2326-8575-1-PB

Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 49-63, n. 7, 2011 49

Gesto do conhecimento secretarial e suas implicaes para a organizao

Caroline de Ftima Matiello Vaz* Daniela Giareta Durante**

IntroduoEstrategicamente, as empresas tm

investido na gesto do conhecimento produzido em seu interior, considerando-o seu principal recurso, logo, processo potencializador do negcio. Assim, im-prescindvel que o secretrio executivo, atuante na gesto organizacional, tenha pleno conhecimento do que est gerindo, como faz e por que faz.

Gerenciar o conhecimento um dos desafios do secretrio executivo no mun-do moderno, configurando-se como um diferencial competitivo no mercado de trabalho. Diariamente circulam muitas informaes, sendo necessrio filtr-las, tirar sua essncia e fazer proveito do conhecimento que trazem.

Nesse contexto, surgem inmeras dvidas sobre como ocorre o processo de gesto do conhecimento secretarial, le-vando aos seguintes apontamentos: Por que importante gerir o conhecimento secretarial? Que conhecimentos so geridos pelos secretrios executivos nas empresas? De que forma gerenciam tais conhecimentos? H o compartilhamento

ResumoEste estudo tem por objetivo compreen-der a gesto do conhecimento secretarial atravs das prticas adotadas em uma empresa de pequeno porte no ramo de logstica inteligente, situada no norte do Rio Grande do Sul. Tal abordagem se faz necessria, no sentido de analisar quais conhecimentos so geridos pelo secret-rio executivo, se existe o registro e com-partilhamento dos mesmos e suas impli-caes para a organizao. A pesquisa foi realizada por meio de um estudo de caso nico e os dados foram coletados a partir de entrevista semiestruturada. A anlise de contedo foi a tcnica ado-tada para a interpretao dos dados. O estudo revelou que a gesto do conhe-cimento secretarial uma realidade nas organizaes e repercute diretamente no desenvolvimento organizacional. Assim, o principal desafio da gesto do conhe-cimento secretarial sua consolidao e a constante qualificao dos secretrios executivos.

Palavras-chave: Secretrio executivo. Gesto do conhecimento. Atuao secre-tarial.

* Bacharela em Secretariado Executivo, acadmica do curso de especializao em Assessoria Executiva. - Universidade de Passo Fundo. E-mail: [email protected]

** Mestra em Desenvolvimento, Especialista em Pedagogia Empresarial e em Gesto Secretarial, bacharela em Secretariado Executivo. Universidade de Passo Fundo. E-mail: [email protected]

50 Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 49-63, n. 7, 2011

e registro dos conhecimentos produzidos no mbito secretarial? Quais as tecno-logias utilizadas nesse processo? Qual a interferncia no todo organizacional?

Com base nessas questes, este artigo visa compreender o processo de gesto do conhecimento secretarial, analisando como os conhecimentos so geridos pelo secretrio executivo e suas implicaes empresa. Para a profisso secretarial imprescindvel identificar os conhecimentos geridos pelos profis-sionais, observar onde so registrados e se existe o compartilhamento desses conhecimentos.

O interesse em estudar a gesto do conhecimento na tica secretarial surge da necessidade de um novo olhar sobre os conhecimentos produzidos pelos secretrios. At ento, poucos estudos foram realizados com essa abordagem, percebendo-se a necessidade de mais estudos empricos, para que se possa observar e registrar o que acontece na prtica, possibilitando um conhecimento mais amplo da rea.

O presente texto est estruturado em cinco tpicos, sendo o primeiro esta introduo. Na sequncia, apresenta-se o quadro terico discorrendo acerca do conhecimento nas organizaes, a gesto do conhecimento secretarial e as tecnologias aliadas no compartilhamento e armazenagem do conhecimento. Em seguida, so descritos os procedimentos metodolgicos, o caso investigado, a interpretao dos dados empricos, con-cluses e referncias.

Referencial tericoNeste tpico apresentam-se os con-

ceitos e referenciais tericos que em-basam o estudo. Discorre-se acerca da criao e gesto do conhecimento nas organizaes, bem como da gesto do conhecimento secretarial. Tambm tratado sobre tecnologias utilizadas para o registro e compartilhamento do conhecimento nas organizaes a fim de elucidar o objetivo proposto: compreen-der o processo de gesto do conhecimento secretarial, analisando como os conhe-cimentos so geridos pelo secretrio executivo e suas implicaes empresa.

O conhecimento nas organizaes

A criao de conhecimento orga-nizacional considerada, atualmente, um aspecto primordial e competitivo no mundo globalizado. As empresas que criam e gerenciam seus conhecimentos tm se destacado no mercado e os profis-sionais que fazem parte desse processo tornam-se diferenciais importantes no cenrio atual.

Investir em conhecimento pode nos parecer um tanto abstrato, afinal, num primeiro momento no algo materia-lizado. No entanto, tem se tornado uma meta nas organizaes modernas e ob-jeto de estudo de muitos pesquisadores, baseando-se em filsofos antigos, que j em seus pioneiros estudos observaram essa necessidade.

