5 Instrumentos de RP

OS INSTRUMENTOS DE RELAÇÕES OS INSTRUMENTOS DE RELAÇÕES PÚBLICASPÚBLICAS

Por definição, instrumento é qualquer agente que se emprega para executar um trabalho, é tudo quanto serve de meio para se chegar a determinado fim. Quais os agentes, os meios que utilizam as Relações Públicas para chegar aos seus objectivos? Constituindo parte integrante do grande mundo das Comunicações, as Relações Públicas têm por instrumentos, todos os meios e agentes que servem às Comunicações, desde o mais informal e simples dos contactos humanos directos até às técnicas apuradas dos modernos veículos de Comunicação em Massa. Dada a multiplicidade desses veículos, a única dificuldade para o estudo dos instrumentos das Relações Públicas está na exigência de se estabelecer uma classificação racional desses instrumentos.

São muito diversificados os meios e instrumentos utilizados pelas Relações Públicas. Os autores não são, porém unânimes na classificação dos instrumentos de RP.

OS INSTRUMENTOS DE RELAÇÕES PÚBLICASOS INSTRUMENTOS DE RELAÇÕES PÚBLICAS

São inúmeros os meios de que uma empresa dispõe para veicular a sua imagem e influenciar os seus públicos. Estes podem agrupar-se em sete tipos principais:

Contactos pessoais:

Encontros;

Participação em congressos e seminários;

Reuniões;

Clubes ou associações de índole profissional ou social;

Acolhimento e integração de trabalhadores.

OS MEIOSOS MEIOS


Eventos:

Realização de encontros, colóquios e seminários;

Concursos;

Conferências de imprensa;

Galas e Festas;

Organização de Feiras e Certames;

Road Shows (exposições móveis).

OS MEIOSOS MEIOS


Publicações:

Relatório anual;

Brochuras e folhetos;

Artigos e notícias em revistas;

Jornal (interno ou externo);

Revistas (interna ou externa)

Audiovisuais;

Cartazes;

Quadros informativos;

Manual de acolhimento.

OS MEIOSOS MEIOS


Patrocínios

Apoio financeiro a manifestações de carácter desportivo, cultural ou outras com contrapartidas negociadas em termos de visibilidade do

patrocinador.

OS MEIOSOS MEIOS


Mecenato:

Apoio financeiro a manifestações de carácter cultural, que podem inclusivamente ser abrangidas por incentivos fiscais.

OS MEIOSOS MEIOS


Actividades de Serviço Público:

Acções de protecção do ambiente, ecologia e outros;

Protecção de espécies animais e vegetais;

Causas sociais;

Programas educativos dirigidos a públicos juvenis.

OS MEIOSOS MEIOS


Diversos:

Referências à empresa em filmes, livros técnicos e científicos

Visitas às instalações («jornadas portas abertas»);

Suportes de comunicação;

Serviço de atendimento pós-venda.

OS MEIOSOS MEIOS

OS MEIOSOS MEIOS

DENTRO DA EMPRESA/ORGANIZAÇÃO

Instrumentos orais

Palestras: é uma excelente forma de contacto entre a administração e os empregados, o que humaniza as relações evitando conflitos trabalhistas. Por outro lado, é uma boa forma de manter os públicos internos informados sobre a vida da empresa, desenvolvendo o sentimento de pertença.

Seminários e Acções de Formação: destinam-se a melhorar os conhecimentos, desenvolver e actualizar os trabalhadores. Desta forma, estes sentem que a Administração se preocupa com eles e com o seu trabalho. Por outro lado, proporcionam a confraternização do pessoal criando um bom ambiente de trabalho.

OS MEIOSOS MEIOS


Instrumentos orais

Reuniões: constituem outra forma de relação directa entre os trabalhadores com a vantagem de serem mais restritas tendo um carácter mais familiar. Fomenta a participação activa do público interno, bem conduzidas podem também servir para auscultar a atitude do trabalhador perante a empresa e colmatar falhas que podem passar despercebidas.

Conversas informais: Uma conversa informal pode funcionar melhor que 1000 palestras ou reuniões, na medida em que a formalidade das últimas pode intimidar e criar uma má impressão nas pessoas.

