Apresentação com Power Point

Por: Delirose Ramos

1. INTRODUÇÃO

Alguém disse uma vez que uma imagem vale mais do que mil palavras.

Eis uma verdade incontestável. Talvez por essa razão o programa Power Point

da Microsoft, entre outros similares, tenha conquistado tanto espaço nas

apresentações e palestras realizadas na atualidade. Este programa permite

expor imagens, textos, vídeos, além de possibilitar a utilização de alguns

artifícios que podem tornar qualquer apresentação surpreendente. Mas nem

tudo são flores, este programa também pode representar o fracasso de uma

apresentação que tinha tudo para ser maravilhosa, se não for utilizado

corretamente. Por essas razões, devemos antes nos questionar sobre o seu

verdadeiro papel nas exibições.

Primeiro ponto a saber: nem todas as apresentações requerem a

utilização do Power Point. Por exemplo, quando se faz necessário debater um

documento muito intenso. Distribuir o documento na íntegra e fazer a gestão

de um debate em torno do tema pode ser mais produtivo do que a utilização do

Power Point.

Porém, em muitas vezes, as palavras e a expressividade do Orador não

são suficientes para causar o impacto que a mensagem requer, nesses casos a

utilização do programa pode ser fundamental para deixar a platéia com aquela

sensação de encanto, com o gostinho de quero mais ao fim da apresentação.

Dessa forma, a primeira pergunta a fazer antes de qualquer coisa é: em

quê esta apresentação vai agregar ao desenvolvimento do meu tema, ela é

realmente necessária?

Se a resposta à pergunta anterior for não, melhor abrir mão do Power

point e pensar em algo que seja mais produtivo, talvez um quadro de giz, ou

um simples círculo de debate, o que se adaptar melhor às necessidades.

Porém, se a resposta for sim, então os tópicos que se seguem poderão

representar uma ajuda preciosa na concepção, elaboração e apresentação da

palestra.

2. ETAPAS DA APRESENTAÇÃO

A apresentação em Power Point possui, antes de mais nada, a seguinte

função:

Fornecer um apoio visual e contextual à apresentação.

Ou seja, trata-se de mero complemento e não deverá fazer sentido

algum sem a presença do apresentador. Paralelamente a isso, pode funcionar

como um auxílio ao palestrante na gestão do seu tempo de palestra, pode

fornecer uma cola lícita durante as apresentações, mas todas essas

possibilidades são objetivos secundários, e essa deverá ser a primeira

premissa na mente do palestrante ao iniciar os seus trabalhos.

Apresentar é contar uma história, representa o “Era uma vez... E todos

viveram felizes para sempre” de gente grande. Então, já que o nosso

conhecimento de histórias vem de tão longa data, que tal começar o processo

de criação dessa história com a mente de uma criança? Não que os adultos

não sejam criativos, mas as mentes “frescas”, como se diz, não têm os instintos

pré-fabricados, possuem menos experiências (positivas ou negativas), a

palavra “impossível” é vista com mais freqüência no vocabulário dos adultos do

que no das crianças.

Então, a primeira coisa a fazer no planejamento de uma apresentação é

libertar a mente de qualquer conceito engessado e reduzir tanto quanto

possível as palavras “impossível”, “proibido” e “inaceitável” do nosso

vocabulário, procurando substituí-las por uma análise mais crítica baseada em

“Por que não?”.

Tal qual nos filmes ou nas histórias em quadrinhos, a história que

contaremos em nossas apresentações deve possuir as seguintes

características:

Ter começo, meio e fim;

Apresentar harmonia entre o que está sendo dito e o que está

sendo mostrado;

Mostrar elementos persuasivos (toda apresentação pressupõe o

convencimento de outras pessoas em torno de um determinado

assunto).

A composição do todo poderá evoluir conforme as etapas apresentadas

a seguir.

