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SIARQ/UNICAMPInstruções de Protocolo e
Arquivo
SIARQ/UNICAMPInstruções de Protocolo e
Arquivo
Maria Aparecida FortiAssistente Técnico de Direção
Arquivo Central/SIARQ/SIARQ
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Atualização das Instruções
Histórico Em 1993:
Portaria nº 105/93 – normas criadas por ocasião da implementação do sistema
Manual do Usuário – orientação para utilização do sistema automatizado
Durante o desenvolvimento do processo Instruções normativas – criadas para complementar a
Portaria FAQs- Perguntas mais freqüentes sobre os procedimentos
colaboraram na elaboração das instruções
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Divulgação das Instruções
Como foram divulgadas?
On-line via página da DGA Impressas individualmente Orientações por telefone
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Atualização das Instruções
Em 2005/2006 – Projeto de Transição da coordenação do Serviço de Protocolo e Arquivo ao SIARQ
Projeto de capacitação para descentralização de arquivos e protocolos
Projeto de atualização das instruções
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Projeto de Atualização de Instruções Formação de grupo de trabalho
Estudos De terminologia (glossário) Do manual do usuário Do conjunto de instruções e FAQs Das orientações diárias
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Projeto de Atualização de Instruções Elaboração de versão atualizada unificando:
Glossário de termos Conjunto de instruções Referências Bibliográficas Atos Legais
Federal Estadual Unicamp
FAQs
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Projeto de Atualização de Instruções Validação da versão atualizada:
Colegas de Protocolo (DGA e GR) Sugestão: Unificação numa mesma publicação,
com instruções individualizadas Tabela de equivalência
Validação do sistema todo Colegas que atuam e arquivam processos e
expedientes
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Projeto de Atualização de Instruções 2008 - Publicação da primeira versão para uso,
validação e consolidação
Site do SIARQ – em PDF http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/minuta_final.pdf
Coleta de sugestões – por meio de lista eletrônica
Proposta de Elaboração e Atualização de Resoluções do Reitor
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Sumário da versão atualizada
APRESENTAÇÃO
OBJETIVO
GLOSSÁRIO DE TERMOS ARQUIVÍSTICOS
CONSIDERAÇÕES GERAIS
INSTRUÇÕES
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Apresentação
Responsabilidade atribuída ao Arquivo Intermediário do Arquivo Central/SIARQ:
Serviço encarregado da orientação técnica aos Arquivos Setoriais e as Comissões Setoriais de Arquivos
Custódia de documentos intermediários Demais atribuições específicas da gestão de
documentos
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Apresentação
Sistema de Protocolo:
Gerencia parte do patrimônio arquivístico da Universidade (Processos e Expedientes)
Armazena e fornece informações que identificam a existência e a localização de Processos e Expedientes
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Apresentação
Sistema de Protocolo:
Registra atos e fatos de natureza administrativa/jurídica de interesse da Universidade
Reúne informações sobre processos autuados na Universidade desde 1963 até a presente data
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Sumário da versão atualizada ABERTURA/AUTUAÇÃO
01. Abertura e Autuação A SAPE deverá ser sempre o documento de nº 2 Deverá ser utilizada em qualquer circunstância Ter certeza que não existe E/P com o mesmo assunto Preencher corretamente todos os campos do Sistema de Protocolo
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Sumário da versão atualizada ABERTURA/AUTUAÇÃO
02. Abertura de volumes E/P com 300 folhas Trâmite com o conjunto de todos os seus volumes Processos devem ser autuados/acompanhados por exercício
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Sumário da versão atualizada
ABERTURA/AUTUAÇÃO
03. Identificação e controle de processos e expedientes
Documentos que envolvam providências ou soluções restritas à atuação do órgão que os detém, serão tratados como Expedientes
Documentos que envolvem trâmite generalizado e fora da unidade de origem, deverão ser tratados como Processo.
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Sumário da versão atualizada
TRÂMITE
04. Trâmite Responsabilidade em explicitar através de despacho,
data e assinatura do órgão remetente na última folha, o órgão a que se destina e a providência solicitada.
Registrar no Sistema os dados do envio e do recebimento, respectivamente.
Minimizar o tempo de retenção do documento. Requisitar obedecendo as normas vigentes.
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Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO
05. Regularização de Identificação Explica as normas para alterar nome de interessado, de
assunto e de correção do nome do órgão de Procedência
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Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO
06. Registro de Informações, Manifestações e Decisões
Informações e despachos com linguagem clara e precisa, fundamentados e conclusivos.
