direitos da empresa, e, no passivo, as suas obrigações.

BALANÇO PATRIMONIAL

ATIVO PASSIVO

BENS + DIREITOS OBRIGAÇÕES

Patrimônio: é o conjunto de bens, direitos e obrigações vinculados a uma entidade.

Bens: é tudo o que pode ser avaliado economicamente e que satisfaça as necessidades humanas.

Os bens são classificados em tangíveis e intangíveis.

► Os bens tangíveis são aqueles que possuem forma física, são corpóreos, são palpáveis. Exemplos: dinheiro, veículos, mercadorias, máquinas, instalações, móveis.

► Os bens intangíveis são aqueles que não possuem existência física, não são palpáveis. Exemplos: Marcas: Coca-Cola, Nestlé, Sadia.

Direitos: são todos os valores a receber de terceiros. Esses direitos geralmente aparecem seguidos da expressão “a receber”.

Exemplos: Cheques pré-datados, Duplicatas a Receber, Promissórias a Receber.

Obrigações: são dívidas ou compromissos assumidos perante terceiros, ou bens de terceiros que se encontram em nossa posse. Essas obrigações geralmente aparecem seguidas da expressão “a pagar”.

Exemplos: duplicatas a pagar, impostos a pagar, empréstimos a pagar, salários a pagar, promissórias a pagar.

Razonete

É o controle individual de cada conta, que nada mais é do que uma representação em forma resumida de um livro contábil obrigatório.

Os razonetes possuem a seguinte representação gráfica:

NOME DA CONTA

DÉBITO CRÉDITO

Note bem que os razonetes possuem bastante semelhança com o balanço patrimonial. O lado esquerdo de uma conta é chamado de débito e o lado direito é denominado de crédito. Portanto,

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um movimento de valor no lado esquerdo de uma conta é chamado de lançamento a débito; já um movimento de valor no lado direito de uma conta é chamado de lançamento a crédito.

Partidas Dobradas

A essência deste método é que o registro de qualquer operação implica que um débito em uma ou mais contas deve corresponder a um crédito equivalente, em uma ou mais contas, de forma que a soma dos valores debitados seja sempre igual à soma dos valores creditados, ou simplificando:

NÃO HÁ DÉBITO SEM CRÉDITO CORRESPONDENTE

DÉBITO = CRÉDITO

Regra para as Contas do Ativo:

Regra para as Contas do Passivo:

Regra para as Contas do Patrimônio Líquido

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Contas Contábeis

Conta contábil é o local em que os valores contábeis são lançados. Exemplo:

Descrição da Conta Valor do Movimento em R$

Despesa de Energia Elétrica 20.000,00

Despesa de Manutenção 120.000,00

Despesa com Salários 148.000,00

Grupos de Contas

Grupos de contas são estruturas responsáveis pelo agrupamento das contas contábeis. Exemplo:


ATIVO PASSIVO

Circulante

Disponibilidade

Caixa

Bancos

Aplicações

Grupo de Contas

Disponibilidade

Disponibilidade é um grupo de conta que está situada no ativo circulante e que acumula três contas contábeis de acordo com o seu grau de liquidez, sendo a primeira mais líquida e a última menos líquida, conforme tabela a seguir:


ATIVO PASSIVO

Circulante

Disponibilidade

Caixa

Bancos

Aplicações

Mais líquido – dinheiro disponível em caixa.

Um pouco menos líquido – dinheiro no banco.

Menos líquido ainda – dinheiro preso em aplicações. Sujeito a prazos para liberar.

A gestão dessa disponibilidade tem se tornado um grande desafio para as organizações, porque são dessas contas que saem parte dos recursos para pagar as despesas e os investimentos que mantêm uma empresa viva.

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3.4 DOCUMENTOS FISCAIS

A primeira providência relativa à documentação é a Inscrição Estadual. Ela é obrigatória para as pessoas físicas ou jurídicas que promoverem operações relativas à circulação de mercadorias ou prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal ou de comunicação, ou que estiverem legalmente obrigadas ao recolhimento do imposto.

No entanto, é facultativa, para as pessoas físicas e jurídicas não sujeitas, direta ou indiretamente, ao imposto, que mantiverem bens em estoque e necessitarem transportá-los. A inscrição é efetuada pelo contabilista credenciado mediante a remessa de FAC (Ficha de atualização Cadastral) eletrônica via internet, gerada no programa disponibilizado no site oficial da SEF.

Vejamos mais sobre Documentação Fiscal.

Tipos de Documentos Fiscais

São aqueles utilizados em operações que promovam a ocorrência de uma situação passível de produzir um fato gerador para a cobrança de tributo. A emissão de documentos fiscais consiste na mais importante e comum das obrigações acessórias que são impostas pelo ente tributante (governo), a fim de melhor controlar o correto recolhimento dos tributos por parte dos sujeitos passivos (aqueles que têm a obrigação de pagar o tributo).

Prazo de Guarda

Os livros e documentos fiscais pertinentes ao ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados do exercício seguinte ao do encerramento dos livros ou da emissão dos documentos, enquanto não decair o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário (RICMS, art. 69, §1º).

Autorização para a Impressão de Documentos Fiscais

Para mandar imprimir documentos fiscais, o contribuinte deve buscar, previamente, (AIDF) no Fisco Estadual. A AIDF pode ser obtida, por Gráfica Credenciada, via internet no site oficial da SEF.