2.1.PREPARAÇÃO DO AMBIENTE

A apresentação em Power Point existe para ajudar o palestrante a

contar uma história, seja ilustrando, reafirmando ou até mesmo interagindo com

o discurso do mesmo, ou seja, é um processo essencialmente criativo, e como

tal requer um ambiente propício a exploração da criatividade que existe em

todos nós.

É difícil imaginar alguém criando algo verdadeiramente importante em

uma sala com várias pessoas circulando o tempo inteiro, o telefone tocando a

cada cinco minutos e um colega de trabalho perguntando aos gritos do outro

lado da sala qual é a cotação do dia de uma determinada ação.

Se queremos criar algo surpreendentemente inesquecível, uma

apresentação que não apenas permanecerá na mente das pessoas por muito

tempo, mas também levará o seu nome ao mesmo status, precisaremos de um

espaço adequado, um ambiente propício ao desenvolvimento de grandes

idéias, um lugar onde a sua mente possa trabalhar em paz.

Algumas pessoas preferem um Café ou um Parque, outras têm

necessidade de total solidão, há ainda aqueles que conseguem pensar melhor

depois de uma boa conversa com um grupo de amigos, o que te faz pensar

melhor?

No prefácio do livro “A Farsa da Boa Preguiça”, Ariano Suassuna define

o título de uma forma simplesmente genial que nos faz entender bem a

essência do processo criativo, em resumo, ele diz que as pessoas que estão

em volta, por não conseguirem enxergar o produto do trabalho imediatamente,

acreditam que o poeta da história é um grande preguiçoso, mas o que elas não

percebem é que a preguiça do poeta é justamente o seu momento de maior

produtividade, é o momento em que surgem as melhores idéias, que serão

utilizadas no momento da confecção dos seus textos (no nosso caso, na

elaboração das apresentações), trata-se do que ele chama de ócio criativo, um

momento dedicado ao descanso da mente em que ela costuma retribuir com

grandes pensamentos.

Podemos pensar no seguinte exemplo, imagine alguém que está

trabalhando em uma apresentação sobre os impactos do desmatamento no

nosso dia-a-dia. Essa pessoa passa horas em frente ao computador e não

consegue produzir uma linha, então ela se cansa e sai para dar uma

caminhada no parque, ela não está pensando na apresentação, mas está no

subconsciente dela, então ela percebe o quanto é bom poder caminhar com

aquele ar puro presente no parque arborizado, e pensar que o desmatamento

pode acabar com tudo isso... Então lhe vem a mente o slide de algo grande

como o desmatamento acabando com pequenos prazeres do dia e tudo isso é

transferido para a apresentação.

2.1.RESTRIÇÕES

Os recursos do nosso planeta não são infinitos, os da nossa

apresentação também não. Quase sempre estamos aflitos em torno de três

questões principais:

Em que nível de qualidade será entregue essa apresentação?

De quanto tempo disponho?

Quais os recursos que eu tenho?

Instintivamente, tendemos a responder a primeira pergunta com a

seguinte resposta: ah, é claro que quero entregar uma apresentação com o

mais alto nível de qualidade. Todos nós temos senso de competitividade e de

orgulho do que fazemos, em algum nível, e gostaríamos de entregar o “trabalho

perfeito” sempre, por assim dizer. Porém, nem sempre dispomos de tempo e

recursos para isso, dessa forma, dentro do que nós temos, qual o melhor

trabalho a se fazer?

Imagine que você faz parte da equipe de projeto de um carro popular

qualquer, um Palio, por exemplo, e você tem que apresentar um projeto para o

ano seguinte. Até que ponto você consegue melhorar um Palio sem que ele

deixe de ser um Palio?

O que eu quero dizer é que antes de sair por aí aprendendo mil técnicas

e artifícios, se inscrevendo em cursos de flash, designer, fotografia, ou

qualquer outra coisa, você deve agir com coerência e pensar sobre o que você

realmente espera daquela apresentação, se você gastou 50 horas

desenvolvendo o projeto, não faz sentido algum que gaste outras 50 na

produção da apresentação. Mas se, por outro lado, o que você vai apresentar

é o projeto de uma vida, aquele no qual você trabalhou por anos e anos a fio e

finalmente terá a oportunidade de apresentá-lo, nesse caso, não poupe

esforços, vá até onde suas forças permitirem. Mas, lembre-se sempre: o

conteúdo deve sempre se sobrepor à forma, não adianta fazer uma produção

extraordinária para vender um produto de baixa qualidade.

