11 aquisições pitagoras

Gerência de Projetos – Aquisições

Níkolas Mesquita

Gerência de Projetos

Aquisições

Grupo de Processo Processo

Planejamento Planejar as aquisições

Execução Realizar as aquisições

Controle Administrar as aquisições

Encerramento Encerrar as aquisições


Processos de compras de produtos ou serviços necessários ao projeto, supridos por equipes fora do projeto Incluem a administração

do contrato Documentos:

NDA (Nondiclosure Agreement), RFP (Request For Proposal), Proposta, Contrato, Ordem de Compra, Pedido, etc.

Administrar & Encerrar

Contratado

Qualificados

Fornecedores

Gerência de aquisições


Planejar as aquisições - processo


Planejar as aquisições

Missão: Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e

quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores Linha base do escopo: DE, EAP e Dicionário da EAP Documentos de requisitos: Informações relevantes para

aquisições Acordos de cooperação: Parcerias já existentes

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Linha de base do escopoDocumentação dos requisitosAcordos de cooperaçãoRegistro dos riscosDecisões contratuais sobre riscosRequisitos de recursos das atividadesCronograma do projetoEstimativa dos custos das atividadesLinha de base do desempenho de custosFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Análise de fazer ou comprarOpinião especializadaTipos de contratos

Plano de gestão das aquisiçõesDeclarações do trabalho das aquisiçõesDecisões de fazer ou comprarDocumentos da aquisiçãoCritérios para seleção de fontesSolicitações de mudanças


Planejar as aquisições - entradas

Registro dos riscos: Riscos que demandam alguma aquisição

Decisões contratuais sobre riscos: Seguros, garantias, serviços, etc. que demandam aquisição

Requisitos de recursos das atividades: Recursos, equipamentos, movimentação, etc.

Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de base do desempenho de custos: Quando vamos precisar e quanto temos para gastar

Fatores ambientais da empresa: Reputação de fornecedores, condições normais de aquisição,

requisitos específicos e situação do mercado


Planejar as aquisições - técnicas

Análise de fazer ou comprar: Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar? Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?

Tipos de contrato: Com preço fixo (global ou empreitada, escopo fechado):

• Preço Fixo Garantido (PFG)• Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR)• Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP)

Custos Reembolsáveis (custo + serviço administração):• Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)• Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)• Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC)

Tempo & Material (TM ou Time & Material):• Menos recomendado, pois o pagamento é por tempo (horas/dias) e

despesas


Planejar as aquisições - saídas

Plano de gestão das aquisições Incluem orientações para:

• Tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc.

Declarações do trabalho das aquisições: Documento contendo as informações necessárias para

uma boa aquisição, ou seja, conhecimento do escopo para uma precificação e entrega adequada

Documentos da aquisição: NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc.


Planejar as aquisições - saídas

Critérios de seleção de fontes: Objetivos:

• São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser:

– Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership)– Garantia, preço, prazo, etc.– Capacidade financeira, de produção e interesse

Subjetivos:• Nível de entendimento da necessidade• Capacidade técnica• Nível de risco• Abordagem de gerenciamento• Abordagem técnica• Tamanho e tipo da empresa• Desempenho passado dos fornecedores• Referências• Direitos de propriedade e propriedade intelectual


Realizar as aquisições - processo


Realizar as aquisições

Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e

realizar a contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto:

Entradas:Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade e Registro de Riscos


Plano de gestão do projetoDocumentos de aquisiçãoCritérios para seleção de fontesLista de fornecedores qualificadosPropostas de fornecedoresDocumentos do projetoDecisões de fazer ou comprarAcordos de cooperaçãoAtivos de processos organizacionais

Reuniões com licitantesTécnicas de avaliação de propostasEstimativas independentesOpinião especializadaPublicidadePesquisa na InternetNegociação das aquisições

Fornecedores selecionadosAdjudicação do contrato de aquisiçãoCalendários de recursosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados


Realizar as aquisições - técnicas

Reuniões com licitantes: Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente

Técnicas de avaliação de propostas: Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado

Estimativas independentes: O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido

Publicidade: Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais

Pesquisa na Internet: Para itens de prateleira é uma ótima opção. Mas, não deve ser utilizada para itens específicos e/ou complexos


Realizar as aquisições - técnicas e saídas

Técnicas: Negociação das aquisições:

• Os detalhes da aquisição devem ser negociados até que seja possível assinar um contrato com os termos negociados• Os termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de mudanças, direitos de propriedade, pagamentos, preços, formas de pagamento, etc.• Em negociações complexas, o GP não deve ser o principal negociador e elas normalmente requerem aprovação da alta administração

Saídas: Fornecedores selecionados:

• Fornecedores escolhidos e contratados


Realizar as aquisições - saídas

Adjudicação do contrato de aquisição (contrato): A negociação deve ser formalizada num contrato, que deve considerar todos os documentos do NDA à minuta Quando a contratação não é imediata, a adjudicação garante ao fornecedor o direito de fornecer o produto ou serviço alvo da negociação

Plano de gestão do projeto atualizado: Linha base do escopo, de custos e do cronograma Plano de gestão de aquisições

Documentos do projeto atualizados: Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos


Administrar aquisições - processo


Administrar as aquisições

Missão: Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato

e fazer as mudanças e correções necessárias Sistema de controle de mudanças no contrato:

As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações

Análise de desempenho das aquisições: Avaliação do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo e

custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor


Documentos de aquisiçãoPlano de gestão do projetoContratoRelatórios de desempenhoSolicitações de mudanças aprovadasInformações sobre desempenho

Sistema de controle de mudanças no contratoAnálise de desempenho das aquisiçõesInspeções e auditoriasRelatórios de desempenhoSistema de pagamentosAdministração de reivindicaçõesSistema de gestão de registros

Documentação da aquisiçãoAtivos de processos atualizadosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizado


Administrar as aquisições - técnicas

Inspeções e auditorias: Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e

auditorias nos processos produtivos do fornecedor Sistema de pagamentos:

Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados Administração de reivindicações:

Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação

Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato

Sistema de gestão de registros: Método utilizado pelo GP para registrar as questões


Administrar aquisições - saídas

Ativos de processos atualizados: Correspondência (formalização de ações contratuais) Cronogramas de entregas x pagamentos Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor

Plano de gestão do projeto atualizado: Plano de gestão de aquisições Linha de base do cronograma


Encerrar as aquisições - processo


Encerrar as aquisições

Missão: Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e

as entregas são aceitáveis

Auditorias de aquisição: Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar

os ativos de processos Funciona como lições aprendidas das aquisições Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no

final do monitoramento e controle


Plano de gestão do projetoDocumentação de aquisição

Auditorias de aquisiçõesAcordos negociadosSistema de gestão de registros

Aquisições encerradasAtivos de processos atualizados


Encerrar as aquisições - saídas

Acordos negociados: Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas,

preferencialmente por negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é necessário

Aquisições encerradas: Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está

encerrado

Ativos de processos atualizados: Arquivamento dos documentos das aquisições Aceitação das entregas Documentação das lições aprendidas


Obrigado!

11 aquisições pitagoras

Documents

Transcript of 11 aquisições pitagoras