516_CONTABILIDADE - CONCILIAÇÕES E ANÁLISES DE CONTAS - PROCEDIMENTOS

CONTABILIDADE: CONCILIAÇÕES E ANÁLISES DE CONTAS - PROCEDIMENTOS

Sumário1. Introdução2. Sistemas de Informação3. Cuidados com o Registro Contábil4. A Conciliação e a Análise de Contas e os Elementos do Lançamento Contábil5. Correção de Registros5.1. Correções em meio eletrônico antes da impressão do livro Diário6. Características e Origem dos Controles e Documentos7. Balancete e Razão8. Relatório, Resumo ou Posição de Conta8.1. Demonstração de pendências8.2. Solução de Pendências1. INTRODUÇÃOEm contabilidade, conciliação corresponde à correlação dos saldos das contas patrimoniais com os saldos verificados em controles extra-contábeis produzidos internamente ou em documentos externos, oficiais ou não oficiais.A conciliação se distingue da análise de contas, na qual um analista confere a consistência dos lançamentos registrados, decompondo-os e identificando suas naturezas.Para efetuar uma conciliação ou uma análise de contas, a base de dados contábeis será o balancete de verificação juntamente com a ficha de razão ou extrato da conta que se pretende conferir. Em muitos casos, torna-se necessário levantar o documento suporte do registro para certificar-se da exatidão dos valores e da própria natureza do fato registrado.Em muitas empresas, com a descentralização dos registros e dos controles dos gastos e dos itens patrimoniais, as conciliações têm deixado de ser uma tarefa exclusiva da contabilidade e praticamente toda a empresa se envolve no processo de conferência das contas. Todavia, a responsabilidade sobre a escrituração recai sobre o contador.O controle de gastos por sistemas orçamentários e distribuídos por centros de custos implicam em cada setor ou departamento controlar seus próprios recursos, assim como a integração de sistemas de informações, que antes necessitavam dupla alimentação, elimina possíveis divergências e racionalizam as tarefas de conferência e de análise. O sistema de pagamentos brasileiro vigente racionalizou a utilização de cheques, que deram lugar às Transferências Eletrônicas de Disponibilidades (TED), e reduziu sensivelmente as pendências dos cheques emitidos e não descontados. A emissão de borderôs de pagamentos em meio eletrônico foram facilitadas com a utilização dos códigos de barras e dos boletos bancários.Ou seja, o processamento eletrônico de dados racionalizou e deu agilidade ao trabalho, mas devemos ter cuidado com a consistência dos sistemas. Em muitos casos a inexistência de sistemas paralelos que possibilitariam a confrontação de dados deixa os controles internos vulneráveis.O contador, e o setor de contabilidade como um todo, tem papel fundamental para que todos os demais setores e departamentos da empresa estejam comprometidos com a solução de pendências. Muitas questões são mais administrativas do que especificamente contábeis, mas com o processamento contábil feito fora da contabilidade, é preciso treinar o pessoal envolvido na alimentação do sistema e na conciliação e, principalmente, possibilitar que todo o ciclo de operações seja visualizado por quem tem a responsabilidade de buscar as informações para solucionar as pendências, pois, sem essa visão, a solução fica mais dificultosa por não se compreender o caminho da informação dentro de um sistema de gestão.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃONormalmente, um sistema de informação orienta o fluxo das atividades necessárias ao desempenho das operações nos ciclos de produção, comerciais e financeiros tais como: demanda, grade de produção, produção, nível de estocagem; vendas, contas a receber, recebimentos; compras, contas a pagar, pagamentos etc.

