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MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES

Bruna Caixeta de Barros GuimarãesLuiz Antônio Dumont JuniorNatalia Queiroz de SouzaRodrigo Calumby Hermont

APRESENTAÇÃO

Este manual destina-se a profissionais que estão ingressando no universo de pla-nejamento e organização de eventos institucionais. Consiste em um guia para ser consultado em todas as etapas que constituem a concretização de um evento, desde a sua idealização até a avaliação pós-evento. Contemplamos ações práticas e os tipos de eventos mais utilizados no mercado. No entanto, é importante esclarecer que o foco aqui não são eventos no amplo sentido do termo. Interessam-nos os eventos institucionais, que não visam ao lucro com o próprio evento, e nem são co-merciais. O conceito de eventos neste manual se limita aos de perfil organizacional, compreendendo-os como ferramentas importantes dentro do planejamento estraté-gico de comunicação.

É importante destacar também que o manual não delimita o porte da organização, mas sim, teorias e práticas essenciais para o profissional que começa a trabalhar no mercado de eventos. As ações aqui defendidas são inerentes ao planejamento e execução de eventos que cabem ao profissional da área, não estabelecendo de-pendência direta com o perfil da instituição. Dessa forma, esse manual, voltado para profissionais que estão iniciando na área, tem como objetivo proporcionar conheci-mentos necessários para a boa prática de eventos sob a ótica da comunicação or-ganizacional e do planejamento de comunicação que agregam valor às instituições.

Partimos, então, do pressuposto de que os eventos não têm recebido a devida aten-ção como comprova a autora Maria Cecília Giacaglia:

“As escolas que se propõe a formar administradores de em-presas e profissionais da área de Marketing também pare-cem não acompanhar a rapidez com que esses acontecimen-tos vêm se desenvolvendo e a importância que a área está assumindo, deixando, como consequência de preparar de forma adequada seus alunos para exercerem as atividades de planejamento, organização e avaliação dos eventos que as empresas possam vir a exigir deles, caso venham a ser incumbidos dessas tarefas inerentes à sua atividade”. (GIA-CAGLIA, 2003, p. 15)

Por experiência própria no mercado de trabalho, notamos que muitos profissionais que começam ou são alocados nessa área sentem dificuldade em implementar suas ações e não possuem material de consulta e apoio adequado às suas necessidades.

APRESENTAÇÃO

ÍNDICE

Também, grades de ensino da graduação em comunicação social tendem a apre-sentar um déficit em relação à prática do processo de planejamento de ferramentas estratégicas, como o de eventos.

É muito comum confundir evento com acontecimentos festivos ou de diversão. En-tretanto, no cenário empresarial deve ser empregado como ferramenta do mix de comunicação, ou seja, a realização de qualquer evento se justifica para alcançar objetivos organizacionais. Segundo Gilda Fleury Meirelles:

“evento é um instrumento institucional e promocional, utiliza-do na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamen-te planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia”. (MEIRELLES, 1999)

É imprescindível que os eventos configurem investimentos para a empresa, e não apenas gastos. Portanto, para quem começa a trabalhar na área é essencial ter a consciência de que eventos institucionais são ações estratégicas para a organização.

Isso significa dizer que eventos não podem ser acontecimentos isolados ou alea-tórios de uma empresa. Devem estar inseridos e previstos num planejamento de comunicação estratégica.

SAIBA MAIS...

A consolidação do setor de eventos no Brasil já é fato consumado. O país ocupa a 7ª posição no ranking mundial da International Congress and Convention Association (ICCA) entre os destinos de eventos internacionais. Em 2009, foram 293 eventos internacionais no país. O número de cidades brasileiras que receberam esses eventos saltou de 22 em 2003, para 49 em 2009.

Em pesquisa divulgada em 2008, a Federação Brasileira de Convention & Visitors Bureaux (FBC&VB) mostrou que são realizados cerca de 320 mil eventos no país por ano, atraindo mais de 80 milhões de participantes. Com renda anual de R$ 32,7 bilhões, o setor gera, além da criação de 727.168 empregos diretos e indiretos, a arrecadação de tributos que atinge a quantia de R$ 3,7 bilhões, por meio da promoção de eventos diversos.

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COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICACAPÍTULO 1: COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 09

PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO 09EVENTO: FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA 11CERIMONIAL 14

PRÉ-EVENTOCAPÍTULO 2: CONCEPÇÃO DO EVENTO 15

DELIMITAÇÃO DE OBJETIVOS 15 PÚBLICOS 16ORGANIZAÇÃO 17

CAPÍTULO 3: TIPOS DE EVENTOS 18DATAS COMEMORATIVAS 20INAUGURAÇÃO 20MESA REDONDA 23PAINEL 23PALESTRA 25VISITAS TÉCNICAS 26SIMPÓSIO 27SEMINÁRIO 29WORK-SHOP 31TREINAMENTO 33DEBATE 35FEIRA 36FÓRUM 38CONFERÊNCIA 40CONVENÇÃO 42CONGRESSO 42

ÍNDICE

CAPÍTULO 4: PROCESSOS ESTRATÉGICOS 45ESTRATÉGIA 45PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO 45ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO 47

Assessoria de imprensa 49ESTRATÉGIAS PROMOCIONAIS 53

Material promocional 53Patrocínio 53

IMPLANTAÇÃO DO EVENTO

CAPÍTULO 5: ESPAÇO FÍSICO 56ACESSO 56CARGA E DESCARGA 56ESTACIONAMENTO 57COZINHA 57PISO 58PAREDES / DIVISÓRIAS 58INSTALAÇÃO ELÉTRICA 59SEGURANÇA 59SINALIZAÇÃO 59AMBIENTAÇÃO 60

CAPÍTULO 6: RECURSOS HUMANOS 61CHEFE DE CERIMONIAL 61MESTRE DE CERIMÔNIAS 62PALESTRANTES E EXPOSITORES 62RECEPCIONISTAS 63GARÇONS 63BRIGADISTAS 64SERVIÇOS GERAIS 64

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CARREGADORES E MONTADORES 64“VASSOURINHAS” 65SEGURANÇAS 65

CAPÍTULO 7: RECURSOS AUDIOVISUAIS 66UTILIZAÇÃO DE OBRAS AUDIOVISUAIS 67

CAPÍTULO 8: ALIMENTOS E BEBIDAS 68CARDÁPIOS 69

Café de encerramento, receptivo ou coffee-break 69Brunch 69Almoço 69Jantar 71Café da manhã 71Churrasco 71Coquetel 72

CÁLCULOS 72Sugestão de cálculo 73

PÓS EVENTOCAPÍTULO 9: PÓS EVENTO 74

AVALIAÇÃO 74

LEGISLAÇÃO INDICADA 77

BIBLIOGRAFIA 79


COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

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1COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

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CAPÍTULO 1 - COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO

“O plano estratégico de comunicação organizacional tem como proposta básica estabelecer as grandes diretrizes, orientações e estratégias para a prática da comunicação integrada nas organizações.” (KUNSCH, )

Ter um planejamento de comunicação que leve em consideração o posicionamento da empresa, o ambiente econômico e seus públicos, tornou-se essencial para so-breviver e crescer diante da competitividade do mercado. Desta forma, reforçamos aqui a importância de práticas de comunicação estruturadas e integradas nos seus vários âmbitos: jornalismo, publicidade e relações públicas. É nesse contexto que os eventos devem se inserir nas organizações, de forma estrategicamente planejada e em sintonia com a cultura organizacional.

Aqui adotaremos a concepção de cultura organizacional definida por Schein (1992) como:

“um padrão de pressuposições básicas partilhadas aprendidas por um grupo à medida que foram capazes de solucionar seus problemas de adaptação externa e de integração interna, que têm funcionado bem o bastante para serem consideradas como válidas e, por essa razão, ensinadas aos novos membros como sendo o modo correto de perceber, pensar e sentir em rela-ção àqueles problemas .” (SCHEIN, 1992, p. 12)

Ou seja, a cultura organizacional é um conjunto de regras, valores e normas que definem as interações dos membros da organização entre si e com o meio externo. É ela quem determina a maneira como os colaboradores se comportam e agem, e de que forma tomam decisões e gerenciam o ambiente. A cultura organizacional reflete o ambiente da organização em um determinado momento e o sentimento daqueles que a compõem em relação a ela.

Também recomendamos que toda empresa deve ter um planejamento das atividades de comunicação e uma política que norteie todos os processos. É importante ressal-tar que a comunicação existe em qualquer empresa, independente do porte. O aten-



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dimento ao cliente ou o contato com o fornecedor, e as próprias relações internas, por exemplo, são práticas de comunicação. A empresa, mesmo de pequeno porte, deve estruturar as práticas comunicacionais, delimitando os fluxos da informação e definindo responsabilidades para otimização do trabalho e obtenção de melhores resultados.

O plano de comunicação é uma orientação estruturada com base nas análises de mercado, nas pesquisas em relação aos públicos e no estudo do negócio e seus produtos. Ou seja, trata-se do planejamento de várias ações que, em conjunto, cons-tituem uma estratégia maior, “responsável” por manter toda a instituição em uma mesma sintonia e direcionar projetos para que ele consiga alcançar seus objetivos. O plano é arquitetado para que a organização consiga cumprir sua missão e alcan-çar a visão estabelecida, seguindo seus valores. Assim, o plano de comunicação foi planejado para

“direcionar suas atividades com vistas em resultados eficazes que corres-pondam às demandas e às necessidades do ambiente” (KUNSCH, 2003, p. 245)

Logo, não é uma estrutura rígida. Ele traz diretrizes para nortear a organização, contudo, deve ser adaptado às novas situações vivenciadas. O próprio programa planejado, por exemplo, pode ser modificado em função das alterações de compor-tamento e opiniões dos públicos. Assim, verificar constantemente as transformações do ambiente é decisivo para a empresa.

A análise do desempenho das atividades e a mensuração dos resultados são peças essenciais de qualquer plano, pois possibilita a visão do que é planejado, do que foi ou ainda será realizado, e do posicionamento das ações em face aos objetivos traça-dos. Portanto, é imprescindível que a organização mantenha um processo contínuo de controle de suas ações para conseguir corrigir erros e também evitá-los.

Apesar de um bom plano de comunicação não substituir a consistência das ações, ele é essencial para garantir o bom funcionamento interno de uma organização, con-ferir visibilidade ao trabalho, prestar contas, promover o reconhecimento e a cre-dibilidade, divulgar resultados, ampliar a rede de parcerias, arrecadar recursos e conquistar o público-alvo.


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EVENTO: FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA

“O evento é um instrumento estratégico de comunicação dirigida que tem como objetivo conseguir resultados planejados para uma organização ou entidade.” (FERRARI, 2004)

Evento é uma ação planejada que possui finalidade específica e objetiva trazer be-nefícios para a organização. Em determinadas situações é a técnica mais adequada para atingir metas organizacionais ou até mesmo para conseguir atingir determinado público. É necessário ressaltar a importância do planejamento, para que o evento seja um instrumento de divulgação da cultura da empresa, e da avaliação do mes-mo, para mensurar sua eficiência e alcance dos públicos. Portanto, o evento além do caráter social e político também pode ser explorado como uma ferramenta de comunicação dirigida e estratégica para a instituição. Sugerimos que seja feito um planejamento anual de eventos para otimizar a distribuição de verba e estabelecer previamente prazos e ações que devem ser adotadas ao longo do ano.

“Dependendo dos objetivos esperados, os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais. Vale lembrar que mesmo o evento tendo caráter institucional de reforçar a marca, de maneira indireta ele gera um retorno comercial para a empresa.” (FERRARI, 2004)

Além de fortalecer a imagem e credibilidade da organização, os eventos também po-dem ser utilizados para dar honra e prestígio a quem merece. FERRARI lista vários benefícios que um evento, sendo ele utilizado como uma ferramenta de comunicação e planejado como tal, pode trazer para a instituição:

Estreitamento de relacionamento com públicos estratégicos e potenciais;

Oportunidade de promover novas marcas e com isso reforçar os valores organizacionais;

Reforço do conceito institucional da marca;

Estabelecimento de parcerias;

Possibilidade de aumentar o relacionamento com públicos de interesse;

Possibilidade de captar recursos;

Aumento de oportunidade de exposição junto à mídia, entre outros.



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“O evento, ao lado da propaganda, da publicidade, do marketing institucio-nal, é um dos elementos componentes do mix de comunicação, mas possui características que o diferem dos demais, pois depende de maior recepção do receptor.” (GIÁCOMO, 2007)

Ainda segundo FERRARI, ao planejar um evento, o público de interesse é o ele-mento de maior relevância, pois sem ele o evento não acontece. Para que o evento configure-se em uma estratégia de comunicação eficiente, é fundamental o interesse e envolvimento do público. Caso contrário a ação torna-se desprovida de significado para a organização, afinal, um evento não é apenas um momento de descontração. Caracteriza-se como uma ferramenta de comunicação que pode ser utilizada por vários motivos, no entanto, possui um objetivo geral de promover a imagem da or-ganização.

Os eventos podem ser classificados de diversas formas. Segundo Maria Cecília Gia-caglia, eventos podem ser classificados quanto à:

Finalidade: eventos institucionais ou promocionais;

Periodicidade: esporádicos, periódicos ou de oportunidade;

Área de abrangência: locais, regionais, nacionais ou internacionais;

Âmbito: Interno ou externo;

Público-alvo desejado: corporativo ou consumidor;

Nível de participação: patrocinado ou realização própria.

É importante destacar que essas classificações não são excludentes, tendo os even-tos muitas vezes elementos de uma ou mais delas. Já em relação ao planejamento de eventos, a autora Marisa Canton define os principais pontos que devem ser abor-dados em sua realização:

Quanto à viabilidade econômica/financeira: prazo e projeção de resultados; captação de recursos; apoios e patrocinadores;

Quanto à localização e data;

Quanto ao mercado: seleção do produto conveniente em função da necessidade e/ou objetivos propostos; demanda real e potencial;

Quanto às estratégias/políticas de ação.


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Procurando assumir uma postura mais antropológica diante do tema eventos, deve-mos questionar a respeito do significado do universo simbólico dos ritos nas orga-nizações. Eles são maneiras de representar e ilustrar a cultura organizacional. Para Maria Tereza Fleury,

“O rito consiste em um conjunto planejado de atividades, relativamente elaborado, combinando várias formas de expressão cultural, as quais têm conseqüências práticas e expressivas. Ao desempenhar um rito, as pesso-as se expressam através de diversos símbolos: certos gestos, linguagem, comportamentos ritualizados, artefatos para salientar uma visão consensual apropriada à ocasião”. (FLEURY, 1996, p.19)

A autora aponta ainda dois estudiosos: Beyer e Harrison (1986) que, ao compararem os relatos antropológicos dos ritos das sociedades tribais com os da vida das organi-zações modernas, chegaram a seis tipos de ritos:

Ritos de passagem – ex.: o processo de introdução e treinamento no exército;

Ritos de degradação – ex.: o processo de demitir um alto executivo;

Ritos de confirmação – ex.: seminários para reforçar a identidade social e seu poder de coesão;

Ritos de reprodução – ex.: atividades de desenvolvimento organizacional;

Ritos para redução de conflito – ex.: processos de negociação coletiva;

Ritos de integração – ex.: festas de Natal nas organizações.