OS MEIOSOS MEIOS


Instrumentos escritos

Cartas: de carácter muito pessoal, as cartas podem servir diversos objectivos. Enviar cartas de felicitações e agradecimento podem proporcionar óptimos momentos de RP.

Manuais: os manuais de acolhimento constituem um instrumento directo e pessoal de comunicação da empresa com os seus públicos internos favorecendo a sua inserção na empresa.

Quadros de avisos: servem para afixar um sem número de coisas: recados, avisos, notificações, mensagens...

OS MEIOSOS MEIOS


Instrumentos escritos

Caixas de sugestões: são uma óptima forma de estimular a participação activa dos trabalhadores e, por outro lado, pode servir também para auscultar as opiniões dos públicos internos acerca da empresa.

Newsletters: são publicações informativas da empresa destinada a vários públicos do seu interesse.

House-organs: são publicações internas da empresa – geralmente sob a forma de boletins ou pequenas revistas - que têm a finalidade de integrar melhor a comunidade de trabalho noticiando todas as actividades da empresa. Esta forma de comunicação favorece a comunicação entre os empregados e entre os empregados e a administração.

OS MEIOSOS MEIOS


Promoção de acontecimentos

Concursos e prémios: todos gostamos de ser recompensados quando nos esforçamos. Quando uma empresa premeia um empregado está a incitá-lo a melhorar cada vez mais o seu trabalho.

Clubes desportivos: o desporto é uma das formas mais saudáveis de convívio, para além disso, cria uma certa camaradagem entre as pessoas.

Dias de visita para as famílias dos empregados: como já ficou dito a manutenção de um bom ambiente entre os públicos internos pode ser muito vantajoso pois cada um dos funcionários pode tornar-se num óptimo RP fora da empresa. Mas para além dos empregados, as suas famílias podem também ajudar na tarefa, por isso é importante que a administração se preocupe com eles.

OS MEIOSOS MEIOS



Datas comemorativas: as ceias de Natal, almoços comemorativos do aniversário da empresa, são uma forma de criar boas oportunidades de relacionamento entre os empregados e entre estes e a administração.

Actividades de âmbito social: a criação de uma creche e de uma colónia de férias para os filhos dos empregados, a instituição de bolsas de estudo, a formação de uma cooperativa de consumo entre muitas outras, pode ser uma forma de criar nos empregados uma enorme estima pela entidade patronal, humanizando-a.

OS MEIOSOS MEIOS

FORA DA EMPRESA/ORGANIZAÇÃO

Instrumentos escritos e orais

Todos os instrumentos citados para o público interno quer orais ou escritos (excepto os house-organs, exclusivos do público internos) podem ser utilizados também para o público externo)

OS MEIOSOS MEIOS


Orgãos de Comunicação Social: os meios de Comunicação Social podem ser considerados como líderes de opinião, por isso é importante manter com eles uma boa relação e facultar-lhe o maior número de informações possível.

Contactos Pessoais: quando existe um bom ambiente de trabalho, os seus empregados, trazem para a rua uma boa imagem da entidade patronal, favorecendo a sua reputação.

OS MEIOSOS MEIOS


Participação da empresa em acontecimentos externos com patrocínios e mecenato:o patrocínio pode ser uma das mais agradáveis e compensadoras actividades de Relações Públicas. O principal benefício de um acto de patrocínio ou mecenato é, sem dúvida, a humanização da empresa perante os seus públicos e a publicidade que daí advém.

Visitas públicas: são uma excelente forma de dar a conhecer a empresa ao público externo, nomeadamente à imprensa, possíveis investidores, órgãos de poder...


Exposições: é outra excelente forma de dar a conhecer uma determinada empresa ou entidade e os seus produtos ou acções.

OS MEIOSOS MEIOS


Colóquios e conferências: hoje em dia as empresas, entidades públicas e organizações utilizam cada vez mais as conferências e colóquios para comunicar aos públicos numerosas informações: lançamento de novos produtos, sessões de esclarecimento sobre políticas de actuação, proposição de novas actividades, e muitas outras.

Conferências de imprensa: estas servem para informar os órgãos de comunicação das actividades da empresa ou entidade: o lançamento de um novo produto, uma inovação que vai ser implantada no sistema de trabalho, uma nova actividade da empresa...


