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Priscila Vinci Corrêa de Oliveira UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO EMPRESARIAL Taubaté – SP 2004
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Pr i s c i l a V i n c i C o rr êa d e O l i v e i ra
UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO
EMPRESARIAL
Taubaté – SP
2004
Priscila Vinci Corrêa de Oliveira
UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO
EMPRESARIAL
Monografia apresentada para obtenção do
Certificado de Especialização em MBA Gerência
Empresarial do Departamento de Economia,
Contabilidade e Administração da Universidade
de Taubaté.
Orientador: Prof. Mestre Mario Celso de Fellipe
Taubaté – SP
2004
PRISCILA VINCI CORRÊA DE OLIVEIRA
UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO EMPRESARIAL
UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ, TAUBATÉ, SP.
Data: __________________________________________
Resultado: ______________________________________
COMISSÃO JULGADORA
Prof. Mestre Mario Celso de Fellipe (Orientador) - UNITAU
Assinatura: ____________________________________________________________
Prof. Mestre Valter João de Sousa - UNITAU
Assinatura: ____________________________________________________________
Prof. Mestre Norio Ishisaki - UNITAU
Assinatura: ____________________________________________________________
Prof. Mestre Paulo César Correa Lindgren (Suplente) - UNITAU
Assinatura: ____________________________________________________________
Dedicatória
Aos meus Pais, fonte primária de minha essência e de minha existência, que sempre confiaram em mim. Aos demais membros de minha família que constituem a base de apoio aos meus esforços e são sempre partes integrantes de minha felicidade.
Agradecimentos
Primeiramente a Deus, por dar-me a vida, a fé e a coragem na difícil e contínua
luta de viver e que ilumina meu coração para que seja um ponto de luz aos que de
mim precisam.
Ao Prof. Mestre Mario Celso de Fellipe, que aceitou prontamente o desafio da
árdua tarefa de conduzir-me, com seus ensinamentos e paciência, nesta minha
jornada, na construção de mais um pedaço de minha história. Minha eterna
gratidão.
Ao Prof. Dr. Edson Aparecida de Araújo Querido Oliveira, Coordenador e
Professor do curso que independente de ser meu Pai, foi um dos profissionais que
muito contribuiu para meu crescimento, bem como para todos os meus colegas de
turma que expressam a mesma opinião.
Este trabalho representa os esforços de muitas pessoas que, direta ou
indiretamente, muito contribuíram para a sua realização. A todos sou
imensamente grata.
Oliveira, Priscila Vinci Corrêa. Utilização de Sistemas de Informações Contábeis
no Processo de Tomada de Decisão Empresarial. 2004. 45 p. Monografia
(Especialização, MBA – Gerência Empresarial) - Departamento de Economia,
Contabilidade e Administração - ECA, Universidade de Taubaté, Taubaté.
RESUMO
Na gestão empresarial moderna as necessidades dos usuários de informações contábeis
para a tomada de decisões empresariais têm passado por mudanças substanciais e até os
próprios usuários têm mudado, portanto é correto afirmar que a função dos sistemas de
informações permanece, mas o enfoque precisa ser continuamente revisto. Um ponto
importante e complexo é identificar o que é útil ou não para o processo decisório a fim
de evitar a produção de informação irrelevante, muito comum na atualidade, dada a
multiplicidade de dados disponíveis. O objetivo deste trabalho é demonstrar como o
sistema de informação contábil é utilizado para fornecer aos usuários dos
demonstrativos financeiros as informações necessárias para a tomada de decisões
gerenciais. Pode-se realmente afirmar que os sistemas de informações contábeis devem
gerar verdadeiros mapas de navegação que nortearão os rumos a serem tomados pelos
gestores da empresa. Concluí-se que os assuntos tratados estão fortemente presentes na
realidade da função do gestor, e que é primordial pelo menos um conhecimento básico
de controladoria e sistema de informação contábil para uma bem sucedida tomada de
decisão, principalmente nas atuais grandes corporações industriais ocidentais, ainda que
as pequenas e médias empresas também podem ser beneficiadas pelo uso das
informações contábeis como ferramentas de tomada de decisões empresariais.
Palavras chave: gestão empresarial, tomada de decisão, informações contábeis, sistema de informações.
Oliveira, Priscila Vinci Corrêa. Use of Systems of Countable Information in the
Process of Taking of Enterprise Decision. 2004. 45 p. Monograph (Specialization,
MBA in Financial Management and Accountability) - Economy, Accountancy, and
Administration Department - University of Taubaté, Taubaté.
ABSTRACT
In the modern enterprise management the necessities of the users of countable
information for the taking of enterprise decisions have passed for substantial changes
and until the proper users they have moved, therefore he is correct to affirm that the
function of the systems of information remains, but the necessary approach to be
continuously I coat. An important and complex point is to identify what it is useful or
does not stop the power to decide process in order preventing the production of
irrelevant information, very common in the present time due the multiplicity of
available data. The objective of this work is to demonstrate as the system of countable
information is used to supply to the users of the financial demonstratives the necessary
information the taking of managemental decisions. It can be really affirmed that the
systems of countable information must generate true maps of navigation that will guide
the routes to be taken for the managers of the company. I concluded that the treat
subjects are strong gifts in the reality of the function of the manager, and that it is
primordial at least one basic knowledge of controladoria and system of countable
information for a successful taking of decision, mainly, in current the great occidental
industrial corporations, still that small the e average companies also can be benefited by
the use of the countable information as tool of taking of enterprise decisions.
Keywords: enterprise management, countable taking of decision, information, system of information.
SUMÁRIO
RESUMO .................................................................................................................... 6
ABSTRACT ................................................................................................................ 7
1. INTRODUÇÃO............................................................................................... 11
2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ............................................................................. 13
2.1. Controller ........................................................................................................ 15
2.2 Comparação entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial..... 16
2.3 Conceito de Accountability ............................................................................... 16
2.4 A Informação Contábil .................................................................................... 18
2.4.1 Características do Sistema de Informação ............................................... 20
2.5 Benefícios ou Ganhos em um Sistema de Informação Contábil na Gestão Empresarial............................................................................................................ 21
3. OS SUBSISTEMAS CONTÁBEIS LEGAIS E GERENCIAIS .......................... 23
3.1 Subsistema de Contabilidade Societária e Fiscal ............................................ 25
3.2 Subsistema de Controle Patrimonial............................................................... 26
3.3 Subsistema de Análise Financeira e de Balanço ............................................. 27
3.4 Subsistema de Gestão de Impostos.................................................................. 28
3.5 Subsistema de Orçamento ............................................................................... 29
3.6 Subsistema de Custo ........................................................................................ 31
3.7 Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade ...................................... 32
3.8 Subsistema de Acompanhamento do Negócio................................................. 34
4. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL –SIGE ................ 36
4.1 Benefícios ou Ganhos esperados no SIGE....................................................... 36
4.2 Contabilidade dentro do SIGE........................................................................ 38
4.3 A Informação Contábil no Processo de Tomada de Decisão Empresarial .... 39
5. CONCLUSÃO....................................................................................................... 42
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................................... 45
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Estrutura da Controladoria.......................................................................15
Figura 2 – Integração do Subsistema de Orçamento e Outros Subsistemas............31
Figura 3 - Integração do Subsistema de Custos e Outros Subsistemas....................33
Figura 4 – Abrangência e Subsistemas de um SIGE..................................................37
Figura 5 – Fluxo das Informações das Áreas Operacionais para Contabilidade....38
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Comparação entre Contabilidade Financeira e Gerencial.....................17
Quadro 2 - Sistema de Informação Contábil..............................................................23 .
11
1. INTRODUÇÃO
O trabalho tem como objetivo demonstrar como o sistema de informação contábil
é utilizado para fornecer aos usuários dos demonstrativos financeiros as informações
necessárias para a tomada de decisões. O desvendar do estudo será importante para que
administradores, gerentes e outros usuários possam conhecer as melhores alternativas de se
utilizar o sistema de informações contábeis.
