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PUBLIC (PÚBLICO)2022-06

Guía de compras para profesionales de comprasSAP Ariba Buying and InvoicingSAP Ariba Buying

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THE BEST RUN

Contenido

Guía de compras para profesionales de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Temas sobre la creación y la gestión de solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Acerca del flujo de trabajo de las solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Consejos útiles para la creación de una solicitud a partir del panel de instrucciones. . . . . . . . . . . . . . 13Cómo crear una solicitud a partir del panel de instrucciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15Agregación de artículos de catálogo con detalles de determinación de precios avanzada. . . . . . . . . . .17Agregación de artículos por encargo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Cómo añadir artículos dinámicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Agregación de artículos de PunchOut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Cómo editar artículos de PunchOut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Cómo eliminar artículos de PunchOut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Cómo especificar una expedición no estándar a direcciones en solicitudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Cómo especificar mensajes de correo electrónico de los contactos de proveedores adicionales para el enrutamiento de pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Acerca del comportamiento predeterminado en los campos Facturar a, Expedir a y Entregar a. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Cómo visualizar los artículos que desee solicitar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Solicitud de compra de equipo y recepción de equipo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Edición de artículos en línea en solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Inicio de sourcing rápido para solicitudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Aprobación de artículos en línea para la liquidación automática de recibos y la facturación automática. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Cómo agregar distribuciones de contabilidad en líneas de solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . 44Cómo exportar e importar información de contabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Cómo enmascarar los valores de precio por unidad e importe de un artículo en línea de los proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Información agregada del subcontratista para los proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Notas predefinidas agregadas a las solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Glosario de servicios y solicitudes de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Compatibilidad con las jerarquías de especificación de servicios de SAP ERP. . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Flujo de trabajo para comprar artículos de servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Creación de una solicitud de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Cómo buscar solicitudes de compra del servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Aprovisionamiento simplificado de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Agregación de límites en solicitudes de servicios para artículos no planificados para sitios integrados con SAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2PUBLICPÚBLICO

Guía de compras para profesionales de comprasContenido

Crear pedidos permanentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Requisitos previos para órdenes permanentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Restricciones para órdenes permanentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Flujo de trabajo para los pedidos permanentes en los sitios integrados con SAP. . . . . . . . . . . . . . . . . 71Cómo crear una solicitud de compra para artículos limitados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Gestión de activos para sitios integrados con SAP ERP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Requisitos previos y limitaciones para utilizar la funcionalidad de gestión de activos. . . . . . . . . . . . . .76Cómo agregar información de activo en una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Cómo crear grupos de activos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Impuestos, cargos y descuentos en solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Gestión de impuesto durante la reconciliación de facturas utilizando un sistema externo de cálculo de impuestos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Gestión de impuestos, cargos y descuentos en las solicitudes de compra utilizando el motor de cálculo de impuestos avanzado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83Impuestos, cargos y descuentos para los artículos de compra inmediata y artículos de servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Cómo aplicar impuestos a los artículos en línea en una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Cómo aplicar cargos a los artículos en línea en una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Cómo editar la divisa para los cargos a nivel de línea en una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . 88Cómo editar cargos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . 90Cómo aplicar descuentos a los artículos en línea en una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Cómo editar impuestos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra. . . . . . . . . . .92Cómo editar descuentos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra. . . . . . . . . . 94Cómo eliminar impuestos, cargos y descuentos de múltiples artículos en línea de una solicitud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Cómo editar la información de contabilidad de los componentes fiscales deducibles. . . . . . . . . . . . . 96

Agregar información del impuesto sobre bienes y servicios de India sobre solicitudes de compra. . . . . . . 97Cómo agregar información del impuesto sobre bienes y servicios para la India en las solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Agregación y edición de artículos parciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Cómo realizar la edición en bloque de artículos parciales solicitados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Comportamiento de edición en bloque en la pestaña Resumen de la solicitud de compra. . . . . . . . . 102Comportamiento de la edición en bloque en la página Resultados de búsqueda de catálogo. . . . . . . 103

Trabajo con proyectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Activación de la propiedad de área de trabajo de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Cómo crear áreas de trabajo de compra a partir de solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de compras existentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Cómo buscar áreas de trabajo de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Cómo crear solicitudes de compra a partir de áreas de trabajo de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Cómo visualizar detalles de solicitud a partir de áreas de trabajo de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . 109Cómo ver las solicitudes asociadas con los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Cómo crear áreas de trabajo de contrato a partir de solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110


PUBLICPÚBLICO 3

Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de contrato existentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Cómo crear eventos y proyectos de Sourcing a partir de solicitudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113Cómo agregar solicitudes a proyectos de Sourcing existentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Cómo enviar una solicitud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Edición de solicitudes de compra y edición del solicitante. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Cómo editar una solicitud de compra en el estado En proceso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118Cómo retirar y editar una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Cómo editar una solicitud de compra durante la aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120Edición en masa de artículos en línea de solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Cómo editar en masa de artículos en línea de solicitud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Cómo editar en masa artículos de bienes que requieren colaboración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Trabajar con solicitudes de compra importadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Importación de solicitudes de compra en formato Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Importación de solicitudes de compra con contratos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Importación de contratos junto con solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Trabajo con las solicitudes de compra creadas en la compra guiada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Consejos útiles para modificar y cancelar solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Copia de solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Reserva de artículos de inventario al crear solicitudes de compra para sitios integrados con SAP ERP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Documentos de reserva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Flujo de trabajo para la reserva de inventario para sitios integrados con SAP ERP. . . . . . . . . . . . . . . 151Cómo reservar artículos del inventario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Cómo cancelar reservas de inventario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Gestión de solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Requisitos previos para procesar una solicitud de compra basada en orden de trabajo. . . . . . . . . . . 157Flujo de trabajo para procesar una solicitud de compra basada en orden de trabajo. . . . . . . . . . . . . 158Cómo sustituir un artículo en una solicitud basada en pedido de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Cómo enviar una solicitud de oferta para una solicitud de compra basada en órdenes de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Cómo aceptar una oferta para una solicitud de compra basada en una orden de trabajo. . . . . . . . . . 161Cómo cancelar una solicitud de colaboración para una solicitud de compra basada en una orden de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Evitar la agregación o el borrado de adjuntos de las solicitudes de pedido aprobadas. . . . . . . . . . . . . . .162

Conceptos sobre la creación y gestión de solicitudes de compra agregadas. . . . . . . . . . . . . . . . . 164Requisitos previos para utilizar Agregación de demanda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Flujo de trabajo de agregación de demanda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Actividades anteriores a la agregación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Agregación manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167Agregación automática. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168Actividades posteriores a la agregación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

4PUBLICPÚBLICO


Sourcing de una solicitud de compra agregada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171

Agregación de demanda y las solicitudes de compra agregadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172Artículos retenidos para consolidación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Panel de trabajo de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Solicitudes de compra agregadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176Agregación automática. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Cómo ver artículos en línea retenidos en el panel de trabajo de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179Cómo asignar artículos en línea retenidos a agentes de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Cómo crear solicitudes de compra agregadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181Cómo agregar artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada existente. . . . . . . . . . . . 182Cómo sustituir artículos en una solicitud de compra agregada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183Cómo eliminar artículos en línea de solicitudes de compra agregadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Cómo suprimir una solicitud de compra agregada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185Cómo comparar detalles de artículos en línea originales y agregados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185Cómo cancelar la compra de artículos en línea retenidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187Cómo crear solicitudes de Sourcing para solicitudes de compra agregadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187Cómo cancelar una solicitud de Sourcing enviada para una solicitud de compra agregada. . . . . . . . . . . 188Cómo ver solicitudes de Sourcing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Gestión de la agregación de demanda para solicitudes de compra ejecutadas por MRP en sitios activados para las funcionalidades de agregación de demandas y comprobación de presupuestos externos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190

Temas acerca de cómo gestionar la información de contabilidad de la administración de fondos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Funcionalidad de contabilidad de administración de fondos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Agregación de la información de contabilidad de la gestión de fondos en las solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Referencia de los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Agregación de la información contable de la administración de fondos en los documentos aprobables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Cómo agregar la información de contabilidad de la gestión de fondos en una solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Cómo resolver errores para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en las solicitudes de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Temas sobre la gestión de pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Proceso de pedido de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Verificación del estado de un pedido de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Transmisión de pedido y pedidos con errores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Creación de pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Proceso de pedido manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Pedidos de compra para proveedores manuales cuando se utiliza el método de pedido ERPCC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210


PUBLICPÚBLICO 5

Usuarios con permiso para procesar pedidos manuales y recibir notificaciones por correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211Cómo procesar o cancelar un pedido manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Cómo procesar pedidos manuales tras habilitar a los proveedores en Ariba Network. . . . . . . . . . . . 212Activación rápida en SAP Ariba. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Cambio y cancelación de los procesos de un pedido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Restricción de las actualizaciones de versión de contrato automáticas en pedidos de cambio. . . . . . 217Evitar la predeterminación repetida de campos de contabilidad cuando edite la cantidad o el precio de los artículos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218Pedidos de cambio cuando se han borrado artículos de catálogo asociados o se han cerrado contratos asociados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Cómo cambiar pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Edición del precio de artículos en pedidos de compra recibidos completa o parcialmente. . . . . . . . . 220Consejos útiles para cancelar pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Cómo cancelar pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Trabajar con múltiples pedidos de una sola solicitud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Modificación de pedido mediante modificaciones simultáneas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Ejemplo de proceso de modificación simultánea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Requisitos previos para la creación y gestión de modificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Limitaciones en las modificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Códigos de estatus para modificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Diferencia entre cómo se fusionan las solicitudes de compra con los cambios para los campos de nivel de línea y de cabecera en las modificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230Se omiten los números de línea para los artículos en las solicitudes modificadas. . . . . . . . . . . . . . . 230Evitar cambios en las condiciones de pago para artículos en línea existentes en modificaciones de solicitud de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Cómo crear una modificación para una solicitud de compras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Cómo editar una modificación con el estado En proceso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Cómo editar una modificación durante la aprobación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234Cómo buscar modificaciones y solicitudes de compra modificadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Cómo retirar una modificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Cómo copiar modificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .236Cómo eliminar una modificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Cómo deshacer las modificaciones de una modificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Cómo aprobar o denegar una modificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Trabajar con modificaciones importadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Cierre de pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Envío de estados de pedido cerrados de pedidos ERP a sistemas externos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Cómo cerrar pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Ajuste y cierre de pedidos para la recepción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Utilización de la mensajería para iniciar conversaciones a partir de pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Requisitos previos y limitaciones al utilizar la mensajería . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

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Almacenamiento de datos de mensajería y política de mensajería. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Cómo iniciar una nueva conversación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246Cómo responder a un mensaje de la solución SAP Ariba. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Cómo cargar y descargar archivos adjuntos de una conversación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248Cómo hacer una llamada telefónica a un usuario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Cómo abrir un documento desde un mensaje de correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Cierre de líneas individuales de un pedido de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Cierre de líneas para la facturación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Cierre de líneas para la recepción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Cierre de líneas en pedidos ERP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Cierre para la recepción y la facturación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253Cómo cerrar líneas individuales de un pedido de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Evitar que las líneas individuales de los pedidos ERP se cierren o reabran en las soluciones de SAP Ariba. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Cierre automático y manual de pedidos de compra en masa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Cómo cerrar manualmente pedidos de compra en masa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Cómo cerrar pedidos de compra cerrados para cambios, recepción o facturación. . . . . . . . . . . . . . 257Forzado del estado de cierre del pedido importado de los sistemas back end de SAP.. . . . . . . . . . . . 257

Cómo forzar la cancelación de un pedido o pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Cómo forzar pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .259Cumplimiento del pedido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Cómo ver el estado de cumplimiento de los pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Acerca de la actualización del estado del pedido en base al estado del cumplimiento de pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Confirmaciones de pedido mejoradas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Reenviar pedidos de compra a proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266Cómo reenviar un pedido de compra a un proveedor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Personalización de diseños de impresión de pedido de compra y factura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Cómo imprimir pedidos o facturas utilizando plantillas de impresión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Cómo crear una plantilla de disposición de impresión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Cómo editar una plantilla de disposición de impresión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión. . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Restricción de la capacidad de eliminar adjuntos en pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273

Temas acerca de la recepción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Acerca de la recepción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274

Habilitación y configuración de la recepción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278Recepción inferior y recepción en exceso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Recepción de tolerancia a nivel de unidad de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281Creación de recibos para la recepción automática en la fecha de vencimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . 282Notificaciones para recibos, el cálculo de fecha de vencimiento del pedido y la fecha requerida. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282


PUBLICPÚBLICO 7

Envío de la información de recibo a Ariba Network. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284La especificación de datos de activos en recibos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284Recepción de pedidos de los subcontratistas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Cómo aprobar o denegar recibos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287Cómo editar recibos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Cómo cambiar un pedido de compra recibido automáticamente y por completo. . . . . . . . . . . . . . . 289Cómo cambiar la recepción automática a manual en el recibo de pedido de compra. . . . . . . . . . . . 290Cambio del estado del pedido después de una anulación completa de los recibos. . . . . . . . . . . . . . 291Cómo realizar una recepción negativa para pedidos recibidos completamente. . . . . . . . . . . . . . . . 292Cómo realizar una recepción negativa para pedidos de compras recibidos parcialmente. . . . . . . . . .293Cómo realizar devoluciones de productos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294Devoluciones del producto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Cómo crear recibos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Cómo crear recibos para artículos marcados para la comprobación de factura basada en acuse de recibo de bienes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Cómo recibir pedidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .299

Página de información adicional necesaria. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Temas acerca del uso de tarjetas de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Resumen de flujo de trabajo y proceso de tarjeta de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Cómo eliminar a otros usuarios el acceso a cargos de tarjeta de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304Cómo proporcionar acceso a usuarios a cargos de tarjeta de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304Trabajo con cargos no asignados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Pertenencia al grupo necesaria para la funcionalidad de tarjeta de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307Criterios de búsqueda para cargos sin asignar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307Cómo asignar cargos a pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308Cómo reconciliar cargos como cargos sin pedido de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309Cómo activar y desactivar cargos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Reconciliación de cargos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311Cómo rechazar cargos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311Cómo reconciliar cargos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312Cómo hacer coincidir cargos con pedidos de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312Cómo agregar artículos en línea de ajuste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Tipos de excepciones PCCR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Cómo aceptar excepciones de reconciliación de cargos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315Cómo resolver excepciones que ocurren durante la reconciliación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Cómo resolver excepciones de información de contabilidad no válida. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Cómo resolver excepciones de variación de importe de un pedido de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . .317

Temas acerca de los informes de devengos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319Informes de devengos en sus soluciones de compra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319Exportación de devengos mediante el informe de RNF y activación de la exportación de devengos mediante la tabla de HECHOS DE PO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

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Limitaciones del informe RNF y acceso al mismo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320Generación de devengo y cálculo de devengos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Personalización del informe de devengos y configuración de la exportación de devengos. . . . . . . . . 323Cómo generar el informe recibido no facturado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324Campos de acumulador de tabla de hechos Pedido de compra para generación de devengo. . . . . . . 324

Temas acerca de las funciones de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement para los usuarios de soluciones de compra de SAP Ariba. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326Acerca de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326Funciones para los usuarios de las soluciones de compra de SAP Ariba. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Acceso a los carritos desde la ficha Comprar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331Cómo crear solicitudes de compra en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement. . . . . . . . . . . . . 332Recepción de artículos en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334


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Guía de compras para profesionales de compras

Esta guía es para los usuarios de SAP Ariba que son responsables de gestionar las solicitudes, las solicitudes añadidas, los pedidos, la contabilidad de gestión de fondos y las entradas.

Una solicitud de compra (SC) es el documento aprobable creado en SAP Ariba Buying o SAP Ariba Buying and Invoicing cuando envía una solicitud para comprar artículos.

Esta guía se aplica a:

● SAP Ariba Buying● SAP Ariba Buying and Invoicing

Guías relacionadas

Guía de usuario de catálogo

Procurement data import and administration guide

Tax and charge configuration

Comprobación del presupuesto en sistemas externos

Gestión de presupuestos en las soluciones de SAP Ariba Buying

10PUBLICPÚBLICO

Guía de compras para profesionales de comprasGuía de compras para profesionales de compras

https://help.sap.com/viewer/fa7cf76d77b34c6daa1679816d37fefb/cloud/es-ES/87b39c75a7c641799754c48b612bb610.html

https://help.sap.com/viewer/99a529968234413b9efaf4f6581a32ea/cloud/en-US/291ea1c6a85e40bf89400572f517dd8b.html

https://help.sap.com/viewer/4f6fa1a95e91470e993f8ecea87e2a08/cloud/en-US/1df6e0426999497abfd7275615fe9924.html

https://help.sap.com/viewer/44139574e7424765941fa097400d66fa/cloud/es-ES/d2d9fc1b986644588f6bb714e0b9e64f.html

https://help.sap.com/viewer/3b636de0da63495a831708d31c4c46cf/cloud/es-ES/33b02b5de90a458284a666ed367bf0b2.html

Temas sobre la creación y la gestión de solicitudes de compra

Solicitudes de compra [página 11]

Glosario de servicios y solicitudes de servicios [página 50]

Crear pedidos permanentes [página 68]

Gestión de activos para sitios integrados con SAP ERP [página 74]

Impuestos, cargos y descuentos en solicitudes de compra [página 80]

Agregar información del impuesto sobre bienes y servicios de India sobre solicitudes de compra [página 97]

Agregación y edición de artículos parciales [página 100]

Trabajo con proyectos [página 104]

Cómo enviar una solicitud [página 114]

Edición de solicitudes de compra y edición del solicitante [página 117]

Trabajar con solicitudes de compra importadas [página 123]

Trabajo con las solicitudes de compra creadas en la compra guiada [página 142]

Consejos útiles para modificar y cancelar solicitudes de compra [página 145]

Copia de solicitudes de compra [página 146]

Reserva de artículos de inventario al crear solicitudes de compra para sitios integrados con SAP ERP [página 148]

Gestión de solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo [página 155]

Evitar la agregación o el borrado de adjuntos de las solicitudes de pedido aprobadas [página 162]

Solicitudes de compraUna solicitud de compra (SC) es el documento aprobable creado en SAP Ariba Buying o SAP Ariba Buying and Invoicing cuando envía una solicitud para comprar artículos.

Cada solicitud de compra se asigna a un ID único (como PR2394) para identificarla y realizar su seguimiento a medida que se desplaza en el proceso de solicitud.

La solicitud de compra puede incluir artículos de catálogo del catálogo de la empresa o de uno de Internet del proveedor (también conocido como catálogo de PunchOut) y artículos que no son del catálogo (de otro origen). Si no puede encontrar lo que necesita en los catálogos, cree un artículo que no sea del catálogo al proporcionar una descripción del artículo de forma que un agente de compras pueda ubicarlo y pedirlo por usted.

Basándose en requisitos específicos de su organización, las solicitudes de compras pueden ser de los tipos siguientes:

Guía de compras para profesionales de comprasTemas sobre la creación y la gestión de solicitudes de compra

PUBLICPÚBLICO 11

● Solicitudes de compra: Incluyen artículos de catálogo, por encargo y PunchOut para solicitar comprar artículos de mercancías y artículo de compra de servicios.

● Solicitudes de servicio: Incluyen una solicitud de servicio (artículos de servicios) que los proveedores tienen que realizar.

● Solicitudes de compra agregadas: Consolidan los artículos para múltiples solicitudes de compra en una de sola para aprovechar la ventaja del precio por rangos disponible en los contratos.

● Solicitudes de compra colaborativas: Incluyen los artículos que requieren colaboración entre los compradores y los proveedores para finalizar ciertas especificaciones del artículo y el precio antes de poder pedir esos artículos.

Información relacionada

Conceptos sobre la creación y gestión de solicitudes de compra agregadas [página 164]Glosario de servicios y solicitudes de servicios [página 50]Reserva de artículos de inventario al crear solicitudes de compra para sitios integrados con SAP ERP [página 148]Creación de solicitudes de compra colaborativas para artículos de compra de servicio

Acerca del flujo de trabajo de las solicitudes de compra

Cuando crea una solicitud de compra (SC) hay una serie de pasos que se deben seguir antes de que el proceso se complete.

La creación de una solicitud de compra implica los pasos siguientes:

1. Solicitud de mercancías al crear una SC y al enviarla para que se apruebe.2. Se enruta la solicitud a todos los que se hayan identificado en el flujo de aprobación, basándose en un conjunto

de reglas empresariales. Se envían las notificaciones de forma automática a todos los aprobadores informándoles de la SC que requiere aprobación.

3. Cada persona identificada en el flujo de aprobación (aprobadores) aprueba o deniega la SC:○ Si la SC se aprueba completamente, el proveedor se identifica para cada artículo y se crea un pedido de

compra para cada proveedor. Dependiendo de los artículos y de cómo se configure el sistema, se envían pedidos a proveedores mediante Ariba Network, o se necesita que los pedidos se envíen manualmente.

○ Si se deniega la SC, puede retirarla, o editarla y reenviarla para su aprobación.4. Los proveedores reciben los pedidos de compra, expiden los artículos, esperan los recibos y luego solicitan los

pagos.5. Si la recepción está activada, cada pedido requiere recibos, de los que a continuación se realiza el seguimiento

con la aplicación.6. Recibe los artículos y envía recibos a medida que llegan los artículos. Si los artículos llegan en lotes, se

actualizan los recibos parciales y se mantiene el recibo global abierto hasta que se hayan recibido todos los artículos.

NotaSi cualquier artículo en línea en su solicitud de compra se retiene para la agregación, no se generan pedidos de compra cuando se aprueba completamente la solicitud de compra. Estos artículos se visualizan en la tabla

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https://help.sap.com/viewer/27ca06e2ac80483d9aed0d0a964161f1/cloud/es-ES/6b2264dac1da10148a8bb8257fdc19c8.html

Artículos retenidos para la consolidación y no puede editarlos ni suprimirlos. Los agentes de compras gestionan la realización de pedidos y la recepción de tales artículos y le envían los artículos. Para más información sobre la agregación de demanda, consulte Agregación de demanda y las solicitudes de compra agregadas [página 172].

El siguiente diagrama ilustra el proceso de la solicitud de compra:


Consejos útiles para la creación de una solicitud a partir del panel de instrucciones [página 13]Cómo crear una solicitud a partir del panel de instrucciones [página 15]

Consejos útiles para la creación de una solicitud a partir del panel de instrucciones

Cuando se crea una solicitud de compra desde el panel de instrucciones, existen varias opciones de las que puede seleccionar para personalizar su solicitud de compra.


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● Los campos organizativos y de contabilidad disponibles cambian dependiendo del tipo de sistema ERP que esté utilizando y no se describen en detalle en esta guía. Las etiquetas de campo pueden ser diferentes dependiendo del sistema ERP. Por ejemplo, en la variante de SAP, se refiere a los proveedores como suministradores.

● La página de resultados de búsqueda de catálogo visualiza un icono con los contratos asociados.● Puede agregar un artículo de catálogo con detalles de determinación de precios avanzados. Puede ver los

detalles de determinación de precios avanzados cuando pasa el puntero del ratón por encima del precio por unidad del artículo. Para más información acerca de los detalles de determinación de precios avanzados, consulte Acerca de la agregación de artículos de catálogo con detalles de determinación de precios avanzados [página 17].

● Cada vez que agrega artículos a la solicitud, se visualiza la ventana emergente de los contenidos del carrito, de la que puede seleccionar revisar dichos contenidos (haciendo clic en Revisar carrito) o proceder para confirmar la compra (haciendo clic en Proceder para confirmar la compra).

● Según cómo esté configurada la solución de compras, las solicitudes de compra están sujetas a comprobaciones del presupuesto de una de las siguientes formas:○ Comprobaciones del presupuesto en los artículos de la solicitud de compra frente a los datos de

presupuesto cargados desde el sistema ERP a la solución de compras.○ Comprobaciones del presupuesto externas para validar artículos de la solicitud de compra frente a la

información presupuestaria almacenada en un sistema ERP externo.En el caso de los sitios habilitados para comprobaciones del presupuesto dentro de la solución de compras, la sección Presupuesto en el componente Resumen de carrito proporciona una instantánea de los importes de presupuesto reservados de los presupuestos asociados. El importe reservado del presupuesto asociado tiene un código de color del modo siguiente:

Color Cuando...

Verde El importe reservado + el importe consumido es menor que el 70% del importe total asignado para ese presupuesto

Ámbar El importe reservado + el importe consumido está entre el 70% y el 90% del importe total asignado para ese presupuesto

Rojo El importe reservado + el importe consumido es mayor que el 90% del importe total asignado para ese presupuesto

La longitud del relleno de color en la barra de importe no es indicativa y depende de la longitud de los caracteres visualizados. Por ejemplo, el relleno es mayor cuando el valor es 5820,00 (longitud de siete caracteres) que cuando se visualiza 590,00 (longitud de seis caracteres).

● En la página Revisar carrito, si cambia la cantidad de un artículo de kit a nivel de cabecera, sólo se actualizan esos artículos de kit que se configuran como necesarios. La cantidad de artículos de kit opcionales no se actualiza. Tiene que actualizar la cantidad para estos artículos manualmente si es necesario.


Cómo crear una solicitud a partir del panel de instrucciones [página 15]Comprobación del presupuesto en sistemas externosGestión de presupuestos en las soluciones de SAP Ariba Buying

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https://help.sap.com/viewer/44139574e7424765941fa097400d66fa/cloud/es-ES/d2d9fc1b986644588f6bb714e0b9e64f.html

https://help.sap.com/viewer/3b636de0da63495a831708d31c4c46cf/cloud/es-ES/33b02b5de90a458284a666ed367bf0b2.html

Cómo crear una solicitud a partir del panel de instrucciones

Cuando crea una solicitud de compra, puede agregarla a un área de trabajo existente o crear una de nueva para agregarla.

Requisitos previos

● Debe tener activada la propiedad de visibilidad de contrato y pertenecer al grupo Administrador de contrato o Administrador de compras para ver los detalles de determinación de precios de contrato asociados. Si es un Administrador de contrato, podrá ver todos los detalles que pertenecen al contrato seleccionado. Si es un Administrador de compras, podrá ver sólo el resumen de contrato y los detalles de determinación de precios.

● (Si el sitio está activado para las comprobaciones del presupuesto dentro de la solución de compras) Tiene que pertenecer al grupo Usuario de presupuesto para poder ver la página Detalles de presupuesto.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. Utilice las diversas opciones en la página Inicio de catálogo para buscar y seleccionar los artículos de catálogo

y por encargo requeridos.

Para más información acerca de cómo utilizar las opciones de catálogo, consulte Tipos de artículos. Consulte Agregación de artículos de PunchOut [página 20] para obtener más información sobre cómo agregar artículos de PunchOut a la solicitud de compra.

3. Seleccione los artículos que desee comprar y especifique la cantidad necesaria de cada uno, y luego haga clic en Agregar al carrito.

4. Haga clic en Proceder para confirmar la compra. Puede editar los detalles de la solicitud desde aquí, agregar más artículos, suprimir las líneas existentes o enviar la solicitud para su aprobación.

5. Para ver el flujo de aprobación y agregar más aprobadores, haga clic en Mostrar flujo de aprobación en la página Resumen.

6. Haga cualquiera de los pasos siguientes:

○ Para crear un área de trabajo de compras y agregar la solicitud a ese área, haga clic en Crear proyecto en el campo Proyectos relacionados y luego haga clic en Área de trabajo de compras.

○ Para agregar la solicitud a un área de trabajo de compras existente, haga clic en Agregar a proyecto.Para más información acerca de la creación de áreas de trabajo de compras y la agregación de solicitudes a dichas áreas, y acerca de la asociación de requisitos con otros tipos de proyecto, consulte Trabajo con proyectos [página 104].

7. (Opcional) Haga clic en el enlace de contrato en la sección Detalles de artículo en línea para ver la página de contratos aplicable.

8. (Opcional) Para un sitio integrado con SAP ERP activado para la funcionalidad de contabilidad de la gestión de fondos, agregue la información de contabilidad para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos para uno o más artículos en línea. Para obtener más información acerca de la agregación de información de contabilidad de la gestión de fondos en una solicitud de compra, consulte Cómo agregar la información de contabilidad de la gestión de fondos en una solicitud de compra [página 200].


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https://help.sap.com/viewer/fa7cf76d77b34c6daa1679816d37fefb/cloud/es-ES/6b121196c1da1014bd2c988a5074b592.html

9. (Opcional) Realice cualquiera de los pasos siguientes:

○ (Si el sitio está activado para las comprobaciones del presupuesto dentro de la solución de compras) Haga clic en Editar detalles de presupuesto para ver los detalles del presupuesto para cada artículo en línea en la solicitud de compra.

○ (Si el sitio está activado para las comprobaciones del presupuesto en un sistema ERP externo) Haga clic en Comprobar para validar la solicitud de compra para los presupuestos en el sistema ERP. Aparece un mensaje de confirmación para confirmar que la comprobación del presupuesto ha tenido éxito.

NotaUna acción opcional es iniciar las comprobaciones del presupuesto (haciendo clic en el botón Comprobar) antes de enviar una solicitud de compra para su aprobación. Esta acción sólo valida la solicitud de compra para la información del presupuesto en el sistema ERP y no reserva fondos para la solicitud de compra.

10. Si está activo en su sitio, envíe una solicitud de Sourcing de los artículos en línea en la solicitud de compra. Para obtener más información, consulte Inicio de sourcing rápido para solicitudes [página 38].

11. (Opcional) Si se activa en su sitio, agregue o modifique el valor del subcontratista para el proveedor en el campo Es un subcontratista. Para obtener más información, consulte Información agregada del subcontratista para los proveedores [página 48].

12. En la página Resumen, haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación.

Resultados

Si el sitio está activado para las comprobaciones del presupuesto en el sistema ERP externo:

● El sistema ERP realiza las siguientes acciones si las comprobaciones del presupuesto tienen éxito:○ Asigna un Número de referencia ERP a la solicitud de compra.○ Reserva fondos para la solicitud de compra.○ (Para un sitio integrado con SAP ERP) Guarda una copia de la solicitud de compra en el sistema ERP.

● La solución de SAP Ariba realiza las tareas siguientes:○ Envía una notificación por correo electrónico al solicitante para confirmar que los fondos se han reservado

con éxito.○ Incluye el Número de referencia ERP en la página Resumen de la solicitud de compra.

Después de enviar con éxito la solicitud de compra para su aprobación, el estado de la solicitud de compra cambia de En proceso a Enviado.


Agregación de artículos de catálogo con detalles de determinación de precios avanzada [página 17]Agregación de artículos por encargo [página 18]Cómo especificar una expedición no estándar a direcciones en solicitudes [página 23]Aprobación de artículos en línea para la liquidación automática de recibos y la facturación automática [página 43]Cómo agregar distribuciones de contabilidad en líneas de solicitud de compra [página 44]

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Cómo exportar e importar información de contabilidad [página 45]Impuestos, cargos y descuentos en solicitudes de compra [página 80]

Agregación de artículos de catálogo con detalles de determinación de precios avanzada

Existen distintas formas de ver los detalles de determinación de precios para el catálogo y los artículos por encargo con detalles de determinación de precios avanzada.

Cuando se agrega un artículo de catálogo o artículo por encargo con detalles de determinación de precios avanzada, consulte los campos siguientes:

● Unidad de precio● Cantidad de unidades de precio● Conversión de unidades● Descripción de determinación de precios

Cuando agrega un artículo de catálogo con detalles de determinación de precios avanzados, puede ver los detalles al pasar el ratón por encima del precio unitario del artículo. Cuando agrega este artículo de catálogo sólo puede ver los valores de los detalles de determinación de precios avanzados y no los puede editar. Sin embargo, al agregar un artículo por encargo, puede agregar y editar valores de los detalles de determinación de precios avanzados.

Para obtener más información sobre los detalles de la determinación de precios avanzada, consulte Detalles de determinación de precios avanzada y campos.

La página Resumen de la solicitud de compra muestra información sobre los artículos en línea con detalles de determinación de precios avanzados. Pase el ratón por encima del enlace Fx en la columna Importe para ver la fórmula que se utiliza para calcular el importe del artículo en línea con los detalles de determinación de precios avanzados. El importe se calcula utilizando la conversión de unidades:

Importe = cantidad * (conversión de unidades/cantidad de unidad de precio) * precio por unidad.

Cuando agrega un artículo por encargo a una solicitud, haga clic en Determinación de precios avanzadosDetalles para introducir valores. La solución de compras valida los valores especificados en estos campos. Estos valores se visualizan en el enlace Fx en la columna Importe de un artículo en línea en la página Resumen de la solicitud de compra.

Cuando se aprueba la solicitud, el pedido de compra también muestra información sobre estos campos.

NotaLas mercancías basadas en importes, los artículos de servicio y los artículos en línea de compra de servicios no necesitan detalles de determinación de precios avanzados, como la cantidad, la unidad de medida, la conversión de unidad y la descripción de determinación de precios.


Agregación de artículos por encargo [página 18]


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https://help.sap.com/viewer/5a46328f2c754661b46a4a05974fe025/cloud/es-ES/dd8be038f01810148012e32feb1a17b5.html

https://help.sap.com/viewer/5a46328f2c754661b46a4a05974fe025/cloud/es-ES/dd8be038f01810148012e32feb1a17b5.html

Agregación de artículos por encargo

Si no puede encontrar los artículos que necesita en el catálogo, puede crear los artículos que no son de catálogo al describir lo que necesita de forma que un agente de compras pueda ubicar y pedir los artículos. Los pedidos que no son de catálogo pueden tardar más tiempo en el procesamiento que los pedidos de catálogo.

NotaLos usuarios que pertenecen al grupo Artículo que no es por encargo no pueden agregar artículos que no son de catálogo a una solicitud de compra. El botón Agregar artículo que no es por encargo no es visible para estos usuarios. Póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba para solicitar ayuda.

Se le pedirá que introduzca la siguiente información para agregar un artículo que no sea de catálogo:

Para esta opción... Debe...

Descripción completa (todas las integraciones ERP)

Introducir una descripción para el artículo.

Código de mercancía Seleccionar un código de mercancía de las opciones disponibles o haga clic en Buscar más para seleccionar un código de mercancía diferente. Dependiendo de la integración ERP, puede que tenga que introducir información adicionar, como Tipo de cuenta, Grupo de material (SAP) o Código de mercancía particionado (PeopleSoft).

Proveedor Seleccionar un proveedor de las opciones que hay disponibles o hacer clic en Buscar más para seleccionar un proveedor diferente.

Si está disponible, seleccione un proveedor configurado como el preferido para el código de mercancía seleccionado. Un valor de Sí en la columna Proveedor preferido indica que el proveedor está configurado como el preferido.

Contacto El valor para este campo cambia dependiendo del proveedor que seleccione.

Hacer clic en el nombre del contacto para ver los detalles de esta persona.

Hacer clic en Seleccionar para seleccionar otro contacto para el proveedor que ha seleccionado.

Condiciones de pago El valor para este campo cambia dependiendo del proveedor que seleccione.

Haga clic en el valor para ver los detalles de las condiciones de pago.

Haga clic en Seleccionar para seleccionar otra opción de condiciones de pago.

Número de pieza del proveedor Introducir el número de pieza de proveedor para el artículo.

ID de pieza auxiliar de proveedor Introducir el ID de pieza auxiliar de proveedor para el artículo.

Cantidad Introducir la cantidad del nuevo artículo que está agregando. Para un artículo de servicio, no puede introducir una cantidad superior a uno.

Unidad de medida Seleccionar una unidad de medida adecuada de las opciones disponibles o haga clic en Buscar más para seleccionar una unidad de medida diferente.

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Precio Introducir el precio del artículo o un precio estimado. El valor total de la solicitud determina los responsables de aprobación predeterminados, que deben tener un precio para aprobar la solicitud.

Si cambia el precio o la cantidad, haga clic en Actualizar total para actualizar el total de la solicitud

Seleccionar una divisa de las opciones disponibles o hacer clic en Otros para seleccionar una divisa diferente.

Importe Éste es el campo de sólo lectura que se actualiza cuando hace clic en Actualizar total.

Una solicitud con artículos que no son del catálogo se puede enviar correctamente sin especificar los detalles del proveedor. La solución SAP Ariba no se valida frente a la información del proveedor que falte en el momento de enviar la solicitud (sólo para los artículos que no son de catálogo). Pero se puede aprobar la solicitud completamente sólo después de que uno de los responsables de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación agregue los detalles del proveedor que falten a los artículos que no son de catálogo.

La solución SAP Ariba valida este campo del proveedor (para los artículos que no son del catálogo) sólo cuando la solicitud alcanza el responsable de aprobación final en el flujo de aprobación. Si en esta etapa aún faltan los detalles del proveedor, se visualiza un mensaje de error pidiendo que el responsable de aprobación introduzca dichos detalles.

Las mercancías basadas en importes, los artículos de servicio y los artículos en línea de compra de servicios no necesitan detalles de determinación de precios avanzados, como la cantidad, la unidad de medida, la conversión de unidad y la descripción de determinación de precios.


Cómo enmascarar los valores de precio por unidad e importe de un artículo en línea de los proveedores [página 47]Cómo agregar artículos por encargoCampos de posición que no son de catálogo

Cómo añadir artículos dinámicos

Los artículos dinámicos son artículos de la solución SAP Ariba configurados de forma que la información más reciente sobre el precio y la disponibilidad se obtiene de los proveedores en tiempo real.

Procedimiento

1. Con las diferentes opciones disponibles en la página Página de inicio del catálogo, busque los artículos que necesite.


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https://help.sap.com/viewer/9ab0e7087df040d3bd7187b0650fc96c/cloud/es-ES/8dd3ade306294d82aef7b7959e2d7225.html#loio207b5a16d83647f4b316f2df9670ac2f

Se muestran los resultados de búsqueda del catálogo.

2. Puede identificar artículos dinámicos visualmente mediante un icono de refrescar ( ) que precede al precio del artículo.

Si el precio de un artículo dinámico no está disponible, en su lugar aparece el enlace Obtener precio más reciente.

3. Haga clic en el icono de refrescar o en el enlace Obtener precio más reciente para obtener la información más reciente sobre el precio y la disponibilidad del artículo el sitio web del proveedor en tiempo real.

La información más reciente sobre el precio y la disponibilidad también se obtiene automáticamente al hacer clic en el artículo para ver sus detalles.

4. Haga clic en Agregar a carrito para agregar el artículo al carrito.

Se muestra un mensaje para indicar que el precio del artículo ha cambiado y preguntar si desea agregarlo o no al carrito. Haga clic en Agregar a carrito para agregar el artículo al carrito.

5. Haga clic en Agregar a carrito para confirmar y agregar el artículo al carrito.

Agregación de artículos de PunchOut

Los artículos de Punchout son artículos que solo están disponibles en el sitio Web del proveedor. Dependiendo de la configuración del catálogo, realiza un punch-out al sitio Web del proveedor para buscar artículos (PunchOut a nivel de tienda) o busca en el catálogo local artículos y luego realiza un punch-out al sitio Web del proveedor para agregar el artículo al pedido (PunchOut a nivel de artículo).

De forma alternativa, el catálogo puede configurarse para realizar un punch-out más detallado. Por ejemplo, si busca en el catálogo un artículo en particular y se encuentran coincidencias en un catálogo de PunchOut del proveedor, puede visualizar este catálogo para ver los resultados a nivel de tienda, pasillo, estantería o artículo que representan diferentes granularidades en la agrupación de artículos para examinar.

Un administrador de catálogo de cliente puede solicitar las últimas actualizaciones de precios y de disponibilidad a los proveedores en intervalos frecuentes para los catálogos de PunchOut a nivel de artículo. Un usuario que pertenezca al grupo Administrador de catálogo de cliente puede configurar la frecuencia en la que se tiene que enviar la solicitud al proveedor.

Cuando se recibe una actualización del estado del proveedor, se visualiza como un texto destacado frente al artículo.

Dependiendo de la configuración del catálogo y los acuerdos entre comprador y proveedor, puede que no se visualice el precio de algunos artículos de PunchOut. Para tales artículos, se visualiza un texto destacado que indica que el precio está disponible del proveedor.

Los que ve en el sitio Web del proveedor depende de él mismo, pero cuando ha seleccionado los artículos, los ha agregado al carrito de la compra del proveedor y ha retirado su verificación, se muestran los artículos seleccionados en la solución de compras.

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Consejos útiles para agregar artículos de PunchOut

● Cuando realiza un punch-out en un sitio de proveedor, puede hacer clic en Cerrar sesión de compras del catálogo de PunchOut en la parte superior derecha de la página para salir del sitio del proveedor sin agregar un artículo a la solicitud.

● En la página de resultados de búsqueda de catálogo, no puede agregar múltiples artículos de PunchOut a nivel de artículo al carrito de la compra en una transacción al seleccionar múltiples artículos y al hacer clic en el botón Agregar al carrito. Sin embargo, dependiendo de cómo esté configurado el catálogo, puede que pueda agregar múltiples artículos al realizar un punch-out en el sitio Web del proveedor, buscando artículos y luego agregándolos al carrito de la compra.

Restricciones del catálogo de PunchOut

Existen diversas restricciones aplicables a la hora de agregar artículos de catálogo de PunchOut a su pedido.

Artículos descontados y con precios especiales

Cuando compra artículos del catálogo de PunchOut, su empresa recibirá descuentos y precios especiales. Si quiere realizar cambios en los artículos de PunchOut de su pedido, debe volver al sitio web del proveedor y hacer los cambios, ya que los cambios afectan los descuentos y precios especiales y estos se aplican al pedido final. Si suprime artículos de PunchOut, el coste final del pedido también se podría ver afectado.

Artículos agregados previamente

Las acciones que puede realizar en artículos PunchOut agregados anteriormente a una solicitud, dependen de cómo el proveedor ha configurado el catálogo de PunchOut. Por ejemplo, puede volver al catálogo de punchout para editar y suprimir artículos si el proveedor ha activado estas acciones o sólo ver descripciones de los artículos.

Artículos copiados y solicitudes

No puede copiar artículos del catálogo de PunchOut de un proveedor que haya agregado anteriormente a una solicitud ya que el precio u otra información ha cambiado desde que agregó los artículos al principio. Si quiere agregar nuevos artículos de PunchOut o modificar los existentes, vuelva al sitio del proveedor para actualizar la información de su solicitud.

No puede copiar un artículo de PunchOut individual para agregarlo a un pedido.

Si copia una solicitud que contiene artículos de PunchOut, se crea una copia del original y los artículos en línea de PunchOut se ignoran de la copia que se haga.


Cómo editar artículos de PunchOut [página 22]Cómo eliminar artículos de PunchOut [página 22]Cómo agregar artículos de PunchOut


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https://help.sap.com/viewer/9ab0e7087df040d3bd7187b0650fc96c/cloud/es-ES/7733c1a5b07344c99b288c94e9bedb1e.html

Cómo editar artículos de PunchOut

Puede editar los artículos de PunchOut en su solicitud de compra, pero no puede efectuar modificaciones que afecten el coste del pedido.

Requisitos previos

Su empresa debe tener acuerdos con los proveedores para obtener descuentos en artículos de los catálogos de los proveedores. Para cambiar artículos de PunchOut de la solicitud o carrito de compra, debe volver al sitio web del proveedor porque los cambios podrían afectar los descuentos que se aplican a los pedidos finales.

RestricciónSólo puede editar la información de los artículos de PunchOut que no afecten el coste de su pedido, como la información de contabilidad o de envío, en SAP Ariba Catalog. Consulte Acerca de la edición de artículos en línea [página 35] para obtener más información.

Procedimiento

1. En la página Resumen de solicitud, haga clic en la casilla de verificación del artículo que quiera editar y, luego, haga clic en Editar.

2. En la página de revisión de artículos, haga clic en el enlace Editar este artículo de catálogo de PunchOut.3. Haga los cambios en el sitio web del proveedor.


Cómo eliminar artículos de PunchOut [página 22]

Cómo eliminar artículos de PunchOut

Puede eliminar todos los artículos de PunchOut o los artículos de PunchOut seleccionados de la página Resumen de solicitud de compras.

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Contexto

Suprimir artículos de PunchOut puede afectar el coste de otros artículos de PunchOut agregados a la solicitud. Por ejemplo, si pide dos artículos con un acuerdo que si compra uno obtiene el segundo con un descuento del 50% y luego suprime uno, el coste del otro artículo se tiene que calcular de forma diferente.

Si desea suprimir sólo una parte de los artículos de PunchOut de un proveedor, tiene que hacerlo del sitio Web del proveedor. Si desea suprimir todos los artículos de un proveedor, puede hacerlo de SAP Ariba Catalog.

Procedimiento

1. En la página Resumen de solicitud de compras, realice una de las siguientes acciones:

○ Para eliminar todos los artículos de PunchOut, seleccione la casilla de selección de todos los artículos de ese proveedor y luego haga clic en Eliminar.

○ Para eliminar un artículo de PunchOut seleccionado, marque la casilla de selección del artículo que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

RestricciónNo se emite un mensaje de confirmación antes de suprimir los artículos.

2. En la página Suprimir artículo en línea, haga clic en una de las acciones siguientes:

○ Suprimir para suprimir todos los artículos de este proveedor○ Editar para realizar PunchOut en el sitio web del proveedor dónde puede suprimir los artículos

seleccionados del carrito de la compra○ Cancelar para cancelar la acción y volver al carrito de la compra.


Cómo editar artículos de PunchOut [página 22]

Cómo especificar una expedición no estándar a direcciones en solicitudes

Las direcciones no estándar son direcciones por encargo creadas en su solución de compras. No existen en el sistema ERP del comprador. Pueden ser las ubicaciones de despachos de usuarios y expediciones preferidas a direcciones para facturas o los artículos en una solicitud.


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Contexto

Si la solución de compras permite a los usuarios agregar direcciones de expedición no estándar y desea que los artículos en la solicitud se entreguen a una dirección de expedición que no esté en la lista de direcciones disponibles en el sistema, puede utilizar el campo Expedir a en la solicitud para seleccionar una dirección no estándar existente o crear una de nueva. La expedición no estándar a una dirección que utilice puede ser específica para cada artículo en línea o puede aplicarse a toda la solicitud.

Cuando crea una dirección no estándar, se guarda para un uso futuro. Puede editar y desactivar direcciones no estándar y crear direcciones adicionales utilizando la opción Administrar direcciones no estándar en el menú Preferencias. Para obtener información sobre la gestión de direcciones no estándar, consulte Cómo cambiar o desactivar una dirección de expedición no estándar (soluciones de SAP Ariba Procurement).

Procedimiento

1. En el campo Expedir a en la cabecera Expedición, haga clic en Buscar más en la lista.

NotaSi tiene múltiples artículos en línea en la solicitud y desea introducir una dirección no estándar Expedir a para un artículo en línea en particular, primero seleccione ese artículo en línea y haga clic en Editar.

2. En la página Seleccionar valor para Expedir a, realice una de las acciones siguientes:

○ Si la dirección no estándar que desea ya existe, búsquela y haga clic en Seleccionar.○ Para crear una dirección no estándar, haga clic en Nuevo. Aparece la página Crear dirección no estándar

Expedir a. Introduzca todos los detalles de expedición necesarios y haga clic en Guardar. La dirección se almacena con un ID interno (un nombre unívoco) con el prefijo ADBuyer, que indica que se trata de una dirección creada en la interfaz de usuario de Soluciones de SAP Ariba Procurement.

NotaSi crea direcciones Expedir a no estándar, tiene que introducir valores válidos en los campos Calle, Ciudad y País o región. Si no introduce valores en estos campos, la dirección no estándar Expedir a que crea no se visualizará en los pedidos de compras correspondientes.

Cómo especificar mensajes de correo electrónico de los contactos de proveedores adicionales para el enrutamiento de pedidos

Puede configurar su sitio para enrutar pedidos de compra a una dirección de correo electrónico de proveedor adicional para proveedores públicos y privados en Ariba Network.

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https://help.sap.com/viewer/ef4d2a1a1e0b48ca8ce15d7e72538399/cloud/es-ES/6d266ce6c1da10149e098d4b2ce7b15c.html

https://help.sap.com/viewer/ef4d2a1a1e0b48ca8ce15d7e72538399/cloud/es-ES/6d266ce6c1da10149e098d4b2ce7b15c.html

Requisitos previos

● Cada ubicación de proveedor definida para su sitio debe estar configurada para aceptar pedidos utilizando uno de estos métodos de pedido preferidos: Fax, Correo electrónico, Impresión, o En línea.

● Para ubicaciones de proveedor configuradas para pedidos manuales, el administrador debe haber configurado el flujo de aprobación para que las solicitudes de compra incluyan un miembro del grupo Agente de compras. Los agentes de compras pueden revisar las direcciones de correo electrónico de contacto de proveedor adicional en solicitudes de compra enviadas y, si es preciso, especificar direcciones de correo electrónico de contacto de proveedor adicional si esa información no está disponible en esas solicitudes de compra.

Contexto

En la configuración predeterminada, la solución de compras tiene en cuenta las preferencias de enrutamiento de dirección de correo electrónico indicadas por los proveedores en sus cuentas Ariba Network.

Puede configurar su sitio para enrutar pedidos de compra a una dirección de correo electrónico de proveedor adicional para proveedores públicos y privados en Ariba Network. Los proveedores pueden ser privados (sin registrar), cuentas simplificadas registradas públicamente, o titulares de la cuenta de usuario completo público en Ariba Network. Esta configuración permite especificar una dirección de correo electrónico adicional en los detalles para un artículo en línea en una solicitud para enviar el pedido correspondiente a un representante de la organización del proveedor que esté familiarizado con los requisitos para realizar con su pedido. Para ayudarle con esta configuración, deje que su persona de contacto de asistencia designada grabe en un log una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

NotaCuando especifica una dirección de correo electrónico adiciona para un artículo en línea de solicitud, la solución de compras automáticamente aplica la misma dirección de correo electrónico para todos los artículos en línea que se corresponden a la misma ubicación de proveedor. Por lo tanto, si una solicitud incluye múltiples artículos en línea para la misma ubicación de proveedor, no puede especificar diferentes direcciones de correo electrónico de contactos de proveedor adicional para cada línea.

Procedimiento

1. En la página Resumen de la solicitud, seleccione el artículo en línea adecuado y haga clic en AccionesEditar .

Aparece la página Detalles de artículo en línea.2. Introduzca la dirección de correo electrónico del contacto de proveedor adicional en el campo Dirección de

correo electrónico adicional.

PrecauciónVerifique que ha introducido la dirección de correo electrónico correcta para garantizar que el pedido no se enruta a destinatarios no deseados.


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3. Haga clic en Aceptar para volver a la página Resumen de la solicitud.

Resultados

Después de aprobar completamente la solicitud, la solución de compras envía el pedido al proveedor en Ariba Network y también incluye una copia del pedido como un adjunto en la notificación por correo electrónico enviada al contacto de proveedor adicional.


Acerca del comportamiento predeterminado en los campos Facturar a, Expedir a y Entregar a [página 26]

Acerca del comportamiento predeterminado en los campos Facturar a, Expedir a y Entregar a

Los campos Facturar a, Expedir a y Entregar a, junto con otros campos de contabilidad, normalmente vienen predeterminados por los datos maestros que se cargan en la solución de compras, para todos los usuarios y todas las mercancías. Sin embargo, puede ignorar estos valores manualmente en el nivel de cabecera y/o de línea cuando se crea una solicitud.

La solución de compras predetermina los valores de los campos Facturar a, Expedir a y Entregar a sólo inicialmente. No se desencadena el mecanismo de predeterminación de nuevo si ha cambiado manualmente los valores en algún momento en la creación de la solicitud.

Concretamente, los campos Expedir a y Entregar a se configuran de la forma siguiente:

● Si cambia los campos de nivel de cabecera Expedir a o Entregar a, Expedir a y Entregar a se configuran en los valores de cabecera en todos los artículos en línea que existan en la solicitud a menos que haya modificado anteriormente los valores a nivel de línea.

NotaLos cambios en el nivel de línea toman preferencia por encima de los de cabecera.

● Si ha cambiado manualmente los campos a nivel de línea Expedir a o Entregar a del valor inicial predeterminado, estos valores manualmente cambiados no se vuelven a predeterminar y sólo se pueden cambiar con una acción explícita del usuario. Las ediciones subsiguientes de los artículos en línea no desencadenarán el mecanismo de predeterminación para volver a predeterminar los campos Expedir a y Entregar a.

● Cualquier artículo en línea nuevo agregado a la solicitud después de que haya cambiado los campos Expedir a y Entregar a a nivel de cabecera heredarán los valores cambiados.

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Prevención de marcar como predeterminados los campos de dirección y contabilidad

A veces los pedidos de compra permanecen abiertos durante mucho tiempo, en el que es posible que se deban cambiar los solicitantes asociados con las solicitudes de compra correspondientes debido a cambios organizativos. En este escenario, si el proveedor de un pedido ya ha enviado los artículos (parcial o totalmente), es posible que desee restringir la marcación como predeterminado de los campos de dirección y contabilidad en las solicitudes de compra para evitar errores. Para gestionar estos escenarios, su solución de compras puede configurarse para asegurar que el mecanismo de marcación como predeterminado no se desencadena en los siguientes casos:

● El solicitante de una solicitud de compra pedida cambia mientras se inicia un pedido de cambio.● Cambia el perfil de usuario del solicitante (basado en los datos maestros cargados en la solución de compras)

de una solicitud de compra.● Un usuario reasignado como solicitante de una solicitud de compra inicia una acción de pedido de cambio.

La siguiente tabla enumera los campos de dirección y contabilidad cuyos valores no cambian cuando se revisan las solicitudes de compra pedidas:

Categoría de campo SAP ERP ERP de PeopleSoft ERP genérico simple

Dirección Planta Expedir a Expedir a

● Entregar a● Facturar a● Grupo de compra

● Entregar a● Facturar a

● Entregar a● Facturar a

Contabilidad ● Sociedad● Organización de

compras● Centro de costes● Cuenta del libro mayor

● Unidad de negocio● Unidad de negocios CG ● Ubicación ● Cuenta ● Departamento● Código de estadísticas ● Producto

● Empresa● Unidad de negocio● Centro de costes● Cuenta ● Subcuenta● Unidad de compra

Cómo visualizar los artículos que desee solicitarAntes de finalizar un pedido, puede revisar la información de proveedor, editar los artículos en el pedido, o agregar más artículos al pedido.

Procedimiento

1. En la página Catálogo o la página Resultados de búsqueda, realice una de las acciones siguientes:

○ Haga clic en el icono del carrito de la compra.○ Haga clic en Confirmar la compra en la página Catálogo o la página Resultados de búsqueda para

visualizar los artículos en la pestaña de la solicitud de compra Resumen.


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2. Revise los artículos que desee pedir:

○ Haga clic en Mostrar detalles u Ocultar detalles para visualizar u ocultar información detallada acerca de los artículos en línea, como el proveedor y el contacto.

○ Si está disponible, haga clic en la flecha junto al kit de catálogo para contraerlo o expandirlo, y ocultar o mostrar todos los artículos individuales en el kit.

○ Los iconos en la columna Tipo indican el tipo de artículo en línea, por ejemplo, uno de catálogo.3. Modifique la información del artículo si es necesario.

○ Para editar, copiar o suprimir artículos, seleccione la casilla de verificación para cada uno de ellos y luego haga clic en Editar, Copiar o Suprimir. Si edita un artículo, resuelva cualquier error antes de proceder; de lo contrario, se le alertará mediante la aplicación de los errores en la página.

○ Si cambia la cantidad, haga clic en Actualizar total. Si copia o suprime artículos, se actualiza el coste total automáticamente.

4. Para agregar más artículos al carrito, haga clic en Agregar del catálogo o Agregar artículo por encargo.

Solicitud de compra de equipo y recepción de equipo

Puede marcar sus solicitudes de compra como solicitudes de equipo para permitir a los miembros del equipo definidos en sus perfil de usuario acceder a las solicitudes de compra.

Para todas las solicitudes de equipo en las que usted sea el preparador, los miembros de su equipo pueden llevar a cabo cualquier acción que usted pueda hacer, como editar, cancelar, enviar, borrar o retirar la solicitud de compra. El miembro del equipo también puede encargarse de las solicitudes de equipo que usted cree. Cuando un miembro del equipo se encarga de una solicitud de compra, la solución asigna automáticamente el rol de preparador de la solicitud de compra al nuevo miembro del equipo.

Esta función ofrece las siguientes ventajas:

● Activa un equipo de usuarios en un grupo de compras central para que trabaje de forma colaborativa para procesar las solicitudes de compra.

● Garantiza la continuidad de los procesos empresariales cuando los preparadores y los solicitantes de solicitudes de compra no están disponibles para gestionar sus solicitudes de compra y recepciones.

Ejemplo

Pongamos que XYZ Inc. es una organización que tiene una unidad de compras central para las funciones de compras. Vanessa, Jeff y Lee son tres usuarios de la unidad de compras que trabajan por turnos. Entre sus funciones se encuentra la preparación de solicitudes de compra en nombre de distintos empleados de la organización para satisfacer sus necesidades cotidianas de compras.

A continuación se proporciona un resumen del proceso de solicitudes de compra del equipo de recepción del equipo para una secuencia de actividades que implica a varios usuarios:

1. Vanessa, Jeff y Lee se agregan unos a otros como miembros del equipo en sus perfiles de usuario.

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2. Vanessa, que trabaja en el primer turno, recibe una solicitud de un administrador de talleres para pedir un conjunto de herramientas. Vanessa realiza las tareas siguientes:○ Verifica con el administrador de talleres si ha incluido a los miembros del equipo correspondientes en su

perfil de usuario para que él o uno de los miembros del equipo pueda realizar las funciones de recepción cuando lleguen los artículos solicitados.

○ Prepara una solicitud de compra en nombre del administrador de talleres.

NotaDado que el nombre del administrador de talleres aparece en el campo En nombre de de la solicitud de compra, el administrador de talleres es el solicitante de la solicitud de compra.

○ Identifica la solicitud de compra como una solicitud de compra de equipo y la activa para la recepción de equipo.

Sin embargo, Vanessa necesita cierta información del administrador de talleres y, por tanto, guarda la solicitud de compra. El estado de la solicitud de compra es En proceso.

3. Al finalizar el primer turno, Jeff asume las responsabilidades de Vanessa. Jeff recibe la información que falta y realiza las acciones siguientes:○ Busca solicitudes de compra de equipo que tengan a Vanessa como preparadora y el administrador de

talleres como solicitante.○ Realiza los cambios pertinentes en la solicitud de compra y la envía para aprobación.

4. Al finalizar el segundo turno, Lee asume las responsabilidades de Jeff.5. Durante la fase de aprobación, uno de los responsables de aprobación deniega la solicitud de compra. Lee

realiza las acciones siguientes:○ Busca solicitudes de compra de equipo que tengan a Vanessa como preparadora y el administrador de

talleres como solicitante.○ Realiza los cambios pertinentes y envía la solicitud de compra para aprobación.

6. Todos los responsables de aprobación aprueban la solicitud de compra y se crea un pedido.7. El proveedor recibe el pedido y envía los artículos parcialmente.8. El administrador de talleres concluye las funciones de recepción y aprueba la recepción.

El estado de la solicitud de compra cambia a Recibiendo.9. A raíz de un cambio organizativo, Vanessa se traslada a un departamento nuevo. Jeff se encarga de la solicitud

de compra de Vanessa. Además, Jeff y Lee editan sus perfiles de usuario para eliminar a Vanessa como miembro del equipo.

10. El proveedor envía los artículos restantes.11. Uno de los miembros del equipo del administrador de talleres que se agrega automáticamente como

responsable de aprobación al flujo de aprobación para la recepción realiza las funciones de recepción y aprueba la recepción.

Diferencia entre las solicitudes de compra de equipo y el diseño de una tienda como usuario con sus asociados como delegados

Tiene la opción de crear delegaciones de usuario en su solución de compras para delegar la autoridad de aprobación a varios usuarios y asegurarse de que uno de los delegados pueda completar las aprobaciones en su nombre. Esta funcionalidad se puede utilizar para modelar una tienda como un usuario y asignarle los asociados de la tienda como delegados. Así, los delegados pueden gestionar las tareas de realización de pedidos y recepción en


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nombre de la tienda. Para obtener más información acerca de la delegación de su autoridad de aprobación, consulte la guía Flujos de aprobación.

A partir de los requisitos específicos de la organización, puede elegir entre las solicitudes de compra de equipo y utilizar la funcionalidad "delegación de varios usuarios" para configurar una tienda como un usuario y asignar varios asociados de tienda como delegados que pueden gestionar las tareas de realización de pedidos y recepción en nombre de la tienda. La siguiente tabla proporciona una comparación de estas funciones.

Solicitud de compra de equipoAsignar varios usuarios como delegados para una tienda

Documentos aplicables Solicitudes de compra, que están marcadas como solicitudes de compra de equipo.

Solicitudes de compra y recibos.

Quién puede acceder a los documentos aprobables

Los usuarios indicados como miembros del equipo en el perfil de usuario del preparador.

Los usuarios configurados como delegados en nombre de una tienda.

Período de tiempo aplicable Los miembros del equipo definidos en el perfil de un usuario son permanentes. La lista de miembros del equipo definidos en el perfil de un usuario no está configurada en base a períodos de tiempo específicos.

Las delegaciones sólo serán válidas para un período de tiempo determinado en función de la fecha y hora indicadas en Ariba Administrator para definir el período de delegación.

Acciones que pueden realizar los miembros del equipo o los delegados de una tienda

● Editar las solicitudes de compra de equipo del preparador.

● Realizar todas las acciones de las solicitudes de compra de equipo que puede hacer el preparador. Por ejemplo, editar, cancelar, enviar, eliminar o retirar solicitudes de compra.

● Si está configurado para permitir la recepción de equipo, un miembro del equipo puede completar los recibos para los pedidos relacionados con las solicitudes de compra de equipo del preparador.

● Encargarse de una solicitud de compra de equipo para convertirse en el preparador de la solicitud.

Crear solicitudes de compra y recibos, y gestionar las tareas de realización de pedidos y recepción en nombre de la tienda.

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Solicitud de compra de equipoAsignar varios usuarios como delegados para una tienda

Requisitos de pertenencia a un grupo Los miembros del equipo deben ser miembros de los grupos adecuados para procesar los documentos del preparador.

Los delegados heredan las autorizaciones necesarias para ser miembro de grupo de una tienda y poder realizar acciones, como aprobar y reconciliar documentos. Los administradores de clientes no necesitan agregar usuarios individuales a cada grupo. Por ejemplo, si una tienda está asignada al grupo Administrador de compras, los empleados de la tienda que están configurados como delegados de la tienda heredan automáticamente la capacidad de realizar todas aquellas tareas que se pueden realizar como director de compras.

Escenarios comunes adecuados Adecuado para organizaciones, como las organizaciones de compras centrales en las que un grupo de usuarios necesita trabajar de forma colaborativa para procesar solicitudes de compra y recibos que pertenecen al equipo.

Se adapta mejor a organizaciones, como tiendas donde los usuarios pueden trabajar en nombre de la tienda para gestionar las tareas de realización de pedidos y recepción.

Proceso de configuración Todos los miembros de un equipo que crean y gestionan solicitudes de compra actualizan su perfil de usuario para que incluya a cada uno de los miembros de su equipo y cualquier grupo de usuarios que pueda encargarse de sus solicitudes de compra. De forma similar, los solicitantes configuran su perfil de usuario para agregar miembros del equipo que puedan gestionar sus recepciones.

Los administradores de clientes pueden configurar delegaciones rápido para un gran número de tiendas (poderdantes) y los empleados de la tienda (delegados) con la tarea de importación de datos para esta función.


Cómo activar una solicitud de compra del equipo y la recepción del equipo [página 33]Cómo encargarse de una solicitud de compra del equipo [página 34]


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Requisitos previos para solicitudes de compra de equipo y solicitudes de compra de recepción de equipo

● Su sitio debe estar habilitado para solicitudes de compra y recepción de equipo. Para ayudarle con esta configuración, deje que su persona de contacto de asistencia designada grabe en un log una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

● Asegúrese de haber definido los miembros de su equipo y algunos grupos de usuarios en su perfil de usuario. Además, todos los miembros del equipo que crean y gestionan solicitudes de compra deben actualizar su perfil de usuario para que incluya a cada uno de los miembros de sus equipos y a cualquier grupo de usuarios que pueda encargarse de sus solicitudes de compra. De forma similar, los solicitantes deben configurar su perfil de usuario para agregar miembros del equipo que puedan gestionar sus recepciones.

NotaPor defecto, el usuario que prepara una solicitud de compra también es el solicitante de la solicitud de compra. Los preparadores de solicitudes de compra también pueden enviar una solicitud de compra en nombre de otro usuario especificado en el campo En nombre de. En este caso, el preparador y el solicitante de una solicitud de compra son usuarios distintos.

Encontrará más información sobre la definición de miembros de equipo en su perfil de usuario en Acerca de su perfil de usuario.

● A menos que esté incluido como miembro del equipo en su perfil de usuario de miembro del equipo no podrá llevar a cabo la acción para «recuperar» una solicitud de compra que ha creado. Por ejemplo, Lavy crea una solicitud de compra y un miembro del equipo llamado Kim se encarga de ella. Si el perfil de usuario de Kim no incluye a Lavy como miembro del equipo, Lavy no puede encargarse de la solicitud de compra a pesar de que Lavy sea el preparador original de la solicitud.

● Su administrador puede configurar el proceso de aprobación para recibos para incluir los miembros de equipo de los solicitantes en el flujo de aprobación de recepciones si una solicitud está marcada para solicitud o recepción de equipo. Esta acción garantiza que los miembros del equipo de los solicitantes puedan completar acciones de aprobación para recepciones si los solicitantes no están disponibles para gestionarlas.

● La opción de marcar una solicitud de compra como solicitud de compra de equipo y la opción de marcarla para la recepción de equipo son independientes entre sí. Por tanto, como preparador, si marca una solicitud de compra solamente para recepción de equipo, los miembros de su equipo no podrán realizar ninguna acción en la solicitud de compra, por ejemplo, editarla, cancelarla u ocuparse de ella. En este caso, en función de si el proceso de aprobación para recepciones está configurado para agregar al solicitante y a los miembros del equipo del solicitante al flujo de aprobación de recepciones, los miembros del equipo del solicitante (tanto si es usted como un usuario distinto cuyo nombre aparece en el campo En nombre de) pueden gestionar las funciones de recepción de las recepciones asociadas con la solicitud de compra.

● Si la función de control de visibilidad está activada para el sitio y es el usuario responsable de diversas unidades de compra, asegúrese de que los miembros del equipo que agregue a su perfil de usuario también estén configurados como usuarios responsables de las mismas unidades de compra. Esto garantiza que los miembros de su equipo puedan buscar solicitudes de compra del equipo asociadas a esas unidades de compra y encargarse de las solicitudes de compra de equipo, si es preciso.Para procesar solicitudes de equipo más rápido cuando el control de visibilidad está activado, puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia de SAP Ariba para activar el parámetro Application.Purchasing.ProcessTeamRequisitionsFasterWhenVisibilityControlIsEnabled. Cuando se activa este parámetro, la información sobre los usuarios basada en la unidad de compra de la que son responsables se almacena en la memoria para una validación más rápida.

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https://help.sap.com/viewer/0681134cefdc455bbd69ab7c2bf20ce3/cloud/es-ES/6d285647c1da1014ae48b8f3c8a1c7ab.html#loio8804c8ab8f314ddcadd391b4b5017608

https://help.sap.com/viewer/0681134cefdc455bbd69ab7c2bf20ce3/cloud/es-ES/6d285647c1da1014ae48b8f3c8a1c7ab.html#loio8804c8ab8f314ddcadd391b4b5017608

● Los miembros del equipo deben serlo de los grupos de los que usted es miembro para poder gestionar sus solicitudes de compra de equipo o recepciones de equipo.

NotaLos usuarios que pertenecen al grupo Editar documentos aprobables pueden editar las solicitudes de compra de equipos, incluso aunque no sean miembros del equipo del preparador de una solicitud de compra de equipo.

Cómo activar una solicitud de compra del equipo y la recepción del equipo

Puede activar una solicitud de compra del equipo, cosa que le permite a los miembros de equipo gestionar sus solicitudes de compra, o puede activar una solicitud del equipo, cosa que le permite a los miembros de equipo gestionar los recibos asociados con sus solicitudes de compra.

Requisitos previos

Asegúrese de que ha revisado y cumplido los requisitos previos listados en Solicitud de compra de equipo y recepción de equipo [página 28].

Procedimiento

1. Realice las acciones siguientes en la página de solicitud de compra:a. Marque la casilla de selección Es una solicitud de compra del equipo para permitir a los miembros del

equipo encargarse de la solicitud de compra.b. Marque la casilla de selección Se recibe por el equipo para marcar la solicitud de compra para la

recepción del equipo para permitir a los miembros del equipo gestionar los recibos asociados con la solicitud de compra.

2. Realice los cambios necesarios y haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación. De forma alternativa, haga clic en Salir, luego en Guardar esta solicitud para guardar sus cambios y salir de la solicitud de compra en el estado En proceso.


Cómo buscar solicitudes de compra del equipo [página 34]Cómo encargarse de una solicitud de compra del equipo [página 34]


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Cómo buscar solicitudes de compra del equipo

Puede buscar solicitudes de compra del equipo que haya creado o las solicitudes en las que se le ha agregado como miembro del equipo.

Contexto

Cuando realiza una búsqueda de solicitudes de compra, los resultados de la búsqueda incluyen las siguientes solicitudes de compra de equipo:

● Solicitudes de compra el equipo creadas por usted.● Solicitudes de compra del equipo en las que el perfil de usuario del preparador le incluye como miembro del

equipo.

Procedimiento

1. En la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione Solicitud de compra.

2. Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda .

Se abre la página Buscar.3. Seleccione Sí junto al filtro de búsqueda Es una solicitud de compra del equipo.4. Para incluir solicitudes de compra marcadas para la recepción del equipo en sus resultados de búsqueda,

seleccione Sí junto al filtro de búsqueda Se recibe por el equipo.5. Si es necesario, especifique cualquier criterio de búsqueda y haga clic en Buscar.

Los resultados de la búsqueda muestran una lista de solicitudes de compra marcadas como solicitudes de compra del equipo.

6. Para visualizar una solicitud de compra, haga clic en el enlace en los resultados de la búsqueda.


Cómo encargarse de una solicitud de compra del equipo [página 34]

Cómo encargarse de una solicitud de compra del equipo

Puede acceder a todas las solicitudes de compra del equipo en las que el perfil de usuario del preparador le incluye como miembro del equipo. Si es preciso puede encargarse de una solicitud de compra de equipo para ser asignado automáticamente como preparador de la solicitud.

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Requisitos previos

● La solicitud de compra de la que desea encargarse tiene que estar marcada como solicitud de compra del equipo.

● Debe estar incluido como miembro del equipo del preparador de cuya solicitud de compra desea encargarse.

Procedimiento

1. Busque la solicitud de compra del equipo de la que desea encargarse y haga clic en su enlace en los resultados de la búsqueda.

Encontrará más información sobre la búsqueda de solicitudes de compra de equipo en Cómo buscar solicitudes de compra del equipo [página 34].

2. Haga clic en Encargarse en la parte superior de la página de solicitud de compra.

Aparece un mensaje para informarle de que se convertirá en el preparador de la solicitud de compra.3. Haga clic en Aceptar.

Resultados

● El registro de Histórico de la solicitud de compra incluye un registro de la acción de encargo.● Está asignado con el rol de preparador para la solicitud de compra. Los miembros del equipo definidos en su

perfil de usuario pueden realizar acciones como editar, eliminar o cancelar la solicitud de compra. Si es necesario, los miembros del equipo también pueden encargarse de la solicitud de compra.

● El preparador anterior de la solicitud de compra recibe una notificación por correo electrónico que dice que usted se ha encargado de la solicitud de compra.


Solicitud de compra de equipo y recepción de equipo [página 28]

Edición de artículos en línea en solicitudes de compra

Puede editar las solicitudes que tengan el estado En proceso o Enviado.

Puede editar la información siguiente para un artículo en línea en una solicitud de compra del carrito de la compra o de la página Resumen de la solicitud de compra:

● Detalles del artículo en línea, como la cantidad de pedido, los proveedores y las descripciones de artículo.● Direcciones Facturar a y Expedir a y el destinatario de la expedición.


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● Información de contabilidad.● (Para las solicitudes de compra) Importes máximos y previstos, fechas de inicio y finalización y detalles de los

artículos secundarios. Si está activado para su sitio integrado con SAP, puede editar además el límite del contrato y el otro límite.

NotaEn la configuración predeterminada, los tipos de cambio de divisas, si los ha revisado su administrador de clientes, no se aplican a los artículos en línea al editar o enviar una solicitud de compra. Para garantizar que se apliquen los últimos tipos de cambio de divisas cuando edite o envíe una solicitud de compra, pida a su contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para habilitarla en su sitio.


Edición en masa de artículos en línea de solicitud de compra [página 120]Edición de precios de artículos de catálogo parciales especificados por el usuario [página 36]

Edición de precios de artículos de catálogo parciales especificados por el usuario

Puede introducir los precios de artículos de catálogo parciales antes de que pasen por el punto de comprobación y se agreguen a la solicitud de compra.

En la configuración predeterminada, puede introducir precios base para artículos de catálogo parciales en los carritos de la compra si esos artículos no incluyen valores de precio. Sin embargo, después de pasar por el punto de comprobación un artículo de catálogo parcial y agregarlo a una solicitud de compra, no puede editar el precio. Para configurar el sitio para permitir la edición de precios base para artículos de catálogo parciales, pida a su contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

Ejemplo: Precio base y unidad de precio para artículos de catálogo parcial

El precio base de un artículo de catálogo parcial es el valor que introduce un usuario para el campo Precio en el carrito de la compra durante la creación de una solicitud de compra. Los usuarios realizan esta acción si el artículo no incluye un valor de precio.

Conceptualmente, el precio base puede considerarse el precio inicial o el precio más bajo de un artículo antes de aplicar elementos adicionales, como descuentos, impuestos y gastos. La solución de compras determina el precio (precio por unidad) del artículo tras aplicar descuentos o condiciones de determinación de precios de contrato al precio base. Los impuestos y los cargos se aplican en relación con el precio por unidad.

Por ejemplo, permita que el precio base de un artículo de catálogo parcial sea 100$. Si las condiciones de determinación de precios de contrato aplicables al artículo son del 10%, el precio (o precio por unidad) del artículo

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se calcula como (100$ - 10% de 100$) = 90$. Los impuestos y los cargos se calculan sobre el precio por unidad de $90.

NotaDespués de que un artículo de catálogo parcial haya pasado por el punto de comprobación desde un carrito de la compra y se agregue a una solicitud de compra, el precio base se visualiza en el campo Precio base en la página Detalles de artículo en línea que aparece cuando se elige editar los detalles de un artículo de línea. Además, la página Detalles de artículo en línea incorpora un campo de Precio que incluye el valor de precio después de aplicar automáticamente el descuento aplicable o los términos de precio del contrato en el precio base.

Edición de las condiciones de pago

Puede configurar su sitio para dividir pedidos creando pedidos de compra separados para cada artículo en línea en el mismo pedido.

Puede cambiar las condiciones de pago de un artículo en línea si es miembro de uno de los siguientes grupos:

● Administrador de compra● Gestor de compras● Agente de compras

Se puede configurar su sitio para que divida los pedidos en función de las condiciones de pago. Cuando se configura y, si es diferente de las condiciones de pago aplicadas en artículos en línea individuales de una solicitud, se genera un pedido de compra separado en cada artículo en línea, incluso cuando todos los artículos los pide el mismo proveedor.

Cómo editar artículos de línea en las solicitudes de compra

Puede editar la dirección de facturación y otra información contable, distribuir el coste entre varios grupos de contabilidad, o editar las propiedades Expedición - Por artículo en línea.

Procedimiento

1. Seleccione la casilla de verificación para el artículo y luego haga clic en Editar.2. Edite las propiedades en Detalles de artículo en línea siguiendo el mismo procedimiento que utiliza cuando

agrega un artículo que no es de catálogo. Para más información, consulte Acerca de agregar artículos que no son de catálogo [página 18].

3. En Contabilidad - Por artículo en línea, edite la dirección de facturación y otra información de contabilidad. Para cada propiedad, seleccione un valor adecuado del menú, o seleccione Otros; luego haga clic en Seleccionar para el valor que desee agregar. Si el sitio está configurado para permitir la información de contabilidad de exportación e importación, también puede editar la información de contabilidad utilizando una


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hoja de cálculo de Excel. Para obtener más información, consulte Cómo exportar e importar información de contabilidad [página 45].

4. Para repartir el coste entre varios grupos de contabilidad, haga clic en Contabilidad dividida. Para más información, consulte Agregación de distribuciones de contabilidad [página 44].

5. Edite las propiedades Expedición - Por artículo en línea en una de las formas siguientes:

○ Para que un campo que tiene valores prerrellenados se seleccione de un menú, seleccione un valor adecuado de las opciones disponibles o seleccione Otros; luego haga clic en Seleccionar para el valor que desee agregar.

○ Para un valor de campo que se tenga que especificar manualmente, introduzca el valor en el campo adecuado.

6. Agregue comentarios y adjuntos si es necesario.7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver a la pantalla anterior, o Cancelar para volver a la

pantalla anterior sin guardar los cambios.


Edición de precios de artículos de catálogo parciales especificados por el usuario [página 36]

Inicio de sourcing rápido para solicitudes

Puede iniciar solicitudes de sourcing directamente desde una solicitud de compra para explorar varias opciones de proveedor en SAP Ariba Sourcing y quedarse con las mejores ofertas antes de enviar la solicitud de compra para su aprobación.

Las solicitudes de Sourcing para solicitudes de compra pueden incluir artículos de catálogo, artículos por encargo, y artículos configurados para reglas de retención de demanda (artículos en línea retenidos).

NotaLa divisa de precio por unidad para todos los artículos en línea de la solicitud de compra debe ser la misma.

Cuando envía una solicitud de sourcing para una solicitud de compra, un agente de sourcing crea un proyecto de sourcing para la solicitud de compra en SAP Ariba Sourcing y publica el evento. Los proveedores pujan por el evento y después de que haya finalizado la puja, al evento se le adjudican uno o más proveedores. Después de recibir las condiciones de determinación de precios para la solicitud de compra, la solución de compras aplica las condiciones de determinación de precios a los artículos en línea de la solicitud de compra.

NotaNo puede enviar solicitudes de sourcing para artículos de PunchOut, artículos de Spot Buy, artículos de kit, artículos de colaborativos y artículos de servicio.

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Los siguientes códigos de estado indican la fase en que se encuentra una solicitud de compra durante el proceso de sourcing:

Estado Descripción

Solicitudes de Sourcing enviadas El estado de una solicitud de compra cambia de En proceso a Solicitud de sourcing enviada después de que la solución de compras envíe una solicitud de sourcing a SAP Ariba Sourcing.

Condiciones de determinación de precios recibidas El estado de una solicitud de compra cambia de Solicitud de sourcing enviada a Condiciones de determinación de precios recibidas después de que un profesional de sourcing envíe las condiciones de determinación de precios a la solución de compras.

Las siguientes directrices se aplican cuando gestiona solicitudes de sourcing para solicitudes de compra:

● Puede enviar una solicitud de sourcing para una solicitud de compra solo una vez. Por este motivo, si cancela la solicitud de sourcing para una solicitud de compra no podrá enviar otra solicitud de sourcing para la misma solicitud de compra.

● Cuando cancela una solicitud de compra que tiene estado Solicitud de sourcing enviada, también se cancela la solicitud de sourcing para la solicitud de compra.

● No puede agregar nuevos artículos a la solicitud de compra si esta se encuentra en estado Solicitud de sourcing enviada. Sin embargo, cuando agrega nuevos artículos a la solicitud de compra después de recibir las condiciones de determinación de precios, los nuevos artículos siguen el flujo de trabajo de compras normal después de que se apruebe la solicitud de compra por completo.Para una solicitud de compra en estado Condiciones de determinación de precios recibidas, también puede agregar artículos de PunchOut, artículos de Spot Buy y artículos de kit. Si los artículos recién agregados están configurados para las reglas de retención de demanda, la solución de compras incluye los artículos en el Workbench de compras y asignar esos artículos a los agentes de compras para que creen solicitudes de compra agregadas.


Cómo crear una solicitud de Sourcing para una solicitud [página 41]Cómo cancelar una solicitud de Sourcing para una solicitud [página 42]Conceptos sobre la creación y gestión de solicitudes de compra agregadas [página 164]

Información a nivel de cabecera de la solicitud de compra que se envía a solicitudes de sourcing rápido

Para las solicitudes de compra que se envían para un sourcing rápido, los detalles a nivel de cabecera de la solicitud de compra se envían a la solicitud de sourcing. Esto incluye campos personalizados y archivos adjuntos en el nivel de cabecera de la solicitud de compra.


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Envío de campos de cabecera de solicitud de compra estándar a campos de solicitud de sourcing estándar

Los siguientes campos de solicitud de compra estándar se envían a las solicitudes de sourcing y se visualizan en la solución de sourcing:

Tabla 1: Campos de encabezado de solicitud de compra estándar enviados a solicitudes de sourcing

Campo de solicitud de compra que se envíaCampo de solicitud de compra de sourcing donde se visualiza

Título: Título de la solicitud de compra Aparece como título de la solicitud de sourcing

Código de empresa Código de empresa

En la configuración de campo:

● Fije el campo Campo de integración ERP.● Fije la configuración Visibilidad. Si se han definido las

condiciones de visibilidad, añada la condición OR Origin == 2.

En representación de: Solicitante de los bienes o servicios ● Campo Propietario en la pestaña Visión general● Grupo Observadores en la tabla Miembros del equipo de

la pestaña Equipo

Total: El importe total de la solicitud de compra, incluidos los impuestos y los cargos.

Gastos aprobados: La divisa visualizada es la divisa de los artículos en línea en la solicitud de compra.

Envío de campos de cabecera de solicitud de compra estándar o personalizada a campos de solicitud de sourcing personalizados

Para algunos de los campos de cabecera de solicitud de compra estándar, como el ID de la solicitud de compra y Fecha para la que se requiere, no hay campos estándar correspondientes en la solución de sourcing. Estos campos estándar y otros campos personalizados de la cabecera de solicitud de compra se pueden enviar a campos personalizados en la solicitud de sourcing.

● Para enviar un campo estándar a un campo personalizado en la solicitud de sourcing, cree un campo personalizado calculado en la solución de compras y complételo con los valores del campo estándar. A continuación, cree un campo personalizado correspondiente en la solución de sourcing.

● El nombre del campo personalizado que cree en la solución de compra debe coincidir con el nombre del campo personalizado en la solución de sourcing.

