Disciplina: Qualidade e Produtividade Prof.: Cláudia Maria Kattah Vanni

Setembro / 2004

Qualidade e Produtividade

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PROGRAMA 5S

O Programa 5S foi utilizado na década de 50 no Japão, juntamente com outras filosofias como o just in time, Manutenção Produtiva Total, etc, fazendo parte do esforço de reconstrução do país após a 2ª guerra mundial e contribuindo para o aumento da qualidade dos produtos japoneses.

Sua filosofia foi consolidada em seu país de origem na década de 50 e no Brasil foi adotado formalmente no final da década de 80 e início de 90.

Os 5S`s significam basicamente a determinação de organizar o seu local de trabalho, mantê-lo arrumado, limpar, manter condições padronizadas e a disciplina necessária para executar um bom trabalho. Assim poderemos diagnosticar problemas e melhorar as condições de trabalho.

Acreditar nessa filosofia, que ajudou aos japoneses a revolucionarem empresas é mais importante que teorizar sobre ela. Quando aplicado com persistência seus resultados são surpreendentes: mudam a empresa da água para o vinho. Mas para que isso se torne uma realidade depende do compromisso das pessoas desde o dono até o mais simples colaborador.

E não é só no trabalho que os 5S`s são úteis, você já reparou quanta coisa nós guardamos e não usamos mais em nossa casa, quanta coisa procuramos e não encontramos porque guardamos em algum lugar . Pois então, o programa 5S proporciona uma mudança não só no nosso trabalho mas na nossa vida, mudando nossa mentalidade e maneira de agir.

Significado dos 5S

Japão Brasil Seiri Senso de utilização Seiton Senso de organização Seisou Senso de limpeza Seiketsu Senso de saúde Shitsuke Senso de autodisciplina

Objetivos do programa 5S

Melhoria de qualidade de vida de todos no trabalho e em casa. Conscientização da responsabilidade de cada um em relação ao seu local de

trabalho Higienização mental Prevenção de acidentes e quase acidentes. Combate a diversas formas de poluição. Redução do desperdício de materiais, mão de obra e redução de custos. Conservação de energia. Melhoria da atmosfera e ambiente de trabalho. Aumento do moral. Aumento da criatividade e cooperação.

Pode-se verificar que os objetivos do 5S coincidem com os objetivos da educação em geral: formar cidadãos saudáveis e responsáveis, capazes de darem continuidade ao seu autodesenvolvimento.

O 5S, principalmente para quem está em busca dos desafios da empregabilidade e do autodesenvolvimento, deve ser praticado ou redescoberto de maneira natural, sem burocracia (Silva, 1996).

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O PRIMEIRO S SENSO DE UTILIZAÇÃO

O que é?

É manter, em cada ambiente (escritório, sala, canteiro de obras, almoxarifado) somente as coisas necessárias.

É ter a percepção da utilização correta de cada recurso, no máximo de suas capacidades, evitando ociosidade e carências (Silva, 1996).

Como praticar o senso de utilização?

Sugerimos seguir o fluxograma mostrado na FIG. 1, para as ações imediatas de curto prazo.

FIGURA 1 - Senso de utilização: etapa inicial

Objetos e Dados necessários

Constante (todo dia ou toda semana)

Manter o mais próximo possível

(Mesa, bancada ou máquina)

Ocasional (uma/duas vezes no mês)

Manter próximo ao local (Armário, Estante, Escritório)

Raro (trimestral/semestral) Manter no Almoxarifado

Somente quando necessário Manter no Almoxarifado

Potencialmente úteis ou valiosos

Objetos e Dados desnecessários

(Descarte)

Transferir para o setor onde forem úteis

Sem uso potencial: Em bom estado

Em péssimo estado Recuperável

Resíduos, Lixo

Venda para bom uso Venda para sucata ou lixo Programar recuperação

Descartar

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Instruções complementares ao fluxograma

a. Separe as coisas necessárias das não-necessárias. b. Experimente, por exemplo, examinar as coisas que você tem em seus bolsos (ou bolsa).