OS MEIOSOS MEIOS

PATROCÍNIO E MECENATO

FORMAS ESPECIAIS DE FAZER RP

Funcionando isoladamente ou integradas em campanhas de comunicação, as actividades ditas institucionais são cada vez mais utilizadas pelas grandes empresas para melhoria da sua imagem. A multiplicidade de áreas em que estas actividades podem ser desenvolvidas faz com que a sua utilização seja crescente nos países industrializados.

É hoje muito raro encontrar uma grande empresa que não tenha estado envolvida numa acção de mecenato cultural, de protecção do ambiente ou de simples patrocínio, quer pontual quer de forma permanente.

No âmbito da comunicação empresarial, as actividades institucionais podem processar-se de várias formas:

OS MEIOSOS MEIOS PATROCÍNIO E MECENATO


a)O Patrocínio: ele pode traduzir uma orientação racional que se adapte à dimensão da empresa, a sua personalidade e a sua estratégia de comunicação. Assim, poder-se-á, em função dessa orientação, escolher o patrocínio desportivo, artístico, cultural ou simplesmente recreativo. Presentemente, é no campo desportivo e artístico que ele se encontra mais desenvolvido.

Também designado por Sponsoring, ele é tido como um acto de colaboração, onde para ser rentável, o envolvimento da instituição terá de ser credível, eficaz e determinante.

A credibilidade terá a ver sobretudo com a relação entre a empresa e os seus valores e a área escolhida. Por outra palavras, terá de ser um patrocínio inteligente onde a escolha da operação não seja influenciada pelos gostos pessoais de quem decide, seja ele o director geral ou o responsável pela comunicação, como muitas vezes sucede, em detrimento dos interesses da empresa. O êxito de um patrocínio depende, em primeiro lugar, da adequação entre a natureza da operação e a personalidade da empresa.



a)O Patrocínio:

Por exemplo, não seria recomendável que um fabricante de produtos de beleza para senhoras patrocinasse o pugilismo. Um produto suave e feminino não pode aliar-se a um desporto violento, mesmo que o responsável máximo da empresa seja um grande adepto dessa modalidade.

A eficácia será determinada pelas possibilidades da operação em atingir todas as camadas de público a que se destina.

Sabendo-se que a opinião publica está saturada de informações e espectáculos, a actividade patrocinada deverá conter qualquer coisa de inédito ou original, a fim de a interessar e surpreender. Caso contrário, corre-se o risco de cair na banalidade, sendo difícil conseguir a adesão dos públicos-alvo.



a)O Patrocínio:

Para a maximização dos resultados em termos de notoriedade será necessário que a empresa se posicione, sempre que puder, como actor ou criador do acontecimento e não se limite a ser um sleeping partner, que apenas ostenta o seu nome ou a sua marca, entre dezenas de outros patrocinadores, acabando por passar semi-despercebida no meio deles. São bons exemplos o Camel Trophy ou o Rali de Portuga/Vinho do Porto, onde a simples designação da prova realça logo de imediato o nome do patrocinador (criador) principal.

É preciso ter em conta, também, a sua própria divulgação como patrocinadora. De que servirá patrocinar um acontecimento de importância se apenas o público directamente envolvido nele tiver consciência disso?



b) O Mecenato Cultural: é uma forma de patrocínio dirigido à área da cultura, com a vantagem de usufruir de certos incentivos de natureza tributária por parte do Estado, por outro lado, não há exigências em termos de publicidade.

A associação de uma instituição a um projecto artístico ou de ordem patrimonial permite-Ihe assumir um papel activo no desenvolvimento da vida cultural do país. A sua imagem, personalizada através dessa colaboração, aliada a uma obra de arte, a um monumento recuperado ou a um espectáculo apresentado aparecerá aos olhos do publico com uma nova e diferente expressão.