Dessa forma, chegamos ao ponto principal da proposta de trabalho: o objetivo de se planejar um evento vai além da simples idéia de integração entre os seus públicos e fortalecimento da imagem institucional. São ritos que podem alcançar níveis estraté-gicos de grande importância na administração da cultura organizacional.



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CERIMONIAL

“Cerimonial é a atividade do homem singular ou do homem plural para criar ou aumentar seu espaço psico- emocional e sócio cultural e/ou para comu-nicar ao outro ou outros do respeito por aquele espaço que lhe corresponde, dentro de um contexto motivacional”.

O homem é um ser social, ou seja, está sujeito à interação entre as pessoas, vive em sociedade. Seja no âmbito pessoal - que engloba círculo familiar, profissional, afetivo - ou na esfera organizacional, a sociedade é formada pelo o que chamamos de rede de relacionamentos, a famosa “network”.

Assim, para o “bom funcionamento” social existem regras, códigos de comportamen-to, que estabelecem, definem e regulam as relações entre as unidades sociais.

“...cabe ao cerimonial, o equilíbrio nas situações de convívio. Nesse sentido o cerimonial que se destaca entre o convívio com os poderes, convívio na religião e para não nos estendermos que também se destaca nos múltiplos panoramas vividos pelo homem evocando a si, sempre, o equilíbrio das si-tuações”. (FERRARI, 2004)

É nesse momento que aplicar de maneira correta as normas de Cerimonial e Proto-colo é tão importante para harmonizar a rede de relacionamentos, obedecer a hierar-quia necessária, estreitar os vínculos e manter uma relação prazerosa.

Pode-se dizer que é no mínimo muito arriscado para a organização realizar um evento ignorando a importância do cerimonial e desconhecendo regras de protocolo. Existem normas – ou práticas já consolidadas – que definem protocolos a serem seguidos em cada tipo de evento.

Ainda, não podemos deixar de enfatizar, existe legislação que regulamenta ordens de precedência (Decreto 70274/72) e exigências legais para a realização de qual-quer evento.

Sugerimos, também, a consulta da Lei 9063/05 que regulamenta os procedimentos e exigências para realização de eventos no município de Belo Horizonte. No fim deste Manual disponibilizamos uma lista com as leis que consideramos mais importantes para o setor de eventos.

CONCEPÇÃO DO EVENTO

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PRÉ-EVENTO

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CAPÍTULO 2 - CONCEPÇÃO DO EVENTO

DELIMITAÇÃO DO OBJETIVO

Ao se pensar um evento, deve-se fazer uma consideração primária para nortear seu planejamento: o seu objetivo, sendo ele a curto ou a longo prazo. Objetivo é aquilo que se pretende alcançar com o evento.

A definição do objetivo é essencial para criar, estabelecer, firmar e divulgar o conceito e a imagem da organização. Isso ajudará a concentrar os esforços para uma direção comum, e resolver todas as questões inerentes ao planejamento, organização, im-plantação e avaliação.

Os objetivos podem ser vários, e não um só, para atingir áreas de interesse da orga-nização. Segundo CERTO, as áreas estratégicas de uma organização se consistem em oito:

Posição no mercado (que se está tentando alcançar);

Inovação (quais metas atingir);

Produtividade, níveis de recursos (quantidade de ativos que devem ser mantidos);

Lucratividade;

Desempenho e desenvolvimento do administrador;

Desempenho e atitude do empregado;

Responsabilidade social (retorno para a sociedade).

Definido os objetivos, parte-se para o planejamento, que é a parte essencial do de-senvolvimento de um evento. Nessa fase é feito um projeto global de todas as fases que compõem o evento e caberá a cada envolvido no processo seguir esse plano ajustando-o às condições do momento.

Para desenvolver o planejamento há dois itens determinantes: o público e as estra-tégias para atingí-lo.


PRÉ-EVENTO

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PÚBLICOS

Partindo da definição de que um stakeholder é “qualquer indivíduo ou grupo que pode influenciar ou ser influenciado pelos atos, decisões, políticas, práticas ou obje-tivos de uma organização” (Freeman, 1984, p.25), para o planejamento de ações de comunicação deve-se trabalhar na definição dos públicos estratégicos.

Para Gruning (2009), os públicos consistem em grupos sociais que respondem às conseqüências que as organizações exercem sobre eles, e que, por sua vez, tentam participar das decisões que sirvam aos seus interesses. Portanto, segundo o autor, o primeiro passo na gestão estratégica de relações públicas é identificar e mapear as pessoas que são vinculadas ou que têm interesses na organização.

Destacamos que cada organização tem seus públicos específicos, mas alguns são mais importantes que outros para a sobrevivência da empresa. Após o mapeamento, os gestores devem classificá-los ou atribuir-lhes grau de importância para indicar seu impacto na organização. Cabe então aos gestores planejar programas contínuos de comunicação com os mais importantes e estratégicos.

“Idealmente, o estágio comunicação com o stakeholder deve ocorrer antes dos conflitos, especialmente porque auxilia na construção dos relacionamen-tos estáveis, de longo prazo, de que tanto necessita uma organização para obter o apoio dos stakeholders para administrar os problemas quando estes concorrem.”(GRUNING, 2009, p. 84)

Programas contínuos de comunicação só se efetivam quando existe o relaciona-mento entre pessoas ou entre uma organização e seus públicos. Para Ferrari (2009),

“o êxito do relacionamento com os públicos está baseado no envolvimento e no vínculo que deve ocorrer entre os envolvidos no processo. Sem en-volvimento não há vínculo e participação e sem participação não há ação comunicacional que seja positiva e benéfica”. (FERRARI, 2009)

Em outras palavras, é necessário envolver as pessoas participantes no processo comunicacional para garantir a eficiência da construção conceitual sobre a organi-zação. Nesse contexto identificamos que eventos são estratégias ímpares na apro-ximação dos públicos, uma vez que incitam o contato físico e ultrapassam as limita-ções inerentes aos meios de comunicação modernos que priorizam a virtualidade.

CONCEPÇÃO DO EVENTO

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ORGANIZAÇÃO

“As atividades relacionadas com a organização englobam todas as provi-dencias administrativas, como definição de local e data, cadastramento de participantes, elaboração de mailing list, serviços de som e multimidia, fo-tografia, seleção de recepcionistas, contratação de serviços de terceiros.” (KUNSCH, 2003, p. 387)

A organização é considerada o processo mais complexo do evento. Exige que os co-ordenadores tenham condições de comando e bom relacionamento com sua equipe.

A coordenação é o ato de comandar, controlar e delegar tarefas com a finalidade de atingir o objetivo proposto. O coordenador tem, então, a responsabilidade de chefiar a equipe, fazendo cumprir o cronograma proposto e otimizando o trabalho de todos os envolvidos.

Sugerimos como apoio à construção do cronograma modelos de check list, no ca-pítulo 3 (Tipos de eventos). No entanto, cada coordenador deve buscar e utilizar ferramentas com as quais tenha maior familiaridade, visando sempre o trabalho mais eficaz.

A fase de organização depende de apoio operacional, apoio logístico, apoio de pes-soal e, em sua maioria, apoio externo. Cada um desses itens listados deve ser de-legado a pessoas ou grupos que ficarão por eles responsáveis, até porque cada um deve ter seu check list próprio.


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CAPÍTULO 3 - TIPOS DE EVENTOS

Observamos alguns tipos de eventos institucionais que merecem destaques, tanto pela freqüência com que são executados, como com os objetivos estratégicos que podem ter.

É necessário ter em vista que todo planejamento contempla princípios fundamen-tais. O primeiro passo é ter um objetivo que justifique a utilização do evento como a ferramenta mais eficaz para atingi-lo. Definido o objetivo estratégico do evento, deve-se determinar o público-alvo. Construído o cenário é imprescindível delimitar o orçamento disponível e, sugerimos, que seja construída uma planilha financeira para controlar as despesas e também saber o investimento total realizado.

Considerando essas premissas básicas, você começa a planejar o evento em si: escolher o tipo de evento mais adequado, designar o coordenador responsável pelo evento, definir hora, local e data, e delimitar a infra-estrutura necessária (física e de pessoas).

Por fim, é de grande praticidade e otimização das tarefas fazer uma relação de to-dos os fornecedores e profissionais envolvidos, definindo contato, telefone e prazos combinados. Essa listagem deve ser de fácil acesso a todas as pessoas envolvidas, e não apenas do coordenador.

Além de nortear a fase de organização, esses documentos devem ser arquivados, constituindo, então, uma memória institucional e até mesmo nortear eventos poste-riores.

Apresentaremos, a seguir, um apanhado geral desses eventos empresariais, suas características próprias e uma sugestão de check-list para o planejamento de alguns deles.

É importante ressaltar que a gama de opções de eventos é enorme e cabe a institui-ção adequar o tipo de evento aos seus objetivos ou, até mesmo, explorar a criativida-de para surpreender os convidados com novos formatos e atrações.

A planilha de check-list funciona como um roteiro para nortear todas as ações a se-rem tomadas durante a fase de organização. O ideal é ser o mais detalhista possível, para evitar que pequenos detalhes comprometam o sucesso do empreendimento.

TIPOS DE EVENTOS

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É também essencial definir o responsável por cada ação para que não aconteça o desencontro e “um” ache que o “outro” já tomou as providências necessárias. Nessa questão é essencial a participação efetiva do responsável pelo evento para orientar e coordenar toda a equipe envolvida. O campo “PRAZO MÁX.” refere-se ao prazo limite que ação deve ser executada É claro que nada impede que providências sejam tomadas antes do prazo previsto. Entretanto, para um controle efetivo da organiza-ção, sugerimos que nesse campo seja especificada a data (se for o caso, o horário) em que ação esteja totalmente concluída. Por último, no campo “OBSERVAÇÕES” deve-se contemplar todas as informações que interfiram diretamente na execução da ação em pauta (como contato dos fornecedores, pessoas que podem dar suporte, o apoio que será necessário, etc.).

Ao planejar o evento, é imprescindível que seja definido se haverá reserva de lu-gares, mesa de honra ou composição de mesa, no caso dos eventos expositivos. Para tal, é importante reservar os melhores lugares e definir, conforme ordem de precedência, o lugar a ser ocupado por cada autoridade.

Para conhecer a ordem de precedência, consultar Decreto 70.274, de 09/03/72. Já imaginou o presidente da empresa ficar em pé em um evento de comemoração de fim de ano ou assentar em local desprestigiado numa composição de mesa?

No planejamento você deverá esboçar os lugares reservados e, se necessário, utilize da confirmação de presença para minimizar os riscos. É claro que mesmo confir-mando presença, um convidado confirmado pode não chegar a tempo ou outro que respondeu negativamente ao convite chegue de ultima hora. A fase de implanta-ção do evento é marcada por imprevistos e cabe ao coordenador ser eficiente para contorná-los. Uma boa ferramenta é confeccionar visores com nomes e colocar an-tecipadamente no local reservado para cada pessoa.

É sempre bom estar precavido para as surpresas de última hora e fazer visores para pessoas que não responderam à confirmação de presença e/ou deixar a mão mate-rial para fazer novos visores se for necessário.

É importante ressaltar que cada evento é específico e deve estar alinhado às polí-ticas da organização. Portanto, ao planejar o evento da sua empresa você deverá adaptar o roteiro de planejamento, acrescentando (ou retirando) itens, para atender à sua realidade. O evento é uma ferramenta de comunicação estratégica e, dessa forma, deve ser realizado visando ao retorno positivo para organização e, principal-mente, estar alinhado à cultura organizacional.


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DATAS COMEMORATIVAS

No decorrer do ano existem várias datas que são popularmente comemoradas e/ou comercialmente exploradas. A organização pode também aproveitar desses “pretex-tos” para organizar diversos tipos de eventos, desde festas comemorativas a eventos de conscientização social. Os autores Rabaça e Barbosa afirmam que

“Podem-se promover eventos em datas significativas do ano (Dia da Arvore, Dia da Criança, etc.), em ocasioes importantes para organização (inaugura-çoes, solenidades, seminarios, lan;amentos, etc.) ou em simples aconteci-mentos de rotina da instituição”. (RABAÇA e BARBOSA, 1978, p. 193)

Uma boa dica para enaltecer o sentimento dos colaboradores em relação à orga-nização é criar um calendário de eventos próprios, comemorando datas que sejam significativas para a história da empresa, como, por exemplo, o “aniversário” da ins-tituição.

Por fim, é importante ressaltar que para realização de qualquer evento é fundamental o planejamento minucioso e avaliar a relevância do mesmo para a instituição.

INAUGURAÇÃO

A inauguração é amplamente utilizada e conhecida: trata-se de uma cerimônia na qual se apresenta ao público (interno, externo ou misto) a nova instalação, unidade ou aquisição da empresa. Prescinde de placa de identificação, normalmente fundida em aço, alumínio ou bronze, com data, nome do que é inaugurado, nomes das pes-soas que colaboraram na obras (e/ou são homenageadas) e dos diretores da atual gestão. No caso de homenagem às pessoas falecidas (por exemplo, salas e auditó-rios que levam nome de pessoa que já faleceu) é convencionado que a família deve ser comunicada – convidada para receber a homenagem em nome do falecido. A placa deverá estar coberta por um tecido - indicamos o cetim em cor discreta (branco ou cinza) - e as maiores autoridades, normalmente, duas pessoas (o anfitrião e maior autoridade presente ou membro da família do homenageado), fazem o descerramen-to. Não é permitido utilizar a bandeira nacional para cobrir a placa. Pode-se, ainda, delimitar a área inaugurada com uma fita, de 2 a 3 cm, com as cores da bandeira nacional, do estado ou da empresa. Atualmente não se usa o corte da fita com a tesoura e, sim, laço que será desfeito pelas pessoas indicadas.

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PRÉ-EVENTO

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Denominamos também “Lançamento de pedra fundamental” a cerimônia que marca o início de uma obra ou construção. Nesse tipo de rito é comum depositar no solo uma urna onde serão depositados objetos significantes para a data, como a plan-ta ou fotografias significantes para o empreendimento. A maior autoridade presente simbolicamente joga a primeira pá de terra ou massa – e a repassa ao responsável para o término do processo.

Apesar de ser muito usada, pouco se atenta para detalhes e características estra-tégicas que um evento como esse pode proporcionar. A inauguração pode ser uma ótima oportunidade para reunir os colaboradores, estimular o sentimento de perten-cimento e aumentar a coesão interna. Além disso, uma inauguração bem planejada pode colocar a organização em destaque, contribuir para o aumento da exposição da marca e transmitir também ao público externo, de forma simples e objetiva, conceitos associados à empresa como inovação, dinamismo e desenvolvimento.

EVENTO:

OBJETIVO:

COORDENADOR RESPONSÁVEL:

DATA: HORA: LOCAL:

AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO MÁX. OBSERVAÇÕES

FAZER PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DO EVENTO

ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS

CONTRATAÇÃO DE DECORAÇÃO, FOTÓGRAFO, BUFFET (CAFÉ RECEPTIVO OU DE ENCERRAMENTO), RECEPCIONISTAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZADORA

PLANEJAR ATO SIMBÓLICO

DESCERRAMENTO DE PLACA, “CORTE DE FITA”, LANÇAMENTO DE PEDRA FUNDAMEN-TAL, ETC.