Além das restrições que normalmente são impostas pelo meio, o

palestrante deve-se auto-impor na produção do material de apoio mais três

restrições, quais sejam: Simplicidade, Clareza e Objetividade. Na verdade uma

complementa a outra. Então, mais vale, em prol da boa apresentação, tirar

slides que não dizem nada, do que deixá-los, em nome da ânsia de demonstrar

o seu vasto conhecimento sobre o assunto, mas não enraizá-los na mente das

pessoas. O público não está ali para ver o quanto você sabe sobre

determinado assunto, está ali para sair com a clara idéia de que ele momento

agregou algo a mais em suas vidas.

2.2.DEFINIÇÃO DO TEMA E DOS ARGUMENTOS

Esta é a etapa mais importante, aqui serão definidos o objetivo principal

e os objetivos intermediários da apresentação, nessa fase respondemos a duas

perguntas essenciais:

1. Qual é a idéia central que deverá ficar gravada na mente do

público?

2. Que Cenário eu quero que o público perceba em torno dessa

idéia central?

Uma vez respondidas essas duas perguntas, agora é hora de pensar em

como esses objetivos serão alcançados, é a vez de pensar nos argumentos

que utilizaremos para convencer o público do ponto de vista em questão.

Uma dica para esse começo é pensar em você como platéia, que tipo de

argumentos costumam te convencer de alguma coisa? O que te sensibiliza?

Melhor ainda, se o assunto é a apresentação de um produto, por exemplo,

quais consumidores assíduos desse produto você conhece? Qual o perfil

deles? Por que eles compram o produto em questão?

A idéia central, no decorrer da apresentação, de ser trazida à tona, de

tempos em tempos, como uma repetição sutil. Por exemplo, se você está

produzindo um trabalho sobre a má alimentação da população mundial nos

dias de hoje, a cada três ou quatro slides essa mensagem deve ser repetida,

seja por alguma imagem que faça o público criar a associação, seja pela

narrativa do orador. O elemento da Repetição ajuda a fixar a idéia na mente

das pessoas.

2.3.ELABORAÇÃO DO ROTEIRO

Creio que existam inúmeras formas de se elaborar um roteiro de

apresentação. Porém, três formas aparecem em destaque como as mais

utilizadas pela maioria das pessoas, as quais defino da seguinte forma:

TRADICIONAL (ACADÊMICA) – É a apresentação no seu

formato primário, tal qual aprendemos nas escolas e

universidades, onde fazemos um trabalho inicial em texto

(monografias, relatórios de viagem, trabalhos escolares, etc) e a

partir dessa concepção original, desenvolve-se a apresentação.

BRAINSTORMING – Essa ferramenta muito utilizada no campo

da publicidade também possui papel de destaque na elaboração

de um roteiro de apresentação. Nesse sistema, o apresentador

coloca todas as idéias que lhe vêm à mente em torno do tema em

um papel, destacando as palavras chaves, para só depois

ordená-las e elaborar o material em Power Point.

DIRETA – Consiste em imaginar a apresentação como um todo e

elaborar direto no Power Point, verificando as necessidades de

melhorias dentro do próprio programa. Trata-se de uma forma

mais prática, porém, requer mais habilidade do palestrante,

recorrendo à sua capacidade de visualizar a palestra sem muitos

recursos.

O autor Garr Reynolds, em seu livro “Apresentação Zen”, sugere que

nesse primeiro momento não sejam utilizados artifícios tecnológicos, uma de

suas formas de trabalho é imprimir slides em branco e tentar visualizar a

apresentação dentro daqueles slides, deixando fluir todas as idéias, sem medo

de errar. Seria um formato diferenciado de trabalhar com Brainstorming, mas

que parece bastante válido.