Assinatura com identificação da autoridade responsável, seguida da designação do cargo ou função.
As capas dos Processos não poderão ser carimbadas ou receber notas ou escritos não previstos em normas.
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Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO
07. Juntada de documentos em Processos Avaliar sua real relevância de forma a evitar a inclusão
de informações desnecessárias e, em outro extremo, esquecer-se de incluir documentos ou informações importantes
Os documentos de tamanho pequeno deverão ser colados, com espaço suficiente para permitir a identificação do documento e do termo de juntada
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Sumário da versão atualizada REGULARIZAÇÃO
08. Juntada de documentos em Expedientes Protocolados
Deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação dos documentos.
As folhas serão numeradas no anverso, em seu canto superior direito, mencionando-se o número do Expediente
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Sumário da versão atualizada REGULARIZAÇÃO
09. Juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente
Incorporação definitiva de um a outro, permanecendo em trâmite apenas aquele que recebeu a juntada.
Recomendada quando tratarem de assuntos iguais ou correlatos que mereçam ser conduzidos em conjunto, transformando-se num único E/P.
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Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO
10. Desentranhamento de um Documento de um Processo/Expediente
Utilizar o original de um documento junto a terceiros No E/P se juntará a cópia
Desdobrar um E/P em dois, para condução diferenciada das questões envolvidas.
Eliminar folhas ou cópias de documentos, juntadas em duplicidade ou indevidamente
Efetuar despacho documentando o desentranhamento
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Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO
11. Apensamento e Desapensamento de Expediente/Processo
União formal, porém temporária, que força os processos a tramitarem juntos durante certo período
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
12. Encerramento Ato formal, expresso através de termo, que deve ocorrer quando
tiverem sido tomadas e registradas todas as decisões e providências pertinentes a Ação/Assunto de um E/P - considerando, evidentemente, a documentação até então disponível.
A contagem da quantidade de anos de arquivamento, para a eliminação ou para arquivamento histórico e permanente.
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
13. Reativação Ato formal, expresso através de despacho, que pode ocorrer
quando um E/P encerrado tiver seu Assunto de capa retomado para novas decisões e providência.
A contagem do tempo de arquivamento já transcorrido será anulada, reiniciando de zero quando ocorrer novo Encerramento.
Para o controle automático do tempo de arquivamento, ou sua interrupção, os E/P encerrados, ou reativados, deverão ser devidamente registrados no Sistema.
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
14. Arquivamento Organização em Séries documentais específicas já associadas na
abertura/autuação. Ao ser encerrado, iniciar-se-á para o E/P a contagem do tempo de
guarda definido na Série documental em que foi classificado. O Sistema permite identificar os E/P que estiverem completando o
prazo de arquivamento e providenciar a destinação final: eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.
Responsabilidade nas consultas, no retorno do documento ao arquivo de origem e na conservação dos documentos arquivados.
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Sumário da versão atualizada ARQUIVO
15. Eliminação ou Guarda Permanente Os E/Ps deverão estar encerrados e com a temporalidade concluída
de acordo com normas e instruções pertinentes. Tabelas de Temporalidade de Processos Tabela de Encerramento do TCE Quadro de Período Histórico das Unidades Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração
Pública do Estado de São Paulo
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
16. Coleta de Amostragem e Recolhimento
Estabelece critérios para retirada de amostras e recolhimento para guarda permanente de E/Ps produzidos e acumulados pelos órgãos/unidades.
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
17. Transferência Procedimentos para a guarda temporária no Arquivo
Intermediário, assegurado o direito de acesso e consulta. Ocorre entre o Arquivo Ativo e o Semi-Ativo/Encerrado da
unidade/órgão e o Arquivo Semi-Ativo da unidade órgão e o Arquivo Central/SIARQ.
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
18. Recebimento e Arquivamento Organizados, avaliados, higienizados e acondicionados Não deverão estar apensados e nem terem documentos à
contra-capa. Devidamente classificados e nos prazos previstos nas
respectivas Tabelas
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
19. Acesso e Reprodução Os E/Ps recolhidos ao Arquivo permanente, não tramitam no
Sistema de Protocolo e não são mais emprestados. Seu acervo é aberto ao Público em Geral e suas consultas são somente in loco.