PREPARAR O LOCAL ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS

DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO

DESIGNAR LOCUTOR DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL


PRÉ-EVENTO

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DEFINIR ROTEIRO

RECEPÇÃO E ENCAMINHAMENTO DOS CONVIDADOS ( LEMBRANDO DE LUGARES DE HONRA PARA AS AUTORIDA-DES E/OU HOMENAGE-ADOS); AS MAIORES AUTORIDADES DEVEM DESEMPENHAR PAPEL DE DESTAQUE NA CERIMÔNIA (COMO DESCERRAR PLACA OU JOGAR A PRIMEIRA PÁ NA URNA)

ENCOMENDAR PLACA ALUSIVA A INAUGURAÇÃO

LEMBRAR DE TECIDO DE PANO QUE DEVERÁ ENCOBRIR A PLACA ATÉ O MOMENTO DO DESCERRAMENTO

PREPARAÇÃO PARA “LANÇAMENTO DE PEDRA FUNDAMENTAL”

PROVIDENCIAR CAVAR COVA, URNA ONDE SERÃO DEPOSITADOS OBJETIVOS RELE-VANTES À OBRA E PÁ (PARA QUE A MAIOR AUTORIDADE INICIE A CERIMÔNIA.

CONTRATAÇÃO DOS FORNECEDORES

EXECUTAR A CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO

CONFECÇÃO DE CONVITES, INTERNET, INTRANET, DISTRIBUI-ÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, PUBLICIDA-DE, ETC...

ELABORAR PAUTA DO LOCUTOR

RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA RELEASE, ORGANIZAR COBERTURA JORNA-LÍSTICA, ETC.

FAZER NOMINATAS VERIFICAR EQUIPAMENTOS

ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO

EM CASO DE “LAN-ÇAMENTO DE PEDRA FUNDAMENTAL”, VERI-FICAR COVA E URNA. EM INAUGURAÇÕES DE ESPAÇOS, VERIFICAR PLACA.

ENTREGAR NOMINATAS E PAUTAS PARA LOCUTOR

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

2323

MESA REDONDA

Uma mesa redonda eficiente deve ser composta de quatro a oito pessoas, podendo ser aberta ou fechada. No caso da aberta, mais comumente usada, a platéia também participa do debate, enquanto na segunda a participação fica restrita aos debatedo-res.

Um moderador atua coordenando os trabalhos e costuma-se disponibilizar dez minu-tos para que cada convidado discorra sobre o tema. Após esse momento, o tema é discutido entre todos os participantes, com direito a réplica.

Como vantagens, a mesa redonda propicia o enriquecimento das discussões devido à pluralidade de argumentos apresentados, além de facilitar o entendimento e esti-mular a troca de idéias.

A mesa redonda é uma ótima opção caso a empresa deseje destacar um tema re-levante que esteja associado ao seu negócio ou razão social. Ela pode ser usada tanto no âmbito interno (para promover questões relativas à cultura organizacional) ou externamente, como uma ótima oportunidade para gerar divulgação da empresa, bem como releases e pautas por meio da assessoria de imprensa para os meios de comunicação.

PAINEL

O painel tem como característica principal ser um quadro de apresentações, com-posto por um orador principal a no máximo quatro outros participantes que discorrem sobre um tema pré-determinado. Possui duas partes: na primeira, o tema é apresen-tado de forma individual pelos painelistas, com destaque para o orador principal que dá um foco mais geral ao debate. Já na segunda parte, o painel funciona como uma mesa-redonda aberta, onde acontece o debate entre os participantes e são respon-didas as perguntas da platéia.

Sob o ponto de vista organizacional, o painel não possui muita aplicação devido ao seu formato ser muito específico, sendo mais adequado para o meio acadêmico. As vantagens proporcionadas pelo debate de idéias e integração com a platéia podem ser melhor utilizadas em uma mesa-redonda, já que essa abrange uma maior quan-tidade de pessoas e é mais dinâmica.


PRÉ-EVENTO

24

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:



ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁ-RIOS

ALUGUEL DO ESPAÇO, CONTRATAÇÃO DE FOTÓGRAFO, BUFFET (CAFÉ RECEPTIVO OU DE ENCERRAMENTO), RECEPCIONISTAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZA-DORA

RESERVAR O LOCAL ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS DEFINIR CAMPANHA DE DIVULGAÇÃO DO EVENTO

DESIGNAR MODERADOR DEFINIR EXPOSITOR(ES)

CONVIDAR EXPOSITOR(ES) CONFIRMAR PRESENÇA

DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL

CONSULTAR NECESSIDA-DES DO(S) PALESTRANTE(S)

DEFINIR ROTEIRO INFORMAR À PLA-TÉIA AS REGRAS DO DEBATE



CONFECÇÃO DE CONVITES, INTER-NET, INTRANET, DISTRIBUIÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR VERIFICAR EQUIPAMENTOS ORGANIZAR LOCAL DO EVENTO

LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS PAPEL, CANETA, LISTA DE CONVI-DADOS, ETC.

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

2525

PALESTRA

A palestra trata de um tema pré-determinado, com o qual o público já está familiari-zado.

Possui um público menor e necessita de um coordenador para introduzir o palestran-te e fazer a triagem de perguntas. De característica mais informal, pode ser realizada em diversos locais e possuir um formato mais flexível, podendo o palestrante circular entre os participantes e operar recursos audiovisuais para enriquecer o conteúdo.

Nas organizações, as palestras podem contribuir de forma efetiva na gestão do co-nhecimento, podendo muitas vezes ter como palestrantes seus próprios colaborado-res. Isso contribui para valorizar os funcionários e gera um maior interesse do público interno, que se identifica e assimila melhor a mensagem.

É fundamental que a escolha do tema seja pertinente e de interesse do público, pois, caso contrário, a palestra pode tornar-se monótona e gerar efeitos até mesmo contrários.

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:




ALUGUEL DO ESPA-ÇO, CONTRATAÇÃO DE FOTÓGRAFO, BUFFET (CAFÉ RECEPTIVO OU DE ENCERRAMENTO), RECEPCIONISTAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC


RESERVAR O LOCAL

ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS


PRÉ-EVENTO

26


DESIGNAR MODERADOR

DEFINIR PALESTRANTE(S)

CONVIDAR PALESTRANTE(S) CONFIRMAR PRE-SENÇA

DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CONSULTAR NE-CESSIDADES DO(S) PALESTRANTE(S)

DEFINIR ROTEIRO



CONFECÇÃO DE CONVITES, INTER-NET, INTRANET, DISTRIBUIÇÃO DE PANFLETOS, CAR-TAZES, PUBLICIDA-DE, ETC...

ELABORAR PAUTA DO MODERADOR

RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA

RELEASE, ORGANI-ZAR COBERTURA JORNALÍSTICA, ETC.

FAZER NOMINATAS

VERIFICAR EQUIPAMENTOS



LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS PAPEL, CANETA, LISTA DE CONVIDA-DOS, ETC.

VISITAS TÉCNICAS

Também conhecida como política de portas abertas, ou open day, a visita técnica consiste em uma apresentação da empresa, em dia pré-determinado, a um público específico na própria empresa.

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

2727

Ela é classificada em dois tipos: portas abertas (também chamada de open day), e vi-sitas especiais. Na modalidade portas abertas são convidados stakeholders diversos como fornecedores, associações de classes, ONGs, representantes da comunidade ou até mesmo os funcionários recém contratados para um tour.

Já as visitas especiais são reservadas para os visitantes estrangeiros, autoridades, personalidades e comitivas.

Em ambos os casos, deve-se atentar para sempre elaborar um roteiro, preparar o lo-cal da visita, comunicar o evento aos departamentos, seguir o protocolo e cerimonial adequado e disponibilizar material informativo como folder ou relatório para que os visitantes tenham um material tangível para futuras consultas.

As visitas técnicas são interessantes para aproximar a empresa do seu público. Além disso, possibilitam o contato face-a-face, com maior interação e fornecimento de feedback imediato.

Empresas bem organizadas e que possuam boa estrutura devem fazer o uso das visitas empresarias como uma estratégia de diferenciação e vantagem competitiva.

SIMPÓSIO

Este termo etimologicamente designava outro tipo de acontecimento, mais seme-lhante a um coquetel. Recentemente passou a designar conferências de caráter marcadamente técnico ou científico, ou um estilo de aula, ministrada em universida-des, que segue formato abertamente discursivo e não o formato tradicional de uma palestra ou de perguntas e respostas.

Com temas bem específicos, consiste em vários expositores com a presença de um coordenador. O simpósio é derivado da mesa-redonda; nele os participantes não debatem entre si.

Após as apresentações, a platéia participa com perguntas à mesa com o objetivo de realizar um intercâmbio de informações. Em geral, dura de 1 (um) a 3 (três) dias.

O simpósio pode transmitir uma imagem mais formal e elitista relativamente a uma reunião do que quando se utiliza jornada ou colóquio, por exemplo. Tem a vantagem de ter um conteúdo relativamente bem definido, que é entendido pela maioria das pessoas.


PRÉ-EVENTO

28

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:

AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO MÁX. OBSERVA-ÇÕES



ALUGUEL DO ESPAÇO, CONTRA-TAÇÃO DE FOTÓGRAFO, BUFFET (COFFEE--BREAKS), RECEPCIO-NISTAS, PRO-FISSIONAIS DE LIMPEZA.


RESERVAR O LOCAL


DESIGNAR MODERADOR

DEFINIR EXPOSITORES

CONVIDAR EXPOSITORES CONFIRMAR PRESENÇA


CONSULTAR NECESSI-DADES DOS EXPOSITO-RES

DEFINIR MATERIAIS DISTRIBUÍDOS

PASTAS, BRINDES (BLOCO, CANETA, OBJETO COM A LOGO DO EVENTO), FOLDER INS-TITUCIONAL, ETC.

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

2929

DEFINIR ROTEIRO EXPOSIÇÃO, DISCUSSÃO E CONCLUSÃO

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DISTRIBUÍDOS



CONFEC-ÇÃO DE CONVITES, INTERNET, INTRANET, DISTRIBUI-ÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, PUBLICIDADE, ETC...



RELEASE, ORGANIZAR COBERTURA JORNALÍSTI-CA, ETC.



LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS

PAPEL, CANE-TA, LISTA DE CONVIDADOS, ETC.

LEVAR MATERIAL QUE SERÁ DISTRIBUÍDO

SEMINÁRIO

Seminário é um evento metodológico, que supõe o uso de técnicas para o estudo e pesquisa em grupo sobre um assunto predeterminado. Pode envolver tanto o público interno, quanto externo à instituição.

O seminário pode assumir diversas formas, mas o seu objetivo principal deve ser norteado pela introdução dos participantes na pesquisa e sistematização do conhe-


PRÉ-EVENTO

30

cimento sobre o assunto tratado. É composto por três fases: exposição, discussão e conclusão. Geralmente conduzido por um moderador que conduz as diferentes etapas.

É um processo amplamente utilizado no ambiente acadêmico, no qual o professor indica os temas a serem tratados e capacita o educando a estudar por si, permitindo o domínio da metodologia científica.

A duração de um seminário é de 1 (um) dia – estendendo-se para mais dias, deno-mina-se jornada.

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:




ALUGUEL DO ESPAÇO, CONTRA-TAÇÃO DE FOTÓ-GRAFO, BUFFET (COFFE-BREAKS), RECEPCIONISTAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC


RESERVAR O LOCAL


DESIGNAR MODERADOR

DEFINIR EXPOSITORES


DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CONSULTAR NE-CESSIDADES DOS EXPOSITORES

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

3131


PASTAS, BRINDES (BLOCO, CANETA, OBJETO COM A LOGO DO EVENTO), FOLDER INSTITUCIONAL, ETC.

DEFINIR ROTEIRO EXPOSIÇÃO, DISCUSSÃO E CONCLUSÃO




CONFECÇÃO DE CONVITES, INTER-NET, INTRANET, DISTRIBUIÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, PUBLI-CIDADE, ETC...



RELEASE, ORGA-NIZAR COBERTU-RA JORNALÍSTICA, ETC.





WORKSHOP

Evento que reúne segmentos específicos de público, para conhecer novas tecnologias,disseminação de usos e prática na oficina de trabalho. Os participantes geralmente têm um mesmo nível de conhecimento e são orientados por especialistas nas áreas apresentadas. Normalmente, conta com no máximo 30 participantes, que são do mesmo segmento ou área profissional.


PRÉ-EVENTO

32

Este formato de evento é muito utilizado na área das artes em geral ou reuniões comerciais, para demonstração de produtos ou serviços.

Os workshops compreendem jornadas de 3 (três) a 8 (oito) horas de trabalho, com-preendendo uma duração total entre 8 (oito) e 30 (trinta) horas.

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:



ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECES-SÁRIOS

ALUGUEL DO ESPAÇO, BUFFET (LANCHE), RECEP-CIONISTAS, PROFIS-SIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANI-ZADORA

RESERVAR O LOCAL


DEFINIR MODERADOR(ES)

CONVIDAR MODERADOR(ES) CONFIRMAR PRE-SENÇA

DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CONSULTAR NE-CESSIDADES DO(S) MODERADOR(ES)

DEFINIR MATERIAIS DIDÁTICOS

PASTAS, BRINDES (BLOCO, CANETA, OBJETO COM A LOGO DO EVENTO), APOSTILAS, ETC.

CONFECCIONAR CERTIFICADOS

DEFINIR ROTEIRO TEÓRICO E PRÁTICO

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DIDÁTICOS


TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

3333


CONFECÇÃO DE CONVITES, INTER-NET, INTRANET, DISTRIBUIÇÃO DE PANFLETOS, CARTA-ZES, PUBLICIDADE, ETC...


RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA RELEASE, ORGANI-ZAR COBERTURA JORNALÍSTICA, ETC.



LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS PAPEL, CANETA, LISTA DE PARTICI-PANTES, ETC.

CREDENCIAR PARTICIPANTES E ENTREGA DE MATERIAL DIDÁTICO

PAPEL, CANETA, LIS-TA DE CONVIDADOS, ETC.

ENTREGAR CERTIFICADOS

TREINAMENTO

É um processo de assimilação cultural a curto prazo, que objetiva repassar ou re-ciclar conhecimentos, habilidades ou atitudes relacionados diretamente à execução de tarefas ou à sua otimização no trabalho. Têm assuntos específicos e em sua maioria técnicos. São altamente recomendados para atualização de conhecimentos tecnológicos e como resposta a diagnósticos desfavoráveis em determinadas áreas de atuação.

Na prática, a maior diferenciação para workshops está no público. Com perfil menos comercial, treinamentos são, em sua maioria, exclusivos, fornecidos para públicos internos de uma organização. A duração desse tipo de evento é bastante variada, mas o aconselhável é que não ultrapasse o período de 1 (um) ano.

O treinamento pode ser realizado tanto para o público interno da organização quanto para o externo, tendo em vista que há casos em que diversos stakeholders necessi-tam conhecer melhor processos e/ou a cultura institucional.


PRÉ-EVENTO

34

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:




ALUGUEL DO ESPAÇO, BUFFET (LANCHE), RECEPCIONISTAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC


RESERVAR O LOCAL


DEFINIR TREINADOR(ES)

CONVIDAR TREINADOR(ES) CONFIRMAR PRE-SENÇA

DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CONSULTAR NE-CESSIDADES DO(S) TREINADOR(ES)

DEFINIR MATERIAIS DIDÁTICOS

PASTAS, BRINDES (BLOCO, CANETA, OB-JETO COM A LOGO DO EVENTO), APOSTILAS, ETC.