Ao longo dos anos, o conhecimento teve mudanas em seu significado, pas-sando a ser visto como recurso chave


pessoal e como econmico, ou seja, o conhecimento hoje o nico recurso com significado (DRUCKER, 1993, p. 21).

Hoje, o valor criado pela produti-vidade e pela inovao, que so apli-caes do conhecimento ao trabalho. Os trabalhadores do conhecimento so os principais grupos da sociedade do conhe-cimento, representados por executivos que sabem como alocar conhecimento para usos produtivos, profissionais do conhecimento e empregados do conheci-mento (DRUCKER, 1993, p. XVI).

E to importante esse recurso que vem sendo tratado como algo primordial para a sobrevivncia das organizaes. Davenport e Prusak (2003, p. 14) des-tacam que reconhecer o conhecimento como um ativo corporativo algo novo, o que remete ao entendimento da ne-cessidade de geri-lo e cerc-lo do mesmo cuidado dedicado obteno de valor de outros ativos mais tangveis. A neces-sidade de extrair o mximo de valor do conhecimento organizacional maior agora do que no passado.

Nonaka e Takeuchi (1997, p. 1) entendem por criao de conhecimento organizacional a capacidade de uma empresa de criar novo conhecimento, difundi-lo na organizao como um todo e incorpor-lo a produtos, servios e sistemas. Analisando essa afirmao, podemos assinalar que tudo que nos rodeia vem de um processo de conheci-mento, avaliado, incorporado e colocado em prtica.

Os conceitos levam compreenso de que a capacidade da empresa em criar e gerenciar o conhecimento, na verdade, algo que parte de um meio individual, pois depende das pessoas que atuam na organizao, as quais so as respons-veis pelo trabalho, pelas informaes, pelos conhecimentos produzidos e disse-minados na empresa. E entre essas pes-soas visualizamos o secretrio executivo como agente do conhecimento produzido na sua prpria rea de atuao.

Nesse processo fundamental esta-belecer distines entre dado, informa-o e conhecimento. Davenport e Prusak (1998) fazem a seguinte diferenciao:

Dado Informao ConhecimentoSimples observaes sobre o estado do mundo-Facilmente estruturado-Facilmente obtido por mquinas-Frequentemente quantificado-Facilmente transfervel

Dados dotados de relevncia e propsito-Requer unidade de anlise-Exige consenso em relao ao significado-Exige necessariamente a mediao humana

Informao valiosa da mente humana. Inclui reflexo, sntese, contexto-De difcil estruturao-De difcil captura por mquinas-Frequentemente tcito-De difcil transferncia

Fonte: Davenport e Prusak (1998, p. 18).

Quadro 1 - Diferenas entre dado, informao e conhecimento


Desse modo, o conhecimento a informao com maior consistncia e necessita do saber humano para ter significado, ou seja, precisa ser assi-milado, compreendido e direcionado. O dado por si s no tem valor algum para a empresa, depende do valor que lhe agregado pelo sujeito, o significado. Por isso, o mesmo dado pode ser visualizado por diferentes pessoas da empresa e ad-quirir sentidos antagnicos, de grande a pequena importncia. nesse momento que o profissional capacitado, consciente do seu papel, far diferena justamente por fazer melhor uso dos dados e infor-maes.

Na opinio de Davenport e Prusak (2003, p. 130), os secretrios, gerentes de planejamento, analistas de negcios, engenheiros de projeto e produo, pro-fissionais de marketing e de suporte administrativo so os mais importantes gerentes do conhecimento, pois precisam criar, compartilhar, pesquisar e usar o conhecimento em sua rotina diria.

Assim, nesse meio de criao e geren-ciamento de conhecimentos, o secretrio executivo precisa entender a complexi-dade de sua funo e, com sua atuao, consolidar seu papel como gestor do conhecimento secretarial.

Gesto do conhecimento secretarial

Entender como so geridos os co-nhecimentos produzidos no mbito secretarial tem sido o desafio de muitos pesquisadores ligados rea, no sentido de apresentar conceitos inditos sobre o saber em secretariado. Nonato Jnior

(2009, p. 151), em seus estudos sobre a demarcao do campo cientfico do secre-tariado, destaca as cincias da assessoria como responsveis pelo lanamento de dispositivos para entender como fun-ciona o conhecimento em secretariado, bem como sua estrutura e caminhos de produo terica, os quais muitas vezes esto ocultos nos processos de conheci-mento secretarial.

Por ser uma rea em plena ascenso e necessitar de estudos cientficos publi-cados a seu respeito, o secretariado vem despontando com inmeros conhecimen-tos, talvez a maioria presente somente no cotidiano do trabalho, sem ainda terem sido explorados e registrados.