● Los campos personalizados que cree en la solución de compra deben fijarse como campos de solicitud de sourcing rápido en la configuración de los campos.

NotaSu administrador de clientes puede definir el campo como Campo de solicitud de Sourcing rápida en

Gestionar Administración central Administración de personalización Configuración de campo .

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● Los campos personalizados que cree en la solución de sourcing deben fijarse como Campo de integración ERP en la configuración de campo.

● Para visualizar el campo personalizado en la solicitud de sourcing, debe fijar su configuración de visibilidad en la configuración del campo.

Envío de adjuntos en cabeceras de solicitud de compra a solicitudes de sourcing rápido

Puede enviar adjuntos de nivel de cabecera de solicitud de compra a solicitudes de sourcing. Estos adjuntos se visualizan en la pestaña Documentos de la solicitud de sourcing.

Requisitos previos

● Debe habilitar el parámetro Application.Purchasing.EnableQuickSourcingForRequisition en su sitio. SAP Ariba establece esta opción para el usuario.

● El administrador debe activar el parámetro Enviar campos de cabecera para solicitudes de Sourcing rápidas (Application.Purchasing.AllowEnhancedQuickSourcing). Para obtener información sobre el parámetro, consulte Send header-level fields to quick sourcing requests.

● La versión cXML en SAP Ariba Sourcing debe ser 1.2.034 o superior.● Debe ejecutar las tareas NetworkRFQAttributesMigrationTask y

EnableSourcingERPIntegrationTask en SAP Ariba Sourcing.

Restricciones

● El campo personalizado de nivel de cabecera de la solicitud de compra que cree y envíe a una solicitud de sourcing puede ser un campo normal o un campo calculado, pero solo puede ser del tipo Cadena. De lo contrario, el campo no se envía si está configurado como Campo de solicitud de sourcing rápido.

● El campo Comentarios en la cabecera de la solicitud de compra no se envía a la solicitud de sourcing.

Cómo crear una solicitud de Sourcing para una solicitud

Puede crear una solicitud de sourcing para los artículos en línea en una solicitud antes de enviar la solicitud para su aprobación. Si es el responsable de aprobación de una solicitud de compra, puede editar la solicitud y después enviar la solicitud de Sourcing a esta solicitud.


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https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/9d7a830a5a98442aa9fd1810b72ba3ee.html

Requisitos previos

● Su sitio debe estar configurado para permitir a los usuarios iniciar solicitudes de sourcing directamente desde las solicitudes de compra. Para ayudarle con esta configuración, deje que su persona de contacto de asistencia designada grabe en un log una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

● Deberá ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras para poder enviar una solicitud de sourcing de una solicitud de compra.

● Todos los artículos en línea de una solicitud deben utilizar la misma divisa.

Procedimiento

1. Realice uno de los pasos siguientes:

○ Si crea una solicitud de compra, agregue los artículos importantes a ella.○ Si aprueba una solicitud de compra, haga clic en Editar para abrir la solicitud.

2. Verifique los detalles de la solicitud y haga clic en Crear solicitud de sourcing.

La solución de compras envía una solicitud de Sourcing a SAP Ariba Sourcing. Luego, SAP Ariba Sourcing crea un proyecto de Sourcing para la solicitud.

El estado de la solicitud cambia a Solicitud de sourcing enviada.


Cómo cancelar una solicitud de Sourcing para una solicitud [página 42]

Cómo cancelar una solicitud de Sourcing para una solicitud

Después de enviar una solicitud de sourcing para una solicitud de compra, no puede editarla hasta que se reciban las condiciones de determinación de precios o hasta que cancele manualmente la solicitud de sourcing. Si suprime esta solicitud de compra, se cancela automáticamente la solicitud de sourcing.

Requisitos previos

Deberá ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras para cancelar la solicitud de sourcing para una solicitud de compra.

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Contexto

Antes de cancelar o retirar una solicitud de compra cuyo estado es Solicitud de sourcing enviada tiene que cancelar su solicitud de sourcing.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra y haga clic en Editar.2. Haga clic en Cancelar solicitud de Sourcing.

La solución de compras envía una solicitud de cancelación a SAP Ariba Sourcing. El estado de la solicitud de compra cambia a En proceso.

Aprobación de artículos en línea para la liquidación automática de recibos y la facturación automática

Puede marcar los artículos en línea en las solicitudes de pedido para la autofacturación (ERS) y la facturación automática.

Esta función es aplicable tanto para los artículos de material como de servicios de la forma siguiente:

● Cuando un artículo en línea de material está marcado para ERS, se crea una factura automáticamente después de que se apruebe completamente una entrada de mercancías.

● Cuando un artículo de servicio planificada se marca para ERS, el nivel anidado de sus líneas secundarias es apto automáticamente para ERS y la facturación automática. Para un artículo de servicio no planificado en una solicitud de compra, los artículos agregados en hojas de entrada de servicios pueden elegirse para la facturación automática si el artículo de servicio está marcado para ERS.

La solución de SAP Ariba Buying and Invoicing crea facturas automáticas con la información de pedidos de compra, recibos de bienes y hojas de entrada de servicios.


Creación y administración de hojas de entrada de servicios

Cómo aprobar artículos en línea para la liquidación automática de recibos

Puede marcar uno o más artículos en línea en una solicitud de compra para las transacciones basadas en ERS.


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https://help.sap.com/viewer/30cd14c5575340f78da52239c052f51b/cloud/es-ES/4a92d215398f4615941eefd625f89840.html

Requisitos previos

● El comprador y el proveedor deben tener un acuerdo mutuo para utilizar ERS para las transacciones de compra. Cuando los artículos en línea se marcan para las transacciones ERS, los proveedores en Ariba Network no pueden crear facturas para esos artículos.

● El parámetro de autoservicio para la función ERS se desactiva de forma predeterminada. Póngase en contacto con el administrador del cliente del sitio si desea activar esta función en su sitio de prueba o de producción.

● Asegúrese de que las tareas de importación de datos para habilitar ubicaciones de proveedor para ERS se han completado. Encontrará más información en Supplier location data (consolidated file) data import.

● Tiene que ser miembro del grupo Administrador de compras o Administrador de facturación para aprobar artículos en línea para las transacciones de ERS.

● Los administradores de cliente deben configurar los flujos de aprobación para que las solicitudes de compra incluyan el grupo Administrador de compras o Administrador de facturación si una solicitud incluye al menos un artículo de ERS.

● Asegúrese de que un código de mercancía válido con la recepción activada se actualiza para cada artículo en línea.

● Toda la información relacionada con los impuestos y las deducciones se tiene que especificar como una porcentaje, no como un importe fijo.

● Incluya sólo los artículos en las solicitudes de compra para las que desea utilizar las transacciones ERS. Si tiene artículos aprobados para ERS y no ERS del mismo proveedor, se aprueban los artículos no ERS automáticamente para las transacciones basadas en ERS incluso si un artículo para la ubicación del proveedor está marcado para las transacciones ERS.

NotaPuede configurar la solución SAP Ariba para crear pedidos de compra por separado para los artículos aprobados por ERS y no ERS en una solicitud de compra. Para obtener ayuda con la configuración, solicite al Contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Procedimiento

1. En la sección Artículos en línea, seleccione la casilla de verificación para el artículo en línea adecuado y luego Acciones Editar .

2. En la sección Detalles de artículo en línea, seleccione Sí para el campo ERS permitido.3. Haga clic en Aceptar.

Cómo agregar distribuciones de contabilidad en líneas de solicitud de compra

Las distribuciones de contabilidad le permiten distribuir el coste del pedido entre los distintos departamentos, centros de coste, cuentas o proyectos.

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https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6a8438e5c1da101494d9d4f7e404832e.html#loio6a8438e5c1da101494d9d4f7e404832e

Contexto

En muchos casos, por ejemplo en pedidos en masa para la organización, puede que tenga que distribuir el coste de los artículos en línea para múltiples departamentos, centros de costes, cuentas o proyectos. Si el sitio está activado para la contabilidad dividida, puede crear múltiples registros divididos de contabilidad para cada artículo en línea. Si el sitio está configurado para permitir la exportación y la importación de líneas de distribución de contabilidad, también puede crear e importar registros de contabilidad dividida utilizando una hoja de cálculo de Excel para introducir más rápidamente las distribuciones de contabilidad.

Procedimiento

1. En la sección Artículos en línea, seleccione el artículo en línea y haga clic en Editar.2. En la sección Contabilidad - Por artículo en línea, haga clic en Contabilidad dividida.3. Haga clic en el menú desplegable Dividir por y seleccione el importe, el porcentaje o la cantidad para cada

método para la dividir la contabilidad.

4. Haga clic en Agregar división si desea distribuir el coste entre más de dos grupos de contabilidad.5. Seleccione la información de contabilidad para cada grupo e introduzca el importe, el porcentaje o la cantidad

de división para cada grupo de contabilidad.6. Haga clic en Actualizar para asegurarse que ha asignado el coste total.7. Haga clic en Aceptar.


Cómo exportar e importar información de contabilidad [página 45]Cómo enmascarar los valores de precio por unidad e importe de un artículo en línea de los proveedores [página 47]

Cómo exportar e importar información de contabilidad

Debe configurar el sitio para exportar e importar la información de contabilidad o para editar y crear distribuciones de contabilidad de un pedido mediante una plantilla de hoja de cálculo de Excel.

Requisitos previos

El sitio también puede configurarse para rellenar automáticamente los campos en blanco de contabilidad en solicitudes de compra importadas con los valores por defecto que la solución de compras ha determinado. Cuando está configurada, su solución de compras procesa los archivos importados y actualiza todos los campos en blanco de contabilidad de la siguiente manera:


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● Para líneas existentes, se conservan los valores de campos originales antes de la acción de exportación, incluso si están en blanco.

● Para nuevas líneas de división, los valores son los predeterminados desde la primera línea. Si los valores de campos correspondientes de la primera línea también están en blanco, los campos en blanco se rellenan con los valores que ha determinado el mecanismo de información de contabilidad por defecto.

Procedimiento

1. Seleccione los artículos en línea que necesita y haga clic en Exportar contabilidad. Asegúrese de seleccionar todas las líneas que quiere incluir en la exportación de distribución de contabilidad, incluyendo las líneas de impuestos, expedición u otras líneas.

2. En la página Exportar distribuciones de contabilidad, si su sitio utiliza la contabilidad dividida, introduzca el número mínimo de líneas divididas por artículo en línea que se incluirán en la exportación. Para exportar sólo las distribuciones de contabilidad actuales, acepte el valor por defecto de Mínimo número de registros de división de contabilidad por artículo en línea.

3. Haga clic en Aceptar.

El archivo de exportación resultante incluye lo siguiente:

○ En función del número mínimo de registros de división de contabilidad por artículo en línea, los artículos en línea incluirán como mínimo el número de líneas de contabilidad que haya especificado. Si una línea tiene menos registros de división de contabilidad que el número que ha especificado durante la exportación, se crearán líneas de plantilla adicionales para esta línea.

○ En artículos que tienen más registros de división de contabilidad que el número que ha especificado durante la exportación, se exportarán todos los registros de división de contabilidad pero no se agregarán líneas de plantilla. Si quiere agregar divisiones adicionales a estas líneas, asegúrese de que conserva el número de artículo, número que se utiliza como clave durante la importación para rellenar los registros de división de contabilidad con información que ha proporcionado en la hoja de cálculo de Excel.

4. Edite la hoja de cálculo para especificar las distribuciones de contabilidad de las líneas seleccionadas.5. Si divide por porcentajes, asegúrese de que cada línea de división tiene el porcentaje correcto y que suma un

total del 100% en cada línea. En divisiones por importe o cantidad, asegúrese de que los números de división que especifica suman el total de las líneas. Para editar líneas de división o agregar nuevas líneas, realice las acciones siguientes:a. Haga clic en la celda Tipo de contabilidad dividida para cambiar este tipo. Los valores de celda están

predefinidos para permitir seleccionar la división por porcentaje (_Porcentaje), cantidad (_Cantidad) o importe (_Importe). En función del tipo de contabilidad de división, introduzca los importes de división en sus respectivas columnas (Porcentaje,Cantidad dividida o Importe dividido). Proporcione información de contabilidad para la línea.

b. Puede agregar nuevas líneas donde quiera de la hoja de cálculo. Introduzca el número de artículo, los valores y tipo de contabilidad dividida y la información de contabilidad.

6. Guarde la hoja de cálculo de Excel.7. Para importar la información de contabilidad, haga clic en Importar contabilidad de su solicitud, vaya a la

ubicación de la hoja de cálculo de Excel y haga clic en Aceptar.

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Pasos siguientes

Durante la importación, la información de la hoja de cálculo se valida para asegurarse de que la solución SAP Ariba puede procesar o crear líneas de contabilidad. Si hay algún problema de validación de la información de contabilidad, corríjalo en la hoja de cálculo y vuelva a importar la información.


Cómo enmascarar los valores de precio por unidad e importe de un artículo en línea de los proveedores [página 47]

Cómo enmascarar los valores de precio por unidad e importe de un artículo en línea de los proveedores

Puede enmascarar los valores de los precios por unidad y de importe de los artículos en línea cuando está creando una solicitud de compra, o incluso después de haber creado una solicitud de compra.

Requisitos previos

Para poder enmascarar los precios de artículos por encargo en solicitudes, debe ser miembro de los grupos Ocultar precio al proveedor o Agente de compras.

Contexto

En algunos escenarios de compras en los que no esté familiarizado con los mejores precios para suministrar determinados artículos, puede que no quiera que los proveedores sepan sus expectativas de precios para evitar que oferten precios de artículos en función de sus estimaciones. En estos casos, puede elegir enmascarar los valores de precio por unidad e importe de artículos por encargo a los proveedores cuando vean los pedidos.

Al enmascarar los precios de artículos por encargo en solicitudes de compra, el valor de los precios y los importes aparecen como No revelado cuando los proveedores vean los pedidos correspondientes.

NotaEsta funcionalidad no se soporta para artículos de servicio.


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Procedimiento

1. Si está en proceso de crear una solicitud de compra, realice las acciones siguientes:

a. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .b. Haga clic en la opción adecuada para agregar un artículo por encargo en la página Catálogo.c. En la página Crear artículos por encargo, seleccione Ocultar precio de artículo al proveedor.

2. Si necesita enmascarar el precio de un artículo en una solicitud de compra existente, realice las acciones siguientes:a. Abra la solicitud.

b. Seleccione el artículo en línea adecuado y haga clic en Acciones Editar detalles .c. En la sección Detalles de artículo en línea, seleccione Ocultar precio de artículo al proveedor.

Información agregada del subcontratista para los proveedores

Es necesario que los negocios en algunas regiones categoricen sus proveedores como subcontratistas para garantizar una facturación puntual de los pedidos colocados con tales proveedores. Si se activan para su sitio, las soluciones de compras de SAP Ariba proporcionan la capacidad de fijar un campo que indica si un proveedor es un subcontratista.

NotaPuede especificar el proveedor como un subcontratista solo para los artículos en línea de material. No es posible especificar este valor para los artículos en línea de servicio.

Cuando crea una solicitud de pedido y selecciona un proveedor para un artículo en línea, el campo de subcontratista muestra el valor de los datos maestros del proveedor. Sin embargo, también puede editar ese valor. Tenga en cuenta los puntos siguientes cuando edite el valor:

● Cuando modifica el valor de un proveedor en un artículo en línea, el cambio se aplica automáticamente a todos los artículo en línea de ese proveedor dentro de la solicitud de pedido.

● El cambio solo se aplica a esa solicitud de pedido. El valor en los datos maestros del proveedor no se actualiza.

Si cambia un pedido de compra para un subcontratista, no podrá editar el campo Es subcontratista. Solo podrá editar este campo si selecciona un proveedor diferente.

Puede establecer el campo Es subcontratista en uno de los siguientes valores:

● Sí: Si el proveedor es un subcontratista● No: Si el proveedor no es un subcontratista● No especificado: Si no desea especificar el valor de subcontratista

Es el valor predeterminado.

Después de que el campo de subcontratista se fije en la solicitud de compra, el valor también está disponible en el pedido de compra. Puede buscar pedidos de compra según el campo de subcontratista, y luego, priorizar las entradas y los pagos.

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NotaAl intentar modificar un pedido de compra para el que el proveedor es un subcontratista, se visualiza un mensaje de advertencia.

Requisitos previos

El administrador debe activar el parámetro Identificar pedidos de compra para subcontratistas (Application.Procure.EnableSupplierAsSubContractor) para esta función. Para obtener información sobre el parámetro, consulte Identify purchase orders for subcontractors.


Recepción de pedidos de los subcontratistas [página 286]

Notas predefinidas agregadas a las solicitudes de compra

Las notas predefinidas creadas y configuradas por los administradores de clientes se agregan a las solicitudes de compra si cumplen la regla predeterminada configurada para las notas. Estas notas se agregan de forma predeterminada al crear una solicitud de compra. Se pueden utilizar para comunicar información adicional a los proveedores en el pedido.

Cuando esta funcionalidad está activada y se han agregado notas predefinidas, verá la sección Directrices para proveedores con una lista de notas predefinidas cuando cree una nueva solicitud de compra. La tabla de la sección Directrices para proveedores tiene las siguientes columnas:

● Nombre de las notas: Este es el nombre exclusivo utilizado para identificar una nota predefinida.● Creador: Muestra el valor aribasystem para indicar que el sistema agrega automáticamente esta nota.● Notas: Este es el contenido real de la nota predefinida.

Puede buscar y agregar notas predefinidas además de las notas agregadas de forma predeterminada. También puede eliminar las notas agregadas de forma predeterminada.


Cómo buscar y agregar notas predefinidas en una solicitud de compra [página 50]Cómo eliminar una nota [página 50]


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https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/1ceb63e9af2c45dea3c3a320bb3a7576.html

Cómo buscar y agregar notas predefinidas en una solicitud de compra

Contexto

Si es necesario, los usuarios pueden agregar notas a la lista de notas agregadas de forma predeterminada.

Procedimiento

1. Haga clic en Agregar nota en la parte inferior de la sección Directrices para proveedores de la solicitud de compra.

Se abre la página Buscar y Agregar notas.2. Introduzca una palabra clave de búsqueda en el campo Buscar notas y haga clic en Buscar.

La sección Resultados muestra una lista de notas que coinciden con la palabra clave.3. Marque la casilla de verificación junto a una nota para seleccionarla y, a continuación, haga clic en Agregar

nota.

Las notas seleccionadas se agregarán a la lista de notas agregadas de forma predeterminada.

Cómo eliminar una nota

Contexto

Los usuarios pueden eliminar una nota que se ha agregado a una solicitud de compra.

Procedimiento

En la sección Directrices para proveedores de la solicitud de compra, haga clic en Eliminar junto a la nota que desea eliminar.

La nota eliminada se retira de la lista de notas.

Glosario de servicios y solicitudes de serviciosUna solicitud de compra o solicitud de compra de servicio es el documento aprobable creado cuando envía una solicitud para comprar un artículo de servicio.

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Solicitudes de servicio

Un artículo de servicio normalmente es un artículo por encargo que representa un servicio que un proveedor tiene que prestar. Las líneas de servicio pueden estar planificadas, es decir, se pueden describir partes de trabajo específicas y tener cantidades e importes definidos. Los proveedores pueden crear hojas de entrada de servicios frente a ésas para realizar esas partes. Las líneas de servicio también pueden ser no planificadas, es decir, tienen un importe máximo obligatorio pero por lo demás no están definidas. Los usuarios proveedores que prestan servicios en el sitio de trabajo (contratistas de campo) pueden crear hojas de entrada de servicios frente a ésas hasta el importe máximo, agregando artículos agrupados en la línea de servicio sin planificar para describir el trabajo específicos que han realizado (artículos en línea de servicio) y las mercancías de material utilizadas (artículos en línea de material).

Para obtener más información acerca de la creación de solicitudes de servicios, consulte Creación de una solicitud de servicios [página 54].

También puede seleccionar configurar su sitio para permitir la compra simplificada de servicios que elimine el proceso de creación y aprobación de hojas de entrada de servicios, y que simplifique y agilice el proceso de facturación. Si desea obtener más información, consulte Aprovisionamiento simplificado de servicios [página 64].

Glosario de servicios

Los siguientes términos se utilizan para describir una jerarquía de servicios:

Solicitud de servicio Una solicitud de compra de servicio o solicitud de servicio es el documento aprobable creado cuando envía una solicitud para comprar un artículo de servicio. Cada solicitud de compra de servicio se asigna a un ID único (como PR3428) para identificarla y realizar su seguimiento a medida que se desplaza en el proceso de solicitud.

Pedido de compra de servicio

Los pedidos de compra de servicio o los pedidos de servicio proporcionan un proceso básico para suministrar artículos de servicio que pueden tener una naturaleza de trabajo planificada o sin planificar.

Jerarquía de servicios

Una estructura que representa la agrupación de especificaciones de servicio en varios niveles anidados en documentos de compras. Las posiciones de estructura se utilizan para definir los distintos niveles de la estructura jerárquica principal-secundaria.

Posición de estructura

Elemento de una jerarquía de servicios que se utiliza exclusivamente para agrupar especificaciones de servicio y definir los distintos niveles de la estructura jerárquica principal-secundaria.

Artículo primario Un artículo en una jerarquía de servicios que contiene uno o más artículos anidados. Un artículo primario puede contener un nivel anidado que conste de artículos de servicio y artículos materiales. Cuando confirma o rechaza un artículo primario, también confirma o rechaza todos sus secundarios.

Artículo secundario Artículo anidado debajo de un artículo primario en una jerarquía de servicios. También llamado subartículo.

Artículo en línea de servicio

Un artículo en línea en una jerarquía de servicios que representa un servicio que debe prestarse.


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Artículo de material Un artículo en línea en una jerarquía de servicios que representa bienes materiales.

Hoja de entrada de servicios

Una hoja de entrada de servicios es un documento que los usuarios proveedores que prestan un servicio (contratistas de campo) crean para describir ese servicio. Las hojas de entrada de servicio pueden incluir líneas de servicio y bienes materiales. Los proveedores pueden crear una hoja de entrada de servicios para una o varias líneas de servicio en un pedido de servicio asociado.

Importe máximo El importe máximo permitido para un artículo de servicio. Los proveedores no pueden enviar una hoja de entrada de servicios frente a un artículo de servicio si el importe de la hoja de entrada de servicios supera el importe máximo especificado para el artículo de servicio en el pedido de servicios asociado. Adicionalmente, el importe previsto o el total para un artículo en línea de servicio no puede ser superior al importe máximo.

NotaLos proveedores no pueden ver los importes máximos en los pedidos de servicio.

Importe previsto Especifica el importe estimado para proporcionar un artículo de servicio.

Límite de contrato Especifica el importe máximo que se debe gastar en los artículos de contrato no planificados. Debe seleccionar un contrato para poder especificar este límite.

Otro límite Especifica el importe máximo que se debe gastar en los artículos no de contrato no planificados.

Ingeniero de campo Un ingeniero de campo es un usuario en la organización de compras que supervisa el trabajo del proveedor y sabe los detalles sobre el trabajo finalizado. Esta función se corresponde al grupo de usuarios Ingeniero de campo.

Responsable de aprobación

El responsable de aprobación es un usuario en la organización de compras que aprueba hojas de entrada de servicios para la facturación.


Flujo de trabajo para comprar artículos de servicio [página 53]Compatibilidad con las jerarquías de especificación de servicios de SAP ERP [página 52]

Compatibilidad con las jerarquías de especificación de servicios de SAP ERP

Las soluciones de SAP Ariba admiten la visualización de la estructura jerárquica de los conjuntos de especificaciones de servicios (que contienen líneas de servicio) en los contratos importados de SAP ERP. La estructura jerárquica también se admite en los artículos de catálogo generados, los pedidos de servicio asociados y las hojas de entrada de servicios correspondientes que se envían para los pedidos.

Los contratos de cumplimiento se pueden crear en las soluciones de SAP Ariba mediante la importación de solicitudes de contrato de SAP ERP. Cuando se envían órdenes de servicio asociadas con estos contratos a SAP

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Ariba y las soluciones de compra de SAP Ariba, los usuarios proveedores pueden enviar hojas de entrada de servicios para el pedido. Para agregar artículos a hojas de entrada de servicios, los usuarios proveedores pueden realizar un Punch-in en la solución de SAP Ariba y visualizar los artículos de contrato asociados. Pueden navegar dentro de la jerarquía para identificar el artículo en línea de contrato correcto que se agregará a las hojas de entrada de servicios.

NotaLos proveedores pueden enviar una hoja de entrada de servicios en función de un pedido asociado con los contratos importados solo si el pedido está disponible en Ariba Network y en la solución de compras de SAP Ariba.

NotaLa funcionalidad proporcionada por esta función está limitada a contratos importados desde SAP ERP mediante la tarea de importación de datos Importar contratos en archivo ZIP que importa archivos CSV en un archivo ZIP.

Para obtener más información, consulte Data import tasks for bulk import of contract requests.

Requisitos previos

Asegúrese de que los siguientes parámetros de autoservicio están activados para su sitio:

● Support SAP ERP service specification hierarchies (Application.Procure.AllowServiceHierarchy)● Support SAP ERP service specification hierarchies in

contracts(Application.Contract.AllowServiceHierarchy)● Support SAP ERP service specification hierarchies in

catalogs(Application.Catalog.AllowServiceHierarchyInCatalogs)

Restricciones

Esta función no es aplicable a los contratos que no necesitan pedidos.

Flujo de trabajo para comprar artículos de servicio

El flujo de trabajo general para comprar artículos de servicio es parecido al flujo de trabajo para comprar artículos de material, salvo que los artículos de servicio siguen el proceso de la hoja de entrada de servicios en lugar del proceso de recibo de bienes.

Lo siguiente describe un flujo de trabajo de alto nivel para comprar un artículo de servicio:

1. Un comprador finaliza las siguientes tareas:○ Crea una solicitud de servicios para los artículos de servicio.


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https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6ab19122c1da10149f39863cac0731cc.html#loio6ab19122c1da10149f39863cac0731cc

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/11147d78d88b4cdea9f3492c12d8193b.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/3b525551fb3e4e63beaa2d775c81e5a3.html


https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/63ad7d8de6644c65965926890738f88d.html


○ (Para los servicios planificados) Agrega artículos de catálogo o por encargo como artículos secundarios para los artículos en línea primarios.

○ Envía la solicitud de compra para su aprobación.2. Todos los responsables de aprobación identificados en el flujo de aprobación aprueban la solicitud de compra.3. La solución SAP Ariba crea un pedido de compra de servicios.

(Para los servicios planificados) El pedido incluye el artículo primario o secundario de nivel superior y debajo los bienes de material y los artículos de servicio como artículos secundarios.

4. El proveedor inicia sesión en Ariba Network y abre el pedido de compra de servicios.5. El proveedor crea una confirmación del pedido y confirma los artículos de nivel superior.

Todos los artículos secundarios de los primarios también se confirman automáticamente cuando se confirman los artículos primarios.

6. El proveedor realiza las acciones siguientes:○ Inicia las actividades necesarias para realizar el servicio.○ Envía hojas de entrada de servicios para cada tarea completada para realizar el servicio utilizando uno de

los métodos siguientes:○ Utilizar el asistente de la hojas de entrada de servicios para crear hojas de entrada de servicios frente a

los pedidos de servicios en Ariba Network.○ Al cargar archivos CSV de la hoja de entrada de servicios en Ariba Network.

7. La solución SAP Ariba valida la hoja de entrada de servicios. Después de una validación con éxito, la hoja de entrada de servicios introduce el flujo de aprobación.

8. Un miembro del grupo Ingeniero de campo aprueba la hoja de entrada de servicios.9. (Si la hoja de entrada de servicios contiene información de contabilidad no válida) Un miembro del grupo

Editor de la hoja de entrada de servicios identificado en el flujo de aprobación del pedido de servicio edita la información de contabilidad para las líneas de la hoja de entrada de servicios.

10. Otros responsables de aprobación en el flujo de aprobación para la hoja de entrada de servicios finalizan sus aprobaciones.

11. En Ariba Network, el proveedor factura una o más hojas de entrada de servicios aprobadas.12. La solución SAP Ariba crea documentos de reconciliación de factura para las facturas. Los usuarios

correspondientes reconcilian las excepciones, editan la información de contabilidad y aprueban los documentos de reconciliación de factura para los pagos.

Creación de una solicitud de servicios

En la configuración predeterminada, la opción para crear solicitudes de servicio está desactivada. Para configurar esta opción, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para activarla en su sitio.

Puede crear solicitudes de servicios de una de las formas siguientes:

● Marcando el campo Es artículo de servicio en solicitudes para marcar un artículo en línea como artículo de servicio. Esta opción está disponible para sitios integrados con ERP de SAP, genérico o de PeopleSoft.

● Con la opción Categoría de artículo en la página Crear artículo por encargo o la página de resumen de solicitudes para marcar un artículo en línea de una solicitud como artículo de servicio. Esta opción puede aplicarse solamente a sitios integrados con SAP ERP.

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NotaPara los sitios integrados con SAP ERP, se recomienda elegir activar la funcionalidad para crear solicitudes de servicio con la opción Categoría de artículo.

Requisitos previos

● Debe ser miembro de grupos adecuados para las tareas de compras para gestionar las solicitudes de servicios y los pedidos de compra de servicios en el ciclo de compras.

NotaLos usuarios que pertenecen al grupo de Artículo que no es por encargo no pueden agregar artículos de servicios a una solicitud de compra.

● Los proveedores que proporcionan los servicios tienen que estar registrados en Ariba Network y deben tener ID de Ariba Network (ANID). Para que los usuarios puedan solicitar relaciones comerciales con proveedores no registrados, asegúrese que esté activada la función Activación rápida de PO. Para obtener ayuda para la configuración, solicite al contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

● Asegúrese de que estén completas las configuraciones para el PunchIn del proveedor, los límites de tolerancia de precio y los cambios en la configuración de la aprobación ERP externa para las hojas de entrada de servicios. Haga que la persona de contacto de asistencia designada registre en un log una solicitud de servicio para configurar las parametrizaciones y que un representante de Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba realice un seguimiento para completar la solicitud.

● Si copia un artículo en línea de servicio en una solicitud para crear una nueva línea de servicio, asegúrese de seleccionar también los artículos en línea inferiores correspondientes que deben agregarse a la nueva línea de servicio. El importe de la nueva línea de servicios se vuelve a calcular automáticamente a partir del importe total de los artículos en línea inferiores copiados.

● Por defecto, no puede agregar un nivel anidado de artículos secundarios al artículo de servicio si no incluye la información de proveedor. Puede elegir configurar su solución de compra para que los usuarios puedan enviar solicitudes para aprobación sin especificar los proveedores para los artículos de línea de servicio. Para obtener más información, consulte Envío de solicitudes de compra sin especificar proveedores para los artículos en línea de servicio [página 61].

● Si el importe previsto para un artículo de línea de servicio no está especificado, la divisa para el artículo está predeterminada como la divisa preferida del usuario. Puede elegir configurar el sitio para el importe previsto por defecto la moneda a la moneda utilizada por los artículos de línea de nivel inferior a las solicitudes de servicio. Para configurar esta opción, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para activarla en su sitio.

● En la configuración predeterminada, si las fechas de inicio y fin de un artículo de servicio no se especifican, sus artículos en línea secundarios asignados como artículos de material en la solución SAP Ariba no aparecen como artículos de servicio en los pedidos y las facturas en Ariba Network. Para asegurarse de que todas las líneas secundarias asociadas con un artículo de servicio se asignan como artículos de servicio en los pedidos y facturas en Ariba Network, su persona de contacto de asistencia designada debe registrar una solicitud de servicio para configurar las parametrizaciones y que un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba realice un seguimiento para completar la solicitud.


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● En la configuración predeterminada, cuando añade un artículo en línea de servicio a una solicitud del catálogo, introduce el importe máximo y los valores de importe previstos. El administrador puede activar el parámetro Valor predeterminado del importe máximo y previsto para el precio del artículo de servicio (Application.Purchasing.SetParentExpectedAndMaxAmountsFromCatalogPrice) para que el importe máximo y el importe previsto se fijen de forma predeterminada en el precio del artículo de servicio definido en el catálogo.


Cómo crear una solicitud de compra de servicios utilizando la opción Es un artículo de servicio (aplicable a todos los sistemas ERP) [página 56]Cómo crear una solicitud de servicio especificando la categoría de artículo (aplicable para sitios integrados con SAP ERP) [página 57]Referencia de los parámetros del Gestor de configuración inteligente

Cómo crear una solicitud de compra de servicios utilizando la opción Es un artículo de servicio (aplicable a todos los sistemas ERP)

Cuando crea una solicitud de servicio en sitios integrados con PeopleSoft o sistemas ERP genéricos, seleccione la opción Es un artículo de servicio en los detalles para un artículo de línea para indicar el artículo como uno de servicio.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. En la página Catálogo, agregue un artículo por encargo. Consulte Agregación de artículos por encargo [página

18] para obtener información acerca de los artículos por encargo para su solicitud de compra.3. Introduzca la cantidad necesaria 1.

Para un artículo de servicio, no puede introducir una cantidad superior a uno.4. Realice una de las acciones siguientes en el menú emergente de los contenidos del carrito:

○ Para revisar el contenido de su carrito haga clic en Revisar carrito.○ Para confirmar la compra haga clic en Proceder para confirmar la compra.

5. En la página Resumen de la solicitud de compra, introduzca un título para la solicitud de compra.

6. En la sección Artículos en línea, seleccione un artículo en línea de servicio y haga clic en Acciones Editar detalles .

7. Realice las acciones siguientes en la sección Detalles del artículo en línea:a. Haga clic en el botón de selección Sí junto al campo Artículo de servicio.

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https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US

El valor de cantidad para el artículo en línea de servicio está predeterminado como 1 incluso si ha introducido un valor más elevado.

b. Especifique los valores para el importe máximo y el previsto.c. Introduzca las fechas de inicio y finalización para el servicio.d. Agregue los impuestos y los cargos si es necesario. Para obtener más información, consulte Impuestos,

cargos y descuentos en solicitudes de compra [página 80].e. Haga clic en Aceptar.

8. Realice las siguientes acciones para agregar un artículo secundario a un artículo en línea de servicio:

a. En la sección Artículos en línea, seleccione el artículo en línea de servicio y haga clic en Más Agregar artículos secundarios .

b. En la página Catálogo, seleccione un artículo de catálogo o por encargo y luego realice las acciones necesarias para confirmar la compra del artículo del carrito.

NotaEl proveedor de un artículo secundario tiene que ser el mismo que el del artículo en línea primario.

c. Repita los pasos para agregar más artículos secundarios al artículo en línea primario.

Los artículos en línea primarios incluyen un icono de flecha a la derecha ( ) a la izquierda del número de línea para indicar que el artículo se puede expandir para mostrar sus secundarios. Cuando se expande el artículo en línea primario, el icono cambia a una flecha hacia abajo ( ).

9. Para ver el flujo de aprobación y agregar más aprobadores, haga clic en Mostrar flujo de aprobación.10. Realice una de estas acciones:

○ Haga clic en Guardar para guardar la solicitud de compra y enviarla más tarde.○ Haga clic en Enviar.


Envío de solicitudes de compra sin especificar proveedores para los artículos en línea de servicio [página 61]

Cómo crear una solicitud de servicio especificando la categoría de artículo (aplicable para sitios integrados con SAP ERP)

Cuando crea una solicitud de servicio, especifique la categoría de artículo como servicio para incluir automáticamente campos adicionales que son necesarios para definir el artículo de servicio.


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Contexto

Cuando crea una solicitud de servicio al especificar la categoría del artículo como servicio, las siguientes condiciones determinan si los valores de campo Importe máximo e Importe previsto son obligatorios para los artículos en línea de servicio en una solicitud de compra:

El artículo primario incluye un nivel anidado de artículos secundarios.

El valor de cantidad para un artículo en línea primario que se muestra en la columna Cantidad en la página de resumen de solicitudes incluirá su cantidad prevista (si está introducida) y las cantidades para sus artículos secundarios. En este caso, la solución de compras le permite enviar la solicitud incluso si no ha introducido una cantidad máxima.

El artículo primario no incluye un nivel anidado de artículos secundarios.

Los valores de los campos Cantidad máxima y Cantidad prevista son obligatorios para un artículo en línea si no incluye artículos en línea secundarios. Se produce el error de validación para la cantidad máxima que falta cuando envía la solicitud para su aprobación.

NotaLas divisiones de contabilidad configuradas para una línea de servicio se basan en la cantidad prevista.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. En la página Catálogo, haga clic en Añadir artículo por encargo.

Aparece la página Crear artículo por encargo.3. Especifique un título para el artículo.4. Para marcar el artículo como artículo de servicio, seleccione Servicio en el menú desplegable Categoría de

artículo.

NotaDe forma alternativa, después de confirmar el artículo por encargo del carro de la compra, seleccione Servicio del menú desplegable Categoría de artículo en la página de resumen de la solicitud para marcar el artículo como artículo de servicio.

5. Introduzca información sobre los campos de artículo de servicio.En la siguiente tabla se describen los campos específicos para artículos de servicio en la página Crear artículo por encargo.

Campo Descripción

Categoría de artículo Incluye las opciones Material y Servicio. Seleccione Servicio para marcar el artículo como un artículo de servicio.

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Campo Descripción

Importe máximo El importe máximo permitido que se puede gastar para el artículo. Este importe debe ser superior al total de costes de los artículos secundarios y el importe especificado para el artículo en línea principal.

Importe previsto El coste previsto de aprovisionamiento del servicio.

Fecha de inicio del servicio La fecha de inicio prevista del servicio.

Fecha de finalización del servicio La fecha de fin prevista del servicio.

Contrato Seleccione un contrato con el que desee asociar este artículo.

Consulte Selección manual de un contrato al agregar un artículo de servicio por encargo [página 62].

6. Seleccione un proveedor para el artículo de servicio y haga clic en Agregar al carrito de la compra.7. Realice una de las acciones siguientes en el menú emergente de los contenidos del carrito:


8. En la página Resumen de la solicitud de compra, introduzca un título para la solicitud de compra.9. Realice las siguientes acciones si desea agregar un artículo secundario al artículo en línea de servicio:

a. En la sección Artículos en línea, seleccione el artículo en línea de servicio y haga clic en Más Agregar artículos secundarios .

b. En la página Catálogo, seleccione un artículo de catálogo o por encargo y realice las acciones necesarias para confirmar la compra del artículo del carrito.

El proveedor de un artículo secundario tiene que ser el mismo que el del artículo en línea primario.10. Para ver el flujo de aprobación y agregar más aprobadores, haga clic en Mostrar flujo de aprobación.11. Realice una de estas acciones:




Especificar "U" (desconocido) como categoría de asignación de cuenta para artículos de servicio para sitios integrados con SAP

A veces, al crear solicitudes de compra para algunos artículos de servicio, puede que no esté seguro de a qué categoría de asignación de cuenta debe asignar un gasto de artículo en línea. En estos casos, puede elegir U


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(Desconocido) como valor para el campo Asignación de cuenta para los artículos en línea de servicio de las solicitudes de compra. El valor U (Desconocido) corresponde a la definición de categoría de asignación de cuenta Desconocida en SAP ERP y SAP S/4HANA. Los usuarios pueden especificar este valor solo para artículos en línea que tienen categoría de artículo como D (Servicios).

Si el valor del campo Asignación de cuenta para artículos en línea es U (Desconocido), la solución de compras no realiza validaciones para la categoría de asignación de cuenta y permite enviar solicitudes de compra. La solución de compra activa las validaciones solo cuando los usuarios del comprador o del proveedor envían hojas de entrada de servicios para garantizar que reemplazan el valor U (Desconocido) por los valores de categoría de asignación de cuenta apropiados. Para los sitios que no están configurados para activar validaciones para la información contable en las hojas de servicio, o si el proceso de la hoja de servicio no es obligatorio, la solución de compra activa las validaciones para los valores del campo de Asignación de cuenta cuando los usuarios envían las facturas.

Prerrequisitos

● En la configuración predefinida, está desactivada la opción de especificar la categoría de asignación de cuenta Desconocida para los artículos en línea en solicitudes de compra. Para configurar esta opción, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para activarla en su sitio.

● El administrador de clientes debe:○ Ejecutar la tarea de importación de datos Importar categorías de cuenta para definir la categoría de

cuenta desconocida. Para obtener más información sobre esta tarea, consulte Import Account Categories.○ Habilitar la regla de transacción apropiada en Ariba Network para asegurarse de que los proveedores al

enviar hojas de entrada de servicios sustituyan el valor U (desconocido) por los valores de categoría de asignación de cuenta adecuados.Si esta regla está habilitada, Ariba Network rechaza las hojas de entrada de servicios de cXML que no contienen la categoría de asignación de cuenta apropiada. Por lo tanto, los proveedores integrados que trabajan con organizaciones de compradores que no utilizan SAP Ariba Buying o SAP Ariba Buying and Invoicing como su solución de compra deben colaborar con sus compradores para garantizar que las hojas de entrada de servicios de cXML se envíen a Ariba Network para contener la categoría de asignación de cuenta adecuada.

● De forma predeterminada, a los proveedores no se les permite editar la información contable de artículos en línea en las hojas de entrada de servicios de Ariba Network una vez que ingresan para agregar artículos en las hojas de entrada de servicios. Si necesita que los proveedores reemplacen el valor de la categoría de asignación de cuenta Desconocida con los valores apropiados, su sitio debe configurarse para permitir a los proveedores editar la información contable de los artículos en línea en las hojas de entrada de servicios. Para obtener ayuda con esta configuración, póngase en contacto con Atención al cliente de SAP Ariba.

● Su sitio debe estar configurado para permitir a los usuarios del proveedor editar campos de contabilidad mientras agregan artículos del carrito de la compra a las hojas de entrada de servicios durante el inicio desde Ariba Network. SAP Ariba Establece esta opción para usted.


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https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6ac96856c1da10149af98662d64699ba.html#loio6a7910b3c1da10149706ed34750b9e39

Cómo especificar una categoría de asignación de cuenta desconocida para un artículo en línea de servicio en una solicitud de compra [página 61]Reglas de transacción predeterminadas

Cómo especificar una categoría de asignación de cuenta desconocida para un artículo en línea de servicio en una solicitud de compra

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra en la que desea especificar la categoría de la asignación de cuenta desconocida para un artículo en línea de servicio.

2. Haga clic en Editar.

3. Seleccione el artículo de servicio que desea editar y haga clic en Acciones Editar detalles .

Aparece la página Detalles de artículo en línea.4. En la sección Contabilidad - Por artículo en línea, seleccione U (desconocido) para el campo Asignación

de cuenta.5. Haga clic en Aceptar.

Envío de solicitudes de compra sin especificar proveedores para los artículos en línea de servicio

En la configuración predeterminada, si un artículo de servicio de una solicitud de compra no incluye información de proveedor, no puede agregar un nivel anidado de artículos secundarios al artículo de servicio.

Su sitio puede estar configurado para permitir que los usuarios agreguen artículos secundarios a una línea de servicios primaria en una solicitud de compra, incluso aunque la información de proveedor para la línea primaria no esté definida. Esto ofrece la ventaja de un procesamiento más rápido de las solicitudes de servicio, incluso aunque los proveedores adecuados para un artículo de servicio no se hayan identificado durante las primeras etapas del flujo de trabajo de aprovisionamiento. Para obtener ayuda para la configuración, solicite al contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Cuando las líneas primarias no incluyen información del proveedor, se aplica uno de los siguientes en función de si agrega artículos de catálogo o por encargo (ad hoc) como líneas secundarias debajo de un artículo de servicio:

● Si agrega un artículo de catálogo como artículo secundario a una línea primaria, la información del proveedor para la línea primaria se actualiza automáticamente con el mismo proveedor como artículo de catálogo. Puede agregar más artículos secundarios solamente desde el mismo proveedor. En este caso, los responsables de aprobación no pueden cambiar el proveedor para la línea primaria una vez enviada la solicitud de compra.

● Si agrega un artículo de servicio sin artículos secundarios, o agrega solamente artículos por encargo como artículos secundarios a una línea primaria y envía la solicitud de compra para la aprobación sin especificar un proveedor, uno de los responsables de aprobación de la solicitud de compra puede especificar un proveedor para el artículo en línea primario. Para los artículos de servicio con artículos por encargo como artículos


PUBLICPÚBLICO 61

https://help.sap.com/viewer/5c0bdb0caa3042a288b3a1fb83b2fb1e/cloud/es-ES/d2e6e237155b4a72acb6a72f2b2025cb.html

secundarios, la solución de compras copia automáticamente la información de proveedor desde la línea primaria al artículo en línea secundario después de que un responsable de aprobación agregue un proveedor para la línea primaria.Si ninguno de los responsables de aprobación anteriores especifica un proveedor para un artículo de servicios, la solución de SAP Ariba aplica la acción de finalización en los responsables de aprobación finales para garantizar que incluyan a los proveedores apropiados antes de completar sus aprobaciones.

● Para un artículo en línea primario que anida una mezcla de artículos de catálogo y por encargo como artículos secundarios, la información de proveedor para la línea primaria y los artículos por encargo se actualiza con el proveedor del primer artículo de catálogo que se agrega como línea secundaria. Por ejemplo, un usuario agrega dos artículos por encargo como líneas secundarias a un artículo primario. Supongamos que ninguno de estos artículos secundarios tiene especificado un proveedor. Ahora, si el usuario agrega un artículo de catálogo del "proveedor A" como un artículo secundario, la información de proveedor para la línea primaria y los artículos por encargo también se actualizará como "proveedor A".


Cómo buscar solicitudes de compra del servicio [página 63]

Selección manual de un contrato al agregar un artículo de servicio por encargo

Al agregar un artículo de servicio por encargo a una solicitud de compra, también puede asociarlo con un contrato si selecciona manualmente un contrato disponible. Si el contrato contiene conjuntos de especificaciones de servicios (que contienen líneas de servicio en una estructura jerárquica), también puede seleccionar una línea de servicio específica dentro de la jerarquía. Al enviar hojas de entrada de servicios para pedidos que contienen dichos artículos, puede agregar la línea de servicio seleccionada (o líneas de servicio secundarias relacionadas) del contrato asociado.

Cuando esta función está activada para su sitio, se muestra un campo Contrato al agregar un artículo de servicio por encargo a una solicitud de compra. Los campos Número de línea de servicio e Importe de contrato disponible también se visualizan si el contrato seleccionado contiene conjuntos de especificaciones de servicios (que contienen líneas de servicio en una estructura jerárquica).

Requisitos previos

● Active el parámetro de autoservicio de Allow contract selection for non-catalog service item para activar esta característica.

● Para utilizar la funcionalidad proporcionada por esta característica, los siguientes parámetros de autoservicio también deben estar configurados para su sitio:○ Support SAP ERP service specification hierarchies

(Application.Procure.AllowServiceHierarchy)

62PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/b3f270056ce44a449d5080949b2d8ceb.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/11147d78d88b4cdea9f3492c12d8193b.html

○ Support SAP ERP service specification hierarchies in contracts (Application.Contract.AllowServiceHierarchy)

○ Support SAP ERP service specification hierarchies in catalogs (Application.Catalog.AllowServiceHierarchyInCatalogs)

○ Mark a requisition line item as a service item (Application.Procure.EnableServiceItemFieldInRequisition)

○ Display Item Category option to mark line items as service items (Application.Procure.EnableItemCategoryOnRequisitionLine)

○ Allow contract selection for non-catalog service item (Application.Contract.AllowContractSelectionForAdHocServiceItem)

Cómo buscar solicitudes de compra del servicio

Requisitos previos

Tiene que pertenecer al grupo Administrador de compras para ver las solicitudes de compra creadas por otros usuarios. Para más información, póngase en contacto con el administrador.

Procedimiento

1. Haga uno de los pasos siguientes:

○ Para abrir una solicitud de compra creada por uno mismo, haga clic en la ficha de acción Mis solicitudes de compra para ver una lista de sus solicitudes de compra y haga clic en el ID o la ficha de la solicitud de compra que desee comprobar.

○ Para abrir una solicitud de compra creada por otro usuario, en la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione Solicitud de compra. Introduzca términos de la búsqueda en el campo de búsqueda y pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ). Para buscar todas las solicitudes de compra, pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda sin especificar los términos de la búsqueda en el campo de búsqueda.

2. En la página Buscar, seleccione Sí junto al campo Solicitud de servicio.

NotaDe forma predeterminada, no se visualiza la opción de búsqueda Solicitud de servicio en la página Buscar. Para incluir esta opción de búsqueda, seleccione Solicitud de servicio del menús Opciones de búsqueda.

3. Opcional: Introduzca cualquier otro criterio de búsqueda para restringir la búsqueda.4. Haga clic en Buscar.

Los Resultados de búsqueda en la página Buscar visualizan todas las solicitudes de servicio que coinciden con sus términos de la búsqueda.


PUBLICPÚBLICO 63



https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/c0a8c8fd2f0846e0bdae52c9ba9e7763.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/935ba15a22fe4addb8d66c5b89580601.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/b3f270056ce44a449d5080949b2d8ceb.html

Aprovisionamiento simplificado de servicios

Los compradores pueden configurar su solución SAP Ariba para permitir la compra simplificada de servicios que elimine el proceso de creación y aprobación de hojas de entrada de servicios, y que simplifique y agilice el proceso de facturación.

Para activar esta función, un administrador de clientes debe activar el parámetro de configuración del sitio de autoservicio Application.Procure.EnableSimpleServices.

Si activa la compra simplificada de servicios, no podrá:

● Crear pedidos de servicio que requieren hojas de entrada de servicios o artículos en línea de nivel inferior.● Agregar o copiar artículos en línea en las facturas de servicio.● Crear solicitudes de pedido de servicio de colaboración.


Flujo de trabajo para el aprovisionamiento de artículos de servicio con la capacidad de aprovisionamiento simplificado activada [página 64]Cómo crear una solicitud de servicio utilizando la opción Es artículo de servicio con la funcionalidad de compras simplificada activada [página 65]Cómo crear una solicitud de servicios especificando la categoría de artículo con la funcionalidad de compras simplificada activada [página 66]

Flujo de trabajo para el aprovisionamiento de artículos de servicio con la capacidad de aprovisionamiento simplificado activada

El siguiente flujo de trabajo de alto nivel describe los pasos para proporcionar un artículo de servicio con la capacidad de aprovisionamiento simplificada activada:

1. Un comprador envía una solicitud de compra para artículos de servicio. La solución SAP Ariba notifica a los responsables de aprobación designados que una solicitud de compra está pendiente de aprobación.

2. Los responsables de aprobación aprueban o deniegan la solicitud:○ Si se aprueba la solicitud, la solución SAP Ariba crea un pedido de compra y envía el pedido al proveedor.○ Si se deniega la solicitud, puede editarla y reenviarla, o retirarla.

3. El proveedor:○ Inicia sesión en Ariba Network y abre el pedido de compra de servicios.○ Crea una confirmación del pedido y confirma los artículos de servicio.○ Finaliza las actividades necesarias para realizar el servicio.

4. El proveedor o el comprador factura el pedido.5. La solución SAP Ariba crea documentos de reconciliación de factura para las facturas. Los usuarios

correspondientes reconcilian las excepciones, editan la información de contabilidad y aprueban los documentos de reconciliación de factura para los pagos.

64PUBLICPÚBLICO


Cómo crear una solicitud de servicio utilizando la opción Es artículo de servicio con la funcionalidad de compras simplificada activada

Al crear una solicitud de servicio en sitios integrados con los sistemas PeopleSoft o ERP genéricos, seleccione la opción Es artículo de servicio en los detalles de un artículo en línea para marcar el artículo como un artículo de servicio.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. En la página Catálogo, agregue un artículo por encargo. Consulte Agregación de artículos por encargo [página

18] para obtener información acerca de cómo agregar artículos por encargo a su solicitud de compra.3. Introduzca 1 como cantidad necesaria.

No puede introducir una cantidad superior a 1 para un artículo de servicio.4. Realice una de las acciones siguientes en el menú emergente de los contenidos del carrito:


5. En la página Resumen de la solicitud de compra, introduzca un título para la solicitud de compra.

6. En la sección Artículos en línea, seleccione un artículo en línea de servicio y haga clic en Acciones Editar detalles .

7. Realice las acciones siguientes en la sección Detalles del artículo en línea:a. Haga clic en el botón de selección Sí junto al campo Artículo de servicio.

El valor de cantidad para el artículo en línea de servicio está predeterminado como 1 incluso si ha introducido un valor más elevado.

b. Especifique los valores para el importe máximo y el previsto.c. Introduzca las fechas de inicio y finalización para el servicio.d. Agregue los impuestos y los cargos si es necesario. Encontrará más información en Impuestos, cargos y

descuentos en solicitudes de compra [página 80].e. Haga clic en Aceptar.

8. Para ver el flujo de aprobación y agregar más responsables de aprobación, haga clic en Mostrar flujo de aprobación.

9. Realice una de estas acciones:



PUBLICPÚBLICO 65

Cómo crear una solicitud de servicios especificando la categoría de artículo con la funcionalidad de compras simplificada activada

Al crear una solicitud de servicios en sitios integrados con SAP ERP, especifique la categoría de artículo Servicio para incluir más campos automáticamente, que son necesarios para definir el artículo de servicio.

Contexto

Si al crear una solicitud de servicios especifica la categoría de artículo como servicio, los valores de los campos Importe máximo e Importe esperado serán obligatorios para un artículo en línea. El error de validación de la cantidad máxima que falta se produce cuando envía la solicitud para su aprobación.

NotaLas divisiones de contabilidad configuradas para una línea de servicio se basan en la cantidad prevista.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. En la página Catálogo, haga clic en Añadir artículo por encargo.

Aparece la página Crear artículo por encargo. Consulte Agregación de artículos por encargo [página 18] para obtener información acerca de cómo agregar artículos por encargo a su solicitud de compra.

3. Especifique un título para el artículo.4. Para marcar el artículo como artículo de servicio, seleccione Servicio en el menú desplegable Categoría de

artículo.

NotaDe forma alternativa, después de comprobar el artículo por encargo en el carrito de la compra, seleccione Servicio en el menú desplegable Categoría de artículo de la página de resumen de la solicitud de compra para marcar el artículo como un artículo de servicio.

5. Introduzca información sobre los campos de artículo de servicio.En la siguiente tabla se describen los campos específicos para artículos de servicio en la página Crear artículo por encargo.

Campo Descripción

Categoría de artículo Incluye las opciones Material y Servicio. Seleccione Servicio para marcar el artículo como un artículo de servicio.

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Campo Descripción

Importe máximo El importe máximo permitido que se puede gastar para el artículo. Este importe debe ser superior al total de costes de los artículos secundarios y el importe especificado para el artículo en línea principal.

Importe previsto El coste previsto de aprovisionamiento del servicio.

Fecha de inicio del servicio La fecha de inicio prevista del servicio.

Fecha de finalización del servicio La fecha de fin prevista del servicio.

6. Seleccione un proveedor para el artículo de servicio y haga clic en Agregar al carrito de la compra.7. Realice una de las acciones siguientes en el menú emergente de los contenidos del carrito:


8. En la página Resumen de la solicitud de compra, introduzca un título para la solicitud de compra.9. Para ver el flujo de aprobación y agregar más aprobadores, haga clic en Mostrar flujo de aprobación.10. Realice una de estas acciones:


Agregación de límites en solicitudes de servicios para artículos no planificados para sitios integrados con SAP

Puede configurar su sitio integrado con SAP para activar la agregación de límites en las solicitudes de servicios para artículos no planificados.

Cuando los compradores crean solicitudes de compra de servicios, pueden especificar el importe máximo que se debe gastar en los pedidos y el importe previsto para los pedidos. Las hojas de entrada de servicios y las facturas enviadas para el pedido de compra se validan frente a este importe máximo. Los compradores o proveedores no pueden enviar hojas de entrada de servicios o facturas que superen este límite.

Cuando los compradores activan el soporte para especificar límites para los artículos no planificados en Soluciones de SAP Ariba Procurement, pueden especificar adicionalmente los límites siguientes en la solicitud de pedido:

● Límite de contrato para el importe máximo que se debe gastar en artículos de contrato no planificados. Debe seleccionar un contrato para poder especificar este límite.

● Otro límite para el importe máximo que se debe gastar en artículos no de contrato no planificados.

Cuando se envían hojas de entrada de servicios y facturas, el valor del contrato no planificado y de los artículos no de contrato se validan frente a estos límites. El límite de contrato y el otro límite son valores opcionales, por lo que las validaciones solo se realizan si se especifican los límites. Además, las validaciones solo se realizan frente al importe máximo, que es un valor obligatorio.

El valor límite del contrato o el otro valor límite no pueden superar el importe máximo, pero la suma de estos límites puede sobrepasar el importe máximo. Sin embargo, la hoja de entrada de servicios total y las acumulaciones de


PUBLICPÚBLICO 67

factura no pueden superar el importe máximo. Una vez alcanzado el importe máximo, las hojas de entrada de servicios y las facturas no se podrán enviar aunque no se alcance el límite de contrato o el otro límite.

Por ejemplo, tenga en cuenta los siguientes límites en un pedido de servicio:

● Importe máximo = 300 USD● Límite de contrato = 200 USD● Otro límite = 200 USD

El proveedor ya ha enviado hojas de entrada de servicios para artículos de contrato no planificados con un valor de 150 USD y artículos no de contrato no planificados con un valor de 125 USD. Si el proveedor intenta enviar una hoja de entrada de servicios para un artículo de contrato no planificado con un valor de 50 USD, aparece un mensaje de error. Aunque el valor de la hoja de entrada de servicios se encuentra dentro del Límite del contrato, supera el valor Importe máximo para el pedido y, por lo tanto, no se crea la hoja de entrada de servicios.

Requisitos previos

● Su administrador debe activar el parámetro Agregar límites de artículo con contrato y sin contrato para los artículos de servicio no planificados (Application.ServiceSheet.SupportServiceOrdersWithContractAndOtherLimits). Para obtener información sobre el parámetro, consulte Add contract and non-contract item limits for unplanned service items.

● Los compradores que utilizan sus propias aplicaciones habilitadas para cXML deben utilizar cXML 1.2.039 o posterior.


Crear pedidos permanentesLos pedidos permanentes de las soluciones de compra de SAP Ariba se crean para los artículos que pertenecen a la categoría de artículo B en SAP ERP y SAP S/4HANA.

Mientras crean solicitudes de compra, los compradores pueden marcar artículos de catálogo o por encargo como artículos de pedido permanente. Además, tanto los compradores como los proveedores pueden crear facturas basadas en pedido para un artículo limitado. La facturación para los pedidos permanentes incluye pedidos coincidentes con contratos disponibles a nivel de proveedor, acumulación de pedidos frente a contratos y validaciones para marcar importes de factura que superen el límite de valor especificado en los pedidos asociados.

El flujo básico de un pedido permanente es el siguiente:

68PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/2502e14ec62a498784803ad9cfc8db6a.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/2502e14ec62a498784803ad9cfc8db6a.html

Diferencia entre la compra de artículos materiales siguiendo el proceso de recepción de bienes y el proceso de pedidos permanentes

Categoría de artículo: material (proceso de recepción de bienes)

Categoría de artículo: limitado (proceso de pedidos permanentes)

Especificación de la categoría de artículo para artículos por encargo

Los artículos en línea por encargo de las solicitudes de compra se marcan como artículos materiales mediante la especificación de la Categoría de artículo como material.

Los artículos en línea por encargo de las solicitudes de compra se marcan como artículos de pedido permanente mediante la especificación de la Categoría de artículo como limitado.

Recepciones de bienes Los artículos materiales implican la creación de recepciones manuales o automáticas basadas en la cantidad o el importe.

Los pedidos permanentes no admiten las recepciones de bienes.

Facturas Tanto los compradores como los proveedores pueden crear facturas. Las facturas suelen basarse en los pedidos después de que los artículos se reciban parcial o totalmente.

Las facturas se crean en función de los pedidos de compra para los artículos de pedido permanente.

Validación para el importe máximo permitido

Los pedidos de compra para los artículos materiales no especifican un límite de valor. Por lo tanto, no se muestra ningún mensaje de advertencia si el importe facturado total supera el importe máximo especificado en el pedido. En función de las tolerancias configuradas para su sitio, se generan excepciones de factura que deben ser resueltas por los responsables de aprobación adecuados.

La solución de compra muestra un mensaje de advertencia si el importe total facturado para un artículo en línea supera el importe máximo especificado en el pedido. Los usuarios pueden ignorar la advertencia y enviar las facturas. Los responsables de la aprobación de la reconciliación de facturas deben llevar a cabo la acción adecuada para resolver las excepciones.

Más adecuado para Realizar el pedido de todos los tipos de artículos materiales. Por ejemplo, ordenadores portátiles, equipos de ingeniería y calzado de seguridad.

Realizar el pedido de los artículos para los cuales puede resultar poco rentable seguir el proceso de recepción de bienes. Por ejemplo, artículos de consumo, como artículos de papelería, tuercas o tornillos.


PUBLICPÚBLICO 69

Diferencia entre la compra de artículos de servicio siguiendo el proceso de la hoja de entrada de servicios y el proceso de pedidos permanentes

Categoría de artículo: servicio (proceso de la hoja de entrada de servicios)

Categoría de artículo: limitado (proceso de pedidos permanentes)

Marcado de artículos en línea en solicitudes de compra como artículos de servicio

Los artículos en línea de las solicitudes de compra se marcan como artículos de servicio mediante la especificación de la Categoría de artículo como servicio.

Los artículos en línea de las solicitudes de compra se marcan como artículos de servicio mediante la especificación de la Categoría de artículo como límite.

Jerarquía principal-secundaria con un nivel anidado de artículos secundarios en solicitudes de compra y pedidos

Admite la jerarquía de grupos de artículos (principal y un nivel anidado de artículos en línea secundarios) para los servicios planificados.

No admite jerarquías principales ni secundarias.

Requisitos de la hoja de entrada de servicios

Es obligatorio que el proveedor o el comprador cree hojas de entrada de servicios para confirmar los materiales consumidos o el servicio proporcionado.

Los pedidos permanentes no admiten las hojas de entrada de servicios.

Facturas para artículos de servicio Las facturas incluyen artículos descritos en hojas de entrada de servicios aprobadas por completo que hacen referencia a un pedido de servicio.

Las facturas se basan en pedidos de compra en los que los artículos de servicio están marcados como artículos limitados.

Validación para el importe máximo permitido para un artículo de servicio

La solución SAP Ariba valida las hojas de entrada de servicios frente al importe máximo definido para un artículo en el pedido correspondiente. No se pueden crear hojas de entrada de servicios para un artículo si el importe total acumulado en todas las hojas de entrada de servicios del artículo supera el importe máximo.

La solución de compra muestra un mensaje de advertencia si el importe total facturado para un artículo en línea supera el importe máximo especificado en el pedido. Los usuarios pueden ignorar la advertencia y enviar las facturas. Los responsables de aprobación al reconciliar facturas deben llevar a cabo la acción adecuada para resolver las excepciones.

Tipo de servicio más adecuado para Adecuado para la naturaleza compleja de los proyectos que abarcan un período de tiempo significativo.

Ejemplo: Servicios de mantenimiento efectuados para una plataforma petrolífera durante un período de servicio de un año.

Adecuado para las tareas sencillas. Es posible que estos servicios no requieran seguir el proceso de la hoja de entrada de servicios para registrar detalladamente las tareas realizadas y los materiales consumidos.

Ejemplo: Servicios de conserjería proporcionados por un proveedor en un programa quincenal.

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Requisitos previos para órdenes permanentes [página 71]Restricciones para órdenes permanentes [página 71]Flujo de trabajo para los pedidos permanentes en los sitios integrados con SAP [página 71]Cómo crear una solicitud de compra para artículos limitados [página 72]Cómo crear facturas para pedidos permanentes

Requisitos previos para órdenes permanentes

● Asegúrese de que tiene instalado SAP Ariba Cloud Integration Gateway 2008 con el paquete de soporte, SP 0010, o posterior.

● Debe habilitar el parámetro Application.Procure.EnableItemCategoryOnRequisitionLine en su sitio. SAP Ariba fija el parámetro para el usuario. Solicite a su persona de contacto de asistencia designada una solicitud de servicio (SS) para activar el parámetro.

● Su administrador debe activar el parámetro Activar pedidos permanentes (Application.Procure.AllowLimitOrderItemCategory). Para obtener información sobre el parámetro, consulte Enable standing orders.

● De forma opcional, su administrador puede activar o configurar los siguientes parámetros:○ Establecer la unidad de medida para los artículos de servicio y los artículos limitados

(Application.Procure.SelectUnitOfMeasureOnServiceItem). Para obtener información sobre el parámetro, consulte Set unit of measure for service and limit items.

○ Permitir artículos no limitados en los pedidos permanentes (Application.Purchasing.AllowLimitRequisitionWithMixedLines). Para obtener información sobre el parámetro, consulte Allow non-limit items in standing orders.

● Para los artículos de catálogo que deben configurarse como artículos de pedido permanente, los administradores de clientes deben marcar la categoría de artículo como B en la asignación del código de mercancía para estos artículos. Para obtener más información, consulte Import Item Categories.

Restricciones para órdenes permanentes

Las solicitudes de compra para artículos de pedido permanente no admiten distribuciones de contabilidad (contabilidad dividida). Puede agregar información de contabilidad dividida para artículos de pedido permanente en las facturas correspondientes.

Flujo de trabajo para los pedidos permanentes en los sitios integrados con SAP

1. Un usuario comprador lleva a cabo las tareas siguientes:


PUBLICPÚBLICO 71

https://help.sap.com/viewer/e67565bd52934da891ccbab53f5368af/cloud/es-ES/7641fb24ea484489ae2189e4eed307d1.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/7444cff65f944a0390c4088f41f18a80.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/5bd4720ed53b459aaf1b2f4a51e94e04.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/faa2f03fe449449fa1393a279983ecaf.html

https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6ac96856c1da10149af98662d64699ba.html#loio6a7f966bc1da10149651fee267b2e233

○ Crea una solicitud de compra para los artículos de pedido permanente.○ Envía la solicitud de compra para su aprobación.

2. Todos los responsables de aprobación identificados en el flujo de aprobación aprueban la solicitud de compra.3. La solución SAP Ariba crea un pedido.4. El proveedor lleva a cabo las tareas siguientes:

1. Inicia sesión en Ariba Network y abre el pedido.2. Opcionalmente, crea una confirmación de pedido.3. Realiza el servicio o suministra los artículos.

5. Se realiza una de las acciones siguientes:○ En Ariba Network, el proveedor crea una factura basada en el pedido.○ En la solución SAP Ariba, un usuario comprador crea una factura basada en el pedido.

6. La solución SAP Ariba crea un documento de reconciliación de facturas después de que se haya aprobado la factura.

7. Si la factura incluye excepciones para variaciones de período de servicio o de importe máximo, la solución SAP Ariba agrega un miembro del grupo Agente de facturas al flujo de aprobación para gestionar la excepción.Los usuarios adecuados reconcilian otras excepciones y aprueban el documento de reconciliación de facturas para procesar los pagos.


Crear pedidos permanentes [página 68]Cómo crear una solicitud de compra para artículos limitados [página 72]

Cómo crear una solicitud de compra para artículos limitados

Requisitos previos

Debe tener activada la función de visibilidad de contrato y pertenecer al grupo Administrador de contratos o Administrador de compra para ver los detalles de determinación de precios de contrato asociados. Si es un Administrador de contrato, podrá ver todos los detalles que pertenecen al contrato seleccionado. Si es un Administrador de compras, podrá ver sólo el resumen de contrato y los detalles de determinación de precios.

NotaNo puede agregar divisiones de contabilidad para artículos limitados en una solicitud de compra. En su lugar, puede agregar distribuciones de contabilidad a los artículos en línea en la factura correspondiente.

72PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. (Opcional). Si un artículo de catálogo está configurado como un artículo limitado, agregue el artículo del

catálogo.3. Si un artículo de catálogo no está configurado como un artículo limitado, agregue el artículo del catálogo y, a

continuación, realice las acciones siguientes:

a. Seleccione el artículo en línea y haga clic en Acciones Editar detalles .b. En la página Detalles de artículo en línea, edite el valor del campo Categoría de artículo para marcar el

artículo como un artículo limitado.c. Haga clic en Aceptar.

4. Para agregar un artículo por encargo y marcarlo como un artículo limitado, realice las acciones siguientes:a. En la página Catálogo, haga clic en Agregar artículo por encargo.

Se muestra la página Crear un artículo por encargo.b. Especifique un título para el artículo.c. Para marcar el artículo como artículo limitado, seleccione el valor adecuado en el menú desplegable

Categoría de artículo.d. Haga clic en Agregar al carrito de la compra y, a continuación, confirme la compra.

5. En la página Resumen de la solicitud de compra, seleccione el artículo en línea (artículo de catálogo o por encargo) y haga clic en Acciones Editar detalles .

6. Introduzca la información adecuada para los campos relacionados con un artículo limitado.En la tabla siguiente se describe el conjunto de campos específicos para los artículos limitados en la página Detalles de artículo en línea:

Campo Descripción

Categoría de artículo Seleccione la opción adecuada para marcar el artículo como un artículo limitado.

Importe máximo El importe máximo permitido que se puede gastar para el artículo.

Importe esperado El coste estimado de adquisición del artículo.

NotaLos campos Precio e Importe se actualizan automáticamente en función del valor del importe introducido para este campo.


PUBLICPÚBLICO 73

Campo Descripción

Cantidad De forma predeterminada, la cantidad del artículo es uno. Este valor no se puede cambiar.

NotaPara los artículos limitados, la unidad de medida no se puede editar.

7. Seleccione un suministrador y, a continuación, haga clic en Agregar al carrito de la compra.8. En el nivel de cabecera de la solicitud de compra, introduzca las fechas de inicio y de finalización de la validez.

Las fechas de inicio y finalización de la validez especifican el período durante el cual las facturas se pueden enviar para un pedido. La solución SAP Ariba genera excepciones de facturación si los usuarios compradores o proveedores envían facturas con fechas de referencia que se encuentran fuera del período de validez.

9. (Opcional) Haga clic en el enlace de contrato en la sección Detalles de artículo en línea para ver la página de contratos aplicable.

10. En la página Resumen de la solicitud de compra, introduzca un título para la solicitud de compra.11. Para ver el flujo de aprobación y agregar más aprobadores, haga clic en Mostrar flujo de aprobación.12. Introduzca la información en todos los campos necesarios y, a continuación, realice una de las acciones

siguientes:



Crear pedidos permanentes [página 68]Flujo de trabajo para los pedidos permanentes en los sitios integrados con SAP [página 71]

Gestión de activos para sitios integrados con SAP ERPUtilice la funcionalidad de la gestión de activos para integrarlos con el componente de gestión de activos en SAP ERP y gestionar los activos de su organización a través de diferentes etapas del ciclo de vida de esos activos.

Los administradores de activos que aprueban solicitudes de compra tienen acceso al área de trabajo Panel de trabajo de activo en compras guiadas para realizar las siguientes tareas necesarias para gestionar la información relativa a los activos:

● Asignar información de activos a artículos en línea de solicitudes de compra a partir de los que se crean registros maestros de activos.

● Dividir un artículo en línea en varias líneas en función de la cantidad del artículo para garantizar que cada artículo tenga asignado un número de activo unívoco.

74PUBLICPÚBLICO


● Clasificar artículos de activos en función de tipos de línea de activos (por ejemplo, activos principales y subactivos) para crear grupos de activos en la solución de compras. Al agrupar artículos en función de sus tipos de líneas de activos, los administradores de activos pueden asegurarse de que se aplique automáticamente una anotación común para números de activos a los artículos agrupados (si está configurado en el sistema ERP). Así, también se asegura que puedan aplicarse métodos comunes de cálculo y contabilización de amortización a los artículos agrupados.

Una vez que un administrador de activos aprueba una solicitud de compra formada por artículo de activos, los registros maestros de activos se crean para aquellos artículos en línea de SAP ERP. Luego, la solución de compras asigna números de activos unívocos a aquellos artículos de la solicitud de compra en función de los registros maestros de activos referenciados. Además, cuando la solicitud de compra se ha aprobado por completo, la solución de compras copia los números de activos en las líneas de activos de las correspondientes órdenes, recibos y facturas.

Glosario de conceptos

Registro maestro de activos

Un registro maestro de activos contiene datos de un activo dentro de una sociedad. La información de contabilidad estándar para un registro maestro de activos viene determinada por su clase de activo.

Clase de activo

La clase de activo hace referencia a la agrupación de activos que tienen características comunes, como vida útil, clave de amortización y clave de determinación de cuentas. Por ejemplo, con independencia de las marcas, puede agrupar portátiles bajo la clase de activo "Ordenadores".

Cada activo puede asignarse solamente a una clase de activo. Además, las clases de activos determinan las cuentas de libro mayor pertinentes a las que se asignan activos.

Tipo de línea de activo

Se refiere a clasificar artículos en línea de activos como activos principales y subactivos.

Los activos principales son activos primarios que pueden tener submontajes o activos dependientes (también conocidos como subactivos).

Los subactivos pueden ser partes o componentes de un activo principal. Por ejemplo, si un torno es un activo principal, el motor, que se compra por separado, puede ser su subactivo.

La clasificación de artículos como activos principales y subactivos ayuda a crear grupos de activos en los que un activo principal se agrupa con uno o más subactivos.


Requisitos previos y limitaciones para utilizar la funcionalidad de gestión de activos [página 76]Cómo agregar información de activo en una solicitud de compra [página 77]


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Requisitos previos y limitaciones para utilizar la funcionalidad de gestión de activos

Para activar la gestión de activos para su sitio, su persona de contacto de asistencia designada debe registrar una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

Requisitos previos

● Es más, la integración con el componente de gestión de activos de SAP ERP puede lograrse con SAP Ariba Cloud Integration Gateway o API de SAP Ariba. El sitio debe estar habilitado para utilizar uno de estos métodos de integración.

● Los usuarios que gestionan información de activos sobre solicitudes de compra deben ser miembros del grupo Administrador de activos.

● Asegúrese de que el administrador haya configurado el flujo de aprobación para solicitudes de compra para que incluyan el grupo Administrador de activos.

SugerenciasSe recomienda que el administrador de activos sea el último responsable del flujo de aprobación a fin de garantizar que la información de activos indicada para los artículos en línea de las solicitudes de compra no se sobrescriba por descuido cuando otros responsables de aprobación editen solicitudes de compra durante el proceso de aprobación.

● Asegúrese de que las tareas de importación de datos para calificar artículos como activos se hayan completado. Para obtener más información consulte la documentación siguiente:○ Configuring asset management for SAP-ERP integrated sites○ Import Assets

Limitaciones

La funcionalidad de la gestión de activos fijos tiene las siguientes limitaciones:

● Esta funcionalidad solo está permitida en sitios integrados con SAP ERP.● No puede crear pedidos de cambio a partir de solicitudes de compra que contengan artículos en línea de

activos.● Las solicitudes de compra formadas por artículos en línea de activos no admiten el cálculo de impuestos

mediante el motor de cálculo de impuestos mejorado o el cálculo de impuestos en sistemas externos.● Para sitios activados para la contabilidad dividida, la creación de divisiones de contabilidad para artículos en

línea de activos de solicitudes de compra puede llevar a errores.● Cuando las órdenes formadas por líneas de activos se cancelan en la solución de compras, los registros de

activos creados en el sistema ERP no se cancelan automáticamente. Asegúrese de cancelar estos registros de activos manualmente en el sistema ERP.

● Esta funcionalidad no admite solicitudes de compra de servicios. La incorporación de artículos de activos como líneas secundarias bajo artículos de servicio puede llevar a errores.

76PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/99a529968234413b9efaf4f6581a32ea/cloud/en-US/e97a60038eab48d19d601734224e47a9.html

https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6ac96856c1da10149af98662d64699ba.html#loio6a7a3306c1da1014a39093d17b847baa


Cómo agregar información de activo en una solicitud de compra [página 77]Cómo crear grupos de activos [página 79]Asset Management API

Cómo agregar información de activo en una solicitud de compra

Como gestor de activos, puede introducir información de los activos para los artículos en línea del activo en una solicitud de compra en el Workbench de activo.

Requisitos previos

● Debe ser miembro del grupo Administrador de activos para poder acceder al Workbench de activos e introducir información de activos a los artículos de activo de una solicitud de compra.

● Si precisa agrupar un activo principal y uno o varios subactivos para asignar valores de activo relacionados, debe crear un grupo de activos en el que se recojan dichos artículos como artículos relacionados. Para obtener más información sobre cómo crear grupos, consulte Cómo crear grupos de activos [página 79].

● Si un artículo en línea de una solicitud de compra tiene varias cantidades, la solución de compras asigna por defecto el mismo número de activo a todas las unidades de ese artículo. Por ejemplo, si un artículo en línea de una solicitud de compra se compone de 10 sillas, la solución de compras asigna el mismo valor de activo a las 10 sillas. Si precisa que se lleve un seguimiento de cada artículo como activo separado, puede elegir dividir una línea en la cantidad necesaria de líneas para garantizar que la solución de compras asigne valores de activo unívocos a cada uno de esos artículos.

Contexto

Cuando haya terminado de agregar información del activo en una solicitud de compra, se crean los registros de activos y su acción de aprobación se completa. La solución de compras asigna los valores de activos a los artículos en línea en la solicitud de compra en base a los registros de activos.

Procedimiento

1. Realice una de las acciones siguientes en el panel de instrucciones para abrir la página Workbench de activos en compra guiada:

○ Haga clic en Gestionar Workbench de activos .


PUBLICPÚBLICO 77

https://help.sap.com/viewer/5645dc5f68874981b978828f2c1adc8a/cloud/en-US/a6421f1569af43808ac23cf6e3c6b3da.html

○ Haga clic en Aprobar en la lista Por hacer para aprobar la solicitud de compra necesaria.

Aparece la página Workbench de activos.2. Haga clic en Gestionar para la solicitud de compra correspondiente.3. Si es preciso, haga clic en Solicitar vista para ver los detalles de los artículos en línea en la solicitud de compra

asociada.4. Realice una de estas acciones:

a. Especifique la clase de activo, el tipo de línea de activo y la descripción de cada activo.b. Para especificar los mismos valores para la clase de activo y el tipo de línea de activo para varios artículos

en línea, haga clic en Edición en bloque y especifique los valores adecuados en la vista Edición en bloque. Seleccione los artículos en línea correspondientes a los que deben aplicarse los valores y haga clic en Aceptar.

5. Si precisa asignar valores de activo unívocos a cada unidad de un artículo en línea con diversas cantidades, realice los pasos siguientes para dividir la cantidad en diferentes líneas:

a. Haga clic en el icono de más opciones de la fila para el artículo pertinente y luego haga clic en Dividir.b. Especifique un valor numérico en la columna Líneas de la página Dividir para indicar la cantidad de líneas

independientes que desea crear.c. Haga clic en Dividir.

La línea se divide en varias líneas en función del valor especificado.d. Haga clic en Completado para volver a la página anterior.

6. Si es preciso, cree grupos de activos. Para obtener más información acerca de cómo crear grupos de activos, consulte Cómo crear grupos de activos [página 79].

7. Haga clic en Finalizar.

La solución de compras envía una copia de la solicitud de compra a SAP ERP y agrega los valores de activo recibidos de SAP ERP a los artículos en línea de la solicitud de compra.

8. Haga clic en Completado para volver a la página Workbench de activos.

Resultados

● La acción de aprobación para la solicitud de compra ha terminado.● La solicitud de compra pasa a la pestaña En curso del panel de instrucciones de compra guiada. Durante esta

etapa, no puede editar, retirar ni denegar una solicitud de compra. La solicitud de compra pasa a la pestaña Finalizado una vez que los valores de activos se han asignado correctamente a los artículos en línea de activos de la solicitud de compra.


Cómo crear grupos de activos [página 79]

78PUBLICPÚBLICO


Cómo crear grupos de activos

Puede agrupar artículos de activos basados en los tipos de línea de activo antes de aprobar una solicitud en el Workbench de activos.

Contexto

Un grupo de activos debe cumplir las condiciones siguientes:

● Un grupo de activos debe incluir solamente un activo principal y, al menos, un subactivo.● Todos los activos deben tener la misma clase de activo, sociedad, centro de coste e información de

contabilidad.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestión Workbench de activos .

Aparece el Workbench de activos.2. Haga clic en Gestionar y complete los campos siguientes:

Nombre de campo Acción

Clase de activo Seleccione una clase de activo correspondiente para el artículo.

Tipo de línea de activo Elija si el artículo es un activo principal o un subactivo.

Descripción de activo Introduzca una descripción para el activo.

3. Haga clic en Gestionar grupos de activos y luego en Crear grupo.

Se crea un grupo vacío.4. Haga clic en Agrupación avanzada y luego seleccione un artículo en línea de activo principal y los artículos

necesarios que tengan tipos de línea de activo como subactivo.5. Haga clic en Siguiente y luego en Crear.

Los artículos se agregan al grupo.6. Si desea deshacer los cambios, haga clic en Deshacer.


PUBLICPÚBLICO 79

Impuestos, cargos y descuentos en solicitudes de compra

Si está habilitado para su sitio, puede aplicar impuestos, descuentos y cargos, como por ejemplo el envío y la manipulación especial en artículos en línea de la solicitud.

También puede importar solicitudes desde sistemas externos con sus datos de tasas, cargos y descuentos. Agregar impuestos, cargos y descuentos en las solicitudes de compra le da un mejor valor estimado del coste total de los artículos y además le permite realizar reservas del presupuesto más precisas y tener una conformidad con los límites de la aprobación.

Se pueden calcular los impuestos para los artículos en línea en solicitudes de compra utilizando el motor de cálculo de impuestos ampliado o en sistemas de cálculo de impuestos de terceros integrados con las soluciones de compras que utilizan SAP como sistema ERP.

Cuando copia una solicitud de compra o su artículo en línea, la solución de compras copia el código de impuesto en el artículo en línea sólo si está activo. Si el código de impuesto no está activo, la solución de compras aplica de forma predeterminada otro código de impuesto basado en la consulta de códigos de impuesto.

Se copian los impuestos, cargos y descuentos de la solicitud de compra a los pedidos de compra. Los pedidos de compra enviados a Ariba Network y exportados a sistemas ERP incluyen los detalles de impuestos, cargos y descuentos aplicados a los artículos en línea.

NotaLos cargos no se transfieren a facturas u hojas de entrada de servicios en los siguientes casos:

● Los cargos se han agregado durante la creación de la solicitud de compra● Los cargos están en una copia de pedido de ERP

Cálculo de impuestos utilizando el motor de cálculo de impuestos ampliado

Si el sitio está configurado para utilizar el motor de cálculo de impuestos ampliado (también denominado función de coste total de entrega o TLC), la solución de compras realiza una búsqueda de códigos de impuesto para identificar el código de impuesto aplicable para los artículos en línea en una solicitud de compra basándose en los valores de los campos en la solicitud de compra. Las búsquedas de códigos de impuestos permite la aplicación automática de códigos de impuestos en solicitudes. Las asignaciones del campo de búsqueda de códigos de impuestos definen la asignación entre los campos de búsqueda de códigos de impuestos y los campos de solicitudes de artículos en línea. La solución de compras realiza una consulta del código de impuesto para un artículo en línea cada vez que edita los campos Código de mercancía común, Expedir a, Código de mercancía particionado o Unidad de compra. No se realiza la consulta del código de impuesto si ha aplicado manualmente un código de impuesto en un artículo en línea.