As necessidades dos usuários têm passado por mudanças substanciais e até os
próprios usuários têm mudado, portanto é correto afirmar que a função dos sistemas de
informações permanece, mas o enfoque precisa ser continuamente revisto. Um ponto
importante e complexo é identificar o que é útil ou não para o processo decisório a fim de
evitar a produção de informação irrelevante.
Conhecer o modelo decisório do usuário e estar de acordo com a filosofia
gerencial da empresa também são fatores que auxiliam na produção de informação relevante e
precisa para o usuário.
Tradicionalmente a Contabilidade é conceituada, conforme GAUTIER (1966),
como “o método de identificar, mensurar e comunicar informação econômica, a fim de
permitir decisões e julgamentos adequados por parte dos usuários da informação.” Este
processo de comunicação implica o reconhecimento dos tipos de informações necessárias para
cada tipo de usuário da informação contábil e a avaliação da habilidade dos usuários em
interpretarem a informação adequadamente.
Realça, assim, a noção de relevância, talvez uma das poucas formas de delimitar a
quantidade e a qualidade da informação prestada, caso contrário, não se saberia quais os
limites a serem impostos à comunicação e à informação econômica. Envolve um processo de
participação entre usuário e Contabilidade e uma noção sistêmica de informação empresarial.
O cliente, neste trabalho, é entendido como o usuário interno da informação
contábil que a utiliza em seu processo decisório, visto que os relatórios do sistema têm por
objetivo a avaliação do resultado dos produtos/serviços gerados pelas diversas atividades. É
fundamental, para uma atuação bem sucedida do Contador, visualizar seu cliente como a
entidade mais importante e para a qual deve dirigir seus esforços.
O trabalho está estruturado em quatro capítulos, cujos objetivos e conteúdos assim
se resumem:
12
O primeiro capítulo visa fornecer uma visão geral do trabalho.Caracteriza o
problema, apresenta o objetivo, a contribuição esperada do estudo, assim como a metodologia
de pesquisa adotada.
O segundo capítulo traz uma revisão bibliográfica dos principais conceitos de
contabilidade e processo de tomada de decisão.
No terceiro capítulo são apresentados os principais subsistemas que compõem o
sistema de informações contábeis utilizados na gestão empresarial.
O quarto capítulo aborda o Sistema de Informações Contábeis e a sua utilização no
processo de tomada de decisões empresariais.
O último capítulo apresenta a conclusão do trabalho, destacando a utilização das
informações contábeis no processo de tomada de decisões.
13
2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
Segundo FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997) “o aumento da complexidade na
organização das empresas, o maior grau de interferência governamental por meio de políticas
fiscais, a diferenciação das fontes de financiamentos das atividades, a percepção das
necessidades de consideração dos padrões éticos na condução dos negócios e, principalmente,
a demanda por melhores práticas de gestão, criando a necessidade de um sistema contábil
mais adequado para um controle gerencial mais efetivo, têm sido, entre outras, algumas das
razões para que a responsabilidade com o gerenciamento das finanças das empresas tenha
aumentado de importância dentro do processo de condução dos negócios.”
A controladoria é o atual estado evolutivo da ciência contábil, PADOVEZE (2000)
afirma ser “a controladoria uma ciência, visto apresentar objeto próprio de estudo, utilizar
métodos racionais, estar em constante evolução, ter caráter preditivo, apresentar caráter de
certeza na afirmação de seus enunciados”, entre outros.
O autor afirma que “não há razões teóricas ou científicas para distinção entre
contabilidade e contabilidade gerencial, uma vez que, em sua essência, a contabilidade é
gerenciamento e é sistema de informação”, afirmando, ainda, que a contabilidade gerencial
nada mais é nas empresas do que a controladoria.
Para CATELLI (1999), a missão da controladoria é assegurar a eficácia da
empresa por meio da otimização de seus resultados”.
Segundo HECKERT & WILSON (1963), à controladoria não compete o comando
do navio, pois esta tarefa é do primeiro executivo; representa, entretanto, o navegador que
cuida dos mapas de navegação. É sua finalidade manter informado o comandante quanto à
distância percorrida, ao local em que se encontra, à velocidade de embarcação, à resistência
encontrada, aos desvios da rota, aos recifes perigosos e aos caminhos traçados nos mapas,
para que o navio chegue ao destino.
Dessa forma, pode-se explicitar a missão da controladoria: dar suporte à gestão de
negócios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos, ”cumprindo assim
sua missão”.
14
De acordo com FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997), para que a controladoria
atue na busca da eficácia e no cumprimento da missão é necessário que se definam os
seguintes modelos:
• Modelo de Gestão: é composto pelo conjunto de crenças, princípios, valores e
idéias dos administradores da empresa definindo, assim, as diretrizes de como os
gestores serão avaliados e os princípios de como a empresa será administrada;
• Modelo de Decisão: é uma definição de como deve ser escolhida a melhor
alternativa para se alcançar os objetivos da empresa, conforme o planejado,
buscando a otimização da decisão;
• Modelo de Informação: o propósito da informação é permitir que a
organização alcance os seus objetivos pelo uso eficiente da própria informação e
de seus outros recursos: pessoas, materiais, máquinas, dinheiro, tecnologia e
outros ativos. Tem como objetivo fornecer a melhor informação para a tomada de
decisão;
• Modelo de Mensuração: é um conceito que visa expressar os objetivos como
metas definidas sobre as quais as decisões deverão ser tomadas e pode ser
elaborado em qualquer tempo: passado, presente e futuro. O padrão da
mensuração contábil é a unidade monetária, pois através dela é possível traduzir
todas as operações da empresa em um único padrão.
A controladoria deve atuar em todas as etapas do processo de gestão da empresa,
com a finalidade de exercer corretamente sua função de controle e reporte na correção do
planejamento. Entretanto, ela não pode afastar-se da execução de suas tarefas regulares,
ligadas à legislação e aspectos societários.
A controladoria deve estar ligada aos sistemas de informação necessários ao
desenvolvimento de seu trabalho. A Figura 1 demonstra de um lado a área contábil e fiscal,
responsável pelas informações societárias, fiscais, guarda de ativos, gestão de impostos, entre
outras atribuições. Do outro lado há a área de planejamento e controle, responsável pelos
orçamentos, projeções, custos e simulações, que tem, como ponto de partida para seu
trabalho, as informações existentes na escrituração, daí decorrendo a importância da
integração entre os sistemas.
15
Controladoria
AuditoriaInterna
Sistema deInformaçãoGerencial
Planejamentoe
ControleEscrituração
Orçamentoe
Projeções
Contabilidadede
Custos
Contabilidadepor
Responsabilidade
Acompanhamentodo Negócio
e Estudos Especiais
ContabilidadeSocietária
ControlePatrimonial
ContabilidadeTributária
Figura 1 - Estrutura da Controladoria (Padoveze, 2000) 2.1. Controller
FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997) definem Controller como “um gestor
encarregado do departamento de controladoria; seu papel é, por meio do gerenciamento de um
eficiente sistema de informação, zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias
existentes, fazendo com que as atividades desenvolvidas conjuntamente alcancem resultados
superiores aos que alcançariam se trabalhassem independentemente.”
Pode-se destacar alguns requisitos necessários para o desempenho da função de
Controller:
• Conhecimento do ramo da atividade da empresa;
• Conhecimento dos objetivos, metas, políticas e problemas básicos da empresa;
• Conhecimento de informática e habilidade para análise contábil e estatísticos;
• Conhecimento dos princípios contábeis e das implicações fiscais que afetam o resultado empresarial.
O Controller tem que ampliar sua atuação na contabilidade em aplicações
gerenciais desenvolvendo responsabilidades e atividades básicas em planejamento, controle,
informação e contabilidade.