Vrios intelectuais do secretariado investigaram ao longo dos ltimos anos o fazer das assessorias sob o vis da pesquisa acadmica aplicada, ou seja, estudos que refletem sobre as prticas de secretariado nos domnios de asses-soria gerencial, comunicao, documen-tao, gesto da informao secretarial, tecnologias secretariais, entre outras abordagens, as quais possibilitaram a percepo de que h muito conhecimento para ser estudado no domnio do secre-tariado executivo (NONATO JNIOR, 2009, p. 34-35).

Por consequncia, se h muito conhe-cimento a ser estudado, sinal de que o secretrio executivo tem seus prprios conhecimentos para gerir e comparti-lhar, configurando-se como gestor do conhecimento produzido em sua rea de atuao. E entre esses conhecimentos destacam-se as prticas secretariais, organizao, planejamento e execuo de eventos, informtica e tecnologias,


idiomas, marketing, liderana, finanas, psicologia, comrcio exterior, economia, gesto de documentos, gesto de equipes, etiqueta, assessoria a variados setores, legislao e inmeras outras que fazem parte da rotina secretarial e so geridos pelo secretrio executivo, que, alm de saber como atuar, agrega valor aos processos, tornando-os conhecimentos secretariais.

Neiva e DElia (2009, p. 29) desta-cam o perfil do profissional secretrio no mundo globalizado, funcionando como elo entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, gerenciando informaes e administrando processos de trabalho.

Na mesma linha, Rodighero e Grzy-bovski (2009, p. 160) descrevem que o papel do secretrio executivo est sendo revisto constantemente, visto que o pro-fissional est diretamente envolvido nos processos de gesto da empresa, atuando em cargos de assessoria, direo, gern-cia, superviso ou como encarregado ad-ministrativo de secretarias. Mata (2009, p. 222) complementa que, independente-mente do setor em que atue, o secretrio executivo est sempre ao lado do poder decisrio, mesclando competncias tcni-cas e comportamentais, reunindo o fazer e o assessorar, escolhendo ferramentas tecnolgicas, administrando conflitos e acompanhando objetivos.

Tantas habilidades e competncias possibilitam ao secretrio executivo uma maior autonomia no que tange ao gerenciamento dos conhecimentos cria-dos e utilizados em seu trabalho, aspecto que depender, em parte, da empresa, ao disponibilizar os meios necessrios,

porm a responsabilidade maior do profissional, no sentido de qualificar-se para que seja propriamente o gestor do conhecimento secretarial.

Nonato Jnior (2009) destaca que o secretrio executivo necessita configurar alguns comportamentos enquanto gestor de conhecimento secretarial, tais como:

Compreender a histria e o desenvol-vimento do pensamento cientfico;

Conhecer o processo histrico e epistemolgico de fundao e atu-ao de sua rea de conhecimento;

Refletir sobre os paradigmas das cincias sociais na atualidade, suas fronteiras, limites e demandas;

Pensar a assessoria enquanto ati-vidade geradora de conhecimentos complexos;

Indagar sobre as condies de possibilidade de aplicao do co-nhecimento secretarial, bem como suas condies de gesto;

Relacionar conceitos de Informa-o, Tecnologia, Educao, Cincia e Filosofia com as demandas do fazer e o saber do Secretariado na atualidade (NONATO JNIOR, 2009, p. 240).

Nessa perspectiva, observamos que o secretrio precisa, inicialmente, saber o que envolve o conhecimento da rea em que atua, no caso a secretarial, para ento incorporar o perfil de gestor deste conhecimento. Em especial, esse profis-sional precisa visualizar as condies de aplicabilidade de seus conhecimentos e torn-las transparentes organizao.

Davenport e Prusak (2003, p. 139) citam, entre outras responsabilidades de um diretor do conhecimento, a de


construir uma cultura do conhecimento, criar uma infraestrutura para a gesto do conhecimento e tornar a atividade economicamente compensadora.

Diante dessas responsabilidades, o secretrio executivo, como diretor do conhecimento secretarial, buscar evi-denciar como e quanto a empresa pode ganhar com o gerenciamento e a aplica-bilidade dos conhecimentos secretariais, pois somente assim conseguir mostrar a importncia que a gesto do conhecimen-to secretarial tem para a organizao.

Tecnologias aliadas no compartilhamento

e armazenagem do conhecimento

O conhecimento produzido represen-ta significado para a organizao, o qual pode se configurar como resposta para algum problema ou, at mesmo, como os passos para determinada ao. Para isso, os conhecimentos produzidos neces-sitam ser avaliados, tendo por objetivo analisar suas condies de utilizao e, caso no ofeream possibilidades de uso, ser descartados.

Para Terra (2005, p. 2) a gesto do co-nhecimento exige certo grau de sofistica-o intelectual, empatia verdadeira para envolver os colaboradores e capacidade de abstrao para entender a natureza do conhecimento que se pretende gerir, compreendendo quais ferramentas, mtodos e processos sero mais eficazes para estimular seu desenvolvimento, compartilhamento e proteo.