No processo de elaboração do roteiro, deve-se levar em conta os

atrativos da história, em que parte caberia uma pitada de humor, em que slide

é possível inserir um pouco de suspense, de emoção...

Às vezes as pessoas não inserem slides que expressam sentimentos

nas suas apresentações por medo de não parecem pessoas sérias, mas não

há nada que prove que negócios e criatividade são mutuamente exclusivos.

Sempre tenha em mente que as apresentações são feitas para pessoas,

logo, quanto mais humanidade elas transmitirem, melhor será a aceitação do

público.

2.4.ARRANJO VISUAL

O arranjo visual deve obedecer à regra da simplicidade, lembre-se

sempre que menos é mais, imagine que quanto menos informação for colocada

em cada slide, mais fácil será para a audiência absorver a mensagem.

2.4.1.FONTES E TAMANHOS DE LETRAS

Sempre utilize apenas um tipo de fonte em seus trabalhos. Dê

preferência às fontes sans serif (em francês significa “sem serifa”, ou seja, sem

os traços e prolongamentos que ocorrem no fim das hastes das letras), são

letras mais fáceis de ler em apresentações de Power Point, as melhores para

essa finalidade são Helvética, Arial e Gill Sans.

Porém, de nada adiantará utilizar letras facilmente legíveis, se o

tamanho do texto projetado estiver em miniatura. Um bom tamanho de letras a

utilizar seria 40 no tópico principal decaindo de 4 em 4 nos sub-itens,

respeitando-se um tamanho mínimo de 26. As proporções podem variar de

trabalho para trabalho, mas não deve fugir muito desses moldes.

Outro aspecto igualmente importante em relação à utilização de textos é

a quantidade de palavras presentes em cada slide. O ideal é que não se

ultrapasse de 7 linhas por slide, nem de 7 palavras por linha.

2.4.2.CORES

Os cuidados a serem tomados com a utilização das cores nas

apresentações são relativamente simples e fáceis de memorizar.

Condene veemente, sem medo de errar, todo e qualquer excesso.

Cuidado para não fazer de cada slide um bloco de carnaval;

Nas letras, procure utilizar sempre apenas uma cor. Caso precise

destacar uma letra ou um conjunto de letras, utilize outra cor,

preferencialmente no mesmo tom. Nunca utilize mais de três

cores.

As cores frias (cinza, azul, verde, etc) caem muito bem como

plano de fundo, já as cores quentes (amarelo, laranja, vermelho,

etc) funcionam melhor para os objetos de primeiro plano, como as

letras por exemplo.

Para ambientes escuros, recomenda-se a utilização de fundo

escuro (azul ou cinza) com letras claras, já para ambientes claros,

a utilização de fundo claro com letras escuras fornece uma

visualização melhor.

2.4.3.FIGURAS E VÍDEOS

As figuras utilizadas na apresentação devem ter boa definição, de modo

que durante a projeção não apresentem distorções ou falhas. Clip-Arts devem

ser evitados por uma razão muito simples, viraram lugar comum e “comum” é

tudo o que a sua apresentação não deve ser, você poderá até lançar mão de

algum deles vez ou outra, mas, para uma apresentação mais profissional, o

ideal é utilizar figuras que a platéia não tenha acesso fácil ou não visualize com

freqüência, lembre-se que o fator surpresa está presente nas pequenas coisas.

Em substituição ao Clip-Art, uma boa solução é utilizar fotografias

próprias ou imagens retiradas da internet (respeitando-se os direitos autorais),

alguns sites disponibilizam fotografias gratuitas ou a baixos custos. Além disso,

lembre-se sempre de tomar cuidado com a resolução das imagens, nunca

amplie em seu slide imagens de baixa resolução, o resultado poderá ser

desastroso.

