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O SAF-T e o TOCONLINE como ferramentas para a Digitalização da Auditoria

Bruno Lagos [email protected]

Vitor Pinho [email protected]

Área Temática: J - Novas Tecnologias e Contabilidade

1

RESUMO

A economia digital, a globalização e a quarta revolução industrial (industria 4.0) estão a

alterar o paradigma da economia e da sociedade;

O SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes) de contabilidade, gerado por todas as

aplicações de gestão, inclui todos os registos contabilísticos;

Esta comunicação analisou as vantagens da utilização do SAF-T e da aplicação

TOCONLINE da OCC para a área das “Vendas, prestação de serviços e dívidas a

receber”, mas idênticas funcionalidades poderão ser extensivas a outras áreas de

auditoria.

Acreditamos que a digitalização da auditoria permitirá alcançar elevados níveis de

produtividade.

O saber dos auditores será enriquecido com o apoio de algoritmos inteligentes, capazes

de correlacionar, em muito pouco tempo, a vastíssima informação que se encontra no

SAF-T.

2

ABSTRACT

The digital economy, globalization and the fourth industrial revolution (industry 4.0) are

changing the paradigm of economics and society;

The SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes) generated by all management software

applications in Portugal, includes all accounting records;

This document analyses the advantages of using the SAF-T and TOConline (a

management software of the Portuguese Chartered Accountants Association) in the area

of "Sales, service provision and receivables", but identical functionalities could be

extended to other areas of auditing.

We believe that the digitization of the audit will allow us to achieve high levels of

productivity.

The knowledge of the auditors will be enriched with the support of intelligent algorithms,

capable of correlating, in a very short time large amount of business information

(BigData) represented in standards like SAF-T.

Palavras Chave

SAF-T – AUDITORIA – DIGITALIZAÇÂO – DESMATERIALIZAÇÃO –

TOCONLINE

3

Índice

Índice ....................................................................................................................... 1

I – Introdução ........................................................................................................... 5

II – Digitalização da Economia ................................................................................... 8

II.1 – Índice de Densidade Digital (IDD) ............................................................................. 8

II-2 – Ciclo do Digital na Auditoria .................................................................................. 10

III – SAF-T PT .......................................................................................................... 12

III.1 – Estruturas de dados do SAF-T PT ........................................................................... 14

III.2 - SAF-T em Portugal (A versão mais rica do SAF-T PT) ............................................... 17

III.3 - Impacto da Taxonomia do SAF-T PT no processo de auditoria ................................ 20

IV - OBJECTIVOS E CONDUÇÃO DE UMA AUDITORIA ............................................... 20

IV-1 - Obter o Balanço e Demonstração de Resultados da empresa X para os anos N e N-1

..................................................................................................................................... 23

IV-2 - Gerar saldos das 21 e 72 ....................................................................................... 26

IV-3 - Analise mensal das “Vendas” dos anos N e N-1 ..................................................... 29

V – CONCLUSÃO ................................................................................................................ 30

Bibliografia .................................................................................................................... 31

Curriculum Vitae dos autores ................................................. Erro! Marcador não definido.

4

Índice de figuras

Figura 1- Esquema da estrutura de dados do ficheiro SAFT-PT 1.04 ............................ 15

Figura 2 - Lista de exercícios contabilísticos ................................................................. 23

Figura 3 - Menu de relatórios do programa de contabilidade TOConline...................... 23

Figura 4 - Exportação do Balanço para Excel a partir do TOConline ............................ 24

Figura 5 - Exemplo de um balanço extraído a partir do TOConline .............................. 25

Figura 6 - Menu de mapas do programa de contabilidade TOConline .......................... 26

Figura 7 - Exemplo de um extrato emitido no programa TOConline ............................ 26

Figura 8 - Ilustração da ordenação do extrato no Excel ................................................. 28

Figura 9 - Menu de relatórios do programa de faturação TOConline ............................ 29

5

I – Introdução

I.1 - Introdução

No âmbito do XVI Congresso Internacional de Contabilidade e Auditoria, a realizar de

12 a 13 de Outubro de 2017, em Aveiro, surge o presente trabalho, subordinado ao tema:

“O SAF-T e o TOCONLINE como ferramentas para a Digitalização da Auditoria”.

O conceito de digitalização tem-se revelado cada vez mais importante. Na conjuntura

atual sente-se, ainda mais, a necessidade de haver uma digitalização que permita às

empresas retirar o máximo de benefícios da revolução digital em curso. O processo de

transformação digital é exigente e implica mudanças quer dos gestores de topo quer dos

trabalhadores.

A economia digital, a globalização e a quarta revolução industrial (industria 4.0) estão a

alterar o paradigma da economia e da sociedade.

Com efeito o papel das tecnologias digitais está a mudar, deixando de procurar ser

fundamentalmente de ganhos de eficiência, para servir de base à inovação em estreita

relação com a estratégia de negócio.

E, por isso, a mudança é cada vez mais rápida e toda esta transformação requer uma

reflexão sobre os impactos, não só nas organizações, como na sociedade e na economia.

Ora, a adopção do SAF-T PT (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version)

constitui uma dessas mudanças, incluído agora, na vertente da contabilidade todos os

registos contabilísticos, o que potencia novos desenvolvimentos.

