Gestão de processos na Certificação de Entidades Beneficentes de

Assistência Social

BPM Day Brasília

Assistência Social

Principais marcos legais da Assistência Social:

Sistema de

Proteção Social

Previdência

Saúde

Assistência Social

Política universal e não-contributiva, cujo objetivo é garantir a proteção social aos cidadãos, ou seja, apoio a

indivíduos, famílias e à comunidade no enfrentamento de suas dificuldades, por meio de serviços, benefícios, programas e projetos.

Constituição Federal 1988

Lei Orgânica da Assistência Social 1993

Política Nacional de Assistência Social 2004

Norma Operacional Básica/SUAS 2012

O que é CEBAS?

Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social

Instrumento federal para entidades sem fins lucrativos que atuam com preponderância ou exclusividade nas áreas de saúde, educação ou assistência social.

O que representa para as entidades?

Reconhecimento na rede socioassistencial e sustentabilidade financeira

Isenção das contribuições sociais (cota patronal, SAT/RAT, terceiros, PIS, COFINS)

Priorização na celebração de parcerias com o poder público

Outros benefícios locais (tarifa social de luz, água, etc.)

Lei nº 12.101/2009 e Decreto nº 8.242/2014

Quem são as entidades no CEBAS?

• São 6.840 entidades, sendo que 5.622 usufruem dos efeitos da certificação na data de referência.

aguardando decisão: concessões, originárias ou não, à espera de decisão.

válidas: entidades que tem processo de renovação aguardando decisão de mérito.

vigentes: certificações dentro de seu período de validade.

1.218 1.437

4.185

5.622

-700

300

1.300

2.300

3.300

4.300

5.300

6.300

entidades sem CEBAS entidades com CEBAS

Situação CEBAS MDS (30/09/2015)

aguardando decisão válida vigente

As entidades pelo Brasil (CEBAS)

Entidades por UF e região (CEBAS)

UF Entidades % por UF

SP 2.755 32,3%

MG 1.587 18,6%

PR 905 10,6%

RS 588 6,9%

RJ 520 6,1%

SC 397 4,7%

GO 224 2,6%

BA 201 2,4%

CE 189 2,2%

MA 172 2,0%

ES 146 1,7%

PE 145 1,7%

DF 139 1,6%

MS 127 1,5%

MT 85 1,0%

PA 62 0,7%

RN 45 0,5%

PB 44 0,5%

SE 38 0,4%

AL 32 0,4%

RO 32 0,4%

AM 31 0,4%

TO 27 0,3%

PI 26 0,3%

AC 8 0,1%

AP 5 0,1%

RR 2 0,0%

Total 8.532 100,0%

N CO NE SUL SE

Entidades 167 575 892 1.890 5.008

% Entidades por região 2,0% 6,7% 10,5% 22,2% 58,7%

% pop. brasileira 8,5% 7,5% 27,7% 14,3% 42,0%

Distribuição regional das entidades

• Maior distanciamento entre o número de

entidades nas regiões N e NE em

comparação ao percentual de população na

região.

As entidades pelo Brasil (CEBAS)

pequeno Ipequeno

IImédio grande metrópole

Entidades 1.535 1.488 998 2.019 2.492

% Entidades porregião

18,0% 17,4% 11,7% 23,7% 29,2%

% pop. brasileira 16,7% 16,4% 11,6% 25,9% 29,3%

Distribuição das entidades por porte de município

# Município Entidades %

1 SAO PAULO/SP 510 6,0%

2 RIO DE JANEIRO/RJ 276 3,2%

3 BELO HORIZONTE/MG 182 2,1%

4 BRASILIA/DF 139 1,6%

5 CURITIBA/PR 134 1,6%

6 SAO LUIS/MA 129 1,5%

7 CAMPINAS/SP 105 1,2%

8 PORTO ALEGRE/RS 102 1,2%

9 FORTALEZA/CE 85 1,0%

10 SALVADOR/BA 72 0,8%

11 BRASILIA DE MINAS/MG 66 0,8%

12 RECIFE/PE 65 0,8%

13 GOIANIA/GO 63 0,7%

14 RIBEIRAO PRETO/SP 50 0,6%

15 UBERLANDIA/MG 44 0,5%

16 FLORIANOPOLIS/SC 41 0,5%

17 LONDRINA/PR 40 0,5%

18 SAO JOSE DOS CAMPOS/SP 40 0,5%

19 CAMPO GRANDE/MS 40 0,5%

20 FRANCA/SP 40 0,5%

• Os 20 municípios com mais entidades concentram

26,1% do universo de entidades da certificação.