Preenchimento de Documentos Fiscais

O Anexo 5 do RICMS, art. 25 trata o seguinte a respeito da forma de preenchimento dos documentos fiscais “Os documentos fiscais deverão ser emitidos por decalque em carbono ou em papel carbono, devendo ser preenchidos por sistema eletrônico de processamento de dados,

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a máquina ou manuscritos a tinta ou a lápis-tinta, devendo ainda os seus dizeres e indicações estar legíveis em todas as vias.”

Correção de Nota Fiscal

A correção de nota fiscal pode se dar por meio de Casos de Regularização por carta e Imposto Destacado a Menor e Reajustamento de Preço.

a. Casos de Regularização por carta:

RICMS, Anexo 5, Art. 30:

Conforme art. 30 do Anexo 5 do RICMS DOE 08/05/2009, a carta de correção não será admitida para os seguintes erros:

I. as variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

II. a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou destinatário;

III. a data de emissão ou de saída.

b. Imposto Destacado a Menor e Reajustamento de Preço:

RICMS, Anexo 5:

Art. 26: Além das demais hipóteses previstas nesse anexo, o documento fiscal será emitido:

I. No reajustamento de preço em virtude de contrato, quando ocorrer acréscimo do valor do serviço ou da mercadoria.

II. Na regularização em virtude de diferença de preço ou quantidade da mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tenha sido emitido o documento original.

III. Para a correção do valor do imposto, se este tiver sido destacado a menor, em virtude de erro de cálculo, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tenha sido emitido o documento original.

§ 1° Na hipótese do inciso I, o documento fiscal será emitido em três dias, contados da data em que se efetivou o reajustamento do preço.

§ 2º O documento fiscal será também emitido se, nas hipóteses previstas nos incisos II e III, a regularização não se efetuar dentro dos prazos mencionados, devendo o imposto ser recolhido em documento de arrecadação específico com as informações relativas à regularização e constar no documento fiscal o número e a data do documento de arrecadação.

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Imposto Destacado a Maior

Quando o imposto for destacado a maior, o contribuinte deve proceder da seguinte forma:

a. Declaração do destinatário de que não se creditou da diferença, com visto do Fisco do destino.

b. Requerimento ao Fisco de sua jurisdição para o aproveitamento como crédito.

c. Taxa de Serviços Gerais (TSG).

d. Comprovante de recolhimento do ICMS.

e. Cópia do documento fiscal e Livro Registro de Saídas.

(Copat. RN n° 405/88: (DOE de 03/05/88)

Complemento de Impostos – ICMS/IPI

Quando, no documento fiscal, faltar o destaque do ICMS ou IPI, o destaque deverá ser completado com a emissão de um novo documento fiscal com as informações a seguir:

► Natureza de Operação: COMPLEMENTO DE ICMS/IPI.

► CFOP: A mesma natureza de operação da nota fiscal que originou o referido complemento.

► No corpo da nota fiscal, deverá ser preenchido obrigatoriamente: �Complemento de ICMS/IPI conf. NF nº .... de .../.../.... .

► Nota fiscal complementar conforme artigo 26, anexo 5 inciso III, Decreto 2870/01.

Cancelamento de Nota Fiscal RICMS

Anexo 5:

Art. 31. Quando o documento fiscal for cancelado, conservar-se-ão todas as suas vias, com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido, sob pena de exigência do imposto como se a operação houvesse sido realizada.

Caso você receba uma nota fiscal do cliente sem que preencha todos esses requisitos para cancelamento, deverá ser emitida uma nota fiscal de entrada e anexar a NF devolvida a essa NF de entrada.

Cancelamento de Formulário Contínuo

RICMS, Anexo 7

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Art. 10 – Os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais a que se refere o art. 1º deverão:

V – quando inutilizados, antes de se transformar em documentos fiscais, a ser enfeixados em grupos uniformes de até duzentos jogos, em ordem numérica sequencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de cinco anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato.

Problemas na Impressão

No caso de impossibilidade técnica para a emissão dos documentos fiscais, por sistema eletrônico de processamento de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser preenchido de outra forma, hipótese em que deverá ser incluído no sistema, colocar em observações a seguinte informação: “Nota Fiscal emitida manualmente devido a impossibilidade técnica”. Anexo 7, art. 23.

Quando emitir Nota Fiscal

A emissão de nota fiscal esta regulamentada em artigos do RICMS. Vamos conhecer os artigos que regulamentam a emissão de Nota Fiscal abaixo.

Art. 32 – Os estabelecimentos inscritos no CCICMS emitirão Nota Fiscal:

I. Sempre que promoverem a saída de mercadoria.

II. Na transmissão de propriedade da mercadoria quando esta não deva transitar pelo estabelecimento do transmitente.

III. Sempre que no estabelecimento entrarem bens ou mercadorias, real ou simbolicamente, nas hipóteses do art. 39.

Parágrafo único. Na hipótese de mercadoria cuja unidade não possa ser transportada de uma só vez, deverá ser emitida Nota Fiscal.

I. Relativa ao todo, com destaque do ICMS, na qual deverá constar que a remessa será feita em peças ou partes.

II. Relativa a cada remessa, sem destaque do imposto, mencionando-se o número, a série e a data do documento fiscal referido no inciso I.