CONFECCIONAR CERTIFICADOS

DEFINIR ROTEIRO TEÓRICO E PRÁTICO

CONFECÇÃO DE MATERIAIS DIDÁTICOS



CONFECÇÃO DE CONVITES, INTERNET, INTRANET, DISTRIBUI-ÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, PUBLICI-DADE, ETC...

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

3535



LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS PAPEL, CANETA, LISTA DE PARTICIPANTES, ETC.

CREDENCIAR PARTICIPANTES E ENTREGA DE MATERIAL DIDÁTICO

PAPEL, CANETA, LISTA DE CONVIDADOS, ETC.

ENTREGAR CERTIFICADOS

DEBATE

O debate consiste na apresentação e discussão de temas específicos por dois ou mais debatedores, que defenderão pontos de vistas diferentes, através de argumen-tações pró e contra, sobre o mesmo tema. Em geral, abordam idéias antagônicas e polêmicas.

Pode ser aberto ao público ou mesmo transmitido por um ou mais veículos de mídia.

Existe a figura de um moderador ou mediador que fará a apresentação dos temas a serem abordados e a exposição dos objetivos específicos daquele debate. Ele de-sempenha a função de coordenador do evento, controlando a sequência e o tempo de fala dos debatedores e a participação da platéia, se houver.

Normalmente, a platéia não pode interferir diretamente no debate, limitando-se a protestos ou aplausos moderados. Entretanto, em alguns casos, permite-se que a assistência faça perguntas aos debatedores, o que deverá também ser dirigido pelo moderador.

Cabe ainda, ao mediador, promover e intensificar as discussões com objetivo de estimular maior atenção dos presentes.

Atualmente, esse tipo de evento é mais utilizado em debates políticos ou dirigidos a técnicos e estudantes. As empresas têm optado por eventos de exposição mais dirigida e/ou participação da platéia, como mesas redondas, palestras, painéis, entre outros.


PRÉ-EVENTO

36

FEIRA

As feiras são realizadas por uma instituição organizadora que delimitará as regras gerais e convidará organizações, de acordo com o público-alvo, para expor seu tra-balho em estandes. Podem ser de pequeno, médio ou grande porte.

O estande consiste no espaço a ser utilizado por cada organização e é delimitado pela área alugada pela organização participante ou disponibilizada pela instituição organizadora. Trata-se da materialização do participante na feira. Dessa forma, a construção do estande define também a visibilidade da organização participante e deve ser encarada como ferramenta estratégica.

Cada organização expõe os serviços que presta e/ou os produtos que comercializa. Em geral, visitam a feira os parceiros da organização, os clientes e potenciais clien-tes.

Assim, é importante ressaltar que, além de uma divulgação mercadológica, trata-se de uma exposição da imagem da organização. Portanto, é imprescindível que as pessoas que representem a organização na feira sejam treinadas e conhecedoras do assunto exposto para fazerem uma divulgação institucional que atenda aos objetivos organizacionais.

No planejamento da exposição em feiras, o participante precisa estar atento à estru-tura física do local e certificar-se do que será disponibilizado pela instituição organi-zadora ou o que deverá ser providenciado, como: divisórias, mobiliários, iluminação, pontos de rede ou telefone, equipamentos. São muitos detalhes, por isso, é impor-tante que a organização designe um coordenador para supervisionar e controlar todos os processos que envolvem a participação numa feira (desde a divulgação até a construção do estande e atendimento no evento). A coordenação evita a super-posição de ações, a desorientação dos colaboradores e, ainda, o desperdício com custos desnecessários.

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:



TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

3737

ORÇAR INFRA-ESTRUTURA NECESSÁRIA

MONTADORA, ORNAMENTAÇÃO, PROGRAMAÇÃO VISUAL, ARMAZENA-MENTO DE MATERIAL, RECEPÇÃO DOS VISITANTES, COQUE-TEL DE ABERTURA, SERVIÇOS EM GERAL: TELEFONIA, LUZ E SOM, EQUIPAMEN-TOS AUDIOVISUAIS SEGURANÇA, APOIO MÉDICO, ETC.

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANI-ZADORA

DEFINIR LOCAL DE PARTICIPAÇÃO TAMANHO E LAYOUT DO STAND

ELABORAR LISTA DE CONVIDADOS


DEFINIR O QUE SERÁ EXPOSTO

PAINÉIS FOTOGRÁ-FICOS, PRODUTOS, BANNERS, TESTEIRAS, ETC


CONFECÇÃO DE MATERIAIS QUE SERÃO DISTRIBUÍDOS


CONFECÇÃO DE CONVITES, INTERNET, INTRANET, DISTRIBUI-ÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, PUBLICI-DADE, ETC...

RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA RELEASE, ORGANIZAR COBERTURA JORNA-LÍSTICA, ETC.



LEVAR MATERIAIS A SEREM DISTRIBUÍDOS



PRÉ-EVENTO

38

FÓRUM

O fórum é organizado por uma entidade oficial e objetiva debater e proporcionar a reflexão a respeito de temas abrangentes com um grande número de pessoas na platéia. Nesse tipo de evento é necessário um moderador para coordenar o deba-te e também organizar as perguntas e exposição de opiniões do público, evitando possíveis tumultos. Ou seja, o fórum consiste na apresentação do tema pelo orador, seguida por comentários, exposições de idéias, debates e perguntas.

Esse tipo de evento pode durar um ou mais dias, geralmente com a integração de vários fóruns. Nesse caso, é aconselhável um intervalo entre eles, de pelo menos 10 minutos, para que as pessoas não fiquem exauridas e acabem perdendo o interesse ou o foco do tema abordado. Entretanto, é bastante comum estruturar o fórum para duração de 1 hora com o seguinte cronograma: 40 minutos de debate e/ou exposição de idéias dos apresentadores e 20 minutos para o diálogo com a platéia.

Ao final das discussões o moderador apresenta as conclusões finais a todos os par-ticipantes.

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:



ORÇAR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NECESSÁ-RIOS

ALUGUEL DO ESPA-ÇO, CONTRATAÇÃO DE FOTÓGRAFO, BUFFET (COFFE-BRE-AKS), RECEPCIONIS-TAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC

DESIGNAR TAREFAS PARA EQUIPE ORGANIZA-DORA

RESERVAR O LOCAL


DESIGNAR RESPONSÁVEL POR REGISTRO DOS ANAIS

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

3939

DEFINIR EXPOSITORES

CONVIDAR EXPOSITORES CONFIRMAR PRE-SENÇA

DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CONSULTAR NECESSIDADES DOS EXPOSITORES


PASTAS, BRINDES (BLOCO, CANETA, OBJETO COM A LOGO DO EVENTO), FOLDER INSTITUCIO-NAL, ETC.

DEFINIR ROTEIRO EXPOSIÇÃO E PER-GUNTAS




CONFECÇÃO DE CONVITES, INTER-NET, INTRANET, DISTRIBUIÇÃO DE PANFLETOS, CARTA-ZES, PUBLICIDADE, ETC...


RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA RELEASE, ORGANI-ZAR COBERTURA JORNALÍSTICA, ETC.



LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS PAPEL, CANETA, LIS-TA DE CONVIDADOS, ETC.



PRÉ-EVENTO

40

CONFERÊNCIA

A conferência consiste na exposição de tema técnico, científico ou informativo, por um especialista reconhecidamente qualificado no assunto. Assemelha-se à palestra, porém segue um rito mais formal.

Nesse tipo de evento é esperado que haja cobertura fotográfica e jornalística.

Existe a figura do presidente da mesa que, em geral, apresenta o conferencista e o tema a ser debatido. Poderá ainda ter um moderador que auxilia o presidente na condução dos debates e o conferencista no diálogo com o público.

É dirigida a um público numeroso, diversificado e elevado culturalmente. Prevê-se quarenta minutos para exposição e vinte para debate, com perguntas da platéia, geralmente por escrito e identificadas. A conferência pode também integrar eventos maiores como simpósio ou fórum.

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:




ALUGUEL DO ESPAÇO, CONTRATAÇÃO DE FOTÓGRAFO, BUFFET (COFFEE -BREAKS), RE-CEPCIONISTAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA, SEGURANÇA,ETC


DEFINIR MODERADOR

DEFINIR PRESIDENTE DA MESA

PESSOA COM AMPLO CONHECI-MENTO DO TEMA A SER DEBATIDO

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

4141

RESERVAR O LOCAL


DEFINIR EXPOSITOR

CONVIDAR EXPOSITOR CONFIRMAR PRESENÇA

DEFINIR INFRA-ESTRUTURA AUDIOVISUAL CONSULTAR NE-CESSIDADES DOS EXPOSITORES



DEFINIR ROTEIRO EXPOSIÇÃO E DEBATE




CONFECÇÃO DE CONVITES, INTER-NET, INTRANET, DISTRIBUIÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, PUBLI-CIDADE, ETC...



RELEASE, ORGANI-ZAR COBERTURA JORNALÍSTICA, ETC.



LEVAR MATERIAIS NECESSÁRIOS PAPEL, CANETA, LISTA DE CONVIDA-DOS, ETC.



PRÉ-EVENTO

42

CONVENÇÃO

A convenção apresenta características bem semelhantes ao congresso, entretanto configura-se num evento mais restrito. Ocorre geralmente de forma esporádica e pode ser promovido por associações de classe, entidades civis ou empresas.

O principal objetivo é a interação das classes ou profissionais da própria instituição organizadora através de encontros, assembléias, reuniões, ou acontecimentos simi-lares.

São estimulados debates e discussões técnicas de temas do interesse profissional e específico das categorias profissionais participantes, podendo também chegar ao âmbito deliberativo.

CONGRESSO

O congresso é um evento solene promovido por associações ou entidades de classe com a apresentação e o debate de temas atuais e específicos que permeiam as atividades dos profissionais por elas representados. Em geral, trata-se de assuntos variados, dentre os interesses da categoria ou da entidade, abrangendo exposições no âmbito profissional, técnico, histórico, político, cultural, entre outros. A finalidade é difundir novas teorias e idéias dentre os temas abordados.

Os trabalhos apresentados são agrupados em conjunto, que recebe a denominação de anais. Os anais são distribuís à platéia e, segundo o grau de importância, podem ser divulgados e também entregues às autoridades como pronunciamento oficial da classe.

Trata-se de evento de grande porte, com grande número de participantes e abran-gência regional, nacional ou internacional.

Com duração de três a cinco dias, com jornadas de até oito horas, geralmente são eventos periódicos que alternam os locais-sede.

Num congresso são explorados vários tipos de eventos, como: palestras, workshops, mesas redondas, conferências, reuniões, debates. Tradicionalmente, são planejadas também programações complementares de atividades sociais, culturais, gastronômi-cas e comemorações.

TIPOS DE EVENTOS

CAPÍ

TULO

3

PRÉ-EVENTO

4343

Devido a complexidade, para a realização dessa solenidade faz-se necessário de-signar uma comissão organizadora. Essa comissão deverá confeccionar um regula-mento e um regimento para a realização do evento. Esses documentos abrangem, respectivamente, normas e conduta para os participantes (como período de inscri-ções, duração e local do evento) e definem as regras e funções para sua realização (como o prazo de entrega dos trabalhos pelos apresentadores, cotas de patrocínio e funções dos membros da própria comissão).

EVENTO:

OBJETIVO:


DATA: HORA: LOCAL:




ALUGUEL DO ESPAÇO, CON-TRATAÇÃO DE FOTÓGRAFO, BUFFET (CAFÉ RECEPTIVO E/OU DE EN-CERRAMENTO E COFFEE--BREAKS), RE-CEPCIONISTAS, PROFISSIONAIS DE LIMPEZA,


RESERVAR O LOCAL


DESIGNAR RESPONSÁVEL POR REGISTRO DOS ANAIS

DEFINIR EXPOSITORES



CONSULTAR NECESSIDADES DOS EXPOSI-TORES


PRÉ-EVENTO

44


PASTAS, BRIN-DES (BLOCO, CANETA, OBJETO COM A LOGO DO EVEN-TO), FOLDER INSTITUCIONAL, ETC.

ORGANIZAR ROTEIROS DOS EVENTOS ENVOLVIDOS EXPOSIÇÃO E PERGUNTAS




CONFECÇÃO DE CONVITES, INTERNET, INTRANET, DISTRIBUIÇÃO DE PANFLETOS, CARTAZES, PUBLICIDADE, ETC...

ELABORAR PAUTA DOS MODERADORES


RELEASE, ORGANIZAR COBERTURA JORNALÍSTICA, ETC.

FAZER NOMINATAS






PROCESSOS ESTRATÉGICOS

CAPÍ

TULO

4

PRÉ-EVENTO

45

CAPÍTULO 4 - PROCESSOS ESTRATÉGICOS

ESTRATÉGIA

Após a definição de públicos, serão elaboradas estratégias para atingi-los. Estraté-gias são ações realizadas para se alcançar os objetivos propostos e atingir os resul-tados desejados. Fazem parte da estratégia a localização, data e horário do evento, a programação, a divulgação, entre outros.

Nossa concepção de estratégico e estratégias baseia-se na definição de Marisa Can-ton que assim discorre a respeito em sua obra:

“Estratégias são políticas de ação visando a determinado fim, como melhora da imagem e fortalecimento do reconhecimento público. Nesse sentido, po-derão ser utilizadas as ações de relações públicas que transmitam conceito e conteúdo do produto/evento ou da empresa, assim como ações conecta-das com outras empresas e entidade públicas e privadas capazes de criar sinergias.” (CANTON, 2002; p.73)

Diferentemente do conceito de objetivo, a estratégia permeia ações eficazes para alcançar os objetivos e metas traçadas no planejamento.

PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

Para o desenvolvimento de qualquer ação institucional é necessário que o depar-tamento responsável apresente um plano financeiro. Mais do que uma previsão de custos, recursos materiais e humanos, o orçamento representa uma programação do que deve ser investido para se alcançar determinado objetivo. Ele desempenha o controle efetivo de cumprimento de ações. Como define José Fernandes Boucinhas

“O orçamento é um plano operacional que expressa a estratégia a ser se-guida pela empresa a fim de atingir seus objetivos imediatos. Ele pode ser definido alternativamente como um plano financeiro das operações da em-presa em um período de tempo definido e como um instrumento de controle de custos e mensuração de desempenhos.” (S.d., p. 75)


PRÉ-EVENTO

46

Focando no campo da comunicação social, é fácil perceber como o planejamento orçamentário é fase fundamental para toda e qualquer ação estratégica. Ela não dita os meandros de um projeto, mas possibilita a projeção de perspectivas e de prognós-ticos no tocante a investimentos, receitas e despesas.