7,2% 10,5%

16,8%

29,4% 17,5%

14,9%

1,9%

1,8%

a. Até R$ 50 mil

b. De R$ 50 a 100 mil

c. De R$ 100 a 200mil

d. De R$ 200 a 500mil

e. De R$ 500 mil a 1milhão

f. De R$ 1 a 5milhões

g. De R$ 5 a 10milhões

h. Acima de R$ 10milhões

Entidades por receita anual

0,1%

2,8%

4,5%

8,7%

8,9%

18,1%

56,8%

Internacional Pública (países estrangeiros, ONU)

Internacional Privada (entidades e O.I.s)

Privada (doações eventuais)

Própria (prestação de serviços)

Privada (doações e parcerias)

Própria (mensalidades/doações dos membros)

Pública (subvenções, convênios e parcerias)

Principal fonte de financiamento

• 63,9% das entidades na base da certificação

possuem receita anual de até R$ 500 mil.

• 81,4% não ultrapassam de R$ 1 milhão.

• Em relação à origem dos recursos, as fontes

públicas predominam com 56,8% enquanto

as fontes próprias e privadas predominam

como principal fonte em 40,3% das

entidades.

A transformação da certificação

Justificativa do projeto

Razões de escolha da Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS)

• Gestão por processos numa organização funcional: mudança de paradigma

• Existência de elevado passivo na área

• Escopo restrito com definição clara dos atores envolvidos

• Patrocínio da liderança

Adesão a Ata de Registro de Preços MPOG)

SETEMBRO/14 OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO

Cronograma do projeto

Planejamento

S1 Entendimento da Situação Atual

S2 Análise de Alinhamento

S3 Análise de Melhorias

S6 Plano de Implantação

S5 Desenho da Situação Futura

S4 Análise de Quantidade de Recursos

De jan/2015 a ago/2015 ocorre o período de monitoramento mensal e calibração das melhorias.

Objetivo do Trabalho

A partir da visão de futuro construída junto ao Secretário Executivo do MDS, definimos os objetivos e norte do trabalho

Objetivo Central: Cumprir o tempo de

decisão previsto por lei (6 meses)

Objetivo para o Legado: Reduzir o tamanho do

Passivo

Objetivo para o Futuro: Reduzir a quantidade de

Diligências

Norte do Projeto Aumentar a agilidade,

transparência e segurança do processo

3. A arrecadação da cota patronal é o grande risco do CEBAS

4. A política pública é o grande norte do CEBAS

2. Não depender de mudanças na legislação

1. Não depender do aumento do quantitativo de pessoas

Premissas das Soluções

Para a construção das soluções, utilizamos algumas diretrizes como premissas, para que o trabalho realizado fosse efetivo e as soluções fossem implantadas com maior facilidade

Esforço Realizado

Durante os dois meses iniciais do trabalho, a equipe realizou diversas reuniões com diferentes atores do processo afim de entender a realidade interna e externa do problema