Relativamente à metodologia empregue, o trabalho consistiu em recolher ficheiros SAF-

T de uma determinada empresa para dois períodos contabilísticos consecutivos, com a

duração de um ano cada um, e sobre os referidos ficheiros conceber procedimentos

automatizados com vista a obter e cruzar informação relativa à área das “Vendas,

Prestações de Serviços e Dívidas a Receber”.

6

A relevância deste trabalho assenta no facto de possibilitar que sejam retiradas ilações

sobre a existência de um recurso – o SAF-T, que permite projetar, com a utilização do

TOConline, a digitalização dos procedimentos de auditoria nas empresas portuguesas.

É intensão dos autores aplicar esta metodologia para as áreas das “Compras de bens e

serviços e dividas a pagar”, “Pessoal”, “Inventários e custo das mercadorias vendidas e

das matérias consumidas” e “Provisões”.

Ambicionamos com este trabalho dar um passo na Auditoria Digital, contribuindo para o

desenvolvimento do processo de informatização dos procedimentos de auditoria para

todas as áreas.

I.2 - Problema de Investigação: Escolha, Formulação e Justificação

“Um problema de investigação, é uma situação que necessita de uma solução, de um

melhoramento ou de uma modificação (Adebo, 1974), ou ainda, é um desvio entre a

situação atual e tal como deveria ser (Diers, 1979)” (Fortin, 2009, p. 48). A digitalização

da auditoria é um processo complexo que deve conduzir a um efeito combinatório entre

o auditor e o informático. Estamos a falar de um processo complexo que exige

competências multidisciplinares e o envolvimento das várias funções da empresa

(contabilidade, informática e auditoria).

I.3 - Delimitação de Abordagem

Este trabalho assume mais um cariz de carácter profissional. Trata, simplesmente, a forma

como a utilização de um recurso – o SAF-T – pode criar as condições para desmaterializar

os procedimentos de auditoria. O trabalho foi desenvolvido no 2º trimestre de 2017 e

apenas abordou a área das “Vendas, Prestações de Serviços e Dívidas a Receber”.

7

I.4 - Questão Central

A questão central é a base para o desenvolvimento quer de um trabalho de investigação

quer de um trabalho de carácter profissional. Desta forma, deve ser bastante clara e

delinear o que se pretende investigar / aprofundar. Assim, a questão central é “uma

interrogação explícita relativa a um domínio que se deve explorar com vista a obter

novas informações. É um enunciado interrogativo e não equívoco que precisa os

conceitos-chave, específica a natureza da população que se quer estudar e sugere uma

investigação empírica” (Fortin, 2009, p. 51). Segundo Quivy e Campenhoudt (2008) a

investigação é algo que se procura, é um caminhar para um melhor conhecimento. Porém,

deve ser aceite com todas as hesitações, desvios e incertezas que implica. Este trabalho,

perante os pressupostos, procurou dar resposta à questão central “Pode o SAF-T conduzir

à digitalização da Auditoria?”

I.5 - Questões de Investigação

As questões de investigação são aquelas que advêm da questão central e procuram, de

certa forma, aprofundar a mesma. Daí serem “enunciados interrogativos precisos,

escritos no presente, e que incluem habitualmente uma ou duas variáveis assim como a

população estudada. (…) Decorrem diretamente do objetivo e especificam os aspetos a

estudar” (Fortin, 2009, p. 101). Com base neste pressuposto a questão central deu origem

às seguintes questões de investigação:

QI 1: Estamos a viver um processo de digitalização da atividade económica?

QI 2: Este processo de digitalização pode ser estendido à atividade de auditoria?

- QI 3: Os sistemas de informação das empresas possuem recursos que permitam

desmaterializar as operações económicas efetuadas pelas empresas?

- QI 4: Pode a aplicação TOConline gerar funcionalidades que permitam digitalizar a

atividade de auditoria?

8

I.6 - Objetivos do Estudo

Numa investigação, o objetivo é indicado, de forma geral, mencionando-se o que se

pretende atingir com a realização da investigação. Desta forma, o “objetivo de um estudo

indica o porquê da investigação. É um enunciado declarativo que precisa a orientação

de investigação segundo o nível dos conhecimentos estabelecidos no domínio em

questão” (Fortin, 2009, p. 100). Este trabalho visa transparecer os desafios da existência

do SAF-T em todas as empresas. Por outro lado, também vai salientar que a colaboração

entre o auditor e o informático pode vir a ter efeitos muito positivos nos procedimentos

de execução de uma auditoria.

II – Digitalização da Economia

A implementação da digitalização da economia, com a especialização em tecnologias e

aplicações digitais, estimulará uma qualificação do emprego e uma economia de maior

valor acrescentado.

Atualmente, as sociedades mais desenvolvidas devem garantir que, praticamente, todos

os cidadãos tenham um mínimo de capacidade de convivência com práticas cada vez mais

desmaterializadas.

Uma das formas de avaliar a digitalização da economia é calcular o índice de densidade

digital de um país ou de um sector de atividade. Abordaremos em seguida esse índice,

assim como, as competências digitais definidas pela União Europeia.

II.1 – Índice de Densidade Digital (IDD)

O Índice de Densidade Digital (IDD) foi concebido em 2015, pelas Accenture Strategy e

Oxford Economics. O IDD é uma ferramenta que mede a penetração das tecnologias

digitais numa determinada economia.