NotaLas búsquedas de códigos de impuestos también son aplicables para artículos de PunchOut.

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Cálculo de impuestos en sistemas de cálculo de impuestos de terceros

Para los sitios integrados con SAP configurados para el cálculo de impuestos en los sistemas de terceros, la solución de compras exporta los datos en una solicitud de compra para calcular los impuestos en el sistema de terceros cuando realiza las acciones siguientes:

● Haga clic en el botón Actualizar impuestos en la solicitud de compra para iniciar manualmente el cálculo de impuestos para los artículos en línea.

NotaEl botón Actualizar impuestos es visible en las solicitudes de compra sólo para los miembros del grupo Administrador fiscal o Editor de impuestos.

● Envíe la solicitud de compra para su aprobación.● Apruebe la solicitud de compra.

El sistema de cálculo de impuestos de terceros realiza una búsqueda de código de impuesto para determinar los impuestos en base a una combinación de campos de determinación de impuestos en una solicitud de compra. Entre los ejemplos de campos de determinación de impuestos a nivel de cabecera de un documento se encuentran Sociedad y Fecha de documento. De forma similar, a nivel de línea, los campos de determinación de impuestos incluyen Código de mercancía, Expedir a, Código de mercancía de partición, Proveedor, y los campos personalizados que se configuran como campos de determinación de impuestos.

NotaLos impuestos calculados en sistemas externos no se pueden editar o borrar de las solicitudes de compra.

Requisitos previos

Los siguientes son requisitos previos para agregar impuestos, cargos y descuentos en las solicitudes de compra y los pedidos de compra:

● Su sitio tiene que estar configurado para admitir los impuestos, cargos y descuentos en las solicitudes de compra y los pedidos de compra. Para activar esta función, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante de Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

● Se tienen que definir los datos de impuestos y los tipos de cargos en su sitio. Póngase en contacto con el administrador de clientes para obtener información acerca de los datos de impuestos.

● Puede incluir información relacionada con las condiciones comerciales internacionales (conocidas como Incoterms) en solicitudes de compra y documentos de reconciliación de facturas. Para obtener ayuda para la configuración, solicite al contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

● En los sitios configurados para utilizar el motor de cálculo de impuesto ampliado, los usuarios deben estar asignados a los grupos Administrador fiscal y Editor de impuestos para habilitarlos para editar los impuestos de solicitudes de compra.

● Los usuarios deben estar asignados al grupo Editor de cargos para activarlos para editar cargos en las solicitudes de compra.

● Para editar el descuento en un artículo en línea, los usuarios deben tener permiso para editar su precio por unidad del artículo.


PUBLICPÚBLICO 81

● Si está habilitado para los sitios configurados para utilizar el motor de cálculo de impuestos mejorado, la información de contabilidad dividida de un artículo en línea de una solicitud se copia automáticamente a la línea fiscal secundaria. La solución de compras realiza esta acción si el código de impuesto aplicado al artículo principal tiene un componente de impuesto deducible que no incluye ninguna información de contabilidad.


Impuestos, cargos y descuentos para los artículos de compra inmediata y artículos de servicio [página 84]Tax and charge configuration

Gestión de impuesto durante la reconciliación de facturas utilizando un sistema externo de cálculo de impuestos

Los siguientes pasos describen el flujo de trabajo para gestionar impuestos, cargos y descuentos en las solicitudes de compra cuando la solución SAP Ariba está integrada en un sistema externos de cálculo de impuestos:

1. Un solicitante crea una solicitud de compra para uno o más artículos y realiza las siguientes acciones:○ Especifica el descuento para los artículos por encargo.○ (Si el solicitante es miembro del grupo Editor de cargos) Aplicará cargos en los artículos en línea de la

solicitud y aplicará impuestos a los cargos.○ Envía la solicitud de compra para su aprobación.

2. La solución de SAP Ariba realiza las tareas siguientes:○ Exporta los datos de la solicitud de compra al sistema externo para el cálculo de impuestos.○ Recibe la información fiscal calculada por el sistema externo y aplica los impuestos a los artículos en línea.○ Agrega los grupos Editor de impuestos y Editor de cargos al flujo de aprobación si está configurado.

La sección Artículos en línea de la página de resumen de la solicitud de compra muestra los importes de impuestos.

3. El editor de cargos verifica los cargos aplicados en los artículos en línea de la solicitud de compra y los edita si es necesario.

4. El editor de impuestos verifica los códigos de impuesto aplicados en los artículos en línea de la solicitud de compra y los edita si es necesario, hace clic en el botón Actualizar impuestos para volver a calcular los impuestos de solicitudes de compra

5. La solución de SAP Ariba realiza las tareas siguientes:○ Exporta los datos de la solicitud de compra al sistema externo para el cálculo de impuestos.○ Recibe la información fiscal calculada por el sistema externo y aplica cualquier impuesto revisado a los

artículos en línea.6. Todos los responsables de aprobación aprueban la solicitud de compra.7. La solución de SAP Ariba genera pedidos de compra para la solicitud de compra. Se copian los impuestos,

cargos y descuentos en los artículos en línea de la solicitud de compra a los pedidos de compra.8. La solución SAP Ariba envía los pedidos de compras a los proveedores en Ariba Network.

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Gestión de impuestos, cargos y descuentos en las solicitudes de compra utilizando el motor de cálculo de impuestos avanzado

Los siguientes pasos describen el flujo de trabajo para gestionar impuestos, cargos y descuentos en las solicitudes de compra cuando la solución de SAP Ariba está configurada para utilizar el motor de cálculo de impuestos ampliado, a veces conocido como la función de coste total de entrega o TLC.

1. El solicitante agrega los artículos en línea necesarios a una solicitud de compra.2. La solución de SAP Ariba aplica códigos de impuesto en los artículos en línea basados en la consulta de

códigos de impuesto y visualiza los importes de los impuestos en la tabla Artículos en línea en la página de resumen de la solicitud de compra.

NotaNo se aplica el código de impuesto en los artículos de Spot Buy. El importe de impuesto para un artículo de Spot Buy se actualiza automáticamente en la tabla Artículos en línea.

3. El solicitante edita la información de contabilidad de los componentes fiscales deducibles si es necesario.4. El solicitante especifica el descuento para los artículos por encargo. Los usuarios que pueden editar el precio

por unidad de un artículo de catálogo también pueden editar este descuento.5. (Si el solicitante es un miembro del grupo Editor de impuestos) Cambia los códigos de impuesto aplicados en

los artículos en línea de la solicitud de compra.6. (Si el solicitante es miembro del grupo Editor de cargos) Aplicará cargos en los artículos en línea de la solicitud

y aplicará impuestos a los cargos.7. El solicitante envía la solicitud de compra.8. La solución de SAP Ariba agrega los grupos Editor de impuestos y Editor de cargos al flujo de aprobación si

está configurado.9. El editor de impuestos verifica los códigos de impuesto aplicados en los artículos en línea de la solicitud de

compra y los edita si es necesario.10. El editor de cargos verifica los cargos aplicados en los artículos en línea de la solicitud de compra y los edita si

es necesario.11. Los responsables de aprobación aprueban la solicitud de compra.12. La solución de SAP Ariba genera pedidos de compra para la solicitud de compra. Se copian los impuestos,

cargos y descuentos en los artículos en línea de la solicitud de compra a los pedidos de compra.13. La solución de SAP Ariba envía los pedidos de compra a los proveedores mediante Ariba Network.


Gestión de impuesto durante la reconciliación de facturas utilizando un sistema externo de cálculo de impuestos [página 82]Tax and charge configuration


PUBLICPÚBLICO 83


Impuestos, cargos y descuentos para los artículos de compra inmediata y artículos de servicioLos impuestos, cargos y descuentos aplicados a artículos de compra inmediata y artículos de servicio en una solicitud de compra aparecen en la tabla Artículos en línea.

Los detalles de los impuestos, los cargos y los descuentos de los artículos de compra inmediata (calculados por Catálogo de SAP Ariba Spot Buy) se actualizan automáticamente en la tabla Artículos en línea y se utilizan durante el cálculo del importe final del artículo. No puede editar los detalles de los impuestos, los cargos y los descuentos de los artículos de compra inmediata en una solicitud de compra.

NotaLa solución de compras no realiza una consulta de código de impuesto para aplicar códigos de impuesto para los artículos de compra inmediata en una solicitud de compra.

Los impuestos para los artículos de servicio se calculan según la suma de los importes previstos y el total de los importes para los artículos de secundarios. Por ejemplo:

● Si la cantidad prevista para un artículo de servicio es 100$ y la suma de las cantidades de sus líneas secundarias es 40$, el impuesto calculado para el artículo de servicio utilizando un tipo impositivo del 5% es (140 × 5%) = 7 $.

● Si la cantidad prevista para un artículo de servicio principal es 0 $ y la suma de las cantidades de sus líneas secundarias es 60 $, el impuesto calculado para la línea principal utilizando un tipo impositivo del 3% es (60 × 3%) = 1,8 $.

NotaLos cargos no se transfieren a facturas u hojas de entrada de servicios en los siguientes casos:

● Los cargos se han agregado durante la creación de la solicitud de compra● Los cargos están en una copia de pedido de ERP


Glosario de servicios y solicitudes de servicios [página 50]Cómo aplicar impuestos a los artículos en línea en una solicitud de compra [página 84]Cómo aplicar cargos a los artículos en línea en una solicitud de compra [página 86]Cómo aplicar descuentos a los artículos en línea en una solicitud de compra [página 91]Tax and charge configuration

Cómo aplicar impuestos a los artículos en línea en una solicitud de compraCuando agrega un artículo a una solicitud de compra o edita los detalles de un artículo en línea, se aplica de forma automática un código de impuesto en ese artículo en línea basándose en la consulta de códigos de impuesto.

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Requisitos previos

● Tiene que ser un miembro del grupo Editor de impuestos o Administrador de impuestos para editar los impuestos aplicados en los artículos en línea de la solicitud de compra.

● Los códigos de impuestos para el país/región al que se va a expedir el artículo se han definido en su sitio.● Un artículo en línea puede tener sólo un código de impuesto. Sin embargo, un código de impuesto puede incluir

varios tipos de impuesto.● No puede editar los detalles del impuesto de los artículos de Spot Buy.● En función de la configuración del sitio, si la información de contabilidad para un componente fiscal deducible

no está definida, puede seleccionar copiar la información de contabilidad del artículo en línea en la línea de impuesto.

Procedimiento

1. En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, haga clic en Editar.

2. En la tabla Artículos en línea, seleccione el artículo en línea y haga clic en Acciones Editar detalles .

NotaPara los artículos del kit de catálogo, se tienen que aplicar los códigos de impuesto en los artículos secundarios individuales.

Se visualiza la página Detalles del artículo en línea.3. En la sección Impuestos - Por artículo en línea, seleccione el código de impuesto utilizando el menú

desplegable Código de impuesto.

NotaEl selector de código de impuesto visualiza solo los códigos de impuesto que se definen para el país/región al que se va a expedir el artículo en línea y los códigos de impuesto que no se han definido para un país/región en particular.

El código de impuesto aplicable identificado por la consulta de código de impuesto se indica con un icono.

El código de impuesto se aplica en el artículo en línea y los componentes de impuesto que forman parte del código de impuesto se visualizan en la tabla Impuestos.

4. Si es preciso, haga clic en Información de contabilidad para editar la información de contabilidad de los componentes fiscales deducibles.

5. Si se ha configurado así para su sitio, ejecute las acciones siguientes para copiar la información de contabilidad definida para el artículo en línea en un componente fiscal deducible si la información de contabilidad para un componente fiscal deducible no se ha definido:a. Haga clic en Copiar contabilidad fiscal.b. Haga clic en OK en la ventana emergente Copiar confirmación de contabilidad.

La información de contabilidad para el artículo en línea visualizado en la sección Contabilidad - por artículo en línea se copia en la línea de impuestos.

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.


PUBLICPÚBLICO 85

Se visualiza la pestaña Resumen de la solicitud de compra. El importe del impuesto en el artículo en línea se muestra en la columna Impuestos de la tabla Artículos en línea.

7. Para editar el código de impuesto de esta página, haga clic en el importe del impuesto visualizado en la columna Impuestos.

Se visualizan los detalles del código de impuesto en el cuadro emergente Detalles de impuesto.8. Para eliminar el código de impuesto aplicado, haga clic en Eliminar.9. Para cambiar el código de impuesto aplicado, haga clic en Cambiar.

Se visualiza una lista de los códigos de impuesto.10. Haga clic en Seleccionar para seleccionar un código de impuesto de la lista, o haga clic en Completado para

volver al cuadro emergente Detalles de impuesto sin seleccionar un código de impuesto.11. Haga clic en Completado para aplicar el código de impuesto en el artículo en línea.12. Guarde la solicitud de compra.

Resultados

Se aplica el código de impuesto seleccionado en el artículo en línea. La columna Impuestos en la tabla Artículos en línea visualiza el importe del impuesto.

Cómo aplicar cargos a los artículos en línea en una solicitud de compra

Puede aplicar cargos como la expedición, la entrega prioritaria y la manipulación especial en los artículos en línea de la solicitud de compra y también puede aplicar impuestos en los cargos.

Requisitos previos

● Tiene que ser un miembros del grupo Editor de cargo para editar los cargos aplicados en los artículos en línea de la solicitud de compra.

● Los tipos de cargo se tienen que definir en su sitio para aplicar los cargos utilizando los tipos de cargo definidos por el usuario.

● No puede editar los cargos aplicados a los artículos de Spot Buy.

NotaLos cargos agregados en el momento de crear la solicitud de compra no se transfieren a facturas u hojas de entrada de servicios.

86PUBLICPÚBLICO


Procedimiento



NotaPara los artículos de kit de catálogo, expanda el artículo superior y seleccione el artículo inferior en el cual desea aplicar los cargos.

Se visualizan la página de detalles del artículo en línea.3. En la sección Cargos - Por artículo en línea, haga clic en Agregar.

Se visualiza la ventana emergente Agregar cargo.4. Seleccione un tipo de cargo en el menú desplegable Tipo de cargo.

NotaEl menú desplegable Tipo de cargo visualiza los tipos de cargos de manipulación especiales y de expedición estándar además de los tipos de cargo importados por el administrador de clientes.

5. Especifique si desea aplicar el cargo como un importe fijo o como un porcentaje del importe neto al seleccionar la opción necesaria del menú desplegable Aplicar como.

NotaLos cargos aplicados como porcentajes se guardan como importes estáticos y no se actualizan automáticamente cuando cambian los importes subyacentes. Por ejemplo, un cargo del 10% en un artículo en línea con un importe de 100$ se guarda como 10$. Este importe de cargo permanece como 10$ incluso si el importe del artículo en línea cambia a 200$. Por lo tanto, tiene que actualizar manualmente el importe del cargo si cambia el importe del artículo en línea.

6. Especifique el importe o el porcentaje del cargo.7. Para aplicar impuestos en los cargos, en el campo Impuestos en el cargo, seleccione Aplicar impuestos.8. Haga clic en Buscar para visualizar una lista de los códigos de impuesto disponibles.

Solo se visualizan los códigos de impuesto definidos para el país/región al que se va a expedir el artículo en línea.

9. Haga clic en Seleccionar para seleccionar un código de impuesto.

Se visualizan los detalles del código de impuesto en el cuadro emergente Agregar cargo.10. Haga clic en Cambiar para cambiar el código de impuesto seleccionado o haga clic en Aplicar para aplicar el

cargo y el impuesto en el artículo en línea.

El cargo se visualiza como una nueva fila en la tabla Cargos en la sección Cargos - Por artículo en línea.11. Para cambiar o eliminar un cargo, seleccione el cargo de la tabla Cargos y haga clic en Editar o Eliminar.12. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Se visualiza la pestaña Resumen de la solicitud de compra. El importe del cargo se visualiza en la columna Cargos en la tabla Artículos en línea.

13. Para editar los detalles del cargo a partir de la pestaña Resumen de la solicitud de compra, haga clic en el importe de cargo visualizado en la columna Cargos.


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Los detalles de los cargos aplicados en el artículo en línea se visualizan en la ventana emergente Detalles del cargo.

14. Haga clic en Agregar para agregar un cargo o seleccione un cargo y haga clic en Editar o Eliminarpara editarlo o eliminarlo.

15. Guarde la solicitud de compra.

Resultados

La sección Cargos - Por artículo en línea en la página de detalles de artículo en línea visualiza el importe del cargo y el importe del impuesto para cada tipo de cargo. El importe del cargo total para un artículo en línea de la solicitud de compra se visualiza en la columna Cargos en la tabla Artículos en línea en la pestaña Resumen de la solicitud de compra.


Cómo editar la divisa para los cargos a nivel de línea en una solicitud de compra [página 88]Impuestos, cargos y descuentos en solicitudes de compra [página 80]

Cómo editar la divisa para los cargos a nivel de línea en una solicitud de compra

La moneda para los importes de cargos aplicados a las líneas de pedido en una solicitud se basa en la moneda de usuario predeterminada configurada para el preparador de la solicitud. Si está activada para su sitio, la divisa para los importes de los cargos de las líneas de pedido en las solicitudes es editable.

Requisitos previos

Debe ser un miembro del grupo Editor de cargo para editar la divisa para los cargos aplicados en los artículos en línea en las solicitudes de compra.

Contexto

Cuando elige una moneda diferente para los importes de los cargos, la moneda para otros campos de dinero, como el importe de impuestos, el precio unitario, el descuento o el importe total, no cambia. La solución de compra recalcula el importe del cargo basado en las tasas de conversión de moneda configuradas en la solución de compra.

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Ejemplo:

Una solicitud consiste en una línea de pedido (cantidad 1 unidad) para la cual el importe total del cargo es de 9 USD. El importe de este cargo consiste en cargos de envío por 4 USD y cargos por manejo especial por 5 USD. Los detalles de precios para el artículo en línea son los siguientes:

Precio por unidad 100 USD

Impuesto 8 USD

Cargos 9 USD Detalles de cargos:

Cargos de expedición = 4 USD

Cargos de porte especial = 5 USD

Total 117 USD

Suponga que un usuario cambia la moneda de los gastos de envío a euros (EUR) y los cargos por manejo especial a dólares australianos (AUD). La solución de compra recalcula el importe del cargo de la línea de pedido y muestra los valores de monto y precio en las monedas apropiadas de la siguiente manera:

Precio por unidad 100 USD

Impuesto 8 USD

Cargos 9 USD Detalles de cargos:

Cargos de expedición 1 = 3,54 EUR (presuponiendo EUR= 1,13 USD)

Cargos de porte especial = 6,98 AUD (asumiendo 1 AUD = 0,72 USD)

Total 117 USD

Procedimiento


En la tabla Artículos en línea, el importe del cargo para un artículo en línea aparece como un enlace en la columna Cargos.

2. Haga clic en el enlace para ver el importe del cargo.3. En la vista Cargos en el artículo, seleccione el tipo de cargo apropiado y haga clic en Editar.4. Haga clic en el código de moneda junto al campo Importe y seleccione el código de moneda requerido.5. Haga clic en Aplicar.6. Para editar la moneda para otro artículo de cargo, repita del paso 3 al paso 5.

La vista Cargos en el artículo muestra los cargos basados en las monedas que especificó y convierte los montos de los cargos según las tasas de conversión de moneda definidas en su solución de compra.

NotaPara cualquier artículo de línea en una solicitud, la columna Cargos en la tabla Artículos en línea muestra los cargos basados en la moneda que especificó para el primer artículo de cargo en la vista Cargos en el artículo.


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Por ejemplo, si el primer artículo de cargo está gestionando cargos para los cuales el código de moneda que ha aplicado es USD y el segundo artículo de cargo es cargos de envío para los cuales el código de moneda es EUR, la columna Cargos muestra el código de moneda como USD para el valor combinado de cargos en la tabla Artículos en línea.

Cómo editar cargos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra

Si es un miembro del grupo Editor de cargo, puede editar los detalles de cargo de múltiples artículos en línea en una solicitud.

Requisitos previos

● Tiene que ser un miembro del grupo Editor de cargos.● Se han definido tipos de cargo en su sitio.

NotaLos detalles de cargos de los artículos Spot Buy no se pueden editar.

Procedimiento

1. En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, haga clic en Editar.2. En la sección Artículos en línea, seleccione los artículos en línea en los que desee aplicar cargos y haga clic en

Acciones Editar cargos .

NotaPara un artículo del kit, para aplicar cargos en todos sus artículos secundarios, seleccione el artículo del kit primario. Para aplicar cargos en algunos de sus artículos secundarios, expanda el artículo del kit y seleccione los artículos secundarios necesarios.

Se visualiza el cuadro emergente Editar cargos.3. Seleccione un tipo de cargo en el menú desplegable Tipo de cargo.

NotaEl menú desplegable Tipo de cargo visualiza los tipos de cargos de manipulación especiales y de expedición listos para usar además de los tipos de cargo importados por el administrador de clientes.

4. Especifique si desea aplicar el cargo como un importe o como un porcentaje del importe neto del artículo en línea al seleccionar la opción necesaria del menú desplegable Aplicar como.

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NotaSe guardan los cargos aplicados como porcentajes como valores estáticos. No se actualizan automáticamente cuando cambian los importes subyacentes. Por ejemplo, un cargo del 10% en un artículo en línea con un importe de 100$ se guarda como 10$. Este importe de cargo permanece como 10$ incluso si el importe del artículo en línea cambia a 200$. Por lo tanto, tiene que actualizar manualmente el importe del cargo si cambia el importe del artículo en línea.

5. Especifique el importe o el porcentaje del cargo.6. Si ha especificado el cargo como un importe, en el campo Aplicar importe:

○ Seleccione Dividido entre todas las líneas para dividir el importe del cargo especificado entre las líneas seleccionadas en una base de prorrata basada en el importe neto de las líneas.

○ Seleccione A cada línea individualmente para aplicar el importe del cargo especificado a cada línea seleccionada.

7. Para agregar impuestos en los cargos, seleccione Aplicar impuestos.

NotaEsta opción no se visualiza si se expiden los artículos en línea seleccionados a países/regiones diferentes.

8. Utilice los criterios de búsqueda para visualizar los códigos fiscales aplicables.9. Haga clic en Seleccionar para seleccionar un código fiscal y visualizar los detalles.10. Haga clic en Cambiar para volver a la página anterior y seleccione otro código fiscal, o haga clic en Aplicar para

aplicar el código fiscal seleccionado en el cargo especificado.

Resultados

Se aplican los cargos y sus impuestos asociados en los artículos en línea seleccionados. Si un artículo en línea ya tiene un tipo de cargo aplicado en él y aplica el mismo tipo de cargo de nuevo, el nuevo importe sustituye al importe original del cargo. Puede visualizar los detalles del cargo si hace clic en el importe de cargos visualizado en la columna Cargos en la sección Artículos en línea.


Cómo editar la divisa para los cargos a nivel de línea en una solicitud de compra [página 88]

Cómo aplicar descuentos a los artículos en línea en una solicitud de compra

Puede aplicar un descuento en un artículo en línea si puede editar su precio por unidad. No puede editar los valores de descuento aplicados a los artículos de Spot Buy y PunchOut.


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Procedimiento

1. En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, haga clic en Editar.2. En la tabla Artículos en línea, especifique el importe del descuento en la columna Descuento. El importe de

descuento debe ser un número negativo.

NotaPara los artículos de kit de catálogo, expanda el artículo primario para visualizar sus artículos en línea secundarios y especificar el descuento en la columna Descuento para los artículos en línea secundarios.

3. De forma alternativa, seleccione el artículo en línea, haga clic en Editar detalles y especifique el importe del descuento en el campo Descuento en la página de detalles del artículo en línea.

NotaPara los artículos de kit de catálogo, especifique el importe del descuento en la página de detalles del artículo en línea de sus artículos en línea secundarios. No se visualizan los detalles de impuestos, cargos y descuentos en la página de detalles del artículo en línea del artículo primario del kit de catálogo.

4. Guarde la solicitud de compra.


Cómo editar impuestos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra [página 92]Cómo editar cargos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra [página 90]Cómo editar descuentos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra [página 94]

Cómo editar impuestos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra

Si el sitio está activado para utilizar el motor de cálculo de impuestos ampliado, puede editar los detalles fiscales de múltiples artículos en línea en una solicitud de compra.

Requisitos previos

● Tiene que ser un miembros del grupo Editor de impuestos o Administrador fiscal para editar los impuestos aplicados en los artículos en línea de la solicitud de compra.

● Los códigos de impuestos para el país/región al que se van a expedir los artículos deben definirse para su sitio.

NotaLos detalles de impuestos de los artículos Spot Buy no se pueden editar.

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Procedimiento

1. En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, haga clic en Editar.2. En la tabla Artículos en línea, seleccione los artículos en línea cuyos detalles de impuestos desee editar y haga

clic en Acciones Editar impuestos .

NotaSeleccione los artículos en línea que se van a expedir al mismo país/región porque no puede aplicar un código fiscal común a los artículos en línea que se van a expedir a diferentes países/regiones.

Para un artículo del kit de catálogo, para aplicar un código fiscal en todos sus artículos secundarios, seleccione el artículo del kit de catálogo primario. Para aplicar un código fiscal en algunos de sus artículos secundarios, expanda el artículo del kit de catálogo y seleccione los artículos secundarios necesarios.

Se visualiza el cuadro emergente Editar impuestos.3. Utilice los criterios de búsqueda para visualizar los códigos fiscales aplicables.

NotaEl selector de código fiscal visualiza sólo los códigos fiscales que se definen para el país/región al que se van a expedir los artículos seleccionados y los códigos fiscales que no se han definido para un país/región en particular.

Un icono de pulgar se visualiza junto al código fiscal que se identifica basándose en la consulta de códigos fiscales.

4. Haga clic en Seleccionar para seleccionar un código fiscal y visualizar los detalles.5. Haga clic en Cambiar para volver a la página anterior y seleccione otro código fiscal, o haga clic en Aplicar para

aplicar el código fiscal seleccionado.

Resultados

Se aplica el código fiscal en los artículos en línea seleccionados. Puede visualizar los detalles si hace clic en el importe de impuestos visualizado en la columna Impuestos en la sección Artículos en línea.


Impuestos, cargos y descuentos en solicitudes de compra [página 80]


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Cómo editar descuentos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra

Puede aplicar descuentos en forma de un importe o como un porcentaje, que puede aplicarse a cada línea o se puede dividir entre líneas seleccionadas.

Requisitos previos

Para editar el descuento en un artículo en línea, debe tener permiso para editar su precio por unidad.

NotaLos descuentos aplicados a los artículos Spot Buy y PunchOut no se pueden editar.

Procedimiento


2. En la sección Artículos en línea, seleccione los artículos en línea y haga clic en Acciones Editar descuento .

NotaPara los artículos del kit, para aplicar el descuento en todos sus artículos secundarios, seleccione el artículo del kit primario. El descuento aplicado en el artículo primario se divide entre todos los secundarios sobre un a base de prorrata. Para aplicar descuentos en algunos de los artículos secundarios, expanda el artículo del kit y seleccione los artículos secundarios necesarios.

Se visualiza el cuadro emergente Editar descuento.3. En el menú desplegable Aplicar como, seleccione Importe para aplicar el descuento como un importe, o

seleccione Porcentaje para aplicar el descuento como un porcentaje del importe neto del artículo en línea.

NotaSe guardan los descuentos aplicados como porcentajes como valores estáticos. No se actualizan automáticamente cuando cambian los importes subyacentes. Por ejemplo, un descuento del 10% en un artículo en línea con un importe de 100$ se guarda como 10$. Este importe permanece como 10$ incluso si el importe del artículo en línea cambia a 200$. Por lo tanto, tiene que actualizar manualmente el descuento si cambia el importe del artículo en línea.

4. Especifique el importe o el porcentaje del descuento.5. Si ha especificado el descuento como un importe, en el campo Aplicar importe:

○ Seleccione Dividido entre todas las líneas para dividir el importe del descuento entre las líneas seleccionadas en una base de prorrata basada en el importe neto de las líneas.

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○ Seleccione A cada línea individualmente para aplicar el importe del descuento a cada línea seleccionada.6. Haga clic en Aplicar para aplicar el descuento especificado en las líneas seleccionadas.

Resultados

Se aplica el descuento en los artículos en línea seleccionados. Se visualiza el importe de descuento en la columna Descuento de la sección Artículos en línea en la página del resumen de la solicitud de compra y en el campo Descuento en la página de detalles del artículo en línea.

Cómo eliminar impuestos, cargos y descuentos de múltiples artículos en línea de una solicitud

Puede suprimir los impuestos, los cargos y los descuentos aplicados a múltiples artículos en línea en una solicitud de compra utilizando el motor de cálculo de impuestos ampliado. No puede suprimir impuestos agregados a solicitudes de compra utilizando sistemas de cálculo de impuestos de terceros.

Requisitos previos

● Para suprimir los impuestos: Debe ser un miembro del grupo Editor de impuestos o Administrador de impuestos.

● Para suprimir los cargos: Tiene que ser un miembro del grupo Editor de cargos.● Para suprimir los descuentos: Debe tener permiso para editar el precio por unidad del artículo.

NotaLos impuestos, los cargos y los descuentos aplicados en artículos de Spot Buy no se pueden suprimir. Para los artículos de PunchOut, los valores especificados como descuentos no se pueden suprimir.

Procedimiento


2. En la sección Artículos en línea, seleccione los artículos en línea y haga clic en Acciones Suprimir descuento o Acciones Suprimir cargos o Acciones Suprimir impuestos para suprimir los impuestos, cargos o impuestos aplicados en los artículos en línea seleccionados.

NotaPara un artículo del kit de catálogo, para suprimir los impuestos, cargos y descuentos aplicados en todos sus artículos secundarios, seleccione el artículo primario. Para suprimir los impuestos, cargos y


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descuentos aplicados en algunos de sus artículos secundarios, expanda el artículo primario y seleccione los artículos secundarios necesarios.

Se visualiza un mensaje de confirmación.3. Haga clic en Aceptar para confirmar la supresión.

Los impuestos, cargos y descuentos junto con los impuestos sobre los cargos se suprimen de los artículos en línea seleccionados.

Cómo editar la información de contabilidad de los componentes fiscales deducibles

Los administradores de clientes y los administradores de impuestos suelen definir los detalles de contabilidad de los componentes de impuestos deducibles cuando se crean, pero también puede editar estos detalles en su solicitud de compra.

Contexto

Los componentes fiscales deducibles pueden tener diferentes detalles de contabilidad de los del artículo en línea de la solicitud de compra. Esto permite al departamento de contabilidad realizar el seguimiento de las devoluciones de la renta y ajustar los impuestos deducibles frente a los impuestos a pagar en el futuro.

Procedimiento



Se visualizan la página de detalles del artículo en línea. La sección Impuestos - Por artículo en línea lista los componentes fiscales en el artículo en línea.

3. En la sección Impuestos - Por artículo en línea, haga clic en el enlace Información de contabilidad para los componentes fiscales deducibles.

Se visualizan los detalles de contabilidad.4. Cambie la información de contabilidad si es necesario y guarde la solicitud de compra.

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Agregar información del impuesto sobre bienes y servicios de India sobre solicitudes de compraCon efecto a partir del 1 de julio de 2017, todas las empresas que actúan en los estados y los territorios de la unión de la India deben adherirse a la ley del impuesto sobre bienes y servicios (GST) de India de 2016. El GST es un impuesto sobre el valor añadido aplicado a bienes y servicios desde la fabricación hasta su consumo final.

Con el GST, todos los bienes y servicios objeto de transacciones en India se clasifican según el Sistema Armonizado de Nomenclatura (HSN) y el sistema de Código de Contabilidad de Servicios (SAC). El GST para bienes y servicios se determina a partir del código HSN o el código SAC de una posición.

La solución de SAP Ariba permite que la información fiscal siguiente cumpla los requisitos de las reglas GST de India:

● Números de identificación GST (GSTINs) de las organizaciones de comprador y de proveedor en solicitudes de compra y facturas

● Códigos de clasificación asignados a los artículos en línea en solicitudes de compra y facturas● Números de factura de impuestos en facturas

Cuando las solicitudes de compra se aprueban por completo, la información de comprador y de proveedor sobre esas solicitudes de compra se copia en los pedidos de compra correspondientes.

Componentes de GST

En función de si una operación comercial es entre estados o dentro de un estado, los componentes de GST se determinan como sigue:

● SGST y UTGST: El GST de estado o SGST es un impuesto recaudado por el correspondiente gobierno de estado sobre los suministros de bienes y servicios dentro del estado. Los impuestos estatales anteriores, como el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre espectáculos, el impuesto de lujo, y el impuesto sobre entradas se subagregan al SGST.De forma similar al SGST, UTGST o el GST de territorio de la unión es un impuesto recaudado por el correspondiente territorio de la unión.

● CGST: El GST central o CGST hace referencia a los impuestos recaudados por el gobierno central sobre los suministros de bienes y servicios dentro de un estado. Los impuestos centrales anteriores, como el impuesto especial central, el impuesto especial adicional, el impuesto especial, el impuesto sobre la ventas centrales y el impuesto sobre servicios se agrupan bajo el CGST.

● IGST: El GST integrado o IGST es el impuesto que se aplica al suministro de bienes y servicios sobre comercio nacional en la India. Los impuestos recaudados conforme al IGST se reparten entre el gobierno central y los gobiernos estatales correspondientes según las cuotas especificadas por el gobierno central.


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La siguiente imagen ilustra cómo se aplican el SGST, el CGST y el IGST sobre mercancías y servicios:

Requisitos previos

● Asegúrese de que la función de GST de India esté habilitada para su sitio. Para obtener ayuda con la configuración, solicite al Contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

● Todas las organizaciones de compradores y proveedores que tienen unas ventas anuales que superan un límite específico deben registrarse en el GST en cada estado o territorio de la unión en el que trabajan. El límite de umbral varía en función de si un estado o un territorio de la unión se clasifica como estado de categoría especial. Para obtener más información acerca de los requisitos de registro, consulte el sitio web Central Board of Excise and Customs: http://www.cbec.gov.in/htdocs-cbec/gst .

● Las organizaciones de compradores y proveedores deben tener números de identificación GST (GSTIN) separados para cada estado en el que han registrado sus empresas. El GSTIN hace referencia a un código de identificación unívoco a nivel de estado de 15 caracteres para los contribuyentes de India bajo el nuevo régimen de GST. Los dos primeros dígitos de este código de identificación representan el código de estado. Por ejemplo, "29" en el GSTIN "29BFEQB4818G1Z5" es el código de estado para el estado de Karnataka en India.

● Para incluir los números de identificación GST de proveedor en solicitudes de compra, debe disponer de información acerca de sus GSTIN.

● Por defecto, los GSTINs de las organizaciones de comprador y proveedor no se propaga automáticamente en las solicitudes de compra en su solución de SAP Ariba. Por consiguiente, debe introducir los GSTIN manualmente cuando crea una solicitud de compra.Puede seleccionar que la solución de SAP Ariba esté configurada para que los GSTINs se propaguen automáticamente al crear una solicitud de compra. Póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba para obtener ayuda sobre cómo personalizar su solución SAP Ariba para que los GSTINs se propaguen automáticamente en las solicitudes de compra.

● Su administrador de clientes debe completar las tareas siguientes:○ Defina los códigos de estado y agregue los valores de código de estado a las direcciones de las plantas o

las ubicaciones de proveedor en India.○ Asigne los códigos HSN y SAC a los códigos de mercancías definidos en su solución SAP Ariba.

Para obtener más información, consulte How to configure India GST data for requisitions and invoices.

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http://help.sap.com/disclaimer?site=http%3A%2F%2Fwww.cbec.gov.in%2Fhtdocs-cbec%2Fgst

https://help.sap.com/viewer/4f6fa1a95e91470e993f8ecea87e2a08/cloud/en-US/4f8ca9de45be4645ba474addf22958ff.html

● Si es preciso ampliar la configuración para incluir los GSTIN del comprador y del proveedor cuando se exportan pedidos, póngase en contacto con el servicio de asistencia de SAP Ariba para obtener ayuda con las personalizaciones necesarias.

Configuración adicional para los sitios que no son de SAP ERP que no utilizan el proceso de hoja de servicio para los pedidos de compra de servicio

Para los sitios que no son de SAP ERP que tiene desactivado el parámetro Marcar un artículo en línea de la solicitud de compra como un artículo de servicio (Application.Procure.EnableServiceItemFieldInRequisition), los artículos de servicio de un pedido de compra se marcan como artículos de material. Para estos artículos de servicio, si desea seleccionar el código de clasificación asociado con los artículos de servicio durante la facturación fiscal electrónica, debe agregarse un extrínseco IsServiceItemClassification con los valores Sí o No en el POLineItem. Cuando el extrínseco IsServiceItemClassification está establecido en Sí, permite la selección de los códigos de clasificación asociados con los artículos de servicio en la facturación electrónica de India. Póngase en contacto con el servicio de asistencia de SAP Ariba para la creación de extrínsecos.

Para obtener más información acerca de los requisitos de registro, consulte el sitio web Central Board of Excise and Customs: https://www.cbic.gov.in/ .


Cómo agregar información del impuesto sobre bienes y servicios para la India en las solicitudes de compra [página 99]

Cómo agregar información del impuesto sobre bienes y servicios para la India en las solicitudes de compra

Puede asignar códigos de clasificación e introducir los números de identificación del impuesto sobre bienes y servicios (GSTINs) de las organizaciones del comprador y del proveedor a los artículos en línea en una solicitud.

Procedimiento

1. Abra la solicitud.

2. Seleccione un artículo en línea y luego haga clic en Acciones Editar detalles .3. Elija un código de clasificación adecuado en el menú desplegable Código de clasificación.

Por defecto, la solución de compras asigna un código de clasificación a un artículo en línea a partir de su código de mercancía. Si un código de mercancía de un artículo se asigna a varios códigos de clasificación, puede asignar un código de clasificación adecuado al artículo.


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http://help.sap.com/disclaimer?site=https%3A%2F%2Fwww.cbic.gov.in%2F

4. Introduzca los GSTINs adecuados para los campos ID de GST de comprador e ID de GST de proveedor.5. Haga clic en Aceptar para volver a la página Resumen de la solicitud.

Agregación y edición de artículos parciales

Si esta propiedad esta activada, puede seleccionar varios artículos parciales de la página de resultados de búsqueda de catálogo y agregarlos a su solicitud.

Agregación de artículos parciales

Además, si no conoce los proveedores adecuados para los artículos parciales en el momento de enviar su solicitud de compra, puede dejar en blanco la información del proveedor. Durante la fase de aprobación, uno de los responsables de aprobación en el flujo de aprobación de la solicitud puede incluir a los proveedores apropiados para los artículos parciales antes de que completen sus acciones de aprobación. Si ninguno de los responsables de aprobación anteriores especifica un proveedor para los artículos parciales, la solución de compras aplica la acción de finalización en el responsable de aprobación final para garantizar que se especifique la información de proveedor antes de aprobar completamente la solicitud. Para obtener ayuda para la configuración, solicite al contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

El siguiente ejemplo demuestra cómo utilizar la sección de cabecera al solicitar artículos parciales.

La sección de cabecera para cada tipo de artículo lista todos los campos editables. Los campos desplegables en la sección de cabecera listan todos los valores enumerados para ese tipo de artículo. Por ejemplo, puede seleccionar los siguientes tres artículos de tipos de camiseta:

● Camisa de hombre con botones (disponible en color rojo y azul; talla grande y pequeña)● Camiseta de hombre (disponible en color azul y verde; talla grande y media)● Camisa de cuello alto de hombre (disponible en color azul y naranja; talla grande, media y pequeña)

En este ejemplo, la lista desplegable del color de la camisa en la cabecera lista los cuatro colores; la talla de camisa lista las tres tallas entre las que se puede escoger.

Si los valores de campo de cabecera que ha seleccionado no son válidos para ciertos artículos se marcan las filas correspondientes con un símbolo de advertencia y se visualiza un mensaje de advertencia. Los valores que ha seleccionado no se visualizarán para dichos campos.

Continuando con el ejemplo, puede seleccionar lo siguiente en el nivel de cabecera:

● La camisa tiene cuello● Talla de camisa media● Color de camisa verde

Sólo la camiseta de hombre (todos los campos) y la camisa de cuello alto de hombre (campo de talla) se rellenan con los valores que haya seleccionado. Los otros campos permanecen sin cambiar ya que los valores seleccionados no son válidos para estos campos del artículo.

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Edición de artículos parciales solicitados

Puede editar artículos parciales en las solicitudes de compra. Si la selección incluye dos o más artículos parciales, aparece la página de edición en bloque. Realice los cambios necesarios en la página y envíe la solicitud.

Para activar la propiedad de edición en bloque de los artículos parciales de la solicitud, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Cómo realizar la edición en bloque de artículos parciales solicitados

Puede realizar una edición en bloque de artículos parciales solicitados que pertenecen a la misma clase.

Procedimiento

1. En la página de Resultados de búsqueda del catálogo, seleccione varios artículos parciales que quiere agregar en la solicitud y haga clic en Agregar a carrito.

Se abre la página Editar detalles adicionales de todos los artículos.

NotaSólo se muestra esta página si la solicitud incluye dos o más artículos parciales.

2. Seleccione los valores adecuados en los campos de cabecera y haga clic en Rellenar datos para rellenar los valores de campo seleccionados en todos los artículos de este tipo de artículo.

3. Solucione los errores seleccionando individualmente los valores válidos para cada campo. Ignore la advertencia en esta etapa y haga clic en Aceptar. En la página que aparece, haga clic en Guardar. Se visualiza la pestaña Resumen.

NotaDespués de seleccionar valores de campo individuales, si cambia los valores de campo de cabecera y hace clic en Rellenar datos, los valores de campo que haya seleccionado individualmente (antes de realizar cambios en valores de campo de cabecera) no se sobrescribirán, a menos que las nuevas selecciones también son valores válidos.

4. En la sección Artículos en línea de la pestaña Resumen, seleccione los artículos que pertenecen al mismo tipo y haga clic en Editar para realizar una edición en bloque.

NotaSólo está disponible la opción de edición en bloque en la pestaña Resumen si selecciona dos o más artículos que pertenecen al mismo tipo.

5. En la página Editar artículos que aparecerá, realice los cambios necesarios y haga clic en Siguiente.


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6. La página Revisar muestra los valores antiguos y los nuevos (posteriores a la edición en bloque) de todos los campos de artículos.

Si los cambios que ha hecho durante la edición en bloque no se aplican a todos los artículos de la solicitud, se mostrará un mensaje de advertencia.

7. Debe revisar de nuevo las selecciones finales en la pestaña Resumen antes de enviar la solicitud.8. Haga clic en Completado para completar la edición en bloque y vuelva a la pestaña Resumen.9. Haga clic en Enviar.


Agregación y edición de artículos parciales [página 100]

Comportamiento de edición en bloque en la pestaña Resumen de la solicitud de compra

Al editar en masa artículos en línea de una solicitud de compra, la solución de compras muestra campos específicos que puede editar en función del tipo de artículos que haya seleccionado.

Selección de varios artículos parciales del mismo tipo

En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, si selecciona varios artículos parciales del mismo tipo y hace clic en Editar, la página de edición en bloque que se visualiza lista el contenido de la sección Detalles de artículo en línea adicionales. Puede realizar los cambios necesarios en todos los campos de los artículos parciales que están seleccionados y hacer clic en Siguiente para continuar.

Selección de varios artículos parciales de diferentes tipos

En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, si selecciona varios artículos parciales de diferentes tipos y hace clic en Editar, la solución de compras sólo muestra los campos listos para usar (de todos los artículos seleccionados) que se pueden editar.

Selección de catálogo y artículos parciales

En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, si selecciona artículos de catálogo y parciales y hace clic en Editar, la solución de compras muestra la página de edición en bloque con los campos listos para usar (aplicable a todos los artículos seleccionados) que se pueden editar.

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Comportamiento de la edición en bloque en la página Resultados de búsqueda de catálogo

Al agregar artículos parciales a su pedido, la solución de compras muestra las páginas predeterminadas o de edición en masa en función de su selección.

Selección de un artículo parcial

Si solo selecciona un artículo parcial y lo agrega al carrito, la solución de compras muestra la página de edición predeterminada para ese artículo.

Especifique los valores de campo necesarios en esta página y haga clic en Aceptar para continuar. El envío de solicitud para el flujo de trabajo restante es el mismo que para cualquier artículo de catálogo normal.

Selección de varios artículos parciales

Si selecciona varios artículos parciales, la solución de compras muestra la página de edición en bloque para todos los artículos parciales seleccionados.

Realice los cambios necesarios en los campos de artículo parcial de la página y haga clic en Aceptar para continuar.

NotaEn la pestaña Resumen de la solicitud de compra, si selecciona dos o más artículos parciales del mismo tipo y hace clic en Editar, la página de edición en bloque resultante muestra la sección Detalles de artículo en línea adicionales donde puede realizar más cambios en los detalles de artículo en línea seleccionados.

Selección de artículos de catálogo normales junto con artículos parciales

Si selecciona artículos de catálogo normales junto con artículos parciales, la solución de compras muestra una de las siguientes páginas basadas en su selección:

● La página de edición predeterminada: si solo ha seleccionado un artículo parcial● La página de edición en masa: si ha seleccionado más de un artículo parcial


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Trabajo con proyectosA veces, los gastos se producen en el contexto de un proyecto en lugar de producirse en solicitudes autónomas. De hecho, la creación de solicitudes es sólo un aspecto del proyecto, ya que también requiere la creación de eventos de Sourcing, contratos, etc.

Un repositorio, conocido como área de trabajo de compras, se puede utilizar para almacenar y ver todos los documentos relacionados con el proyecto: solicitudes, contratos, pedidos de compra, facturas, recibos, etc. También puede crear muchos tipos de documentos y eventos desde el repositorio: solicitudes, eventos de sourcing, áreas de trabajo de contrato de ventas y compras, proyectos de gestión del rendimiento de los proveedores (SPM) y encuestas de proveedor.

El usuario puede crear un área de trabajo de compras a partir de una solicitud o asociar una solicitud con un área de compras. Todos los documentos relacionados con la solicitud son visibles y se pueden acceder a ellos desde el área de trabajo de compras.

Principalmente, se pueden consultar los gastos totales solicitados y los gastos totales facturados de un proyecto en tiempo real desde un área de trabajo de compras.

A partir de una solicitud, se puede crear directamente un área de trabajo de contrato de ventas o compras o un proyecto de Sourcing, de ese modo, puede enlazar la solicitud al área de trabajo de contrato o al proyecto de Sourcing. También puede enlazar una solicitud a un área de trabajo de contrato o proyecto de sourcing existentes.

Activación de la propiedad de área de trabajo de compras [página 105]

Cómo crear áreas de trabajo de compra a partir de solicitudes de compra [página 105]

Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de compras existentes [página 106]

Cómo buscar áreas de trabajo de compras [página 107]

Cómo crear solicitudes de compra a partir de áreas de trabajo de compras [página 108]

Cómo visualizar detalles de solicitud a partir de áreas de trabajo de compras [página 109]

Cómo ver las solicitudes asociadas con los documentos [página 109]

Cómo crear áreas de trabajo de contrato a partir de solicitudes de compra [página 110]

Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de contrato existentes [página 111]

Cómo crear eventos y proyectos de Sourcing a partir de solicitudes [página 113]

Cómo agregar solicitudes a proyectos de Sourcing existentes [página 114]


Gestión de proyectos, equipos, documentos y tareasGuía de plantillas de proyecto

104PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/9e822b6f0e3c4dec9ef21a1c0468dc00.html

https://help.sap.com/viewer/707c28a3723e4ba49d67279b9f1a3539/cloud/es-ES/7da2854971ea10148614e0c5680c45d3.html

Activación de la propiedad de área de trabajo de compras

La propiedad de área de trabajo de compras está desactivada de forma predeterminada. Para utilizar la propiedad de área de trabajo de compras e informes, deben estar habilitados en SAP Ariba.

Para activar estas funciones, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante de Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

Para utilizar otras propiedades de integración, se tienen que activar las siguientes soluciones:

● SAP Ariba Sourcing se tiene que activar para la integración con eventos y proyectos de sourcing● Supplier Performance Management se tiene que activar para la integración con proyectos de gestión del

rendimiento de los proveedores● SAP Ariba Contracts se tiene que activar para la integración con las área de trabajo de contrato

Para habilitar estas funciones, póngase en contacto con su gestor de éxito de clientes o gestor de cuentas de SAP Ariba.


Cómo crear áreas de trabajo de compra a partir de solicitudes de compra [página 105]

Cómo crear áreas de trabajo de compra a partir de solicitudes de compra

Al crear un área de trabajo de compras, cualquier documento asociado con la solicitud de compra se agrega automáticamente al área de trabajo.

Requisitos previos

Tiene que ser un miembro del grupo Creador del proyecto de compras para crear un área de trabajo de compras a partir de una solicitud.

Cualquier pedido de compra, recibo o factura que esté asociado/a con la solicitud de compra se agrega al área de trabajo de compras de forma automática.

NotaUna vez que se asocia una solicitud con un área de trabajo de compras, no se puede suprimir.


PUBLICPÚBLICO 105

Procedimiento

1. Cree una solicitud de compra o abra una existente.2. Abra la pestaña Resumen.3. Haga clic en Crear proyecto en el campo Proyectos relacionados y luego haga clic en Área de trabajo de

compras.4. Introduzca un nombre para el área de trabajo en el campo Nombre.5. (Opcional) Introduzca una descripción del área de trabajo.6. Seleccione No en el campo Proyecto de prueba.7. Seleccione el tipo de proyecto del menú desplegable Tipo de proyecto.8. Seleccione la estructura de determinación de precios del menú desplegable Estructura de determinación de

precios.

Para más información acerca de los campos en la página Crear área de trabajo de compras, consulte la sección "Campos de descripción de área de trabajo de compras y proyecto de área de trabajo de compras" en la guía Creación y gestión de proyectos.

9. Seleccione la plantilla que quiere utilizar como base de su área de trabajo.10. Haga clic en Crear.

Resultados

La solicitud de compra se agrega a la carpeta Solicitudes de compra en la pestaña Documentos de la nueva área de trabajo de compras, y un enlace a la nueva área de trabajo sustituye los enlaces Crear proyecto y Agregar a proyecto en la página Resumen de la solicitud de compra.

Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de compras existentes

Tiene que ser un miembro del grupo Creador del proyecto de compras para agregar una solicitud a un área de trabajo de compras existente.

Requisitos previos

Cualquier pedido de compra, recibo o factura que esté asociado/a con la solicitud de compra se agrega al área de trabajo de compras de forma automática.


106PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. Cree una solicitud de compra o abra una existente.2. Abra la pestaña Resumen.3. Haga clic en Agregar a proyecto.

Se visualiza la página Agregar solicitud a proyecto.4. Introduzca un título para la solicitud en el campo Título. Si ya ha introducido un título de solicitud en la página

Resumen de solicitud, se visualiza aquí.5. Seleccione Otros en el menú desplegable Proyecto actual.6. Seleccione Área de trabajo de compras en el menú desplegable Tipo de proyecto y haga clic en Buscar.7. Haga clic en Seleccionar junto a un área de trabajo de compras.8. Se agrega la solicitud a la pestaña Documentos en el área de trabajo de compras y se agrega un enlace al área

de trabajo en el campo Proyectos relacionados en la página Resumen de la solicitud.


Cómo buscar áreas de trabajo de compras [página 107]

Cómo buscar áreas de trabajo de compras

Puede buscar áreas de trabajo de compras utilizando el menú del tipo de contenido para buscar Área de trabajo de compras e introducir las palabras clave en el campo de búsqueda para limitar la búsqueda.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione Área de trabajo de compras.

2. Introduzca términos de búsqueda en el campo de búsqueda.3. Realice una de estas acciones:

○ Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda.○ Seleccione un filtro de búsqueda o una búsqueda guardada en el menú de filtro a la derecha del campo de

búsqueda. La búsqueda se inicia automáticamente.4. Haga clic en el área de trabajo de compras en la página Resultados de búsqueda y haga clic en Abrir.


PUBLICPÚBLICO 107

Cómo crear solicitudes de compra a partir de áreas de trabajo de compras

Puede crear solicitudes a partir de áreas de trabajo de compras, lo que le permite a los compradores administrar todas las actividades de la solicitud para un proyecto desde una sola ubicación.

Requisitos previos

La capacidad de crear una solicitud a partir de un área de trabajo de compras permite a un comprador administrar todas las actividades de la solicitud para un proyecto desde una sola ubicación. Una vez que se haya creado una solicitud, el comprador puede abrirla en la pestaña Documentos del área de trabajo en cualquier momento.


Procedimiento

1. Abra el área de trabajo de compras.

Para más información acerca de la búsqueda de áreas de trabajo de compras, consulte Búsqueda de áreas de trabajo de compras [página 107].

2. Haga clic en la pestaña Documentos.

3. Haga clic en Acciones Crear solicitud .4. Si ha agregado documentos al área de trabajo y los ha hecho disponibles para su uso como contenido de la

solicitud, se le da la oportunidad de agregar un documento a la solicitud. Seleccione un documento y haga clic en Aceptar.

Para más información acerca de cómo hacer disponibles documentos para su uso como contenido de la solicitud, consulte la sección "Agregación de documentos a áreas de trabajo de compras" en la guía Creación y gestión de proyectos.

5. Explore el catálogo y cree la solicitud.

Resultados

Cuando envía la solicitud, se agrega un enlace al área de trabajo en el campo Proyectos relacionados en la página Resumen de la solicitud.

108PUBLICPÚBLICO



Cómo visualizar detalles de solicitud a partir de áreas de trabajo de compras [página 109]

Cómo visualizar detalles de solicitud a partir de áreas de trabajo de compras

Puede visualizar y comparar información a nivel de resumen sobre las solicitudes abriendo la solicitud en el área de trabajo de compras.

Contexto

Puede abrir una solicitud a partir de un área de trabajo de compras. El estado actual de cada solicitud asociada con un área de trabajo de compras se visualiza en la pestaña Documentos el área de trabajo. Desde la solicitud, puede comparar la información acerca de los proveedores participantes a nivel de resumen, ver los detalles de las respuestas del proveedor, enviar mensajes a proveedores, rechazar propuestas, aceptarlas, etc.

Para información adicional acerca de la búsqueda de áreas de trabajo de compras, consulte Búsqueda de áreas de trabajo de compras [página 107].

Procedimiento

1. Abra el área de trabajo de compras.2. Haga clic en la pestaña Documentos.3. En la carpeta Requisitos haga clic en la solicitud de compra y después en Abrir.


Cómo ver las solicitudes asociadas con los documentos [página 109]Cómo crear áreas de trabajo de contrato a partir de solicitudes de compra [página 110]

Cómo ver las solicitudes asociadas con los documentos

Puede ver qué solicitud está asociada con cada documento en la pestaña Documentos de un área de trabajo de compras.


PUBLICPÚBLICO 109

Contexto

Para más información acerca de la búsqueda de áreas de trabajo de compras, consulte Búsqueda de áreas de trabajo de compras [página 107]

Procedimiento

1. Abra el área de trabajo de compras.2. Haga clic en la pestaña Documentos.3. Haga clic en el icono para abrir una carpeta y luego haga clic en Mostrar detalles.


Cómo crear áreas de trabajo de contrato a partir de solicitudes de compra [página 110]Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de contrato existentes [página 111]

Cómo crear áreas de trabajo de contrato a partir de solicitudes de compra

Cuando crea un área de trabajo de contrato a partir de una solicitud, se crea una nueva área de trabajo de compras y las áreas de trabajo de contrato y de solicitud se agregan a la pestaña Documentos.

Requisitos previos

Debe disponer de la capacidad de crear contratos para crear un área de trabajo de contrato de ventas o de compras a partir de una solicitud. El permiso Agente de contratos es necesario para crear contratos de compras, así como el permiso Agente de contratos de ventas para crear contratos de ventas.

Si se emite un pedido de compra antes de crear un área de trabajo de contrato a partir de una solicitud y sólo para un proveedor, el nombre del proveedor y el importe del pedido de compra se transfieren de la solicitud al área de trabajo. Si el contrato se publica antes de emitir el pedido de compra, o si hay un pedido de cambio después de publicar el contrato, se tiene que cambiar el área de trabajo de contrato manualmente para agregar el importe de pedido de compra actualizado. Si agrega una solicitud que contiene pedidos de compra que se han enviado a múltiples proveedores para un área de trabajo de contrato recientemente creada, no se transfieren el importe del proveedor y el del pedido al área de trabajo de contrato. Si agrega una solicitud que no contiene un pedido de compra, no le pasa nada al área de trabajo de contrato.

110PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. Cree una solicitud de compra o abra una existente.2. Abra la pestaña Resumen.3. Haga clic en Crear proyecto en el campo Proyectos relacionados y luego haga clic en Área de trabajo de

contrato (compras) o Área de trabajo de contrato (ventas).4. Introduzca la información necesaria en la página Crear área de trabajo de contrato (compras) o Crear área

de trabajo de contrato (ventas).

NotaSi sólo hay un proveedor en la solicitud y se ha emitido un pedido de compra para ese proveedor, éste se lista automáticamente en el campo Proveedor de la página Crear área de trabajo de contrato (compras). Si hay más de un proveedor en una solicitud, tiene que seleccionar uno de ellos del menú desplegable Proveedor al crear el área de trabajo de contrato.

Para obtener información acerca de los campos de esta página, consulte Cómo crear proyectos de contrato.

5. Haga clic en Crear.

Resultados

Un enlace al área de trabajo de contrato nueva sustituye los enlaces Crear proyecto y Agregar a proyecto en la página Resumen de solicitud.


Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de contrato existentes [página 111]

Cómo agregar solicitudes a áreas de trabajo de contrato existentes

Cuando agrega una solicitud a un área de trabajo de contrato existente, se crea una nueva área de trabajo de compras de forma automática, si no es que ya existe una para el área de trabajo de contrato, y si la solicitud y el área de trabajo de contrato se agregan a la pestaña Documentos en el área de trabajo de compras.


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https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/7cd9712c71ea1014a8d3d6cf4fe940c0.html

Requisitos previos

Debe tener la capacidad de buscar y ver contratos para agregar una solicitud a un área de trabajo de compras o de contrato de ventas existente que no se haya publicado.

Si se emite un pedido de compra antes de agregar una solicitud a un área de trabajo de contrato y sólo para un proveedor, el nombre del proveedor y el importe del pedido de compra se transfieren de la solicitud al área de trabajo. Es verdad en los casos en los que el proveedor coincide con el área de trabajo de contrato y el pedido de compra, o en los que no se especifica el proveedor en el área de trabajo de contrato. Si el área de trabajo de contrato se publica antes de emitir el pedido de compra, o si hay un pedido de cambio después de publicar el área de trabajo de contrato, se tiene que cambiar el área de trabajo de contrato manualmente para agregar el importe de pedido de compra actualizado. Si agrega una solicitud que no contiene un pedido de compra, no le pasa nada al área de trabajo de contrato.

Para obtener más información acerca de la utilización de áreas de trabajo de contrato y de cómo trabajar con contratos, consulte Gestión de proyectos, equipos, documentos y tareas.

RestricciónNo puede agregar una solicitud que contenga pedidos de compra que se hayan enviado a múltiples proveedores para un área de trabajo de contrato existente.

Procedimiento



Resumen de solicitud, se visualiza aquí.5. Seleccione Otros en el menú desplegable Proyecto actual.6. Seleccione Área de trabajo de contrato (compras) o Área de trabajo de contrato (ventas) en el menú

desplegable Tipo de proyecto y haga clic en Buscar.7. Haga clic en Seleccionar junto al área de trabajo de contrato y luego haga clic en Aceptar.

Resultados

Se agrega la solicitud a la pestaña Documentos en el área de trabajo de contrato y se agrega un enlace al área de trabajo de contrato en el campo Proyectos relacionados en la pestaña Resumen de la solicitud.

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https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/9e822b6f0e3c4dec9ef21a1c0468dc00.html

Cómo crear eventos y proyectos de Sourcing a partir de solicitudes

Cuando crea un proyecto de sourcing a partir de una solicitud, se crea automáticamente una nueva área de trabajo de compras y la solicitud y el proyecto de sourcing se agregan a la pestaña Documentos.

Requisitos previos

Debe tener la capacidad de crear eventos o proyectos de Sourcing a partir de la solicitud. Necesita el permiso project.sourcing.create para crear proyectos.

Procedimiento

1. Cree una solicitud de compra o abra una existente.2. Abra la pestaña Resumen.3. Haga clic en Crear proyecto en el campo Proyectos relacionados y luego haga clic en Proyecto de Sourcing.4. Introduzca la información necesaria en la página Crear proyecto de Sourcing.5. En el campo Proyecto, seleccione Proyecto completo para crear un proyecto de Sourcing.6. Haga clic en Crear.

Resultados

Un enlace al nuevo proyecto de sourcing sustituye los enlaces Crear proyecto y Agregar a proyecto en la pestaña Resumen de la solicitud de compra.


Cómo agregar solicitudes a proyectos de Sourcing existentes [página 114]Acerca de la creación de proyectos y solicitudes de sourcingCreación de proyectos de sourcing


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https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/7cd2e3eb71ea101496d89280ef5f6ea8.html

https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/7cd99f0271ea10149359cfbd02f1c4a0.html

Cómo agregar solicitudes a proyectos de Sourcing existentes

Cuando agrega una solicitud de compra a un proyecto de sourcing existente, se crea una nueva área de trabajo de compras de forma automática, si no es que ya existe una, y a continuación, la solicitud de compra y el proyecto de sourcing se agregan a la pestaña Documentos del área de trabajo de compras.

Requisitos previos

Debe tener la capacidad de buscar y ver proyectos de sourcing para agregar una solicitud a un proyecto de sourcing existente.

Procedimiento



Resumen de solicitud, se visualiza aquí.5. Seleccione Otros en el menú desplegable Proyecto actual.6. Seleccione Proyecto de sourcing en el menú desplegable Tipo de proyecto y haga clic en Buscar.7. Haga clic en Seleccionar junto al proyecto de sourcing y luego haga clic en Aceptar.

Resultados

La solicitud de compra se agrega a la pestaña Documentos del área de trabajo de compras y se agrega un enlace al proyecto en el campo Proyectos relacionados de la pestaña Resumen de la solicitud de compra.

Cómo enviar una solicitud

Puede enviar una solicitud desde la pestaña Resumen.

114PUBLICPÚBLICO


Contexto

Las acciones realizadas durante el tiempo en el que una solicitud tiene el estado de En proceso (como la agregación de aprobadores) no aparecen en el resumen en la pestaña Histórico. Las acciones sólo se registran después que el estado cambie a Enviado.

NotaEn la configuración predeterminada, los tipos de cambio de divisas, si los ha revisado su administrador de clientes, no se aplican a los artículos en línea al editar o enviar una solicitud de compra. Para garantizar que se apliquen los últimos tipos de cambio de divisas cuando edite o envíe una solicitud de compra, pida a su contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para habilitarla en su sitio.

Procedimiento

1. Proporcione la información de resumen siguiente. Puede que haya campos adicionales necesarios dependiendo de la integración ERP:


Título Introduzca un título para la solicitud.

De parte de

(Se requiere si está preparando la solicitud para otra persona)

Seleccione un nombre del menú o haga clic en Buscar más para seleccionar un nombre diferente.

Puede enviar una solicitud de parte de cualquier otro usuario. Cuando actúa como preparador y envía una solicitud de parte de otra persona:

○ El solicitante se agrega en el flujo de aprobación como un examinador.○ Se utiliza el perfil personal del solicitante para determinar la entrega y la informa

ción de contabilidad para la solicitud.○ Se aplican las limitaciones de vista del catálogo del solicitante.○ Se envían notificaciones acerca de la solicitud al preparador y al solicitante.

Importe máximo (Sólo para solicitudes de servicios)

Verifique el importe máximo para cada artículo en línea de servicio para fijar un límite hasta el cual se tiene que restringir el coste del aprovisionamiento del artículo de servicio.

Retrasar compra hasta Si necesita retrasar la compra hasta una fecha específica, utilice el control de calendario para seleccionar esa fecha. Puede retirar y editar la solicitud hasta que el pedido de compra se ubique, incluso si se ha aprobado completamente.

Nota(Para las comprobaciones de presupuesto dentro de la solución de compras) La solución de compras tiene en cuenta esta fecha cuando se realiza una coincidencia de presupuesto. Si este valor está en blanco, la solución de compras tiene en cuenta la fecha actual cuando realiza la coincidencia de presupuesto y cuando la asocia a la solicitud.


PUBLICPÚBLICO 115


Mis etiquetas Agregue una o más etiquetas al documento para hacerlo más fácil de buscar.

Expedir a (genérico, PeopleSoft) Seleccione una ubicación de las opciones disponibles o haga clic en Buscar más para seleccionar una ubicación diferente.

Entregar a Introduzca el nombre de la persona a la que se le envía la expedición.

NotaEste campo a nivel de cabecera y de artículo en línea en la página Solicitud es obligatorio en la configuración predeterminada. Si no desea que este campo sea obligatorio, puede ponerse en contacto con el Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba para notificarlo como un campo opcional.

Fecha para la que se requiere Esto sólo es un campo informativo. Utilice este campo para documentar si necesita los artículos en la solicitud en una fecha específica. Utilice el control de calendario para seleccionar esa fecha.

Nota(Para las comprobaciones del presupuesto dentro de la solución de compras) Puede personalizar su solución de compras para tener en cuenta esta fecha cuando se realice una coincidencia de presupuesto (en lugar de la fecha Retrasar compra hasta). Para configurar este comportamiento, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Si esta fecha está en blanco, la solución de compras automáticamente tiene en cuenta la fecha Retrasar compra hasta y (si esté en blanco), y luego la fecha actual, en ese orden, para una coincidencia de presupuesto.

Fecha de inicio del servicio Sólo es aplicable este campo para las solicitudes de servicios. Especifique la fecha de inicio prevista para suministrar el servicio.

Fecha de finalización del servicio Sólo es aplicable este campo para las solicitudes de servicios. Introduzca una fecha prevista de finalización del servicio.

2. Edite los artículos en línea si es necesario. Para más información, consulte Acerca de la edición de artículos en línea [página 35].

3. Revise la información de expedición.4. Agregue o revise los comentarios y los adjuntos:

○ Si desea que los comentarios y los adjuntos sean visibles para los proveedores en Ariba Network, haga clic en Visible para los proveedores.

○ Introduzca comentarios que puedan ayudar a los aprobadores a evaluar la solicitud.○ Para incluir un archivo adjunto con los comentarios, haga clic en Agregar adjunto.

NotaLos adjuntos para proveedores que reciben pedidos mediante Ariba Network se reenvían electrónicamente si se han marcado como visibles para los proveedores. Si utiliza un proveedor que no

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esté registrado en Ariba Network, los adjuntos se tienen que tratar manualmente por el agente de compras que trate el pedido manual.

5. Haga clic en la pestaña Flujo de aprobación para revisar y editar el flujo de aprobación, si es necesario. Para obtener más información, consulte Approval flows.

6. Envíe o guarde los cambios.

○ Haga clic en Enviar para enviar la solicitud para su aprobación o Salir para dejar de trabajar en ella.Cuando envía la solicitud, tiene un estado de Enviado.Si sale y selecciona guardar la solicitud, tiene un estado de En proceso. Puede editar la solicitud más adelante y luego enviarla para su aprobación.

○ Si es un aprobador que edita una solicitud, haga clic en Guardar para guardar los cambios. Puede ver una pantalla de estado a partir de la cual puede aprobar o denegar la solicitud de compra.



Edición de solicitudes de compra y edición del solicitanteSi es un preparador, puede editar una solicitud que tenga el estado de En proceso o Enviado, o retirar una solicitud que esté en el estado Enviado y luego editarla.

Si es un aprobador y es miembro del grupo adecuado, puede editar una solicitud durante el proceso de aprobación.

Para más información acerca de los grupos y las tareas que los miembros asociados pueden realizar, consulte Tabla de descripción de grupos de Soluciones de SAP Ariba Procurement.

Edición del solicitante

Si edita el valor del solicitante (En representación de) en una solicitud de compra, se aplican las nuevas restricciones de la visualización del catálogo del solicitante y se utiliza el perfil personal del solicitante para determinar la entrega y la información de contabilidad para la solicitud de compra a nivel de cabecera.

Cualquier nuevo artículo que agregue a la solicitud contiene la información de contabilidad asociada con el nuevo solicitante. Sin embargo, no se cambia la información de contabilidad de los artículos agregados anteriormente.


Cómo editar una solicitud de compra en el estado En proceso [página 118]


PUBLICPÚBLICO 117

https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/6b6e06f6c1da10148354a84890f23120.html#loio6b6e06f6c1da10148354a84890f23120

https://help.sap.com/viewer/424ff96352ee42ad80d5b89d48791d02/cloud/es-ES/43bfe34105ce455dad855e85d43505c4.html

Cómo retirar y editar una solicitud de compra [página 119]Cómo editar una solicitud de compra durante la aprobación [página 120]

Cómo editar una solicitud de compra en el estado En proceso

Puede enviar ediciones para una solicitud para su aprobación, o bien puede guardar las ediciones, dejando la solicitud en el estado En proceso.

Requisitos previos

Tiene que ser un preparador para editar una solicitud con el estado En proceso.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en la solicitud de compra que desee editar en el artículo de contenido Mis documentos.

De forma alternativa, en la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda, seleccione Solicitud de compra y pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda. En la página Resultados de búsqueda, haga clic en el enlace de solicitud de compra adecuado.

2. Haga clic en Detalle de cada artículo en línea para ver los detalles.

NotaAl seleccionar un artículo en línea de cabecera del kit de catálogos, se seleccionan automáticamente todos los artículos del kit y se aplican los cambios realizados en ellos. Para más información, consulte Acerca de la edición en bloque de artículos en línea de solicitud [página 120].


Aparece la página Resumen.

NotaSi la solicitud que está editando sólo tiene un artículo en línea, esta línea se selecciona automáticamente para editarla en la página Resumen.

4. Realice cualquier cambio deseado.5. Haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación. O haga clic en Salir, luego en

Guardar esta solicitud para guardar sus cambios y salir de la solicitud de compra en el estado En proceso.

118PUBLICPÚBLICO



Cómo retirar y editar una solicitud de compra [página 119]

Cómo retirar y editar una solicitud de compra

Si es un preparador, puede retirar y editar una solicitud de compra en cualquier momento durante el proceso de aprobación.

Requisitos previos

Tiene que ser un preparador para retirar y editar una solicitud que esté en el estado Enviado.

Contexto

Una solicitud vuelve al estado En proceso cuando se retira. Cuando se retira una solicitud, no se necesitan más acciones a menos que el preparador desee reenviar la solicitud. Puede retirar una solicitud de compra sólo si especifica una fecha Retrasar compra hasta.

Se puede retirar una solicitud de las formas siguientes:

● El preparador retira manualmente la solicitud al hacer clic en Retirar. Se pueden retirar solicitudes en cualquier momento durante el proceso de aprobación. Después de aprobar completamente una solicitud, no se puede retirar. La excepción a esta regla es que la solicitud se puede retirar si tiene una fecha de "retención" y que ésta aún no haya llegado. La intención es permitir a los usuarios retirar solicitudes y corregirlas si no se ha enviado el pedido aún.

● Se retira automáticamente la solicitud enviada si ha estado inactiva (es decir, no se han enviado nuevas aprobaciones o nuevos cambios) para un cierto período de tiempo. Para obtener más información acerca de las retiradas automáticas debido a la inactividad, consulte Retirada automática de solicitud de autorización.

● La solución de compras siempre retira la versión más reciente de una solicitud de compra porque la solicitud se convierte en inválida si envía recibos frente a una versión anterior. La solución de compra retira automáticamente un pedido de cambio (solicitud modificada) si envía recibos para los artículos en el pedido original y si esos recibos entran en conflicto con el pedido de cambio.Por ejemplo, si envía una solicitud para 10 artículos y luego realiza un pedido de cambio bajando la cantidad a 5. Si recibe 7 artículos en el pedido original, la solución de compra elimina todas las aprobaciones el pedido de cambio, fija el estado de la solicitud de compra de nuevo en En proceso y la devuelve al preparador.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, página de inicio, haga clic en el título de la solicitud de compra que desee retirar en el artículo de contenido Mis documentos.


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https://help.sap.com/viewer/6a78ea54583543089c428b49e20ac0fd/cloud/es-ES/6b531e27c1da1014a043f5c4b493dfa6.html

2. Haga clic en Retirar.3. Haga clic en Editar la solicitud retirada ahora.4. Realice cualquier modificación que desee.5. Haga clic en Enviar para enviar la solicitud para su aprobación, o haga clic en Salir y luego Guardar esta

solicitud para guardar los cambios y dejar la solicitud en el estado En proceso.


Cómo editar una solicitud de compra durante la aprobación [página 120]

Cómo editar una solicitud de compra durante la aprobación

Requisitos previos

Puede realizar esta tarea si es un responsable de aprobación y es miembro del grupo adecuado.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en el título de la solicitud de compra enviada que desea editar en el artículo de contenido Por hacer, o haga clic en la ficha de acción Mis tareas para visualizar una lista de todas sus tareas y haga clic en el título de la solicitud de compra enviada ahí.

2. Haga clic en Editar.3. Haga clic en Aceptar si aparece la página Confirmar edición.4. Realice cualquier modificación deseada.5. Haga clic en Guardar.6. Si aparece la página Advertencia, puede revisar las advertencias y luego:

○ Haga clic en Anterior para volver a abrir la solicitud y realizar los cambios que la advertencia le ha indicado.○ Haga clic en Guardar para guardar la solicitud.

Edición en masa de artículos en línea de solicitud de compra

La edición en masa (o edición agrupada) se produce cuando se editan varios artículos en línea al mismo tiempo.

Es útil cuando necesita realizar el mismo cambio (como especificar una dirección de facturación diferente o cambiar la información de contabilidad) en múltiples artículos en línea.

120PUBLICPÚBLICO


Consejos útiles para editar en masa artículos en línea de solicitud de compra

● Cuando selecciona múltiples artículos en línea para la edición en masa, los campos y valores que se visualizan son de un artículo en línea de muestra seleccionado de la solicitud. La solución de compras selecciona un artículo en línea de muestra basándose en las características restrictivas. Es decir, si la solicitud contiene una línea de PunchOut, un artículo de catálogo y un artículo en línea por encargo, la solución de compras selecciona el artículo en línea de PunchOut como la muestra. Si hay artículos en línea de sólo un tipo (es decir, todos son PunchOut, o todos son artículos de catálogo), el primer artículo en línea entre las líneas seleccionadas se convierte en el artículo en línea de muestra.

● Cuando realice cambios en esta página, sólo aquellos cambios en los campos seleccionados se propagan al resto de artículos en línea que se seleccionan para la edición en masa. Los valores de campo sin cambiar en esta página no se propagan a los otros artículos en línea.Por ejemplo, en una solicitud con cuatro líneas, si ha seleccionado tres artículos en línea para la edición en masa, y ha cambiado los valores para los campos Facturar a, Centro de costes y Cuenta secundaria, sólo se cambian estos valores de campo a los valores modificados en todas tres líneas seleccionadas. El resto de los valores de campo en cada uno de estos artículos en línea permanecen sin cambiar.

● Si el cambio que realiza en un campo no es válido, se visualiza el mensaje de error inmediatamente en la entrada, pero puede continuar con la edición en masa.

● Se realizan todas las verificaciones de validación basándose en los valores de campo en sólo el artículo en línea de muestra.Por ejemplo, si ha realizado un cambio en un campo que sea dependiente de y/o esté asociado a otro campo (digamos, el valor Unidad empresarial que está asociado a un Centro de costes específico), la verificación de validación determina si este cambio es válido con respecto al valor del Centro de costes que existe sólo en el artículo en línea de muestra. Pero puede que este cambio no sea válido para otros artículos en línea seleccionados. No se visualizan tales posibles errores durante la fase de edición en masa.


Cómo editar en masa de artículos en línea de solicitud [página 121]Cómo editar en masa artículos de bienes que requieren colaboración [página 122]

Cómo editar en masa de artículos en línea de solicitudPuede realizar ediciones en masa para seleccionar los artículos en línea en una solicitud o editar todos los artículos en línea a la vez.

Requisitos previos

RestricciónNo puede editar en bloque los detalles de artículo en línea si la selección contiene una combinación de artículos de servicios y bienes.


PUBLICPÚBLICO 121

Procedimiento


2. En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, haga clic en las casillas de verificación de los artículos en línea que quiere editar o haga clic en la casilla Seleccionar todo para seleccionar todos los artículos en línea.

NotaAl seleccionar un artículo en línea de cabecera del kit de catálogos, se seleccionan automáticamente todos los artículos del kit y se aplican los cambios realizados en ellos.

3. Haga clic en Editar. La página de edición en bloque muestra las secciones Detalles de artículo en línea, Contabilidad - Por artículo en línea y Envió - Por artículo en línea.

4. Después de realizar los cambios, haga clic en Siguiente. La página Revisar muestra los campos cambiados y sus valores.

Los cambios que se han realizado en los campos se aplican en todos los artículos en línea seleccionados.5. Haga clic en Completado para guardar los cambios y volver a la pestaña Resumen.


Cómo editar impuestos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra [página 92]Cómo editar cargos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra [página 90]Cómo editar descuentos para los múltiples artículos en línea en una solicitud de compra [página 94]

Cómo editar en masa artículos de bienes que requieren colaboración

Puede aplicar ediciones en masa en una solicitud de compra en los artículos de mercancías cuando pertenece al grupo Usuario de colaboración dinámica.

Requisitos previos

Debe pertenecer al grupo Usuario de colaboración dinámica para que se muestre el botón de opción Colaboración en la página de edición en bloque. Para obtener más información acerca de la colaboración dinámica, consulte Acerca de la colaboración dinámica.

Cuando todos los artículos seleccionados son artículos de bienes, el botón de opción Colaboración se muestra en la página de edición en bloque.

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https://help.sap.com/viewer/27ca06e2ac80483d9aed0d0a964161f1/cloud/es-ES/6b2325b7c1da1014967b8efcfb0b1d39.html#loio6b2325b7c1da1014967b8efcfb0b1d39

Procedimiento


2. En la pestaña Resumen de la solicitud de compra, haga clic en las casillas de verificación frente a los artículos en línea de las mercancías que quiere editar o haga clic en la casilla Seleccionar todo para seleccionar todos los artículos en línea.

3. Haga clic en Editar. La página de edición en bloque muestra el botón de opción Colaboraciónen la sección Detalles de artículo en línea.

4. Seleccione Sí para que todos los artículos seleccionados sean colaborativos o seleccione No para que todos los artículos sean no colaborativos. Sólo se aplica la selección en todos los artículos en línea si realiza cambios en el botón de opción Colaboración.

5. Se muestra el cuadro de diálogo Proveedores invitados si selecciona Sí. Haga clic en Cambiar para agregar o eliminar proveedores. Si hace clic en Agregar para invitar más proveedores, se visualizará una lista de todos los proveedores disponibles en el sistema.

6. Después de realizar los cambios, haga clic en Siguiente. La página Revisar muestra los valores de campos cambiados. Los cambios que se han realizado en los campos se aplican en todos los artículos en línea seleccionados.

7. Haga clic en Completado para guardar los cambios y volver a la pestaña Resumen.8. Se validan los valores de campo editados y se visualiza un mensaje de error porque hay artículos en línea que

contienen valores no válidos. Edite individualmente los artículos en línea para corregir los errores.

Trabajar con solicitudes de compra importadasPuede crear nuevas solicitudes, actualizar solicitudes existentes y cancelar o borrar solicitudes al importar datos de la solicitud en su solución de compra.

Puede importar solicitudes de compra (con artículos en línea individuales y artículos en línea de kit) con los valores de Números de pieza de comprador e Instalación, que se pueden asignar internamente a los valores adecuados de Proveedor y Número de pieza de proveedor y, por lo tanto, se asegura la mejor coincidencia de precio.

A continuación se describen las formas de importar solicitudes:

● Importar datos de solicitud de compra mediante canales de integración: Los administradores de cliente pueden importar solicitudes de compra con archivos CSV, servicios Web o comunicaciones cXML. Para obtener más información sobre las solicitudes de compra usando distintos canales de integración, consulte Importing requisitions using various integration channels.

NotaLos sitios integrados con SAP ERP que utilizan SAP Ariba Cloud Integration Gateway pueden activarse para la importación asincrónica de solicitudes de compra desde SAP ERP con los servicios web. Póngase en contacto con el servicio de asistencia de SAP Ariba para habilitar esta función.

● Importar datos de solicitud de pedido en libros de Microsoft Excel: Puede definir la estructura de las solicitudes de compra en el modo sin conexión y, a continuación, importar el archivo Excel a la solución de compras para


PUBLICPÚBLICO 123

https://help.sap.com/viewer/99a529968234413b9efaf4f6581a32ea/cloud/en-US/6c3ec485c1da1014b4c69f38b92d79d1.html

crear, actualizar o cancelar solicitudes de compra. También puede realizar operaciones de importación en bloque para crear, actualizar o cancelar varios conjuntos de solicitudes de compra agrupadas como libros de Excel en un formato de archivo ZIP. Para poder importar solicitudes de compra en formato Excel, debe ser miembro del grupo Importar solicitudes de compra.Las solicitudes de compra importadas en formato Excel se procesan de forma asincrónica en la solución de compra, lo que implica que estas tareas se realizan en proceso de fondo y que pueden terminarse en unos minutos, en especial en el caso de los archivos ZIP que contienen una gran cantidad de archivos Excel. La solución de compra asigna un ID de trabajo a cada operación de importación que le permite llevar un seguimiento de la operación de carga. Puede realizar en la solución de compras y luego verificar el progreso de la operación de carga en la pantalla Cargar histórico.

NotaLa importación de solicitudes de compra que consiste en artículos de servicios no está disponible en este momento.

Puede realizar las acciones siguientes cuando importe solicitudes:

● Crear nuevas solicitudes● Actualizar solicitudes existentes (importadas)● Cancelar/suprimir solicitudes existentes (importadas)

NotaLas solicitudes asociadas con los pedidos de compra que están en el estado Expedición o Expedido no se pueden actualizar ni cancelar utilizando la tarea de importación de solicitud.

Si una solicitud se importa sin errores, su estado es Enviado y entra en el proceso de aprobación.