Verifique se não há nada que poderia ser descartado; costumamos carregar conosco papéis e documentos que não usamos, chaveiros com chaves que nem nos lembramos mais de onde são, duas ou mais canetas, etc. Se atestarmos que isso é verdade quando olhamos para nós mesmos, o que não dizer então de nossa casa e de nosso local de trabalho?

c. Quanto espaço e esforço desperdiçamos por manter nesses lugares inúmeras coisas que não deveriam estar lá? Muitas vezes isto acontece por que não paramos para refletir sobre a real utilidade de cada item, ou até porque nos prendemos sentimentalmente a coisas que já perderam seu valor funcional. É preciso nos revestirmos de um forte senso prático para, então, procedermos à seleção dos materiais em nosso ambiente, dando a cada um o destino mais adequado.

d. A freqüência de utilização do material é um dos determinantes do local onde o mesmo será colocado. Assim, aquilo que tem uso constante dentro do processo deve ser mantido na própria área, em posição de fácil alcance e manuseio.

e. Se o item é usado apenas uma vez ao dia ou ocasionalmente, deve ser mantido em local próximo (depósito, arquivo, etc.) e não nas mesas e armários.

f. Se a utilização se dá em períodos semanais ou ainda maiores, de fato o material deve ser guardado fora do local de trabalho (no almoxarifado, por exemplo).

g. Se o material não é usado nunca, retire-o do local, dispondo dele. h. Elimine causas que levem ao acúmulo de materiais e desorganização. i. Não guarde informações desnecessárias em seu computador. Evite o lixo eletrônico. j. Tome cuidado para não descartar o que você precisa. Consulte o tempo mínimo de

guarda dos documentos legais da organização. k. Analise e selecione minuciosamente os documentos e itens que preservam a memória

da organização, principalmente no dia da grande limpeza. l. Selecione e define um centro de memória que possa preservar itens de documentos

históricos. m. Informe a todos os interessados o que se tem de material com potencial de utilização

interna. n. Documente e divulgue os resultados da mobilização, expressando-os de forma

impactante (espaços liberados, valores correspondentes, etc.).

Benefícios a. Separe as coisas necessárias das não-necessárias b. Experimente, por exemplo, examinar as coisas que você tem em seus bolsos (ou bolsa). c. Economia de espaço que pode ser melhor utilizado. d. Eliminação de excessos de ferramentas, armários, estantes, gavetas, etc.. e. Descarte de itens obsoletos. f. Descarte de peças de reserva de modelos e componentes. g. Economia de tempo na procura de peças e componentes. h. Economia de tempo no inventário de estoque. i. Economia de pessoal para arquivamento, estocagem e transporte de itens. j. Eliminação de desperdícios de qualquer tipo. k. Redução de papéis no escritório (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

O SEGUNDO S SENSO DE ORDENAÇÃO

O que é?

Organizar o posicionamento de objetos para achá-los com facilidade quando for preciso. Como o próprio nome indica, ordenação é colocar as ferramentas, móveis, peças, documentos e tudo mais que você necessita para executar o seu trabalho no lugar certo. Sempre obedecendo a uma ordem que todo mundo entenda. Assim, quando alguém precisar de uma ferramenta, equipamento, documento, etc., sabe onde encontrar (Silva, 1996). Como praticar do senso de ordenação

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Criando inicialmente, uma nomenclatura ou padronização para cada objeto,

documento, etc. Determinando onde cada objeto será colocado um objeto, um lugar. Determinando como guardar: fácil de guardar, fácil de identificar onde está, fácil

de apanhar, fácil de reabastecer e fácil de recolocar no lugar original (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

Benefícios

a. Maior rapidez para encontrar objetos e informações. b. Aumento da segurança. c. Redução do cansaço físico e mental causado pela procura de objetos e informações. d. Aumento da produtividade pessoal. e. Melhoria do visual. f. Aumento da satisfação pessoal. g. Melhoria do fluxo de pessoas e materiais. h. Melhoria da administração do tempo. i. Melhoria do marketing pessoal (Silva, 1996, FIEMG, s.d.)