O mecenato cultural pode ser praticado junto de entidades ou projectos do Estado ou das Autarquias, designados como Beneficiários A, ou junto de entidades com existência legal ou projectos "de manifesto interesse cultural", designados como Beneficiários B, tais como:


FORMAS ESPECIAIS DE FAZER RPb) O Mecenato Cultural: -museus, bibliotecas, escolas, institutos e associações de ensino ou de educação, de cultura científica, literária ou artística;-entidades desenvolvendo acções no âmbito de actividades de produção cinematográfica, audiovisual, literária, teatral, bailado, música, organização de festivais e outras manifestações artísticas.As actividades mais pretendidas têm sido, em Portugal, as artes plásticas, a música e o património. De referir que, ao contrário do patrocínio desportivo, a participação de uma empresa no campo cultural deve ser feita com uma certa discrição. Num espectáculo de Opera ou de Ballet raramente irá para além da figuração do seu nome nos cartazes, programas e catálogos. Mas, por outro lado, is riscos são menores, pois numa prova desportiva, seja ela um jogo de futebol, uma prova de atletismo ou um rali, o objectivo do patrocinador é ocupar um lugar de destaque através da vitória da sua equipa, do seu atleta ou do seu carro, o que nunca constitui uma garantia inicial.



c) O Mecenato Humanitário: é aplicado para a defesa das grandes causas, como, por exemplo, o apoio aos refugiados timorenses do Vale do Jamor, às criancas romenas ou a fome em África.

É um patrocínio social, através do qual a empresa se transtornam numa «boa cidadã» indo em socorro de minorias desfavorecidas e recolhendo benefícios de vária ordem.

Em termos de imagem, beneficia da simpatia do público e de uma fácil mobilização do seu pessoal. Do ponto de vista da notoriedade, estes temas têm-se revela do de grande interesse mediático dando azo a que a instituição seja notícia.



c) O Mecenato Humanitário:

A nível comercial, estas «Obras de caridade» têm possibilitado um considerável acréscimo das vendas, dado que a adesão a uma boa causa sempre se revelou corno uma boa técnica de incentivo, por vezes, inconsciente à compra.

De notar que, para ser efectivo, o mecenato humanitário deve evitar as causas politizadas, suspeitas ou repetidas. O processo deixa de funcionar quando o consumidor se questiona quanto ao destino das suas dádivas ou quando já contribuiu para a mesma causa noutra ocasião.



d) A Protecção do Ambiente: é uma área muito procurada pelas empresas patrocinadoras, desde o início da década de oitenta, devido à consciencialização da opinião pública em tudo o que diga respeito à ecologia, às ameaças ambientais e ao desenvolvimento dos movimentos ecologistas.

Todas as multinacionais têm feito um grande esforço nesta área, nomeadamente as mais poluentes, tentando passar do estatuto de poluidores mal amados ao de cavaleiros defensores do ambiente.

Para que uma campanha institucional funcione nesta área delicada é preciso que exista uma coerência entre a realidade e a política institucional da empresa. De nada servirá investir em comunicação se, por outro lado, nada for feito para se evitar a poluição atmosférica, as marés negras, etc.



d) A Protecção do Ambiente:

Mas não se pense que são apenas as empresas mais poluidoras e com maior necessidade de se reabilitar aos olhos da opinião pública que querem demonstrar a sua preocupação em relação a esta matéria.

Muitas empresas de ramos de actividade dos mais diversificados têm intensificado as suas actividades institucionais na área da defesa ambiental.



e) O Mecenato Científico e Educativo: é uma área ainda pouco procurada no nosso país, mas que se está a revelar muito prometedora para as empresas, sobretudo industriais.

Com este tipo de mecenato, a empresa posiciona-se como incentivadora da investigação e do desenvolvimento. Através do apadrinhamento de laboratórios de pesquisa, da promoção de cursos de formação ou de reciclagem, de estágios, da organização de grupos, núcleos ou clubes científicos, a empresa projecta uma imagem de supremacia e domínio absoluto em determinada área de actividade.



e) O Mecenato Científico e Educativo:

Tudo o que esteja ligado à inovação tecnológica e à investigação é, sem dúvida, uma das associações mais valorizantes em termos de imagem institucional, geralmente com grandes repercussões na imagem dos próprios produtos.

Aos olhos do público, se uma empresa se consegue posicionar como líder na investigação e no desenvolvimento, é natural que os seus produtos sejam melhores que os da concorrência.