Si una solicitud se importa con errores, su estado es En proceso y se notifica al preparador por correo electrónico. Si es el preparador en este caso, se lista la solicitud en el artículo de contenido Mis documentos y tiene que cambiar la solicitud manualmente y reenviarla para su aprobación.


Importación de solicitudes de compra en formato Excel [página 124]Importación de solicitudes de compra con contratos [página 140]Importación de contratos junto con solicitudes de compra [página 141]Cambios en las solicitudes

Importación de solicitudes de compra en formato Excel

Puede sacar provecho de las funcionalidades disponibles en los libros de Microsoft Excel para crear o actualizar solicitudes de compra de gran tamaño, en especial, si los artículos en línea de dichas solicitudes de compra se compone de una mezcla diversa de combinaciones contables.

124PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/9ab0e7087df040d3bd7187b0650fc96c/cloud/es-ES/1693187a91284627b0187fdb9f738792.html#loio1693187a91284627b0187fdb9f738792

Nota● Para utilizar esta función, su administrador debe activar el parámetro Permitir la importación y

exportación de solicitudes de compra basadas en Excel (Application.Purchasing.AllowRequisitionImportAndExport).

● Los usuarios que importen o exporten solicitudes de compra deben ser miembros del grupo Importar solicitudes de compra.

A continuación se ofrece un resumen de alto nivel para crear o actualizar una solicitud de compra con Excel:

1. Realice uno de los pasos siguientes○ Descargue una plantilla de solicitud de compra. Consulte Descarga de una plantilla del libro de Microsoft

Excel para solicitudes de compra [página 126].○ Exporte una solicitud de compra existente que se haya configurado parcialmente para reflejar la estructura

básica que desea en un archivo Excel. Consulte Cómo exportar una solicitud de compra en un formato de Excel [página 138].

2. Introduzca la información requerida en el libro de Excel.3. Cargue el archivo de la hoja de cálculo de Excel terminada. Consulte Cómo crear, actualizar o cancelar

solicitudes de compra importando datos en un archivo de Microsoft Excel [página 135] para saber cómo importar solicitudes de compra basadas en Excel.

Exportación e importación de solicitudes de compra en formato Excel en configuraciones locales que no son en inglés

Al exportar o importar solicitudes de compra en un archivo de Excel, las cabeceras de columna del archivo de Excel pueden estar en inglés o en el idioma de la configuración local del usuario que no sea el inglés. Por ejemplo, si la configuración local del usuario se ha establecido en japonés, podrá importar un archivo que tenga encabezados de columna en inglés.

Se deben cumplir los siguientes requisitos previos para utilizar esta función:

● Su administrador debe habilitar los parámetros siguientes en Ariba Administrator bajo Gestor de configuración inteligente Gestionar configuraciones :○ Permitir la importación y exportación de solicitudes de compra basadas en Excel

(Application.Purchasing.AllowRequisitionImportAndExport)○ Permitir la localización de la importación y exportación de solicitudes de compra basadas en Excel

(Application.Purchasing.LocalizationForExcelBasedRequisitionImportAndExport)● Asegúrese de que el formateador de los valores BigDecimal se configure según la configuración local del

archivo Excel que se exporta o importa.

Los siguientes campos se utilizan como identificadores de sistema para recuperar solicitudes de compra. Las cabeceras de columna del archivo Excel para estos campos deben estar en inglés:

● UniqueName: ID exclusivo de una solicitud de compra.● Operation: Operación realizada en la solicitud de compra. El valor tiene que ser uno de los siguientes:

○ New: Especifica que debe crearse una solicitud de compra nueva.○ Update: Especifica que se debe actualizar una solicitud de compra.○ Cancel: Especifica que se debe cancelar una solicitud de compra.


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NotaSi este campo se deja en blanco, la solución de compras considera la operación como una nueva importación de solicitud de compra.

● OriginatingSystem: Nombre del sistema externo desde el que se importa una solicitud de compra. Si este campo se deja en blanco, se importa el valor predeterminado. Este valor se puede utilizar para buscar solicitudes de compra en la interfaz de usuario.

● OriginatingSystemReferenceID: ID del sistema externo desde el que se importa una solicitud de compra. Este valor se puede utilizar para buscar solicitudes de compra en la interfaz de usuario.


Enable Excel-based requisition import and exportEnable localization for Excel-based requisition import and exportCómo modificar el idioma preferido y la moneda por defecto

Descarga de una plantilla del libro de Microsoft Excel para solicitudes de compra


Cómo descargar una plantilla del libro de Excel para las solicitudes de compra de SAP Ariba Connect [página 126]Cómo descargar una plantilla del libro de Excel para solicitudes de compra de SAP Help Portal [página 127]

Cómo descargar una plantilla del libro de Excel para las solicitudes de compra de SAP Ariba Connect

Procedimiento

1. Vaya a http://connect.ariba.com e inicie la sesión. Si no tiene un ID de usuario y una contraseña para SAP Ariba Connect, póngase en contacto con el representante de la cuenta SAP Ariba.

2. En la página de inicio, haga clic en Información del producto y documentación.3. En el panel de la derecha, haga clic en Documentación en la sección Compras y facturación.4. Despliegue la lista de documentos de la sección Realizando el pedido y recibiendo y descargue las plantillas

de Excel para solicitudes de pedido.

126PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/972a8c867c754978a8cb0565478a890b.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/0c30c72c741640c2900e08e6a2ce8577.html

https://help.sap.com/viewer/75b7ea02459a4e8fb2bc24a5e51491b8/cloud/es-ES/6bab69edc1da1014aed280600b0918f7.html

http://help.sap.com/disclaimer?site=http%3A%2F%2Fconnect.ariba.com

Cómo descargar una plantilla del libro de Excel para solicitudes de compra de SAP Help Portal

Requisitos previos

La mayoría de la documentación de SAP Help Portal requiere iniciar sesión con un S-User (usuario de SAP). Para obtener más información sobre cómo se obtiene un ID de S-user, consulte todo lo que necesita saber sobre los ID de S-User .

Procedimiento

1. Vaya a la página de SAP Ariba en SAP Help Portal.2. En la página de SAP Ariba, haga clic en Soluciones de SAP Ariba Procurement.

Aparece la página Soluciones de SAP Ariba Procurement.3. Haga clic en la pestaña Utilizar.4. En la sección Solicitudes de pedido de Excel de muestra, descargue la plantilla de Excel necesaria para las

solicitudes de compra.

Acerca del formato del libro de la solicitud de compra

Su solución SAP Ariba suministra las hojas de cálculo de Microsoft Excel de muestra específicas para las variantes de ERP como un punto de partida para crear nuevas solicitudes de compra. Las hojas de cálculo de muestra están ubicadas junto con la documentación en SAP Ariba. Para obtener información sobre cómo descargar una hoja de cálculo de muestra, consulte Cómo descargar una plantilla del libro de Excel para las solicitudes de compra de SAP Ariba Connect [página 126].

Un libro de la solicitud de compra de Excel normal incluye una hoja de cabecera de la solicitud de compra, una hoja de los detalles del artículo de la solicitud de compra y una hoja de información de contabilidad.

La siguiente tabla enumera las hojas en el libro de la solicitud de compra.

Nombre de hoja Descripción

Requisition Header Define la información a nivel de cabecera para una solicitud de compra.

RequisitionDetail Describe la información del artículo en línea.

RequisitionSplitAccounting

Especifica la información de contabilidad para los artículos en línea.

NotaNo debe renombrar las hojas en un libro de Excel para asegurarse de que no se producen errores al cargar el archivo para crear o actualizar una solicitud de compra.


PUBLICPÚBLICO 127

https://help.sap.com/viewer/p/SAP_Ariba

http://help.sap.com/disclaimer?site=https%3A%2F%2Fwww.sapanalytics.cloud%2Fresources-s-user-id%2F

http://help.sap.com/disclaimer?site=https%3A%2F%2Fwww.sapanalytics.cloud%2Fresources-s-user-id%2F

https://help.sap.com/viewer/p/SAP_Ariba


Hoja de cabecera de la solicitud de compra [página 128]Hoja de detalles de artículo en línea de solicitud de compra [página 130]Hoja informativa de contabilidad [página 134]

Hoja de cabecera de la solicitud de compra

Esta hoja contiene información de la cabecera de la solicitud de compra. En la plantilla de Excel, la hoja que contiene esta información se llama Requisition Header.

Columna Descripción

Preparer El identificador interno exclusivo de un usuario que crea una solicitud de compra.

Requester El identificador interno exclusivo de un usuario que aparece en el campo En representación de de la solicitud de compra.

SAPPlantUniqueName (aplicable para SAP ERP) El ID exclusivo del centro al que se debe enviar un artículo.

ShipTo (aplicable para PeopleSoft ERP y ERP genérico) El identificador exclusivo para la dirección de expedición.

ERPRequisitionID El ID asignado a la solicitud de compra en el sistema ERP externo del que se importa la solicitud de compra.

HoldTillDate La fecha hasta la que se retiene el procesamiento de una solicitud de compra aprobada por completo. Los procesos posteriores de aprobación no empiezan hasta que se alcanza la Fecha Retener hasta.

Delay_Purchase_Until La fecha hasta la que se debe retener la creación de pedidos de compra. En esta fecha, los pedidos de compra se envían de hecho a los proveedores y el estado de la solicitud de compra cambia de Aprobada a Pedida.

ImportedHeaderCommentStaging Un comentario agregado en el nivel de cabecera de una solicitud de compra.

ImportedHeaderExternalCommentStaging Un indicador que muestra si un comentario es externo o no. Si se define como verdadero, el comentario será visible para el proveedor.

IsServiceRequisition Indica si una solicitud de compra es una solicitud de servicio.

IsShared Indica si una solicitud de compra es una solicitud de compra de equipo.

IsTeamReceived Indica si un artículo en línea está habilitado para la recepción de equipo.

LineItems Indica la cantidad de artículos en línea de una solicitud de compra.

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Operation Este campo puede contener uno de los siguientes valores:

● New: Especifica que debe crearse una solicitud de compra nueva.

● Update: Especifica que se debe actualizar una solicitud de compra.

● Cancel: Especifica que se debe cancelar una solicitud de compra.

NotaSi este campo se deja en blanco, la solución de compras considera la operación como una nueva importación de solicitud de compra.

OriginatingSystem El nombre del sistema externo del que se importa una solicitud. Si este campo se deja en blanco, se importa el valor predeterminado. Este valor se puede utilizar para buscar solicitudes de compra en la interfaz de usuario.

OriginatingSystemReferenceID El ID del sistema externo del que se importa una solicitud de compra.

PreparerPasswordAdapter El adaptador de contraseña del usuario indicado en el campo Preparador de una solicitud de compra.

RequesterPasswordAdapter El adaptador de contraseña del usuario indicado en el campo En representación de de una solicitud de compra.

ValidityEndDate La fecha de fin de validez de un artículo en línea límite en una solicitud de compra.

ValidityStartDate La fecha de inicio de validez de un artículo en línea límite en una solicitud de compra.

WorkOrderID Aplicable a solicitudes de compra basadas en una orden de trabajo. Se refiere al ID de la orden de trabajo a partir del que se crea la solicitud de compra.

Title El título de una solicitud de compra.

DeliverTo El usuario al que se debe entregar un artículo en línea.

Need_By_Date La fecha para la que se requiere un artículo en línea.

CompanyCode (aplicable para SAP ERP) El nombre de la sociedad SAP a la que un usuario está asignado.

BusinessUnit (aplicable para PeopleSoft ERP) La unidad de negocio asociada a una solicitud de compra.

UniqueName El ID exclusivo de una solicitud de compra. Ejemplo: PR123.


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Hoja de detalles de artículo en línea de solicitud de compra

Esta hoja contiene información de los artículos en línea de una solicitud de compra. Esta información se describe en la hoja RequisitionDetail de la plantilla de Excel.


AllowUsersToEditUnitPrice Indica si los usuarios pueden editar el precio por unidad de los artículos en línea en hojas de entrada de servicios. Este campo puede contener el valor Sí o No.

Line_Number El número de serie unívoco para un artículo de solicitud de compra.

Quantity La cantidad de un artículo en línea.

DeliverTo El nombre de usuario al que se debe entregar el artículo en línea.

CompanyCode (para SAP ERP) El identificador interno unívoco para la sociedad de SAP.

Need_By_Date La fecha en la que se requiere el artículo.

SplitAccountingType La clase de contabilidad dividida, por ejemplo el porcentaje, la cantidad o el importe del artículo.

Account_Assignment El identificador interno unívoco de la categoría de asignación de cuenta de un artículo en línea.

ChargeAmount El importe total del cargo para un artículo en línea.

ChargeType El identificador interno unívoco para una clase de cargo que se aplica a un artículo en línea.

BillTo El identificador unívoco de la dirección de facturación.

Commodity_Code El código de mercancía del artículo.

Account_Type La clase de cuenta asociada con el código de mercancía de un artículo en línea.

CommonCommodity_Code El código de mercancía UNSPSC para el artículo en línea.

Currency La moneda aplicable para el artículo.

PriceUnit La unidad de medida para el precio por unidad.

Unit_Of_Measure Unidad de medida para el artículo.

ShipTo El identificador unívoco de la ubicación a la que se expide.

Supplier El nombre del proveedor.

Supplier_Location La ubicación de proveedor para el artículo en línea.

Domain El nombre del dominio para el código de mercancía del sistema.

ExpectedValue.Currency.UniqueName La moneda para el importe previsto para un artículo de servicio.

TaxCode El código de impuesto definido en el sistema ERP externo.

130PUBLICPÚBLICO



TaxCodeCountry El código de impuesto correspondiente a un país/región.

Item_Category (para SAP ERP) El identificador interno unívoco para una categoría de artículo en SAP ERP. Una categoría de artículo describe las características y los atributos de un artículo y controla el procesamiento del artículo. Son algunos ejemplos de categorías de artículo Material (para bienes materiales) y Servicio (para servicios).

OverallLimit.Currency.UniqueName La moneda del límite global para un artículo en línea.

Purchase_Group El identificador unívoco para un grupo de compras asociado a un artículo en línea.

SAPPlant (para SAP ERP) El identificador unívoco del centro al que se expiden los artículos. Un centro es una unidad operativa dentro de una sociedad.

Purch_Org El identificador unívoco de la organización de compras asociada a un artículo en línea.

Item_Description Descripción del artículo en línea.

ItemPartNo Número de pieza unívoco del artículo en línea.

ItemAuxPartId ID auxiliar de pieza unívoco para el artículo.

ManPartNo El número de pieza del fabricante para el artículo.

BuyerPartNumber El número de pieza del comprador para el artículo.

ContractId El ID del contrato asociado a un artículo en línea.

UnitConversion Relación utilizada para convertir la unidad pedida en unidad de precio. El precio por unidad está basado en la cantidad de unidad de precio y en la unidad de precio.

Unit_Price Precio por unidad para el artículo.

PriceUnitQuantity La cantidad correspondiente al precio por unidad del artículo especificado por el proveedor. El precio por unidad se basa en la cantidad de unidades de precio del artículo.

PriceBasisQuantity La cantidad de artículo en la que se basa el precio por unidad ofertado. Por ejemplo, el precio por unidad puede ser 2 USD para 10 unidades, pero de 3 USD para cinco.

PriceBasisQuantityDesc La descripción que proporciona los detalles de la determinación de precios cuando el precio por unidad de un artículo se determina mediante el método de determinación de precios basada en cantidad.

PricingDescription La descripción especificada por el usuario para una determinación de precios basada en cantidad. Los compradores pueden usar el campo para almacenar información sobre el cálculo de conversión de unidades.

DiscountAmount El importe de descuento total para una solicitud de compra. Este valor se calcula agregando descuentos para todos los artículos en línea de una solicitud de compra. Los descuentos se indican mediante valores negativos.


PUBLICPÚBLICO 131


ERP_ITEM_NO El número de línea del artículo en línea correspondiente en la solicitud de compra del sistema ERP externo.

ExpectedValue.Amount El importe del coste previsto de un servicio.

ServiceChild Especifica si un artículo es un artículo secundario asociado con un artículo en línea primario.

ItemType El valor que representa la categoría del tipo de artículo en línea, como normal, compuesto o artículo.

OriginatingSystemLineNumber El número de artículo en línea del sistema externo del que se importa la solicitud de compra.

OriginatingSystem El ID del sistema externo del que se importa una solicitud de compra.

OverallLimit.Amount El importe máximo del coste previsto de un servicio.

OverallLimit.ApproxAmountInBaseCurrency El importe máximo aproximado que se espera que cueste un servicio en la moneda de base.

OverallLimit.ConversionDate La fecha de conversión de la moneda para un artículo en línea de servicio para el que se ha indicado un límite de importe total.

ParentLineNumber El número de serie unívoco para el artículo en línea de servicio primario.

PaymentTerms El identificador unívoco de las condiciones de pago.

ExpectedAmount El importe previsto para un artículo de servicio.

ExpectedAmountCurrency La moneda del importe previsto para un artículo en línea primario.

MaximumAmount El importe máximo permitido para un artículo de servicio.

MaximumAmountCurrency La moneda del importe máximo para un artículo en línea primario.

IsServiceRequisition Indicador que concreta si una solicitud de compra está marcada como solicitud de servicios. Este campo puede contener el valor Sí o No.

IsShared Indicador que concreta si una solicitud de compra está marcada como solicitud de equipo. Este campo puede contener el valor Sí o No.

IsTeamReceived Indicador que concreta si una solicitud de compra está marcada para la recepción de equipo. Este campo puede contener el valor Sí o No.

132PUBLICPÚBLICO



Operation Indica si se debe crear una solicitud de compra nueva o si se debe actualizar o borrar una solicitud de compra existente. La columna Operation puede incluir uno de los siguientes valores:

● Nueva: Para crear una solicitud de compra nueva.

NotaSi no especifica un valor para este campo, la solución de compras considera esta operación como una nueva importación de solicitud de compra.

● Actualizar: Para editar una solicitud de compra existente.

● Cancelar: Para cancelar o borrar una solicitud de compra.

RequiresServiceEntry Indica si las hojas de entrada de servicios son necesarias para registrar detalles de los servicios prestados por proveedores.

ServiceEndDate La fecha de fin de un servicio.

ServiceStartDate La fecha de inicio de un servicio.

UniqueName El ID de la solicitud de compra. Por ejemplo, PR123.

Contact_Id El ID de una persona de contacto en la ubicación de proveedor para el artículo.

ConversionDate La fecha en la que se ha convertido la moneda de un artículo en línea.

ExpectedValue.ApproxAmountInBaseCurrency El importe aproximado de un artículo en línea en la moneda de base.

Facility La ubicación o cualquier otra entidad lógica que ayuda a actualizar varias referencias cruzadas para un número de pieza de comprador.

ServiceChild Especifica si un artículo en línea es un artículo secundario asociado a un artículo en línea primario. Este campo puede contener el valor Sí o No.

IsTaxOrDiscountLine Especifica si un artículo en línea es un artículo en línea de impuesto o de descuento. Este campo puede contener el valor Sí o No.

ItemType El valor que representa la categoría del tipo de artículo en línea. Este campo puede contener el valor 1 (para artículo normal) o 2 (para artículo compuesto).

TaxAmount El importe del impuesto para un artículo en línea.

ERPRequisitionID El ID asignado a una solicitud de compra en el sistema ERP externo.


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Delay_Purchase_Until Fecha hasta la que se debe demorar la compra de un artículo en línea.

Amount El importe de un artículo en línea.

PreparerPasswordAdapter El adaptador de contraseña del preparador de la solicitud de compra.

RequesterPasswordAdapter El adaptador de contraseña del preparador asociado con la solicitud de compra.

Hoja informativa de contabilidad

Esta hoja contiene información de contabilidad dividida. En la plantilla de Excel, la hoja que contiene esta información se llama RequisitionSplitAccounting.


Line_Number El número de serie exclusivo para un artículo de solicitud de compra.

SubNumber (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de un artículo en línea de activo.

NumberInCollection El número de línea de la contabilidad dividida. El número de línea debe ser exclusivo para cada división por artículo en línea.

Percentage (aplicable si el tipo de contabilidad de división se especifica como porcentaje) El porcentaje asignado a una división.

ProcurementUnit El identificador interno exclusivo de una unidad de compras.

Quantity (aplicable si el tipo de contabilidad de división se especifica como cantidad) La cantidad de una división.

Amount (aplicable si el tipo de contabilidad de división se especifica como importe) El importe asignado a una división.

Currency La moneda para el importe indicado en el campo Importe.

Business_Unit (aplicable para ERP genérico) El identificador interno exclusivo de una unidad de negocio para una división.

Company (aplicable para ERP genérico) El identificador interno exclusivo de una empresa para una división.

Project (aplicable para ERP genérico) El identificador interno exclusivo de un proyecto.

Region (aplicable para ERP genérico) El identificador interno exclusivo de una región.

Department (aplicable para PeopleSoft ERP) El identificador interno exclusivo del departamento para una división.

GL_Business_Unit (aplicable para PeopleSoft ERP) El identificador interno exclusivo de la unidad de negocio de la contabilidad general para una división.

134PUBLICPÚBLICO



Location_Code (aplicable para PeopleSoft ERP) La ubicación de la unidad de negocio de la contabilidad general para una división.

Product (aplicable para PeopleSoft ERP y ERP genérico) El identificador interno exclusivo del producto para una división.

Statistics_Code (aplicable para PeopleSoft ERP) El identificador interno exclusivo del código de estadísticas para una división.

Account El identificador interno exclusivo de la cuenta para una división.

Sub_Account (aplicable para PeopleSoft ERP y ERP genérico)

El identificador interno exclusivo de la cuenta secundaria que puede aplicarse a una división de contabilidad.

CompanyCode (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de la sociedad para un artículo en línea de división.

Network (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de la red para una división.

ActivityNumber (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de un número de actividad.

Asset (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de un activo.

CostCenter (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo del centro de coste para un artículo en línea de división.

GeneralLedger (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de la contabilidad general para un artículo en línea de división.

InternalOrder (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de una orden interna.

Network (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de la red para un artículo en línea de división.

WBSElement (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de un elemento EAP.

SubNumber (aplicable para SAP ERP) El identificador interno exclusivo de un activo.

Cómo crear, actualizar o cancelar solicitudes de compra importando datos en un archivo de Microsoft Excel

Requisitos previos

● Para configurar esta característica póngase en contacto con su contacto de asistencia designado para que registre una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para configurar el sitio correctamente.

● Debe ser miembro del grupo Solicitudes de importación para poder importar o exportar solicitudes de pedido.

● Asegúrese de haber definido los datos obligatorios en la plantilla del libro de Excel. Para obtener más información acerca de los campos definidos en la plantilla de Excel, consulte Acerca del formato del libro de la solicitud de compra [página 127].

● Por defecto, la cantidad máxima de artículos en línea por solicitud de compra (incluidas las líneas de contabilidad dividida y las líneas de impuestos) que pueden importarse correctamente con una hoja de cálculo


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Excel es 1000. Para cambiar esta configuración predeterminada, póngase en contacto con su contacto de asistencia designado y pídale que registre una solicitud de servicios. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para configurar el sitio correctamente.

● Asegúrese de haber indicado los valores correspondientes para las columnas del archivo Excel:○ La columna UniqueName que especifica el ID de una solicitud de compra debe estar en blanco si desea

crear una solicitud de compra nueva. Si desea actualizar una solicitud de compra, este campo debe contener el ID de la solicitud de compra.

○ La columna Operation debe contener uno de los valores siguientes:○ Nueva Para crear una solicitud de compra nueva.

NotaSi no especifica un valor para este campo, la solución de compras considera esta operación como una nueva importación de solicitud de compra.

○ Actualizar: Para editar una solicitud de compra existente.○ Cancelar: Para cancelar o borrar una solicitud de compra.

● RecuerdeLa plantilla de Excel tiene tres hojas de trabajo, a saber, Requisition Header, RequisitionDetail y RequisitionSplitAccounting. No cambie el nombre de las hojas de trabajo en la plantilla de Excel. Las plantillas de Excel cuyas hojas de trabajo se hayan renombrado pueden provocar errores durante la importación.

● Para realizar operaciones de importación en bloque para crear, actualizar o cancelar varios conjuntos de solicitudes de compra, asegúrese de definir las solicitudes de compra en libros de Excel separados y agruparlos en un formato de archivo ZIP.

● Un archivo ZIP compuesto de libros de Excel para varias solicitudes de compra no puede incluir una estructura de directorios.

● En la configuración predeterminada, no se permiten pedidos de cambio mediante la importación de solicitudes de compra en formato Excel. Para activar la funcionalidad de pedido de cambio basada en solicitudes de compra importadas, póngase en contacto con su contacto de asistencia designado y pídale que registre una solicitud de servicios. Un representante de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para habilitarla en el sitio.

● En la configuración predeterminada, cuando una solicitud de compra importada se edita o cambia, la solución de SAP Ariba sobrescribe los valores importados por el usuario para los campos de contabilidad. Si los valores especificados por el usuario deben conservarse en las solicitudes de compra importadas, póngase en contacto con su contacto de asistencia designado y pídale que registre una solicitud de servicios. El servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba ejecuta la tarea programada correspondiente para marcar todos los campos importados como "definido por el usuario" para conservar los valores importados originariamente cuando se editan o cambian solicitudes de compra.

Contexto

Si tiene una solicitud de compra definida en una hoja de cálculo de Excel, puede cargarla para crear una solicitud de compra nueva. SAP Ariba recomienda que primero cree una plantilla de solicitud de compra, la exporte y la utilice como plantilla para acumular información de solicitudes compra para la importación.

136PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. En ¿Qué desea crear?, haga clic en Cargar solicitud de compra.3. Haga clic en Navegar para localizar el archivo Excel. Una vez que haya identificado la ruta del archivo, haga clic

en Aceptar.

Se crea una solicitud de compra y los datos importados mediante el archivo Excel se visualizan en la solicitud de compra.

4. Realice las modificaciones necesarias y haga clic en Enviar.

La solución de compra muestra un ID de trabajo. Guarde el ID para realizar el seguimiento del estado de la operación de carga.

Pasos siguientes

Verifique el estado de la operación de carga en el panel de instrucciones con el ID de trabajo. Para obtener más información, consulte Cómo realizar el seguimiento del estado de las solicitudes cargadas [página 137].

Cómo realizar el seguimiento del estado de las solicitudes cargadas

Después de cargar un archivo de Excel para una única solicitud de compra o un archivo ZIP para varias solicitudes de compra, el sistema de compras asigna un ID de trabajo para la operación de carga. Puede utilizar el ID de trabajo para averiguar si la acción de carga ha tenido éxito o no.

Contexto

El histórico para las solicitudes de compra cargadas visualiza uno de los siguientes estados:

● Pendiente: Indica que la operación de carga no está completa.● En curso: Indica que la operación de carga se ha completado pero que la creación de la solicitud de compra

está en proceso.● Finalizada: Indica que las solicitudes de compra se han creado correctamente.● Finalizada con errores: Indica un éxito parcial; en el cual algunas solicitudes de compra se han creado

correctamente y se han producido errores para las restantes.● Fallida: Indica que no se han podido crear solicitudes de compra.


PUBLICPÚBLICO 137

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Cargar histórico .2. En la ventana Cargar histórico, introduzca el ID de trabajo y haga clic en Buscar.3. Encuentre la operación de carga adecuada que se corresponda con el ID de trabajo y revise los detalles.

Cómo exportar una solicitud de compra en un formato de Excel

Puede utilizar la funcionalidad de exportación para descargar una solicitud de compra en un formato de Excel. Si es necesario, puede editar el archivo de Excel y volver a importarlo para actualizar la solicitud de compra.

Procedimiento

1. En el artículo de contenido Mis documentos en su panel de instrucciones, haga clic en el ID para la solicitud de compra.

2. Haga clic en Exportación de Excel.3. Haga clic en Abrir para abrir la versión de Excel de la solicitud de compra en su navegador.

Haga clic en Guardar para guardar la versión de Excel de la solicitud de compra en su forma actual.


Cómo editar o eliminar una solicitud de compra utilizando una importación de Excel [página 138]

Cómo editar o eliminar una solicitud de compra utilizando una importación de Excel

Puede abrir una solicitud de compra y elegir si desea editarla o borrarla mediante la importación de datos en un libro de Excel actualizado.

Procedimiento

1. Abra la solicitud adecuada.2. Si es necesario, exporte la solicitud de compra en un formato de Excel y realice los cambios necesarios en el

archivo de Excel. Para obtener más información acerca de la exportación de una solicitud de compra en un formato de Excel, consulte Cómo exportar una solicitud de compra en un formato de Excel [página 138].

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○ La columna Operation en el archivo de Excel debe incluir uno de los siguientes valores:○ Actualizar: Para editar una solicitud de compra existente.○ Cancelar: Para cancelar o borrar una solicitud de compra.

3. Haga clic en Importación de Excel.4. Haga clic en Navegar para localizar el archivo Excel. Una vez que haya identificado la ruta del archivo, haga clic

en Aceptar.○ La solución de compra muestra un ID de trabajo. Guarde el ID para realizar el seguimiento del estado de la

operación de carga.○ Si la operación de importación se ha realizado con éxito, la solicitud de compra se actualiza y los datos

importados mediante el archivo de Excel se visualizan en la solicitud de compra.


Cómo realizar el seguimiento del estado de las solicitudes cargadas [página 137]

Mensajes de error para la importación fallida de solicitudes de compra

La tabla siguiente muestra los mensajes de error que se visualizan cuando fracasan las importaciones de solicitudes de compra en formato Excel:

Mensaje de error Causa

No se permite la importación de solicitudes de servicios mediante libros de Excel.

Esta función no admite la importación de solicitudes de servicios con Excel.

El preparador de la solicitud de compra y el usuario conectado no coinciden. El preparador de una solicitud de compra debe ser el mismo usuario que importa el archivo Excel.

El nombre del usuario especificado como el preparador en el archivo Excel y el usuario conectado que de hecho importa no pueden ser distintos, lo que implica que como preparador de una solicitud de compra no puede importar un archivo Excel en nombre de otro preparador.

La solicitud de compra no se ha creado en la solución de SAP Ariba porque la solicitud de compra {ID de la solicitud de compra} con {ID} OriginatingSystemReferenceId ya existe.

NotaOriginatingSystemReferenceId hace referencia al ID del sistema externo del que se importa una solicitud de compra. Este campo puede no contener un valor si una solicitud de compra se importa de forma local.

Este error se produce si un usuario intenta crear una solicitud de compra nueva mediante un archivo Excel en el que se indica el ID de una ya existente. Para crear solicitudes de compra nuevas correctamente, la columna UniqueName del archivo Excel debe dejarse en blanco.

La solicitud de compra {ID de la solicitud de compra} con {ID} OriginatingSystemReferenceId

La capacidad de importar solicitudes de compra depende del estado de una solicitud de compra existente o de los pedidos asociados. Por ejemplo, no puede importar una solicitud de


PUBLICPÚBLICO 139

Mensaje de error Causa

no ha podido procesarse en la solución de SAP Ariba porque el estado actual de la solicitud de compra o los pedidos asociados no admite la operación de importación.

compra para realizar una operación de actualización si la solicitud de compra tiene el estado Aprobada en la solución de compra y el pedido correspondiente tiene el estado Realizando el pedido.

No se ha podido realizar la operación de actualización para una solicitud de compra {ID de la solicitud de compra} con {ID} OriginatingSystemReferenceId dado que esta solicitud de compra está incorrectamente asociada a uno o más pedidos de la solución de SAP Ariba.

La solicitud de compra existente no está asociada a los pedidos de compra correspondientes.

{ID de la solicitud de compra} (OriginatingSystemReferenceId: {ID}) tiene una o más modificaciones activas asociadas. La solicitud de compra no se ha podido crear en la solución de SAP Ariba.

Puede aplicarse a sitios habilitados para crear modificaciones simultáneas para solicitudes de compra. La operación de importación fracasa si hay una o más modificaciones en curso para una solicitud de compra.

La solicitud de compra {Requisition ID} con {ID} OriginatingSystemReferenceId no ha podido cancelarse en la solución de SAP Ariba a causa de errores inesperados.

La operación de cancelación resulta fallida cuando se producen errores del sistema. Póngase en contacto con su administrador para obtener ayuda.

La solicitud de compra {Requisition ID} con {ID} OriginatingSystemReferenceId no puede cancelarse porque el usuario no tiene los permisos correspondientes o porque existe una versión nueva de la solicitud de compra que contiene errores generados en el sistema externo.

Este error se produce en uno de los siguientes casos:

● El usuario que lleva a cabo la operación de importación no es miembro del grupo correspondiente para poder cancelar solicitudes de compra.

● En la solución de compra existe una versión revisada de la solicitud de compra.

Importación de solicitudes de compra con contratos

La solución de compras procesa las solicitudes importadas que estén asociadas con contratos del siguiente modo:

NotaPara que se creen correctamente solicitudes importadas (asociadas con contratos) con la asociación de contrato, asegúrese de que los contratos que estén disponibles en el sistema ERP externo también lo estén en la solución de compras.

● Si un contrato se encuentra en la solución de compras que coincide con el contrato que está asociado a la solicitud creada en el sistema ERP externo, se aplica ese contrato y se crea correctamente la solicitud.

● Si no se encuentra un contrato coincidente en la solución de compras, se crea la solicitud al aplicar la mejor coincidencia de precio disponible en el catálogo para cada artículo en línea.

● Si se encuentran múltiples coincidencias de contrato en la solución de compras, el contrato con el mejor precio (el más bajo) se asocia con las líneas y se crea la solicitud.

NotaEl contrato con el mejor precio se asocia independientemente del tipo de contrato que se haya asociado con la solicitud en el sistema ERP externo.

140PUBLICPÚBLICO


Tengamos en cuenta un ejemplo en el que se importa una solicitud que se asocia con un contrato a nivel de proveedor. La solución de compras busca un contrato a nivel de artículo y uno a nivel de proveedor que coincidan con la línea de la solicitud. En este escenario, si la determinación del precio del contrato a nivel de artículo es mejor que el precio del contrato a nivel de proveedor, se aplica el contrato a nivel de artículo a la línea de solicitud (aunque se haya asociado la solicitud originalmente con un contrato a nivel de proveedor en el sistema ERP externo).


Importación de contratos junto con solicitudes de compra [página 141]

Importación de contratos junto con solicitudes de compra

Puede especificar un ID de contrato durante la importación de solicitudes de compra. El contrato correspondiente se importará junto con la solicitud y se asociará automáticamente a ella.

El ID de contrato debe estar especificado en la columna nueva ID de contrato, para el canal de archivos. Debe especificarse con la etiqueta nueva ContractIdStaging para cada elemento de línea, para el canal de servicios web. Para solicitudes importadas con contratos, el sistema selecciona automáticamente un contrato con el que asociarse. Cuando esté habilitada la funcionalidad de importación de contratos y se especifique un ID de contrato, la importación del contrato sustituirá la selección automática de contratos.

La importación de contratos con solicitudes pasa por las siguientes fases:

1. El usuario especifica un ID de contrato e inicia la importación de solicitudes con la importación del canal de archivos o con los servicios Web.

2. El sistema comprobará si el ID de contrato especificado es válido. Si el ID de contrato es válido, la importación de solicitudes pasa a la siguiente fase. Si el ID no es válido, se generará un error apropiado y se revertirá la importación de solicitudes.

3. El sistema recuperará las comprobaciones de contratos correspondientes si el contrato está activo. Si está activo, la importación de solicitudes pasa a la siguiente fase. Si no lo está, se generará un error apropiado y se revertirá la importación de solicitudes.

4. El sistema comprobará si el contrato coincide con el artículo en línea de la solicitud. Si está activo, la importación de solicitudes pasa a la siguiente fase. Si no lo está, se generará un error apropiado y se revertirá la importación de solicitudes.

5. El contrato recuperado está asociado con la solicitud importada.

Cuando esté habilitada esta funcionalidad, las configuraciones de importación de datos serán similares a los ejemplos de las secciones siguientes.

Canal de archivos

Especifique el ID del contrato del archivo RequisitionDetail.csv que se utiliza para la importación de solicitudes, en la columna ID de contrato, tal como se muestra en el ejemplo siguiente.


PUBLICPÚBLICO 141

Código de ejemplo

Cp1252 Requisition_Number,Line_Number,ParentLineNumber,OriginatingSystemLineNumber,Supplier,Supplier_Location,Contact_Id,DeliverTo,Need_By_Date,CommonCommodity_Code,Domain,Commodity_Code,Quantity,Unit_Price,Unit_Of_Measure,Currency,Item_Description,ManPartNo,ItemPartNo,SplitAccountingType,Region,BuyerPartNumber,Facility,UnitConversion,PriceUnitQuantity,PriceUnit,PricingDescription,Account_Type,TaxCode,DiscountAmount,ChargeType,ChargeAmount,ContractId "5302",1,1,1,,,,"Sample DeliverTo","02/10/2020","51",unspsc,"","500","200","EA","USD","VGA Cables",SampleManPartNo,SampleItemPartNo,,SE10,"EOEGeneral","Pittsburgh","1","2","EA","Price for 2 boxes","Expense","TC_US_ITEquipment",-10,"Handling",50,C14

En este archivo CSV de ejemplo, el ID de contrato especificado es C14.

Canal de servicios Web

Especifique el ID de contrato en el archivo XML de la exportación de servicios Web de la importación de solicitudes, en la etiqueta <urn:ContractIdStaging></urn:ContractIdStaging> de la sección <urn:LineItems></urn:LineItems>, tal como se muestra en el ejemplo siguiente:

Código de ejemplo

<urn:ContractIdStaging>C14</urn:ContractIdStaging>

En este ejemplo, C14 es el nombre unívoco del contrato.

Trabajo con las solicitudes de compra creadas en la compra guiada

Si su organización utiliza la funcionalidad de compra guiada, puede decidir si quiere redirigir los usuarios de ciertos grupos a compras guiadas cuando accedan a una solicitud originada en una compra guiada.

Dependiendo de la opción de configuración que elija su organización, los usuarios se direccionan a una compra guiada o a Soluciones de SAP Ariba Buying.

NotaLos parámetros RedirectGroups y NoRedirectGroups no se pueden utilizar conjuntamente. Si hay valores definidos para múltiples parámetros, se ignora Application.GuidedBuy.NoRedirectGroups.

142PUBLICPÚBLICO


Opción de configuración Resultado

No hay ningún parámetro de redireccionamiento configurado Los usuarios pueden iniciar sesión tanto en una compra guiada como en Soluciones de SAP Ariba Buying, mientras tengan la URL correcta.

El parámetro Application.GuidedBuy.RedirectGroups está configurado.

Determina los grupos cuyos usuarios se redirigen a compras guiadas.

Los usuarios que pertenecen a un grupo de especificado en este parámetro se redireccionarán a compras guiadas al realizar lo siguiente:

● Haciendo clic en un botón de acción desde una notificación por correo electrónico de solicitud de compra.

● Accediendo a la URL directa para compras guiadas● Accediendo a la URL directa para Soluciones de SAP Ariba

Buying

NotaSi se redirecciona un usuario hacia una compra guiada pero no pertenece al grupo Usuario de compras se le llevará directamente a la página Aprobación de solicitudes tras iniciar sesión en compras guiadas. Estos usuarios no pueden crear ni enviar solicitudes.

Este parámetro está vacío por defecto, lo que significa que no se redirige a ningún usuario a compras guiadas.

RecuerdeDebe especificar el valor UniqueName de cada grupo cuando configure este parámetro. Separe cada grupo con comas sin espacios. El redireccionamiento también se aplica a los grupos secundarios de los grupos que se configuran con el parámetro.

EjemploSu grupo personalizado Catálogo de compras guiadas de EE.UU. está configurado con este parámetro:

● Los usuarios de este grupo se redireccionarán siempre a las compras guiadas al iniciar sesión.

● Cualquier persona que no pertenezca al grupo Catálogo de compras guiadas de EE.UU. se redireccionará siempre a Soluciones de SAP Ariba Buying.


PUBLICPÚBLICO 143


El parámetro Application.GuidedBuy.NoRedirectGroups está configurado.

Especifica los grupos cuyos usuarios no se redirigen a compras guiadas.

Los usuarios que no pertenecen a un grupo especificado en este parámetro se redireccionarán a compras guiadas al realizar lo siguiente:

● Haciendo clic en un botón de acción desde una notificación por correo electrónico de solicitud de compra.

● Accediendo a la URL directa para compras guiadas● Accediendo a la URL directa para Soluciones de SAP Ariba

Buying

NotaSi se redirecciona un usuario hacia una compra guiada pero no pertenece al grupo Usuario de compras se le llevará directamente a la página Aprobación de solicitudes tras iniciar sesión en compras guiadas. Estos usuarios no pueden crear ni enviar solicitudes.

El valor predeterminado de Todos significa que no se redirige a ningún usuario.

RecuerdeDebe especificar el valor UniqueName de cada grupo cuando configure este parámetro. Separe cada grupo con comas sin espacios.

EjemploEl grupo Administrador de compras está configurado con este parámetro:

● Los usuarios de este grupo se direccionarán siempre a Soluciones de SAP Ariba Buying al iniciar sesión.

● Cualquier persona que no pertenezca al grupo Administrador de compras se redireccionará siempre a compras guiadas.

144PUBLICPÚBLICO



El parámetro Application.GuidedBuy.RedirectMatchUserAccountField está configurado.

Especifica el campo de la cuenta predeterminada para los usuarios redirigidos.

Valor predeterminado: Accounting.ProcurementUnit.UniqueName

Puede cambiar el valor de este parámetro a una vía de acceso del campo de la notación con puntos que evalúa a un campo en el perfil del usuario (como la contabilidad o la unidad de compras). A continuación, puede fijar el valor del parámetro Application.GuidedBuy.RedirectMatchUserAccountValues en los valores correspondientes para la vía de acceso del campo definida (para los casos en los que desea que los usuarios sean redirigidos a la compra guiada).

El parámetro Application.GuidedBuy.RedirectMatchUserAccountValues está configurado.

Especifica los valores de la cuenta predeterminada para los usuarios redirigidos.

Valor predeterminado: US100

Para actualizar esta configuración, haga que su contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio. Un agente de atención al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento de la solicitud.

SugerenciasPuede saber qué solicitudes de compra se crearon en compras guiadas ejecutando una búsqueda de solicitudes de compra con el filtro Sistema fuente. Indique Compra guiada de Ariba en el campo de filtro de búsqueda cuando realice la búsqueda. Los usuarios que no se redirigen a compras guiadas cuando acceden a una de estas solicitudes de compras, ven el campo Sistema fuente en la cabecera de la solicitud de compra que muestra un valor de Compra guiada de Ariba. Este campo no se muestra para solicitudes de compra no guiada.


Consejos útiles para modificar y cancelar solicitudes de compra [página 145]Copia de solicitudes de compra [página 146]

Consejos útiles para modificar y cancelar solicitudes de compraAl modificar, cancelar o editar una solicitud de compras, esta se ve afectada de la forma siguiente:

● Si una fecha Retrasar compra hasta se ha especificado para una solicitud de compra, la solicitud de compra permanece en el estado Aprobado hasta la fecha Retrasar compra hasta. En esta fecha, los pedidos de


PUBLICPÚBLICO 145

compra se envían realmente a los proveedores y el estado de la solicitud de compra cambia a Pedido. Si necesita cambiar una solicitud aprobada durante el tiempo en el que esté retenida, haga clic en Editar cuando visualice los detalles de la solicitud. Una vez que el estado de la solicitud cambia a Pedido, haga clic en Cambiar para cambiar la solicitud.

● Si está activada la Agregación de demanda en su sitio y si cualquiera de los artículos en línea en su solicitud de compra se retiene para la agregación, no puede editar ni eliminar estos artículos en línea después de que se haya aprobado completamente la solicitud de compra. No se generan pedidos de compra para estos artículos. Si todos los artículos en línea en su solicitud de compra se retienen, no se genera ningún pedido de compra y la solicitud de compra permanece en el estado Aprobado. Para más información sobre la agregación de demanda, consulte Agregación de demanda y las solicitudes de compra agregadas [página 172].

● Puede cambiar o cancelar una solicitud de compra que esté en el estado Pedido, si es un agente de compras, un solicitante o el preparador, o si esta actividad es parte de su función de trabajo.

● Si cambia o cancela una solicitud, se crea una nueva versión de la solicitud, se identifica con un número de versión V2 y se envía a aprobar. Cuando se aprueba un pedido de cambio, se genera una nueva versión de cada pedido que haya sido impactado con el cambio y se envía a los proveedores. Cuando se aprueba un pedido de cancelación, se cambia el estado de la solicitud a Cancelado y todos los pedidos asociados con la solicitud se cancelan.

● Si cambia una solicitud suprimiendo todos los artículos en línea asociados con un pedido de compra específico, se cancela el pedido después de que se haya aprobado completamente una nueva versión de la solicitud. Si suprime todos los artículos en línea en la solicitud, ésta y todos los pedidos de compra asociados se cancelan después de que se haya aprobado completamente una nueva versión de la solicitud.

● Si cambia una solicitud aprobada, la V2 de esa solicitud se crea y pasa al estado Enviado, pendiente de aprobación. En este punto, si genera el Informe detallado de solicitud, la V1 y la V2 de la solicitud se listan en el informe, pero la V2 de la misma se visualiza en el informe como "Sin clasificar" en la columna Pedido (es decir, la V2 no se ve como asociada a ningún pedido). El comportamiento es transitorio y sólo permanece hasta que se apruebe la V2 y pase al estado Pedido.

● Si está editando un artículo en línea a partir de un pedido cuyo estado es Expedición, Expedido o Recepción, puede cambiar cualquier campo excepto: Código de mercancía, Descripción de artículo, Proveedor, Ubicación de proveedor, ID auxiliar de pieza de proveedor, Número de pieza de proveedor, Unidad de medida y Precio unitario. Tenga en cuenta que, aunque puede cambiar la cantidad y el importe, no pueden ser inferiores a lo que ya se ha expedido, recibido o facturado.

Copia de solicitudes de compra

Puede copiar solicitudes de compra independientemente del estado que tengan.

Al copiar una solicitud de compra, su solución de compras evalúa los campos de datos de la solicitud de compra copiada del siguiente modo:

● Retrasar compra hasta y Fecha para la que se requiere no se copian y se tienen que introducir antes de enviar la solicitud copiada.

● No se copian los artículos de catálogo de los catálogos de PunchOut. Tiene que realizar un punch-out en el sitio del catálogo del proveedor de nuevo y agregar los artículos manualmente.

● Los comentarios y los adjuntos no se copian.● Se agrega un registro de histórico a la nueva solicitud copiada para indicar que se ha creado esta solicitud

como una copia.

146PUBLICPÚBLICO


● Se copia y se valida el valor del solicitante (De parte de). Se visualiza un mensaje de error si ya no está activo el solicitante en el sistema.

● Los valores predeterminados de contabilidad y de dirección se basan en la configuración de código de mercancía. Si no se puede encontrar una configuración de código de mercancía, se configuran los valores predeterminados basándose en el perfil del usuario actual del solicitante.

● Para los artículos de servicio, se copian los detalles siguientes y puede que se tengan que actualizar antes de enviar la solicitud de servicio:○ Importes previstos y máximos○ Fechas de inicio y finalización del servicio○ Artículos secundarios incluyendo sus importes

● Se aplican los tipos de conversión de moneda más recientes.● Los descuentos, cargos e impuestos se copian junto con los artículos en línea, basándose en las siguientes

reglas:○ Se copian los descuentos aplicados en los artículos en línea.○ El código de impuesto sólo se copia si se ha activado. Si un código de impuesto no está activado, se aplica

otro código basado en la consulta de códigos de impuesto.○ Se copian los cargos sólo si el tipo de cargo está activo.○ El código de impuesto aplicado en un cargo sólo se copia si el código de impuesto está activado. De lo

contrario, se copia sólo el cargo.● Se evalúan las restricciones de vista de catálogo para el solicitante cuando se copian. Se visualiza un mensaje

de error para cualquier artículo en línea que no sea válido o que no esté disponible para el solicitante.● Se valida la información de proveedor. Se visualiza un mensaje de error para cualquier campo no válido.● Se aplican los contratos del siguiente modo:

○ Si los artículos en línea originales estaban asociados con un contrato, y ese contrato es aún válido, se asocian los artículos en línea copiados con el contrato.

○ Si los artículos en línea originales no se han asociado con un contrato y un nuevo contrato se ha creado después de crear la solicitud original, se aplica el nuevo contrato a los artículos en línea copiados.

○ Si el contrato que se aplica a la solicitud original se cierra o si ha expirado el contrato, y no se ha creado ningún contrato nuevo, no se asocia ningún contrato con los artículos en línea copiados.

● Si se retiene cualquier artículo en línea para la consolidación, cuando copia la solicitud de compra, también se copian los artículos en línea retenidos y se visualizan en la tabla Artículos en línea. Cuando envía la copia de la solicitud de compra, estos artículos en línea de nuevo se evalúan para que se puedan elegir para la agregación.

● El flujo de aprobación para la solicitud copiada se determina basándose en los requisitos de aprobación de la solicitud. Por ejemplo, un cambio de tasa de moneda puede impactar en los valores de importe local utilizados para determinar el flujo de aprobación.

● Si faltan los detalles de impuestos en la solicitud de compra original para uno o más artículos en línea y su administrador ha activado el parámetro Establecer el código de impuesto como nulo en la copia de la solicitud de compra cuando faltan detalles de impuestos (Application.Purchasing.SetTaxCodeAsNullOnRequisitionCopyWhenTaxDetailsAreMissing), el código de impuesto se establece en nulo en la solicitud de compra copiada.

Si un artículo en línea en una solicitud contiene un precio predeterminado para el artículo de CDF, incluso si ese precio es de 0€, el precio CDF se copia a la solicitud. Si el precio predeterminado no se especifica en CDF, el precio de la solicitud original se copia a la nueva solicitud. A menos que lo cambie el comprador cuando cree una solicitud, este precio es lo que el proveedor ve cuando recibe la solicitud de colaboración.


PUBLICPÚBLICO 147

NotaSi intenta copiar una solicitud de compra que se haya originado en SAP Fieldglass en la página de resultados de búsqueda de la solicitud de compra, se visualiza el siguiente mensaje de error: «No se puede copiar el documento aprobable externo.» Si selecciona un número de solicitudes de compra por copiar y solo algunas de las solicitudes se han originado en SAP Fieldglass, los ID de las solicitudes de compra SAP Fieldglass se incluyen en el mensaje de error. Por ejemplo, «No se puede copiar el documento aprobable externo. ID PR20 , PR22.» Puede suprimir las solicitudes de compra identificadas de su selección y continuar con el proceso de copia del resto de las solicitudes de compra seleccionadas.

NotaAl copiar una solicitud de compra existente, por ejemplo, con la opción Volver a comprar, los artículos Spot Buy no se copian en la nueva solicitud de compra. Para volver a comprar un artículo de mercado de Spot Buy, debe añadir el artículo a su carrito directamente desde una búsqueda de catálogo de Spot Buy.


Set tax code as null on requisition copy when tax details are missingCómo copiar solicitudes de compraDatos copiados con solicitudes de compra

Reserva de artículos de inventario al crear solicitudes de compra para sitios integrados con SAP ERPLa mayoría de las organizaciones prefieren cumplir con los requisitos de adquisición del inventario primero antes de optar por comprar externamente. En SAP Ariba Buying y SAP Ariba Buying and Invoicing, para los sitios integrados con SAP ERP, los compradores pueden verificar y reservar artículos materiales que están presentes en el inventario antes de iniciar el proceso de compra externo.

Cuando un comprador selecciona un artículo de material del catálogo para su adquisición, el catálogo indica si el artículo está disponible en el inventario. El comprador puede agregar artículos del inventario y otros artículos del catálogo que no están presentes en el inventario, y luego pagar el carrito. En la solicitud de compra que se crea, los artículos del inventario se enumeran por separado en la tabla Artículos en línea de inventario.

Cuando el comprador envía la solicitud de compra, se mueve a través del proceso de aprobación. Puede configurar el proceso de aprobación para las solicitudes que contienen artículos solicitados del inventario. Por ejemplo, en el editor del proceso de aprobación, puede verificar el valor de la condición predefinida Requisition.hasReservedLines para incluir los usuarios que pertenecen al grupo Gestor de almacén como responsables de aprobación.

Una vez que se reciben todas las aprobaciones configuradas, se crean documentos de reserva para los artículos del inventario y se crean órdenes de compra para los artículos que se deben adquirir externamente.

148PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/4c9dec073a434f19a56bf9b5ca39644b.html

https://help.sap.com/viewer/9ab0e7087df040d3bd7187b0650fc96c/cloud/es-ES/c97386d01d984d16af0f1588a6b99eec.html#loioc97386d01d984d16af0f1588a6b99eec

https://help.sap.com/viewer/9ab0e7087df040d3bd7187b0650fc96c/cloud/es-ES/c97386d01d984d16af0f1588a6b99eec.html#loio98592903ab8c45068a64aaccf08a7003

NotaSi el flujo de aprobación no está configurado, los documentos de reserva y las órdenes de compra se crean inmediatamente después de enviar la solicitud.

Los documentos de reserva se envían a SAP ERP para reservar los artículos y confirmar la reserva. Según la respuesta recibida de SAP ERP para cada documento de reserva, el estado del documento se muestra como Reservado o Fallido en la solución de compra de SAP Ariba.

Para obtener más información sobre los documentos de reserva, consulte Documentos de reserva [página 150].

Sustitución de reservas de inventario

Aunque los artículos materiales que necesita están presentes en el inventario, puede elegir adquirirlos a través de compras externas. Puede mover los artículos en línea de inventario a la tabla que contiene los artículos en línea para ordenar. Puede realizar esta acción mientras crea o edita la solicitud de compra, la envía o la aprueba. Para sustituir las reservas de stock, debe pertenecer al grupo Gestor de almacén.

NotaPuede anular las reservas de inventario solo en la primera versión de la solicitud de compra.

Requisitos previos

● Configure SAP Ariba Cloud Integration Gateway para integrar los datos del catálogo desde un sistema SAP ERP con Ariba Network a la perfección.

● Configure SAP Ariba Cloud Integration Gateway para admitir la comprobación del stock de artículos de inventario y hacer reservas.

● Active o configure los siguientes parámetros de configuración del sitio. El administrador puede cambiar estos parámetros en el Administrador de Ariba en Gestor de configuración inteligente Gestionar configuraciones .○ Activar la reserva de inventario para SAP ERP

(Application.Purchasing.EnableInventoryReservation)Al activar este parámetro se desencadena la tarea programada Cargar campos de inventario que crea los siguientes campos de catálogo personalizados (atributos suplementarios) automáticamente:○ Planta○ Almacenes○ Número de material○ Grupo de material○ Identificador de stock

Estos campos son necesarios para que la información relacionada con el inventario se consuma y se visualice en la interfaz de usuario del catálogo.

NotaLos campos pueden tardar hasta 24 horas en crearse.


PUBLICPÚBLICO 149

Si su sitio tiene uno o más campos existentes con los mismos nombres, las tareas programadas fallarán y no se crearán campos. A continuación, debe ponerse en contacto con un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba para que estos campos se creen manualmente en su sitio.

○ Configurar las opciones de servicio de inventario (Application.Catalog.IS.TenantConfig)○ Activar predeterminación basada en planta

(Application.Common.EnablePlantBasedDefaultingForSAP)Para obtener información sobre los parámetros, consulte los temas Referencia de los parámetros del Gestor de configuración inteligente.

● Cree los siguientes campos de catálogo personalizados (atributos suplementarios) para permitir que la información relacionada con el inventario se consuma y se muestre en la interfaz de usuario del catálogo. SAP Ariba crea estos campos para usted.○ Planta○ Almacenes○ Número de material○ Grupo de material○ Identificador de stock

● Ejecute las tareas de importación de datos siguientes:○ Importar planta a asignación de organización de compras para asignar plantas a organizaciones de

compra.○ Importar datos de plantas para importar datos de plantas.○ Importar almacén para importar almacenes.

Restricciones

● No puede activar el parámetro Activar predeterminación basada en planta (Application.Common.EnablePlantBasedDefaultingForSAP) para los sitios de cliente existentes. Dado que la capacidad de reserva de inventario requiere que este parámetro esté activado, esta función solo se puede activar para los nuevos sitios de cliente.

● No pueden agregar artículos de inventario a los pedidos de cambio.● No puede enviar correos electrónicos ni imprimir documentos de reserva.● No puede buscar documentos de reserva directamente en el panel de instrucciones. Puede buscar una

solicitud de compra y, a continuación, ver los documentos de reserva asociados.● No puede utilizar los datos en los documentos de reserva para crear informes.

Documentos de reserva

Los documentos de reserva se crean para los artículos de inventario que se solicitan en una solicitud de pedido.

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Creación, modificación y cancelación de documentos de reserva

Cuando la primera versión de la solicitud de pedido se envía y se aprueba, se crean uno o más documentos de reserva. Los documentos de reserva se crean agrupando los artículos en línea de inventario según el tipo de contabilidad y la fecha en la que se necesitan los artículos. Posteriormente, no puede cambiar los artículos en línea de inventario en la solicitud y, por lo tanto, no puede modificar los documentos de reserva. Solo puede cancelar los documentos de reserva después de que el estado cambie a Reservado.

Cómo reservar artículos del inventario [página 153]

Cómo cancelar reservas de inventario [página 154]

Estados de documento de reserva

Los documentos de reserva se desplazan a través de diferentes estados que se describen en la siguiente tabla:

Estado de documento de reserva Descripción

Reserva El documento de reserva se crea y se envía a SAP ERP una vez que la solicitud de pedido se ha enviado y se ha aprobado por completo.

Reservado Se recibe una notificación de reserva con éxito de SAP ERP.

Fallido Se recibe una notificación de error de reserva de SAP ERP.

Cancelando El documento de reserva se cancela en las soluciones de compra de SAP Ariba, y la notificación de cancelación se envía a SAP ERP.

Cancelado Se recibe una notificación de cancelación con éxito de SAP ERP.



Flujo de trabajo para la reserva de inventario para sitios integrados con SAP ERP

El flujo de trabajo de extremo a extremo para verificar los detalles de los artículos de inventario en Soluciones de SAP Ariba Procurement y reservarlos incluye el flujo de datos entre el sistema SAP ERP, SAP Ariba Cloud Integration Gateway, Ariba Network, y la solución de aprovisionamiento SAP Ariba.

Verificar los detalles de los artículos de inventario en Soluciones de SAP Ariba Procurement y reservarlos implica los siguientes pasos de alto nivel:

1. Un administrador lleva a cabo las tareas siguientes:○ activa el Servicio de inventario para su sitio al establecer una opción de configuración del sitio.


PUBLICPÚBLICO 151

○ establece una opción de configuración del sitio SAP Ariba para que la solución identifique los catálogos que contienen artículos de inventario.

○ establece una opción de configuración del sitio SAP Ariba para que la solución admita la configuración predeterminada basada en la planta.

○ crea los siguientes campos de catálogo personalizados (atributos suplementarios) para permitir que la información relacionada con el inventario se consuma y se muestre en la interfaz de usuario del catálogo:○ Planta○ Almacenes○ Número de material○ Grupo de material○ Identificador de stock

2. Un administrador realiza las configuraciones siguientes:○ Configura SAP Ariba Cloud Integration Gateway para admitir la comprobación de los detalles del

inventario.○ Configura SAP Ariba Cloud Integration Gateway para integrar los datos del catálogo desde un sistema SAP

ERP con Ariba Network a la perfección.3. Los catálogos que contienen artículos de inventario se envían desde el sistema SAP ERP a Ariba Network a

través de SAP Ariba Cloud Integration Gateway.4. Los catálogos se descargan a la solución SAP Ariba cuando se ejecuta la tarea programada Sincronización

completa de suscripciones de Ariba Network.Se publican después de la validación, aprobación y activación.

5. La tarea programada Cargar catálogo MRO a IMS que se ejecuta cada 30 minutos, carga los catálogos al Servicio de inventario.

6. Un trabajo programado del servicio de inventario comprueba periódicamente en el sistema SAP ERP (a través de SAP Ariba Cloud Integration Gateway, add-on para SAP ERP) los detalles de los artículos de inventario .

7. Un usuario en el proceso de adquisición de un artículo de inventario, busca en el catálogo.La cantidad de stock disponible se muestra en la página de resultados de búsqueda del catálogo.

8. El usuario hace clic en Seleccionar para ver los detalles del artículo de inventario.La página de detalles del artículo muestra los detalles del inventario, tales como, Planta, Ubicaciones de almacenamiento, Número de material, Grupo de materiales e Identificador de stock de forma predeterminada. También puede configurar estos campos para que se muestren en las páginas de resultados de búsqueda del catálogo.

9. El usuario hace clic en Especificar cantidad para especificar la cantidad necesaria.Una ventana emergente muestra los diferentes almacenes y la cantidad de stock disponible en ellos.

10. El usuario especifica la cantidad que se reservará de cada ubicación de almacenamiento individualmente y hace clic en Agregar al carrito para agregar los artículos al carrito.El menú emergente de contenido del carrito muestra los artículos de cada ubicación de almacenamiento como un artículo en línea separado.

11. El usuario hace clic en Revisar carrito para revisar los artículos agregados al carrito.Los artículos de inventario se muestran en la nueva pestaña Artículos de inventario.

12. El usuario envía la solicitud de pedido para su aprobación.13. Después de que la solicitud de compra se haya aprobado por completo, se crean uno o más documentos de

reserva.Los documentos de reserva se crean agrupando los artículos de inventario según el tipo de contabilidad y la fecha en la que se necesitan los artículos.

14. La solicitud de reserva para artículos de inventario se envía a SAP ERP para confirmar la reserva.

152PUBLICPÚBLICO


Cómo reservar artículos del inventario

Al crear solicitudes de pedido, si los artículos necesarios están en el inventario, los artículos se pueden reservar y aprovisionar desde los almacenes de la organización.

Contexto

Puede crear una solicitud de pedido que contenga tanto los artículos que deben suministrarse externamente como los artículos que se deben aprovisionar desde el inventario.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Solicitud de compra .2. Para buscar y seleccionar los artículos requeridos, utilice las distintas opciones de la página Inicio del

catálogo.

Para más información acerca de cómo utilizar las opciones de catálogo, consulte Página Inicio del catálogo.3. Seleccione los artículos que desea comprar o reservar, y especifique la cantidad necesaria para cada uno.

Luego haga clic en Agregar al carrito.4. Haga clic en Proceder para confirmar la compra. Puede editar los detalles de su solicitud de compra desde

aquí.5. Introduzca la fecha requerida y verifique la categoría de cuenta.

NotaLa fecha requerida y la categoría de cuenta son valores obligatorios, ya que los documentos de reserva se crean en función de estos valores.

6. Agregue más artículos, elimine las líneas existentes o envíe la solicitud de compra a aprobación.

Los artículos de la tabla Artículos en línea se suministran de forma externa colocando los pedidos de compra en los proveedores. Los artículos de la tabla Artículos en línea del inventario se obtienen reservando desde almacenes.

7. Para ver el flujo de aprobación y agregar más aprobadores, haga clic en Mostrar flujo de aprobación en la página Resumen.

8. Si pertenece al grupo Gestor de almacén, puede optar por aprovisionar un artículo de inventario externamente presentando un pedido de compra. Seleccione el artículo en la tabla Artículos en línea de inventario y haga clic en Orden del proveedor.

El artículo en línea de inventario pasa a la tabla Artículos en línea.

NotaPara anular este cambio y reservar el artículo en línea del inventario, primero debe borrar el artículo de la tabla Artículos en línea. Luego, vuelva a agregarlo desde el catálogo.


PUBLICPÚBLICO 153

https://help.sap.com/viewer/fa7cf76d77b34c6daa1679816d37fefb/cloud/es-ES/6b0b739ac1da1014a340c7965880ab42.html

9. Si la solicitud de pedido contiene artículos que deben aprovisionarse de forma externa, complete los pasos restantes para crear la solicitud de pedido. Encontrará más información en Cómo crear una solicitud a partir del panel de instrucciones [página 15].

10. En la página Resumen, haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación.11. Si hay configurado un flujo de aprobación, los responsables de aprobación que pertenecen al grupo Gestor de

almacén pueden mover los artículos de inventario a la tabla Artículos en línea para pedirlos a los proveedores. Seleccione el artículo en la tabla Artículos en línea de inventario y haga clic en Orden del proveedor. A continuación, apruebe la solicitud de compra.

Resultados

● Una vez enviada y aprobada la solicitud de compra, se crean los siguientes documentos:○ Los documentos de reserva se crean para los artículos en línea que se deben obtener del inventario. Los

documentos de reserva se crean agrupando los artículos de inventario según el tipo de contabilidad y la fecha en la que se necesitan los artículos.

○ Los pedidos de compra se crean para los artículos en línea que deben aprovisionar los proveedores.● La solicitud de reserva se envía a SAP ERP para confirmar la reserva.● Cuando se crea el documento de reserva, su estado inicial se visualiza como Reservando. Cuando se recibe

una notificación de reserva correcta de SAP ERP, el estado cambia a Reservada. Para obtener más información sobre los estados de documento de reserva, consulte Documentos de reserva [página 150].



Cómo cancelar reservas de inventario

Puede cancelar un documento de reserva creado anteriormente para una solicitud de pedido. Cancelar una reserva no afecta al estado o la versión de la solicitud de pedido.

Contexto

Solo puede cancelar un documento de reserva si tiene el estado Reservado. La cancelación de documentos de reserva se anota en la pestaña Histórico de la solicitud de compra. Puede cancelar un documento de reserva en cualquier versión de la solicitud de compra.

NotaLa cancelación de una solicitud de pedido no cancela los documentos de reserva asociados. El estado de los documentos de reserva sigue siendo el mismo.

154PUBLICPÚBLICO


Procedimiento


2. Introduzca términos de búsqueda en el campo de búsqueda.3. Realice una de estas acciones:


búsqueda. La búsqueda se inicia automáticamente.4. Haga clic en el ID o en el título de la solicitud de pedido asociada con la reserva que desea cancelar.5. En la solicitud de compra, haga clic en la pestaña Pedidos.6. En la tabla Reservas, seleccione uno o más documentos de reserva para cancelación.

NotaLos documentos de reserva que desea cancelar deben tener el estado Reservado.

7. Haga clic en Cancelar reserva.8. Introduzca los comentarios relevantes. A continuación, haga clic en Aceptar.

Resultados

Cuando se cancela el documento de reserva, su estado inicial se visualiza como Cancelando. Cuando se recibe una notificación de cancelación correcta de SAP ERP, el estado cambia a Cancelado. Para obtener más información sobre los estados de documento de reserva, consulte Documentos de reserva [página 150].



Gestión de solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajoEsta función proporciona la integración en SAP ERP o SAP S/4HANA para dar soporte a los procesos de compras relacionados con los servicios de mantenimiento rutinario para las plantas y la maquinaria de una organización compradora. Los usuarios compradores pueden importar solicitudes de compras basadas en órdenes de trabajo desde SAP ERP o SAP S/4HANA y procesarlas en una configuración combinada que incluye el escritorio de operaciones de compra y la solución de compra.

Determinadas organizaciones compradoras que tienen SAP ERP o SAP S/4HANA como su sistema back end utilizan órdenes de trabajo de mantenimiento planificadas para aprovisionar servicios de mantenimiento y


PUBLICPÚBLICO 155

reparación para sus centros y maquinaria. Estas órdenes de trabajo proceden del módulo Mantenimiento de centro en SAP ERP o SAP S/4HANA y describen los materiales y los servicios necesarios para cumplir estos pedidos. En los supuestos en los que uno o más artículos enumerados en dichas órdenes de trabajo no estuvieran disponibles en el inventario, SAP ERP o SAP S/4HANA generará solicitudes de pedido para ellos. Estas solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo se pueden importar y procesar en las soluciones de compra de SAP Ariba.

Los usuarios compradores pueden importar solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo con el método de canal de archivos o los servicios web y, a continuación, procesar estas solicitudes de compra en una configuración combinada que implique la solución de compra y el escritorio de operaciones de compra.

Las solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo importadas desde SAP ERP o SAP S/4HANA pueden incluir bienes o artículos de servicio. Estas solicitudes de compra entran en el flujo de aprobación de la solución de compras y fluyen automáticamente hacia el escritorio de operaciones de compra para la aprobación por parte de los agentes del escritorio de operaciones de compra. Este proceso ofrece la ventaja de aprovechar la experiencia de los agentes del escritorio de operaciones de compra para validar los detalles de los artículos en línea en las solicitudes de compra. Los agentes del escritorio de operaciones de compra pueden editar estas solicitudes de compra y realizar las siguientes acciones antes de completar su aprobación:

● Identificar los proveedores preferidos para cumplir los pedidos● Revisar los catálogos de varios proveedores y sustituir los artículos por encargo con artículos de catálogo que

coincidan con los proveedores adecuados● Crear una solicitud de oferta (RFQ) para iniciar la colaboración con los proveedores adecuados e identificar los

mejores proveedores

La solución de compra crea pedidos cuando las solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo están totalmente aprobadas. Según el tipo de artículo (bienes o artículos de servicio), los compradores y los proveedores pueden crear recibos de bienes u hojas de entrada de servicios y completar los procesos de facturación y pago de los artículos pedidos.

NotaEsta función solo se puede aplicar a sitios en los que la solución SAP Ariba Procurement (con la capacidad del escritorio de operaciones de compra activada) está integrada con una solución de SAP Ariba Sourcing para la funcionalidad de la solicitud de oferta (RFQ).

La página Resumen de una solicitud de compra incluye un campo ID de documento que contiene el ID de la solicitud de sourcing asociada enviada a un proveedor.

ID de orden de trabajo en la interfaz de usuario

Las solicitudes de pedido, los pedidos de compra y las facturas asociadas con órdenes de trabajo muestran un campo ID de orden de trabajo que contiene el ID de la orden de trabajo a la que se hace referencia. Esto permite a los usuarios realizar un seguimiento de los documentos asociados con las órdenes de trabajo referenciadas. Este campo también aparece para las solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo que se visualizan en el panel en el escritorio de operaciones de compra.

Al importar solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo, el ID de la orden de trabajo referenciada se especifica como InternalOrder en el nivel de contabilidad dividida de artículos de línea. Sin embargo, en la interfaz de usuario, el ID se muestra como ID de orden de trabajo en el nivel de cabecera de la solicitud de compra. Si se especifican diferentes órdenes de trabajo para diferentes líneas de división de contabilidad, entonces todos los ID se visualizan en el nivel de cabecera separados por comas.

156PUBLICPÚBLICO


Especificación de ID de orden de trabajo al importar solicitudes de compra

El archivo RequisitionSplitAccounting.csv que utiliza la tarea de importación de datos Importar solicitudes de compra incluye un campo IsWorkOrder. Este campo contiene un valor booleano que indica si se trata de una solicitud de compra basada en órdenes de trabajo. El valor del campo InternalOrder indica el ID de la orden de trabajo asociada a la solicitud de compra en el sistema externo. A continuación se muestra un ejemplo del archivo RequisitionHeader.csv que utiliza esta tarea:

Cp3456 Requisition_Number,Line_Number,NumberInCollection,Percentage,Amount,Currency,Quantity,CompanyCode,CostCenter,GeneralLedger,WBSElement,Asset,SubNumber,InternalOrder,IsWorkOrderReqImport,2,1,80,,,,"3000","0000004120","0000404000",,,, 000000100015,trueReqImport,2,2,20,,,,"3000","0000002300","0000405000",,,, 000000100016,true

La tarea de servicios web Importar solicitudes de compra también incluye el campo WorkOrderID para las solicitudes de compra importadas asociadas a las órdenes de trabajo.

Requisitos previos para procesar una solicitud de compra basada en orden de trabajo [página 157]

Flujo de trabajo para procesar una solicitud de compra basada en orden de trabajo [página 158]

Cómo sustituir un artículo en una solicitud basada en pedido de trabajo [página 160]

Cómo enviar una solicitud de oferta para una solicitud de compra basada en órdenes de trabajo [página 160]

Cómo aceptar una oferta para una solicitud de compra basada en una orden de trabajo [página 161]

Cómo cancelar una solicitud de colaboración para una solicitud de compra basada en una orden de trabajo [página 162]

Requisitos previos para procesar una solicitud de compra basada en orden de trabajo

● Para activar esta función, su contacto del servicio de asistencia designado debe enviar una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia a SAP Ariba hará el seguimiento de la solicitud. SAP Ariba configura lo siguiente para activar esta función en su sitio:○ Application.Purchasing.WorkOrderReqRfqSupport○ Application.Budget.ExcludeRealTimeBudgetChecksOnImportedRequisitions○ Application.Procure.IncludeErrorCodeInWebServiceErrorResponse

● Su solución de compras debe estar integrada con SAP Ariba Sourcing (específica para la funcionalidad de la solicitud de oferta [RFQ]). Contacte con el servicio de asistencia de SAP Ariba para recibir ayuda con la configuración.

● La capacidad de escritorio de operaciones de compra debe estar activada en la solución de compras. Contacte con el servicio de asistencia de SAP Ariba para recibir ayuda con la configuración.Para obtener más información, consulte Escritorio de operaciones de compra para soluciones de compras.

● La solución de compras subyacente debe estar activada para admitir la colaboración con los proveedores. Contacte con el servicio de asistencia de SAP Ariba para recibir ayuda con la configuración.

● Un miembro del grupo Administrador de integración debe consultar el diccionario de datos y aplicar la utilidad de gestión de migración de integración en Ariba Administrator (área de trabajo Gestor de


PUBLICPÚBLICO 157

https://help.sap.com/viewer/84a1a4d7d1684a3b860ddf836e657f9f/cloud/en-US/416d581c25314e639703f8fef6d181ca.html

integración Definición de datos ) para revisar y aceptar los cambios de definición de datos para esta función. Para obtener más información sobre cómo aceptar los cambios en una definición de datos, consulte Reviewing the data definition of export and import tasks.

● La solución de compras debe estar configurada para admitir SAP Ariba Cloud Integration Gateway:Para obtener más información, consulte Cómo habilitar SAP Ariba Cloud Integration Gateway en las soluciones de SAP Ariba Procurement.

● La solución de compras debe estar integrada en SAP ERP o SAP S/4HANA mediante SAP Ariba Cloud Integration Gateway.Para obtener más información, consulte la SAP Ariba Cloud Integration GatewayGuía de resumen.

● Debe habilitar la función de solicitudes de pedido iniciadas en ERP en SAP ERP o SAP S/4HANA.Para obtener más información, consulte Solicitud de pedido iniciada en ERP.

● Debe configurar el programa para exportar los registros de solicitudes de pedido basadas en órdenes de trabajo en SAP ERP o SAP S/4HANA.Para obtener más información, consulte Transactions for SAP Ariba Procurement solutions.

● Su integración del sitio debe admitir el envío de solicitudes basadas en órdenes de trabajo desde SAP ERP o SAP S/4HANA a su solución de compras mediante SAP Ariba Cloud Integration Gateway.Para obtener más información, consulte IG-11130: Integración para admitir el envío de solicitudes de compra basadas en órdenes de trabajo.

● Deberá ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras para poder crear una solicitud de sourcing para una solicitud de compra. Además, debe pertenecer a uno de los grupos siguientes para poder gestionar las solicitudes de compra en el escritorio de operaciones de compra:○ Agente de escritorio de Procurement del comprador○ Gestor de escritorio de Procurement del comprador

Flujo de trabajo para procesar una solicitud de compra basada en orden de trabajo

158PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/27d44834e9164377b324539985725ecd/cloud/en-US/6bc5789ac1da1014bbabd423045a7a49.html#loio6bca5e2fc1da101482bcfe783fad2ff4

https://help.sap.com/viewer/63a2629582ae40f1b7ff0f8b9b9b1c6f/LATEST/en-US/3cbbbd819f484985aa264badd64acfb0.html

https://help.sap.com/viewer/63a2629582ae40f1b7ff0f8b9b9b1c6f/LATEST/en-US/3cbbbd819f484985aa264badd64acfb0.html

https://help.sap.com/viewer/1b1724b5f3e248568430b640c0412c24/LATEST/en-US

https://help.sap.com/viewer/1b1724b5f3e248568430b640c0412c24/LATEST/en-US/d2f9fde31e594289831f8dc8bbcec38d.html

https://help.sap.com/viewer/1b1724b5f3e248568430b640c0412c24/2205/en-US/624f78848d1147f6a410ac55a47c5e9b.html

https://help.sap.com/viewer/DRAFT/d462b7562c1d443192484f440b67d3ed/LATEST/en-US/43d7a50f6a9d4f4cbf9cd59b664a846e.html

https://help.sap.com/viewer/DRAFT/d462b7562c1d443192484f440b67d3ed/LATEST/en-US/43d7a50f6a9d4f4cbf9cd59b664a846e.html

El siguiente gráfico describe un flujo de trabajo de alto nivel para una solicitud de compra basada en orden de trabajo:

1. Un administrador de clientes importa una solicitud de compra basada en orden de trabajo desde SAP ERP o SAP S/4HANA.La solicitud de compra introduce el flujo de aprobación en la solución de compra.

2. Todos los responsables de aprobación antes del agente de escritorio de las operaciones de compra en el flujo de aprobación finalizan su aprobación.

3. La solución de compra envía la solicitud de compra al escritorio de operaciones de compra. Dependiendo de las reglas de cola configuradas en el escritorio de operaciones de compras, la solicitud de compra se asigna a un agente de escritorio de operaciones de compra para su aprobación.

4. El agente de escritorio de operaciones de compra revisa la solicitud de compra y realiza una de las acciones siguientes, según sea necesario:○ Edita el proveedor y especifica un proveedor preferido.○ Sustituye un artículo por encargo con un artículo de catálogo adecuado de un proveedor preferido.○ Inicia el proceso de colaboración con los proveedores para solicitar ofertas e identificar el mejor proveedor.

5. El agente de escritorio de operaciones de compras aprueba la solicitud de compra.


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La solicitud de compra se envía de vuelta a la solución de compras donde se aprueba completamente.6. La solución de compras genera un pedido de compra.

Después de que el proveedor cumpla con el pedido, los procesos de facturación y pago se completan en función de las entradas de mercancías o las hojas de entrada de servicios totalmente aprobadas.

Cómo sustituir un artículo en una solicitud basada en pedido de trabajo

Durante la edición de una solicitud en el Escritorio de operaciones de compra, puede elegir sustituir un artículo en línea por un artículo de catálogo o contrato de un proveedor preferido.

Procedimiento

1. Haga clic en el icono de más detalles en la fila del artículo que desea sustituir y luego haga clic en Ver.

Aparece una vista detallada que muestra la información a nivel de cabecera básica (por ejemplo, la información Expedir a y Cargar a, y el coste total de la solicitud), los artículos en línea en la solicitud, los comentarios, el registro de histórico y los detalles del proceso de aprobación.

2. Haga clic en Editar y, a continuación, en Ver más.

La solicitud se abre en la solución de compras subyacente.

3. Seleccione el artículo en línea que desea sustituir y haga clic en Más Sustituir .4. Realice una de las acciones siguientes en la página Catálogo:

○ Para sustituir el artículo por un artículo de catálogo, busque el artículo del catálogo y agregue el artículo al carrito de la compra.

○ Para sustituir el artículo por un artículo de contrato, haga clic en Contrato en la sección Comprar por y busque el contrato requerido. Seleccione artículo adecuado del contrato y agregue el artículo en el carrito de la compra.

5. Haga clic en Continuar a "Confirmar la compra" para sustituir el artículo en la solicitud.6. Haga clic en la ficha Escritorio de operaciones de compra para volver al Escritorio de operaciones de compra.

Cómo enviar una solicitud de oferta para una solicitud de compra basada en órdenes de trabajo

Contexto

Puede iniciar el proceso de colaboración con varios proveedores para finalizar el precio y determinadas especificaciones de artículos antes de que se pueda pedir el artículo.

160PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. En la página Inicio, haga clic en la pestaña Escritorio de operaciones de compra.2. En el panel de instrucciones del escritorio de operaciones de compra, seleccione la vista Mis solicitudes de

compra .

3. En la fila de la orden de trabajo adecuada, haga clic en el icono y haga clic en Ver.

Aparecerán los detalles del artículo en línea.4. Haga clic en Crear RFQ.5. Seleccione los artículos en línea que se deben incluir en la solicitud de oferta.6. Introduzca los valores en los campos necesarios.

Campo Descripción

Responder por fecha La última fecha de aceptación de la oferta de un proveedor.

Fecha de inicio La fecha a partir de la cual se aceptan las ofertas.

Fecha de finalización Fecha a partir de la cual no se puede aceptar ninguna oferta.

Seleccionar proveedores Seleccione los proveedores adecuados que deben enviar solicitudes de oferta.

7. Haga clic en Solicitar ofertas en la parte superior de la página.

Resultados

La solicitud de oferta se envía a los proveedores y el subestado de la solicitud de compra cambia a Solicitud de sourcing enviada.

Cómo aceptar una oferta para una solicitud de compra basada en una orden de trabajo

Contexto

En el panel de instrucciones del escritorio de operaciones de compras, una solicitud de compra basada en órdenes de trabajo muestra su estado como Condiciones de determinación de precios recibidas después de que un proveedor envíe una oferta. Puede revisar y aceptar la oferta para iniciar el proceso de Sourcing

Procedimiento

1. En la página Inicio de la solución de compras, haga clic en la pestaña Escritorio de operaciones de compra.2. Seleccione la vista Solicitudes de compra del equipo en el panel de instrucciones del escritorio de

operaciones de compras.


PUBLICPÚBLICO 161

3. En la fila de la orden de trabajo adecuada, haga clic en el ID de RFQ en el campo Documento de seguimiento

Aparecerán los detalles de la oferta enviada por el proveedor.4. Haga clic en Aceptar oferta.

Aparecerá un mensaje de confirmación.5. Revise los precios especificados en el mensaje de confirmación y haga clic en Confirmar.

El estado de la solicitud cambia a Solicitud de Sourcing completada.

Cómo cancelar una solicitud de colaboración para una solicitud de compra basada en una orden de trabajo

Contexto

En el panel de instrucciones del escritorio de operaciones de compras, una solicitud de compra basada en órdenes de trabajo muestra su estado como Condiciones de determinación de precios recibidas después de que un proveedor envíe una oferta. Puede optar por cancelar el proceso de colaboración para esta solicitud de compra en el escritorio de operaciones de compra.

Procedimiento

1. En la página Inicio de la solución de compras, haga clic en la pestaña Escritorio de operaciones de compra.2. Seleccione la vista Solicitudes de compra del equipo en el panel de instrucciones del escritorio de

operaciones de compras.3. En la fila de la orden de trabajo adecuada, haga clic en el ID de RFQ en el campo Documento de seguimiento

Aparecerán los detalles de la oferta enviada por el proveedor.4. Haga clic en Cancelar solicitud.5. Indique un motivo para la cancelación y un comentario opcional.6. Haga clic en Aceptar.