Os modelos de orçamento variam de acordo com o perfil da instituição e do profis-sional responsável. O mais comum é fazer orçamentos com todo o detalhamento de estimativas por projetos específicos de ação, mas sempre devem fazer parte de uma previsão anual de despesas. Dessa forma, não existe uma formula pronta: cada pla-nejador deve encontrar a melhor maneira para estimar os custos e de aplicação dos recursos. Para manter a qualidade de um planejamento orçamentário, Kunsch indica que o procedimento mais adequado é fazer três cotações de preços no mínimo, de três concorrentes considerando preço, qualidade e experiências anteriores com o serviço ou produto. No caso de órgãos públicos, o coordenador deverá ter o conhe-cimento da Lei 8.666/93, que dispõe sobre processos licitatórios. Abaixo um modelo de orçamento desenvolvido por Kunsch, em seu livro Planejamento de Relações Opublicas na Comunicação Integrada (p. 348):

PLANILHA DE CUSTOSRECURSOS HUMANOS

N° FUNÇÃO TAREFA CUSTO OBS.

RECURSOS MATERIAIS

IMOBILIZADOS E PERMANENTES

N° INFRA-ESTRUTURA FÍSICA MATERIAIS / EQUIPAMENTOS CUSTO OBS.

MATERIAIS DE CONSUMO

N° MATERIAL CUSTO OBS.


CAPÍ

TULO

4

PRÉ-EVENTO

47

ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO

Para a divulgação do evento é necessário analisar o público convidado e a infra-es-trutura do local. Não adianta veicular em mídia nacional um evento que acontecerá num auditório que comporte 100 pessoas. Por outro lado, para preencher o mesmo auditório não se deve convidar menos de 130 pessoas. É preciso ter em mente que no máximo 90% dos convidados comparecerão ao evento. Em geral, calculamos uma queda de 20%. Mas há eventos em que a abstenção é bem maior. Portanto, não há uma fórmula para esse cálculo. É necessário analisar algumas variáveis como o tema abordado, o público, o horário e local do evento.

Assim, um bom planejamento deve analisar o perfil do público que se pretende atingir e, então, traçar uma boa estratégia de divulgação. Lembre-se, ainda, que você es-tará divulgando não apenas um evento, mas também a imagem da instituição. Adé-que as peças de divulgação e as mídias conforme o orçamento disponível. E esteja atento à antecedência com a qual o evento deve ser divulgado. Existem solenidades que devem ser divulgadas com bastante antecedência, já outras, é mais indicado divulgar próximo à data do acontecimento. Lembre-se de prever o tempo de criação e produção das peças e adequar o calendário à situação da sua empresa.

O primeiro passo é definir os segmentos da sociedade que serão convidados, como por exemplo autoridades (da área ou em geral); profissionais da área; clientes e/ou potencias clientes; fornecedores; funcionários; ex-diretores;ex-colaboradores; par-ceiros; amigos e familiares; imprensa; representantes do governo.

Definido o público no nível macro, partimos para a segunda etapa, construir a estra-tégia de divulgação mais adequada ao contexto. Conforme Kunsch

“Tem de ser elaborado um plano de comunicação dirigida e de comunicação para a mídia, dependendo da amplitude dos objetivos do evento (...) defini-do qual o conteúdo da mensagem e como vendê-la aos públicos previstos. Definem-se também quais os meios a serem utilizados e de que forma se fará a veiculação.” (KUNSCH, 2003, p. 387)

Por fim, a construção do mailing, que deverá constar nome, cargos, endereços com-pletos, telefone e/ou e-mail.

O estilo do convite ou da peça de divulgação deve se adequar à cerimônia e ao público. É importante ressaltar que será o primeiro contato com o evento, portanto


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ele deve apresentar ao convidado exatamente do que se trata e como será o aconte-cimento. Do mais criativo ao mais tradicional todos os estilos são bem-vindos, desde que de bom gosto, inseridos na identidade visual da empresa e que transmitam ao convidado precisamente o que a instituição tem como objetivo. É imprescindível que no convite conste todos os dados da realização do evento, tais como data, local e horário.

Os materiais informativos, convites e demais peças de divulgação, podem ser:

Impressos: contêm os dados da cerimônia específica. Abrangem desde os convites tra-dicionais às peças publicitárias mais ousadas. Por exemplo, se o evento for o lançamento de um modelo de carro para clientes VIPs, que tal enviar o convite no formato do próprio carro? Nessa categoria abrangemos folders, anúncios publicitários, cartazes, banners, circulares, boletins, folheteria, convites individuais, etc. O convite individual, pode ainda conter infor-mações como nome completo do homenageado, solicitar confirmação de presença, solicitar apresentação do convite, indicar presença de alta autoridade, definir traje. Mais uma vez ressaltamos a necessidade de avaliação do evento e do público. Anunciar em revistas e jornais requer alto investimento, avalie criteriosamente os objetivos institucionais.

Semi-impresso: o convite é impresso com espaços em branco para preencher apenas o nome do convidado (mais personalizado) ou, ainda, para se preencher também os dados do evento (local, hora, data, etc). Geralmente, nesse tipo de convite coloca-se uma etiqueta contendo todas as informações.

Carta ou ofício: um convite muito formal e pouco usado nos dia de hoje. Usado apenas para convidar um superior e deve ser entregue pessoalmente.

Telefone: Apenas quando não há tempo para entrega do convite impresso. O telefone usu-almente é uma ferramenta de apoio. A empresa pode ligar para confirmar o recebimento do impresso e, caso a resposta seja negativa, deve-se desculpar, reforçar o convite e enviar o convite novamente, ou até mesmo uma versão virtual.

Virtual: é muito comum recebermos convites por e-mail. Por isso, é preciso estar atento a essa forma de divulgação, pois muitos endereços de e-mail já encaminham esse tipo de mensagem para a caixa de lixo eletrônico e não há como certificar o recebimento e a leitura da mensagem. É indicado para divulgação ampla de um evento, para um grande número de pessoas e segmentos variados. Em geral, enviamos convite dessa forma para pelo menos o dobro de pessoas que esperamos ter no evento, porque a abstenção costuma ser altíssima. Além do e-mail, a grande ferramenta moderna para atingir um grande público é a divulgação nas redes sociais. Caso essa mídia atenda aos objetivos institucionais, invista na peça.

Divulgação em rádio e televisão: só indicamos esses tipos de divulgação para eventos de grande porte. Além disso, deve ser levado em conta que o orçamento para essa divulga-ção deve ser grande, pois a produção e veiculação das peças para essas mídias é de custo bem elevado.


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Claro que os modelos tradicionais oferecem menor risco, mas a ousadia pode im-pressionar e marcar ainda mais seus convidados. Por fim, destacamos que o convite ou a peça de divulgação além de informar o acontecimento, tem como objetivo des-pertar o interesse do público a participar da solenidade. Fique atento à adequação de estilo (linguagem e layout). Uma boa estratégia é analisar quão atrativo se mostra o evento através do convite escolhido. Imagine se você recebesse o convite produzido. Teria vontade de comparecer ao evento? Ou seria mais uma propaganda que você recebeu no dia? Adapte quantas vezes for necessário e lembre-se daquele ditado: “A primeira impressão é a que fica!”.

ASSESSORIA DE IMPRENSA

“Serviço prestado a instituições públicas e privadas, que se concentra no envio freqüente de informações jornalísticas, dessas organizações, para os veículos de comunicação em geral. Esses veículos são os jornais diários; revistas semanais, revistas mensais, revistas especializadas, emissoras de rádio, agências de notícias, sites, portais de notícias e emissoras de tevê”.(Manual de Assessoria de Comunicação – Federação Nacional dos Jorna-listas)

A imprensa conquistou um espaço consolidado e de credibilidade na informação da população brasileira, além de uma extraordinária força difusora, atingindo principal-mente pessoas que exercem maior influência intelectual e que interferem na forma-ção da opinião pública. Daí surge a importância de um bom relacionamento com a imprensa, que se torna mais eficiente com colaboração de uma assessoria.

A assessoria de imprensa é o setor responsável pela construção do relacionamento da empresa junto aos meios de comunicação, e que busca o reconhecimento da corporação no mercado. Para isso, a assessoria de comunicação realiza o envio continuo de informações noticiosas (press-releases) e não comerciais, como forma de atrair o interesse e a cobertura jornalística dos meios de comunicação para o tema e conquistar espaço editorial espontâneo em mídias eletrônicas ou impressas.

Como a informação de qualidade é uma ferramenta vital para todo e qualquer veículo de comunicação, o preparo das empresas para produzir informação qualificada se torna uma ferramenta extraordinária para tornar público as atividades que a mesma executa. Sendo o assessor de imprensa um profissional que compreende e conhece as peculiaridades das redações, sabendo captar o que é de interesse dos veículos


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e da sociedade, ele poderá atuar de forma eficiente para projetar a importância da atuação da empresa.

Destaca-se, ainda, a importância da continuidade do trabalho de uma assessoria. Essa continuidade permitirá à empresa criar um vínculo de confiança com os veícu-los de comunicação e sedimentar sua imagem de forma positiva na sociedade. Caso algum veículo de comunicação se interesse pelo assunto divulgado pela assessoria de imprensa utilizará o texto para publicar notas ou agendar entrevistas, trazendo mais conhecimento da sociedade a respeito da empresa.

Lembramos que tanto a publicação de notas, como o agendamento de entrevistas e a publicação posterior de informações, são gratuitas para os tanto para os meios de comunicação quanto para os sujeitos das matérias. É o que mais acima havíamos chamado espaço editorial espontâneo. Não se paga por essa publicação. Se paga para a assessoria trabalhar de forma a atingir tal resultado.

De acordo com o Manual de Assessoria de Comunicação da Federação Nacional de Jornalistas, são funções da assessoria de imprensa:

elaboração de press-releases, sugestões de pauta e press-kits;

relacionamento formal e informal com os pauteiros, repórteres e editores da mídia;

acompanhamento de entrevistas de suas fontes;

organização de coletivas;

edição de jornais, revistas, sites de notícia e material jornalístico para vídeos;

preparação de textos de apoio, sinopses, súmulas e artigos;

organização do mailling de jornalistas;

clipping de notícias (impressos, Internet e eletrônicos);

arquivo do material jornalístico;

participação na definição de estratégias de comunicação.

O manual também traz pontos específicos sobre os produtos e serviços que podem ser oferecidos por uma assessoria de imprensa. Essas ferramentas devem ser con-sideradas pelo coordenador do evento, que irá indicar no planejamento quais são adequadas para as estratégias traçadas.


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SAIBA MAIS...

Proposta/sugestão de Pauta - Informe sucinto enviado aos veículos de comunicação a respeito de determinado assunto de interesse para o veículo e à sociedade.

Release – Ferramenta que a Assessoria usa para organizar as informações que está divulgando. Trata-se de um texto, cuja essência é a informação.

Mailling list de Jornalistas - Listagem atualizada com nome, editoria, fax, telefone, e-mail de jornalistas.

Contato com a Imprensa - Normalmente feito por telefone para aprofundar informações envia-das por e-mail ou confirmar presenças em coletivas, marcar encontros com assessorado etc.

Pasta de Imprensa (Press Kit) – Textos e fotos para subsidiar os jornalistas de redação com informações, normalmente usadas em entrevistas coletivas, individuais ou feiras e eventos.

Entrevista Exclusiva – São oferecidas a um único veículo de comunicação. A iniciativa costuma valorizar a informação e conquistar espaços mais qualificados de mídia espontânea.

Entrevista Coletiva – Convocada quando o assessorado tem informações importantes para todos os veículos. Só deve ser organizada quando o assunto for muito relevante para o setor representado e/ou de interesse público.

Clipping Impresso, Clipping Eletrônico e em Tempo Real (on-line) - Levantamento das maté-rias publicadas nos veículos de comunicação. Organizados a partir da leitura, acompanhamento e seleção das notícias que interessam ao assessorado.

Súmulas - Relação dos assuntos divulgados indexada por: veículo, título da matéria e página (quando impresso), programa e horário (TV ou rádio), endereço eletrônico (Internet).

Sinopse - Resumo das notícias veiculadas nos Jornais e Revistas de maior circulação. Também se faz resumo de publicações específicas da área de interesse do assessorado.

Análise - O assessor faz a sua leitura do material coletado, analisando o teor do que foi publicado.

Textos Técnicos e Científicos - Cabe ao jornalista somente a revisão – e adequação da lingua-gem, quando for o caso - em conjunto com os profissionais técnicos da área responsável pela elaboração.

Vídeos e Filmes Institucionais - O assessor deve definir o conteúdo das peças junto com o assessorado e organizar o briefing a ser passado para o produtor. Deve, ainda, acompanhar e aprovar o roteiro e a edição da peça.

Discurso – Pesquisa, redação e revisão.

Sites - O jornalista deve atuar na definição do conteúdo e atuar na “edição das páginas”, assim como na aprovação do design do site feito por profissionais especializados.

Jornais e Revistas – Esses produtos são de cunho jornalístico e voltados para o segmento no qual o Assessor de Imprensa atua e que serão distribuídos para um público específico. Esses ve-ículos informam as ações da entidade/empresa e os conceitos e opiniões afeitos ao público leitor.


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Outros cenários importantes sobre a assessoria de imprensa

Não é a assessoria que irá impulsionar o projeto do evento. Pelo menos não dire-tamente, já que a função do setor não é garantir o sucesso do empreendimento, e sim posicionar e reforçar a imagem da empresa no mercado, tornar suas idéias conhecidas pelo seu público.

Neste ponto, é importante destacar a importância da inserção do assessor de im-prensa em uma equipe e/ou setor de comunicação que identifique e conheça bem o público da empresa.

Como não há garantias que as informações enviadas pelo assessor sejam publica-das pela mídia, é preciso buscar os veículos que se aproximem do público desejado pelo evento, aumentando as chances de que as informações enviadas chamem a atenção do veículo, já que uma matéria sobre o assunto seria de interesse dos seus leitores, ouvintes, telespectadores, etc. Em resumo, não espere que seu assessor de imprensa seja um lobista, espaço editorial é diferente de publicidade (pela qual se paga). Trabalhe com ele para gerar assuntos interessantes o público do evento.

Neste momento você deve estar pensando: então não seria mais fácil e rápido pagar pela publicidade? A resposta é sim. Entretanto, o espaço editorial possui mais credi-bilidade. Lá vai estar a opinião do jornalista, algumas vezes do próprio veículo, e por isso mesmo este espaço não tem preço. Conquistá-lo com informação de conteúdo e qualidade se torna uma publicidade muito mais forte e marcante do que o espaço reservado para vendas. Qualquer empresa pode comprar um espaço publicitário. Ter sua empresa ou seu evento descritos por um jornalista de credibilidade tem um efeito muito maior.

Quando a imprensa demonstrar interesse em buscar você e sua empresa como fon-te, é importante estar disponível, atender ao pedido com naturalidade, transparência e objetividade, principalmente se a situação for de crise. Não adianta buscar um espaço na imprensa e não ter tempo para atendê-la.

Busque a ajuda do seu assessor de imprensa para não se sentir constrangido ou com medo de passar informações erradas ao falar com o repórter. Lembre-se que não é possível pedir ao repórter para ler a matéria antes dela ser publicada. Uma vez passada ao jornalista, a informação pertence a ele.

Por isso é tão importante estar bem preparado, ter informações seguras e consisten-tes. Conhecer números a respeito da empresa e do mercado, projeções e tendências para o futuro, ter em mãos documentos necessários para comprovar fatos aborda-


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dos, tudo isso reforça a posição do entrevistado. Lembre-se de que nem sempre a entrevista é concedida em períodos positivos e de crescimento dos negócios. Mo-mentos de crise também podem ser assunto de interesse da mídia e da sociedade. Dar esclarecimentos em tempo hábil, de forma segura, poderá amenizar os efeitos do mau momento sobre a imagem da empresa. Por fim, coloque-se à disposição do repórter para complementar alguma informação necessária após a entrevista.