O TERCEIRO S SENSO DE LIMPEZA

O que é?

Limpar sujeira, entulho ou pó e manter limpos os locais de trabalho. Para máquinas, ferramentas, instrumentos, etc., além de limpos, devem estar nas melhores condições de operações possíveis, através das quais sejam evitados desperdícios, o equipamento não seja forçado irracionalmente, e não ocorram variações extremas (Silva, 1996).

Como praticar o senso de limpeza

a. Eliminar todo pó e sujeiras nos locais de trabalho, acumulados no chão, nas paredes, no teto, nas janelas, armários, prateleiras, gavetas e no equipamento utilizado nas operações de rotina.

b. Limpar a área de trabalho, ferramentas e equipamentos após usá-los. c. Nunca se esquecer que cada lixo tem o seu lugar. d. Remover qualquer sujeiras nas ferramentas, equipamentos e acessórios, antes e depois

de usá-los, e certificar de sua durabilidade. e. Se encontrar qualquer problema anormal de falta de asseio, desordem ou condições

indesejáveis durante o processo de limpeza, identificar as causas fundamentais, efetuar o seu bloqueio, e estabelecer ações preventivas periódicas.

f. Limpeza é também não usar indevidamente um material ou equipamento, não forçando a potência além do permitido, não usando equipamentos fora das especificações e encaminhando equipamentos para consertos quando necessário.

g. Olhar a sujeira abaixo e principalmente acima da linha dos olhos. h. Para evitar definitivamente o acúmulo de refugos e sobras, ou o abandono de itens

reparáveis, é necessário identificar por que eles estão acontecendo e estabelecer medidas preventivas periódicas (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

Benefícios

a. Bem-estar pessoal. b. Prevenção de acidentes. c. Conservação dos equipamentos. d. Boa impressão aos clientes e visitantes. e. Ambiente mais agradável e sadio. f. Menores gastos em consertos. g. Maior qualidade em produtos e serviços. h. Melhoria do marketing pessoal (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

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BALANÇO DOS TRÊS PRIMEIROS S

Agora vamos dar uma pausa para fazer um balanço nestes 3S que acabamos de ver:

a. Ganhamos mais espaço para trabalhar... b. Acabamos com o desperdício de tempo e de material... c. Estamos aproveitando melhor o nosso tempo... d. Estamos trabalhando com mais conforto... e. Acabamos com os riscos de acidentes... f. Nossos visitantes podem ser levados a qualquer banheiro... g. Estamos economizando energia... inclusive a nossa. h. Dá gosto de trabalhar assim... i. Que ventilação... que espaço. Não ficou uma maravilha? (FIEMG, s.d.)

QUARTO S SENSO DE SAÚDE

O que é?

Manter boas condições físicas e mentais dos funcionários, bem como condições de trabalho em ambientes livres de poluição e dentro dos princípios de saúde pública. No conceito 5S, saúde significa tudo isto e engloba todas as atividades 5S implantadas na área, ou seja: Executar continuamente a utilização, a ordenação e a limpeza e manter condições sob controle (Silva, 1996).

Como alcançar o senso de saúde

a. Mantermos sempre vigilantes, verificando todo dia as condições no nosso local de trabalho: banheiro, cantina, gavetas, mesas, prateleiras etc.

b. Cuidarmos da nossa saúde física e mental. c. Cuidarmos da higiene nos mínimos detalhes, usando roupas limpas, lavando as mãos

antes das refeições, etc. d. Seguirmos os procedimentos de segurança no trabalho. e. Enfim, é mantermos o ambiente de trabalho sempre em dia, bem organizado, sadio e,

portanto, muito mais agradável. É procurar trabalhar sempre em grupo, é criar um bom ambiente de trabalho, é dizer não à fofoca, às brincadeiras de mau gosto e às discussões sem sentido (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

Benefícios

a. Local de trabalho agradável. b. Bem-estar pessoal. c. Evitar o estresse. d. Evitar doenças e acidentes (qualidade de vida) (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

O QUINTO S SENSO DE AUTODISCIPLINA

O que é?