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É muito comum a criação de controles e de procedimentos descentralizados e aleatórios, de acordo com a necessidade de cada gerente ou diretor, sem que haja uma integração efetiva entre os departamentos. Muitas vezes, tarefas desenvolvidas e mesmo informações e controles produzidos acarretam retrabalhos e não surtem o efeito desejado. A seguir, observamos como poderia ser desenhado um sistema natural de informações:

Na figura não é possível identificar a seqüência das operações e das atividades desenvolvidas em cada setor, sequer o início e o final do sistema. Há linhas cruzadas em diversos setores.Vejamos agora o desenho de um sistema de informação planejado:

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No sistema planejado o fluxo das operações, das tarefas e das atividades realizadas estão definidos de forma mais clara e são visualizadas mais facilmente por todos os setores. A ilustração utilizada é bastante simples, mas nela podemos identificar que:a) vendas ou telemarketing emitem o pedido, que é submetido ao cadastro;b) o setor de cadastro confirma com o de crédito e cobrança a situação do cliente; na hipótese de não ser bom pagador, o setor de crédito e cobrança comunica o fato ao cadastro que, por sua vez, comunica vendas e telemarketing, para cancelar ou suspender o pedido; no caso de aprovação, o pedido segue para o setor de controle do estoque para reserva dos itens;c) na seqüência, o controle de estoques comunica o faturamento para emissão da nota fiscal e a contabilidade para registrar a baixa dos itens vendidos;d) o faturamento envia a nota fiscal ao setor de expedição, para que a mercadoria seja despachada para o cliente, e comunica à contabilidade e ao setor fiscal sobre a emissão da nota fiscal, para que sejam registrados a venda e os impostos e contribuições incidentes sobre o faturamento;e) a contabilidade e o setor financeiro alimentam a emissão da duplicata e a baixa pelo pagamento;f) o setor financeiro mantém atualizados o fluxo de caixa e o cadastro do cliente.Conhecendo o fluxo das tarefas de cada setor e as informações geradas, o conciliador terá maior facilidade para solucionar as pendências, pois saberá aonde ir e a quem recorrer.3. CUIDADOS COM O REGISTRO CONTÁBIL Um bom sistema de registros contábeis minimiza o trabalho da conciliação. Normalmente, a descentralização dos registros está conjugada à pré-classificação e à integração de boa parte dos movimentos. Muitos problemas de conciliação são resolvidos com a melhor preparação do pessoal responsável pela alimentação dos sistemas.Uma boa orientação sobre a utilização do plano de contas, aliada à centralização e à rigidez para a abertura de novas contas, que deve ser monitorada pela contabilidade, minimizam a necessidade de correções e a ocorrência de pendências. Para que um registro contábil seja feito de maneira adequada, qualquer que seja o sistema de informações, é necessário que alguns requisitos básicos sejam cumpridos, tais como:a) identificação da entidade a que se refere o registro - é muito comum em grupos de empresas haver confusão e troca de documentos, inclusive fornecedores utilizarem CNPJ de uma empresa do grupo em suas notas fiscais, quando o item faturado se destina à outra;b) conhecimento do fato a ser registrado - o classificador deve dominar as operações da empresa e conhecer o fato que está sendo registrado;c) identificação e interpretação da natureza do fato - o domínio técnico contábil para a interpretação do fato é fundamental. É preciso saber o reflexo do fato passível de registro nas contas patrimoniais e de resultado, inclusive dominar o conteúdo que deve ser informado nos campos das telas de classificação e de alimentação dos sistemas;d) dominar o plano de contas da empresa - independentemente de haver ou não a pré-classificação, quando os documentos específicos sob a responsabilidade de cada setor já têm identificação definida, é importante conhecer bem os códigos e nomes de contas a serem utilizados para que o lançamento não seja feito em conta indevida;e) documento suporte - tem aumentado a utilização de informação eletrônica, todavia, mesmo diante de certificações digitais, o documento suporte não foi abolido e deve dar respaldo ao lançamento, com a identificação de itens tais como: valor, data, contas a serem debitadas e creditadas e outras informações básicas para a redação do histórico da operação.Sem dúvida, a boa classificação e o registro correto dos fatos contábeis, efetuado com base em documentos adequados e idôneos, irão garantir melhor qualidade e segurança no processamento das informações e, conseqüentemente, menor volume de correções e de pendências nas conciliações.