Dessa maneira, preciso que o gestor do conhecimento, neste caso o secretrio

executivo, como responsvel por gerir os conhecimentos secretariais, tenha em mente as possibilidades de utilizao, disseminao e armazenagem dos seus conhecimentos. nesse aspecto que a organizao tem papel fundamental no sentido de disponibilizar os meios para que esse processo ocorra e, alm disso, conservar um espao onde os conheci-mentos secretariais possam ser regis-trados, compartilhados e, se possvel, aplicados.

Gerir conhecimento no algo sim-ples, porque existe na cabea das pes-soas. Por isso, o que importa so as manifestaes do conhecimento de cada pessoa, que, com suas aes e decises, agrega valor aos processos. Assim, a gesto do conhecimento ocupa-se dos processos gerenciais e da infraestrutura fsica e digital que facilitem, favoream e estimulem os processos humanos de criao, compartilhamento e uso de conhecimentos individuais e coletivos (TERRA, 2005, p. 2).

pensando nisso que muitas orga-nizaes adquirem softwares especficos para registro de conhecimentos, uma espcie de banco de dados de que os colaboradores se valem quando necessi-tam de alguma orientao. No aspecto secretarial, seria um dispositivo, virtual ou no, que mantenha registrados os conhecimentos produzidos e utilizados pelos profissionais de secretariado e que so indispensveis para o funcionamento dos processos e, at mesmo, para o de-senvolvimento da organizao.

De acordo com Terra (2005, p. 192), o uso de sistemas de informao para o compartilhamento de conhecimentos se


d por meio de vrias tecnologias, entre as quais: intranets, groupware, document management systems, data warehouses, desktop-videoconferencing, eletronic bul-letin boards, etc.

Muitos repositrios de conhecimen-tos so utilizados atualmente e, segundo Davenport e Prusak (2003, p. 158), o melhor exemplo a internet, como o meio mais amplo e fonte de conheci-mento externo. No entanto, em razo de sua amplitude, a internet pode oferecer conhecimentos que no sejam seguros.

Ainda quanto aos repositrios de co-nhecimento, Davenport e Prusak (2003) destacam trs tipos bsicos:

1 onhecimento externo (exemplo: inteligncia competitiva)

2 Conhecimento interno estru-turado (exemplo: relatrios de pesquisa, materiais e mtodos de marketing orientado para produ-tos)

3 Conhecimento interno informal (exemplo: bancos de dados de discusso repletos de know-how, tambm chamado de lies apren-didas) (DAVENPORT; PRUSAK, 2003, p. 175).

Nesse sentido, podemos observar que, conforme o tipo de conhecimento, existir uma forma para registr-lo e armazen-lo, devendo a empresa pos-sibilitar esse processo. No caso do se-cretrio executivo, o qual se apresenta como criador e gestor dos conhecimentos secretariais, precisa, em conjunto com a empresa, programar e desenvolver tec-nologias que sejam capazes de absorver e disseminar os conhecimentos, contri-buindo, assim, com o sucesso da empre-sa. Entre essas tecnologias se destacam

as planilhas eletrnicas de controle, geralmente criadas a partir do Excel, e relatrios em documentos de Word, os quais so criados por meio do sistema de informaes gerenciais, podendo ser desenvolvidos pela prpria empresa e adequados a toda organizao.

Portanto, a gesto do conhecimento secretarial um processo que requer competncias por parte do secretrio executivo, no sentido de entender como ocorrem os processos no meio em que atua, visualizando quais informaes e conhecimentos circulam, quais so signi-ficativos e, por isso, merecem ser geren-ciados, registrados e compartilhados e o que tudo isso implica para a organizao.

Procedimentos metodolgicos

O presente estudo classifica-se como exploratrio e descritivo, por ter como objetivo observar e registrar da-dos referentes ao processo de gesto do conhecimento do secretrio executivo, buscando analisar suas implicaes para a empresa. Este trabalho visa descrever a atuao desse profissional enquanto gestor do conhecimento produzido em sua rea.

Quanto ao mtodo, foi utilizado o estudo de caso. Para escolha do caso a ser investigado foram considerados alguns critrios no probabilsticos re-ferentes seleo de amostra, os quais Nakatani (2009) descreve como o tipo de amostragem em que o pesquisador faz a seleo dos elementos a que tem acesso, considerando acessibilidade ou convenincia.


Dessa forma, foi feita a busca por um profissional graduado em secretariado executivo que tivesse continuado os estudos na rea, considerando tambm sua atuao na rea secretarial. Alm disso, a acessibilidade foi um item es-sencial na seleo, primando-se por um caso existente na mesma cidade onde o estudo seria desenvolvido, ou seja, em Passo Fundo - RS, a fim de permitir, caso necessrio, observaes in loco. Assim, a escolha recaiu sobre um profissional de secretariado com ps-graduao na rea que trabalha em uma empresa do ramo de transporte rodovirio de cargas, situada em Passo Fundo, estado do Rio Grande do Sul.