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Art. 33 – A nota fiscal será emitida:

I. Antes de iniciada a saída da mercadoria.

II. Antes da tradição real ou simbólica das mercadorias.

a. No caso de transmissão de propriedade de mercadoria ou de título que a represente, quando esta não transitar pelo estabelecimento do transmitente.

b. No caso de ulterior transmissão de propriedade de mercadoria que, tendo transitado pelo estabelecimento transmitente, desde tenha saído sem o pagamento do imposto, em decorrência de locação ou de remessa para armazéns gerais ou depósitos fechados.

III. Quando apurada diferença no estoque de selos especiais de controle ao usuário pelas repartições do fisco Federal, para a aplicação em seus produtos.

IV. Relativamente à entrada de bens ou mercadorias, de acordo com o previsto no art. 40.

§ 1º Na nota fiscal emitida no caso de ulterior transmissão de propriedade de mercadoria, deverão ser mencionados o número, a série e a data da Nota Fiscal emitida anteriormente, por ocasião da saída da mercadoria.

§ 2º No caso de mercadoria de procedência estrangeira que, sem entrar em estabelecimento do importador ou arrematante, seja por este remetida a terceiro, deverá o importador ou arrematante emitir Nota Fiscal, com a declaração de que a mercadoria sairá diretamente da repartição federal em que se processou o desembaraço.

Art. 34 Fora dos casos previstos na legislação do IPI e do ICMS é vedada a emissão de Nota Fiscal que não corresponda a uma efetiva saída de mercadoria.

Art. 35 Quando o transporte de mercadorias constantes de uma mesma Nota Fiscal exigir a utilização de mais de um veículo, estes deverão trafegar juntos, de modo a serem fiscalizados conjuntamente.

Destinação das vias

As notas fiscais podem ser classificadas como sendo de saída ou de entrada. Cada uma dessas categorias guardam algumas especificidas. Vejamos mais sobre cada uma delas.

Saídas:

RICMS, Anexo 5

Art. 37. A Nota Fiscal será extraída, no mínimo, em quatro vias, que terão a seguinte destinação:

I. A primeira via acompanhará as mercadorias e será entregue, pelo transportador, ao destinatário.

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II. A segunda via ficará presa ao bloco, para fins de controle do fisco da unidade da Federação emitente.

III. A terceira via:

a. Nas operações internas, acompanhará a mercadoria e será retida pelo fisco.

b. Nas operações interestaduais, acompanhará as mercadorias para fins de controle do fisco na unidade federada de destino.

c. Nas saídas para o exterior em que o embarque se processe em outra unidade federada, acompanhará as mercadorias para ser entregue ao fisco estadual do local de embarque.

IV. A quarta via acompanhará as mercadorias e será retida pelo fisco, quando for o caso.

§1º O fisco, ao interceptar as mercadorias em sua movimentação, reterá uma via da Nota Fiscal, mediante visto na primeira via.

§2º O contribuinte poderá utilizar cópia reprográfica da primeira via da Nota Fiscal, quando a legislação exigir via adicional, exceto quando esta deva acompanhar o trânsito de mercadoria.

§3 º Na hipótese de o contribuinte utilizar Nota Fiscal – Fatura de ser obrigatório o uso do livro copiador, a segunda via será substituída pela folha do referido livro.

§ 4º Poderá ser autorizada a confecção de notas fiscais em três vias, quando o contribuinte realizar exclusivamente operações de saídas internas.

Entrada:

Art. 45 As vias da Nota Fiscal emitida para fins de entrada, terão a seguinte destinação:

I. A primeira via acompanhará o transporte, se for o caso, e será arquivada pelo emitente em pasta separada.

II. A segunda via ficará presa ao bloco para exibição ao fisco.

III. A terceira via será entregue ao remetente da mercadoria, quando for o caso.

IV. A quarta via será:

a. Retida pelo fisco, mediante visto na primeira via, quando acompanhar o transporte.

b. Entregue como contra nota ao remetente, para a comprovação na Unidade Setorial de Fiscalização onde registrado, no caso de remessa promovida por contribuinte inscrito no Registro Sumário de Produtor (RSP).

Parágrafo único: No caso de emissão por sistema eletrônico de processamento de dados, as segundas vias das Notas Fiscais serão arquivadas separadamente das relativas às saídas.

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Nota Fiscal de Venda a Consumidor

A nota fiscal de venda a consumidor é o modelo 2 (série “D” Finalidade, Sub-séries). A emissão dessa nota está regulamentada pelo Art. 50 e 51 do RICMS.

Anexo 5 Art. 50

Nas operações em que o adquirente seja pessoa natural ou jurídica não contribuinte do ICMS, será emitido o Cupom Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, por equipamento de uso fiscal, autorizado nos termos dos Anexos 8 e 9, observando o disposto no Título II, Capítulo VII.

§ 1º O contribuinte que não esteja obrigado ao uso do equipamento de uso fiscal, nos termos do art. 183, poderá, alternativamente, utilizar:

a. a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, emitida nos termos do art. 51;

b. a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1- A

§ 2º O contribuinte que também o seja do IPI deve, ainda, atender à legislação própria.

Art. 51 A Nota Fiscal de Venda a Consumidor, quando não emitida por equipamento de uso fiscal, conterá as seguintes indicações (Tamanho mínimo: 7,4 x 10,5 cm, em qualquer sentido. No mínimo duas vias: 1ª para o comprador e a 2ª presa ao bloco para exibição ao Fisco).