El estado de la solicitud cambia de Condiciones de determinación de precios recibidas a Enviado.

Evitar la agregación o el borrado de adjuntos de las solicitudes de pedido aprobadasLas organizaciones compradoras pueden evitar que se agreguen o borren, de forma accidental o intencionada, adjuntos de solicitudes de pedido aprobadas.

En la configuración predeterminada, los usuarios pueden agregar o eliminar adjuntos de solicitudes aprobadas. Para algunas organizaciones, este cambio puede provocar problemas de conformidad, ya que se considera una

162PUBLICPÚBLICO


alteración del registro info de compras. Las organizaciones que deseen impedir estos cambios pueden optar por habilitar esta función.

Si la función está habilitada, los usuarios que pertenezcan al grupo Gestionar anexos de solicitudes aprobadas podrán agregar o borrar anexos de las solicitudes aprobadas en SAP Ariba Buying y SAP Ariba Buying and Invoicing. Los usuarios que no pertenezcan al grupo Gestionar adjuntos de las solicitudes de compra aprobadas pueden seguir el proceso de orden de modificación para agregar o eliminar adjuntos de las solicitudes aprobadas. El proceso de orden de modificación crea una nueva versión de la solicitud de compra y reinicia el proceso de aprobación para los cambios realizados en la solicitud.

Requisitos previos

Su administrador debe habilitar el parámetro Restringir la posibilidad de agregar o eliminar anexos en solicitudes aprobadas (Application.Purchasing.RestrictAddingOrRemovingAttachmentsOnApprovedRequisitions). Encontrará información sobre el parámetro en Restrict adding or removing attachments on approved requisitions.


PUBLICPÚBLICO 163

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/0c6ae030652b467593853e0c2c68850c.html

Conceptos sobre la creación y gestión de solicitudes de compra agregadas

Requisitos previos para utilizar Agregación de demanda [página 164]

Flujo de trabajo de agregación de demanda [página 165]

Agregación de demanda y las solicitudes de compra agregadas [página 172]

Cómo ver artículos en línea retenidos en el panel de trabajo de compras [página 179]

Cómo asignar artículos en línea retenidos a agentes de compras [página 180]

Cómo crear solicitudes de compra agregadas [página 181]

Cómo agregar artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada existente [página 182]

Cómo sustituir artículos en una solicitud de compra agregada [página 183]

Cómo eliminar artículos en línea de solicitudes de compra agregadas [página 184]

Cómo suprimir una solicitud de compra agregada [página 185]

Cómo comparar detalles de artículos en línea originales y agregados [página 185]

Cómo cancelar la compra de artículos en línea retenidos [página 187]

Cómo crear solicitudes de Sourcing para solicitudes de compra agregadas [página 187]

Cómo cancelar una solicitud de Sourcing enviada para una solicitud de compra agregada [página 188]

Cómo ver solicitudes de Sourcing [página 189]

Gestión de la agregación de demanda para solicitudes de compra ejecutadas por MRP en sitios activados para las funcionalidades de agregación de demandas y comprobación de presupuestos externos [página 190]

Requisitos previos para utilizar Agregación de demandaLas solicitudes de compra agregadas se crean al aprovechar el concepto de Agregación de demanda, en el que los artículos en línea de distintas solicitudes de compra se consolidan en una sola solicitud de compra.

La agregación de demanda le permite sacar provecho del precio por rangos disponible en los contratos. También le ayuda a reducir los costes y el esfuerzo involucrado en el ciclo de compras ya que se generan menos pedidos para los artículos.

Se deben completar las siguientes actividades para poder crear y gestionar solicitudes de compra agregadas:

● La función Agregación de demanda debe estar activada en su sitio.● Su solución de compras debe incluir SAP Ariba Sourcing para poder enviar solicitudes de sourcing a SAP Ariba

Sourcing.● Un administrador de cliente debe configurar reglas de retención de demanda. Los artículos en línea de la

solicitud de compra no están retenidos para consolidación si las reglas de retención de demanda no están

164PUBLICPÚBLICO

Guía de compras para profesionales de comprasConceptos sobre la creación y gestión de solicitudes de compra agregadas

definidas. Son actividades opcionales, pero se recomienda configurar las reglas de asignación y las reglas de agregación. Las reglas de asignación se utilizan para asignar artículos en línea retenidos a agentes de compras mientras que las reglas de agregación se utilizan para agrupar artículos en línea retenidos que están marcados para agregación automática.

● Para acceder al Panel de trabajo de compras y crear solicitudes de compra agregadas, debe ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras.

● En el caso de sitios integrados con sistemas ERP genéricos, debe estar asignado como un usuario responsable para la unidad de compras para la que desea ver y agregar los artículos en línea retenidos.

● Si está activo en su sitio, el solicitante de una solicitud de compra agregada se sustituye automáticamente por el solicitante de la solicitud de compra original si todos los artículos de la solicitud de compra agregada están relacionados con el solicitante de la solicitud de compra original.


Flujo de trabajo de agregación de demanda [página 165]

Flujo de trabajo de agregación de demandaAntes de comenzar a utilizar la agregación de demanda, el gestor de clientes debe configurar reglas de retención de demanda para identificar artículos en línea de la solicitud de compra que se han de retener para consolidación. El gestor de clientes debe también configurar reglas de asignación para asignar artículos en línea retenidos a agentes de compras, así como reglas de agregación para agrupar artículos en línea retenidos marcados para la agregación automática.

La imagen siguiente proporciona un informe muy detallado sobre cómo un artículo en línea retenido para consolidación en una solicitud de compra se mueve al Panel de trabajo de compras, se añade a una solicitud de compra agregada y finalmente se convierte en parte del pedido de compra.


PUBLICPÚBLICO 165

Figura 1: Concepto de agregación de demanda

La imagen siguiente muestra el flujo de trabajo para la agregación de demanda, desde la creación de una solicitud de compra hasta la generación de un pedido de compra para la solicitud de compra agregada.

Figura 2: Flujo de trabajo de agregación de demanda

Actividades anteriores a la agregación [página 167]

Agregación manual [página 167]

Agregación automática [página 168]

Actividades posteriores a la agregación [página 169]

166PUBLICPÚBLICO


Sourcing de una solicitud de compra agregada [página 170]

Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada [página 171]

Actividades anteriores a la agregación

El flujo de trabajo de actividades anteriores a la agregación comienza con la creación de la solicitud de compra original y finaliza cuando esta se aprueba por completo.

Las actividades ejecutadas se ejecutan antes de la agregación.

1. Un solicitante crea una solicitud de compra o un usuario importa solicitudes de compra de sistemas externos.2. El solicitante o su solución de compras envía la solicitud.3. La solución de compras identifica artículos en línea que deben retenerse para consolidación y para agregación

automática de acuerdo con reglas de retención de demanda. La solución de compras asigna artículos en línea retenidos a los agentes de compras, de acuerdo con las reglas de asignación.

4. Los responsables de aprobación editan la solicitud de compra si es necesario y la aprueban.5. La solución de compras invoca reglas de retención de demanda y reglas de asignación cada vez que la solicitud

de compra se envía y cuando se aprueba por completo La solución de compras genera pedidos de compra para artículos en línea que no se han retenido para consolidación.

6. La solución de compras muestra los artículos en línea retenidos en la tabla Artículos retenidos para consolidación en la página de resumen de la solicitud de compra y en el Workbench de compras.


Agregación manual [página 167]Agregación automática [página 168]Actividades posteriores a la agregación [página 169]Sourcing de una solicitud de compra agregada [página 170]Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada [página 171]

Agregación manual

Un agente de compras puede utilizar el Panel de trabajo de compras para crear manualmente una solicitud de compra agregada.

Los siguientes pasos describen cómo puede un agente de compras agregar artículos en línea retenidos para crear una solicitud de compra.

1. El agente de compras abre el Panel de trabajo de compras y ve los artículos en línea retenidos para consolidación. Para obtener más información sobre este paso, consulte Cómo ver artículos en línea retenidos en el panel de trabajo de compras [página 179]:

2. El agente de compras cambie la asignación de los artículos en línea retenidos, si es necesario. Si el agente de compras A asigna un artículo en línea retenido al agente de compras B, el artículo en línea no aparece para el


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agente de compras A. Para obtener más información sobre este paso, consulte Cómo asignar artículos en línea retenidos a agentes de compras [página 180].

3. El agente de compras cancela un artículo en línea retenido, si es necesario. El sistema elimina el artículo en línea retenido del Panel de trabajo de compras y lo marca como Cancelado en la solicitud de compra original. Para obtener más información sobre este paso, consulte Cómo cancelar la compra de artículos en línea retenidos [página 187]:

4. El agente de compras selecciona algunos artículos en línea retenidos desde el Panel de trabajo de compras y los agrega a una solicitud de compra agregada, de una de las siguientes maneras:○ El agente de compras crea una nueva solicitud de compra agregada. Para obtener más información sobre

cómo crear solicitudes de compra agregadas, consulte Cómo crear solicitudes de compra agregadas [página 181].

○ El agente de compras agrega los artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada. Para obtener más información sobre este paso, consulte Cómo agregar artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada existente [página 182]:

5. El agente de compras sustituye un artículo en línea en la solicitud de compra agregada por otro artículo, si es necesario. Por ejemplo, si una solicitud de compra agregada contiene cuatro artículos en línea del proveedor A y un artículo en línea del proveedor B, el agente de compras puede sustituir el artículo en línea del proveedor B por el artículo del proveedor A para aprovechar la ventaja del precio por rangos disponible en los contratos. Para obtener más información sobre este paso, consulte Cómo sustituir artículos en una solicitud de compra agregada [página 183]:

6. El agente de compras edita los artículos en línea en la solicitud de compra agregada, si es necesario.7. El agente de compras elimina un artículo en línea en la solicitud de compra agregada, si es necesario. Es

posible que un agente de compras desea hacer esto si el artículos se puede agregar de manera más efectiva con otros artículos en línea retenidos en el Panel de trabajo de compras. El artículo en línea eliminado vuelve al Panel de trabajo de compras y los cambios que ha realizado el agente de compras al artículo en línea se anulan. Para obtener más información sobre este paso, consulte Cómo eliminar artículos en línea de solicitudes de compra agregadas [página 184]:

8. El agente de compras envía la solicitud de compra agregada.


Agregación automática [página 168]Actividades posteriores a la agregación [página 169]Sourcing de una solicitud de compra agregada [página 170]Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada [página 171]

Agregación automáticaEl administrador del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba puede configurar la solución de compras para que envíe automáticamente las solicitudes de compras agregadas.

En los siguientes pasos se explica cómo se agregan automáticamente los artículos en línea retenidos que están marcados para agregación automática:

1. La solución de compras muestra la etiqueta Marcado para agregación automática en el Panel de trabajo de compras para los artículos en línea retenidos que se han identificado para la agregación automática. La

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solución de compras agrupa los artículos en línea retenidos que están marcados para la agregación automática según las reglas de agregación definidas por el administrador del cliente.

2. Una tarea programada crea y envía las solicitudes de compra agregadas para cada grupo de artículos en línea retenidos creado por la solución de compras. La tarea programada se ejecuta según la programación configurada por el administrador del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba.

NotaLa solución de compras no agrega artículos en línea retenidos si no están asignados a un agente de compras.

NotaEl administrador puede configurar el sitio para actualizar impuestos en solicitudes de compra agregadas automáticamente cuando los agentes de compras editan las solicitudes de compra para seleccionar proveedores. Consulte Allow tax updation in auto-aggregated requisitions on supplier selection.


Actividades posteriores a la agregación [página 169]Sourcing de una solicitud de compra agregada [página 170]Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada [página 171]

Actividades posteriores a la agregación

Cuando la solicitud de compra agregada se haya enviado, será necesario completar una serie de pasos antes de iniciar la solicitud de pago.

Los pasos siguientes describen las actividades posteriores a la agregación. Este flujo de trabajo comienza cuando la solicitud de compra agregada se envía y finaliza cuando se inicia el pago.

1. El agente de compras envía la solicitud de compra agregada o la solución de compras envía la solicitud de compras agregada automáticamente.

2. La solución de compras fija como preparador y solicitante de la solicitud de compra agregada el agente de compras que la ha creado. También fija la unidad de compras de la solicitud de compra agregada como la unidad de compras de los artículos en línea retenidos que se le han agregado.

3. La solución de compras genera el gráfico de aprobación configurado para solicitudes de compra agregadas.4. Los responsables de aprobación editan la solicitud de compra agregada si es preciso y la aprueban.5. La solución de compras genera pedidos de compra para la solicitud de compra agregada y los envía a

proveedores.6. Los proveedores reciben los pedidos y envían los artículos de la forma siguiente:

○ Si un proveedor no soporta el envío de los artículos pedidos a distintas direcciones, todos los artículos se envían a la dirección de expedición del nivel de cabecera del pedido de compra.

○ Si un proveedor soporta el envío de los artículos pedidos a distintas direcciones, cada artículo en línea se envía a su dirección de expedición del nivel de artículo.


PUBLICPÚBLICO 169

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/85f316a93f114789930cc0529cbb76b2.html

7. La solución de compras genera recibos para los pedidos de compra en la solicitud de compra agregada. Los recibos no se generan para artículos en línea retenidos en sus solicitudes de compra originales.

8. El agente de compras aprueba los recibos.9. Los proveedores envían facturas para los pedidos de compra.10. El administrador de facturas reconcilia las facturas e inicia el pago.


Sourcing de una solicitud de compra agregada [página 170]Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada [página 171]

Sourcing de una solicitud de compra agregadaLos siguientes pasos describen el flujo de trabajo para aprovechar SAP Ariba Sourcing para solicitudes de compra agregadas:

1. El agente de compras crea una solicitud de compra agregada seleccionando los artículos en línea retenidos desde el Panel de trabajo de compras. La solicitud de compra agregada se encuentra en el estado En proceso.

2. El agente de compras crea una solicitud de sourcing para la solicitud de compra agregada. La solución de compras envía esta solicitud de Sourcing a SAP Ariba Sourcing.La solicitud de compra agregada no se puede editar hasta que se reciben sus condiciones de determinación de precios o hasta que el agente de compras cancela la solicitud de sourcing. Si la solicitud de compra agregada se envía o se suprime, la solicitud de sourcing se cancela automáticamente.

3. El profesional de sourcing crea una solicitud de sourcing para la solicitud de compra agregada en SAP Ariba Sourcing. Se sigue el flujo de trabajo normal para el proyecto de sourcing y SAP Ariba Sourcing genera las condiciones de determinación de precios para la solicitud de compra agregada.

4. El profesional de sourcing envía las condiciones de determinación de precios a la solución de compras.5. La solución de compras recibe, guarda , y aplica las condiciones de determinación de precios en los artículos

en línea de la solicitud de compra agregada. La solución de compras divide un artículo en línea si se han recibido dos o más condiciones de determinación de precios para este.

6. La solución de compras envía una notificación por correo electrónico al agente de compras cuando se reciben las condiciones de determinación de precios para la solicitud de compra agregada.

7. El agente de compras envía la solicitud de compra agregada.8. La solución de compras genera pedidos de compra para la solicitud de compra agregada, una vez se ha

aprobado totalmente.9. En caso de que se trate de una orden de cambio, el agente de compras no puede enviar una solicitud de

sourcing para la segunda versión de la solicitud de compra agregada si ya se han recibido las condiciones de determinación de precios para la primera versión.


Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada [página 171]

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Solicitudes de compra agregadas [página 176]

Flujos de estado de la solicitud de compra original y agregada

La siguiente tabla enumera los estados de las solicitudes de compra en las que todos los artículos en línea están retenidos para la consolidación. Además, lista los estados de los artículos en línea retenidos y las solicitudes de compra agregadas.

Las solicitudes originales que incluyen los artículos en línea retenidos y regulares siguen el flujo de trabajo existente y sus estados. El estado de los artículos en línea retenidos no afecta el estado de solicitud de compra. Por ejemplo, si una solicitud tiene un artículo en línea retenido y uno normal y se pide el artículo normal, el estado de la solicitud de compra cambia a Pedido.

Tabla 2: Flujo de estado de solicitudes de compra originales y agregadas

Acción

Estado

Solicitud de compra originalArtículo retenido en solicitud original

Solicitud de compra agregada

Crear una solicitud de compra original

En proceso NA NA

Enviar la solicitud de compra original

De En proceso a Enviado NA NA

Aprobar la solicitud de compra original

De Enviado a Aprobado Realizando el pedido NA

Mostrar artículos en línea retenidos en el Panel de trabajo de compras

Aprobado Realizando el pedido NA

Cancelar un artículo en línea retenido desde el Panel de trabajo de compras

Aprobado Cancelado NA

Cancelar todos los artículos en línea retenidos en una solicitud de compra original, desde el Panel de trabajo de compras

Cancelado Cancelado NA

Crear una solicitud de compra agregada

Aprobado Realizando el pedido En proceso

Enviar una solicitud de Sourcing para la solicitud de compra agregada

Aprobado Realizando el pedido De En proceso a Solicitud de sourcing enviada


PUBLICPÚBLICO 171

Acción

Estado

Solicitud de compra originalArtículo retenido en solicitud original

Solicitud de compra agregada

Recibir las condiciones de determinación de precios para la solicitud de compra agregada

Aprobado Realizando el pedido De Solicitud de sourcing enviada a Condiciones de determinación de precios recibidas

Enviar la solicitud de compra agregada

Aprobado Realizando el pedido De Condiciones de determinación de precios recibidas a Enviado

Aprobar la solicitud de compra agregada

Aprobado Realizando el pedido De Enviado a Aprobado y a Realizando el pedido

Generar pedido para la solicitud de compra agregada

Aprobado De Realizando el pedido a Pedido

De Realizando el pedido a Pedido

Agregación de demanda y las solicitudes de compra agregadasLa agregación de demanda le permite consolidar los artículos en línea de distintas solicitudes de compra en solicitudes de compra agregadas.

Los artículos en línea de solicitud de compra se retienen para consolidación según las reglas de retención de demanda configuradas por e administrador del cliente. Cuando se aprueba la solicitud totalmente, estos artículos en línea se muestran en el Panel de trabajo de compras. Los miembros de los grupos Agente de compras y Administrador de compras ven los artículos en línea en el Panel de trabajo de compras y los consolidan en solicitudes de compra agregadas.

NotaLa agregación de demanda no se soporta para PunchOut, Spot Buy, kit y artículos de servicio. Por lo tanto, estos artículos en línea no se retienen para consolidación. Además, la solución de compras no incluye artículos en línea de solicitudes de compra de Fieldglass para la agregación de demanda.

Los agentes de compras y los administradores de compras pueden explorar las opciones de los proveedores para los artículos en una solicitud de compra agregada enviando una solicitud de sourcing a SAP Ariba Sourcing. Las actividades de sourcing se realizan en SAP Ariba Sourcing y las condiciones de determinación de precios resultantes se aplican en la solicitud de compra agregada.

La agregación de demanda funciona en base a los siguientes tipos de reglas configurados por el administrador del cliente:

● Reglas de retención de demanda: Estas se utilizan para identificar los artículos en línea de la solicitud de compra que se retendrán para la agregación y la agregación automática.

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● Reglas de asignación: Estas se utilizan para asignar los artículos en línea retenidos a los agentes de compras.● Reglas de agregación: Estas se utilizan para agrupar los artículos en línea retenidos que están marcados para la

agregación automática. Una tarea programada convierte estos grupos en solicitudes de compra agregadas.

Póngase en contacto con el administrador de cliente para obtener información sobre las reglas configuradas para su sitio.


Artículos retenidos para consolidación [página 173]Panel de trabajo de compras [página 175]Solicitudes de compra agregadas [página 176]Agregación automática [página 178]

Artículos retenidos para consolidación

Cuando envía una solicitud de compra, la solución de compras identifica los artículos en línea que se deben retener para consolidación y agregación automática según las reglas de retención de demanda configuradas por el administrador del cliente.

Estos artículos en línea retenidos se asignan a agentes de compra de acuerdo con las reglas de asignación.

Cuando la solicitud de compras se haya aprobado por completo, los artículos en línea retenidos se mostrarán en la tabla Artículos retenidos para consolidación en la página de resumen de la solicitud de compra y en el Workbench de compras. No podrá editar ni eliminar estos artículos en línea después.

Detalles de agregación de artículos en línea retenidos

Puede hacer clic en el estado de un artículo en línea retenido en la tabla Artículos retenidos para consolidación para ver la siguiente información:

● El agente de compras asignado para trabajar en los artículos en línea retenidos.● El ID de la solicitud de compra agregada a la que se ha añadido el artículo en línea retenido. El valor se muestra

solo si el artículo en línea retenido se ha agregado.● Los cambios que ha hecho el agente de compras al artículo en línea retenido. Los cambios se muestran solo si

el artículo en línea retenido se ha editado después de añadirlo a una solicitud de compra agregada.

Estados de artículos en línea retenidos

El estado de un artículo en línea retenido se actualiza según las actividades de agregación realizadas por el agente de compras. Un artículo en línea retenido puede tener los siguientes estados:


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● Realizando el pedido: Este estado se muestra desde el momento en que se aprueba totalmente la solicitud de compra original y hasta que se efectúa un pedido para el artículo en línea retenido que se ha añadido a una solicitud de compra agregada.

● Pedido: Este estado se muestra después de hacer un pedido para el artículo en línea retenido que se ha añadido a una solicitud de compra agregada.

● Cancelado: Este estado se muestra si el agente de compras cancela el artículo en línea retenido desde el Panel de trabajo de compras.

Adjuntos y comentarios sobre artículos en línea retenidos

Los comentarios a nivel de cabecera en una solicitud de compra original se copian como comentarios a nivel de línea para los artículos en línea retenidos en la solicitud de compra. Estos comentarios se muestran como comentarios a nivel de línea del artículo en línea, en el Panel de trabajo de compra y en la solicitud de compra agregada.

Sin embargo, los adjuntos a nivel de cabecera en la solicitud de compra original no se copian para los artículos en línea retenidos en la solicitud de compra. Cuando un artículo en línea retenido se añade a una solicitud de compra agregada, los adjuntos a nivel de cabecera en la solicitud de compra original se copian como adjuntos a nivel de cabecera en la solicitud de compra agregada. El ID de la solicitud de compra original se muestra en la columna Fuente en la sección Adjuntos de la solicitud de compra agregada.

Aplicación de contrato para artículos en línea retenidos

Cuando añade artículos a una solicitud de compra, los contratos aplicables se adjuntan a los artículos en línea. Cuando se envía la solicitud de compra, se eliminan los contratos adjuntos a los artículos en línea retenidos para consolidación. Como resultado, el precio por unidad de estos artículos en línea puede aumentar.

NotaSi el sitio está activado para verificación de presupuesto en un sistema ERP externo, los artículos en línea de la solicitud de compra que se deben retener para consolidación se identifican cuando se realiza una verificación de presupuesto para la solicitud de compra. Se anula la asociación de cualquier contrato asociado con los artículos en línea que se retienen para consolidación.

Cuando agrega artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada, los contratos aplicables se adjuntan a los artículos en línea y se sigue el flujo de trabajo del contrato para la solicitud de compra agregada.


Panel de trabajo de compras [página 175]Solicitudes de compra agregadas [página 176]Agregación automática [página 178]

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Panel de trabajo de compras

El Panel de trabajo de compras le permite a los agentes de compras y administradores de compras trabajar en los artículos en línea retenidos para consolidación.

Los artículos en línea retenidos se muestran en el panel de trabajo de compras cuando sus solicitudes de compra originales han sido aprobadas por completo. Para acceder al Panel de trabajo de compras en el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Panel de trabajo de compras .

Artículos en línea retenidos que aparecen en el Panel de trabajo de compras

Solo puede ver un artículo en línea retenido en el Panel de trabajo de compras si cumple las siguientes condiciones:

● Asignación: El artículo en línea retenido está asignado a usted, no está asignado o está asignado a un usuario que es su subordinado en la jerarquía de supervisores.

● Unidad de compra: En el caso de sitios integrados con sistemas ERP genéricos, si para sus unidades de compra se han definido usuarios responsables, los artículos en línea retenidos deben pertenecer a la unidad de compra a la que usted está asignado como usuario responsable. En el caso de sitios integrados con otros sistemas ERP, los artículos en línea retenidos se mostrarán en función de si se han asignado usuarios responsables a unidades de compra

NotaEn los escenarios en los que la cantidad total pedida de un artículo en línea retenido se divide en varios pedidos de compra, el Panel de trabajo de compras no visualiza el artículo hasta que todos los pedidos estén cancelados.

Si la función está activada en su sitio, los artículos en línea retenidos se borran automáticamente del Panel de trabajo de compras si los pedidos asociados están cancelados.

Acciones que puede realizar en el Panel de trabajo de compras

El Panel de trabajo de compras le permite realizar lo siguiente:

● Buscar artículos en línea retenidos según distintos criterios de búsqueda● Filtrar los artículos en línea retenidos según su estado de asignación y agregación● Ver detalles de artículos en línea retenidos● Navegar a la solicitud de compra original de un artículo en línea retenido● Asignarse artículos en línea retenidos a sí mismo o a otros agentes de compras● Agregar artículos en línea retenidos a nuevas solicitudes de compra agregadas● Agregar artículos en línea retenidos a solicitudes de compra agregada existentes● Cancelar la compra de artículos en línea retenidos


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Solicitudes de compra agregadas [página 176]Agregación automática [página 178]

Solicitudes de compra agregadas

Los agentes de compras o los administradores de compras seleccionan artículos en línea retenidos desde el Panel de trabajo de compras y crean solicitudes de compra agregadas. El usuario que crea una solicitud de compra agregada se define como su preparador y solicitante.

Para que la agregación sea válida, la solicitud de compra agregada y sus artículos en línea deben tener la misma unidad de compra, sociedad o unidad empresarial, según su configuración. Por ejemplo, no puede agregar dos artículos en línea retenidos que tienen unidades de compra US001 y US002 o agregar estos artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada que tiene la unidad de compra US003.

Acciones de usuario para solicitudes de compra agregadas

La siguiente tabla describe las acciones que los agentes de compras y administradores de compras pueden realizar en las solicitudes de compra agregadas.

Acción Objetivo Resultado

Eliminar artículo en línea

Eliminar un artículo en línea que se puede agregar más eficazmente con otros artículos en línea retenidos en el Panel de trabajo de compras.

Por ejemplo, eliminar un artículo en línea para un bloc de notas de una solicitud de compra agregada que contiene artículos en línea para portátiles.

El artículo en línea eliminado se devuelve al Panel de trabajo de compras. Los cambios realizados para este artículo en línea en la solicitud de compra agregada se anulan. Si cambia el pedido generado para una solicitud de compra agregada y si elimina un artículo en línea de la nueva versión de la solicitud de compra agregada, el artículo en línea solo se devuelve al panel de trabajo de compras cuando esta nueva versión de la solicitud de compra agregada está totalmente aprobada.

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Acción Objetivo Resultado

Sustituir artículo Sustituir un artículo por otro artículo de catálogo o artículo por encargo para aprovechar las ventajas económicas que ofrecen los contratos basados en pedido o basados en artículos.

Por ejemplo, si una solicitud de compra agregada contiene cuatro artículos en línea del proveedor A y un artículo en línea del proveedor B, sustituir el artículo en línea del proveedor B por el artículo del proveedor A para aprovechar la ventaja del precio por rangos disponible en los contratos.

El artículo original en la solicitud de compra agregada se sustituye por el artículo de catálogo o el artículo por encargo seleccionado.

Editar los detalles de artículo en línea

Puede editar un artículo en línea retenido después de agregarlo a la solicitud de compra agregada. Es posible que tenga que hacer esto para cambiar la cantidad de artículos o para aplicar impuestos, cargos o descuentos.

Los cambios que realice para un artículo en línea en una solicitud de compra agregada no se copian al artículo en línea original. Si elimina un artículo en línea de la solicitud de compra agregada, los cambios realizados se descartan.

Ver cambios Comparar los detalles originales de un artículo en línea retenido con los detalles en la solicitud de compra agregada. También puede navegar a la solicitud de compra original del artículo en línea y a la página de detalles del artículo en línea retenido.

Los cambios realizados en un artículo en línea retenido se muestran en la página de detalles de artículo en línea.

Editar detalles a nivel de cabecera

Editar los campos a nivel de cabecera como la contabilidad o la dirección de entrega para proporcionar la información correcta.

Los cambios a nivel de cabecera realizados para los campos En representación de y Fecha para la que se requiere, dirección de entrega y contabilidad no se copian en los artículos en línea de la solicitud de compra agregada. Los artículos en línea conservan los detalles copiados de las solicitudes de compra originales.

Enviar solicitud de sourcing

Explorar las opciones de proveedor y negociar para obtener mejores tratos con los proveedores. Para enviar una solicitud de sourcing, su solución de compras debe incluir SAP Ariba Sourcing.

Se crea un proyecto de sourcing en SAP Ariba Sourcing y las condiciones de determinación de precios que se reciben de SAP Ariba Sourcing se aplican en la solicitud de compra agregada.

Diferencias funcionales entre solicitudes de compra agregadas y no agregadas

Aunque las solicitudes de compra agregadas tienen un flujo de trabajo similar a las solicitudes de compra no agregadas, se diferencian de las solicitudes de compra no agregadas en los siguientes puntos:

● Puede añadir solo artículos en línea retenidos desde el panel de trabajo de compras a una solicitud de compra agregada. No puede agregarle artículos de catálogo o artículos por encargo.

● No puede copiar una solicitud de compra agregada.


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● No puede copiar o suprimir artículos en línea en una solicitud de compra agregada.● Puede eliminar artículos en línea de una solicitud de compra agregada. Los artículos en línea eliminados se

devuelve al Panel de trabajo de compras.● Puede enviar una solicitud de sourcing para una solicitud de compra agregada.● Si envía una solicitud de sourcing para una solicitud de compra agregada, no puede editarla hasta que se

reciban las condiciones de determinación de precios o hasta que cancele manualmente la solicitud de sourcing. Si envía o suprime esta solicitud de compra, se cancela automáticamente la solicitud de sourcing.

● Si suprime una solicitud de compra agregada, no se suprimen sus artículos en línea. Sino que se devuelven al Panel de trabajo de compras.


Agregación automática [página 178]

Agregación automática

Puede agregar automáticamente solicitudes de compra agregadas que tienen artículos en línea retenidos para la agregación.

En las grandes empresas, es posible que se retenga para su agregación un gran número de artículos en línea de múltiples solicitudes de compra. La funcionalidad de agregación automática basada en reglas de Agregación de demanda se puede utilizar para estos artículos en línea retenidos para así reducir la carga de trabajo de los agentes de compras.

Los artículos en línea retenidos se marcan para la agregación automática según las reglas de retención de demanda. La etiqueta, Marcado para agregación automática, aparece debajo de la descripción de estos artículos en línea en el Panel de trabajo de compras.

Al crear solicitudes de compra agregadas automáticamente, los artículos en línea retenidos que se han marcado para la agregación automática se agrupan primero en base a la unidad de compras, sociedad, o unidad empresarial, después según el agente de compras asignado y por último basándose en los campos especificados en las reglas de agregación de demanda. La tarea programada Agregar automáticamente artículos en línea retenidos crea una solicitud de compra agregada para cada grupo de artículos en línea retenidos y la envía. El título de las solicitudes de compra agregadas automáticamente sigue el formato Solicitud de compra agregada <fecha> <hora>. El agente de compras asignado para los artículos en línea retenidos se establece como el preparador y el solicitante de la solicitud de compra agregada.

La tarea programada Agregar automáticamente artículos en línea retenidos se ejecuta cada lunes a las 2 a.m. (hora del servidor) de manera predeterminada o según la planificación especificada por el administrador del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba.

Puede realizar las siguientes acciones en los artículos en línea retenidos que están marcados para la agregación automática:

● Asignar agentes de compras: La tarea programada Agregar automáticamente artículos en línea retenidos no agrega automáticamente artículos en línea no asignados. Por lo tanto, para permitir la agregación automática de estos artículos en línea retenidos, debe asignarlos a un agente de compras.

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● Agregar a solicitudes de compra agregadas: Puede agregar un artículo en línea retenido marcado para la agregación automática a una solicitud de compra agregada. El artículo en línea retenido no se agrega automáticamente cuando se ejecuta la tarea programada.

● Revisar la solicitud de compra agregada automáticamente: Puede ver y editar las solicitudes de compra agregadas automáticamente si usted está establecido como su preparador o si tiene los permisos necesarios.

● Eliminar artículos en línea de solicitudes de compra agregadas automáticamente: Los artículos en línea eliminados se devuelven al Panel de trabajo de compras y se agregan automáticamente durante la siguiente ejecución de la tarea programada.


Solicitudes de compra agregadas [página 176]Cómo asignar artículos en línea retenidos a agentes de compras [página 180]Cómo agregar artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada existente [página 182]Cómo eliminar artículos en línea de solicitudes de compra agregadas [página 184]

Cómo ver artículos en línea retenidos en el panel de trabajo de compras

Los artículos en línea retenidos se muestran en el Panel de trabajo de compras una vez que sus solicitudes de compra originales han sido aprobadas por completo.

Requisitos previos

Debe ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras para acceder al Panel de trabajo de compras.

Contexto

Puede ver los artículos en línea retenidos y trabajar en ellos si se le han asignado a usted o a su subordinado o si no se han asignado. En el caso de sitios integrados con sistemas ERP genéricos, si para su sitio se han definido usuarios responsables solo se mostrarán aquellos artículos en línea retenidos que pertenezcan a las unidades de compra a las que usted está asignado como usuario responsable. En el caso de sitios integrados con otros sistemas ERP, los artículos en línea retenidos se mostrarán en función de si se han asignado usuarios responsables a unidades de compra


PUBLICPÚBLICO 179

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestión Panel de trabajo de compras .

Los artículos en línea retenidos pendientes de agregación se muestran en la tabla Artículos retenidos para consolidación.

2. Utilice el menú desplegable Ver para filtrar los artículos en línea retenidos en función de su estado de asignación y agregación.

3. Utilice los criterios de búsqueda para seguir filtrando artículos en línea retenidos según distintos criterios.

Cómo asignar artículos en línea retenidos a agentes de comprasEl usuario puede asignar artículos en línea retenidos en el Panel de trabajo de compras a sí mismo o a otros agentes de compras.

Requisitos previos

Debe ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras para acceder al Panel de trabajo de compras. Para ver los artículos en línea asignados a otros usuarios debe ser supervisor de dichos usuarios.

Contexto

Esta acción distribuye de forma efectiva las tareas de agregación pendientes, reasigna los artículos en línea retenidos entre sus subordinados y asigna artículos en línea retenidos marcados para agregación automática a agentes de compras haciéndoles elegibles para agregación automática.

Procedimiento


El estado de asignación de artículos en línea retenidos se muestra en la columna Asignado a en la tabla Artículos retenidos para consolidación.

2. Seleccione uno o más artículos en línea retenidos y haga clic en Asignar.

180PUBLICPÚBLICO


NotaAsegúrese de que todos los artículos en línea retenidos seleccionados pertenecen a la misma unidad de compras, código de empresa o unidad de negocio.

Se muestra el cuadro emergente Seleccionar agente de compras. Si se han configurado usuarios responsables para unidades de compras, el cuadro de diálogo emergente mostrará los nombres de únicamente aquellos agentes de compras que están asignados como usuarios responsables para la unidad de compras de los artículos en línea retenidos seleccionados.

3. Seleccione el agente de compras al que desea asignar el artículo en línea retenido. Si desea eliminar la asignación del artículo en línea retenido, seleccione <ninguna preferencia>.

Resultados

El artículo en línea retenido está asignado al agente de compras seleccionado. Si asigna un artículo en línea retenido a otro usuario, ese artículo se eliminará de sus Workbench de compras y se mostrará en el Workbench de compras del usuario asignado. Si desasigna un artículo en línea retenido, este aparecerá en el Workbench de compras de todos los agentes de compras responsables de la unidad de compras del artículo en línea retenido.

Cómo crear solicitudes de compra agregadasPuede crear solicitudes de compra agregadas seleccionado artículos en línea retenidos en el Workbench de compras.

Requisitos previos

Deberá ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras para acceder al Workbench de compras.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestión Workbench de compras .

Los artículos en línea retenidos se muestran en la tabla Artículos retenidos para consolidación del Workbench de compras. Haga clic en Mostrar detalles para identificar los artículos en línea retenidos que se han marcado para la agregación automática.

2. Seleccione los artículos en línea retenidos que desea agregar y haga clic en Agregar.


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NotaLos artículos seleccionados deben pertenecer a la misma unidad de compra, código de empresa o unidad de negocio.

○ Los artículos seleccionados se trasladan del Workbench de compras a una nueva solicitud de compra agregada.

○ Con la excepción de las solicitudes de compra importadas de sistemas externos, los comentarios asociados con artículos en línea retenidos en las solicitudes originales no están incluidos en la solicitudes de compra agregada.

3. Edite los detalles de la solicitud de compra agregada y los artículos en línea según sea necesario.

Las modificaciones a nivel de cabecera efectuadas en los campos En representación de, Expedir a y campos de contabilidad no se copian en los artículos en línea de la solicitud de compra agregada.

4. Haga clic en Enviar.

Resultados

La solicitud de compra agregada se ha enviado. Se ha generado el gráfico de aprobación predeterminado configurado para solicitudes de compra agregadas. Este gráfico puede ser diferente del que se genera para solicitudes de compra originales. El agente de compras que crea una solicitud de compra agregada se fija como preparador y solicitante de la misma. La unidad de compra, el código de empresa o la unidad de negocio de la solicitud de compra agregada se fija como el correspondiente a los artículos en línea retenidos agregados.

Cómo agregar artículos en línea retenidos a una solicitud de compra agregada existentePuede agregar artículos en línea retenidos desde el Panel de trabajo de compras a solicitudes de compra agregadas existentes que ha creado en el estado En proceso.

Requisitos previos

Debe ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras para acceder al Panel de trabajo de compras.

Procedimiento


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Los artículos en línea retenidos se muestran en la tabla Artículos retenidos para consolidación del Panel de trabajo de compras.

2. Seleccione algunos artículos en línea retenidos y haga clic en Agregar a existente.

Los artículos seleccionados deben pertenecer a la misma unidad de compra, código de empresa o unidad de negocio.

Se muestra el cuadro de diálogo emergente Seleccionar solicitud de compra agregada. Este cuadro emergente solo muestra las solicitudes de compra agregadas creadas por usted y cuyo estado es En proceso.

3. Seleccione la solicitud de compra agregada a la que desea agregar los artículos en línea retenidos seleccionados

Resultados

Estos se trasladan desde el Workbench de compras a la solicitud de compra agregada seleccionada.


Cómo eliminar artículos en línea de solicitudes de compra agregadas [página 184]

Cómo sustituir artículos en una solicitud de compra agregadaPara lograr una agregación eficaz puede sustituir un artículo en línea de solicitud de compra agregada por otro artículo de catálogo o por encargo.

Contexto

Por ejemplo, si su solicitud de compra agregada contiene cuatro artículos del proveedor A y un artículo muy similar del proveedor B, puede sustituir el artículo del proveedor B por el artículo del proveedor A para aprovechar la ventaja económicas ofrecidas en los contratos.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra agregada y haga clic en Editar.2. Seleccione el artículo en línea y haga clic en Sustituir.

Se muestra la página del catálogo.


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3. Haga lo siguiente para sustituir el artículo seleccionado por un artículo de catálogo o por encargo:

○ Para sustituirlo por un artículo de catálogo, seleccione el artículo de catálogo con el que desee sustituir el artículo actual y haga clic en Seleccionar.

○ Para sustituirlo por un artículo por encargo haga clic en el icono de artículo por encargo, especifique los detalles de ese artículo y haga clic en Sustituir.

Resultados

El artículo en línea original se sustituye por el nuevo artículo en la solicitud de compra agregada. Cualquier contrato que sea aplicable al nuevo artículo se aplica de forma automática. Puede hacer clic en Actualizar total para actualizar el artículo en línea y los importes de la solicitud de compra.

Cómo eliminar artículos en línea de solicitudes de compra agregadasPuede eliminar artículos en línea de solicitudes de agregadas y devolverlas al panel de trabajo de compras.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra agregada y haga clic en Editar.2. Seleccione el artículo en línea y haga clic en Editar.

NotaLos adjuntos a nivel de cabecera copiados de la solicitud de compra original de un artículo en línea no se eliminan automáticamente cuando se elimina el artículo en línea. Para evitar tener adjuntos irrelevantes en su solicitud de compra agregada, identifique y elimine adjuntos que son relevantes únicamente para el artículo en línea eliminado. Podrá hacerlo remitiéndose a la columna Fuente de la sección Adjuntos. Por ejemplo, si elimina un artículo en línea cuyo ID de solicitud de compra original es PR01, elimine todos los adjuntos que se han copiado de la solicitud PR01.

Resultados

El artículo en línea seleccionado se elimina de la solicitud de compra agregada y vuelve al Panel de trabajo de compras. Sigue estando asignado a usted. Cualquier cambio efectuado en el artículo en línea de la solicitud de compra agregada se rechaza.

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Cómo suprimir una solicitud de compra agregada [página 185]

Cómo suprimir una solicitud de compra agregada

Puede suprimir una solicitud de compra agregada devolviendo todos sus artículos en línea al Workbench de compras.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra agregada.2. Haga clic en Suprimir.

Se muestra un mensaje de confirmación.3. Haga clic en Aceptar para confirmar la supresión de la solicitud de compra agregada.

Resultados

La solicitud de compra agregada se borra y artículos en línea que contiene se devuelve al Workbench de compras. Estos artículos en línea permanecen asignados al usuario, quien puede agregarlos a otras solicitudes de compra. Si suprime una solicitud de compra agregada cuyo estado es Solicitud de Sourcing enviada, la solicitud de Sourcing se cancela. Si modifica el pedido de compra generado para una solicitud de compra agregada y suprime la nueva versión de la solicitud de compra agregada, únicamente los artículos en línea retenidos que se hayan agregado a la nueva versión se revertirán al Workbench de compras. Los artículos en línea que forman parte de su versión previa no se revierten al Workbench de compras.

Cómo comparar detalles de artículos en línea originales y agregados

El solicitante original de un artículo en línea retenido no puede editar sus detalles una vez que la solicitud de compra original se ha aprobado por completo, pero el agente de compras aún puede editar el artículo en línea retenido después de agregarlo a una solicitud de compra agregada.


PUBLICPÚBLICO 185

Contexto

Esta función le permite comparar los detalles originales de un artículo en línea retenido con sus detalles en la solicitud de compra agregada. Puede acceder a esta información desde la solicitud de compra original y desde la agregada.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra original del artículo en línea retenido o la solicitud de compra agregada que contiene el artículo en línea retenido.

2. Lleve a cabo una de las siguientes acciones en función de si está visualizando los cambios con respecto a la solicitud de compra original o la agregada:

○ En la solicitud de compra original haga clic en el estado del artículo en línea en la tabla Artículos retenidos para consolidación.

○ En la solicitud de compra agregada haga clic en Mostrar detalles en la tabla Artículos en línea y después en el enlace Ver cambios que aparece al lado del valor Nº de línea en la solicitud de compra original.

NotaEl enlace Ver cambios no se visualiza si los detalles del artículo en línea no han cambiado.

Resultados

Una nueva página abre y visualiza la siguiente información:

● Detalles de agregación: Esta sección muestra el nombre del agente de compras al que se ha asignado el artículo en línea retenido y el ID de la solicitud de compra agregada que contiene el artículo en línea retenido.

NotaEsta sección no se muestra si abre está página desde la solicitud de compra agregada.

● Cambios: Esta sección muestra en tablas separadas los detalles originales y modificados del artículo en línea retenido. Si la tabla de detalles modificados tiene más de una línea, significa que el artículo en línea retenido se ha dividido en varios artículos en línea en la solicitud de compra agregada. Esto es el resultado de actividades de Sourcing cuando el artículo en línea se ha adjudicado a varios proveedores.

NotaEsta sección no se muestra si los detalles del artículo en línea no han cambiado después de la agregación.

186PUBLICPÚBLICO


Cómo cancelar la compra de artículos en línea retenidosSi no desea comprarlo, puede cancelar un artículo en línea retenido en el Workbench de compras. Esta acción resulta útil en situaciones en las que el solicitante original de un artículo en línea retenido ya no lo necesita.

Requisitos previos

Puede cancelar los artículos en línea retenidos del Panel de trabajo de compras si es miembro del grupo de agentes de compras o administradores de compras.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestión Workbench de compras .2. En la tabla Artículos retenidos para consolidación seleccione un artículo en línea retenido y haga clic en

Cancelar.

Se mostrará un mensaje de confirmación pidiéndole confirmación para cancelar el artículo.3. Haga clic en Aceptar para cancelar el artículo.

Resultados

El artículo en línea retenido se cancela y se elimina del workbench. El estado del artículo en línea retenido cambia a Cancelado en la solicitud de compra original y ya no es posible continuar con su procesamiento.

Cómo crear solicitudes de Sourcing para solicitudes de compra agregadasPuede iniciar el proceso de sourcing para los artículos en las solicitudes de pedido agregadas para explorar diferentes opciones de proveedor y garantizar mejores operaciones de compra.

Requisitos previos

● El estado de la solicitud de compra agregada debe ser En proceso.


PUBLICPÚBLICO 187

● Debe ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras.● Su solución de compras debe incluir SAP Ariba Sourcing y el Sourcing debe estar habilitado para solicitudes de

compra agregadas.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra agregada y haga clic en Editar.2. Haga clic en Crear solicitud de Sourcing.

Resultados

Se envía una solicitud de Sourcing a SAP Ariba Sourcing, donde se creará un proyecto de Sourcing. Se muestra el botón Cancelar solicitud de Sourcing. No podrá editar la solicitud de compra hasta que se reciban las condiciones de determinación de precios o hasta que cancele la solicitud de Sourcing.

Finalizadas las actividades de Sourcing, las condiciones de determinación de precios resultantes se enviarán de vuelta a su solución de compras y se aplicarán a la solicitud de compra agregada. El preparador de la solicitud de compra agregada recibe un correo electrónico las condiciones de determinación de precios que se han recibido.


Cómo cancelar una solicitud de Sourcing enviada para una solicitud de compra agregada [página 188]

Cómo cancelar una solicitud de Sourcing enviada para una solicitud de compra agregadaPara editar una solicitud de compra agregada cuyo estado es Solicitud de Sourcing enviada tiene que cancelar su solicitud de Sourcing.

Requisitos previos

● Debe ser miembro de los grupos Agente de compras o Administrador de compras.● El estado de la solicitud de compra agregada debe ser Solicitud de Sourcing enviada.

188PUBLICPÚBLICO


Contexto

Puede enviar una solicitud de Sourcing por solicitud de compra agregada. Por ejemplo, si cancela la solicitud de Sourcing no podrá enviarla de nuevo para la misma solicitud de compra. Si envía o suprime una solicitud de compra agregada cuyo estado es Solicitud de Sourcing enviada, la solicitud de Sourcing se cancela de forma automática.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra agregada.2. Haga clic en Cancelar solicitud de Sourcing.

Resultados

Se envía una solicitud de cancelación a SAP Ariba Sourcing. El estado de la solicitud de compra agregada cambia a En proceso.


Cómo ver solicitudes de Sourcing [página 189]

Cómo ver solicitudes de SourcingPuede ver la solicitud de Sourcing enviada para una solicitud de compra agregada yendo a SAP Ariba Sourcing.

Procedimiento

1. Abra la solicitud de compra agregada.2. Haga clic en el valor ID de solicitud de Sourcing.

Resultados

Se muestra la página general de la solicitud de Sourcing en SAP Ariba Sourcing. Podrá trabajar en la solicitud de Sourcing si dispone de las autorizaciones necesarias.


PUBLICPÚBLICO 189

Gestión de la agregación de demanda para solicitudes de compra ejecutadas por MRP en sitios activados para las funcionalidades de agregación de demandas y comprobación de presupuestos externosEn la configuración predeterminada de los sitios integrados en SAP ERP mediante SAP Ariba Cloud Integration Gateway, si los sitios tienen activadas las funcionalidades de agregación de demandas y comprobación de presupuestos externos, los artículos en línea que optan a reglas de retención de demanda (artículos en línea retenidos) también se envían a SAP ERP cuando los usuarios envían solicitudes de compra para su aprobación. Durante el proceso de comprobación del presupuesto en una solicitud de compra enviada, los artículos en línea retenidos se eliminan de la solicitud de compra correspondiente en SAP ERP. En solicitudes de compra ejecutadas por MRP e importadas desde SAP ERP, el proceso de ejecución por MRP en SAP ERP desencadena una actualización cíclica en la que se crean varias solicitudes de compra para el mismo conjunto de artículos en línea retenidos que se han eliminado.

Si esta funcionalidad esta activada en su sitio, los artículos en línea retenidos en solicitudes de compra ejecutadas por MRP se eliminan de SAP ERP una vez creada una solicitud de compra agregada en la solución de SAP Ariba. Ello impide la creación de varias solicitudes de compra durante el proceso de planificación de ejecución por MRP. La solución de SAP Ariba inicia comprobaciones de presupuesto en la solicitud de compra agregada una vez que los artículos en línea retenidos para la agregación de demandas se han eliminado de SAP ERP. Para obtener ayuda para la configuración, solicite a su contacto de asistencia que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Si la capacidad está habilitada, las solicitudes de compra agregadas enviadas para la aprobación muestran un estado denominado Enviando. La solución de SAP Ariba fija una solicitud de compra agregada en este estado tras enviar una solicitud a SAP ERP para borrar artículos en línea de las solicitudes de compra originales de SAP ERP. El estado de la solicitud de compra cambia a Enviada después de que la solución de SAP Ariba reciba una respuesta de confirmación de borrado de SAP ERP.


Workflow for managing demand aggregation and external budget checks for MRP-run requisitions

190PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/99a529968234413b9efaf4f6581a32ea/cloud/en-US/a485b1a7f912493bb3e1e54ac220c212.html

Temas acerca de cómo gestionar la información de contabilidad de la administración de fondos

Funcionalidad de contabilidad de administración de fondos [página 191]

Agregación de la información de contabilidad de la gestión de fondos en las solicitudes de compra [página 192]

Referencia de los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos [página 193]

Agregación de la información contable de la administración de fondos en los documentos aprobables [página 198]

Funcionalidad de contabilidad de administración de fondosLa funcionalidad de contabilidad de la gestión de fondos le permite incluir información de contabilidad para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en documentos aprobables para la contabilidad de gravamen y el control de la disponibilidad de presupuesto en los presupuestos basados en fondos.

Esta funcionalidad se admite solo si su solución de SAP Ariba está integrada con SAP ERP. Cuando la funcionalidad de contabilidad de la gestión de fondos está activada, puede realizar las siguientes tareas:

● Incluir campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos como campos de datos maestros flexibles (DMF o FMD) en los documentos aprobables basados en plantillas DMF configuradas previamente.

● Derivar valores de contabilidad de SAP ERP para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en las solicitudes de compra y los documentos de reconciliación de factura basados en otra información de contabilidad en tales documentos.

Cuando realiza transacciones de compra, los procesos de la gestión de fondos se ejecutan en SAP ERP utilizando los datos enviados por la solución de SAP Ariba para validar la información de contabilidad de la gestión de fondos en los documentos aprobables.


Referencia de los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos [página 193]

Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca de cómo gestionar la información de contabilidad de la administración de fondos

PUBLICPÚBLICO 191

Agregación de la información de contabilidad de la gestión de fondos en las solicitudes de compraPuede agregar información de contabilidad de la administración de fondos en una solicitud de compra antes de enviarla para su aprobación.

El siguiente flujo de trabajo es uno de alto nivel para agregar la información de contabilidad de la gestión de fondos en una solicitud de compra:

1. El comprador crea una solicitud de compra y realiza una de las acciones siguientes para agregar la información de contabilidad de la gestión de fondos en la solicitud de compra:

○ Hace clic en Más Obtener detalles de la gestión de fondos para rellenar los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos para uno o más artículos en la solicitud de compra con la información de contabilidad de SAP ERP.

○ Finaliza las tareas siguientes para agregar manualmente la información de contabilidad de la gestión de fondos:1. Introduce la información de contabilidad para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de

fondos.

2. Hace clic en Más Obtener detalles de la gestión de fondos para derivar y validar la información de contabilidad de la gestión de fondos en SAP ERP.

3. Realiza las actualizaciones necesarias para resolver cualquier error y si es necesario cambia cualquier valor de contabilidad devuelto de SAP ERP.

4. Hace clic en Más Obtener detalles de la gestión de fondos para validar la información de contabilidad de la gestión de fondos en SAP ERP y para asegurarse que no haya errores en la solicitud de compra.

2. El comprador hace clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación.3. Si es necesario, un responsable de aprobación edita la solicitud de compra y cambia la información de

contabilidad para uno o más campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos y hace clic en MásObtener detalles de la gestión de fondos para verificar la información de contabilidad en SAP ERP.

4. SAP ERP realiza las acciones siguientes:○ Valida la información de contabilidad de la gestión de fondos en la solicitud de compra.○ Envía una respuesta de error a la solución de compras si fallan las validaciones.

5. Su solución de compra visualiza condiciones de error para los artículos en línea en la solicitud de compra que no hayan pasado las comprobaciones de validación.

6. Un responsable de aprobación realiza las siguientes tareas:

○ Realiza las actualizaciones necesarias para resolver cualquier error y hace clic en Más Obtener detalles de la gestión de fondos para asegurarse que se hayan resuelto todas las condiciones de error.

○ Guarda la solicitud de compra para guardar los cambios en la información de contabilidad de la gestión de fondos.

7. Otros responsables de aprobación en el flujo de aprobación aprueban la solicitud de compra.8. Su solución de compra crea un pedido de compra.

192PUBLICPÚBLICO

Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca de cómo gestionar la información de contabilidad de la administración

de fondos

Referencia de los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos

Su solución de compra admite campos FMD estándar para permitir que las organizaciones compradoras seleccionen los campos que necesitan para especificar la información contable de la administración de fondos en los documentos aprobables.

Los siguientes campos DMF predeterminados se han introducido para satisfacer necesidades específicas de una organización de comprador para gestionar la información de contabilidad de la gestión de fondos:

● Fecha de comunicación FM: La fechas de comunicación FM determina qué período de contabilización se utilizará para las comunicaciones con la gestión de fondos, cuando se controlan los valores FM basándose en los períodos de comunicación.

NotaEl campo Fecha de comunicación FM está asociado con una cabecera de documento y no es un objeto de datos maestros. Para los sitios activados para la contabilidad dividida, este campo no se incluye para cada registro dividido de la contabilidad.

● Documento de fondos señalados: Hace referencia al documento de fondos señalados creado en la gestión de fondos. Los tipos de documentos de fondos señalados incluyen las reservas de fondos, los compromisos anteriores y los compromisos.

● Número de artículo en línea de fondos señalados: Hace referencia al número que identifica un documento de fondos señalados creado en la gestión de fondos.

● Fondo: Hace referencia al dinero proporcionado por un origen financiero, como una organización pública, que se gestiona por separado con un objetivo específico.

● Periodo presupuestario: Un período presupuestario hace referencia al período de la autoridad presupuestaria disponible durante el cual la organización puede hacer un gravamen de los fondos. El período presupuestario siempre va de la mano con el elemento de asignación de cuenta de fondos en la gestión de fondos.

● Centro de fondos: Un centro de fondos es una unidad organizativa dentro de un área de la gestión de fondos a la cual se puede asignar el presupuesto.

● Artículo de compromiso: Un artículo de compromiso representa artículos en línea de gastos e ingresos individuales dentro de un área de la gestión de fondos.

● Área funcional: Un área funcional divide una empresa o una organización pública según criterios funcionales para cumplir los requisitos legales de la elaboración de informes para la gestión de fondos. Puede utilizar el área funcional para asignar objetivos y propósitos globales, como la seguridad pública, la planificación municipal y los gastos de su organización.

● Otorgamiento: Un otorgamiento hace referencia al instrumento legal utilizado para establecer una relación de fondos entre un patrocinador (otorgante) y el beneficiario para poder llevar a cabo un objetivo público de soporte o de estimulación en el cual el patrocinador no espera estar sustancialmente implicado.

● Área FM: Un área FM es una unidad organizativa que planifica, controla y supervisa los fondos y los presupuestos del compromiso. Un área FM se puede asociar con múltiples sociedades, pero cada una sólo puede estar asociada con un área FM.

Los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos incluyen una combinación de atributos específicos de datos que se incluyen en la estructura de los campos como subcampos para utilizar en la contabilidad de la gestión de fondos. Cuando los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos se agregan a los documentos aprobables, todas las líneas divididas de la contabilidad para los artículos en los documentos


PUBLICPÚBLICO 193

aprobables también incluyen estos campos de datos de contabilidad adicionales. Las siguientes tablas describen los campos de datos que están asociados con los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos:

Tabla 3: Campos de datos para el documento de fondos señalados

Campo Descripción

Fondos señalados El número que identifica un documento de fondos señalados creado en la gestión de fondos. Los tipos de documentos de fondos señalados incluyen las reservas de fondos, los compromisos anteriores y los compromisos.

Fecha del documento La fecha en la que se ha emitido el documento original.

Fecha de comunicación La fechas de comunicación FM determina qué período de contabilización se utilizará para las comunicaciones con la gestión de fondos, cuando se controlan los valores FM basándose en los períodos de comunicación.

Fecha de entrada La fecha del sistema en la que se ha publicado el documento.

Última fecha de cambio La fecha del sistema del cambio más reciente realizado en el documento.

Texto La descripción introducida en la cabecera del documento.

Tabla 4: Campos de datos para el número de documento de fondos señalados

Campo Descripción

Fondos señalados El número que identifica un documento de fondos señalados creado en la gestión de fondos. Los tipos de documentos de fondos señalados incluyen las reservas de fondos, los compromisos anteriores y los compromisos.

Artículo Un número de línea en un documento de fondos señalados.

Texto de artículo Una descripción para un artículo en línea en el documento.

Tabla 5: Campos de datos para fondos

Campo Descripción

Área FM Un área FM es una unidad organizativa que planifica, controla y supervisa los fondos y los presupuestos del compromiso. Un área FM se puede asociar con múltiples sociedades, pero cada una sólo puede estar asociada con un área FM.

Fondo Dinero proporcionado por un origen financiero, como una organización pública, que se gestiona por separado con un objetivo específico.

194PUBLICPÚBLICO


de fondos

Campo Descripción

Inicio de validez La fecha de comunicación más temprana que puede tener una transacción cuando se comunica al fondo.

Fin de validez La fecha de comunicación más tardía que puede tener una transacción cuando se comunica al fondo.

Nombre El nombre del fondo.

Descripción Una descripción del fondo.

Tabla 6: Campos de datos para el periodo presupuestario

Campo Descripción

Periodo presupuestario El período de la autoridad presupuestaria disponible durante el cual la organización puede hacer un gravamen de los fondos. El período presupuestario siempre va de la mano con el elemento de asignación de cuenta de fondos en la gestión de fondos.

Inicio de validez La fecha de comunicación más temprana que puede tener una transacción cuando se comunica al periodo presupuestario.

Fin de validez La fecha de comunicación más tardía que puede tener una transacción cuando se comunica al periodo presupuestario.

Nombre El nombre del periodo presupuestario.

Tabla 7: Campos de datos para el centro de fondos

Campo Descripción


Año fiscal El Año fiscal asociado con un Centro de fondos cuando está activo el mantenimiento del centro de fondos que depende del año.

Centro de fondos El Centro de fondos es una unidad organizativa dentro de un Área FM a la cual se puede asignar el presupuesto.

Inicio de validez La fecha de comunicación más temprana que puede tener una transacción cuando se comunica al centro de fondos.

Fin de validez La fecha de comunicación más tardía que puede tener una transacción cuando se comunica al centro de fondos.

Nombre El nombre del centro de fondos.


PUBLICPÚBLICO 195

Campo Descripción

Descripción Una descripción del centro de fondos.

Tabla 8: Campos de datos para el artículo de compromiso

Campo Descripción


Año fiscal Dinero proporcionado por un origen financiero, como una organización pública, que se gestiona por separado con un objetivo específico.

Artículo de compromiso Representa los artículos en línea de gastos e ingresos individuales dentro de un área FM.

Inicio de validez La fecha de comunicación más temprana que puede tener una transacción cuando se comunica al artículo de compromiso.

Fin de validez La fecha de comunicación más tardía que puede tener una transacción cuando se comunica al artículo de compromiso.

Nombre El nombre del artículo de compromiso.

Línea de descripción 1 La primera línea de la descripción del artículo de compromiso.

Línea de descripción 2 La segunda línea de la descripción del artículo de compromiso.

Línea de descripción 3 La tercera línea de la descripción del artículo de compromiso.

Artículo de compromiso superior El artículo de compromiso superior, que está directamente por encima del artículo de compromiso actual en una jerarquía. Si especifica un artículo de compromiso superior, puede insertar el artículo de compromiso actual en una jerarquía ya existente de artículos de compromiso en el área de la gestión de fondos o el año fiscal. Si no especifica un artículo de compromiso superior, se crea el artículo de compromiso actual como uno de individual (independiente de la jerarquía) en el Área FM o el año fiscal.

196PUBLICPÚBLICO


de fondos

Tabla 9: Campos de datos para el área funcional

Campo Descripción

Área funcional Un Área funcional divide una empresa o una organización pública según criterios funcionales para cumplir los requisitos legales de la elaboración de informes para la gestión de fondos. Puede utilizar el Área funcional para asignar objetivos y propósitos globales, como la seguridad pública, la planificación municipal y los gastos de su organización.

Inicio de validez La fecha de comunicación más temprana que puede tener una transacción cuando se utiliza el Área funcional.

Fin de validez La fecha de comunicación más tardía que puede tener una transacción cuando se utiliza el Área funcional.

Nombre El nombre del Área funcional.

Tabla 10: Campos de datos para el otorgamiento

Campo Descripción

Otorgamiento El instrumento legal utilizado para establecer una relación de fondos entre un patrocinador (otorgante) y el beneficiario para poder llevar a cabo un objetivo público de soporte o de estimulación en el cual el patrocinador no espera estar sustancialmente implicado.

Inicio de validez La fecha de comunicación más temprana que puede tener una transacción cuando se comunica al otorgamiento.

Fin de validez La fecha de comunicación más tardía que puede tener una transacción cuando se comunica al otorgamiento.

Nombre El nombre de Otorgamiento.

Descripción Una descripción de Otorgamiento.

Tipo de otorgamiento El Tipo de otorgamiento describe un Otorgamiento y controla su conducta. Le asigna rangos de números y perfiles de estado con la configuración.

Descripción de tipo de otorgamiento Una descripción del Tipo de otorgamiento.

Tipo de adjudicación El Tipo de adjudicación es una clasificación definida por el usuario opcional utilizada para elaborar informes del otorgamiento solamente.

Descripción de tipo de adjudicación Una descripción del Tipo de adjudicación.


PUBLICPÚBLICO 197

Tabla 11: Campos de datos para el área FM

Campo Descripción


Texto de área FM Una descripción del Área FM.

Divisa de área FM Código de divisa para la divisa utilizada para los importes en el Área FM.

Agregación de la información contable de la administración de fondos en los documentos aprobablesPuede agregar información de contabilidad de la administración de fondos en una solicitud para que los documentos aprobables asociados hereden la misma información contable.

Para los sitios integrados con SAP ERP que están activados para la funcionalidad de contabilidad de la gestión de fondos, los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos se admiten en los siguientes documentos aprobables en la solución de SAP Ariba:

● Solicitudes de compra (incluyen solicitudes de servicios y solicitudes de compra colaborativas)● Pedidos de compra (la información de contabilidad de la gestión de fondos se hereda de las solicitudes de

compra asociadas)● Facturas● Documentos de reconciliación de factura● Abono● Documentos de reconciliación de cargos de tarjeta de compra (PCCR)● Documentos de pago anticipado (hereda los valores de los pedidos asociados)● Documentos de solicitud de pago (hereda los valores de los documentos de reconciliación de facturas

asociados)

Puede derivar los valores de contabilidad de SAP ERP para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en las solicitudes de compra y los documentos de reconciliación de factura. Si el sitio está activado para la contabilidad dividida, también puede derivar la información de contabilidad de la gestión de fondos para todos los registros divididos de la contabilidad o algunos de específicos para cada artículo en línea en las solicitudes de compra y los documentos de reconciliación de factura.

Puede derivar la información de contabilidad de la gestión de fondos de SAP ERP en las solicitudes de compra de las formas siguientes:

● Seleccione manualmente la información de contabilidad para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos para cada artículo en línea y luego seleccione Más Obtener detalles de la gestión de fondos para validar la información de contabilidad.

198PUBLICPÚBLICO


de fondos

● Haga clic en Más Obtener detalles de la gestión de fondos para rellenar automáticamente los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos con la información de contabilidad de SAP ERP. Además, puede editar manualmente la información de contabilidad de la gestión de fondos que se haya recibido del sistema ERP.

Si la comprobación del presupuesto en un sistema ERP externo y las funcionalidades de contabilidad de la gestión de fondos están activadas para su sitio, SAP ERP automáticamente rellena la información de contabilidad para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en una solicitud de compra incluso si no introduce la información de contabilidad antes de enviarla para su aprobación. La tabla siguiente lista acciones de usuario específicas y las funcionalidades que determinan si SAP ERP agrega automáticamente la información de contabilidad o no para los campos de contabilidad de la gestión de fondos en las solicitudes de compra:

Acción de usuario

Funcionalidad activada

Comprobación del presupuesto en un sistema ERP externo y la contabilidad de la gestión de fondos Contabilidad de la gestión de fondos

Envía una solicitud de compra para su aprobación sin incluir la información de contabilidad para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos.

SAP ERP rellena los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos en la solicitud de compra con la información de contabilidad relevante después de que tengan éxito las comprobaciones de validación en el sistema ERP.

La solicitud de compra no pasa por validaciones en SAP ERP y, por lo tanto, no se rellenan los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos con la información de contabilidad para SAP ERP.

Inicia una acción de pedido de cambio y envía la solicitud de compra asociada para su aprobación sin realizar cambios en la información de contabilidad para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos.

(Si la información de contabilidad de la gestión de fondos en SAP ERP ha cambiado) Se indican los errores para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos que no coindicen con la información de contabilidad relevante en SAP ERP. Después de que el usuario envíe los cambios adecuados, la nueva versión de la solicitud de compra y el pedido de compra revisado incluyen la información de contabilidad actualizada para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos.

La nueva versión de la solicitud de compra retiene la misma información de contabilidad para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos que en la versión anterior de la solicitud de compra.

Cuando se agrega la información de contabilidad de la gestión de fondos en una solicitud de compra, los documentos aprobables asociados en la solución de SAP Ariba también heredan la misma información de contabilidad. Cuando se envía una solicitud de compra para su aprobación, se copia la información de contabilidad de la gestión de fondos en la solicitud de compra al pedido de compra que se crea después de aprobar completamente la solicitud de compra. Sin embargo, si se actualiza la información de contabilidad de la gestión de fondos en el sistema ERP después de crear un pedido en la solución de SAP Ariba, el pedido de compra en el sistema ERP incluye automáticamente la última información de contabilidad en el sistema ERP. En estos casos, no se actualizan la solicitud de compra y el pedido correspondientes en la solución de SAP Ariba con la información de contabilidad de la gestión de fondos cambiada en el sistema ERP.


PUBLICPÚBLICO 199

Cuando realiza un pedido de cambio, la nueva versión de la solicitud de compra que se envía se actualiza automáticamente con la información de contabilidad relevante en el sistema ERP. Como resultado, también se actualiza el pedido de cambio con la información de contabilidad actualizada en la solicitud de compra.


Cómo agregar la información de contabilidad de la gestión de fondos en una solicitud de compra [página 200]Cómo resolver errores para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en las solicitudes de compra [página 201]Acerca de la comprobación del presupuesto en sistemas externos

Cómo agregar la información de contabilidad de la gestión de fondos en una solicitud de compra

Puede agregar información de contabilidad para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos para los artículos en línea en una solicitud de compra antes de enviarla para su aprobación.

Procedimiento

1. Introduzca la información necesaria para los artículos en línea en la solicitud de compra.2. En la sección Artículos en línea de la solicitud de compra, realice una de las acciones siguientes para agregar

información de contabilidad de la gestión de fondos para uno o más artículos en línea:

○ (Si está activada la comprobación del presupuesto en sistemas externos) Para rellenar automáticamente los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos para uno o más artículos en línea con la información de contabilidad de SAP ERP, seleccione los artículos necesarios y haga clic en Comprobar.

NotaCuando hace clic en el botón Comprobar, SAP ERP también valida toda la información de contabilidad en la solicitud de compra.

○ Seleccione los artículos en línea necesarios y luego Más Obtener detalles de la gestión de fondos .○ Para agregar manualmente la información de contabilidad de la gestión de fondos para un artículo en línea:

1. Seleccione el artículo en línea y haga clic en Editar.2. En la sección Contabilidad- Por artículo en línea, introduzca los valores de contabilidad para cada

campo de la asignación de cuenta de la gestión de fondos y haga clic en Aceptar.

3. (Opcional) Seleccione Más Obtener detalles de la gestión de fondos para validar la información de contabilidad para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos.Si se reciben errores para los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos del sistema ERP, realice las actualizaciones adecuadas y haga clic en Más Obtener detalles de la gestión de fondos para verificar si se han resuelto los errores. De forma alternativa, si está activada la

200PUBLICPÚBLICO


de fondos

https://help.sap.com/viewer/44139574e7424765941fa097400d66fa/cloud/es-ES/e7d3605fda0c441e9b94ce6c65720cba.html

comprobación del presupuesto en los sistemas externos, haga clic en Comprobar para verificar si se han resuelto los errores.

3. Si su sitio está activado para la contabilidad dividida, agregue la información de contabilidad de la gestión de fondos para todos los registros de división de contabilidad o los específicos.

Para obtener más información sobre la configuración de la división de contabilidad, consulte Cómo agregar distribuciones de contabilidad en líneas de solicitud de compra [página 44].

4. (Si está activada la comprobación del presupuesto en los sistemas externos) Haga clic en Comprobar para verificar si los presupuestos para los artículos en línea están disponibles en SAP ERP.

Su solución de compras envía una solicitud al sistema ERP externo para validar la información de contabilidad en la solicitud de compra y para realizar comprobaciones de la disponibilidad de fondos.

Aparece un mensaje de confirmación en la página Resumen de la solicitud de compra si las validaciones en SAP ERP tienen éxito.

5. Haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación.


Cómo resolver errores para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en las solicitudes de compra [página 201]

Cómo resolver errores para los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos en las solicitudes de compra

Cuando una solicitud de compra da error en las validaciones para la información de contabilidad de la gestión de fondos en SAP ERP, se visualizan los errores a nivel de cabecera de la solicitud de compra.

Contexto

Los campos de asignación de cuenta de la gestión de fondos que tienen errores se pueden identificar con un símbolo de asterisco (*) en color rojo que aparece junto a cada campo.

Procedimiento

1. Revise los detalles del error que se visualiza a nivel de cabecera de la solicitud de compra.2. Desplácese hacia abajo para ubicar el campo de la asignación de cuenta de la gestión de fondos que indica una

condición de error y realice los cambios adecuados.3. A nivel de cabecera de la solicitud de compra, haga clic en Siguiente para ver el error siguiente.


PUBLICPÚBLICO 201

4. Repita el procedimiento para realizar cambios para todos los campos de la asignación de cuenta de la gestión de fondos que tengan errores.

5. Haga clic en Más Obtener detalles de la gestión de fondos para verificar si se han resuelto todas las condiciones de error.

202PUBLICPÚBLICO


de fondos

Temas sobre la gestión de pedidos de compra

Proceso de pedido de compra [página 203]

Proceso de pedido manual [página 209]

Cambio y cancelación de los procesos de un pedido [página 214]

Modificación de pedido mediante modificaciones simultáneas [página 223]

Cierre de pedidos de compra [página 239]

Utilización de la mensajería para iniciar conversaciones a partir de pedidos [página 243]

Cierre de líneas individuales de un pedido de compra [página 251]

Evitar que las líneas individuales de los pedidos ERP se cierren o reabran en las soluciones de SAP Ariba [página 254]

Cierre automático y manual de pedidos de compra en masa [página 255]

Cómo forzar la cancelación de un pedido o pago [página 258]

Cómo forzar pedidos [página 259]

Cumplimiento del pedido [página 260]

Reenviar pedidos de compra a proveedores [página 266]

Personalización de diseños de impresión de pedido de compra y factura [página 268]

Restricción de la capacidad de eliminar adjuntos en pedidos de compra [página 273]

Proceso de pedido de compraLos pedidos de compra de mercancías y artículos de servicio se generan automáticamente en la solución de compras cuando se aprueba completamente una solicitud.

Esos pedidos se envían a los proveedores relevantes, mediante Ariba Network o con un proceso manual, como un fax o un correo electrónico.

Un pedido de compra sigue este proceso general:

1. El solicitante crea una solicitud de compra (SC) y la envía para su aprobación. La solución de compras notifica a los responsables de aprobación designados que una SC está esperando su aprobación.

2. Los responsables de aprobación aprueban o deniegan la SC:○ Si se aprueba la SC, la solución de compras crea un pedido de compra y envía el pedido al proveedor.○ Si se deniega la SC, puede editarla y reenviarla, o retirarla.

3. (Para artículos de mercancías) Si el sitio está configurado para la recepción, introduzca los detalles del recibo, basándose en las directrices de la empresa cuando recibe los artículos del proveedor.

4. (Para artículos de servicio) Recibe hojas de entrada de servicios del pedido desde las hojas de entrada de servicios del proveedor y responsable de aprobación. De manera alternativa, crea hojas de entrada de servicios en su solución de compra.

Guía de compras para profesionales de comprasTemas sobre la gestión de pedidos de compra

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NotaSi la agregación de demanda está activada en su sitio y algunos artículos en línea de la solicitud están retenidos para la consolidación, al aprobar la solicitud no se generará ningún pedido de compra para estos artículos. El agente de compras deberá crear una solicitud de compra agregada para estos artículos en línea. Se generarán pedidos de compra para los artículos en línea una vez esté aprobada la solicitud de compra agregada.

Diagrama de proceso de pedido de compra

Información adicional del proceso de pedido

● Normalmente, Sistema de Ariba aparece como el usuario asociado a un pedido de compra, indicando que el pedido se ha generado automáticamente.

● Si está activado para su sitio, los preparadores y solicitantes de las solicitudes reciben notificaciones por correo electrónico cuando se generan pedidos de compra para sus solicitudes de compra para ayudarles a encontrar rápidamente información básica sobre los pedidos de compra. Esta capacidad está controlada con

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el parámetro Application.Purchasing.SendMailToPreparerAndRequesterOnPurchaseOrderGeneration , que su administrador puede fijar en Ariba Administrator. La solución de compra envía estas notificaciones por correo electrónico después de que un pedido pase al estado Pedido.

NotaLa solución de compra desencadena notificaciones por correo electrónico solo para la primera versión de los pedidos de compra. No se envían notificaciones por correo electrónico para las nuevas versiones de los pedidos si las solicitudes de compra correspondientes se han revisado y aprobado completamente.

● Los registros y el histórico de los pedidos de compra se conservan en la solución de compras y no implican ningún sistema ERP externo.

● Los proveedores que reciben pedidos a través de Ariba Network, correo electrónico o fax reciben los adjuntos electrónicamente. Si utiliza un proveedor que no está registrado, los adjuntos se gestionan manualmente. Por ejemplo, si el agente de compras imprime el pedido y lo envía manualmente, debe asegurarse también de enviar todos los adjuntos.

● La pestaña Hojas de entrada de servicios de los pedidos de servicios muestran información de las hojas de entrada de servicios asociadas. La pestaña muestra una barra de progreso para la acumulación de línea de servicio frente a las líneas de servicio de pedido de compra relacionadas.

● Puede cambiar o cancelar un pedido de compra, depende de su estatus y de su configuración del sistema. Remítase a los procedimientos de su empresa para obtener información adicional acerca de cómo cambiar o cancelar pedidos.

● Puede buscar pedidos de compra, visualizarlos, agregarles comentarios o imprimirlos.


Conceptos sobre la creación y gestión de solicitudes de compra agregadas [página 164]Acerca de las hojas de entrada de servicios

Verificación del estado de un pedido de compra

Cuando se envía un pedido de compra a su proveedor mediante SAP Ariba, puede ver el estado actual del pedido. (si se ha enviado un pedido manualmente, dicha información no estará disponible).

Todos los pedidos generados por una solicitud de compra que haya creado aparecerán en su artículo de contenido Mis documentos del panel de instrucciones. Si su pedido no tiene un estado de como mínimo Pedido en la columna Estado, es posible que la solicitud todavía esté pendiente de aprobación.

NotaSi el pedido no llega a tiempo, póngase en contacto con el proveedor.


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https://help.sap.com/viewer/30cd14c5575340f78da52239c052f51b/cloud/es-ES/4ce07b930ad346438b9ba91fe34105b0.html#loio4ce07b930ad346438b9ba91fe34105b0

Los pedidos pueden tener los siguientes estados:

Estado Descripción

Pedido El pedido se ha enviado al proveedor.

Confirmación El proveedor ha proporcionado información de cumplimiento para parte del pedido.

Confirmado El proveedor ha proporcionado información de cumplimiento para parte del pedido.

Si su sitio esta configurado para actualizar los estados del pedido de compra en base al estado del cumplimiento de pedidos, el estado se actualiza a Confirmado solo cuando el proveedor confirme todos los artículos del pedido.

Confirmado parcialmente El proveedor ha confirmado uno o varios artículos, pero no ha rechazado ningún artículo.

Este estado se muestra solo si el sitio está configurado para actualizar estados del pedido de compra en base al estado del cumplimiento de pedidos,

Rechazado El proveedor ha rechazado todos los artículos del pedido.

Este estado se muestra solo si el sitio está configurado para actualizar estados del pedido de compra en base al estado del cumplimiento de pedidos.

Rechazado parcialmente El proveedor ha rechazado uno o varios artículos del pedido, pero no todos.

Este estado se muestra solo si el sitio está configurado para actualizar estados del pedido de compra en base al estado del cumplimiento de pedidos,

Expedición El proveedor ha expedido parte del pedido.

Expedido El proveedor ha expedido el pedido.

Servicio ejecutado parcialmente (Para pedidos de servicio)

Al menos una hoja de entrada de servicios se ha creado y tiene el estado Procesado.

Servicio ejecutado (Para pedidos de servicio)

El importe total de una o más hojas de entrada de servicios en el estado Procesado ha alcanzado el importe máximo en el pedido.

Recepción Su empresa ha recibido algunos de los artículos en el pedido.

Recibido Su organización ha recibido el pedido completamente.

Cancelado El pedido ha sido cancelado.

Fallo permanente El pedido con el estado Realizando el pedido o Cancelando no se ha podido enviar al sistema ERP después de que se haya intentado durante el número de días especificado en el parámetro Establecer el número de días para reenviar los pedidos ERP fallidos (Application.Purchasing.PermanentFailureRetryCountForERPOrder).

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Transmisión de pedido y pedidos con errores [página 207]Creación de pedidos de compra [página 208]Set number of days to resend failed ERP orders

Transmisión de pedido y pedidos con errores

Si se produce un error en la transmisión del pedido, existen varios motivos por los cuales se puede haber producido y diferentes técnicas que puede usar para recuperar el pedido con error.

Después de aprobar una solicitud y de crear el pedido de compra, el estado de la solicitud y del pedido muestra Realizando el pedido, indicando que la transmisión de pedido está en curso. Cuando un pedido se transmite correctamente, su estado cambia a Pedido. Cuando todos los pedidos asociados a la solicitud se han transmitido correctamente, el estado de la misma cambia a Pedido también.

En el caso de que no se haya transferido correctamente una solicitud o un pedido de Realizando el pedido a Pedido, la solución de compras envía diversos mensajes de notificación diferentes para indicar la naturaleza del problema:

● Si una transmisión de pedido falla porque la información de contacto de proveedor no es válida o el canal de comunicación no está disponible, la solución permanece en el estado Realizando el pedido y la solución de compras envía un mensaje de notificación por correo electrónico.

● Si una transmisión de pedido falla porque el pedido no incluye información suficiente para iniciar la transmisión, la solución de compras deja el estado de la solicitud en Realizando el pedido y envía un mensaje de notificación por correo electrónico.

Cuando un pedido de compra no se puede desplazar de Realizando el pedido a Pedido, la solución de compras proporciona técnicas para la recuperación de errores:

● La tarea programada Pedidos con errores busca pedidos que tengan el estado de Realizando el pedido e intenta reenviar esos pedidos. Esta tarea simplemente vuelve a intentar la operación de transmisión. No realiza ninguna recuperación de errores. Algunas veces eso es todo lo necesario, por ejemplo, si una transmisión falla debido a una conexión de red que no funciona, la tarea Pedidos con errores sigue reenviando el pedido hasta que lo consigue.

● Puede tratar el pedido manualmente y luego hacer clic en Forzar pedido, que cambia el estado del pedido de Realizando el pedido a Pedido. Por ejemplo, puede que un administrador de compras llame un pedido por teléfono y luego desplace el estado del pedido a Pedido al hacer clic en Forzar pedido. Después de haber forzado un pedido al estado Pedido, no se admiten futuras operaciones en ese pedido (como los pedidos de cambio). Fuerce pedidos sólo cuando no haya más opciones disponibles.

Si hubo un problema con los datos del pedido de compra, como una información de proveedor no válida, o cuando ésta está en blanco, la solución de compras no permite que se envíe la solicitud.

Pero en los casos en los que la información del proveedor era válida durante el envío de la solicitud, aunque se representó como inactiva durante el proceso de aprobación del pedido de compra, el pedido permanece en el estado Realizando el pedido. La tarea programada Pedidos con errores intenta procesar tales pedidos (que permanecen en el estado Realizando el pedido) durante un día (24 horas). Si, después de repetidos intentos, no se procesa el pedido, éstos se marcan como fallidos permanentemente, y se envía una notificación por correo electrónico con este propósito a todos los miembros del grupo Administrador de compras.


PUBLICPÚBLICO 207

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/3a480b3839764553aec2cb0efb48392b.html

En la configuración predeterminada de los sitios habilitados para el método de pedido ERP, los pedidos de compra asociados con una sola solicitud no se transmiten de forma secuencial. Por lo tanto, si se producen errores al procesar la respuesta de ERP para dichos pedidos, se producirá un error al mover los pedidos de compras de Realizando el pedido a Pedido. Puede configurar su sitio para asegurarse de que los pedidos de compras asociados a una sola solicitud de compra se transmiten de forma secuencial al sistema ERP. Con esta configuración, si se produce un error de un pedido durante el procesamiento de la respuesta de ERP, se ejecutará una tarea programada para procesar el resto de pedidos de forma secuencial y garantizar que dichos pedidos pasan a tener el estado Pedido. Para obtener ayuda con la configuración, solicite al Contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.