Segundo Heckert & Wilson (1963), a essência da função de Controller é uma
visão proativa, permanentemente voltada para o futuro. (...)“Essencial para a compreensão
apropriada da função de controladoria é uma atitude mental que energiza e vitaliza os dados
financeiros por aplicá-los ao futuro das atividades da companhia. É um conceito de olhar para
frente - um enfoque analiticamente treinado, que traz balanço entre o planejamento
administrativo e o sistema de controle.”
16
2.2 Comparação entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial
Os métodos da contabilidade financeira e da contabilidade gerencial foram
desenvolvidos para diferentes propósitos e para diferentes usuários das informações.
A contabilidade financeira, dita como Contabilidade tradicional, preza os
princípios contábeis geralmente aceitos. É utilizada para fins fiscais, societários e
regulatórios, base de escrituração de dados passados e mensuração em moeda corrente.
Origina-se da necessidade de controle das operações de qualquer empresa e disponibiliza
informações para os acionistas, credores e outros que estão de fora da organização (usuários
externos).
A contabilidade gerencial, conforme PADOVEZE (2000), “mudou o foco da
contabilidade, passando dos registros e análises das transações financeiras à utilização da
informação para decisões que afetem o futuro.”
Está ligada à necessidade de informações para planejamento, controle e avaliação
de desempenho. Auxilia os administradores, isto é, aqueles que estão dentro da organização e
que são responsáveis pela direção e controle de suas operações (usuários internos).
A contabilidade financeira não deve ser classificada como uma ciência diferente da
contabilidade gerencial; esses dois segmentos fazem parte de um todo. O Quadro1 ilustra a
comparação entre a Contabilidade Financeira e a Contabilidade Gerencial.
2.3 Conceito de Accountability
De acordo com a sociedade e as relações políticas e econômicas que ocorrem nela,
nota-se que sempre há existência da delegação de poder (empowerment) e sua contrapartida, a
geração de responsabilidade (accountability).
NAKAGAWA (1993) diz que Accountability é a obrigação de se prestar contas
dos resultados obtidos, em função das responsabilidades que decorrem de uma delegação de
poder.
Nas grandes empresas, onde é muito clara a noção de separação entre propriedade
e gerência, os acionistas majoritários, representando muitas vezes interesses de inúmeros
investidores minoritários, elegem os membros de seu conselho de administração, os quais, por
sua vez, escolhem as pessoas que efetivamente deverão gerir os negócios da empresa,
formando-se, assim, uma grande cadeia de accountability que percorre toda a sua estrutura
organizacional.
17
Fator Contabilidade Financeira Contabilidade Gerencial
Usuários dos relatórios Externos e internos Internos
Objetivo dos relatórios Facilitar a análise financeira para
as necessidades dos usuários
externos
Facilitar o planejamento,
controle, avaliação de
desempenho e tomada de decisão
internamente
Forma dos relatórios Balanço Patrimonial,
Demonstração dos Resultados,
Demonstrações das Origens e
Aplicações de Recursos e
Demonstração das Mutações do
Patrimônio Líquido.
Orçamentos, contabilidade por
responsabilidade, relatórios de
desempenho, relatórios de custo,
relatórios especiais não
rotineiros para facilitar a tomada
de decisão
Freqüência dos relatórios Anual, trimestral e,
ocasionalmente mensal
Quando necessário pela
administração
Custos ou valores utilizados Primariamente históricos Históricos e esperados.
Bases de mensuração usadas
para quantificar os dados
Moeda corrente Várias bases(moeda corrente,
moeda estrangeira, etc.)
Restrições nas informações
fornecidas
Princípios contábeis geralmente
aceitos
Nenhuma restrição, exceto as
determinadas pela administração
Característica da informação
fornecida
Deve ser objetiva, verificável,
relevante e a tempo
Deve ser relevante e a tempo,
podendo ser subjetiva, possuindo
menos verificabilidade e menos
precisão
Perspectiva dos relatórios Orientação histórica Orientada para o futuro, para
facilitar o planejamento,
controle, e avaliação de
desempenho antes do fato,
acoplada com uma orientação
histórica para avaliar os
resultados reais
Quadro 1 – Comparação entre Contabilidade Financeira e Gerencial (Padoveze, 2000)
18
Nakagawa, citando IJIRI, afirma que accountability é o que distingue a
contabilidade de outros sistemas de informações existentes. Para ele, a contabilidade começa
registrando e divulgando os resultados das atividades de uma empresa, mas sua eficácia só se
esgota após a constatação da quitação da accountability, assumida pelos diversos tipos e
níveis de agentes do sistema.
A necessidade de prestar contas dos resultados obtidos encontra na estrutura da
controladoria o meio necessário para suprir os usuários com informações que levarão à
tomada de decisão.
2.4 A Informação Contábil
A literatura de economia, administração e contabilidade reconhecem a importância
da informação como um recurso, e a teoria da informação tem se tornado cada vez mais um
tema importante, principalmente nas organizações que buscam eficiência e eficácia. Para isso,
é necessária a definição de um sistema de informação.
Conforme Gil (1992) “sistemas de informações compreendem um conjunto de
recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência
lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informação.”
Para se desenvolver um sistema de informação é necessário seguir alguns
princípios básicos, como verificar as crenças, valores e diretrizes da empresa, a utilidade das
informações geradas voltadas para a necessidade do usuário e o poder de decisão dos gestores
sobre os recursos da empresa.
As informações geradas devem beneficiar a empresa em sua totalidade e estimular
os gestores para as tomadas de decisões, com a utilização de conceitos e critérios que sejam
lógicos, racionais e imparciais.
Do trabalho de RICCIO (1989) podem ser extraídas as seguintes definições de
contabilidade e o objetivo do sistema de informação contábil:
SÉRGIO DE IUDÍCIBUS define:
“construção de um arquivo básico de informação contábil, que possa ser utilizado de forma
mais flexível por vários tipos de usuários...porém extraídos todos os informes do arquivo
básico ou data-base estabelecido pela Contabilidade...”
19
“...a função da Contabilidade (objetivo) permanece praticamente inalterada através dos
tempos, ou seja, quanto a prover informação útil para a tomada de decisões econômicas”.
Segundo FREDERICK H. WU:
“um sistema de informação contábil é uma entidade ou um componente, dentro de uma
organização, que processa transações financeiras para prover informações para operação,
controle e tomada de decisões aos usuários.”
Para BARRY E. CUSHING:
“o termo sistema de informação contábil é definido como um conjunto de recursos humanos e
de capital, dentro de uma organização, responsável pela preparação de informações
financeiras e também das informações obtidas da coleta e processamento de transações”.
“Dois papéis básicos do sistema de informação contábil no processo de decisão gerencial:
• a informação contábil sempre provoca um estímulo à decisão pela gerência por
mostrar situações em que uma ação é requerida;
• a informação contábil sempre proporciona uma base para a escolha de uma entre
várias alternativas.”
“o sistema de informação contábil deve ser desenvolvido para atender eficazmente à essas
necessidades.”
CVM-IBRACON-IPECAFI definem:
“A Contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e avaliação destinado a prover
seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de
produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização.
Os objetivos da Contabilidade, pois, devem ser aderentes, de alguma forma explícita ou
implícita, àquilo que o usuário considera como elementos importantes para seu processo
decisório.”
EDSON LUIZ RICCIO afirma:
“Assim, com base nas diversas proposições examinadas, podemos resumir os objetivos de um
sistema de informação contábil como sendo:
• Prover informações monetárias e não monetárias, destinadas às atividades e decisões
dos níveis operacional, tático e estratégico da empresa, e também para os usuários
externos à ela.
• Constituir-se na peça fundamental do sistema de informação gerencial da empresa”
20
2.4.1 Características do Sistema de Informação
Nos tempos atuais, a organização tem a necessidade de manter um equilíbrio com
o ambiente, integrar-se e comunicar-se com as partes em que é constituída (subsistemas),
dentro do conceito de continuidade, procurando atingir seus objetivos.
