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Auditorias Desenvolvimento, difusão e

assimilação dos conceitos de: informação como recurso gestão de recursos de informação

Conduziu ao aumento do uso das técnicas de auditoria como meio de medir a eficácia e eficiência dos sistemas de informação.

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Gestão de Informação - técnicas

Auditorias de informação Information Mapping Auditorias de comunicação Infomapping

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Auditorias: abordagens Verificação

Respeito pelos procedimentos, regras ou regulamentos (financeiras)

Consultoria “Representar” os sistemas e práticas

existentes e os problemas com eles associados; Avaliar a sua adequação às metas e aos

objectivos organizacionais (planeamento estratégico)

CONVERGÊNCIA CONVERGÊNCIA

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Auditorias: objectivos Independentemente das diferentes

abordagens e metodologias uma auditoria deve: Apresentar os principais objectivos da

organização (processo ou outros) e identificar quais os constrangimentos organizacionais que agem sobre o sistema de informação.

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Auditorias: objectivos (cont.)

Determinar as necessidades de informação

Inventariar os recursos disponíveis Construir uma representação

coerente do funcionamento do sistema a partir da informação recolhida nos 3 processos acima referidos

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Auditorias: técnicas Recolha de informação Análise e representação de

sistemas Avaliação de sistemas Teste

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Auditorias: técnicas (cont.) Recolha de informação:

Objectivos organizacionais Política de informação Grupo de utilizadores (amostra) Requisitos de informação dos utilizadores Recursos de informação Representação (gráfica) do funcionamento

do sistema, a partir dos elementos recolhidos

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Auditorias: técnicas (cont.) Análise e representação de

sistemas Registar os usos e os recursos de

informação como: Tipologias Hierarquias de necessidades Sistemas de fluxos de dados “flow

charts”

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Auditorias:técnicas (cont.) Avaliação de sistemas:

Avaliar as áreas prioritárias a “auditar”

Realizar análises de custo benefício Realizar análises de falhas ou de

factores críticos

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Auditorias: técnicas (cont.) Teste

Realizar um teste em todo o sistema (gerando um processo, que passe por

todo o sistema, desde o princípio até ao fim)

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Auditorias: metodologias Custo benefício Geográficas Híbridas Gestão de informação Operacionais de consultoria

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Auditorias: Custo benefício Objectivo é, a partir de uma lista de

opções, compará-las na base da percepção do seu custo e benefício.

Autores de referência: Henderson, H. L. – Cost-effective

information provision and the role of information audit. Information and Management. 1(1980)7-9

Riley, R. H. – The information audit. Bulletin of the American Society for Information Science. 2(1976)24-25

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Auditorias: Custo benefício Processo

Definir os objectivos a serem atingidos pelo sistema

Avaliar os métodos alternativos de atingir os objectivos

Determinar os custos das alternativas Estabelecer modelos que relacionem os custos

de cada alternativa com as suas potencialidades para atingir os objectivos.

Estabelecer critérios de medida (peso) da relação custos/benefícios que permitam uma ordenação das alternativas

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Auditorias: geográficas Objectivo: identificar os principais

componentes do sistema e “mapificá-los” na sua relação recíproca.Há uma maior ênfase na análise de sistemas.

Autor de referência:Gillman, P. L. – An analytical approach to

information management. The Electronic Library. 3(1985)56-60

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Auditorias: geográficas (cont.) Processo

Educação: sensibilizar, formar, os utilizadores e os produtores da informação para o valor potencial dos serviços de informação.

Análise de necessidades: através de entrevistas não estruturadas aos utilizadores.

Análise dos recursos Análise dos serviços existentes: recolhas

estatísticas de “preocupações” procurando identificar os comportamentos de uso subjacentes.

Comparar necessidades com recursos: recorrendo a metodologias de análise de sistemas (mapificação)

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Auditorias: híbridas Objectivos: aproveitar as propostas

das metodologias geográficas mas, dando grande ênfase, às aproximações de custo benefício.

Autor de referência: Quinn, A. V. – The information audit: a

new tool for the information manager. Information Manager. 1(1979)18-19.

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Auditorias: híbridas (cont.) Processo

Caracterizar a situação inicial Identificar os objectivos que

justificavam os recursos de informação iniciais e relacioná-los com os objectivos organizacionais.

Identificar os “centros de informação” que fornecem os serviços de informação especializada ou genérica

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Auditorias: híbridas (cont.) Processo (cont.)

Tipos de serviços fornecidos Posição do “centro de informação” na

organização Custos e valores da informação Recomendações para a melhoria do

sistema de gestão de informação.