9

Este índice pretende:

Avaliar os níveis de integração das tecnologias e processos digitais nas práticas

de negócio e nas interações entre mercados;

Quantificar o potencial de crescimento do empreendedorismo digital tendo em

conta o ambiente institucional e económico que o envolve.

Analisando mais de 50 indicadores agrupados em 4 dimensões de análise, verifica-se que

um maior IDD leva a ganhos significativos de produtividade e, consequentemente, a um

maior crescimento económico.

As referidas 4 dimensões são:

1. Making Markets - Esta componente de análise reflete o reconhecimento de que

os mercados existentes se estão a tornar cada vez mais digitais e que estão a ser

criados novos mercados através de meios digitais.

2. Running Enterprises - Avalia o nível de incorporação de tecnologias digitais e

de novas atividades nas principais funções da organização, tais como: estratégia,

logística, recursos humanos, procurement, inovação e desenvolvimento.

3. Sourcing Inputs - Analisa o nível de integração das tecnologias digitais com os

fatores de produção, ao longo da sua cadeia de valor, e o grau de mudança para o

negócio.

4. Fostering Enablers - Procura explicar de que forma o panorama socioeconómico

e institucional contribui para o impacto do digital na economia.

Em face das dimensões apresentadas seria importante avaliar qual o IDD das empresas

de auditoria em Portugal. Não sendo esse o objetivo deste trabalho gostaríamos no entanto

de realçar que as dimensões mais adequadas para essa avaliação seriam a Running

Enterprises e Sourcing Inputs.

10

Como tentaremos demonstrar nos próximos capítulos, seria muito importante que o

auditor tirasse maior partido do SAF-T, enquanto fonte de informação, de modo a que ao

longo da auditoria aumentasse o grau de integração na cadeia de valor do negócio.

II-2 – Ciclo do Digital na Auditoria

Segundo Ridkous Mykhailo, Shutterstock.com o ciclo do DIGITAL na Auditoria

passaria pelas seguintes fases:

Primeira etapa é a Negação - É difícil compreender que as coisas que nos

trouxeram tanto sucesso estão começando a ser menos eficazes. A negação é um

poderoso mecanismo de distorção da realidade que pode persistir por um tempo

muito longo. Exemplificamos com algumas frases que traduzem esta propensão

para a Negação:

“Faz anos que fazemos assim.”

“Estamos no topo do nosso grupo de pares.”

“Os serviços de auditoria são diferentes dos que apenas vendem livros ou vídeos.”

“A Auditoria é muito bem regulamentada e demasiado importante para a

economia para sofrer alterações.”

“A Auditoria já utiliza tecnologia como um sistema de processamento de dados,

temos um site - nós já somos uma empresa de Audittech!”

A segunda etapa é a Raiva/ Frustração - Surge quando a realidade se torna mais

difícil de negar. Exemplificando:

“Esta é a concorrência desleal!”

“Eu poderia fazer mais se apenas me fosse permitido!”

A terceira etapa é a Barganha - O compromisso parece ser um caminho mais fácil

do que a mudança, e tornamo-nos dispostos a fazer trade-offs.

11

“Eu sei que vamos ter que fazer algo diferente algum dia para aqueles que o

solicitarem, mas podemos apenas manter os procedimentos atuais até eu me

reformar.”

“Talvez, se apenas limparmos o nosso site um pouco ficaremos bem.”

“E se nós apenas adicionarmos a palavra "inovação" a um par de títulos de nosso

trabalho?”

A quarta etapa é a Depressão - À medida que a nova realidade persiste em face

de todos os outros mecanismos de reação, o desespero instala-se.

“Para que me preocupar?”

A quinta etapa é a Aceitação - O inevitável é finalmente aceite, e para alguns, até

abraçado. Ameaças existem, mas também existem oportunidades em todo este

processo. Talvez devêssemos aproveitar as oportunidades e não nos focarmos nas

ameaças.

Seria interessante elaborar um estudo, junto das empresas de Auditoria, para verificar em

que etapa se enquadram. Não foi, no entanto, esse o nosso objctivo.

O que pretendemos demonstrar é que partindo de um ficheiro normalizado em formato

XML (o SAF-T PT, Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version), que tem

como objetivo permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto

predefinido de registos contabilísticos, de faturação, de documentos de transporte e de

recibos emitidos, poderemos potenciar a passagem para a etapa da aceitação do DIGITAL

na Auditoria em Portugal.

Este ficheiro pode ser produzido independentemente do programa utilizado, não afetando

a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

12

Para tentarmos atingir o referido objetivo deste trabalho, nos próximos capítulos iremos

analisar com maior detalhe o SAF-T (PT), a Auditoria Financeira, a Prova em Auditoria

e verificar como partindo do SAF-T (PT) poderemos desmaterializar um conjunto de

procedimentos na área das “Vendas, Prestações de Serviços e Dívidas a Receber”

III – SAF-T PT

A adoção do SAF-T PT proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer

os requisitos de fornecimento de informação, aos acionistas, aos auditores internos ou

externos, aos revisores de contas e aos serviços de inspeção tributária

O formato normalizado facilita a extração e tratamento da informação, evitando a

necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando

procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.