O acesso às consultas dos E/P na fase intermediaria só é permitido aos usuários internos e credenciados no Sistema de Protocolo.
As reproduções são feitas desde que não acarretem prejuízo à sua preservação nem aos direitos nem aos direitos autorais ou das imagens
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
20. Conservação Conservação do patrimônio público, histórico, comprobatório e
cultural da Unicamp. Substituição de capas quando danificadas; Não juntar documentos grampeados nos E/Ps, pois eles estão
formalmente inseridos e numerados Escrever nos documentos somente com caneta azul ou preta Evitar materiais que derretam tais como elásticos de látex.
Usar cadarços sarjados.
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Sumário da versão atualizada
ARQUIVO
21. Avaliação Permite a identificação dos valores dos documentos, para fins
de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. Pré-tabela de temporalidade Tabela de temporalidade Plano de Classificação
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Sumário da versão atualizada Extravio
22. Extravio Estabelece procedimentos a serem adotados quando do
extravio de Expediente e Processo (E/P) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional
Registro de extravio Apuração de responsabilidade Abertura e registro de via adicional
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Sumário da versão atualizada
Referências Bibliográficas
Atos Legais: Federal Estadual Institucional
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Sumário da versão atualizada
FAQs
Conjunto de perguntas comuns sobre procedimentos de protocolo e arquivo, acompanhadas das respectivas respostas ou indicações de onde procurá-las.
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Atos legais utilizados
Deliberação CONSU A-8/95 de 26 de julho de 1995 que reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP
Portaria GR nº 46/96 - Dispõe sobre a requisição, vista de processo e a expedição de cópias e certidões administrativas
Portaria GR nº 07/98 – Aprova a Tabela de Temporalidade de Processos
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Atos legais utilizados
Resolução GR nº 57/2004 – Regulamenta a tramitação de processos de convênios e contratos
Portaria PRDU nº 01/2001 – Fixa normas a serem adotadas quando do extravio de Expedientes ou Processos cadastrados no sistema de protocolo.
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Atos legais utilizados
Lei nº 8159/91 – Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
Lei n.º 9.605/98 – Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente.
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Atos legais utilizados
Resolução CONARQ n º 5/96 que dispõe sobre publicação de editais para eliminação de documentos no Diário Oficial
Resolução CONARQ n º 7/97que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos
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Tabela de Equivalência
Diretoria Geral da Administração Arquivo Central/SIARQ
Número Assunto Número Assunto
06/01 Abertura de Processos e Expedientes junto ao Sistema de Protocolo
001/07 Abertura de Expediente e autuação de Processo
07/01 Extravio de E/Ps (Processo ou Expediente protocolado) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional.
020/07 Extravio de Expediente e Processo (E/P) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional.
08/01 Trâmite de Processos e Expedientes protocolados junto ao Sistema de Protocolo.
005/07 Trâmite de Expediente e Processo
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Tabela de Equivalência
012/01 Desentranhamento de documentos de um Processo ou de um Expediente protocolado
011/07 Desentranhamento de documentos de um Processo ou de um Expediente protocolado
013/01 Abertura de Volumes de Processos e Expedientes junto ao Sistema de Protocolo.
002/07 Abertura de Volumes de Expediente e Processo
014/01 Juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente junto ao Sistema de Protocolo.
010/07 Juntada de um Expediente ou Processo
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Tabela de Equivalência
015/01(Atualizada
em 07/04)
Regularização de identificação de Expediente ou Processo junto ao Sistema de Protocolo
006/07 Regularização de identificação de Expediente e Processo (E/P) junto ao Sistema de Protocolo
016/01Atualizada
em 07/04
Juntada de documentos em Processos. 008/07 Juntada de documentos em Processos
25/01(Atualizada
em 07/04)
Apensamento e desapensamento de Processos ou Expedientes junto ao Sistema de Protocolo.
012/07 Apensamento e desapensamento de Expediente ou Processo
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Tabela de Equivalência
028/02Jan /02
Juntada de documentos em Expedientes protocolados
009/07 Juntada de documentos em Expedientes Protocolados
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Recomendações para segunda versão Folha de rosto
Tabela de Equivalência
Reforçar uso de caneta correta nas juntadas de documentos
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Recomendações para segunda versão
SAPE - Qualquer circunstância e com possibilidade de preenchimento
Não grampear documentos juntados
Não arquivar com documentos à contra-capa.
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Obrigada!!!
Contato:
(19) 3521-6440