É essencial, na empresa, a preocupação com a informação, em termos de utilidade,
conteúdo, disponibilidade, oportunidade, custo/beneficio e realidade. Para que atinja esses
propósitos é necessário que o sistema de informação tenha os seguintes aspectos, conforme
PEREIRA (1999):
• Integração: o modelo de informação deve estar integrado aos modelos de
decisão e mensuração;
• Segmentação da empresa em áreas de responsabilidade: a empresa deve ser
dividida em áreas de responsabilidade, de forma a permitir a identificação dos
custos e receitas das atividades de acordo com seus respectivos gestores,
permitindo que atuem no sentido de otimizar seus resultados;
• Centros de custos, de resultados e de investimentos: as informações sobre
custos e receitas devem ser acumuladas segundo os conceitos de centros de
custos, de resultados e de investimentos, conforme as necessidades de controle
definidas pelos gestores. Idealmente, para a avaliação de desempenho, as áreas
de responsabilidade que devem corresponder a centros de custos não
preenchem seus requisitos;
• Base conceitual uniforme sobre os desempenhos planejado e realizado: a
produção de informações sobre os desempenhos planejados e realizados deve
utilizar-se da mesma base e estrutura conceitual, garantindo a comparabilidade
entre eles;
• Contribuição das atividades ao resultado global da empresa: as
informações sobre desempenho devem evidenciar a contribuição das atividades
ao resultado global da empresa, requerendo a identificação de efeitos
econômicos dos aspectos operacionais e financeiros das atividades;
• Bases informativas para a comparação entre os desempenhos planejado e
realizado: o modelo de informação deve ser estruturado de forma a evidenciar,
analiticamente, as causas das variações entre os desempenhos planejado e
21
realizado, segundo os conceitos de orçamentos flexíveis, padrões e equação de
resultados, que provêem bases para comparação com o desempenho realizado;
• Eficácia e eficiência: as informações sobre desempenho devem espelhar suas
dimensões qualitativas, ou seja, a eficácia e eficiência relativas às operações,
de acordo com os níveis planejados;
• Oportunidade: as informações sobre desempenho devem transitar por canais
que permitam ações oportunas, em tempo hábil, para a implementação de
eventuais correções ( em nível de planejamento ou execução);
• Acionalidade e suporte ao sistema de decisões: as informações sobre
desempenho devem acionar e suportar um sistema de decisões e, portanto
devem ser direcionadas às pessoas que possuem autoridade e influência sobre
as variáveis que requerem ações.
Esses aspectos devem ser estruturados para que dependam cada vez mais de
informação; levem em conta os aspectos operacionais, econômicos e financeiros, possibilitem
a operacionalização, possuam um banco de dados integrado, meçam os resultado, sejam
formais e possibilitem interface entre os sistemas operacionais, seja proporcional à
complexidade operacional ou ao volume versus necessidade.
2.5 Benefícios ou Ganhos em um Sistema de Informação Contábil na Gestão
Empresarial
Os principais benefícios ou ganhos esperados para um sistema de informação
contábil são, conforme PADOVEZE (2000):
• redução do tempo de liberação das informações e entrega de relatórios, essa redução deverá trazer benefícios reais para os processos de tomada de decisão dos principais usuários da informação contábil;
• redução do uso de softwares aplicativos;
• redução ou eliminação de equipamentos em duplicidade;
• redução do uso de materiais de expediente com emissão de relatórios substituídos por informações em tela;
• redução dos gastos com licenciamento de sistemas antigos e caros;
• redução da utilização do departamento de informática da empresa;
• redução de gastos de comunicação tradicional telefônica e fax;
• redução da estrutura física do departamento de contabilidade e controladoria;
• liberação de mão de obra para ocupar outras tarefas mais importantes.
22
Segundo MAGALHÃEL E LUNKES (2000), as políticas, os objetivos e
programas nada mais são que uma hierarquia de decisões sobre aspectos detalhados das
atividades que o sistema deve desenvolver; e a gestão da empresa pode ser entendida como
um conjunto dessas decisões com a finalidade de estabelecer um equilíbrio entre seus
objetivos e atividades empresariais.
É neste sentido que serão desenvolvidos os capítulos seguintes, evidenciando a
aplicação do sistema de informações contáveis na gestão empresarial. Este capítulo teve como
objetivo estabelecer a base teórica que norteará o desenvolvimento do trabalho como um todo.
23
3. OS SUBSISTEMAS CONTÁBEIS LEGAIS E GERENCIAIS
As empresas vêm comumente partilhando o sistema de informação contábil em
duas grandes áreas: a área societária e fiscal e a área gerencial. Esta divisão é válida para fins
de entendimento, mas, na verdade, o ideal é a perfeita integração entre ambas, que tem a
mesma importância para a empresa operacionalizada como um todo. O responsável pelo
sistema, na questão de relevância, não deve fazer nenhuma diferenciação.
Dentro da área legal HÁ subsistemas de informação para análises de elaboração
rotineira, tais como análise de balanço e de caixa e a gestão dos impostos destinados ao
primeiro gerenciamento da empresa, mesmo tendo uma abordagem gerencial. O Quadro 2
apresenta o sistema de informação contábil em três grandes áreas e nos principais
subsistemas;
SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL
ÁREA LEGAL/FISCAL ÁREA DE ANÁLISE ÁREA GERENCIAL
• Contabilidade Geral
• Correção Monetária Integral
• Contabilidade em outras
Moedas
• Consolidação de Balanços
• Valorização de Inventários
• Controle Patrimonial
• Análise de Balanço
• Análise Fluxo de Caixa
• Gestão de Impostos
• Orçamentos e Projeções
• Custos e Preços de Venda
• Contabilidade por
Responsabilidade
• Centro de Lucros e
Unidades de Negócios
Acompanhamento do Negócio
Quadro 2 – Sistema de Informação Contábil (Padoveze, 2000)
Os subsistemas de informação contábil devem, preferencialmente, ter as seguintes
facilidades e operacionalidades, conforme PADOVEZE (2000):
• Flexibilidade e integridade: a flexibilidade é necessária tendo em vista o
aspecto gerencial da informação contábil; a segurança é necessária pela própria
característica de ser um grande sistema de informações legais e fiscais que deve
ser mantido por muitos anos;
24
• Parametrização: deve permitir a criação, por meio de parâmetros, de novas
estruturas informacionais a partir do banco de dados existente. Ex.: a possibilidade
de se criar outros tipos de períodos utilizando o banco de dados de datas, tais
como período semanal, período decencial, período quinzenal, período bimestral,
entre outros;
• Multiempresa e multiusuário: o conceito de multiempresas não
necessariamente implica que seja uma empresa dentro de formas legais. O
conceito de multiempresas pode ser o conceito de unidades de negócios em que
não há uma empresa diferente de forma explícita. É necessário, também, o
atendimento a todos os usuários do grupo empresarial;
• Sistema corporativo e de consolidação de balanços: este sistema deve
permitir qualquer processo de aglutinação de informações para a corporação. Para
atender as necessidades legais, tanto quanto as necessidades gerenciais, deve ter
todas as operacionalidades para o processo de consolidação de balanços;
• Internação dos dados e atualização das informações: o processo de entrada
dos dados deve ser imediato em cada conta (on line) e a atualização deve ser
imediata (real time);
• Tabelas e relacionamentos: é importante que o sistema tenha condições de
construir tabelas (centros de custos, linhas de produtos, etc.) para facilitar o
processo de construção de contas e planos de contas. Além disso, o sistema deve
propiciar uma estrutura de “relacionamentos”. Relacionamento é uma facilidade
operacional de ligação entre contas contábeis, seja uma a uma ou por meio do
conceito de tabelas de contas, centros de custos ou outras estruturas da conta
contábil;
• Gerador de relatórios: operacionalidade que permite aos usuários da
informação contábil formatar seus próprios relatórios com muita facilidade, sem
necessidade de conhecimento das tecnologias de informática. É um conceito
próximo ao de sistema de suporte à decisão. Os geradores desses relatórios devem
propiciar a possibilidade de um relatório completo, ou seja:
� acessar todas as informações do sistema;
� fazer a edição da forma desejada pelo usuário;
25
� possibilitar introdução de cálculos com as informações oriundas do
sistema (índices, percentuais, entre outros);
� adicionar textos e informações não constantes do sistema;
� o relatório deve passar a fazer parte do processo de atualização do
sistema-mãe.