Para que o estudo fosse realizado amplamente, a entrevista foi a tcnica de coleta mais eficiente, pois garante de forma completa a obteno das in-formaes. A entrevista foi realizada no dia 12 de julho de 2011 na residncia da pesquisadora, tendo a durao de 40min, entre gravao do udio e conversa infor-mal sobre o tema pesquisado. Realizada de forma semiestruturada, a entrevista abordou questes previamente formula-das, tais como:

1) Qual o ramo de atividade e abrangncia da empresa?

2) H quanto tempo atua nesta empresa?

3) Quais so as atividades que voc realiza diariamente?

4) Dentre as atividades citadas, quais considera mais importan-tes?

5) O que voc considera como co-nhecimento?

6) Quais conhecimentos so geri-dos por voc no ambiente orga-nizacional?

7) Os conhecimentos produzidos por voc so compartilhados na empresa?

8) Voc se sente incentivada a con-tribuir com seus conhecimentos dentro da empresa?

9) Que tipos de tecnologias so utilizadas para armazenagem e compartilhamento dos conheci-mentos? Tais tecnologias esto disposio de toda organizao?

10) A empresa, em algum momento, j aplicou algum conhecimento produzido ou gerido por voc no ambiente organizacional?

11) Que anlise voc faz quanto viso que a empresa tem sobre o profissional secretrio?

As questes seguiram os objetivos da investigao a fim de responder aos pro-blemas de pesquisa e foram elaboradas tendo como base o questionrio proposto por Jos Cludio C. Terra (1999) em tese defendida na Escola Politcnica da USP para obteno do ttulo de Doutor em Engenharia de Produo, tendo como intuito de analisar e conceituar prticas de gesto do conhecimento de empresas.

Quanto ao exame dos dados, aps a entrevista foi realizada a transcrio para, ento, proceder anlise qualita-tiva dos mesmos. A anlise de contedo foi a tcnica adotada para a interpre-tao dos dados. Nesse sentido, foram utilizadas unidades de registro, as quais, segundo Minayo (1994, p. 75), podem ser empregadas sob diversas modalidades. Assim, as respostas foram divididas em tpicos, conforme o assunto, conside-


rando que a ideia central a gesto do conhecimento secretarial, sua implicao para a empresa, o modo como os conheci-mentos secretariais so compartilhados e armazenados e as tecnologias utilizadas nesse processo.

Apresentao e discusso dos resultados

Descrio da empresa investigada e perfil do

entrevistado

A empresa investigada atua no ramo de transporte rodovirio de cargas e est situada em Passo Fundo, Rio Grande do Sul. A organizao, considerada de

pequeno porte, presta servios de plane-jamento, execuo, controle, transporte e movimentao de produtos e busca ser referncia nacional no segmento de transportes atravs da inovao dos processos logsticos. Abrange atualmen-te o estado do Rio Grande do Sul, mas trabalha com planos de expanso para Santa Catarina e Paran.

A empresa em que o sujeito da pes-quisa trabalha faz parte de um grupo de empresas do norte gacho iniciado em 2004, que atua tambm como cor-retora de produtos agrcolas e corretora de seguros, trabalhando com fomento mercantil e prestando, ainda, assessoria e consultoria em processos ambientais, conforme o organograma abaixo:

Figura 1 - Organograma do grupo de empresas

Os funcionrios so treinados com o objetivo de corresponder confiana depositada na empresa por meio de um planejamento especfico para o transpor-te de cada carga. Em seu quadro funcio-nal, o grupo possui vinte funcionrios e um gestor, ou seja, o scio administrador responsvel por todas as empresas do grupo. A empresa de logstica inteligente dispe de dois funcionrios efetivos, sen-do um responsvel pela rea comercial e outro, pelos setores administrativo e fi-nanceiro, ou seja, o secretrio executivo.

O profissional entrevistado, do sexo feminino, formado em Secretariado Executivo Bilngue pela Universidade de Passo Fundo e est concluindo espe-cializao em Assessoria Executiva pela mesma instituio. Possui em seu curr-culo diversos cursos de aperfeioamento, entre os quais cursos sobre tributao bsica, finanas, ICMS para transpor-tes, curso de pregoeiro e operador de licitaes, cursos especficos na rea do agronegcio e ainda realiza curso de in-gls, encontrando-se no nvel avanado.


O secretrio executivo atua no grupo de empresas h quatro anos e, na rea de transporte rodovirio, h dois anos. Ini-ciou suas funes como auxiliar adminis-trativo e atualmente registrado como encarregado administrativo, exercendo funes de administrao, finanas e especficas de secretariado.

Secretrio executivo como gestor do conhecimento

secretarial

O secretrio executivo, enquanto gestor do conhecimento produzido em sua rea, agrega muitas funes e com-petncias ao seu perfil, as quais o tornam um agente fundamental no contexto or-ganizacional. Muitos conhecimentos so criados, gerenciados e disseminados na organizao, os quais podem estar apa-rentemente visveis, ou no. Para tanto, preciso iniciar uma investigao anali-sando o que feito, como feito e por que feito no trabalho, visando ao registro e ao compartilhamento dos mesmos.