Portanto: será emitida por ECF ou manual (manual para aqueles contribuintes não obrigados ao uso de ECF). (Anexo 5, artigos 50 e 51). A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, modelo 2, por sistema de processamento de dados, somente pode ser efetuada através de ECF homologado pelo COTEPE/ICMS. Anexo 7, art.1º, §2º. Anexo 9, artigos 51 a 56.

O Contribuinte que utilizar nota fiscal de Venda a Consumidor, série D, deverá adotar a subsérie distinta sempre que: I – realizar, ao mesmo tempo operações ou prestações sujeitas ou não ao imposto; II – realizar operações com produtos estrangeiros; III – realizar operações ou prestações sujeitas ao regime de substituição tributária; IV realizar operações ou prestações sujeitas a diferentes alíquotas do ICMS; V – utilizar, simultaneamente, documentos fiscais em formulários contínuos, jogos soltos ou enfeixados em blocos; VI – for autorizado, por regime especial, emitir documento fiscal com características diferenciadas das previstas para a de modelo oficial. (Anexo 5, art.18).

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Nota Fiscal Avulsa

Será impressa pelas gráficas credenciadas, mediantes AIDF. Pode ser adquirida em Livrarias e Papelarias. Será utilizada:

a. por pessoas não obrigadas à emissão de documentos fiscais e que dela necessitarem (Pessoas físicas, e jurídicas que só tenham CNPJ. Ex. 1: para hospitais devolverem compras, devendo levar cópia da nota fiscal de compra e vistar no Plantão Fiscal da SEF. Ex. 2: Para a mudança de pertences domésticos. Ex. 3: Para a venda eventual de mercadorias, fazendo-se necessária a Nota Fiscal de aquisição);

b. nas devoluções efetuadas por comerciante varejista, que não possua nota fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Nesse caso o contribuinte deverá emitir Cupom Fiscal ou Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, que será escriturada no livro Registro de Saídas. Deverá, antes de iniciado o transporte, ser visada pelo Fisco que reterá o Cupom Fiscal ou a 1ª via da Nota Fiscal de Venda a Consumidor.

Nas operações sujeitas à incidência do ICMS, o aproveitamento do crédito e o transporte deverá ser precedido de visto da fiscalização ou a comprovação de recolhimento do imposto mediante a apresentação do DARE, nas condições estabelecidas no art. 48 do Anexo 5 (= registro no livro RUDFTO, procedimentos determinados pelo Gerente Regional e DARE).

Nas operações destinadas a contribuinte, o imposto deverá ser recolhido por ocasião do fato gerador, ficando o transporte e aproveitamento de crédito condicionado à apresentação do DARE-SC. Contribuinte do ICMS que recebe mercadoria com nota fiscal avulsa não deve emitir nota fiscal de entrada contra ela.

Emissão do Cupom Fiscal

a. Saída para Pessoa Física: faz-se necessário apenas a utilização do Cupom Fiscal que possui a mesma validade da nota fiscal.

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b. Saída para Pessoa Jurídica não Contribuinte (aquela que não possui inscrição estadual): faz-se necessário apenas a utilização do Cupom Fiscal, que deverá conter o nome, CNPJ e dados da empresa compradora.

c. Saída para Pessoa Jurídica Contribuinte: apenas a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A.

O Cancelamento de Cupom Fiscal

Art. 55 – O cancelamento de Cupom Fiscal, Nota Fiscal de Venda a Consumidor, Bilhete de Passagem ou Comprovante Não Fiscal deverá atender ao seguinte:

I. tratando-se de documento em emissão, será considerado cancelado quando o total das operações ou prestações registradas for igual a zero;

II. tratando-se de documento emitido, somente poderá ser cancelado se, imediatamente após a emissão, for emitido o respectivo documento de cancelamento, ressalvado o disposto no parágrafo único.

Parágrafo único. Na hipótese do inciso II, caso tenha sido emitido Comprovante de Crédito ou Débito para a operação:

I. O cancelamento deverá ser precedido do estorno dos respectivos comprovantes;

II. o documento de cancelamento deverá ser emitido imediatamente após a emissão dos Comprovantes de Crédito ou Débito relativos à operação e os seus estornos, desde que estes tenham sido os únicos documentos emitidos após o documento a ser cancelado.

O ECF pode emitir Cupom Fiscal Cancelamento, desde que imediatamente após a emissão do cupom a ser cancelado.

► O cupom fiscal cancelado deverá conter as assinaturas do operador do equipamento e do supervisor do estabelecimento.

► O Cupom Fiscal totalizado em zero é considerado cupom cancelado e, como tal, deverá incrementar o Contador de Cupons Fiscais Cancelados.

Caso não seja possível o cancelamento, emitir nota fiscal de entrada com o CFOP de devolução e anexo a nota o cupom fiscal.

ECF – Códigos de Situação Tributária

O Cupom Fiscal PDV deve indicar a situação tributária de cada item registrado, ainda que por meio de código. Sendo por código, serão eles os seguintes: (Art. 8, inciso VI do Anexo 8).

T – Tributada.

F – Substituição tributária.

I – Isenta.

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N – Não incidência.

Art. 59 – Alternativamente ao registro das operações e prestações no Mapa Resumo ECF, o contribuinte poderá escriturar os dados da redução Z diretamente no livro Registro de Saídas, da seguinte forma:

I. na coluna “Documento Fiscal”:

► Como espécie: a sigla “CF”.

► Como série e subsérie: o número de série de fabricação do ECF.