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4. A CONCILIAÇÃO E A ANÁLISE DE CONTAS E OS ELEMENTOS DO LANÇAMENTO CONTÁBILNo processo de análise, iremos verificar se conta apresenta saldo e movimento compatíveis com sua natureza devedora ou credora; se registros lançados estão em conformidade com o elemento do patrimônio ou do resultado que a conta representa; se os montantes lançados a débito e a crédito correspondem aos valores efetivos etc. Ou seja, iremos observar a consistência dos saldos e das movimentações das contas.Entre as funções da conciliação e da análise de contas, destacamos a de identificar a consistência dos elementos do próprio lançamento, e possibilitar a correção dos registros incorretos. Um lançamento contábil se resume, basicamente, nos seguintes itens que devem ser checados no processo de análise:a) a data e a seqüência numérica do registro;b) a conta ou as contas debitadas;c) a conta ou as contas creditadas;d) o valor debitado, ou os valores debitados;e) o valor creditado, ou os valores creditados;f) o histórico.Diante da identificação de qualquer não conformidade em um desses itens, o analista deve providenciar a regularização em prazo oportuno.5. CORREÇÃO DE REGISTROSA NBC T 2.4, aprovada pela Resolução CFC nº 596/85 prevê as técnicas de correções de lançamentos relacionadas a seguir: a) o estorno, que anula total ou parcialmente o lançamento errado:a.1) no estorno total, invertemos o lançamento (a conta que foi debitada indevidamente será creditada e a conta que foi creditada indevidamente será debitadas) e utilizamos o mesmo valor do registro original.Por exemplo, vejamos o estorno total de um pagamento de duplicata feito em duplicidade:- lançamento original incorreto:

Nº Data D/C Contas / Histórico Débito Crédito

1011 21.05.20X1D Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)

- Fornecedor “Z” 5.000,00

C Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)

- Banco “X” 5.000,00

Pelo pagamento da Duplicata nº 1234 do fornecedor “Z”

- estorno total:


1150 30.05.20X1D Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante)

- Banco “X” 5.000,00

C Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)


Pelo estorno total do lançamento nº 1011 de 21.05.20X1, por estar em duplicidade.

a.2) no estorno parcial, também invertemos as contas em relação ao lançamento original, todavia, utilizamos o valor correspondente à diferença verificada entre o registro original e o valor correto que deve ser registrado.

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Por exemplo, vejamos o estorno parcial de um pagamento de duplicata cujo valor correto seja de R$ 35.000,00, lançado por R$ 53.000,00:- lançamento original incorreto:





- Banco “X” 53.000,00


- estorno parcial da diferença entre os R$ 53.000,00 e os R$ 35.000,00 correto, no valor de R$ 18.000,00:



- Banco “X” 18.000,00

C Fornecedores Nacionais (Passivo Circulante)


Pelo estorno parcial do lançamento nº 1055 de 21.05.20X1, para ajusta-lo ao valor correto de R$ 35.000,00.

b) a transferência, que transpõe o valor para a conta correta:Para exemplificarmos, vejamos a hipótese de o lançamento que deveria ter sido levado a crédito no banco “A”, e que foi lançado contra o banco “X”:- lançamento original:





- Banco “X” 20.000,00


- transferência:



- Banco “X” 20.000,00


- Banco “A” 20.000,00

Pela transferência do lançamento nº 1120 de 21.05.20X1, para apropria-lo na conta correta.

c) a complementação, que altera o valor do lançamento e pode ser vista como o procedimento inverso ao do estorno parcial. No complemento, utilizamos a mesmas contas a débito e a crédito do lançamento original. O valor corresponderá à diferença verificada entre o registro original feito a menor e o valor correto do documento.Por exemplo, vejamos a complementação de um pagamento de duplicata no valor de R$ 53.000,00, que foi lançado por R$ 35.000,00:- lançamento original incorreto:

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- Banco “X” 35.000,00


- complemento de R$ 18.000,00 correspondentes à diferença entre o registro incorreto de R$ 35.000,00 e o valor correto de R$ 53.000,00:





- Banco “X” 18.000,00

Pelo complemento do lançamento nº 1055 de 21.05.20X1, para ajusta-lo ao valor correto de R$ 53.000,00.