Creación de pedidos de compra [página 208]

Creación de pedidos de compra

Cuando una solicitud de compra con al menos un artículo en línea se aprueba completamente, la solución de compras crea un pedido de compra que se corresponde con esa solicitud.

En un escenario empresarial típico en el que la solicitud contiene múltiples artículos en línea, la solución de compras crea múltiples pedidos de compra si la solicitud de compra tiene:

● Artículos en línea con diferentes proveedores● Mezcla de artículos de catálogo y por encargo● Artículos en línea con distintas direcciones de Expedición● Artículos en línea con diferentes ubicaciones de proveedor● Artículos en línea con distintas direcciones de Facturación

Por ejemplo, supongamos que una solicitud PR1 contiene los artículos en línea siguientes:

● L1: Artículo de catálogo de Proveedor ABC S.A., con la dirección Expedir a a Chicago, EEUU● L2: Artículo por encargo; el proveedor es ABC S.A.; se predetermina en la dirección Expedir a a nivel de

cabecera de la solicitud (EEUU-Portland)● L3: Artículo de catálogo de Proveedor Foo Corp., con la dirección Expedir a a Nueva York, EEUU● L4: Artículo de catálogo de Proveedor Foo Corp., con la dirección Expedir a a Nueva York, EEUU

En este escenario, cuando se aprueba completamente la solicitud, la solución de compras crea tres pedidos de compra:

● PO1 para L1● PO2 para L2● PO3 para L3 y L4 (el mismo proveedor y la misma dirección Expedir a)

Nota● Cuando dos artículos de catálogo solicitados del mismo proveedor tienen direcciones Expedir a diferentes,

la solución de compras crea dos pedidos de compra por separado.

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● Si el pedido de compra o un pedido de compra cambiado contiene artículos en línea con detalles de determinación de precios avanzada, el artículo en línea visualiza el enlace Fx en la columna Importe para ver la fórmula utilizada para calcular el importe para el artículo en línea. Haga clic en Detalle para ver los detalles de la determinación de precios avanzada en la página Detalles Artículo en línea .Para más información acerca de los detalles de determinación de precios avanzados, consulte Acerca de la agregación de artículos de catálogo con detalles de determinación de precios avanzados [página 17].

● El registro Historial de la solicitud de compra correspondiente incluye información sobre la división de pedidos.

Este comportamiento de división de pedidos de compra sigue siendo válido cuando la solicitud contiene artículos de catálogo y por encargo del mismo proveedor.

NotaPuede configurar la solución de compras para que no se dividan los pedidos basándose en:

● Diferentes direcciones Expedir a● Artículos de catálogo y por encargo del mismo proveedor

Para obtener ayuda para la configuración, solicite al Contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Proceso de pedido manual

Si crea una solicitud que contiene artículos de un proveedor que no está registrado en Ariba Network, se tiene que tratar manualmente cualquier pedido de compra para ese proveedor.

Un pedido de compra manual sigue este proceso general:

1. Crea el pedido y lo envía para su aprobación.2. El pedido se aprueba, pero ya que el proveedor no está registrado en Ariba Network, el pedido permanece en el

estado Realizando el pedido hasta que el agente de compras abra el pedido y haga clic en Marcar como pedido.

3. El Agente de compras tiene que enviar manualmente el pedido al proveedor (por ejemplo, mediante correo electrónico, fax o servicio de mensajería).

4. Si el pedido utiliza una tarjeta de compra, la información de la misma tiene que comunicarse al proveedor por un representante de la empresa manualmente. No se incluye la información de la tarjeta de compra en el pedido.

Si cancela el pedido manual, el Agente de compras tiene que cancelar manualmente el pedido con el proveedor.

Cuando crea un pedido manual, se incluye el mensaje siguiente:

Esta solicitud contiene un pedido para un proveedor que no es miembro de Ariba Network. Para poder procesar este pedido, se tiene que enviar manualmente al proveedor.

Si es agente de compras, tiene que buscar pedidos que se tengan que enviar manualmente para poder procesar completamente esos pedidos.


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Puede cambiar una solicitud de compra que haya generado un pedido manual. Si cambia el proveedor de un artículo en línea por un proveedor registrado en Ariba Network, el pedido de compra manual original se cancela y se crea un nuevo pedido de compra. Sin embargo, el nuevo pedido de compra también se crea como pedido de compra manual. Si necesita que el nuevo pedido se procese mediante Ariba Network, elimine el artículo en línea existente en lugar de modificarlo. Agregue un nuevo artículo en línea y especifique el proveedor registrado en Ariba Network. El nuevo pedido de compra se procesa a través de Ariba Network.

Pedidos de compra para proveedores manuales cuando se utiliza el método de pedido ERPCC [página 210]

Usuarios con permiso para procesar pedidos manuales y recibir notificaciones por correo electrónico [página 211]

Cómo procesar o cancelar un pedido manual [página 212]

Cómo procesar pedidos manuales tras habilitar a los proveedores en Ariba Network [página 212]

Activación rápida en SAP Ariba [página 213]

Pedidos de compra para proveedores manuales cuando se utiliza el método de pedido ERPCC

Si la solución de compras procesa pedidos mediante el método de pedido ERPCC, puede optar por restringir los pedidos de compra asociados a proveedores manuales para que no se procesen automáticamente al estado Pedido.

Para configurar este comportamiento, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante de Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para configurar el sitio como corresponda.

Después de realizar la configuración, todos los pedidos de compra de los proveedores manuales que se procesan utilizando el método de pedido ERPCC permanecerán con el estado Realizando el pedido hasta que un usuario que pertenezca a los grupos Agente de compras, Administrador de compras, Agente de compras o Administrador de compras realice manualmente la acción Marcar como pedido para mover dichos pedidos al estado Pedido.

● Excepto los pedidos manuales (pedidos asociados con los proveedores manuales), la solución de compras procesa todos los pedidos de compra asociados con los proveedores Ariba Network.

● Los pedidos manuales se procesan automáticamente con el método de pedido ERP y el estado de dichos pedidos pasa a Pedido.


Usuarios con permiso para procesar pedidos manuales y recibir notificaciones por correo electrónico [página 211]

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Usuarios con permiso para procesar pedidos manuales y recibir notificaciones por correo electrónico

Su solución de compras permite que los miembros de determinados grupos puedan procesar pedidos manuales.

En la configuración predeterminada únicamente los miembros de los siguientes grupos de compras tienen acceso al proceso de pedidos manuales y a la recepción de notificaciones por correo electrónico relativas a pedidos manuales.

● Agente de compras● Administrador de compras● Agente de compras● Gestor de compras

Es posible configurar su solución de compras para permitir al solicitante y al preparador o a miembros del grupo Procesador de pedido manual gestionar pedidos manuales además de a los miembros de los grupos de compras en un momento dado. Para configurar su sitio para permitir que usuarios adicionales procesen pedidos manuales, debe configurarse el parámetro Application.Procure.ManageManualOrderProcessorsAndEmailNotificationRecipients (establecido por el soporte de SAP Ariba).

Nota● Los botones Marcar pedido y Marcar como cancelado se muestran en pedidos de compra a los

solicitantes, preparadores y miembros del grupo Procesador de pedido manual únicamente si están habilitados para procesar pedidos manuales en su sitio.

● Los usuarios que pertenecen a los grupos de compras continuarán teniendo acceso al proceso de pedidos manuales, pero ya no recibirán notificaciones por correo electrónico si hay otros usuarios a los que se les permite procesar pedidos manuales.

● Si está activado para su sitio, los preparadores y solicitantes de solicitudes también reciben notificaciones por correo electrónico después de que los pedidos manuales se procesen en el estado Pedido. Esto es aplicable independientemente de los parámetros configurados para su sitio que determinan qué usuarios o grupos de usuarios pueden procesar los pedidos manuales. Esta capacidad está controlada con el parámetro Application.Purchasing.SendMailToPreparerAndRequesterOnPurchaseOrderGeneration , que su administrador puede fijar en Ariba Administrator.


Cómo procesar o cancelar un pedido manual [página 212]Cómo procesar pedidos manuales tras habilitar a los proveedores en Ariba Network [página 212]


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Cómo procesar o cancelar un pedido manual

Por defecto, los pedidos se imprimen en el idioma asignado en la ubicación de proveedor (país/región del proveedor). Sin embargo, puede cambiar el idioma del proveedor (en proveedores manuales) al idioma de la configuración local del proveedor.

Contexto

Póngase en contacto con su administrador para cambiar el idioma del proveedor en función de la configuración local cuando imprima pedidos de compra.

Procedimiento

1. En la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione Pedido de compra.

2. Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda.3. En la página Filtros de búsqueda, fije la opción Método de pedido a Manual y la opción Estado a Realizando

el pedido.4. Haga clic en Buscar.5. Haga clic en el título del pedido que desee cancelar.6. Haga clic en Marcar pedido o Marcar cancelado.7. Introduzca sus comentarios, luego haga clic en Aceptar.8. Haga clic en Imprimir y reenvíe el pedido o la cancelación al proveedor.


Cómo procesar pedidos manuales tras habilitar a los proveedores en Ariba Network [página 212]

Cómo procesar pedidos manuales tras habilitar a los proveedores en Ariba Network

Si su sistema contiene pedidos manuales creados antes de la activación del proveedor en Ariba Network, puede buscar estos pedidos manuales y enviarlos a Ariba Network.

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Contexto

Los miembros de los grupos Gestor de compras, Administrador de compra y Administrador de compras pueden buscar y enviar pedidos manualmente.

En el caso de pedidos de cambio, puede enviar la versión más reciente del pedido incluso si las versiones anteriores ya se han enviado a Ariba Network.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pedidos de compra .2. En la página Buscar filtros, establezca el filtro de búsqueda Mostrar pedidos que se puedan enviar a Ariba

Network en Sí y haga clic en Buscar.3. En los resultados de búsqueda, seleccione los pedidos que quiera enviar a Ariba Network y haga clic en Enviar

pedidos a Ariba Network.


Activación rápida en SAP Ariba [página 213]

Activación rápida en SAP Ariba

Cuando se activa la propiedad Activación rápida en el sitio, la solución de compras envía pedidos a proveedores que no tengan ID Ariba Network.

Ariba Network crea cuentas para estos proveedores y luego enruta los pedidos según el método de pedido preferido por cada proveedor, que puede ser por fax o por correo electrónico.

Para los proveedores que no tienen cuentas Ariba Network, la solución de compras genera un ID privado Ariba Network. Los ID privados son únicos para cada ubicación de proveedor. Los administradores pueden ver los ID privados para las ubicaciones de proveedor al utilizar la tarea Proveedores en el área de trabajo Administrador del proveedor en Ariba Administrator.

Cuando Ariba Network enruta un pedido a un proveedor, incluye una invitación a iniciar sesión y a finalizar el proceso de registro. Ariba Network recomienda a los proveedores que tomen propiedad de sus cuentas, cosa que cambia las cuentas a cuentas de proveedor normales.


Supplier IDsPO and BPO quick enablement


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https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6a93a537c1da1014ae85862aa39e9d4a.html

https://help.sap.com/viewer/e10ed2159560487bb36d1ae89a6e293a/cloud/en-US/6a8d462dc1da1014a0c5b410c0b30569.html

Cambio y cancelación de los procesos de un pedidoCuando una solicitud se haya aprobado, la solución de compras generará pedidos y los enviará a los proveedores. En este punto del proceso, puede cambiar o cancelar pedidos, si es necesario

Puede utilizar uno de los siguientes métodos para modificar o cancelar pedidos:

● Cambie la solicitud a partir de la que se han originado los pedidos.Cuando cambia la solicitud, también cambian todos los pedidos relacionados.

● Cancele la solicitud a partir de la que se han originado los pedidos.Cuando cancela la solicitud, también se cancelan todos los pedidos relacionados.

● Cambie o cancele pedidos.Cuando cambia un pedido o una solicitud, una nueva versión de la solicitud se crea y se envía para su aprobación, basándose en las reglas de aprobación actuales. Si se aprueba la nueva versión completamente, se genera una nueva versión de todos los pedidos afectados por el cambio y se envía a los proveedores.

Nota○ La opción de cambiar una solicitud en cualquier momento (en el proceso) se activa en el sitio de forma

predeterminada. Pero, si desea poder cambiar pedidos cuando éstos se facturen o estén en el estado Recibido, tiene que asegurarse de que se permita la funcionalidad de pedido de cambio en el sitio. Para activar esta opción, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

○ Si la Agregación de demanda está activada en su sitio y algunos artículos en línea de la solicitud de compra están retenidos para realizar la consolidación, se muestran estos artículos retenidos en la tabla Artículos en línea retenidos para consolidación de la nueva versión de la solicitud. No puede editar ni suprimir estos artículos de la solicitud de compra. Por lo tanto, no puede cancelar del todo la solicitud.

La solución de compras genera un nuevo ID de PO (crea una nueva versión del pedido de compra) en las circunstancias siguientes:

● Cuando intenta agregar un nuevo artículo en línea y tiene un proveedor diferente de las otras líneas en el PO, se agrega al pedido de compra.

● Cuando se agrega un nuevo contrato antes de cambiar el pedido de compra. En este caso, se cancela el pedido de compra anterior y se genera uno de nuevo porque no se pueden asociar los nuevos contratos a pedidos de compra existentes.

● Cuando los campos configurados para divisiones de pedidos (por ejemplo Dirección de expedición) se modifican para uno o varios artículos en línea de una solicitud:○ Si un pedido tiene un único artículo, el pedido existente se cancela y se crea uno nuevo.○ Si un pedido tiene varios artículos, se crea una nueva versión del pedido existente para indicar el borrado

de la línea modificada. Además se crea un nuevo pedido para la línea modificada.

Su solución de compras envía a proveedores las versiones de pedidos revisadas solo después de que los pedidos previos se hayan cancelado. En función del número de artículos en línea en una solicitud, el estado de los pedidos previos y revisados asociados con la solicitud cambia en un orden específico antes de que los pedidos revisados se envíen a proveedores:

● Si una solicitud consistente en un único artículo en línea se modifica, el estado del pedido anterior cambia a Cancelando una vez que la solicitud revisada se ha aprobado por completo y se haya creado un pedido revisado.

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● Si una solicitud consistente en varios artículos en línea se revisa, el estado del pedido anterior cambia a Realizando el pedido una vez que la solicitud revisada se ha aprobado por completo.

En ambos casos, el estado de la versión revisada del pedido cambia de Aprobado a Realizando el pedido y después a Pedido solo una vez que el pedido anterior se ha cancelado con éxito .

Puede cambiar o cancelar solicitudes cuyo estado sea Pedido. Para cambiar o cancelar pedidos, el estado correspondiente tiene que ser uno de los siguientes:

Acción Estado necesario

Pedido de cambio ● Confirmado (Ariba Network sólo)● Confirmación (Ariba Network sólo)● Pedido● Servicio ejecutado parcialmente (Para pedidos de servicio)● Servicio ejecutado (Para pedidos de servicio)● Recibido (si se ha configurado)● Recepción● Expedido (si se ha configurado)● Expedición (si se ha configurado)

Cancelar pedido ● Confirmado (Ariba Network sólo)● Confirmación (Ariba Network sólo)● Pedido

Debe ser miembro del grupo Administrador de compras para:

● Cambiar o cancelar pedidos generados a partir de solicitudes enviadas por otros usuarios● Buscar pedidos específicos para cambiarlos o cancelarlos

El cambio o la cancelación de pedidos implica estos pasos básicos:

1. Cambia o cancela una solicitud o un pedido, con lo que genera una nueva versión de la solicitud y luego envía la nueva versión para su aprobación.Al cambiar un pedido, todos los recibos asociados al pedido original se copian en el pedido nuevo.

2. La solución de compras notifica a los responsables de aprobación designados que la versión nueva está pendiente de aprobación.

3. Los responsables de aprobación aprueban o deniegan la versión nueva.○ Si se aprueba y el proveedor acepta pedidos de cambio o de cancelación, se genera un pedido de

sustitución con el mismo ID que el original.○ Si se aprueba pero el proveedor no acepta pedidos de cambio o de cancelación, debe cancelar el pedido

original (si el estado del pedido permite que se cancele) y crear un pedido nuevo agregando artículos a la solicitud existente o creando una solicitud nueva.

○ Si se deniega, puede editar y volver a enviar la versión nueva para su aprobación o retirarla, editarla y volver a enviarla.

4. Reciba los artículos (si su empresa ha activado la recepción) del proveedor e indique los detalles del recibo.


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Cambio y cancelación de diagrama de proceso de pedido

El siguiente diagrama muestra lo que sucede cuando debe modificar o cancelar un proceso de pedido:

Condiciones cuando los cambios a pedidos no generan un nuevo ID de PO

Hay ciertos campos en el pedido de compra que no crean una nueva versión cuando se realizan cambios. Tales cambios se consideran internos en la solución de compras.

Todos los campos Contabilidad en el pedido de compra se consideran internos. Si cambia un campo de contabilidad de un PO, la solución de compras creará una nueva versión del pedido. Sin embargo, en la configuración predeterminada, esta nueva versión no se envía al proveedor porque se considera interna.

NotaPuede configurar el sitio para enviar nuevas versiones de PO a los proveedores aunque se consideren órdenes internas por la solución de compras. Para configurar este comportamiento, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante de Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

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● Un cambio en el título del pedido de compra también se considera interno y no genera un nuevo ID de PO.● Si la opción Visible para proveedor correspondiente al campo Comentarios no se selecciona, cualquier

cambio en este campo también se considera interno.


Restricción de las actualizaciones de versión de contrato automáticas en pedidos de cambio [página 217]Pedidos de cambio cuando se han borrado artículos de catálogo asociados o se han cerrado contratos asociados [página 218]Cómo cambiar pedidos de compra [página 219]Edición del precio de artículos en pedidos de compra recibidos completa o parcialmente [página 220]Consejos útiles para cancelar pedidos [página 221]Cómo cancelar pedidos de compra [página 222]Trabajar con múltiples pedidos de una sola solicitud [página 223]

Restricción de las actualizaciones de versión de contrato automáticas en pedidos de cambio

Existen algunos cambios que lanzan una vinculación automática del pedido revisado con la versión más reciente de los contratos:

En las organizaciones compradoras, es habitual que los catálogos y los contratos asociados con artículos en línea de los pedidos se revisen para incluir cambios para precios por unidad, condiciones de determinación de precios y otros atributos mientras los pedidos aún no se han recibido. En estos escenarios, una acción de pedido de cambio lanza una referencia automática de la versión nueva de las solicitudes de compra a la versión revisada de los contratos en función de si los contratos se aplicaron manual o automáticamente a la versión anterior de esas solicitudes de compra.

Para las solicitudes de compra creadas mediante la selección manual de contratos, no hay ninguna actualización automática de los artículos en línea durante un pedido de cambio si los cambios no repercuten en la determinación de precios. Sin embargo, para los pedidos de compra basados en solicitudes de compra en las que se aplican contratos de forma automática, la solución de compras referencia automáticamente las solicitudes de compra a las versiones revisadas de los contratos y los catálogos cuando los usuarios inician pedidos de cambio. Como resultado, los artículos en línea se actualizan automáticamente basándose en la última versión de los contratos y los catálogos asociados con ellos, independientemente de la naturaleza de los cambios.

A continuación algunos de los cambios que lanzan una vinculación automática del pedido revisado con la versión más reciente de los contratos:

● Aumento o disminución en el valor de importe para un artículo solicitado debido a un cambio del precio por unidad o cantidad. Por ejemplo, si un usuario disminuye la cantidad de un artículo de contrato en un pedido, la correspondiente disminución del valor de importe para el artículo lanza la vinculación automática del pedido con la versión más reciente del contrato.

● Cambios del código de mercancía, el proveedor o la ubicación de proveedor para un artículo de contrato.● Cambios en los valores de campo de unidad de compra o sociedad.


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Si está función está activada en su sitio, cuando inicie pedidos de cambio en solicitudes que tienen contratos seleccionados automáticamente, artículos de catálogo y de contrato, los pedidos de compra revisados no se enlazarán automáticamente con las versiones revisadas de catálogos o contratos, a menos que edite atributos, como el precio, la cantidad o los códigos de mercancías, que repercutan en los precios de los artículos. Para ayudarle con esta configuración, deje que su persona de contacto de asistencia designada grabe en un log una solicitud de servicio. Un agente de atención al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para concluir la solicitud.

NotaEsta función no se aplica a las solicitudes de compra Fieldglass y las solicitudes importadas de sistemas externos.


Pedidos de cambio cuando se han borrado artículos de catálogo asociados o se han cerrado contratos asociados [página 218]

Evitar la predeterminación repetida de campos de contabilidad cuando edite la cantidad o el precio de los artículosSi se ha habilitado en su sitio, la solución de compras no vuelve a iniciar la selección de la Entrada de asignación de exportación de mercancía (CEME) (tipo de cuenta por defecto) cuando edita los valores de precio o de cantidad de los artículos en línea en una solicitud de compra al iniciar un pedido de cambio.

De este modo se garantiza que la información de contabilidad asignada a los códigos de mercancía del sistema no se define de nuevo por defecto en los pedidos de cambio. Puede utilizar esta funcionalidad para crear pedidos de cambio para revisar el precio o las cantidades de artículos para resolver las excepciones relativas a cantidad en las facturas al mismo tiempo que se garantiza que los valores de campos de contabilidad basados en CEME no se vuelven a predeterminar.

Pedidos de cambio cuando se han borrado artículos de catálogo asociados o se han cerrado contratos asociadosSi está activado en su sitio, podrá realizar pedidos de cambio aunque los catálogos que hacen referencia a los artículos solicitados estén desactivados.

De forma predeterminada, la solución de compras no permite realizar pedidos de cambio cuando se dan las condiciones siguientes:

● Se han cerrado o se revisan los contratos asociados con artículos en línea de los pedidos● Las suscripciones de catálogo o artículos de catálogo de los pedidos están inactivas

Podrá realizar pedidos de cambio para artículos basados en contrato si los contratos asociados están marcados para permitir a los usuarios modificar los pedidos aunque dichos contratos ya estén cerrados. Al realizar los

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pedidos de cambio, puede modificar los valores de campo, como la información de contabilidad, los adjuntos y los comentarios. Sin embargo, para los artículos de contrato, los cambios en determinados campos desencadenan una vinculación automática del pedido revisado con la versión más reciente de los contratos. En los casos en los que los contratos asociados están cerrados, la solución de compras eliminará automáticamente las referencias a dichos contratos, si selecciona enviar los cambios.

Para ayudarle con esta configuración, deje que su persona de contacto de asistencia designada grabe en un log una solicitud de servicio. Un agente de atención al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para concluir la solicitud.


Restricción de las actualizaciones de versión de contrato automáticas en pedidos de cambio [página 217]Cómo cambiar pedidos de compra [página 219]

Cómo cambiar pedidos de compra

Contexto

Puede cambiar un pedido de compra para editar las propiedades de los artículos en línea del pedido, también puede agregar artículos o eliminarlos del pedido.

Si cambia un pedido de compra con detalles de determinación de precios avanzada, solo podrá editar la cantidad del artículo en la pestaña Resumen de la solicitud de compra. Sin embargo, si el pedido de compra contiene artículos por encargo, puede editar los valores de los detalles de determinación de precios avanzada de estos artículos en la página Detalles de artículo en línea, con las siguientes excepciones:

● Los detalles de artículo en línea no se pueden editar para pedidos de compra que tengan los siguientes estados: Recepción, Recibido, Facturación, Expedición o Enviado.

● Para usuarios en SAP ERP, no se puede cambiar la divisa. Si el artículo es un artículo de servicio o un artículo de compras de servicio, no se puede cambiar el artículo en línea de solicitud.

● Para usuarios en Oracle ERP, no se puede cambiar la divisa.

En los pedidos de compra de servicios, puede modificar un pedido que tenga el estado Servicio ejecutado parcialmente o Ejecutado.

En muy pocos casos, la solución de compras no puede procesar los cambios del pedido que tengan el estado Realizando el pedido. Como resultado, la solicitud modificada se mantiene con el estado Aprobado en lugar de cambiarlo al estado Realizando el pedido. Cuando esto ocurra, la solución de compras crea automáticamente una nueva versión de la solicitud, la configura en En proceso y envía una notificación al preparador. El preparador puede revisar y volver a enviar la nueva versión de la solicitud para su aprobación. La pestaña Histórico de la solicitud incluye detalles acerca de la nueva versión de la solicitud.

Para los artículos en línea asociados con los pagos anticipados, no puede realizar cambios en la cantidad o el precio de un artículo en línea si el valor del importe para el artículo se reduce a un valor inferior al total pagado de forma anticipada para el artículo.


PUBLICPÚBLICO 219

NotaEl siguiente procedimiento se basa en un solo pedido que ha generado una solicitud. Para obtener información sobre el trabajo con varios pedidos generados en una misma solicitud, consulte Acerca del trabajo con múltiples pedidos de una sola solicitud [página 223].

Procedimiento


2. Introduzca términos de búsqueda en el campo de búsqueda.3. Realice una de las acciones siguientes:


búsqueda. La búsqueda se inicia automáticamente.4. Haga clic en el título del pedido de compra que desee cambiar.5. Haga clic en Cambiar.6. Para editar las propiedades de un artículo en línea, haga clic en la casilla de verificación para ese artículo y

luego en Editar.7. Para suprimir un artículo en línea, haga clic en la casilla de verificación para ese artículo y luego en Suprimir.8. Agregue comentarios y adjuntos cuando sea necesario.9. Haga clic en Enviar. Se envía una nueva versión de la solicitud para su aprobación.10. Para agregar artículos al pedido o editar la solicitud en la que se basa el pedido, utilice el enlace Haga clic aquí

para cambiar la solicitud de compra directamente, edite la solicitud y luego haga clic en Enviar.

Edición del precio de artículos en pedidos de compra recibidos completa o parcialmenteEl sitio se puede configurar para permitir a los usuarios editar el precio de los artículos en los pedidos de compra que se encuentran en los estados Recepción o Recibido.

Si está activado, los usuarios pueden editar (aumentar o disminuir) el precio de los artículos en línea en los pedidos de compra recibidos en forma total o parcial al realizar una acción de una pedido de cambio. Los cambios en el precio por unidad también se actualizan en todos los recibos asociados.

Se puede utilizar esta propiedad para solucionar ciertas excepciones de factura. Por ejemplo, observe un pedido de compra recibido completamente de 10 artículos al precio de 100€ por artículo y una factura asociada que asciende a 900€. Ocurre una excepción de factura en este escenario ya que el importe del pedido de compra (10 x 100 = 1.000€) y el importe de la factura (990€) no coinciden. Para solucionar esta excepción, puede realizar un pedido de cambio y editar el precio por unidad del artículo a 90€. Esto resulta en un nuevo cálculo del importe del pedido de compra como 900€ (10 x 90), y así se soluciona la excepción.

Puede optar por que el sitio esté configurado para permitir a los miembros del grupo Agente de compras editar el precio de los artículos en los pedidos de compra que se encuentren en los estados Recepción o Recibido. Como

220PUBLICPÚBLICO


alternativa, también existe la posibilidad de hacer que su sitio configurado permita que cualquier usuario pueda realizar esta acción incluso si no son miembros del grupo Agente de compras. Para configurar la función necesaria para su sitio, pida a su contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia SAP Ariba hará el seguimiento hasta completar la solicitud.

Consejos útiles para cancelar pedidos

Antes de cancelar un pedido, primero debe determinar en qué paso se encuentra el pedido en este proceso, y luego tiene que deshacer cada paso que se haya completado, incluidos aquellos dentro y fuera de la solución de compras.

Cuando haga un pedido, se desplaza en los pasos siguientes:

1. Realizando el pedido2. Pedido3. Confirmación4. Confirmado5. Expedición6. Expedido7. Recepción8. Recibido9. Servicio ejecutado parcialmente (Para pedidos de servicio)10. Servicio ejecutado (Para pedidos de servicio)

Tenga en cuenta los siguientes puntos cuando cancele un pedido:

● ¿Está el pedido completamente pedido? Si el estado es Pedido (completamente pedido), o si está utilizando Ariba Network y el estado es Confirmación o Confirmado, puede cancelar el pedido en la solución de compras.

● ¿Está el pedido completa o parcialmente recibido, ejecutado o expedido? Si el estado es Expedición (parcialmente expedido), Expedido (completamente expedido), Recibiendo (parcialmente recibido), Recibido (completamente recibido), Servicio ejecutado parcialmente o Servicio ejecutado, ya no puede cancelar el pedido. Sin embargo, usted, un agente de compras, o un usuario responsable de las compras o de las recepciones puede:○ Agregar una nota explicando el motivo por el que el pedido se tiene que cancelar○ Llamar el proveedor y cancelar el pedido verbalmente○ Escribir Cancelar en una copia en papel del pedido y enviarla al proveedor○ Solicitar la recepción para devolver las mercancías al proveedor○ Agregar una nota cuando recibe los artículos, o agregar notas en los documentos de copia en papel

cuando reciba los artículos, para explicar quién ha cancelado el pedido, cuándo lo ha hecho y el motivo.● ¿Se ha facturado o pagado el pedido? Si es así, los departamentos de Compras o Cuentas por pagar pueden:

○ Cancelar o abonar la factura manualmente○ Organizar un reembolso○ Agregar una nota al pedido para detener otros recibos o pagos


PUBLICPÚBLICO 221


Cómo cancelar pedidos de compra [página 222]

Cómo cancelar pedidos de compra

Cuando se cancela un pedido de compra, se crea y se envía para aprobación una nueva versión de la solicitud de compra asociada, identificada con un número de versión como V2.

Contexto

El siguiente ejemplo se basa en un único pedido generado por una solicitud de compra. Para obtener información sobre el trabajo con varios pedidos generados en una misma solicitud, consulte Acerca del trabajo con múltiples pedidos de una sola solicitud [página 223].

Los pedidos cancelados se anotan en la pestaña Histórico de la nueva versión; los artículos suprimidos se listan en la sección Líneas suprimidas en la pestaña Resumen. Si el pedido cancelado era el único o el último pedido de la solicitud de compra asociada, el estado de la misma cambia a Cancelado cuando se aprueba.

Cuándo se puede cancelar un pedido:

● Puede cancelar los pedidos que tengan el estado: Confirmación, Confirmado, Pedido y, si están configurados, Expedición y Enviado.

● Si es necesario, los administradores de compras u otros usuarios autorizados pueden utilizar el comando Forzar cancelación para intervenir cuando haya problemas al cancelar un pedido.

● Puede cancelar sus propias solicitudes de compra, lo que cancela todos los pedidos relacionados.

Cuándo no se puede cancelar un pedido:

● No puede cancelar pedidos que tengan artículos en línea asociados a pagos anticipados en los estados Pagando o Pagado. Para cancelar tales pedidos, primero tiene que cancelar los documentos de pagos anticipados asociados que estén en los estados Pagando o Pagado.

● No puede cancelar un pedido si ya se ha iniciado una acción de modificación en la solicitud asociada y la versión revisada de la solicitud tiene el estado En proceso, Enviado o Aprobado.

● No puede cancelar un pedido si sus modificaciones están en curso. En dichos casos, las modificaciones que tengan el estado En proceso deben suprimirse y las modificaciones enviadas para aprobación deben aprobarse (estado Aprobado) antes de poder cancelar el pedido.

Procedimiento


2. Introduzca términos de búsqueda en el campo de búsqueda.

222PUBLICPÚBLICO


3. Realice una de estas acciones:


búsqueda. La búsqueda se inicia automáticamente.4. Haga clic en el título del pedido de compra que desee cancelar.5. Haga clic en Cancelar.6. Introduzca los comentarios importantes, luego haga clic en Aceptar.


Trabajar con múltiples pedidos de una sola solicitud [página 223]

Trabajar con múltiples pedidos de una sola solicitud

Puede realizar modificaciones o cancelar una solicitud de compras que ha generado varios pedidos.

Cuando ve los detalles de un pedido de compra que contiene múltiples pedidos generados por una sola solicitud, tiene la opción de cambiar o cancelar la solicitud que ha generado los pedidos o cambiar o cancelar los pedidos individuales.

Para cambiar o cancelar la solicitud que ha generado los pedidos, utilice los comandos a nivel de solicitud.

Para cambiar o cancelar los pedidos individuales generados por la solicitud, vaya a la pestaña Pedidos, seleccione el pedido que desee cambiar o cancelar y realice la acción necesaria.

Modificación de pedido mediante modificaciones simultáneasSi tiene pedidos de compra antiguos que requieren cambios constantes para poder reunir los requisitos cambiantes, puede crear modificaciones para ayudar a procesar los cambios de determinados artículos en línea.

Es común tener pedidos de compra antiguos que requieren cambios constantes para poder reunir los requisitos cambiantes. Aunque estos requisitos pueden gestionarlos los pedidos de cambio de iniciación, a menudo esto provoca ineficiencias en el proceso de compras cuando los artículos en línea de pedidos de compras grandes requieren revisiones frecuentes de forma simultánea. Puede crear modificaciones en determinados artículos en línea de una solicitud de compras pedida para procesar los cambios de dichos artículos. Una modificación es un documento aprobable en el que los compradores añaden artículos pedidos a partir de una solicitud de compra y gestionan el proceso de modificación de dichos artículos independientemente de la solicitud de compras principal o de otros documentos de modificación que se encuentran en proceso en otras líneas de la misma solicitud de compra. Las correcciones pueden considerarse como subconjuntos de la solicitud de compra principal que hacen referencia a la última versión.


PUBLICPÚBLICO 223

NotaNo puede utilizar la capacidad de enmiendas simultáneas si ha configurado la integración de SAP Fieldglass con Soluciones de SAP Ariba Procurement para su sitio.

Una solicitud de compra puede tener varias modificaciones en proceso. Cuando una modificación se ha aprobado por completo, los cambios de la modificación se fusionan con la última versión de la solicitud de compras y los pedidos de cambios se envían a proveedores. La solución de compras realiza validaciones a nivel de línea para garantizar que dos modificaciones en proceso no incluyen el mismo artículo en línea de una solicitud de compra pedida.

Cuando crea una enmienda, si los artículos en línea originales no se han asociado con un contrato y un nuevo contrato se ha creado después de crear la solicitud original, se aplica el nuevo contrato a los artículos en línea enmendados. Puede modificar este comportamiento predeterminado si activa el parámetro Evitar los contratos de enlace automático en los artículos en línea en las enmiendas (Application.Contract.AvoidAutoAttachOfContractInAmendment). Cuando activa el parámetro, el nuevo contrato no se vincula automáticamente si el artículo en línea no tenía anteriormente un contrato vinculado. En caso necesario, los usuarios con los privilegios adecuados pueden seleccionar y enlazar un contrato manualmente. Encontrará más información sobre el parámetro en Avoid auto-linking contracts to line items in amendments.

Puede modificar los siguientes atributos de un artículo pedido utilizando modificaciones:

● El precio y la cantidad de los artículos pedidos● Los valores de campo Fecha para la que se requiere, Expedir a y Entregar a● Los comentarios y archivos adjuntos a nivel de línea y de cabecera● Adición de nuevos artículos en línea y eliminación de artículos en línea pedidos● Información sobre descuentos, cargos e impuestos● Realice todos los cambios en los campos a nivel de línea que están permitidos en una acción de pedido de

cambio

Glosario de conceptos

Solicitud de compra principal (o solicitud de compra maestra)

La primera versión o la versión base de una solicitud de compra con referencia en la que el primer pedido se envía a un proveedor.

Modificación Un extracto de la versión más reciente de una solicitud de compra que consta de artículos pedidos para los que el preparador de la solicitud debe realizar un cambio. Una modificación permite a los usuarios cambiar los atributos de los artículos pedidos (por ejemplo, cambios en el precio, la cantidad o la información fiscal), borrar artículos pedidos y añadir nuevos artículos para pedir.

Solicitud de compra modificada

Una versión revisada de la solicitud de compra principal que se crea después de que una modificación aprobada por completo se fusione con la versión anterior de la solicitud de compra principal. Las solicitudes de compra modificadas incluyen números de versión en sus ID para indicar una serie de revisiones en la solicitud de compras principal. Por ejemplo, supongamos que la primera versión de una solicitud de compras (solicitud de compras

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https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/ec75da80306f4e918e62e74740bc0a07.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/ec75da80306f4e918e62e74740bc0a07.html

principal) es PR123. Después de que una modificación se fusione, esta solicitud se califica como la solicitud de compras modificada y el ID pasa a ser PR123-V1. Del mismo modo, el ID de la solicitud de compra cambia a PR123-V2 después de que la siguiente modificación se fusione.


Ejemplo de proceso de modificación simultánea [página 225]Requisitos previos para la creación y gestión de modificaciones [página 226]Cómo crear una modificación para una solicitud de compras [página 231]Cómo buscar modificaciones y solicitudes de compra modificadas [página 235]Trabajar con modificaciones importadas [página 239]Evitar cambios en las condiciones de pago para artículos en línea existentes en modificaciones de solicitud de compra [página 230]

Ejemplo de proceso de modificación simultánea

La imagen siguiente muestra un ejemplo de una solicitud de compra (PR123), que consiste en cuatro artículos en línea, para los cuales se procesan dos modificaciones de forma simultánea. Las modificaciones del artículo en línea 1 y el artículo en línea 2 se procesan en una modificación (PR123-A1) en un mismo día y los artículos en línea 3 y 4 se procesan en otra modificación (PR123-A2) al día siguiente. Después de que estas modificaciones se fusionen y de que se creen pedidos de cambio, los cambios del artículo en línea 1 se procesan otro día en una tercera modificación para iniciar otro pedido de cambio.


PUBLICPÚBLICO 225

Requisitos previos para la creación y gestión de modificaciones

Debe ser un preparador o un responsable de aprobación para que una solicitud de compra pueda crear o editar una modificación asociada con dicha solicitud de compra. Además, los miembros del grupo Editar documento aprobable pueden editar modificaciones.

● Su sitio debe estar configurado para permitir que los usuarios creen modificaciones en órdenes de modificación de proceso. Para ayudarle con esta configuración, deje que su persona de contacto de asistencia designada grabe en un log una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

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● Los administradores de cliente deben configurar los flujos de aprobación adecuados para la modificación y los subtipos de solicitud de compras modificada. Encontrará más información en Using the requisition subtype option to create approval processes for requisitions.

● De forma similar que con el proceso de pedido de cambio, los pedidos de compras para los que se deben crear modificaciones deben tener el estado Pedido. En la configuración predeterminada, no se pueden crear modificaciones para pedidos de compras posteriores al estado Pedido (por ejemplo, los estados Recibiendo, Recibidoo Facturado). Para permitir la creación de modificaciones para pedidos de compra con estos estados posteriores a Pedido, pida al Contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

● De forma predeterminada, podrá crear pedidos de cambio y modificaciones si el sitio está activado para ofrecer soporte a modificaciones simultáneas.Si desea desactivar el servicio de soporte a pedidos de cambios mientras la funcionalidad de modificaciones simultánea está activada, pida al contacto de asistencia designado que registre una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

NotaSi un pedido de cambio está en curso en una solicitud de compra, no podrá crear una modificación para dicha solicitud. De forma similar, no podrá crear un pedido de cambio si existe una modificación en curso para la solicitud de pedido correspondiente.

Requisitos previos adicionales para editar información a nivel de cabecera en modificaciones

● En la configuración predeterminada, no pueden editarse los campos en el nivel de cabecera en modificaciones. Póngase en contacto con el administrador del cliente del sitio para activar esta función en su sitio de prueba o de producción.

NotaEsta función se controla con el parámetro de configuración del sitio, Application.Purchasing.EditAmendmentHeader.

● Puede realizar cambios en la siguiente información a nivel de cabecera en modificaciones:○ Título de la modificación○ El solicitante ha indicado en el campo En representación de○ Dirección de expedición, entregar a y fecha para la que se requiere○ Comentarios y adjuntos○ Cualquier campo personalizado predeterminado○ Indicadores de solicitud de compra de equipo o recibo de equipo en solicitudes de compra en sitios

habilitados para utilizar la función de solicitud de compra de equipo

RecuerdeEditar indicadores de solicitud de compra de equipo o recepción de equipo en modificaciones puede permitir a los miembros del equipo de un usuario acceder a solicitudes de compra que antes estaban desactivadas para solicitudes de compra de equipo o recepción de equipo. De forma similar, esta acción puede revocar el acceso de un miembro del equipo a una solicitud de compra que se ha habilitado previamente para la solicitud de compra del equipo. Por lo tanto, los usuarios deben tener


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https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/df3a63f1d4b4404988d8d05d2de33a25.html

https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/df3a63f1d4b4404988d8d05d2de33a25.html

cuidado al editar los indicadores de solicitudes de compra de equipo o recepción de equipo cuando procesen modificaciones.

● Los cambios en determinados campos del nivel de cabecera también podrían introducir cambios automáticos en valores para los campos a nivel de línea dependientes en las solicitudes de compra. Los usuarios deben verificar los cambios antes de enviar las modificaciones para la aprobación.

● En la configuración predefinida, si un usuario cambia el solicitante indicado en el campo En representación de, el mecanismo de filtrado de unidad de compras se inicia cuando la unidad de compras nueva del solicitante es distinta de la del solicitante anterior. Esto deriva en una marcación como predeterminada de la información contable y otros datos que dependen de la unidad de compras. Para limitar que los usuarios puedan indicar solicitantes de distintas unidades de compras en el campo En representación de, los administradores de cliente deben definir la personalización adecuada para el campo En representación de para evitar que se inicie el mecanismo de filtrado de la unidad de compras.


Limitaciones en las modificaciones [página 228]Códigos de estatus para modificaciones [página 229]Diferencia entre cómo se fusionan las solicitudes de compra con los cambios para los campos de nivel de línea y de cabecera en las modificaciones [página 230]

Limitaciones en las modificaciones

Existen ciertas limitaciones relacionadas con la creación y edición de modificaciones.

● Las modificaciones no se pueden crear para los artículos de servicio.● Las modificaciones no ofrecen soporte a los procesos de colaboración con proveedor y agregación de

demandas.● Las modificaciones ofrecen soporte a la funcionalidad de comprobaciones externas del presupuesto, pero no

ofrecen soporte a la funcionalidad de comprobación de presupuesto local en la que los presupuestos se validan en base a los datos de presupuesto cargados en la solución de compras.

● Si opta por editar una modificación y, a continuación, decide cancelar la acción haciendo clic en Cancelar en el mensaje de confirmación, la revisión se creará de todas formas. Dichas modificaciones aparecen con el estatus En proceso en el panel de control y también en la pestaña Modificaciones de la solicitud de compra correspondiente. En un escenario de este tipo, puede realizar una de las acciones siguientes sobre dichas modificaciones:○ Conservar las modificaciones y procesarlas posteriormente. Con esta opción, no será necesario solicitar la

creación de una nueva modificación. En su lugar, puede editar una de estas modificaciones y enviarlas para su aprobación.

○ Borrar las modificaciones que no son necesarias.

NotaIncluso si se borran las modificaciones, los números de versión asignados a modificaciones posteriores utilizan el siguiente número de la secuencia. Por ejemplo, si los números de versión de tres modificaciones son PR123-A1, PR123-A2 y PR123-A3, y supongamos que PR123-A3 se elimina, el ID de

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la próxima modificación será PR123-A4 (en lugar de PR123-A3). En consecuencia, cuando se eliminan modificaciones, puede descubrir versiones omitidas de modificaciones. Además, la solución de compras no conserva ningún historial de las modificaciones eliminadas.


Códigos de estatus para modificaciones [página 229]Cómo crear una modificación para una solicitud de compras [página 231]

Códigos de estatus para modificaciones

A continuación, se muestran los códigos de estatus asociados para las modificaciones:

● En proceso: Indica la fase previa al envío en la que un usuario todavía trabaja en la modificación.● Enviado: Indica que la modificación se envía para su aprobación. Si un usuario anula una modificación, el

estatus de la modificación pasa de Enviado a En proceso.● Aprobado: Indica que la modificación se ha aprobado por completo.● Fusionado: Indica que la modificación se ha aprobado completamente y se ha fusionado con la última versión

de la modificación principal. Para cada revisión que se fusiona, la solicitud de compra asociada se somete a una revisión y se crea un pedido de cambio. Los números de versión de una solicitud de compra y el pedido correspondiente aumentan a medida que se fusiona una modificación.


Cómo crear una modificación para una solicitud de compras [página 231]Cómo editar una modificación con el estado En proceso [página 233]Cómo editar una modificación durante la aprobación [página 234]


PUBLICPÚBLICO 229

Diferencia entre cómo se fusionan las solicitudes de compra con los cambios para los campos de nivel de línea y de cabecera en las modificaciones

La siguiente tabla explica la diferencia entre cómo se procesan los cambios para campos en el nivel de cabecera y de posición y cómo los cambios en estas modificaciones se fusionan con las solicitudes de compra:

Fusión de campos a nivel de línea Fusión de campos a nivel de cabecera

Diversos usuarios pueden procesar cambios simultáneamente para artículos en línea separados en una solicitud de compra en diferentes modificaciones. Nunca puede haber dos modificaciones que incluyan el mismo artículo en línea de una solicitud de compra. Por tanto, si un usuario ha extraído un artículo en línea concreto para procesar una modificación, el siguiente usuario no puede procesarlo en otra modificación.

Por ejemplo si el "Usuario A" actualmente está procesando una modificación, pongamos "PR123-A1" para realizar modificaciones para el "artículo en línea 1", este artículo no está disponible para la selección si otro usuario crea una modificación. El "artículo en línea 1" está disponible para otra modificación solo cuando se ha aprobado por completo la modificación "PR123-A1" y se ha fusionado con la última versión de la solicitud de compra asociada.

Diversos usuarios pueden procesar simultáneamente los cambios de cualquier campo de nivel de cabecera en modificaciones separadas. Si varias modificaciones incluyen cambios para un campo específico, los cambios de la última modificación fusionada se conservan en la solicitud de compra.

Por ejemplo, pongamos que hay tres usuarios que procesan cambios para una solicitud de compra en distintas modificaciones, a saber PR123-A1, PR-123-A2 y PR123-A3. Supongamos que cada usuario cambia el título especificado en el nivel de cabecera de sus modificaciones. Enviemos PR123-A3 para que se fusione con la solicitud de compra, seguido de PR123-A1 y PR123-A2. El título de la solicitud de compra cambia al título especificado en la modificación, PR123-A2 que ha sido la última modificación que se ha fusionado con la solicitud de compra.

Se omiten los números de línea para los artículos en las solicitudes modificadas

Los números de línea asignados a los artículos en una modificación son unívocos, es decir, dos modificaciones no pueden tener el mismo número de líneas. Si un artículo en línea se borra de una modificación, su solución de compras omite el número de línea asignado a ese artículo en la solicitud revisadas después de fusionar la modificación. Por ejemplo, deje que una solicitud consista en tres artículos que tengan números de línea como 1, 2 y 3. Si crea una modificación en base a esta solicitud para agregar dos nuevos artículos, la solución de compras asigna los números de línea 4 y 5 a los artículos nuevos. Supongamos que desea borrar el número de línea 4 de la modificación, su solución de compras omite el número de línea 4 y muestra los números de línea 1, 2, 3 y 5 en la solicitud revisada después de que la modificación se apruebe completamente y se fusione con la solicitud.

Evitar cambios en las condiciones de pago para artículos en línea existentes en modificaciones de solicitud de compra

Las organizaciones compradoras pueden evitar que los usuarios cambien las condiciones de pago de los artículos en línea existentes al crear modificaciones de solicitudes de compra.

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Las condiciones de pago para un artículo en línea de solicitud de compra se determinan en función de los detalles de proveedor seleccionados para ese artículo en línea. Los usuarios que pertenecen a determinados grupos pueden cambiar estas condiciones de pago predeterminadas al editar la solicitud de compra. En la configuración predeterminada, las condiciones de pago se fijan del mismo modo para modificaciones de la solicitud de compra. Si se cambian los detalles del proveedor para un artículo en línea existente, también se cambian las condiciones de pago. Cuando se aprueba la modificación, las condiciones de pago revisadas se reflejan en la solicitud de compra.

Es posible que algunas organizaciones no quieran que se cambien las condiciones de pago después de crear pedidos de compra para los artículos en línea. Estas organizaciones pueden utilizar esta función para evitar que los usuarios cambien las condiciones de pago cuando están cambiando artículos en línea existentes en modificaciones. Cuando la función está activada, las condiciones de pago de los artículos en línea existentes no se pueden editar y no cambian ni siquiera cuando se modifican los detalles del proveedor.

Nota● Cuando la función está activada, las condiciones de pago de los artículos en línea existentes en las

modificaciones se copian de la solicitud de compra base.● La activación de esta función no repercute en las líneas nuevas agregadas a las modificaciones de la

solicitud de compra. Las condiciones de pago para los nuevos artículos en línea se fijan en función de los detalles del proveedor seleccionado y se pueden modificar.

Requisitos previos

● La función Modificaciones simultáneas (ID de función CP-7670) debe estar activada para su sitio.Para activar esta función, su persona de contacto de asistencia designada debe enviar un caso. Un representante del servicio de asistencia de SAP Ariba hará el seguimiento para completar el caso.

● El administrador debe activar los siguientes parámetros:○ Activar modificaciones para pedidos antiguos

(Application.Purchasing.AllowSimultaneousAmendmentsOnRequisitions).○ Prevenir cambios en las condiciones de pago en modificaciones de solicitud de compra

(Application.Purchasing.PreventChangesToPaymentTermsInRequisitionAmendments)


Enable amendments for long-standing ordersPrevent changes to payment terms in requisition amendments

Cómo crear una modificación para una solicitud de compras

Si el pedido asociado a la solicitud de compra tiene el estado Pedido, puede crear una modificación.


PUBLICPÚBLICO 231

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/23f95ec241964ce88a1e2e97d9f0a0e7.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/35e1deeb70a446bbb62ec9805b3d1214.html

Contexto

Procedimiento

1. Abra la solicitud adecuada que se encuentra en el estado Pedido.2. Haga clic en Modificar.

Aparecerá una modificación basada en la solicitud de compras. Si la solicitud está compuesta por una mezcla de artículos de servicio y de material, solo los artículos en línea de material estarán disponibles para su selección.

3. Haga clic en Agregar líneas a modificar.4. En la página Editar la selección de artículo en línea, seleccione las líneas correspondientes para el que

necesita efectuar modificaciones.

Sugerencias○ Para buscar un artículo en línea con un texto específico en la descripción, haga clic en el icono Buscar

( ), introduzca el texto correspondiente en el cuadro de texto y pulse Intro . Para cerrar el cuadro de texto, haga clic en el icono (×).

○ Si la solicitud incluye muchas líneas, haga clic en el símbolo >> para ir a la página siguiente. De forma alternativa, seleccione el número de página correspondiente en el cuadro de texto Página y pulse Intro .

5. Para visualizar los detalles de un artículo en línea, realice las siguientes acciones:a. Haga clic en el botón Detalles en la fila del artículo en línea.

Los detalles de la línea aparecen en la página Detalles de la solicitud de compra: Visualizar artículo en línea.

b. Haga clic en Aceptar.6. Haga clic en Modificar líneas.

El número que aparece en el botón Modificar líneas indica el número de líneas que ha seleccionado para realizar cambios.

Las líneas seleccionadas se añaden a la modificación.7. Revise las líneas seleccionadas y, si es necesario, haga clic en Modificar selección de línea para modificar la

selección de líneas en la página Editar selección de artículo en línea.

8. Para eliminar un artículo en línea confirmado, seleccione el artículo y, a continuación, haga clic en AccionesBorrar .

9. Para editar los detalles de un artículo en línea, haga clic en Acciones Editar y realice los cambios necesarios en el artículo.

10. Para añadir nuevos artículos en línea a la modificación, haga clic en Continuar comprando y complete las acciones necesarias para añadir artículos de catálogo o por encargo.

11. Si el sitio permite comprobaciones de presupuesto externas, haga clic en Verificar para verificar si los recursos están disponibles para la modificación.

232PUBLICPÚBLICO


12. Haga clic en Enviar para enviar la modificación para su aprobación.

Resultados

Si se habilita para comprobaciones de presupuesto externas, la modificación pasa por validaciones de presupuestos en el sistema ERP externo. El estatus de la modificación cambiará a Enviado solo si las comprobaciones de presupuesto se realizan correctamente. Si las comprobaciones de presupuesto fallan, se visualizarán errores y la modificación permanecerá en el estado En proceso.


Cómo editar una modificación con el estado En proceso [página 233]Cómo editar una modificación durante la aprobación [página 234]Cómo buscar modificaciones y solicitudes de compra modificadas [página 235]

Cómo editar una modificación con el estado En proceso

Si es un preparador, puede editar una modificación que tenga el estado En proceso o Enviado, o retirar una modificación que tenga el estado Enviado y luego editarla.

Contexto

Si es un aprobador y es miembro del grupo adecuado, puede editar una modificación durante el proceso de aprobación.

Para más información acerca de los grupos y las tareas que los miembros asociados pueden realizar, consulte Descripciones de grupo de soluciones de compras y facturación.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en la modificación que desee editar en el artículo de contenido Mis documentos.

De forma alternativa, en la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda, seleccione Solicitud de compra y pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda. En la página Resultados de búsqueda, haga clic en el enlace de modificación adecuado.

2. Haga clic en Detalle de cada artículo en línea para ver los detalles.


PUBLICPÚBLICO 233


Aparece la página Resumen.

NotaSi la modificación que está editando solo tiene un artículo en línea, esta línea se selecciona automáticamente para editarla en la página Resumen.

4. Realice cualquier modificación que desee.5. Haga clic en Enviar para enviar la modificación para su aprobación, o haga clic en Salir y luego Guardar esta

solicitud para guardar los cambios y dejar la modificación con el estado En proceso.


Cómo editar una modificación durante la aprobación [página 234]Cómo buscar modificaciones y solicitudes de compra modificadas [página 235]

Cómo editar una modificación durante la aprobación

Puede editar una modificación durante la aprobación si es un responsable de aprobación y es miembro del grupo adecuado.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en el título de la modificación enviada que desea editar en el artículo de contenido Por hacer, o haga clic en la pestaña de acción Mis tareas para visualizar una lista de todas sus tareas, y haga clic en el título de la modificación enviada.

2. Haga clic en Editar.3. Haga clic en Aceptar si aparece la página Confirmar edición.

La modificación pasa al estado En proceso. Además, si la comprobación de presupuesto externa está habilitada para solicitudes de compra, los fondos reservados para la modificación se liberan en el sistema ERP.

4. Realice cualquier modificación que desee.5. Haga clic en Guardar o Enviar.


Cómo buscar modificaciones y solicitudes de compra modificadas [página 235]Cómo retirar una modificación [página 235]Cómo copiar modificaciones [página 236]

234PUBLICPÚBLICO


Cómo buscar modificaciones y solicitudes de compra modificadas

Cuando se buscan modificaciones y solicitudes de compra modificadas, los resultados de la búsqueda se basan en las modificaciones.

Procedimiento


2. Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda .

Se abre la página Buscar.3. Seleccione Sí junto al filtro de búsqueda Modificación para filtrar los resultados de búsqueda y visualizar las

modificaciones.4. Si es necesario incluir solicitudes de compra revisadas tras la fusión con modificaciones, seleccione Sí junto al

filtro de búsqueda Solicitud de compra modificada.5. Indique cualquier otro criterio de búsqueda, si es necesario y, a continuación, haga clic en Buscar.

Los resultados de búsqueda muestran una lista de modificaciones y solicitudes de compra basadas en modificaciones.

6. Para visualizar una modificación o solicitud de compra, haga clic en el enlace en los resultados de búsqueda.


Cómo retirar una modificación [página 235]Cómo copiar modificaciones [página 236]Cómo eliminar una modificación [página 238]

Cómo retirar una modificación

Una modificación de una solicitud de compra vuelve al estatus En proceso cuando se retira. Tras retirar una modificación, no se necesitan más acciones a menos que el preparador desee reenviar la modificación.

Requisitos previos

Debe ser un preparador para retirar y editar una modificación que tenga el estatus Enviado


PUBLICPÚBLICO 235

Contexto

Se puede retirar una modificación de las formas siguientes:

● El preparador retira manualmente la modificación al hacer clic en Retirar. Se pueden retirar modificaciones en cualquier momento durante el proceso de aprobación. Cuando una modificación se haya aprobado completamente, esta se combina con la solicitud de compra y no se puede retirar. La excepción a esta regla es que la modificación se puede retirar si tiene una fecha de "retención" y que esta aún no haya llegado. La intención es permitir a los usuarios retirar modificaciones y corregirlas si no se ha enviado el pedido aún.

● Se retira automáticamente la modificación enviada si ha estado inactiva (es decir, no se han enviado nuevas aprobaciones o nuevos cambios) para un cierto período de tiempo.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, página de inicio, haga clic en el título de la modificación que desee retirar en el artículo de contenido Mis documentos.

2. Haga clic en Retirar.3. Haga clic en Editar la solicitud retirada ahora.4. Realice cualquier modificación que desee.5. Haga clic en Enviar para enviar la modificación para su aprobación, o haga clic en Salir y luego Guardar para

guardar los cambios y dejar la modificación con el estatus En proceso.

Resultados

Si se habilita para comprobaciones de presupuesto externas, los fondos de la modificación vuelven a tener disponibilidad de presupuesto. A continuación, el estatus de la modificación cambia a En proceso.


Cómo copiar modificaciones [página 236]Cómo eliminar una modificación [página 238]

Cómo copiar modificaciones

Puede copiar una modificación para crear una nueva solicitud de compra que contenga los artículos en línea modificados.

236PUBLICPÚBLICO


Contexto

Al copiar una modificación, su solución de compras evalúa los campos de datos de la nueva solicitud de compra de la forma siguiente:

● La modificación que desea copiar debe estar en el estado Aprobado.● Los valores de campo Retrasar compra hasta y Fecha para la que se requiere no se copian y se tienen que

introducir antes de enviar la nueva solicitud de compra.● No se copian los artículos de catálogo de los catálogos de PunchOut. Tiene que realizar un PunchOut en el sitio

del catálogo del proveedor de nuevo y agregar los artículos manualmente.● No se copian los comentarios y los adjuntos.● Se copia y se valida el valor del solicitante (De parte de). Se visualiza un mensaje de error si ya no está activo el

solicitante en el sistema.● Los valores predeterminados de contabilidad y de dirección se basan en la configuración de código de

mercancía. Si no se puede encontrar una configuración de código de mercancía, se configuran los valores predeterminados basándose en el perfil del usuario actual del solicitante.

● Se aplican los tipos de conversión de moneda más recientes.● Se evalúan las restricciones de vista de catálogo para el solicitante cuando se copian. Se visualiza un mensaje

de error para cualquier artículo en línea que no sea válido o que no esté disponible para el solicitante.● Se valida la información de proveedor. Se visualiza un mensaje de error para cualquier campo no válido.● Se aplican los contratos del siguiente modo:

○ Si los artículos en línea originales estaban asociados con un contrato, y ese contrato es aún válido, se asocian los artículos en línea copiados con el contrato.

○ Si los artículos en línea originales no se han asociado con un contrato y un nuevo contrato se ha creado después de crear la solicitud original, se aplica el nuevo contrato a los artículos en línea copiados.

○ Si el contrato que se aplica a la modificación original se cierra o si ha expirado el contrato, y no se ha creado ningún contrato nuevo, no se asocia ningún contrato con los artículos en línea copiados.

● El flujo de aprobación de la nueva solicitud de compra se determina en función de los requisitos de aprobación de la modificación. Por ejemplo, un cambio de tasa de moneda puede impactar en los valores de importe local utilizados para determinar el flujo de aprobación.

Procedimiento

1. Abra la modificación que desee copiar.2. Haga clic en Copiar.

Se crea una nueva solicitud de compra que conserva todos los artículos de la modificación de la que se copió.


Cómo eliminar una modificación [página 238]Cómo deshacer las modificaciones de una modificación [página 238]Cómo aprobar o denegar una modificación [página 239]


PUBLICPÚBLICO 237

Cómo eliminar una modificación

Puede eliminar modificaciones que se encuentran en el estado En proceso.

Procedimiento

1. Lleve a cabo uno de los siguientes pasos para abrir la modificación:

○ En la página Inicio de su panel de instrucciones, haga clic en la modificación.○ Haga clic en la pestaña Modificaciones de la solicitud de compra correspondiente y seleccione una o

varias modificaciones en proceso.2. Haga clic en Eliminar.


Cómo deshacer las modificaciones de una modificación [página 238]Cómo aprobar o denegar una modificación [página 239]

Cómo deshacer las modificaciones de una modificación

Puede utilizar la opción de cancelar los cambios de una modificación

Procedimiento

1. Lleve a cabo uno de los siguientes pasos para abrir la modificación:

○ En la página Inicio de su panel de instrucciones, haga clic en la modificación.○ Haga clic en la pestaña Modificaciones de la solicitud de compra correspondiente y seleccione una

modificación en proceso.2. Haga clic en Deshacer cambio para deshacer los cambios de la modificación.


Cómo aprobar o denegar una modificación [página 239]

238PUBLICPÚBLICO


Cómo aprobar o denegar una modificación

Puede denegar una modificación si es un responsable de autorización de la modificación.

Procedimiento

1. En la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione Solicitud de compra. Utilice la opción de búsqueda como Modificación e introduzca determinados conceptos de búsqueda en el campo de búsqueda y pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ). Para buscar todas las modificaciones, pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda sin especificar los términos de búsqueda en el campo de búsqueda.

2. En la página Resultados de búsqueda, haga clic en enlace del ID de la modificación que quiere aprobar.3. Para aprobar la modificación, haga clic en Aprobar.

Para denegar la modificación, haga clic en Denegar.4. Agregue los comentarios que quiere incluir y luego haga clic en Aceptar.


Cómo eliminar una modificación [página 238]

Trabajar con modificaciones importadas

Puede importar modificaciones basadas en solicitudes de compra importadas y procesar pedidos de cambio en la solución de compra. Mediante las modificaciones importadas puede agregar nuevos artículos en línea, editar campos a nivel de cabecera y de línea y eliminar artículos en línea de la solicitud de compra asociada. Para obtener más información sobre crear y administrar modificaciones importadas, consulte Importing amendments.

Cierre de pedidos de compraLos miembros del grupo Administrador de compras o Administrador de compras pueden cerrar pedidos. Más tarde, puede hacer clic en Volver a abrir para volver a abrir el pedido de compra cerrado.

Puede que desee cerrar un pedido de compra cuando:

● No desea seguir recibiendo un determinado artículo o aceptando hojas de entrada de servicios de un determinado artículo de servicio pero todavía desea procesar facturas abiertas.

● Desea bloquear los artículos en un pedido de compra, por lo que se evita cualquier otra recepción o facturación frente a artículos en particular en ese pedido de compra.


PUBLICPÚBLICO 239

https://help.sap.com/viewer/99a529968234413b9efaf4f6581a32ea/cloud/en-US/9211f8a8042a49cca4a9d2f741aafa7d.html

● Desea cancelar un artículo.● Desea cancelar la compra de un artículo de servicio.● Desea reducir las responsabilidades (compromisos) originados de un pedido de compra a cero.

Los compromisos en un pedido de compra se pueden reducir a cero si:○ Indica la transacción empresarial como cerrada cuando la entrada de mercancías esté disponible para un

artículo del pedido de compra.○ Completar una tarea de compra de servicios.○ Indica la transacción empresarial como cerrada cuando una recepción de factura esté disponible para un

artículo del pedido de compra.○ Fija el indicador Entrega finalizada en el pedido de compra.○ Bloquea un artículo del pedido de compra para evitar más recepciones de este artículo.○ Suprime un artículo del pedido de compra.


Envío de estados de pedido cerrados de pedidos ERP a sistemas externos [página 240]Cómo cerrar pedidos de compra [página 241]

Envío de estados de pedido cerrados de pedidos ERP a sistemas externos

Puede configurar el sitio para enviar los estatus Cerrar pedido y Reabrir de pedidos ERP a sistemas externos mediante los canales de comunicación Archivo o Servicios Web.

Los estatus de pedido se transfieren en tiempo real si utiliza servicios Web. Si utiliza el canal Archivo para las comunicaciones, deberá exportar manualmente los estatus de pedido.

Puede configurar el sitio si la solución de compras espera una confirmación del sistema externo de que ha recibido el estatus Cerrar pedido antes de pasar a cerrar o reabrir los pedidos. Cuando esté configurado para ello, la solución de compras cierra o reabre pedidos una vez que se ha recibido una respuesta de que se ha transferido con éxito el estatus del pedido desde el sistema externo. Si los estados no logran transferirse al sistema externo, la solución de compras envía notificaciones por correo electrónico del error a los grupos afectados.

Si utiliza el canal de servicios Web para la comunicación, la solución de compras vuelve a intentar la transferencia un máximo de cinco veces a intervalos de dos horas. La tarea programada Reenviar estatus Cerrar de ERPPO fallido analiza la base de datos buscando todos aquellos estatus que no han logrado llegar al sistema externo durante más de una hora y vuelve a intentar la transferencia. Potencialmente, puede reintentar el mismo estatus de pedido cada vez que se ejecuta durante un período de 10 horas. Si la transferencia resulta fallida incluso tras la cantidad máxima de intentos, el estatus del pedido se reinicializa a su estado anterior, y se agrega una entrada en los registros de historial que indica que el estatus de pedido ha fracasado de forma permanente en la transferencia al sistema externo. La tarea se ejecuta cada 2 horas.

Si su sitio no está configurado para esperar una confirmación, la solución de compras cierra o reabre el pedido sin esperar una respuesta del sistema externo. El estatus no cambia incluso aunque el estatus Cerrar pedido no logre transferirse al sistema externo.

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Cómo cerrar pedidos de compra [página 241]Ajuste y cierre de pedidos para la recepción [página 242]

Cómo cerrar pedidos de compra

Al cerrar un pedido de compra, el estado Cerrar pedido del pedido de compra cambia por el motivo especificado al cerrar ese pedido.

Contexto

Cuando se vuelve a abrir un pedido de compra cerrado, el estado Cerrar pedido cambia a Abrir.

Los comentarios de cierre o para volver a abrir aparecen en la pestaña Histórico del pedido de compra.

Puede cerrar los pedidos que tengan el estado Pedido o Recepción.

Puede buscar los pedidos de compra con el estado cerrado.

Procedimiento


2. Introduzca términos de búsqueda en el campo de búsqueda.3. Realice una de las acciones siguientes:


búsqueda. La búsqueda se inicia automáticamente.4. Haga clic en el título del pedido de compra que desee cerrar.5. Haga clic en Cerrar.6. Seleccione una acción para cerrar el pedido:

○ Pedido cerrado a los cambios indica que el pedido de compra ya no se podrá cambiar.○ Pedido cerrado para la recepción indica que ya no habrá recepciones en este pedido de compra.○ Pedido cerrado para la facturación indica que ya no habrá facturaciones en este pedido de compra.○ Pedido cerrado para todas las acciones indica que ya no se harán cambios, recepciones o facturaciones

en el pedido de compra.○ Pedido ajustado y cerrado a la recepción indica que los pedidos se puede ajustar para que muestren el

importe y las cantidades recibidas y luego cerrarlo para la recepción.7. Introduzca los comentarios importantes, y haga clic en Aceptar.


PUBLICPÚBLICO 241

En el caso de órdenes ERP, si su sitio está configurado para enviar los estatus de cerrar órdenes a sistemas externos y para esperar la confirmación de recepción del estatus de cerrar orden antes de pasar a cerrar o reabrir las órdenes, no se cierra la orden hasta que se recibe una respuesta. Un estatus intermediario como Estatus de Cerrar orden se ha enviado al sistema externo. En la pestaña Resumen se muestra Esperando reconocimiento y se agrega la entrada correspondiente relevante en la pestaña Historial.

Si su sitio no está configurado para esperar una confirmación, la solución de compras cierra o reabre el pedido sin esperar una respuesta del sistema externo. El estatus no cambia incluso aunque el estatus Cerrar pedido no logre transferirse al sistema externo.


Ajuste y cierre de pedidos para la recepción [página 242]

Ajuste y cierre de pedidos para la recepción

Puede ajustar pedidos para reflejar el importe o las cantidades recibido/as y luego cerrar el pedido para la recepción.

Seleccione Pedido ajustado y cerrado para la recepción en la lista desplegable para ajustar y cerrar un pedido para la recepción.

Tiene que asegurarse de lo siguiente cuando ajuste o cierre un pedido:

● El importe o la cantidad recibido/a es menor o igual que la solicitud asociada con el pedido● La cantidad o el importe del pedido se reduce en el pedido de compra● Está asociado con el grupo adecuado para ajustar y cerrar un pedido

Por ejemplo, si un pedido de compra con una cantidad de veinte se recibe parcialmente y el recibo es para doce unidades, puede cerrar el pedido de compra para la recepción con ajustes. La nueva opción desplegable Pedido ajustado o cerrado para la recepción se agrega en la página Cerrar pedido, que permite cerrar el pedido de compra y generar la siguiente versión de la solicitud con un importe o una cantidad reducido/a.

RestricciónSi el sitio está configurado para lo siguiente, no se le permitirá ajustar la cantidad o el importe para la solicitud:

● Los proveedores no aceptan los cambios del pedido de compra● No se permiten los cambios de pedido de compra en el estado Expedición

NotaCuando selecciona Pedido ajustado y cerrado para la recepción de la lista desplegable, se cierra la versión del pedido de compra actualmente activa y, sólo si se cambia la solicitud y se ajusta la cantidad o el importe, se crea una nueva versión del pedido de compra. El estado del pedido de compra se fija en Pedido cerrado para la recepción.

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Si selecciona la opción para ajustar y cerrar, se crea una nueva versión de la solicitud y del pedido de compra cuando:

● Se ajusta la cantidad del artículo en línea. La cantidad en la nueva versión del pedido de compra es igual a la cantidad recibida en el antiguo pedido.

● Se ajusta el importe del artículo en línea. El nuevo importe del pedido de compra tiene que ser inferior o igual al antiguo importe del pedido.

● Si un artículo en línea está configurado para tener un tipo de recepción como "No se requiere recibo", la cantidad o el importe del pedido se dejan sin cambiar.

NotaEl flujo de trabajo para los artículos en línea con un tipo de recepción "No se requiere recibo" es el mismo que un cambio manual en el importe o la cantidad de la solicitud o el pedido de compra.

● Si los ajustes no se permiten debido a restricciones en la solicitud asociada, tiene que seleccionar una opción adecuada de la lista desplegable Cerrar pedido y enviar el pedido de compra.

NotaPara omitir el proceso de aprobación para las solicitudes si la cantidad o el importe no ha aumentado, configure la regla de filtro Aprobación automática de solicitudes cambiadas. Para obtener más información sobre la configuración de la regla de filtro, consulte Filter rules for requisition approval processes.

Ajuste y recepción de pedidos de compra en contratos

Cuando se ajustan y se cierran los pedidos preferentes con condiciones de determinación de precios por rangos, puede que cambiar una cantidad de artículo en línea conlleve un cambio en el precio. Si el cambio en la cantidad no altera la determinación de precios por rangos aplicada en el artículo en línea, puede proceder con el ajuste y el cierre del pedido de compra. Sin embargo, si el cambio en la cantidad resulta en un cambio en la determinación de precios por rangos, la solución de compras visualiza un mensaje de error. No puede realizar el ajuste y cerrar el pedido en tales casos y su única opción es cancelar y volver a acceder a la página del pedido.

Utilización de la mensajería para iniciar conversaciones a partir de pedidosPuede utilizar la función de mensajería en su solución de SAP Ariba para iniciar conversaciones a partir de pedidos y facturas e interactuar con los proveedores en Ariba Network.

La mensajería incluye mensajes instantáneos o correos electrónicos que se pueden utilizar para comunicarse con otros usuarios de su organización para procesar documentos más rápidamente. Puede iniciar conversaciones tanto desde el nivel de cabecera como de línea de un pedido para una mejor organización de los mensajes en los documentos. Además, puede hacer llamadas telefónicas a los participantes en una conversación.

Si se activa la mensajería en relación con el contexto de los pedidos, se obtendrán las ventajas siguientes:


PUBLICPÚBLICO 243

https://help.sap.com/viewer/095db213a1b34a17b7acc7d625c6e337/cloud/en-US/6b8ff976c1da1014aacb8ab67b2a73c6.html#loio6b8ff976c1da1014aacb8ab67b2a73c6

● Seguimiento e interacción directa con las personas implicadas apropiadas dentro de la organización compradora y contactos designados en las facturas y procesamiento de pedidos de la organización proveedora con mayor rapidez.

● Registros de las conversaciones de usuario en pedidos y facturas que ponen a disposición los antecedentes sobre el motivo por el que se tomaron determinadas decisiones.

● Capacidad de revisar las conversaciones intrasocietarias y entre comprador y proveedor para solucionar problemas que provocan retrasos en el procesamiento.

● Ciclos de cuentas por pagar más rápidos para permitir una mejor gestión de flujo de efectivo y relaciones de proveedor mejoradas.

Glosario de términos de mensajería

Conversación Una conversación se compone de un asunto y al menos un mensaje dirigido a los usuarios y grupos de usuarios. Al iniciar una nueva conversación, seleccione un asunto para la conversación y escriba el contenido que constituye el cuerpo del mensaje. Una conversación incluye un mensaje o un hilo de mensajes agrupados por un asunto.

Mensaje Un mensaje hace referencia al contenido o al cuerpo de una conversación que transmite información a los destinatarios. Los mensajes que envía y las respuestas que recibe de otros usuarios forman parte de la misma conversación. Una colección de mensajes asociados a una conversación se denomina un hilo de mensajes.

Tema Un tema hace referencia a un asunto predefinido de una conversación. La variedad de temas disponible para iniciar conversaciones para un documento (pedido o factura) depende de la cantidad de temas que configure el administrador de su sitio.


Requisitos previos y limitaciones al utilizar la mensajería [página 244]Almacenamiento de datos de mensajería y política de mensajería [página 245]

Requisitos previos y limitaciones al utilizar la mensajería

Su sitio debe estar habilitado para poder utilizar la mensajería para comunicarse con proveedores en Ariba Network. Para activar esta funcionalidad, su contacto de asistencia designado debe grabar en log una solicitud de servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

244PUBLICPÚBLICO


Requisitos previos al utilizar la mensajería

● Un miembro del grupo Administrador de cliente debe completar las siguientes tareas:○ Ejecutar las tareas de importación y exportación de datos necesarias para ofrecer soporte a esta función.○ Personalice la configuración de mensajería para asignar los documentos aprobables con los temas de

conversación, usuarios, grupos de usuarios y proveedores adecuados.● En función de ciertos navegadores y de la configuración del navegador, es posible que se le solicite a los

usuarios especificar la ubicación del archivo .exe de su aplicación de mensajería como actividad única cuando realice una llamada telefónica a un usuario. Se recomienda a los usuarios completar esta acción si necesitan realizar llamadas telefónicas a un usuario.

● Los usuarios que inicien conversaciones con proveedores deben ser miembros del grupo Administrador de relaciones de proveedor.

● Todos los usuarios de la función de mensajería deben revisar las condiciones definidas en las directrices sobre datos, las directrices sobre privacidad y la política de mensajería. Para obtener más información, consulte Almacenamiento de datos de mensajería y política de mensajería [página 245].

● Mientras responde a mensajes mediante aplicaciones de mensajería que no sean de SAP Ariba (por ejemplo, Microsoft Outlook), asegúrese de que se conserva la línea de asunto de los mensajes. Es posible que la solución SAP Ariba no entregue sus respuestas a los destinatarios correspondientes si las líneas de asunto para las conversaciones se modifican.

Limitaciones al utilizar la mensajería

● Las personalizaciones, como modificar las propiedades de fuente, añadir fotos de perfil, etc., no son compatibles.

● La solución SAP Ariba admite únicamente un orden cronológico de los mensajes de una conversación. No puede seleccionar un mensaje de un hilo de mensajes y añadir una respuesta para iniciar un subhilo de mensajes.

● La solución SAP Ariba admite llamadas telefónicas entre dos usuarios a la vez. Las conversaciones telefónicas entre varios participantes (conferencias) no son compatibles.


Almacenamiento de datos de mensajería y política de mensajería [página 245]

Almacenamiento de datos de mensajería y política de mensajería

El servidor que aloja datos de mensajería está situado en Estados Unidos, aunque es posible que su organización se haya suscrito a soluciones en la nube de SAP Ariba alojadas en otros países o regiones.


PUBLICPÚBLICO 245

Almacenamiento de datos de mensajería

Asegúrese de revisar las siguientes directrices:

● Directrices sobre privacidad● Directrices sobre datos

Directrices de mensajería

Las directrices de mensajería describen las condiciones legales relacionadas con el uso de la función de mensajería en las soluciones de SAP Ariba.

Cuando responde a un mensaje por correo electrónico por primera vez, la solución de compras agrega automáticamente una declaración de consentimiento sobre las directrices de mensajería en el mensaje. Para ver el contenido de la declaración de consentimiento sobre las directrices de mensajería, vaya a:

https://service.ariba.com/w/collab-platform/common/tou/en/MessagingPolicy.html

Importante: Asegúrese de revisar las condiciones descritas en la política de mensajería antes de responder al mensaje.

Debe conservar la declaración de consentimiento de las directrices de mensajería en la respuesta por correo electrónico. A continuación, el sistema de mensajería le envía por correo electrónico una confirmación de consentimiento sobre las directrices de mensajería y le permite recibir y responder a los siguientes mensajes de correo electrónico. Si no conserva la declaración de consentimiento de las directrices de mensajería en la respuesta que envíe por correo electrónico, se dará por supuesto que no acepta las condiciones descritas en las directrices de mensajería. Ariba Network no entregará el mensaje al destinatario y le enviará la notificación Falta contenido por correo electrónico. En este caso, puede decidir incluir la declaración de consentimiento sobre las directrices de mensajería e intentar volver a enviar el mensaje.

Cómo iniciar una nueva conversación

Puede iniciar una conversación a nivel de cabecera o a nivel de línea de un pedido, una factura o un documento de reconciliación de factura.

Requisitos previos

Puede iniciar una conversación únicamente desde su solución de SAP Ariba. No puede iniciar una conversación por correo electrónico.

246PUBLICPÚBLICO


http://help.sap.com/disclaimer?site=http%3A%2F%2Fwww.ariba.com%2Flegal%2Fariba_privacy_statement.cfm

http://help.sap.com/disclaimer?site=http%3A%2F%2Fwww.ariba.com%2Flegal%2Fariba_data_policy.cfm

http://help.sap.com/disclaimer?site=https%3A%2F%2Fservice.ariba.com%2Fw%2Fcollab-platform%2Fcommon%2Ftou%2Fen%2FMessagingPolicy.html

Procedimiento

1. En la pestaña Resumen del documento, haga clic en el icono de mensajería y, a continuación, haga clic en Nueva conversación.

Se recomienda iniciar una conversación en el nivel de cabecera de un documento si la conversación se aplica a todo el documento. De forma similar, si una conversación es relevante solo para un artículo en línea de un documento, inicie la conversación para la línea adecuada de la tabla Artículos en línea.

2. En la vista Enviar un mensaje, realice las siguientes acciones:

a. Haga clic en el icono de mensajería en la fila del destinatario correspondiente.b. Para añadir más destinatarios a la conversación, haga clic en el signo más (+) junto al cuadro A y añada los

destinatarios adecuados del cuadro Añadir destinatario.c. Seleccione el tema adecuado para la conversación y escriba el mensaje.d. Si es necesario, cargue un archivo como anexo al mensaje.e. Haga clic en Enviar.

Aparecerá un mensaje de confirmación indicando que se ha enviado el mensaje.


Cómo cargar y descargar archivos adjuntos de una conversación [página 248]Cómo responder a un mensaje de la solución SAP Ariba [página 247]

Cómo responder a un mensaje de la solución SAP Ariba

Cuando contesta un mensaje en una conversación, su respuesta se añade al hilo de mensajes de la conversación. El hilo de mensajes incluye mensajes que los usuarios envían por correo electrónico y mensajes de los usuarios que responden desde la solución SAP Ariba.

Requisitos previos

Los siguientes usuarios pueden responder a un mensaje en la solución SAP Ariba:

● Los usuarios que forman parte de una conversación a partir del momento en el que se inició.● Los usuarios que tengan los permisos para visualizar un pedido o una factura en la solución SAP Ariba, pueden

ver y responder a los mensajes de este tipo de documentos.

NotaNo puede eliminar o agregar usuarios o grupos de usuarios al responder a un mensaje.


PUBLICPÚBLICO 247

Procedimiento

1. Realice una de las siguientes acciones para ver un mensaje de una conversación

○ En la pestaña Mensajes del documento correspondiente, seleccione la conversación adecuada.

○ En el panel de control, haga clic en el icono de notificaciones y elija la conversación en la que desea ver y responder a un mensaje.

○ En la pestaña Resumen del documento, haga clic en el icono de mensajería y haga clic en Visualizar todo. En la pestaña Mensajes, seleccione la conversación en la que desea ver y responder a un mensaje.

2. Haga clic en el enlace Contestar y escriba el mensaje.3. Si es necesario, cargue un archivo como anexo al mensaje.4. Haga clic en Contestar.

Resultados

● Su respuesta se añade al hilo de mensajes asociado con la conversación en la que participa.● Los destinatarios del mensaje reciben una notificación por correo electrónico sobre la recepción del mensaje

nuevo. Los destinatarios del mensaje pueden optar por responder por correo electrónico o desde la solución SAP Ariba.


Cómo cargar y descargar archivos adjuntos de una conversación [página 248]

Cómo cargar y descargar archivos adjuntos de una conversación

Las conversaciones que incluyen archivos adjuntos aparecen con el icono de adjunto .

Requisitos previos

Las condiciones siguientes se aplican cuando carga archivos adjuntos a una conversación:

● Una conversación puede incluir un máximo de cinco archivos adjuntos que no pueden superar los 10MB. Por lo tanto, si una conversación ya incluye cinco adjuntos, no podrá añadir más cuando responda a un mensaje de la misma conversación.

● No se admiten los adjuntos con las siguientes extensiones de archivo: .ade, .adp, .app, .asp, .bas, .bat, .cer, .chm, .cmd, .com, .cpl, .crt, .csh, .exe, .fxp, .hlp, .hta, .inf, .ins, .isp, .its, .js, .jse, .ksh, .lnk, .mad, .maf,

248PUBLICPÚBLICO


.mag, .maq, .mar, .mas, .mat, .mau, .mav, .maw, .mda, .mdb, .mde, .mdt, .mdw, .mdz,

.msc, .msi, .msp, .mst, .ops, .pcd, .pif, .prf, .prg, .pst, .reg, .scf, .sct, .shs,

.tmp, .url, .vb, .vbe, .vbs, .vsmacros, .vss, .vst, .vsw, .ws, .wsc, .wsf, .wsh● A excepción de los archivos que ha añadido como adjuntos a una conversación, no puede eliminar archivos

adjuntos añadidos por otros usuarios. Cuando elimina un archivo, la conversación sigue manteniendo el nombre de archivo para conservar el historial de archivos adjuntos de la conversación.