► Como número inicial do documento, o número do Contador de Ordem de Operação da penúltima Redução Z emitida, acrescido de uma unidade, e como número final do documento o número do Contador de Ordem de Operação da última Redução Z emitida.

II. Na coluna “Valor Contábil”: o valor da venda líquida diária, que representa a diferença entre o valor indicado no totalizador de venda bruta diária e o somatório dos valores acumulados nos totalizadores de cancelamento, desconto e ISSQN.

III. Nas colunas “Base de Cálculo”, “Alíquota” e “Imposto Debitado” de “Operações com Débito do Imposto”: serão escrituradas as informações em tantas linhas quantas forem as cargas tributárias das operações e prestações.

IV. Na coluna “Isentas ou Não Tributadas” de “Operações sem Débito do Imposto”: serão escrituradas as informações relativas ao somatório dos valores acumulados nos respectivos totalizadores de isentos ou não incidência, em linhas distintas.

V. Na coluna “Outras” de “Operações sem Débito do Imposto”: serão escrituradas as informações relativas ao somatório dos valores acumulados nos totalizadores de substituição tributária.

VI. Na coluna “Observações”: o número do Contador de Redução Z, quando for o caso, a base de cálculo do ISSQN.

ECF - Escrituração

Art. 88 – O contribuinte poderá escriturar os dados da Redução Z diretamente no livro Registro de Saídas, informando:

I. na coluna Documento Fiscal:

► Como espécie, a sigla “CF”.

► Como série e subsérie, o Número de Ordem Sequencial do ECF atribuído pelo contribuinte usuário.

► Como números iniciais e finais do documento

► Operação do primeiro e dos últimos documentos emitidos no dia.

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II. Na coluna Valor Contábil, o valor da venda líquida diária, que representa a diferença entre o valor indicado no totalizador de venda bruta diária e o somatório dos valores acumulados nos totalizadores de cancelamento, desconto e ISSQN.

III. Na coluna Isentas ou Não Tributadas, sob o título Operações sem Débito do Imposto, as informações relativas ao somatório dos valores acumulados nos respectivos totalizadores de isentos ou não incidência, em linhas distintas.

IV. Na coluna Outras, sob o título Operações sem Débito do Imposto, as informações relativas ao somatório dos valores acumulados nos totalizadores de substituição tributária.

V. Na coluna Observações, o número do Contador de Redução Z e, quando for o caso, a base de cálculo do ISSQN.

§ 1º. Nas colunas Base de Cálculo, Alíquota e Imposto Debitado, sob o título Operações com Débito do Imposto, as informações serão escrituradas em tantas linhas quantas forem as cargas tributárias das operações e prestações.

§ 2º. Na hipótese da ocorrência do disposto no art. 106, § 4°, o usuário deverá lançar os valores apurados no campo Observações do livro Registro de Saídas, acrescendo-os aos valores das respectivas situações tributárias do dia.

Entrega em domicílio

Anexo 9 RICMS/SC

Do Transporte de Mercadorias Acobertado por Cupom Fiscal

Art. 65. É permitido o transporte acobertado por Cupom Fiscal de mercadoria para entrega em território catarinense, caso em que o Cupom Fiscal deverá conter, impressas pelo próprio equipamento, em local próprio, sem prejuízo dos demais requisitos:

I. O nome do adquirente, o seu número de inscrição no CNPJ ou CPF e o endereço da entrega.

II. A data e hora da saída.

III. A placa do veículo transportador.

§ 1º As indicações previstas nos incisos II e III serão impressas no campo destinado às informações suplementares do Cupom Fiscal.

§ 2º A autoridade fiscal, ao interceptar o transporte de mercadoria acobertado por Cupom Fiscal, deverá utilizar o campo de informações suplementares para apor o seu visto.

Empresas obrigadas ao uso do TEF

RICMS/SC-01 - ANEXO 05 - Obrigações Acessórias

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Art. 147 – O contribuinte usuário de ECF somente poderá emitir e imprimir comprovante de pagamento de operação ou prestação efetuado com cartão pré ou pós-pago, dotado de tarja magnética ou de microcircuito eletrônico, recarregável ou não, por intermédio do ECF, se o comprovante estiver vinculado ao documento fiscal emitido na operação ou prestação respectiva, conforme disposto na legislação pertinente (Convênio ECF 01/98).

§1° O disposto neste artigo não se aplica aos contribuintes enquadrados no Simples Nacional, desde que as informações relativas às suas operações e prestações, cujo pagamento seja realizado por meio de cartão de crédito, débito ou similar, sejam prestadas pelas administradoras de cartão à Secretaria de Estado da Fazenda.

§ 2º A dispensa prevista no § 1º deixará de se aplicar a partir do primeiro dia do mês subsequente àquele em que o contribuinte deixar de preencher as condições para seu enquadramento no Simples Nacional.

a. Todas as empresas que possuem ECF estão obrigadas ao uso do TEF.

b. Da mesma forma, todas as empresas estão obrigadas a terem o TEF interligado ao ECF, com exceção às empresas enquadradas no Simples Nacional, que não precisam ter o TEF interligado ao ECF, desde que as administradoras de cartão informem o movimento mensalmente ao Estado.