- Entrevista qualitativa com 9 Entidades

- Reunião do CNAS

- 3 Reuniões com MS

- Reunião com o MEC

- Reunião com um Órgão Gestor e CMAS

- 300+ horas de reunião com a Equipe da DRSP

- Grupos de Trabalho para o desenho das soluções

- Pesquisa quantitativa com Entidades com e sem CEBAS

Estado Número de Entidades %

Acre 14 0%

Alagoas 18 1%

Amapá 7 0%

Amazonas 27 1%

Bahia 116 4%

Ceará 85 3%

Distrito Federal 50 2%

Goiás 91 3%

Espírito Santo 90 3%

Maranhão 35 1%

Mato Grosso 36 1%

Mato Grosso do Sul 80 3%

Minas Gerais 512 18%

Pará 41 1%

Paraíba 37 1%

Paraná 350 12%

Pernambuco 92 3%

Piauí 28 1%

Rio de Janeiro 175 6%

Rio Grande do Norte 36 1%

Rio Grande do Sul 214 7%

Rondônia 23 1%

Roraima 8 0%

São Paulo 1.080 37%

Santa Catarina 148 5%

Sergipe 29 1%

Tocantins 27 1%

A entidade opera a nível Nacional ou Internacional

63 2%

Representatividade da pesquisa

Seguindo o mesmo ritmo de decisão de maio a outubro/14, nunca seria possível reduzir o passivo, já que a quantidade de solicitações era superior ao número de decisões.

Diagnóstico do Passivo

838

308

827

327

190

105

167

72

118

497

595

solicitação autuados análise apreciação

Gargalos do Passivo 2014 (mai-out)

Renovação Concessão Outros Passivo

1.028 531 994 399 -497 +463 -595

Tempo para

zerar

o passivo: ∞

Do início do trabalho até o momento, já houve redução do tempo de decisão no MDS. De 10 para 4,3 meses sem o passivo, e de 47 para 28 com o passivo.

Solicitar Certificação Realizar Triagem Analisar Solicitações

Solicitação

Recebida

Solicitação

vira

Processo

Processo

entra

na Análise

Retorno

de

Diligência

Término

da Análise

Apreciação

e

Decisão

3 meses 37 meses

Expedição

de

Diligência

TEMPO MÉDIO

ATUAL PARA DECISÃO

meses meses

sem passivo com passivo

23,7 meses

10 47 28,05 4,36

3 meses 1,4 meses

Tempo de decisão

Processo de Análise As Is

Havia duplicidade de atividades entre pré-análise e análise. Além disso, o ciclo de apreciação e decisão era longo e se repetia na Coordenação, Departamento e Secretaria. Por último, o tratamento de denúncias era desconexo com os demais processos

Análise Pré-Análise

Checklist Documental

Análise Parecer

Apreciação e Decisão

Tratar denúncias

Processo de Análise To Be

Eliminação de atividades sobrepostas e uso de bases de dados relacionadas às entidades de assistência social para a apreciação e decisão, além da definição de parâmetros de supervisão.

Requisitos Legais

Checklist Documental

Análise de Atividade Parecer

Apreciação e Decisão

Análise

Classificação do Risco

Supervisão

Recurso

SISC CENSO SUAS

Instrução de processos

Comunicação externa (entidades, outros órgãos federais)

Controle de processos e documentos

Monitoramento da certificação

Apreciação (alto risco) e Decisão

Resumos das Melhorias

A partir do diagnóstico e redesenho, estas melhorias foram implementadas com êxito e estão agrupadas entre incrementais e disruptivas.

Solicitar Certificação

Realizar Triagem

Analisar Solicitações

Analisar Recursos

Tratar Denúncias

ã

Melhorias Incrementais

Melhorias Disruptivas

Criação da Cartilha CEBAS e ativação de

canais de comunicação

Simplificação do Modelo de Parecer e Ofício de Diligência

Utilização de Painel de Gestão à Vista

Criação de Ritos de gestão da equipe

Instauração do Processo de Supervisão

Apreciação fundamentada em

cruzamento de dados

Criação do e-mail diligência CEBAS

Revisão do Processo de Análise de Recursos

Grupos de trabalho

Ritos de gestão

Análise de perfil de risco

Supervisão

Comunicação

Painel de gestão à vista

Diligências

• Participação de toda a equipe (melhoria do clima organizacional).

• Soluções propostas internamente (empoderamento).

Cartilha e canais de comunicação

• Revisão da linguagem utilizada nas comunicações (site, e-mails de diligências).