Após descrever como deve ser a relação da sua empresa com a assessoria de im-prensa, acreditamos que já tenha ficado clara a necessidade de que o assessor seja um profissional de confiança da empresa, já que ele deve estar sempre informado sobre todas as informações relativas à instituição.

ESTRATÉGIAS PROMOCIONAIS

MATERIAL PROMOCIONAL

O material promocional de um evento, nada mais é do que brindes que são distribu-ídos gratuitamente para os participantes. Em geral, são usados cadernos, canetas, pastas, sempre trazendo neles impressos o nome e o logotipo da empresa. Podem conter informações complementares, dependendo do material, seu tamanho, etc.

Não existem regras específicas a respeito do uso desse material, contudo, isso não diminui a importância do seu uso. Sua aplicação deve ser planejada no contexto do evento e do posicionamento da empresa.

Existe uma gama quase infinita de produtos que podem ser usados, o que vale é a adequação aos objetivos institucionais. Claro que a imaginação pode contar muito para a apresentação do material e para que ele atinja o objetivo desejado. No entanto sugerimos que as aplicações de logomarcas sejam discretas, tornando o objeto mais elegante e de maior utilidade para o agraciado.

PATROCÍNIO

A escolha de patrocínio de um evento é uma decisão que deve ser tomada de forma planejada, para que os resultados atinjam os objetivos organizacionais de forma efi-caz. A escolha em patrocinar determinado evento deve seguir um roteiro básico, que avalie os seguintes aspectos:


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Credibilidade e capacidade gerencial do evento;

Viabilidade técnico-financeira;

Resultados previstos;

Impacto;

Retorno de imagem;

Grau de acesso do público estratégico da organização ao projeto patrocinado.

Para melhor visualização, confira o anexo do roteiro básico de proposta de patrocínio no final deste item.

O patrocínio vai muito além de um simples investimento financeiro, ele proporciona à organização a oportunidade de lidar com aspectos intangíveis, conseguindo, dessa forma, aproximar pessoas, criar empatia e despertar emoções e experiências positi-vas para o público.

Outro ponto importante a ser considerado é a continuidade das ações de patrocínio para que essas não se tornem apenas iniciativas isoladas e esporádicas. É neces-sário que se estabeleça um cronograma de longo prazo para que, dessa forma, a organização consiga se posicionar de forma consistente e solidificada na percepção do público.

Já a mensuração do patrocínio é uma questão ainda de difícil implementação, justa-mente pelo fato de haver muitos benefícios relacionados a valores intangíveis. Sobre esse aspecto, pode-se adotar duas posições: o método da oferta e o método da demanda. Segundo Kottler (1998) O primeiro avalia a extensão da cobertura na mí-dia; o segundo baseia-se na exposição relatada pelo público. É evidente que muitas vezes esses tipos de avaliação podem ser bastante onerosos e demandar muito tem-po. Uma alternativa a esse problema é a adoção de ferramentas gratuitas da internet como o Google Notícias, que permite acompanhar de forma prática a repercussão do evento que foi alvo de investimento.

Vale a pena ressaltar que é muito comum a confusão e o uso errôneo do termo patro-cínio na realização de eventos. De forma simplificada, podemos distinguir os termos patrocínio, apoio e realização.

A principal diferença está no fato de que o patrocínio ocorre quando uma organização investe dinheiro em um evento. No caso do apoio, esse ocorre quando a organização


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fornece elementos como: infra-estrutura, local ou equipamentos. Por fim, a realiza-ção se refere à empresa, entidade, ou organização que concebeu e está à frente da implementação do evento.

1. INFORMAÇÕES DA ENTIDADE

NOME C.N.P.J. N°

TELEFONES E-MAIL

ENDEREÇO COMPLETO

2. INFORMAÇÕES DO RESPONSÁVEL PELO PROJETO

NOME CARGO OU FUNÇÃO

TELEFONES PARA CONTATO E-MAIL

3. INFORMAÇÕES SOBRE O EVENTO

TÍTULO

LOCAL DE REALIZAÇÃO CIDADE / ESTADO

PERÍODO DE REALIZAÇÃO PÚBLICO - QUANTIDADE ESTIMADA

EMPREGOS DIRETOS E INDIRETOS GERADOS PÚBLICO-ALVO DO EVENTO - PERFIL

ACESSO AO EVENTO (MARCAR UMA OPÇÃO)

GRATUITO

PAGO VALOR DO INGRESSO R$

PARCIALMENTE GRATUITO PERCENTUAL DE INGRESSOS GRATUITOS: %

OBSERVAÇÕES

DESCRIÇÃO DO EVENTO (INCLUINDO OBJETIVOS, METAS E RESULTADOS ESPERADOS)

4. INFORMAÇÕES SOBRE A PROPOSTA DE PATROCÍNIO

VALOR GLOBAL DO EVENTO

DECLARO SEREM VERDADEIRAS AS INFORMAÇÕES FORNECIDAS ACIMA.

__________________________________________________________________(LOCAL E DATA)

___________________________________________________________________(ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL)



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CAPÍTULO 5 - ESPAÇO FÍSICO

A escolha do local do evento deve ser uma das primeiras providencias ao se pensar a execução de um evento. O ambiente da realização influencia diretamente no clima do evento e dita as condições de sua realização. Assim que o local for escolhido, deve-se providenciar a sua Planta Baixa, que será fundamental para o planejamento e o trabalho de todos os envolvidos no evento. Na Planta Baixa já deve ser espe-cificado o posicionamento de todos os elementos que compõe o espaço: portas e janelas, objetos decorativos, parede e divisórias, mobiliários, etc.

Deve-se preocupar em manter a arquitetura original do local afim de sempre pro-porcionar um visual adequado a cada formato de evento. No planejamento, deve-se levar em consideração os aspectos descritos a seguir.

ACESSO

É interessante trabalhar a familiaridade de todos os envolvidos - convidados, organi-zadores, fornecedores e prestadores de serviço – com o acesso ao local do evento. Deve ser de conhecimento de todos as possíveis rotas, bem como as condições das mesmas. Possíveis obras, retenções nas vias e congestionamentos do transito de-vem ser consideradas para que tais percalços não prejudiquem a programação. No caso de áreas e espaços de pouco conhecimento pelo público, é interessante a dis-tribuição de mapas explicativos a fim de auxiliá-los no entendimento sobre o acesso.

CARGA E DESCARGA

Como eventos estão condicionados à utilização de um volume considerável de equi-pamentos, materiais e mobiliários, os momentos de carga e descarga merecem uma atenção especial. Cabe ao planejador do evento prever os fluxos para o transito des-ses materiais, refletindo sobre algumas questões: Para o local do evento, veículos de que porte conseguem acesso? Eventos em locais não urbanos, ou um simples portão de acesso, podem limitar a passagem de veículos muito grandes. Caso ocor-ra, deve-se prevenir a transportadora quanto às limitações do local.

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Os horários para Carga e Descarga também devem ser planejados. Em grandes centros urbanos a prática de carga e descarga de materiais, bem como o transito de caminhões, são regulamentadas a fim de não influenciar no ritmo normal do fluxo de veículos. Dessa forma, deve-se atentar às normas das vias ao entorno do local do evento. Ainda em relação ao horário de carga e descarga, para maior eficiência do serviço, deve-se combinar com as transportadoras e fornecedores uma escala para a execução. Isso evitará possíveis congestionamentos nos fluxos de materiais, e da mão de obra, tornando-o mais eficiente e menos conturbado.

ESTACIONAMENTO

O serviço de estacionamento muitas vezes é um ponto crítico para o sucesso de um evento. Deve-se averiguar se existe o espaço na área e se ele comporta todos os participantes previstos. Caso ele atenda a essas condições, deve-se ter conhecimen-to se o serviço é terceirizado, e caso seja cobrado pelo serviço, poderá ser firmado um convênio para diminuição de valores, para vagas especiais, etc.

É importante analisar o perfil do público que comparecerá ao evento, mas, em geral, calcula-se um terço de carros para o número de pessoas esperado. Caso o espaço de estacionamento não seja suficiente para todos os convidados, deve-se estudar a melhor maneira de disponibilizá-lo: Se será por ordem de chegada, ou reservado para convidados especiais com nome na lista, etc. Todas essas questões devem ser informadas previamente aos convidados a fim de se evitar possíveis surpresas e constrangimentos.

COZINHA

Caso conste na programação do evento serviço de alimentação, é importante que as dependências do local estejam equipadas para a realização do mesmo. No caso de cardápios mais elaborados, que exigem o preparo no momento do evento, é ne-cessário que o espaço do evento ofereça equipamentos de armazenamento, con-servação e preparo dos alimentos. A empresa responsável pelo fornecimento dos alimentos deve informar as máquinas necessárias para o preparo dos alimentos e cabe aos planejadores providenciar.

É comum encontrar locais que não ofereçam o espaço adequado de cozinha para



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a estrutura do evento. Nesses casos, prepara-se outro ambiente momentaneamen-te para atender a essa necessidade, observando os seguintes critérios: Há local para o armazenamento dos alimentos, como refrigeradores e armários? É possível o acesso de todo o equipamento necessário? Há pontos de energia e iluminação suficientes? Possui ventilação adequada, permitindo o escoamento de odores e fu-maça? Possui armazenamento adequado de resíduos líquidos e sólidos? O lugar está devidamente asilado, ou seja, os convidados não conseguem visualizá-lo? Caso todas as perguntas tenham sido respondidas positivamente, o local é adequado para a montagem da estrutura de cozinha.

PISO

Os pisos dos espaços utilizados para a realização de eventos não deverão ser pin-tados, perfurados ou escavados. O uso de carpetes ou qualquer tipo de cobertura deverá ser feito com acabamento especial, afixado de maneira não permanente ou danosa à estética do piso e de fácil remoção, como através de fitas dupla-face.

Para montagens de pisos e elementos de alvenaria, sugere-se a proteção do piso, por lona plástica ou material similar. É comum o uso de tablados de madeira para elevação de pisos de estandes, no caso de feiras e eventos similares. A altura con-vencional destes tablados é de 10 cm.

Também, no piso de acesso ao local deverá constar rampa de acesso de deficientes físicos.

PAREDES DIVISÓRIAS

Caso seja necessário a montagem de estandes no local do evento – no caso de feiras – e o local do evento não disponha de paredes divisórias, a estrutura deve ser projetada se atentando a algumas conformidades:

A altura mínima padrão das paredes é de 2,20m e a altura máxima padrão é de 3,80m;

Paredes de vidro devem conter sinalização de segurança;

Toda e qualquer abertura que o estande contiver, para encaixe de condicionadores de ar, circuladores, vídeo-wall, etc., deverá ser devidamente acabada;

A fiação elétrica deverá estar devidamente instalada, acabada, isolada e embutida.

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INSTALAÇÃO ELÉTRICA

Tomadas disponíveis, fontes de energia e a voltagem do local deve ser de conheci-mento de todos os envolvidos no planejamento, montagem e fornecimento de ma-teriais.

SEGURANÇA

Atendendo a normas de segurança, os locais de realização de eventos devem res-ponder a alguns requisitos, apresentando:

Portas de saída de emergência e Rotas de fuga devidamente sinalizadas;

Placa informativa sobre o número limite de pessoas para estas áreas (capacidade física);

Extintores de incêndio devidamente posicionados, identificados e sinalizados, obedecen-do às normas técnicas do corpo de bombeiros, lembrando que os extintores usados são os de PÓ QUÍMICO e de CO2;

Deve-se restringir o fumo em ambientes fechados;

Disponibilizar acesso a ambientes próprios para o fumo.

Para Equipamentos de Projeção Individual- EPI´s, deve caber ao prestador de ser-viços e/ou montador, fornecer a seus empregados e/ou contratados os EPI`s ade-quados aos riscos do ambiente de trabalho de montagem e desmontagem de equi-pamentos. Estes equipamentos deverão estar em perfeito estado de conservação, utilização e funcionamento, garantindo a total segurança dos trabalhadores e demais pessoas que encontrarem-se no local de montagem. A montagem de elementos aé-reos, tanto em áreas externas, quanto em áreas internas, deverá ser realizada dentro das normas de segurança do trabalho.

SINALIZAÇÃO

Pode parecer óbvio, mas é comum esse item passar despercebido. Portanto, desta-camos aqui sua importância. É fundamental produzir uma sinalização clara e visível para seu evento.

É corriqueira situação em que participantes do evento se atrasem ou se percam num



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prédio porque não conseguem achar a sala da reunião ou o auditório da palestra. Por isso, fique atento a esse detalhe que, sem dúvidas, pode fazer toda a diferença. Uma boa dica é criar o padrão para sinalizadores que você poderá utilizar nos eventos organizados pela sua empresa. Ou, se possível, desenvolver a identidade visual do evento.

Percorra todo o local do evento e tente se imaginar no local pela primeira vez. Pense nos ambientes, no caminho até a entrada, indicação de sanitários, e assim, por dian-te. Procure o local de melhor visibilidade e produza toda a sinalização necessária. Se houver tempo, escolha um colega e leve-o ao local. Ele poderá lhe dizer se ainda ficaria perdido ou se a operação foi um sucesso. Outro ponto importante sobre a sinalização é observar os sinais de segurança do espaço, tais como saídas de emer-gência, extintores de incêndio e escadas.

AMBIENTAÇÃO

É importante ressaltar que a montagem do local reflete o empenho da instituição ao preparar o evento e, mais, a ambientação deve oferecer conforto para os presentes. Não se pode esquecer que o evento traduz a imagem da organização, portanto, é imprescindível que o coordenador esteja atento a detalhes como número de assen-tos necessários para o tipo de evento, instalação de ventiladores ou ar-condicionado, infra-estruttura de sanitários, limpeza do local, entre outros. Se forem utilizadas ban-deiras, é necessário estar atento à legislação que regulamenta a disposição e a utili-zação da bandeira nacional (Lei 5.700, de 01/09/71, Lei 5.812 de 13/10/72 e Decreto 70.274, de 09/03/72).

São muito utilizadas como peças de decoração as plantas e as flores. É fundamental certificar que são arranjos discretos e baixos, para não chamarem mais atenção que a solenidade em si e não obstruir o campo de visão de quem preside a cerimônia e dos convidados. Além disso, painéis além de informativos e destacar logomarcas dos envolvidos no projeto, também desempenham importante papel na composição do ambiente.

A decoração é um dos itens que requer maior investimento na organização dos even-tos. Entretanto, não estamos falando aqui simplesmente de escolher flores ou a cor da toalha de mesa. Nos referimos a todo o conjunto de ambientação, que deve ser adequada ao público, a identidade visual do evento e da instituição e, principalmente, que seja capaz de construir um ambiente agradável para que os convidados sintam prazer em participar do empreendimento.

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RECURSOS HUMANOS 61

CAPÍTULO 6 - RECURSOS HUMANOS

A contratação de profissionais ou empresas especializadas para a prestação de ser-viços pode comprometer ou, ate mesmo, garantir o sucesso do seu evento. Por isso, sugerimos que antes de contratar você confira a experiência ou até mesmo busque referências com pessoas de sua confiança ou empresas especializadas na realiza-ção de eventos.