O contribuinte usuário de ECF somente poderá emitir e imprimir comprovante de pagamento de operação ou prestação efetuado com cartão pré ou pós-pago, dotado de tarja magnética ou de microcircuito eletrônico, recarregável ou não, por intermédio do ECF, se o comprovante estiver vinculado ao documento fiscal emitido na operação ou prestação respectiva, conforme disposto na legislação. Estão dispensados disso os contribuintes enquadrados no Simples Nacional, desde que as informações relativas às suas operações e prestações, cujo pagamento seja realizado por meio de cartão de crédito, débito ou similar, sejam prestadas pelas administradoras de cartão à Secretaria de Estado da Fazenda.

Ainda sobre o TEF, vale lembrar:

a. Não é permitido manter máquinas de calcular com bobina no balcão do caixa com ECF, pois isso indica que estejam sendo vendidas mercadorias sem cupom fiscal.

b. A utilização, inclusive por estabelecimentos que não se enquadrem nos limites de receita bruta, de qualquer equipamento que possibilite o registro ou o processamento de dados relativos a operações com mercadorias ou com a prestação de serviços, será, obrigatoriamente, integrado ao ECF.

c. Quando o estabelecimento fornecer alimentação a peso, deverá possuir balança computadorizada, integrada diretamente ao ECF ou ao computador a ele interligado.

d. Faturamento até R$ 120.000,00/ano, e não tem ECF, a Fazenda de SC tem entendido não precisar de TEF se usar o cartão manual.

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e. Quem tem ECF é obrigado a usar TEF e não o POS.

Obs.: TEF é o processo que substitui o equipamento utilizado hoje (POS) para fazer vendas com cartões de crédito e débito. Existem dois tipos de TEF, discado (que depende somente de uma linha telefônica comum) e dedicado (em que é necessária a contratação de uma linha dedicada à transferência de dados).

Para utilizar o TEF discado ou dedicado, o lojista precisa ter um computador com modem, uma linha telefônica, um aparelho chamado PIN PAD, uma impressora fiscal e um software homologado.

Embasamento Legal

Art. 147 do Anexo 5 e do RICMS/SC.

Impossibilidade de crédito de ICMS através de Cupom Fiscal.

Consulta COPAT Nº 38/05 – Ementa: ICMS. Compensação. Os cupons emitidos por ECF não são reconhecidos como documentos fiscais hábeis para fins de compensação em conta gráfica, prestando-se apenas para acobertar operações de venda a consumidor final.

Listagem de Mercadorias

O contribuinte deverá manter no estabelecimento, à disposição do fisco, listagem atualizada de todas as mercadorias comercializadas, contendo; código da mercadoria, descrição, situação tributária e valor unitário. (Anexo 9, artigos 93 a 97 e Convênio ICMS 02/98).


NO fim do dia, a Operadora de Caixa, Soeli, realizou a contagem de seu caixa e chegou ao montante de vendas de R$ 5.000,00 e 45% eram provenientes de vendas realizadas em dinheiro, 20% provenientes de vendas realizadas com cartão de débito, 15% das vendas realizadas com tickets alimentação, 20% das vendas foram pagas com cheques e 5% de convênios com empresas. O fundo de caixa repassado para Soeli no início das suas atividades era de R$ 500,00. Elabore a planilha descrevendo os valores que serão repassados por Soeli à Tesouraria no fim de sua jornada de trabalho

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Resposta:

DESCRIÇÃO DO PAGAMENTO VALOR EM REAIS

FUNDO DE CAIXA R$ 500,00

VENDAS A DINHEIRO R$ 2.250,00

VENDAS EM CARTÃO DE DÉBITO R$ 1.000,00

VENDAS EM CHEQUES R$ 1.000,00

VENDAS EM TICKETS ALIMENTAÇÃO R$ 750,00

VENDAS COM CONVÊNIOS R$ 250,00

VALOR TOTAL R$ 5.500,00

4 ECF – EQUIPAMENTO EMISSOR DE CUPOM FISCAL

4.1 DA OBRIGATORIEDADE DO USO DE ECF

Os estabelecimentos que exerçam a atividade de venda de mercadorias ou bens e prestação de serviço de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação, cujo adquirente ou tomador seja pessoa física e pessoa jurídica não contribuinte do ICMS e sua receita bruta anual seja superior a R$ 120.000,00, deverão emitir seus documentos fiscais por ECF. (Art. 145 e 183 do Anexo 5 do RICMS/SC).

► Vendas para pessoa física ou pessoa jurídica não contribuinte do ICMS. Sendo exigida a instalação, somente quando ultrapassar o limite de R$ 120.000,00 de receita anual.

► Quando o contribuinte operar com cartões débito x crédito, independentemente do faturamento.

► Quando o contribuinte utilizar sistema eletrônico de processamento de dados para controle dos estoques de mercadorias, independentemente do faturamento.

► Estabelecimentos usuários de balança eletrônica que possuam porta com conector externo que possibilite a comunicação com qualquer dispositivo de processamento de dados.

Os estabelecimentos que forneçam alimentação e bebidas, para consumo imediato, deverão utilizar no Ponto de Venda programa aplicativo que atenda às disposições previstas no inciso XXVI do art. 94. Ficam desobrigados, a tal exigência, os contribuintes que fornecem a alimentação e bebida posteriormente à emissão do Cupom Fiscal.

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4.2 DA DISPENSA DO USO DE ECF

Mesmo sendo adquirente pessoa física ou jurídica não contribuinte, nas operações e prestações abaixo não há obrigação de adoção do ECF. RICMS Anexo 5:

Art.146. O disposto no art.145 não se aplica:

I. Nas operações:

► Com veículos sujeitos, o licenciamento por órgão oficial (convênio ECF 06/99).