OS MEIOSOS MEIOS

1Notoriedade

1. Público Interno

1

Notoriedade

2

Confiança

3

Estimular

7

Dar a face

4

Informar

5

Envolver

6

Credibilizar

- Visitas

- Jornal

Revistas

-Aniversá-

-rios

-Festivi-

-dades

Concur-sos

Ofertas

- Jornal

- Revistas

- Cartazes

- Quadros informati-vos

Concursos

Reuniões

Jornal

Audiovi-suais

- Clubes

- - Patrocí-nios

- Mecenato

Congres-sos

- Seminá-rios

- Serviço Público

OS MEIOSOS MEIOS

1Notoriedade

2. Parcei-ros

1

Notoriedade

2

Confiança

3

Estimular

7

Dar a face

4

Informar

5

Envolver

6

Credibilizar

Inaugura-ções

Lança-mentos

Feiras e salões

Congres-sos/ Seminá-rios

-Aniver-sários

- Festivi-dades

-Artigos em revistas

- Atendimento Pós-venda

Concur-sos

Feiras, salões

Exposi-ções

- Imprensa

Brochuras

- Jornal

Concursos

Feiras

Ofertas

- - Congressos

- Seminá-rios

Patrocí-nios

- Mecenato

Imprensa

- Brochuras

- Audiovi-suais

OS MEIOSOS MEIOS

1Notoriedade

3. Líderes de opinião

1

Notoriedade

2

Confiança

3

Estimular

7

Dar a face

4

Informar

5

Envolver

6

Credibilizar

Convites p/ cong., sem.

Visita a instala-ções

-Participação em eventos

-Relatórios

-Portas abertas

Participa-ção em encontros

Ofertas

- Imprensa

- Correio

- Portas abertas

Participa-ção em encontros

- - Convites para congres-sos, seminá-rios, feiras

Brochuras

Reuniões

OS MEIOSOS MEIOS

1Notoriedade

4. Sindica-tos

Associa-ções Profis-sionais

1

Notoriedade

2

Confiança

3

Estimular

7

Dar a face

4

Informar

5

Envolver

6

Credibilizar

Brochu-ras

Participa-ção em Cong./ Colóq.

-Reuniões

-Artigos em revistas

Debates

Imprensa

Jornal

Inaugu-rações

Lança-mentos

Encontros

Debates

Reuniões

OS MEIOSOS MEIOS

1Notoriedade

5. Órgãos de Comuni-cação Social

1

Notoriedade

2

Confiança

3

Estimular

7

Dar a face

4

Informar

5

Envolver

6

Credibilizar

Encon-tros

Aniversá-rios

Inaugu-rações

-Encontros

-Lança-mentos

Encontros regulares

Reuniões informa-tivas

Press Release

Dossier de imprensa

- Conferên-cia de imprensa

Encontros regulares

Convites para participar em aconteci-mentos

Reuniões

Encontros

Visitas

OS MEIOSOS MEIOS

1Notoriedade

6. Comuni-dade Local

Órgãos de sobera-nia

Adm. Central

1

Notoriedade

2

Confiança

3

Estimular

7

Dar a face

4

Informar

5

Envolver

6

Credibilizar

Eventos

Imprensa

Acções de serviço público

-Causas sociais

-Protecção do Ambiente

-Espécies em perigo

Mecenato

Convites para participar em eventos

Imprensa

Conferên-cias

Colóquios

Seminá-rios

Participa-ção em eventos

Mecenato

Acções de serviço público

Realização de manifesta-ções culturais/

defesa do ambiente

OS MEIOSOS MEIOS

1Notoriedade

7. Público em geral

1

Notoriedade

2

Confiança

3

Estimular

7

Dar a face

4

Informar

5

Envolver

6

Credibilizar

Patrocí-nios

Mecenato

Feiras e salões

Imprensa

-Portas abertas

-Protecção do Ambiente

-Espécies

Concur-sos

Patrocí-nios

Imprensa

Divulga-ção de aconteci-mentos

Imprensa

Concursos

Congres-sos

Seminá-rios

Protecção do Ambiente

Exposições

Feiras

Protecção do Ambiente

5 Instrumentos de RP

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