5.1. Correções em meio eletrônico antes da impressão do livro DiárioAs técnicas de correção de lançamento previstas pela NBC T 2.4, aprovada pela Resolução CFC nº 596/1985, pressupõem que a escrituração do livro Diário esteja consumada. No caso de processamento eletrônico de dados, isso corresponde à impressão do Livro Diário e, também, ao fechamento dos lotes de lançamentos.Qualquer alteração feita no registro eletrônico antes da impressão do livro Diário não está prevista pela norma contábil. Tratam-se de recursos adicionais que são utilizados antes da oficialização da escrituração. Nesses procedimentos, normalmente os sistemas de registros contábeis permitem que um operador abra o registro e o corrija na própria tela, sendo possível alterar contas debitadas ou creditadas, valores, históricos etc. e até mesmo excluir registro, eliminando-o da escrituração.6. CARACTERÍSTICAS E ORIGEM DOS CONTROLES E DOCUMENTOS Os controles e documentos utilizados tanto para registro quanto para a conciliação contábil podem ter natureza e origem distintas, sendo gerados dentro ou fora da empresa, assim como serem oficiais ou não oficiais, de acordo com a necessidade ou a obrigatoriedade da utilização.Podemos entender como documentos internos que servirão de base para análises e conciliações:a) contratos de fornecimento, de direito de uso, de concessões, de prestação de serviços, etc.;b) relatórios do sistema de controle de ativo-fixo (ou de patrimônio);c) livros auxiliares, tais como diários auxiliares de clientes e de fornecedores;d) fichas de controle de estoque e livro de inventário;e) livros fiscais - Registro de Entradas, Registro de Saídas, Apuração do ICMS, Apuração do IPI, Lalur etc.;f) planilhas de cálculo de contribuições sociais (CSL, Cofins, Pis/Pasep) e as próprias fichas da DACON, que são documentos oficiais produzidos internamente;g) orçamentos de despesa, de caixa, de custos de produção etc.;h) ordens de serviço ou ordens de produção; etc.Os documentos externos são aqueles emitidos por instituições financeiras, pelo Fisco, por entidades regulamentadoras ou de classe etc. que servem de espelho à contabilidade. Os mais utilizados nas conciliações são os extratos bancários de contas correntes, as posições