► Realizadas fora do estabelecimento.

► Realizadas por concessionárias ou permissionárias de serviço público relacionadas com fornecimento de energia, fornecimento de gás canalizado e distribuição de água (convênio ECF 06/99).

► Realizadas por estabelecimento de comércio varejista de temporada, autorizado nos termos do Anexo 6, Título II, Capítulo XL.

► De venda ambulante.

► Realizados por estabelecimento industrial e atacadista que utilizem sistema eletrônico de processamento de dados para a emissão dos documentos fiscais e a escrituração dos livros fiscais na forma do Anexo 7 e cuja receita oriunda das operações descritas no art. 145 não ultrapasse 10% da receita bruta anual, auferida nos termos do art. 183, § 2º.

► Realizadas por estabelecimentos de comércio de máquinas, aparelhos e equipamentos de uso agropecuário, suas peças e acessórios, e de produtos para uso na agropecuária, inclusive cooperativas agropecuárias, que utilizem sistema eletrônico de processamento de dados para a emissão dos documentos fiscais e a escrituração dos livros fiscais, na forma do Anexo 7.

► Previstas no inciso XI do art. 1º do Anexo 2 (mercadorias adquiridas pela Administração Pública Estadual direta e suas fundações e autarquias, mantidas pelo poder público estadual).

► Realizadas por estabelecimento revendedor autorizado de veículos sujeitos a licenciamento por órgão oficial, que vierem a optar pela utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), conforme previsto no Anexo 11, art. 23, § 1º, e obtenham autorização para emissão de NF-e nos termos do art. 2º do Anexo 11. (Dispositivo da alínea “i”, inciso I, art. 146, Anexo 5, introduzidos pela alteração nº 1.789, Dec. 1.766/08, início de vigência na publicação).

II. às prestações de serviços de transporte de carga e valores e de comunicações (Convênios ECF 06/99 e 01/00).

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III. Nas hipóteses do Anexo 8, Art. 33 e do Anexo 11, Art. 35. (nos casos fortuitos ou por motivo de força maior, será permitida a emissão por qualquer outro meio, inclusive manual, da nota fiscal, devendo ser anotado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO).

4.3 SE HOUVER PROBLEMAS TÉCNICOS COM O ECF

Nestes casos só Credenciados pela Fazenda Estadual poderão intervir no equipamento, e este deverá emitir o Atestado de Intervenção sempre que:

I. O equipamento for configurado para uso em estabelecimento de contribuinte.

II. Ocorrer acréscimo no Contador de Reinício de Operação.

III. Houver remoção do lacre.

(Art. 108 do Anexo 9 do RICMS).

4.4 APLICATIVO PAF-ECF

O PAF é um Programa Aplicativo Fiscal que deve estar obrigatoriamente instalado na CPU da máquina que está interligada ao ECF e que envia os comandos ao software básico do ECF. Ele deve estar devidamente certificado e homologado pela fazenda observando o ato Cotepe 06/08. (Art. 2º, anexo 9, capítulo I do RICMS)

Quem é obrigado?

► Todos os contribuintes usuários de ECF.

► Os optantes do Simples Nacional: podem continuar a tirar o comprovante de pagamento dos cartões pela própria máquina da operadora e os que são normais precisam ter o TEF e emitir o comprovante no ECF.

É vedado ao PAF-ECF funcionar via Web, porque ele tem de estar instalado na CPU. No entanto, é permitido que as informações sejam compartilhadas em rede, mas o PAF deve funcionar independente da rede, ou seja, funcionar em modo off-line.

O PAF-ECF pode ser classificado como comercializável, exclusivo próprio e exclusivo tercei-rizado. Vejamos:

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► Comercializável: pode ser vendido para mais de uma empresa.

► Exclusivo próprio: desenvolvido pelo próprio contribuinte para uso exclusivo.

► Exclusivo terceirizado: desenvolvido por terceiros para uso exclusivo.

Quanto as definições para varejo o PAF-ECF é classificado em:

► Autosserviço: quando o cliente escolhe a mercadoria e vai ao caixa pagar. Ex.: mercados.

► Pré-venda (não é impresso documento): quando o consumidor escolhe a mercadoria e recebe um código para ir pagar no caixa e depois retira o produto. Ex.: farmácias. A pré-venda não pode ultrapassar um dia, havendo desistência da compra, deve ser emitido um CF e depois cancelado.

► DAV (Documento auxiliar de venda): deverá ser utilizado para impressão de orçamentos, pedidos, ordem de serviço e demais relatórios que são utilizados para atender as necessidades da empresa. Ele deve ser impresso no ECF. Ex: material de construção;

Obs.: DAV e pré-venda não se aplicam a restaurantes.

Requisitos do PAF-ECF

Para a emissão do PAF-ECF alguns requisitos devem ser atendidos, obsevando as especifici-dades dos estabelimentos.

► Tem de sair o nº da autorização do PAF.

► Tem de ter menu Fiscal.

► Os arquivos gerados têm de ter assinatura do desenvolvedor.

► Rotina de verificação do número de série e da receita bruta.

► Controle de Estoque.

Requisitos específicos:

► Postos de gasolina: relatório de encerrantes.

► Restaurantes: rotina de “conta de clientes”.

► Farmácias de manipulação.

► Oficina de conserto.

► Transporte de passageiros (só pode funcionar com rede, se não pode acabar vendendo a mesma poltrona para dois passageiros).