Essas operacionalidades, em linha geral, devem estar dentro de todos os
subsistemas contábeis, porém mais fortes no subsistema de contabilidade societária e fiscal,
conforme será detalhado em seguida conforme PADOVEZE (2000).
3.1 Subsistema de Contabilidade Societária e Fiscal
Também conhecido como sistema de Contabilidade Geral, pode ser considerado
como o coração do sistema de informação contábil. Dentro de um enfoque gerencial, quando
bem estruturado, terá a sua utilização melhor integrada com os demais subsistemas.
Esse subsistema tem como objetivo atender as informações de caráter legal, da
legislação societária ou fiscal, criando e estruturando a base de dados dessas informações.
Como enfoque básico, tem como objetivo as informações contábeis fundamentais,
processamento, armazenamento e a geração dos seguintes relatórios e arquivos:
• lançamentos contábeis;
• livro Diário;
• livro Razão e fichas Razão;
• balancetes;
• plano de contas;
• balanço patrimonial e demonstração de resultados;
• arquivo contábil.
O administrador desse subsistema é o responsável pelo fluxo geral das
informações e tem como tarefa a abertura e o encerramento dos períodos contábeis e a
manutenção dos modelos de informação contábil já adotados pela empresa. Deve levar em
conta qual o formato ideal de informação, se o dado já existe em outro subsistema, quais os
prazos e qual o processo de arquivamento, entre outros.
A conciliação contábil ou análise contábil é a tarefa complementar da
Contabilidade que consiste em rever os lançamentos e as classificações contábeis para
26
garantir a segurança das informações. Com a implantação dos sistemas integrados de gestão
empresarial esta tarefa tende a diminuir.
Esse subsistema se integra com quase todos os subsistemas empresariais, sejam
contábeis ou operacionais. Recebe interfaces e informações de outros subsistemas e fornece
dados para outros sistemas, sendo, assim, um grande banco de dados da Contabilidade.
3.2 Subsistema de Controle Patrimonial
A necessidade desse subsistema é o controle dos ativos permanentes
principalmente os imobilizados. Os principais objetivos são:
• assegurar o controle físico e escritural de todos os itens considerados como
ativos permanentes dentro da empresa;
• permitir o processo de valorização contábil fiscal e gerencial do ativo
permanente;
• permitir o processo de planejamento e controle dos recursos permanentes à
disposição da empresa;
• armazenar todas as informações necessárias para todas as gestões relacionadas
com ativo permanente;
• permitir o processo de segurança e responsabilidade dos bens e direitos à
disposição dos funcionários da empresa.
As atribuições e funções do administrador desse subsistema são:
• Conceito de controle: o administrador pode optar por três conceitos de
controle, são eles:
� controle geral e irrestrito, físico e escritural, de todos os itens considerados permanentes;
� controle apenas escritural e nenhum controle físico;
� controle parcial físico e escritural dos itens relevantes e controle apenas escritural dos itens classificados como não relevantes.
• Normalização dos procedimentos dos eventos patrimoniais: classificar e
normalizar os procedimentos dos eventos patrimoniais (entradas e saídas de
bens e direitos permanentes) como, por exemplo, a aquisição de bens e direitos
permanentes e a doação de bens e direitos, entre outros;
27
• Critérios de atribuição de valor e depreciações e decisão de ativamento de
gastos: após a determinação dos eventos patrimoniais para definir o valor a ser
registrado no sistema existem critérios de cálculo de depreciação e a decisão de
ativamento de gastos;
• Identificação patrimonial: com as plaquetas de patrimônio atribui-se número
e ordem aos bens e direitos da empresa. Elas são necessárias para a
escrituração de controle das depreciações, baixas patrimoniais e inventário
físico.
Esse Subsistema está ligado aos valores de entradas e saídas, dessa forma se
integra com os seguintes subsistemas:
• Entradas: entradas fiscais, controle de projetos e saídas fiscais;
• Saídas: contabilidade em outras moedas, contabilidade societária e fiscal,
custos, orçamentos e contabilidade por responsabilidade.
São gerados relatórios comuns atendendo qualquer usuário da empresa de acordo
com suas necessidades:
• aquisições ou entradas do mês;
• baixas do mês;
• resultados nas vendas de permanentes;
• depreciações por equipamentos;
• depreciações do mês por centro de custo;
• imobilizado por centro de custo;
• ativos por divisão ou unidades de negócios;
• livro razão auxiliar de correção monetária de balanço (obrigatório para
legislação fiscal);
• controle dos impostos creditados (para fins fiscais).
3.3 Subsistema de Análise Financeira e de Balanço
Esse subsistema se apresenta dentro do subsistema de contabilidade geral é a
principal ferramenta de análise da contabilidade gerencial.
28
Para a análise financeira são necessários o fluxo de caixa, demonstrações das
origens e aplicações dos recursos (DOAR) e demonstrações das movimentações do capital e
dos investimentos.
Para análise de balanço é preciso uma análise vertical e horizontal; indicadores de
análise de balanço; análise de rentabilidade; análise de valor patrimonial e das ações e análise
de valor da empresa. As informações constantes nesses relatórios são:
• valores absolutos em várias moedas;
• avaliações percentuais;
• indicadores específicos e inter-relacionados;
• indicadores de potencial, entre outros.
Esse subsistema tem como objetivos dar uma visão geral da empresa; avaliar sua
liquidez financeira e de sua solidez; analisar as tendências de todos indicadores, mostrar o
potencial da empresa em termos de fluxo futuro de lucros e caixa, avaliar o valor da empresa
e acompanhar a sua imagem no mercado.
3.4 Subsistema de Gestão de Impostos
São inúmeros os impostos, taxas, contribuições, bases de cálculos e tributações
existentes no país; a gestão de impostos permite um gerenciamento eficaz dos impostos
gerados pela empresa reduzindo o impacto financeiro.
De forma geral, esse subsistema pode ser dividido em quatro grandes blocos de
informações:
• impostos e contribuições sobre mercadorias;
• impostos e contribuições sobre o lucro;
• contribuições sobre folha de pagamento;
• outros impostos, taxas e contribuições.
Os principais objetivos são: informar as bases de cálculos e exceções de incidência
dos tributos, buscar a gestão operacional dos tributos, permitir a visão do impacto dos tributos
sobre todos os estabelecimentos da empresa e das empresas do grupo corporativo, possibilitar o
acompanhamento sistemático dos impostos a recuperar, dos créditos tributários pendentes e dos
impostos parcelados e fornecer informações para o balanço social.
29
A principal função do administrador desse subsistema é, após a coleta de dados de
outros subsistemas, saber identificar com clareza e precisão as informações relevantes que serão
utilizadas para a tomada de decisão.
Os sistemas operacionais ou contábeis que geram as informações de base de cálculo,
ou exceções de base de cálculo, como emissão de notas fiscais (saídas), entradas de notas fiscais,
apuração fiscal, contabilidade fiscal e societária e folha de pagamento, devem estar totalmente
integrados com o subsistema de gestão de impostos.
Os principais relatórios gerados devem conter as seguintes informações sobre cada
tributo:
• principais bases de incidências dos impostos;
• principais bases de não incidências dos impostos;
• tipos de movimentação mais relevantes;
• prazos de recolhimento, indexador legal, se existir, prazo de entrega das guias ou
declarações;
• alíquotas básicas para as movimentações mais relevantes;
• valor dos impostos, debitados, creditados, aproveitados, postergados, diferidos, a
recuperar entre outros dados.