CHEFE DO CERIMONIAL

“Cerimonial ‘é a técnica de conduzir cerimônias, assim como a seqüência lógica de programas, recepção, acesso a um evento e outros fatos’, assim descrito por Estelita Lins (1991). (...) Cerimonial, Protocolo e Etiqueta são três expressões que reúnem tudo o que é relativo à preparação e execução, tanto de atos oficiais, como de caráter privado.” (FERRARI, 2004).

É nesse cenário que surge o papel importantíssimo do chefe do cerimonial. Esse profissional tem o papel de planejar, organizar e coordenar o evento, em todas as etapas.

É ele quem vai verificar se a realização do evento está de acordo com o planejamen-to e, mais ainda, ele é incumbido de coordenar os demais profissionais e garantir o sucesso de todas as atividades planejadas.

Por mais minucioso que seja o planejamento e a organização de um evento, impre-vistos e incidentes podem acontecer. É de sua responsabilidade prever e analisar todas as variáveis que envolvem a cerimônia. Por exemplo, se um evento será re-alizado a céu aberto é responsabilidade do chefe do cerimonial prever um segundo plano caso venha a chover no local. Assim, é responsável por aprovar desde a esco-lha de horário e local que se dará o evento, até delegar funções e supervisionar os trabalhos que estão sendo executados.

Cabe ainda ao chefe do cerimonial fazer um levantamento de todos os recursos necessários: financeiros, de pessoal, logísticos, operacionais, enfim, toda a estrutura exigida para a implantação do evento. À esse profissional está atrelada também a responsabilidade de definir o roteiro seguindo o protocolo, normas de precedência e legislação específica de cada solenidade.

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MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES 62

MESTRE DE CERIMÔNIAS

A figura do mestre de cerimônias é comumente confundida com a do chefe do ce-rimonial, culminando no acúmulo de duas funções importantíssimas, que exigem dedicação total para quem as desempenham, comprometendo, inclusive, o sucesso do evento.

O chefe do cerimonial exerce a função de coordenador do empreendimento e dos profissionais nele envolvido. O mestre de cerimônia é quem conduz o evento, exerce o papel de orador e apresentador. Ele conduzirá o evento seguindo a pauta elabora-da pelos organizadores.

“Nobres à frente, súditos atrás, assessores ao lado, o anunciador em des-taque. Era o início do cerimonial, do protocolo, da solenidade e da figura do mestre de cerimônias.” (MEIRELLES, 1998. Apostila “Mestre de Cerimônias” - curso ministrado em São Paulo)

O mestre de cerimônias não apenas uma pessoa que lê um texto. Ele é um profissio-nal que deve conduzir o evento. Portanto, precisa ter postura adequada ao papel que desempenha, ter boa oratória e saber se dirigir e conquistar a platéia – sem aparecer!

Para exercer bem essa função é essencial conhecer o que faz, ter jogo de cintura para contornar os imprevistos e se preparar previamente para cada cerimônia. Co-nhecer a pauta e o local antes do evento são condições primordiais, até mesmo para que o profissional esteja seguro na hora de desempenhar sua atividade.

PALESTRANTES E EXPOSITORES

É imprescindível que palestrantes e expositores estejam conscientes do objetivo or-ganizacional com a produção do evento. Portanto é recomendável um briefing antes da contratação desses profissionais.

Além disso, é determinante o conhecimento da experiência e do currículo desse profissional antes da sua contratação.

Verificado o gabarito de competência para atingir os objetivos institucionais, cabe ao organizador do evento verificar e atender às demandas, providenciando a infra-

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RECURSOS HUMANOS 63

-estrutura necessária desse profissional com intuito de garantir o sucesso do em-preendimento (como testar apresentações e providenciar equipamentos requisitadas pelo mesmo).

RECEPCIONISTAS

A recepção é a primeira fase de toda cerimônia. Geralmente do sexo feminino, as recepcionistas prestam serviço de apoio aos convidados de um evento. Cabe a elas dar informações, e orientar o público de acordo com a própria especificidade do evento.

As recepcionistas devem ser bem treinadas para receber dar melhor forma possível os convidados e se colocar à disposição para o que for necessário (como indicar lugares e dar informações solicitadas pelo público). Portanto, devem conhecer o local do evento e, de preferência, estarem uniformizadas, com roupas que possibilite a fá-cil identificação das mesmas - claro, roupas adequadas à função que desempenham (com cores discretas, não muito justas, curtas ou decotadas).

No caso de mesas ou assentos marcados, elas são fundamentais para direcioná-los aos lugares corretos, assim como na distribuição de brindes.

No caso de eventos com mesa diretiva, elas podem auxiliar os componentes da mesma, no manuseio de microfones, documentos e cadeiras, durante todo o evento.

GARÇONS

O número de garçons geralmente é estipulado como 1 para cada 15 a 25 convidados em coquetéis e eventos em que grande parte dos convidados permanecem em trân-sito ou em pé. Para eventos em que os convidados permanecem predominantemen-te sentados, como jantares, calcula-se 1 garçom para cada grupo de 12 convidados.

Além disso, em eventos em que haja composição de mesa, seja de autoridades ou de expositores/palestrantes é indispensável que haja o serviço de garçons para servir água para os mesmos. Atualmente, é de praxe que o garçom abra a garrafa de água, e sirva sua respectiva taça, na presença do contemplado, para evitar suspeitas de sabotagens.

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MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES 64

BRIGADISTAS

A inobservância de normas e legislações inerentes a um evento pode gerar uma grande dor de cabeça para os executores, com conseqüências graves para a ima-gem da instituição.

Muitas vezes os planejadores ignoram os aspectos legais exigidos por órgãos go-vernamentais a fim de simplificar e desonerar a execução de eventos. Um exemplo desse descaso é a contratação de brigadistas para resguardar os participantes do evento, que nem sempre é efetuada por todos os planejadores. Manter equipes de bombeiros, proporcionais às dimensões do evento, nos termos da legislação em vi-gor é fundamental para garantir segurança e tranqüilidade.

De acordo com a Norma Regulamentadora NR-23 (Proteção Contra Incêndio) da portaria 3.214/78 do Ministério do Trabalho, é necessário implementar a gestão da segurança por medidas técnicas de prevenção.

No entanto, são as leis Estaduais que realmente definem e especificam como isso deve ser feito. No caso do estado de Minas Gerais se aplicam as Leis estaduais no 14.130/2001 e no 44.270/2006. O número de brigadistas em relação ao público estimado obedecerá à proporção de um profissional para cada quinhentas pessoas.

SERVIÇOS GERAIS

É indispensável o serviço desses profissionais pré e pós evento para garantir a limpeza do espaço utilizado. Além disso, não se pode esquecer a necessidade de pessoas que fiquem responsáveis pela higienização dos sanitários, garantindo que papel higiênico, papel toalha e sabonetes sejam repostos durante todo o evento.

CARREGADORES E MONTADORES

Geralmente os próprios fornecedores de materiais já incluem em sua ordem de servi-ço a previsão de carregadores e montadores. No entanto, em casos especiais pode ser necessário contratar colaboradores para carregar e montar partes específicas da infra-estrutura. É interessante buscar pelos profissionais mais habituados a trabalhar com determinado material, a fim de garantir o manuseio adequado e a eficiência.

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RECURSOS HUMANOS 65

“VASSOURINHAS”

Complementando o serviço dos profissionais de serviços gerais, esta função é muito importante para eventos que contam com alimentos e bebidas e um público expres-sivo.

Cabe às “vassourinhas” recolher todos os resíduos de consumo dos convidados: guardanapos, taças, embalagens, objetos quebrados, etc. Eles não fazem a limpeza pesada, mas são responsáveis por manter o ambiente limpo e agradável aos olhos.

SEGURANÇA

O número de profissionais de segurança (pessoal e material) geralmente é estipula-do como 1 (um) para cada 100 (cem) a 150 (cento e cinquenta) convidados.

Entretanto, para a contratação desse serviço é preciso analisar o tipo de evento em questão e, principalmente, o público. Eventos em que previamente tenha-se co-nhecimento de rivalidade acirrada é aconselhável contratar um maior número de seguranças.

Para normas técnicas de segurança, consulte o item “SEGURANÇA“ no capítulo 5.

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66 MANUAL DE EVENTOS ESTRATÉGICOS PARA PLANEJADORES INICIANTES 66

CAPÍTULO 7 - RECURSOS AUDIOVISUAIS

A utilização de recursos de som e vídeo é fundamental em praticamente todos os tipos de eventos.

Desde a simples reprodução de som ambiente até simulações 3D e convidados virtuais, estimulam o envolvimento de todos no momento e ajudam a esclarecer e reafirmar qualquer mensagem que se queira transmitir.

É fundamental que para qualquer equipamento de reprodução de som ou imagem seja acompanhado por técnicos de som e imagem, a fim de garantir a qualidade das transmissões.

Ë importante que os recursos audiovisuais utilizados sejam adequados ao tipo de evento. Por exemplo, a escolha do microfone não uma tarefa tão simples assim. Há diferentes tipos e deve-se analisar qual modelo se adéqua mais ao seu evento. Um dos tipos mais comuns é o de mão, que pode ser acompanhado por um pedestal de apoio. Este modelo permite bastante mobilidade, no entanto, caso o usuário tiver que se movimentar pelo espaço e manusear qualquer objeto ele não é prático.

Imagine um palestrante que se interage muito com a platéia, utiliza bem o espaço disponível e ainda enriquece o conteúdo apresentado com a demonstração de obje-tos? Se ele utilizar um microfone de mãos sua palestra pode ficar bem desajeitada. Nesse caso o ideal seria utilizar o microfone de lapela, que é bastante pequeno e se prende a roupa do usuário, deixando-o com as mãos livres.

O microfone de lapela também é o mais elegante para o uso de mestres de ceri-mônia. Ele não cria nenhuma interferência no campo de visão entre a platéia e o profissional que conduz o evento, deixando-o também de mãos livres para manusear o programa.

Outro modelo de microfone é o headset, que na verdade é o menos utilizado em eventos. Ele se apóia na orelha do usuário e uma haste se estende na lateral da face.

A escolha dos estilos musicais a serem reproduzidos em eventos que exigem tal recurso também deve ser feita com cuidado. A contratação de artistas musicais deve ser acompanhada de reflexões sobre o perfil do público e do evento. No caso de incertezas, o ideal é a contratação de um Dj, já que é possibilitado a esse profissional ajustar instantaneamente o estilo musical, de acordo com a resposta do público.

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67RECURSOS AUDIOVISUAIS 67

UTILIZAÇÃO DE OBRAS AUDIOVISUAIS

Conforme a lei do direito autoral, toda pessoa física ou jurídica que utilize música publicamente deve solicitar uma autorização prévia ao ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição), instituição responsável por arrecadar e distribuir os di-reitos autorais de execução pública musical.

Esta autorização se dá através do pagamento da retribuição autoral, podendo ser mensal (no caso de sonorização ambiental) ou eventual (no caso de shows/eventos).

SAIBA MAIS...

O cálculo do direito autoral é feito com base em critérios e parâmetros criados pela assembléia geral do ECAD, composta pelas associações efetivas integrantes. Esses critérios constam do regulamen-to de arrecadação e da tabela de preços do órgão.

Os valores variam de acordo com a atividade do usuário, com o tipo de utilização da música (ao vivo ou mecânica), área sonorizada e região sócio-econômica. Podem também ser calculado por meio de um percentual sobre a receita bruta. O cálculo pode ser feito através do website www.ecad.org.br .

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CAPÍTULO 8 - ALIMENTOS E BEBIDAS

É fundamental adequar o cardápio ao público e ao tipo de evento. Portanto, este-ja bem atento: não se deve oferecer um banquete num lanche de treinamento ou usar copos de plástico num coquetel. Outro ponto bastante relevante é o cálculo dos comes e bebes. Não exagere. O exagero de comida gera a sensação de fracasso de público. E, em hipótese nenhuma, encomende de maneira escassa. A falta e a simplicidade exagerada criam a impressão de descaso com o evento e, pior ainda, com as pessoas presentes.

Também não economize na equipe da cozinha e garçons. Não há nada mais desa-gradável que as filas ou ter que ficar esperando muito tempo para comer ou beber alguma coisa. Ninguém gosta e essas são variáveis que denegriram o seu evento. Mesmo que a palestra seja fenomenal, os convidados, pode ter certeza, vão falar mal da organização.

Por mais incrível que pareça é um dos alvos de maior reclamação do público. Ofe-recer qualquer tipo de alimentação ou comemoração festiva deve agregar pontos a favor da instituição e não gerar impressões negativas. Não consistem em um ele-mento obrigatório e só deverá ser realizado para agregar ainda mais valor ao evento e à imagem institucional.

Esse é um item que se enquadra no conselho: “Se não é pra fazer direito, não faça!”. Caso sua empresa não disponha de verba suficiente, muitas vezes é melhor servir apenas um café e água. É elegante e minimiza os riscos.

Por fim, é importante lembrar que a escolha do menu deve ser minuciosa. Em qual-quer tipo de cardápio é obrigatório conter bebidas com e sem açúcar. Além disso, existem pessoas com alergias gravíssimas a certos tipos de ingredientes, e, com certeza, uma intoxicação alimentar é item dispensável em qualquer evento. Alergias mais comuns são a leite e a frutos do mar. Por isso, uma boa saída é sempre colocar visores que identifiquem as bebidas e os alimentos servidos. Há ainda muitas pes-soas vegetarianas, outras não comem carne vermelha, tem aquelas que não comem carne branca e, por aí vai. Por isso, ao elaborar o cardápio é necessário variar. É de praxe definir no menu opções vegetarianas, com carne vermelha e com carne branca. Em eventos com menor número de pessoas é delicado perguntar se os con-vidados têm alguma restrição alimentar.

Uma grande preocupação da maioria dos profissionais da área é se deve ou não

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servir bebidas alcoólicas nos eventos institucionais Não é proibido servir em eventos comemorativos, entretanto, para tomar essa decisão, é preciso analisar criteriosa-mente o objetivo do evento e o perfil do público. Caso opte por servir, é imprescindí-vel estabelecer um método de controle para que menores de idade sejam impedidos de beber. Por outro lado, não hesite em suspender a bebida, caso o nível alcoólico dos convidados possa comprometer seu evento.

Não podemos deixar de destacar, ainda, a importância da escolha dos fornecedo-res. Higiene, utensílios e ingredientes de qualidade são requisitos indispensáveis. Só sirva bebidas e alimentos para seus convidados se você estiver seguro quanto aos produtos oferecidos. Por exemplo, se optar por servir caipirinha, utilize uma pinga de qualidade. Não contrate um buffet que ofereça orçamentos pela metade do preço. Certamente um processo de intoxicação alimentar lhe custará muito mais que os gastos com um bom prestador de serviço. Isso, sem dimensionar o rombo que esse tipo de situação gera na imagem institucional.

CARDÁPIOS

CAFÉ RECEPTIVO, DE ENCERRAMENTO OU COFFEE BREAK

Geralmente, consistem em lanches não muito elaborados e são servidos, respecti-vamente, para receber os convidados, como fechamento da cerimônia ou então no intervalo. Pode ser servido no estilo self-service ou ter garçons nos pontos de Buffet. Uma boa estratégia para evitar aglomeração de pessoas num único ponto é fazer mesas separadas para os alimentos e as bebidas. Não é indicado servir bebidas alcoólicas.