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► Órgãos técnicos autorizados a certificar: FURB, UNOESTE.

Bares, Restaurantes e Similares

► Gorjeta de 10% do garçom deve estar inclusa no total de operação e pagar o ICMS sobre ela.

► Quem controla a “mesa” ou a “conta dos clientes” é o PAF-ECF.

► Restaurante que vende e emite o CF antes do consumo não precisa controlar “mesa ou “conta do cliente”. Se o cliente come e depois paga, tem de ter controle de “mesa ou “conta de cliente”.

► Controle de estoque de bares e restaurantes: índices técnicos para baixar os estoques, cada um criará o seu e não há previsão legal para ajuste manual de estoque.

Hotéis

► Hotel que só presta serviços e não tem IE não precisa de ECF.

► Se a empresa estiver enquadrada no lucro real, o pagamento for feito com cartão e existir venda de produtos, o estabelecimento é obrigado a emitir o CF com o valor do produto e um documento não fiscal (concomitantemente com a NF de serviço) com o valor do serviço para poder fechar o TEF. Se a empresa for do simples, emite CF para a mercadoria e NF de serviço para o serviço.

Vale lembrar que o Art. 103, convênios ICMS 156/94, dispões que os mercados, mercearias e afins não poderão ter ECF matricial a partir de 1º de outubro de 2010.

Art. 104 convênio ICMS 156/94 - a partir de 1º de janeiro de 2011, não poderão ter os dois tipos de ECF no estabelecimento.

Legislação aplicável

Lei 8.137/90, Convênio ICMS 156/94, Lei 9.532/97, Convênio ICMS 85/01, Convênio ICMS 15/08, Ato Cotepe 06/08, Convênio ICMS 09/09 (revoga o Convênio 85/01 e institui o ECF MFB (Módulo Fiscal Blindado), mas que ainda não existe fabricação no mercado e, portanto, ainda não está em exigência pela fazenda e o Decreto 3.315/2010 traz o novo anexo 8 e 9.

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Assinale a resposta correta:

Em caso de quebra do equipamento, falta de energia elétrica ou outros motivos de força maior que impossibilitem a utilização do ECF, o que é possível ser feito:

a. ( ) Não emitir nota fiscal naquele momento.

b. ( ) Emitir nota fiscal avulsa direto ao consumidor.

c. ( ) Emitir a nota fiscal modelo 1 ou a nota fiscal de venda ao consumidor final.

d. ( ) Emitir um recibo.

e. ( ) Nenhuma das alternativas anteriores.

RECAPITULANDO

Trabalhamos, nesta Unidade Curricular, vários aspectos da função de operador de caixa, como: o movimento de abrir e fechar o caixa, a relação do caixa com outras áreas da empresa, os equipamentos utilizados e os documentos emitidos para o cliente e para os processos de registro contábil e financeiro.

Considerando todos esses aspectos que permeiam a função do operador de caixa, reforçamos a importância de alguns desses pontos com influência direta no desempenho deste profissional:

1. Atente para o atendimento ao cliente e o cuidado das mercadorias que ele está comprando.

2. Cuide com higiene e limpeza do local de trabalho para demonstrar ao cliente que você se preocupa tanto com você que não vai esquecer-se de cuidar dele.

3. Preocupe-se no trato às formas de recebimento, organizando corretamente os documentos e o dinheiro recebido pela venda.

4. Não se esqueça de ajudar o cliente a embalar as mercadorias depois de pagas e liberar o estacionamento quando necessário.

5. Atente ao registro das mercadorias para não gerar duplicidade, considerando que se esta ocorrer, siga os procedimentos corretos para cancelar o(s) item(s) ou o cupom fiscal.

6. Atente para as notas e documentos falsos, verificando cuidadosamente os itens de segurança desses documentos.

7. Acompanhe na/com a Tesouraria das emissões de relatórios e para um fechamento correto do caixa, reconhecendo a importância do fluxo das informações.

8. Procure ajuda quando necessário.

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9. Siga sempre as orientações e normas da empresa sobre os processos de trabalho.

10. Foque no seu trabalho, pois ele exige atenção e organização a todo instante. Um troco fornecido errado pode lhe custar muito.

Seguindo as orientações anteriores, o operador de caixa terá seu trabalho mais seguro, atenderá bem ao seu cliente, manterá o fluxo de informações sempre confiável, idôneo e ainda reduzirá o risco de perdas tanto para o cliente, quanto para ele e para a sua empresa.

REFERÊNCIAS

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HOJI, M. Administração financeira uma abordagem prática. 5. ed.. São Paulo: Atlas, 2003.

MARION, J. C. Contabilidade empresarial: a contabilidade como instrumento de análise, gerência e decisão. 10. ed. rev. atual. São Paulo: Atlas, 2003.

RODRIGUES, F. F. de A. Noções de Apoio Administrativo. Rio de Janeiro: SENAC/DN/DFP, 1996.

SENAC. DN. Administração financeira. 2. ed. Rio de Janeiro: Editora Senac 1999.

IUDÍCIBUS, S.; MARION, J. C. Curso de contabilidade para não contadores. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008.

RIBEIRO, O. M. Demonstrações financeiras: mudanças na Lei das Sociedades por Ações. São Paulo: Saraiva, 2008

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CFC. Disponível em: < http://www.cfc.org.br >. Acesso em: outubro 2011.

103526001 Processo de Movimentacao de Caixa

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