Nonato Jnior (2009, p. 93) afirma que os conhecimentos da rea secretarial crescem e se complexificam mundial-mente, gerando uma ampla demanda epistemolgica. Assim, o secretariado vem se constituindo como uma rea de conhecimento interdisciplinar e uma prtica profissional indispensvel ao su-cesso de qualquer trabalho organizado.

Nesse sentido, o secretrio executivo investigado destacou que as funes rea-lizadas por ele na empresa so inmeras, das quais algumas foram assimiladas no decorrer do trabalho, buscando conheci-mentos alm daqueles aprendidos em sua graduao.

O profissional dessa empresa realiza diariamente pagamentos, recebimentos, mantm contato com clientes e fornece-dores, faz a atualizao dos cadastros dos motoristas, agenda reunies e visitas, gerencia as informaes da empresa e de seu setor e, ainda, supervisiona o cola-borador responsvel pela rea comercial. Alm disso, alimenta o banco de dados da empresa com informaes sobre pa-gamentos, recebimentos e cadastros de clientes e fornecedores. Frequentemen-te, o secretrio executivo solicitado a realizar a anlise de novos projetos ou mecanismos, os quais so passados para fins de estudo quanto viabilidade de utilizao ou simples levantamento de informaes.

As atividades realizadas normal-mente pelo profissional no seguem um roteiro predeterminado, ou seja, so realizadas por ordem de importncia, estando o que mais urgente em pri-meiro lugar. Essa avaliao de urgncia e importncia cabe ao secretrio execu-tivo, que enfatiza Utilizo um esquema de administrao do tempo e gesto de atividades.

No que tange aos conhecimentos que o profissional gerencia no mbito organizacional, destaca a busca cons-tante por informaes ligadas ao setor de transporte rodovirio de cargas, as quais precisam ser procuradas, organi-zadas e disseminadas por ele. Conforme relato, diariamente chegam ao secretrio muitas dvidas por parte dos clientes e colegas, sendo sua responsabilidade bus-car informaes e san-las. Na busca por essas informaes, o secretrio agrega valor s mesmas transformando-as em


conhecimento. Durante (2010, p. 56) afir-ma a importncia do papel do secretrio executivo no gerenciamento das informa-es, considerando que as informaes que passam pela empresa podem ser transformadas em conhecimento, o que depende, em parte, da compreenso e direo dadas pelo secretrio.

Ao ser questionado sobre o que conhecimento, o profissional considerou ser a capacidade de pegar uma informa-o, absorv-la e modific-la, aplicando-a em diferentes reas, independente se a rea for diferente da sua formao. Tal afirmao confirmada por Davenport e Prusak (2003, p. 7) ao argumentarem que a informao s se transforma em conhecimento aps os seres humanos fazerem virtualmente todo o trabalho, ou seja, comparar as informaes iden-tificando que implicaes trazem para as decises, quais as relaes deste novo conhecimento com o conhecimento j acumulado e, pela conversao com outras pessoas, analisar o que estas pensam da informao.

Segundo o secretrio entrevistado, a empresa incentiva a criao de novos conhecimentos, motivando os funcion-rios a contribuir, oportunizando-lhes a participao em cursos e treinamentos sobre os mais diversos e atuais assun-tos relacionados rea do transporte rodovirio, administrao e finanas. O incentivo criao de conhecimento, na viso de Nonaka e Takeuchi (1997, p. 65), deve ser entendido como um pro-cesso que amplia organizacionalmente o conhecimento criado pelas pessoas, considerando-o como parte da rede de conhecimentos da organizao.

Quanto ao conhecimento produzido especificamente em mbito secretarial, a empresa tanto apoia quanto aplica tais conhecimentos na organizao. Como exemplo, o profissional de secretariado destacou um conhecimento produzido por ele e aplicado na empresa referente organizao de eventos. A empresa, ao realizar seu primeiro e maior evento, solicitou ao secretrio que organizasse todos os procedimentos que influencia-riam no planejamento, organizao e execuo desse.

Ento, o secretrio, com os conheci-mentos obtidos na graduao, criou pro-cedimentos para realizao de eventos, os quais estabelecem todos os passos, desde documentos, lista de presena, ce-rimonial, entre outros aspectos. A partir do primeiro evento, em razo do sucesso obtido com o modelo criado pelo profis-sional, a empresa adotou o mtodo e, sempre que um evento programado, ele chamado para dar novas sugestes. O mtodo tornou-se documento da empresa e adaptado a cada evento realizado, assim, o conhecimento foi disseminado e memorizado na empresa, ou seja, o que antes era conhecimento individual foi socializado e agora da organizao.

No que tange participao do secretrio na tomada de decises, o pro-fissional revelou que sua contribuio se d por meio dos conhecimentos que repassa para gerncia, como relatrios, planilhas de custos e outros documentos, influenciando diretamente na tomada de deciso do gestor. Essa prtica corrobo-rada por Rodighero e Grzybovski (2009, p. 173) ao afirmarem que o secretrio executivo, com o grande avano tecnol-


gico, exerce funes de apoio execuo de tarefas dos negcios e oferece dados processados para a tomada de decises.