O ficheiro SAF-T PT destina-se a facilitar a recolha em formato eletrónico dos registos

contabilísticos das empresas por parte dos auditores para a análise dos referidos registos.

A Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, estabelece que todos os sujeitos passivos de

IRC que exerçam, a título principal, uma atividade de natureza comercial, industrial ou

agrícola ficam obrigados a produzir um ficheiro, de acordo com a estrutura de dados

divulgada em anexo à referida portaria.

O disposto na Portaria n.º 321-A/2007 aplica-se, relativamente aos sistemas de faturação,

às operações efetuadas a partir do dia 1 de janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas

de contabilidade, aos registos correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes.

13

Todos os programas certificados têm de exportar o ficheiro XML de SAF-T PT para

efeitos de validação de assinaturas, pelo que os contribuintes de IRC e IRS que utilizem

programas certificados são obrigados a exportar o referido ficheiro relativo à faturação.

A Portaria n.º 1192/2009, de 08 de outubro, procedeu à 1ª alteração ao anexo da Portaria

n.º 321-A/2007, de 26 de março, com efeitos a 01.01.2010, e estabeleceu uma nova

estrutura de dados e correspondente ficheiro XSD. Estas alterações tiveram como

principal razão a necessidade de adaptar o SAF-T PT à introdução do Sistema de

Normalização Contabilística (SNC) em Portugal a partir de 1 de janeiro de 2010.

A Portaria n,º 160/2013, de 23 de abril, procedeu à 2ª alteração ao anexo da Portaria n.º

321-A/2007, de 26 de março, com efeitos a 01.07.2013, vindo a estabelecer uma nova

estrutura de dados e correspondente ficheiro XSD. As razões para estas alterações foram

as seguintes:

1. A publicação da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, que veio regulamentar a

utilização e certificação prévia dos programas informáticos de faturação, a que se

refere o n.º 9 do artigo 123.º do Código do Imposto sobre o Rendimento das

Pessoas Coletivas, bem como a emissão de documentos por equipamentos ou

programas não certificados.

2. A publicação de legislação que introduziu alterações na tipologia dos documentos

emitidos nos termos do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado.

A Portaria n,º 274/2013, de 21 de agosto, procedeu à 3ª alteração ao anexo da Portaria n.º

321-A/2007, de 26 de março, com efeitos a 01.10.2013, e estabeleceu uma nova estrutura

de dados e correspondente ficheiro XSD. Com o Decreto -Lei n.º 71/2013, de 30 de maio,

foi aprovado o regime de contabilidade de caixa em sede de Imposto sobre o Valor

14

Acrescentado (regime de IVA de caixa), impondo a obrigatoriedade de comunicação dos

recibos nos termos previstos no Decreto -Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto. Não

constando os recibos da estrutura de dados do ficheiro SAF -T (PT), então existente,

procedeu-se, em consequência, à nova adaptação da estrutura de dados do referido

ficheiro.

A Portaria n.º 302/2016, de 02 de dezembro, retificada pela Declaração de Retificação n.º

2-A/2017, de 02 de fevereiro, que procedeu à 4ª alteração ao ficheiro a que se refere o nº

1 da portaria 321-A/2007, de 26 de março, com efeitos a 01.01.2017, estabeleceu uma

nova estrutura de dados e correspondente ficheiro XSD. O fundamento para esta quarta

alteração prendeu-se com uma medida de simplificação prevista para 2018, que permitirá

simplificar o preenchimento dos Anexos A e I da IES.

III.1 – Estruturas de dados do SAF-T PT

A especificação do SAF-T recomendada pela OCDE1 contempla diversos grupos de

informação, de acordo com o tipo de sistema de informação. Em Portugal foi definido um

subconjunto de informação e regras especificas orientadas para a análise de informação

por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira, tendo como principal objetivo o combate

à fraude fiscal.

No âmbito deste trabalho será apresentada uma análise sobre o ficheiro SAF-T PT

integrado, que contém todos os grupos de informação previstos em Portugal.

1 OECD SAF-T v2.0 XML schema http://www.oecd.org/ctp/taxadministration/45167181.pdf

http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/ACD9174B-FA72-4D80-9E99-760745CC14AA/0/Portaria_302_2016.pdf

http://www.oecd.org/ctp/taxadministration/45167181.pdf

15

Estruturas de dados do SAF-T PT 1.04 (Portaria 302/2016 de 2 de dezembro)

Figura 1- Esquema da estrutura de dados do ficheiro SAFT-PT 1.04

Header: Cabeçalho do ficheiro com a informação sobre a empresa, período da

informação representada, software que originou o ficheiro, e tipo de informação que o

ficheiro contém.

MasterFiles > Customer: Ficheiro mestre de clientes, contém todos os clientes

registados na base de dados referenciados em documentos no período de tributação, bem

como aqueles que sejam implícitos nos movimentos e não constem do respetivo ficheiro

de clientes da aplicação.

MasterFiles > Supplier: Ficheiro mestre de fornecedores, contém todos os fornecedores

registados na base de dados referenciados em documentos no período de tributação, bem

como aqueles que sejam implícitos nos movimentos e não constem do respetivo ficheiro

de fornecedores da aplicação.