• Perguntas e respostas que orientam o pedido de certificação, identificadas a partir das dúvidas mais frequentes e com modelos dos documentos obrigatórios

• Ativação de notícias no site do MDS e publicações nas redes sociais.

Simplificação de modelos

• Redesenho dos modelos de pareceres, despachos e ofícios.

• Contribuição para melhor gestão das atividades, evitando sobreposição de tarefas.

Painel de gestão e cruzamentos de dados

• Definição de indicadores para o processo.

• Controle de fluxos.

• Referência em outros bancos de dados da Secretaria Nacional de Assistência Social.

Resultados em 2015

• Evidencia a entrada de requerimentos e as publicações ocorridas anualmente desde 2009.

2.327 2.490

1.291 1.186 751 1.343 1.008

1 123

1.535

162

1.225

4.263

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 (acum.)

Histórico de requerimentos e publicações CEBAS MDS

REQUERIMENTOS ARQUIVAMENTOS PUBLICAÇÕES

• Arquivados: motivados por perda de objeto ou a pedido da entidade.

• Encaminhados: processos enviados ao MEC ou MS para julgamento de mérito ou a pedido da entidade.

• Publicações: decisões publicadas no D.O.U., incluindo recursos SNAS.

* Em fevereiro e agosto, as publicações ocorreram no mês posterior das análises por restrições de agenda interna.

** Para primeira análise estão sendo distribuídos os processos protocolados em jun/jul de 2015.

jan/15 fev/15 * mar/15 abr/15 mai/15 jun/15 jul/15 ago/15 * set/15

decisões 692 51 667 977 679 869 759 209 851

arquivados 194 0 133 133 56 58 9 19

encaminhados 55 46 14 29 142 221 147 209 5

publicações 443 5 520 815 481 590 603 827

692

51

667

977

679

869 759

209

851

0

200

400

600

800

1.000

1.200

Processos decididos CEBAS MDS

Movimentação de processos

• No último ano, o redesenho permitiu ampliar a movimentação de processos, quase triplicando o volume de

processos analisados.

• Com isso, o número de processos nunca distribuídos foi reduzido e restringe-se a 43 processos. Abaixo o desdobramento do passivo nas fases.

367

1.401

164

811

374

49 423

146

200

1.063

2.884

0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000

30/jun/2014

30/jun/2015

Análise técnica Suspensos Apreciação Aprovação Recursos

43 1.170 120 479 61 185 65 71 15

AGUARDANDO ANÁLISE ANÁLISE TÉCNICA SUSPENSO POR MANIFESTAÇÃO

SUSPENSO POR DILIGÊNCIA APRECIAÇÃO APROVAÇÃO

AGUARDANDO PRAZO RECURSAL RECURSOS SNAS RECURSOS GM

Projeção de fim do passivo CEBAS MDS

• Com uma média de 140 novos protocolos e de 639 decisões por mês, a expectativa é de

encerrar o passivo até dezembro deste ano.

140 140 140 140

2.169

1.530

891

252

639

2.309

1.670

1.031

392

set/15 out/15 nov/15 dez/15

novos requerimentos passivo (saldo últ. dia do mês) média de decisões/mês em 2015

Onde estão as entidades na SNAS?

CNEAS: 17.998

CEBAS: 8.560

SISC: 1.907

CENSO: 4.855

TOTAL: 21.462 entidades

CNEAS: Cadastro Nacional de Entidades de Assistência Social. CENSO SUAS 2014: recenseamento dos equipamentos privados de acolhimento e de convivência e fortalecimento de

vínculos. CEBAS: Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social.

SISC: Sistema de Informações do Serviço de Convivência e Fortalecimento de Vínculos.

Próximos passos

Automação do processo de certificação (SCNEAS)

Supervisão ativa das entidades certificadas

Integração entre CEBAS e CNEAS

Difusão da experiência dentro e fora do MDS

Escritório de gestão

Obrigado.

DOUGLAS G. CARNEIRO

douglas.carneiro@mds.gov.br

JAMES T. DA SILVA

james.silva@mds.gov.br