GUIA PARA CONTROLE

DOS CUSTOS E RECEITAS

DA FROTA

[EBOOK]

INTRODUO

Realizar a gesto dos custos e receitas da frota fundamental para o

bom funcionamento das operaes, rumo ao crescimento da empresa

como um todo.

Seguir sem planejamento e, mais importante, sem controle de todas

as receitas e custos de cada viagem realizada, vai fazer voc gastar

alm do necessrio e, pior ainda, prejudicar o lucro de suas

operaes - que o objetivo final de toda empresa.

Pensando nisso, preparamos esse guia para orientar voc sobre os

melhores caminhos para fazer o controle das receitas e dos custos da

sua frota.

Neste guia, voc vai entender quais so os custos e as receitas das

viagens que devem ser controlados e de que forma o programa on-line

Sofit pode lhe ajudar a realizar o controle dos gastos e dos lucros de

suas operaes. Alm disso, vai entender como controlar todos os custos

da viagem pode aumentar em at 12% a receita de uma frota e, por

consequncia, melhorar os resultados da sua Gesto de Frotas.

Boa leitura!

1. QUAIS SO OS CUSTOS DA FROTA

Combustvel Km rodados Velocidade Manuteno Seguro dos veculos Estadia e alimentao dos motoristas Validade dos documentos do veculo e do motorista Pagamentos/Adiantamento aos motoristas Carga/Descarga Treinamento e capacitao de pessoal

Ento, voc faz o controle desses itens?

Voc sabe quais so os custos que precisa avaliar em cada viagem para

saber se sua frota est gastando muito ou se est dando lucro? Veja a

seguir alguns pontos importantes que devem ser controlados para

realizar uma Gesto de Frotas eficiente:

Todos eles impactam diretamente no custo de cada

operao. Controlar tudo o que gasto e o que ganho a

partir desses processos vai fazer voc entender se est

gastando mais do que deveria e aonde poderia otimizar os

custos e aumentar o desempenho.

1.1 DICAS DE OURO

Segundo os especialistas da Sofit, por meio da Gesto de Frota possvel

aumentar em at 12% a receita da frota. Porm, para isso, preciso ter o

controle total de todos os itens que impactam na receita da viagem:

Controlar os custos fixos e variveis por veculo, por motorista e por rota

Fazer o Gerenciamento das despesas por viagem Controlar os Custos Previstos x Realizados Fazer o lanamento facilitado das despesas pagas

(alimentao, hospedagem, limpeza etc)

Gerar comparativos de oramento/gastos por viagem ou por veculo.

No captulo 2, voc vai saber como o sistema on-line Sofit

pode lhe ajudar nesse controle.

Mas, por enquanto, no prximo item, voc vai entender outra

varivel importante no gerenciamento dos custos e receitas

de sua frota: a locao ou no de veculos.

1.2 FROTA PRPRIA X FROTA ALUGADA

Muitas empresas optam por ter uma frota alugada pensando em otimizar

os custos das viagens. Porm, precisa avaliar a fundo cada tipo de

negcio para saber se vale a pena ter a frota prpria ou ter uma frota

alugada. Cada uma delas tem seus benefcios:

Ter uma estrutura prpria de veculos, traz vantagens como:

A garantia no padro de qualidade na entrega; O controle sobre os funcionrios; Menos risco de no ter um caminho disponvel quando voc precisa

Por outro lado, a locao da frota tambm tem seus benefcios:

Assessoria permanente; Mais tempo para gesto do seu negcio como um todo;

Analisar se melhor para a empresa ter uma estrutura prpria de

transporte ou terceirizar esse processo tambm faz parte da

anlise e do controle dos custos e receitas da frota.

Por isso, calcule bem todos os gastos e ganhos de ter uma frota

prpria e faa uma comparao com o valor cobrado por algumas

operadoras - investigando tudo que est incluso dentro do valor -

para saber o que mais vantajoso para o tipo e o tamanho do seu

negcio especfico.

2. COMO CONTROLAR OS CUSTOS E AS

RECEITAS DA FROTA COM A SOFIT

Calcular todos os custos envolvidos nas operaes de cada viagem

fundamental para acompanhar e avaliar a viabilidade do negcio como

um todo. Mas como fazer isso?

Bom, no existe uma frmula exata, o ideal avaliar os custos analisando

os dados da prpria empresa. Cada negcio, cada tipo de operao tem

suas peculiaridades.