16

MasterFiles > TaxTable: Nesta tabela registam-se os regimes fiscais de IVA, praticados

em cada espaço fiscal e as rubricas do imposto do selo a liquidar, aplicáveis nas linhas

dos documentos, registados na tabela.

MasterFiles > Product: Catálogo de produtos e tipos de serviços utilizados no sistema

de faturação que foram objeto de movimentação e, ainda, os registos que sejam implícitos

nos movimentos e que não existam na tabela de Produtos/Serviços da aplicação. Nesta

tabela devem constar ainda os impostos, taxas, ecotaxas e encargos parafiscais que

aparecem mencionados na fatura e que contribuam ou não para a base tributável do IVA

ou IS.

MasterFiles > GeneralLedgerAccounts: A tabela do código de contas a exportar é a

prevista pelo sistema de normalização contabilística e outras disposições legais em vigor

para o respetivo setor de atividade.

No caso de contas agregadoras que contenham subcontas com saldos devedores e

subcontas com saldos credores, devem ser evidenciados esses saldos devedores e credores

na conta agregadora.

GeneralLedgerEntries > Journal > Transaction: Nesta tabela registam-se os

movimentos contabilísticos correspondentes ao período de exportação a que diz respeito

o SAF-T (PT), não devendo os movimentos de abertura ser objeto de exportação, na

medida em que estes são apenas refletidos ao nível da tabela de código de contas

(GeneralLedgerAccounts). Os movimentos são exportados agrupados em cada um dos

diários (Journal).

SourceDocuments > SalesInvoices: Nesta tabela devem ser registadas todas as faturas

de venda e documentos retificativos, incluindo os documentos anulados para que seja

verificada a respetiva sequencialidade em cada série de faturação.

17

SourceDocuments > MovementOfGoods: Esta tabela contém as guias de transporte ou

de remessa, que sirvam de documento de transporte, de acordo com o disposto no Regime

de Bens em Circulação, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho.

SourceDocuments > WorkingDocuments: Nesta tabela devem ser exportados

quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação,

suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de mercadorias ou de prestação

de serviços, mesmo que objeto de faturação posterior.

Payments: Nesta tabela devem ser exportados todos os recibos emitidos a clientes. Esta

tabela assume uma maior relevância nas empresas que optem pelo regime de IVA de

caixa.

III.2 - SAF-T em Portugal (A versão mais rica do SAF-T)

Na prática, a Autoridade Tributária e Aduaneira enriqueceu a estrutura definida pela

OCDE, mantendo o nome de cada campo de informação no ficheiro e acrescentando

apenas limitações aos valores que cada campo pode conter com regras específicas da

realidade portuguesa, permitindo assim a interpretação automática da informação.

Vejamos o exemplo do campo tipo de documento, no caso dos documentos de

faturação:

Versão OCDE SAF-T(PT)

<InvoiceType>

A OCDE define apenas que se trata de um campo de texto que

deve indicar o tipo de documento de faturação.

<InvoiceType>

Deve ser preenchido com:

«FT», «NC», «ND» — fatura; ...

Esta especificação dos valores possíveis em cada elemento do ficheiro SAF-T PT

permitiu a interpretação dos dados e a utilização do formato (ou variantes) nos mais

variados contextos, entre os quais podemos destacar:

1) A comunicação da faturação à AT através do portal e-fatura;

18

2) A reutilização da informação entre sistemas informáticos de diferentes fabricantes

(como é o caso da passagem da informação do código de contas e dos lançamentos

para a Contabilidade TOConline);

3) Importação dos dados de faturação por parte dos contabilistas e geração de

lançamentos automáticos, evitando o registo manual dos documentos;

4) Sistemas de auditoria para inferência de fraude através do cruzamento de dados

de faturação e contabilidade.

5) Sistemas de auditoria e implementação de mecanismos de controlo interno de

faturação e contabilidade.

Portaria n. º 302/2016, de 2 de dezembro, e a introdução da tabela de taxonomia

Apesar da informação contida em cada campo do ficheiro SAF-T PT estar perfeitamente

identificada, até à versão 1.03_01 definida pela portaria n.º 274/2013, de 21 de agosto

ainda não é possível a interpretação automática da informação contabilística.

Esta dificuldade deve-se fundamentalmente à impossibilidade de interpretar qual o

âmbito de utilização de contas que estão desagregadas para além da definição existente

no código de contas SNC. A portaria nº 302/2016, de 2 de dezembro. veio introduzir na

estrutura do SAF-T(PT) dois campos fundamentais na tabela que contém o código de

contas para a interpretação da informação contabilística

TaxonomyReference: Campo que indica qual o referencial de contas que foi utilizado,

tendo como valores possíveis:

“S” : Para códigos de contas SNC Base

“N” : Para normas Internacionais de contabilidade

“M” : Para códigos de contas SNC de microentidades

“O” : Para outros referenciais contabilísticos, cuja taxonomia não se encontra

codificada (Por exemplo ESNL onde a interpretação das contas continua a não ser

possível para além do nível definido pelo SNC)

19

TaxonomyCode: Código de classificação da conta no referencial indicado pelo campo

TaxonomyReference. Este código pode ser consultado nas tabelas descritas na própria

portaria para cada um dos referenciais S e M.

