20110924 Apostila Excel

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1Autor: Alex Borges [email protected]

CESUCA FACULDADE INEDI

Excel® Avançado

Aula em 24/09/2011

Instrutor: Alex

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Lição 1 – Usando PROCV com chaves de procura compostaNão são raras às vezes em que necessitamos realizar uma procura em uma lista de dados, onde a referência é uma

chave composta por dois ou mais valores. Exemplo: localizar o saldo de item X na filial Y.

Para contemplar essa situação precisamos criar uma chave de procura composta. Vamos ver como...

1º passo – Inserir coluna e criar a chave de procuraPosicione o cursor sobre a coluna “A” e insira uma coluna. Chame essa coluna de “Chave”.

Após, em “A6” concatene o conteúdo de B6 e C6, criando assim nossa chave única de procura (Filial e Código).

Dica: para concatenar pode ser usado a fórmula =CONCATENAR(texto1;texto2;...), ou =texto1&texto2...

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2º passo – Crie uma nova planilha “Consulta Estoque”, conforme modelo.

Gostaríamos que, após digitarmos a filial e o código do produto, queremos que nos retorne as devidas informações.

Observem a lógica implementada.

Faça o mesmo para o campo valor, depois crie a fórmula para o valor médio.

Lição 2 – Destacando valores que atendam uma condição, utilizando FORMATAÇÃO

CONDICIONALAgora precisamos diferenciar visualmente os registros da planilha “Estoques” onde a data de última movimentação seja

menor que uma determinada data. Por exemplo, podemos usar esse recurso para criar um relatório com os itens nãomovimentados a mais de 180 dias;

1º passo – Selecionar as células que serão formatadas

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2º passo – Na aba “Página Inicial” localize a opção “Formatação Condicional”

É possível criar fórmulas para utilizar a formatação condicional, como mostrado.

Já existem vários formatos predefinidos, mais ainda é possível personalizar.

Lição 3 – Criando uma lista zebrada usando FORMATAÇÃO CONDICIONALPara exemplificar o que podemos fazer usando FORMATAÇÃO CONDICIONAL, aplicaremos um efeito zebrado na nossa

planilha “Estoques”.

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1º passo – Selecione o intervalo de células que receberá a formatação condicional

2º passo – Na aba “Página Inicial” localize a opção “Formatação Condicional”

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Devemos primeiro definir o Tipo de Regra de formatação. No nosso caso usaremos uma fórmula, então temos que

escolher o tipo adequado:

Ao selecionar essa opção temos que informar qual fórmula o Excel ® deve usar para formatar as células. Usaremos uma

combinação de MOD e LIN, a saber:

MOD = Retorna o resto de uma divisão após esse número ser dividido pelo seu divisor.

MOD(Número;Divisor) 

LIN = Retorna o número da linha de uma referência, se referência for vazia, retorna o número da linha

atual. LIN(referência) 

Entendendo a lógica:

A função LIN() vai nos dar o número da linha atual, ou seja, se estiver na célula “A6”, o valor será 6. Já MOD(6;2), faz o

seguinte cálculo:

Avaliando o resultado (passo-a-passo): MOD(LIN();2)=0

MOD(6;2)=0

0=0 então o resultado é VERDADEIRO 

Definida o fórmula, agora temos escolher a formatação desejada. Aqui podemos usar a criatividade...

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Lição 4 – Testando alguma condição com o uso da função SE, E e OUA função SE é utilizada para testar alguma condição. Exemplo, pagaremos comissão de 5% se o vendedor vender mais

que 1000, senão a comissão será de 3%;

Na célula “A1” temos o total de vendas do vendedor

Primeiro testamos a condição, ou seja, se A1 for maior que 1000. Depois vem o primeiro “;” é a ação se a condição for

verdadeira. Logo após vem o segundo “;”, para a ação se a condição for falsa.

Para [valor_se_verdadeiro] e [valor_se_falso], pode-se usar outras fórmulas, texto ou até mesmo outra condição

(chamado de condição encadeada).

Exemplo usando a função OU junto com a função SEA função OU retorna verdadeiro se qualquer condição testada for verdadeira.

Vamos implementar a seguinte condição na planilha “Vendas Comissão”: para as filiais RS ou SP a comissão será de 10%,

para as demais será de 8%.

Prestem atenção nos parênteses e ponto e vírgula, para VERDADEIRO servem os valores “RS” e “SP”, já os demais serão

FALSOS.

Exemplo usando a função E junto com a função SEA função E retorna verdadeiro somente se todas as condições testadas forem verdadeiras.

Na planilha de “Consulta Estoques” vamos construir a seguinte condição: fazer a procura dos dados somente se a filial e

o código não estiverem em branco (<>””)

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Prestem atenção nos parênteses e ponto e vírgula, só será VERDADEIRO se B4 e B5 estiverem com alguma informação.

Implemente também uma condição para cálculo do valor médio somente se a quantidade for <>””.

Lição 5 – Tabela DinâmicaTrabalhar com grandes massas de dados, pode ser uma tarefa árdua. O Excel ® disponibiliza uma ferramenta poderosa

para facilitar nossa vida. Essa ferramenta é chamada de Tabela Dinâmica.

Imaginem a seguinte situação: Nosso cadastro de funcionários tem 238 registros, e necessitamos criar um relatório

onde seja possível escolher o centro de custo e sejam listados todos os funcionários, data de admissão e valor de

salário. Como fazer isso de maneira rápida e segura?

Antes de prosseguir é importante conhecer as quatro áreas de uma tabela dinâmica:

A – Filtros do relatório: nesta área ficam todas as opções de filtro da tabela.

B – Rótulos de Coluna: é o local onde são localizados todos os rótulos das colunas. Exemplo: Janeiro, Fevereiro, etc...

C – Rótulos de Linha: aqui ficam as informações das linhas. Exemplo: os nomes dos funcionários.

D – Valores: aqui ficam os valores. Pode-se usar várias funções como soma, contagem, etc...

1º passo – Posicionar o seletor no intervalo com os dados

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2º passo – Na aba “Inserir” localize a opção “Tabela Dinâmica”

O Excel® selecionará automaticamente o intervalo com os dados, caso isso não aconteça, faça a seleção manualmente.

É dada duas opções de destino para a tabela dinâmica, em uma nova planilha ou na planilha existente. Usaremos a

primeira opção.

Na próxima etapa começaremos a desenhar nossa tabela, colocando os campos em seus devidos lugares.

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Como nosso relatório tem que dar a opção de filtrar por centro de custo, então devemos arrastar o campo para a área

Continuando com o processo de montagem, agora temos que arrastar os campos Primeiro Nome e Data de Admissão 

para a área

Por último arraste o campo Salário para a área

Olhem como ficou nossa tabela:

Observem outras opções de formatação:

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Exercícios:Criando um boletim escolar:

Agora crie uma verificação para o campo situação onde se a média for menor que 6, o aluno está reprovado, neste caso

deve aparecer a mensagem “Reprovado”. Caso contrário o aluno foi aprovado, deve aparecer a mensagem “Aprovado”

e o campo deve ficar na cor VERDE.