BRUNCH

De origem americana, o brunch mescla café da manhã e almoço. Pode ser servido entre 10:00 e 14:00hrs. Requer um cardápio mais elaborado que o coffe-break pois será servido em substituição ao almoço. Esse tipo de cardápio sempre deve conter pelo menos 1 (um) item quente. Não é indicado servir bebidas alcoólicas.

ALMOÇO

Os almoços geralmente são oferecidos em datas comemorativas para a instituição ou para estreitar relacionamentos de negócios.

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Existem várias maneiras de servir, mas o mais importante, e indispensável, é obede-cer a ordem de precedência. O convidado mais importante obrigatoriamente será o primeiro! Se possível, organize um menu com entrada, prato principal e sobremesa.

Serviço à americana (self-service): os alimentos são dispostos num aparador e, tam-bém, os talheres, pratos e guardanapos.

Serviço à francesa: mesa posta e o garçom, pela esquerda do convidado, apresenta travessa com os talheres de serviço para que o próprio convidado se sirva. Deve-se calcular, em média 1 convidado para cada 8 convidados.

Serviço à inglesa: difere do serviço à francesa porque é o garçom que servirá o alimento para o convidado, procurando distribuir a refeição harmonicamente no prato.

Serviço à la carte: os pratos são preparados na cozinha e o garçom serve o prato já pronto para os convidados.

Lembrando os conselhos já dados, se você não dispuser do número adequado de garçons para desempenhar o serviço à francesa, à inglesa ou à la carte, sugerimos a primeira opção (à americana). Entretanto, é preciso analisar o perfil do público pois consiste em um estilo mais informal.

O almoço abrange uma gama enorme de possibilidades de cardápio. Cabe aqui o bom censo de adequar o menu à cada situação e infra-estrutra que o local disponha. Por exemplo, no dia mais quente do verão não será adequado servir uma feijoada. Mas por outro lado, nada impede de servir vinho - desde que harmonize com o car-dápio servido e seja um bom vinho! Principalmente, é muito elegante em eventos comemorativos que se faça um brinde, saudando a data. Claro que não é festa, não se pode esquecer que estamos num evento institucional, por tanto, nunca é demais ficar atento se algum convidado estiver exagerando. Se preciso for, peça ao garçom que, discretamente, evite servi-lo ou diminua a circulação da bebida.

Para receber estrangeiros, sugerimos oferecer um cardápio típico da região. Além de demonstrar o interesse em apresentar sua cultura é uma delicadeza e até mesmo forma de aproximação. Evite servir comida típica do país do seu convidado. Por exemplo, se for almoçar com uma comitiva de japoneses, não vá servir comida ja-ponesa, mesmo que você conheça o melhor sushi man do mundo. Sem dúvida, de um país para outro, por mais típica e bem feita que seja a comida é comum sofrer adaptações. Pode ter certeza que os japoneses conhecem muito bem um sushi e podem comer todo dia se quiserem. Mostre os hábitos culturais da sua região ou do seu país. Com certeza agregará muito valor ao encontro.

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JANTAR

A organização de um jantar segue regras bem parecidas ao almoço. Entretanto, trata de um encontro bastante formal. Talvez, por isso, não seja tão comum no mundo dos negócios.

Portanto, dificilmente caberá um serviço à americana nesse tipo de cerimônia. È muito importante também ficar atento ao horário, principalmente se no outro dia to-dos deverão acordar cedo. Analise com atenção o perfil do público. Outro ponto é a escolha do cardápio. Não se deve servir comidas pesadas à noite.

É permitido servir bebida alcoólica, mas eventos à noite são mais suscetíveis de exageros com as bebidas. Fique atento!

CAFÉ DA MANHÃ

Tal qual o almoço ou jantar, pode ser oferecido um café da manhã para um público determinado. Geralmente, são utilizados em eventos que objetivam aproximar os envolvidos. Por exemplo, o gerente pode convidar sua equipe para tomar o café da manhã na empresa para fazer uma reunião num cenário mais informal, solicitando maior empenho e dedicação dos seus funcionários.

O café da manhã deverá ser farto, incluindo frutas, iogurtes, sucos, pães, bolo, por exemplo. Refrigerantes não são aconselhados e bebida alcoólica é proibido.

CHURRASCO

Os churrascos são eventos marcados pela diversão e informalidade. O cálculo usual por pessoa é 350g a 450g de carne (lembrando de diversificar carne de boi, porco e frango), 500ml de refrigerante e 300ml de água. Apesar de churrasco referir-se a carne não podemos esquecer que existem pessoas vegetarianas e, até mesmo os mais carnívoros não comeram apenas carne durante todo o evento. Opções mais comuns são: mussarela, pão de alho, vegetais assados (como pimentão e cebola), arroz e vinagrete. Como sobremesa temos a banana com leite condensado e canela e abacaxi com provolone.

O mais indicado é que esse tipo de evento seja realizado durante o dia, começando por volta de 10:00, para que as pessoas tenham tempo de confraternizar, almoçar e finalizar não muito tarde.

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Caso seja decidido servir bebida alcoólica, a cerveja ou o chopp são os mais indica-dos. Calculamos por pessoa, respectivamente, 1,8L e 2,5L.

COQUETEL

Os coquetéis são eventos que acontecem no final do dia, para o fechamento de um evento por exemplo. Por serem realizados à noite, têm curta duração, cerca de 3 horas. Geralmente iniciam às 18:00 e terminam, no máximo, às 22:00.

Caracteriza-se por ser um evento dinâmico no qual os anfitriões procuram a dar atenção a todos os convidados, que ficam em sua maioria em pé. Trata-se de uma disposição que favoreça a circulação dos presentes.

Em geral, os comes e bebes são servidos em bandejas pelos garçons, mas pode-se utilizar um aparador como apoio. O cardápio mais adotado é o de salgados, mas pode-se servir um prato quente volante. Bebidas alcoólicas são permitidas.

CÁLCULOS

Calcular a quantidade de alimentos e bebidas necessária para a realização de um evento muitas vezes se configura como um “tiro no escuro”. O planejador se vê obrigado a adivinhar as quantidades baseado em fundamentos e argumentos incer-tos, que na maioria das vezes gera grandes sobras ou, no pior dos casos, falta de produtos a serem servidos. Esta situação pode ser evitada com uma análise mais aprofundada do perfil do próprio evento, ao considerar fatores como:

O dia da semana: O dia da semana é determinante para o comportamento de pessoas em um evento. Em dias úteis que compõem o início da semana, as pessoas tendem a ficar mais comedidas em relação ao consumo de bebidas alcoólicas e ao seu tempo de perma-nência no evento.

O horário: O horário também é determinante para o consumo de comidas e bebidas. No período da noite as pessoas geralmente não possuem compromissos posteriores e se sen-tem mais a vontade para degustar do cardápio, consumir mais massas e bebidas alcoólicas.

A estação do ano: No verão, bebidas como água e cerveja serão mais consumidas. Já no inverno, o consumo de vinhos e destilados será maior do que no verão.

A sonorização: Festas com música e shows ao vivo tendem a durar mais e o consumo consequentemente será maior.

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A razão do evento: Eventos comemorativos, como festas de fim de ano ou aniversário da empresa, tendem a ser menos formais o que deixa os convidados mais a vontade para o consumo. Em contrapartida, seminários e visitas empresariais raramente serão acompanha-dos por comportamentos exagerados.

A faixa etária predominante: Em geral os jovens comem mais que pessoas mais velhas e crianças exigem cardápios especiais.

O gênero predominante: Homens comem e bebem mais do que mulheres.

SUGESTÃO DE CÁLCULO

Após todas essas variáveis de cálculo, fica fácil perceber que não há uma fórmula exata para se planejar a quantidade de comidas e bebidas a serem servidas. No entanto, ousamos em estipular uma média. Caso alguma característica apresenta-da acima predomine em seu evento, faça as adaptações necessárias. Os valores discriminados abaixo não devem ser considerados separadamente. Deve-se usar o bom senso e as dicas fornecidas para se criar um cardápio saboroso e balanceado.

PLANILHA DE CÁLCULOSCOMIDA QUANTIDADE / POR PESSOA

SALGADINHOS E CANAPÉS 12 unidades

MASSA 200g

FRUTAS E VEGETAIS 120g

CARNE PARA CHURRASCO 400g

CARNE / PEIXE PARA ALMOÇO OU JANTAR 250g

ARROZ (CRU) 50g

DOCES 6 unidades

BOLO 60g

SORVETE 1 bola

BEBIDA QUANTIDADE / POR PESSOA

VINHO (ALMOÇO OU JANTAR) 1/4 garrafa

VINHO (COQUETEL) 1/3 garrafa

ESPUMANTE 1/2 garrafa

UÍSQUE 1/10 garrafa

CERVEJA 2 garrafas

REFRIGERANTE 500ml

ÁGUA 300ml

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CAPÍTULO 9 - PÓS EVENTO

O término do evento para os convidados não significa o término também para a equipe organizadora, já que é necessário desmontar toda a estrutura preparada. Os responsáveis pelos materiais utilizados devem contabilizá-los e prepará-los para a devolução ao local de origem. No caso de aluguel de materiais, é importante acordar previamente com o fornecedor como será feito o reparo dos materiais que forem contabilizados como perdas, quebras ou danos. É responsabilidade da contratária ressarcir essas perdas, e nessas situações a prática mais comum é o pagamento do custo do material perdido.

Também, o horário do material alugado ser recolhido pelos fornecedores deve ser combinado antecipadamente entre o próprio fornecedor, a contrataria e ainda com os responsáveis pelo local do evento. Um exemplo prático que ilustra a necessidade dessa prática pode ser observado em eventos que ocorrem nos fins de semana. É comum que fornecedores não pratiquem o recolhimento de materiais nos dias de domingo, uma vez que a mão de obra para isso geralmente tem custo maior nesse dia da semana. Nesses casos, há de se verificar com os responsáveis pelo local do evento se o adiamento para a busca dos materiais irá atrapalhar o funcionamento do espaço, já que ele poderá ser utilizado no período para outros eventos.

A limpeza do ambiente após o evento também deve ser planejada. Caso o local do evento não disponha desse serviço, há de se contratar uma equipe para a tarefa.

AVALIAÇÃO

Após a realização do evento ele deve ser avaliado em uma reunião com os organi-zadores. A avaliação levará em conta todas as fases do projeto e os resultados são analisados qualitativamente, assim serão identificadas falhas para serem corrigidas no próximo evento. Para auxiliar a avaliação pode-se dar um pequeno questionário – identificado ou anônimo - a cada participante para que ele dê sua opinião sobre o evento. Esse questionário é importante para que a organização tenha um feedback de seu trabalho.

A avaliação das atividades desenvolvidas é fundamental para instituição. Apenas nesse processo será possível certificar se os objetivos foram alcançados, identificar

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falhas nos processos e fazer novas projeções para o futuro.

Como foi discutido no manual, cada evento é único e tem especificidades próprias, de acordo com a situação na qual está inserido e o público envolvido. Portanto, cabe ao coordenador, no momento do planejamento determinar qual será o processo de avaliação mais adequado a cada evento.

Sugerimos abaixo alguns pontos que podem ser abordados nessa análise final, mas são apenas opções e itens comuns à maioria dos eventos. Conhecendo os objetivos organizacionais estabelecidos para a realização do evento, defina métodos avaliati-vos que apontem se esses objetivos foram alcançados e a eficiência das estratégias adotadas e faça um relatório por escrito, para que fiquem registradas todas as infor-mações relevantes para os próximos eventos.

AVALIAÇÃO PÓS EVENTO

EVENTO:

OBJETIVO:


O NÚMERO DE PARTICIPANTES DO EVENTO CORRESPONDEU AO ESPERADO?

A REAÇÃO DO PÚBLICO CORRESPONDEU AO ESPERADO?

ALGUM PARTICIPANTE APRESENTOU PONTOS NEGATIVOS EM RELAÇÃO AO EVENTO?

HOUVE ALGUM IMPREVISTO DURANTE O EVENTO?

OS SERVIÇOS DOS FORNECEDORES FORAM REALIZADOS COMO CONTRATADO?

OS CONTEÚDOS APRESENTADOS PELOS PALESTRANTES ATENDERAM DE MANEIRA SATISFATÓRIA AO MOTE DO EVENTO?

A PROGRAMAÇÃO FOI EXECUTADA NOS HORÁRIOS PLANEJADOS?

O ORÇAMENTO RESPEITOU OS LIMITES PROVISIONADOS?

A ESTRUTURA DO LOCAL ATENDEU ÀS NECESSIDADES DO EVENTO?

O EVENTO ATINGIU OS OBJETIVOS ESPERADOS?

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LEGISLAÇÃO INDICADALEI ASSUNTO

Lei n° 11.771, de 17 de setem-bro de 2008

Dispõe sobre a Política Nacional de Turismo, define as atribuições do Governo Federal no planejamento, desenvolvimento e estímulo ao setor turístico; revoga a Lei no 6.505, de 13 dedezembro de 1977, o Decreto-Lei no 2.294, de 21 de novembro de 1986, e dispositivos da Lei no 8.181, de 28 de março de 1991; e dá outras providências.

Lei n° 8.313, de 23.12.91 - Lei Rouanet (Lei federal de incenti-vo à cultura)

Restabelece princípios da Lei n° 7.505, de 2 de julho de 1986, institui o Programa Nacional de Apoio a Cultura - PRONAC e dá outras providências.

Lei n° 9.610, de 19 de feverei-ro de 1998

Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências.

Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993

Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Consti-tuição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.

Lei n° 10.098, de 19 de de-zembro de 2000

Estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pes-soas portadoras de deficiência ou com mobili-dade reduzida, e dá outras providências.

Lei nº 5.700, de 1 de setembro de 1971.

Dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais, e dá outras providên-cias.

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LEGISLAÇÃO INDICADALEI ASSUNTO

Lei nº 5.812, de 13 de outubro de 1972

Modifica os incisos IV do artigo 13 e III do artigo 18 da Lei nº 5.700, de 1º de setembro de 1971, que dispõe sobre a forma e a apre-sentação dos Símbolos Nacionais e dá outras providências.

Decreto nº 70.274, de 9 de Março de 1972

Aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência.

Lei n° 12.733, de 30 de de-zembro de 1997

Dispõe sobre a concessão de incentivos fis-cais com o objetivo de estimular a realização de projetos culturais no Estado de Minas Gerais (Lei estadual de incentivo à Cultura)

Decreto nº 98634 de Março de 1999

Regulamenta a Lei nº 6.498, de 29 de dezem-bro de 1993, que “dispõe sobre o incentivo fiscal para a realização de projetos culturais no âmbito do município de Belo Horizonte e dá outras providências.

Lei nº 9063 de 17 de janeiro de 2005

Regula procedimentos e exigências para a realização de eventos no município de Belo Horizonte

Lei n° 8.616 de 14 de julho de 2003

Contém o Código de Posturas do Município de Belo Horizonte.

Lei 14.130 de 19 de dezembro de 2001

Dispõe sobre a prevenção a incêndio e pânico

Decreto 44.270 de 31 de março de 2006

Regulamenta a Lei nº 14.130, que dispõe sobre a prevenção contra incêndio e pânico no Estado e dá outras providências.

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