O objetivo desta alteração ao SAF-T (PT) é permitir simplificar o preenchimento dos

Anexos A e I da IES, pelo que será necessário criar uma correspondência entre o

normativo contabilístico utilizado pelo sujeito passivo e as taxonomias disponibilizadas

nesta portaria.

Pela leitura da portaria não resulta claramente em quais quadros do Anexo A e I teremos

preenchimento automático ou de alguma forma simplificado, da mesma forma que não

encontramos na portaria quais as taxonomias que contribuirão para o preenchimento de

cada campo.

O que nos é permitido analisar neste momento é a tabela de taxonomias disponibilizada

e fazer um exercício de correspondência com um plano SNC.

Excerto do Anexo II da Portaria

Tabela correspondência entre Taxonomia S e SNC Base

Como podemos ver, as taxonomias 24 a 36 “obrigam” a subdividir a conta 219-

Clientes-Perdas por imparidade acumuladas, muito para além do que está previsto no

código de contas publicado na portaria nº 218/2015, de 23 julho.

Verifica-se esta situação de forma recorrente ao longo da tabela de taxonomias e do plano

de contas. Daqui resulta que fará sentido logo a partir de 1 janeiro de 2017 trabalhar com

20

um plano de contas mais extenso, com mais subdivisões, do que o que seria necessário

em SNC.

III.3 - Impacto da Taxonomia do SAF-T PT no processo de auditoria

A introdução da tabela de taxonomia do código de contas por parte da Autoridade

Tributária em Portugal tem como objetivo o conhecimento detalhado do âmbito das sub-

contas para o preenchimento automático dos anexos A e I da IES.

Desta forma, a AT veio mais uma vez enriquecer a informação contida no ficheiro SAF-

T-PT permitindo assim a interpretação dos dados noutros contextos, nomeadamente no

processo de auditoria.

Através de um SAF-T-PT devidamente configurado com todas as taxonomias será

possível a produção do Balanço ou da Demonstração de Resultados, sumarizando a

informação tipificada nas respectivas categorias a partir das transações contabilísticas,

conseguindo ao mesmo tempo a justificação detalhada de cada uma das contas, se

necessário.

IV - OBJECTIVOS E CONDUÇÃO DE UMA AUDITORIA

A ISA 300 – “Planear uma Auditoria de Demonstrações Financeiras” refere que “planear

uma auditoria envolve estabelecer a estratégia global para a auditoria e desenvolver um

plano de auditoria, a fim de reduzir o risco da auditoria a um nível baixo aceitável”.

Ao planear uma Auditoria o conhecimento da entidade e do seu meio envolvente é

deveras importante, assunto que é tratado na ISA 315. O conhecimento do negócio da

empresa permite ao auditor identificar e compreender os acontecimentos, as transações e

as práticas que poderão afetar as demonstrações financeiras e a auditoria, e determinar os

procedimentos de auditoria.

21

Indo ao encontro do que foi afirmado somos levados a concluir que o início de uma

Auditoria Financeira deveria começar com a solicitação, à entidade que está a ser objeto

da Auditoria, do SAF-T relativo ao respetivo período.

Assim, o “Audit Trail” deveria passar a ser o seguinte:

SAF-T – Demonstrações Financeiras – Balancetes – Razão – Diário – Documento

O caminho de auditoria que pretendemos apresentar com este trabalho, consiste em

utilizar o TOConline, ferramenta da Ordem dos Contabilistas Certificados como suporte

ao processo de auditoria.

A execução do processo de auditoria, através do módulo de Contabilidade do TOConline,

requer que seja solicitado à entidade, que está a ser auditada, o ficheiro SAF-T referente

ao período de 01/01/n a 31/12/n;

Efetuada a importação do SAF-T a nova funcionalidade passaria a disponibilizar a

seguinte informação:

1. Gerar as Demonstrações Financeiras;

2. Gerar os Balancetes;

3. Gerar o Razão;

4. Gerar o Diário;

5. Visualizar o Documento pretendido em determinadas condições;

Todo este caminho passaria a ser feito de uma forma totalmente desmaterializada,

proporcionando o desenvolvimento da capacidade de manusear e gerir grandes

quantidades de informação.

Considerando que a “Missão” da Auditoria Financeira consiste em:

22

Análise das Demonstrações Financeiras;

Verificação dos registos contabilísticos que estão na base dos valores agregados

que compõem as Demostrações Financeiras; e

Consulta dos documentos que evidenciam as transacções / operações efetuadas

pelas empresas.

Passamos a apresentar os procedimentos que, partindo da importação de um SAF-T para

o TOCONLINE, podemos efetuar de forma totalmente desmaterializada na auditoria à

área das vendas, prestações de serviço e dívidas a receber.

A sequência dos procedimentos será a seguinte:

1. Obter o Balanço da empresa X para os anos N e N-1;

2. Obter a Demonstração de Resultados para os anos N e N-1:

3. Gerar os extratos de conta das contas 211, 212, 218, 219, 243, 276, 282, 651, 682

e 683;

4. Gerar os extratos de conta das contas 71, 72, 75, 717, 718, 726, 728, 762, 781,

782 e 788;

5. Analisar mensalmente as “Vendas” dos anos N e N-1;

6. Gerar um Balancete por antiguidade de saldos;

Para cumprir este itinerário iremos, em seguida, apresentar os écrans da aplicação

TOCONLINE onde se pode obter a informação referida, assim como, o output gerado

pela referida aplicação. Como esta aplicação permite exportar a informação para Excel,

apenas evidenciaremos essa funcionalidade quando for estritamente necessário.