Habituar os funcionários a seguirem corretamente os procedimentos morais, éticos e técnicos.

Senso de autodisciplina é efetivar o cumprimento rigoroso do que foi determinado. Significa que, para dar resultado, você precisa praticar todos os dias, cada um dos sensos (Silva, 1996).

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Como estimular a autodisciplina?

a. Dê sempre a sua colaboração para aperfeiçoar mais trabalho. b. Reuna com seus colegas sempre que tiver um problema a resolver. c. Aponte erros e apresente soluções. d. Pare, pense, busque sempre uma forma mais simples e eficaz de se fazer as coisas. e. Contribua com ações positivas. f. Respeite prazos de entrega e regulamentos. g. Conserve os bens da empresa (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

Benefícios

a. Melhoria contínua do desempenho em nível pessoal e organizacional. b. Melhor relacionamento interpessoal (família, empresa, comunidade). c. Criação de novos hábitos (Silva, 1996; FIEMG, s.d.).

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

Considerações iniciais

a. Tomar como referência a realidade atual. b. Envolver todas as pessoas. c. Trabalhar inicialmente com as pessoas dispostas. d. Escolher o Representante (FIEMG, s.d.).

Plano geral

a. Mobilizar para implantar. b. Definir e registrar itens de controle. c. Treinar todos os colaboradores. d. Realizar dia da grande limpeza; estabelecer sistema de ação. e. Implantar ações corretivas (FIEMG, s.d.).

Atribuições do representante 5S

a. Comprometer-se com o programa 5S. b. Estimular a participação de todos os colaboradores no programa 5S. c. Facilitar e viabilizar recursos para a implantação e manutenção do programa 5S. d. Organizar o lançamento do programa 5S. e. Organizar um comitê 5S para dar sustentação ao programa. f. Agendar reuniões com os integrantes deste comitê. g. Liderar o processo de implantação do programa 5S. h. Acompanhar o desenvolvimento do programa 5S. i. Promover eventos para todos os colaboradores que estimulem a prática do 5S.

Perfil do representante 5S

a. Pessoa comprometida com o trabalho e com a empresa. b. Ser dinâmica. c. Ter liderança. d. Possuir boa fluência verbal. e. Estabelecer boas relações sociais com os outros colaboradores. f. Ter disponibilidade de tempo. g. Gostar e acreditar na filosofia do programa 5S. h. Estar comprometido com o programa 5S e dar exemplo (ABNT/CNI/SEBRAE, 1997).

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Instruções para preenchimento do plano de ação

O plano de ação deve ser preenchido pelo representante 5S juntamente com um grupo de apoio.

Este registro, sendo cumprido na íntegra, facilita o controle do programa, envolve pessoas, divide responsabilidades e gera um maior comprometimento de todos.

O proprietário da empresa deve estar integrado, executando e se responsabilizando por determinadas atividades. Devemos lembrar que o comprometimento do proprietário é muito importante para a eficácia do Programa.

Cabeçalho

Nome da empresa. Nome do proprietário da empresa. Nome do Representante 5S. Data de preenchimento.

O que fazer

Neste quadro são registradas as ações que são necessárias à implantação e manutenção do Programa 5S.

Como De que maneira serão feitas cada uma das ações propostas.

Quando Data para finalizar a execução das tarefas programadas.

Quem Nome dos responsáveis pela execução das atividades definidas.

Onde Local onde serão realizadas as atividades (ABNT/CNI/SEBRAE, 1997).

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. ABNT / CNI / SEBRAE. Manual ISO 9000 para micro e pequenas empresas. Rio de Janeiro: ABNT / CNI / SEBRAE, 1997. 127p.

2. FIEMG - Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais. Manual do programa 5S. Belo Horizonte: Superintendência de Recursos Humanos (s.d.).

3. SILVA, J. M. O ambiente da qualidade na prática - 5S. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1996. 260p.

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