Como exemplo, no caso investigado, em algumas negociaes, o gestor solicita ao secretrio que faa uma anlise por meio do estudo de relatrios e lhe repasse quanto pode ser investido em tal setor. Ao receber essa informao, o gestor a utiliza para a deciso, a qual feita geralmente em conjunto com os demais funcionrios.

Alm disso, o secretrio ressaltou que tem a liberdade de tomar decises quando a gerncia no est presente. Esse processo ocorre mediante contato com a gerncia, que pode ser via telefone ou virtual, mas o profissional tem plenas condies de analisar o processo e proce-der deciso, tendo o aval da empresa.

Conhecimentos secretariais: registro e compartilhamento

A criao de conhecimento algo im-portante, no entanto o seu registro algo fundamental para que as demais pessoas possam usufruir e agregar mais valor ao conhecimento. No caso estudado, a empresa tem a cultura de armazenar e compartilhar os conhecimentos que nascem dentro dela e tambm aqueles assimilados ao longo do processo. Essa percepo vai ao encontro do posicio-namento de Terra (2005, p. 127) ao admitir que nas organizaes onde o compartilhamento de conhecimento visto como valor fundamental as pessoas tm amplo acesso s informaes e aos conhecimentos.

O sujeito da pesquisa revelou que tem o hbito de armazenar as informa-es que considera importantes para a empresa, com vistas a transmiti-las futuramente, caso seja necessrio. Tais conhecimentos so guardados no compu-tador utilizado pelo profissional, porm o acesso amplo a toda organizao.

A empresa utiliza um sistema de ges-to de informaes especfico, denomina-do Mais Frete, que dispe de funes de controle financeiro, controle de emisso de documentos e controle de cadastros de clientes e fornecedores. Alm disso, so utilizadas frequentemente planilhas eletrnicas do Excel.

Um exemplo claro do registro e compartilhamento dos conhecimentos secretariais o mtodo de organizao de eventos citado anteriormente, que foi criado pelo secretrio executivo e a empresa registrou, mantendo-o dispo-nvel para quando for necessria sua utilizao. Cabe lembrar que o grupo de empresas tambm tem acesso a esse, no somente a empresa de transporte rodovirio.

Alm disso, as transferncias de conhecimento ocorrem diariamente por meio das conversas entre colaborado-res da empresa ou do grupo, os quais mantm contato entre eles. Davenport e Prusak (2003, p. 108) corroboram que essas transferncias cotidianas de conhecimentos fazem parte da vida or-ganizacional e so vitais para o sucesso de uma empresa.

A empresa tem por cultura realizar reunies mensais para a apresentao de resultados, discusso de assuntos administrativos e compartilhamento de


conhecimentos, como apresentao de novidades referentes ao setor. Nessas reunies, geralmente organizadas pelo secretrio executivo, os funcionrios po-dem opinar, sugerir e discutir assuntos relacionados ao cenrio atual. Alm dis-so, quando um colaborador participa de um curso ou de alguma outra formao, realizada uma reunio semanal para que repasse os conhecimentos obtidos aos demais.

Quanto aos repositrios de conhe-cimento, a empresa possui banco de dados prprio, onde so armazenados eletronicamente todos os documentos e conhecimentos da empresa e tambm uma espcie de biblioteca, com livros disposio dos colaboradores. Para Da-venport e Prusak (2003, p. 177), esses repositrios do conhecimento podem ajudar a reforar os rituais e rotinas culturais da organizao.

Existem tambm departamentos e pessoas na empresa que servem de referncia na busca por conhecimentos, como, por exemplo, o secretrio executi-vo, que dispe de toda base de conheci-mentos referentes rea administrativa, financeira e secretarial. Nesse sentido, o profissional destacou que muito so-licitado para repassar conhecimentos dessas reas sob sua responsabilidade e que o compartilhamento ocorre por contato pessoal, e-mail ou, dependendo da relevncia do assunto, so agendadas reunies.

Ao ser questionado sobre onde pro-cura os conhecimentos de que necessita e no dispe no momento que precisa, o secretrio revelou que faz buscas na internet, em pginas eletrnicas de r-

gos governamentais, em livros ou pede assessoria aos departamentos.

Outro meio de transmisso de conhe-cimentos utilizado na empresa o tele-fone, que, de forma gil e talvez no to segura, auxilie nos processos. Conforme o secretrio executivo, no contato com o gestor, utiliza geralmente o e-mail cor-porativo para transmitir relatrios, pla-nilhas e outras informaes, salientando que o contato pessoal mais frequente.

Na organizao existe um servidor que armazena de forma rpida e segura todos os conhecimentos da empresa, pois uma preocupao dos gestores manter uma estrutura confivel para guardar toda documentao e trmites da organizao. Existe tambm um setor de Tecnologia da Informao no grupo, o qual assessora as empresas e semanalmente realiza um backup do sistema para fins de segurana. Neste setor atua um profissional formado em Cincias da Computao. No entanto, o acesso ao banco de dados livre a todos os colaboradores, os quais podem fazer buscas ao sistema.