23

IV-1 - Obter o Balanço e Demonstração de Resultados da empresa X para os

anos N e N-1

Recorrendo ao programa TOCONLINE e depois de importado o ficheiro SAF-T de

contabilidade e de faturação dos períodos de 2015 e 2016, vamos apresentar os

procedimentos que devemos efectuar para obter o balanço e a demonstração de resultados

da empresa X para os anos de 2015 e 2016.

Figura 2 - Lista de exercícios contabilísticos

Em “CONTABILIDADE”, escolhendo a opção “EXERCÍCIOS”, verificamos que para a

empresa em análise encontramos a informação contabilística para os períodos de 2015,

2016 e 2017, como podemos visualizar na imagem seguinte:

Para obter o Balanço do período de 2016, proceder do seguinte modo:

Figura 3 - Menu de relatórios do programa de contabilidade TOConline

24

Em “CONTABILIDADE”, escolhendo as opções “RELATÓRIO”, “Demonstrações

financeiras” do menu anterior.

A aplicação informática apresenta as várias demonstrações financeiras passíveis de serem

obtidas e para o caso em apreço vamos optar pelo balanço do período de 2016.

Escolher os filtros pretendidos de Janeiro a Dezembro, e “EXTRAIR RELATÓRIO”.

Ao clicar no símbolo do excel, que se encontra assinalado na imagem anterior através da

seta podemos obter o balanço em formato excel conforme se demonstra na figura

seguinte:

Proceder ao descarregamento para Excel

Figura 4 - Exportação do Balanço para Excel a partir do TOConline

25

Figura 5 - Exemplo de um balanço extraído a partir do TOConline

Idêntico procedimento poderíamos efetuar para a geração da “Demonstração de

Resultados”.

26

IV-2 - Gerar saldos das contas 21 e 72

Continuando no mesmo enquadramento referido no ponto anterior, iremos demonstrar,

nesta parte do trabalho, a forma desmaterializada de aceder à informação que se encontra

reconhecida na conta de clientes e de prestação de serviços.

Figura 7 - Exemplo de um extrato emitido no programa TOConline

Figura 6 - Menu de mapas do programa de contabilidade TOConline

27

Como já referimos anteriormente poderemos exportar o extrato de conta evidenciado

anteriormente para excel.

Apresentamos os movimentos do Diário de Abertura da conta 211

Se alterarmos o “filtro” do “Diário” de 1 para 2 obtemos a seguinte informação:

Extrato contabilístico da conta 211 até 212

Período desde 2016-01-01 a 2016-12-31

Conta Descrição da contaData DocumentoDiário Nº de diárioDescriçãoDébito Crédito Movimento

21111072 2016-05-19 DIV 2016/6 1 05/5 - 184,50 184,50-

21111072 2016-07-21 DIV 2016/7 1 07/6 - 821,64 821,64-

21111157 2016-03-31 DIV 2016/2 1 03/1 - 1.162,35 1.162,35-

21111157 2016-03-31 DIV 2016/3 1 03/2 - 1.334,55 1.334,55-

- Digital Audit - SAFT


Período desde 2016-01-01 a 2016-12-31

Conta Descrição da contaData Documento Diário Nº de diário Descrição Débito Crédito Movimento

21111072 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 4.416,94 - 4.416,94

21111132 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 1.790,80 - 1.790,80

21111157 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 16.695,44 - 16.695,44

21111264 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 16.020,75 - 16.020,75

21111270 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 18,73 - 18,73

21111332 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 5.350,50 - 5.350,50

21111344 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 343,72 - 343,72

21111348 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 178,02 - 178,02

21111351 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 405,90 - 405,90

21111352 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 1.099,62 - 1.099,62

21111357 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 1.968,00 - 1.968,00

21111359 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 369,00 - 369,00


28

Se quisermos obter uma análise das dívidas de clientes em função da materialidade

poderemos exportar o saldo da conta de clientes para excel, utilizar o filtro na coluna

débito e escolher a opção “Do maior para o mais pequeno”,

e obtemos a seguinte informação;

Figura 8 - Ilustração da ordenação do extrato no Excel


Período desde 2016-01-01 a 2016-12-31

Conta Descrição da contaData DocumentoDiário Nº de diárioDescriçãoDébito Crédito Movimento

21111007 2016-01-19 DIV 2016/262 01/19 369,00 - 369,00

21111007 2016-01-26 DIV 2016/282 01/21 1.445,25 - 1.445,25

21111007 2016-01-26 DIV 2016/292 01/22 246,00 - 246,00

21111007 2016-01-26 DIV 2016/302 01/23 615,00 - 615,00

21111007 2016-02-17 DIV 2016/412 02/34 369,00 - 369,00

21111007 2016-03-04 DIV 2016/612 03/54 369,00 - 369,00

21111007 2016-03-10 DIV 2016/672 03/60 553,50 - 553,50

21111007 2016-03-23 DIV 2016/732 03/66 6.913,83 - 6.913,83

21111007 2016-04-05 DIV 2016/812 04/74 369,00 - 369,00

21111007 2016-04-15 DIV 2016/932 04/86 4.977,81 - 4.977,81

21111007 2016-05-12 DIV 2016/1032 05/96 369,00 - 369,00


29

Ao analisar os saldos dos sete principais clientes, verificamos que três dos clientes não

efetuaram compras à “Digital Audit”, em 2016, e que os valores em dívida representam

cerca de 14% do valor a débito na conta “Clientes c/c” (16.695,44 + 16.020,75 + 5.350,50)

/ (254.631,19).