3.5 Subsistema de Orçamento
O sistema de orçamento soma-se ao sistema de contabilidade geral; esse conjunto de
subsistemas trabalha as informações contábeis de forma integrada, em três módulos: informações
contábeis do passado, informações contábeis do presente e informações contábeis do futuro, onde
estão as informações do orçamento.
O controle do sistema orçamentário é a análise das variações dos dados orçados com
os dados reais que se encontram na contabilidade geral.
O objetivo básico é cumprir o plano orçamentário. O processo de orçamento
dentro de uma empresa não se limita às informações inseridas no sistema, esse processo é
longo e exige uma integração muito grande em todas as áreas da empresa.
O subsistema de orçamento tem os seguintes objetivos principais:
• executar o plano orçamentário da empresa;
• pré-orçar e orçar o que deve acontecer;
• administrar as responsabilidades e a integração das informações;
30
• programar, calcular e contabilizar todos os dados orçados;
• efetuar o controle orçamentário.
As principais funções do administrador são:
• definição da metodologia de orçamento e critérios de inserção dos dados
orçamentários no sistema de informação;
• revisão dos conceitos de classificação das receitas e despesas;
• revisão ou elaboração do manual de contabilização das despesas e receitas;
• definição dos métodos e critérios de valorização, tais como: que moeda(s)
utilizar, critérios de indexação (se necessário), tabelas das projeções dos
indicadores de variação de preços, índices de quantificação ou dados gerais de
volume de venda e produção, etc.
O sistema orçamentário fornece os seguintes relatórios:
• relatório de pré orçamento;
• orçamento por centros de custos ou departamentos;
• orçamento por divisões ou unidades de negócio;
• orçamento geral da empresa;
• orçamento original e orçamento ajustado;
• orçamento em várias moedas;
• orçamento consolidado;
• relatórios de controle orçamentário (real x orçado e análise das variações).
Além disso, deve fornecer informações para a formação do custo-padrão,
formação e/ou análise de preços de venda, planejamento e simulação de resultados e avaliação
de projetos e investimentos.
O subsistema de orçamentos necessita de informações oriundas das diversas áreas
da empresa, como, por exemplo: o estudo da capacidade e logística; orçamentos de materiais,
de mão-de-obra, de despesas gerais, de produção, de caixa, de investimentos e principalmente
o orçamento de vendas que determina todos os demais.
A Figura 2 ilustra os principais subsistemas que devem conectar-se com o sistema
de orçamento.
31
ORÇAMENTOS
Carteira de PedidosPrevisão de Vendas De Vendas
Acompanhamento do Negócio
Estoque Produtos Acabados De Produção
Estoque de MateriaisCompras De Materiais
Processo de Fabricação
Folha de Pagamento De Mão-de-Obra Sistema OrçamentárioEfetivo
Contabilidade Geral Demonstracões Contábeis
Controle Patrimonial De Depreciações Relatórios Diversos
Financiamentos, Recebimentos De Produtos Financeiros
Projetos De Investimentos
Planejamento Financeiro De Caixa
Figura 2 – Integração do Subsistema de Orçamento e outros Subsistemas (Padoveze, 2000)
3.6 Subsistema de Custo
Para se tratar o subsistema de custo com o enfoque gerencial, tem-se dificuldade
de generalização, pois a ciência contábil desenvolveu diversos métodos para custear um
produto, e cada empresa tem seu modo individual de interpretar esse Subsistema.
Dentro de um grande leque do sistema de custos, o principal objetivo é apurar os
custos unitários dos produtos fabricados pela empresa. Partindo desse objetivo, é preciso estar
preparado para gerar e fornecer informações e relatórios para análise de custos e tomadas de
decisões. A seguir, alguns relatórios fixos que são gerados por esse subsistema:
• Custo unitário dos produtos;
32
• Comparação entre preços de vendas praticados x preços de vendas calculados;
• Levantamento de custos das ordens de trabalho, no custeio por ordem;
• Custo de fabricação por setor ou departamento, no custeio por processo;
• Análise das variações entre custo padrão e custo real.
Os atributos do administrador são definir formatos de cálculos de valores a serem
utilizados pela empresa, o conceito de mensuração e qual o método de custeamento unitário
dos produtos que podem ser por absorção ou variável.
Na apuração dos custos unitários é necessária a integração com outros
subsistemas. Para as informações quantitativas os sistemas abastecedores são: estrutura de
produtos (composição e quantidade dos produtos) e processos de fabricação (tempo para
execução das fases de fabricação). Para as informações de valores são os: sistemas de
compras e cotações (valorização dos materiais); sistema de contabilidade fiscal e societária
(valorização dos custos de fabricação) e sistema de controle patrimonial (valorização das
depreciações).
Na acumulação dos gastos por ordem de trabalho se integram os seguintes
sistemas: coletor de dados (horas trabalhadas), chão de fábrica (fases trabalhadas), controle de
estoques de materiais (requisições de materiais), inventário de materiais (custeamento dos
materiais) e contabilidade societária e fiscal (custeamento do custo de fabricação).
Na análise de custos e rentabilidade dos produtos se integram os seguintes
sistemas: faturamento, lista de preços, compras e cotações e estoque de produtos acabados. A
Figura 3 ilustra este processo.
3.7 Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade
Este é o subsistema gerencial por excelência, também conhecido por contabilidade
divisional. Tem, como objetivo, apresentar a contabilidade por segmentos da empresa onde
exista um responsável por determinados custos e receitas.
Os principais centros de responsabilidade são: centros de custos ou centros de
despesas, atividades, centros de lucros e centros de investimentos ou unidades de negócios.
Para cada um desses centros é necessário um responsável hierárquico. Dentro do sistema
contabilidade geral o objetivo é separar e identificar as informações contábeis para cada um
dos centros de responsabilidade.
33
Estrutura dos Produtos
Processo de Fabricação
Compras e Cotações
Controle de Estoques (materiais e produtos acabados) Sistema Orçamentário
Contabilidade Fiscal e Societária Sistema de Custos Contabilidade por Responsabilidade
Controle Patrimonial Análise de Balanço
Coletor de Dados
Chão de Fábrica
Faturamento
Figura 3 - Integração do Subsistema de Custos e outros Subsistemas (Padoveze, 2000)
Os atributos do administrador desse sistema são a identificação das áreas de
responsabilidade e dos centros de resultado em que se deve segmentar a empresa, definição
dos conceitos de mensuração a serem aplicados, definição do sistema de transferência entre os
centros de resultado e as atividades, definição do momento das transferências e definição dos
procedimentos gerais do fluxo de informações entre os centros de resultados ou atividades
segmentadas no sistema.
Esse subsistema consiste no apoio à gestão da empresa e no máximo
aproveitamento que se pode ter dos dados dos sistemas, como contabilidade fiscal ou
societária, controle patrimonial e sistemas de custos, entre outros. Os principais relatórios
gerados são:
• demonstração de resultados por atividade ou centro de lucro;
• balanço patrimonial por responsabilidade ou centro de lucro;
• receitas e despesas por filial;
• despesas por centro de custo ou despesas;
• análise da rentabilidade por centro de investimento, entre outros.
34
Esse subsistema tende a ser específico para cada empresa, dependendo da ênfase
que ela dá para seus produtos, divisões e às necessidades de informações para gerir os
negócios.
3.8 Subsistema de Acompanhamento do Negócio
Para a empresa situar-se no mercado de seus produtos, analisar o país e o mundo,
necessita do acompanhamento do negócio que reuna informações para o seu planejamento
estratégico e para análise das oportunidades e ameaças do ambiente.
Essas informações devem ser inseridas de alguma forma dentro desse subsistema,
e em conjunto com as informações internas (informações de outros subsistemas) e externas
(dados dos concorrentes, dados econômicos) permitirão dar uma visão do acompanhamento
do negócio e seus mercados.