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Auditorias: gestão de informação

Objectivos: identificar os circuitos de circulação de “reports”, o seu objectivo e uso por cada “recipiente”.

Autor de referência: Reynolds, P. D. – Management

Information Audit. Accounts Magazine. 84(1980)66-69.

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Auditorias: gestão de informação

Processo Inventariar a distribuição da “informação

formal” obtendo listas de “reports” produzidos/usados e das suas listas de circulação.

Considerar o objectivo explícito do “report” em relação com a posição hierárquica e as responsabilidades de cada recipiente.

Identificar as fraquezas do sistema de “report”

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Auditorias: gestão de informação

Processo (cont.) Identificar as áreas prioritárias a

melhorar em consonância com os responsáveis pela gestão.

Prototipar as mudanças e testá-las Implementar as mudanças

consideradas necessárias.

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Auditorias: operacionais ... Objectivos:

Definir os objectivos do sistema “auditado” e identificar em que medida estão a ser atingidos.

Identificar se os objectivos estão em consonância com a filosofia da organização

Verificar o eficiência e eficácia no uso, no aproveitamento e na segurança dos recursos.

Avaliar de o sistema está a servir a organização (utilidade e qualidade)

Observação de regulamentos e normas.

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Auditorias: operacionais ... Autores de referência:

Gruber, T. – The operational audit – an integrated approach. Internal Auditor. 40(1983)39-41.

Barker, R. – Information audits: designing a methodology with reference to the R&D division of a pharmaceutical company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. OPS nº8.

Chambers, A. D. – The internal audit of research and development. R&D Management. 8(1978)95-99.

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Auditorias: operacionais ... Processo:

Identificar os objectivos e o contexto da organização

Identificar os requisitos de informação dos utilizadores.

Inventariar os recursos de informação. Identificar as falhas do sistema e os pontos

chave de controlo. Avaliar as falhas do sistema. Testar os pontos chave.

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Auditorias: operacionais ... Processo (cont.)

Gerar soluções alternativas para as falhas.

Avaliar as alternativas. Verificar a observação de

regulamentos e normas. Propor recomendações.

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Information Mapping Objectivos

“Information mapping is an approach to informatin systems evaluation which is relatively new to the information world and information professionals as alike.

It is an approach wich explores information use and needs with a view to graphically representing parts of the information system under study.

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Information Mapping

Pridgeon, C. A. – Techniques for information mapping in a pharmaceutical research company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. MSc dissertation.

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Information Mapping Processo A – formulação estratégia IT

Definir a missão da global da organização Examinar a estrutura organizacional Definir e examinar as áreas problemáticas Produzir o primeiro “information map”

(conjunto de papéis e mapas de fluxogramas, funções, objectivos associados às áreas.

Examinar as opções tecnológicas

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Information Mapping Processo A – formulação estratégia

IT Comparar os primeiros mapas e opções

tecnológicas com mapas criativos que registem interfaces, processos, análises custo-benefícios.

Produzir recomendações Implementar(Best, 1985)

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Information mapping Processo B – Sistema e usos

Identificar a necessidade de um information map.

Escolher a equipa do projecto Planear

Definir e acordar o objectivo do projecto Definir e acordar a extensão do projecto Acordar a metodogia Discutir o formato do produto final

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Information mapping Processo B

Preparação Preparação da equipa Preparação com o grupo alvo

Recolha de informação Entrevistas Estudo da documentação Observação

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Information mapping Processo B

Reunir e avaliar a informação recolhendo, paralelamente, informação complementar.

Formatar o mapa Obter o feedback do grupo Produzir e entregar o relatório.Pridgeon (1990)

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Auditorias de comunicação Objectivos: (instrumento de)

Meio de avaliar a eficiência associada com a introdução das TI na organização.

Medida da comunicação interpessoal. Medida da comunicação

gestor/empregado Medida da actividade de relações

publicasPotter (1990)

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Infomapping Objectivos: apoiar na identificação

dos recursos de informação de uma organização e na percepção da relação entre eles.

Autores de referência: Burk, C. F. ; Horton, F. W. – Infomap:

the complete guide to discovering corporate information resources. Englewoog Cliffs: Prentice Hall, 1988

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Infomapping Aplicação

Identificar os recursos de informação da organização no seu contexto organizacional e funcional.

Distinguir entre recursos mais críticos e menos críticos.

Identificar oportunidades para automatização ou interconexão de recursos de informação.

Avaliar os custos da informação relacionado-os com a percepção do seu valor.