NotaLa solución SAP Ariba agrega el texto "(Eliminado)" en el nombre de archivo de un adjunto eliminado para ayudarle a identificar si el archivo se ha eliminado de una conversación.

Procedimiento

1. Haga clic en el icono de adjunto .2. Haga clic en la etiqueta de arrastrar y soltar y navegue a la ubicación adecuada en su sistema para seleccionar

uno o varios ficheros que deben adjuntarse.3. Complete las acciones necesarias para adjuntar los ficheros al mensaje. Si lo prefiere, puede arrastrar y soltar

los ficheros a la ventana de conversación.4. Para borrar un archivo adjunto, haga clic en el icono de borrado (×) situado junto al archivo adjunto.

5. Para descargar un adjunto desde una conversación, haga clic en el icono de descarga que se encuentra junto al archivo adjunto y complete las acciones para guardar el archivo en una ubicación de su sistema.


Cómo hacer una llamada telefónica a un usuario [página 249]Cómo abrir un documento desde un mensaje de correo electrónico [página 250]

Cómo hacer una llamada telefónica a un usuario

Puede llamar a un usuario cuyo nombre aparece en la lista de mensajes de una conversación si el perfil de ese usuario incluye un número de contacto.

Requisitos previos

Asegúrese de haber configurado una aplicación de llamadas por voz, como Microsoft Skype para llamar a los usuarios en línea.


PUBLICPÚBLICO 249

Contexto

● Si el perfil del usuario se ha configurado con un número de teléfono, aparecerá un icono de llamada junto al nombre del usuario en la conversación.

● Los cambios en el perfil de usuario, como añadir un número de teléfono, eliminarlo o actualizar un número existente no aparecen en una conversación en curso. Los cambios en el número de teléfono de un usuario surten efecto automáticamente en un conversación en curso en alguno de los siguientes casos:○ El usuario cuyo número de teléfono se ha modificado realiza una llamada a otro usuario mediante el icono

de llamada en una nueva conversación creada después de que el número de teléfono del usuario haya cambiado.

○ Un participante de una conversación nueva que se ha iniciado tras cambiar el número de teléfono del usuario llama al usuario.

● El historial de conversación de un documento no almacena registros de las llamadas telefónicas entre usuarios.

Procedimiento

1. Realice una de estas acciones:a. En la pestaña Resumen del documento, haga clic en el icono de conversación y luego haga clic en el icono

de llamada del usuario correspondiente.b. En la pestaña Mensajes del documento, haga clic en la conversación correspondiente y, a continuación,

pulse el icono de llamada del usuario con el que desea ponerse en contacto.2. Complete las acciones necesarias para llamar al usuario desde la aplicación de mensajería por voz.


Cómo abrir un documento desde un mensaje de correo electrónico [página 250]

Cómo abrir un documento desde un mensaje de correo electrónico

Los mensajes de correo electrónico que forman parte de las conversaciones relacionadas con documentos, como pedidos de compra o facturas incluyen los IDs de esos documentos. Los IDs de documento aparecen como vínculos con los que puede visualizar dichos documentos en su solución SAP Ariba.

Procedimiento

1. Abra el correo electrónico adecuado para ver el mensaje relacionado con un pedido o una factura.

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2. Haga clic en el ID del documento del mensaje.3. Complete las acciones necesarias para iniciar sesión en la solución SAP Ariba y visualice el documento.

Cierre de líneas individuales de un pedido de compraPuede cerrar o reabrir artículos en línea individuales en un pedido de compra si su sitio lo permite. De esta manera, se evita realizar un pedido de cambio cuando solo hay que cerrar una pequeña cantidad de artículos en línea para varias acciones.

Puede cerrar líneas individuales en un pedido de compra para la facturación o la recepción. Además, puede seleccionar todos los artículos en línea y cerrarlos para ajustarlos y recibirlos, para cambiarlos o para realizar todas las acciones. Al cerrar todos los artículos en línea para cualquiera de estas acciones, se obtiene el mismo efecto que al cerrar el pedido de esta acción. Los artículos en línea que se cierren de esta manera también se podrán volver a abrir de la misma manera. Por ejemplo, las líneas individuales cerradas para la facturación o recepción, se pueden reabrir si las selecciona. Igualmente, todos los artículos en línea cerrados por una de las otras acciones, se pueden reabrir si los selecciona.

Cuando utilice por primera vez la función después de activarla, se utilizará el estado de cierre a nivel de cabecera de los pedidos de compra heredados para actualizar el estado de cierre del artículo en línea, de esta manera serán coherentes con el nuevo comportamiento. Por ejemplo, si se ha cerrado un pedido de compra porque se ha recibido, el estado se agregará a todos los artículos en línea del pedido.

Esta propiedad se controla con un parámetro de configuración del sitio, Application.Purchasing.AllowPurchaseOrderLineClose, que SAP Ariba puede fijar por usted.

NotaDespués de activar esta función, la opción para cerrar o reabrir un pedido de compra desde la cabecera no estará disponible. Solo tendrá disponible la opción para cerrar los artículos en línea. Para cerrar un pedido de compra, debe seleccionar todos los artículos en línea y luego la opción de cierre.

NotaSu administrador puede fijar Desactivar el cierre o la reapertura de artículos en línea secundarios de servicio individuales (Application.Purchasing.SkipChildLevelCloseOnOrder) en Sí para desactivar el cierre o la reapertura de artículos en línea secundarios de servicios individuales. Consulte Disable close or reopen of individual service child line items.


Cierre de líneas para la facturación [página 252]Cierre de líneas para la recepción [página 252]Cierre de líneas en pedidos ERP [página 253]Cómo cerrar líneas individuales de un pedido de compra [página 254]


PUBLICPÚBLICO 251

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/79a5e7877629455c9e745c752899e8c3.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/79a5e7877629455c9e745c752899e8c3.html

Cierre de líneas para la facturación

Puede cerrar líneas individuales para la facturación solo para facturas basadas en un pedido.

Si esta función está activada, no será necesario cerrar todo el pedido de compras para realizar la facturación si solo se han facturado totalmente algunas líneas. Cuando algunas líneas individuales estén cerradas, el pedido de compra correspondiente se mostrará en la página de creación de facturas sin las líneas cerradas. Puede crear facturas para las líneas disponibles del pedido de compra.

Si el pedido de compra está cerrado, se rechazarán todas las facturas que se reciban de Ariba Network o mediante una comunicación cXML. Cuando esta función esté activada, las líneas cerradas se marcarán con el nuevo tipo de excepción de Reconciliación de factura: Línea cerrada para la facturación. Si se envía una factura y luego la línea está cerrada para la facturación, se generará la excepción al aprobar la factura. En este caso, la factura no se rechazará. En facturas cXML, si hay líneas cerradas para la facturación, se rechazará toda la factura.

En la Liquidación automática de recibos (ERS) durante la creación de recibos, si una línea está cerrada para la facturación, la factura generada al crear el recibo no tendrá esta línea cerrada. El comportamiento de los abonos no cambia.


Cierre de líneas para la recepción [página 252]Cierre de líneas en pedidos ERP [página 253]Cómo cerrar líneas individuales de un pedido de compra [página 254]

Cierre de líneas para la recepción

Puede cerrar líneas individuales para la recepción. Esto solo afecta a la recepción manual y a la automática.

Cuando la función está activada y un artículo en línea está cerrado para la recepción, el recibo correspondiente con el estado En proceso no le permitirá recibir el artículo en línea. Puede ver el estado cerrado en el campo correspondiente. Cuando solo se cierra una línea para la recepción, de dos o más líneas, el pedido no pasará al estado Recepción. En el caso de la recepción automática, se ignorarán los artículos en línea cerrados durante la recepción y se agregarán las entradas de registro apropiadas. Cuando haga clic en el botón Aceptar todo para aceptar cantidades pendientes de todos los recibos, no se incluirán las líneas cerradas del pedido de compra. El botón de opción Cerrar pedido para cerrar el pedido no está disponible en la página de recepción, por eso no puede utilizar la opción para cerrar el pedido al aprobar un recibo.

NotaPara los pedidos heredados creados antes de que esta función se active, cierre un artículo en línea para recibir resultados en el estado del recibo cambiando a Aprobado o Procesado. Reabrir un artículo en línea cerrado no generará un recibo nuevo en el estado En proceso. Como consecuencia, el pedido abierto no se podrá recibir desde la interfaz de usuario del pedido de compra. Deberá abrirlo desde la página Gestionar Recibirbuscándolo y utilizando el filtro Todo. Cuando todos los pedidos heredados se hayan procesado, esto ya no será un problema, puesto que el recibo permanecerá con el estado En proceso.

252PUBLICPÚBLICO



Cierre de líneas en pedidos ERP [página 253]

Cierre de líneas en pedidos ERP

Puede cerrar líneas individuales en pedidos ERP. El proceso de cierre de líneas para pedidos ERP es similar al de pedidos directos.

Al activar esta función, el envío del estado de cierre de pedido al sistema ERP externo cambiará del nivel de cabecera al nivel de línea. Dado que los artículos en línea del pedido se cierran individualmente, el estado del nivel de línea se enviará al sistema ERP. Para activarlo, se ha modificado la tarea de exportación de datos Exportar estado de cierre de pedido de compra sustituyendo el campo Close_State por el campo ClosedState. Si su sitio está configurado para esperar una confirmación del sistema ERP por el recibo del estado antes de proceder con el cierre o reapertura de los artículos en línea, se mostrará un mensaje de estado hasta que se reciba la confirmación. La columna Estado cerrado muestra la acción por la cual se ha cerrado una línea, por ejemplo, Recepción o si una línea está abierta, muestra Abrir. En pedidos ERP, el estado incluye "esperando respuesta", para indicar que el estado de cierre de línea se ha transmitido al sistema ERP y que se espera su confirmación. Por ejemplo, mostrará Recibiendo (esperando respuesta) para una línea cerrada a la recepción. Esto se aplica a las líneas cerradas a la recepción y la facturación. No podrá cerrar ni reabrir líneas que esperen respuesta.

En el caso de los pedidos cerrados al cerrar todos los artículos en línea para cambiar, ajustar y recibir, o para cualquier acción, la solución de compras espera hasta que se confirme la correcta transmisión de todas las líneas antes de cambiar el estado del pedido a cerrado. Si se recibe una respuesta de éxito en algunas líneas y se recibe una respuesta de error en otras, el estado de transmisión de todo el pedido se tratará como fallido y se reabrirá el pedido.


Cómo cerrar líneas individuales de un pedido de compra [página 254]

Cierre para la recepción y la facturación

Puede cerrar los artículos en línea de pedido de compra para la recepción y la facturación.

Puede utilizar la opción Cerrar la recepción y la facturación desde la lista desplegable para seleccionar la opción de cerrar el artículo en línea para cerrar el artículo en línea para la recepción y la facturación.


Forzado del estado de cierre del pedido importado de los sistemas back end de SAP. [página 257]


PUBLICPÚBLICO 253

Cómo cerrar líneas individuales de un pedido de compra

Puede cerrar artículos en línea abiertos o volver a abrir artículos en línea cerrados en un pedido de compra.

Procedimiento

1. En la tabla de resumen Artículo en línea de la página de detalles del pedido de compra, haga clic en la casilla de verificación para seleccionar el artículo en línea que se va a cerrar o reabrir.

2. En el menú desplegable Acciones, seleccione una de las opciones siguientes:

○ Cerrar: Para artículos en línea abiertos. Al hacer clic aquí se abre una ventana emergente con una lista desplegable para seleccionar opciones de cierre a nivel de línea y un campo de texto para introducir comentarios.

○ Reabrir: Para artículos en línea cerrados. Al hacer clic, se abre una ventana emergente con un campo de texto para introducir comentarios.

3. En la tabla de resumen, visualice el estado del artículo en línea en la columna Estado cerrado, en la que se muestra la acción para la que se ha cerrado la línea; por ejemplo, Recepción.

Evitar que las líneas individuales de los pedidos ERP se cierren o reabran en las soluciones de SAP AribaPuede configurar las soluciones de SAP Ariba para que las líneas individuales de los pedidos ERP solo se puedan cerrar o reabrir en ERP.

Algunas organizaciones implementan ciertos controles dentro de sus sistemas ERP para cerrar o reabrir líneas individuales en pedidos ERP. Como los controles están implementados en el sistema ERP, prefieren evitar que estas acciones se realicen en las soluciones de SAP Ariba. Los usuarios de compras y los agentes de compras pueden cerrar las líneas individuales solo en ERP.

Para configurar este escenario para su sitio, póngase en contacto con el servicio de asistencia de SAP Ariba para establecer los siguientes parámetros:

● Application.Procure.AutoCloseFullyReconciledOrders: Este parámetro debe establecerse en DoNotAutoClose.

● Application.Purchasing.DisableManualClosingOfPurchaseOrderLines: Este parámetro debe establecerse en Yes.

Cuando se configuran los parámetros, las opciones Cerrar y Reabrir no se muestran en Acciones en la sección de artículos en línea del pedido de compra.

254PUBLICPÚBLICO


Cierre automático y manual de pedidos de compra en masaPuede seleccionar cerrar los pedidos de compra de forma automática o manual, utilizando cualquiera de los métodos siguientes:

En general, puede seleccionar uno de los siguientes métodos para el cierre de pedidos en masa:

● Cierre automático de pedidos después de un período específico de no actividad● Seleccione manualmente múltiples pedidos de la interfaz de usuario y márquelos para el cierre

Todos los pedidos de compra que tengan cualquiera de los estados siguientes se pueden seleccionar para el cierre:

● Pedido● Recibiendo● Recibido● Expedición● Expedido● Confirmación● Confirmado● Cancelación● Cancelado● Cerrado para la recepción● Cerrado para la facturación● Cerrado para los cambios

NotaNo se pueden cerrar los pedidos de compra en el estado Realizando el pedido.

NotaPuede configurar su sitio para desactivar el cierre automático de pedidos de compra de servicios. Póngase en contacto con el administrador para activar el parámetro Desactivar el cierre automático de los pedidos de compra de servicios (Application.Purchasing.DisableAutomaticClosureOfServicePurchaseOrders).

Cierre automático de pedidos de compra en bloque

Cuando el sitio está configurado para cerrar pedidos de compras automáticamente, la solución de compras selecciona pedidos de compra para el cierre basándose en el número de días de no actividad (o la fecha de la última actualización) en estos pedidos.

Para configurar el número de días de no actividad que se debe tener en cuenta para el cierre, el administrador puede fijar el parámetro Configurar número de días para el cierre de pedidos de compra inactivos (Application.Procure.ConfigureDaysOfNonActivityToClosePO). Consulte Configure number of days for closure of inactive purchase orders.


PUBLICPÚBLICO 255

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/e8aba580ff5f4eefb45b9e4e0063dc71.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/e8aba580ff5f4eefb45b9e4e0063dc71.html

Por ejemplo, puede configurar su sitio (valor de parámetro asociado) con el valor de 365 días (valor recomendado por SAP Ariba). Cuando se ejecuta la tarea programada, la solución de compras hace lo siguiente:

● Se buscan todos los pedidos de compra en el sistema que tengan la última fecha de actualización pasados más de 365 días antes de ejecutar la tarea programada.

● Se seleccionan esos pedidos de compra y se procesan para el cierre.


Cómo cerrar manualmente pedidos de compra en masa [página 256]Cómo cerrar pedidos de compra cerrados para cambios, recepción o facturación [página 257]Disable automatic closure of service purchase orders

Cómo cerrar manualmente pedidos de compra en masa

Puede cerrar manualmente pedidos de compra en masa. Para aquellos pedidos que no pueda cerrar, la solución de compras envía una notificación por correo electrónico al usuario que ha enviado la solicitud.

Requisitos previos

Debe pertenecer al menos a uno de los siguientes grupos para poder realizar esta acción:

● Administrador de compras● Agente de compras● Cerrar pedido

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pedidos de compra .2. En la página Pedidos de compra, introduzca los valores de filtro de búsqueda correspondientes y haga clic en

Buscar.3. La sección Resultados de búsqueda lista todos los pedidos de compra coincidentes con los valores del filtro

de búsqueda que ha especificado.4. Marque las casillas de verificación correspondientes a los pedidos de compra que quiere cerrar y haga clic en

Cerrar para todas las acciones.5. En la página de confirmación que aparezca, agregue los comentarios pertinentes, cuando sean necesarios. Los

comentarios que ha introducido se aplican en todos los pedidos de compra que se hayan seleccionado para el cierre.

256PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/d60e16e70250428e846e3f97f27c4407.html

Resultados

NotaEl estado de cierre de pedido de todos los pedidos de compra seleccionados se muestra después de que finalice la tarea planificada.

NotaSi no se puede procesar correctamente la tarea planificada en ningún pedido seleccionado para su cierre, su solución de compras envía una notificación por correo electrónico al usuario que haya enviado una solicitud de cierre de pedido.


Cómo cerrar pedidos de compra cerrados para cambios, recepción o facturación [página 257]

Cómo cerrar pedidos de compra cerrados para cambios, recepción o facturación

Todavía puede cerrar pedidos de compra que ya están cerrados para cambios, recepción o facturación

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pedidos de compra .2. En la página Pedidos de compra, introduzca los términos de búsqueda y haga clic en Buscar.3. Haga clic en el pedido para cerrar todas las acciones y haga clic en Cerrar4. Se visualiza la página Cerrar pedido. En esta página, la única opción disponible que puede seleccionar al

seleccionar un pedido que ya está cerrado para cambios, recepción o facturación es Pedido cerrado para todas las acciones.


Forzado del estado de cierre del pedido importado de los sistemas back end de SAP.

Puede forzar estado del cierre de la orden importado del sistema back end de SAP a través de SAP Ariba Cloud Integration Gateway en su solución de compras de SAP Ariba.


PUBLICPÚBLICO 257

El sitio debe estar integrado con su sistema back end de SAP a través de SAP Ariba Cloud Integration Gateway. Puede utilizar la tarea de integración del servicio Web Importar estado de cierre/reapertura de los artículos en línea del pedido ERP para importar los estados de cierre del pedido ERP de su sistema SAP. Se puede utilizar para cerrar artículos en línea de pedidos individuales, o para cambiar de un estado de cierre del artículo en línea a otro, para reflejar el cambio de estado en el sistema SAP.

La solicitud del servicio Web del sistema SAP o de SAP Ariba Cloud Integration Gateway tendrá la lista de identificadores únicos de los pedidos de compra para cerrar, y para cada pedido de compra, el número de línea en el pedido SAP del artículo en línea a cerrar o reabrir, y el estado correspondiente (representado por un código de estado interno). Los artículos en línea individuales en un pedido pueden estar cerrados para las siguientes acciones:

● Facturación● Recepción● Recepción y facturación

Un pedido puede tener el estado fijado en Entrega completada o Factura final en el sistema SAP. En las soluciones de compras desde SAP Ariba, estos estados se corresponden a los estados Cerrado para la recepción y Cerrado para la facturación respectivamente. Si el estado de un pedido se fija en entrega finalizada y factura final, el estado cerrado para la recepción y la facturación se deberá forzar en la solución de compras.

En las soluciones de compras de SAP Ariba, es posible cerrar un pedido para la facturación, y aún así se pueden recibir mercancías frente a un pedido. Éste es el caso cuando el pedido ya se ha recibido y facturado parcialmente, tras el cual se cierra para la facturación. En este caso, puede recibir igualmente la parte restante del pedido. Si el pedido está marcado como Entrega concluida y Factura final en el sistema SAP, y el estado Cerrar para la recepción y la facturación se fuerza en la solución de compras, no puede recibir ni facturar frente al pedido correspondiente.

Requisitos previos

Antes de utilizar esta opción, asegúrese de lo siguiente:

● La capacidad de cerrar artículos en línea individuales en un pedido de compra está activada para su sitio.● El soporte para SAP Ariba Cloud Integration Gateway está activado en su solución de compras.● El soporte para los eventos de la integración asincrónica para el canal de servicio Web en SAP Ariba Cloud

Integration Gateway está activado en su solución.


Cierre de líneas individuales de un pedido de compra [página 251]

Cómo forzar la cancelación de un pedido o pagoUtilice el comando Forzar cancelación cuando haya utilizado Ariba Network para cancelar una transacción de pedido de compra o de pago con un proveedor y se haya interrumpido el proceso de cancelación, parando la transacción de pedido o de pago en el sistema. En este caso, el estado no progresa más allá de Cancelando.

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Requisitos previos

Debe ser Administrador de compras para forzar la cancelación de un pedido o pago.

Contexto

Los únicos pedidos y pagos de los que puede forzar la cancelación son aquellos con un estado de Cancelando. Cuando utiliza el comando Forzar cancelación, el estado de la transacción de pedido o de pago cambia de Cancelando a Cancelado, cosa que le permite continuar el proceso de cancelación. Sin embargo, tenga en cuenta que solo cambia el estado: se deben emprender las acciones necesarias para cancelar de hecho el pedido, por ejemplo, llamar el proveedor.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pedidos de compra o GestionarTransacciones de pago .

2. En la página resultante, especifique los términos de búsqueda para el pedido de compra o la transacción del pago que desea cancelar y haga clic en Buscar.

3. Haga hacer clic en el enlace ID del pedido o transacción de pago.4. Haga clic en Forzar cancelación.5. Agregue los comentarios que quiere incluir y luego haga clic en Aceptar.

Cómo forzar pedidos

El comando Forzar pedido está disponible para pedidos para los que se interrumpe la acción de cancelación y se ha bloqueado en su solución de compras o en Ariba Network.

Requisitos previos

Debe ser Administrador de compras para forzar pedidos.


PUBLICPÚBLICO 259

Contexto

Utilice el comando Forzar pedido para forzar manualmente un pedido de compra mediante la solución de compras cuando haya una interrupción en el proceso de pedido y no haya ninguna otra manera de recuperarse de ese problema. Los únicos pedidos que puede forzar son aquellos que tienen el estado Realizando pedido.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pedidos de compra .2. En la página Pedidos de compra, especifique los términos de búsqueda para el pedido que desea forzar y haga

clic en Buscar.3. Haga clic en enlace ID de pedido del recibo que quiere aprobar.4. Haga clic en Forzar pedido.5. Agregue los comentarios que quiere incluir y luego haga clic en Aceptar.

Cumplimiento del pedidoPuede ver un resumen de los cambios del estado del cumplimiento en la página Ver detalles de la solicitud y per los detalles de los cambios en la página Ver detalles del artículo.

Cuando se cumple un pedido, el proveedor envía mensajes de confirmación de pedido y avisos de expedición avanzados para reconocer cambios en el estado del cumplimiento.

Por ejemplo:

● Al recibir un pedido, el proveedor envía una confirmación del pedido para confirmar que se ha recibido el pedido, aunque no necesariamente que se completará el pedido que ha solicitado.

● Cuando hay un cambio en la cantidad aceptada, aceptada con cambios, de pedido retrasado, rechazada o sustituida, el proveedor envía un mensaje de confirmación de pedido.

● Cuando hay un cambio en el número de artículos expedidos, el proveedor envía un aviso de expedición avanzado.

Específicos usuarios reciben notificaciones por correo electrónico de la confirmación del pedido y de las actividades de expedición. Por ejemplo:

● Los agentes de compras y los solicitante reciben mensajes de notificación cuando se confirma un pedido o éste da error en la confirmación.

● Los agentes de compras, los administradores de recepción y los solicitante reciben mensajes de notificación cuando se expide un pedido o éste da error en la expedición.

NotaEstas propiedades están disponibles si se han activado en el sitio durante la configuración.

260PUBLICPÚBLICO


NotaLa solución de compras actualiza el estado de los pedidos (Confirmando o Confirmado) a medida que se reciben de Ariba Network e incluye detalles como los importes fiscales, los comentarios o los adjuntos agregados a nivel de cabecera del pedido o nivel de artículo en línea.


Cómo ver el estado de cumplimiento de los pedidos [página 261]Acerca de la actualización del estado del pedido en base al estado del cumplimiento de pedidos [página 262]

Cómo ver el estado de cumplimiento de los pedidos

Cuando se enruta un pedido mediante Ariba Network, puede ver el estado actual de cumplimiento de pedido.

Contexto

Cuando se recibe la confirmación de un pedido o el aviso de expedición avanzado de todos los pedidos de compra relacionados con la solicitud, el estado de solicitud se actualiza en Pedido.

Nota(Si se ha enviado un pedido manualmente, la información no estará disponible).

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en la ficha de acción Mis solicitudes de compra para ver la lista de solicitudes de compra.

2. Haga clic en alguna solicitud de la lista cuyo estado sea Pedido.

El estado del pedido se muestra en la columna Estado.3. Haga clic en el enlace ID de pedido para ver los detalles de un pedido.4. Haga clic en Detalle para ver los detalles de cumplimiento adicionales acerca de cómo se gestiona o se

cumplimenta el pedido.

Los detalles incluyen detalles de artículo en línea, información de contabilidad, información de expedición y comentarios, si los hubiera.


PUBLICPÚBLICO 261

Si procede, también verá:

○ Transportista○ Número enviado○ Número aceptado○ Número aceptado con cambios○ Número de pedidos pendientes○ Número rechazado○ Número sustituido

Si el pedido de compra o el pedido de compra cambiado contienen artículos en línea con detalles de determinación de precios avanzada, la sección Detalles de artículo en línea contendrá los detalles de determinación de precios avanzada.


Acerca de la actualización del estado del pedido en base al estado del cumplimiento de pedidos [página 262]

Acerca de la actualización del estado del pedido en base al estado del cumplimiento de pedidos

Su sitio puede configurarse para actualizar los estados del pedido de compra en base al estado del cumplimiento de pedidos.

Al configurarlo, el estado del pedido de compra se actualiza basándose en el estado actual de los artículos en los mensajes de confirmación del pedido enviados por los proveedores. Se visualiza el estado de confirmación del pedido asociado con cada línea a nivel de línea del pedido de compra y se visualiza el estado de confirmación del pedido a nivel de cabecera. También puede especificar el estado de confirmación del pedido como filtro de búsqueda cuando busca pedidos de compra.

Además, se actualiza el estado del pedido a Confirmado solo cuando el proveedor confirma todos los artículos del pedido. Si el proveedor rechaza todos los artículos de un pedido, el estado se actualiza a Rechazado. En todos los escenarios el estado del pedido permanece como Pedido.

Se visualizan los siguientes estados de confirmación del pedido en los pedidos de compra:

● Confirmado: cuando el proveedor confirma todos los artículos.● Confirmado parcialmente: cuando el proveedor confirma uno o más artículos y no rechaza ninguno.● Rechazado: cuando el proveedor rechaza todos los artículos.● Rechazado parcialmente: cuando el proveedor rechaza uno o más los artículos pero no todos.

Si la funcionalidad de confirmación de pedido mejorada está habilitada, se visualizarán los siguientes estados de confirmación de pedido en cualquier pedido de compras:

● Confirmado con cambios: El proveedor ha confirmado todos los artículos del pedido con los cambios en uno o varios artículos.

● Parcialmente confirmado con cambios: El proveedor ha confirmado uno o varios artículos con cambios. El proveedor no ha rechazado ninguna posición.

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El campo Estado de la confirmación del pedido a nivel de cabecera en el pedido visualiza el estado de la confirmación del pedido global y una columna Estado de la confirmación del pedido a nivel de línea visualiza los estados de la confirmación del pedido relevantes de cada artículo en línea.

No puede crear facturas sobre artículos rechazados. Para las facturas recibidas de Ariba Network o mediante comunicación cXML sobre artículos rechazados, se producen las siguientes excepciones de factura:

● Línea de pedido rechazada para facturación - para artículos rechazados en un pedido rechazado parcialmente.

● Pedido rechazado para facturación - para todos los artículos de un pedido rechazado completamente.


Confirmaciones de pedido mejoradas [página 263]

Confirmaciones de pedido mejoradas

Puede utilizar la funcionalidad de confirmación de pedidos mejorada para revisar las confirmaciones de pedido en el contexto de los pedidos y aceptar uno o más cambios propuestos por un proveedor para crear pedidos de cambio basados en las confirmaciones de pedido.

En la configuración predeterminada, para revisar las confirmaciones de pedido con referencia a los pedidos de compra, debe comparar manualmente los detalles del artículo en línea en ambos documentos para evaluar las modificaciones propuestas por los proveedores. Puede configurar su sitio para que utilice la funcionalidad de confirmación de pedidos mejorada y revisar con facilidad los detalles sobre una confirmación de pedido en una pestaña aparte en el pedido de compras correspondiente e iniciar pedidos de cambio si es necesario. La funcionalidad de confirmación de pedidos mejorada ofrece los siguientes beneficios:

● Estados de la confirmación de pedido adicionales para artículos en línea confirmados o confirmados parcialmente para los que los proveedores proponen cambios mientras confirman pedidos. Estos estados a nivel de cabecera le permiten filtrar resultados de búsqueda para buscar pedidos que se han confirmado con modificaciones. Del mismo modo, los estados a nivel de línea le permiten identificar rápidamente las partidas individuales que se han modificado.

● Texto formateado de forma diferente, como texto con colores y texto tachado en las confirmaciones de pedido y los correos electrónicos asociados, para llamar su atención a modificaciones de detalles importantes (por ejemplo, cambios en el precio por unidad, números de pieza, valores y descripciones de posición) y comparar los valores nuevos y modificados.

Si desea revisar la confirmación de pedido cuando la cantidad confirmada por los proveedores es superior a la cantidad pedida, el administrador de clientes debe activar el parámetro Permitir la revisión de la confirmación del pedido por exceso de cantidad confirmada (Application.Purchasing.AllowOrderConfirmationReviewForExcessConfirmedQuantity). Este parámetro solo es efectivo si se activa el parámetro Application.Procure.EnableOrderConfirmation (establecido por el servicio de asistencia de SAP Ariba).


PUBLICPÚBLICO 263

Estados de confirmación de pedido en el nivel de línea

Los siguientes estados se visualizan en el nivel de línea en la pestaña Revisar confirmación de pedido:

● Aceptado con sustitución: indica que el número de pieza del proveedor se ha modificado para el artículo en línea.

● Aceptado con cambios: indica que se han modificado campos que no son el número de pieza del proveedor para el artículo en línea.

● Aceptado como está: indica que no se ha realizado ninguna modificación o que solo se ha modificado la fecha de entrega.

● Pedido retrasado: indica que el artículo en línea no se puede cumplir en el momento actual debido a la falta de suministro.

● Rechazado: indica que el artículo en línea ha sido rechazado.


Cómo revisar una confirmación de pedido (aplicable a sitios habilitados para la funcionalidad ampliada de confirmación de pedido) [página 264]Cómo crear un pedido de cambio basado en confirmación de pedido (aplicable a sitios habilitados para la funcionalidad ampliada de confirmación de pedido) [página 265]Allow order confirmation review for excess confirmed quantity

Cómo revisar una confirmación de pedido (aplicable a sitios habilitados para la funcionalidad ampliada de confirmación de pedido)

Puede revisar una confirmación de pedido antes de aceptar las modificaciones propuestas por el proveedor para iniciar un cambio.

Requisitos previos

● Debe ser o bien el preparador o un solicitante asociado con la solicitud de compra correspondiente para poder revisar una confirmación de pedido.

NotaLos miembros del grupo Administrador de compras también pueden revisar las confirmaciones de pedido.

● Por defecto, las tareas de revisión de confirmación de pedidos solo se visualizan en la lista "Por hacer" de preparadores y solicitantes de las solicitudes de compra correspondientes. La solución de compras se puede configurar para garantizar que se visualizan las tareas de revisión de la confirmación del pedido en la lista de

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https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/1234d49fce844aaa8fc4031d32766106.html

tareas pendientes de los usuarios que pertenecen al grupo Administrador de compras o a cualquier grupo secundario asignado al grupo Administrador de compras. Póngase en contacto con el administrador del cliente del sitio si desea activar esta función en su sitio de prueba o de producción.

● De forma predeterminada, la columna ID de pedido que contiene el ID de pedido de compra ERP no se muestra en la lista Por hacer. Puede utilizar la sección Mostrar/Ocultar columnas del menú para seleccionar la columna para la visualización.

Procedimiento

1. Realice uno de los pasos siguientes:

○ En el panel de instrucciones, haga clic en el título de la confirmación de pedido que desee ver en el artículo de contenido Por hacer.

○ Abra el pedido para el que se ha recibido una confirmación de pedido y, a continuación, haga clic en Revisar confirmación de pedido.

Aparece la página Revisar confirmación de pedido.2. Revise la confirmación de pedido y realice una de las siguientes acciones:

○ Haga clic en Eliminar de la lista Por hacer para eliminar la confirmación de pedido de la lista Por hacer.Para órdenes en las que el preparador y el solicitante son usuarios diferentes, esta acción elimina la confirmación de pedido de la lista Por hacer tando del preparador como del solicitante.

○ Haga clic en Volver para volver a la página anterior.

Pasos siguientes

Puede aceptar las modificaciones propuestas por el proveedor en la confirmación de pedido y crear una orden de modificación. Para obtener más información, consulte Cómo crear un pedido de cambio basado en confirmación de pedido (aplicable a sitios habilitados para la funcionalidad ampliada de confirmación de pedido) [página 265].

Cómo crear un pedido de cambio basado en confirmación de pedido (aplicable a sitios habilitados para la funcionalidad ampliada de confirmación de pedido)

Después de revisar las modificaciones propuestas por un proveedor en una confirmación de pedido, puede optar por aceptar estas modificaciones para crear una orden de modificación.

Requisitos previos

Debe ser o bien el preparador o un solicitante asociado con la solicitud de compra correspondiente para poder crear un pedido de cambio basado en confirmación de pedido.


PUBLICPÚBLICO 265

NotaLos miembros del grupo Administrador de compras también pueden crear pedidos de cambio basados en confirmaciones de pedido.

Procedimiento

1. Abra el pedido para el que se ha recibido una confirmación de pedido.2. Haga clic en Revisar confirmación de pedido y revise los detalles que proporcionó el proveedor en la página

Revisar confirmación de pedido.3. Realice uno de los pasos siguientes:

○ Para seleccionar determinadas líneas y incluir solo aquellas modificaciones en el pedido de cambio, seleccione las líneas necesarias y, a continuación, haga clic en Aplicar cambios Líneas seleccionadas .

NotaSi su selección para un artículo en línea contiene varios cambios para un solo atributo, se visualizarán mensajes de error al aplicar los cambios. Por ejemplo, si selecciona dos líneas que tienen diferentes valores de precio por unidad para el mismo artículo, se visualizará un mensaje de error. En este caso, solo se puede seleccionar una de estas líneas para aplicar un cambio en el precio por unidad del artículo.

○ Para aplicar automáticamente todos los cambios en el pedido de cambio, haga clic en Aplicar cambiosLíneas seleccionadas .

Una versión revisada de la solicitud de compra correspondiente se actualiza con las modificaciones de las líneas en la confirmación del pedido.

RecuerdeDespués de aceptar los cambios, no podrá volver a ver la confirmación de pedido. Puede elegir deshacer los cambios haciendo clic en el pulsador Salir y comenzar nuevamente, si es necesario.

4. Agregue nuevas partidas individuales, si es necesario.5. Realice los cambios necesarios y haga clic en Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación.

Reenviar pedidos de compra a proveedoresSi un proveedor pierde el pedido enviado por correo electrónico, puede configurar su sitio para poder enviar el pedido de nuevo en lugar de volver a crearlo.

En algunos escenarios de compras, los proveedores pierden sin darse cuenta los pedidos enviados por correo electrónico o no reciben los pedidos porque las direcciones de correo electrónico son erróneas. Si lo configura en el sistema, puede reenviar los mismos pedidos a los proveedores en vez de crearlos de nuevo.

266PUBLICPÚBLICO


Al volver a enviar un pedido, puede conservar la dirección de correo electrónico a la que se ha enviado previamente el pedido y, de forma opcional, puede especificar la dirección de correo electrónico de un contacto adicional en la organización del proveedor.

La solución de compras crea un pedido de cambio y envía una versión revisada del pedido al proveedor una vez que se lanza la acción de reenvío del pedido. El registro de Historial del pedido incluye las acciones correspondientes en el orden siguiente:

Acción Resumen

Reenvío del pedido lanzado Indica que la solución de compras ha lanzado una acción de reenvío de pedido.

Modificado Indica que se ha creado un pedido de cambio.

Pedido Confirma que el pedido se ha reenviado al proveedor.


Cómo reenviar un pedido de compra a un proveedor [página 267]

Cómo reenviar un pedido de compra a un proveedor

Cuando se realizan cambios en un pedido, se agregan proveedores adicionales y comentarios al pedido actualizado antes de enviar la versión revisada.

Requisitos previos

● Puede volver a enviar pedidos a los proveedores cuyo método preferido de pedido sea en línea o por correo electrónico.

● Debe formar parte de los grupos Reenviar pedido de compra o Agente de compras. Como alternativa, puede volver a enviar pedidos para los que es el solicitante en la solicitud asociada.

● El pedido que tiene que reenviar debe tener el estado Pedido y no debe haberse recibido ni total ni parcialmente.

Procedimiento

1. Abra el pedido.2. Haga clic en Reenviar a proveedor.


PUBLICPÚBLICO 267

Aparece la pantalla Reenviar pedido de compra a proveedor. El campo Dirección de correo electrónico del proveedor de esta pantalla conserva la dirección de correo electrónico del proveedor a la que se envió el pedido anteriormente.

NotaNo puede modificar la dirección de correo electrónico especificada en el campo Dirección de correo electrónico del proveedor.

3. (Opcional) Introduzca la dirección de correo electrónico de un contacto de proveedor adicional en el campo Dirección de correo electrónico especificada por el usuario.

4. Agregue los comentarios que corresponda para justificar la acción.5. Si quiere que los comentarios estén visibles para el proveedor en Ariba Network, elija Comentarios visibles

para el proveedor.6. Revise que las direcciones de correo electrónico de los proveedores sean correctas y haga clic en Aceptar para

enviar el pedido.

Resultados

La solución de compras inicia una acción de pedido de cambio y envía una versión revisada del pedido a la dirección de correo electrónico de los contactos del proveedor.

Personalización de diseños de impresión de pedido de compra y facturaLos administradores que pertenecen a determinados grupos pueden crear plantillas personalizadas para los pedidos y facturas, y asociar las plantillas a una determinada unidad de compras.

Los administradores que pertenecen a los grupos Administrador de clientes, Administrador de compras y Administrador de facturas pueden personalizar el diseño de impresión de pedidos de compra y facturas. Pueden agregar, eliminar, renombrar y reorganizar los diferentes campos disponibles en cada sección del diseño de impresión. También pueden agregar logotipos y firmas que deban visualizarse en el diseño de impresión.

Los administradores pueden crear distintas plantillas para pedidos de compras y facturas y los usuarios pueden seleccionar la plantilla que desean al imprimir pedidos y facturas individuales. También pueden seleccionar la configuración local en la que desean que se imprima el documento.

Al crear cada plantilla, los administradores pueden asociar opcionalmente la plantilla con una unidad de compras específica (código de la empresa en variantes de SAP). Los usuarios solo pueden seleccionar las plantillas que no están asociadas con unidades de compras y las que están asociadas con la misma unidad de compras que la del documento aprobable que se está imprimiendo.

Los usuarios también pueden seleccionar descargar el documento de impresión en un formato PDF. También pueden imprimir múltiples pedidos de compra o facturas conjuntamente al guardarlos como un solo archivo PDF y luego imprimirlo. SAP Ariba recomienda que los usuarios no seleccionen más de 10 documentos para imprimirlos conjuntamente.

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Cómo imprimir pedidos o facturas utilizando plantillas de impresión [página 269]Cómo crear una plantilla de disposición de impresión [página 270]Cómo editar una plantilla de disposición de impresión [página 271]Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión [página 271]

Cómo imprimir pedidos o facturas utilizando plantillas de impresión

Puede imprimir pedidos y facturas mediante plantillas de diseño de impresión disponibles. También puede imprimir múltiples pedidos de compra o facturas conjuntamente guardándolos como un único documento PDF.

Procedimiento


O seleccione Factura para buscar facturas.

2. Haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda.

Se visualiza la página de resultados de búsqueda.3. Ajusta la búsqueda utilizando los filtros de búsqueda si son necesarios y haga clic en Buscar.4. Seleccione uno o más pedidos de compra o facturas que desee imprimir y haga clic en Imprimir.5. En la ventana emergente Opciones de impresión, seleccione la plantilla de impresión necesaria, imprima la

configuración local, edite el nombre del archivo PDF si es necesario y haga clic en Aceptar.6. Guarde o abra el archivo PDF cuando se lo pida.7. Puede imprimir el archivo PDF.


Cómo crear una plantilla de disposición de impresión [página 270]Cómo editar una plantilla de disposición de impresión [página 271]Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión [página 271]


PUBLICPÚBLICO 269

Cómo crear una plantilla de disposición de impresión

Como administrador, crea plantillas de disposición de impresión para personalizar las disposiciones de impresión para los pedidos y las facturas.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones Inicio, haga clic en Gestionar Plantillas de impresión .2. En la página Plantillas de impresión, haga clic en Crear nueva para crear una nueva plantilla de impresión.3. Proporcione la información siguiente según se precise:


Nombre de plantilla Se visualiza un nombre de plantilla predeterminado de forma predeterminada. Puede editar este nombre como sea necesario.

ID de plantilla Se crea un ID de plantilla predeterminado.

No puede editar el ID de la plantilla.

Tipo de documento aprobable Seleccione el tipo de documento aprobable al que desee aplicar la plantilla.

Por ejemplo, seleccione Pedido de compra si desea crear una disposición de impresión para pedidos de compra.

Unidad de compra

Sociedad en variantes de SAP.

Seleccione una unidad de compras o sociedad disponible a la que desee asociar esta plantilla.

4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Se visualiza la página de la plantilla de impresión con los campos disponibles.5. Puede agregar, eliminar, renombrar o reorganizar campos en cada sección de la plantilla de impresión.

También puede cargar archivos de logotipo y de firma.

Para obtener más información, consulte Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión [página 271].

6. Haga clic en Guardar para guardar su plantilla de impresión personalizada.

Se crea una nueva plantilla de disposición de impresión y se pasa al estado Borrador. Tiene que publicar una plantilla de impresión para ella para que esté disponible para su selección cuando se imprime el documento aprobable.

7. Para publicar la plantilla, haga clic en Acciones y seleccione Publicar.


Cómo editar una plantilla de disposición de impresión [página 271]

270PUBLICPÚBLICO


Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión [página 271]

Cómo editar una plantilla de disposición de impresión

Los miembros de los miembros de los grupos Administrador de clientes, Administrador de compras y Administrador de facturas pueden editar las plantillas de disposición de impresión.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones Inicio, haga clic en Gestionar Plantillas de impresión para ver una lista de las plantillas de impresión disponibles.

2. Localice la plantilla de impresión que desee editar. Puede utilizar las opciones de búsqueda para buscar la plantilla que desee editar.

NotaPuede editar sólo aquellas plantillas que tengan el estado Borrador o Revisión.

Para editar una plantilla que tenga el estado Publicado, haga clic en Acciones y seleccione Revisar3. Para editar, los atributos de la plantilla, haga clic en Acciones y seleccione Editar atributos.4. Realice las modificaciones necesarias y haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver a la página

Plantillas de impresión.5. Para editar la disposición de impresión, localice la plantilla de nuevo, haga clic en Acciones y seleccione Editar

disposición.

Se visualiza la página de disposición de impresión.6. Realice las modificaciones necesarias y haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver a la página

Plantillas de impresión.

Para obtener más información sobre cómo editar la disposición, consulte Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión [página 271].


Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión [página 271]

Cómo personalizar la disposición en una plantilla de disposición de impresión

Puede añadir, eliminar o reorganizar campos en cada sección de la plantilla de impresión.


PUBLICPÚBLICO 271

Procedimiento

1. Mientras cree o edite una plantilla de disposición de impresión, navegue a la página de disposición de impresión.

2. La siguiente tabla enumera las varias acciones que puede realizar en la página de disposición de impresión:

Para... Debe...

Cargar un logotipo Haga clic en Examinar para examinar la ubicación del archivo y haga clic en Cargar logotipo.

Para eliminar un logotipo, haga clic en Eliminar.

Editar la etiqueta de un campo Haga clic en el nombre del campo y seleccione Editar etiqueta.

Si edita una etiqueta de campo, asegúrese de que se pone en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba para editar las traducciones relevantes.

NotaNo puede editar las etiquetas para los campos calculados (también llamados campos derivados). Póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente SAP Ariba para crear un campo personalizado con el mismo valor que el campo calculado. Elimine el campo calculado de la disposición, agregue el campo personalizado y, a continuación, cambie la etiqueta del campo personalizado.

Eliminar un campo Haga clic en el nombre del campo y seleccione Eliminar de esta disposición.

Reorganizar la disposición de los campos

Haga clic en el campo y arrástrelo a la ubicación a la que desee desplazarlo.

Cuando arrastre un campo, las directrices punteadas le muestran a dónde puede desplazar el campo.

NotaSólo puede mover campos dentro de la misma sección.

Añadir un campo a la sección de cabecera

Seleccione el campo que desee añadir del menú Campos de cabecera y haga clic en Añadir campo a la sección de cabecera

Añadir un campo a la sección de artículo en línea

Seleccione el campo que desee añadir del menú Campos de artículo en línea y haga clic en Añadir campo a la sección de artículo en línea

Cargar una firma Haga clic en Examinar para examinar la ubicación del archivo y haga clic en Cargar firma.

Para eliminar una firma, haga clic en Eliminar.

3. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

272PUBLICPÚBLICO


Restricción de la capacidad de eliminar adjuntos en pedidos de compraEsta funcionalidad permite a los clientes limitar la eliminación de los adjuntos de los pedidos aprobados a los solicitantes de los pedidos de compra u otros usuarios. Permite a los usuarios asignados al nuevo grupo Eliminar adjuntos anular esta limitación y eliminar los adjuntos. Sin embargo, ningún usuario podrá agregar adjuntos directamente a los pedidos de compra. Para agregar adjuntos, los usuarios tendrán que cambiar la solicitud de compra y crear una nueva versión.

La limitación de la capacidad de eliminar adjuntos de un pedido de compra aprobado es un requisito importante para conservar la integridad del documento. Esto es necesario para el cumplimiento de la auditoría en sectores altamente regulados como el sector médico.

Su administrador debe establecer el parámetro Restringir la agregación y la eliminación de adjuntos en pedidos de compra (Application.Purchasing.RestrictAddRemoveAttachmentOnPO) para esta funcionalidad.


PUBLICPÚBLICO 273

Temas acerca de la recepción

Acerca de la recepción [página 274]

Página de información adicional necesaria [página 300]

Acerca de la recepciónPuede recibir un pedido manualmente o automáticamente, o puede usar la recepción a nivel de línea para importar los datos de recepción externos después de que se haya creado el recibo en el sistema ERP.

Para ver la opción Recibir en la interfaz de usuario y efectuar todas las funciones de recepción, debe estar en cualquiera de estos grupos:

● Usuario de compra● Agente de recepción● Administrador de recepción

Cuando los artículo de un proveedor llegan a su destino de expedición, el proceso de recepción se inicia y se crea un recibo utilizando uno de los métodos siguientes:

● Recepción manual: creando un recibo de forma manual en la solución de compra● Recepción automática: configurando la solución de compra para crear recibos de forma automática● Recepción a nivel de línea: importando datos de recibos externos después de crear recibos en el sistema ERP.

De forma predeterminada, la persona responsable de recibir los artículos pedidos crea un recibo manual de los artículos por cantidad o importe y lo envía para su aprobación.

También se pueden gestionar los recibos para un solo pedido utilizando una combinación de recibos manuales e importados.

Recepción manual

Al recibir un pedido manualmente, puede revisar el recibo para que coincida con los artículos actuales recibidos o presentar una devolución cuando los artículos estén dañados.

La recepción manual implica estos pasos básicos:

1. Buscar el pedido asociado a los artículos recibidos.

NotaSólo puede recibir pedidos que tengan el estado Pedido o Recepción.

2. Crear un recibo que indique cuándo se recibió el pedido. Un pedido de compra puede tener uno o varios recibos.

274PUBLICPÚBLICO

Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca de la recepción

Por ejemplo, es posible que un pedido se reciba de forma parcial porque los artículos están en un pedido retrasado o que se rechacen algunos artículos por daños provocados durante la expedición.Si se recibe el pedido parcialmente y permanece abierto, debe crear recibos adicionales a medida que reciba artículos en línea adicionales.

RestricciónSi la solución de compras está integrada con SAP ERP, asegúrese de crear recibos independientes para cada pedido de compra. Aunque se da soporte a la recepción parcial, no se da soporte a la recepción única de varios pedidos de compra.

NotaEl estado del pedido de compra cambia de Pedido a Recepción cuando se crea el primer recibo (parcial) para un pedido.

Al recibir los artículos, puede:○ Editar un recibo para revisar la cantidad o el importe hasta que se haya aprobado por completo.○ Revisar la cantidad o el importe al alza indicando valores positivos.○ Revisar la cantidad o el importe a la baja indicando valores negativos.○ Crear recibos negativos para realizar acciones correctoras en un pedido que se ha recibido con errores.

Para más información, consulte Cómo realizar la recepción negativa de pedidos recibidos parcialmente [página 292].

○ Efectuar devoluciones de productos Como proceso, esta acción ofrece la posibilidad de devolver compras desde la solución de compras. Para obtener más información sobre las devoluciones de productos, consulte Acerca de las devoluciones de productos [página 295].También puede crear un nuevo recibo para revisar la cantidad o el importe de un recibo que se haya aprobado por completo. Al crear nuevos recibos, introduzca valores positivos para revisar la cantidad o el importe al alza e introduzca valores negativos para revisar la cantidad o el importe a la baja.

3. Enviar la recepción para aprobaciónSi se deniega el recibo, debe resolver el problema y continuar con el proceso de recepción hasta que se hayan recibido todos los artículos o hasta que se cierre el pedido sin que se hayan recibido todos los artículos.

4. Cerrar el pedido.Al cerrar un pedido, el estado cambia de Recepción a Recibido y se completa el proceso.

NotaAl cambiar un pedido, todos los recibos asociados al pedido original se copian en el pedido nuevo.

Recepción manual: consejos útiles● Puede recibir varios pedidos a la vez si los pedidos no necesitan más datos. Si la solución de compras

determina que cualquier artículo necesita activos u otros datos, se le notifica para que introduzca los recibos individuales de estos artículos.

● Si una solicitud contiene artículos en línea que no precisan recibo (como lo ha configurado su administrador en caso de recepción automática o cuando la función de recepción se haya desactivado), esos artículos en línea tienen el estado Pedido cuando la solicitud se haya aprobado por completo.


PUBLICPÚBLICO 275

Recepción manual: Diagrama de flujo de trabajo

Recepción manual: Estados de reciboSe crea un recibo cuando un pedido de compra tiene el estado Pedido. El recibo pasa por los estados siguientes desde la creación hasta la aprobación o el rechazo:

Estado Descripción

En proceso Cuando el pedido de compra está en estado Pedido.

NotaSi se recibe parcialmente un pedido (el pedido de compra pasa al estado Recepción), el recibo que se crea para los artículos restantes pasa al estado En proceso.

Enviado Cuando hay varios responsables de aprobación para el recibo.

Rechazado Cuando uno de los aprobadores rechaza (deniega) el recibo.

Aprobado Cuando todos los responsables de aprobación aceptan (aprueban) el recibo.

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Recepción automática

La recepción automática puede eliminar el tiempo dedicado en la entrada de datos en recibos de valor bajo y reducir el riesgo de los pagos pendientes de facturas pequeñas que esperan una recepción manual.

Los recibos pueden crearse de forma manual o automática. En la configuración predeterminada, cada número de pieza se configura para la recepción manual por cantidad.

NotaTambién puede optar por cambiar la cantidad o el importe de un pedido de compra o cancelarlo por completo después de recibirlo automáticamente. Es decir, puede crear recibos negativos para las líneas de pedido de compra de recepción automática y convertirlas en líneas recibidas manualmente. Posteriormente, puede optar por cambiar o cancelar dichos pedidos de compra o recibirlos manualmente en un futuro.

Si tiene activada la recepción automática para su sitio y el parámetro Mantener pedidos reabiertos en estatus Recibiendo después de recibir el envío (Application.Purchasing.PreventCloseOrderForReceipt) está fijado en Sí o el parámetro Application.Purchasing.AllowPurchaseOrderLineClose (establecido por SAP Ariba Support) está fijado en Sí, el parámetro Application.Receiving.AllowManualSubmissionOfAutoGeneratedReceipts (establecido por SAP Ariba Support) deberá fijarse en Sí. Si el parámetro Application.Receiving.AllowManualSubmissionOfAutoGeneratedReceipts está habilitado, los recibos generados para la recepción automática de pedidos de compra abiertos de nuevo tendrán el estado En proceso y se podrán editar y enviar. Por otra parte, si el parámetro no se activa, los recibos se generan con el estado Enviado y no se pueden editar, por lo que los pedidos de compra asociados quedan estancados en el estado Recibiendo.

Su administrador puede configurar los tipos de recepción por número de pieza o código de mercancía para sobrescribir el tipo de recepción predeterminado (recibo manual por cantidad) para pedidos y artículos en línea. El administrador también puede asociar los umbrales de importe con los números de pieza y códigos de mercancía al configurar tipos de recepción. (Los umbrales de importe determinan si un artículo de línea se recibe automáticamente en base una cantidad de dinero).

Tipos de recepción automática:

● Recepción automática en la fecha de vencimiento: genera un recibo en la fecha de vencimiento del pedido.● Recepción automática al generar la reconciliación de factura: genera un recibo al generar el documento de

reconciliación de factura.● Recepción automática al generar la reconciliación de cargos: para pedidos de tarjeta de compra, crea un recibo

cuando se genera el documento de reconciliación de cargos.● Recepción automática al generar la factura o reconciliación de cargos: crea un recibo al generar un documento

de reconciliación de factura o de reconciliación de cargos.● Recepción automática en la fecha del pedido: genera un recibo cuando se pide el artículo.

La recepción a nivel de línea

Los recibos a nivel de línea le permiten crear entradas manuales para ciertos artículos en un pedido y, a continuación, importar un recibo externo para los artículos restantes.

En la configuración predeterminada, la forma en la que crea recibos para los artículos en un pedido depende de cómo se procesa la primera transacción de recepción para el pedido. En este caso, puede crear recibos para todo


PUBLICPÚBLICO 277

un pedido manualmente en la solución de compras o al recibir los artículos pedidos en un sistema ERP y luego al importar los datos de la recepción a la solución de compras.

Si está habilitado para su sitio, también puede seleccionar crear recibos a nivel de línea para un pedido al crear recibos manuales para algunos artículos en el pedido y al importar recibos externos para los artículos restantes en el pedido. Por ejemplo, un comprador realiza un pedido con un proveedor de cables eléctricos y portátiles. El proveedor confirma el pedido y expide los artículos a los diferentes almacenes de la organización del comprador. El comprador puede recibir los artículos de las siguientes formas:

● creando un recibo manual para los cables eléctricos en la solución de compras.● importando la información del recibo del sistema ERP para procesar las transacciones de recibo para los

portátiles.

Las siguientes directrices se aplican para la recepción a nivel de línea:

● Si su sitio está habilitado para la recepción a nivel de línea en el modo ampliado, puede crear de diferentes maneras recibos para un artículo en línea individual en un pedido. Por ejemplo, permitir la llegada de una cantidad de 10 portátiles en múltiples envíos. Puede recibir el primer envío de portátiles a través de su solución de compras y, a continuación, puede importar los recibos externos para los envíos restantes de portátiles tras el recibo en el sistema ERP.Si su sitio está habilitado para la recepción a nivel de línea, sin el modo ampliado, puede crear recibos para un artículo en línea individual en un pedido ya sea en la solución de compras o mediante los recibos importados, pero no con ambos. El método de recepción para todos los envíos de un artículo en línea depende del método de recepción que utilice para el primer envío del artículo. Por ejemplo, si un artículo llega en múltiples envíos y recibe el primer envío a través de la solución de compras, no puede crear recibos para envíos posteriores de dicho artículo mediante los datos de recepción importados del sistema ERP.

● Cuando vuelve a abrir un pedido, los recibos asociados con el pedido no se pueden editar para los artículos en línea para los que se hayan procesado anteriormente transacciones de recepción utilizando recibos importados del sistema ERP.

● Puede seleccionar crear recibos a nivel de línea para los artículos que estén configurados para la recepción automática. Para un artículo en línea en un pedido que esté configurado para la recepción automática, solo puede importar los datos del recibo del sistema ERP externo para crear un recibo en la solución de compras. Solo se permite si los recibos anteriores para el artículo en el mismo pedido no se han basado en recibos automáticos. Cuando importa recibos para un artículo configurado para la recepción automática, el artículo ya no se puede elegir para la recepción automática para posteriores transacciones de recibos asociadas con el pedido.


Habilitación y configuración de la recepción [página 278]Recepción inferior y recepción en exceso [página 279]Recepción de tolerancia a nivel de unidad de compra [página 281]

Habilitación y configuración de la recepción

Después de que la función de recepción esté activada, puede configurar la recepción para gestionar mejor el proceso de recepción.

278PUBLICPÚBLICO


Activación de la recepción

La función de recepción está disponible sólo en la configuración predeterminada de SAP Ariba Buying and Invoicing. Puede optar por activar la función de recepción en SAP Ariba Buying. Para activar esta propiedad en SAP Ariba Buying, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Configuración de la recepción

En SAP Ariba Buying and Invoicing y SAP Ariba Buying (cuando la recepción está activada), el comportamiento predeterminado de recepción manual puede sustituirse.

Su administrador puede configurar cualquiera de los siguientes comportamientos de recepción:

● Recepción automática basada en el número de pieza de proveedor o código de mercancía.● Importes umbral para mercancías determinadas y números de pieza de proveedor para que los artículos se

reciban automáticamente solo si la línea de pedido está por debajo del importe especificado.● Tipos de recepción basados en campos específicos de la solicitud de compra.● Valores de tolerancia para controlar los pedidos de recepción inferior y en exceso en el sitio del cliente en

general y en niveles de unidad de compra específicos.● Cuando se aprueba un recibo, compruebe todos los recibos del pedido de compra o del contrato para

determinar si se ha recibido por completo. Consulte Check all receipts to set orders or contracts as fully received.

● Para los sitios integrados con SAP que tienen la función CI-633 y el parámetro Application.Common.AsyncIntegration activados, actualice la fecha de recepción a la fecha actual cuando el recibo se apruebe definitivamente. Consulte Update received date for receipts when fully approved.

NotaLas organizaciones normalmente emplean una recepción de bienes basada en cantidades y una recepción de adquisición de servicios basada en importe. Al utilizar tipos de recepción basados en importe, todos los acumuladores de factura y los cálculos de excepción de factura se basan sólo en el campo Importe.


Recepción inferior y recepción en exceso [página 279]Recepción de tolerancia a nivel de unidad de compra [página 281]

Recepción inferior y recepción en exceso

Su solución se compras se encarga de la recepción inferior y en exceso en función de las tolerancias que el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba configura en su sitio.


PUBLICPÚBLICO 279

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/3f9a194e827f43549f671105bb28d0d3.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/3f9a194e827f43549f671105bb28d0d3.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/7c2fa09aa0334d66840328ea11cfe2e8.html

En general, se espera que las cantidades e importes de un recibo coincidan con las cantidades e importes del pedido de compra. Sin embargo, a veces, puede que reciba menos artículos o un importe inferior al especificado en el pedido de compra (recepción inferior), o puede que reciba más artículos o un importe superior al del pedido de compra (recepción en exceso).

Si envía recibos para cantidades y/o importes que entren dentro de los límites de tolerancia configurados, el pedido de compra se considerará recibido por completo. Las tolerancias pueden definirse en base a una cantidad absoluta, un porcentaje de cantidad o valor y al Valor (importe de artículo en línea). Su sitio puede configurarse para que las tolerancias absolutas y relativas deban cumplirse para que un recibo pueda recibirse por completo. También puede configurarse para que alguno de los valores de tolerancia deban cumplirse para que se complete el recibo.

Ejemplos:

Las tolerancias del sitio se definen de la siguiente manera. Estos tres atributos deben cumplirse para que un recibo pueda recibirse por completo:

● Configuración de la tolerancia de cantidad: 5● Configuración de la tolerancia en porcentaje: 2%● Configuración de la tolerancia en valor: 50€

NotaEn la configuración predeterminada, los tres atributos deben cumplirse porque el operador utilizado tiene AND como valor predeterminado. Si desea cambiar este operador, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

El pedido de compra para la Parte A es para una cantidad de 100. El precio del artículo es de 20€. La recepción está configurada para la recepción manual por cantidad:

● Ejemplo A: recepción inferior cuando la cantidad no cumple con el límite de tolerancia: Recepción por cantidad: 96. El pedido no se ha recibido por completo y permanecerá en estado Recepción, ya que no ha cumplido el límite de un 2 % (recepción inferior hasta una cantidad de 2 para este pedido).

● Ejemplo B: recepción inferior cuando la cantidad está por debajo del límite de tolerancia: Recepción por cantidad: 99. Los límites de tolerancia se cumplen y el pedido se considera recibido por completo y puede cerrarse.

El pedido de compra para la Parte B es para una cantidad de 200. El precio del artículo es de 15 $. La recepción de la Parte B está configurada para la recepción manual por importe:

● Ejemplo C: recepción en exceso cuando el importe entra dentro del límite de tolerancia: Recepción por importe: 3.050€. Los límites de tolerancia se cumplen para los límites de porcentaje (60€) y los límites de valor y el pedido se considera recibido por completo.

● Ejemplo D: recepción inferior cuando el importe no cumple con el límite de tolerancia: Recepción por importe: 2.940€. Se cumple el límite de tolerancia para el porcentaje, pero no el límite de tolerancia para el valor y el pedido no se recibe por completo. El pedido permanece en estado Recepción.


Recepción de tolerancia a nivel de unidad de compra [página 281]

280PUBLICPÚBLICO


Recepción de tolerancia a nivel de unidad de compra

Una unidad de compras es un concepto de SAP Ariba que le permite guardar los datos que son distintos entre sí. Puede hacer que el objeto de la unidad de compras sea específico de la solución de compras o puede configurar un objeto ERP para que sirva como unidad de compras.

Las tolerancias de recepción configuradas para un sitio del cliente determinan cómo la solución de compras gestiona la recepción de pedidos de compra generados para una empresa independientemente de la unidad de compra o filial a la que esa PO está asociada.

En un complejo escenario empresarial en el que una empresa tiene muchas filiales que funcionan como unidades de compra independientes, el comportamiento de recepción para dichas filiales puede ser diferente del de la empresa principal debido a varios requisitos de negocio. Para facilitar estas diferencias a nivel de unidad de compra, puede configurar las tolerancias de recepción específicas para cada unidad de compra.

Para configurar las tolerancias de recepción a nivel de unidad de compra, póngase en contacto con su administrador.

Del mismo modo que una configuración a nivel del sitio, las tolerancias pueden definirse a nivel de unidad de compra en base a una cantidad absoluta, porcentaje de cantidad o valor y valor (importe de artículo en línea).

NotaSi decide configurar alguno de estos atributos de tolerancia (cantidad, porcentaje o valor) a nivel de unidad de compra, debe asegurarse de que el resto de atributos de tolerancia de recepción también estén configurados a ese nivel.

Límites de las tolerancias de recepción

No se da soporte a las jerarquías de unidad de compra para las tolerancias de recepción.

Si existe una estructura jerárquica (relación primario secundario) entre unidades de compra y una unidad de compra secundaria no tiene las tolerancias de recepción configuradas, no heredará automáticamente las tolerancias de recepción configuradas a nivel de unidad de compra primaria.

En ese caso, las tolerancias de recepción configuradas a nivel de sitio del cliente serán aplicables para esa unidad de compra.

Por ejemplo, si tiene las siguientes tolerancias de recepción configuradas:

● Todo el sitio del cliente:○ Configuración de la tolerancia de cantidad: 5○ Configuración de la tolerancia en porcentaje: 2%○ Configuración de la tolerancia en valor: 50 $

● PU001 (primario):○ Configuración de la tolerancia de cantidad: 7○ Configuración de la tolerancia en porcentaje: 4%○ Configuración de la tolerancia en valor: 75$

● PU002 (secundario): No se han configurado tolerancias.


PUBLICPÚBLICO 281

En este ejemplo, el secundario (PU002) no heredará automáticamente las tolerancias de recepción configuradas para el primario (PU001). En su lugar, la unidad de compra secundaria heredará las tolerancias configuradas a nivel de sitio del cliente.


Creación de recibos para la recepción automática en la fecha de vencimiento [página 282]

Creación de recibos para la recepción automática en la fecha de vencimiento

Si su sitio está configurado para la recepción automática en la fecha de vencimiento del pedido, los recibos se aprueban automáticamente el día en que vence el pedido. Pero los recibos aprobados no se crean de inmediato.

Los recibos aprobados se crean la mañana siguiente cuando se ejecuta el proceso de creación de recibos correspondiente. Para obtener más información sobre este proceso, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Por ejemplo, si un pedido pasa al estado Pedido ese mismo día a las 3 PM hora local, el recibo para ese pedido no se crea de inmediato. La solución de compras genera el recibo para este pedido sólo la mañana siguiente en que el proceso correspondiente que genera recibos automáticos está configurado para ejecutarse.


Notificaciones para recibos, el cálculo de fecha de vencimiento del pedido y la fecha requerida [página 282]

Notificaciones para recibos, el cálculo de fecha de vencimiento del pedido y la fecha requerida

Su solución de compras envía notificaciones cuando el recibo de un artículo vence, en la fecha de vencimiento o la fecha requerida

Su solución de compras envía notificaciones si se cumplen las siguientes condiciones:

Fecha de vencimiento:

Cuando el recibo de un artículo vence, la solución de compras envía una notificación por correo electrónico a los responsables de aprobación del recibo el siguiente día laborable tras el vencimiento del recibo.

282PUBLICPÚBLICO


Cálculo de fecha de vencimiento del pedido:

La solución de compras utiliza la fecha de vencimiento del pedido para desencadenar ciertas acciones, como el envío de notificaciones por correo electrónico y la recepción automática antes de la fecha de vencimiento. El pedido o la fecha de vencimiento de entrega se calculan de la siguiente manera:

Para artículos de catálogo:● Retrasar compra hasta está en blanco en la solicitud: Fecha de pedido más plazo de entrega del artículo de

catálogo ajustado al siguiente día laborable.● Retrasar compra hasta no está en blanco en la solicitud: Fecha Retrasar compra hasta más plazo de entrega

del artículo de catálogo ajustado al siguiente día laborable.

Para artículos por encargo:La fecha de vencimiento del pedido de artículos por encargo se establece para que se desencadene inmediatamente mientras que el valor de parámetro de plazo de entrega predeterminado se establece en cero (0). Si desea que las notificaciones por correo electrónico o de recepción automática para artículos por encargo se desencadenen más adelante (por ejemplo, al día siguiente o 2 días más tarde), póngase en contacto con el Servicio de asistencia para enviar una solicitud de servicio y un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.

Para obtener más información, consulte la Guía de referencia de notificaciones.

Envío de notificaciones de recibo basadas en la fecha requerida

Puede configurar el sitio para enviar notificaciones por correo electrónico para recibos basados en la Fecha requerida especificada en el pedido de compra. También puede configurar el sitio para enviar notificaciones por correo electrónico de escalada a un supervisor del receptor en caso de que el receptor no pueda recibir un pedido.

Esta función es aplicable a los artículos basados en importe y a los artículos basados en cantidad y está disponible si el sitio está configurado para la recepción manual. Para configurar esta función, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante de Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.

Cuando las notificaciones de recibo están configuradas para enviarse en base a la fecha requerida, el comportamiento de notificación puede variar en casos específicos:

● Las notificaciones de recibo están configuradas para enviarse en base a la fecha requerida y existen varios artículos en línea con diferentes fechas requeridas: La notificación se envía en la fecha requerida más temprana para un artículo en línea que no se ha recibido por completo. Por ejemplo, imaginemos que una solicitud tiene tres artículos en línea con fecha requerida del 1, 2 y 3 de agosto. Si el primer artículo en línea no se ha recibido por completo, la fecha requerida para que se genere la notificación de recibo es el 1 de agosto. Sin embargo, si el primer artículo en línea se ha recibido por completo, pero el segundo no, la fecha requerida para que se genere la notificación de recibo será el 2 de agosto.

● Las notificaciones de recibo se configuran para enviarse en base a la fecha requerida y se crea un pedido de cambio, que cambia la fecha requerida a una fecha del pasado: La fecha requerida del pasado se reconoce y se envía una notificación de recibo de inmediato.

● Las notificaciones de recibo están configuradas para enviarse en base a la fecha requerida y existen varios artículos en línea, algunos configurados para la recepción automática y otros para la manual: La notificación de


PUBLICPÚBLICO 283

https://help.sap.com/viewer/c5f3fd85d1bd4d99bd1bd2b539d84073/cloud/es-ES/ef0ad69b4ca046c2b3ef245d4182412e.html

recibo basada en la fecha requerida se envía sólo para los artículos en línea configurados para la recepción manual.

● Cuando la fecha requerida se fija a nivel de cabecera de la solicitud y no para artículos en línea individuales, la fecha requerida para la notificación de recibo se fija como predeterminada para esos artículos a partir de la cabecera.

Envío de la información de recibo a Ariba NetworkPuede configurar la solución de compras para enviar información del recibo a Ariba Network para permitir que los proveedores vean el estado de aprobación de los recibos y además la información del recibo, como la cantidad de artículos aceptados o rechazados.

En la configuración predeterminada, cuando los recibos se aprueban completamente, los proveedores en Ariba Network solo pueden ver el estado de aprobación del recibo, por ejemplo, el estado Aprobado.

Con la información del recibo disponible en Ariba Network, los proveedores pueden crear facturas basadas en los recibos reales. Esto permite cerrar las transacciones de recibos más rápidamente y reduce las excepciones relacionadas con los recibos durante la reconciliación de factura. Para configurar este comportamiento, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.


La especificación de datos de activos en recibos [página 284]

La especificación de datos de activos en recibosLa recepción de activos proporciona una opción para agregar datos de activos (por ejemplo, número de serie de los activos y número de etiqueta) a las partidas individuales de recibos que se han marcado como activos.

Un artículo en línea de recibo se identifica como activo basado en el número de pieza o código de mercancía. La habilitación de la función de activos fijos le ayuda a garantizar que la información de un recibo sea correcta antes de que la entrada se autorice.

Si se habilita la función de datos de activos en su sitio, es obligatorio agregar detalles de bienes a los artículos en línea de activos correspondientes del recibo antes de aprobarlo.

Puede agregar datos de activo de una de las formas siguientes:

● Manualmente para cada artículo recibido● Mediante la importación de datos de activo de una plantilla de Excel

Cualquier responsable de aprobación del flujo de trabajo de aprobación de recibo puede agregar datos de activos. Normalmente, el receptor principal agrega datos de activos en el momento de la recepción, pero puede que estos datos no siempre sean precisos. Para garantizar que se proporciona una información precisa, puede agregar usuarios del grupo Receptor de activos al flujo de aprobación. El receptor de activos puede revisar la información especificada de los activos, cambiarla si es necesario y aprobar el recibo.

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Si el sitio ha sido configurado para recibir pedidos con datos de activos, el solicitante o alguno de los responsables de aprobación deben garantizar que los datos de activos se especifiquen antes de que los recibos se aprueben completamente.

En la configuración predeterminada, cuando los datos de activos se activan para su recepción, un receptor de activos o administrador de clientes se agrega automáticamente al final del flujo de aprobación del recibo. Esto sirve para garantizar que los datos de activos se especifiquen antes de que el recibo se apruebe completamente.

Si el receptor de activos intenta aprobar el recibo sin agregar estos datos de activos, se generará una excepción.


Cómo especificar datos de activo fijo de forma manual para los artículos recibidos [página 285]Cómo especificar datos de activos con una plantilla de Excel [página 286]

Cómo especificar datos de activo fijo de forma manual para los artículos recibidos

Puede especificar datos de activo fijo de forma manual para los artículos recibidos

Requisitos previos

Para ver la opción Recibir en la interfaz de usuario y efectuar todas las funciones de recepción, debe estar en cualquiera de estos grupos: Usuario de compras, Agente de recepción o Administrador de recepción.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Recibir .2. En la página Pasos de recepción, seleccione ID de pedido del menú desplegable y, si sabe el ID del pedido de

compra, introdúzcalo en el campo de búsqueda.3. Seleccione uno de los botones de opción siguientes:

○ Necesita recepción: Seleccione esta opción para recuperar sólo esos recibos para los que es el aprobador activo o uno de los aprobadores.

○ Todos: Seleccione esta opción para recuperar todos los recibos, incluyendo los recibos de los cuales no es un responsable de aprobación pero sí es un usuario responsable, asociados con una unidad de compra.

4. Haga clic en Buscar.5. Haga clic en el ID del recibo para abrirlo.6. En la página Resumen, haga clic en Editar.


PUBLICPÚBLICO 285

7. Agregue la siguiente información de datos de activos para cada artículo en línea:

○ Número de serie: El número de serie del artículo recibido.○ Número de etiqueta: El número de etiqueta del artículo recibido.○ Ubicación: La ubicación en la que se ha recibido el artículo.

8. Haga clic en Siguiente para llamar el asistente de recepción y haga clic en Enviar.


Cómo especificar datos de activos con una plantilla de Excel [página 286]

Cómo especificar datos de activos con una plantilla de Excel

Puede agregar datos de activos para los artículos en línea recibidos importando datos desde un archivo Excel.

Requisitos previos


Procedimiento

1. Abra el recibo en el que desea incluir la información de activo.2. En la página Resumen, haga clic en Editar.3. En la sección Artículos en línea, haga clic en Importar detalles de activo.4. En la página Importar información de activo para los artículos recibidos, haga clic en el enlace para

descargar un formato Excel de la plantilla para importar datos de activo.5. Añada la información de datos de activo adecuada en la plantilla Excel.6. En la vista Importar información de activo para los artículos recibidos, haga clic en Navegar y complete las

acciones necesarias para cargar el archivo Excel finalizado en el que ha indicado los datos de activo.7. Haga clic en Siguiente para llamar el asistente de recepción y haga clic en Enviar.

Recepción de pedidos de los subcontratistas

Es necesario que los negocios en algunas regiones categoricen sus proveedores como subcontratistas para garantizar el pago puntual de los pedidos colocados con tales proveedores. Puede establecer la fecha de entrega de los recibos creados para pedidos efectuados por los proveedores marcados como subcontratistas.

286PUBLICPÚBLICO


Cuando los artículos llegan de un proveedor a su destino de expedición, se inicia el proceso de recepción y se crea un recibo. Durante la creación de un recibo se incluyen los siguientes campos para la información de subcontratación:

● En función de si el proveedor es un subcontratista, el campo Es subcontratista muestra Sí, No o No especificado. Este valor se basa en el valor establecido en la solicitud de pedido. No se puede editar este campo.

● La fecha de entrega se incluye como campo. Para la recepción manual, debe introducir la fecha de entrega en el recibo si el proveedor es un subcontratista. Para la recepción automática de artículos de un subcontratista, la fecha de entrega se establece automáticamente como fecha de entrada.Si hay varios artículos para un pedido y se reciben en distintos momentos, se utilizará el artículo que tenga la fecha de entrega más temprana para calcular el plan de pago.

NotaEl administrador puede configurar el campo Fecha de entrega para garantizar que la fecha introducida se encuentra dentro de un intervalo de fechas específico.

Requisitos previos

Su administrador debe activar los siguientes parámetros:

● Identificar pedidos de compra para subcontratistas (Application.Procure.EnableSupplierAsSubContractor)Encontrará más información sobre el parámetro en Identify purchase orders for subcontractors.

● Incluir detalles de subcontratación en recibos (Application.Procure.EnableSubcontractingForReceiving)Encontrará más información sobre el parámetro en Include subcontracting details in receipts.


Información agregada del subcontratista para los proveedores [página 48]Facturas de subcontratistas

Cómo aprobar o denegar recibos

Cuando tenga que aprobar o rechazar un recibo, puede ver rápidamente el recibo con la barra de búsqueda del panel de instrucciones.


PUBLICPÚBLICO 287

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/1ceb63e9af2c45dea3c3a320bb3a7576.html

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/7e3ab97262ab4af480fa44873a6b226c.html

https://help.sap.com/viewer/aa7701cfe9cb4157806cc0e1c515a337/cloud/es-ES/a5ceb1d81165490fbfc8ba49e63d3c2d.html

Requisitos previos

Para ver la opción Recibir en la interfaz de usuario y efectuar todas las funciones de recepción, debe pertenecer a cualquiera de estos grupos: Usuario de compras, Agente de recepción o Administrador de recepción.

Procedimiento

1. En la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione Recibo. Introduzca términos de la búsqueda en el campo de búsqueda y pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ). Para buscar todos los recibos, pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda sin especificar los términos de la búsqueda en el campo de búsqueda.

2. En la página Resultados de búsqueda, haga clic en enlace ID del recibo que quiere aprobar.3. Para aprobar el recibo, haga clic en Aprobar.

Para rechazar el recibo, haga clic en Denegar.4. Agregue los comentarios que quiere incluir y luego haga clic en Aceptar.


Cómo editar recibos [página 288]

Cómo editar recibos

Si un recibo no se ha aprobado o rechazado todavía, podrá aplicar modificaciones al recibo.

Requisitos previos


Contexto

Puede editar un recibo antes de decidir si aprobarla o rechazarla. Puede revisar la cantidad pedida o revisar el precio por artículo hasta que el recibo se ha aprobado por completo.

288PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. En la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido a la izquierda del campo de búsqueda y seleccione Recibo. Introduzca términos de la búsqueda en el campo de búsqueda y pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ). Para buscar todos los recibos, pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda sin especificar los términos de la búsqueda en el campo de búsqueda.

2. En la página de Resultados de búsqueda, haga clic en el enlace ID para el recibo.3. Haga clic en Editar y haga clic en Aceptar para confirmar que desea editar el recibo.

Edite el recibo utilizando los mismos procedimientos que ha empleado al crear el recibo. Consulte Cómo crear recibos [página 296].


Cómo cambiar un pedido de compra recibido automáticamente y por completo [página 289]Cómo cambiar la recepción automática a manual en el recibo de pedido de compra [página 290]

Cómo cambiar un pedido de compra recibido automáticamente y por completo

Aún puede realizar modificaciones en un recibo de pedido de compras, incluso cuando se ha recibido automáticamente.

Requisitos previos


Contexto

Puede modificar o cancelar un pedido recibido automáticamente si la mercancía no se ha recibido físicamente o si el pedido no se ha recibido completamente.

En los casos en que las mercancías se configuran para recibirse automáticamente al crear el pedido de compra, la solución de compras procesa automáticamente los pedidos de compra para que se reciban completamente poco después de crear el pedido.

Si no está asociado a ningún grupo de recepción, no tiene permiso para recibir pedidos de compra y quiere volver a abrir completamente los pedidos recibidos para realizar cambios en los recibos automáticos, la solución de


PUBLICPÚBLICO 289

compras muestra el mensaje: "Nota: La recepción de este pedido está cerrada actualmente. Vuelva a abrir el pedido para realizar más recepciones.

Puede volver a abrir correctamente el pedido pero no podrá editar los recibos. La solución de compras muestra el mensaje: "Ha vuelto a abrir con éxito el pedido pero no tiene los permisos necesarios para editar los recibos. Uno de los usuarios destinatarios puede ahora llevar a cabo las acciones apropiadas para estos recibos.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Recibir .2. En la página Pasos de recepción, introduzca el ID de pedido del PO para el que desea editar los recibos

automáticos, o seleccione la opción Todos para buscar pedidos de compra recibidos automáticamente.3. Seleccione el PO completamente recibido de la lista de resultados,4. En la página Resumen, haga clic en Reabrir para editar los recibos.


Cómo cambiar la recepción automática a manual en el recibo de pedido de compra [página 290]

Cómo cambiar la recepción automática a manual en el recibo de pedido de compra

Si un pedido recibido automáticamente no coincide con el recibo, puede recibir el pedido manualmente y, a continuación, realizar la recepción negativa para corregir el pedido.

Requisitos previos

Para ver la opción Recibir en la interfaz de usuario y realizar todas las funciones de recepción, debe pertenecer a uno de estos grupos Usuario de compras, Agente de recepción o Administrador de recepción. Debe pertenecer al grupo Recepción para realizar acciones en los pedidos de compra recibidos de forma automática después de convertirlos a recepción manual.

Contexto

Si los bienes no se han recibido físicamente todavía y desea realizar cambios o cancelar los pedidos de recepción automática, puede cambiar el tipo de recepción del pedido de compra de automático a manual. Por tanto, haga los

290PUBLICPÚBLICO


cambios necesarios a los artículos en línea recibidos parcialmente (realice acciones correctoras mediante una recepción negativa o cambie las cantidades de los artículos según sea necesario).

También puede volver a abrir los pedidos de compra que se hayan recibido por completo (recepción automática) y realizar los cambios necesarios a las líneas de recibo.

Todos los recibos automáticos se convierten en recibos manuales al enviar cambios en esta página o guardarlos.

NotaSi no tiene los permisos necesarios para recibir el pedido de compra (no está asociado a grupos de recepción), la acción (haciendo clic en Recibir manualmente) convertirá los recibos automáticos en manuales pero no podrá realizar cambios en los recibos. La página Recibos se muestra con el mensaje: "Ha marcado con éxito este pedido para su recepción manual pero no tiene los permisos necesarios para editar los recibos. Uno de los usuarios destinatarios puede ahora llevar a cabo las acciones apropiadas para estos recibos".

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Recibir .2. En la página Pasos de recepción, introduzca el ID de pedido del PO con los recibos automáticos que desea

editar, o seleccione la opción Todos para buscar pedidos de compra recibidos automáticamente.3. En los resultados de búsqueda, haga clic en ID de pedido para el PO que quiere recibir.4. En el pedido de compra con recibos automáticos que se han obtenido parcialmente, se muestra el botón

Recibir manualmente.5. Haga clic en Recibir manualmente e introduzca los valores adecuados y realice la recepción negativa para

realizar una acción correctiva. Para más información, consulte Cómo realizar la recepción negativa de pedidos recibidos parcialmente [página 292].


Cambio del estado del pedido después de una anulación completa de los recibos [página 291]

Cambio del estado del pedido después de una anulación completa de los recibosSi necesita editar un pedido con el estado Recibiendo, puede solicitar configurar la solución de compras para que lo revierta al estado previo y que, de esta manera, se pueda editar.

En la configuración predeterminada, el estado de un pedido de compra recibido parcialmente no cambia después de una anulación completa de los recibos. El pedido de compra permanece en el estado Recepción aunque la cantidad o importe aceptados de los artículos recibidos vuelvan a cero.