Algumas imagens são necessárias, mas possuem papel secundário no

slide, nesses casos pode ser interessante utilizar atributos de transparência ou

a utilização de imagens desfocadas, com o auxílio do photoshop. Caso a

imagem seja o componente principal do slide (a foto de um produto ou algo que

tenha papel importante no tema em questão), deve-se utilizar pouco texto, ou

se possível nenhum, para que a análise da platéia esteja focada no produto e

não se dispersa por elementos de distração.

2.4.4.ARTE E DESIGN

Essa etapa traz técnicas de publicidade e design à nossa apresentação.

Dois detalhes interessantes podem trazer uma nova visualização à sua

apresentação. Primeiro, os olhos das figuras humanas fixados no texto ou

gráfico presente na tela, quando houver, guiam os olhos das pessoas para o

elemento além da figura, o que diminui o tempo de dispersão das pessoas na

exibição do slide. Segundo, a proporção para aproveitamento do espaço no

slide, se você imaginar o slide dividido em 9 retângulos, como um jogo da

velha, os cruzamentos das linhas são pontos nobres dos slides e, segundo

pesquisas apontam, o primeiro lugar para onde as pessoas olham, as figuras e

textos devem ocupar preferencialmente esses espaços.

Outro aspecto importante para ter em mente é sobre a utilização de

espaços vazios (ou espaços negativos, como dizem os designers). Espaços

vazios no slide não são sinônimos de slides pobres, há uma grande diferença

entre ser simples e ser simplório. Leo Babauta, em seu livro “Quanto menos,

melhor”, diz que não conseguimos nos dedicar a muitas coisas de cada vez,

quando o fazemos ficamos na média e não nos diferenciamos, acabamos por

não fazer algo verdadeiramente grande. A sua platéia também não conseguirá

prestar atenção a muitas coisas ao mesmo tempo. O que pode ser eliminado

da sua apresentação? Tudo aquilo que não fizer falta, tudo o que não agrega

valor algum a idéia central, além dos excessos que poderão fazer parte de uma

apostila ou resumo, por exemplo. Apresentações devem ser simples, não são

documentos e não devem fazer sentido algum sem a sua presença.

2.4.5.GRÁFICOS

Tenha em mente que para cada finalidade existe um gráfico específico

para causar mais impacto na visualização.

Gráfico tipo Pizza: Ideal para porcentagens, não deve ter mais do

que seis fatias. O ideal é contrastar com uma cor fora do tom das

demais e/ou destacar a informação principal.

Gráfico tipo Barra Vertical (Coluna): Exibe mudanças ao longo do

tempo, não deve apresentar mais que seis barras.

Gráfico tipo Barra Horizontal: É um gráfico comparativo de

quantidades, também não deve apresentar mais do que seis

barras.

Gráfico tipo Linha: Deve ser utilizado para mostrar tendências de

comportamento ao longo do tempo.

Como em todo trabalho, aqui também os aspectos de simplificação

devem ser utilizados. Por exemplo, se a tabela base para a apresentação traz

vinte dados diferentes, como uma comparação de renda per capita de vinte

países, se o objetivo é apresentar a renda per capita dos brasileiros, não vou

colocar os vinte países no gráfico, é informação demais para ser lembrada, é

mais interessante optar por colocar apenas os dados do Brasil, de um país do

primeiro mundo, um membro do BRIC, um da América do Sul e a média,

certamente esse comparativo será suficiente para que a platéia possa enxergar

com clareza o Brasil em relação ao todo.

Gráficos 3D também não devem ser utilizados, possuem mais pontos de

distração e não costumam apresentar a informação com clareza.

3. TEMPOS MODERNOS

Atualmente, a Oratória Tradicional tem presença predominante no

campo das apresentações em geral. Porém, novas formas de apresentação

têm sido vistas com freqüência mundo afora e no Brasil. A presente apostila

trata de apresentações essencialmente tradicionais, com pequenas pitadas do

movimento moderno. Mas nada impede de incluir um breve comentário do que

poderá ser mais freqüente nos próximos anos no campo da Oratória.

3.1.PALESTRAS MOTIVACIONAIS

As palestras motivacionais, de modo geral, têm um ponto em comum:

fazer com que o público deixe de ser mero expectador e participe ativamente

da apresentação.