Os atributos do Administrador desse subsistema são: definir quais informações
devem fazer parte do banco de dados do sistema, identificar as fontes das informações, bem
como os meios e processos de coleta, e definir os critérios de ajustes das informações externas
que devem ser inseridos no sistema.
Esse sistema é abastecido pelo sistema de vendas interligado ao sistema de
cadastro de clientes para análise das vendas. Para análise dos concorrentes utiliza-se o sistema
de análise de balanço.
As coletas de dados dos diversos sistemas operacionais da empresa servem para as
informações de produtividade e evolução de preços comparados com o setor. Para as
informações externas, a coleta de dados é feita pela tecnologia de EDI (Exchange Data
Infomations) – Troca Eletrônica de Dados
O sistema de acompanhamento de negócios é o grande monitor do planejamento
estratégico, fornecendo informações para o sistema orçamentário e para suporte à tomada de
decisão. As principais informações e relatórios gerados nesse subsistema são:
• análise de balanço dos concorrentes;
• análise percentual e evolutiva dos dados da conjuntura econômica e do setor;
• análises comparativas e evolutivas entre a empresa e os dados do setor;
• estatística de vendas por regiões, clientes, produtos, mercados, entre outros;
• estatísticas e gráficos para avaliação do consumo aparente.
35
Este capítulo demonstrou os diversos subsistemas que compõem o Sistema de
Informações Contábeis que podem ser utilizados no Sistema Integrados de Gestão Gerencial,
ferramenta fundamental no processo decisório das empresas modernas, principalmente nas
grandes corporações.
36
4. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL –SIGE
O objetivo dos Sistemas de Informações Gerenciais é a integração, aglutinação e
consolidação de todas as informações fundamentais para a gestão da empresa. Esses Sistemas
integram e unem todos os subsistemas participantes dos sistemas de apoio à gestão e dos
sistemas operacionais, por meio da tecnologia de informação disponível.
A tecnologia tem permitido a realização de uma concepção de integração muito
avançada e praticamente em linha com o processo operacional da empresa, permitindo aos
sistemas integrados de gestão empresarial o que se denomina integração interfuncional, que
focaliza os processos de negócios. O sistema de gestão empresarial deverá estar integrado ao
sistema de informação contábil.
A base da integração interfuncional é a visão de fluxo. Os subsistemas devem se
comunicar com os demais, de forma total, independentemente de quais áreas, setores ou
departamentos sejam responsáveis por determinadas informações.
Todos os subsistemas deverão ser interligados computacionalmente, por meio do
conceito de banco de dados e outros conceitos que permitam a navegabilidade dos dados e sua
reestruturação em termos de informação útil. Esses sistemas são também conhecidos como
ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos Empresariais).
A Figura 4 apresenta os principais subsistemas de informação necessários para
gestão da empresa que deverão ser cobertos pelo SIGE.
Devido ao grande avanço tecnológico verificado atualmente nas empresas, o SIGE
permite a utilização muito grande de aplicativos e tecnologias de apoio. Dentre as tecnologias
de apoio disponíveis atualmente podem ser citadas a leitura ótica, a “scannerização”,
telecomunicação via satélite, Internet, correio eletrônico, coletores eletrônicos de dados, EDI
(troca eletrônica de dados), multimídia e“browser”, entre outros.
4.1 Benefícios ou Ganhos esperados no SIGE
Com a implantação de um SIGE as possibilidades de ganhos e benefícios tendem a
ser concretas e maiores. Conforme PADOVEZE (2000), alguns exemplos de benefícios
esperados:
37
ComissãoPagamentos
Engenharia
Administração EstoquesRequisição Materiais
Capacidade de Produção
RH
Folha de Pagamento
Pedidos de VendasExpedição
PlanejamentoOrdens de Produção
Solicitações de ComprasPedidos de Compras
Custos
Qualidade
Gestão Patrimonial
Previsão de VendasMarketing, Estatística
Estrutura de Produtos
Entradas
Produção, Máquinas,Controle de Eficiência
Serviços
Tesouraria
Cadastro de Clientes
LançamentosContabilidade
Contas a PagarEmissão de Cheques
Contas a Receber
ContabilizaçãoProjetos
LivrosFiscais
Gerenciamento de Projetos Logística
Figura 4 – Abrangência e Subsistemas de um SIGE. Folhetos (Oracle e Microsiga, 2004)
• redução do ciclo operacional, desde a tramitação do pedido do cliente,
passando pela estocagem, faturamento, entrega da mercadoria e recebimento do
numerário;
• aumento da produtividade do processo fabril e comercializador;
• aumento de produtividade do processo administrativo geral e da eficiência;
• redução das incertezas e devoluções;
• redução do custo de compras com aceleração dos processos e melhores
informações;
• possibilidade de aumento das vendas pela melhora do processo comunicativo
dentro da empresa e resposta aos clientes;
• possibilidade de aumento das vendas pela melhora dos processos de
configuração e obtenção dos pedidos no campo;
• redução da estrutura do setor de informática da empresa;
• redução da estrutura de outros setores impactados pela melhora dos processos
obtidos com o novo sistema.
38
4.2 Contabilidade dentro do SIGE
As características da ciência contábil e da função do setor contábil reforçam o
papel do Sistema de Informação Contábil dentro do SIGE. Um dos objetivos da empresa é a
realização de lucros que satisfaçam todos os participantes, como acionistas, credores,
diretores, funcionários, entre outros.
Pode-se afirmar que a contabilidade é a única ciência especializada em mensurar
os resultados, portanto, todas as ações terminam por convergir para o Sistema de Informação
Contábil, que é, essencialmente, um sistema de avaliação de gestão econômica.
A contabilidade se caracteriza, fundamentalmente, como a ciência do controle.
Esse controle é feito por meio de um acompanhamento e planejamento e não apenas após a
ocorrência dos fatos. Pode-se, dessa forma, dividir a contabilidade em três fases: antecedente,
concomitante e subseqüente.
Ao analisar o fluxo de informação dentro da empresa, verifica-se que, em linhas
gerais, em um determinado momento todas as informações existentes ou geradas na empresa
terminam na contabilidade, com a metodologia de registro (lançamento) para o processo de
mensuração dos resultados.
A Figura 5 demonstra claramente que toda e qualquer informação gerada pelos
outros subsistemas do SIGE é captada pelo sistema de informação contábil de forma direta ou
após passar por outras áreas.
Figura 5 - Fluxo das Informações das Áreas Operacionais para Contabilidade (Padoveze, 2000)
Compras
Comercialização
Contabilidade Desenvolvimento
de Produtos
Produção
Finanças
39
4.3 A Informação Contábil no Processo de Tomada de Decisão Empresarial
Conforme SCANLAN (1979), são quatro fases essenciais para o processo de
tomada de decisão:
• Análise do problema;
• Desenvolvimento de soluções alternativas;
• Análise das alternativas;
• Implantação do curso de ação a ser seguida.
Para MAGALHÃES E LUNKES (2000), escolher um sistema de informação
implica uma seqüência de decisões cujo objetivo é produzir informações para decisões
futuras. Para que uma gestão empresarial seja eficiente é necessário um conjunto completo de
demonstrativos em forma de relatórios.
Segundo MARION (2003), as informações contábeis são expostas resumidamente
pelos relatórios contábeis, também chamados de informes contábeis, compostos pelas
seguintes demonstrações financeiras ( presentes em alguns subsistemas já descritos):
• Balanço Patrimonial;
• Demonstração do resultado do exercício;
• Demonstração de lucros ou prejuízo acumulados;
• Demonstração de origens e aplicações de recurso.
No rodapé das demonstrações contábeis apresentam há explicativas que
complementam as informações. Segundo MAGALHÃES E LUNKES (2000) as informações
para a formulação de cada decisão, em síntese, podem ser descritas dessa maneira:
• Informações referentes ao ambiente externo:
o Situação geral da área econômico-geográfica na qual opera a empresa;
o Situação do setor particular no qual a empresa está incerta.