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de aplicações financeiras, das carteiras de cobrança e contratos de financiamento emitidos pelas instituições financeiras, os resumos dos parcelamentos fiscais emitidos pelo Fisco etc.7. BALANCETE E RAZÃONormalmente, o trabalho de análise e de conciliação se inicia com a emissão do balancete e do livro Razão, após o registro de toda a movimentação financeira e operacional do mês.A verificação do balancete proporciona observação da existência de contas que apresentam saldos invertidos em relação à sua natureza, ou dos movimentos e dos saldos não compatíveis com as características normais de determinada conta. A movimentação individual e detalhada de cada conta consta da respectiva ficha de razão, que também é conhecida como “extrato da conta”. Após serem efetuadas as análises e conciliações e registradas todas as pendências, obtendo-se assim os saldos definitivos das contas, a emissão das fichas de razão de todas as contas reunidas no livro Razão é exigida pelo art. nº 259 do RIR/1999, para as pessoas jurídicas tributadas pelo IRPJ com base no lucro real.8. RELATÓRIO, RESUMO OU POSIÇÃO DE CONTAQuando os saldos da contabilidade não coincidem com os saldos dos controles extra-contábeis, após efetuarmos as verificações e as conferências, devemos providenciar a regularização dos lançamentos de modo que as divergências sejam eliminadas. Todavia, se remanescerem itens a serem solucionados, devemos anotá-los e demonstrá-los de modo que os saldos da contabilidade possam ser compostos a partir dos saldos dos controles extra-contábeis, e vice-versa. São as chamadas posições de contas, para as quais muitas empresas criam formulários padronizados para essa finalidade, denominados "posição de contas".Por exemplo, na contabilidade, a conta “Financiamentos Bancários” normalmente está presente no passivo circulante e no passivo exigível a longo prazo. Os relatórios e extratos dos financiamentos emitidos pelas instituições financeiras não segregam as dívidas em curto e longo prazo, e neles constam o saldo no início do período, os encargos financeiros incorridos no período, as amortizações efetuadas e o saldo final atualizado na data do balanço.A análise de conta observará, tanto na conta do passivo circulante, quanto na conta do não circulante, a composição desse saldo em relação ao montante de juros e de valor principal remanescentes, assim como a movimentação ocorrida no decorrer do período pela apropriação dos encargos financeiros a pela amortização das prestações pagas.A conciliação da conta confrontará os saldos da conta Financiamento da contabilidade do passivo circulante e do passivo não circulante, com os saldos dos financiamentos apresentados pelas instituições financeiras.Vejamos, por exemplo, um financiamento prefixado contraído em 1º.09.20X0, no valor de R$ 3.000.000,00, a serem pagos em 60 parcelas mensais iguais e sucessivas, no valor de R$ 65.807,09, que apresentava a seguinte situação em 20X1:a) resumo enviado pela instituição financeira em 31/12/20X1:Resumo Financiamento banco “X"- saldo em 31.12.20X0 R$ 2.848.497,77 - encargos financeiros em 20X1 R$ 299.275,59 - parcelas pagas em 20X1 (R$ 789.685,08)- saldo em 31.12.20X1 R$ 2.358.088,28b) balancete contábil:

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Balancete do período de 01/01/X1 a 31/12/X1

ContasSaldo em

1º.01.20X1Débitos Créditos

Saldo em

31.12.X1

Passivo Circulante (PC)

Financiamentos

Banco “X” 789.685,08 789.685,08 789.685,08 789.685,08

Juros a Apropriar

Banco “X” (299.275,59) 240.426,45 299.275,59 (240.426,45)

490.409,49 1.030.111,53 1.088.960,67 549.258,63

Passivo Não Circulante (PNC)

Financiamentos

Banco “X” 2.895.511,96 789.685,08 2.105.826,88

Juros a Apropriar

Banco “X” (537.423,68) 240.426,45 (296.997,23)

2.358.088,28 789.685,08 240.426,45 1.808.829,65

Para efetuarmos a conciliação, vamos confrontar o resumo emitido pela instituição financeira com o somatório das contas de curto e de longo prazo:

A conciliação evidenciou a coincidência dos saldos, por sua vez, a análise das contas da contabilidade nos permite verificar a consistência e a natureza dos lançamentos. Para isso, necessitamos das fichas de razão das contas de financiamento e de juros a apropriar:

Conta 2.1.10.10.01 - Financiamentos - Banco "X"

Data nº Histórico Débito Crédito Saldo D.C

31.12.X0Saldo anterior 789.685,08 C

31.01.X1 125 Pagamento da parcela nº 5 65.807,09 723.877,99 C

195Transferência do longo para o curto prazo 65.807,09 789.685,08 C


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Soma . saldo final 789.685,08 789.685,08 789.685,08 C

Conta 2.1.10.20.01 - Juros a Apropriar - Banco "X"


31.12.X0 Saldo Anterior (299.275,59) D

31.01.X1 128Apropriação dos juros incorridos no mês 27.028,81 (272.246,78) D

198Transferência do longo para o curto prazo 22.375,41 (294.622,19) D










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Soma . saldo final 240.426,45 299.275,59 (240.426,45) D

Conta - 2.2.10.20.01 - Financiamentos - Banco "X"


31.12.X0Saldo anterior 2.895.511,96 C

31.01.X1 195Transferência do longo para o curto prazo 65.807,09 2.829.704,87 C












Soma . saldo final 789.685,08 2.105.826,88 C

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Conta 2.2.10.20.01 - Juros a Apropriar - Banco "X"