A boa notcia que o software de Gesto de Frotas da Sofit pode lhe

ajudar nesse processo, controlando muitos daqueles itens citados no

captulo 1. Voc vai conhecer a seguir, de que forma podemos contribuir

para o melhor controle dos custos e receitas de sua frota, por meio das

funcionalidades de nosso programa:

Com o Sofit voc poder organizar e agrupar as receitas das viagens

tais como abastecimentos, adiantamentos, despesas e movimentaes de

portaria, entre outros itens. Dessa forma, possvel calcular os custos de

cada viagem realizada por determinado veculo.

Depois de informado todas as receitas e custos da viagem,

o sistema Sofit calcula automaticamente o total de

receitas, custos e lucro, chegando ao valor do Km rodado a partir desse valor, voc vai conseguir saber o

desempenho x custo de sua frota.

EXEMPLOS NA PRTICA

Saiba o real custo de cada veculo na viagem

Com o sistema Sofit, voc consegue cadastrar os vrios tipos

de modelos e marcas de veculos e saber quanto a empresa

est gastando em cada um deles com abastecimento e

manuteno e ter a noo de qual a mdia do custo por KM

rodado de cada um deles.

Compare os rendimentos dos veculos

Se dois veculos do mesmo grupo (mesmo ano, marca e

modelo) estiverem apresentando gastos diferentes, preciso

avaliar quais fatores esto fazendo com que um gaste mais

que o outro. Com o sistema Sofit mais fcil cruzar os dados

e ter uma viso correta sobre os resultados

Registre todos os itens da viagem

A rota utilizada, o tipo de estrada, o tipo de carga, o volume

de viagens so itens que podem condicionar o maior ou menor

gasto com cada veculo. Por isso, esse controle minucioso da

atividade de cada veculo feito pelo Sofit to importante

para a Gesto Financeira de sua Frota.

EXEMPLOS NA PRTICA

Identifique onde h desperdcio de dinheiro

Se voc fizer o controle de todos os seus veculos, poder

fazer uma comparao entre eles, sabendo qual est

gastando mais e por qu. Pode ser que tenha um veculo

subutilizado que possa diminuir o volume de outro que esteja

sobrecarregado, distribuindo melhor as operaes e

diminuindo os gastos com manuteno - tanto do que estava

parado, quanto daquele que estava rodando muito acima da

mdia.

Identifique onde melhorar a receita da frota

Se voc fizer o controle de todos os itens da viagem poder

identificar mais facilmente onde e como melhorar a receita

da frota. Por exemplo, se alguns veculos esto necessitando

de trocas de pneus acima da mdia, na verdade podem estar

sofrendo com o tipo de estradas por onde esto rodando ou

com o excesso de peso da carga que esto carregando. O

excesso de peso ou as ms condies da estrada podem estar

fazendo com que o pneu se desgaste antes do tempo. Nesse

caso, vale avaliar a redistribuio da carga e investigar novas

rotas com estradas melhores. Esse um exemplo de como

trazer economia como um todo para a operao.

EXEMPLOS NA PRTICA

Controle os documentos do veculo e mantenha uma boa

receita da viagem

Imagine que um veculo seu esteja viajando e ele seja parado

pela polcia. Ao realizar a investigao os policiais descobrem

que o veculo est com o IPVA atrasado ou o motorista com a

CNH vencida. Alm de muitos incmodos burocrticos, isso vai

gerar gastos com multas e com o atraso da entrega. Por isso,

controlar os vencimentos de todos os documentos de sua frota,

tambm importante para a gesto dos custos e receitas de

sua frota. Com o Sofit voc visualiza todas as suas pendncias

em uma nica tela, inclusive quais os documentos esto para

vencer.

CONCLUSO

Esperamos que ns possamos ter ajudado voc a entender melhor alguns

dos principais processos para realizar a Gesto Financeira da Frota.

Pode ser que voc at j saiba da importncia de todos os itens citados

aqui nesse Guia. Mas difcil acompanhar tudo isso no dia-a-dia, no

mesmo?

Sabemos das dificuldades encontradas pelos Gestores de Frotas e, foi

com isso em mente que o Sofit foi desenvolvido. Queremos facilitar os

processos para o gerenciamento da frota ser o mais eficiente e lucrativo

possvel. E o controle dos custos e receitas das viagens parte essencial

para isso.

Voc j viu vrios exemplos de como o Sofit pode contribuir para o

controle das despesas de sua frota. Mas recomendamos que voc

experimente nosso software e comprove isso na prtica. Para isso, basta

acessar nosso site e fazer o teste gratuito:

Compartilhe esse material com sua equipe, para que todos saibam da importncia do

controle dos custos e receitas da frota para o bom desenvolvimentos das operaes.