Puede optar por configurar la solución de compras para que el estado del pedido de compra vuelva automáticamente de Recepción a su estado anterior después de una anulación completa de la cantidad o importe


PUBLICPÚBLICO 291

recibidos. De este modo, los usuarios pueden editar determinados campos de artículos en línea del pedido de compra como, Precio y Código de mercancía que no se pueden editar si el pedido sigue con el estado Recepción. Para configurar este comportamiento, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted.


Cómo realizar una recepción negativa para pedidos recibidos completamente [página 292]Cómo realizar una recepción negativa para pedidos de compras recibidos parcialmente [página 293]

Cómo realizar una recepción negativa para pedidos recibidos completamente

Si necesita actualizar la cantidad de artículos aceptados o rechazados en un pedido recibido completamente, puede realizar la recepción negativa para corregir el pedido.

Requisitos previos


Procedimiento


2. Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda.3. Seleccione el pedido de compra completamente recibido y en la página Resumen haga clic en Cerrar.4. En la página Cerrar pedido, seleccione Pedido cerrado para la recepción y haga clic en Aceptar.5. En la página Resumen, haga clic en Volver a abrir.6. Haga clic en Recibir para hacer las correcciones necesarias.7. En la página Recibir, especifique valores adecuados en los campos Aceptado y Rechazado.

Por ejemplo, si desea aceptar 17 números de un total de 24 y rechazar los siete restantes, indique -7 en el campo Aceptado y 7 en el campo Rechazado.

Esto significa que, de un total de 24 recibidos al principio, ahora desea aceptar sólo 17 (de ahí el valor negativo en el campo Aceptado).

292PUBLICPÚBLICO


NotaUn valor negativo en el campo Aceptado no significa automáticamente que se ha rechazado este valor, a menos que se especifique explícitamente en el campo Rechazado.

8. Indique el Número de seguimiento de devolución de mercancías y haga clic en Enviar.9. En la página Información adicional, introduzca la información adicional que sea necesaria y haga clic en

Enviar.

En la página Resumen se muestra la cantidad total aceptada y rechazada.


Cómo realizar una recepción negativa para pedidos de compras recibidos parcialmente [página 293]

Cómo realizar una recepción negativa para pedidos de compras recibidos parcialmente

La recepción negativa le permite realizar acciones correctoras en un pedido que se ha recibido (aceptado o rechazado) con errores.

Requisitos previos


Contexto

Por ejemplo, si hay un pedido que tiene un artículo en línea con 10 como cantidad y originalmente se especificó 6 como cantidad recibida; sin embargo, si después se detectó que la cantidad recibida era solo 5 (y no 6), puede efectuar una recepción negativa para corregir este error.

Otro ejemplo sería si desea aceptar 17 números de un total de 24 y rechazar los siete restantes, introduzca -7 en el campo Aceptado y 7 en el campo Rechazado. Esto significa que, de un total de 24 recibidos al principio, solo desea aceptar 17 (de ahí el valor negativo en el campo Aceptado).

Un valor negativo en el campo Aceptado no significa automáticamente que se ha rechazado este valor, a menos que se especifique explícitamente en el campo Rechazado.


PUBLICPÚBLICO 293

Procedimiento


2. Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda.3. Seleccione el pedido de compra que originalmente ha recibido (parcialmente) y en la página Resumen haga

clic en Recibir.4. Para asegurarse de que ha recibido la cantidad correcta, debe especificar un importe negativo en el campo

Aceptado.5. Haga clic en Total recibido. La cantidad total recibida se actualiza con el valor correcto.6. Haga clic en Enviar para guardar el registro.


Cómo realizar una recepción negativa para pedidos recibidos completamente [página 292]

Cómo realizar devoluciones de productos

Si no está satisfecho con el producto que ha recibido, puede devolverlo y seleccionar si desea el reembolso en forma de sustitución o .como abono.

Requisitos previos

Para ver la opción Recibir en la interfaz de usuario y efectuar todas las funciones de recepción, debe pertenecer a cualquiera de estos grupos: Usuario de compras, Agente de recepción o Administrador de recepción.

Procedimiento


2. Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda ( ) para iniciar la búsqueda.3. Seleccione el pedido de compra que va a recibir.4. Especifique la cantidad que va a aceptar y rechazar en los campos Aceptado y Rechazado, respectivamente.5. Especifique un Número de seguimiento de devolución de mercancías adecuado y haga clic en Siguiente.6. En la página Información adicional, agregue el motivo por el que rechaza el producto y especifique el modo de

liquidación. Puede seleccionar Sustitución y Crédito.

294PUBLICPÚBLICO


7. Haga clic en Siguiente para ver la página Resumen. Si está de acuerdo con la acción que ha tomado, haga clic en Enviar.


Devoluciones del producto [página 295]

Devoluciones del producto

Las devoluciones de productos le ofrecen la posibilidad de devolver compras desde la solución de compras.

Esta función ofrece a los usuarios un a traza de auditoría de los artículos devueltos, los motivos de la devolución y los requisitos de liquidación para el proceso de facturación y pago.

Al realizar una acción de devolución de producto puede especificar el valor de los artículos que está rechazando (cantidad) en el campo Rechazado.

El valor que especifica en el campo Rechazado no afecta a los devengos ni a las acciones de facturación ya que estas acciones sólo tienen en cuenta el valor del campo Aceptado.

Al rechazar artículos, los campos Número de seguimiento de devolución de mercancías y Devolución por no son obligatorios en la configuración predeterminada. Si desea que estos campos sean obligatorios, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted y los establecerá como obligatorios.

En la página Información adicional, especifique el motivo del rechazo y el modo de liquidación que desee. Puede seleccionar una de las siguientes opciones:

● Reemplazo: seleccione este modo de liquidación si desea que se sustituya la cantidad rechazada.● Crédito: seleccione este modo si desea que se abone el importe de los artículos.

Ejemplo: Devolución del producto

Si existe un pedido que tiene un artículo en línea con una cantidad de 10 y solo ha recibido seis, pero más tarde ha rechazado dos artículos adicionales del pedido, puede rechazar esta cantidad especificando ese valor (2) en el campo Rechazado.


Recepción de campos de página [página 296]


PUBLICPÚBLICO 295

Recepción de campos de página

La siguiente lista describe los campos que aparecen cuando se recibe un pedido:

Campo Descripción

Aceptado anteriormente Número de artículos que se han aceptado anteriormente en este pedido.

Rechazado anteriormente

Número de artículos que se han rechazado anteriormente.

Total aceptado Número total de artículos que se han aceptado hasta la fecha, para este pedido.

Total rechazado Número total de artículos que se han rechazado hasta la fecha, para este pedido.

Devolución por Si es una sustitución o un crédito.

Número de seguimiento de devolución de mercancías

Un número alfanumérico único para ese recibo. Se utiliza sólo para identificar y cuando se devuelven los artículos al proveedor.

Total recibido Total de artículos recibidos hasta la fecha (indica el total de todos los artículos que se han aceptado y rechazado para ese pedido hasta la fecha).

Cómo crear recibos

Después de abrir el pedido que contiene los artículos que ha recibido, debe crear un recibo para dichos artículos.

Requisitos previos

● Para acceder a la opción Recibir en la interfaz de usuario y efectuar todas las funciones de recepción, debe estar en cualquiera de estos grupos: Usuario de compras, Agente de recepción o Administrador de recepciones.

● Debe ser un miembro del grupo Agente de recepción para poder recibir varios recibos a la vez. Normalmente, estos usuarios son receptores centrales en el flujo de trabajo de recepción. Puede recibir varios recibos a la vez si los recibos no necesitan más datos. Si la solución de compras determina que cualquier artículo necesita activos u otros datos, se le notifica para que introduzca los recibos de estos artículos individualmente.

● Según sus requisitos, los números de línea de artículos recibidos que aparecen en el registro Histórico de una entrada se puede configurar según una de las siguientes acciones:○ Números de línea de los artículos en la página de resumen de recibos○ Números de línea para aquellos artículos en el orden correspondiente

Si necesita que el registro Histórico de recibos muestre los números de línea de los artículos recibidos para que coincidan con los números de línea correspondientes en las órdenes asociadas, póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba para solicitar ayuda.

296PUBLICPÚBLICO


Contexto

Cree el recibo en la página Recibir o verificar artículos. Según cómo esté configurada la recepción (por cantidad o importe), las cantidades de los artículos en línea son Cantidad, Aceptado, Rechazado o Importe, Imp. Aceptado, Importe Rechazado.

Al crear un recibo, puede aceptar o rechazar artículos de diferentes maneras:

● Haga clic en Aceptar todo para aceptar el número total de artículos identificados en la columna Cantidad. Si hay un número de artículos en línea distintos, esta acción acepta la cantidad total de cada artículo.Si se activa para la recepción a nivel de línea, cuando hace clic en Aceptar todo, solo se completa la transacción de recepción para los artículos siguientes:○ artículos en línea para los que no existen recibos anteriores (automáticos o externos)○ artículos en línea que se han recibido parcialmente utilizando la recepción manual en la solución de

comprasPara los artículos en línea que se han recibido en el sistema ERP, puede realizar solo transacciones de recepción al importar datos de recepción del sistema ERP.

● Haga clic en Aceptar todo para aceptar el número total cargado de artículos en la columna Importe. Si hay un número de artículos en línea distintos, esta acción acepta el número total cargado de cada artículo.

NotaEl botón Aceptar todo solo está disponible cuando los artículos en línea se tienen que recibir manualmente. Si los artículos en línea son del tipo de recepción automática, no se visualiza este botón.

● Introduzca un número en el Imp. aceptado o en la columna Aceptado de un artículo para aceptar un número o cantidad específicos de ese artículo (ya sea la cantidad o importe total o sólo una parte).

NotaSi el pedido de compra contiene impuestos, cargos o descuentos, introduzca el importe bruto aceptado. Si ha activado el parámetro Permitir recepción sin deducir impuesto (Application.Receiving.AllowReceivingWithoutDeductingTax) en el Administrador de configuración inteligente, introduzca el importe neto. El importe bruto se calcula automáticamente en función de los impuestos, los cargos y los descuentos.

● Introduzca un número en la columna Imp. rechazado o en la columna Rechazado de un artículo para rechazar un número o cantidad específicos de ese artículo (ya sea la cantidad o importe total o sólo una parte).

NotaSi el pedido de compra contiene impuestos, cargos o descuentos, introduzca el importe bruto rechazado. Si ha activado el parámetro Permitir recepción sin deducir impuesto (Application.Receiving.AllowReceivingWithoutDeductingTax) en el Administrador de configuración inteligente, introduzca el importe neto. El importe bruto se calcula automáticamente en función de los impuestos, los cargos y los descuentos.

● Introduzca los valores negativos para la cantidad o importe aceptados o rechazados. Introduzca valores negativos cuando desee hacer una revisión a la baja de un recibo que esté editando o cuando cree un nuevo recibo para realizar una revisión a la baja de uno que ya se ha aprobado por completo y no pueda editarse.


PUBLICPÚBLICO 297

Procedimiento

1. En la página Recibir o verificar artículos, acepte o rechace los artículos según sea necesario.2. (Sólo para PeopleSoft) Seleccione la unidad empresarial adecuada del menú o haga clic en Buscar más para

seleccionar una unidad empresarial diferente.3. Utilice el control de calendario para seleccionar la fecha en la que ha recibido (aceptado o rechazado) los

artículos.4. Utilice el campo Cerrar pedido para:

○ Cerrar el pedido para cualquier recepción en el futuro al aprobar el recibo. Para cerrar el pedido, haga clic en Sí.

○ Mantener abierto el pedido de forma que se puedan recibir artículos adicionales. Para mantener abierto el pedido, haga clic en No.

5. Agregar los comentarios que quiera incluir y luego haga clic en Siguiente.6. Si se abre la página Información adicional necesaria, introduzca cualquier información adicional que sea

necesaria y haga clic en Siguiente. Consulte Página de información adicional necesaria [página 300] para obtener información adicional acerca de los campos de esta página.

7. Haga clic en la pestaña Resumen para revisar o cambiar la información introducida.8. Haga clic en Flujo de aprobación para revisar el flujo de aprobación y agregue responsables de aprobación

adicionales si son necesarios.9. Haga clic en Enviar.

Resultados

Se genera un recibo de los artículos que ha aceptado. La ficha Referencia a una factura o una reconciliación de factura muestra el recibo enlazado. Dependiendo de la configuración de su sitio, el registro Histórico del recibo muestra los números de línea de los artículos en las órdenes correspondientes o los números de línea en la página de Resumen del recibo para el que ha completado las acciones de recepción.

Pasos siguientes

Si todavía se tienen que recibir artículos y el pedido se ha quedado abierto, se generará un recibo adicional cuando acepte los siguientes artículos.


Cómo recibir pedidos [página 299]Cómo crear recibos para artículos marcados para la comprobación de factura basada en acuse de recibo de bienes [página 299]

298PUBLICPÚBLICO


Cómo crear recibos para artículos marcados para la comprobación de factura basada en acuse de recibo de bienes

Cuando recibe artículos marcados para la comprobación de factura basada en acuse de recibo de bienes, introduce un identificador de expedición (un valor para el ID de aviso de expedición) en la cabecera del recibo.

Requisitos previos

Busque el aviso de expedición, la nota de entrega u otro identificador de expedición para los artículos. Introducirá esta información en el recibo.

Procedimiento

1. Abra el pedido y haga clic en Recibir.2. En el campo Aviso de expedición, introduzca un valor para el ID de aviso de expedición.3. Rellene los campos en la tabla Artículos en línea.4. Haga clic en Actualizar totales.

El valor que ha introducido en el campo Aviso de expedición de la cabecera se copia en cada línea. Puede ver esta información si la tabla Artículos en línea incluye la columna Aviso de expedición.


Verificación de facturas basada en el recibo de bienes

Cómo recibir pedidos

La ficha de acción Mis recibos visualiza el número total de recibos y el número de recibos denegados de los cuales es responsable.

Requisitos previos



PUBLICPÚBLICO 299

https://help.sap.com/viewer/aa7701cfe9cb4157806cc0e1c515a337/cloud/es-ES/074790938772486489a61807d4611cde.html

Contexto

El artículo de contenido Por hacer lista hasta 50 recibos. Si es responsable de más de 50 recibos, la ficha de acción Por hacer visualiza los recibos en el siguiente orden:

1. Recibos cuya recepción ha vencido (calculado en base al plazo del pedido y plazo de entrega).2. Recibos de los que es el primer responsable de aprobación en el flujo de aprobación

Para obtener más información, consulte Cómo buscar un recibo.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Recibir .2. En la página Pasos de recepción, seleccione ID de pedido del menú desplegable y, si sabe el ID del pedido de

compra, introdúzcalo en el campo de búsqueda.3. Seleccione uno de los botones de opción siguientes:

○ Necesita recepción: Seleccione esta opción para recuperar sólo esos recibos para los que es el aprobador activo o uno de los aprobadores.

○ Todos: Seleccione esta opción para recuperar todos los recibos, incluyendo los recibos de los cuales no es un responsable de aprobación pero sí es un usuario responsable, asociados con una unidad de compra.

4. Haga clic en Buscar.5. Haga clic en ID de pedido para la solicitud que desea recibir.

Cuando se selecciona una solicitud, la solución de compras presupone que desea crear un nuevo recibo en lugar de editar uno existente. Automáticamente crea un recibo en el estado En proceso en el cual puede recibir o verificar artículos. Si tiene que editar un recibo existente, haga clic en Seleccionar recibo en la lista de Pasos de recepción para que se muestre la página Seleccionar recibo o indicador de hito; a continuación, haga clic en el ID del recibo.

NotaSi hay varios recibos para el mismo pedido que están en el estado En proceso, la solución de compras visualiza una lista de todos esos recibos. Puede seleccionar el recibo necesario de la lista.


Cómo crear recibos [página 296]

Página de información adicional necesariaEn función de la configuración del sitio, puede solicitarse que agregue datos de activos al crear un recibo para determinados códigos de mercancía o números de pieza.

300PUBLICPÚBLICO


https://help.sap.com/viewer/9ab0e7087df040d3bd7187b0650fc96c/cloud/es-ES/b6ddee66ad6a4ced80578bdab08a4a1a.html#loio7259917077f64e5693f45323d75bbc79

En ese caso, debe indicar los datos al completar un recibo para un artículo con el código de mercancía o número de pieza en particular. La información de datos de activos incluye el número de serie, número de etiqueta y ubicación.

La función de datos de activos está desactivada en la configuración predeterminada. Si desea utilizar esa función, haga que el Contacto de asistencia designado registre una solicitud de servicio y un representante del Servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted. Su administrador podrá entonces configurar el seguimiento de activos por código de mercancía o números de pieza.

Para este campo... Debe...

Aceptado/Impte. Aceptado Introduzca la cantidad o importe aceptado.

Este valor se predetermina según lo que haya indicado en la página Recibir o verificar artículos.

Rechazado/Impte. Rechazado

Introduzca la cantidad o importe rechazado.

Este valor se predetermina según lo que haya indicado en la página Recibir o verificar artículos.

Fecha recepción Seleccione la fecha en la que ha recibido (aceptado o rechazado) los artículos.

La fecha se predetermina según lo que haya indicado en la página Recibir o verificar artículos.

La fecha más temprana que puede establecer es la Fecha de pedido y, como muy tarde, puede establecer la fecha en la que esté especificando el recibo.

Correo electrónico Seleccione la casilla de verificación Enviar correo electrónico a Compras para enviar un mensaje indicando que ha agregado información adicional al recibo.

Motivo de rechazo Introduzca una explicación de por qué ha rechazado una cantidad o un importe.

Número de serie Introduzca el número de serie para su activo. (Este campo está disponible si el seguimiento de activos se ha configurado para su sitio).

NotaEste campo es obligatorio para el activo al aprobar el recibo. Asegúrese de que el campo Número de serie de los artículos en línea de activos tenga el valor adecuado antes de aprobar el recibo.

Número de etiqueta Introduzca el número de etiqueta para su activo. (Este campo está disponible si el seguimiento de activos se ha configurado para su sitio).

Ubicación Introduzca la ubicación del activo. Intente que hacerlo de la forma más específica posible para poder localizar de nuevo el artículo. (Este campo está disponible si el seguimiento de activos se ha configurado para su sitio).

Ir siempre directamente a la página de resumen

Seleccione esta casilla de verificación para ocultar esta pantalla en el futuro e introducir información de recibo adicional, en forma de comentarios, en la página Resumen.

Esta preferencia surte efecto inmediatamente. Debe restablecer las preferencias para volver a visualizar la página.


PUBLICPÚBLICO 301

Temas acerca del uso de tarjetas de compra

Resumen de flujo de trabajo y proceso de tarjeta de compra [página 302]

Cómo eliminar a otros usuarios el acceso a cargos de tarjeta de compra [página 304]

Cómo proporcionar acceso a usuarios a cargos de tarjeta de compra [página 304]

Trabajo con cargos no asignados [página 305]

Reconciliación de cargos [página 311]

Tipos de excepciones PCCR [página 314]

Resumen de flujo de trabajo y proceso de tarjeta de compraSu solución de compras gestiona cargos de determinados tipos de tarjetas de compra y después reconcilia el cargo automáticamente o lo enruta al usuario apropiado.

Proceso de tarjeta de compra

La solución de compras gestiona los cargos de los siguientes tipos de tarjetas de compra:

Tipo de tarjeta Descripción

Compras Una tarjeta de crédito empresarial utilizada para comprar bienes de parte de su empresa. Una tarjeta de compras se puede asignar a una persona o se puede utilizar como una tarjeta fantasma:

● Las tarjetas individuales son tarjetas físicas, asignadas a los usuarios. Solo el titular de la tarjeta puede hacer compras con esta tarjeta, y esta persona es la responsables de resolver todos los problemas que puedan surgir.

● Las tarjetas fantasma están asignadas a ubicaciones de proveedor, pero no hay una tarjeta física (solo un número de tarjeta). Los pedidos enviados a la ubicación del proveedor se facturan a la tarjeta fantasma.

Gastos Una tarjeta de crédito empresarial se utiliza para pagar gastos de viaje y empresariales generados de parte de su empresa.

Combinado Una tarjeta de crédito empresarial que se puede usar como tarjeta de gastos o como tarjeta de compras.

302PUBLICPÚBLICO

Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca del uso de tarjetas de compra

Tipo de tarjeta Descripción

Contabilidad Este tipo de tarjetas de compra se definen como tarjetas de compra específicas de contabilidad que se asocian a un departamento entero, una unidad de compra (si se usa), un centro de coste, un sector o para cualquier combinación de contabilidad dentro de su organización, dónde todos los usuarios asociados con dicho departamento, centro de coste o división pueden usar la misma tarjeta de compra para sus compras.

RestricciónPuede usar una tarjeta individual (compra) o una combinación de tarjetas para definir tarjetas de compra de contabilidad. No se deben usar las tarjetas de gastos.

Desconocido Este tipo de tarjeta sirve para las tarjetas que se usan fuera de su solución de compras. Si no importa cargos asociados a esta tarjeta en la solución de compras, los usuarios no pueden ver ni manipular estos cargos en la interfaz de usuario.

Resumen del flujo de trabajo de las tarjetas de compra

La reconciliación de cargos implica los pasos siguientes:

1. Los cargos pueden estar:○ Cargados en la solución de compras.○ Enviados desde el banco a Ariba Network, y después insertados en la solución de compras.

2. Si un número de pedido se puede determinar a partir del cargo, la solución de compras intenta que coincida con el del pedido, y después reconcilia el cargo.Si un número de pedido no se puede determinar a partir del cargo, el cargo se visualiza en la página Cargos sin asignar. Si la conciliación de cargos ampliada para pedidos de tarjeta de compra está activada para su sitio, y no hay un número de pedido disponible en el cargo, su solución de compras buscará la última tarjeta de compra correspondiente al número de tarjeta de compra determinada a partir del cargo. El cargo no se visualiza en la página Cargos sin asignar y el flujo de trabajo omite el paso 3.Si se cargan los cargos contra tarjetas no existentes, se enumeran en la página Cargos sin asignar para que los usuarios asociados con el grupo Administrador de tarjeta de compra puedan ver estos cargos y crear las tarjetas faltantes en el sistema. Una tarea programada asigna estos cargos a la tarjeta y después reconcilia los cargos.

3. Los cargos no asignados pueden:○ Coincidir con los pedidos de compra y después reconciliarse automáticamente○ Estar reconciliados como cargos sin pedido de compra

4. Los cargos con excepciones se envían a los usuarios adecuados para su reconciliación.5. Cuando las excepciones están reconciliadas, el documento de reconciliación de cargos (PCCR) se introduce al

proceso de aprobación.

El proceso de validación automática mira si se puede omitir la validación del cargo. La solución de compras omite la validación si el importe total del cargo es inferior a un importe umbral determinado configurado. En la configuración predeterminada, el importe de omisión está configurado en 5, que representa un importe en la moneda predeterminada para el sitio.

Si desea modificar el importe omitido predeterminado, póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba.


PUBLICPÚBLICO 303


Cómo proporcionar acceso a usuarios a cargos de tarjeta de compra [página 304]Cómo eliminar a otros usuarios el acceso a cargos de tarjeta de compra [página 304]

Cómo eliminar a otros usuarios el acceso a cargos de tarjeta de compraCuando un usuario ya no tiene que acceder a sus cargos de tarjeta de compra, puede eliminar su acceso.

Procedimiento

1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre de usuario y seleccione Preferencias Asignar visores a sus cargos .

Se abre la página Asignar.2. En el campo Visores aprobados, haga clic en el enlace Seleccionar.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar valores.3. En la ventana emergente, en Selección actual, seleccione los usuarios que quiere eliminar y luego en

Completado.4. Haga clic en Siguiente.5. Revise el flujo de aprobación y agregue los responsables de aprobación adicionales.6. Haga clic en Siguiente.7. Revise las modificaciones y haga clic en Enviar.


Cómo proporcionar acceso a usuarios a cargos de tarjeta de compra [página 304]

Cómo proporcionar acceso a usuarios a cargos de tarjeta de compraPara permitir que otros usuarios vean los cargos de tarjeta de compra, les tiene que dar acceso a sus cargos.

304PUBLICPÚBLICO


Requisitos previos

Debe estar configurado como titular de la tarjeta de compra, es decir, debe tener una tarjeta de compra asignada para poder ver esta opción.

Contexto

Cuando asigna un visor (otro usuario) a sus cargos de la tarjeta de compra, la persona puede:

● Crear informes de gastos en su nombre para los cargos de la tarjeta de compra, si el visor ya tiene el permiso para crear informes de gastos.

● Reconciliar cargos sin asignar en su nombre, si el visor ya tiene el permiso de reconciliar cargos.

Procedimiento

1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione PreferenciasAsignar visores a sus cargos .

Se abre la página Asignar.2. En el campo Visores aprobados, haga clic en el enlace Seleccionar.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar valores.3. Seleccione los usuarios a los que quiere dar acceso a sus cargos y luego haga clic en Completado.4. Haga clic en Siguiente.5. Revise el flujo de aprobación y agregue los responsables de aprobación, cuando sea necesario.6. Haga clic en Siguiente.7. Revise sus cambios y haga clic en Enviar.


Cómo eliminar a otros usuarios el acceso a cargos de tarjeta de compra [página 304]Consejos útiles para editar flujos de aprobación

Trabajo con cargos no asignadosSi los cargos no están asignados, hay dos opciones para procesar los cargos y hay un proceso que siguen los cargos no asignados.


PUBLICPÚBLICO 305

https://help.sap.com/viewer/6a78ea54583543089c428b49e20ac0fd/cloud/es-ES/6b5a5066c1da1014a873b738dee5f83d.html

Dispone de dos opciones con los cargos no asignados:

● Asignación de cargos a pedidos de compra [página 308]● Reconciliación de cargos como cargos sin pedido de compra [página 309]

Diagrama de proceso de cargo no asignado

306PUBLICPÚBLICO



Pertenencia al grupo necesaria para la funcionalidad de tarjeta de compra [página 307]Criterios de búsqueda para cargos sin asignar [página 307]

Pertenencia al grupo necesaria para la funcionalidad de tarjeta de compra

Los administradores de tarjetas de compra pueden ver, asignar y reconciliar todos los cargos que no están asignados en la solución de compras.

RestricciónEn la página Buscar cargos sin asignar se muestran los resultados solo si el administrador de tarjeta de compra que está realizando la búsqueda está asociado a una unidad de compra, y también es el usuario responsable de la unidad de compra.

Todos los usuarios que pertenecen al grupo Cargos a usuarios pueden ver, asignar y reconciliar sus propios cargos sin asignar.

RestricciónNo puede tomar ninguna medida contra los cargos de la tarjeta de gastos, los cargos de la tarjeta combinadas ni procurar cargos de tarjeta para tarjetas no existentes. Estos cargos solo se enumerarán.

Los cargos sin asignar que los administradores de tarjetas de compra y otros usuarios en la solución de compras con los que pueden trabajar son:

● Cargos que no estén asociados a ningún pedido de tarjeta de compra (PCO)● Cargos que estén cargados contra tarjetas de compra no existentes● Cargos contra una tarjeta de compra que no estén asociados a un usuario● Cargos contra tarjetas de compra del tipo Combinación


Criterios de búsqueda para cargos sin asignar [página 307]Cómo asignar cargos a pedidos de compra [página 308]

Criterios de búsqueda para cargos sin asignar

Los administradores de tarjeta de compra y otros usuarios que pertenecen al grupo Cargos a usuarios pueden buscar cargos según uno o varios criterios de búsqueda.


PUBLICPÚBLICO 307

La siguiente tabla proporciona una lista de criterios de búsqueda para los cargos no asignados.

Campo Descripción

ID ID de tarjeta de compra unívoco

Tipo de cargo Tipo de cargo (Tarjeta de compra / tarjeta de adquisición, tarjeta de gastos o tarjeta combinada)

Razón La razón para que los cargos permanezcan asignados (por ejemplo, si el pedido no está asignado a una tarjeta de compra, no hay usuarios fijados para una tarjeta de compra en concreto, etc.)

Fecha de transacción La fecha en que se ha realizado la transacción

Comerciante El proveedor que está asociado con el pedido de tarjeta de compra.

Número de tarjeta de compra El número de tarjeta de compra que se utiliza en el pedido de compra.

RestricciónA menos que el usuario sea también un Administrador de tarjeta de compra, el filtro de búsqueda Número de tarjeta de compra solo recupera las tarjetas de compra que están asociadas al usuario. Si el usuario conectado no está asociado a ninguna tarjeta de compra, los resultados de búsqueda no muestran ninguna tarjeta de compra.

Activo Si la tarjeta de compra está activada o no.

Fecha de creación La fecha en que se creó el cargo.

Solicitante El nombre del solicitante del cargo.

Pedido El ID de pedido

Estado El estado de la tarjeta de compra, por ejemplo, Cargado, En reconciliación o Reconciliado.

Título Descripción del cargo.

Total El importe total del cargo. Puede especificar un intervalo.

Impuesto total El importe total del impuesto del cargo. Puede especificar un intervalo.


Cómo asignar cargos a pedidos de compra [página 308]Cómo reconciliar cargos como cargos sin pedido de compra [página 309]

Cómo asignar cargos a pedidos de compra

Si un cargo no se puede asignar automáticamente a un pedido de compra, se debe asignar manualmente.

308PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Cargos sin asignar .2. En la página Filtros de búsqueda, seleccione el tipo de cargos que quiere buscar:

○ Tarjeta combinada○ Gasto (no se puede asignar a un pedido de compra)○ Compras

Puede agregar o eliminar filtros de búsqueda en su búsqueda.3. Haga clic en Buscar.4. Haga clic en las casillas de verificación de los cargos a los que quiere asignar un pedido de compra, luego haga

clic en Reconciliar.5. En el menú Campo, seleccione ID de pedido o Título de pedido, introduzca una cadena de búsqueda del

pedido al que quiere asignar el cargo y luego haga clic en Buscar.

También puede hacer clic en Avanzada para utilizar los criterios de búsqueda adicionales.6. Haga clic en el botón de opción del pedido que desea y haga clic en Aceptar.7. En la página Confirmar asignación, haga clic en Aceptar.


Cómo reconciliar cargos como cargos sin pedido de compra [página 309]Cómo activar y desactivar cargos [página 310]

Cómo reconciliar cargos como cargos sin pedido de compra

Si no hay ningún pedido de compra al que asignar el cargo, puede reconciliar ese cargo como cargo sin pedido de compra.

Requisitos previos

Al reconciliar cargos sin pedido de compra con excepciones de información de contabilidad no válida, la solución de compras se predetermina en la información de contabilidad del usuario (Administrador de tarjeta de compra o un miembro del grupo Cargos a usuarios) que se reconcilia con ese cargo.

RestricciónSi rechaza un cargo, ese cargo ya no se podrá recuperar y se eliminará de la solución de compras permanentemente.


PUBLICPÚBLICO 309

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Cargos sin asignar .2. En la página Filtros de búsqueda, seleccione el tipo de cargos que quiere buscar:

○ Tarjeta combinada○ Gasto (no se puede asignar a un pedido de compra)○ Compras

3. Haga clic en Buscar.4. Haga clic en la casilla de verificación del cargo que quiere reconciliar como un cargo sin pedido de compra,

luego haga clic en Reconciliar.5. En la página Confirmar reconciliación, haga clic en Aceptar.


Cómo activar y desactivar cargos [página 310]

Cómo activar y desactivar cargosSólo los usuarios que pertenezcan al grupo Suprimir cargos pueden realizar esta acción. Si no pertenece a este grupo, no se muestran las opciones de activación y desactivación en la interfaz de usuario.

Requisitos previos

En la página Cargos sin asignar, puede visualizar, activar y desactivar los cargos Tarjeta combinada, Gasto y Compras.

NotaCuando se desactiva un cargo, ese cargo no estará disponible para que otro usuario realice una búsqueda o generarla durante el proceso de reconciliación.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Cargos sin asignar .2. En la página Filtros de búsqueda, busque cargos sin asignar. Dependiendo de la acción que quiera realizar

(activar o desactivar), seleccione el filtro de búsqueda adecuado para visualizar estos cargos.3. Para desactivar un cargo, seleccione el cargo y haga clic en Desactivar. En la página Confirmación que

aparece, haga clic en Aceptar.

310PUBLICPÚBLICO


4. Para activar un cargo, seleccione el cargo y haga clic en Activar.

Reconciliación de cargosLa clase de acción que puede llevar a cabo para resolver una excepción PCCR depende del tipo de excepción.

Cuando un cargo incluye discrepancias que violan las directrices de los cargos de su empresa, se generan excepciones. O bien las excepciones se deben reconciliar antes de que pueda enviar un cargo, o puede rechazar la reconciliación de cargos como un todo.

Al reconciliar cargos, puede seleccionar visualizar excepciones en los modos siguientes:

Seleccionar... Para ...

Excepciones para las que tiene permisos para reconciliar

Visualizar las excepciones para las que está autorizado reconciliar y aceptar excepciones.

Todas las excepciones Visualizar todas las excepciones y aceptar las excepciones que puede reconciliar.

Excepciones sin resolver Visualizar todas las excepciones sin resolver y reconciliar las que puede aceptar.

NotaEl administrador puede configurar el sitio para volver a enviar los cargos para su aprobación cuando el reconciliador de cargos de la tarjeta de compra y el usuario de la tarjeta de compra sean iguales. Consulte Resubmit charges for approval if PCard reconciler and user are same.

Cómo rechazar cargos

Debe de ser un miembro del grupo Administrador de tarjeta de compra o el grupo Especialista de rechazo de cargos para rechazar los cargos.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Reconciliar cargos .2. En la página Por hacer, seleccione el tipo de documento aprobable y cualquier filtro de búsqueda y luego haga

clic en Buscar o seleccione el documento aprobable de la lista Por hacer debajo del filtro de búsqueda.3. En el menú Estados, seleccione Reconciliación.4. En la columna Acción, haga clic en el enlace Reconciliar en el cargo que quiere reconciliar.5. Haga clic en Rechazar para rechazar el cargo. Utilice la lista Motivos de rechazo para seleccionar uno de los

siguientes motivos: Discrepancia resuelta fuera de línea, Cargo no autorizado u Otros.


PUBLICPÚBLICO 311

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/8f4bdfff54244343bee6a7d03debea7b.html



Cómo reconciliar cargos [página 312]Cómo hacer coincidir cargos con pedidos de compra [página 312]

Cómo reconciliar cargos

Puede reconciliar un cargo haciéndolo coincidir manualmente con un pedido de compras distinto, ajustando el cargo al importe del cargo o aceptando las excepciones de cargo.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Reconciliar cargos .2. En la página Por hacer, seleccione el tipo de documento aprobable y cualquier filtro de búsqueda y luego haga

clic en Buscar o seleccione el documento aprobable de la lista Por hacer debajo del filtro de búsqueda.3. En la columna Acción, haga clic en el enlace Reconciliar en el cargo que quiere reconciliar.4. En la pestaña Excepciones, utilice el menú Visualizar para seleccionar cómo quiere continuar.5. Dependiendo de la excepción, tendrá que realizar una reconciliación, tiene las siguientes opciones:

○ Haciendo coincidir manualmente el cargo con un pedido de compra diferente. La diferencia entre el cargo y el importe del pedido puede ser debido a la asignación entre un cargo y un pedido de compra incorrecto (sea manual o automáticamente) o que el pedido de compra se ha cancelado. Para obtener más información, consulte Coincidencias entre cargos y pedidos de compra. [página 312].

○ Ajuste la reconciliación de cargos con el importe de cargo, si se ha cobrado de más en el pedido de la tarjeta de compras. Para obtener más información, consulte Cómo agregar artículos en línea de ajuste [página 313].

NotaNo se genera ninguna excepción en pedidos en los que se cobra de menos y siempre se reconcilian automáticamente.

○ Acepte las excepciones. Consulte Aceptación de excepciones de reconciliación de cargos [página 315] para obtener más detalles.

Cómo hacer coincidir cargos con pedidos de compra

Puede reconciliar todo un cargo haciendo coincidir manualmente el cargo con un pedido de tarjeta de compra.

312PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. A nivel de documento, haga clic en Coincidencia manual.2. Utilice el menú Campo para filtrar la búsqueda de pedidos de tarjeta de compra por ID, Título o Proveedor,

luego introduzca la cadena de búsqueda apropiada y haga clic en Buscar.

LimitacionesLos resultados de la búsqueda sólo listan los pedidos creados a partir de la PCard que está asociada con el cargo que quiere reconciliar.

3. Haga clic en Seleccionar para seleccionar el pedido de tarjeta de compra que quiere hacer coincidir con el cargo.

Vuelve a la página Reconciliación de cargos. Se muestra el pedido de tarjeta de compra que ha hecho coincidir con el cargo.

4. Haga clic en Enviar para enviar el cargo para su aprobación.


Cómo agregar artículos en línea de ajuste [página 313]

Cómo agregar artículos en línea de ajuste

Los artículos en línea de ajuste se pueden agregar para fines de contabilidad a documentos de reconciliación de cargos de tarjeta de compra (PCCR) en estado En reconciliación para cualquier tipo de excepción.

Contexto

Por ejemplo, si un pedido de tarjeta de compra se ha sobrecargado, se genera una excepción de variación de importe de pedido de compra, que puede justificar ajustando la reconciliación de cargos al importe del cargo. Agregue artículos en línea de ajuste y/o modifique los artículos en línea existentes para que la reconciliación de cargos coincida con el importe del cargo.

NotaEsta acción no borra la excepción. Todavía tiene que aceptar la excepción antes de enviar la reconciliación de cargos.

Si su sistema está configurado para cargar cargos de nivel 3, no puede editar detalles de artículos en línea enviados por el banco. Solo puede ajustar la reconciliación de cargos al cargo agregando artículos en línea de ajuste con valores de importe negativo.


PUBLICPÚBLICO 313

Procedimiento

1. En la pestaña Excepciones, seleccione Todos los artículos en línea en el menú Visualizar. En los cargos de dos niveles, se muestra un importe de línea de cargo y, si está disponible, una línea de impuestos.

2. Modifique los valores de importe del artículo en línea para mostrar el importe del pedido y agregue uno o más artículos en línea de ajuste para ajustar la reconciliación de cargos con el importe de cargos. Al agregar artículos en línea de ajuste, debe seleccionar una categoría de ajuste en el menú desplegable Tipo de ajuste. Puede seleccionar Impuesto de ventas o Expedición/Manipulación como tipo de ajuste.

3. Cuando acabe de ajustar la reconciliación de cargos, seleccione Excepciones para las que tiene permiso para reconciliar en el menú Visualizar.

4. Seleccione la casilla de verificación de la excepción de variación del importe de pedido de compra que quiere ajustar y haga clic en Aceptar.

5. Envíe el la reconciliación de cargos para su aprobación.

Resultados

Nota● Cuando se agregan artículos en línea de ajuste, la información de contabilidad configurada para cada tipo

de ajuste se copia al correspondiente artículo en línea de ajuste. El tipo de información de contabilidad que puede ver depende del sistema ERP.

● Cuando se acepten las excepciones, no podrá agregar, eliminar o modificar los artículos en línea de ajuste, ya que se han solucionado las discrepancias y el cargo se ha reconciliado.

Tipos de excepciones PCCR

La clase de acción que puede llevar a cabo para resolver una excepción PCCR depende del tipo de excepción.

Existen cuatro tipos de excepciones de documentos de reconciliación de cargos de tarjeta de compra (PCCR) que pueden ocurrir:

Tipo de excepción Ocurre cuando . . Resolución

Excepción de PC cancelada

El cargo de SAP Ariba coincide con un pedido de tarjeta de compra que se ha cancelado.

Acepte la excepción seleccionando un motivo adecuado; seleccione si enviar o rechazar el cargo.

También puede resolver esta excepción haciendo coincidir manualmente el cargo con otro pedido.

Información de contabilidad no válida

El cargo de la solución de compras tiene una información de contabilidad no válida y por este motivo no se puede reconciliar.

Especifique los detalles de contabilidad adecuados para resolver la excepción.

314PUBLICPÚBLICO


Tipo de excepción Ocurre cuando . . Resolución

Variación de importe de pedido de compra

El importe del cargo supera el importe cargable disponible del pedido de tarjeta de compra asociado.

Agregue manualmente los artículos en línea de ajuste necesarios, actualice los totales y borre la excepción.

Pedido de compra no coincidente

No existe un pedido de compra que coincida con los detalles de cargo en la solución de compras.

Asocie manualmente el cargo a un pedido de tarjeta de compra adecuado y realice la reconciliación.


Cómo aceptar excepciones de reconciliación de cargos [página 315]Cómo resolver excepciones que ocurren durante la reconciliación [página 316]Cómo resolver excepciones de información de contabilidad no válida [página 316]Cómo resolver excepciones de variación de importe de un pedido de compra [página 317]

Cómo aceptar excepciones de reconciliación de cargos

Los cargos que puede reconciliar se visualiza en la pestaña Excepciones.

Procedimiento

1. En la pestaña Excepciones, utilice el menú Visualizar para ver las excepciones que puede reconciliar.2. Seleccione la casilla de verificación de la excepción que quiere aceptar y haga clic en Aceptar.3. En el menú desplegable Motivo, seleccione:

○ Cargo sin pedido○ Discrepancia resuelta fuera de línea○ Otros

4. Haga clic en Aceptar.5. Haga clic en Enviar. La acción envía el cargo para su aprobación


Cómo resolver excepciones que ocurren durante la reconciliación [página 316]Cómo resolver excepciones de información de contabilidad no válida [página 316]Cómo resolver excepciones de variación de importe de un pedido de compra [página 317]


PUBLICPÚBLICO 315

Cómo resolver excepciones que ocurren durante la reconciliación

Las excepciones PCCR que se producen durante la reconciliación se visualizan en la pestaña Excepciones.

Procedimiento

1. En la pestaña Excepciones, utilice el menú Visualizar para ver todos los artículos en línea que tengan excepciones.

2. En la excepción del artículo PCCR correspondiente que quiere solucionar, haga clic en Editar.3. En la página Detalles de reconciliación de cargo que se visualiza, solucione las excepciones y haga clic en

Aceptar.4. Haga clic en Actualizar excepciones para ver los cambios realizados al solucionas las excepciones PCCR.


Cómo resolver excepciones de información de contabilidad no válida [página 316]Cómo resolver excepciones de variación de importe de un pedido de compra [página 317]

Cómo resolver excepciones de información de contabilidad no válida

Normalmente se obtiene la información de contabilidad de cualquier cargo de los detalles de pedido de compra.

Contexto

Cuando se reconcilian cargos que son del tipo sin pedido de compra o no de un tipo aplicable a SAP Ariba y se encuentran excepciones de información de contabilidad no válida, deberá solucionar las excepciones especificando la información adecuada en la página Detalles de reconciliación del cargo de cada artículo en línea.

Las excepciones de información de contabilidad no válida pueden producirse por los siguientes motivos:

● La información de contabilidad asociada con el usuario que reconcilia le cargo sin asignar es incorrecto● No es válida la combinación de contabilidad del cargo

316PUBLICPÚBLICO


Procedimiento

1. En la pestaña Excepciones, se enumeran los cargos con excepciones de información de contabilidad no válida.2. Utilice el menú Visualizar para ver todos los artículos en línea que tengan excepciones.3. En la excepción del artículo en línea correspondiente que quiere solucionar, haga clic en Editar.4. En la página Detalles de reconciliación de cargo que se visualiza, la sección Contabilidad - Por artículo en

línea lista los campos de contabilidad que tienen información no válida o no tienen información.5. Especifique los valores adecuados en todos los campos y haga clic en Aceptar.


Cómo resolver excepciones de variación de importe de un pedido de compra [página 317]

Cómo resolver excepciones de variación de importe de un pedido de compra

Si encuentra una excepción de variación de importe de un pedido de compra, resuelva la excepción agregando las líneas de ajuste adecuadas en la pestaña Excepciones en el artículo en línea.

Contexto

Se pueden originar excepciones de la Variación de importe de pedido de compra cuando el importe de los cargos excede el importe con posibilidad de cargo disponible del pedido de tarjeta de compra asociado. De forma predeterminada, el tipo de excepción de la factura Variación de importe de pedido de compra compara el importe total del pedido de tarjeta de compra con el importe del cargo de la tarjeta de compra menos el importe de los impuestos en el cargo de la tarjeta de compra, es decir, el importe TotalLIAmountLessTaxAndAdjustment.

Si el pedido de la tarjeta de compra incluye impuestos, cargos y descuentos, para un mejor cálculo de la variación, puede configurar el tipo de excepción existente Variación de importe de pedido de compra para comparar el importe total del pedido de la tarjeta de compra con el importe total del cargo de la tarjeta de compra. Puede hacer esto utilizando el campo - TotalLIAmountLessAdjustment, que captura el importe total del cargo de la tarjeta de compra.

Procedimiento

1. En la pestaña Excepciones, se enumeran los cargos con excepciones de variación de importe de un pedido de compra.

2. Utilice el menú Visualizar para ver todos los artículos en línea que tengan excepciones.


PUBLICPÚBLICO 317

3. Haga clic en Agregar para agregar un nuevo artículo en línea de ajuste.4. Especifique los importes apropiados en la línea de cargos y en la línea de ajustes para solucionar la variación de

importe.

Por ejemplo, si se cobra el importe de 100 $ por un pedido de 21,97 $, resuelva la excepción cambiando el importe de la "línea de cargo" por 21,97 $ y especifique 78,03 $ como importe en la línea de ajustes.

5. Haga clic en Actualizar totales.6. En el menú Visualizar, seleccione Excepciones para las que tiene permiso para reconciliar. La sección

Excepciones a nivel de cabecera muestra Variación de importe de pedido de compra.7. Seleccione esta línea y haga clic en Aceptar. El estado de la excepción cambia a Liquidado.8. Haga clic en Enviar para reconciliar el cargo.

318PUBLICPÚBLICO


Temas acerca de los informes de devengos

Informes de devengos en sus soluciones de compra [página 319]

Exportación de devengos mediante el informe de RNF y activación de la exportación de devengos mediante la tabla de HECHOS DE PO [página 319]

Informes de devengos en sus soluciones de compraPuede generar exportaciones de datos de devengos en su solución de compra.

Puede generar exportaciones de datos de devengos mediante uno de los siguientes métodos:

● Generación de devengos utilizando el informe preempaquetdo de RNF.● Exportación de todos los datos transaccionales a sistemas ERP utilizando la propiedad Exportación financiera.

Consulte Exporting accrual transactions.● Exportación de la información del histórico de devengos en un formato de archivo CSV utilizando la propiedad

Exportación de devengos. Consulte Exporting accrual information para obtener más información.


Exportación de devengos mediante el informe de RNF y activación de la exportación de devengos mediante la tabla de HECHOS DE PO [página 319]

Exportación de devengos mediante el informe de RNF y activación de la exportación de devengos mediante la tabla de HECHOS DE POEl informe preempaquetado de Recibido No Facturado (RNF) facilita la generación de información de devengos basándose en los pedidos de compra que se hayan recibido pero aún no facturado.

Exportación de devengos mediante el informe de RNF

El informe de Recibido No Facturado (RNF) tiene en cuenta todos los destinatarios aprobados que no se hayan facturado o que lo estén parcialmente. El cálculo predeterminado para el importe de RNF es (Cantidad recibida -

Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca de los informes de devengos

PUBLICPÚBLICO 319

https://help.sap.com/viewer/99a529968234413b9efaf4f6581a32ea/cloud/en-US/6c3acad7c1da1014a621ba77bc985d31.html

https://help.sap.com/viewer/99a529968234413b9efaf4f6581a32ea/cloud/en-US/6c609bc0c1da10148b44bc90ee4b4694.html

Cantidad liquidada) x Precio por unidad de pedido de compra. Puede personalizar el informe de RNF de forma diferente basándose en las necesidades de informes de la empresa.

Para más información acerca de la personalización de informes de RNF, consulte Acerca de la personalización del informe de devengos [página 323].

NotaCada vez que ejecute este informe, se generan los datos de devengos para la fecha actual. Esta propiedad no proporciona la flexibilidad de generar devengos que se filtren basándose en un cronomarcador.

Puede generar el informe de devengos a partir de SAP Ariba Sourcing con la información que está disponible en SAP Ariba Buying and Invoicing. Para más información acerca de cómo ejecutar este informe, consulte Generación del informe Recibido No Facturado [página 324].

Activación de exportación de devengos mediante la tabla de HECHOS DE PO

La propiedad de exportación de devengos utilizando el informe preempaquetado Recibido No Facturado está disponible para todos los usuarios en la configuración predeterminada y no requiere ninguna acción del usuario para activarla o configurarla.

No se puede desactivar esta propiedad.


Limitaciones del informe RNF y acceso al mismo [página 320]

Limitaciones del informe RNF y acceso al mismo

El informe Recibido no facturado (RNF) tiene varias restricciones que se aplican a la manera en que se crea y qué usuarios pueden acceder al informe.

Limitaciones del informe RNF

El informe Recibido No Facturado (RNF) tiene las limitaciones siguientes:

● No se admiten las facturas que no son de pedido de compraYa que el informe de devengos se genera utilizando la tabla HECHO del pedido de compra, las facturas que no se basan en pedidos de compra no se admiten para la exportación de devengos.

● No se admiten los contratos de pedido no preferentesNo se admiten los contratos de pedido no preferentes para los informes de devengos que utilizan la tabla HECHO DE PEDIDO DE COMPRA, porque no se crean los pedidos de compra frente a los contratos de pedido

320PUBLICPÚBLICO


no preferentes. Dependiendo de las propiedades instaladas, puede recibir y facturar directamente frente a ellos. Consulte la Gestión de la Conformidad de contratos para más información acerca de los contratos de pedido no preferentes.

● No se pueden exportar los campos calculados a un archivo de ExcelLos valores de campos calculados en el informe preempaquetado de Recibido No Facturado no se pueden exportar a un formato de Excel. Tiene que volver a insertar estos campos calculados en la hoja de Excel antes de exportar a un ERP externo.

● Los filtros no se pueden aplicar a los acumuladores:Los informes no se pueden generar aplicando filtros que consten de dos o más valores de campo. Por ejemplo, no puede aplicar un filtro que tenga un tipo de Campo A > (mayor que) Campo B de una expresión y generar el informe. En esta versión, sólo puede aplicar valores de campo individuales como filtros (por ejemplo, importe facturado o moneda, etc.).

● El importe del precio por unidad no se retiene cuando se exporta el informe:Actualmente, el precio por unidad cuando se agrega al informe RNF se exporta como cuatro campos de fórmula del siguiente modo:1. Total (cantidad de pedido de compra)2. Total (gastos de pedido de compra)3. Total (si (gastos de pedido de compra=0.0,0.0, cantidad de pedido de compra=0.0,0.0, gastos de pedido

de compra))4. Total (si (cantidad de pedido de compra=0.0,0.0, cantidad de pedido de compra))

Si desea derivar el precio por unidad (como existe en la hoja de Excel) de estos campos de fórmula, tiene que realizan una de las acciones siguientes:

○ Divida el primer campo por el segundo [Total (cantidad de pedido de compra) / Total (gastos de pedido de compra)]

○ Divida el tercer campo por el cuarto [Total (si (gastos de pedido de compra=0.0,0.0,cantidad de pedido de compra=0.0,0.0,gastos de pedido de compra)) / Total (si (cantidad de pedido de compra=0.0,0.0, cantidad de pedido de compra))]

Acceso al informe RNF

Todos los usuarios asociados con el grupo Usuario de informe o Administrador de informe podrán acceder y generar el informe preempaquetado de devengo Recibido No Facturado. Como usuario Administrador de informe, puede programar la vista y ejecutar el informe de devengo.

NotaLos usuarios asociados con el grupo Usuario de informe sólo pueden acceder a pedidos de compra que se hayan creado y generar devengos para ellos.

Póngase en contacto con el administrador para asociarse con cualquiera de estos grupos.


Generación de devengo y cálculo de devengos [página 322]


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Generación de devengo y cálculo de devengos

La tabla de hechos Pedido de compra consta de todos los campos relevantes, incluyendo los campos de acumulador que son necesarios para los cálculos de devengos.

Antes de ejecutar este informe, cree el campo calculado de RNF (renombre este campo si es necesario) y especifique la expresión para los cálculos de devengo. Esta expresión de cálculo es del tipo ((Campo A - Campo B) x Campo C). Guarde este informe con un nuevo nombre adecuado.

NotaPuede agregar más de un campo calculado a este informe.

También puede programar que este informe se ejecute automáticamente a una hora predeterminada y además puede configurar que el sistema envíe el informe generado como un adjunto de correo electrónico a uno o más destinatarios.

Cálculo de devengos

Tenga en cuenta el ejemplo siguiente para entender cómo los datos de devengos se calculan utilizando los acumuladores de HECHO PEDIDO DE COMPRA:

Se crea una línea de partición de pedido de compra y se aprueba para una cantidad de 100.

Se crean los siguientes tres recibos:

● R1 - cantidad 50● R2 - cantidad 30● R3 - cantidad 10

Se reciben las facturas frente a esta línea de partición del siguiente modo:

● FACT1 - cantidad 40 frente R1 (reconciliados todos los 40)● FACT2 - cantidad 35 frente R2 (reconciliados 30, en litigio 5)● FACT3 - cantidad 10 frente a R3 (recibido pero no reconciliado)

En este ejemplo:

● Cantidad total en partición de pedido de compra = 100● Cantidad total reconciliada = 70 (40+30)● Cantidad total aceptada = 90 (50+30+10)● Cantidad total facturada = 75 (igual que el número total facturado)

Utilizando este ejemplo, los resultados de los campos calculados son:

● La responsabilidad se calcula como Cantidad total en Partición de pedido de compra (100) - Total aceptado (90) = 10

● Recibido No Facturado (RNF) es la Cantidad total aceptada (90) - Cantidad total facturada (75) = 15● El importe de RNF se calcula como RNF x Precio por unidad de pedido de compra. En este ejemplo, es 15 x

Precio por unidad de pedido de compra.

322PUBLICPÚBLICO


Personalización del informe de devengos y configuración de la exportación de devengos

Puede personalizar el informe de RNF y luego configurar el informe antes de exportarlo.

Personalización del informe de devengos

Puede realizar las personalizaciones siguientes del informe de RNF. Éstas son similares a las personalizaciones realizadas a cualquier informe preempaquetado en los Informes de pedido de compra.

● Cambio de columnas de informe● Personalización de informe existente● Agregación de campos a la tabla HECHO PEDIDO DE COMPRA● Agregación de filtros

○ Filtrado de la unidad de compra○ Estado de cierre de pedido de compra

● Creación de su propio importe de RNI basado en sus necesidades empresariales. Algunas opciones incluyen:○ Importe de RNF = Importe recibido – Importe liquidado○ Importe de RNF = (Cantidad recibida – Cantidad liquidada) * Precio por unidad de factura○ Importe de RNF = (Cantidad aceptada * Precio por unidad de pedido de compra) – Importe liquidado

Configuración de exportación de devengos

Puede realizar las tareas siguientes cuando configure el informe de RNF para la exportación:

● Exporte el informe de RNF en un formato de Excel.

RestricciónEl archivo de Excel contendrá toda la información excepto los campos calculados. Tiene que realizar una de las acciones siguientes en el archivo de Excel antes de que los resultados se carguen en un ERP externo:○ Inserte de nuevo los cálculos de RNF en el Excel (o utilice la plantilla existente)○ Filtre los registros con RNF cero o negativo

● Programe el informe de devengos para ejecutarse de forma automática


Cómo generar el informe recibido no facturado [página 324]Campos de acumulador de tabla de hechos Pedido de compra para generación de devengo [página 324]


PUBLICPÚBLICO 323

Cómo generar el informe recibido no facturado

Puede acceder al informe recibido no facturado en el conjunto de informes preempaquetados en su solución de compras.

Procedimiento

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Informes preempaquetados .2. Haga clic en Informes de pedidos de compra.3. Haga clic en Recibido No Facturado y seleccione Abierto.4. En la página que aparece, Refinar datos, especifique los valores adecuados y haga clic en Ver informe.5. El importe RNF se muestra en la última columna del informe.


Campos de acumulador de tabla de hechos Pedido de compra para generación de devengo [página 324]

Campos de acumulador de tabla de hechos Pedido de compra para generación de devengo

La tabla de hechos Pedido de compra consiste en campos de acumulador que se requieren para generar datos de devengo.

Campo de acumulador Descripción

Número (importe) aceptado El número (importe) de mercancías recibidas para la línea de partición de pedido de compra.

Número (importe) facturado El número (importe) de mercancías para las que se han recibido facturas para la línea de partición de pedido de compra.

Número (importe) liquidado El número (importe) de mercancías para las que se han recibido, reconciliado y aprobado facturas para la línea de partición de pedido de compra. Este acumulador es el número (importe) facturado, después la factura se ha reconciliado.

Número (importe) facturado El número (importe) de mercancías para las que se han recibido facturas y que no tienen excepciones que puedan alterar el importe o la cantidad especificada en las facturas.

324PUBLICPÚBLICO


Campo de acumulador Descripción

Número (importe) reconciliado El número (o importe) reconciliado de facturas que se han recibido, reconciliado y aprobado.

NotaEl número (o importe) reconciliado puede ser diferente del número (importe) facturado original.


PUBLICPÚBLICO 325

Temas acerca de las funciones de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement para los usuarios de soluciones de compra de SAP Ariba

Acerca de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement [página 326]

Funciones para los usuarios de las soluciones de compra de SAP Ariba [página 328]


Temas sobre la aplicación móvil de SAP Ariba ProcurementInstalación e inicio de sesión en Aplicación móvil de SAP Ariba ProcurementSAP Ariba Procurement mobile app administration

Acerca de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement

Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement le proporciona acceso móvil a las soluciones de SAP Ariba de su empresa. Puede utilizar su dispositivo móvil para utilizar varias de las funciones que están disponibles desde un navegador web, como la capacidad de crear y aprobar solicitudes de compra para las soluciones de compra de SAP Ariba o de gestionar y finalizar tareas para Soluciones de SAP Ariba Strategic Sourcing.

Soluciones aplicables

Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement puede aplicarse a las siguientes soluciones de SAP Ariba:

● SAP Ariba Buying● SAP Ariba Buying and Invoicing● SAP Ariba Sourcing● SAP Ariba Supplier Information and Performance Management● SAP Ariba Contracts

326PUBLICPÚBLICO

Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca de las funciones de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement para los

usuarios de soluciones de compra de SAP Ariba

https://help.sap.com/viewer/f41c28683e1140e1bcb2d3db60fd8126/cloud/es-ES/2af216b9afd644d8809e2e1f693602ee.html

https://help.sap.com/viewer/0681134cefdc455bbd69ab7c2bf20ce3/cloud/es-ES/6127775012b94574bc5f8f36d956f553.html#loio6127775012b94574bc5f8f36d956f553

https://help.sap.com/viewer/27d44834e9164377b324539985725ecd/cloud/en-US/8355de55b78d4ae59f1a223137bd61cd.html

Funciones para los usuarios de las soluciones de compra de SAP Ariba

Puede utilizar Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement comprar artículos del catálogo de su organización de forma rápida y fácil, hacer un seguimiento de los pedidos, aprobar solicitudes, etc.

Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement incluye las funciones siguientes:

● Carrito de la compra: Le permite crear solicitudes de pedido desde su dispositivo móvil. Los usuarios pueden buscar el catálogo interno de su organización y pedir artículos.

● Seguimiento de la solicitud de compra: Puede hacer un seguimiento de las solicitudes de pedido que ha enviado, puede ver los detalles de la solicitud de pedido y el flujo de aprobación. También pueden retirar solicitudes de compra.

● Aprobación de solicitud de compra: Como responsable de autorización, puede autorizar o denegar solicitudes de compra rápidamente. Puede ver los detalles de la solicitud de compra, visualizar anexos y agregar comentarios.

Para obtener más información, consulte Funciones para los usuarios de las soluciones de compra de SAP Ariba [página 328].

Funciones para usuarios de Soluciones de SAP Ariba Strategic Sourcing

Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement incluye las funciones siguientes:

● Finalización y seguimiento de tareas: Los usuarios pueden finalizar tareas por hacer, de revisión y de aprobación asignadas a ellos y también pueden realizar un seguimiento de las tareas de firma. Los usuarios también pueden ver documentos de tarea, agregar comentarios y marcar tareas. Los usuarios pueden acceder a tareas marcadas desde la ficha de acción Artículos marcados en su panel de instrucciones de acceso web.

● Gestión de tareas: Los propietarios de tareas pueden ver y realizar un seguimiento de los flujos de aprobación (y revisión) y ver los comentarios de los responsables de aprobación (y revisores). Además, pueden dar un toque a los responsables de aprobación (o revisores), que envían recordatorios por correo electrónico y notificaciones de inserción a los responsables de aprobación.

● Realización de actividades de la gestión de proveedores: Los usuarios pueden realizar determinadas tareas de gestión de proveedores, como la búsqueda de proveedores, la visualización de sus perfiles, la solicitud de nuevos proveedores y la visualización de registros de proveedores.

Para obtener más información, consulte la Gestión de tareas en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement y la Acerca de la realización de las actividades de gestión de proveedores con Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement.

Dispositivos soportados

Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement admite los dispositivos Apple iOS y Android y los siguientes sistemas operativos:

● versiones iOS 10.x y posteriores● Android 8.0 y posteriores

Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca de las funciones de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement para los usuarios de soluciones de compra de SAP Ariba

PUBLICPÚBLICO 327

https://help.sap.com/viewer/fa6038501b9b4b548e7a7628356e33ca/cloud/es-ES/ac11cab0bb1340d68b792df9ca57cd7e.html#loioac11cab0bb1340d68b792df9ca57cd7e

https://help.sap.com/viewer/f081c6c38fb7466a84d746a7998bfe0e/cloud/es-ES/1b175fa37161436db7605e40ae89d18f.html

https://help.sap.com/viewer/f081c6c38fb7466a84d746a7998bfe0e/cloud/es-ES/1b175fa37161436db7605e40ae89d18f.html

NotaAplicación móvil de SAP Ariba Procurement funciona mejor solamente en dispositivos móviles del factor de forma de smartphone. No se permite en tablets, relojes inteligentes, televisiones inteligentes y otros dispositivos inteligentes.


Requisitos previos y restricciones de Aplicación móvil de SAP Ariba ProcurementCaracterísticas de seguridad de Aplicación móvil de SAP Ariba ProcurementInstalación e inicio de sesión en Aplicación móvil de SAP Ariba ProcurementSAP Ariba Procurement mobile app administration

Funciones para los usuarios de las soluciones de compra de SAP AribaAplicación móvil de SAP Ariba Procurement le proporciona acceso móvil a las soluciones de SAP Ariba de su empresa. Puede utilizar su dispositivo móvil para utilizar varias de las funciones que están disponibles desde un navegador web, como la capacidad de crear y aprobar solicitudes de compra para las soluciones de compra de SAP Ariba.

Puede utilizar Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement para comprar artículos del catálogo de su organización de forma rápida y fácil, hacer un seguimiento de los pedidos, aprobar solicitudes, etc. Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement admite las siguientes funciones para los usuarios de las soluciones de compra de SAP Ariba:

Compras

Creación de solicitudes de pedido

Puede crear solicitudes de compra desde su dispositivo móvil. Puede buscar en el catálogo interno de su organización y pedir artículos desde allí, así como agregar un artículo por encargo a su solicitud de compra. Para obtener más información, consulte la Acceso a los carritos desde la ficha Comprar [página 331] y la Cómo crear solicitudes de compra en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement [página 332].

También puede crear nuevas solicitudes de pedido haciendo copias de las solicitudes de pedido existentes. A continuación puede modificar sus detalles, añadir o eliminar artículos y enviarlos para su aprobación. Puede copiar solicitudes de pedido independientemente de su estado de solicitud. Pulse la opción de menú Comprar de nuevo que se muestra en la pantalla de la solicitud de compra para hacer una copia de una solicitud de compra.

En las solicitudes de compra que se encuentran en el estado En proceso, puede añadir nuevos artículos en línea haciendo copias de los artículos en línea existentes. Un icono de copia en la parte superior derecha de la pantalla de los detalles del artículo le permite hacer una copia del artículo y agregarlo a la solicitud.

328PUBLICPÚBLICO



https://help.sap.com/viewer/f41c28683e1140e1bcb2d3db60fd8126/cloud/es-ES/42c9f105bed9455fb42c1416afe961c4.html

https://help.sap.com/viewer/f41c28683e1140e1bcb2d3db60fd8126/cloud/es-ES/051b47a8d686460e9aae50ea76a69dce.html

https://help.sap.com/viewer/0681134cefdc455bbd69ab7c2bf20ce3/cloud/es-ES/6127775012b94574bc5f8f36d956f553.html#loio6127775012b94574bc5f8f36d956f553

https://help.sap.com/viewer/27d44834e9164377b324539985725ecd/cloud/en-US/8355de55b78d4ae59f1a223137bd61cd.html

Solicitudes por encargo

Puede crear solicitudes por encargo en la aplicación móvil de SAP Ariba Procurement. Los usuarios de la compra guiada también pueden acceder a las fichas de categoría de compra relacionadas con solicitudes por encargo en la página de inicio.

Dependiendo de cómo se hayan configurado, al tocar una ficha de categoría de compra es posible que se muestren categorías más específicas antes de que se muestre una página de Solicitud por encargo para que indique los detalles del artículo y agregue el artículo a su carrito.

Se muestra la opción Solicitar un artículo por encargo en la sección Compras Categorías de compras en la página de inicio para permitirle iniciar una solicitud por encargo. También puede ver fichas de artículos por encargo adicionales que se han configurado para su sitio.

Agregación de distribuciones de contabilidad

Puede agregar distribuciones de contabilidad a las líneas de solicitud de compra. Las distribuciones de contabilidad le permiten distribuir el coste del pedido entre los distintos departamentos, centros de coste, cuentas o proyectos. Si el sitio está activado para la contabilidad dividida, puede crear varios registros divididos de contabilidad para cada artículo en línea de la solicitud de compra. Puede seleccionar el importe, el porcentaje o la cantidad como método para la contabilidad dividida.

Se muestra un conmutador de Contabilidad dividida en las páginas de detalles de artículo para que pueda agregar las distribuciones de contabilidad.

Seguimiento y aprobación de solicitudes

Puede hacer un seguimiento de las solicitudes de compra que ha enviado, ver los detalles y sus estados de aprobación. También pueden retirar solicitudes de compra.

Como responsable de autorización, puede autorizar o denegar solicitudes de compra rápidamente. Puede ver los detalles de la solicitud de compra, ver los adjuntos y agregar comentarios.

Recepción de artículos

Puede realizar funciones de recepción basadas en la cantidad, como aceptar o rechazar total o parcialmente los artículos. Para obtener más información, consulte Recepción de artículos en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement [página 334].

NotaPara realizar funciones de recepción en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement, compruebe que el parámetro de autoservicio de Enable receiving in the SAP Ariba Procurement mobile app (Application.Mobile.EnableReceivingForMobile) está activado para su sitio.


PUBLICPÚBLICO 329

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/3d821c81db06454aa511da83bcc517b6.html

Comprar en nombre de otro usuario

Puede realizar compras en nombre de otros usuarios en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement. Puede preparar y enviar solicitudes de compra mediante los artículos de catálogo, la información de entrega y la información contable de la persona en cuestión.

Cuando compra en nombre de otro usuario, solo se muestran las categorías de compra y los artículos de catálogo que el otro usuario tiene permiso para ver. El nombre de la persona en representación de la que está comprando se muestra en un banner en la parte superior de la página. Para volver a realizar compras en su nombre, haga clic en Detener en el banner azul en cualquier momento.

Según los requisitos de aprobación de su empresa, la persona representada se agrega al flujo de aprobación como examinador, y su única función es mantenerle informado acerca de la solicitud.

Antes de comprar en representación de otro usuario, es posible que desee verificar los artículos que ya se encuentren en su carrito y enviar la solicitud. De lo contrario, información como la unidad de compra y los detalles de expedición toman los valores predeterminados de la información de la entidad en representación.

NotaLa sesión de compra en representación de otro usuario finaliza automáticamente cuando se sale de la aplicación móvil o se vuelve a iniciar la sesión con el PIN.

Las sesiones de compra en representación de otro usuario iniciadas por los usuarios de la compra guiada cuando se conectan a la solución SAP Ariba a través de un navegador web no se trasladan a la aplicación móvil.

Proceso de cambio de pedido

Puede iniciar el proceso de cambio de pedido desde Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement para enviar versiones revisadas de los pedidos de compra a los proveedores. Puede cambiar un pedido de compra para editar las propiedades de los artículos en línea del pedido, también puede agregar artículos o eliminarlos del pedido. Se muestra un icono de edición en la parte superior derecha de la página del pedido de compra para los pedidos que se pueden cambiar.

Cuando cambia un pedido, una nueva versión de la solicitud de compra asociada se crea y se envía para su aprobación, en función de las reglas de aprobación actuales. Si se aprueba la nueva versión completamente, se genera una nueva versión de todos los pedidos afectados por el cambio y se envía a los proveedores.

Puede cambiar los pedidos que tienen el estado Pedido y, dependiendo de si la funcionalidad está activada en su sitio, también puede cambiar los pedidos que tienen los estados Recepción, Recibido, Expedición, Expedido y Facturado. Al editar pedidos que están en el estado de recepción, aunque puede cambiar la cantidad y el importe, estos no pueden ser inferiores a lo que ya se ha recibido.

Compruebe que los siguientes parámetros de configuración del sitio de autoservicio están activados en su sitio:

● Permitir proceso de cambio de pedido en la interfaz del usuario● Permitir cambiar pedidos para pedidos de compra parcialmente recibidos● Permitir cambiar pedidos para pedidos de compra totalmente recibidos● Permitir pedidos de cambio para pedidos expedidos parcialmente● Permitir pedidos de cambio para pedidos totalmente expedidos

330PUBLICPÚBLICO



● Permitir cambiar pedidos para pedidos de compra facturados

Para obtener información sobre estos parámetros, consulte Requisitioning and ordering parameters.

Notificaciones push en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement

Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement alerta a los proveedores cuando alguien lleva a cabo alguna acción en una solicitud en la cual usted es el responsable de autorización. Los responsables de aprobación de solicitudes de pedido reciben notificaciones cuando reciben una solicitud de compra para su aprobación o un toque, o cuando el solicitante retira una solicitud de compra. Las notificaciones de inserción no se muestran a los responsables de aprobación cuando alguien deniega una solicitud de la que es responsable de aprobación paralelo.

NotaNo se muestran notificaciones de inserción relacionadas con solicitudes de compra a los solicitantes.

Acceso a los carritos desde la ficha Comprar

Acerca del carrito de la compra

El carrito de la compra almacena los artículos que ha seleccionado para la compra. Cuando confirma un carrito, se adquieren los artículos y se envía el carrito.

El carrito actual es el carrito más reciente en el que ha agregado artículos pero no se ha confirmado. Si no hay ningún carrito así, el carrito actual será nuevo y estará vacío.

El carrito se guarda automáticamente cuando cierra o sale de la pantalla del carrito. Cuando envía un carrito de la compra, se crea una solicitud de pedido con el contenido del carrito de la compra.

Información acerca de la ficha Comprar

Cuando se amplía, en la ficha de compras se muestran los siguientes paneles:

● Mi carrito de la compra: El carrito de la compra más reciente al que agregó artículos pero que no confirmó ni cerró. Si no hay ningún carrito así, el carrito actual será nuevo y estará vacío.

● Artículos vistos recientemente: Un carrusel de artículos que ha visto recientemente.● Artículos promocionados: Un carrusel de artículos promocionados por su organización.


PUBLICPÚBLICO 331

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/a2369e8014cc4623b14ebadfd95fc48c.html

Visualización del carrito actual

El carrito actual es el carrito más reciente en el que ha agregado artículos pero no se ha confirmado ni cerrado. Si no hay ningún carrito así, el carrito actual será nuevo y estará vacío. Para ver el carrito actual, toque el carrito que se muestra en el panel Mi carrito de la compra en la ficha Comprar de la pantalla de inicio.

Ver carritos guardados

El carrito de la compra se guarda automáticamente al salir del carrito sin enviarlo para la aprobación o al cerrarlo. Para ver una lista de todos los carritos guardados que tienen el estado En proceso, toque Mis carritos de la compra guardados que se muestran en la ficha Comprar de la pantalla de inicio.

Toque un carrito guardado en la lista para ver sus detalles.

Cómo crear solicitudes de compra en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement

Para crear una solicitud de compra en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement, debe realizar las siguientes tareas:

● Búsqueda de artículos para pedir y agregarlos al carrito [página 332] desde el catálogo.● Finalización y envío de solicitudes de compra [página 333].

Búsqueda de artículos para pedir y agregarlos al carrito

Requisitos previos

Debe pertenecer al grupo Compras en la aplicación móvil para poder utilizar la función de compra, a menos que el sitio esté configurado para omitir la comprobación de la pertenencia al grupo para el grupo Compras en la aplicación móvil. En el catálogo interno de la organización, puede buscar los artículos que quiere pedir.

Procedimiento

1. Toque el icono de búsqueda en la parte superior de la pantalla.

Se muestra la pantalla de búsqueda en el catálogo y ahí puede buscar artículos de catálogo por palabra clave (por ejemplo, una palabra del nombre del artículo), proveedor o número de pieza.

Una lista de artículos que se ha promovido en su empresa se visualiza en la sección Artículos promovidos. Los artículos que haya buscado y visualizado recientemente se mostrarán en la sección Artículos vistos recientemente.

332PUBLICPÚBLICO



2. Escriba el texto de búsqueda y toque el icono Buscar.

Se muestra una lista de artículos que coinciden con los términos de búsqueda.

También puede explorar las secciones Artículos vistos recientemente o Artículos promovidos para buscar los artículos que desea pedir.

3. Toque un artículo para ver sus detalles.4. Opcionalmente, para agregar distribuciones de contabilidad, active la alternancia Contabilidad dividida.

NotaLa alternancia Contabilidad dividida solo se visualiza si su sitio está configurado para la contabilidad dividida.

5. En la página de detalles del artículo, pulse una de las siguientes opciones:

Opción Descripción

Agregar al carrito

Para agregar el artículo al carrito de la compra actual.

El artículo se agrega al carrito actual y también se agrega un número al icono del carrito ( ) en la parte superior derecha de la página. Representa el número de artículos actualmente en el carrito y se ajusta a medida que se agregan o se eliminan artículos del carrito.

Comprar ahora

Para pedir el artículo ahora.

El artículo se agrega a un nuevo carrito y accederá a la página del carrito, que es la página de resumen de la solicitud de compra.

Finalización y envío de solicitudes de compra

Contexto

Cuando haya terminado de agregar artículos a su carrito de la compra de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement, el siguiente paso es finalizar y enviar la solicitud de compra.

Procedimiento

1. Para ver el carrito actual, toque el carrito que se muestra en el panel Mi carrito de la compra en la ficha Comprar de la pantalla de inicio.

2. Como alternativa, para seleccionar un carrito de la compra diferente, toque Mis carritos de la compra guardados en la ficha Guardar y seleccione uno de los carritos disponibles que ha guardado antes.

3. Expanda la sección Detalles de determinación de precios para ver un resumen de la determinación de precios y otros detalles de los artículos del carrito.

Se muestran detalles como el precio, los descuentos, los impuestos y otros cargos, si corresponde, y el valor total del carrito.


PUBLICPÚBLICO 333

4. Expanda la sección Información del carrito para ver y editar cualquiera de la siguiente información:

○ Retrasar compra hasta: Si necesita retrasar la compra hasta una fecha específica, utilice el control de calendario para seleccionar esa fecha.

○ En representación de: Toque el campo y seleccione un nombre de la lista de contactos que se han utilizado recientemente o busque y seleccione un nombre diferente.

○ Título: Toque el texto del título e indique un título para el carrito de la compra.○ Fecha para la que se requiere: Utilice este campo para documentar si necesita los artículos en la solicitud

en una fecha específica. Utilice el control de calendario para seleccionar esa fecha.○ Entregar a: Introduzca el nombre de la persona a la que se le envía la expedición.○ Expedir a: Toque el campo y seleccione una ubicación entre las opciones disponibles o busque y

seleccione una ubicación diferente.○ Comentarios: Visualice comentarios existentes y añada comentarios.○ Adjuntos: Visualice la lista de adjuntos. Toque + para agregar un adjunto.

NotaLos campos personalizados no se visualizan de forma predeterminada. Pida a su contacto de asistencia designado que se ponga en contacto con el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba para que se visualicen en la aplicación móvil.

5. Expanda la sección Artículos para ver una lista de los artículos en la solicitud de compra. Realice cualquiera de las acciones siguientes para visualizar o editar los detalles para los artículos en línea individuales:

○ Edite la cantidad del artículo según sea necesario.Pulse el icono de la papelera situado junto a un artículo para eliminarlo de la solicitud de compra.

○ Pulse en un artículo para cambiar los detalles para ese artículo. Por ejemplo, puede desear cambiar el color, la cantidad o la selección de expedición.Puede seleccionar los detalles de expedición de un artículo en línea específico aquí. Por ejemplo, Entregar a contiene el destinatario previsto del artículo, Fecha para la que se requiere es la fecha en la cual debería llegar el artículo y Expedir a es la ubicación a la que se expide.Toque para cambiar cualquiera de los detalles de contabilidad. Por ejemplo, puede desear cambiar el centro de coste o la unidad de negocio a cargar. Pulse la flecha Atrás para volver a la página anterior.

○ Toque el icono de comentarios para ver o publicar comentarios.○ Toque el icono de adjunto para ver y agregar adjuntos.

6. Opcional: Pulse el icono de menú en la parte superior derecha de la página y:

○ Pulse Verificar para validar los datos de la solicitud de compra.○ Pulse Cerrar para guardar y cerrar el carrito.

Ya no se visualizará un carrito cerrado como el carrito activo actual en la ficha Comprar en la pantalla de inicio.

○ Toque Eliminar para eliminar el carrito.7. Toque Enviar para enviar la solicitud de compra para su aprobación.

Recepción de artículos en Aplicación móvil de SAP Ariba ProcurementPuede realizar funciones de recepción basadas en la cantidad, como aceptar o rechazar total o parcialmente los artículos, en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement.

334PUBLICPÚBLICO



Puede navegar a un pedido de compra asociado desde dentro de un recibo y ver sus detalles y su histórico. También puede buscar recibos que tengan el estado "En proceso".

Se muestra una nueva tarjeta Pedidos para recibir en la página de inicio que le permite ver los pedidos que están pendientes de recepción y llevar a cabo las actividades de recepción necesarias.

Debe pertenecer al grupo Recepción móvil y a uno de los siguientes grupos para poder llevar a cabo funciones de recepción en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement:

● Usuario de compra● Agente de recepción● Administrador de recepción

NotaPara realizar funciones de recepción en Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement, compruebe que el parámetro de autoservicio de Enable receiving in the SAP Ariba Procurement mobile app (Application.Mobile.EnableReceivingForMobile) está activado para su sitio.


Acerca de la recepción [página 274]Cómo aprobar o rechazar recibos en la aplicación móvil SAP Ariba Procurement [página 335]

Cómo aprobar o rechazar recibos en la aplicación móvil SAP Ariba Procurement

Cuando necesite aprobar o rechazar un recibo, puede encontrarlo rápidamente utilizando la opción de búsqueda en la página Pedidos para recibir.

Procedimiento

1. En la página de inicio, toque la tarjeta Pedidos para recibir.

En la página se muestra la lista de pedidos pendientes de recepción.2. Localice o busque el pedido para el que desea ver los recibos y tóquelo.

Puede buscar recibos por título de solicitud, solicitud, pedido de compra e ID de recibo.3. Toque un recibo para ver sus detalles y:

○ Para aprobar completamente todos los artículos, seleccione todos los artículos en línea y toque Aceptar.○ Para aprobar por completo uno o más artículos en línea, seleccione los artículos en línea y toque Aceptar.○ Para aprobar o rechazar parcialmente artículos en línea, especifique las cantidades aceptadas o

rechazadas de cada artículo en línea y toque Aceptar.Guía de compras para profesionales de comprasTemas acerca de las funciones de Aplicación móvil de SAP Ariba Procurement para los usuarios de soluciones de compra de SAP Ariba

PUBLICPÚBLICO 335

https://help.sap.com/viewer/009918e7fb2a435bb2f68ce957c9755f/cloud/en-US/3d821c81db06454aa511da83bcc517b6.html

La página de detalles del recibo también incluye un enlace al pedido de compra asociado. Puede navegar al pedido de compra asociado y ver sus detalles.

4. Agregue comentarios y adjuntos si es necesario.

336PUBLICPÚBLICO



Limitaciones de responsabilidad y aspectos legales

HiperenlacesAlgunos enlaces se clasifican con un icono y/o con un texto al pasar el puntero del ratón. Estos enlaces proporcionan información adicional.Acerca de los iconos:

● Enlaces con el icono Está entrando en una página Web que no está alojada por SAP. Al usar este tipo de enlaces, manifiesta su acuerdo (a no ser que se indique expresamente lo contrario en sus contratos con SAP) con lo siguiente:

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● SAP no manifiesta su acuerdo o desacuerdo con el contenido del sitio al que se accede a través del enlace, ni garantiza su disponibilidad o exactitud. SAP no es responsable de ningún daño causado por el uso de este contenido a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP.

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Beta y otras funciones experimentalesLas funciones experimentales no forman parte del alcance de la entrega oficial que SAP garantiza para futuras versiones. Esto significa que SAP puede modificar las funciones experimentales en cualquier momento, por cualquier motivo y sin previo aviso. Las funciones experimentales no están previstas para su uso productivo. No podrá mostrar, probar, examinar, evaluar las funciones experimentales o realizar cualquier otro uso de ellas en un entorno operativo en directo o con datos que no estén suficientemente fundamentados.El propósito de las funciones experimentales es obtener de manera anticipada comentarios que permitan a los clientes y partners influir en el producto futuro en consecuencia. Al proporcionar su opinión (p. ej. en la Comunidad SAP), acepta que los derechos de propiedad intelectual de las contribuciones o de las tareas derivadas seguirán siendo propiedad exclusiva de SAP.

Código de ejemploCualquier codificación de software y/o fragmentos de código son ejemplos. No están previstos para su uso productivo. El código de ejemplo tiene el único propósito de explicar y permitir la visualización de las reglas de sintaxis y de redacción SAP no garantiza la exactitud ni la integridad de los códigos de ejemplo. SAP no es responsable de ningún error o daño causado por el uso de código de ejemplo a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP.

Lenguaje sin sesgosSAP apoya una cultura de diversidad e inclusión. Siempre que sea posible, utilizamos un lenguaje imparcial en nuestra documentación para referirnos a personas de todas las culturas, etnias, géneros y habilidades.

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