Nesse tipo de palestra, quase tudo que foi apresentado aqui pode ser

deixado absolutamente de lado, o intuito é não ter regras, mas apenas um

único objetivo: interagir com a platéia.

Mas aqui são palestras de temas bem específicos, que não se aplicam a

todos os tipos de apresentação. Trata-se de um modelo que atende bem

àquilo que se propõe, mas pouco contribui para outros tipos de apresentações,

a não ser pelo entusiasmo sempre presente e pelo notório envolvimento do

público.

3.2.PECHA-KUCHA

A palavra Pecha-Kucha em japonês significa tagarela. Trata-se de um

movimento com moldes bem definidos criado em 2003 pelos arquitetos Mark

Dytham e Astrid Klein.

O modelo é bem simples, é uma noite de apresentações em que cada

participante constrói uma apresentação com 20 slides e cada slide fica na tela

por 20 segundos, totalizando 6 minutos e 40 segundos. O apresentador não

tem mouse nem nada do gênero, a apresentação passa automaticamente e ele

precisa construir a sua história da forma mais sincronizada possível, acabado o

tempo, ele sai do palco e não fala mais nada, de forma que a sua história

precisa ser contada naquele período de tempo e nenhum minuto a mais, nem a

menos.

Esse tipo de apresentação está presente em mais de 80 cidades. Traz

um novo conceito para as apresentações e estimula a criatividade dos

participantes explorando um sistema de restrições (o formato engessado de

20x20).

É um sistema que dá margem para adaptação dos moldes em outros

âmbitos, como as reuniões de equipe, onde se deseja ouvir a opinião de todos,

o líder pode passar alguns slides no formato que lhe for mais confortável,

10x20, 10x10 ou qualquer outro e ficar com bastante tempo para discutir com a

equipe o que acabou de ser apresentado.

Este conceito se aplica bem a qualquer reunião ou palestra em que se

deseja utilizar o mínimo de tempo possível para apresentação e o máximo de

tempo possível para discussão.

3.3.SLIDES INTERATIVOS

Apresentações de grandes palestrantes estão trazendo, cada vez mais,

elementos de interatividade entre o Power-Point e o palestrante. Esse tipo de

apresentação requer uma disponibilidade bem maior de recursos e

treinamento. É possível ver hoje em dia o apresentador cabecear uma bola

que surge do Power point como se fosse um descanso de tela e marcar um gol,

ou simplesmente conversar com o programa e até xingá-lo e ser xingado de

volta. Essas apresentações costumam envolver de forma surpreendente a

platéia, porém, exigem um sincronismo perfeito, caso contrário, também

poderão representar um enorme fiasco.

O fato é que tudo que vemos pela primeira vez nos atinge, fica fixado em

nossa mente por mais tempo e é esse elemento surpresa que tem sido

buscado pelos apresentadores para cada vez mais encantar suas platéias.

4. CONCLUSÃO

Fazer apresentações encantadoras em Power Point é algo que depende

muito mais da criatividade do que da técnica. Apresentar é contar uma história

e o Power Point é o elemento gráfico dessa história, representa o desenho de

uma história em quadrinhos ou o cenário de um filme e para que funcione com

qualidade deve estar em perfeito sincronismo com o palestrante, deve

complementar as suas idéias para que a mensagem passada para o público

seja o mais nítida possível.

Unindo harmonicamente texto e cenário, utilizando-se das técnicas

mencionadas, a apresentação terá tudo para ficar na mente das pessoas por

muito tempo.

5. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

http://www.colaborativo.org

http://www.efetividade.net

http://www.microsoft.com

http://www.logsense.com

http://www.nexocorporativo.com.br

http://www.pecha-kucha.org

Livro: Apresentação Zen – Garr Reynolds

Livro: Quanto Menos, Melhor – Leo Babauta

Livro: A Farsa da Boa Preguiça – Ariano Suassuna

Notas de aula do curso de Oratória