Esta constatação pode ser considerada como um alerta para a análise da política de

imparidades que a “Digital Audit” está a implementar.

Idênticos procedimentos poderíamos executar para a conta 72, mas por limitação quanto

ao tamanho da comunicação não os descreveremos agora.

IV-3 - Análise mensal das “Vendas” dos anos N e N-1

Como se poderá verificar o programa TOCONLINE apresenta um vasto conjunto de

relatórios que permitirá ao Auditor avaliar e emitir uma opinião sobre a área das vendas.

Figura 9 - Menu de relatórios do programa de faturação TOConline


Período desde 2016-01-01 a 2016-12-31Conta Descrição da contaData Documento Diário Nº de diário Descrição Débito Crédito Movimento

21111264 2016-01-29 DIV 2016/33 2 01/26 18.713,22 - 18.713,22

21111157 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 16.695,44 - 16.695,44

21111264 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 16.020,75 - 16.020,75

21111264 2016-02-29 DIV 2016/60 2 02/53 14.339,34 - 14.339,34

21111007 2016-03-23 DIV 2016/73 2 03/66 6.913,83 - 6.913,83

21111264 2016-04-29 DIV 2016/99 2 04/92 5.883,09 - 5.883,09

21111332 2016-01-01 DIV 2016/1 ABR 1 5.350,50 - 5.350,50


30

Se por hipótese escolhermos os Relatórios “Evolução de vendas anual” o programa

TOCONLINE concebe e produz a informação e, exportando para excel obtemos o

seguinte mapa:

A aplicação TOCONLINE já gera no módulo das vendas um “Mapa de antiguidade de

saldos por cliente” mas esta comunicação veio colocar um desafio de desenvolver

idêntica funcionalidade para criar um mapa semelhante para o módulo de

contabilidade. Esta nova funcionalidade será mais uma ferramenta para o auditor

no controlo das dívidas a receber e no cálculo das imparidades.

V – CONCLUSÃO

A dimensão “Sourcing Inputs” do Índice de Densidade Digital, pode ser potenciada pelas

empresas de Auditoria, se retirarem todas as vantagens que o SAF-T veio trazer com a

desmaterialização da contabilidade.

Sendo o SAF-T uma obrigação imposta pelo Código do IRC, todas as empresas nacionais

possuem este ficheiro que deve passar a ser a principal fonte de informação das empresas

de auditoria nos seus procedimentos.

Esta comunicação apenas analisou as vantagens da utilização do SAF-T e da aplicação

TOCONLINE para a área das vendas, prestação de serviços e dívidas a receber, mas

idênticas funcionalidades poderão ser extensivas a outras áreas de auditoria.

Ano Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Anual Variação

2015 48.696,62 35.458,42 49.252,07 26.530,68 32.476,73 35.368,24 27.939,00 15.520,00 36.701,00 21.378,23 22.187,33 34.858,53 386.366,85

2016 36.535,00 30.265,92 21.889,57 16.031,18 12.124,68 9.868,24 6.460,00 720,00 8.701,00 5.140,00 1.722,76 3.145,53 152.603,88 -1,53

Média

Mensal

2015

Média

Mensal

2016

Evolução de vendas anual

32.197,24

12.716,99

31

Pensamos ter demonstrado que, partindo do SAF-T e do TOCONLINE, os procedimentos

de auditoria se desmaterializam e, desse modo, poderemos alcançar uma maior

digitalização da auditoria.

Acreditamos que este processo de digitalização da auditoria permitirá alcançar elevados

níveis de produtividade.

Criou-se também uma oportunidade para alargar as parcerias entre as empresas de

auditoria e as empresas de tecnologia, de modo a ajudar a implementar novos sistemas de

informação, novos softwares ou aplicações para chegarem à transformação digital da

auditoria.

O saber dos auditores será imensamente enriquecido com o apoio de algoritmos

inteligentes, capazes de correlacionar, em muito pouco tempo, a vastíssima informação

que se encontra no SAF-T.

Bibliografia

Costa, Carlos Batista, 2011. Auditoria Financeira, Lisboa, Rei dos Livros

Cloudware, 2013. Manual do programa TOCONLINE, Lisboa, OCC

Código do IRC – art.º 120º

Fortin, M. F. (2009). O Processo de Investigação da concepção à realização, 5ª

Edição.

Ministério das Finanças e da Administração Pública, 2007. Portaria n.º 321-

A/2007. Diário da República, 26 03, 60/2007 (1º Suplemento, Série I), pp. 1740-

(2) a 1740-(6).

Ministério das Finanças e da Administração Pública, 2009. Portaria n.º 1192/2009.

Diário da República, 08 10, 195/2009 (1º Suplemento, Série I), pp. 7364 – 7374.



Ministério das Finanças e da Administração Pública, 2013. Portaria n.º 274/2013,




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