ConclusesA gesto do conhecimento secretarial

uma realidade nas organizaes. Com a complexidade das funes desempe-nhadas atualmente pelo secretrio exe-cutivo, faz-se necessrio gerir os conheci-mentos produzidos por este profissional. Tal processo vem sendo realizado nas organizaes, na medida em que o secre-trio gerencia diversos conhecimentos, de reas distintas, como por exemplo, administrao, marketing, finanas, co-


municao, documentos e vrias outras que fazem parte da rotina secretarial. O fazer e o saber do secretariado esto cada vez mais ricos de conhecimentos, os quais repercutem diretamente no desenvolvimento da organizao.

A empresa e sujeito investigados esto realizando um contnuo processo de gesto do conhecimento secretarial, visto que o secretrio o gerenciador das informaes, s quais ele agrega valor e transforma em conhecimento, ou, em caso contrrio, descarta. Os conhecimen-tos geridos pelo profissional atendem a diversas reas e ele tem grande influn-cia na tomada de decises, em virtude das informaes que avalia, direciona e torna conhecimento.

O registro e o compartilhamento dos conhecimentos secretariais existem e tm o alcance de toda organizao, a qual utiliza sistemas de gerenciamento de in-formaes prprios e orienta a produo e armazenagem de novos conhecimentos. Alguns dos conhecimentos secretariais, os de maior valor, so socializados e memorizados no ambiente laboral, tor-nando-se conhecimento a organizao.

Este caso confirma que a gesto do conhecimento secretarial est presente nas organizaes e tem relao direta com os negcios empresariais. Assim, o principal desafio da gesto do conhe-cimento secretarial sua consolidao no ambiente organizacional, bem como a constante qualificao dos secretrios executivos para que se mantenham capa-citados para criar e gerir conhecimentos significativos no ambiente de trabalho.

Secretarial knowledge management and its implications

for the organization

Abstract

This study aims to understand the sec-retarial knowledge management through the practices adopted by a small business in the field of intelligent logistics, located in the northern half of Rio Grande do Sul. Such an approach is necessary in order to analyze what knowledge is managed by the executive secretary, if there is a recording and sharing of them as well as their implications for the organization. The survey was conducted through a single case study and data were collected from semi-structured interview. The content analysis technique was adopted for the interpretation of data. The study found that the management of the secretarial knowledge is a reality in organizations and it directly implies in the organizational development. Therefore, the main chal-lenge of the secretarial knowledge man-agement is its consolidation and the ex-ecutive secretaries constant qualification.

Key words: Executive secretary. Knowl-edge management. Secretarial practice.

RefernciasDAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Lau-rence. Conhecimento empresarial: como as organizaes gerenciam o seu capital intelec-tual. Trad. de Lenke Peres. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Lau-rence. Conhecimento empresarial: como as organizaes gerenciam o seu capital intelec-tual. Rio de Janeiro: Campus, 1998.

DURANTE, Daniela Giareta. Tpicos espe-ciais em tcnicas de secretariado. Curitiba: Iesde Brasil, 2010.


DRUCKER, Peter Ferdinand. Sociedade ps-capitalista. Trad. de Nivaldo Montingelli Jr. So Paulo: Pioneira, 1993.

MATA, Magali Amorim. O papel do secretrio executivo na estrutura organizacional e na conduo das relaes humanas. In: POR-TELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMA-CHER, Alexandre Jos. Gesto secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adeptus, 2009.

MINAYO, Maria Cecilia de Souza. Pesquisa social: teoria, mtodo e criatividade. Petr-polis: Vozes, 1994.

NAKATANI, Mrcia Shizue Massukado. Mtodos e tcnicas de pesquisa. Disponvel em: . Acesso em: 18 maio 2011.

NEIVA, Edma Garcia; DELIA, Maria Elizabete Silva. As novas competncias do profissional de secretariado. 2. ed. So Paulo: IOB, 2009.

NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criao de conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinmica da inovao. Trad. de Ana Beatriz Rodrigues, Priscilla Martins Celeste. 12. ed. Rio de Ja-neiro: Elsevier, 1997.

NONATO JNIOR, Raimundo. Epistemolo-gia e teoria do conhecimento em secretariado executivo: a fundao das cincias da asses-soria. Fortaleza: Expresso Grfica, 2009.

RODIGHERO, Deise; GRZYBOVSKI, Deni-ze. Gesto do conhecimento e o profissional secretrio executivo. In: DURANTE, Daniela Giareta; FVERO, Altair Alberto (Org.). Gesto secretarial: formao e atuao pro-fissional. Passo Fundo: Ed. Universidade de Passo Fundo, 2009.

TERRA, Jos Cludio Cyrineu. Gesto do conhecimento: o grande desafio empresarial. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

2326-8575-1-PB

Documents

Transcript of 2326-8575-1-PB