31.12.X0 Saldo anterior (537.423,68) D

31.01.X1 198Transferência do longo para o curto prazo 22.375,41 (515.048,27) D












Soma . saldo final 240.426,45 (296.997,23) D

A leitura das fichas de razões das contas de financiamento e de juros apropriar no curto e no longo prazo nos permite constatar a consistência dos lançamentos, e possibilita emitir o seguinte resumo da análise das contas:

Análise de Conta – Período de 1º.01 a 31.12.20X1

Eventos

Banco "X"

Financiamentos (-) Juros a Apropriar

Total Geral

Circulante ELP Total Circulante ELP Total

Saldo em 31.12.X0 789.685,08 2.895.511,96 3.685.197,04 (299.275,59) (537.423,68) (836.699,27) 2.848.497,77

Liquidações no Período (789.685,08) (789.685,08) - (789.685,08)

Juros Incorridos e Apropriados no Período - 299.275,59 299.275,59 299.275,59

Transferências do Longo

para o Curto Prazo 789.685,08 (789.685,08) - (240.426,45) 240.426,45 - -

Saldo em 31.12.X1 789.685,08 2.105.826,88 2.895.511,96 (240.426,45) (296.997,23) (537.423,68) 2.358.088,28

8.1. Demonstração de pendênciasPara exemplificarmos a demonstração de pendências, vamos admitir que, em 30.05.20X1, saldo da conta corrente bancárias nº 10.250-4, mantida na agência 235 do Banco “A” tenha o saldo final de R$ 15.425,00 e a contabilidade, após efetuados os ajustes possíveis

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identificados na conciliação na conta “1.1.2.10.10.05 – Banco ‘A’”, apresentou o saldo de R$ 12.525,75, cujas divergências foram assim demonstradas:

Posição de Conciliação entre Contas

Contabilidade: 1.1.2.10.05 Banco "A"

Saldo em 30.05.X1 12.525,75

Cheques emitidos e não descontados:

29.05.X1 nº 5525 1.500,00

30.05.X1 nº 5598 2.325,00 3.825,00

16.350,75

Extrato Bancário - c.c 10.250-4 - Ag. 235 - Banco "A"

Saldo em 30.05.X1 14.425,00

15.05.X1tarifa não autorizada (220,00)

30.05.X1depósito não identificado 2.145,75 1.925,75

16.350,75

Os cheques emitidos serão baixados da posição de contas quando forem descontados pelos favorecidos; a tarifa não autorizada deve ser acompanhada pela tesouraria até o reembolso pelo banco, quando também será eliminada da posição; o depósito não identificado deve ter sua origem investigada, normalmente pelo setor de cobrança ou pela própria tesouraria, para que possa ser devidamente registrado.8.2. Solução de pendênciasLembramos que fazer a conciliação ou a análise de uma conta não se resume às anotações de pendências. Essas devem ser regularizadas em curto espaço de tempo, de modo que de um mês para outro não sobrem pendências antigas. Quanto maior for a idade de uma pendência, menor será a possibilidade de regulariza-la de forma adequada.O acúmulo de pendências não deve fazer parte da rotina da contabilidade. As pendências devem ser solucionadas e não relacionadas, pois não teremos atingido o objetivo da conciliação e da própria contabilidade se as pendências não forem solucionadas. Os níveis de pendências toleráveis devem se pautar pelo não comprometimento da qualidade das demonstrações contábeis, assim como pela manutenção do nível de segurança dos controles internos.É preciso que os meios de controle internos da empresa possibilitem que as pendências de conciliação sejam rapidamente solucionadas. O setor que fez a conciliação e apurou a pendência, normalmente a contabilidade, deve comunicar formalmente ao setor responsável pela informação que necessita regularização e estabelecer prazos para a solução.

FONTE: VERBA NET - 15 /05/2009.

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