• Informações sobre os recursos do sistema empresarial (estrutura do sistema):
o Meios financeiros;
o Armazéns e estoques;
o Disponibilidade imobiliária e outras;
o Pessoal.
40
• Informações sobre o funcionamento do sistema, levando-se em conta as
influências do ambiente externo:
o Situação econômica: custos e ingressos e o resultado econômico;
o Situação comercial: encomendas recebidas, executadas e pendentes,
tendência de vendas;
o Situação operativa: fluxo de produção, eficiência da produção,
utilização das instalações.
Para MAGALHÃES E LUNKES (2000), na avaliação dos sistemas é necessário
saber que elas podem ser afetadas por variáveis organizacionais e comportamentais,
especialmente as seguintes:
• Políticas;
• Pessoas;
• Cenários.
Para a formulação das decisões em cada nível se fazem necessários a utilização e o
compartilhamento dos sistemas contábil operativo (input) e informativo (output). Além das
variáveis que devem ser consideradas existem alguns elementos que são comuns a esses
elementos, praticamente em todas as empresas:
• Plano de contas para sistema integrado/computadorizado;
• Contas patrimoniais com estrutura e classificação adequadas à lei das
sociedades por ações (6.404/76), e suas atualizações;
• Contas de resultado com estrutura e classificação adequadas ao vulto das
operações e as atividades da empresa;
• Codificação de contas em níveis de detalhamento adequado ao funcionamento
dos sistemas, estrutura e classificação de contas;
• Elenco de históricos adequados aos registros dos fatos contábeis;
• Manuais de operações contábeis com instruções adequadas ao funcionamento
dos sistemas e aplicações de diretrizes contábeis;
• Controles contábeis auxiliares computadorizados ou não;
• Arquivamento adequado dos documentos que comprovam fatos contábeis
(pastas, encadernações, caixas, microfilmes, mídia eletrônica etc.) ;
• Conjunto de demonstrativos contábeis pretendidos.
41
Ainda conforme MAGALHÃES E LUNKES (2000), esses sistemas objetivam
fornecer informações para os usuários que são classificados em:
• Diretos: os proprietários, credores, fornecedores, gerentes, autoridades
tributárias, empregados e clientes;
• Indiretos: analistas e consultores financeiros, mercado de ações, advogados,
autoridades reguladores de registros, empresas financeiras e agências diversas,
associações comerciais e sindicatos;
• Internos: definem- se, por si, para cada organização (como dirigentes,
gerentes, executivos, entre outros). Nas empresas menores e médias são
restritos a poucos usuários. Contudo, nas empresas maiores é mais amplo,
alcançando tipos diferentes de usuários;
• Externos: investidores, financiadores, fornecedores, fisco, instituições
públicas entre outros.
E, por fim, é necessário analisar o desempenho dos sistemas contábeis levando-se
em conta os pontos básicos que são comuns às empresas, conhecendo, então, quais são os
mais importantes no planejamento, que podem formar um conjunto adequado de informações
para atender os interesses dos usuários.
42
5. CONCLUSÃO
Uma das premissas básicas de um trabalho científico, de qualquer natureza, é a sua
aplicabilidade, a qual espera-se ter alcançado no propósito de demonstrar a forte vocação que
os sistemas de informações contábeis têm para se tornar o grande sistema de informações
gerenciais, aptos a atender os gestores com informação útil e a tempo para compor o processo
decisório na empresa.
A revisão bibliográfica do tema principal e subjacentes foi o método escolhido e
desenvolvido no decorrer do trabalho. Um modelo de sistema de informação contábil não foi
aqui demonstrado dadas as inúmeras particularidades que podem ter as diversas organizações.
Privilegiou-se, portanto, o estudo dos diversos subsistemas ligados à contabilidade e
integrados entre si e como podem ser utilizados em um Sistema Integrado de Gestão
Empresarial (SIGE).
A contabilidade está passando por um estágio de evolução não perdendo os seus
princípios de demonstrações contábeis e controle patrimonial, mas, com o avanço tecnológico
e a necessidade do mercado, está tomando um enfoque gerencial para tomadas de decisões
dentro da empresa, por meio de relatórios diversos para o acompanhamento do negócio.
Para permanecer sempre nesse processo evolutivo de contínuas mudanças, visando
atender os seus clientes, é extremamente necessária a sintonia entre a contabilidade e o
desenvolvimento tecnológico, matemático e científico.
A criatividade das empresas e a tecnologia da informação sempre permitirão novas
opções e facilidades informacionais e sistêmicas.
Na medida em que a contabilidade assume sua responsabilidade como orientadora
das decisões nas organizações, entende-se como necessária uma reconceituação quanto a sua
forma e quanto ao seu contexto, assim como, também, uma nova dimensão para a figura do
gestor do sistema de informação contábil/gerencial, constituindo-se em matéria ampla para
trabalhos futuros.
Considerando os conceitos expostos neste trabalho, conclui-se que a necessidade
de se tomar uma decisão está presente no dia-a-dia dos gestores, que procuram amenizar os
riscos de suas ações utilizando informações que possam auxiliá-los neste processo.
43
Cabe à contabilidade preocupar-se em fornecer não somente informações de
natureza quantitativa, mas também qualitativa, e, para isso, torna-se necessário conhecer as
variáveis que influenciam o processo decisório.
A tomada de decisão, em qualquer dos níveis de decisões empresariais, é um
processo bastante complexo, na medida em que pessoas diferentes diante de uma mesma
situação tomam decisões distintas, ou até a mesma pessoa pode tomar decisões diferentes
sobre um mesmo problema, em momentos distintos.
Tal fato ocorre porque a tomada de decisões é também influenciada por fatores
subjetivos como a emoção, os sentimentos e a intuição. Além desses, podem ser citados a
própria cultura organizacional, os valores e as crenças pessoais e, principalmente, o tempo
para decidir sobre o problema.
Com o avanço das tecnologias da informação e da comunicação, as informações
passaram a ocupar um papel de destaque dentro das empresas, mas é um equívoco acreditar
que quanto mais informações melhor, pois informações em excesso podem dificultar a análise
do problema. Tanto o excesso quanto a falta de informação levam à desinformação.
A informação contábil não se restringe às demonstrações contábeis, mas, também,
a relatórios gerenciais diversos, de caráter de acompanhamento do negócio e preditivo.
Atenção especial deve ser dada ao fato de que a existência da informação contábil, por si só,
não implica em sua utilização. As pessoas devem se sentir motivadas a utilizar este
ferramental, cientes de seus benefícios.
A análise do passado não exclui em nada a obrigatoriedade de prever o futuro, o
que é realmente significativo para a empresa. A necessidade do usuário deve ser a
preocupação constante do contador.
A expectativa que o usuário tem em relação ao nível de informação e os prazos
para a sua recepção devem ser a meta a se atingir. Pode-se realmente afirmar que os sistemas
de informações contábeis devem gerar verdadeiros mapas de navegação que nortearão os
rumos a serem tomados pelos gestores da empresa.
Este trabalho mostrou o estado evolutivo da contabilidade, a aplicação do Sistema
de Informação Contábil e a sua importância para a eficácia, por meio da otimização dos
resultados, entretanto novos trabalhos sobre tema, que é amplo, serão sempre bem-vindos.
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Concluí-se, com este trabalho, que os assuntos tratados estão fortemente presentes
na realidade da função do gestor, e que é primordial pelo menos um conhecimento básico de
controladoria e sistema de informação contábil para uma bem sucedida tomada de decisão,
principalmente nas grandes corporações industriais ocidentais atuais, ainda que as pequenas e
médias empresas também podem ser beneficiadas pelo uso das informações contábeis como
ferramenta de tomada de decisões empresariais.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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